Quy trình và thủ tục triển khai phần mềm kế toán Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp và Đô Thị Việt Nam

Kết cấu của khóa luận:...5 Phần 2 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG TRIỂN KHAI VÀ CÀI ĐẶT PHẦN MỀM CYBER ACCOUNTING TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ VIỆT NAM...6 2.1.. Ph

LỜI CẢM ƠN

Để mở đầu, em xin dành đôi lời để cảm ơn những người đã giúp đỡ em hoànthành khóa luận tốt nghiệp này Những người mà nếu không có họ, bài khóa luậnnày sẽ không thể hoàn thành được

Thời gian hai tháng để xây dựng khóa luận tốt nghiệp có thể không dài.Nhưng trong thời gian này, em đã nhận được sự hỗ trợ quý báu từ rất nhiều người.Những kiến thức cùng kinh nghiệm mà họ truyền cho em sẽ mãi là hành trang emmang theo trên con đường trưởng thành xây dựng đất nước

Xin chân thành gửi lời cảm ơn đến:

 Thạc sĩ Nguyễn Hằng Giang – Giảng viên Bộ môn Tin Học – Giáo viênhướng dẫn khóa luận tốt nghiệp: Cảm ơn cô đã hướng dẫn em trong quá trình thựctập tốt nghiệp và thực hiện bài khóa luận này

 Anh Lê Cảnh Toàn – Giám đốc công ty Cyber Soft: Cảm ơn anh đã hỗ trợ

em trong quá trình thực tập và thu thập thông tin viết khóa luận tốt nghiệp

 Toàn bộ các thầy cô giáo thuộc khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế –Trường Đại học Thương mại: Cảm ơn các thầy, các cô đã dạy dỗ em suốt những nămhọc vừa qua Em sẽ không ngừng cố gắng để không phụ công dạy dỗ của thầy cô

 Gia đình, bạn bè và đồng nghiệp: Những người luôn động viên và giúp đỡ

em để em có thể đạt được thành tích như ngày hôm nay

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ HÌNH VẼ iv

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT v

LỜI MỞ ĐẦU vi

Phần 1: TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH TRIỂN KHAI VÀ CÀI ĐẶT PHẦN MỀM KẾ TOÁN Ở CÁC DOANH NGHIỆP 1

1.1 Tầm quan trọng của việc triển khai phần mềm kế toán ở các doanh nghiệp 1

1.2 Tổng quan việc triển khai phần mềm kế toán ở nước ta hiện nay 2

1.3 Mục tiêu nghiên cứu: 3

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 3

1.4.1 Đối tượng nghiên cứu: 3

1.4.2 Phạm vi nghiên cứu: 4

1.5 Phương pháp thực hiện đề tài: 4

1.6 Kết cấu của khóa luận: 5

Phần 2 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG TRIỂN KHAI VÀ CÀI ĐẶT PHẦN MỀM CYBER ACCOUNTING TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ VIỆT NAM 6

2.1 Cơ sở lý luận 6

2.1.1 Một số khái niệm cơ bản 6

2.1.1.1 Thông tin kế toán 6

2.1.1.2 HTTT kế toán 7

2.1.1.3 Phần mềm kế toán: 7

2.1.2 Các điều kiện cơ bản để chuẩn bị cài đặt và triển khai phần mềm kế toán tại doanh nghiệp: 12

2.1.3 Quy trình triển khai và cài đặt một phần mềm tại doanh nghiệp: 13

2.1.4 Phân định nội dung nghiên cứu: 16

2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng triển khai và cài đặt phần mềm Cyber Accounting tại ICD 17

2.2.1 Giới thiệu về đơn vị nghiên cứu 17

2.2.2 Khái quát về hoạt động kinh doanh của đơn vị 19 2.2.3 Phân tích thực trạng triển khai và cài đặt phần mềm Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam 21 2.2.3.1 Quy trình triển khai và cài đặt phần mềm Cyber Accounting tại Công Ty

Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam 21 2.2.3.2 Thực trạng triển khai và cài đặt phần mềm Cyber Accounting tại Công Ty

Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam 30 2.2.4 Đánh giá thực trạng triển khai và cài đặt phần mềm Cyber Accounting tại Công

Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam: 34 2.2.4.1 Ưu điểm: 34 2.2.4.2 Nhược điểm: 35 Phần 3 : ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TRIỂN KHAI VÀ CÀI ĐẶT CYBER ACCOUNTING TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHIỆP VÀ ĐÔ THỊ VIỆT NAM 36 3.1 Hướng phát triển dành cho quy trình triển khai và cài đặt phần mềm Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam

36

3.2 Các đề xuất cụ thể đối với quy trình triển khai và cài đặt phần mềm Cyber Accounting tại ICD 38 KẾT LUẬN

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ HÌNH VẼ

Bảng 2.1 Bảng các điều kiện và yêu cầu đối với thông tin kế toán 6

Hình 2.1 Mô hình tổng quát HTTT kế toán 7

Hình 2 2 : Các tính năng của Cyber Accounting 8

Bảng 2.2 Bảng các tiêu chuẩn và yêu cầu để một phần mềm trở thành phần mềm kế toán 9

Bảng 2.3 Cách phân loại phần mềm kế toán 11

Hình 2.3 Quy trình triển khai và cài đặt phần mềm kế toán 13

Bảng 2.4 Các bước chuyển đổi dữ liệu 14

Hình 2.4: Cơ cấu tổ chức của công ty ICD 18

Hình 2.5: Bảng tình hình tài chính công ty ICD 20

Bảng 2.6 Bảng so sánh quy trình cài đặt và triển khai Cyber Accounting tại ICD với quy trình triển khai chung của phần mềm kế toán MISA SME.Net và 33

Hình 3.1 Quy trình triển khai và cài đặt Cyber Accounting tương lai 38

Hình 3.2 Minh họa cho phân quyền Ct70 trong CSDL 41

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, tin học đang được ứng dụng vào hầu hết các lĩnh vực của cuộcsống trong đó công tác quản lý là một trong những lĩnh vực được thừa hưởng thành quảcủa sự phát triển công nghệ thông tin nhiều nhất Hầu hết các công việc trước đây đượcthựa hiện bằng tay, thực hiện trên giấy, được tính toán thủ công, thì ngày nay đã có thểthực hiện dễ dàng thuận lợi và chính xác hơn nhờ các ứng dụng tin học

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán trong việc quản lý củadoanh nghiệp Trong thời gian thực tập tại Công Ty Cổ Phần Công Nghiệp Và ĐôThị Việt Nam em đã đi sâu tìm hiểu, nghiên cứu đề tài: “Quy trình và thủ tục triểnkhai phần mềm kế toán Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển CôngNghiệp và Đô Thị Việt Nam.” Làm khóa luận tốt nghiệp của mình

Mục đích của đề tài nhằm giúp các nhân viên kế toán tài chính của Công Ty

Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam có thể thực hiện các nghiệp

vụ kế toán trên máy tính một cách hiệu quả hơn, bằng một phần mềm phù hợp hơn

để nâng cao hiệu quả công tác quản lý

Phần 1: TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH TRIỂN KHAI VÀ CÀI ĐẶT PHẦN MỀM KẾ TOÁN Ở CÁC DOANH NGHIỆP.

1.1 Tầm quan trọng của việc triển khai phần mềm kế toán ở các doanh nghiệp

Trong một doanh nghiệp, các nghiệp vụ kế toán diễn ra hàng ngày, hàng giờ và ảnhhưởng trực tiếp đến sự vận hành của doanh nghiệp Vì vậy việc hạch toán, theo dõi vàkiểm tra tình trạng của doanh nghiệp tại mọi thời điểm là rất cần thiết Phần mềm kế toán

là công cụ giúp quá trình bán hàng diễn ra thuận lợi hơn, giúp doanh nghiệp có được sựchính xác khi theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hóa Trên cơ sở các số liệu, hóa đơn chứng

từ cập nhật hàng ngày kế toán viên sắp xếp, kết chuyển và ghi chép vào các sổ kế toán, sổtheo dõi liên quan Trong đó các nghiệp vụ kế toán, kiểm toán đóng vai trò giám sát hoạtđộng kinh doanh của doanh nghiệp, cụ thể như:

 Theo dõi tình hình biến động (tăng/giảm) của lượng tiền mặt, tiền gửi củadoanh nghiệp

 Theo dõi biến động của tài sản cố định

 Theo dõi lượng vật tư hàng hoá

 Theo dõi tình hình sản xuất qua các con số kế toán

 Theo dõi kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh thu, lợi nhuận saumột chu kỳ kinh doanh…

 Theo dõi và giám sát doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật

Trên cơ sở những vai trò quan trọng của nghiệp vụ kế toán, phần mềm kế toán

ra đời nhằm quản lý các nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp đạtđược hiệu suất cao hơn trong công tác kế toán Vậy Giải pháp nào để công tác hạchtoán kế toán bán hàng diễn ra tốt hơn, phù hợp với các đặc điểm và sự phát triển củacông ty trong tương lai? Ta thấy, phần mềm kế toán tại Việt Nam hiện nay không phải

là một khái niệm xa lạ và đang dần được đón nhận như là một phần của HTTT kế toántrong doanh nghiệp Các ứng dụng phần mềm kế toán càng ngày phổ biến, kéo theo đó

là nhu cầu đối với các tài liệu trực quan về nhiều mặt của phần mềm kế toán cùng vớicác nhân tố liên quan lại càng cao Với những thông tin đã nghiên cứu và thu thậptrong quá trình thực tập tại doanh nghiệp em xin đề xuất đề tài khóa luận của bản thân:

“Quy trình và thủ tục triển khai và cài đặt phần mềm kế toán Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam.”

1.2 Tổng quan việc triển khai phần mềm kế toán ở nước ta hiện nay.

Nhận định về tiềm năng của thị trường phần mềm kế toán tại Việt Nam trong năm

2013, hầu hết các công ty phần mềm đều cho rằng năm nay Doanh Nghiệp sẽ tiếp tục hạnchế chi tiêu như đã tiến hành từ năm 2012 do tình hình kinh tế vẫn khó khăn Một số công

ty cung cấp phần mềm kế toán đã khẳng định doanh thu của họ 3 năm trở lại đây (từ 2010đến nay) khá ổn định, Thường tăng trưởng ở mức 20%-30% Đi theo xu hướng phần mềm

kế toán ngày càng thông minh hơn là phần lớn các nhà sản xuất, cung cấp phần mềm đã

có tên tuổi, có nhiều khách hàng như MISA, AME, Fast… Phần mềm kế toán hiện nay

đã có nhiều phát triển trên nền Web Nếu như trước đây phần mềm kế toán chủ yếu đượcbán dưới dạng đóng gói với chi phỉ khoảng vài chục triệu đồng/bản Thì nay, cùng với xuhướng ảo hóa và điện toán đám mây, nhiều doanh nghiệp chuyển sang cung cấp trên nềnweb hoặc cung cấp dưới dạng dịch vụ cho thuê theo năm Chi phí sản phẩm phần mềmngày càng thấp sẽ tạo điều kiện cho Doanh Nghiệp tin học hóa các hoạt động mà không bị

áp lực về việc đầu tư cho CNTT

Khi chọn lựa phần mềm kế toán, điều đầu tiên là các doanh nghiệp sẽ phải cânnhắc xem phần mềm đó có phù hợp với quy mô và nhu cầu hiện tại của doanh nghiệphay không Tuy nhiên, do sản phẩm phần mềm kế toán là sản phẩm trừu tượng, khôngthể kiểm định ngay nên đa số các doanh nghiệp thường lựa chọn thông qua giới thiệuhoặc dựa vào thương hiệu, uy tín của đơn vị cung cấp

Việc lựa chọn đúng phần mềm kế toán nào cùng với việc tiến hành cài đặt vàtriển khai ra sao là câu hỏi khó trả lời dành cho nhiều doanh nghiệp Đặc biệt trong bốicảnh nền kinh tế thế giới có nhiều biến động trái chiều, các doanh nghiệp Việt Nam lạicàng gặp khó khăn trong việc lựa chọn giải pháp kế toán sao cho phù hợp Nghiệp vụ

kế toán đối với doanh nghiệp có ý nghĩa sống còn, bất kỳ lựa chọn sai lầm nào cũng cóthể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng cho bản thân doanh nghiệp, thậm chí có thểkéo theo các ảnh hưởng xấu tới toàn bộ nền kinh tế Bài khóa luận này sẽ là một thamkhảo tốt giúp các tổ chức, cá nhân có cái nhìn chân thực hơn về việc triển khai và càiđặt một phần mềm kế toán chuyên nghiệp, từ đó, đưa ra lựa chọn đúng đắn cho doanhnghiệp của mình

Phần mềm Cyber Accounting được ra đời vào năm 2006 và phát triển bởi anh

Lê Cảnh Toàn cùng các đồng nghiệp tại công ty phần mềm Cyber Soft CyberAccounting đã trở thành một phần mềm hàng đầu thuộc khối phần mềm kế toán

1.3 Mục tiêu nghiên cứu:

Mục tiêu nghiên cứu của bài khóa luận là làm nổi bật những nội dung trong quytrình triển khai dự án phần mềm kế toán Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần PhátTriển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam Cụ thể là:

 Thông qua các thông tin thu thập được từ quá trình thực tập tổng hợp, phảnánh chân thực, khách quan về quy trình triển khai và cài đặt phần mềm CyberAccounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam; giúpCông Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam, Cyber Soft cùng các

tổ chức cá nhân khác hiểu rõ hơn về quy trình triển khai và cài đặt một phần mềm kếtoán tại một doanh nghiệp cụ thể

 Phân tích, nghiên cứu thực trạng triển khai và cài đặt Cyber Accounting tạiICD Từ đó, chỉ ra các ưu điểm cần phát huy, cũng như các nhược điểm cần khắc phụccủa quy trình triển khai, cài đặt phần mềm

 Đưa ra các kinh nghiệm từ quá trình triển khai và cài đặt phần mềm CyberAccounting tại ICD, tìm ra cách phát huy các ưu điểm và đưa ra những giải pháptham khảo để giải quyết các khó khăn, tồn tại để tận dụng tốt hơn CyberAccounting tại ICD

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

1.4.1 Đối tượng nghiên cứu:

Là một đề tài nghiên cứu khóa luận của sinh viên nên phạm vi nghiên cứu của

đề tài chỉ mang tầm vi mô, giới hạn chỉ trong một doanh nghiệp và trong giới hạnkhoảng thời gian ngắn hạn Cụ thể:

 Đối tượng nghiên cứu tham chiếu – bổ sung hoặc dùng trong so sánh: Cácphân hệ khác của Cyber Accounting, Fast Accouting, MISA…

1.5 Phương pháp thực hiện đề tài:

Phương pháp nghiên cứu:

+ Phương pháp điều tra xã hội học: Sử dụng các phiếu điều tra để lấy thông tincần thiết, cùng với đó là sử dụng phương pháp phỏng vấn trực tiếp khi cần thiết đốivới các các nhân hoặc nhóm có liên quan

+ Tìm kiếm thông tin qua mạng Internet cùng các tài liệu có liên quan

+ Phương pháp phân tích thông tin cho đề tài:

 Phương pháp Nguyên nhân – Kết quả: Phân tích các vấn đề dưới hai góc độ:Thực trạng và nguyên nhân dẫn đến thực trạng đó, từ đó đưa ra các đề nghị thích hợp đốivới vấn đề

 Phương pháp phân tích tổng hợp: Phân tích các khâu, các phân đoạn của vấn

đề rồi tổng hợp lại để đưa ra nhận xét trực quan nhất

Sử dụng các kiến thức đã học để xử lý các thông tin thu thập được trong quátrình thực tập tổng hợp, kết hợp với các trải nghiệm thực tế và kiến thức chuyên mônmới từ tài liệu tham khảo

1.6 Kết cấu của khóa luận:

Bài khóa luận này được phân làm ba chương như sau:

Phần 1: Tổng quan về quy trình triển khai và cài đặt phần mềm Kế Toán ở các

Doanh Nghiệp

Phần 2 : Cơ sở lý luận và thực trạng triển khai và cài đặt phần mềm Cyber

Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam

o 2.1 Cơ sở lý luận

o 2.2 Đánh giá, phân tích thực trạng triển khai và cài đặt phần mềm Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam.

Phần 3 : Để Xuất Các giải pháp hoàn thiện quy trình triển khai và cài đặt phần

mềm Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị ViệtNam

Phần 2 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG TRIỂN KHAI VÀ CÀI ĐẶT PHẦN MỀM CYBER ACCOUNTING TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG

NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ VIỆT NAM

2.1 Cơ sở lý luận:

2.1.1 Một số khái niệm cơ bản:

2.1.1.1 Thông tin kế toán:

 Khái niệm thông tin kế toán: “Thông tin kế toán là các TT có được từ các nghiệp vụ hạch toán kế toán hay là những thông tin có được do hệ thống kế toán xử lý

và cung cấp.”

Thông tin kế toán cho biết thu, chi, lỗ, lãi trong kinh doanh và dịch vụ thương mại; tuy nhiên, không phải thông tin nào cũng có thể trở thành thông tin kế toán Để trở thành thông tin

kế toán, một thông tin phải đáp ứng được các điều kiện và yêu cầu sau:

Các điều kiện để một thông tin trở thành thông tin kế toán

Là tt kế

toán tài

chính

Là tt hiện thực, đã xảy ra

Là tt có độ tin cậy

vì mọi số liệu kế toán đều phải có chứng từ, hóa đơnhợp lý, hợp lệ

Là tt có giátrị pháp lý

Việc lập và lưu hành báo cáo kế toán là giai đoạn cung cấp tt

và truyền tin đến người ra quyết định.Các yêu cầu đối với thông tin kế toán

 Phản ánh trung thực, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các chứng từ kếtoán, sổ kế toán và báo cáo tài chính

 Phản ánh kịp thời, chính xác, liên tục kể từ khi phát sinh đến khi kết thúc hoạtđộng kế toán tài chính

 Thông tin kế toán phải được phân loại, sắp xếp theo trình tự và có hệ thống

Bảng 2.1 Bảng các điều kiện và yêu cầu đối với thông tin kế toán

(Theo Giáo trình Kế toán máy – NXB Văn hóa thông tin -2009)

2.1.1.2 HTTT kế toán:

_ Khái niệm HTTT kế toán:“HTTT kế toán là hệ thống bao gồm con người, phương tiện, các chính sách, thủ tục, quyết định về kế toán tài chính; HTTT kế toán là HTTT có chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền đạt các thông tin kế toán.”

Hệ thống thông tin kế toán được chia làm năm phần chính: Phần cứng, phầnmềm, hệ thống mạng, nhân lực, dữ liệu

Trung tâm của HTTT kế toán là quy trình xử lý kế toán, năm thành phần chínhtrên hoạt động xung quanh quy trình xử lý và có tác động qua lại với nhau Một HTTT

kế toán có thể được biểu diễn bằng mô hình sau:

Hình 2.1 Mô hình tổng quát HTTT kế toán

(Theo Giáo trình HTTT kế toán – NXB Thống kê)

2.1.1.3 Phần mềm kế toán:

 Khái niệm Phần mềm kế toán: “Là hệ thống các chương trình máy tính dùng

để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng từ, sổ sách theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác.” ( Giáo trình

Kế toán máy – NXB Văn hóa thông tin – 2009)

Hình 2 2 : Các tính năng của Cyber Accounting.

Phần mềm kế toán là một thành phần của HTTT kế toán, nằm trong thành phầnchính thứ 3 – Phần mềm – trong mô hình HTTT kế toán đã biểu diễn phần trước vàđược phân vào loại phần mềm chuyên dụng Phần mềm kế toán phục vụ cho quá trình

xử lý thông tin kế toán, hỗ trợ tăng tốc độ và hiệu quả quá trình xử lý thông tin kế toánlên so với các phương pháp xử lý truyền thống

Tuy nhiên, không phải phần mềm nào cũng có thể trở thành phần mềm kế toán,

để được coi là một phần mềm kế toán hoàn thiện, phần mềm kế toán phải đáp ứngđược các tiêu chuẩn và yêu cầu sau đây:

Các tiêu chuẩn của một phần mềm kế toán

 Hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy định của Nhà nước về kế toán Khi

sử dụng không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán đượcquy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế toán

 Có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổinhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không ảnh hưởng đến dữliệu đã có

 Có khả năng tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế toán

 Đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu

Các yêu cầu đối với một phần mềm kế toán

 Phần mềm kế toán trước khi đưa vào sử dụng phải được đặt tên, thuyết minh

rõ xuất xứ, tính năng kỹ thuật, mức độ đạt các tiêu chuẩn hướng dẫn tại Thông tư103/2005/TT-BTC và các quy định hiện hành về kế toán

 Phần mềm kế toán khi đưa vào sử dụng phải có tài liệu hướng dẫn cụ thể kèm theo

để giúp người sử dụng vận hành an toàn, có khả năng xử lý các sự cố đơn giản

 Phần mềm kế toán do tổ chức, cá nhân ngoài đơn vị kế toán cung cấp phảiđược bảo hành trong thời hạn do hai bên thỏa thuận, ít nhất phải hoàn thành côngviệc kế toán của một năm tài chính

Bảng 2.2 Bảng các tiêu chuẩn và yêu cầu để một phần mềm trở thành phần

mềm kế toán (Theo thông tư 103/2005/TT-BTC của Bộ Tài chính ký ngày 24 tháng 11 năm

2005 về việc "Hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán")Tóm lại, có thể hình dung phần mềm kế toán như sau:

 Phần mềm kế toán đơn thuần là một công cụ ghi chép, lưu trữ, tính toán, tổnghợp trên cơ sở các dữ liệu đầu vào là các chứng từ gốc

 Quá trình xử lý phải tuân thủ các chuẩn mực kế toán và chế độ ban hành

 Độ chính xác của đầu ra báo cáo phụ thuộc vào yếu tố con người như kế toánthủ công

 Vai trò của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp:

 Hỗ trợ cho kế toán viên:

 Không phải thực hiện việc tính toán bằng tay

 Không yêu cầu phải nắm vững từng nghiệp vụ chi tiết mà chỉ cần nắm vữngđược quy trình hạch toán, vẫn có thể cho ra được báo cáo chính xác Điều này rất hữu íchđối với các kế toán viên mới ra trường chưa có kinh nghiệm về nghiệp vụ

 Hỗ trợ cho kế toán trưởng:

 Tiết kiệm thời gian trong việc tổng hợp, đối chiếu các sổ sách, báo cáo kế toán

 Cung cấp tức thì được bất kỳ số liệu kế toán nào, tại bất kỳ thời điểm nào chongười quản lý khi được yêu cầu

 Hỗ trợ cho giám đốc tài chính:

 Cung cấp các phân tích về hoạt động tài chính của doanh nghiệp theo nhiềuchiều khác nhau một cách nhanh chóng

 Hoạch định và điều chỉnh các kế hoạch hoạt động tài chính của doanh nghiệpmột cách chính xác và nhanh chóng

 Hỗ trợ cho giám đốc điều hành:

 Có được đầy đủ thông tin tài chính kế toán của doanh nghiệp khi cần thiết đểphục vụ cho việc ra quyết định đầu tư, điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh mộtcách kịp thời, nhanh chóng và hiệu quả

 Tiết kiệm được nhân lực, chi phí và tăng cường được tính chuyên nghiệp củađội ngũ, làm gia tăng giá trị thương hiệu trong con mắt của đối tác, khách hàng và nhàđầu tư

 Phân loại phần mềm kế toán:

Phân loại theo

bản chất nghiệp

vụ kinh tế phát

sinh

Phần mềm kế toán bán lẻ (còngọi là hệ thống POS - Point OfSales hoặc hệ thống kế toángiao dịch trực tiếp với kháchhàng Front Office Accounting):

Là các phần mềm hỗ trợ chocông tác lập hóa đơn, biên laikiêm phiếu xuất bán và giaohàng cho khách hàng Tùy từnglĩnh vực và phần mềm cụ thể

mà phần mềm này có thể hỗ trợthêm phần kiểm tra hàng tồnkho

Phần mềm kế toán tài chính quảntrị (hay phần mềm kế toán phíasau văn phòng - Back OfficeAccounting): Sử dụng để nhậpcác chứng từ kế toán, lưu trữ, tìmkiếm, xử lý và kết xuất báo cáotài chính, báo cáo quản trị và báocáo phân tích thống kê tài chính

Phân loại theo

hình thức sản

phẩm

Phần mềm đóng gói: Là cácphần mềm được nhà cung cấpthiết kế sẵn, đóng gói thành cáchộp sản phẩm với đầy đủ tàiliệu hướng dẫn cài đặt, sử dụng

và bộ đĩa cài phần mềm

Phần mềm kế toán đặt hàng: Làphần mềm được nhà cung cấpphần mềm thiết kế riêng biệt chomột doanh nghiệp hoặc một sốnhỏ các doanh nghiệp trong cùngmột tập đoàn theo đơn đặt hàng.Trong trường hợp này nhà cungcấp phần mềm không cung cấpmột sản phẩm sẵn có mà cungcấp dịch vụ phát triển sản phẩmdựa trên những yêu cầu cụ thể

Bảng 2.3 Cách phân loại phần mềm kế toán

2.1.2 Các điều kiện cơ bản để chuẩn bị cài đặt và triển khai phần mềm kế toán tại doanh nghiệp:

* Thành phần tham gia:

 Phân tích viên: Có vai trò đưa ra thiết kế phù hợp cho HTTT kế toán tạidoanh nghiệp, xác định các yêu cầu dành cho phần mềm, chuyển hóa các yêu cầu nàythành tài liệu để thuận tiện cho việc xây dựng phần mềm

 Lập trình viên: Đóng vai trò xây dựng phần mềm sao cho phù hợp với HTTTcủa doanh nghiệp, chuyển hóa các yêu cầu thu được từ phân tích viên thành chức năngtrên phần mềm

 Kỹ thuật viên: Truyền đạt cách cài đặt, sử dụng hay cách thực hiện các nghiệp

vụ trên phần mềm, đóng vai trò hỗ trợ cài đặt và triển khai phần mềm kế toán

* Điều kiện kỹ thuật:

 Đảm bảo rằng phần mềm phù hợp với hoạt động kinh doanh sản xuất củadoanh nghiệp

 Trang bị hệ thống thiết bị về tin học phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý,trình độ tin học của cán bộ quản lý, đội ngũ nhân viên kế toán

 Có quá trình sử dụng thử nghiệm (Trial/Demo) phần mềm mới trên quy môthử nghiệm Sau quá trình thử nghiệm, nếu phần mềm kế toán đáp ứng được tiêuchuẩn của phần mềm kế toán và yêu cầu kế toán của đơn vị thì đơn vị mới tiến hànhcài đặt và triển khai chính thức

 Xây dựng quy chế (dạng văn bản, tài liệu, điều ước…) giữa các bên tham giatriển khai phần mềm trong quá trình triển khai và cài đặt

 Tổ chức trang bị và sử dụng các thiết bị lưu trữ an toàn cho hệ thống trướckhi cài đặt để tránh sai sót xảy ra trong qúa trình cài đặt, triển khai

* Điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế toán:

 Lựa chọn hoặc tổ chức đào tạo cán bộ kế toán có đủ trình độ chuyên môn,nghiệp vụ về kế toán và tin học

 Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các khâu trong quá trình triển khai phầnmềm kế toán (cần sự thống nhất giữa các bên)

 Quy định rõ trách nhiệm, yêu cầu bảo mật dữ liệu máy tính; chức năng,nhiệm vụ của từng người trong quá trình triển khai và cài đặt phần mềm

* Tính thống nhất trong công tác kế toán:

 Có kế hoạch cẩn thận với trường hợp tiến hành triển khai phần mềm kế toánđối với các đơn vị kế toán có các đơn vị kế toán trực thuộc để đảm bảo thống nhất về

số liệu

2.1.3 Quy trình triển khai và cài đặt một phần mềm tại doanh nghiệp:

Việc triển khai và cài đặt một phần mềm kế toán dựa trên nguyên tắc đảm bảohiệu quả kinh tế cho doanh nghiệp, dễ thực hiện và phù hợp với khả năng của các bêntiến hành triển khai

1 Lập kế hoạch cài đặt

3 Huấn luyện

5 Biên soạn tài liệu hệ thống

2 Biến đổi

dữ liệu

4 Cài đặt

Hình 2.3 Quy trình triển khai và cài đặt phần mềm kế toán

(Theo Software Engineering – McGraw – Hill 2001)

Sau đây chúng ta sẽ đi vào nghiên cứu lý thuyết về bốn bước trong quy trìnhtriển khai phần mềm kế toán

 Lập kế hoạch cài đặt: Dựa trên yêu cầu và dự tính về quá trình triển khai,

lập kế hoạch cài đặt và triển khai phần mềm hợp lý dựa trên tiêu chí hiệu quả và phùhợp cho tất cả các bên

Kết quả: Kế hoạch triển khai và cài đặt phần mềm kế toán

 Biến đổi dữ liệu: Là quá trình đồng nhất dữ liệu từ hệ thống cũ sao cho chất

lượng và quy cách phù hợp với phần mềm mới

Các bước chuyển đổi dữ liệu

dữ liệu

Lập thời gian của quátrình

Bắt đầu thực hiện biến đổi

Kiểm tra

dữ liệu được được đưa vào tài liệu gốc

Biến đổi các tệp

dữ liệu

Thực hiện bước kiểmchứng lần cuối cùng

Bảng 2.4 Các bước chuyển đổi dữ liệu.

Kết quả: Dữ liệu phù hợp với phần mềm kế toán mới

 Huấn luyện: Xây dựng một kế hoạch huấn luyện những người cung cấpthông tin, sử dụng thông tin trong hệ thống thông tin kế toán của doanh nghiệp Phânđịnh trách nhiệm của mỗi người đối với phần mềm kế toán Cung cấp thông tin, đàotạo về các thao tác mới, hệ thống biểu mẫu mới, các thủ tục tra cứu tài liệu… Huấnluyện các kỹ xảo chuyên môn cho người sử dụng phần mềm

Kết quả: Kế hoạch huấn luyện sử dụng phần mềm cho nhân viên các bộ phậnliên quan

 Cài đặt: Việc cài đặt được diễn ra tùy theo yêu cầu và hoàn cảnh của doanh

nghiệp sử dụng phần mềm

– Trù tính khả năng khôi phục lại dữ liệu.

– Chuẩn bị thật kỹ cho từng giai đoạn cài đặt

– Chuẩn bị phương án xử lý thủ công phòng trường hợp xấu – Huấn luyện chu đáo tất cả những người tham gia

– Có khả năng hỗ trợ đầy đủ các phương tiện

Bảng 2.5 Các phương pháp chuyển đổi phần mềm

 Biên soạn tài liệu hệ thống: Biên soạn các tài liệu hướng dẫn đầy đủ, dễ

hiểu về phần mềm kế toán và HTTT kế toán phần mềm hoạt động trên

Kết quả: Tài liệu hệ thống

2.1.4 Phân định nội dung nghiên cứu:

Một hệ thống kế toán bao gồm 4 hệ thống con (hay còn là 4 chu trình xử lýnghiệp vụ):

_ Chu trình doanh thu: gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phátsinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán công nợ khách hàng Có 4 hoạtđộng chính trong chu trình doanh thu: (1) Nhận đơn đặt hàng của khách hàng; (2) Giaohàng hóa hoặc thực hiện dịch vụ cho khách hàng; (3) Yêu cầu khách hàng thanh toán;(4) Nhận tiền thanh toán

_ Chu trình chi phí: Các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinhliên quan đến việc mua hàng hóa, dịch vụ và thanh toán cho nhà cung cấp Có 4 hoạtđộng chính trong chu trình chi phí: (1) Lập đơn đặt hàng đến nhà cung cấp; (2) Nhậnhàng hóa hoặc dịch vụ từ nhà cung câp; (3) Xác nhận nghĩa vụ thanh toán; (4) Thanhtoán cho người bán

_ Chu trình chuyển đổi là chu trình ghi chép, xử lý các nghiệp vụ kế toán liênquan đến việc sử dụng lao động, vật liệu, máy móc, công cụ và chi phí sản xuất chung

để tạo ra thành phần và dịch vụ Việc xử lý này sẽ khác nhau tùy theo đơn vị là doanhnghiệp sản xuất, thương mại hay dịch vụ

_ Chu trình tài chính là chu trình ghi chép các nghiệp vụ kế toán phát sinh liênquan đến việc tăng giảm nguồn vốn của doanh nghiệp bao gồm nguồn vốn chủ sở hữu,nguồn vốn vay và các nghiệp vụ kế toán phát sinh liên quan tới tài sản cố định baogồm các nghiệp vụ tăng, giảm, khấu hao hàng kỳ, lũy kế của tất cả các tài sản này

Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài này em xin được thực hiện việc triển khaiphần mềm kế toán Cyber Accouting vào chu trình Doanh Thu Do thời gian nghiêncứu ngắn, Trong vòng hơn 1 tháng em xin được thực hiện chu trình này trước, Cũng là

để xem xét sự phù hợp của phần mềm với hệ thống đang hoạt động trước hết Sau khi

đã hoàn thành việc triển khai chu trình này em sẽ tiếp tục triển khai các chu trình cònlại, lần lượt là chu trình chi phí, chu trình chuyển đổi, chu trình tài chính Như vậy,Người sử dụng sẽ có thời gian thích ứng dần với phần mềm mới, tránh sự không tươngthích của hệ thống Nếu trong quá trình triển khai chu trình đầu tiên này có những sự

cố hay khó khăn gì em sẽ lưu ý để những chu trình sau hoàn thiện tốt hơn

Để triển khai chu trình doanh thu đối với phần mềm kế toán Cyber Accouting sẽphải sử dụng tới các chức năng: Quản trị hệ thống, Quản lý người sử dụng và phân

quyền; kế toán bán hàng và công nợ phải thu; kế toán tập hợp doanh thu Các chứcnăng khác của phần mềm sẽ được sử dụng toàn bộ sau khi triển khai hoàn thiện 3 chutrình còn lại.

2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng triển khai và cài đặt phần mềm Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam.

2.2.1 Giới thiệu về đơn vị nghiên cứu

Tên đơn vị : Công ty cổ phần phát triển công nghiệp và đô thị Việt Nam

Địa chỉ trụ sở: SỐ 9 , PHẠM VĂN ĐỒNG – CẦU GIẤY – HÀ NỘI.

Số điện thoại: 04 35 375 411

Fax: 04 35 376 223

Website của công ty: WWW.ICD.COM.VN

Tổng giám đốc: Lê Văn Doanh

Loại hình công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn

Công ty CP Phát triển Công nghiệp và Đô thị Việt Nam (ICD) là một trongnhững đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất và cung cấp các sản phẩm thiết bị vệsinh môi trường Công ty đă thực hiện rất nhiều dự án phục vụ cộng đồng, các tổ chức,doanh nghiệp trong và ngoài nước Trong đó,công ty luôn chú trọng phát triển các sảnphẩm liên quan đến việc bảo vệ môi trường như: Thùng rác công cộng bằng các chấtliệu nhựa HDPE, PP, Composite (FRP), thép, INOX với nhiều loại dung tích khácnhau từ 5L đến 1.000L

Công ty cung cấp sản phẩm và tư vấn chuyên môn cho các địa phương, các nhàđầu tư cũng như các nhà thầu trong việc thiết kế, xây dựng các hệ thống quản lý rácthải, khống chế ô nhiễm, bảo vệ môi trường

Công ty CP Phát triển Công nghiệp và Đô thị Việt Nam (ICD) luôn áp dụngnhững công nghệ tiên tiến từ các nước Châu Âu, sử dụng nguồn nhân lực có trình độcao và là đối tác của các hăng cung cấp thiết bị nổi tiếng Thế giới nhằm cung cấp chokhách hàng những sản phẩm chất lượng tốt với chi phí hợp lư giúp cho quá tŕnh vậnhành và bảo tŕ dự án tối ưu để đạt được hiệu quả đầu tư tốt nhất

Sơ đồ cấu trúc tổ chức

PhòngBảoHành

PhòngTổngHợp

Hình 2.4: Cơ cấu tổ chức của công ty ICD

Chức năng các phòng ban tại ICD

 Ban giám đốc: bao gồm: + Giám đốc: Lê Văn Doanh

+ Phó giám đốc : Lại Thế Long

Điều hành hoạt động của công ty và hỗ trợ phát triển hệ thống phân phối,pháttriển thị trường Với các quyền hạn triển khai thực hiện chiến lược, XD KHSXKD tạiICD, điều hành hoạt động và quyết định về nhân sự

 Phòng kinh doanh: Trưởng phòng : Nguyễn Văn Cường

Nghiên cứu, đánh giá thị trường địa phương, đề xuất phát triển sản phẩm vàkênh phân phối Khai thác các dịch vụ, thực hiện các dịch vụ khách hàng, chăm sóckhách hàng Thực hiện các chương trình xúc tiến bán và tiếp nhận thông tin phản hồi

từ khách hang Là đầu mối triển khai các chương trình, kế hoạch kinh doanh Đầu mối

tổ chức và phát triển các kênh bán hàng, quản lý hệ thống đại lý, tổ chức thực hiện đàotạo đại lý Trực tiếp quản lý và phát triển kênh bán hàng qua VNPost Đầu mối triểnkhai các chương trình marketing… Có quyền hạn thu thập thông tin về khách hàng từcác phòng nghiệp vụ, đàm phán với các kênh bán hàng, đối tác, đại lý về chính sáchbán hàng

 Phòng bảo hành sản phẩm : Trưởng phòng: Nguyễn Văn Linh

Quản lý toàn bộ hoạt động khai thác, giám định, bồi thường theo nghiệp vụ củađơn vị Là đầu mối cung cấp điều kiện, điều khoản, tỉ lệ phí bảo hành Hỗ trợ, tham giađàm phán và dự thảo hợp đồng các dịch vụ trên phân cấp Là đầu mối kiểm tra, kiểmsoát về nghiệp vụ và trình ký (ký nháy) các hợp đồng bảo hành Có quyền hạn ra quyếtđịnh về công tác nghiệp vụ theo mảng phụ trách.

 Phòng kỹ thuật: Trưởng Phòng: Đào Công Hải

Hướng dẫn văn bản nghiệp vụ, đầu mối đào tạo nghiệp vụ cho CBNV và đại lý

về kyc thuật sản phẩm

 Phòng tài chính kế toán: Trưởng phòng: Trần Thị Oanh

Vận hành bộ máy kế toán và quản lý chứng từ Hướng dẫn thực hiện các vănbản quy định TCKT của Nhà nước và Tổng công ty Kiểm tra, kiểm soát việc chấphành chế độ thu chi tài chính của các phòng Thực hiện thu chi và hạch toán thu chitheo quy định Xác nhận, đối chiếu, đôn đốc thu hồi công nợ Lập báo cáo quyết toán.Quản lý giá trị trên sổ sách tài sản, quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, quản lý hóa đơn,

ấn chỉ Quyền hạn quyết định về nghiệp vụ tài `chính kế toán theo chính sách của TCT

và quy định của Nhà nước

 Phòng tổng hợp: Trưởng phòng: Nguyễn Đức Anh

Thực thi chính sách nhân sự (cơ cấu tổ chức, tuyển dụng, đào tạo, đánh giáKQCV, trả lương) Thực hiện các nghĩa vụ và chế độ chính sách người lao động Dịch

vụ hậu cần, vận chuyển, văn thư lưu trữ, lễ tân, thi đua khen thưởng, hành chính quảntrị, hệ thống thông tin Quản lý về hiện vật tài sản, dụng cụ, công cụ, văn phòng phẩm,tài sản thu hồi sau bồi thường Quan hệ chính quyền, địa phương Quyền hạn quyền đềxuất tổ chức thực hiện các công tác nhân sự, hành chính Quyền yêu cầu các phòngcung cấp thông tin về nhân sự Quyền thay mặt công ty giao dịch với cơ quan chínhquyền địa phương

2.2.2 Khái quát về hoạt động kinh doanh của đơn vị

Trong bối cảnh tình hình kinh tế suy thoái, lạm phát trong nước tăng mạnh.Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam đã linh hoạt nắm bắt

và hành động kịp thời để hạn chế tối đa các ảnh hưởng xấu.Trong 3 năm gần đây công

ty vẫn đảm bảo tốt hoạt động kinh doanh và không ngừng mở rộng quy mô Doanh thuqua các năm hầu như vẫn ổn định Đặc biệt, năm 2012 doanh thi tăng vượt trội so với

năm 2011 và 2010 Đây là một kết quả đáng khen ngợi trước nỗ lực của toàn thể lãnhđạo nhân viên công ty.

Đơn vị: Đồng

Tổng chi phí SXKD 1,200,234,456,742 1,123,457,268,357 2,236,368,459,434Lợi nhuận trước thuế 45,234,568,246 39,257,842,579 80,265,368,467

Hình 2.5: Bảng tình hình tài chính công ty ICD (nguồn: báo cáo tài chính của công ty qua các năm)

* Chiến lược và định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới

Chiến lược phát triển của ICD là hướng vào thị trường bán buôn, trong đó chútrọng khách hàng là doanh nghiệp Với bối cảnh hiện nay và trong vòng từ 5-10 nămtới, người tiêu dùng Việt Nam sẽ sử dụng nhiều các sản phẩm thiết bị vệ sinh môitrường được cho là cần thiết như: sản phẩm thùng rác nhựa, thùng rác y tế, xe gomrác Chính vì vậy sứ mệnh của ICD là đem đến người tiêu dùng những sản phẩm cótính thiết thực với giá cả cạnh tranh nhất, chất lượng phục vụ tốt (điều đó được hiểu làICD sẽ chưa đưa ra nhiều sản phẩm đón trước nhu cầu dài hạn) Để trở thành nhà cungcấp sản phẩm thiết bị vệ sinh môi trường hàng đầu trên thị trường ICD phải có hệthống bán hàng rộng khắp Hiện nay và trong vòng 5 năm tới, ICD sẽ dựa vào thếmạnh rộng khắp của mạng lưới Vnpost Hoàn thành được sứ mệnh trên, ICD sẽ làdoanh nghiệp đứng đầu trong thị trường sản phẩm thiết bị vệ sinh môi trường

Vì vậy, ICD cam kết đem lại cho cộng động những sản phẩm thiết thực, chấtlượng dịch vụ chuẩn mực thông qua hệ thống bán hàng và dịch vụ khách hàng phủ kíntoàn quốc

Công ty đã và luôn nỗ lực không ngừng để nâng cao chất lượng dịch vụ Tậntâm khi chăm sóc khách hang Hiện nay với hệ thống thanh toán trưc tuyến đang đượcgấp rút hoàn thiện, chúng tôi luôn muốn đem tới cho khách hang sự thuận tiện và hiệuquả nhất khi hợp tác với ICD

2.2.3 Phân tích thực trạng triển khai và cài đặt phần mềm Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam.