BÀI GIẢNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

BÀI GIẢNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Nội dung bài giảng được trình bày trong 7 chương: Chương 1. Một số vấn đề chung về Hệ thống thông tin quản lý Chương 2. Các thành phần của Hệ thống thông tin quản lý Chương 3. Phân tích Hệ thống thông tin quản lý Chương 4. Thiết kế Hệ thống thông tin quản lý Chương 5. Cài đặt và khai thác Hệ thống thông tin quản lý Chương 6. Các Hệ thống thông tin quản lý cấp chuyên gia và các Hệ thống thông tin quản lý chức năng Chương 7. Các Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định và các Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành.

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

BÀI GIẢNG

HỆ THỐNG THÔNG TIN

QUẢN LÝ

Biên soạn: ThS Lê Thị Ngọc Diệp

Khoa Quản trị Kinh doanh 1

Hà Nội, Năm 2013

PTIT

LỜI NÓI ĐẦU Trong những năm gần đây, các tổ chức ngày càng chú ý đến việc ứng dụng các thành tựu của công nghệ nói chung và công nghệ thông tin nói riêng vào mọi hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh Các hệ thống thông tin quản lý được tin học hóa và ngày càng đóng vai trò quan trọng trong mọi hoạt động quản lý của các tổ chức Ban đầu, các hệ thống thông tin chủ yếu được xây dựng để hỗ trợ một số hoạt động kế toán, văn phòng, đến nay, các hệ thống này

có mặt hầu hết ở tất cả lĩnh vực quản lý theo chức năng của mọi tổ chức

Bài giảng “Hệ thống thông tin quản lý” giới thiệu các khái niệm cơ bản liên quan đến

hệ thống thông tin quản lý, quy trình tổng quát để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý cho một tổ chức Bài giảng này được viết cho sinh viên khối ngành kinh tế và quản trị kinh doanh nên cách tiếp cận các vấn đề đặt ra phù hợp với vai trò của các nhà quản lý, các nhà quản trị kinh doanh trong các tổ chức

Nội dung bài giảng được trình bày trong 7 chương:

Chương 1 Một số vấn đề chung về Hệ thống thông tin quản lý

Chương 2 Các thành phần của Hệ thống thông tin quản lý

Chương 3 Phân tích Hệ thống thông tin quản lý

Chương 4 Thiết kế Hệ thống thông tin quản lý

Chương 5 Cài đặt và khai thác Hệ thống thông tin quản lý

Chương 6 Các Hệ thống thông tin quản lý cấp chuyên gia và các Hệ thống thông tin quản lý chức năng

Chương 7 Các Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định và các Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành

Các chương trên tương ứng với ba nhóm nội dung lớn:

- Chương 1 và chương 2 tập trung giới thiệu khái quát về các Hệ thống thông tin quản lý

- Chương 3, chương 4 và chương 5 tương ứng với ba bước tổng quát cần triển khai khi các tổ chức muốn tiến hành xây dựng một Hệ thống thông tin quản lý mới cho tổ chức

- Hai chương cuối cùng giới thiệu các Hệ thống thông tin quản lý cụ thể đã và đang được các tổ chức sử dụng khá phổ biến

Bài giảng “Hệ thống thông tin quản lý” được tác giả biên soạn lại dựa trên các bài giảng đã được một số thầy cô biên soạn trước đây Tuy tác giả rất cố gắng tổng hợp, chọn lọc, sắp xếp các nội dung cho phù hợp với đề cương môn học, cập nhật thêm thông tin… nhưng chắc chắn không thể tránh khỏi sơ suất, tác giả rất mong được sự góp ý của các thầy cô, các bạn sinh viên để tiếp tục hoàn thiện bài giảng này

Hà Nội, tháng 11 năm 2013

ThS Lê Thị Ngọc Diệp

PTIT

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 6

1.1 THÔNG TIN 6

1.1.1 Thông tin và vai trò của thông tin 6

1.1.2 Các dạng thông tin trong các tổ chức 6

1.1.3 Các nguồn thông tin của tổ chức 8

1.2 HỆ THỐNG VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 9

1.2.1 Hệ thống 9

1.2.2 Hệ thống thông tin 9

1.2.3 Quy trình xử lý thông tin 10

1.3 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 13

1.3.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý 13

1.3.2 Phân loại các hệ thống thông tin quản lý 13

1.3.3 Lợi ích kinh tế của hệ thống thông tin quản lý 19

1.3.4 Xu hướng phát triển của hệ thống thông tin quản lý 20

CHƯƠNG 2 CÁC THÀNH PHẦN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 23

2.1 TÀI NGUYÊN VỀ PHẦN CỨNG 23

2.1.1 Cấu trúc của máy tính 23

2.1.2 Các dạng máy tính 26

2.1.3 Lựa chọn phần cứng 27

2.2 HỆ THỐNG TRUYỀN THÔNG 27

2.2.1 Phương thức truyền thông và các kênh truyền thông 28

2.2.2 Các thiết bị và phần mềm truyền thông 29

2.2.3 Phân loại mạng máy tính 29

2.3 TÀI NGUYÊN VỀ PHẦN MỀM 32

2.3.1 Phần mềm hệ thống 32

2.3.2 Phần mềm ứng dụng 33

2.4 TÀI NGUYÊN VỀ NHÂN LỰC 33

2.4.1 Các nhóm tài nguyên nhân lực 33

2.4.2 Yêu cầu đối với tài nguyên nhân lực 34

2.5 TÀI NGUYÊN VỀ DỮ LIỆU 34

2.5.1 Hệ quản trị CSDL 34

2.5.2 Mô hình CSDL 35

2.5.3 Thiết kế CSDL 38

PTIT

CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN 40

3.1 KHÁI NIỆM VÀ MỤC TIÊU PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN 40

3.2 PHƯƠNG PHÁP LUẬN TRONG PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN40 3.2.1 Phương pháp tiếp cận hệ thống 40

3.2.2 Phương pháp đi từ phân tích chức năng đến mô hình hóa 41

3.2.3 Phương pháp phân tích hệ thống có cấu trúc 41

3.3 QUY TRÌNH PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN 41

3.3.1 Thu thập thông tin cho quá trình phân tích 42

3.3.2 Lập sơ đồ chức năng kinh doanh (Business Funtion Diagram - BFD)46 3.3.3 Lập sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD) 49

3.3.4 Lập báo cáo phân tích hệ thống thông tin 58

CHƯƠNG 4 THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 61

4.1 QUY TRÌNH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 61

4.2 MÔ HÌNH HÓA THỰC THỂ 61

4.2.1 Xây dựng các thực thể 62

4.2.2 Xác định mối quan hệ giữa các thực thể 66

4.3 XÂY DỰNG SƠ ĐỒ QUAN HỆ-THỰC THỂ VÀ THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU 73

4.3.1 Sơ đồ Quan hệ - Thực thể (Entity Relation Diagram - ERD) 73

4.3.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu từ sơ đồ Quan hệ - Thực thể 75

4.4 CHUẨN HÓA DỮ LIỆU 80

4.4.1 Khái niệm chuẩn hóa dữ liệu 80

4.4.2 Khái niệm phụ thuộc hàm 81

4.4.3 Các dạng chuẩn và quá trình chuẩn hóa 82

4.4.4 Trộn các bảng thực thể 87

4.5 XÂY DỰNG PHẦN MỀM TRONG HTTT QUẢN LÝ 88

4.5.1 Thiết kế phần mềm mới 88

4.5.2 Lựa chọn phần mềm trên thị trường 93

4.6 THIẾT KẾ GIAO DIỆN NGƯỜI – MÁY 95

4.6.1 Nội dung thông tin của các giao diện 96

4.6.2 Các kiểu thiết kế giao diện người - máy 99

CHƯƠNG 5 CÀI ĐẶT VÀ KHAI THÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 104

5.1 CÀI ĐẶT HỆ THỐNG 104

5.2 CHUYỂN ĐỔI HỆ THỐNG 104

5.2.1 Nội dung của quá trình chuyển đổi hệ thống 104

5.2.2 Các phương pháp chuyển đổi hệ thống 107

5.3 HUẤN LUYỆN NGƯỜI SỬ DỤNG 110

PTIT

5.3.1 Mục tiêu và sự cần thiết của công tác huấn luyện 110

5.3.2 Nội dung và phương pháp huấn luyện 110

5.4 HỖ TRỢ SỬ DỤNG 111

5.5 CẢI TIẾN HỆ THỐNG 111

5.6 BIÊN SOẠN TÀI LIỆU HỆ THỐNG VÀ QUẢN LÝ CẤU HÌNH 112

5.6.1 Biên soạn tài liệu hệ thống 112

5.6.2 Quản lý cấu hình 113

CHƯƠNG 6 CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CẤP CHUYÊN GIA VÀ CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHỨC NĂNG 115

6.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN PHÒNG 115

6.1.1 Khái niệm 115

6.1.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào - ra 116

6.1.3 Các chức năng cơ bản 117

6.1.4 Công nghệ văn phòng 119

6.1.5 Các phần mềm quản lý văn phòng 121

6.2 HỆ THỐNG THÔNG TIN XỬ LÝ GIAO DỊCH 123

6.2.1 Khái niệm 123

6.2.2 Quy trình xử lý giao dịch 124

6.2.3 Một số HTTT xử lý giao dịch phổ biến 127

6.3 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ SẢN XUẤT 128

6.3.1 Khái niệm 128

6.3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào - ra 130

6.3.3 Phân loại HTTT quản lý sản xuất 130

6.3.4 Các phần mềm quản lý sản xuất 136

6.4 HỆ THỐNG THÔNG TIN TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN 137

6.4.1 Khái niệm 137

6.4.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào - ra 137

6.4.3 Phân loại HTTT Tài chính - Kế toán 140

6.4.4 Các phần mềm tài chính – kế toán 145

6.5 HỆ THỐNG THÔNG TIN MARKETING 149

6.5.1 Khái niệm 149

6.5.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào - ra 150

6.5.3 Phân loại HTTT Marketing 151

6.5.4 Các phần mềm Marketing 156

6.6 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ NHÂN LỰC 157

6.6.1 Khái niệm 157

6.6.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào - ra 158

6.6.3 Phân loại HTTT quản trị nhân lực 159

6.6.4 Các phần mềm quản trị nhân lực 163

PTIT

CHƯƠNG 7 CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH VÀ HỖ

TRỢ ĐIỀU HÀNH 169

7.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH 169

7.1.1 Quá trình ra quyết định trong các tổ chức 169

7.1.2 HTTT hỗ trợ ra quyết định 170

7.1.3 HTTT hỗ trợ ra quyết định theo nhóm 173

7.2 HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ ĐIỀU HÀNH 174

7.2.1 Khái niệm 174

7.2.2 Mô hình hệ thống 175

TÀI LIỆU THAM KHẢO 178

PTIT

CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Thông tin có vai trò vô cùng to lớn trong các hoạt động của con người Thông tin và các hệ thống thông tin quản lý là một loại nguồn lực đặc biệt quan trọng trong các tổ chức Chương này trình bày một số khái niệm cơ bản về thông tin và vai trò của thông tin trong kinh

tế - xã hội, các khái niệm hệ thống , hệ thống thông tin nói chung và các khái niệm liên quan đến HTTTQL nói riêng

1.1 THÔNG TIN

1.1.1 Thông tin và vai trò của thông tin

Trong cuộc sống hàng ngày, khái niệm thông tin phản ánh các tri thức, hiểu biết của chúng ta về một đối tượng nào đó Ở dạng chung nhất, thông tin luôn được hiểu như các thông báo nhằm mang lại một sự hiểu biết nào đó cho đối tượng nhận tin

Thông tin có tính chất phản ánh và liên quan đến hai chủ thể: chủ thể phản ánh (truyền tin) và đối tượng nhận sự phản ánh đó (tiếp nhận thông tin) Để chuyển tải được thông tin cần

có “vật mang thông tin”, ví dụ như ngôn ngữ, chữ cái, chữ số, các ký hiệu, bảng biểu… Khối lượng tri thức mà một thông tin mang lại gọi là nội dung thông tin Tuy nhiên, ý nghĩa mà nội dung thông tin mang lại sẽ phụ thuộc rất nhiều vào đối tượng tiếp nhận thông tin Có những thông tin chỉ có ý nghĩa đối với một nhóm người nhưng có những thông tin có ý nghĩa với cả

xã hội

Thông tin có vai trò vô cùng to lớn trong các hoạt động của con người Không có thông tin, con người không có sự dẫn dắt cho các hoạt động của mình và hoàn toàn bất định trong môi trường

Thông tin là một loại nguồn lực đặc biệt quan trọng trong tổ chức; người quản lý cần thông tin để hoạch định và điều khiển tất cả các tiến trình trong tổ chức, giúp cho tổ chức tồn tại và phát triển trong môi trường hoạt động của nó Thông tin trợ giúp người quản lý tổ chức hiểu rõ thị trường, định hướng cho sản phẩm mới, cải tiến tổ chức và các hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức Các hệ thống thông tin dựa trên máy tính với ưu thế tự động hóa xử

lý công việc dựa trên khoa học quản lý, khoa học tổ chức và công nghệ thông tin (xử lý và truyền thông) đã ngày càng mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho tổ chức trong mọi hoạt động,

từ các công việc đơn giản lặp lại hàng ngày cho đến công việc phát hiện vấn đề và giải quyết vấn đề

1.1.2 Các dạng thông tin trong các tổ chức

Bên cạnh khái niệm tổng quát về thông tin, có một phạm trù thông tin có vai trò vô cùng quan trọng đối với các tổ chức, đó là thông tin kinh tế và thông tin quản lý

Thông tin kinh tế là thông tin vận động trong các thiết chế kinh tế, các tổ chức và doanh nghiệp (gọi chung là tổ chức) nhằm phản ánh tình trạng kinh tế của các chủ thể đó

Thông tin kinh tế có thể coi như huyết mạch của các tổ chức kinh tế Nhờ có chúng, chúng ta có thể đánh giá về nhịp sống kinh tế, quy mô phát triển, triển vọng và nguy cơ tiềm

PTIT

ẩn… của các tổ chức

Ở đây, tổ chức được hiểu theo nghĩa là một hệ thống được tạo ra từ các cá thể nhằm đạt

mục tiêu của nó bằng hợp tác và phân công lao động Một tổ chức bao gồm một nhóm các nguồn lực được thiết lập cho các hoạt động vì một mục đích cụ thể Hầu hết các loại nguồn lực của tổ chức như nhân lực, tài lực, vật lực… và sự liên kết các nguồn lực này để phục vụ cho tổ chức đều là đối tượng quản lý (hoạch định, điều khiển, giám sát, đo lường) của những người quản lý trong tổ chức

Mỗi tổ chức thường có ba cấp có chức năng quản lý và một cấp có chức năng thực hiện các giao dịch cụ thể (cấp này không có trách nhiệm quản lý, ví dụ như nhân viên kế toán, nhân viên kiểm kê, công nhân sản xuất ) Trên thực tế, tất cả các cấp của tổ chức đều sử dụng và tạo ra thông tin Cán bộ quản lý ở các cấp quản lý khác nhau cần thông tin phục vụ mục đích quản lý khác nhau, từ đó, xuất hiện khái niệm thông tin quản lý như sau:

Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình

Các quyết định quản lý được chia thành 3 loại:

- Quyết định chiến lược là những quyết định xác định mục đích, mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức; thiết lập các chính sách và những đường lối chung; xây dựng nguồn lực cho tổ chức… Trong một tổ chức sản xuất kinh doanh thông thường thì đỉnh chiến lược do Chủ tịch Hội đồng quản trị hay Tổng Giám đốc phụ trách

- Quyết định chiến thuật là những quyết định cụ thể hoá mục tiêu thành nhiệm vụ, những quyết định kiểm soát và khai thác tối ưu nguồn lực Những người chịu trách nhiệm ban hành các quyết định chiến thuật có nhiệm vụ kiểm soát quản lý, có nghĩa là dùng các phương tiện cụ thể để thực hiện các mục tiêu chiến lược Việc tìm kiếm để có được những nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện mục tiêu chiến lược, thiết lập các chiến thuật kinh doanh, tung ra các sản phẩm mới, thiết lập và theo dõi ngân sách… là trách nhiệm ở mức kiểm soát quản lý này Trong tổ chức thông thường thì các nhà quản lý như trưởng phòng Tài vụ, trưởng phòng

Tổ chức, phòng Cung ứng nằm ở mức quản lý này

- Quyết định tác nghiệp là những quyết định nhằm thực thi nhiệm vụ Những người chịu trách nhiệm ban hành các quyết định tác nghiệp có trách nhiệm sử dụng sao cho có hiệu quả và hiệu lực những phương tiện và nguồn lực để tiến hành tốt các hoạt động của tổ chức nhưng phải tuân thủ những ràng buộc về tài chính, thời gian và kỹ thuật Những người trông coi kho dự trữ, trưởng nhóm, đốc công của những đội sản xuất thuộc mức quản lý này

Trong các tổ chức, có ba dạng thông tin chủ yếu liên quan đến việc ban hành ba nhóm quyết định nêu trên, đó là:

- Thông tin chiến lược liên quan chính đến những chính sách lâu dài của tổ chức và là

mối quan tâm chủ yếu của các nhà lãnh đạo cấp cao Đó là những thông tin liên quan đến việc lập kế hoạch chiến lược, xây dựng các dự án lớn hoặc đưa ra những dự báo cho sự phát triển trong tương lai Đối với mỗi chính phủ, đó là những thông tin về dân cư, GDP, GDP bình quân đầu người, số liệu thống kê về đầu tư nước ngoài, cán cân thu chi… Đối với mỗi doanh nghiệp, nó có thể là thông tin về thị trường; mặt bằng chi phí nhân công, nguyên vật liệu; các

PTIT

chính sách của Nhà nước có liên quan mới được ban hành; các công nghệ mới… Phần lớn các thông tin chiến lược không thu được sau quá trình xử lý thông tin trên máy tính

- Thông tin chiến thuật là những thông tin được sử dụng cho các mục tiêu ngắn hạn

(như một tháng, một quý, một năm), liên quan đến việc lập kế hoạch chiến thuật và là mối quan tâm của các phòng ban quản lý Đó là các thông tin thu được từ việc tổng hợp, phân tích

số liệu bán hàng, thu tiền học phí; phân tích các báo cáo tài chính hàng quí, hàng năm… Dạng thông tin này từ những dữ liệu của các hoạt động giao dịch hàng ngày, do đó nó đòi hỏi một quá trình xử lý thông tin hợp lý và chính xác

- Thông tin tác nghiệp (thông tin điều hành) thường được sử dụng cho những công

việc cụ thể hàng ngày ở các bộ phận của tổ chức Ví dụ như thông tin về số lượng từng loại mặt hàng bán được trong ngày, lượng đơn đặt hàng, tiến độ thực hiện các hợp đồng… Thông tin này có thể được rút ra một cách nhanh chóng từ dữ liệu hoạt động của tổ chức và thường đòi hỏi thu thập dữ liệu một cách khẩn trương và xử lý dữ liệu kịp thời

Bảng 1.1 Tính chất của các dạng thông tin trong tổ chức

Đặc trưng Thông tin tác nghiệp Thông tin chiến thuật Thông tin chiến lược Tần suất Đều đặn, lặp lại Phần lớn là thường kỳ,

đều đặn

Sau từng thời kỳ dài, hoặc trong trường hợp đặc biệt

Tính độc lập

của kết quả

Dự đoán trước được Dự đoán sơ bộ; một số

không dự đoán được

Chủ yếu là không dự đoán trước được

Mức chi tiết Rất chi tiết Tổng hợp, thống kê Tổng hợp, khái quát Nguồn Trong tổ chức Trong và ngoài tổ chức Chủ yếu từ bên ngoài

tổ chức Tính cấu trúc Cấu trúc cao Chủ yếu là có cấu trúc,

một số phi cấu trúc

Phi cấu trúc cao

Độ chính xác Rất chính xác Một số có tính chủ quan Tính chủ quan cao Thời điểm Quá khứ và hiện tại Hiện tại và tương lai Dự đoán cho tương lai

là chính

1.1.3 Các nguồn thông tin của tổ chức

Thông tin được sử dụng trong các tổ chức được thu thập từ hai nguồn: nguồn thông tin bên ngoài và nguồn thông tin bên trong tổ chức

- Nguồn thông tin bên ngoài:

+ Các tổ chức Chính phủ: cung cấp các thông tin chính thức về mặt pháp chế Mọi thông tin như luật thuế, luật môi trường, các quy định về tiền lương, quy chế về giáo dục và đào tạo,… là những thông tin mà các tổ chức phải lưu trữ và sử dụng thường xuyên

PTIT

+ Khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp,… là nguồn cung cấp các thông tin

về thị trường Trong môi trường cạnh tranh hiện nay, các thông tin này đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình hoạch định chính sách của các tổ chức

Nguồn thông tin bên ngoài thường được thu thập qua báo chí, hệ thống văn bản cấp trên gửi đến tổ chức hoặc từ tài liệu nghiên cứu của các tổ chức cung cấp thông tin chuyên nghiệp

- Nguồn thông tin bên trong: đây chính là thông tin thu được từ chính hệ thống tài liệu,

sổ sách, báo cáo tổng hợp… của chính các tổ chức

1.2 HỆ THỐNG VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

1.2.1 Hệ thống

Hệ thống có thể định nghĩa một cách tổng quát như một tập hợp các phần tử có liên hệ với nhau để tạo thành một tổng thể chung Ngoài ra có thể dùng định nghĩa hẹp hơn, phù hợp hơn với nhu cầu mô tả hệ thống thông tin:

Hệ thống là một tập hợp các phần tử (các thành phần) có liên hệ với nhau, hoạt động

để hướng tới mục đích chung theo cách tiếp nhận các yếu tố vào, sinh ra các yếu tố ra trong một quá trình xử lý có tổ chức

Như vậy, hệ thống có ba thành phần cơ bản tương tác với nhau:

- Các yếu tố đầu vào (Inputs)

- Xử lý, chế biến (Processing)

- Các yếu tố đầu ra (Outputs)

Khi xem xét một hệ thống, người ta còn có thể đề cập đến các yếu tố và các khái niệm khác liên quan đến hệ thống như:

- Môi trường mà hệ thống tồn tại (bao gồm môi trường bên ngoài và bên trong);

- Hệ thống con của hệ thống;

- Hệ thống đóng nếu nó không quan hệ với môi trường và ngược lại – hệ thống mở, nếu

nó có quan hệ với môi trường…

1.2.2 Hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin (HTTT) là hệ thống có nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền

thông tin đến các đối tượng cần sử dụng thông tin

Hoạt động của một HTTT được đánh giá thông qua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp với những tiêu chuẩn chất lượng như sau:

- Độ tin cậy thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác Thông tin ít độ tin cậy dĩ

nhiên là gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ

- Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà

quản lý Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi của tình hình thực tế

- Tính thích hợp và dễ hiểu: thông tin cần mạch lạc, thích ứng với người nhận, không

nên sử dụng quá nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa tránh tổn phí do việc tạo ra những thông tin

PTIT

không dùng hoặc là ra quyết định sai vì thiếu thông tin cần thiết

- Tính được bảo vệ Thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức Thông tin phải

được bảo vệ và chỉ những người được quyền mới được phép tiếp cận tới thông tin Sự thiếu

an toàn về thông tin cũng có thể gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức

- Tính kịp thời Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ an toàn

nhưng vẫn không có ích khi nó không được gửi tới người sử dụng vào lúc cần thiết

Ngày nay, HTTT sử dụng các công cụ tính toán điện tử và các phương pháp chuyên

dụng để biến đổi các dòng thông tin nguyên liệu ban đầu thành các dòng thông tin kết quả

Khi nghiên cứu các HTTT cần phân biệt hai khái niệm: dữ liệu và thông tin

- Dữ liệu là các số liệu hoặc các tài liệu thu thập được chưa qua xử lý, chưa được biến

đổi cho bất cứ một mục đích nào khác Ví dụ, các cuộc điều tra dân số sẽ cung cấp nhiều dữ liệu về số nhân khẩu của từng hộ gia đình, họ tên, tuổi, giới tính, nghề nghiệp… của từng thành viên trong mỗi hộ… Khi một doanh nghiệp bán được một lô hàng nào đó sẽ sinh ra các

dữ liệu về số lượng hàng hoá đã bán, giá bán, địa điểm bán hàng, thời gian bán hàng, hình thức thanh toán, giao nhận hàng… Các dữ liệu này sẽ được lưu trữ trên các thiết bị tin học và chịu sự quản lý của một chương trình máy tính phục vụ cho nhiều người dùng với các mục đích khác nhau

- Khác với dữ liệu được xem là nguyên liệu ban đầu, thông tin có dạng như sản phẩm

hoàn chỉnh thu được sau quá trình xử lý dữ liệu, là những dữ liệu đã được xử lý sao cho nó thực sự có ý nghĩa đối với người sử dụng Ví dụ như Bộ Lao động – Thương binh – Xã hội có thể dựa vào dữ liệu điều tra dân số để thống kê số người theo độ tuổi, theo giới tính… Các doanh nghiệp dựa vào dữ liệu bán hàng để tính tổng doanh thu, số lượng hàng đã bán trong một giai đoạn nào đó (ngày, tuần, tháng, …)

Các HTTT có vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý kinh tế Làm thế nào để có một HTTT hoạt động có hiệu quả cao là một trong những công việc của bất kỳ một nhà quản

lý hiện đại nào

1.2.3 Quy trình xử lý thông tin

Quy trình xử lý thông tin là quy trình biến đổi các dòng dữ liệu đầu vào thành các dòng thông tin kết quả Trong giai đoạn phát triển mạnh mẽ của khoa học và kỹ thuật, quy trình này gắn liền với các phương pháp chuyên dụng và các công cụ tính toán điện tử, từ đó việc xử lý khối lượng thông tin khổng lồ, đa dạng ngày càng nhanh chóng và hiệu quả

Quy trình xử lý thông tin bao gồm bốn công đoạn, đó là: thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt thông tin

a/ Thu thập thông tin

- Có vai trò quan trọng vì chỉ có thu thập được đầy đủ các thông tin cần thiết mới đảm bảo cho ta những số liệu chính xác, phản ánh toàn diện các mặt hoạt động của tổ chức

- Liên kết trực tiếp với nguồn phát sinh dữ liệu như khách hàng (đơn đặt hàng, tiền thanh toán hoá đơn), quầy bán hàng (số lượng giao dịch, tiền thu mỗi ngày)…

PTIT

- Mục tiêu thu thập thông tin phải được đặt ra rõ ràng và cụ thể (bao nhiêu chỉ tiêu cần thu thập, bao nhiêu chỉ tiêu cần xử lý…) Trên cơ sở đó người ta mới quyết định nên thu thập các loại thông tin nào, khối lượng bao nhiêu, thời gian thu thập, các phương pháp thu thập

(thủ công, bán thủ công hay tự động hoá)…

b/ Xử lý thông tin

- Là công đoạn trung tâm, có vai trò quyết định, bao gồm tất cả các công việc như sắp xếp thông tin, tập hợp hoặc phân chia thông tin thành nhóm, tiến hành tính toán theo các chỉ tiêu… Kết quả cho ta các bảng số liệu, biểu đồ, các con số đánh giá hiện trạng và quá trình phát triển của tổ chức

- Bao gồm 2 bộ phận:

+ Bộ phận kết xuất thông tin: liên kết với nơi sử dụng thông tin như người quản lý (nhận báo cáo thống kê doanh thu, báo cáo tiến độ thực hiện), các hệ thống khác (hệ thống quản lý đơn đặt hàng cung cấp các đơn đặt hàng hợp lệ cho hệ thống quản lý kho để lập phiếu xuất kho) Các thông tin kết xuất từ hệ thống là những thông tin mang ý nghĩa thiết thực giúp cho người quản lý ra quyết định đúng

+ Bộ phận xử lý: có thể là con người (tiến hành công việc), máy tính (thực thi phần mềm) Các hoạt động xử lý đều dựa trên chuẩn, quy trình và quy tắc quản lý của tổ chức

c/ Lưu trữ thông tin

- Kết quả của quá trình xử lý thông tin được lưu trữ để sử dụng lâu dài

- Các thông tin được lưu trữ dưới dạng các file, các cơ sở dữ liệu

- Nơi lưu trữ thông tin thường là đĩa từ, băng từ, trống từ, đĩa CD… Ngoài ra có thể lưu thông tin dạng hard – copy tại các tủ chứa hồ sơ, công văn

d/ Truyền đạt thông tin: Các kết quả xử lý thông tin được truyền đạt đến các đối tượng

có nhu cầu sử dụng thông tin ở phạm vi trong nội bộ tổ chức hoặc ra bên ngoài (thường để báo cáo cấp trên hoặc thông báo)

Quy trình xử lý thông tin có vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý và quản trị kinh doanh Nó cung cấp các thông tin cần thiết, kịp thời và chính xác cho các cấp lãnh đạo và cán bộ quản lý để họ có thể đưa ra được các quyết sách kinh tế hiệu quả

Lịch sử phát triển của quy trình xử lý thông tin đã qua 6 giai đoạn tương ứng với việc ứng dụng CNTT từ thấp đến cao

Giai đoạn I: Giai đoạn khởi đầu

Trong giai đoạn này máy tính được đưa vào tổ chức Công việc xử lý dữ liệu được thực hiện bởi cán bộ trông coi máy tính, cán bộ lập trình và nhân viên nhập dữ liệu Xử lý dữ liệu thường gắn liền với những nghiệp vụ được xác định rõ ràng, làm việc với một tập hợp các quy tắc nhất định, các lao động giản đơn, đơn điệu và lặp lại Đây là tiền đề cho tự động hoá

và những bài toán trong kế toán tài chính thường được áp dụng máy tính đầu tiên Giai đoạn này đã kết thúc

Giai đoạn II: Giai đoạn lan rộng

PTIT

Các thao tác để xử lý dữ liệu đã dễ dàng hơn và dễ tiếp cận hơn, người sử dụng đã thấy hứng thú hơn với công nghệ mới Yêu cầu ứng dụng của máy tính tăng nhanh Giai đoạn này cán bộ xử lý dữ liệu tự động đánh giá các khả năng của máy tính Các nhà quản lý chấp nhận sự phát triển chung của ứng dụng CNTT trong quản lý Tuy nhiên cũng có nhiều người

sử dụng ngộ nhận tính năng ưu việt tuyệt đối của hệ thống dẫn tới thời kỳ tăng trưởng không

có kiểm soát những ứng dụng trong xử lý dữ liệu tự động

Giai đoạn III: Giai đoạn kiểm soát ứng dụng

Việc có quá nhiều yêu cầu tin học hoá, sự thiếu hiểu biết thấu đáo về CNTT và thiếu kinh nghiệm đã làm cho nhiều ứng dụng vượt chi phí cho phép và hệ thống xử lý làm việc không tốt Chúng không đáp ứng được sự mong đợi của các nhà quản lý cấp cao khi họ xem xét về lượng tiền đã chi ra và lợi nhuận thu được Do đó các nhà quản lý dữ liệu tự động bắt đầu xem xét kỹ lưỡng các yêu cầu về tự động hoá xử lý dữ liệu và bắt đầu suy nghĩ theo nghĩa kinh doanh Trách nhiệm của người sử dụng các nguồn lực thông tin đã được đặt ra trong tổ chức

Một loại nhân viên mới ra đời - cán bộ có khả năng về CNTT Vì nhân viên xử lý dữ liệu và người yêu cầu phải tiến hành phân tích chi phí/ lợi nhuận cho các ứng dụng, do đó cán

bộ xử lý dữ liệu tự động phải học về kinh doanh còn người sử dụng phải học thêm về CNTT Điều này có ảnh hưởng rất mạnh tới các hoạt động kinh doanh và các dự án mà họ đề xuất

Giai đoạn IV: Giai đoạn tích hợp

Trong những năm 90, công nghệ máy tính tăng trưởng nhanh Một số người cho rằng công nghệ mới đưa vào có thể đủ thay thế cho 10 năm sử dụng có hiệu quả những gì đã có Công nghệ phần mềm mới và các ngôn ngữ thế hệ 4 đã cho phép tạo ra sự tích hợp chức năng quản lý kinh doanh và xử lý dữ liệu tự động, kết quả trực tiếp là sự tập trung quản lý thông tin trong một cấu trúc đơn giản

Trong giai đoạn này người sử dụng không còn phải chờ đợi để đề nghị ưu tiên cho vấn

đề của họ Họ tự làm những công việc của chính họ trên máy tính Giá cả của máy tính và phần mềm giảm xuống thấp phù hợp với nguồn lực tài chính của người sử dụng Bộ phận chuyên trách về xử lý dữ liệu tự động tập trung những hoạt động của mình vào những công việc dịch vụ, cung cấp các tiện ích và trợ giúp kỹ thuật cho những người sử dụng

Giai đoạn V: Giai đoạn quản trị dữ liệu

Đây là giai đoạn hiện nay của các HTTT Bộ phận quản lý HTTT đã nhận ra rằng thông tin là nguồn lực và mọi người phải được sử dụng nguồn lực ấy dễ dàng Chính vì thế thông tin phải được quản lý một cách thích hợp Dữ liệu phải được lưu trữ và duy trì sao cho mọi người sử dụng có thể tiếp cận chúng như một tài nguyên dùng chung và vì vậy mô hình

dữ liệu phải được xây dựng độc lập với các ứng dụng Tư tưởng này cho phép người sử dụng phát triển ứng dụng của mình để sử dụng dữ liệu chung đó

Giai đoạn này đặc trưng bằng uy lực của người sử dụng, người mà bây giờ có trách nhiệm chính đối với sự tích hợp và sử dụng riêng tài nguyên thông tin của tổ chức

Giai đoạn VI: Giai đoạn chín muồi

Ở giai đoạn này có sự đan kết hoàn toàn nguồn lực thông tin vào toàn bộ các hoạt động của tổ chức từ cấp chiến lược trở xuống Các bộ thông tin cấp cao là thành viên của đội

PTIT

ngũ quản lý cao cấp, đóng góp phần chính cho các quyết định kinh doanh và khai thác CNTT cho việc dành lợi thế cạnh tranh

1.3 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

1.3.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) là hệ thống có chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ

và phân phối thông tin cần thiết cho các đối tượng sử dụng trong bộ máy quản lý để hỗ trợ ra quyết định, phối hợp hoạt động và điều khiển các tiến trình trong tổ chức

Với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật nói chung và công nghệ thông tin nói riêng, các tổ chức ngày càng đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý và chú trọng triển khai đưa vào sử dụng các HTTTQL tin học hóa Do đó, chúng ta sẽ tập trung nghiên cứu các HTTTQL có ứng dụng CNTT để thực hiện các hoạt động quản lý của các tổ chức, doanh nghiệp

1.3.2 Phân loại các hệ thống thông tin quản lý

Do mục đích quản lý khác nhau, các đặc tính và cấp độ quản lý khác nhau nên có rất nhiều dạng HTTTQL tồn tại trong một tổ chức Có ba cách phổ biến dùng để phân loại các HTTTQL trong các tổ chức: phân loại theo cấp ứng dụng, theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra và phân loại theo chức năng nghiệp vụ của hệ thống

1.3.2.1 Phân loại theo cấp ứng dụng

Các HTTTQL trong mỗi tổ chức phục vụ các cấp: chiến lược, chiến thuật, chuyên gia

và tác nghiệp

Hình 1.1 Các dạng HTTTQL theo cấp ứng dụng

HTTTQL cấp tác nghiệp trợ giúp các cấp quản lý bậc thấp như trưởng nhóm, quản đốc, các chuyên viên thuộc các phòng ban quản lý… trong việc theo dõi các giao dịch và hoạt động cơ bản của tổ chức như bán hàng, hoá đơn, tiền mặt, tiền lương, hàng tồn kho… Mục đích chính của các hệ thống này là để trả lời các câu hỏi thông thường và giám sát lưu lượng giao dịch của tổ chức Các hệ thống này đòi hỏi thông tin phải được cập nhật thường xuyên, đầy đủ, chính xác và dễ sử dụng Ví dụ về một số HTTT cấp tác nghiệp: HTTT theo dõi giờ

PTIT

làm việc của công nhân; HTTT quản lý các khoản tiền rút từ một máy rút tiền tự động ATM; HTTT tính lương của CBCNV; HTTT quản lý thu học phí của sinh viên…

HTTTQL cấp chuyên gia cung cấp kiến thức và dữ liệu cho những người nghiên cứu

và các lao động dữ liệu trong một tổ chức Mục đích của hệ thống này là hỗ trợ các tổ chức phát triển các kiến thức mới, thiết kế sản phẩm, phân phối thông tin và xử lý các công việc hàng ngày trong tổ chức

HTTTQL cấp chiến thuật được thiết kế hỗ trợ điều khiển, quản lý, tạo quyết định và tiến hành các hoạt động quản lý của các nhà quản lý cấp trung gian Các hệ thống này thường cung cấp các báo cáo định kỳ (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quí hoặc hàng năm) hơn là thông tin chi tiết về các hoạt động, giúp các nhà quản lý đánh giá được tình trạng làm việc có tốt hay không? Ví dụ hệ thống quản lý công tác phí cung cấp thông tin về công tác phí của nhân viên các phòng ban trong một khoảng thời gian nào đó, từ đó nhà quản lý nắm được các trường hợp chi phí thực vượt quá mức cho phép

HTTTQL cấp chiến lược giúp các nhà quản lý cấp cao xử lý các vấn đề và đưa ra các quyết định chiến lược và các xu hướng phát triển dài hạn Mục tiêu của HTTT là giúp tổ chức

có khả năng thích ứng tốt nhất với những thay đổi từ môi trường HTTT hỗ trợ các nhà quản

lý trả lời các câu hỏi như: Tổ chức cần tuyển thêm bao nhiêu lao động trong 5 năm tới? Nên sản xuất sản phẩm gì sau 5 năm nữa?

1.3.2.2 Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

Theo cách này có năm loại: HTTT xử lý giao dịch, HTTT phục vụ quản lý, Hệ thống trợ giúp ra quyết định, HTTT hỗ trợ điều hành và Hệ thống chuyên gia

a) Hệ thống xử lý giao dịch (Transaction Processing Systems, TPS)

Hệ thống TPS xử lý các giao dịch, các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của tổ chức Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp Có thể kể ra các hệ thống thuộc loại này như:

Hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hoá đơn, theo dõi khách hàng…

Các công việc chính của TPS là nhận dữ liệu (nhập dữ liệu hoặc nhận từ hệ thống xử lý

tự động khác), lưu dữ liệu vào CSDL, tính toán hoặc thao tác trên dữ liệu theo các quy tắc quản lý và phát sinh các báo cáo thống kê Các công việc nhập dữ liệu được thực hiện ngay khi có một giao dịch phát sinh (bất kỳ lúc nào), và các báo cáo thống kê được phát hành theo định kỳ (mỗi ngày, mỗi tháng,…)

Mục đích chính của các TPS là thực hiện tự động các công việc xử lý dữ liệu thường lặp lại nhiều lần, và duy trì tính đúng đắn và tức thời (up-to-date) cho các hồ sơ (hoặc cơ sở dữ liệu) về các tác vụ đã thực hiện Chúng giữ vai trò quan trọng trong việc cung cấp dữ liệu cho các hệ thống quản lý khác như HTTT phục vụ quản lý, hệ thống hỗ trợ ra quyết định

Hệ thống TPS đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh Sự cố của TPS trong vài giờ đồng hồ có thể gây thiệt hại nặng nề cho tổ chức và ảnh hưởng tiêu cực đến các tổ chức có liên quan

Hình 1.2 mô tả một hệ thống phân phối – bán hàng là một hệ thống TPS Dữ liệu từ

khách hàng như yêu cầu đặt hàng (tên, địa chỉ, tên hàng, số lượng, ngày) được kiểm tra tính

PTIT

hợp lệ và làm cơ sở cho các hoạt động xuất kho, lập hóa đơn và thu tiền Dữ liệu phát sinh ở các xử lý quan trọng (xuất kho, thu tiền) được đưa vào CSDL tương ứng (công nợ, tồn kho)

để lập báo cáo quản lý

Các hệ thống TPS dựa trên máy tính có các đặc tính chung như sau:

- Liên kết chặt chẽ với các chuẩn và quy trình chuẩn Các xử lý tự động của TPS chỉ

thực sự hiệu quả khi chúng đã được tối ưu hóa và thống nhất trong tổ chức Do đó, các xử lý này cần phải dựa trên quy tắc và quy trình đã ban hành trong tổ chức, hoặc ngược lại, các quy tắc và quy trình phải được thiết kế để tối ưu hóa cho các xử lý này

- Thao tác trên dữ liệu chi tiết Các mẩu tin được tạo ra từ TPS cần phải mô tả các hoạt

động của tổ chức một cách chi tiết để giúp tổ chức nhận thức được đầy đủ những gì đã diễn ra

và qua đó tổ chức có thể phát hiện và xác định vấn đề đang tồn tại

- Dữ liệu trong TPS diễn tả đúng những gì đã xảy ra, không dự báo hoặc khuyến nghị

- Chỉ cung cấp một vài thông tin quản lý đơn giản, như tổng doanh thu trong tháng, mức

tăng/giảm doanh thu tháng hiện tại so với tháng truớc Các thông tin này được tạo ra từ các công thức biến đổi dữ liệu đơn giản để tất cả mọi người dễ dàng hiểu và sử dụng đúng

b) Hệ thống thông tin phục vụ quản lý (Management Information Systems, MIS)

HTTT phục vụ quản lý nhằm trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển chiến thuật hoặc lập kế hoạch chiến lược Chúng dựa chủ yếu vào các CSDL được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức Chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định

Khách hàng

Người quản lý

Nhà kho

1.0 Nhận yêu cầu

Yêu cầu đặt hàng

2.0 Xuất kho

3.0 Lập hóa đơn

Số lượng hàng xuất Doanh thu

bán hàng

Trị giá hàng xuất Báo cáo bán hàng

Hình 1.2 Hệ thống phân phối bán hàng

PTIT

kỳ hoặc theo yêu cầu, tóm lược tình hình về một mặt nào đó của tổ chức Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một tình hình đã được dự kiến trước, tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử

Vì các HTTT phục vụ quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sinh ra từ các hệ xử lý giao dịch, do đó chất lượng thông tin mà chúng cho phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của hệ xử lý giao dịch Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường là các HTTT phục

vụ quản lý

MIS hướng đến hỗ trợ thông tin toàn diện cho tất cả những ai cần và được phép sử dụng thông tin của tổ chức

Hình 1.3 mô tả một hệ thống MIS tổng hợp và lập báo cáo về các hoạt động cơ bản

trong tổ chức dựa trên các kênh thông tin hình thức Nguồn cung cấp dữ liệu nội bộ cho MIS

là từ các hệ thống TPS Các loại dữ liệu bán hàng, sản phẩm, thu chi từ các TPS được đưa vào CSDL của MIS, và được chuyển đổi (phân tích, tổng hợp) thành thông tin cần thiết cho người quản lý bằng các phần mềm cung cấp các chức năng báo cáo hoặc truy vấn

c) Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (Decision Support Systems, DSS)

DSS là những hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một quy trình được tạo thành từ

ba giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết, lựa chọn một phương án Về nguyên tắc, một hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ban hành Thêm vào đó, nó còn phải có khả năng mô hình hoá để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp Nói chung đây là các hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều CSDL và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình

Tuy DSS và MIS đều hướng đến việc hỗ trợ cho người quản lý ra quyết định, nhưng giữa MIS và DSS có nhiều điểm khác biệt như sau:

Hình 1.3 Mô hình cấu trúc HTTT phục vụ quản lý trong nội bộ tổ chức

Hệ TPS bán hàng

Hệ TPS kho vật tư

Hệ TPS thu chi

Dữ liệu sản phẩm

Dữ liệu thu chi

- DSS hỗ trợ giải quyết vấn đề của mỗi cá nhân (hoặc một nhóm), trong khi MIS hỗ trợ thông tin cho mỗi vai trò (chức danh, nhiệm vụ) trong hệ thống quản lý Vấn đề mà DSS giải quyết là trợ giúp cho mỗi người quản lý ra quyết định theo tình huống (bổ nhiệm cho một chức

vụ, chọn dự án để đầu tư, quyết định khuyến mãi,…), còn các vấn đề mà MIS giải quyết là trợ giúp chung cho mỗi vai trò quản lý (phòng nhân sự, phòng tài chính, phòng tiếp thị, )

- DSS trợ giúp trực tiếp giải quyết vấn đề, MIS chỉ trợ giúp gián tiếp cho việc giải quyết vấn đề; kết xuất của DSS là giải pháp, kết xuất của MIS là thông tin để tìm phương án

- DSS hỗ trợ người quản lý trong suốt quá trình giải quyết vấn đề, từ khi nhận thức vấn đề cho đến khi có giải pháp hoàn chỉnh

- DSS tập trung hỗ trợ giải quyết các bài toán bán cấu trúc, còn MIS giải quyết nhu cầu sử dụng thông tin cho tất cả các loại bài toán

d) Hệ thống hỗ trợ điều hành (Executive Support Systems, ESS)

Hệ thống ESS tạo ra một môi trường khai thác thông tin chung chứ không cung cấp bất cứ ứng dụng hay chức năng cụ thể nào ESS được thiết kế để tổng hợp dữ liệu bên ngoài (như các quy định mới về thuế, động thái của các đối thủ cạnh tranh…) và các thông tin tổng hợp từ hệ thống nội bộ MIS và DSS của tổ chức Hệ thống sàng lọc, đúc kết và chỉ ra những

dữ liệu chủ chốt, giúp các nhà lãnh đạo nắm bắt các thông tin hữu ích một cách nhanh nhất

ESS được thiết kế chủ yếu cho các cấp lãnh đạo cao nhất Chúng thường sử dụng các phần mềm đồ hoạ tiên tiến và có thể chuyển tải đồng thời nhiều biểu đồ và dữ liệu từ các nguồn khác nhau đến các cấp lãnh đạo của tổ chức ESS giúp trả lời các câu hỏi như: Doanh nghiệp nên phát triển lĩnh vực kinh doanh nào? Các đối thủ cạnh tranh đang làm gì?

ESS không những cung cấp thông tin toàn diện về hiệu quả và năng lực của tổ chức

mà còn phản ánh các hoạt động của các đối thủ cạnh tranh, thị hiếu của khách hàng và năng lực của các nhà cung cấp ESS thực hiện bằng cách theo dõi các sự kiện và diễn biến bên trong và bên ngoài tổ chức và chuyển các thông tin này đến nhà điều hành dưới dạng thông tin tổng quát

Ví dụ: CEO sử dụng ESS để xem lướt qua các hoạt động buôn bán theo sản phẩm, khu vực, tháng, thị trường của tổ chức lẫn các đối thủ cạnh tranh Nếu phát hiện có vấn đề, CEO

sẽ dùng công cụ “Data drill down” (khai khoáng dữ liệu) để tìm hiểu chi tiết hơn Dựa vào phương tiện này, các vấn đề phát hiện ở mức khái quát sẽ được làm sáng tỏ dần ở từng mức quản lý thấp hơn, giúp CEO xác định chính xác những vấn đề cụ thể nào cần phải giải quyết ở từng mức quản lý Khác với DSS, ESS chỉ cung cấp thông tin trợ giúp CEO định vị chính xác những vấn đề cần giải quyết ở mỗi mức quản lý cấp thấp hơn mà không cần đưa ra giải pháp chi tiết cho vấn đề

Các đặc điểm chung của các hệ thống ESS là:

- Được sử dụng trực tiếp bởi các CEO

- Diễn tả thông tin dạng đồ họa, bảng, hoặc văn bản tóm tắt (tính khái quát cao)

- Truy xuất thông tin trong phạm vi rộng cả bên trong lẫn bên ngoài tổ chức

- Cung cấp công cụ chọn, trích lọc và lần theo vết các vấn đề quan trọng từ mức quản

lý cao xuống mức quản lý thấp

PTIT

e) Hệ thống chuyên gia (Expert Systems, ES)

ES hay hệ thống cơ sở trí tuệ nhân tạo có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo

Đó là kết quả những cố gắng nhằm biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một

chuyên gia về một lĩnh vực nào đó Hệ thống chuyên gia được hình thành bởi một cơ sở trí tuệ

và một động cơ suy diễn

ES là một dạng DSS đặc biệt chuyên dùng để phân tích thông tin quan trọng đối với hoạt động của tổ chức và cung cấp các phương tiện hỗ trợ ra quyết định chiến lược cho những nhà điều hành cấp cao nhất (CEO)

Một số hệ thống chuyên gia như:

- Hệ thống cung cấp tri thức (Knowledge Working System – KWS) hỗ trợ lao động tri

thức (là những nhân công có trình độ cao với nhiệm vụ là tạo ra những thông tin và kiến thức mới) Các hệ thống KWS có thể kể đến là hệ thống hỗ trợ thiết kế kiến trúc hay cơ khí (AutoCAD), hệ thống phân tích chứng khoán, hệ thống phát triển phần mềm…

- Hệ thống tự động hoá văn phòng (Office Automated System - OAS) giúp ích cho lao

động dữ liệu Các hệ thống OAS là những hệ thống ứng dụng được thiết kế nhằm hỗ trợ các công việc phối hợp và liên lạc trong văn phòng, liên kết các lao động tri thức, các đơn vị và

bộ phận chức năng Chúng giúp quản lý văn bản thông qua các chức năng xử lý văn bản, chế bản điện tử, quản lý tập tin; quản lý thời gian biểu qua chức năng lịch điện tử và giúp liên lạc thông qua thư điện tử hay các chức năng truyền giọng nói và hình ảnh qua mạng…

- Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh (Information System for

Competitive Advantage, ISCA) được sử dụng như một trợ giúp chiến lược HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác của cùng ngành công nghiệp Khác với các hệ thống khác có mục đích trợ giúp những hoạt động quản lý của tổ chức, hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh cung cấp những công cụ thực hiện các ý đồ chiến lược (vì vậy có thể gọi là HTTT chiến lược) Chúng cho phép tổ chức thành công trong việc đối đầu với các lực lượng cạnh tranh thể hiện qua khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong cùng ngành

Hình 1.4 Mối liên hệ giữa các hệ thống

PTIT

Toàn bộ các khái niệm, phương pháp phát triển HTTT trình bày trong bài giảng tập trung vào HTTT phục vụ quản lý nhưng chúng cũng thường được dùng trong việc nghiên cứu các HTTT khác như hệ xử lý giao dịch, hệ thống trợ giúp ra quyết định Riêng đối với hệ chuyên gia vì những đặc trưng riêng có nó cần phải có những lý luận thích ứng riêng

1.3.2.3 Phân loại theo chức năng, nghiệp vụ

Các thông tin trong một tổ chức chia theo cấp quản lý và trong cấp quản lý chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ Các HTTT theo cách phân loại này sẽ được gọi tên theo chức năng nghiệp vụ mà chúng hỗ trợ trong cả cấp tác nghiệp, cấp chiến thuật và cấp chiến lược

Bảng 1.2 Ví dụ về các HTTTQL trong một doanh nghiệp

HTTT Quản trị Nhân lực chiến lược

HTTT Sản xuất Kinh doanh chiến lược

HTTT Quản trị Nhân lực chiến thuật

HTTT Sản xuất Kinh doanh chiến thuật HTTT

Tài chính

Kế toán

tác nghiệp

HTTT Marketing tác nghiệp

HTTT Quản trị Nhân lực tác nghiệp

HTTT Sản xuất Kinh doanh tác nghiệp HTTT xử lý giao dịch

1.3.3 Lợi ích kinh tế của hệ thống thông tin quản lý

Sự phát triển nhanh của mạng máy tính (mạng Internet) và năng lực tính toán (phần cứng và phần mềm) giúp cho HTTTQL dựa trên máy tính ngày càng có những ứng dụng mạnh hơn và mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho công tác quản lý tổ chức

HTTT quản lý giúp tổ chức có được những lợi thế cạnh tranh nhất định Nó giúp quá

trình điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của các tổ chức trở nên hiệu quả hơn,

thông qua đó, tổ chức có khả năng giảm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm, hoàn thiện quá trình phân phối sản phẩm hàng hoá hay dịch vụ của mình Một số lợi ích cụ thể có thể kể đến như:

- Tách rời công việc với vị trí làm việc Với sự trợ giúp của mạng máy tính, các công

việc quản lý không còn bị lệ thuộc vào nơi ở hoặc làm việc của người nhân viên Làm việc từ

xa là một điển hình: chi phí di chuyển sẽ không còn và phạm vi tuyển dụng nhân sự là khắp

PTIT

toàn cầu Các nhà kho có thể không còn cần thiết nữa khi nguyên vật liệu được chuyển trực tiếp từ nhà cung cấp đến phân xưởng sản xuất ngay khi có yêu cầu

- Làm giảm bớt các cấp quản lý trung gian Các tổ chức có nhiều cấp thường quản lý

kém hiệu quả và chậm đáp ứng với các yêu cầu công việc vì có nhiều người quản lý ở nhiều cấp khác nhau cùng chịu trách nhiệm xét duyệt cho mỗi yêu cầu công việc (thường phát sinh

từ cấp quản lý thấp nhất) Mỗi người quản lý đều cần có thời gian tìm hiểu nguyên nhân và tìm biện pháp giải quyết trong phạm vi khả năng và quyền hạn được giao

Để khắc phục vấn đề này, các HTTT quản lý trợ giúp người quản lý nâng cao khả năng giải quyết vấn đề và năng lực kiểm soát – đánh giá công việc, giúp giảm bớt các cấp quản lý trung gian làm cho cấu trúc quản lý của tổ chức “thoáng” hơn Trong cấu trúc này, người quản lý được phân cấp nhiều quyền hạn và trách nhiệm hơn, quản lý thực tế hơn và giải quyết nhanh công việc nhờ quy trình/thủ tục quản lý ngắn gọn

- Tổ chức lại các luồng công việc Các HTTT thay thế các xử lý nhân công bằng các

xử lý đã được chuẩn hóa trên máy tính, đồng thời giảm giấy tờ và các bước thực hiện trong các quy trình xử lý để tránh sai sót chủ quan, cắt giảm chi phí và rút ngắn thời gian thực hiện

- Gia tăng tính linh hoạt cho tổ chức Các HTTT quản lý giúp cho tổ chức có thêm

nhiều phương án để đáp ứng các yêu cầu đa dạng từ xã hội: yêu cầu về một sản phẩm đặc thù của khách hàng có thể được chuyển giao một phần hoặc toàn bộ cho đối tác có nhiều năng lực hơn thực hiện (outsourcing)

- Cải tiến các hoạt động kinh doanh HTTT quản lý có thể trợ giúp người quản lý

định vị được các tiến trình kém hiệu quả để cải tiến Các hệ thống thông tin còn giúp cho tổ chức làm được những việc mà trước đây không thể thực hiện được như cung cấp dịch vụ “số hóa” 24/24 giờ cho khách hàng trên toàn thế giới qua hệ thống thương mại điện tử (e-commerce)

- Xây dựng các mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng và nhà cung cấp HTTT giúp

việc mua bán và cung cấp các sản phẩm một cách thuận tiện và nhanh nhất có thể

1.3.4 Xu hướng phát triển của hệ thống thông tin quản lý

Trên thế giới cũng như tại Việt Nam, các tổ chức, doanh nghiệp đang có xu hướng đẩy mạnh ứng dụng CNTT phục vụ công tác điều hành hoạt động SXKD HTTTQL tin học hóa đang dần dần trở thành một công cụ không thể thiếu trong công tác quản lý ở mọi cơ quan khác nhau, từ các cơ quan hành chính sự nghiệp đến các tổ chức, doanh nghiệp trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh Các doanh nghiệp đã cảm nhận được những lợi ích to lớn của các HTTTQL trong việc khai thác, xử lý, lưu trữ và truyền đạt thông tin kinh tế nhằm nâng cao hiệu quả của công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh Nhiều tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam đã bắt đầu quan tâm đến việc tự động hoá công tác quản lý và điều khiển sản xuất; đồng thời hướng đến tiêu chuẩn hoá công tác quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế ISO

9000

PTIT

CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 1

1 Hãy cho biết sự hình thành HTTT quản lý trong tổ chức

2 Khái niệm HTTT quản lý Những hoạt động chủ yếu trong một quá trình xử lý dữ liệu của một HTTT?

3 Phân loại HTTT quản lý theo cấp ứng dụng

4 Phân loại HTTT theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

5 Vai trò và đặc điểm của hệ thống xử lý giao dịch (TPS) đối với tổ chức là gì?

6 Vai trò và đặc điểm của hệ thống thông tin phục vụ quản lý (MIS) đối với tổ chức là gì?

7 Vai trò và đặc điểm của hệ thống hỗ trợ ra quyết định (DSS) đối với tổ chức là gì? Hãy cho biết các thành phần cơ bản của DSS Thành phần nào có vai trò quan trọng nhất?

8 MIS khác với TPS và DSS ở những điểm nào ?

9 DSS khác với ESS ở những điểm nào?

10 Mô tả mối quan hệ giữa TPS, MIS, DSS và ESS

11 Lợi ích cơ bản của các HTTT quản lý đối với tổ chức là gì? Để giảm bớt các cấp quản lý trung gian nhưng vẫn thỏa mãn yêu cầu quản lý, tổ chức cần phải làm những việc gì?

Case study 1: UPS (United Parcel Service) cạnh tranh toàn cầu bằng CNTT

“Dịch vụ tốt nhất với chi phí thấp nhất” là công thức được UPS sử dụng thành công trong hơn 90 năm qua Ngày nay UPS giao nhận hơn 13 triệu kiện hàng và bưu phẩm mỗi ngày tại Hoa kỳ và hơn 200 quốc gia khác Hãng đã duy trì vị trí hàng đầu trong dịch vụ chuyển bưu kiện gói nhỏ, cạnh tranh với Federal Express và Airborne Express bằng cách đầu

tư lớn vào CNTT Hơn một thập kỷ qua, UPS đã chi hơn 1 tỉ USD mỗi năm để nâng cấp dịch

vụ khách hàng trong khi vẫn duy trì chi phí ở mức thấp

Sử dụng máy tính cầm tay gọi là DIAD (Delivery Information Acquisistion Device), những tài xế vận chuyển hàng cho UPS ghi nhận thông tin của khách hàng cùng với thông tin

về thời gian giao hoặc nhận vào máy, sau đó họ đặt máy vào thiết bị giao tiếp trên xe tải - là một thiết bị truyền tin trên mạng điện thoại di động Thông tin về chuyến hàng được chuyển đến mạng máy tính của UPS để lưu trữ và xử lý trên các máy chủ ở Mahwah, bang New Jersey và Alpharetta, bang Georgia Từ đó, thông tin có thể được truy xuất trên khắp thế giới

về các kiện hàng đã được giao hoặc nhận

Qua hệ thống theo vết kiện hàng tự động, UPS có thể giám sát các gói xuyên suốt quá trình giao hàng Ở các điểm giao nhận khác nhau trên lộ trình từ người gửi đến người nhận, máy đọc mã vạch quét thông tin vận chuyển hàng trên nhãn kiện hàng; thông tin sau đó được nạp vào máy chủ Những người nhân viên giao dịch với khách hàng có thể kiểm tra tình trạng của bất kỳ gói hàng nào từ máy tính để bàn nối mạng với UPS Khách hàng của UPS cũng có thể truy xuất thông tin này từ website của công ty bằng máy tính hoặc điện thoại di động của họ Những khách hàng có kiện hàng cần chuyển đi có thể vào Website của UPS để biết lộ trình, tính toán chi phí vận chuyển, xác định thời điểm giao hàng và lập kế hoạch giao nhận

PTIT

Các doanh nghiệp có thể dùng Website để dàn xếp các chuyến hàng và thanh toán chi phí với UPS qua tài khoản hoặc thẻ tín dụng Dữ liệu từ Website được chuyển đến máy chủ xử lý và thông tin sẽ quay về khách hàng sau khi xử lý UPS cũng thiết lập dịch vụ chuyển tài liệu qua mạng Internet Dịch vụ này cung cấp khả năng bảo mật cao lẫn khả năng theo vết cho các tài liệu quan trọng

Các đầu vào, xử lý, đầu ra của hệ thống này là gì? Những công nghệ nào được sử dụng? Những công nghệ này liên hệ thế nào đến chiến lược kinh doanh của UPS ?

Case study 2: HTTT của Cisco

Có trụ sở chính tại San Jose, California, Cisco vượt trội các đối thủ trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị định tuyến (router) và chuyển mạch cho mạng Internet/Intranet Chìa khóa cho

sự thành công của Cisco là sử dụng mạng Internet tối đa: các hoạt động của Cisco hầu như được thực hiện trên mạng Internet

Khách hàng, nhà cung cấp, nhà phân phối và những đối tác khác làm việc với Cisco chủ yếu là trên Website của nó: Hơn 90 % hợp đồng mua bán được thực hiện trên Internet, và 3/4 số sản phẩm của Cisco được sản xuất theo đơn đặt hàng thực Khách hàng vào Website để cấu hình cho hệ thống mà họ mong muốn và đặt hàng với Cisco Đơn đặt hàng được chuyển trực tiếp đến các hãng sản xuất cho Cisco như Flextronics International ở Singapore, làm ra sản phẩm và trực tiếp gửi cho khách hàng Website của Cisco liên kết với Website của Federal Express (FedEx) và UPS, nên khách hàng còn có thể theo dõi trực tiếp các chuyến hàng đã gửi Với phương pháp này, Cisco cắt giảm 70% thời gian chuyển giao nhờ giảm bớt kho vật tư của riêng nó

Dịch vụ khách hàng cũng được thực hiện trên mạng, tiếp nhận khoảng 800.000 lượt truy vấn mỗi tháng, và 85% số đó được khách hàng hài lòng, chi phí giảm được khoảng 600 triệu USD trong năm 2000 Cisco cũng cung cấp dịch vụ tư vấn qua điện thoại 24 giờ mỗi ngày, nhờ vậy mức độ hài lòng của khách hàng ngày càng tăng cao

Đối với chức năng tài chính kế toán, các máy tính cập nhật các giao dịch thanh toán tiền 3 lần trong ngày và số liệu được cung cấp đầy đủ cho các nhà quản lý tùy theo yêu cầu Giám đốc điều hành có thể xem tổng thu nhập, lợi nhuận, các đơn đặt hàng và các chi phí Vì dùng Internet để nhận và lưu số liệu, công ty có thể khóa sổ (kết toán) trong vòng 24 giờ vào cuối mỗi quý

Tương tự, chức năng quản lý nhân lực cũng được thực hiện trên mạng Cisco nhận được khoảng 25.000 đơn xin việc mỗi tháng từ Website Nhân viên của Cisco sử dụng Website để báo cáo chi phí hoặc đề nghị thay đổi các tiện nghi cho phù hợp Công ty cũng chuyển 80% nội dung huấn luyện nhân viên lên Website và rất hài lòng về điều này Cisco cũng giúp cho nhân viên yên tâm về con cái của họ khi đang làm việc: các bậc phụ huynh có thể theo dõi con cái của họ qua mạng máy tính và camera được gắn ở trung tâm giữ trẻ

Mạng Internet đã tác động đến sự thay đổi tổ chức và quản lý của Cisco như thế nào?

PTIT

CHƯƠNG 2 CÁC THÀNH PHẦN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

HTTT quản lý gồm có các thành phần chính mà người ta gọi là các tài nguyên của hệ

thống, đó là: tài nguyên về phần cứng và hệ thống truyền thông, tài nguyên về phần mềm, tài

nguyên về nhân lực và tài nguyên về dữ liệu

Hình 2.1 Các thành phần của HTTT quản lý

2.1 TÀI NGUYÊN VỀ PHẦN CỨNG

Tài nguyên về phần cứng của một HTTTQL là toàn bộ các thiết bị kỹ thuật phục vụ

cho việc thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt thông tin Đó là hệ thống máy tính điện tử

Máy tính điện tử là thiết bị xử lý thông tin một cách tự động hóa: nhập và lưu trữ dữ

liệu đầu vào, chuyển đổi các dữ liệu theo các lệnh và chỉ dẫn cần thiết, xuất và lưu trữ thông

tin đã được xử lý

2.1.1 Cấu trúc của máy tính

Một máy tính bao gồm các bộ phận: Bộ xử lý trung tâm (CPU), Bộ nhớ (Memory), Bộ

vào (Input Device) và Bộ ra (Output Device) Cấu hình chuẩn của một máy vi tính bao gồm

các bộ phận: màn hình, bàn phím, bộ vi xử lý (Microproceser), máy in (Printer), chuột

(Mouse), ổ đĩa mềm (Driver), ổ đĩa CD và ổ USB

- Bộ xử lý trung tâm (CPU – Central Processing Unit) là thành phần quan trọng nhất

của máy tính, giúp xử lý các biểu tượng, chữ số, chữ cái,… đồng thời điều khiển các bộ phận

khác của hệ thống CPU chứa hai bộ phận chính:

Tài nguyên về phần cứng và hệ thống truyền thông

Tài nguyên về phần mềm

Tài nguyên

về dữ liệu

Nguồn

Thu thập

dữ liệu

Xử lý thông tin

Lưu trữ

Truyền đạt thông tin

Tài nguyên

về nhân lực Môi trường kinh tế

Môi trường kinh tế

PTIT

+ Bộ số học và logic (ALU – Arithmetic Logic Unit) thực hiện các phép tính số học

và logic cơ bản của máy tính như cộng, trừ, nhân, chia, xác định giá trị lớn hơn, nhỏ hơn…

ALU có thể thực hiện các phép tính logic trên cả chữ số và chữ cái

+ Bộ điều khiển (CU – Control Unit) không trực tiếp thực hiện các chương trình mà

chứa các chỉ lệnh nhằm phối hợp và điều khiển các thành phần khác của hệ thống và phát tín

hiệu để thực hiện chúng

Ngoài ra, CPU còn có thêm một số bộ phận khác như thanh ghi (Register) và bộ nhớ

truy cập nhanh (Cache):

+ Thanh ghi là vùng nhớ đặc biệt được CPU sử dụng để lưu trữ tạm thời các lệnh

và dữ liệu đang được xử lý Việc truy cập đến thanh ghi được thực hiện với tốc độ rất nhanh

+ Bộ nhớ truy cập nhanh đóng vai trò trung gian giữa bộ nhớ và các thanh ghi Tốc

độ truy cập đến bộ nhớ này khá nhanh, chỉ sau tốc độ thanh ghi

- Bộ nhớ trong (hay còn gọi là Bộ nhớ chính – Main Memory) là nơi chương trình

được đưa vào để thực hiện và nơi lưu trữ dữ liệu đang được xử lý Bộ nhớ trong gồm hai

phần:

+ Bộ nhớ truy cập ngẫu nhiên (RAM – Random Access Memory) là nơi cất giữ

tạm thời dữ liệu và các chỉ lệnh trong quá trình xử lý RAM có ba chức năng: chứa một phần

hoặc toàn bộ các phần mềm cần thiết; lưu các chương trình hệ điều hành quản lý hoạt động

của máy tính; chứa các dữ liệu chương trình đang sử dụng (chỉ lưu tạm thời dữ liệu hoặc chỉ

lệnh chương trình, không giữ được nội dung khi tắt máy tính)

+ Bộ nhớ chỉ đọc (ROM – Read Only Memory) chứa một số chương trình hệ thống

được hãng sản xuất cài đặt sẵn để thực hiện việc kiểm tra các thiết bị và tạo sự giao tiếp ban

đầu của máy với các chương trình mà người dùng đưa vào để khởi động Khi tắt máy tính dữ

liệu trong ROM không bị mất đi Nó được dùng để chứa những chương trình quan trọng hoặc

thường dùng

Các đặc tính của CPU và RAM rất quan trọng trong việc xác định tốc độ và năng lực

xử lý của máy tính

- Bộ nhớ ngoài (hay còn gọi là bộ nhớ thứ cấp – Secondary Memory) dùng để lưu trữ

dữ liệu tương đối lâu dài bên ngoài CPU, ngay cả khi đã tắt máy tính Những phương tiện lưu

trữ thứ cấp thường là đĩa từ (đĩa cứng, đĩa mềm), đĩa quang (đĩa CD, đĩa DVD) và thiết bị nhớ

flash Để truy cập dữ liệu trên đĩa, máy tính có các ổ đĩa mềm, đĩa cứng, ổ đĩa CD, cổng giao

tiếp USB

+ Đĩa cứng thường được gắn sẵn trong ổ đĩa cứng (Hard Disk Driver - HDD) Loại

đĩa này có dung lượng lớn và tốc độ đọc/ghi rất nhanh Ngày nay, với các chuẩn giao tiếp

ngoài như USB và FireWire, ổ đĩa cứng lắp ngoài cũng đã trở nên khá phổ biến và thông dụng

với người dùng

+ Đĩa mềm thường được sử dụng trước đây, còn ngày nay ít được sử dụng do một

số nhược điểm: kích thước lớn, dung lượng lưu trữ thấp và dễ bị hư hỏng theo thời gian (chỉ

dùng đối với một số máy tính đời cũ)

+ Đĩa CD (Compact Disk) sử dụng công nghệ laser lưu trữ dung lượng dữ liệu lớn

dưới dạng nén, thích hợp cho các ứng dụng cần lưu trữ dữ liệu không đổi có dung lượng lớn

hoặc ứng dụng có phối hợp văn bản, âm thanh và hình ảnh Đĩa CD-R cho phép ghi dữ liệu

một lần và đọc nhiều lần, còn CD-RW cho phép ghi đè dữ liệu lên nhiều lần

+ Đĩa DVD (Digital Video Disk) cũng tương tự CD nhưng có khả năng chứa dữ

liệu nhiều hơn hẳn CD DVD cũng có nhiều loại như DVD-ROM (có dữ liệu chỉ có thể đọc

mà không thể ghi), R (có thể ghi một lần, sau đó có chức năng như ROM),

DVD-RW (chứa dữ liệu có thể xóa và ghi lại nhiều lần)…

+ Thiết bị nhớ flash sử dụng cổng giao tiếp USB nên thường được gọi là USB

Chúng có nhiều ưu điểm hơn hẳn các thiết bị lưu trữ khác như nhỏ gọn, dung lượng lưu trữ rất

lớn (hiện nay lên đến 256GB) và khá tin cậy nên ổ USB hoàn toàn thay thế cho các ổ đĩa mềm

cho các máy tính cá nhân được sản xuất trong những năm gần đây

Ngoài ra, một số công ty lớn đang hướng tới các cơ sở hạ tầng lưu trữ mới bằng

phương pháp nối mạng lưu trữ Nối mạng lưu trữ (SAN – Storage Area Network) lắp đặt

nhiều thiết bị lưu trữ vào một mạng tốc độ cao riêng biệt dành cho mục đích lưu trữ SAN tạo

ra một khu vực lưu trữ chung cho nhiều máy chủ giúp người sử dụng có thể nhanh chóng chia

sẻ hoặc truy cập dữ liệu qua SAN Phương pháp này khá tốn kém và khó quản lý nhưng rất có

ích cho các công ty cần chia sẻ thông tin ở mức độ cao

Việc tổ chức dữ liệu ở bộ nhớ ngoài và việc trao đổi dữ liệu ở bộ nhớ ngoài với bộ nhớ

trong được thực hiện ở hệ điều hành

- Thiết bị vào và thiết bị ra giúp người sử dụng tương tác với hệ thống máy tính Thiết

bị vào tập trung dữ liệu và chuyển đổi chúng thành dạng điện tử để máy tính xử lý, còn thiết

PTIT

bị ra hiển thị dữ liệu từ máy tính sau khi chúng đã được xử lý

+ Thiết bị vào (Input Device) bao gồm: bàn phím (Key board – được sử dụng nhiều

nhất để nhập dữ liệu); chuột vi tính (Computer mouse – dùng định vị con trỏ với chọn lệnh);

màn hình cảm ứng (Touch screen – nhập dữ liệu bằng cách chạm ngón tay hoặc con trỏ vào

màn hình); nhận dạng ký tự quang (công cụ chuyển đổi những ký tự, mã số, dấu hiệu đặc biệt

thành dạng số hoá, ví dụ như mã vạch); máy quét hình kỹ thuật số (Digital scanner – tiến hành

số hoá những văn bản và hình ảnh); thiết bị xử lý âm thanh (như micro – số hoá âm thanh để

xử lý trên máy tính); webcam (camera kỹ thuật số - thu và truyền trực tuyến hình ảnh qua

mạng); cảm biến (Sensor – thu thập dữ liệu trực tiếp từ môi trường để nhập vào máy tính Ví

dụ trong nông nghiệp có thể giám sát độ ẩm và tưới nước khi cần thiết); xác minh tần số video

(Radio Frequency Identification – sử dụng các thẻ có gắn vi mạch để truyền thông tin về một

vật và vị trí của nó Ứng dụng trong giám sát giao thông và vật nuôi…)

+ Thiết bị ra (Output Device) bao gồm màn hình (Screen – hiển thị nội dung thông

tin cần thiết để người sử dụng xem được); máy in (Printer – in văn bản hoặc các hình ảnh ra

giấy); đầu ra âm thanh (Audio output – Thiết bị chuyển dữ liệu số thành âm thanh, ví dụ như

loa); máy chiếu (Projector – dùng để hiển thị nội dung màn hình máy tính lên màn ảnh rộng)

- Các tuyến bus cung cấp đường truyền dữ liệu và tín hiệu giữa CPU, bộ nhớ trong, bộ

nhớ ngoài và các thiết bị khác của máy tính

2.1.2 Các dạng máy tính

Có nhiều cách thức phân loại máy tính, tuy nhiên người ta thường sử dụng kích thước

và tốc độ xử lý của các máy tính để phân loại chúng thành máy tính lớn, máy tính mini, máy

vi tính và máy trạm

- Siêu máy tính (Supercomputer) là máy tính vượt trội trong khả năng và tốc độ xử lý

Siêu máy tính hiện nay có tốc độ xử lý hàng nghìn teraflop (một teraflop tương đương với tốc

độ một nghìn tỷ phép tính/giây) và bằng tổng hiệu suất của khoảng 6000 chiếc máy tính hiện

đại nhất hiện nay gộp lại Có thể hiểu siêu máy tính là hệ thống những máy tính làm việc song

song

- Máy tính lớn (Mainframe) là loại máy tính có kích thước lớn cho nhiều người dùng,

được thiết kế để thoả mãn yêu cầu sử dụng của một tổ chức quy mô lớn Chúng được sử dụng

chủ yếu bởi các công ty lớn như các ngân hàng, các hãng bảo hiểm để chạy các ứng dụng

lớn và xử lý khối lượng lớn dữ liệu như kết quả điều tra dân số, thống kê khách hàng và

doanh nghiệp và xử lý các giao tác thương mại Hiện nay thị trường máy tính lớn chủ yếu là

của IBM Ví dụ máy IBM Z9 (2008) có thể được cài 20 processor, đáp ứng 8 tỉ lệnh/giây và

có thể hoạt động 24/24 giờ mỗi ngày, 7/7 ngày mỗi tuần, 365/365 ngày không ngừng

- Máy chủ doanh nghiệp: là một hệ thống máy tính chủ yếu dùng để phục vụ cho một

doanh nghiệp lớn Ví dụ các loại máy chủ như máy chủ web, máy chủ in ấn, và máy chủ cơ sở

dữ liệu Tính chất chủ yếu để phân biệt một máy chủ doanh nghiệp là ở tính ổn định vì ngay

cả một sự cố ngắn hạn cũng có thể gây thiệt hại hơn cả việc mua mới và cài đặt mới hệ thống

- Máy tính mini (Mini computer) là loại máy tính nhiều người dùng, được thiết kế để

thoả mãn yêu cầu sử dụng của một tổ chức quy mô nhỏ

PTIT

- Máy trạm (Workstation) dùng để chạy các chương trình ứng dụng trong một mạng

cục bộ và đóng vai trò là một điểm để truy cập vào mạng

- Máy tính cá nhân (Personal computer) được thiết kế gọn nhẹ cho một người dùng

Máy tính cá nhân xuất hiện lần đầu tiên vào cuối những năm 70 của thế kỷ 20 Một số loại

máy tính cá nhân:

+ Máy tính để bàn (Desktop) được thiết kế lần đầu bởi IBM vào năm 1979-1980

+ Máy tính xách tay (Laptop hay Notebook) thường được thiết kế gọn, nhẹ, có thể

mang xách được; xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1981

+ Máy tính bảng (Tablet) là một loại thiết bị máy tính tất cả trong một với màn

hình cảm ứng, sử dụng bút điện tử hay ngón tay để nhập dữ liệu thay cho bàn phím và chuột

máy tính Là loại thiết bị di động thứ ba, không phải smartphone hay laptop mà là giao thoa

giữa hai loại thiết bị này Nó có thể có bàn phím hay chuột đi kèm, tùy model và tùy theo

hãng sản xuất Nhược điểm của loại này là thường thiếu các phần mềm doanh nghiệp

Ngày nay, việc phân loại trở nên khó khăn hơn do dự phát triển mạnh mẽ của các loại

máy tính

2.1.3 Lựa chọn phần cứng

Khi trang bị thêm thiết bị phần cứng cần chú ý đến sự phù hợp với các thiết bị phần

cứng sẵn có trong tổ chức nhằm đảm bảo sự đồng bộ cho toàn hệ thống Cần lưu ý một số

nguyên tắc sau đây:

- Sự tương thích (Compatibility): các thiết bị mới và cũ phải làm việc được với nhau

Nếu không thì tổ chức phải mua thêm một số phần mềm hoặc phần cứng khác dùng cho việc

chuyển đổi

- Khả năng mở rộng và nâng cấp (Extendable): giúp tổ chức không phải trang bị mới

hoàn toàn các thiết bị khi cần phát triển hệ thống máy tính Ngày nay, các tổ chức thường định

kỳ mở rộng và nâng cấp hệ thống do nhu cầu về năng lực máy tính trong các tổ chức liên tục

tăng lên, hơn nữa do sự phát triển không ngừng trong lĩnh vực công nghệ thông tin (thường

xuyên xuất hiện các phần cứng và phần mềm mới hiệu quả hơn)

- Độ tin cậy (Reliability): cần lưu ý tìm hiểu các lỗi kỹ thuật của các phần cứng mới để

đảm bảo có một sự lựa chọn phù hợp Các thông tin này có thể tham khảo trên các ấn phẩm

chuyên về công nghệ thông tin

2.2 HỆ THỐNG TRUYỀN THÔNG

Truyền thông là truyền thông tin từ nơi này đến nơi khác nhờ phương tiện điện tử Hệ

thống truyền thông là một tập hợp thiết bị được nối với nhau bằng các kênh cho phép gửi,

truyền và nhận thông tin Nó cho phép chia sẻ các tài nguyên của mạng như cơ sở dữ liệu,

máy in…; làm tăng độ tin cậy của hệ thống và cung cấp các dịch vụ thông tin phong phú

Mỗi hệ thống truyền thông gồm có ít nhất ba yếu tố: thiết bị phát tin, kênh truyền và

thiết bị nhận tin

PTIT

2.2.1 Phương thức truyền thông và các kênh truyền thông

Có một số phương thức truyền thông chủ yếu sau:

- Truyền kỹ thuật số (Digital Transmission) sử dụng các tín hiệu số, chỉ truyền hai

dạng tín hiệu giống như tắt và mở

- Truyền không đồng bộ (Asynchronous Transmission) truyền các tin tức thành dãy

các ký tự đơn lẻ Mỗi ký tự được truyền một cách riêng rẽ như một đơn vị truyền bao gồm

một bít bắt đầu, các bít mã hoá ký tự, bít chẵn lẻ để kiểm tra sự đúng đắn của việc truyền và

một bít kết thúc Như vậy, để truyền một ký tự ta phải mất thêm chi phí cho việc truyền một

số bít ngoài tin tức

- Truyền đồng bộ (Synchronous Transmission) cho phép truyền từng khối gồm rất

nhiều ký tự Đầu khối và cuối khối cũng phải thêm một số bít để thiết bị nhân biết khối được

truyền Tỷ lệ số bít phụ cho một ký tự nhỏ hơn nhiều so với truyền không đồng bộ, tuy nhiên

máy gửi và nhận phải tối tân hơn và phải đồng bộ về đồng hồ đếm thời gian để nhận các tín

hiệu

Một số mạng có các kênh chỉ truyền thông tin theo một chiều (simplex) hoặc hai chiều

luân phiên (half duplex); một số khác có các kênh truyền hai chiều đồng thời (full duplex)

Ngày nay, nhiều hãng truyền thông có cả ba loại đường truyền trên

Có hai nhóm kênh truyền thông chính:

- Kênh truyền thông hữu tuyến sử dụng các đường cáp để truyền thông tin Các loại

cáp có thể là:

+ Cáp đồng:

 Dây dẫn xoắn đôi (Twister pair wiring) thường được sử dụng cho các hệ thống

điện thoại trong văn phòng, giá rẻ và dễ lắp đặt Thông thường kênh này được sử dụng để

truyền âm thanh và dữ liệu văn bản Tốc độ đường truyền qua kênh này có thể đạt đến 100

Mbps và phụ thuộc vào phần cứng và các phần mềm quản lý quá trình truyền thông

 Cáp đồng trục (coaxial cable) thường được sử dụng làm dây anten, nối các

máy vi tính với nhau trong một ngôi nhà lớn hay vài toà nhà trong một khuôn viên (chính là

các mạng cục bộ) Cáp đồng trục có khả năng truyền thông tin với tốc độ nhanh hơn và có thể

truyền được nhiều dạng thông tin một cách hiệu quả…

+ Cáp quang (Fiber – optic) là dạng kênh truyền thông hữu tuyến hiện đại nhất sử

dụng ánh sáng như một chất tải thông tin số Do tốc độ truyền thông tin lớn, chi phí sản xuất,

thiết lập và bảo trì thấp hơn các loại dây dẫn khác nên hiện nay cáp quang được sử dụng khá

phổ biến

- Kênh truyền thông vô tuyến: không cần sử dụng bất cứ một loại dây dẫn nào để liên

kết giữa các thiết bị thu phát thông tin

+ Sóng viba (Microwave): sử dụng các tín hiệu radio tần số cao để truyền dữ liệu

trong không trung Tín hiệu vi sóng có thể được truyền đi với sự hỗ trợ của các trạm phát tín

PTIT

hiệu trên mặt đất hoặc các vệ tinh truyền thông Khoảng cách giữa các trạm phát tín hiệu là

khoảng 30 dặm

+ Vệ tinh (Satelliters): là phương pháp hiệu quả để truyền thông tin giữa các

khoảng cách lớn, được thực hiện từ trạm này đến trạm khác thông qua vệ tinh

+ Tia hồng ngoại (Infrared): truyền thông nhờ tia hồng ngoại dựa vào một bộ

truyền và nhận kết hợp trong khoảng cách gần (khoảng 200m) với điều kiện các máy thu phát

được đặt ở những vị trí có thể thấy nhau được

+ Sóng radio: sử dụng như điện thoại di động Các thông tin được gửi và nhận khi

nó được thu và phát trên cùng một dải tần

+ Bluetooth: sử dụng tần số radio thấp cho phép các thiết bị điện tử tự kết nối với

các thiết bị khác trong khoảng cách gần mà không cần nối dây dẫn Ưu điểm của công nghệ

này là cho phép các kết nối không bị ngăn cản bởi các bức tường và giá khá rẻ so với các

dạng truyền thông khác

2.2.2 Các thiết bị và phần mềm truyền thông

Các thiết bị truyền thông có chức năng truyền và nhận dữ liệu trong mạng truyền

thông, bao gồm các loại sau đây:

- Bộ tiền xử lý (Front-end Processor) là một máy tính chuyên dụng cho quản lý truyền

thông và được gắn với máy chủ Nó thực hiện các chức năng như kiểm soát lỗi, giám sát, chỉ

hướng, định dạng, chỉnh sửa, chuyển đổi tín hiệu…

- Bộ tập trung tín hiệu (Concentrator) là một máy tính truyền thông dùng để thu thập

và lưu trữ tạm thời các thông điệp từ thiết bị cuối cho tới khi tập trung đủ số lượng để gửi theo

lô

- Bộ điều khiển (Controller) là một máy tính chuyên dụng giám sát khả năng truyền tải

thông điệp giữa CPU và các thiết bị ngoại vi

- Bộ dồn tín hiệu (Multiplexer) là thiết bị hỗ trợ kênh truyền thông đơn thực hiện

truyền dữ liệu đồng thời từ nhiều nguồn Nó có chức năng phân chia kênh truyền thông để các

thiết bị truyền thông có thể dùng chung một kênh

Các phần mềm truyền thông cần phải giám sát và hỗ trợ hoạt động mạng với các chức

năng cụ thể như điều khiển mạng, kiểm soát truy cập, giám sát sự truyền tín hiệu, phát hiện và

sửa chữa lỗi, bảo mật

2.2.3 Phân loại mạng máy tính

Mạng máy tính phát sinh từ nhu cầu muốn chia sẻ và dùng chung dữ liệu và các tài

nguyên phần cứng khác Mạng máy tính dù phức tạp đến đâu thì cũng dựa trên nền tảng kết

nối hai máy tính với nhau bằng các kênh truyền thông sao cho chúng có thể thực hiện mục

đích này

Một số phương pháp phân loại mạng máy tính cơ bản:

PTIT

2.2.3.1 Phân loại mạng máy tính theo cấu trúc liên kết mạng

Cấu trúc liên kết mạng (Network Topology) là cấu trúc hình học không gian của mạng

mà thực chất là cách bố trí các phần tử của mạng cũng như cách nối giữa chúng với nhau Có

dạng cấu trúc cơ bản là mạng sao, mạng bus và mạng vòng

- Cấu trúc liên kết mạng bus là phương pháp nối mạng vi tính đơn giản và phổ biến

nhất, bao gồm một dây cáp đơn lẻ nối tất cả máy tính, các thiết bị ngoại vi dùng chung và các

máy chủ trong mạng theo một hàng

Hình 2.3 Cấu trúc liên kết mạng bus

Máy tính trên mạng bus giao tiếp bằng cách gửi dữ liệu đến một máy tính xác định và

đưa dữ liệu đó lên cáp dưới dạng tín hiệu điện tử Số lượng máy trên bus càng nhiều thì số

máy tính chờ đưa dữ liệu lên bus càng tăng và mạng thi hành càng chậm

Ưu điểm của mạng này là khi một nút bị hỏng thì không làm ngưng các nút khác trong

mạng; việc phát triển mạng bus đơn giản, chỉ cần kéo dài bus và bổ sung thêm các nút cho

đến số lượng cực đại có thể Cách thiết kế này thích hợp với mạng nhỏ, thiết kế cho một

phòng máy trong phạm vi không lớn lắm

- Cấu trúc liên kết mạng sao (Star): các máy tính được nối cáp vào một thiết bị gọi là

HUB (tức đầu nối trung tâm) Tín hiệu được truyền từ máy tính gửi dữ liệu qua HUB để đến

tất cả các máy tính trên mạng Cấu trúc liên kết này bắt nguồn từ thời kỳ đầu, khi việc tính

toán dựa trên hệ thống các máy tính nối vào một máy trung tâm

Hình 2.4 Cấu trúc liên kết mạng sao

Mạng sao cung cấp tài nguyên và chế độ quản lý tập trung Tuy nhiên, do mỗi máy

tính nối vào một trung tâm điểm, nên cấu trúc liên kết này cần rất nhiều cáp nếu cài đặt mạng

ở quy mô lớn Ngoài ra, nếu trung tâm bị hỏng thì toàn bộ mạng cũng bị đứt Trường hợp một

PTIT

máy tính hoặc đoạn cáp nối máy tính đó với HUB bị hỏng thì chỉ máy tính đó mới không còn

có thể gửi hay nhận dữ liệu mạng Các máy tính còn lại trên mạng vẫn hoạt động bình thường

Loại mạng này thường có chi phí ghép nối cao hơn các loại khác, vì mỗi trạm đòi hỏi

có đường cáp nối với máy xử lý trung tâm Loại cấu trúc mày thường được sử dụng trong

trường hợp thông tin trên mạng cần được xử lý tập trung và một vài nút trên mạng cần được

làm việc độc lập

- Cấu trúc liên kết mạng vòng (Ring) nối các máy tính trên một vòng cáp, không có

đầu nào bị hở Tín hiệu truyền đi theo một chiều và đi qua từng máy tính Khác với cấu trúc

liên kết bus thụ động, mỗi máy tính đóng vai trò như một bộ chuyển tiếp khuếch đại tín hiệu

và gửi nó tới máy tính tiếp theo Do tín hiệu đi qua từng máy nên sự hỏng hóc của một máy có

thể ảnh hưởng đến toàn mạng

Hình 2.5 Cấu trúc liên kết mạng vòng

Tuy nhiên với những sơ đồ chấp nhận hỏng được phát minh gần đây đã cho phép

mạng vòng tiếp tục hoạt động ngay trong trường hợp một hay nhiều nút hỏng

2.2.3.2 Phân loại mạng máy tính theo phạm vi địa lý

Mạng máy tính có thể phân bổ trên một vùng lãnh thổ nhất định và có thể phân bổ

trong phạm vi một quốc gia hay quốc tế Dựa vào phạm vi phân bổ của mạng người ta có thể

phân ra các loại mạng như sau:

- Mạng Internet là mạng của các mạng có phạm vi toàn cầu, sử dụng nhiều loại

phương tiện truyền thông khác nhau để cung cấp nhiều loại dịch vụ trên mạng Mạng Internet

không có chủ nhân riêng mà có nhiều chủ nhân, mỗi chủ nhân làm chủ một phần của mạng

- Mạng GAN (Global Area Network) kết nối máy tính từ các châu lục khác nhau

Thông thường kết nối này được thực hiện thông qua mạng viễn thông và vệ tinh

- Mạng WAN (Wide Area Network) – Mạng diện rộng, kết nối máy tính trong nội bộ

các quốc gia hay giữa các quốc gia trong cùng một châu lục Thông thường kết nối này được

thực hiện thông qua mạng viễn thông Khi một công ty hoặc một tổ chức lớn, hoạt động trên

phạm vi đa quốc gia có nhu cầu liên kết các trang dữ liệu trên diện rộng thì họ thường sử dụng

hình thức này để thiết lập đường truyền riêng

- Mạng MAN (Metropolitan Area Network) kết nối các máy tính trong phạm vi một

thành phố Kết nối này được thực hiện thông qua các môi trường truyền thông tốc độ cao

(50-PTIT

100 Mbps) Mạng MAN không được thiết kế với các đường điện thoại, người ta thường sử

dụng cáp quang để thiết kế mạng này

- LAN (Local Area Network) – Mạng cục bộ, kết nối các máy tính trong một khu vực

bán kính hẹp thông thường khoảng vài trăm mét, trong một tòa nhà hoặc vài tòa nhà rất gần

nhau Kết nối được thực hiện thông qua các môi trường truyền thông tốc độ cao ví dụ cáp

đồng trục hay cáp quang LAN thường được sử dụng trong nội bộ một cơ quan/tổ chức… Các

LAN có thể được kết nối với nhau thành WAN

2.3 TÀI NGUYÊN VỀ PHẦN MỀM

Tài nguyên về phần mềm là tổng thể các phần mềm hệ thống, phần mềm ứng dụng của

HTTT quản lý

2.3.1 Phần mềm hệ thống

Phần mềm hệ thống là các chương trình giúp người sử dụng quản lý, điều hành hoạt

động của các thiết bị phần cứng (máy tính, máy in, máy fax, thiết bị nhớ…) Nó như một bộ

phận kết nối giữa máy tính với các chương trình ứng dụng mà người sử dụng muốn thực hiện

Có hai nhóm phần mềm hệ thống:

- Hệ điều hành quản lý tất cả các nguồn lực của hệ thống máy tính và cung cấp một

giao diện để người sử dụng có thể sử dụng được các nguồn lực của hệ thống (DOS,

WINDOWS, UNIX,…) Nó có chức năng lên kế hoạch cho các chương trình của máy tính,

phân phối tài nguyên và giám sát các hoạt động của máy tính; cụ thể là:

+ Cung cấp chỗ trong bộ nhớ sơ cấp cho dữ liệu và các chương trình; kiểm tra các

thiết bị ra, vào

+ Phối hợp hoạt động giữa các khu vực của máy tính để đảm bảo cho người sử

dụng có thể cùng lúc thực hiện nhiều công việc khác nhau

+ Giám sát các hoạt động của máy tính, người sử dụng máy tính và bất kỳ sự xâm

nhập trái phép vào hệ thống

Một số hệ điều hành đã và đang được sử dụng là DOS, Windows, UNIX, LINUX…

Các hệ điều hành hiện đại như Windows của Microsoft sử dụng giao diện đồ hoạ với các biểu

tượng, nút bấm, thanh công cụ sắp xếp dễ hiểu, thao tác thực hiện khá dễ dàng Ban đầu là các

phiên bản như Windows 98, Windows 2000; hiện nay các phiên bản Windows XP, Windows

7 và Windows 8 rất mạnh, đáng tin cậy và được sử dụng phổ biến nhất

- Các phần mềm biên dịch ngôn ngữ và phần mềm tiện ích

+ Các chương trình dịch thuật ngôn ngữ đặc biệt nhằm biến đổi các chương trình

viết bằng ngôn ngữ thuật toán (như COBOL, FOTRAN, C…) sang ngôn ngữ máy để máy tính

có thể thực thi được

+ Các phần mềm tiện ích thực hiện các nhiệm vụ thông thường và có tính lặp như

sao chép, sắp xếp phân loại, tính toán, xoá bộ nhớ sơ cấp… Chúng có thể được chia sẻ bởi tất

cả mọi người sử dụng cũng như có thể dùng trong nhiều ứng dụng khi được yêu cầu

PTIT

2.3.2 Phần mềm ứng dụng

Phần mềm ứng dụng thường là đã được viết hoàn chỉnh và đóng gói để phân phối đến

các đối tượng người sử dụng khác nhau, tập trung chủ yếu vào việc hoàn thành nhiệm vụ của

người dùng cuối Có thể phân thành hai nhóm: phần mềm đa năng và phần mềm chuyên dụng

- Phần mềm đa năng:

+ Phần mềm xử lý văn bản (Word processing) cho phép thực hiện các chức năng

như soạn thảo văn bản, chèn biểu tượng, kẻ bảng biểu, lưu trữ và chỉnh sửa văn bản…

Microsoft Word và Word Perfect là hai gói phần mềm xử lý văn bản phổ biến

+ Phần mềm bảng tính (Spreadsheet) cho phép thiết lập bảng tính (hiển thị dữ liệu

trong các hàng và cột) và thực hiện các phép tính toán, vẽ đồ thị… trên các dữ liệu đó Phổ

biến nhất là Microsoft Excel, Lotus 1-2-3

+ Các Hệ quản trị CSDL (Database Management System) như FOXPRO,

ACCESS… cho phép lập ra và xử lý các danh sách, tạo tệp tin và cơ sở dữ liệu để lưu trữ dữ

liệu, từ đó có thể tổng hợp thông tin từ nhiều tệp tin để làm báo cáo

+ Phần mềm đồ hoạ, trình diễn văn bản (Presentation graphics) dùng để tạo ra văn

bản trình bày chuyên nghiệp, chất lượng cao với các biểu đồ, đồ thị, âm thanh, hình ảnh động,

trích đoạn video… Phổ biến nhất là Microsoft PowerPoint

+ Ngoài ra, còn có các phần mềm trợ giúp thiết kế và chế tạo (AutoCAD); Thư

điện tử; Phần mềm quản lý thông tin cá nhân (lịch công tác, danh bạ điện thoại, sổ ghi chép,

danh thiếp, nhật ký…); Phần mềm đa phương tiện (trợ giúp kết nối dữ liệu dạng văn bản, hình

ảnh và âm thanh trên các thiết bị video và audio); Phần mềm tự động hoá văn phòng

- Phần mềm chuyên dụng: bao gồm các phần mềm sử dụng cho các công việc chuyên

biệt, như phần mềm kế toán, phần mềm ngân hàng, phần mềm quản trị doanh nghiệp, phần

mềm marketing…

2.4 TÀI NGUYÊN VỀ NHÂN LỰC

Tài nguyên về nhân lực là chủ thể điều hành và sử dụng HTTTQL

2.4.1 Các nhóm tài nguyên nhân lực

Tài nguyên về nhân lực bao gồm hai nhóm:

- Nhóm thứ nhất là những người sử dụng HTTT trong công việc hàng ngày như các

nhà quản lý, kế toán, nhân viên các phòng ban Họ có trách nhiệm thiết lập các mục tiêu, xác

định nhiệm vụ, tạo các quyết định, phục vụ khách hàng…

- Nhóm thứ hai là những người xây dựng và bảo trì HTTTQL như các phân tích viên

hệ thống, lập trình viên, kỹ sư bảo hành máy… Họ có trách nhiệm cung cấp một môi trường

công nghệ thông tin ổn định và tin cậy cho tổ chức

Tài nguyên về nhân lực là thành phần quan trọng của HTTTQL do chính họ là người

thiết kế, cài đặt, bảo trì và sử dụng hệ thống Nếu tài nguyên về nhân lực không được đảm bảo

thì hệ thống có được thiết kế tốt đến đâu thì cũng sẽ không mang lại hiệu quả thiết thực trong

PTIT

sản xuất và kinh doanh

Bộ máy nhân sự công nghệ thông tin trong các tổ chức thường bao gồm:

- Quản trị viên hệ thống (System Administrator)

- Lập trình viên (Programmer)

- Nhà thiết kế hệ thống (System Designer)

- Nhà phân tích hệ thống (System Analyst)

- Trưởng phòng công nghệ thông tin

- Giám đốc phụ trách CNTT (Chief Information Officer – CIO)

2.4.2 Yêu cầu đối với tài nguyên nhân lực

Có hai vấn đề mà các nhà quản lý cần quan tâm đối với tài nguyên về nhân lực:

- Sự hiểu biết về công nghệ thông tin: Các tổ chức cần phải có nguồn nhân lực có kiến

thức về công nghệ và thông tin Một nhân công có kiến thức về công nghệ là người biết rõ

cách thức ứng dụng và khi nào ứng dụng công nghệ thông tin, cụ thể là việc chúng ta nên mua

những công nghệ nào, làm thế nào để khai thác hiệu quả các phần mềm ứng dụng và các cơ sở

kỹ thuật nào là cần thiết để cho tổ chức có thể kết nối với các tổ chức khác Một nhân công có

kiến thức về thông tin là người có thể xác định được loại thông tin nào là cần thiết, biết cách

để có được thông tin đó và biết cách hành động hợp lý dựa vào thông tin nhận được để đem

lại lợi ích tối đa cho tổ chức

- Trách nhiệm đạo đức đối với xã hội: Trong lĩnh vực công nghệ thông tin và hệ thống

thông tin, khái niệm đạo đức trở nên quan trọng Do với sự phát triển của công nghệ thông tin,

con người nhận được rất nhiều thông tin Việc xử lý và sử dụng những thông tin đó như thế

nào để có thể làm lợi cho tổ chức của mình mà không gây ra những hoạt động phi đạo đức đối

với xã hội cũng đòi hỏi lực lượng nhân công có trách nhiệm đạo đức đối với xã hội

2.5 TÀI NGUYÊN VỀ DỮ LIỆU

Tài nguyên về dữ liệu gồm các cơ sở dữ liệu (CSDL - Database) CSDL là tổng thể

các dữ liệu đã được thu thập, lựa chọn và tổ chức một cách khoa học theo một mô hình có cấu

trúc xác định, tạo điều kiện cho người sử dụng có thể truy cập một cách dễ dàng và nhanh

chóng CSDL lưu trữ tất cả các dữ liệu liên quan trong một kho dữ liệu duy nhất

Các CSDL trong quản lý bao gồm: CSDL quản trị nhân lực, CSDL tài chính, CSDL

kế toán, CSDL công nghệ, CSDL kinh doanh…

2.5.1 Hệ quản trị CSDL

Hệ quản trị CSDL là phần mềm hay chương trình thiết kế để quản trị một CSDL Các

chương trình thuộc loại này hỗ trợ khả năng lưu trữ, sửa chữa, xóa và tìm kiếm thông tin trong

một CSDL Có rất nhiều loại hệ quản trị CSDL khác nhau: từ phần mềm nhỏ chạy trên máy

tính cá nhân cho đến những hệ quản trị phức tạp chạy trên một hoặc nhiều siêu máy tính

Mỗi CSDL cần có một hệ quản trị CSDL Mỗi hệ quản trị CSDL đều được cài đặt

dựa trên một mô hình dữ liệu cụ thể Dù là dựa trên mô hình dữ liệu nào, một hệ quản trị

PTIT

CSDL cũng phải hội đủ các yếu tố sau:

- Ngôn ngữ giao tiếp giữa người sử dụng và CSDL, bao gồm :

+ Ngôn ngữ mô tả dữ liệu: cho phép khai báo cấu trúc của CSDL, các mối

liên hệ của dữ liệu và các quy tắc quản lý áp đặt lên các dữ liệu đó

+ Ngôn ngữ thao tác dữ liệu: cho phép người sử dụng có thể cập nhật dữ liệu

(thêm/sửa/xoá)

+ Ngôn ngữ truy vấn dữ liệu: cho phép người sử dụng truy vấn các thông tin cần

thiết trong CSDL

+ Ngôn ngữ quản lý dữ liệu: cho phép những người quản trị hệ thống thay đổi

cấu trúc của các bảng dữ liệu, khai báo bảo mật thông tin và cấp quyền hạn khai thác CSDL

cho người sử dụng.,…

- Từ điển dữ liệu: ghi các thành phần cấu trúc của CSDL, chứa định nghĩa các phần

tử dữ liệu (hay trường dữ liệu) và đặc điểm dữ liệu, dùng để mô tả các ánh xạ liên kết, các

chương trình ứng dụng, mật mã, quyền hạn sử dụng,…

- Cơ chế giải quyết vấn đề tranh chấp dữ liệu: Mỗi hệ quản trị CSDL cũng có thể cài

đặt một cơ chế riêng để giải quyết các vấn đề này Một số biện pháp sau đây thường được sử

dụng: cấp quyền ưu tiên cho từng người sử dụng; đánh dấu yêu cầu truy xuất dữ liệu, phân

chia thời gian, người nào có yêu cầu trước thì có quyền truy xuất dữ liệu trước,…

- Cơ chế sao lưu (backup) và phục hồi (restore) dữ liệu khi có sự cố xảy ra Sau một

thời gian nhất định, hệ quản trị CSDL sẽ tự động tạo ra một bản sao CSDL Tuy nhiên cách

này hơi tốn kém, nhất là đối với CSDL lớn

Các hệ quản trị CSDL thông dụng hiện nay: FOXPRO, ACCESS, SQL, ORACLE

2.5.2 Mô hình CSDL

Mô hình CSDL là tập hợp các cấu trúc logic được sử dụng để mô tả cấu trúc dữ liệu và

các mối quan hệ giữa các dữ liệu trong một CSDL Về cơ bản có thể chia mô hình CSDL

thành hai nhóm: các mô hình khái niệm và các mô hình thực hiện

- Mô hình khái niệm: tập trung vào bản chất logic của việc biểu diễn dữ liệu Nó chỉ

quan tâm đến cái gì được biểu diễn trong CSDL hơn là làm thế nào để biểu diễn Mô hình

khái niệm gồm ba dạng quan hệ mô tả sự liên hệ giữa các dữ liệu, đó là quan hệ một – một,

một – nhiều và nhiều – nhiều

- Mô hình thực hiện: khác với mô hình khái niệm, mô hình này quan tấm đến vấn đề

làm thế nào để biểu diễn dữ liệu trong một CSDL Mô hình thực hiện có ba loại: mô hình dữ

liệu thứ bậc, mô hình dữ liệu mạng lưới và mô hình dữ liệu quan hệ

+ Mô hình CSDL thứ bậc: ra đời vào năm 1969 do nhu cầu quản lý dữ liệu thuộc dự

án Apollo của Công ty North Americal Rockwell Đây là mô hình đầu tiên có tính thương mại

dành cho một CSDL lớn

CSDL thứ bậc được xây dựng như một cây từ trên xuống dưới với các nút là các báo

cáo khác nhau của doanh nghiệp Nút đầu tiên là nút mẹ, các nút ở tầng trên sinh ra các nút ở

tầng dưới Để tìm một nút nào đó, cây quan hệ sẽ thiết lập một đường dẫn tới nút đó

Những mối quan hệ trong dạng cấu trúc này là: một nút mẹ có nhiều nút con; mỗi nút

con chỉ có một nút mẹ và duy nhất một nút mẹ mà thôi Đây chính là mối liên hệ kiểu một –

nhiều và thường gặp trong các tổ chức Ví dụ một tổ chức có nhiều phòng ban, mỗi phòng ban

có nhiều bộ phận…

Các mô hình dữ liệu thứ bậc có một số ưu điểm cơ bản sau đây: tạo mối liên hệ chặt

chẽ giữa các nút mẹ và các nút con và nhờ đó đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu từ trên xuống

dưới; phù hợp với CSDL chứa một lượng lớn dữ liệu có quan hệ một – nhiều và khi tổ chức

có một số lượng lớn các giao dịch sử dụng những mối quan hệ cố định trong một thời gian dài

(ví dụ như các ngân hàng); CSDL được thiết lập từ đầu là rất lớn nên người lập trình có khả

năng thiết lập các chương trình một cách có hiệu quả hơn…

Tuy nhiên không phải tổ chức nào cũng sử dụng mô hình này do nó có một số nhược

điểm sau đây: việc thiết kế CSDL rất phức tạp; CSDL khó quản lý, không linh hoạt; bất cứ

thay đổi nào trong cấu trúc dữ liệu (như thiết lập lại các mô đun) đều đỏi hỏi thay đổi tất cả

các chương trình ứng dụng; không phù hợp với những mối quan hệ nhiều - nhiều…

+ Mô hình CSDL mạng: được thiết lập để biểu thị những mối quan hệ phức tạp

hơn mô hình CSDL thứ bậc Chế độ báo cáo ở mô hình này được thiết lập từ nhiều nguồn,

nghĩa là có nhiều nút mẹ tới một nút con

Mô hình CSDL mạng có một số ưu điểm giúp nó khắc phục được những nhược điểm

của CSDL thứ bậc: có thể dễ dàng biểu diễn các mối quan hệ nhiều – nhiều; việc truy cập dữ

liệu và độ linh hoạt của CSDL cao hơn; cho phép nâng cao tính bảo toàn dữ liệu do người sử

dụng buộc khai báo cáo chủ trước rồi mới đến báo cáo thành phần Mô hình CSDL mạng đảm

bảo tính độc lập của các dữ liệu một cách cao nhất, một sự thay đổi ở dữ liệu này không ảnh

hưởng đến các dữ liệu khác nên các chương trình ứng dụng cũng không phải thay đổi theo

Một số nhược điểm của mô hình này: khó thiết kế và sử dụng (người sử dụng phải

nắm vững và quen thuộc với cấu trúc dữ liệu mới tận dụng được hết những ưu thế của hệ

thống); khó có thể thay đổi trong CSDL (mặc dù có sự độc lập về dữ liệu nhưng nó lại không

tạo ra sự độc lập về cấu trúc); môi trường truy cập phải theo một dòng thống nhất (ví dụ muốn

đi từ biểu ghi A đến biểu ghi E trong dãy biểu ghi A, B, C, D, E, F thì phải đi qua B, C, D)

Nhìn chung, mô hình CSDL mạng chỉ thích hợp với những người lập trình và các nhà

quản lý mà không tạo được hệ thống tiện ích cho người sử dụng nói chung Do đó, mô hình

này ít được sử dụng

+ Mô hình CSDL quan hệ: do E.F Codd phát minh vào năm 1970, đã khắc phục

được những nhược điểm của CSDL mạng, tạo một bước ngoặt cho cuộc cách mạng về CSDL

Mô hình CSDL quan hệ được thực hiện thông qua một hệ thống CSDL quan hệ như

một tập hợp các bảng biểu lưu trữ dữ liệu Mỗi bảng là một ma trận gồm các hàng và các cột,

các bảng có thể liên kết với nhau bởi một tính chất chung nào đó Dữ liệu ở các bảng hoàn

toàn độc lập với nhau nhưng chúng ta vẫn có thể dễ dàng liên kết dữ liệu giữa các bảng với

nhau Mô hình CSDL quan hệ loại bỏ được hầu hết sự trùng lặp dữ liệu giữa các bảng khác

nhau mà hệ thống các tệp thường mắc phải

Ưu điểm của mô hình này: CSDL quan hệ là một kho dữ liệu riêng biệt Khác với

CSDL thứ bậc và CSDL mạng, trong hệ CSDL quan hệ, người thiết kế và người sử dụng hoàn

toàn không phải quan tâm đến cấu trúc CSDL – tức khía cạnh vật lý của CSDL, mà chỉ cần

tập trung quan tâm đến khía cạnh logic của CSDL Hệ CSDL quan hệ có khả năng linh hoạt

rất cao và dễ tạo ra một giao diện thích hợp với người sử dụng hơn các CSDL khác

Tuy nhiên, hệ CSDL này gần như che hết toàn bộ cấu trúc vật lý của CSDL nên đòi

hỏi phải có hệ điều hành và phần cứng hoàn hảo đối với người sử dụng Hiện nay, khi hệ

thống máy tính ngày càng phát triển thì các yêu cầu này được đáp ứng

2.5.3 Thiết kế CSDL

Trong một HTTT lớn thì CSDL thường được xây dựng thông qua một quá trình liên

tục có lặp lại gọi là vòng đời của CSDL – với các bước cơ bản như sau:

- Nghiên cứu ban đầu về CSDL: bao gồm phân tích tình trạng của tổ chức, xác định

các vấn đề tồn tại, mục tiêu cơ bản, phạm vi thực hiện… Việc xác định chính xác những

thông tin này sẽ cho phép chúng ta thiết lập một CSDL hợp lý và hiệu quả trong công việc

- Thiết kế CSDL: cần tập trung phân tích những tính chất cơ bản của dữ liệu tạo nên

CSDL Các bước thiết kế CSDL:

+ Thiết kế khái niệm: nhằm tạo ra một cấu trúc CSDL ngắn gọn giới thiệu những

đối tượng thực sự cần quản lý và cần đảm bảo rằng các dữ liệu đưa vào CSDL là cần thiết

Các công việc cần thực hiện: phân tích dữ liệu và nhu cầu thông tin, mô hình hoá và tiêu

chuẩn hoá các mối quan hệ giữa các thực thể; kiểm tra mô hình dữ liệu (kiểm tra các quá trình

chính, các giao diện, tính toàn vẹn dữ liệu…); thiết kế CSDL (xác định vị trí các bảng, nhu

cầu truy cập…)

+ Lựa chọn phần mềm quản lý CSDL: nghiên cứu những ưu nhược điểm của các

phần mềm; các chi phí liên quan (chi phí mua bán, duy trì, điều hành, thiết lập, đào tạo và chi

phí chuyển giao); các công cụ và các đặc điểm của hệ quản trị CSDL; mô hình CSDL

+ Thiết kế logic: chuyển đổi từ thiết kế khái niệm thành mô hình bên trong của hệ

thống quản lý CSDL được lựa chọn Đối với hệ thống quản lý CSDL quan hệ, thiết kế logic

bao gồm thiết kế các bảng, các chỉ số, các giao diện, các chuyển đổi, các thủ tục truy cập

thông tin…

+ Thiết kế vật lý: là quá trình lựa chọn việc lưu trữ dữ liệu và các tính chất của dữ

liệu được cập nhật trong CSDL

- Thực hiện CSDL: đòi hỏi thiết lập các nhóm lưu trữ, các bảng và khoảng cách giữa

các bảng Sau khi đã tạo ra CSDL thì việc tiếp theo là đưa dữ liệu vào CSDL đó Nếu dữ liệu

đã được lưu trữ dưới dạng khác với dạng trong CSDL thì cần phải chuyển đổi cho phù hợp

trước khi cập nhật vào CSDL

- Kiểm tra và đánh giá: Ngay khi dữ liệu được nạp vào CSDL thì hệ điều hành CSDL

sẽ nhanh chóng kiểm tra khả năng thực hiện, tính toàn vẹn dữ liệu, khả năng truy cập đồng

thời và độ an toàn dữ liệu

- Vận hành CSDL: cần dựa trên quan điểm vận hành CSDL của người quản lý, người

sử dụng Khi người sử dụng đã thực sự tham gia vào quá trình truy cập dữ liệu, cần lưu ý các

sai sót xuất hiện để có hướng sửa chữa và nâng cấp

- Duy trì và phát triển CSDL: các hoạt động duy trì bao gồm bảo quản phòng ngừa,

PTIT

bảo quản để hiệu chỉnh, bảo quản để thích ứng, tạo báo cáo thống kê trên dữ liệu… Trong quá

trình hoạt động của một doanh nghiệp, nhu cầu về các dạng báo cáo mới, các ứng dụng mới,

các thay đổi nhỏ trong cấu trúc và nội dung dữ liệu sẽ xuất hiện nên cần định kỳ xem xét phát

triển CSDL

CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 2

1 Trình bày tổng thể về phần cứng của hệ thống thông tin quản lý

2 Trình bày tổng thể về phần mềm của hệ thống thông tin quản lý

3 Trình bày tổng thể nguồn tài nguyên về nhân lực của hệ thống thông tin quản lý

4 Trình bày tổng thể về hệ thống truyền thông của hệ thống thông tin quản lý

5 Hãy trình bày về mô hình cơ sở dữ liệu Hiện nay người ta thường sử dụng các dạng mô

hình cơ sở dữ liệu nào?

6 So sánh các dạng mô hình CSDL thứ bậc, mô hình CSDL mạng và mô hình CSDL quan

hệ? Cho ví dụ về mỗi loại mô hình?

7 Nêu quy trình thiết kế cơ sở dữ liệu

PTIT