mục đích xác đinh chắc chắn nghĩa vụ trả tiền của người nhận nợ:
BIỂU SỐ 3.1:
GIẤY XIN KHẤT NỢ
Tên tôi là : Nguyễn Văn A
Chức vụ : Nhân viên
Đơn vị công tác : Công ty Cổ phần B
Xin khất : Nợ
Số hoá đơn : 31741
Hình thức thanh toán : TM/CK Hà Nội, ngày 25 tháng 12 năm 2010
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Bên cạnh những ưu điểm trên công tác kế toán tiêu thụ của công ty vẫn còn những tồn tại cần khắc phục nhằm phù hợp với yêu cầu quản lý và nâng cao chất lượng của công tác tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm.
3.3.2 Những tồn tại
Hoạt động tiêu thụ của công ty dàn trải trên rất nhiều các mặt hàng mà chưa xác định được mặt hàng nào là chủ lực để đầu tư chiếm ưu thế trên thị trường. Công ty chưa thực sự trú trọng đến công tác xúc tiến bán hàng nhất là việc quảng bá hình ảnh của công ty.
Công ty không tổ chức sổ chi tiết bán hàng mà chỉ theo dõi tình hình bán hàng, doanh thu qua các hóa đơn bán hảng và bảng kê hóa đơn bán hàng điều này chỉ mang tính liệt kê thành phẩm bán ra mà không có tính hạch toán. Bảng kê hóa đơn bán hàng chỉ phản ánh chỉ tiêu giá trị mà không có chỉ tiên số lượng, để theo dõi chỉ tiêu số lượng và tên khách hàng thì phải xem lại hóa đơn bán hàng, điều này rất khó cho việc đối chiếu kiểm tra.
Công ty theo dõi doanh thu và giá vốn chưa theo danh điểm thành phẩm. Điếu đó làm cho thông tin cung cấp bị hạn chế, sẽ không biết mặt hàng nào đang kinh doanh bị thua lỗ vì thế có thể dẫn đến việc đưa ra các quyết định sai lầm hay không có các điều chỉnh phù hợp
Trong năm 2010 công ty sử dụng mức chiết khầu bán hàng từ 1% đến 3% mức này còn thấp chưa mang lại hiệu quả lớn và chưa làm tăng khả năng thanh toán của đơn vị. Mức chiết khấu phù hợp có tác dụng rất quan trọng, công ty nên có cân nhắc trong việc nâng cao mức chiết khấu này.
Nhưng số dư của tài khoản phải thu khách hàng vào năm 2010 lên tới gần 29 tỷ đồng. Số tiền phải thu là lớn nhưng công ty không lập dự phòng cho khoản phải thu này điều này có thể dẫn đến những tác động xấu cho tình hình tài chính của công ty. Theo nguyên tắc thận trọng thì các công ty phải lập dự phòng cho các khoản phải thu của mình. Công ty phải có các biện pháp đôn đốc khách hàng trả tiền cũng như phân tích tình hình tài chính của khách hàng khi cho phép họ nợ tiền.
Do công ty sử dụng phần mềm kế toán máy nên khi khách hàng thanh toán ngay công ty vẫn sử dụng TK 131 để hạch toán sau đó mới chuyển sang TK 111 hay TK 112 điều này làm đơn giản công tác kế toán nhưng mặt khác nó làm cho các định khoản sẽ phát sinh nhiều hơn thực tế.
Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty tương đối lớn đặc biệt là chi phí quản lý doanh nghiệp (năm 2010 chi phí này là hơn 7 tỷ đồng). Công ty cần có các biện pháp giảm bớt những chi phí không thực sự cần thiết. Ngoài ra việc đưa toàn bộ chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp trong kỳ vào xác định kết quả tiêu thụ là chưa chính xác mà phải phân bổ cho sản phẩm tồn kho cuối kỳ, phần chi phí phục vụ cho thành phẩm xuất bán trong kỳ mới đưa vào xác định kết quả tiêu thụ.
Công ty hiện đang sử dụng phần mềm kế toán Fast Accouting, phần mềm này chưa áp dụng cho toàn bộ các phần hành nên khó cho việc nối mạng cục bộ nhằm giảm thiểu các công việc kế toán cần thực hiện nhất là trong việc đối chiếu và tổng hợp số liệu.
3.4 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiên thụ thành phẩm tại công ty
Công ty cần sử dụng phần mềm kế toán máy trong tất cả các phần hành kế toán để giảm thiểu công việc cần thực hiện, tăng độ chính xác cho các thông tin. Vì kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm là khâu
cuối cùng nên cần các thông tin chính xác từ các phần hành kế toán trước vì thế cần hoàn thiện phần mềm kế toán máy hiện nay ngoài ra cần phải nâng cao trình độ của đội ngũ kế toán nhằm nâng cao năng suất lao động và đảm bảo tính hiệu quả trong công việc.
Công ty cần xem xét lại kết cấu sản phẩm để bố trí sản xuất một cách hợp lý. Hiện tại các mặt hàng có giá trị kinh tế cao cần thiết phải sản xuất thêm để tăng giá trị doanh thu của đơn vị.
Công ty cũng cần tăng cường khâu nghiên cứu để có các sản phẩm mới, có giá trị kinh tế cao thì mới đem lại hiệu quả kinh tế. Vì hiện nay trên thị trường có rất nhiều các đơn vị sản xuất kinh doanh dược phẩm nên cần thiết phải có nhiều mặt hàng độc quyền thì mới có thể cạnh tranh được.
Đặc biệt công ty đang xây dựng thêm nhà máy mới nên chiến lược sản phẩm và chiến lược tiêu thụ sản phẩm cần phải được công ty chuẩn bị ngay từ bây giờ.
Sản phẩm thuốc của công ty và thương hiệu của công ty có uy tín lớn trên các thị trường vì vậy công ty cần hoàn thành việc xây dựng quy trình sản xuất dược phẩm đạt tiêu chuẩn GMP - WHO.
Công ty cần đề ra mức chiết khấu bán hàng phù hợp để làm tăng khả năng thanh toán của đơn vị, mức tối thiểu của tỷ lệ chiết khấu phải lớn hơn mức lãi suất tiền gửi ngân hàng để tránh tình trạng khách hàng không trả tiền ngay mà gửi vào ngân hàng để hưởng tiền lãi. Công ty còn nên đa dạng các hình thức xúc tiến bán hàng, tiến hành quảng bá cho các sản phẩm mới nhằm nâng cáo hình ảnh, uy tín của công ty trên thị trường.
Công ty nên mở Bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng gửi bán của toàn bộ công ty là số liệu tổng hợp của Bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng gửi bán theo từng cửa hàng của công ty.
BIỂU SỐ 3.2: Bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng gửi bán