Hướng dẫn sử dụng phần mềm VLS SME 1.0

Ví dụ: Tại phiếu chi tiền mặt, trong quá trình nhập liệu, người sử dụng thường xoá, thêm, đổi số chứng từ, làm sốchứng từ mới tiếp theo nhảy không đúng, người sử dụng có thể vào đây mục

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

LỜI GIỚI THIỆU 6

MỞ ĐẦU: GIỚI THIỆU CHUNG 7

1 Thao tác và các phím chức năng

7 1.1 Login vào chương trình: 7

1.2 Làm việc tại giao diện chính của chương trình: 8

2 Những tính năng mới trong VLS SME

10 2.1 Chứng từ 10

2.2 Báo cáo 11

2.3 Danh mục 12

2.4 Các chức năng khác 12

CHƯƠNG I: PHÂN HỆ HỆ THỐNG 13

1 Thực hiện các chức năng trong phân hệ Hệ thống

13 1.1 Quản lý hệ thống: 13

1.1.1 Khai báo các màn hình nhập chứng từ 13

1.1.2 Cài đặt tham số hệ thống 14

1.1.3 Gửi thông báo cho các máy trạm đang sử dụng VLS 17

1.1.4 Chọn thời gian nhập liệu: 17

1.1.5 Quản lý các phân hệ: 18

1.1.6 Quản lý đăng ký sử dụng: 18

1.2 Quản lý số liệu 18

1.2.1 Sao lưu số liệu (Backup) 18

1.2.2 Khóa số liệu 19

1.2.3 Chức năng sao chép số liệu vào/ra: 19

1.2.4 Kiểm tra số liệu 20

1.2.5 Bảo trì số liệu .

20 1.2.6 Xem các chứng từ đang sử dụng: 20

1.3 Các danh mục từ điển 20

1.3.1 Danh mục tiền tệ 20

1.3.2 Danh mục tỷ giá quy đổi ngoại tệ 20

1.3.3 Danh mục đơn vị cơ sở 21

1.3.4 Danh mục định nghĩa gõ tắt

21 1.4 Quản lý người sử dụng 21

1.4.1 Khai báo người sử dụng và phân quyền 21

1.4.2 Xem nhật ký người sử dụng: 23

1.5 Các tiện ích trợ giúp 24

1.5.1 Cài đặt phông chữ: .

1.5.3 Hướng dẫn sử

dụng: 24

1.5.4 Thoát chương trình: 24

1.5.5 Thư giãn: 24

1.5.6 Kết nối trực tiếp với VLS: 24

1.5.7 Mô hình quy trình công việc: 24

CHƯƠNG II : THIẾT LẬP CÁC DANH MỤC 26

1 Danh mục tài khoản 26

1.1 Vị trí và chức năng 26

1.2 Thêm tài khoản mới 27

1.3 Sửa, xoá tài khoản 28

1.4 Đổi tài khoản 28

2 Các danh mục liên quan đến kho và hàng hoá, vật tư 28

2.1 Vị trí và chức năng 28

2.2 Quản lý giá vốn hàng tồn kho 28

2.3 Danh mục kho hàng 29

2.4 Danh mục hàng hoá, vật tư 29

2.5 Danh mục phân nhóm vật tư hàng hóa 30

2.6 Khai báo về kho để tính giá Nhập trước Xuất trước (FIFO) 31

2.7 Khai báo chứng từ để tính giá FIFO 31

3 Danh mục khách hàng, nhà cung cấp 31

3.1 Vị trí và chức năng 31

3.2 Danh mục phân nhóm khách hàng 32

3.3 Danh mục bộ phận/ nhân viên kinh doanh 34

4 Danh mục giá bán 34

5 Danh mục thuế suất Thuế GTGT đầu ra 35

6 Danh mục tài khoản ngân hàng 35

CHƯƠNG III: CẬP NHẬT SỐ DƯ ĐẦU KỲ 36

1 Vào số dư đầu kỳ các tài khoản 36

1.1 Vị trí 36

1.2 Thông tin cập nhật 36

2 Vào số dư công nợ 37

3 Vào tồn kho đầu kỳ .

37 3.1 Vật tư sử dụng cách tính giá : Trung bình, đích danh 38

3.2 Vật tư sử dụng cách tính giá: Nhập trước xuất trước 38

CHƯƠNG IV: CẬP NHẬT CHỨNG TỪ 39

1 Tổng quan 39

1.1 Cấu trúc màn hình nhập liệu: 39

1.2 Các phím chức năng 39

1.3 Các thao tác cập nhật chứng từ 39

từ: 40 1.5 Các thông tin liên quan

ngày lập chứng từ và ngày hạch toán 40

1.6 Tự động đánh số chứng từ trong VLS: 40

1.7 Về việc kiểm tra số chứng từ trùng trong chương trình 41

1.8 Các lưu ý liên quan đến tính toán số lượng, đơn giá và thành tiền 41

1.9 In ấn và kết xuất dữ liệu chứng từ 42

2 Phân hệ Vốn bằng tiền 43

2.1 Chức năng: 43

2.1.1 Quản lý ngoại tệ

43 2.1.2 Quản lý tiền mặt và tiền gửi ngân hàng

43 2.1.3 Quản lý thanh toán công nợ

43 2.2 Hướng dẫn nhập liệu chứng từ Phân hệ Vốn bằng tiền 43

2.2.1 Phiếu chi tiền mặt

43 2.2.2 Phiếu thu tiền mặt 45

2.2.3 Giấy báo Nợ (chi), Giấy báo Có (thu) 46

3 Phân hệ Quản lý kinh doanh & đặt hàng 46

3.1 Chức năng 46

3.2 Cập nhật chứng từ 46

3.2.1 Phiếu yêu cầu mua vật tư

46 3.2.2 Phiếu đề nghị mua hàng

46 3.2.3 Duyệt phiếu đề nghị mua hàng

46 3.2.4 Đơn đặt hàng mua

47 3.2.5 Đơn đặt hàng bán

47 3.2.6 Lệnh xuất hàng

47 3.2.7 Duyệt lệnh xuất hàng

47 3.3 Báo cáo 48

3.3.1 Báo cáo Đơn dặt hàng bán

48 3.3.2 Báo cáo Đơn đặt hàng mua

48 4 Phân hệ Phải trả 48

4.1 Chức năng 48

4.1.1 Lập và theo dõi Đơn đặt mua hàng

4.1.3 Theo dõi xuất hàng trả nhà cung cấp

48 4.1.4 Theo dõi công nợ nhà cung cấp

49 4.2 Hướng dẫn nhập liệu chứng từ tại Phân hệ phải trả 49

4.2.1 Phiếu nhập mua hàng

49 4.2.2 Phân bổ chi phí mua hàng tại phiếu nhập mua hàng

50 4.2.3 Phiếu nhập chi phí mua hàng

51 4.2.4 Nhập cửa sổ khai báo thuế GTGT 52

4.2.5 Phiếu nhập khẩu 53

5 Phân hệ Phải thu 53

5.1 Chức năng: 53

5.1.1 Lập và theo dõi Đơn đặt hàng – SO (Sales Oder)

53 5.1.2 Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi doanh thu

53 5.1.3 Theo dõi hàng bán bị trả lại

54 5.1.4 Ghi nhận thuế GTGT

54 5.1.5 Theo dõi công nợ khách hàng

54 5.2 Hướng dẫn nhập liệu chứng từ Phân hệ phải thu 54

5.2.1 Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho

54 5.2.2 Phân bổ tiền hàng cho các hoá đơn

55 5.2.3 Sửa lại số tiền phải thu cho các hoá đơn

56 6 Phân hệ Hàng tồn kho .

56 6.1 Chức năng: 56

6.1.1 Quản lý danh mục vật tư hàng hóa

56 6.1.2 Quản lý kho hàng

56 6.1.3 Cập nhật chứng từ

56 6.2 Hướng dẫn nhập liệu chứng từ Phân hệ tồn kho 57

6.2.1 Phiếu nhập, xuất kho:

57 6.2.2 Phiếu xuất điều chuyển

57

6.2.3 Tính giá trung bình

58 6.2.4 Tính giá nhập trước xuất trước

60 6.2.5 Tính lại tồn kho tức thời

60 7 Phân hệ Chi phí, giá thành 60

7.1 Chức năng: 60

7.2 Danh mục vụ việc 61

7.3 Danh mục người sử dụng tự định nghĩa 62

7.4 Cập nhật chứng từ 62

7.5 Các bước thực hiện tính giá thành 62

7.6 Hệ thống báo cáo 63

7.6.1 Báo cáo chi phí theo tài khoản

63 7.6.2 Báo cáo theo vụ việc, công trình

63 7.6.3 Các bảng kê

63 8 Phân hệ Tài sản cố định & Công cụ dụng cụ 63

8.1 Chức năng 63

8.2 Thiết lập các danh mục 63

8.2.1 Danh mục lý do tăng, giảm

63 8.2.2 Danh mục bộ phận sử dụng

64 8.3 Khai báo các thông tin 64

8.4 Phân nhóm TSCĐ, CCDC 64

8.5 Quản lý thêm bớt các bộ phận 64

8.6 Quản lý về luân chuyển giữa các bộ phận 64

8.7 Khai báo giảm tài sản, công cụ 65

8.8 Khai báo thôi không tính khấu hao 65

8.9 Tính khấu hao tháng và điều chỉnh khấu hao tháng 65

8.10 Các bước tính khấu hao TSCĐ, CCDC 65

9 Phân hệ Tổng hợp 65

9.1 Phiếu kế toán 65

9.1.1 Chức năng

65 9.1.2 Cập nhật Phiếu kế toán

66 9.2 Cập nhật các hoá đơn GTGT đầu vào, đầu ra 67

9.3 Khai báo tài khoản và thực hiện bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ 67

10 Phân hệ Báo cáo quản trị 67

11 Phân hệ Quản lý thuế 67

11.1 Chức năng 67

11.2 Đăng ký phát hành hóa đơn 68

11.3 Khai báo xóa giảm hóa đơn 68

11.4 Kết xuất dữ liệu sang HTTK 68

12 Phân hệ Tiền lương .

69 12.1 Chức năng 69

12.2 Cập nhật dữ liệu 69

12.2.1 Khai báo thông tin lương cho từng nhân viên (theo ngày hiệu lực) 69

12.2.2 Cập nhật ngày công cho từng nhân viên 69

12.2.3 Khai báo chi tiết phụ cấp theo từng nhân viên .

69 12.2.4 Cập nhật các khoản khen thưởng, kỷ luật của nhân viên .

70 12.2.5 Cập nhật thuế thu nhập cá nhân 70

12.2.6 Cập nhật các khoản tạm ứng lương của nhân viên (Có thể kết nối để lấy phát sinh từ phiếu chi của chương trình kế toán) 70

12.3 Tính lương 70

13 Phân hệ Tài khoản ngoài bảng

71 13.1 Chức năng 71

13.2 Cập nhật dữ liệu 71

13.3 Báo cáo 71

CHƯƠNG V : CÁC BÚT TOÁN CUỐI KỲ 72

1 Bút toán kết chuyển tự động

72 1.1 Danh mục các bút toán kết chuyển tự động 72

1.2 Thực hiện kết chuyển 72

2 Bút toán phân bổ tự động

73 2.1 Danh mục bút toán phân bổ tự động 73

2.2 Thực hiện bút toán phân bổ 74

3 Khai báo các tài khoản tính chênh lệch tỷ giá cuối kỳ

74 CHƯƠNG VI: BÁO CÁO 75

1 Giới thiệu chung

75 2 Chức năng hỗ trợ báo cáo

75 2.1 Xem báo cáo 75

Người sử dụng có thể đứng tại báo cáo vừa xem, cho điều kiện lọc khác, phần mềm sẽ tạo ngay một mẫu báo cáo khác ngay tại màn hình cũ mà người sử dụng không cần phải thoát ra ngoài

menu chính rồi mới mở lại báo cáo để trở vào xem 76

2.2 Các phím chức năng 76

2.3 In báo cáo 77

CHƯƠNG VII : KẾT CHUYỂN SỐ DƯ SANG NĂM 80

1 Chuyển số dư sang năm

80 2 Chọn năm làm việc

80 CHƯƠNG VIII : XỬ LÝ SỰ CỐ TRONG VLS SME 81

1 Xử lý lỗi 81

1.1 Xuất hiện thông báo lôi: “Can not update cursor ” 81

1.2 Xuất hiện thông báo lỗi: “File prg does not exist” 83

1.3 Khi nhấn vào biểu tượng phần mềm xuất hiện bảng “Missing Shortcut” 83

1.4 Xuất hiện thông báo lỗi “Uniqueness of index STT_REC is violated” khi lưu chứng từ 84

2 Hỏi vả trả lời 84

2.1 Hỏi: Tại sao bảng cân đối số phát sinh một kỳ không cân? 84

2.2 Hỏi: Tại sao trên bảng cân đối phát sinh tài khoản theo dõi công nợ (131,331,…) không có số dư đầu kỳ, số phát ính nợ bằng số phát sinh có mà sao vẫn còn số dư cuối kỳ 84

2.3 Hỏi: Tại sao số liệu cuối kỳ trước không bằng số đầu kỳ sau trong cùng một báo cáo? 84

2.4 Hỏi: Tại sao giá vốn xuất kho trong kỳ không có giá trị? 84

2.5 Hỏi: Khi vào xem báo cáo thì thấy có chứng từ nhưng khi chọn mở lại chứng từ thì chương trình báo “Chứng từ này đã bị xóa” 84

2.6 Hỏi: Tại sao gõ đúng mật khẩu mà vẫn không vào được chương trình 84

2.7 Hỏi: Tại sao trong ô dữ liệu số chỉ gõ được một số? 84

CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM VIỆT LONG VIETLONGSOFTWARE JOINT STOCK COMPANY

LỜI GIỚI THIỆU

Kính gửi: Ban Giám Đốc Quý Doanh nghiệp Phòng Kế toán

Công ty Cổ Phần Phần Mềm Việt Long (VLS) - kính gửi lời chào trân trọng đến Quý Doanh nghiệp

Bên cạnh việc cung cấp phần mềm VLS Finance và thời gian tập trung hướng dẫn đào tạo quý khách hàng trực tiếp tại văn phòng Quý Công ty Để tiện cho Quý Khách hàng có thể chủ động tìm hiểu phần mềm VLS Finance, VLS xin gửi đến Quý Khách Hàng tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng (HDSD) phần mềm

hành nhập liệu, hạch toán các chứng từ phát sinh từ công việc quản lý các hoạt động thu chi, mua bán, xuất nhập tồnkho và lên các báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo thuế, báo cáo tài chính cũng như các báo cáo phục vụcông tác quản trị doanh nghiệp

Ngoài ra, VLS là đơn vị năng động và chuyên nghiệp trong lĩnh vực công nghệ thông tin, VLS chuyên cung cấp cácgiải pháp tin học toàn diện cho mọi loại hình Doanh nghiệp

Các sản phẩm phần mềm tiêu biểu của VLS:

ƒ Phần mềm Tài chính - Kế toán: VLS Finance;

ƒ Phần mềm Nhân sự - Tiền lương: VLS HRM;

ƒ Phần mềm quản lý Bán hàng barcdoe: VLS Sales;

ƒ Phần mềm quản trị tổng thể: VLS ERP

Ngoài các sản phẩm về phần mềm, VLS còn cung cấp các thiết bị máy vi tính; cung cấp và thiết lập các hệ thốngCamera, Máy chấm công, … Dịch vụ tư vấn, thiết kế và bảo trì hệ thống mạng máy tính; Chế độ hậu mãi và bảohành cho Doanh nghiệp cũng là một phần thể hiện của VLS trong việc phục vụ và đáp ứng các giải pháp toàn diện

theo phương châm: “VLS, Chất Lượng & Hậu Mãi” Đó chính là Uy Tín của VLS VLS xứng đáng là bạn đồng

hành của Doanh nghiệp

Mọi vướng mắc liên quan đến việc sử dụng phần mềm VLS mà tài liệu chưa truyền tải được chi tiết nội dung hướng dẫn theo mong muốn của Quý Khách hàng, xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY CP PHẦN MỀM VIỆT LONG PHÒNG TRIỂN KHAI

Add: 451/24/43 Tô Hiến Thành, P.14, Q.10, TP.HCM

Tel: (84.8) 6265 0684 , Fax: (84.8) 3863.5352 Email:

vls@vnn.vn, vietlongsoft@vnn.vn

Website: www.vietlongsoft.com

MỞ ĐẦU: GIỚI THIỆU CHUNG

1 Thao tác và các phím chức năng

Để bắt đầu làm việc với chương trình người sử dụng sẽ thực hiện từng bước thao tác sau:

1.1 Login vào chương trình:

Double click chuột vào biểu tượng “VLS” ngoài màn hình Windows, chương trình sẽ mở ra một màn hình Loginnhư sau:

- NhậpTênngười

sử dụng– Vd:VLS

- NhậpMậtkhẩu

- Chọn

Mã đơn vị (nếu có phân chia nhiều đơn vị khác nhau)

- Chọn “Đăng Nhập” để vào chương trình

- Trường hợp có nhiều mã đơn vị cùng sử dụng trên cùng phần mềm thì chọn nút “ Tùy chọn” để xemchi tiết mã đơn vị

Đăng nhập vào chương trình Ẩn/hiện thông tin tùy chọn đăng nhập Kết thúc chương trình

Danh sách CSDL sử dụng trong chương trình

Ghi nhớ tên đăng nhập và mật khẩu cho lần sau

Tự động đăng nhập vào chương trình (Muốn hiện màn hình lại trong lúc khỏi động nhấp phím

TAB) 1.2 Làm việc tại giao diện chính của chương trình:

Giao diện chính của VLS được thiết kế theo dạng hình cây tương tự như Windows Explorer, tại đây trình bày tất

cả các phân hệ nghiệp vụ Khi người sử dụng cần sử dụng phân hệ nào thì chỉ việc nhấp chuột (hoặc dùng 4 phím dichuyển để thao tác) và làm việc cụ thể với các chức năng trong từng phân hệ

Khi cần xem báo cáo, người sử dụng click vào mũi tên trên thanh tool bar “Bao cao” bên phải màn hình

+ Phím F9: Nhấn phím F9 để xem “Sơ dồ quy trình công việc”

Trong khi đang nhập liệu, người sử dụng có thể chuyển qua làm việc với các phần mềm khác như MS

Word, MS Excel… hoặc chuyển đổi từ ngôn ngữ tiếng Việt sang tiếng Anh thông qua thanh menu: Chức năng và Trợ

giúp

Ngoài ra, các phím chức năng được sử dụng thống nhất và xuyên suốt trong chương trình Người sử dụng có thể

thấy mỗi phím chức năng dùng để thực hiện một lệnh nhất định Dưới đây là công dụng của các phím chức năng

2 F3 Sửa một bản ghi đã có sẳn (trong danh mục tự điển)

Mở lại chứng từ gốc (khi đang xem báo cáo chi tiết theo chứng từ) Khai báo từ

gõ tắt (khi đang trong ô nhập liệu)

4 F5 Lọc tìm theo tên trong danh mục tự điển

Xem số liệu chi tiết khi đang xem số liệu tổng hợp Xem các chứng từ liên quan đến chứng từ đang cập nhật

5 F6 Đổi mã khi đang làm việc tại các danh mục tự điển

Phân bổ (Khi đang lập chứng từ có chức năng phân bổ)

6 ^F6 (Ctrl + F6) Phân nhóm (Trong các danh mục phân nhóm)

7 F7 Kết xuất số liệu ra màn hình, máy in, dbf, Excel, email

9 F9 Lọc theo trường hiện tại (trong danh mục tự điển)

10 ^F9 (Ctrl + F9) Đóng tất cả các màn hình xem (Khi chọn xem (preview) nhiều mục)

11 F10 Chọn một chức năng tuỳ chọn Ví dụ khi xem số liệu báo cáo ta muốn thay đổi các

kiểu xem số liệu

12 F11 Tra cứu theo mã hoặc theo tên trong danh mục

13 ^F (Ctrl + F) Tìm một chuỗi ký tự trong màn hình xem số liệu

14 %F (Alt + F) Lọc số liệu theo trường hiện tại

15 ^G (Ctrl+G) Tìm tiếp chuỗi ký tự đã được khai báo khi tìm lần đầu (^F) trong màn hình xem số

liệu

16 +,*,/, F2 Khi đang trong ô nhập số sẽ mở máy tính thực hiện các phép toán tương ứng +,

*, /, - (F2: Phép toán trừ do trùng với thao tác gõ số âm)

2 Những tính năng mới trong VLS SME

2.1 Chứng từ

1 Bổ sung toolbar thể hiện kỳ nhập liệu, ngày khóa sổ, đơn vị cơ sở hiện tại và hộp thư 2

Bổ sung các chức năng cho tất cả chứng từ:

- Đánh lại số chứng từ

- In chứng từ liên tục

- Chuyển mã đơn vị cơ sở cho chứng từ

- Lấy dữ liệu từ Excel/DBF

- Tìm và lấy lại chứng từ đã xóa

3 Tự động tạo bản lưu dự phòng cho các chứng từ (Tránh mất dữ liệu đang nhập khi bị cúp điện)

4 Kiểm tra giới hạn công nợ và quyền mở nợ

5 Sắp xếp dữ liệu theo cột (Nhấp đúp chuột lên tiêu đề cột) 6 Tô màu các dòng chi tiết thỏa điều kiệntìm kiếm

7 Hỗ trợ trực tiếp tìm kiếm từ các danh mục khi nhập liệu

8 Cấp số chứng từ theo định dạng Nếu khi nhập chứng từ mà bỏ trống số chứng từ thì chương trình sẽ cấp

tăng tự động

9 Cho phép lọc theo tên khách hàng (Bỏ trống mã khách)

10 Lọc chứng từ theo đơn vị cơ sở

11 Tùy chọn số dòng tối thiểu khi in chứng từ 12 Tùy chọn số liên và tên liên in chứng từ

13 Theo dõi lược sử in chứng từ

14 Bổ sung nút tùy chỉnh các trường tự định nghĩa ngay trên chứng từ 15 Lọc

chứng từ theo mã ngoại tệ

16 Các ô dữ liệu số hỗ trợ tính toán bằng máy tính (+,- (F3),*,/,) 17 Bổ

sung chi tiết ngành nghề

18 Bổ sung Số lượng nguyên (tùy chọn theo chứng từ) quy ra số lượng chuẩn theo hệ số trong danh mục vật tư(Có tham số tùy chọn cho phép sửa lại số lượng chuẩn đã quy đổi hay không)

19 Mở các báo cáo cùng phân hệ ngay trong màn hình chứng từ

20 Kết xuất dữ liệu của chứng từ ra tệp Excel hoặc hình ảnh (BMP,JPG,PDF ) 21 Cho phép thêm,sửa, xóacác mẫu in (theo quyền của Admin)

22 Thêm giao diện Preview mới:

- Cho phép Xem ở chế độ 1 trang, 2 trang hoặc 4 trang

- Cho phép tùy chọn in: Toàn bộ, trang đang xem, từ trang đang xem hoặc từ đầu cho đến trang đangxem

23 Bổ sung phân quyền chi tiết Copy, In, Sửa mẫu chứng từ

24 Cho phép NSD định nghĩa các từ gõ tắt (F3) 25 Đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu của chứng từ:

- Khi 1 máy đang sửa chứng từ => Các máy khác không được sửa/xóa chứng từ đó

- Khi dữ liệu của 1 chứng từ gốc đã được kế thừa sang chứng từ khác thì chương trình không cho phépchỉnh sửa/xoá chứng từ gốc mặc dù chứng từ kế thừa vẫn chưa lưu

2.2 Báo cáo

1 Thay đổi giao diện/số liệu báo cáo theo nhiều điều kiện lọc báo cáo tại một màn hình: chương trình chophép thay đổi điều kiện lọc và xem báo cáo 1 cách nhanh chóng tại một màn hình

2 Lọc thời gian báo cáo theo Tháng, Quý, Năm, Từ ngày đến ngày

3 Cho phép NSD định nghĩa tiêu đề các cột báo cáo

4 Cho phép NSD thêm, sửa, xóa các mẫu in báo cáo ( theo quyền Admin)

5 Thêm giao diện Preview mới:

- Cho phép Xem ở chế độ 1 trang, 2 trang hoặc 4 trang

- Cho phép tùy chọn in: Toàn bộ, trang đang xem, từ trang đang xem hoặc từ đầu cho đén trang đangxem

6 Tùy chọn chèn logo vào tất cả báo cáo

7 Bổ sung lọc (ALT + F), tìm (CTRL + F) trên các báo cáo 8 Cập nhật số kế hoạch cho BC KQKD 9

Bảng cân đối phát sinh:

- Lên chi tiết các đối tượng công nợ - Loại trừ các bút toán kết chuyển cuối kỳ

- Xử lý kết chuyển

10 Bảng cân đối kế toán kiểm tra kết chuyển

cuối kỳ, Tổng Tài Sản # Tổng Nguồn Vốn,

F5 xem bảng cân đối phát sinh

11 Kết xuất mẫu báo cáo ra Excel và PDF 12 Bổ

sung bác cáo tài chính hợp nhất

13 Bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn thêm chức năng Kiểm tra số liệu giữa báo cáo kho và báo cáo tài khoản

14 Thêm báo cáo kiểm kê

15 Ràng buộc tính giá vốn hàng tồn kho khi in 1 số báo cáo

2.3 Danh mục

1 Bổ sung chức năng: lưu và thêm mới

2 Bổ sung thêm các danh mục khế ước, lô, hợp đồng mua/bán

3 Quản lý chặt chẽ không cho xóa các mã đã phát sinh

4 Lấy dữ liệu danh mục từ Excel/DBF

2.4 Các chức năng khác

1 Cho phép thay đổi giao diện (ALT + ?)

2 Đồng hồ Lịch Thông báo sự kiện theo lịch, Hộp thư trên màn hình chính

3 Hệ thống menu ERP

4 Giao diện menu listview

5 Chức năng di chuyển menu theo cấp chức năng (F6)

6 Phân loại tham số hệ thống

7 Phân 1 số tham số hệ thống theo từng NSD

8 Màn hình thể hiện các quy trình Mua/Bán/Thanh toán (F9)

9 Ghi chi tiết nhật ký NSD

10 Bổ sung giá thành định mức

11 Bổ sung chức năng kiểm tra số liệu bằng tay vào thêm các tiện ích mở rộng 12 Nâng cấp dữ liệu từ phiênbản cũ lên VLS SME

13 Sao chép số liệu vào ra theo chứng từ

14 Thêm chức năng quản lý hóa đơn

15 Kết xuất dữ liệu báo cáo thuế trực tiếp sang chương trình báo cáo thuế HTKK

Khi cần thay đổi thông tin trên

chứng từ liên quan, người sử dụng vào mục “Khai báo màn hình nhập chứng từ” và dùng phím F3 để sửa lại thông tintrên chứng từ

Ví dụ: Tại phiếu chi tiền mặt, trong quá trình nhập liệu, người sử dụng thường xoá, thêm, đổi số chứng từ, làm số

chứng từ mới tiếp theo nhảy không đúng, người sử dụng có thể vào đây mục “ Số ctừ hiện thời” để thay đổi số chứng

từ hiện tại và bắt đầu số chứng từ đúng tiếp theo

+ Tại màn hình này, người sử dụng có thể định dạng kiểu đánh số chứng từ, cụ thể theo loại chứng từ, độ dài của

số chứng theo ngày, tháng hoặc năm…phù hợp với cách đánh số của doanh nghiệp

+ Khai báo “số lượng chứng từ lọc sẳn”: là số lượng những chứng từ được nhập cuối cùng được hiện diện tại sẳn tạimàn hình khi đăng nhập chứng từ

+ Cho phép trùng số chứng từ: người sử dụng khai báo để cho phép hoặc không cho phép trùng số chứng từ khinhập liệu Trường hợp không cho phép trùng số (lặp lại) chứng từ thì không cho phép trùng (lặp lại) trong 1 ngày chọn

1, trong tháng chọn 2 hay trong quý chọn 3 hay 1 năm chọn 4 Phần mềm sẽ không cho phép lưu chứng từ nếu chưasửa lại số chứng từ bị trùng Trường hợp khai báo các số tương ứng trên là số âm Ví dụ: -1, -2, -3, -4 tức là không chophép trùng như trên nhưng người sử dụng được phép lưu chứng từ để sửa lại sau

+ Sử dụng trường ngày lập chứng chứng từ: Trường hợp ngày lập chứng từ và ngày hạch toán sổ sách khác nhau, thìngười sử dụng khai báo số 1 để cho phép nhập ngày lập chứng từ

+ Lọc theo người sử dụng: Trường hợp khai báo là 1 – thì khi sử dụng phần mềm, người sử dụng chỉ có quyền lọcnhững chứng từ được tạo theo đúng từng user nhập liệu.(tức là không được lọc xem chứng từ của user khác)

+ Sử dụng số chứng từ thuế: Khai báo số 1- khi cần phân biệt chứng từ nội bộ và chứng từ thuế và dùng để lọc chọn

để chuyển số liệu sang phần mềm thuế

Ngoài ra, người sử dụng có thể mở rộng, ghi chú thêm thông tin quản lý bằng cách vào “ Các tuỳ chọn của trừơng

tự định nghĩa” Hoặc khai báo lại các tài khoản ngầm định như ngoại tệ ngầm định, tk nợ/có ngầm định…

1.1.2 Cài đặt tham số hệ thống

Khi bắt đầu sử dụng chương trình người sử dụng nên khai báo trước những tham số cần thiết cho quá trình sử dụngchương trình

ƒ Thông tin doanh nghiệp: Người sử dụng vào nhập đầy đủ các thông tin về Công ty, định dạng các kiểu

số, chữ, ngôn ngữ giao diện ngầm định hoặc có thể khai báo thêm các tài khoản công nợ, hoặc điều chỉnh lại khuôn dạng của trường giá, tiền hoặc số lượng, số ngày lưu số liệu tự động, tên Giám đốc, Kế toán

trưởng,

ƒ Thông tin quản lý kế toán: Yêu cầu xác định chính xác trước khi khai báo:

Năm tài chính: hầu hết các doanh nghiệp ở Việt Nam đều chọn ngày bắt đầu của năm tài chính là ngày

01/01, nhưng cũng có một số doanh nghiệp có tính chất đặc thù của hoạt động sản xuất kinh doanh nên người sử dụng

có thể định nghĩa năm tài chính cho phù hợp và áp dụng cho việc hạch toán, báo cáo về doanh nghiệp chủ quản

Ngày bắt đầu nhập liệu: Khai báo ngày nhập liệu đầu tiền trong VLS để tiến hành sử dụng và cập nhật số dư vào

chương trình, vì không phải lúc nào thời điểm sử dụng phần mềm cũng đều rơi vào ngày đầu năm tài chính

Báo cáo tài chính: Là hình thức báo cáo tài chính, doanh nghiệp cần khai báo thông tin này cho đúng trước khi

nhập dữ liệu vào chương trình vì nếu đã nhập số liệu thì không được phép thay đổi Hiện tại chương trình có 2 hình

thức báo cáo tài chính theo QĐ 15 hoặc QĐ48

Nút <<Danh mục tài khoản>>: So sánh danh mục tài khoản đang dùng với danh mục tài khoản chuẩn theo QĐ 15

hoặc QĐ48

Nút <<Mẫu báo cáo>>: Sao chép các mẫu in báo cáo chuẩn của QĐ 15 hoặc QĐ48 Phương pháp

tính giá xuất kho:

- Định nghĩa dấu phân cách hàng nghìn, số thập phân

- Khuông dạng các trường tiền, giá, số lượng, tỷ giá, ngoại tệ…: người sử dụng có thể tự định dạng không có

số lẻ hoặc có bao nhiêu số lẻ cho một con số

- Chọn Font chữ báo cáo

- Xác định số ngày back up, lưu dữ liệu

- Danh sách các tài khoản công nợ, tài khoản tiền mặt, kết quả kinh doanh…,

- Danh sách các tài khoản khử trùng trong mua bán

- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ

- Số ngày tối đa chương trình sẽ lưu số liệu tự động …

Khi cần khai báo, người sử dụng chỉ cần dùng chuột nhấp vào dòng tham số hệ thống cần khai báo sau đó chọn nút

“Sửa lại giá trị” và sau đó sửa lại giá trị thích hợp

1.1.3 Gửi thông báo cho các máy trạm đang sử dụng VLS

Gởi thông báo cho các máy khác đang sử dụng VLS Finance Có thể bắt buộc các máy khác thoát khỏi chương trìnhsau 1 khoảng thời gian nhất định

1.1.4 Chọn thời gian nhập liệu:

Thông thường ngày nhập liệu đầu tiên, chương trình sẽ tự lấy là ngày bắt đầu năm tài chính Người sử dụng có thể

sử dụng hoặc sửa đổi ngày bắt đầu nhập liệu để cập nhật số dư thích hợp vào chương trình, vì không phải lúc nào người

sử dụng đều lấy số dư cuối năm để cập nhật vào ngày đầu năm tài chính

1.1.5 Quản lý các

phân hệ:

Cho phép người sử dụng quản lý

ẩn hoặc hiện các menu chức

năng trong chương trình.:

1.1.6 Quản lý đăng ký sử dụng:

người sử dụng thay

đổi các máy trạm

sử dụng phần mềm

(Do hư hỏng hoặc

thay đổi người sử

dụng)

1.2 Quản lý số liệu

1.2.1 Sao lưu số liệu

phép người sử dụng chức năng backup số liệu bằng hai cách:

Cách 1: Chương trình cho phép lưu trữ số liệu định kỳ theo khai báo của người sử dụng tại mục khai báo tham số

hệ thống Đến định kỳ lưu trữ số liệu, khi thoát khỏi chương trình thì chương trình sẽ nhắc nhở người sử dụng lưu trữ sốliệu

Cách 2: Người sử dụng tự vào mục “sao lưu số liệu“ để chạy chương trình sao lưu số liệu bất kỳ lúc nào Lưu ý :

Sau khi thực hiện chức năng “sao lưu số liệu” người sử dụng nên lưu trữ số liệu vào đĩa CDROM nhằm đề phòng những

sự cố máy tính

1.2.2 Khóa số liệu

Người dùng có thể khoá số liệu theo ngày, điều này nhằm tránh rủi ro về số liệu, tính ổn định cao về số liệu Sau

khi khóa số liệu người dùng vẫn có thể xem số liệu, nhưng không được phép sửa – xóa – thêm mới số liệu trước ngày

sao chép số liệu vào/ra:

Đối với những doanh

nghiệp có nhiều đơn vị thành

viên, người sử dụng thực hiện

chức năng này để chuyển số liệu về công ty để tổng hợp khi mà khoảng cách địa lý không cho phép nối mạng trực tiếp(LAN, WAN) Cách thực hiện các bước như sau:

+ Vào chức năng sao chép số liệu ra

+ Hiện ra cửa sổ “sao chép số liệu ra”

+ Chọn thời gian copy số liệu “ Từ ngày … đến ngày”

+ Chọn thư mục lưu trữ “Tệp” (ổ đĩa cần lưu trữ) bằng cách click vào ô vuông “…” + Có thể

chọn mật khẩu để báo vệ tệp dữ liệu

+ Chọn cấp độ nén dữ liệu

+ Click “nhận” để lưu trữ và hoàn thành công việc copy số liệu ra

Người sử dụng có thể chọn chép số liệu là “ Danh mục” , “Dữ liệu” hoặc số “Số dư và luỹ kế” hoặc click vào cả 03

Ngoài ra, chức năng copy số liệu ra còn hỗ trợ cho người sử dụng trong việc lưu trữ , bảo toàn số liệu trên đĩa nhằm

tránh những rủi ro khi sự cố máy tính xảy ra

Tương tự, người sử dụng thực hiện chức năng copy số liệu vào để tổng hợp số liệu toàn công ty

Lưu ý: Khi thực hiện chức năng này cho mục đích chuyển số liệu từ kế toán viên đến người quản lý, kế toán trưởng hoặc tổng hợp kiểm tra và chỉnh sửa số liệu rồi chuyển trở lại thì trong thời gian đó kế toán viên không được chỉnh sửa số liệu, danh mục để tránh tình trạng mất, sai số liệu hoặc không đồng nhất giữa 2 bản dữ liệu khi dữ liệu được copy đè trở lại

1.2.4 Kiểm tra số liệu

Chương trình tự động kiểm tra những sai sót về số liệu do không đồng nhất giữa những bản dữ liệu, do nhiều

nguyên nhân khác nhau trong quá trình sử dụng phần mềm Ví dụ: sự cố cúp điện, máy tính tự động tắt nên dữ liệu chưa

kịp post và lưu chỉ 1 phần hoặc hoàn toàn không lưu trên các bảng dữ liệu

Người sử dụng có thể truy vấn dữ liệu trực tiếp hoặc sử dụng các công cụ tiện ích do VLS cung cấp để tìm ra nhữngsai sót về số liệu

1.2.5 Bảo trì số liệu

Số liệu được cập nhật và lưu giữ ở nhiều bảng số liệu khác nhau vì một số lý do có thể bị sai lệch về chỉ dẫn hoặc

có sự không đồng bộ giữa các bảng số liệu Khi số liệu giữa các bảng bị mất đồng bộ, số liệu chuyển lên báo cáo có thể

bị sai

Khi chỉ dẫn của một bảng nào đó bị sai lệch hoặc bị mất thì khi xử lý số liệu chương trình sẽ đưa ra các thông báo

như: Out of Range, Index Tag Not Found, "Not a table/DBF",

Ngoài ra, khi ta xoá số liệu thì số liệu chưa bị xoá hẳn mà chỉ bị đánh dấu xoá Cùng với thời gian những số liệu bịxoá có thể rất nhiều và sẽ ảnh hưởng đến tốc độ xử lý

Vì những lý do trên, định kỳ mỗi tháng người sử dụng nên thực hiện chức năng bảo trì và kiểm tra số liệu để chương trình xoá hẳn các bản ghi bị đánh dấu xoá và tạo lại sự đồng bộ giữa các bảng số liệu

Lưu ý: Khi thực hiện chức năng “bảo trì số liệu”, người sử dụng nên thực hiện trên máy chủ đồng thời phải yêu

cầu tất cả các máy trạm thoát khỏi chương trình

1.3.1 Danh mục tiền tệ

Tại danh mục ngoại tệ người sử dụng có thể cập nhật các loại ngoại tệ thường sử dụng

1.3.2 Danh mục tỷ giá quy đổi ngoại tệ

Để sử dụng và quy đổi các loại ngoại tệ về VNĐ khi lập chứng từ, hằng ngày người sử dụng phải vào danh mục này

để cập nhật tỷ giá quy đổi ngoại tệ

1.3.3 Danh mục đơn vị cơ sở

Doanh nghiệp có nhiều đơn vị thành viên như: chi nhánh, xí nghiệp, công ty con, đại lý, cửa hàng, người sử dụng có thể khai báo danh sách các đơn vị cơ sở và hạch toán cho từng đơn vị trên cùng một cơ sở số liệu Ngoài ra, công ty có nhiều đơn vị thành viên và số liệu của mỗi đơn vị thành viên được nhập riêng sau đó được gửi

về văn phòng công ty, thì thông qua danh mục này, chương trình cho phép quản lý riêng số liệu của từng đơn vị thànhviên ở tại văn phòng công ty và số liệu tổng hợp toàn công ty của tất cả các đơn vị thành viên

Tại danh mục đơn vị cơ sở, người sử dụng có thể thêm, sửa, xoá đơn vị cơ sở Đối với trường hợp sửa hoặc xoá, chỉthực hiện được khi mã đơn vị cơ sở đó chưa có số liệu phát sinh

1.4.1 Khai báo người sử dụng và phân quyền

Nhằm bảo mật số liệu, chương trình cho phép khai báo danh sách người sử dụng và phân quyền truy cập vào chương trình, người sử dụng đăng nhập vào chương trình phải có Tên (User) và mật khẩu (Password) phù hợp Để phân quyền và bảo mật thông tin ta thực hiện các bước sau: Bước 1: Vào mục khai báo người sử dụng và phân quyền

Bước 2: Mở ra cửa sổ khai báo mật khẩu (password của Admin) đăng nhập hệ thống phân quyền

+ Trường hợp đăng nhập lần đầu, chương trình sẽ không cài password đăng nhập hệ thống, người sử dụng chỉ việc nhấnphím Enter và tiếp tục vào màn hình khai báo người sử dụng và phân quyền

+ Trường hợp sau khi người quản lý đã cài đặt password, thì chỉ có người quản lý biết được password đăng nhập hệthống

Bước 3: Vào màn hình khai báo người sử dụng và phân quyền

quản lý thì click vào ô “là người quản lý”

Trường hợp quyền sử dụng chương trình của người sử dụng này giống quyền của người sử dụng đã có hoặc chỉ loại bỏ

bớt một số chức năng, thì nhập tên của người đã có vào ô “ thừa hưởng” sau đó vào màn hình phân quyền để phân

quyền

Quyền in hóa đơn: Là quyền được phép in hóa đơn tài chính

Quyền mở nợ: Là quyền được lưu các hóa đơn vượt quá giói hạn công nợ

Số ngày ghi nhật ký: Nhật ký sử dụng của người sử dụng được lưu trữ trong bao nhiêu ngày (Vì chương trình ghi lại

rất chi tiết các thao tác của người sử dụng nên nếu để số ngày quá lớn hoặc không giới hạn thì theo thời gian dữ liệunhật ký sẽ lớn dần Vì vậy tùy thuộc vào số lượng người sử dụng và yêu cầu quản lý mà chọn số ngày cho phù hợp)

+ Thêm người sử dụng: tương tự như trừơng hợp “sửa đổi NSD”

Phần 2: Phân quyền chi tiết: Gồm 2 phần

- Cập nhật số liệu: Phân quyền thao tác trên dữ liệu danh mục và chứng từ gồm

: Quyền thêm

 Quyền sửa

 Quyền xóa

Quyền sao chép (copy) chứng từ

- In ấn báo cáo: Phân quyền in ấn và sửa mẫu báo cáo

Quyền in báo cáo

 Quyền sửa mẫu in báo cáo

1.4.2 Xem nhật ký người sử dụng:

Cho phép người sử dụng xem lại toàn bộ các thao tác của 1 người dùng tại 1 máy tính nào đó

Lưu ý: Việc ghi nhật ký này phụ thuộc vào việc khai báo người sử dụng là có ghi lại nhật ký và ghi lại trong bao nhiêungày

1.5 Các tiện ích trợ giúp

1.5.1 Cài đặt phông chữ:

Khi phông chữ trong chương trình không hiển thị đúng hãy chạy chức năng này để cài lại bộphông cho chương trình

1.5.2 Giới thiệu chương trình:

Giới thiệu về chương trình

Các mẫu chuyện vui hài hước

1.5.6 Kết nối trực tiếp với VLS:

Nếu máy tính có kết nối internet, người sử dụng chạy chức năng này và cung cấp thông số kết

nối cho VLS để được hỗ trợ trực tiếp

Lưu ý: chức năng này chỉ thực hiện được khi người sử dụng mở chức năng này và cung cấp ID,

password cho VLS tức là cho phép VLS kết nối và làm việc trực tiếp trên máy của quý khách

1.5.7 Mô hình

quy trình công việc:

Thể hiệncác quytrìnhMua,Bán vàThanhtoándướidạng sơ

đồ

CHƯƠNG II : THIẾT LẬP CÁC DANH MỤC Danh mục là bộ phận rất quan trọng không thể thiếu trong quá trình nhập liệu, xử lý số liệu cũng như hỗ trợ trong

quá trình quản lý phân loại, lọc tìm chứng từ, thông tin trong đó, tiêu thức “ Mã ” là tiêu thức quan trọng nhất Vì

thế, khi thiết lập danh mục người sử dụng cần cân nhắc và chuẩn bị trước cách đặt mã cho từng loại danh mục phù hợp

với đặc thù về loại hình kinh doanh, ngành hàng, đối tựơng khách hàng, … đồng thời thoả các điều kiện như không

được trùng và không được lồng nhau, phải thống nhất, dễ nhớ, dễ lọc tìm, dễ phân loại theo nhóm, theo năm, … khi

lên các báo cáo, …

Ví dụ: Không được trùng: Khách hàng số 1– mã KHA sẽ trùng với khách hàng số 2 – mã KHA

Không được lồng: Khách hàng số 1- mã 0001 sẽ lồng với khách hàng số 11 – mã 00011 Mục đích danh mục hàng

hoá vật tư, khách hàng… không được lồng nhau là giúp người sử dụng thuận tiện và khoanh vùng giới hạn tìm kiếm trong quá trình lọc tìm dữ liệu liên quan đến mã hàng hoá, mã khách hàng đã đặt

Ví dụ: Khi lọc tìm số liệu của khách hàng 0001: người sử dụng tìm theo mã 0001, nhưng dữ liệu tìm thấy sẽ bao

gồm cả 2 khách hàng 0001 và 00011 vì 0001 có lồng trong 00011

Trong chương trình khi cập nhật, xử lý số liệu và thiết lập các danh mục thường sử dụng một số phím chức năng,các phím chức năng được thể hiện trên thanh tiêu đề Mỗi phím chức năng dùng để thực hiện một lệnh nhất định Dướiđây là công dụng của các phím chức năng được sử dụng trong chương trình

2 F3 Sửa một bản ghi đã có sẳn (trong danh mục tự điển)

4 F5 Lọc tìm theo tên trong danh mục tự điển

Xem số liệu chi tiết khi đang xem số liệu tổng hợp Xem các chứng từ liên quan đến chứng từ đang cập nhật

5 F6 Đổi mã khi đang làm việc tại các danh mục tự điển

6 F7 In , đổ số liệu ra excel …

8 F9 Lọc tìm khách hàng theo trường hiện tại (trong danh mục tự điển)

Máy tính

9 F10 Chọn một chức năng tuỳ chọn Ví dụ khi xem số liệu báo cáo ta muốn thay đổi các

kiểu xem số liệu

10 ^F (Ctrl + F) Tìm một xâu ký tự trong màn hình xem số liệu

11 ^G (Ctrl+G) Tìm tiếp xâu ký tự đã được khai báo khi tìm lần đầu (^F) trong màn hình xem số

liệu

Việc tổ chức thông tin có nhiều phương án khác nhau, tuỳ theo loại hình hoặc cách quản lý mà ta sẽ thiết lập nhữngdanh mục cần thiết nào để phục vụ cho công việc quản lý

Trường hợp các doanh nghiệp sử dụng cả 2 giao diện Việt & Anh, khi lập các danh mục và các thông tin khác cần

nhập Tên 2 là tên Tiếng Anh

Hệ thống danh mục trong chương trình được trình bày và sử dụng thống nhất bằng các phím chức năng tương tựnhau:

F3: sửa F4: thêm F8: xoá F6: đổi mã …

1 Danh mục tài khoản

1.1 Vị trí và chức năng

Vị trí của danh mục Tài khoản nằm trong Phân hệ Tổng hợp của chương trình

Hệ thống tài khoản là xương sống của toàn bộ hệ thống kế toán Hầu hết mọi thông tin kế toán đều được phản ánh

trên các tài khoản Việc xây dựng hệ thống tài khoản sẽ quyết định đến toàn bộ khả năng xử lý và khai thác thông tin từ

phần mềm Vì thế trước khi xây dựng danh mục tài khoản, tiểu khoản người sử dụng cần hệ thống lại toàn bộ nhu cầu

quản lý đồng thời dự trù trước cả những nhu cầu quản lý trong tương lai nhằm tránh trường hợp thêm bớt hay sửa đổi

làm ảnh hưởng đến số liệu của doanh nghiệp không thể so sánh được giữa các kỳ kế toán

Tóm lại, việc xây dựng hệ thống tài khoản (mở các tiểu khoản, tiết khoản) phụ thuộc vào 02 yếu tố:

Thứ nhất: các yêu cầu quản lý do doanh nghiệp đặt ra

Thứ hai: phương án tổ chức và khai thác thông tin của phần mềm kế toán

1.2 Thêm tài khoản mới

Nếu muốn thêm một tài khoản mới thì nhấn phím F4, chương trình sẽ mở ra cửa sổ màn hình thêm tài khoản để thiếtlập tài khoản mới vào

Các thông tin cần khai báo:

- Số tài khoản: số hiệu tài khoản

- Tên tài khoản: tên của tài khoản vừa thêm (bắt buộc nhập)

- Tên ngắn: tên viết tắt của tài khoản

- Tên 2: tên tiếng Anh (nếu cập nhật thì sẽ thể hiện bên ngôn ngữ tiếng Anh)

- Mã ngoại tệ: loại tiền sử dụng để giao dịch của tài khoản (có thể thay đổi khi cập nhật)

- Tài khoản mẹ: trên tài khoản con 1 cấp

- TK theo dõi công nợ: được sử dụng cho các tài khoản thuộc TK công nợ

- Tài khoản sổ cái: nếu là TK sổ cái thì chọn số 1, ngược lại chọn số 0

- Loại tài khoản, nhóm tài khoản: dùng để phân nhóm, quản lý chi tiết tài khoản khi có nhiều tiểu khoản

1.3 Sửa, xoá tài khoản

Muốn sửa một tài khoản, chọn tài khoản cần sửa và nhấn F3 Còn muốn xoá thì ta chọn tài khoản cần xoá và nhấn

F8 Trường hợp đã có phát sinh số liệu thì không thể xoá tài khoản hoặc sửa số hiệu tài khoản được

1.4 Đổi tài khoản

Tài khoản sau khi có phát sinh thì không thể dùng F3 để sửa thành một tài khoản khác được nữa, khi đó chương trình hỗ trợ phím F6 để đổi tài khoản

Khi đổi một tài khoản đã có phát sinh thì tất cả các số liệu đã phát sinh trên tài khoản cũ sẽ chuyển đổi sang tàikhoản mới

2 Các danh mục liên quan đến kho và hàng hoá, vật tư

2.1 Vị trí và chức năng

Các danh mục liên quan đến vấn đề quản lý kho và hàng hoá vật tư đều nằm trong phân hệ Tồn kho Những danhmục quan trọng cần phải khai báo: Danh mục Đơn vị tính, danh mục kho hàng, danh mục hàng hoá vật tư, …

2.2 Quản lý giá vốn hàng tồn kho

Với 4 phương pháp tính giá khác nhau: Trung bình di động, Trung bình tháng, Thực tế đích danh, Nhập trước xuấttrước Người sử dụng có thể khai báo phương pháp tính giá cho phù hợp với doanh nghiệp Cuối kỳ (không hạn chế vềthời gian) thực hiện chức năng tính giá, chương trình sẽ tự động cập nhật giá vào các phiếu xuất kho Để thực hiện chứcnăng tính giá, người sử dụng thực hiện các bước sau:

- Vào “Phân hệ kế toán hàng tồn kho”

- Vào khoản mục “ Cập nhật số liệu”

- Chọn phương pháp tính giá - Vào cửa sổ “ Tính giá….”

- Nhập thời gian tính giá, kho, mã vật tư …

- Chọn” Nhận”

Chú ý: Trong quá trình nhập liệu, người sử dụng phát hiện số lượng tồn kho không đúng thì có thể vào khoản mục

“cập nhất số liệu” để thực hiện chức năng” Tính lại tồn kho tức thời”, hiện phiên bản này hỗ trợ chức năng này ngay

2.3 Danh mục kho hàng

Đối với những doanh nghiệp quản lý vật tư, hàng hoá trên nhiều kho, người sử dụng cần khai báo đầy đủ danh mụccác kho hàng

Chú ý: để tránh trường hợp nhập, xuất sai kho, làm số lượng tồn kho bị sai lệch, khi cập nhật tất cả các phiếu nhập,

xuất kho phải chỉ định hàng hoá, vật tư được nhập, xuất chính xác từ kho nào

- Mã kho: tối đa 8 ký tự, mỗi kho được quản lý qua một mã số không trùng và không lồng nhau

- Tên kho: tên của kho đó

- Kho/đại lý: 1 - kho đại lý; 0 – kho công ty

- Tài khoản kho đại lý: khai báo tài khoản kho để quản lý hạch toán tại kho đại lý (VD: 157: hàng gửi đi bán) 2.4 Danh mục hàng hoá, vật tư

Để việc nhập liệu được nhanh chóng, người sử dụng cần cập nhật đầy đủ danh mục các loại hàng hoá, vật tư màdoanh nghiệp thường sử dụng, mua bán trong quá trình kinh doanh vì khi cập nhật các chứng từ xuất bán, nhập muahàng hoá hay nhập thành phẩm…đều liên quan đến các thông tin của những vật tư này

Sau đây là cửa sổ thêm mới một vật tư:

- Mã vật tư: độ dài là 16 kí tự, mỗi vật tư được quản lý qua một mã số không trùng và không lồng nhau Ví dụ:

mã vật tư 004 và 0044 bị lồng nhau

- Tên vật tư: tên của vật tư đó

- Tên 2: tên tiếng Anh (luôn mặc định là tên tiếng Anh trên tất cả các danh mục)

- Đơn vị tính: đơn vị đo lường của vật tư đó (nếu không vào đơn vị tính thì vật tư sẽ không theo dõi tồn kho)

- Đơn vị tính quy đổi: là đơn vị tính quy dổi giữa nhiều quy các khác nhau (Thùng, Bộ….)

- Hệ số: là hệ số quy đổi từ đơn vị tính quy đổi ra đơn vị tính chuẩn VD: 1 Thùng 24 Lon

- Theo dõi tồn kho: nếu vật tư tham gia vào tính giá cuối kỳ thì chọn số 1: theo dõi tồn kho, còn ngược lại thì

chọn số 0

- Cách tính giá tồn: chương trình có 4 cách tính giá, đơn vị sử dụng cách nào thì chọn cách tính giá đó

- Số lượng tồn tối thiểu: Số lượng tồn tối thiểu trong kho

- Số lượng tồn tối đa: Số lượng tồn tối đa trong kho

- TK kho: tài khoản của loại vật tư đó (Vd : 156: hàng hoá, 155: thành phẩm, …)

- Sửa TK kho : 1: được sửa (cho phép sửa TK kho khi cập nhật chứng từ)

2: không được sửa (không cho phép sửa TK kho khi cập nhật chứng từ)

- TK hàng bán bị trả lại: số hiệu tài khoản hạch toán hàng bán bị trả lại

- TK sản phẩm dở dang: số hiệu tài khoản hạch toán sản phẩm dỡ dang

- TK chênh lệch giá vật tư: là số hiệu tài khoản hạch toán khoản chênh lệch khi hàng hoá tính giá trung bình

xuất hiện trường hợp số lựơng bằng 0 nhưng giá trị khác 0 Vd: TK632

- Nhóm vật tư 1,2,3: dùng để phân nhóm hàng hoá vật tư theo những tiêu thức khác nhau, nhằm hỗ trợ trong

quá trình lên báo cáo

- Số lượng tối đa, tối thiểu: quản trị hàng tồn kho

2.5 Danh mục phân nhóm vật tư hàng hóa

Danh mục phân nhóm vật tư hàng hóa sử dụng để phục vụ trong việc báo cáo và lọc tìm số liệu về tổng hàng nhậpxuất tồn Mỗi nhóm đại diện cho một tiêu thức phân nhóm

VLS hỗ trợ 3 tiêu thức phân nhóm khác nhau ứng với 3 nhóm vật tư hàng hóa

Các thông tin khi khai báo danh mục phân nhóm vật tư hàng hóa

1 Kiểu phân nhóm Ứng với tiêu thức phân nhóm, có thể chọn [1,2,3]

2 Mã nhóm vật tư hàng hóa Không được bỏ trống, đại diện cho nhóm vật tư hàng hóa Mã nhóm

không được lồng và trùng nhau Độ dài tối đa là 8 ký tự

- Ví dụ về một trường hợp phân nhóm như sau:

Nhóm 1: phân theo xuất xứ

Nhóm 2: phân theo màu sắc

Nhóm 3: phân theo chất lượng vật tư

Chi tiết như sau:

2.6 Khai báo về kho để tính giá Nhập trước Xuất trước (FIFO)

Việc khai báo này được sử dụng trong trường hợp vật tư được tính theo giá FIFO, để chương trình tự động tính giátheo trình tự nhất định của kho để tính giá Thông thường 1 vật tư có thể nhập vào nhiều kho khác nhau khi tính giá sẽtính kho nào trước để áp giá vào phiếu xuất kho

Đường dẫn: Vào phân hệ quản lý hàng tồn kho/Các danh mục/khai báo về kho để tính giá NTXT

2.7 Khai báo chứng từ để tính giá FIFO

Trường hợp vật tư được tính theo giá FIFO để chương trình tự động tính giá theo trình tự nhất định, người dùngphải khai báo trình tự chứng từ để tính giá Ví dụ, một vật tư có thể nhập kho từ chứng từ Phiếu nhập mua hàng hoặcPhiếu nhập khẩu nếu tính chất đồng thời xẩy ra thì sẽ tính giá từ phiếu nhập nào trước

Đường dẫn: Vào phân hệ quản lý hàng tồn kho/Các danh mục/khai báo về chứng từ để tính giá NTXT

3 Danh mục khách hàng, nhà cung cấp

3.1 Vị trí và chức năng

Danh mục Khách hàng và nhà cung cấp được sử dụng chung do đó tuy nằm ở 2 Phân hệ khác nhau (Phải thu, Phảitrả) nhưng người sử dụng muốn nhập ở Phân hệ nào cũng được

Stt Tên trường Ghi chú

1 Mã khách Không được bỏ trống Đại diện cho 1 khách hàng, mã khách hàng

không được trùng hoặc lồng nhau Độ dài tối đa là 16 ký tự

2 Tên khách Không được bỏ trống Mô tả tên khách hàng, người dùng có thể viết

đầy đủ để có thể hiểu Tên khách hàng có thể trùng nhau Độ dài tối

đa là 100 ký tự

4 Địa chỉ Địa chỉ trên chứng từ của khách hàng

5 Đối tác Người đại diện giao dịch với đơn vị

6 Mã số thuế Mã số thuế của doanh nghiệp

7 Tài khoản ngầm định Tài khoản này để ngầm định khi lập các chứng từ liên quan đến

khách hàng này, giúp việc cập nhật số liệu nhanh và chính xác hơn (chỉ có tính ngầm định nên có thể sửa trong lúc lập chứng từ)

8 Nhóm khách 1 Chọn từ danh mục phân nhóm khách hàng với loại nhóm là 1

9 Nhóm khách 2 Chọn từ danh mục phân nhóm khách hàng với loại nhóm là 2

10 Nhóm khách 3 Chọn từ danh mục phân nhóm khách hàng với loại nhóm là 2

11 Số điện thoại Sử dụng để lên các báo cáo hoặc màn hình nhập liệu khi cần

12 Số Fax Sử dụng để lên các báo cáo hoặc màn hình nhập liệu khi cần

13 Email Sử dụng để lên các báo cáo hoặc màn hình nhập liệu khi cần

14 TK ngân hàng Sử dụng để lên các báo cáo hoặc màn hình nhập liệu khi cần

15 Tên ngân hàng Sử dụng để lên các báo cáo hoặc màn hình nhập liệu khi cần

16 Tỉnh thành Sử dụng để lên các báo cáo hoặc màn hình nhập liệu khi cần

18 ”Thông tin các trừơng tự

Danh mục phân nhóm và cách phân nhóm đều tương tự nhau ở các phân hệ khác nhau

Ví dụ về một trường hợp phân nhóm như sau:

Nhóm 1: Phân theo khu vực địa lý của khách hàng

Nhóm 2: Phân theo loại hình kinh doanh của khách hàng

Nhóm 3: Phân theo ngành hàng mà khách hàng mua

Chi tiết như sau:

Nhóm 1: Phân theo khu vực

DD Khách hàng mua đồ điện gia dụng

KK Khách hàng mua kim khí

XM Khách hàng mua xe máy

Lưu ý:

Người sử dụng có thể thiết lập Danh mục khách hàng trước, sau đó thiết lập Danh mục phân nhóm khách hàng

Có thể phân nhóm đồng loạt bằng chức năng nhấn phím “ Ctrl + F6- phân nhóm khách hàng” hoặc ngược lại Các bước thực hiện phân nhóm khách hàng:

Cách 1: Tạo danh mục phân nhóm khách hàng sau khi tạo danh mục khách hàng

Bước 1: Tạo danh mục khách hàng

Bước 2: Tạo danh mục phân nhóm khách hàng

B2.1 Vào cửa sổ “Danh mục phân nhóm khách hàng”

B2.2 Nhấn phím F4 vào cửa sổ “ Thêm nhóm khách hàng”

B2.3 Tạo danh mục phân nhóm khách hàng Nhập số liệu danh mục phân nhóm như sau:

1 Kiểu phân nhóm Phần mềm hỗ trợ 3 tiêu thức phân nhóm Ứng với mỗi tiêu thức phân

nhóm, có thể chọn [1,2,3]

2 Mã nhóm khách hàng Đại diện cho nhóm khách hàng Mã nhóm không được lồng và trùng

nhau Độ dài tối đa là 8 ký tự

Chú ý : tạo từng mã nhóm ứng với tiêu thức phân nhóm

3 Tên nhóm Mô tả nhóm khách (tên nhóm)

Bước 3: Phân nhóm khách hàng:

Sau khi tạo đầy đủ danh mục phân nhóm khách hàng, nhấn Ctrl + F6, hiện ra cửa sổ màn hình phân nhóm kháchhàng, gồm 2 trang :

+ Trang bên trái: hiện danh mục các nhóm khách hàng, để vệt sáng sẽ hiện ở dòng “chưa phân nhóm”

+ Trang bên phải: hiện danh mục khách hàng chưa phân nhóm gồm 3 cột Tag, Mã khách hàng, Khách hàng

B3.1 Tại trang bên trái, Chọn kiểu phân nhóm : ví dụ: “nhóm 1”

B3.2 Tại trang bên phải, Chọn danh sách khách hàng cùng nhóm bằng cách click chuột vào cột Tag nhữngkhách hàng cần chọn cùng nhóm

B3.3 Nhấn chọn “Phân nhóm”  Hiện cửa sổ “Phân nhóm khách hàng” B3.4 Nhập

nhóm khách hàng, chọn đúng nhóm để phân

B3.5 Nhấn “Nhận” để hoàn tất quá trình phân nhóm cho nhóm khách hàng đó

Bước 4: Tiếp tục phân nhóm như trên cho khách hàng còn lại của kiểu phân nhóm“nhóm 1”

Bước 5: Chọn kiểu phân nhóm khác “nhóm 2” để phân loại các khách hàng đó theo những tiêu thức khác

Chú ý: Một khách hàng có thể ở cả 3 phân nhóm trong 3 tiêu thức phân nhóm khác nhau, vì thế phải thực hiện

3 lần cho 1 khách hàng

Vì thế người sử dụng cần định hướng cách quản lý và phân nhóm khách hàng trước khi tạo danh mục khách hàng đểthao tác phân nhóm khách hàng nhanh hơn

Cách 2: Phân nhóm khách hàng trước khi tạo danh mục khách hàng

Bước 1: Tạo danh mục phân nhóm khách hàng (như trên)

Bước 2: Tạo danh mục khách hàng (như trên)

Bước 3: Tại page “Thông tin nhóm” trong danh mục khách hàng, Nhập mã phân nhóm trong các nhóm khách tương ứngvới 3 tiêu thức phân nhóm (nếu doanh nghiệp phân nhóm cả 3 tiêu thức)

3.3 Danh mục bộ phận/ nhân viên kinh doanh

Danh mục này được sử dụng để theo dõi doanh số bán, tùy thuộc và yêu cầu quản lý, ví dụ như sau:

Quản lý doanh số theo cửa hàng, đại lý bán hàng

Quản lý doanh số theo nhân viên bán hàng

Quản lý doanh số theo cửa hàng + nhân viên của cửa hàng

Khi lập Hóa đơn bán hàng, người dùng có thể gán hóa đơn đó cho nhân viên hay bộ phận kinh doanh trực tiếp bán,nhằm theo dõi doanh số sau này

Các thông tin như sau:

1 Mã bộ phận Không được bỏ trống Đại diện cho 1 bộ phận/nhân viên kinh doanh

không được trùng hoặc lồng nhau Độ dài tối đa là 8 ký tự

2 Tên bộ phận Mô tả tên bộ phận hay nhân viên

Khi đơn vị sử dụng theo bán hàng theo giá nhất định (theo bảng giá), người dùng có thể khai báo giá bán vào bảnggiá theo từng mặt hàng, khi lập hóa đơn bán hàng giá bán sẽ được gán theo mặt hàng xuất bán

Bảng giá chỉ có tính ngầm định, người dùng có thể sửa giá tại thời điểm lập hóa đơn, và giá sẽ được cập nhật lại theo lần sửa sau cùng

Các trường hợp giá bán theo từng thời điểm khác nhau, và nhu cầu khách hàng

Các thông tin như sau:

1 Mã vật tư Chọn từ danh mục vật tư hàng hóa

3 Giá VND Giá bán theo đồng tiền hạch toán

4 Giá ngoại tệ Giá bán theo đồng tiền ngoại tệ

5 Danh mục thuế suất Thuế GTGT đầu ra

Người dùng có thể thiết lập danh mục thuế suất phù hợp với doanh nghiệp và được sử dụng khi lập hóa đơn Trong VLS đã thiết lập sẳn 1 danh mục chuẩn, người dùng có thể sử dụng hoặc thay đổi cho phù hợp

Các thông tin như sau:

1 Mã thuế Không được bỏ trống Đại diện cho loại thuế suất không được trùng

hoặc lồng nhau Độ dài tối đa là 8 ký tự

5 Tài khoản GTGT đầu ra Sử dụng ngầm định khi lập hóa đơn

6 Tài khoản GTGT đầu ra

được giảm

Sử dụng ngầm định khi lập phiếu nhập hàng bán bị trả lại

6 Danh mục tài khoản ngân hàng

Dùng để quản lý chi tiết từng tài khoản giao dịch của các ngân hàng, lấy thông tin chi tiết về ngân hàng khi lập và

in các ỦY Nhiệm Chi

Thông tin cập nhật:

1 Tài khoản Chọn tư danh mục tài khoản

2 Tài khoản ngân hàng Số hiệu của tài khoản ngân hàng

CHƯƠNG III: CẬP NHẬT SỐ DƯ ĐẦU KỲ

1 Vào số dư đầu kỳ các tài khoản

1.1 Vị trí

Nằm ở Phân hệ Tổng hợp, trong chức năng Cập nhật số liệu và số dư

Vào số dư đầu kỳ của tài khoản, người sử dụng chỉ vào một lần vào thời điểm sử dụng chương trình ( phụ thuộc vàokhai báo ngày nhật liệu đầu tiên trong VLS )

Lưu ý: Vào số dư tất cả các tài khoản ngoại trừ các tài khoản công nợ, tài khoản hàng tồn kho (số dư tài khoản

công nợ, hàng tồn kho được chuyển từ phân hệ phải thu, phải trả, tồn kho chuyển sang)

1.2 Thông tin cập nhật

Click vào nút nhận thì chương trình sẽ hiển thị một bảng danh sách tài khoản

Để cập nhật số dư tài khoản hay sửa số dư tài khoản, người sử dụng để con trỏ ngay tài khoản đó và nhấn F3

Chú ý: Nếu số dư đầu kỳ nhập liệu là tháng 1, người sử dụng chỉ cần nhập số dư đầu kỳ Nếu số dư đầu kỳ nhập liệukhông phải tháng 1 mà là số dư của một tháng bất kỳ giữa niên độ chuyển sang, người sử dụng phải nhập cả số dư đầu

kỳ và số dư đầu năm nhằm phục vụ cho việc lên bảng cân đối kế toán năm

2 Vào số dư công nợ

Số dư công nợ khách hàng ( Phân hệ Phải thu) và số dư công nợ nhà cung cấp (Phân hệ Phải trả)

Mã đơn vị: nếu đơn vị có nhiều chi nhánh thì chọn đúng đơn vị đưa vào Tài khoản:

nếu bỏ trống thì sẽ thể hiện tất cả các tài khoản công nợ

Sửa số dư: để con trỏ ngay dòng cần sửa và nhấn F3

Thêm số dư: nhấn F4 để vào cửa sổ thêm số dư công nợ

+ Mã đơn vị: chọn đúng mã đợn vị, nếu có nhiều đơn vị