8. Bố cục của luận văn
2.6. Tình hình thu thập,bổ sung tài liệu vào Lƣu trữ Bộ Tài chính
Thông tư số 40 năm 1998 của Ban tổ chức – Cán bộ Chính phủ và Thông tư số 21 năm 2005 của Bộ Nội vụ được ban hành đã có tác dụng và ý nghĩa lớn trong việc kiện toàn mạng lưới lưu trữ, tăng cường công tác lưu trữ đồng thời tạo tiền đề để công tác lưu trữ hoàn thành mục tiêu, nhiệm vụ của mình. Bộ Tài chính là Bộ đã
có những cống hiến to lớn trong công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước, khối tài liệu mà kho lưu trữ Bộ đang bảo quản có ý nghĩa và giá trị rất lớn lao về lĩnh vực tài chính, thuế, tiền tệ… của đất nước. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu của lưu trữ Bộ Tài chính đã đạt được những thành quả hết sức to lớn, đáng ghi nhận.
2.6.1. Những chỉ đạo, hƣớng dẫn trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lƣu trữ Bộ Tài chính.
Trên cơ sở các văn bản mà Nhà nước đã ban hành, Bộ Tài chính đã cụ thể hóa, ban hành các văn bản chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ đặc biệt là công tác thu thập, bổ sung tài liệu. Có thể nói hệ thống văn bản mà Bộ Tài chính ban hành rất phong phú, hàng chục văn bản. Trong công văn số 62-QC/BTC ngày 10 tháng 01 năm 2005 Bộ Tài chính đã ban hành quy chế về công tác lưu trữ của mình. Trong đó điều 3 quy định: Hệ thống lưu trữ Bộ phải thực hiện lưu trữ hiện hành để quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Điều 5 về thu thập tài liệu vào lưu trữ hiện hành: “Mỗi cán bộ, công chức trong quá trình giải quyết công việc có trách nhiệm lập hồ sơ công việc mình đã làm và định kỳ nộp lưu vào lưu trữ Bộ theo quy định”. Nhờ có quy định này tạo ra một hành lang để các đơn vị tránh mất mát tài liệu có giá trị đồng thời theo dõi được các bước tiến hành công việc cụ thể.
Ngoài ra văn bản này cũng đề cập đến chế độ giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ, việc quản lý tài liệu của các đơn vị sáp nhập, chia tách, giải thể; Chỉnh lý, xác định giá trị và tiêu hủy tài liệu; Về giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử; Thống kê, kinh phí cho hoạt động lưu trữ và quyền hạn của cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ. Có thể nói, những quy định trong văn bản trên là có cơ sở hết sức quan trọng cho cán bộ trong các đơn vị, tổ chức biết cách quản lý và lapaj hồ sơ trong quá trình giải quyết công việc. Nhưng quy định về việc lập hồ sơ công việc không rõ ràng, chưa cụ thể nên cũng làm hạn chế kết quả của công tác này. Cán bộ nhân viên trong cơ quan chưa nắm được phương pháp lập hồ sơ công việc, không hiểu khái niệm hồ sơ công việc; chưa nói rõ về quy trình giao nộp tài
liệu… Chính vì vậy cũng có những tồn tại mà Bộ Tài chính cần phải chú ý khắc phục.
Bộ Tài chính cũng đã ban hành Quyết định số 5270/QĐ-BTC về việc ban hành bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Bộ. Bảng thời hạn này đã quy định cụ thể, chi tiết về các loại tài liệu, thời hạn mà tài liệu đó cần được bảo quản. Đó là văn bản có ý nghĩa to lớn giúp các đơn vị biết được những tài liệu nào cần bảo quản lâu dài, biết cách để giữ lại những hồ sơ, tài liệu đó và giao nộp vào lưu trữ cơ quan đúng hạn.
Ngoài các văn bản trên phải kể tới một số văn bản khác về công tác thu thập, bổ sung tài liệu của Bộ Tài chính như công văn số7482/TC-VP ngày 25/7/2004 về việc chấn chỉnh công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ; Quyết định số 4027- QĐ/BTC ngày 06/12/2004 về ban hành Quy chế chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Bộ Tài chính; Công văn số 72/VP ngày 01/8/2005 về lấy ý kiến thẩm tra giá trị hồ sơ, tài liệu dự kiến giao nộp vào lưu trữ lịch sử; Công văn số 2794/BTC-VP ngày 11/3/2009 của Bộ Tài chính về lấy ý kiến thẩm định mục lục hồ sơ, tài liệu giao nộp; Công văn số 2795/BTC-VP ngày 28/3/09 của Bộ Tài chính về lấy ý kiến thẩm định mục lục hồ sơ, tài liệu dự kiến tiêu hủy…
Hệ thống văn bản mà Bộ Tài chính ban hành này là cơ sở quan trọng, cần thiết để công tác thu thập tài liệu của Bộ đạt kết quả cao, tạo nền tảng để công tác lưu trữ đạt kết quả cao trong thực tế.
2.6.2. Tổ chức thực hiện và kết quả đạt đƣợc trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lƣu trữ Bộ Tài chính.
2.6.2.1. Tổ chức thực hiện
Trên cơ sở các văn bản của Nhà nước và các văn bản của Bộ Tài chính về công tác thu thập, bổ sung tài liệu đã tạo ra cơ sở pháp lý và thực tiễn quan trọng giúp lưu trữ Bộ tiến hành thu thập được thuận tiện. Nhưng một thực tế cũng hết sức đáng lo ngại là một số khó khăn sau đây:
- Hầu hết các đơn vị là nguồn nộp lưu giao nộp tài liệu một cách rất tự phát, chưa chủ động nộp tài liệu theo quy định của Nhà nước. Khi tài liệu tại các đơn vị đó quá nhiều không còn diện tích chứa tài liệu nữa thì các đơn vị mới giao nộp vào lưu trữ Bộ, do vậy lưu trữ Bộ luôn bị động trong công tác thu thập dẫn đến ảnh hưởng lớn trong công tác tiếp nhận, xử lý, sắp xếp khối tài liệu đó.
- Phần lớn tài liệu khi giao nộp đều trong tình trạng bó gói, chưa được lập thành hồ sơ hoàn chỉnh. Qua khảo sát các báo cáo mà Bộ Tài chính gửi lên Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước chúng tôi được biết hầu hết các tài liệu của các đơn vị trực thuộc đều chưa được lập hồ sơ, hầu hết đều trong tình trạng bó gói, sắp xếp lộn xộn. Do vậy, nhiều tài liệu bị rách, thất lạc, dẫn đến mất mát, thất lạc tài liệu, làm cho việc thu thập tài liệu không được đầy đủ. Ngay cả tài liệu được hình thành ra ở văn phòng cũng chưa được lập thành hồ sơ hoàn chỉnh mặc dù đây là đơn vị có nhiều cán bộ lưu trữ nhất, nắm được công tác lập hồ sơ hiện hành thậm chí là đơn vị hướng dẫn cho các đơn vị khác lập hồ sơ hiện hành.
- Một số đơn vị lưu trữ Bộ chưa thu thập được tài liệu như: Vụ Pháp chế, Vụ Tổ chức – Cán bộ, Vụ Hợp tác Quốc tế. Sở dĩ vì chưa có những quy định chế tài xử lý những trường hợp không giao nộp tài liệu. Bản thân các đơn vị này tài liệu còn để rất lộn xộn, khi cần tra tìm rất khó khăn. Nắm được thực tế này, lưu trữ Bộ đã tham mưu cho Văn phòng Bộ ban hành văn bản về hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ tài liệu sau khi giải quyết xong công việc. Song tất cả những văn bản đó chỉ mang tính chất đôn đốc, nhắc nhở mà chưa có chức năng cưỡng chế bắt buộc các đơn vị đó phải thực hiện. Thậm chí Văn phòng Bộ, Phòng Văn thư – Lưu trữ Bộ đã tổ chức nhiều buổi tập huấn về công tác văn thư, lưu trữ giúp cán bộ, chuyên viên làm việc trong các đơn vị hiểu được, đánh giá đúng tầm quan trọng của công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ. Nhưng trong những buổi tập huấn đó, những cán bộ này thậm chí lại không tham gia và lý do họ đưa ra là bận, không quan trọng, đi công tác…Đó chính là nguyên nhân căn bản làm cho việc thu
thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ không đạt được chất lượng, hiệu quả cao, các lĩnh vực chuyên môn không đảm bảo theo đúng quy định của Nhà nước và của Cục Văn thư và Lưu trữ như: Chỉnh lý, thống kê, tổ chức sử dụng tài liệu…
Đây là vấn đề hết sức phổ biến, diễn ra ở hầu hết các cơ quan, làm cho việc thống kê số lượng, thành phần tài liệu trong cơ quan không được chính xác. Chính bản thân cơ quan đó cũng không nắm được đầy đủ tài liệu do cơ quan mình quản lý với khối lượng là bao nhiêu, trong số đó có bao nhiêu tài liệu được bảo quản vĩnh viễn, bao nhiêu tài liệu không còn giá trị cần tổ chức tiêu hủy. Hơn nữa chúng ta phải nhớ rằng tài liệu hình thành ra trong hoạt động của Bộ là nguồn bổ sung vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, nếu để tài liệu trong tình trạng như vậy sẽ rất dẫn đến mất mát, hư hỏng và tất nhiên sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến công tác khai thác, sử dụng sau này.
Đối với các tài liệu khác như tài liệu điện tử, tài liệu nghe nhìn Bộ cũng chưa có những văn bản quy định cụ thể về loại tài liệu này. Tài liệu điện tử là loại hình tài liệu mới cho đến nay vẫn chưa được thu thập vào kho, còn đối với tài liệu nghe nhìn đã thu thập được một số lượng nhất định phản ánh về các hoạt động của cơ quan. Số tài liệu này không nhiều và hoạt động rất tốt.
2.6.2.2. Kết quả đạt được
Theo các báo cáo của Bộ Tài chính về công tác văn thư lưu trữ đặc biệt theo Báo cáo số 57/BC-BTC ngày 16/6/09 về tình hình thực hiện Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Nghị định số 111/NĐ-CP và Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg về công tác văn thư và lưu trữ thì công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ đã đạt được kết quả sau: kho lưu trữ Bộ Tài chính có khoảng 2000m giá tài liệu trong đó 1750m đã được chỉnh lý, xếp hộp, xếp giá và làm mục lục tra cứu. Hàng năm toàn bộ tài liệu thuộc diện giao nộp và đến hạn giao nộp của Bộ Tài chính đều được chỉnh lý và giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định.
Chế độ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành được thực hiện tương đối tốt, mỗi lần giao nộp đều có biên bản giao nhận, việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành theo danh mục hồ sơ đã bước đầu đi vào nề nếp. Tuy nhiên việc lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ còn chưa đúng quy định, tài liệu chưa được phân loại kỹ, hiện tượng giao nộp tài liệu trùng thừa, bản thảo nháp, bản phôtô và các văn bản hết giá trị hoặc không thuộc lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ của mỗi đơn vị còn khá phổ biến.
Tất cả các tài liệu giao nộp vào lưu trữ lịch sử cũng như các tài liệu loại ra tiêu hủy đều được đưa ra hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ của cơ quan theo đúng quy trình và thủ tục quy định. Từ năm 2004 đến nay năm nào Bộ cũng thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia III, tổng cộng trong 5 năm giao nộp được 745m tài liệu, gồm 17.071 hồ sơ tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, thực hiện tiêu hủy 6917 hồ sơ tài liệu hết giá trị, trùng thừa, chiếm khoảng 300m giá.
Một số số liệu về công tác thu thập, bổ sung tài liệu của lưu trữ Bộ Tài chính trong những năm gần đây.
Năm 2007
Tổng số m giá tài liệu đó thu thập vào lưu trữ cơ quan ( Tính từ 0 giờ ngày 01/01/2007 đến 24 giờ ngày
31/12/2007
Mét 500
Trong đó đó lập hồ sơ Hồ sơ 7.500
Quy ra mét giá Mét 250
Tổng số tài liệu đó hết hạn nhưng chưa thu thập được
Mét
100 Tổng số mét giá tài liệu đó nộp vào lưu trữ lịch sử Mét 750
Trong đó đó lập hồ sơ Hồ sơ 25340
Quy ra met giá Mét 750
Tài liệu nghe nhìn 0 0
Tài liệu điện tử 0 0
Năm 2008
Tổng số m giá tài liệu đó thu thập vào lưu trữ cơ quan ( Tính từ 0 giờ ngày 01/01/2008 đến 24 giờ ngày 31/12/2008
Mét 419
Trong đó đó lập hồ sơ Hồ sơ 43500
Quy ra mét giá Mét
370 Tổng số tài liệu đó hết hạn nhưng chưa thu thập được mét
235 Tổng số mét giá tài liệu đó nộp vào lưu trữ lịch sử Mét
855
Trong đó đó lập hồ sơ Hồ sơ
25177
Quy ra met giá Mét
865
Tổng số mét giá tài liệu đó tiêu hủy Mét
120
Tài liệu nghe nhìn 20cuộn
20 cuộn
Tài liệu điện tử 541ghi
541 ghi
Năm 2009
Tổng số m giá tài liệu đó thu thập vào lưu trữ cơ quan ( Tính từ 0 giờ ngày 01/01/2009 đến 24 giờ ngày 31/12/2009
Mét 520
Trong đó đó lập hồ sơ Hồ sơ 51223
Quy ra mét giá Mét
431 Tổng số tài liệu đó hết hạn nhưng chưa thu thập được mét
944
Trong đó đó lập hồ sơ Hồ sơ
27600
Quy ra mét giá Mét
923
Tổng số mét giá tài liệu đó tiờu hủy Mét
134
Tài liệu nghe nhìn 20cuộn
34 cuộn
Tài liệu điện tử 655 ghi
655 ghi Kết quả này phản ánh những cố gắng không ngừng của những người làm công tác lưu trữ tại Bộ Tài chính, đồng thời có sự quan tâm thường xuyên của các cấp lãnh đạo Bộ. Điều này cho thấy công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ đó đạt được nhiều kết quả, tuy nhiên nếu thực hiện tốt hơn các giải pháp mà chúng tôi trình bày ở dưới đây thi công tác này sẽ thu được kết quả cao hơn.
* Tiểu kết chƣơng 2
Trong thời gian tới, để giải quyết những vấn đề còn bất cập ở công tác này, Bộ cần phải nhìn nhận và đánh giá những vấn đề còn tồn tại cơ bản sau đây:
Thứ nhất là: Các văn bản quy định về thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ do Bộ ban hành còn thiếu tính khoa học, chưa đầy đủ và đồng bộ. Giải quyết tốt vấn đề này sẽ tạo được hành lang pháp ly cần thiết cho công tác lưu trữ.
Thứ hai là: Một số đơn vị, tổ chức thuộc Bộ tài chính chưa nộp lưu tài liệu
vào Lưu trữ Bộ.
Qua số liệu thống kê nêu trên, chỉ có Văn phòng Bộ, Vụ Chính sách - Tài chính, Vụ Kế hoạch- Đầu tư, Thanh tra Bộ… nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ Bộ tương đối tốt, còn các đơn vị, tổ chức như: Vụ Tổ chức – Cán bộ, Vụ Hợp tác Quốc tế, Vụ Pháp chế cho đến nay chưa nộp lưu tài liệu theo đúng quy định của Nhà nước.
Thứ ba: Hồ sơ tài liệu hành chính được thu thập vào Lưu trữ Bộ chưa đảm
bảo chất lượng.
Thực tế, như chúng tôi đã đề cập, mặc dù Bộ tài chính đã ban hành văn bản hướng dẫn về lập hồ sơ trong quá trình giải quyết công việc nhưng do chưa có biện pháp chế tài hợp lý và nhận thức về công tác công văn giấy tờ của các cán bộ còn nhiều hạn chế nên tài liệu khi giao nộp vào Lưu trữ Bộ đều trong tình trạng bó gói, chưa được sắp xếp khoa học.
Thứ tư: Đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ còn thiếu, trình độ chuyên môn chưa đáp ứng đầy đủ được yêu cầu của công việc. Đặc biệt là những yêu cầu liên quan đến thu thập và quản lý tài liệu điện tử, tài liệu chuyên môn
Những bất cập còn tồn tại trên đây là do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan, chúng tôi có thể nêu ra một số nguyên nhân chính sau đây:
Một là, mặc dù nhận thức về vai trò, vị trí của công tác văn thư, lưu trữ của
lãnh đạo Bộ có nhiều tiến bộ hơn so với nhiều cơ quan nhà nước khác ở trung ương, nhưng do trình độ hạn chế nên những văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ trong đó có công tác thu thập, bổ sung tài liệu chưa đáp ứng được yêu cầu đặt ra