8. Bố cục của luận văn
3.2.2Bổ sung, hoàn chỉnh các quy định về thu thập,bổ sung tài liệu
Có thể nói trong suốt chặng đường hình thành và phát triển ngành lưu trữ các cơ quan Nhà nước đã ban hành rất nhiều văn bản, trong đó có các nội dung về thu thập bổ sung tài liệu. Tuy nhiên tình hình thực hiện các văn bản đó còn bộc lộ nhiều hạn chế, thậm chí có những văn bản ban hành nhưng chưa đi vào thực tế, không mang lại hiệu quả thiết thực làm cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu không đạt được những yêu cầu, chất lượng đặt ra. Để hạn chế được tình trạng này phải xác định được nguyên nhân của nó, qua đó mới có thể khắc phục, nâng cao hiệu quả của công tác thu thập.
Bất cập đầu tiên mà chúng ta thấy rõ là việc ban hành các văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ. Có thể khẳng định Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia năm 2001 là một bước ngoặt mới đánh dấu sự trưởng thành và phát triển của ngành lưu trữ Việt Nam. Đây chính là văn bản có cơ sở pháp lý cao nhất về công tác lưu trữ cho đến thời điểm này. Thông qua văn bản này các cơ quan tổ chức có thể thực
hiện công tác chuyên môn một cách thống nhất, quy mô trên toàn quốc. Nhưng thực tế những điều khoản, quy định trong pháp lệnh còn có nhiều điểm hạn chế, còn chung chung gây ra rất nhiều khó khăn cho các cơ quan, cá nhân làm công tác lưu trữ trong quá trình triển khai, thực hiện các nội dung đó.
Ví dụ, đối với việc thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử, trong điều 12, điều 13 của Pháp lệnh lưu trữ năm 2001 quy định thẩm quyền thu thập tài liệu thuộc phòng lưu trữ quốc gia, hội đồng xác định giá trị tài liệu, thời hạn giao nộp tài liệu… mà chưa nói đến việc thu thập tài liệu gì vào đó. Chính điều này làm cho cán bộ lưu trữ nhận thức không thống nhất, nhiều cơ quan còn giao nộp tài liệu còn giá trị hiện hành, đặc biệt là đối với tài liệu về xây dựng cơ bản, quản lý đất đai, nhân sự. Chính vì vậy gây cho lưu trữ lịch sử gặp khó khăn trong công tác bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu.
Ngoài việc thiếu những quy định về thành phần tài liệu giao nộp vào lưu trữ lịch sử thì pháp lệnh cũng chưa đề cập đến việc thu thập những tài liệu về khí tượng thủy văn, trắc địa, dầu khí…. Do đó những tài liệu này hầu như chỉ thuộc sự quản lý của các cơ quan ban hành ra chúng, mà thực tế các cơ quan này am hiểu về công tác lưu trữ còn hạn chế. Đây cũng là một loại tài liệu đặc biệt rất quý hiếm của đất nước, nếu chúng ta không có sự quan tâm thỏa đáng sẽ ảnh hưởng lớn đến phòng lưu trữ Quốc gia.
Đối với việc khen thưởng, xử phạt cán bộ công chức có thành tích và vi phạm về công tác lưu trữ cũng còn nhiều điểm không hợp lý. Đây là vấn đề tế nhị, liên quan đến cuộc sống ho nên cần phải rõ ràng nhưng Pháp lệnh còn quy định rất chung chung: “Người nào chiếm hữu, tiêu hủy trái phép, làm hư hỏng tài liệu lưu trữ Quốc gia hoặc có hành vi vi phạm pháp lệnh thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự, gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật”[24;14] Mặc dù quy định như vậy nhưng khi xử lý vi phạm thì chúng ta sẽ áp dụng điều nào, khoản nào của pháp luật.
Khi có thành tích trong công tác lưu trữ nói chung và công tác thu thập nói riêng thì chúng ta sẽ khen thưởng như thế nào, pháp lệnh viết “sẽ được khen thưởng theo quy định của pháp luật”. Điều này là quá chung chung không tạo ra động lực cần thiết để đẩy mạnh các hoạt động thu thập, bổ sung tài liệu, nhất là đối với những tài liệu quý. Văn bản phải nêu nói rõ mức độ khen thưởng, hình thức xử phạt thì mới thu hút được các cơ quan, tổ chức trong việc thu thập, bổ sung tài liệu.
Để cụ thể hóa pháp lệnh, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 111 năm 2004 như những quy định về thu thập, bổ sung tài liệu thì cũng không được đề cập một cách rõ ràng, chi tiết. Ví dụ trong điều 5, chương 2 Nghị định đã xác định 5 trách nhiệm của lưu trữ hiện hành nhưng theo chúng tôi là chưa đủ. Qua thực tế nghiên cứu, tìm hiểu chúng tôi thấy rằng lưu trữ hiện hành có vai trò rất lớn trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu của chính cơ quan đó. Từ đó phải phối hợp, làm rõ trách nhiệm của chúng thì đây mới là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử một cách tốt nhất, đầy đủ nhất, hoàn thiện nhất.
Bộ Tài chính căn cứ vào các văn bản chỉ đạo của Nhà nước, của ngành cũng đã ban hành rất nhiều các văn bản về thu thập, bổ sung tài liệu phù hợp với thực tế của Bộ. Nhưng có lẽ hệ thống văn bản này chưa hoàn thiện, chặt chẽ, thậm chí còn chưa có các văn bản quy định về thu thập các tài liệu điện tử. Mặt khác phần lớn các quy định về thu thập bổ sung tài liệu được ban hành dưới hình thức công văn, nên tính pháp lý, cưỡng chế còn thấp, chưa có chế tài xử lý các đơn vị, cá nhân không hoàn thành hoặc không thực hiện các quy định về thu thập bổ sung tài liệu. Thực tế bất cập này đòi hỏi phải có cái nhìn tổng thể để có thể đưa ra những biện pháp lớn và những chỉ đạo mang tính cụ thể để giải quyết, khắc phục.
Thứ nhất cần có văn bản có giá trị pháp lý cao hơn về công tác lưu trữ, mà cụ thể là nên có luật về lưu trữ. Mặc dù các nội dung đề cập trong pháp lệnh lưu trữ Quốc gia là tương đối đầy đủ nhưng rõ ràng giá trị của chúng còn thấp, chưa có tính cưỡng chế cao, không điều chỉnh được hết các vấn đề về nghiệp vụ của công tác lưu
trữ, cũng như mọi thành phần của phông lưu trữ Quốc gia. Các chế tài khó thực hiện vì hiệu lực của nó còn thấp. Chính vì vậy việc ban hành Luật lưu trữ là rất cần thiết, là nhu cầu tất yếu của ngành lưu trữ. Khi có luật lưu trữ sẽ tạo ra được hành lang pháp lý tốt hơn, phạm vi điều chỉnh rộng hơn, giá trị pháp lý cao hơn. Bên cạnh đó khi chúng ta ban hành được luật lưu trữ cũng tạo điều kiện cho ngành lưu trữ phát triển tốt hơn, phù hợp với xu hướng của thời đại. Hiện nay hầu hết các nước đều đã có luật, đạo luật về lưu trữ. Ví dụ Mỹ có đạo luật về quản lý hồ sơ, tài liệu liên bang. Pháp có luật số 79-18 năm 1979 quy định về tài liệu lưu trữ, sắc lệnh số 79-1035 ngày 3 tháng 12 năm 1979 về lưu trữ quốc phòng… Chính vì vậy việc ban hành Luật lưu trữ là hoàn toàn phù hợp với xu thế của thời đại, phù hợp với điều kiện của đất nước, với sự phát triển của ngành.
Thứ hai, bổ sung một số quy định về thu thập, bổ sung tài liệu đã được quy định tại Nghị định số 111. Bên cạnh trách nhiệm của lưu trữ hiện hành đã được quy định trong điều 5 của chương 2, Nghị định nên bổ sung thêm các nội dung như:
- Cần phải quy định rõ hơn trách nhiệm của lưu trữ hiện hành, xác định rõ các đơn vị là nguồn nộp lưu, các tài liệu cần phải nộp lưu để lãnh đạo cơ quan nắm được và có biện pháp thích hợp để thu thập vào lưu trữ cơ quan.
- Cần quy định rõ hơn về các hồ sơ được lập, chỉ thu thập những tài liệu đã được lập hồ sơ, dứt khoát không thu thập những tài liệu trong tình trạng bó gói, rời lẻ, chất đống hoặc hồ sơ không đảm bảo chất lượng.
Trên cơ sở đó lưu trữ hiện hành mới xác định rõ được vai trò của mình, thực hiện nghiêm chỉnh công tác thu thập, bổ sung tài liệu; chỉnh lý đầy đủ các tài liệu đó trước khi giao nộp.
Thứ ba, Bộ Tài chính nên quy định về công tác thu thập, bổ sung tài liệu một cách đầy đủ, khoa học, hệ thống. Điều này là hết sức quan trọng và cần thiết. Bộ Tài chính đã có một số văn bản quy định về công tác thu thập, bổ sung tài liệu; đã ban hành quy chế về công tác lưu trữ trong đó đề cập đến rất nhiều vấn đề như:
- Trách nhiệm của lưu trữ hiện hành. - Thu thập tài liệu vào lưu trữ hiện hành. - Chế độ giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ.
- Việc quản lý tài liệu của các đơn vị sáp nhập, chia tách. - Chỉnh lý tài liệu.
- Xác định giá trị và tiêu hủy tài liệu hết giá trị. - Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử.
- Bảo quản hồ sơ tài liệu lưu trữ. - Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. - Thống kê nhà nước về lưu trữ.
- Quyền hạn của cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ. - Kinh phí cho hoạt động lưu trữ.
- Khen thưởng và kỷ luật.
Có thể thấy bản quy chế này quy định một cách khá chi tiết về mọi mặt hoạt động của công tác lưu trữ, nhờ có quy chế này mà các cá nhân, tổ chức có liên quan phải tự giác hoàn thành các nhiệm vụ của mình tuy nhiên đối với vấn đề khen thưởng, kỷ luật vẫn còn chung chung, cho nên chưa tạo ra được động lực mạnh mẽ cho các hoạt động của công tác lưu trữ.
Ngoài bản quy chế trên còn một số công văn mà Bộ ban hành nhằm mục đích đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị, cá nhân thực hiện tốt công tác lưu trữ.
Để cho các hoạt động của công tác lưu trữ của Bộ đạt kết quả cao thì việc đưa ra các văn bản có hiệu lực pháp lý cao là cần thiết, phải có các chế tài rõ ràng, bắt buộc các đơn vị, cá nhân phải thực hiện. Nhưng điều này ở Bộ Tài chính chưa làm được tốt, các văn bản về thu thập, bổ sung tài liệu chưa có tính hệ thống, chặt chẽ, cưỡng chế cao mà mới chỉ dừng lại ở mức độ hướng dẫn, đôn đốc, nhắc nhở. Chính vì vậy quá trình thực hiện còn rất nhiều hạn chế, kết quả chưa được như mong muốn.
3.2.3. Bộ tài chính cần tích cực, chủ động mở các lớp tập huấn về thu thập, bổ sung tài liệu.
Trước khi tiến hành bất cứ công việc nào mà các cán bộ được tập dượt, làm quen trước là việc vô cùng quan trọng. Như vậy sẽ tránh được những sai sót, hạn chế được những thiệt hại có thể xảy ra. Tập huấn về công tác thu thập, bổ sung tài liệu là một vấn đề hết sức quan trọng mà các cơ quan quản lý lưu trữ cần có sự quan tâm, chỉ đạo thường xuyên, liên tục. Bởi vì nó là biện pháp hữu hiệu nhất giúp cán bộ lưu trữ khi tiến hành thu thập biết mình phải làm những gì, từ đó thực hiện các công việc một cách thống nhất. Nhưng một thực tế đáng lo ngại hiện nay là hầu hết các buổi tập huấn chưa đạt được chất lượng cao, những người đi học còn coi nhẹ, nội dung trong những buổi tập huấn đó thường tản mát không đi vào trọng tâm, chưa sôi nổi. Để khắc phục vấn đề này chúng tôi xin đưa ra một số nội dung chủ yếu cần thiết trong buổi tập huấn.
Phổ biến, hƣớng dẫn các văn bản của Nhà nƣớc về thu thập, bổ sung tài liệu
Việc phổ biến các văn bản quan trọng, có ảnh hưởng trên phạm vi cả nước là rất cần thiết. Đây là trách nhiệm của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Chẳng hạn các văn bản như Quyết định số 58/QĐ-TCCB ngày 17 tháng 3 năm 1997 của Ban tổ chức – Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) ban hành danh mục một số các cơ quan thuộc diện lưu nộp hồ sơ, tài liệu vào trung tâm lưu trữ Quốc gia. Chỉ thị số 726/TTg, Thông tư 21, Thông tư 40; Quyết định số 13/QĐ-LTNN của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước) ban hành ngày 23 tháng 2 năm 2001 về thẩm quyền quản lý, sưu tầm, thu thập tài liệu của các trung tâm lưu trữ Quốc gia; Pháp lệnh lưu trữ năm 2001.
Sau khi đã giới thiệu, phổ biến các văn bản về thu thập, bổ sung tài liệu thì Cục có thể cử cán bộ đến hướng dẫn công tác thu thập ở một vài cơ quan, tổ chức cụ thể. Qua đây để nắm bắt thực tế công tác thu thập, bổ sung tài liệu từ đó đánh
giá, tổng kết để rút kinh nghiệm cho các cơ quan, tổ chức khác. Đồng thời có thể tổ chức tham quan, khảo sát các mô hình chuẩn về thu thập, bổ sung tài liệu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ tài liệu.
Lập hồ sơ công việc là vấn đề hết sức quan trọng, nếu hồ sơ công việc lập đầy đủ và đạt chất lượng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Nội dung các buổi tập huấn nên đề cập đến vấn đề này.
Để lập hồ sơ công việc tốt, bảo đảm không để sót văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nên có chương trình phần mềm ứng dụng theo dõi quá trình xử lý văn bản (quá trình giải quyết công việc). Xử lý công việc đến đâu, xuất hiện văn bản, tài liệu nào, chuyên viên nhập ngay dữ liệu vào máy đến đó, kết thúc việc xử lý công việc cũng là thời điểm kết thúc hồ sơ và lập được bản mục lục văn bản, tài liệu có trong hồ sơ. Nhờ vậy, đến hạn nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành, các cán bộ, người giao nộp hồ sơ và cán bộ lưu trữ- người tiếp nhận hồ sơ dễ dàng sử dụng bản mục lục để đối chiếu, so sánh các văn bản, tài liệu có trong hồ sơ để làm thủ tục giao nhận.
- Đối với hồ sơ các cuộc họp, được sắp xếp theo trật tự như sau: + Giấy mời họp
+ Danh sách các thành viên tham dự họp + Chương trình họp
+ Biên bản cuộc họp
+Các đề án, tờ trình, báo cáo bài phát biểu của các cơ quan, cá nhân có liên quan đến cuộc họp.
+ Các bức ảnh, băng ghi âm, ghi hình … về cuộc họp. + Nghị quyết, thông báo về kết quả cuộc họp
- Đối với báo cáo, được sắp xếp theo từng loại báo cáo, trong từng loại báo cáo sắp xếp theo trật tự thời gian, cần sắp xếp để nộp lưu về lưu trữ gồm:
+ Báo cáo tổng kết công tác theo định kỳ của cơ quan chủ quản.
+ Báo cáo tổng kết công tác theo định kỳ của cơ quan khác gửi để báo cáo. + Các báo cáo chuyên đề hoặc báo cáo đột xuất của cơ quan, của các cơ quan khác gửi đến để báo
Đó là các loại hình hồ sơ chủ yếu, cán bộ lưu trữ phải hướng dẫn cho các cán bộ biết cách sắp xếp từng loại hồ sơ để thuận tiện khi nộp về lưu trữ. Nếu biết sắp xếp theo từng loại hồ sơ như trên và xử lý công việc đến đâu, nhập dữ liệu vào máy tính đến đó sẽ quản lý, cố định được văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo trình tự hình thành, sẽ không còn tình trạng văn bản đến một nơi, văn bản đi lại để nơi khác, làm xé lẻ hồ sơ và nhất là khi bàn giao hồ sơ không phải mở hồ sơ để lập mục lục văn bản, tài liệu. Chỉ có cán bộ xử lý công việc mới biết được trong hồ sơ đó gồm có những loại văn bản nào. Do đó, cán bộ làm việc trong các đơn vị, tổ chức là những người lập hồ sơ công việc chính xác và đầy đủ nhất.
Sau khi hoàn thành xong việc hướng dẫn lập hồ sơ, các cán bộ lưu trữ cần