bài giảng thông tin và hệ thông tin quản lý giáo dục

Tuỳ vào từng ngữ cảnh mà thuật ngữ cụng nghệ cú thể được hiểu: - công cụ hoặc máy móc giúp con ngời giải quyết các vấn đề; - các kĩ thuật bao gồm các phơng pháp, vật liệu, công cụ và các

Thông tin và hệ thống Thông tin

quản lý giáo dục

Đ1 một số Khái niệm về thông tin

1.1 Khái niệm thông tin, công nghệ thông tin – truyền thông

1.1.1 Khái niệm thông tin :

Khái niệm thông tin đã đợc sử dụng từ lâu và thờng xuyên trong cuộc sốngcũng nh trong khoa học, song việc định nghĩa nó một cách chính xác và đầy đủ lạirất khó khăn Có nhiều định nghĩa khác nhau về thông tin, với một mức độ nhất

định, thông tin đợc hiểu là tất cả những gì có thể cung cấp cho con ng ời những hiểubiết về đối tợng đợc quan tâm trong tự nhiên và xã hội, về những sự kiện diễn ratrong không gian và thời gian, về những vấn đề chủ quan và khách quan, nhằmgiúp con ngời trên cơ sở đó có thể đa ra đợc những quyết định đúng đắn, kịp thời,

có hiệu quả và có ý nghĩa Thông tin bao hàm tất cả những thu thập có tính ghichép, thống kê, tổng kết, những nhận định, dự báo, dự đoán, những dự kiến, kếhoạch, chơng trình Với các góc độ khác nhau, có thể định nghĩa thông tin nh sau :

1) Dới góc độ xã hội học: Tất cả những gì có thể giúp cho con ngời hiểu đúng về

đối tợng mà họ quan tâm đến (vì những nguyên nhân và mục đích nào đó) đều đ ợc gọi

là thông tin.

2) Với quan điểm tiếp cận hệ thống và điều khiển học: Thông tin có thể đợc hiểu là nội dung những trao đổi giữa hệ thống và môi trờng đợc sử dụng nhằm mục đích điều khiển hoạt động của hệ thống đó.

3) Với quan điểm của khoa học quản lý, thông tin lại đợc định nghiã nh sau :

Thông tin đợc coi là những tin tức mới đợc thu nhận, đợc hiểu và đợc đánh giá là có ích cho việc ra các quyết định quản lý.

Có thể nêu thêm một số định nghĩa (quan niệm) về thông tin đợc lấy trong các

Web site của www.goole.com:

1.1.2 Khái niệm về công nghệ thông tin (Information Technology - IT) :

1) Công nghệ thông tin là công nghệ ứng dụng cho việc xử lí thông tin

2) Cụng nghệ (cú nguồn gốc từ technologia, hay τεχνολογια, trong tiếng Hy Lạp;

techne cú nghĩa là thủ cụng và logia cú nghĩa là "chõm ngụn") là một thuật ngữ rộng

ỏm chỉ đến cỏc cụng cụ và mưu mẹo của con người Tuỳ vào từng ngữ cảnh mà thuật

ngữ cụng nghệ cú thể được hiểu:

- công cụ hoặc máy móc giúp con ngời giải quyết các vấn đề;

- các kĩ thuật bao gồm các phơng pháp, vật liệu, công cụ và các tiến trình để giảiquyết một vấn đề;

3) Công nghệ thông tin là thuật ngữ bao gồm tất cả những dạng công nghệ đợcdùng để xây dựng, sắp xếp, biến đổi và sử dụng thông tin trong các hình thức đa dạngcủa nó

1.1.3 Khái niệm về công nghệ thông tin và truyền thông (Inforamation and Communication Technology – ICT) : ICT) :

1) Là một tổ hợp từ đợc dùng để mô tả phạm vi các công nghệ thu thập, sắp xếp,khôi phục, xử lí, phân tích và truyền thông tin (www.smartstate.qld.gov.au/strategy).2) ICT là công nghệ đòi hỏi cho các quá trình thông tin Cụ thể là việc sử dụng cácmáy tính điện tử và các phần mềm để lu giữ, sắp xếp, bảo mật, truyền dẫn và khôi phụccác thông tin bất cứ đâu, bất cứ lúc nào (en.wikipedia.org/wki/ICT)

- Thông tin liên quan chặt chẽ với những vật mang tin và chỉ tồn tại trong sự tác

động qua lại giữa hai hệ thống nguồn phát và nguồn thu thông tin, giữa chủ thể quản lý

và khách thể quản lý) Nếu mất đi sự tác động qua lại này thì bản thân khái niệm thôngtin cũng mất ý nghĩa Thông tin giúp cho việc ra quyết định quản lý (định nghĩa 3).2) Về cơ bản, thông tin bao gồm hai yếu tố : nội dung thông tin (tin tức, thông

điệp, thông báo…) và vật mang tin (kênh truyền, giá đỡ, môi tr) và vật mang tin (kênh truyền, giá đỡ, môi trờng…) và vật mang tin (kênh truyền, giá đỡ, môi tr Thông tin có) thể đợc truyền trên những vật mang tin khác nhau : âm thanh, ánh sáng, tín hiệu

điện từ, sách báo, hình vẽ, v.v

3) Từ những phân tích trên ta thấy rằng khái niệm thông tin không áp dụng đối vớithế giới vô cơ ở đây có những quá trình tuân theo các quy luật vật lý song khôngnhằm đạt đợc một mục đích nào đó

Chỉ khi những cơ thể sống đầu tiên xuất hiện, bắt đầu sử dụng những tin tức củamôi trờng để đạt đợc mục tiêu tồn tại, bảo tồn giống nòi và phát triển thì mới có thôngtin Khi cơ thể sống phát triển đến trình độ cao thì khả năng tiếp nhận thông tin củachúng cũng tăng lên và từng bớc biến thành khả năng đánh giá, lựa chọn và sử dụngthông tin một cách có ý thức

Đối với các hệ thống kỹ thuật đợc tự động hoá hoàn toàn thì khái niệm thông tinvẫn tồn tại vì chúng gắn liền với hoạt động quản lý của con ngời, hoạt động theo chơngtrình điều khiển do con ngời lập ra

4) Ta xét xem thông tin là phạm trù vật chất hay ý thức Mặc dù nguồn phát thôngtin là đối tợng vật chất, vật mang thông tin cũng là một dạng vận động có tổ chức củavật chất, song cũng giống nh t duy là sản phẩm của vật chất có tổ chức cao là bộ não,thông tin không phải là phạm trù vật chất mà là phạm trù ý thức Nó là sản phẩm của

sự tác động qua lại giữa các đối tợng vật chất có tổ chức

Thông tin không có các thuộc tính của vật chất nh khối lợng, không tuân theo địnhluật bảo toàn khối lợng và năng lợng Thật vậy, với cùng một lợng thông tin phát ra nhnhau, ở những nguồn thu khác nhau, lợng thông tin nhận đợc có thể rất khác nhau.Thông tin không phụ thuộc vào môi trờng truyền dẫn nó (những vật mang tin khácnhau) và nó tuân theo những quy luật số lợng riêng

1.2 Các đặc trng cơ bản của thông tin

Ngời ta thờng xét một thông báo (tin tức – ICT) : nội dung thông tin) theo hai mặt sau

đây :

a- Dung lợng thông tin: Một thông báo có dung lợng thông tin lớn nếu nó phản

ánh nhiều về hệ thống đợc nghiên cứu

b- Chất lợng thông tin: Một thông báo có chất lợng thông tin cao nếu nó phản ánh

đợc những mặt bản chất, những quy luật vận động và phát triển của hệ thống

Đối với ngời nhận thông tin hoặc ngời nghiên cứu thì ngời ta lại xét thông báotheo hai mặt sau đây :

c- Số lợng thông tin: Số lợng thông tin biểu hiện mối quan hệ giữa thông báo và

ng-ời nhận Một thông báo có số lợng thông tin lớn đối với ngng-ời nhận nếu nó đem lại nhiềuhiểu biết mới để ngời nhận định dạng chính xác hơn hệ thống (đối tợng) đợc nghiên cứu

d- Giá trị thông tin: Phản ánh mức độ thoả mãn nhu cầu nghiên cứu của thông

báo đối với ngời nhận tin

Nh vậy cùng một thông báo với dung lợng và chất lợng thông tin xác định, đối vớinhững ngời nhận khác nhau và trong những điều kiện khác nhau sẽ có những số lợngthông tin và giá trị thông tin khác nhau

Điều kiện để dung lợng thông tin của thông báo chuyển thành số lợng thông tincủa ngời nhận là :

- Bộ cảm thụ của ngời nhận phải tiếp nhận đợc vật mang tin

- Ngời nhận tin phải nắm đợc quy luật liên kết giữa các vật mang tin trong thôngbáo, tức là phải hiểu đợc thông báo (phải giải mã đợc thông báo)

- Thông báo phải phản ánh những cái mới đối với ngời nhận

1.3 Đo số lợng và giá trị thông tin

Ta xét khái niệm số lợng và giá trị thông tin trong mối quan hệ với thông báo xét

nh một hệ thống của các vật mang tin

Giả sử có thể biểu diễn thông báo X nh một hệ thống gồm n trạng thái hoặc phần tử:

X = {x1, x2, , xn}Một hệ thống có độ đa dạng của nó, đó là mức độ khác nhau giữa các phần tử hoặcgiữa các trạng thái của hệ thống đó Độ đa dạng của một hệ thống có thể đo bằng côngthức:

V = log2n (bit)Bit là đơn vị đo thông tin (viết tắt của chữ Binary Unit - đơn vị nhị phân) Đó là l-ợng thông tin trong một hệ thống có hai trạng thái đồng xác suất

Trong quá trình đo độ đa dạng của hệ thống ta cha chú ý đến xác suất xuất hiệncác trạng thái có thể có của hệ thống đó Nếu tính đến các xác suất này ta có khái niệm

về độ bất định của hệ thống

1.3.1 Độ bất định : Là mức độ khó xác định, khó dự đoán xem hệ thống sẽ nằm ở

trạng thái nào tại một thời điểm cho trớc

Ngời ta có thể định lợng tin tức bằng cách đo độ bất định của hành vi hay trạng

thái Xác suất xuất hiện một tin càng thấp thì lợng tin càng cao vì độ bất ngờ của nócàng lớn Ví dụ, khi một học sinh nhận đợc thông báo điểm thi của mình khi thông tinnày đã biết trớc thì lợng tin bằng 0 Nếu tin tức đó đến trong tâm trạng khắc khoải đợichờ, nhất là khi đang nghi ngờ bị điểm kém mà lại đợc thông báo điểm cao thì lợng tintrong trờng hợp này càng cao, càng có giá trị

Độ bất định của hệ thống phụ thuộc vào số lợng các trạng thái có thể có của hệthống và các xác suất trạng thái tơng ứng Nh vậy nó là một hàm của các xác suất trạngthái Để đo độ bất định của một hệ thống ngời ta sử dụng khái niệm Entrôpi của hệthống

1.3.2 Entrôpi :

Để định lợng tin tức, năm 1948 Shannon đã đa ra công thức tính lợng tin Trong

một hệ thống (có điều khiển), lợng tin có quan hệ chặt chẽ với độ bát định của hệ

thống, thông tin có giá trị làm giảm độ bất định, vì thế, lợng tin đợc đo bằng (đợc gọi

bằng) Entrôpi.

Giả sử có hệ thống : X =

Trong đó x1, x2, , xn là các trạng thái có thể có, còn P1, P2, , Pn là các xác suất trạng thái tơng ứng Tại mỗi thời điểm cho trớc P1 + P2 + + Pn = 1 Lúc đó Entrôpi của hệ thống X, ký hiệu là H(X) đợc biểu diễn bằng biểu thức :

n

H(X) =   Pilog2Pi (bit)

i=1 Thí dụ : Khi gieo con xúc xắc, xác suất xuất hiện mỗi mặt là 1/6 Vậy lợng tin của nó là: H = - 1 6 1 6 1 6 2 5849 1 2 2 i n   log ( ) log ( ) , Lợng tin của việc xuất hiện mặt sấp hay ngửa trong việc gieo đồng xu sẽ là : H = - log2(1/2) = 1 Tin tức chỉ xuất hiện khi tối thiểu có 2 trạng thái, 2 khả năng (vì nếu chỉ có duy nhất một khả năng, một trạng thái thì tin tức không có giá trị gì nữa) Do đó, trờng hợp hai trạng thái (sấp - ngửa của đồng xu) đã cho ta đơn vị đo thông tin H = 1 bit Trờng hợp con xúc xắc, lợng tin là 2,5849 bit, nghĩa là lớn hơn so với ví dụ gieo đồng xu Với biểu thức tính Entrôpi ở trên, ngời ta có thể chứng minh đợc các tính chất sau sủa Entrôpi : Tính chất 1 : Nếu trạng thái của hệ thống đã biết trớc thì Entrôpi của nó bằng 0. H(X) = 0 khi và chỉ khi Pi = 1 và Pj = 0 (với mọi j  i) Đối với một hệ xã hội nói chung và hệ giáo dục nói riêng, trong trờng hợp này, hệ có trạng thái lý tởng, sự quản lý là tối u Tính chất 2 : Entrôpi của hệ thống là một giá trị không âm. H(X)  0 Tính chất 3 : Entrôpi của hệ thống có số trạng thái hữu hạn sẽ đạt cực đại khi tất cả các trạng thái là đồng xác suất, tức là khi : P1 = P2 = = Pn = 1/n Lúc đó : n

H(X) =   Pilog2Pi = - n log2 = log2n

i=1

Nh vậy : Hmax (X) = log2n = V(X) (1)

Điều đó có nghĩa là khi các trạng thái của hệ thống là đồng xác suất thì hệ thống sẽ là khó dự đoán nhất Lúc đó Entrôpi của nó đạt cực đại và bằng độ đa dạng của hệ thống Trong trờng hợp này, đối với một hệ xã hội, độ đa dạng là cực đại, sự quản lý trong những hệ này rất khó khăn 1.4 Tổ chức các quá trình thông tin Quá trình thông tin gồm các bớc : Thu thập thông tin ; Xử lý thông tin ; Lu trữ bảo quản và khai thác thông tin 1.4.1 Thu thập thông tin x 1 x 2 x n P

1 P

2 P n

1 n

1 n

Đây là bớc đầu tiên của quá trình thông tin Tuỳ theo lĩnh vực hoạt động mà ta cónhững phơng pháp thu thập thông tin khác nhau Ví dụ trong quản lý ngời ta thu thậpthông tin bằng các bản báo báo Trong khoa học, ngời ta thu thập thông tin bằng cácphiếu điều tra, các số liệu thực nghiệm, v.v Trong phần Hệ thống thông tin quản lýgiáo dục chúng ta sẽ đề cập đến một số phơng pháp thu thập thông tin.

Các kết quả thu thập đợc là các thông tin thô, ngời ta gọi là các dữ liệu Sau khi

thu thập đợc thông tin thô, ngời ta tiến hành xử lý thông tin

1.4.2 Xử lý thông tin

1.4.2.1 Dữ liệu (data)

Dữ liệu có thể hiểu là vật liệu thô mang thông tin Dữ liệu sau khi đợc tập hợp lại

và xử lý cho ta thông tin Nói cách khác, dữ liệu là nguồn gốc, là vật mang thông tin, làvật liệu sản xuất ra tin Trong ví dụ kể trên, con số điểm thi là một dữ liệu

Trong thực tế, dữ liệu có thể là :

- Tín hiệu vật lý (physical signal) : tín hiệu điện, tín hiệu sóng điện từ, tín hiệu ánhsáng, tín hiệu âm thanh, nhiệt độ, áp suất

- Các số liệu (numbers) là dữ liệu bằng số nên ta quen gọi với tên là số liệu Đó là

số liệu trong các bảng thống kê về kho tàng, nhân sự, khí hậu

- Các ký hiệu (symbol) nh các chữ viết, các ký hiệu khắc trên đá của ngời xa, v.v Thí dụ 1 : Thông tin dự báo thời tiết : “Khu vực Hà Nôi: nhiều mây, không ma,gió Đông Nam cấp 2, 3; nhiệt độ 23 – ICT) : 32 độ”

Nội dung thông tin này cho ta biết về thời tiết ngày hôm đó

Thí dụ 2 : Ta có dãy số : 15, 23, 21, 17

Đây là số liệu hoàn toàn cha nói lên điều gì Nó sẽ cho ta thông tin nếu nh biếtthêm rằng đó là dãy số biểu diễn số học sinh giỏi ở các lớp

Thí dụ 3 : Nhiều khi thông tin lấy đợc từ dữ liệu nhờ tính quy ớc Thí dụ nh cùng

là ký hiệu V, song trong câu văn ngời ta hiểu đó là chữ cái V, nhng ở vị trí khác ngời ta

lại hiểu đó là chữ số La Mã có giá trị là năm.

Ta cũng có thể thấy dữ liệu có nguồn gốc tự nhiên nh các tín hiệu vật lý (tiếng nói,

âm thanh, hình ảnh, ánh sáng ) Các dữ liệu này không có tính quy ớc, thông tin vốn

là bản chất nội tại của vật thể Vì vậy nhiệm vụ của ngời nhận tin (tin tức - thông báo)

là phải tìm hiểu rút ra kết luận về cách biểu diễn thông tin của các dữ liệu này Nhữngdữ liệu do con ngời tự đặt ra để mã hoá thông tin thì ta phải có quy ớc về cách biểudiễn thông tin Ví dụ cách mã hoá bằng hệ đếm cơ số 10 hay hệ đếm cơ số 2

1.4.2.2 Chu trình xử lý thông tin :

Mọi quá trình xử lý thông tin đều đợc thực hiện theo một chu trình sau :

Vào dữ liệu - Xử lý dữ liệu - Ra dữ liệu và Lu trữ

Quy trình này có thể tóm tắt một cách ngắn gọn nh sau : Trớc tiên đa dữ liệu vào

đầu vào Sau đó thực hiện quá trình xử lý (bằng chính con ngời hay nhờ những công cụ nào đấy nh máy tính ) để rút ra những thông tin Thông tin đợc đa ra dới dạng dữ liệu

ra Ngoài ra, dữ liệu vào và ra cũng nh quy trình xử lý đều cần phải lu trữ lại để dùng

tiếp cho những lần sau

Thông tin nằm trong dữ liệu Trớc khi truyền thông tin cần tiến hành xử lý Xử lýthông tin bao gồm các quá trình xử lý dữ liệu để lấy ra thông tin hữu ích phục vụ conngời.

Trong thực tế, có rất nhiều phơng pháp xử lý thông tin và cũng sử dụng nhiều

ph-ơng tiện và công cụ khác nhau để xử lý Ngày nay khi công nghệ thông tin phát triển,máy tính là công cụ cơ bản đợc sử dụng để xử lý thông tin Việc tổng hợp, phân tíchcác dữ liệu thô; việc biểu diễn các thông tin ; việc truyền dẫn thông tin v.v đều là cácquá trình của xử lý thông tin

Thông tin có thể đợc biểu diễn dới các hình thức khác nhau nh bằng âm thanh, lờinói, văn bản, đồ hoạ, tranh ảnh, tín hiệu vật lý, v.v Một phơng pháp cơ bản mà trớc

đây và ngày nay với sự phát triển của tin học ngời ta lại càng phải sử dụng, đó là phơngpháp mã hoá

 Ngôn ngữ mã hoá : Để truyền thông tin dới dạng các thông báo, ngời ta phải sử

dụng một ngôn ngữ nào đó

Ngôn ngữ (theo nghĩa thông thờng) là một tập hợp các ký hiệu khác nhau (đợc gọi

là bộ chữ cái) từ đó xây dựng nên từ và câu và tập hợp các quy tắc sử dụng các ký hiệu,

từ và câu đó để thể hiện thông tin cần truyền đạt

Nh vậy ngôn ngữ chính là cái giá vật chất của thông tin, là vật mang thông tin.Ngôn ngữ dùng trong việc truyền thông tin của các hệ thống khoa học kỹ thuật vàkinh tế phải thoả mãn các yêu cầu sau :

+ Thuận tiện cho việc giao tiếp giữa đối tợng phát và đối tợng nhận

+ Có thể xử lý một lợng thông tin có cấu trúc phức tạp, dễ phân loại và phân nhóm.+ Là ngôn ngữ đơn nghĩa, tức là chỉ có thể đợc hiểu theo một cách duy nhất

+ Tiết kiệm, tức là cùng một lợng thông báo dùng ít ký hiệu nhất

Trong thông tin, ngời ta dùng một loại ngôn ngữ đặc biệt nhằm thoả mãn đợc tấtcả các yêu cầu trên, chúng đợc gọi là các mã

Mã là một ngôn ngữ đặc biệt để thể hiện thông báo định truyền đi

Ví dụ, chữ viết, Moóc, các ngôn ngữ lập trình, các ngôn ngữ sử dụng trong tin học

Nh vậy, mã hoá thông tin là việc chuyển thông báo từ ngôn ngữ này sang ngôn ngữ khác bằng cách sử dụng một hệ thống tín hiệu ngôn ngữ khác, còn giải mã là quá trình ngợc lại, chuyển thông báo trở lại ngôn ngữ ban đầu.

 Mã hoá thông báo

Giả sử {x1, x2, , xn} là bộ chữ cái nguồn tức là bộ chữ cái của thông báo ban đầu.{y1,y2, ,ym} là bộ chữ cái của mã Nếu m<n tức là số ký hiệu của mã nhỏ hơn sốchữ cái của nguồn thông báo thì không thể mã hoá mỗi chữ cái nguồn bằng một kýhiệu duy nhất của mã mà phải dùng một tổ hợp ký hiệu của mã Các mã sẽ khác nhau

do số ký hiệu dùng để xây dựng những tổ hợp đó Mã gồm m ký hiệu đợc gọi là mãthập phân Mã gồm hai ký hiệu 0 và 1 gọi là mã nhị phân Để mã hoá các thông tin đavào máy tính, ngời ta phải sử dụng hệ nhị phân

b) Hệ thống truyền tin

Mỗi hệ thống truyền tin bao gồm nhiều thành phần khác nhau, những thành phầnchính của nó có thể mô tả bằng sơ đồ sau :

1.4.3 Bảo quản và tìm kiếm thông tin

Quá trình quản lý liên quan chặt chẽ với việc thu nhận, xử lý và sử dụng thông tin.Tuy nhiên không phải thông tin nào cũng đợc xử lý và sử dụng ngay Mặt khác mỗi hệthống còn phải lu trữ hàng loạt thông tin khác nhau để sử dụng lâu dài Vì vậy tronghoạt động khoa học kỹ thuật nói riêng và trong hoạt động xã hội nói chung, việc lu trữ

và bảo quản thông tin là hết sức cần thiết

Trong xã hội loài ngời, sự lu trữ thông tin đã giúp thúc đẩy sự phát triển, giúp cho loàingời thừa hởng đợc những thành tựu của các thế hệ trớc ở tất cả các lĩnh vực

Sự lu trữ và bảo quản thông tin đợc thực hiện bằng nhiều phơng tiện và cách thứckhác nhau, từ những phơng tiện và môi trờng đơn giản nh cành cây, vách đá ở thờinguyên thuỷ đến những phơng tiện và môi trờng nh sách báo, phim ảnh

Ngày nay nhờ sự phát triển của khoa học kỹ thuật, việc lu trữ và bảo quản thôngtin đợc thực hiện bằng các phơng tiện hiện đại nh máy tính, và bằng các môi trờng nh

đĩa từ, đĩa quang

Đ2 Hệ thống thông tin và thông tin quản lý

Một trong những yêu cầu cốt lõi của hoạt động quản lý là thông tin Mặt khác,

t-ơng lai của bất cứ tổ chức nào cũng không chỉ phụ thuộc vào việc sử dụng tiền bạc,nguyên vật liệu, nguồn nhân lực, cơ sở vật chất mà còn phụ thuộc vào việc xử lý và

sử dụng thông tin trong nội bộ của tổ chức và môi trờng

Ngày nay, thông tin giữ một vai trò rất quan trọng trong hầu hết các lĩnh vực củacuộc sống và khoa học, vì thông tin làm cơ sở cho mọi hoạt động Công nghệ thông tin

đã gia tăng cả về năng lực xử lý và tính đa dạng của hệ thống thông tin và thông tin đãtrở thành một nguồn lực của tổ chức Bởi vậy, quản lý thông tin đã trở thành một chứcnăng hết sức quan trọng của tổ chức

Với quan niệm thứ hai này, có thể khái quát hệ thống bao gồm ba khối cơ bản:

- Khối các phần tử đầu vào

- Khối các phần tử của quá trình xử lý

- Khối các phần tử đầu ra

Nhập dữ liệu Xử lý dữ liệu Thông tin ra

Hình 2 : Các khối cơ bản của hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin dùng các nguồn tài nguyên con ngời (ngời sử dụng và cácchuyên gia), các công cụ và phơng tiện (các phần cứng của máy tính, các chơng trìnhphần mềm, các loại ngôn ngữ, các loại tín hiệu, các loại đồ hoạ ) để thực hiện cáchoạt động nhập vào (thu thập), xử lý, đa ra, lu trữ và kiểm soát nhằm chuyển các tàinguyên dữ liệu thành các sản phẩm thông tin

Trong một hệ thống thông tin chúng ta cần có 4 hệ nguồn :

- Nguồn nhân lực

- Nguồn dữ liệu (thông tin thô thu thập đợc)

- Nguồn thiết bị, vật liệu : các phơng tiện thiết bị nghe nhìn (máy ghi âm, ghihình), phần cứng của máy tính, thiết bị in ấn, v.v

- Các tri thức khoa học : phần mềm của tin học, kỹ thuật vẽ, chữ viết

Ta có thể biểu diễn mô hình cơ bản của hệ thống thông tin nh trên hình 3

Nguồn nhân lực : Ng ời dùng trực tiếp, các chuyên gia

Nguồn dữ liệu : Các dữ liệu thu thập, các các cơ sở dữ liệu

Điều khiển thực hiện hệ thống

L u trữ dữ liệu

Nhập dữ liệu

Xử lý dữ liệu

Thông tin ra

Sự phù hợp của thông tin tuỳ thuộc vào mức độ và phạm vi mà nó hỗ trợ trực tiếpcho việc ra quyết định Trong nhiều trờng hợp, những ngời quản lý và các nhân viênnhận đợc những thông tin không phù hợp có thể làm trì hoãn quá trình ra quyết định.

Ví dụ, đối với công tác quản lý nhân sự, các thông tin phù hợp là số l ợng cán bộ nhânviên, trình độ đào tạo, trình độ chuyên môn, quá trình công tác, thâm niên công tác cònthông tin không phù hợp trong lĩnh vực quản lý này là thông tin về cơ sở vật chất, vềtài chính, v.v

Nh đã nói, mục đích của thông tin giáo dục là cung cấp những số liệu và thông tin

đáng tin cậy và kịp thời cần thiết để quản lý và điều khiển hệ giáo dục nhằm phát triển

hệ Những vấn đề của giáo dục thờng rất phức tạp, vì vậy cần chọn đợc những thông tinthật thích hợp, đặc trng và toàn diện của đối tợng đang nghiên cứu và quản lý

(2) Tính kịp thời :

Tính kịp thời nghĩa là những ngời cần thông tin để ra quyết định cần thiết vàothời điểm thích hợp Bởi vậy, trong những trờng hợp không cấp bách thì không cầnthiết phải xử lý quá gấp, dễ dẫn tới sự lãng phí nguồn lực thông tin

Cần rút ngắn thời gian trong việc truyền thông tin từ dới lên cũng nh từ trên xuống,cần rút ngắn thời gian trong xử lý thông tin Nh vậy các dữ liệu và thông tin cung cấp mới

đợc kịp thời Ngày nay do tin học phát triển, để giải quyết tính kịp thời của thông tin, ngời

ta nối mạng trong máy tính, nối mạng trong cơ quan, trong nớc và thế giới

Tính kịp thời hết sức quan trọng trong quản lý nói chung và quản lý giáo dục nóiriêng Kịp thời để ra quyết định đúng đắn trong quản lý

(3) Tính tiện lợi của thông tin

Thông tin phải tiện lợi trong việc sử dụng, nghĩa là chúng phải dễ sử dụng và sửdụng có hiệu quả

Muốn nh vậy, từ những dữ liệu và thông tin thô phải đợc xử lý, biến chúng thànhcác đại lợng bằng số, đồ thị, biểu đồ, bảng, mã hoá, tin học hoá, v.v

2.3.2 Các đặc điểm của thông tin quản lý :

1) Thông tin quản lý là một nguồn lực của tổ chức

Không giống các nguồn lực vật chất, xác định giá trị thông tin là một việc làmkhông dễ dàng bởi vì thông tin không có giá trị nội tại Giá trị của thông tin đợc xác

định bởi chính những ngời sử dụng nó để ra quyết định Các nhà quản lý và nhân viênthuộc tất cả các cấp và tất cả các lĩnh vực chuyên môn của tổ chức đều có những nhucầu thông tin khác nhau

Thông tin là yếu tố đầu vào không thể thiếu và là một nguồn lực dực trữ của bất

cứ tổ chức nào

2) Thông tin và phản hồi

Thông tin và phản hồi luôn gắn bó chặt chẽ với nhau bởi vì trong quản lý, mốiquan hệ giữa chủ thể quản lý và khách thể quản lý luôn gắn kết với nhau, không thểtách rời nhau Quan hệ thông tin và phản hồi thông tin là quan hệ tơng đối, sự phản hồi

từ khách thể quản lý tới chủ thể quản lý và ngợc lại, từ chủ thể quản lý tới khách thểquản lý Ví dụ, luồng thông tin từ dới lên : Báo cáo của cơ sở xin quyết định của cấptrên là thông tin còn quyết định của cấp trên là phản hồi Ngợc lại, sau khi thực hiệnquyết định của cấp trên, cấp dới báo cáo tình hình thực hiện quyết định thì lại là phảnhồi thông tin

Ngày nay, chúng ta đang triển khai thực hiện dân chủ hoá quá trình quản lý cũng

là một trong những biện pháp nhằm tăng cờng sự phản hồi thông tin Thông tin luônsẵn sàng chia sẻ cho mọi ngời, các cá nhân hoặc nhóm có thể tự do sử dụng thông tin

và bàn bạc với những ngời khác thông qua tổ chức Mặt khác, thông tin là một phần rất

quan trọng của sự phi tập trung việc ra quyết định trong tổ chức Một tổ chức có thểlàm gia tăng các nguồn lực thông tin bằng một hệ thống uỷ quyền ra quyết định chocấp có thông tin, hơn là chuyển thông tin tới địa điểm ra quyết định Điều này có lợi làchia sẻ thông tin nhiều hơn, tiếp cận vấn đề hơn và có thể tìm ra nhiều giải pháp mới.Những điều này cũng giảm sự quá tải thông tin vào một số bộ phận hoặc một số cánhân và cũng tránh tình trạng sự ôm đồm hoặc "lấn sân" hoặc "bao sân" trong quản lý.Tình trạng này diễn ra không ít trong thực tế quản lý đặc biệt là trong các cơ quanhành chính sự nghiệp (các trờng học, các viện nghiên cứu, các cơ quan quản lý nhà n-ớc).

Tuy nhiên thực trạng này cũng làm nảy sinh nguy cơ lạm dụng và thâu tóm thôngtin trong tổ chức, vì sự truyền đạt thông tin nhiều khi diễn ra không hoàn toàn kháchquan (tam sao thất bản)

3) Thông tin là sản phẩm của lao động quản lý :

Thu tập, xử lí, kết xuất thông tin là giai đoạn đầu tiên để tạo nên cứ liệu cho chủthể quản lý ra quyết định quản lý Quyết định quản lý và thu nhận thông tin phản hồi.Tất cả các hoạt động trên đều là sản phẩm của lao động quản lý

4) Thông tin quản lý gắn liền với quyền lực, quyền uy lãnh đạo :

Thông tin là yếu tố cơ bản giúp duy trì sự thống nhất mục đích và hành động của

tổ chức, do đó, để đảm bảo sự thống nhất này, ngời quản lý phải sử dụng thông tin nhmột công cụ quyền lực (bằng các quyết định)

Trong xã hội hiện đại, thông tin còn đợc coi nh “quyền lực thứ t” Trong xã hộihiện đại, cá nhân hoặc tổ chức nào “chiếm lĩnh’ đợc nhiều thông tin sẽ có quyền lựcmạnh hơn

2.4 Quản lý và thông tin trong công tác quản lý

2.4.1 Vị trí của thông tin trong quản lý

Có nhiều định nghĩa khác nhau về quản lý Ta có thể hiểu một cách tóm tắt: Quản

lý là sự tác động của chủ thể quản lý lên khách thể quản lý để đa khách thể quản lý đạt

đến một trạng thái (mục tiêu) mong muốn

Về chức năng quản lý chúng ta đã biết

có 4 chức năng cơ bản : Kế hoạch, tổ chức,chỉ đạo và kiểm tra đánh giá

Để thực hiện đợc hoạt động quản lý(cũng nh thực hiện từng chức năng cụ thể),ngời quản lý (chủ thể quản lý) phải có thôngtin để thực hiện các chức năng quản lý (thựcchất là ra các quyết định quản lý trong từngchức năng) Vì vậy thông tin có vị trí đặcbiệt quan trọng trong hoạt động quản lý Và

nh vậy có thể coi thông tin là một chức năng

đặc biệt cùng với 4 chức năng quản lý đãnêu Chức năng thông tin là chức năng trungtâm Không có thông tin không thể tiếnhành quản lý và điều khiển bất cứ hệ thốngnào

2.4.2 Các mức độ quản lý :

Thông thờng ngời ta chia các mức độ quản lý thành ba mức độ :

- Mức thứ nhất là mức quản lý tác nghiệp hay còn gọi là quản lý cấp cơ sở, cấp quản

lý tuyến đầu (first-line management) Tại mức này, các nhà quản lý thực hiện các nhiệm

Kế hoạch

Kiểm tra Thông tin Tổ chức

Chỉ đạo

vụ cụ thể, với quy mô nhỏ có thể là một trờng học (ví dụ trờng phổ thông), một tổ côngtác, v.v

- Mức thứ hai là mức quản lý chiến thuật hay còn gọi là cấp quản lý trung gian(middle management) Đây là công tác quản lý ở một đơn vị trọn vẹn Mức quản lýnày có thể bao gồm nhiều đơn vị quản lý tác nghiệp

- Mức thứ ba là mức quản lý chiến lợc hay còn gọi là quản lý cấp cao (topmanagement) Đây là mức quản lý cao nhất có tác động đến toàn bộ hệ thống (ví dụcấp Chính phủ hay cấp Bộ) Việc quản lý ở đây nhằm xác định mục tiêu mang tínhchiến lợc và đờng lối, chính sách để thực hiện các mục tiêu đó

Tuỳ theo mức quản lý mà nhu cầu thông tin đòi hỏi cho các nhà quản lý cũng khácnhau Thí dụ mức độ quản lý chiến lợc đòi hỏi các thông tin có tính tổng hợp, đặc biệt,thờng không xác định trớc, có tính dự báo, quy mô rộng ; còn mức quản lý tác nghiệp(cơ sở) đòi hỏi thông tin có tính chi tiết, chu kỳ, đợc quy định trớc, quy mô nhỏ và phải

rõ ràng cụ thể

2.4.3 Vai trò của thông tin trong quản lý

Trong bất kỳ một tổ chức nào cũng có thể xác định ba hệ thống :

- Hệ thống điều khiển (Chủ thể quản lý), có nhiệm vụ ra các quyết định

- Hệ thống bị điều khiển (Khách thể quản lý, đối tợng quản lý) thực hiện các hoạt

động nhằm thi hành các quyết định xác định bởi hệ thống điều khiển

- Hệ thống thông tin thực hiện sự liên hệ giữa hai hệ thống trên, đảm bảo cho tổchức hoạt động đạt đợc các mục tiêu đã đặt ra

Nhiệm vụ quan trọng của ngời quản lý là ra các quyết định Hệ thống thông tincung cấp cho ngời quản lý các cứ liệu, các điều kiện, các cơ sở pháp lý, độ tin cậy để

ra quyết định

Hệ thống thông tin trong một tổ chức có thể bao gồm nhiều hệ con, chẳng hạn hệthống thông tin cho cơ quan quản lý một tỉnh, gồm các hệ thông tin về tài chính, kếhoạch, giáo dục, sản xuất nông nghiệp, công nghiệp, v.v Trong một sở giáo dục, lạigồm các hệ thống thông tin con về nhân sự (đội ngũ cán bộ quản lý, đội ngũ giáo viêncác cấp) ; về lơng ; về số trờng, số học sinh các cấp ; về tài chính; v.v Cấu trúc của hệthống thông tin lại cũng có thể khác nhau : theo chiều dọc (theo chức năng), theo mức

độ quản lý (cấp cơ sở, cấp trung gian và cấp cao), hay hỗn hợp theo hai cách trên

2.5 Hệ thống đảm bảo thông tin trong quản lý

2.5.1 Khái niệm và nội dung hệ thống đảm bảo thông tin quản lý

Hệ thống bảo đảm thông tin quản lý là tập hợp các phơng tiện, phơng pháp, công

cụ, tổ chức và con ngời có liên quan chặt chẽ với nhau nhằm bảo đảm việc thu thập, xử

Hệ thống thông tin chia các phân

hệ theo chiều dọc (theo chức năng)

Hệ thống thông tin chia các phân hệ theo cấp quản lý

Hệ thống thông tin chia các phân hệ theo cả chức năng và theo cả cấp quản lý

Chủưthểư

quảnưlý

lí, lu trữ và cung cấp thông tin cần thiết giúp ngời quản lý ra quyết định và tổ chức thựchiện quyết định quản lý

Trong kỉ nguyên của kinh tế thông tin, kinh tế tri thức, thông tin là nguồn lực rấtquan trọng, các tổ chức và mỗi cá nhân phải xử lí khối lợng thông tin rất lớn và ngàycàng tăng Độ phức tạp của quản lý tăng theo hàm số mũ so với độ phức tạp của hệthống làm cho nhiệm vụ xử lí thông tin quản lý càng nhiều và phức tạp Do đó, để nângcao hiệu quả và hiệu lực quản lý tất yếu phải luôn quan tâm đến lĩnh vực bảo đảmthông tin phù hợp, đủ khả năng thực hiện những chức năng cơ bản của quản lý

Nội dung đảm bảo thông tin là một quá trình liên tục gồm nhiều khâu, bắt đầu từviệc xác định yêu cầu thông tin Yêu cầu thông tin đợc xác định xuất phát từ mục tiêuquản lý trong giai đoạn cụ thể, phải dự tính trớc đợc lợng thông tin cần thiết

Khối lợng thông tin cần xử lí và cung cấp ngày càng lớn, nếu hệ thống đảm bảothông tin đợc tổ chức theo kiểu phân tán sẽ không đáp ứng đợc yêu cầu cung cấp thôngtin quản lý Do đó, ngời ta tổ chức các trung tâm dịch vụ thông tin lập thành các ngânhàng thông tin để cung cấp thông tin cho những ai có nhu cầu

2.5.2 Nguyên lí tổ chức hệ thống đảm bảo thông tin quản lý :

1) Nguyên lí liên hệ ngợc : Cần thực hiện mối quan hệ từ trên xuống và từ dới lên

để đảm bảo có thông tin hai chiều : thông tin từ trên xuống (thờng là các quyết định,các chỉ thị…) và vật mang tin (kênh truyền, giá đỡ, môi tr) và thông tin từ dới lên (thờng là các báo cáo, các kết quả thực hiện quyết

định – ICT) : thông tin phản hồi) Đặc biệt trong việc thực hiện “phong cách dân chủ” trong

4) Nguyên lí hệ thống mở : nhằm đảm bảo cho hệ thống thông tin quản lý có thể

dễ dàng truy nhập và cập nhật với các hệ thống thông tin khác giúp cho các quyết địnhquản lý có hiệu quả và khả thi cao

2.5.3 Những trở ngại trong đảm bảo thông tin và cách khắc phục :

1) Những trở ngại :

Trong quá trình vận động có rất nhiều trở ngại làm cho thông tin bị sai lạc, thấtthoát, làm giảm hiệu quả, thậm chí gây tác hại cho việc ra quyết định quản lý Có thểchia làm ba nhóm trở ngại chính sau :

- Sự bớt xén thông tin : là hiện tợng thông tin bị nhào nặn, cắt xén, loại bớt, thậmchí bị bóp méo bởi ngời đa tin sao cho phù hợp với ý muốn của ngời gửi tin hoặc ngờinhận tin để phục vụ lợi ích hoặc quyền lực của ngời gửi tin

- Sự nhiễu tin là sự sai lạc thông tin do tác động của các yếu tố chủ quan và kháchquan khác nhau nh ngôn ngữ, nhận thức, cảm xúc, ý đồ, kênh truyền, mã hoá, v.v…) và vật mang tin (kênh truyền, giá đỡ, môi trHiện tợng nhiễu tin rất phổ biến trong các hệ thống đảm bảo thông tin quản lý, gây hậuquả xấu ở các mức độ khác nhau

- Sự quá tải thông tin là tình trang thông tin đến quá nhiều ở một tổ chức, một cánhân (hệ con), vợt quá khả năng xử lí của ngời quản lý, làm ách tắc, trì trệ hoặc bỏ quacác giá trị thông tin cần thiết cho quyết định quản lý, ảnh hởng đến tính kịp thời vàhiệu quả của quyết định quản lý

2) Các biện pháp khắc phục :

- Điều chỉnh dòng thông tin để tránh sự quá tải thông tin ;

- Sử dụng sự phản hồi thông tin để khắc phục tình trạng bớt xén hoặc nhiễu tin và

đánh giá đợc hiệu quả của quyết định quản lý ;

- Các ngôn ngữ mã hoá, các kênh truyền cần đợc sử dụng thích hợp với ngời gửi vàngời nhận;

- Các quyết định quản lý cần dựa trên các thông tin khoa học, có độ tin cậy cao,hạn chế cảm xúc trong quyết định quản lý ;

2.6 Một số hệ thống thông tin quản lý

Dựa vào ngời sử dụng hệ thống thông tin mà ngời ta có thể chia ra :

- Hệ thống thông tin cá nhân, là hệ thống thông tin dùng cho từng ngời riêng rẽ.

Trong hệ thống này, ngời sử dụng thông tin giữ cả ba vai trò là ngời sử dụng, ngời thaotác và ngời phát triển hệ thống

- Hệ thống thông tin theo nhóm, là hệ thống thông tin dùng cho một số ngời trong

cùng một đơn vị quản lý hay nhóm công tác Trong hệ thống thông tin này, nhiều ngờicùng sử dụng chung các thiết bị, các dữ liệu

- Hệ thống thông tin toàn thể, là hệ thống thông tin của toàn thể tổ chức, dùng cho

nhiều ngời với quy mô rộng lớn và phức tạp hơn hệ thống thông tin theo nhóm

Ngời ta lại cũng có thể phân loại các hệ thống thông tin theo đối tợng phục vụ,theo công tác quản lý Theo cách chia này, có các loại hệ thống sau :

- Hệ thống thông tin tác nghiệp, chịu trách nhiệm xử lý các hoạt động tác nghiệp,công việc điều khiển quá trình hay các hệ thống tự động hoá văn phòng

- Hệ thống thông tin quản lý, trợ giúp các nhà quản lý, lãnh đạo

- Hệ hỗ trợ quyết định và các hệ thống sử dụng tri thức chuyên gia

2.6.1 Hệ thống xử lý tác nghiệp

Hệ thống xử lý tác nghiệp hoạt động gắn liền với việc xử lý các hoạt động tácnghiệp của một chức năng nghiệp vụ xác định Nó nhằm mục đích nâng cao hiệu quảcủa các hoạt động có tính thờng xuyên trong một tổ chức

Để xây dựng hệ thống xử lí tác nghiệp, chức năng nghiệp vụ đòi hỏi có các đặc

tr-ng :

- Khối lợng công việc giao dịch nhiều

- Các quy trình để xử lý giao dịch là rõ ràng

- Chặt chẽ, có thể mô tả chi tiết

- ít ngoại lệ

Một số thí dụ về hệ thống xử lý tác nghiệp nh :

- Hệ thống thanh toán tài vụ

- Hệ thống quản lí kết quả học tập của học sinh

- Hệ thống bán vé máy bay, tầu hoả

Công tác quản lý văn phòng cũng là một thí dụ về hệ thống xử lý tác nghiệp Hệthống thông tin ở đây bao gồm các hoạt động thông tin nh xử lý các loại công văn đến,

đi : làm công tác lu trữ công văn, phân phát các loại công văn Tiếp nhận các loạithông tin đến bằng các phơng tiện nh điện thoại, điện tín, fax Ngày nay, ngời ta đãtin học hoá công tác văn phòng Văn phòng đợc tin học hoá liên kết qua máy tính cócác chức năng :

- Xử lý văn bản : việc hết sức tiện lợi trong soạn thảo văn bản, xử lý văn bản

- Dùng th tín điện tử : dùng th tín điện tử có thể liên lạc đợc với nhiều nớc trên thếgiới vừa nhanh lại vừa rẻ Qua dịch vụ này, không những văn bản mà các hình ảnh, âmthanh đợc truyền đi

- Chức năng thứ ba là fax và điện thoại Khả năng này thông qua máy tính bằngmodem.

- Chức năng thứ t là bảng tính điện tử

- Chức năng thứ năm là sử dụng hệ thống thông tin và quản trị dữ liệu Các dữ liệu

đợc thể hiện không chỉ trong bảng dữ liệu mà còn dới dạng biểu đồ, biểu bảng liênquan tới dữ liệu đó

2.6.2 Hệ thống thông tin ra quyết định quản lý

Hệ thống thông tin quản lý có mục đích cung cấp thông tin giúp các nhà lãnh đạo,các nhà quản lý trong việc ra quyết định và quản lý công việc trong tổ chức

Không chỉ tin học hoá công tác văn phòng mà ngày nay máy tính còn đợc sử dụng

nh một công cụ hết sức tiện lợi cho các nhà lãnh đạo và quản lý

* Việc kết nối mạng giúp cho các nhà quản lý truy nhập thông tin nhanh nhất, đầy

đủ nhất và có thể rộng khắp không chỉ trong nớc mà cả trên thế giới

* Hệ thông thông tin quản lý khi đợc sử dụng qua máy tính có các đặc trng sau đây :

- Hỗ trợ chức năng xử lý dữ liệu trong giao dịch và lu trữ

- Sử dụng cơ sở dữ liệu thống nhất, có nhiều chức năng xử lý dữ liệu

- Cung cấp đầy đủ thông tin để nhà quản lý truy nhập

- Thích ứng đợc với những thay đổi của quy trình xử lý thông tin

- Đảm bảo toàn vẹn dữ liệu và an toàn dữ liệu

Một hệ thống nh hệ hỗ trợ quyết định không tự làm quyết định cụ thể giúp con

ng-ời trong công tác quản lý, mà chỉ hỗ trợ việc tính toán (đa ra) các phơng án để các nhàquản lý lựa chọn và đa ra quyết định cuối cùng Các phơng án do DSS đa ra ứng vớicác tình huống mà các nhà quản lý đặt ra trong các câu hỏi "nếu - thì"

2.7 Thiết kế, triển khai và vận hành một hệ thống thông tin quản lý (MIS - Management Information System)

2.7.1 Xác định nhu cầu thông tin

Bảng 1 : Những yêu cầu về thông tin của mỗi loại quyết định

Đặc điểm của Nhu cầu thông tin của các cấp quyết định

thông tin Cấp cơ sở - Tác nghiệp Cấp chiến thuật Cấp chiến lợc

Tính thờng xuyên Hàng ngày, liên tục Không thờng xuyên, định kỳ

Hình thức Định lợng Định tínhBớc đầu tiên của quá trình thiết kế một hệ thống thông tin là xác định những nhucầu thông tin hiện tại của tổ chức Công việc này đợc thực hiện thông qua việc đánh giá

về chủng loại và khối lợng thông tin mà các bộ phận, các nhân viên cần sử dụng để hoànthành công việc của họ tại thời điểm hiện tại Các loại thông tin quản lý sẽ phục vụ đắclực cho việc đa ra các quyết định và tiến hành các hoạt động quản lý

Bảng trên chỉ rõ rằng, các quyết định chiến lợc thờng đòi hỏi những thông tin từcác nguồn bên ngoài nh thông tin về khuynh hớng phát triển của kinh tế-xã hội, củangành Các quyết định chiến lợc còn đòi hỏi những thông tin có phạm vi phổ biếnrộng rãi, hỗn hợp, định hớng vào tơng lai và mang tính định tính

Trái lại, nhu cầu thông tin của các quyết định tác nghiệp (cơ sở) hàng ngày kháchẳn so với các quyết định chiến lợc Các quyết định hàng ngày đòi hỏi những khối lợnglớn thông tin nội bộ, dễ xác định, khá chi tiết, từ các báo cáo hàng ngày hay hàng tuần,chính xác và mang tính định lợng Còn các quyết định chiến thuật có yêu cầu thông tinnằm giữa yêu cầu của các quyết định chiến lợc và quyết định hàng ngày (tác nghiệp)

Hình 4 : Quá trình xử lý, sử dụng thông tin

và các dòng của hệ thống thông tin quản lý

Hình 4 minh hoạ tiến trình vận hành từ các dữ liệu thô đến những thông tin quản lý

để ra các quyết định Tiến trình này đợc bắt đầu từ những dữ liệu thô (từ bên trong vàbên ngoài) cha xử lý, sau quá trình xử lý, chúng biến thành những thông tin đợc chọn lọc

và thiết thực cho việc ra quyết định

Nhu cầu thông tin của mỗi bộ phận và mỗi cá nhân trong tổ chức rất khác nhau.Mặt khác, nhu cầu thông tin lại thay đổi tuỳ theo loại quyết định mà nó phục vụ Bảngdới cho thấy các hoạt động ra quyết định diễn ra ở ba cấp quản lý có những khác biệt

về đặc điểm thông tin

2.7.2 Nhận biết những trở ngại của hệ thống thông tin quản lý

Sau khi xác định đợc nhu cầu thông tin, các nhà quản lý cần xem xét những trởngại của bản thân hệ thống Trở ngại là những hạn chế của hệ thống, chúng có thể xuất

Quyết định

Các nhà quản lý và nhân viên

Truyền dữ liệu

Xác định nhu cầu dữ liệu

Thu thập dữ liệu

Xử lý và sắp xếp dữ liệu

Ngân hàng

dữ liệu

Các nguồn dữ liệu bên trong và bên ngoài

Thành phần Hoạt động Dòng cung cấp Dòng yêu cầu