BÀI GIẢNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

BÀI GIẢNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Nội dung bài giảng được trình bày trong 7 chương: Chương 1. Một số vấn đề chung về Hệ thống thông tin quản lý Chương 2. Các thành phần của Hệ thống thông tin quản lý Chương 3. Phân tích Hệ thống thông tin quản lý Chương 4. Thiết kế Hệ thống thông tin quản lý Chương 5. Cài đặt và khai thác Hệ thống thông tin quản lý Chương 6. Các Hệ thống thông tin quản lý cấp chuyên gia và các Hệ thống thông tin quản lý chức năng Chương 7. Các Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định và các Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành.

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG BÀI GIẢNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Biên soạn: ThS. Lê Thị Ngọc Diệp Khoa Quản trị Kinh doanh 1 Hà Nội, Năm 2013 PTIT Bài giảng HTTTQL ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 1 LỜI NÓI ĐẦU Trong những năm gần đây, các tổ chức ngày càng chú ý đến việc ứng dụng các thành tựu của công nghệ nói chung và công nghệ thông tin nói riêng vào mọi hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh. Các hệ thống thông tin quản lý được tin học hóa và ngày càng đóng vai trò quan trọng trong mọi hoạt động quản lý của các tổ chức. Ban đầu, các hệ thống thông tin chủ yếu được xây dựng để hỗ trợ một số hoạt động kế toán, văn phòng, đến nay, các hệ thống này có mặt hầu hết ở tất cả lĩnh vực quản lý theo chức năng của mọi tổ chức. Bài giảng “Hệ thống thông tin quản lý” giới thiệu các khái niệm cơ bản liên quan đến hệ thống thông tin quản lý, quy trình tổng quát để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý cho một tổ chức. Bài giảng này được viết cho sinh viên khối ngành kinh tế và quản trị kinh doanh nên cách tiếp cận các vấn đề đặt ra phù hợp với vai trò của các nhà quản lý, các nhà quản trị kinh doanh trong các tổ chức. Nội dung bài giảng được trình bày trong 7 chương: Chương 1. Một số vấn đề chung về Hệ thống thông tin quản lý Chương 2. Các thành phần của Hệ thống thông tin quản lý Chương 3. Phân tích Hệ thống thông tin quản lý Chương 4. Thiết kế Hệ thống thông tin quản lý Chương 5. Cài đặt và khai thác Hệ thống thông tin quản lý Chương 6. Các Hệ thống thông tin quản lý cấp chuyên gia và các Hệ thống thông tin quản lý chức năng Chương 7. Các Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định và các Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành. Các chương trên tương ứng với ba nhóm nội dung lớn: - Chương 1 và chương 2 tập trung giới thiệu khái quát về các Hệ thống thông tin quản lý. - Chương 3, chương 4 và chương 5 tương ứng với ba bước tổng quát cần triển khai khi các tổ chức muốn tiến hành xây dựng một Hệ thống thông tin quản lý mới cho tổ chức. - Hai chương cuối cùng giới thiệu các Hệ thống thông tin quản lý cụ thể đã và đang được các tổ chức sử dụng khá phổ biến. Bài giảng “Hệ thống thông tin quản lý” được tác giả biên soạn lại dựa trên các bài giảng đã được một số thầy cô biên soạn trước đây. Tuy tác giả rất cố gắng tổng hợp, chọn lọc, sắp xếp các nội dung cho phù hợp với đề cương môn học, cập nhật thêm thông tin… nhưng chắc chắn không thể tránh khỏi sơ suất, tác giả rất mong được sự góp ý của các thầy cô, các bạn sinh viên để tiếp tục hoàn thiện bài giảng này. Hà Nội, tháng 11 năm 2013 ThS. Lê Thị Ngọc Diệp PTIT Bài giảng HTTTQL ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 2 MỤC LỤC CHƯƠNG 1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 6 1.1 THÔNG TIN 6 1.1.1 Thông tin và vai trò của thông tin 6 1.1.2 Các dạng thông tin trong các tổ chức 6 1.1.3 Các nguồn thông tin của tổ chức 8 1.2 HỆ THỐNG VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 9 1.2.1 Hệ thống 9 1.2.2 Hệ thống thông tin 9 1.2.3 Quy trình xử lý thông tin 10 1.3 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 13 1.3.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý 13 1.3.2 Phân loại các hệ thống thông tin quản lý 13 1.3.3 Lợi ích kinh tế của hệ thống thông tin quản lý 19 1.3.4 Xu hướng phát triển của hệ thống thông tin quản lý 20 CHƯƠNG 2. CÁC THÀNH PHẦN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 23 2.1 TÀI NGUYÊN VỀ PHẦN CỨNG 23 2.1.1 Cấu trúc của máy tính 23 2.1.2 Các dạng máy tính 26 2.1.3 Lựa chọn phần cứng 27 2.2 HỆ THỐNG TRUYỀN THÔNG 27 2.2.1 Phương thức truyền thông và các kênh truyền thông 28 2.2.2 Các thiết bị và phần mềm truyền thông 29 2.2.3 Phân loại mạng máy tính 29 2.3 TÀI NGUYÊN VỀ PHẦN MỀM 32 2.3.1 Phần mềm hệ thống 32 2.3.2 Phần mềm ứng dụng 33 2.4 TÀI NGUYÊN VỀ NHÂN LỰC 33 2.4.1 Các nhóm tài nguyên nhân lực 33 2.4.2 Yêu cầu đối với tài nguyên nhân lực 34 2.5 TÀI NGUYÊN VỀ DỮ LIỆU 34 2.5.1 Hệ quản trị CSDL 34 2.5.2 Mô hình CSDL 35 2.5.3 Thiết kế CSDL 38 PTIT Bài giảng HTTTQL ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 3 CHƯƠNG 3. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN 40 3.1 KHÁI NIỆM VÀ MỤC TIÊU PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN 40 3.2 PHƯƠNG PHÁP LUẬN TRONG PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN40 3.2.1 Phương pháp tiếp cận hệ thống 40 3.2.2 Phương pháp đi từ phân tích chức năng đến mô hình hóa 41 3.2.3 Phương pháp phân tích hệ thống có cấu trúc 41 3.3 QUY TRÌNH PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN 41 3.3.1 Thu thập thông tin cho quá trình phân tích 42 3.3.2 Lập sơ đồ chức năng kinh doanh (Business Funtion Diagram - BFD)46 3.3.3 Lập sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD) 49 3.3.4 Lập báo cáo phân tích hệ thống thông tin 58 CHƯƠNG 4. THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 61 4.1 QUY TRÌNH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 61 4.2 MÔ HÌNH HÓA THỰC THỂ 61 4.2.1 Xây dựng các thực thể 62 4.2.2 Xác định mối quan hệ giữa các thực thể 66 4.3 XÂY DỰNG SƠ ĐỒ QUAN HỆ-THỰC THỂ VÀ THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU 73 4.3.1 Sơ đồ Quan hệ - Thực thể (Entity Relation Diagram - ERD) 73 4.3.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu từ sơ đồ Quan hệ - Thực thể 75 4.4 CHUẨN HÓA DỮ LIỆU 80 4.4.1 Khái niệm chuẩn hóa dữ liệu 80 4.4.2 Khái niệm phụ thuộc hàm 81 4.4.3 Các dạng chuẩn và quá trình chuẩn hóa 82 4.4.4 Trộn các bảng thực thể 87 4.5 XÂY DỰNG PHẦN MỀM TRONG HTTT QUẢN LÝ 88 4.5.1 Thiết kế phần mềm mới 88 4.5.2 Lựa chọn phần mềm trên thị trường 93 4.6 THIẾT KẾ GIAO DIỆN NGƯỜI – MÁY 95 4.6.1 Nội dung thông tin của các giao diện 96 4.6.2 Các kiểu thiết kế giao diện người - máy 99 CHƯƠNG 5. CÀI ĐẶT VÀ KHAI THÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 104 5.1 CÀI ĐẶT HỆ THỐNG 104 5.2 CHUYỂN ĐỔI HỆ THỐNG 104 5.2.1 Nội dung của quá trình chuyển đổi hệ thống 104 5.2.2 Các phương pháp chuyển đổi hệ thống 107 5.3 HUẤN LUYỆN NGƯỜI SỬ DỤNG 110 PTIT Bài giảng HTTTQL ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 4 5.3.1 Mục tiêu và sự cần thiết của công tác huấn luyện 110 5.3.2 Nội dung và phương pháp huấn luyện 110 5.4 HỖ TRỢ SỬ DỤNG 111 5.5 CẢI TIẾN HỆ THỐNG 111 5.6 BIÊN SOẠN TÀI LIỆU HỆ THỐNG VÀ QUẢN LÝ CẤU HÌNH 112 5.6.1 Biên soạn tài liệu hệ thống 112 5.6.2 Quản lý cấu hình 113 CHƯƠNG 6. CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CẤP CHUYÊN GIA VÀ CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHỨC NĂNG 115 6.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN PHÒNG 115 6.1.1 Khái niệm 115 6.1.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào - ra 116 6.1.3 Các chức năng cơ bản 117 6.1.4 Công nghệ văn phòng 119 6.1.5 Các phần mềm quản lý văn phòng 121 6.2 HỆ THỐNG THÔNG TIN XỬ LÝ GIAO DỊCH 123 6.2.1 Khái niệm 123 6.2.2 Quy trình xử lý giao dịch 124 6.2.3 Một số HTTT xử lý giao dịch phổ biến 127 6.3 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ SẢN XUẤT 128 6.3.1 Khái niệm 128 6.3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào - ra 130 6.3.3 Phân loại HTTT quản lý sản xuất 130 6.3.4 Các phần mềm quản lý sản xuất 136 6.4 HỆ THỐNG THÔNG TIN TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN 137 6.4.1 Khái niệm 137 6.4.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào - ra 137 6.4.3 Phân loại HTTT Tài chính - Kế toán 140 6.4.4 Các phần mềm tài chính – kế toán 145 6.5 HỆ THỐNG THÔNG TIN MARKETING 149 6.5.1 Khái niệm 149 6.5.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào - ra 150 6.5.3 Phân loại HTTT Marketing 151 6.5.4 Các phần mềm Marketing 156 6.6 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ NHÂN LỰC 157 6.6.1 Khái niệm 157 6.6.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào - ra 158 6.6.3 Phân loại HTTT quản trị nhân lực 159 6.6.4 Các phần mềm quản trị nhân lực 163 PTIT Bài giảng HTTTQL ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 5 CHƯƠNG 7. CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH VÀ HỖ TRỢ ĐIỀU HÀNH 169 7.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH 169 7.1.1 Quá trình ra quyết định trong các tổ chức 169 7.1.2 HTTT hỗ trợ ra quyết định 170 7.1.3 HTTT hỗ trợ ra quyết định theo nhóm 173 7.2 HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ ĐIỀU HÀNH 174 7.2.1 Khái niệm 174 7.2.2 Mô hình hệ thống 175 TÀI LIỆU THAM KHẢO 178 PTIT Bài giảng HTTTQL Chương 1. Một số vấn đề chung về HTTTQL ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 6 CHƯƠNG 1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Thông tin có vai trò vô cùng to lớn trong các hoạt động của con người. Thông tin và các hệ thống thông tin quản lý là một loại nguồn lực đặc biệt quan trọng trong các tổ chức. Chương này trình bày một số khái niệm cơ bản về thông tin và vai trò của thông tin trong kinh tế - xã hội, các khái niệm hệ thống , hệ thống thông tin nói chung và các khái niệm liên quan đến HTTTQL nói riêng. 1.1 THÔNG TIN 1.1.1 Thông tin và vai trò của thông tin Trong cuộc sống hàng ngày, khái niệm thông tin phản ánh các tri thức, hiểu biết của chúng ta về một đối tượng nào đó. Ở dạng chung nhất, thông tin luôn được hiểu như các thông báo nhằm mang lại một sự hiểu biết nào đó cho đối tượng nhận tin. Thông tin có tính chất phản ánh và liên quan đến hai chủ thể: chủ thể phản ánh (truyền tin) và đối tượng nhận sự phản ánh đó (tiếp nhận thông tin). Để chuyển tải được thông tin cần có “vật mang thông tin”, ví dụ như ngôn ngữ, chữ cái, chữ số, các ký hiệu, bảng biểu… Khối lượng tri thức mà một thông tin mang lại gọi là nội dung thông tin. Tuy nhiên, ý nghĩa mà nội dung thông tin mang lại sẽ phụ thuộc rất nhiều vào đối tượng tiếp nhận thông tin. Có những thông tin chỉ có ý nghĩa đối với một nhóm người nhưng có những thông tin có ý nghĩa với cả xã hội. Thông tin có vai trò vô cùng to lớn trong các hoạt động của con người. Không có thông tin, con người không có sự dẫn dắt cho các hoạt động của mình và hoàn toàn bất định trong môi trường. Thông tin là một loại nguồn lực đặc biệt quan trọng trong tổ chức; người quản lý cần thông tin để hoạch định và điều khiển tất cả các tiến trình trong tổ chức, giúp cho tổ chức tồn tại và phát triển trong môi trường hoạt động của nó. Thông tin trợ giúp người quản lý tổ chức hiểu rõ thị trường, định hướng cho sản phẩm mới, cải tiến tổ chức và các hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức. Các hệ thống thông tin dựa trên máy tính với ưu thế tự động hóa xử lý công việc dựa trên khoa học quản lý, khoa học tổ chức và công nghệ thông tin (xử lý và truyền thông) đã ngày càng mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho tổ chức trong mọi hoạt động, từ các công việc đơn giản lặp lại hàng ngày cho đến công việc phát hiện vấn đề và giải quyết vấn đề. 1.1.2 Các dạng thông tin trong các tổ chức Bên cạnh khái niệm tổng quát về thông tin, có một phạm trù thông tin có vai trò vô cùng quan trọng đối với các tổ chức, đó là thông tin kinh tế và thông tin quản lý. Thông tin kinh tế là thông tin vận động trong các thiết chế kinh tế, các tổ chức và doanh nghiệp (gọi chung là tổ chức) nhằm phản ánh tình trạng kinh tế của các chủ thể đó. Thông tin kinh tế có thể coi như huyết mạch của các tổ chức kinh tế. Nhờ có chúng, chúng ta có thể đánh giá về nhịp sống kinh tế, quy mô phát triển, triển vọng và nguy cơ tiềm PTIT Bài giảng HTTTQL Chương 1. Một số vấn đề chung về HTTTQL ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 7 ẩn… của các tổ chức. Ở đây, tổ chức được hiểu theo nghĩa là một hệ thống được tạo ra từ các cá thể nhằm đạt mục tiêu của nó bằng hợp tác và phân công lao động. Một tổ chức bao gồm một nhóm các nguồn lực được thiết lập cho các hoạt động vì một mục đích cụ thể. Hầu hết các loại nguồn lực của tổ chức như nhân lực, tài lực, vật lực… và sự liên kết các nguồn lực này để phục vụ cho tổ chức đều là đối tượng quản lý (hoạch định, điều khiển, giám sát, đo lường) của những người quản lý trong tổ chức. Mỗi tổ chức thường có ba cấp có chức năng quản lý và một cấp có chức năng thực hiện các giao dịch cụ thể (cấp này không có trách nhiệm quản lý, ví dụ như nhân viên kế toán, nhân viên kiểm kê, công nhân sản xuất ). Trên thực tế, tất cả các cấp của tổ chức đều sử dụng và tạo ra thông tin. Cán bộ quản lý ở các cấp quản lý khác nhau cần thông tin phục vụ mục đích quản lý khác nhau, từ đó, xuất hiện khái niệm thông tin quản lý như sau: Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình. Các quyết định quản lý được chia thành 3 loại: - Quyết định chiến lược là những quyết định xác định mục đích, mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức; thiết lập các chính sách và những đường lối chung; xây dựng nguồn lực cho tổ chức… Trong một tổ chức sản xuất kinh doanh thông thường thì đỉnh chiến lược do Chủ tịch Hội đồng quản trị hay Tổng Giám đốc phụ trách. - Quyết định chiến thuật là những quyết định cụ thể hoá mục tiêu thành nhiệm vụ, những quyết định kiểm soát và khai thác tối ưu nguồn lực. Những người chịu trách nhiệm ban hành các quyết định chiến thuật có nhiệm vụ kiểm soát quản lý, có nghĩa là dùng các phương tiện cụ thể để thực hiện các mục tiêu chiến lược. Việc tìm kiếm để có được những nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện mục tiêu chiến lược, thiết lập các chiến thuật kinh doanh, tung ra các sản phẩm mới, thiết lập và theo dõi ngân sách… là trách nhiệm ở mức kiểm soát quản lý này. Trong tổ chức thông thường thì các nhà quản lý như trưởng phòng Tài vụ, trưởng phòng Tổ chức, phòng Cung ứng nằm ở mức quản lý này. - Quyết định tác nghiệp là những quyết định nhằm thực thi nhiệm vụ. Những người chịu trách nhiệm ban hành các quyết định tác nghiệp có trách nhiệm sử dụng sao cho có hiệu quả và hiệu lực những phương tiện và nguồn lực để tiến hành tốt các hoạt động của tổ chức nhưng phải tuân thủ những ràng buộc về tài chính, thời gian và kỹ thuật. Những người trông coi kho dự trữ, trưởng nhóm, đốc công của những đội sản xuất thuộc mức quản lý này. Trong các tổ chức, có ba dạng thông tin chủ yếu liên quan đến việc ban hành ba nhóm quyết định nêu trên, đó là: - Thông tin chiến lược liên quan chính đến những chính sách lâu dài của tổ chức và là mối quan tâm chủ yếu của các nhà lãnh đạo cấp cao. Đó là những thông tin liên quan đến việc lập kế hoạch chiến lược, xây dựng các dự án lớn hoặc đưa ra những dự báo cho sự phát triển trong tương lai. Đối với mỗi chính phủ, đó là những thông tin về dân cư, GDP, GDP bình quân đầu người, số liệu thống kê về đầu tư nước ngoài, cán cân thu chi… Đối với mỗi doanh nghiệp, nó có thể là thông tin về thị trường; mặt bằng chi phí nhân công, nguyên vật liệu; các PTIT Bài giảng HTTTQL Chương 1. Một số vấn đề chung về HTTTQL ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 8 chính sách của Nhà nước có liên quan mới được ban hành; các công nghệ mới… Phần lớn các thông tin chiến lược không thu được sau quá trình xử lý thông tin trên máy tính. - Thông tin chiến thuật là những thông tin được sử dụng cho các mục tiêu ngắn hạn (như một tháng, một quý, một năm), liên quan đến việc lập kế hoạch chiến thuật và là mối quan tâm của các phòng ban quản lý. Đó là các thông tin thu được từ việc tổng hợp, phân tích số liệu bán hàng, thu tiền học phí; phân tích các báo cáo tài chính hàng quí, hàng năm… Dạng thông tin này từ những dữ liệu của các hoạt động giao dịch hàng ngày, do đó nó đòi hỏi một quá trình xử lý thông tin hợp lý và chính xác. - Thông tin tác nghiệp (thông tin điều hành) thường được sử dụng cho những công việc cụ thể hàng ngày ở các bộ phận của tổ chức. Ví dụ như thông tin về số lượng từng loại mặt hàng bán được trong ngày, lượng đơn đặt hàng, tiến độ thực hiện các hợp đồng… Thông tin này có thể được rút ra một cách nhanh chóng từ dữ liệu hoạt động của tổ chức và thường đòi hỏi thu thập dữ liệu một cách khẩn trương và xử lý dữ liệu kịp thời. Bảng 1.1. Tính chất của các dạng thông tin trong tổ chức Đặc trưng Thông tin tác nghiệp Thông tin chiến thuật Thông tin chiến lược Tần suất Đều đặn, lặp lại Phần lớn là thường kỳ, đều đặn Sau từng thời kỳ dài, hoặc trong trường hợp đặc biệt Tính độc lập của kết quả Dự đoán trước được Dự đoán sơ bộ; một số không dự đoán được Chủ yếu là không dự đoán trước được Mức chi tiết Rất chi tiết Tổng hợp, thống kê Tổng hợp, khái quát Nguồn Trong tổ chức Trong và ngoài tổ chức Chủ yếu từ bên ngoài tổ chức Tính cấu trúc Cấu trúc cao Chủ yếu là có cấu trúc, một số phi cấu trúc Phi cấu trúc cao Độ chính xác Rất chính xác Một số có tính chủ quan Tính chủ quan cao Thời điểm Quá khứ và hiện tại Hiện tại và tương lai Dự đoán cho tương lai là chính 1.1.3 Các nguồn thông tin của tổ chức Thông tin được sử dụng trong các tổ chức được thu thập từ hai nguồn: nguồn thông tin bên ngoài và nguồn thông tin bên trong tổ chức. - Nguồn thông tin bên ngoài: + Các tổ chức Chính phủ: cung cấp các thông tin chính thức về mặt pháp chế. Mọi thông tin như luật thuế, luật môi trường, các quy định về tiền lương, quy chế về giáo dục và đào tạo,… là những thông tin mà các tổ chức phải lưu trữ và sử dụng thường xuyên. PTIT Bài giảng HTTTQL Chương 1. Một số vấn đề chung về HTTTQL ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 9 + Khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp,… là nguồn cung cấp các thông tin về thị trường. Trong môi trường cạnh tranh hiện nay, các thông tin này đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình hoạch định chính sách của các tổ chức. Nguồn thông tin bên ngoài thường được thu thập qua báo chí, hệ thống văn bản cấp trên gửi đến tổ chức hoặc từ tài liệu nghiên cứu của các tổ chức cung cấp thông tin chuyên nghiệp. - Nguồn thông tin bên trong: đây chính là thông tin thu được từ chính hệ thống tài liệu, sổ sách, báo cáo tổng hợp… của chính các tổ chức. 1.2 HỆ THỐNG VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 1.2.1 Hệ thống Hệ thống có thể định nghĩa một cách tổng quát như một tập hợp các phần tử có liên hệ với nhau để tạo thành một tổng thể chung. Ngoài ra có thể dùng định nghĩa hẹp hơn, phù hợp hơn với nhu cầu mô tả hệ thống thông tin: Hệ thống là một tập hợp các phần tử (các thành phần) có liên hệ với nhau, hoạt động để hướng tới mục đích chung theo cách tiếp nhận các yếu tố vào, sinh ra các yếu tố ra trong một quá trình xử lý có tổ chức. Như vậy, hệ thống có ba thành phần cơ bản tương tác với nhau: - Các yếu tố đầu vào (Inputs) - Xử lý, chế biến (Processing) - Các yếu tố đầu ra (Outputs) Khi xem xét một hệ thống, người ta còn có thể đề cập đến các yếu tố và các khái niệm khác liên quan đến hệ thống như: - Môi trường mà hệ thống tồn tại (bao gồm môi trường bên ngoài và bên trong); - Hệ thống con của hệ thống; - Hệ thống đóng nếu nó không quan hệ với môi trường và ngược lại – hệ thống mở, nếu nó có quan hệ với môi trường… 1.2.2 Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin (HTTT) là hệ thống có nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền thông tin đến các đối tượng cần sử dụng thông tin. Hoạt động của một HTTT được đánh giá thông qua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp với những tiêu chuẩn chất lượng như sau: - Độ tin cậy thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác. Thông tin ít độ tin cậy dĩ nhiên là gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ. - Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi của tình hình thực tế. - Tính thích hợp và dễ hiểu: thông tin cần mạch lạc, thích ứng với người nhận, không nên sử dụng quá nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa tránh tổn phí do việc tạo ra những thông tin PTIT [...]... HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1.3.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) là hệ thống có chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin cần thiết cho các đối tượng sử dụng trong bộ máy quản lý để hỗ trợ ra quyết định, phối hợp hoạt động và điều khiển các tiến trình trong tổ chức Với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật nói chung và công nghệ thông tin. .. công nghệ thông tin 2.2 HỆ THỐNG TRUYỀN THÔNG Truyền thông là truyền thông tin từ nơi này đến nơi khác nhờ phương tiện điện tử Hệ thống truyền thông là một tập hợp thiết bị được nối với nhau bằng các kênh cho phép gửi, truyền và nhận thông tin Nó cho phép chia sẻ các tài nguyên của mạng như cơ sở dữ liệu, máy in…; làm tăng độ tin cậy của hệ thống và cung cấp các dịch vụ thông tin phong phú Mỗi hệ thống. .. kiến thức về thông tin là người có thể xác định được loại thông tin nào là cần thiết, biết cách để có được thông tin đó và biết cách hành động hợp lý dựa vào thông tin nhận được để đem lại lợi ích tối đa cho tổ chức - Trách nhiệm đạo đức đối với xã hội: Trong lĩnh vực công nghệ thông tin và hệ thống thông tin, khái niệm đạo đức trở nên quan trọng Do với sự phát triển của công nghệ thông tin, con người... biết sự hình thành HTTT quản lý trong tổ chức 2 Khái niệm HTTT quản lý Những hoạt động chủ yếu trong một quá trình xử lý dữ liệu của một HTTT? 3 Phân loại HTTT quản lý theo cấp ứng dụng 4 Phân loại HTTT theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra 5 Vai trò và đặc điểm của hệ thống xử lý giao dịch (TPS) đối với tổ chức là gì? 6 Vai trò và đặc điểm của hệ thống thông tin phục vụ quản lý (MIS) đối với tổ chức... thống quản lý đơn đặt hàng cung cấp các đơn đặt hàng hợp lệ cho hệ thống quản lý kho để lập phiếu xuất kho) Các thông tin kết xuất từ hệ thống là những thông tin mang ý nghĩa thiết thực giúp cho người quản lý ra quyết định đúng PT IT + Bộ phận xử lý: có thể là con người (tiến hành công việc), máy tính (thực thi phần mềm) Các hoạt động xử lý đều dựa trên chuẩn, quy trình và quy tắc quản lý của tổ chức... tác động đến sự thay đổi tổ chức và quản lý của Cisco như thế nào? ThS Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 22 Bài giảng HTTTQL Chương 2 Các thành phần của HTTTQL CHƯƠNG 2 CÁC THÀNH PHẦN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HTTT quản lý gồm có các thành phần chính mà người ta gọi là các tài nguyên của hệ thống, đó là: tài nguyên về phần cứng và hệ thống truyền thông, tài nguyên về phần mềm, tài... quản lý của tổ chức c/ Lưu trữ thông tin - Kết quả của quá trình xử lý thông tin được lưu trữ để sử dụng lâu dài - Các thông tin được lưu trữ dưới dạng các file, các cơ sở dữ liệu - Nơi lưu trữ thông tin thường là đĩa từ, băng từ, trống từ, đĩa CD… Ngoài ra có thể lưu thông tin dạng hard – copy tại các tủ chứa hồ sơ, công văn d/ Truyền đạt thông tin: Các kết quả xử lý thông tin được truyền đạt đến các... xếp thông tin, tập hợp hoặc phân chia thông tin thành nhóm, tiến hành tính toán theo các chỉ tiêu… Kết quả cho ta các bảng số liệu, biểu đồ, các con số đánh giá hiện trạng và quá trình phát triển của tổ chức - Bao gồm 2 bộ phận: + Bộ phận kết xuất thông tin: liên kết với nơi sử dụng thông tin như người quản lý (nhận báo cáo thống kê doanh thu, báo cáo tiến độ thực hiện), các hệ thống khác (hệ thống quản. .. tạo quyết định và tiến hành các hoạt động quản lý của các nhà quản lý cấp trung gian Các hệ thống này thường cung cấp các báo cáo định kỳ (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quí hoặc hàng năm) hơn là thông tin chi tiết về các hoạt động, giúp các nhà quản lý đánh giá được tình trạng làm việc có tốt hay không? Ví dụ hệ thống quản lý công tác phí cung cấp thông tin về công tác phí của nhân viên các phòng... có trình độ cao với nhiệm vụ là tạo ra những thông tin và kiến thức mới) Các hệ thống KWS có thể kể đến là hệ thống hỗ trợ thiết kế kiến trúc hay cơ khí (AutoCAD), hệ thống phân tích chứng khoán, hệ thống phát triển phần mềm… PT IT - Hệ thống tự động hoá văn phòng (Office Automated System - OAS) giúp ích cho lao động dữ liệu Các hệ thống OAS là những hệ thống ứng dụng được thiết kế nhằm hỗ trợ các . VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 6 1.1 THÔNG TIN 6 1.1.1 Thông tin và vai trò của thông tin 6 1.1.2 Các dạng thông tin trong các tổ chức 6 1.1.3 Các nguồn thông tin của tổ chức 8 . thông tin và vai trò của thông tin trong kinh tế - xã hội, các khái niệm hệ thống , hệ thống thông tin nói chung và các khái niệm liên quan đến HTTTQL nói riêng. 1.1 THÔNG TIN 1.1.1 Thông tin. nhận tin. Thông tin có tính chất phản ánh và liên quan đến hai chủ thể: chủ thể phản ánh (truyền tin) và đối tượng nhận sự phản ánh đó (tiếp nhận thông tin) . Để chuyển tải được thông tin cần