TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM PAYPOST COUNTER V2.0

được xây dựng dựa trên ứng dụng công nghệ thanh toán điện tử, cung cấp các chức năng hỗ trợ thanh toán các hợp đồng nhờ thu, xem số dư tài khoản, thanh toán hóa đơn, chuyển tiền… ngay tạ

3

Mục lục

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG 6

1 Tên sản phẩm và phiên bản 6

2 Nhà cung cấp và bản quyền 6

3 Môi trường phát triển 6

4 Các tiêu chuẩn và cam kết ràng buộc 6

5 Yêu cầu cấu hình 6

6 Các đối tượng sử dụng và yêu cầu 7

CHƯƠNG II: HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH 8

1 Cài đặt PAYPOST COUNTER tại các Bưu Cục 8

CHƯƠNG III: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG KHỐI CHỨC NĂNG HỆ THỐNG 12

1 Đăng nhập chương trình 12

2 Thiết lập đường dẫn máy chủ 13

3 Cập nhật phiên bản mới 13

4 Giới thiệu giao diện chính của chương trình 14

5 Một số giao diện chính 15

6 Hệ thống Menu chức năng 17

CHƯƠNG IV: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG KHỐI CHỨC NĂNG HỆ THỐNG (MENU FILE) .20

1 Đăng nhập lại hệ thống 20

2 Đổi mật khẩu 20

3 Đổi mã PIN 21

4 Thiết lập máy in 22

5 Thiết lập máy in 22

4

6 Thông tin điểm giao dịch 24

7 Thông tin người dùng 25

8 Thoát khỏi chương trình 26

CHƯƠNG IV: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG KHỐI CHỨC NĂNG 27

XỬ LÝ GIAO DỊCH THU HỘ 27

1 Mô tả: 27

2 Nhập dữ liệu giao dịch Thu hộ 27

CHƯƠNG V: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG KHỐI CHỨC NĂNG XỬ LÝ VẤN TIN GIAO DỊCH 33

1 Mô tả chức năng 33

2 Thao tác: 33

CHƯƠNG VI: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG KHỐI CHỨC NĂNG NHẬP DỮ LIỆU DANH THU PHÍ BẢO HIỂM NHÂN THỌ PTI 36

1 Mô tả chức năng 36

2 Thao tác thực hiện 36

CHƯƠNG VII: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG KHỐI CHỨC NĂNG NẠP TIỀN ĐIỆN TỬ (Mobile - TopUp) 40

1 Mô tả chức năng 40

2 Thao tác thực hiện 40

CHƯƠNG VIII: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG KHỐI CHỨC NĂNG THỐNG KÊ TÌM KIẾM43 1 Mô tả chức năng 43

2 Thao tác thực hiện 43

CHƯƠNG IX: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG KHỐI CHỨC NĂNG QUẢN LÝ ĐIỆN SỰ VỤ.46 1 Mô tả chức năng 46

2 Các loại điện sự vụ 46

3 Mô hình nghiệp vụ của các loại điện 46

5

4 Thao tác thực hiện 47

CHƯƠNG X: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG KHỐI CHỨC NĂNG QUẢN LÝ SỰ LÝ SAI SÓT .51

1 Mô tả chức năng 51

2 Các bước thực hiện giao dịch xử lý sai sót 51

CHƯƠNG XI: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG KHỐI CHỨC NĂNG BÁO CÁO 54

1 Mô tả chức năng 54

2 Thao tác thực hiện 54

PHỤ LỤC CÁC PHÍM TẮT 58

6

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG

1 Tên sản phẩm và phiên bản

Phần mềm PAYPOST COUNTER là một thành phần của gói sản phẩm PAYPOST 2008

phiên bản …… được xây dựng dựa trên ứng dụng công nghệ thanh toán điện tử, cung cấp

các chức năng hỗ trợ thanh toán các hợp đồng nhờ thu, xem số dư tài khoản, thanh toán hóa

đơn, chuyển tiền… ngay tại máy tính của mình có kết nối với hệ thống mạng của Bưu Chính

Hệ thống được triển khai tại các cấp trên mạng lưới Bưu chính Việt Nam bao gồm: Bưu cục,

Bưu điện Huyện, Bưu điện Tỉnh, Trung tâm đầu mối đối soát

2 Nhà cung cấp và bản quyền

Tên nhà cung cấp: Công ty Cổ phần Mạng thanh toán PAYNET

Địa chỉ liên hệ: B1, DN12 Nguyễn Khánh Toàn, Quận Cầu Giấy, Hà Nội

3 Môi trường phát triển

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Oracle DataBase 10g

Công cụ lập trình: Microsoft Visual Studio NET

4 Các tiêu chuẩn và cam kết ràng buộc

- Sản phẩm phù hợp với quy định nghiệp vụ thanh toán của Tổng công ty Bưu chính viễn

thông về các dịch vụ Thu hộ, Chi hộ, Top-up,… trên thực tế hiện nay

- Toàn bộ quy trình nghiên cứu, thiết kế, và phát triển phần mềm tuân theo quy trình sản

xuất phần mềm của PAYNET phù hợp tiêu chuẩn ISO

5 Yêu cầu cấu hình

a Thiết bị

7

- Máy tính PC có tốc độ tối thiểu 1 GHZ, Ram 128MB

b Phần mềm

- Hệ điều hành Windows XP, Windows 2000, 2003

- Nền tảng Net Framework 2.0 được cung cấp miễn phí từ Microsoft

c Mạng

- Kết nối mạng trực tiếp đến máy chủ dịch vụ

6 Các đối tượng sử dụng và yêu cầu

a Đối tượng sử dụng

- Giao dịch viên tại bưu cục

- Trưởng bưu cục, kiểm soát viên tại bưu cục

b Yêu cầu đối với người sử dụng

8

CHƯƠNG II: HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH

1 Cài đặt PAYPOST COUNTER tại các Bưu Cục

a Chạy file setup.exe trong bộ cài PayPost Counter Hệ thống sẽ hiện ra cửa

sổ Welcome như hình dưới

b ấn nút “Next”, hệ thống sẽ hiển thị ra cửa sổ cam kết sử dụng như sau:

9

c Chọn mục “I accept the terms in the license agreement” để tiếp tục

d Ấn nút “Next”, hệ thống sẽ hiển thị ra cửa sổ nhập vào thông tin địa chỉ IP máy chủ dịch vụ như hình

Hình : Cửa sổ nhập địa chỉ IP máy chủ dịch vụ

- Nhập vào địa chỉ IP của máy chủ dịch vụ

- Ấn nút “Next”

10

Hình: Cửa sổ thông báo sẵn sàng cài đặt

e Ấn nút “Install” để tiếp tục thực hiện cài đặt Hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ trong quá trình cài đặt như sau:

Hình : Cửa sổ quá trình thực hiện

f Sau khi cài đặt xong chương trình sẽ thông báo như hình sau

11

Hình : Cửa sổ cài đặt thành công

g Chọn vào ô mục “Launch PayPost Counter” nếu giao dịch viên muốn khởi chạy chương trình (tùy chọn)

h Ấn nút “Finish” để hoàn thành việc cài đặt PayPost Counter

12

CHƯƠNG III: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG KHỐI CHỨC NĂNG HỆ

THỐNG

1 Đăng nhập chương trình

Chạy chương trình PAYPOST COUNTER theo Shortcut trên Desktop hoặc Menu

Start\Progams\Paynet Inc\PAYPOST CONUTER

Màn hình đăng nhập xuất hiện có giao diên như hình dưới:

Hình: Đăng nhập hệ thống Các bước đăng nhập:

13

2 Thiết lập đường dẫn máy chủ

a Chọn menu "Cấu hình\Thiết lập đường dẫn"

b Nhập thông tin địa chỉ máy chủ dịch vụ và địa chỉ máy chủ cập nhật sau

c Bấm nút "Kiểm tra"

d Bấm nút "Chấp nhận"

3 Cập nhật phiên bản mới

Hệ thống phần mềm PayPost có chức năng AutoUpdate mỗi khi có phiển bản mới

được cập nhật trên máy chủ nâng cấp

14

Các bước thực hiện:

a Chọn lệnh YES

b Đăng nhập lại chương trình để phiên bản mới có hiệu lực

4 Giới thiệu giao diện chính của chương trình

16

5.2 Khối chức năng Dịch vụ Chi hộ

5.3 Khối chức năng Dịch vụ Chuyển tiền Online

Hình: Giao diện dịch vụ chuyển tiền online

5.4 Khối chức năng Dịch vụ Nạp tiền điện tử

17

Hình: Giao diện dịch vụ nạp tiền điện tử

5.5 Khối chức năng Dịch vụ Đại lý

22

4 Thiết lập máy in

5 Thiết lập máy in

5.1 Các chế độ in chứng từ

a In rơi (Passbook Printing): Sử dụng để in rơi vào ấn phẩm

b In liên tục (Continous form): in đầy đủ chi tiết vào ấn phẩm liên tục lắp sẵn trong máy in

c In 2 liên/A4 (Page oriented): in thành chứng từ 2 liên trên giấy A4 trắng

d In biên lai (Slip Printing): in các biên lai từ máy in slip

5.2 Thao tác thiết lập

e Chọn File /Thiết lập máy IN

f Lần lượt cấu hình các máy in: In biên lai, In hoá đơn, In báo cáo

g Cấu hình tham số các khổ giấy máy In phù hợp

h Chọn lệnh In thử máy in: Để kiểm tra máy In

i Bấm "Lưu trữ" hoặc F2 để lưu cấu hình máy In

j Bấm "Thoát" để thoát

23

24

6 Thông tin điểm giao dịch

a Chọn File\Điểm giao dịch hoặc phím tắt (Alt-F-A)

b Bấm Thoát (ESC) để thoát

25

7 Thông tin người dùng

a Chọn File\Thông tin người dùng hoặc phím tắt (Alt-F-D)

b Bấm Thoát (ESC) để thoát

26

8 Thoát khỏi chương trình

a Chọn File\Thoát khỏi hệ thống (Alt+F4)

+ Thu theo danh sách: Số tham chiếu giao dịch được kiểm tra từ CSDL của bên nhờ

Thu hoặc của Bưu điện

+ Thu không theo danh sách: Số tham chiếu giao dịch không phải kiểm tra từ CSDL,

mà chỉ kiểm tra mặt nạ nhập liệu (nếu có)

- Các trường hợp áp dụng: Dịch vụ Thu hộ áp dụng cho các nghiệp vụ: Thu phí bảo

hiểm, thu tiền vào tài khoản ngân hàng, thanh toán sao kê thẻ tín dụng, thu tiền điện,

thuê bao điện thoại, thanh toán đặt vé máy bay, thu học phí…

- Tuỳ theo đặc điểm của mã thu, giao dịch viên chọn nhóm nghiệp vụ tương ứng: Thu

hộ, Nộp tiền vào tài khoản, Thanh toán hoá đơn, nộp tiền học phí, thanh toán vé máy

bay

2 Nhập dữ liệu giao dịch Thu hộ

2.1 Giao diện màn hình

28

29

30 2.2 Cách gọi chức năng:

31

- Chọn Dịch vụ\Thu hộ (hoặc phím F2) trên thanh TaskBar hoặc

- Chọn biểu tượng Dịch vụ Thu hộ trên cửa sổ nhóm Thu hộ 2.3 Các bước thực hiện

1 Nhập số tham chiếu trên giấy nộp tiền vào hệ thống

2 Chọn "Kiểm tra" hoặc phím F3 để kiểm tra số tham chiếu hợp lệ (áp dụng đối với trường hợp thu theo danh sách)

3 Trường hợp thu theo danh sách:

- Nhập thông tin người nộp tiền vào phần người nộp tiền Thông tin dữ liệu cần nhập: họ tên người nộp tiền, địa chỉ liên hệ, số điện thoại, số giấy tờ tuỳ thân

- Trường hợp khách hàng có thẻ khách hàng, thì chỉ cần nhập mã khách hàng và bấm "Tìm kiếm" hệ thống tự động điền các thông tin người nộp tiền của khách hàng

- Nhập số tiền (nếu số tiền cần nộp ghi trên phiếu nộp tiền khác số tiền trả về trên hệ thống)

4 Trường hợp thu không theo danh sách:

- Nhập dữ liệu các thông tin giao dịch gồm: Họ tên chủ hợp đồng/ chủ thẻ, địa chỉ, số tiền nộp

- Nhập thông tin người nộp tiền vào phần người nộp tiền Thông tin dữ liệu cần nhập: họ tên người nộp tiền, địa chỉ liên hệ, số điện thoại, số giấy tờ tuỳ thân

- Trường hợp khách hàng có thẻ khách hàng, thì chỉ cần nhập mã khách hàng và bấm "Tìm kiếm" hệ thống tự động điền các thông tin người nộp tiền của khách hàng

32

5 Chọn "Chấp nhận" hoặc phím F2

6 Nhập mã PIN xác nhận thanh toán

7 In xác nhận Nếu trường hợp cần in lại thì chọn "In lại" và lựa chọn các chế độ in phù hợp:

- In rơi: sử dụng để in rơi vào ấn phẩm

- In liên tục: in đầy đủ chi tiết vào ấn phẩm liên tục lắp sẵn trong máy in

- In 2 liên/A4: In thành chứng từ 2 liên trên giấy A4 trắng

c Trường hợp lập nhiều phiếu thu của một khách hàng:

- Nhập dữ liệu giao dịch thứ nhất trong danh sách các phiếu như các bước mục b

- Từ giao dịch thứ hai, chọn nút lệnh "Nhập tiếp"

- Nhập số hiệu tham chiếu giao dịch

33

CHƯƠNG V: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG KHỐI CHỨC NĂNG XỬ LÝ VẤN

TIN GIAO DỊCH

1 Mô tả chức năng

- Dùng để hỗ trợ cung cấp số tham chiếu giao dịch cho khách hàng đối với không nhớ số

tham chiếu giao dịch để điền thông tin trên phiếu nộp tiền hoặc phiếu nhận tiền và chỉ

áp dụng đối với các giao dịch có truy vấn số tham chiếu từ CSDL giao dịch có sẵn

(theo danh sách)

- Khách hàng phải cung cấp các thông tin liên quan tuỳ theo từng mã nghiệp vụ Thu/

Chi hộ Cụ thể: Mã khách hàng, số giấy tờ, họ và tên…

2 Thao tác:

2.1 Khởi động chức năng

- Chọn biểu tượng "Vấn tin" trên thanh công cụ

- Hoặc chọn phím F7 tại các màn hình Lập phiếu Thu hoặc Lập phiếu Chi

2.2 Các bước thực hiện:

a Chọn mã Thu/mã chi tương ứng trong danh sách mã Thu/mã chi

b Nhập một hoặc nhiều hơn một các chỉ tiêu tìm kiếm sau: số tham chiếu, số giấy

tờ tuỷ thân, họ và tên, mã khách hàng (tuỳ từng mã Thu)

c Chọn "Tìm kiếm"

34

2.3 Kết quả của giao dịch vấn tin

- Giao dịch vấn tin có thể không trả về hoặc trả về một danh sách các giao dịch cần thực

hiện

35

- Chọn giao dịch tương ứng ở trong danh sách trả về và chọn chức năng lập phiếu (nếu

cần xử lý giao dịch Thu hoặc chi hộ)

36

CHƯƠNG VI: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG KHỐI CHỨC NĂNG NHẬP DỮ

LIỆU DANH THU PHÍ BẢO HIỂM NHÂN THỌ PTI

1 Mô tả chức năng

- Khối chức năng cho phép quản lý doanh thu phí bán các sản phẩm bảo hiểm nhân thọ

PTI gồm các sản phẩm bảo hiểm được phân phối trên mạng lưới Bưu chính Việt Nam:

xe máy, xe ôtô, bảo hiểm con người

2 Thao tác thực hiện

2.1 Khởi động chức năng:

- Chọn "Dịch vụ/Quản lý dịch vụ đại lý/ Bảo hiểm PTI" trên menu chương trình

- Hoặc chọn biểu tượng "Bán bảo hiểm PTI" trên màn hình nhóm đại lý bảo hiểm PTI

- Chọn sản phẩm tương ứng để nhập liệu

37

2.2 Thao tác:

a Nhập dữ liệu sản phẩm bảo hiểm con người

- Chọn "Bảo hiểm Con người"

- Bấm "OK"

- Tại màn hình nhập liệu doanh thu phí bảo hiểm con người, bấm "Tạo mới"

Thông tin nhập liệu gồm: Ngày bán, số serial, loại hình bảo hiểm, người tham gia bảo hiểm, ngày hiệu lực, ngày hết hạn, tổng phí

- Bấm "Chấp nhận" hoặc F2 để lưu dữ liệu

- Xác nhận mã PIN thanh toán

Chú ý:

Đối với trường hợp bán theo danh sách hợp đồng không theo ấn chỉ bảo hiểm

thì nhập số hợp đồng đã ký vào trường ô Số Serial

38

b Nhập dữ liệu sản phẩm bảo hiểm xe máy

- Chọn "Bảo hiểm xe máy"

- Bấm "OK"

- Bấm "Tạo mới" tại màn hình nhập liệu doanh thu phí bảo hiểm xe máy Thông tin nhập liệu gồm: Ngày bán, số serial, biển kiểm soát, thời hạn hiệu lực, phí bảo hiểm trách nhiệm dân sự bắt buộc (TN dân sự), phí bảo hiểm tai nạn người ngồi trên xe, Tổng phí

- Bấm "Chấp nhận" hoặc F2 để lưu dữ liệu

- Xác nhận mã PIN thanh toán

39

c Nhập dữ liệu sản phẩm bảo hiểm xe ôtô

- Chọn "Bảo hiểm xe ôtô"

- Bấm "OK"

- Bấm "Tạo mới" tại màn hình nhập liệu doanh thu phí bảo hiểm xe máy Thông tin nhập liệu gồm: Ngày bán, số serial, biển kiểm soát, thời hạn hiệu lực, TNDS NT3; các loại phí bảo hiểm tự nguyện: hàng hoá trên xe, tai nạn lái, phụ xe và người ngồi trên xe, vật chất xe,tổng phí

- Bấm "Chấp nhận" hoặc F2 để lưu dữ liệu

- Xác nhận mã PIN thanh toán

40

CHƯƠNG VII: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG KHỐI CHỨC NĂNG NẠP TIỀN

ĐIỆN TỬ (Mobile - TopUp)

- Chọn chức năng "Nạp tiền" hoặc phím F6 trên thanh Taskbar hoặc

- Chọn biểu tượng "Mobile - Topup" tại màn hình cửa sổ "Nạp tiền"

2.2 Thao tác nạp tiền điện tử:

a Nhập số thuê bao cần nạp

b Chọn mệnh giá cần nạp trong danh sách mệnh giá

c Bấm nút "Nạp tiền" hoặc phím F2

d Chọn Yes - nếu đồng ý nạp hoặc chọn NO nếu huỷ bỏ

e Nhập mã PIN xác nhận thanh toán

41 2.3 Thống kê giao dịch nạp tiền điện tử

a Chọn Tab "Giao dịch" tại màn hình Nạp tiền điện tử

42

b Các thông tin hiển thị: Thời gian giao dịch, số điện thoại, mệnh giá, số tiền thu,

tổng số lượng, tổng số tiền giao dịch đã nạp

c Có thể chọn "Nạp mới" hoặc F4 để thực hiện giao dịch nạp tiền mới

d Chọn "In" hoặc Ctrl + P để in danh sách giao dịch đã nạp

e Bấm "Quay lại" hoặc ESC để trở về cửa sổ "Nạp tiền"

43

CHƯƠNG VIII: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG KHỐI CHỨC NĂNG THỐNG

KÊ TÌM KIẾM

1 Mô tả chức năng

- Khối chức năng cho phép tìm kiếm, thống kê các giao dịch phát sinh trên hệ thống ứng

dụng PayPost theo các tiêu chí khác nhau

- Phiên bản PayPost V2.0 đã nâng cấp, mở rộng tính năng tìm kiếm gồm: tìm kiếm với

các thông tin cơ bản, tìm kiếm nâng cao Tích hợp chức năng thông kê giao dịch vào

màn hình tìm kiếm giao dịch

2 Thao tác thực hiện

3.1 Khởi động chức năng:

- Chọn menu "Tìm kiếm\Tra cứu giao dịch"

- Chọn biểu tượng "Tra cứu giao dịch" trên thanh công cụ

- Chọn các cửa sổ tương ứng "Tìm kiếm", "Tìm nâng cao","Thống kê" theo yêu cầu tác

44

b Tìm nâng cao:

§ Chọn tab "Tìm nâng cao"

§ Chọn các tiêu chí kết hợp cần tìm kiếm trong và nhập giá trị tìm kiếm tướng ứng

§ Nhấn "Tìm kiếm"

§ Người sử dụng chọn các chức năng tương ứng Xem chi tiết, Điều chỉnh giao dịch, tạo các điện sự vụ liên quan hoặc bấm phím ESC để thoát"

§ Chọn loại dịch vụ, mã nghiệp vụ (Mã Thu, Mã chi…) hoặc tên bưu cục;

thời gian phát sinh giao dịch