Bước 8: Chuẩn bị tài liệu hệ thống:
Tài liệu hệ thống có ý nghĩa rất quan trọng trong việc bảo trì và nâng cấp sau này. Vì thế, sau khi cài đặt hệ thống, đội triển khai phải tổng hợp các tài liệu đã thu thập được trước đó cùng các tài liệu phân tích thiết kế … để tạo thành tài liệu hệ thống cuối cùng. Tài liệu này không chỉ có ý nghĩa hỗ trợ cho phần mềm Cyber Accounting mà còn có ý nghĩa quan trọng trong quá trình hoàn thiện hóa HTTT kế toán nói riêng và HTTT toàn doanh nghiệp nói chung tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam.
Kết quả: Tài liệu hệ thống của HTTT kế toán tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam.
Ý nghĩa: Tạo ra cơ sở lý thuyết cho việc sử dụng, bảo trì, nâng cấp Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam trong tương lai.
2.2.3.2 Thực trạng triển khai và cài đặt phần mềm Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam. Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam.
So sánh với quy trình lý thuyết:
So với lý thuyết về triển khai và cài đặt, có thể thấy, việc triển khai và cài đặt Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam trên cơ bản dựa trên quy trình lý thuyết. Tuy nhiên, để phù hợp với điều kiện thực tế của đơn vị, quy trình cài đặt và triển khai Cyber Accounting đã thay đổi ở một số khâu so với quy trình chung lý thuyết. Sau đây, chúng ta sẽ đi vào phân tích những điểm giống và khác nhau giữa hai quy trình này.
− Giống nhau:
• Quy trình triển khai và cài đặt Cyber Accounting có đầy đủ các bước mà quy trình lý thuyết có, bao gồm: Lập kế hoạch cài đặt, Biến đổi dữ liệu, Huấn Luyện, Cài đặt, Xây dựng tài liệu hệ thống.
• Cả quy trình triển khai và cài đặt đều tiến hành dựa theo kế hoạch được đặt ra ở đầu quy trình trong phần Lập kế hoạch cài đặt.
• Đều có sự tham gia từ tất cả các bên, bao gồm cả bên chuẩn bị cài đặt để sử dụng và bên tiến hành cài đặt và triển khai phần mềm.
− Khác nhau và phân tích nguyên nhân:
• Quy trình triển khai và cài đặt Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam có tám bước mà quy trình lý thuyết chỉ có 5 bước.
Lý do: Quy trình triển khai và cài đặt lý thuyết thực tế là bước cuối cùng trong quy trình xây dựng một phần mềm, trước đó, quy trình xây dựng phần mềm còn bao gồm cả quá trình khảo sát, phân tích và thiết kế. Trong khi đó, đối với quá trình triển khai và cài đặt Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam, ba bước trên được tích hợp vào trong quy trình triển khai và cài đặt. Sở dỹ có thể tích hợp như vậy vì Cyber Accounting tuy thuộc nhóm phần mềm làm theo đặt hàng (phát triển sau khi nhận được yêu cầu của khách hàng), nhưng phần lõi của Cyber Accounting đã được xây dựng sẵn trước đó, các yêu cầu của khách hàng chỉ được phát triển thêm vào và trở thành các chức năng mới của riêng dành cho đơn vị đặt hàng phần mềm mà thôi.
• Khâu chuyển đổi số liệu trong quy trình triển khai và cài đặt Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam được rút ngắn lại nhiều so với quy trình lý thuyết.
Lý do: Số liệu kế toán tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam có số liệu đa dạng, nhưng chủ yếu là nghiệp vụ kế toán bán hàng, do đó số liệu khá giống nhau, thuận tiện cho việc chuyển đổi hàng loạt. Chi nhánh không có công ty con, nhờ đó số liệu tập trung và chính xác. Thêm vào đó, ngoại tệ mà chi nhánh sử dụng trong kế toán được thống nhất là đô-la Mỹ (USD), đồng thời các số liệu về ngoại tệ đều có đối chiếu bằng VND. Các điều kiện thuận lợi này làm cho
việc chuyển đổi số liệu diễn ra dễ dàng hơn và là cơ sở rút ngắn quy trình của đội triển khai.
• Trong quy trình triển khai và cài đặt Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam việc triển khai bản dùng thử và việc chuyển đổi dữ liệu được tiến hành trước khi xây dựng CSDL hoàn chỉnh. Trong khi quy trình lý thuyết yêu cầu xây dựng CSDL đồng thời với việc chuyển đổi số liệu.
Lý do: Vấn đề này phát sinh là do sau khi khảo sát về cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp, đội triển khai nhận thấy máy chủ của doanh nghiệp đã quá cũ và không đáp ứng được yêu cầu phần cứng của Cyber Accounting. Vì thế, trong thời gian chờ công ty đầu tư máy chủ mới, các dữ liệu chạy trong quá trình thử nghiệm được lưu trữ trên CSDL tạm tại máy chủ cũ. CSDL tạm này là CSDL được xây dựng mẫu cho phần mềm gốc, sau đó chờ CSDL được xây dựng lại theo yêu cầu của nghiệp vụ kế toán tại ICD sẽ được thiết kế trên máy chủ mới.
• Các bước trong quy trình cài đặt và triển khai Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam có những khâu được thực hiện song song hoặc gối nhau, trong khi quy trình lý thuyết là một quy trình liền mạch nối tiếp.
Lý do: Việc thực hiện lần lượt các bước trong quy trình lý thuyết sẽ giúp cho việc thực hiện các bước kế tiếp diễn ra dễ dàng hơn, kết quả báo cáo công việc cũng sẽ chuẩn xác hơn so với quy trình mà Cyber Soft và Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam sử dụng. Tuy nhiên, nếu thực hiện việc triển khai như trong quy trình lý thuyết, phí tổn về thời gian và tiền bạc sẽ lớn hơn nhiều so với thực hiện theo quy trình triển khai trong nghiên cứu. Việc thực hiện các bước cài đặt và triển khai gối lên nhau dựa trên cơ sở tính toán nhằm tiết kiệm chi phí và điều kiện tiên quyết là các cơ sở để thực hiện bước tiếp theo đã cơ bản đầy đủ.
So sánh với quy trình triển khai và cài đặt một số phần mềm kế toán khác:
Sau khi so sánh quy trình cài đặt và triển khai Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam với quy trình lý thuyết, bài khóa luận sẽ đi vào phân tích so sánh quy trình cài đặt và triển khai Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam với quy trình triển khai chung của hai phần mềm kế toán khác.
− Phần mềm đầu tiên được sử dụng để so sánh: một phần mềm kế toán của Việt Nam: MISA SME.Net – nhà phát triển: Công ty cổ phần MISA.
− Phần mềm thứ hai: một phần mềm kế toán của nước ngoài: PeachTree Accounting – nhà phát triển: Sage.
Để tiện cho việc so sánh, bài khóa luận sẽ đưa ra một bảng so sánh quy trình triển khai và cài đặt của ba phần mềm.
Quy trình triển khai và cài đặt Cyber Accounting tại ICD
Quy trình triển khai và cài đặt MISA SME.Net
Quy trình triển khai và cài đặt PeachTree
Accounting Số bước của quy
trình 8 bước 8 bước 5 bước (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hình thức triển khai Đội triển khai đến triển khai trực tiếp
Đội triển khai đến triển khai trực tiếp
Trực tuyến, qua mạng internet Thời gian sử dụng
thử nghiệm 1 tháng 1 tháng 20 ngày
Thứ tự thực hiện các bước của quy trình
Liên tiếp theo kế hoạch, nhưng có gối nhau.
Liên tiếp theo kế hoạch.
Liên tiếp theo kế hoạch.
Tiến hành khảo sát trước quá trình cài đặt thử nghiệm
Có Có Không
Xây dựng CSDL Sau khi chuyển đổi dữ liệu.
Trước khi chuyển đổi dữ liệu.
Trước khi chuyển đổi dữ liệu.
Thời gian triển khai
cần thiết 3 tháng 2 tháng 1 tháng
Bảng 2.6. Bảng so sánh quy trình cài đặt và triển khai Cyber Accounting tại
ICD với quy trình triển khai chung của phần mềm kế toán MISA SME.Net và PeachTree Accounting
Từ bảng so sánh trên có thể thấy, mỗi phần mềm có những đặc điểm riêng trong quá trình cài đặt và sử dụng; sự thay đổi này còn phụ thuộc vào điều kiện thực tế khi cài đặt phần mềm.
Giải thích cho sự khác nhau giữa các quy trình này, ta có thể tóm tắt những lý do chính như sau:
− Sự khác nhau về hình thức phần mềm: Trong khi Cyber Accounting và MISA SME.Net có thể coi là phần mềm đặt hàng thì PeachTree Accounting lại là phần mềm đóng gói sẵn, vì thế việc cài đặt cũng sẽ khác nhau.
− Sự khác nhau về đối tượng khách hàng: Trong khi MISA SME.Net nhằm vào nhóm các khách hàng thuộc khối tài chính – ngân hàng, thì Cyber Accounting coi khối bán hàng và quản lý kho bãi là khách hàng mục tiêu. PeachTree Accounting có vẻ có đối tượng khách hàng rộng hơn và ứng dụng tốt cho nhiều loại hình doanh nghiệp.
− Sự khác nhau về công nghệ phát triển phần mềm: Cyber Accounting sử dụng Fox, MISA SME.Net sử dụng VB.net trong khi PeachTree Accounting sử dụng cả C# và VB.net làm ngôn ngữ phát triển.
− Sự khác nhau về CSDL: Cyber Accounting và MISA SME.Net sử dụng SQL Server, trong khi PeachTree Accounting chạy được cả trên nền Oracle.