8. Bố cục của luận văn
3.1Nhận xét chung
Có thể nói trong những năm qua công tác lưu trữ đã được sự quan tâm lớn của Đảng, Nhà nước, các cơ quan, tổ chức và toàn xã hội. Chính vì vậy từ cơ sở vật chất, đội ngũ cán bộ, chế độ ưu đãi, nghiên cứu về khoa học lưu trữ đã từng bước phát triển hết sức mạnh mẽ. Người ta đã có những nhìn nhận đúng về giá trị của tài liệu, đánh giá đúng về tầm quan trọng của công việc giữ gìn và đưa tài liệu đó ra phục vụ nhu cầu của xã hội, cuộc sống. Chính vì sự quan tâm đó mà công tác lưu trữ cũng không ngừng có những đóng góp to lớn đặc biệt trong sự nghiệp tái thiết đất nước sau chiến tranh, phục vụ việc bảo vệ biên cương bờ cõi và phục vụ các nhu cầu của cuộc sống hàng ngày. Công tác lưu trữ đã dần dần khẳng định được tầm quan trọng của mình trong đời sống xã hội và được nhiều người biết đến.
Công tác lưu trữ có hai nhiệm vụ cơ bản là bảo vệ lâu dài tài liệu và đưa các tài liệu ra ngoài phục vụ nhu cầu của nhân dân. Đây là hai nhiệm vụ rất quan trọng, quan hệ khăng khít, chặt chẽ với nhau; chúng ta không thể đánh giá thấp bất cứ nhiệm vụ nào. Trước đây do nhận thức còn hạn chế, người ta cho rằng chỉ bảo vệ tài liệu tốt là được nên các tài liệu có giá trị cứ phải cho vào kho, phòng, hòm rồi khóa cẩn thận, bảo quản chắc chắn, tránh sự va chạm di chuyển tài liệu. Chính các cơ quan Nhà nước cũng đã từng suy nghĩ như vậy, ví dụ đã ban hành Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia. Tức là chỉ nhấn mạnh đến vấn đề bảo vệ, coi trọng vấn đề bảo vệ mà coi nhẹ các vấn đề khác. Đây là nhận thức hết sức sai lầm kéo dài trong một thời gian. Điều này làm cho tài liệu bị “chết”, thủ tiêu vai trò, ý nghĩa của tài liệu và vai trò, ý nghĩa của công tác lưu trữ. Ngày nay người ta đã xác định lại, bên cạnh bảo vệ vững chắc thì phải đưa các tài liệu đó ra sử dụng, đó mới hoàn thiện công tác lưu trữ, mới phát huy được giá trị của tài liệu lưu trữ; tuy nhiên như
vậy vấn đề bảo quản lâu dài, và tránh sự hư hỏng tài liệu lại khó khăn hơn, phức tạp hơn.
Công tác lưu trữ muốn hoàn thành được tốt hai nhiệm vụ đã đặt ra cần có nhiều điều kiện như cơ sở vật chất, đội ngũ cán bộ, sự quan tâm của lãnh đạo các cơ quan và bản thân người làm công tác lưu trữ phải cố gắng, yêu nghề. Nhưng ngoài các yếu tố đó thì cụ thể hơn, trước hết công tác thu thập tài liệu phải tốt, chất lượng cao. Nếu không thu thập được tài liệu thì không thể nói được bất cứ việc gì khác nữa. Không có cái mà bảo quản cũng như không có cái gì để sử dụng. Cho nên đây là vấn đề đầu tiên mà bất cứ cơ quan lưu trữ nào cũng phải quan tâm, chú ý. Nhà nước cũng đã ban hành nhiều văn bản, quy định về công tác thu thập, bổ sung tài liệu, bản thân các cơ quan lưu trữ cũng có nhiều quy định về vấn đề này chỉ còn lại vấn đề là thực hiện, đưa các quy định đó vào thực tiễn cuộc sống, làm sao để thu được đầy đủ, hoàn thiện các tài liệu có giá trị, phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Trên cơ sở đó các cán bộ lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo và đưa tài liệu ra phục vụ cuộc sống một cách nhanh nhất, tốt nhất.
Đối với công tác lưu trữ ở Bộ Tài chính có thể nói đã hoàn thành tương đối tốt nhiệm vụ của mình. Về mặt lãnh đạo, chỉ đạo của Bộ đã thường xuyên hơn; quan tâm về nhiều mặt. Cơ sở vật chất, điều kiện đã khang trang, phục vụ tốt nhu cầu của độc giả. Đối với công tác thu thập, bổ sung cũng được quy định tương đối tốt và đầy đủ; các đơn vị là nguồn nộp lưu dần dần đã có ý thức giao nộp tài liệu; khối lượng tài liệu thu về tương đối đầy đủ. Đây là cơ sở, điều kiện rất tốt để công tác lưu trữ ở Bộ Tài chính hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của mình, đóng góp quan trọng vào công tác lưu trữ nói chung và hoạt động của Bộ nói riêng.
Mặc dù đã đạt được những thành tựu đáng ghi nhận như vậy nhưng những tồn tại, hạn chế đối với công tác lưu trữ còn tương đối nhiều, trong thời gian tới cần chú ý khắc phục, sửa chữa như:
- Có nhiều văn bản quy định về thu thập, bổ sung như giá trị của các văn bản còn thấp, chưa có các chế tài đủ mạnh để ép các đơn vị phải nộp đầy đủ, đúng hạn.
- Cơ sở vật chất khang trang như việc tổ chức, sắp xếp lại chưa khoa học, hợp lý nên gây ra khó khăn cho độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu.
- Tài liệu sau khi thu thập về chưa được chỉnh lý đầy đủ, khoa học, thiếu nhiều tài liệu có giá tị cao; có nhiều đơn vị chưa nộp tài liệu hoặc nộp không đúng hạn gây ra sự mất mát thất lạc tài liệu, làm cho độc giả đến khai thác, tìm kiếm không thấy tài liệu, hạn chế ý nghĩa của tài liệu và công tác lưu trữ.
- Không có công cụ tra cứu đầy đủ nên việc tìm kiếm tài liệu ở phòng lưu trữ Bộ Tài chính gặp nhiều khó khăn.
- Đội ngũ cán bộ chưa thực sự được chuẩn hóa, còn nhiều người chưa có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, tốt nghiệp các ngành khác, trình độ chuyên môn thấp.
- Chế độ đãi ngộ chưa tương xứng nên họ chưa thực sự yên tâm công tác.