8. Bố cục của luận văn
3.2 Một số giải pháp chính trong công tác thu thập,bổ sung tài liệu
3.2.1. Tăng cƣờng đầu tƣ để nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ
Công tác cán bộ tức là công tác liên quan đến con người, liên quan đến việc sắp xếp, bố trí, điều động, thuyên chuyển, chế độ đãi ngộ, nghỉ ngơi làm sao đó để người ta hăng say với công việc, cống hiến hết mình cho công việc, có như vậy chất lượng công việc mới cao, hiệu quả.
Bác Hồ của chúng ta đã từng nói rằng vấn đề trước hết là cán bộ, có cán bộ tốt thì công việc mới tốt, cán bộ dở thì ắt công việc sẽ dở. Cho nên làm thế nào để có được cán bộ tốt là vấn đề hết sức quan trọng, là vấn đề đầu tiên của bất cứ vấn đề, sự việc nào. Công tác lưu trữ cũng không nằm ngoài quy luật đó. Cán bộ lưu trữ trước hết phải yêu nghề, có năng lực, tâm huyết với công việc, làm việc hăng say thì công tác lưu trữ mới hiệu quả, mới thu được những tài liệu có giá trị, các tài liệu đó mới có cơ hội được sử dụng trong thực tế, đóng góp vào sự phát triển của đất
nước, phục vụ cho cuộc sống của nhân dân. Còn nếu cán bộ lưu trữ mà tồi, không có năng lực lại thờ ơ, không yêu nghề đặc biệt đây lại là nghề thầm lặng thì làm sao có thể nâng cao hiệu quả hoạt động được. Chắc chắn tài liệu lưu trữ đó có thể có giá trị cao đến đâu đi chăng nữa cũng không thể đem lại hiệu quả cao trong thực tế, phục vụ được cuộc sống của nhân dân.
Bộ Tài chính mặc dù đã có một đội ngũ cán bộ lưu trữ tương đối tốt nhưng cũng còn nhiều vấn đề cần phải khắc phục trong thời gian tới. Chẳng hạn vấn đề chuyên môn, nghiệp vụ của các cán bộ làm công tác lưu trữ ở đây còn yếu, hầu hết chưa qua trường lớp chính quy về lưu trữ, các lớp bồi dưỡng về chuyên môn chưa được mở thường xuyên để cập nhật các kiến thức mới về lưu trữ, chưa có chế độ kiểm tra công việc của cán bộ lưu trữ, chế độ nghỉ ngơi, lương thưởng còn chưa tương xứng gây nên tình trạng chán nản không yên tâm công tác hoặc chỉ dừng chân tạm thời ở đây rồi lại tìm cách chuyển sang chỗ khác, vị trí khác. Để khắc phục được tình trạng này là một vấn đề nan giải, khó khăn song không phải là bất khả thi mà hoàn toàn có thể thực hiện được nếu có sự quan tâm của các cấp lãnh đạo, có một chế độ tổng thể, hoàn chỉnh về công tác cán bộ.
Trước hết phải có một chế độ tuyển dụng chặt chẽ, công khai, tránh tình trạng mập mờ, hoặc thân quen để đưa các cán bộ không có chất lượng vào đảm nhận các công việc. Trước đây do coi công tác lưu trữ là không quan trọng nên nếu cơ quan thừa cán bộ hoặc do thân quen mà người đó không có chuyên môn gì thì đều đưa xuống phòng lưu trữ, hành chính. Điều này làm cho công việc không thể tiến hành được bởi vì họ không nắm được chuyên môn, nghiệp vụ, chưa được đào tạo qua trường lớp chính quy. Nếu chúng ta tiến hành tuyển dụng công khai sẽ thu hút được những người tài thực sự, những người hiểu về công việc, đam mê với công việc và những con người này sẽ làm rạng danh cho công việc chứ không phải làm hỏng công việc. Bộ Tài chính số cán bộ qua trường lớp chính quy về lưu trữ còn quá ít, họ chủ yếu tốt nghiệp các trường khác không hiểu vì lý do gì mà được
công tác tại phòng lưu trữ. Điều này chắc chắn sẽ không tốt cho công tác lưu trữ của Bộ. Số cán bộ này Bộ phải mất công sức và tiền của để đào tạo lại nhưng cũng không thể tốt bằng được học tập chính quy từ trước. Do họ không nắm chắc về nghiệp vụ nên trong quá trình làm việc họ không biết việc nào là quan trọng, có liên hệ như thế nào với nhau, không biết được hậu quả của việc nếu không làm tốt thì sẽ dẫn đến tình trạng gì, thậm chí thờ ơ, không làm việc, trốn tránh, không hoàn thành nhiệm vụ đề ra. Cho nên Bộ phải chú ý hơn nữa đến công tác tuyển dụng, sắp xếp, bố trí cán bộ. Phải là những người hiểu việc thì mới làm được việc, mới yêu công việc, phát huy được hiệu quả từ công việc. Những người đó họ sẽ biết cách khai thác hiệu quả kinh tế từ chính công tác lưu trữ này, tránh được sự kêu ca về nhàm chán, thu nhập thấp, không có các khoản thu nào khác ngoài lương. Bởi vì nếu biết cách đưa các tài liệu có giá trị đó ra sử dụng hoặc phục vụ các nhu cầu của xã hội thì sẽ đem lại hiệu quả kinh tế, đem lại thu nhập cho đơn vị và cá nhân. Người ta nói rằng cán bộ lưu trữ đang nằm trên đống của mà không biết khai thác, tận dụng chỉ vì cán bộ đó không có năng lực, chuyên môn, không qua đào tạo bài bản khoa học; mà chỉ biết ngồi đó kêu ca, phàn nàn rằng nhàm chán, thu nhập thấp, ít người biết đến. Bản thân không làm rạng danh cho công việc của mình thì không ai biết đến mình là điều dễ hiểu.
Thứ hai, Bộ cũng cần có sự xem xét, nghiên cứu để có chế độ đãi ngộ, nghỉ ngơi tương xứng để tạo nên sự yên tâm, vững tin để công tác và cống hiến cho công việc. Nói gì thì nói đây vẫn là công việc thầm lặng, âm thầm cống hiến cho xã hội. Vấn đề thu thập cần phải thỏa đáng, đủ cho một cuộc sống tương đối so với xã hội, đặc biệt lại là công việc có nhiều độc hại, ít được tiếp xúc với sự năng động bên ngoài. Không được để cho cán bộ lưu trữ phải chật vật với cuộc sống, lo toan quá mức cho cuộc sống. Nhưng bản thân các cán bộ lưu trữ cũng phải biết tận dụng khai thác sử dụng tài liệu, quảng bá về ý nghĩa của tài liệu để từ đó đem lại thu nhập cho chính mình. Bộ Tài chính cán bộ lưu trữ phải làm việc với cường độ lớn
vì công việc, tài liệu nhiều nhưng chế độ đãi ngộ còn ở mức thấp, cần có sự quan tâm hơn nữa.
Tóm lại, có thể nói công tác cán bộ là vấn đề đầu tiên ảnh hưởng quyết định đến hiệu quả công việc. Đối với công tác lưu trữ điều này càng rõ ràng hơn. Bởi vì công tác này đòi hỏi phải là những cán bộ có tâm huyết và năng lực thực sự chấp nhận hy sinh lợi ích của mình, đó là công việc thầm lặng cống hiến cho xã hội. Các đơn vị lưu trữ phải có biện pháp để lựa chọn được những con người như thế thì công tác lưu trữ mới được phát huy được ý nghĩa của mình, mới được xã hội biết đến. Đặc biệt với Bộ Tài chính công việc phức tạp, khối lượng tài liệu nhiều cho nên đòi hỏi ở đội ngũ cán bộ càng cao hơn. Nhưng thực tế đội ngũ cán bộ ở phòng lưu trữ Bộ Tài chính thực sự cần phải cố gắng hơn nữa trong việc nghiên cứu về chuyên môn, nghiệp vụ thì mới đáp ứng được công việc, trong đó có công tác thu thập, bổ sung tài liệu.
3.2.2. Bổ sung, hoàn chỉnh các quy định về thu thập, bổ sung tài liệu.
Có thể nói trong suốt chặng đường hình thành và phát triển ngành lưu trữ các cơ quan Nhà nước đã ban hành rất nhiều văn bản, trong đó có các nội dung về thu thập bổ sung tài liệu. Tuy nhiên tình hình thực hiện các văn bản đó còn bộc lộ nhiều hạn chế, thậm chí có những văn bản ban hành nhưng chưa đi vào thực tế, không mang lại hiệu quả thiết thực làm cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu không đạt được những yêu cầu, chất lượng đặt ra. Để hạn chế được tình trạng này phải xác định được nguyên nhân của nó, qua đó mới có thể khắc phục, nâng cao hiệu quả của công tác thu thập.
Bất cập đầu tiên mà chúng ta thấy rõ là việc ban hành các văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ. Có thể khẳng định Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia năm 2001 là một bước ngoặt mới đánh dấu sự trưởng thành và phát triển của ngành lưu trữ Việt Nam. Đây chính là văn bản có cơ sở pháp lý cao nhất về công tác lưu trữ cho đến thời điểm này. Thông qua văn bản này các cơ quan tổ chức có thể thực
hiện công tác chuyên môn một cách thống nhất, quy mô trên toàn quốc. Nhưng thực tế những điều khoản, quy định trong pháp lệnh còn có nhiều điểm hạn chế, còn chung chung gây ra rất nhiều khó khăn cho các cơ quan, cá nhân làm công tác lưu trữ trong quá trình triển khai, thực hiện các nội dung đó.
Ví dụ, đối với việc thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử, trong điều 12, điều 13 của Pháp lệnh lưu trữ năm 2001 quy định thẩm quyền thu thập tài liệu thuộc phòng lưu trữ quốc gia, hội đồng xác định giá trị tài liệu, thời hạn giao nộp tài liệu… mà chưa nói đến việc thu thập tài liệu gì vào đó. Chính điều này làm cho cán bộ lưu trữ nhận thức không thống nhất, nhiều cơ quan còn giao nộp tài liệu còn giá trị hiện hành, đặc biệt là đối với tài liệu về xây dựng cơ bản, quản lý đất đai, nhân sự. Chính vì vậy gây cho lưu trữ lịch sử gặp khó khăn trong công tác bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu.
Ngoài việc thiếu những quy định về thành phần tài liệu giao nộp vào lưu trữ lịch sử thì pháp lệnh cũng chưa đề cập đến việc thu thập những tài liệu về khí tượng thủy văn, trắc địa, dầu khí…. Do đó những tài liệu này hầu như chỉ thuộc sự quản lý của các cơ quan ban hành ra chúng, mà thực tế các cơ quan này am hiểu về công tác lưu trữ còn hạn chế. Đây cũng là một loại tài liệu đặc biệt rất quý hiếm của đất nước, nếu chúng ta không có sự quan tâm thỏa đáng sẽ ảnh hưởng lớn đến phòng lưu trữ Quốc gia.
Đối với việc khen thưởng, xử phạt cán bộ công chức có thành tích và vi phạm về công tác lưu trữ cũng còn nhiều điểm không hợp lý. Đây là vấn đề tế nhị, liên quan đến cuộc sống ho nên cần phải rõ ràng nhưng Pháp lệnh còn quy định rất chung chung: “Người nào chiếm hữu, tiêu hủy trái phép, làm hư hỏng tài liệu lưu trữ Quốc gia hoặc có hành vi vi phạm pháp lệnh thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự, gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật”[24;14] Mặc dù quy định như vậy nhưng khi xử lý vi phạm thì chúng ta sẽ áp dụng điều nào, khoản nào của pháp luật.
Khi có thành tích trong công tác lưu trữ nói chung và công tác thu thập nói riêng thì chúng ta sẽ khen thưởng như thế nào, pháp lệnh viết “sẽ được khen thưởng theo quy định của pháp luật”. Điều này là quá chung chung không tạo ra động lực cần thiết để đẩy mạnh các hoạt động thu thập, bổ sung tài liệu, nhất là đối với những tài liệu quý. Văn bản phải nêu nói rõ mức độ khen thưởng, hình thức xử phạt thì mới thu hút được các cơ quan, tổ chức trong việc thu thập, bổ sung tài liệu.
Để cụ thể hóa pháp lệnh, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 111 năm 2004 như những quy định về thu thập, bổ sung tài liệu thì cũng không được đề cập một cách rõ ràng, chi tiết. Ví dụ trong điều 5, chương 2 Nghị định đã xác định 5 trách nhiệm của lưu trữ hiện hành nhưng theo chúng tôi là chưa đủ. Qua thực tế nghiên cứu, tìm hiểu chúng tôi thấy rằng lưu trữ hiện hành có vai trò rất lớn trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu của chính cơ quan đó. Từ đó phải phối hợp, làm rõ trách nhiệm của chúng thì đây mới là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử một cách tốt nhất, đầy đủ nhất, hoàn thiện nhất.
Bộ Tài chính căn cứ vào các văn bản chỉ đạo của Nhà nước, của ngành cũng đã ban hành rất nhiều các văn bản về thu thập, bổ sung tài liệu phù hợp với thực tế của Bộ. Nhưng có lẽ hệ thống văn bản này chưa hoàn thiện, chặt chẽ, thậm chí còn chưa có các văn bản quy định về thu thập các tài liệu điện tử. Mặt khác phần lớn các quy định về thu thập bổ sung tài liệu được ban hành dưới hình thức công văn, nên tính pháp lý, cưỡng chế còn thấp, chưa có chế tài xử lý các đơn vị, cá nhân không hoàn thành hoặc không thực hiện các quy định về thu thập bổ sung tài liệu. Thực tế bất cập này đòi hỏi phải có cái nhìn tổng thể để có thể đưa ra những biện pháp lớn và những chỉ đạo mang tính cụ thể để giải quyết, khắc phục.
Thứ nhất cần có văn bản có giá trị pháp lý cao hơn về công tác lưu trữ, mà cụ thể là nên có luật về lưu trữ. Mặc dù các nội dung đề cập trong pháp lệnh lưu trữ Quốc gia là tương đối đầy đủ nhưng rõ ràng giá trị của chúng còn thấp, chưa có tính cưỡng chế cao, không điều chỉnh được hết các vấn đề về nghiệp vụ của công tác lưu
trữ, cũng như mọi thành phần của phông lưu trữ Quốc gia. Các chế tài khó thực hiện vì hiệu lực của nó còn thấp. Chính vì vậy việc ban hành Luật lưu trữ là rất cần thiết, là nhu cầu tất yếu của ngành lưu trữ. Khi có luật lưu trữ sẽ tạo ra được hành lang pháp lý tốt hơn, phạm vi điều chỉnh rộng hơn, giá trị pháp lý cao hơn. Bên cạnh đó khi chúng ta ban hành được luật lưu trữ cũng tạo điều kiện cho ngành lưu trữ phát triển tốt hơn, phù hợp với xu hướng của thời đại. Hiện nay hầu hết các nước đều đã có luật, đạo luật về lưu trữ. Ví dụ Mỹ có đạo luật về quản lý hồ sơ, tài liệu liên bang. Pháp có luật số 79-18 năm 1979 quy định về tài liệu lưu trữ, sắc lệnh số 79-1035 ngày 3 tháng 12 năm 1979 về lưu trữ quốc phòng… Chính vì vậy việc ban hành Luật lưu trữ là hoàn toàn phù hợp với xu thế của thời đại, phù hợp với điều kiện của đất nước, với sự phát triển của ngành.
Thứ hai, bổ sung một số quy định về thu thập, bổ sung tài liệu đã được quy định tại Nghị định số 111. Bên cạnh trách nhiệm của lưu trữ hiện hành đã được quy định trong điều 5 của chương 2, Nghị định nên bổ sung thêm các nội dung như:
- Cần phải quy định rõ hơn trách nhiệm của lưu trữ hiện hành, xác định rõ các đơn vị là nguồn nộp lưu, các tài liệu cần phải nộp lưu để lãnh đạo cơ quan nắm được và có biện pháp thích hợp để thu thập vào lưu trữ cơ quan.
- Cần quy định rõ hơn về các hồ sơ được lập, chỉ thu thập những tài liệu đã được lập hồ sơ, dứt khoát không thu thập những tài liệu trong tình trạng bó gói, rời lẻ, chất đống hoặc hồ sơ không đảm bảo chất lượng.
Trên cơ sở đó lưu trữ hiện hành mới xác định rõ được vai trò của mình, thực hiện nghiêm chỉnh công tác thu thập, bổ sung tài liệu; chỉnh lý đầy đủ các tài liệu đó trước khi giao nộp.
Thứ ba, Bộ Tài chính nên quy định về công tác thu thập, bổ sung tài liệu một cách đầy đủ, khoa học, hệ thống. Điều này là hết sức quan trọng và cần thiết. Bộ Tài chính đã có một số văn bản quy định về công tác thu thập, bổ sung tài liệu; đã ban hành quy chế về công tác lưu trữ trong đó đề cập đến rất nhiều vấn đề như:
- Trách nhiệm của lưu trữ hiện hành. - Thu thập tài liệu vào lưu trữ hiện hành.