quản lí chi phí dự án trong giai đoạn thực hiện.

Đề tài: Quản lí chi phí dự án trong giai đoạn thực hiện. 1 Mục lục Lời mở đầu Quản lí chi phí là một nội dung quan trọng trong công tác quản lí dự án. Quản lí chi phí của dự án chính là quá trình dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án, là việc tổ chức, phân tích số liệu và báo cáo những thông tin về chi phí nhằm đảm bảo thực hiện mục tiêu quản lí dự án về chi phí: đảm bảo chi phí nằm trong ngân sách được duyệt đồng thời dự án vẫn được đảm bảo về chất lượng và thời gian hoàn thành. Tuy nhiên, giữa ba yếu tố: thời gian, chi phí và mức độ hoàn thiện công việc trong mục tiêu quản lí dự án có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Giữ nguyên một yếu tố thì giữa hai yếu tố còn lại sẽ có hiện tượng đánh đổi. Trong quản lí dự án, điều chỉnh tiến độ thời gian thực hiện các công việc có thể làm tăng hoặc giảm nguồn lực liên quan khác. Nhiều trường hợp muốn rút ngắn thời gian thực hiện một công việc thì cần tăng thêm chi phí và ngược lại muốn giảm bớt chi phí cho công việc phải kéo dài thêm thời gian thực hiện. Như vậy, trong điều kiện đảm bảo chất lượng dự án, nếu mục tiêu khác nhau về thời gian hoàn thành và chi phí: rút ngắn thời gian, đẩy nhanh tiến độ và sử dụng chi phí không quá lớn, giữ nguyên thời gian và tiết kiệm chi phí; nhà quản lí dự án sẽ có những cách thức khác nhau, phương pháp khác nhau lấy nguyên tắc trên làm cơ sở. Các phương pháp có ưu, nhược điểm gì và làm thế nào để nâng cao, hoàn thiện công tác quản lí chi phí của dự án, đặc biệt quản lí chi phí dự án trong giai đoạn thực hiện. Để làm rõ điều này, chúng ta sẽ phân tích, đưa ra ví dụ minh họa thông qua nghiên cứu đề tài “ Quản lí chi phí dự án trong giai đoạn thực hiện”. 2 Chương 1: Lí thuyết chung về quản lí chi phí dự án giai đoạn thực hiện 1.1. Khái niệm chung 1.1.1Quản lý chi phí dự án Để hiểu được thế nào là quan lý chi phí dự án trước hết chúng ta cần tìm hiểu trong một dự án có thể có những loại chi phí nào để có cách quản lý tương ứng:  Chi phí dự án Chi phí là tài nguyên được hy sinh hay tính trước để đạt được một mục tiêu rõ ràng hay để trao đổi cái gì đó. Chi phí thường được đo bằng đơn vị tiền tệ. Các loại chi phí: - Chi phí trực tiếp: Chi phí trực tiếp là những khoản mục chi phí có thể xác định cụ thể, trực tiếp cho từng công việc hay dự án. Có thể kể đến một số khoản mục chi phí trực tiếp dự án như: + Chi phí tiền lương trực tiếp + Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp + Chi phí thiết bị trực tiếp + Chi phí dịch vụ trực tiếp + Chi phí quản lý trực tiếp - Chi phí gián tiếp: Chi phí gián tiếp là những khoản chi phí không được tính trực tiếp cho công việc hay dự án nhưng lại rất cần thiết nhằm duy trì sự hoạt động của dự án, doanh nghiệp. Các khoản mục chi phí trực tiếp thường được tính dựa vào tỷ lệ % các chi phí trực tiếp có liên quan. 3 Chi phí trực tiếp được dự toán, kiểm soát và quản lý dễ dàng hơn chi phí gián tiếp - Chi phí liên quan đến thời gian: Chi phí liên quan đến thời gian là các khoản chi phí phát sinh do ảnh hưởng của yếu tố thời gian đến dự án. Một số chi phí có thể kể đến như: + Chi phí thuê thiết bị + Chi phí điện nước + Chi phí tiền công  Quản lý chi phí dự án bao gồm những quy trình yêu cầu đảm bảo cho dự án được hoàn tất trong sự cho phép của ngân sách.  Mục tiêu quản lý chi phí dự án: - Giám sát hoạt động chi phí - Bảo đảm rằng chỉ có sự thay đổi dự án hợp lý trong sự chuyển đổi chi phí sàn - Đưa ra những nhà đầu tư dự án có quyền ảnh hưởng đến chi phí dự án - Quản lý giá trị thu được bằng kỹ thuật EVM để đo lường sự thực thi dự án thông qua tích hợp các dữ liệu về phạm vi, thời gian và chi phí.  Sự cần thiết phải quản lý chi phí dự án: Chi phí dự án là một trong những yếu tố quan trọng nhất góp phần quyết định đến thành công, hiệu quả của dự án. Chi phí là cơ sở để tính dòng tiền dự án cũng như các chỉ tiêu hiệu quả. Nó cho biết dự án có đạt hiệu quả hay không về mặt kinh tế cũng như xã hội. Trong quá trình dự án từ khi còn ở ý tưởng đến khi được duyệt, đưa vào triển khai xây dựng, vận hành chi phí dự án khá phức tạp, đòi hỏi chủ đầu tư cần có kế hoạch sử dụng hợp lí, cân đối với ngân sách cho phép cũng như phân bổ sao cho đạt hiệu quả cao nhất. 4 Thực tế, những dự án khi đi vào hoạt động chịu ảnh hưởng của rất nhiều nhân tố chủ quan cũng như khách quan, việc quản lý chặt chẽ nguồn chi phí dự án sẽ giúp giảm thiểu rủi ro, hạn chế những tác động tiêu cực do ảnh hưởng của các yếu tố đó tới hiệu quả dự án. 1.1.2.Quản lý chi phí trong giai đoạn thực hiện đầu tư Giai đoạn thực hiện đầu tư được tính từ khi dự án được duyệt, tiến hành thi công xây dựng cho đến khi hoàn thành dự án, nghiệm thu, đưa vào vận hành, khai thác. Đây là giai đoạn hết sức quan trọng, chiếm phần lớn chi phí của dự án do đó, việc quản lý chi phí giai đoạn này là hết sức cần thiết, giúp cho chủ đầu tư kiểm soát được các hoạt động chi phí của dự án, điều tiết vốn cho dự án một cách hiệu quả đồng thời có sự điều chỉnh dự án một cách hợp lý. 1.1.3. Ước tính và dự toán chi phí các công việc của dự án 1.1.3.1. Ước tính chi phí các công việc dự án Để lập kế hoạch và quản lí dự án đạt hiệu quả, công tác ước tính chi phí dự án đóng vai trò hết sức quan trọng. Thông qua việc ước tính chính xác các thông số của dự án, nhà đầu tư có cơ sở để dự trù kinh phí cũng như có kế hoạch phân bổ và sử dụng vốn cho dự án một cách rõ ràng, hiệu quả. Đầu ra quan trọng của quản lý chi phí dự án là ước tính chi phí. Có nhiều loại ước tính chi phí và những công cụ cùng với kỹ thuật giúp tạo ra chúng. Điều quan trọng là phát triển một kế hoạch quản lý chi phí trong đó mô tả sự dao động chi phí sẽ được quản lý trong dự án ra sao Một số phương pháp ước tính chi phí: • Ước tính tương tự ( ước tính từ trên xuống - top-down) Phương pháp này được tính trên cơ sở sử dụng các chi phí thực hiện dự án tương tự trước đó làm nền tảng cơ bản để tính chi phí dự án mới. - Ưu điểm: Đơn giản, mất ít thời gian - Nhược điểm: Độ chính xác phụ thuộc vào độ chính xác của dự án trước. Đồng thời do thực tế ít có những dự án có điều kiện giống hẳn nên còn nhiều sai lệch. 5 • Dưới lên (Bottom-up): Phương pháp này được sử dụng để ước tính chi phí của những phần công việc riêng lẻ, từ đó tính toán toàn bộ dự án. - Ưu điểm: Tính chính xác cao hơn - Nhược điểm: Đòi hỏi nhiều thời gian hơn. Chi phí cũng như tính chính xác của phương án này phụ thuộc vào quy mô của từng công việc. • Phương pháp mô hình hóa Phương pháp này sử dụng các tham số trong mô hình toán để dự đoán chi phí dự án. Mô hình COCOMO (Constructive Cost Model) là Mô hình thông dụng. - Ưu điểm: Phương pháp này có độ tin cậy cao, chi kết quả khả thi khi thông tin sử dụng chính xác và có thể xác định rõ tham số sử dụng trong mô hình - Nhược điểm: Tùy vào nguồn thông tin thu thập được mà việc xử lý đơn giản hay phức tạp. • Mô hình điểm chức năng Việc ước tính chi phí dự án phụ thuộc chặt chẽ vào chất lượng nguồn thông tin thu thập được cũng như những yếu tố liên quan như phạm vi dự án, thời gian, nguồn nhân lực, nguyên vật liệu, thiết bị sử dụng. Độ chính xác sẽ tăng dần theo các giai đoạn cảu chu kỳ dự án. 1.1.3.2. Dự toán chi phí công việc dự án Dự toán chi phí công việc dự án là việc xác định chi phí chi tiết căn cứ vào hệ thống công việc, khoản mục, các chi tiết nguyên vật liệu cần sử dụng cho dự án. Dự toán chi phí được thực hiện sau khi hoàn thành các công việc: - Thiết kế dự án - Phạm vi công việc - Hóa đơn nguyên vật liệu,bảng liệt kê chi tiết, bộ phận, nguyên vật liệu sử dụng - Kế hoạch chi tiết - Định mức chi phí tiền công, giờ máy. 6 Đây là công việc đòi hỏi tính chính xác cao, cần dự toán theo những khoản mục chi phí trực tiếp – gián tiếp, chi phí lao động, thiết bị, nguyên vật liệu, chi phí vận chuyển, các khoản mục có liên quan đến thời gian, chi phí theo tổ đội, … Ước tính chi phí dự án càng tiến tới dự toán chi phí ( mức độ chính xác của ước tính tăng dần) theo các giai đoạn của chu kỳ dự án. Bắt đầu từ giai đoạn nghiên cứu và phát hiện cơ hội đầu tư chi đến giai đoạn phát triển, thực hiện dự án, đi đến kết thúc. Ở đây, cùng với việc gia tăng thời gian cũng như chi phí thực hiện ước tính, công tác ước tính chi phí dự án ngày càng đạt được độ chính xác cao. Nguyên nhân là do nguồn thông tin thu thập được càng hoàn chỉnh và sát với tình hình thực tế cũng như chi phí bỏ ra cho công tác ước tính phù hợp, việc ước tính được thực hiện hiệu quả hơn, đưa ra kết quả chính xác. 2.1. Các phương pháp thực hiện kế hoạch chi phí 2.1.1.Phương pháp kế hoạch chi phí cực tiểu Sau khi đã ước tính, dự toán được chi phí, mục tiêu của nhà quản lí dự án là thực hiện quản lí chi phí theo mục tiêu quản lí dự án nhằm đảm bảo 3 yếu tố: chất lượng, thời gian và chi phí. Thực tiễn quản lí cho thấy luôn có hiện tượng đánh đổi giữa thời gian và chi phí trong điều kiện đảm bảo chất lượng. Tổng chi phí của dự án bao gồm chi phí trực tiếp, gián tiếp và những khoản tiền phạt vi phạm hợp đồng. Nếu rút ngắn được thời gian thực hiện trong điều kiện bảo đảm chất lượng thì có sự biến động trong tổng chi phí: chi phí trực tiếp tăng lên, chi phí gián tiếp giảm và khoản tiền phạt do dự án kéo dài giảm hoặc trong một số trường hợp có thể được nhận thưởng do hoàn thành trước thời hạn. Đa phần là thời gian rút ngắn thì tổng chi phí tăng lên. Trong thực tế, đôi khi mục tiêu của nhà quản lí là phải đẩy nhanh tiến độ hoàn thành công việc.Trong trường hợp này nhà quản lí phải thực hiện một kế hoạch chi phí hợp lí: rút ngắn được tổng thời gian thực hiện dự án đồng thời chi phí tăng lên là cực tiểu dựa trên phương pháp kế hoạch chi phí cực tiểu. Trong quá trình lập dự án có thể xây dựng hai phương án: phương án bình thường và phương án đẩy nhanh. Phương án bình thường là phương án dự tính 7 mức chi phí cho các công việc dự án ở mức bình thường ( được xem là thấp nhất) va thơi gian thực hiện dự án tương đối dài ( được xem là dài nhất ) . Phương án đẩy nhanh là phương án có thời gian thực hiện dự án ngắn ( được xem là ngắn nhất ) và do đó cần chi phí nhiều hơn ( chi phí trong trường hợp này được xem là lớn nhất ). Trên cơ sở hai phương án này, các nhà quản lý dự án xây dựng các phương án điều chỉnh. Phương án điều chỉnh là phương án hợp lý hơn, có chi phí thấp hơn phương án đẩy nhanh và thời gian có thể rút ngắn so với phương án bình thương. Một trong những phương án điều chỉnh được nhiêu nhà quản lí quan tâm là phương án hay kế hoạch chi phí cực tiểu 2.1.1.1.Khái niệm : - Kế hoạch chi phí cực tiểu: là phương pháp đẩy nhanh tiến độ thực hiện những công việc lựa chọn, sao cho chi phí tăng thêm cực tiểu, do đó, giảm tổng chi phí và rút ngắn hợp lý độ dài thời gian thực hiện dự án . - Thời gian bình thường: Thời gian bình thường thực hiện một công việc là thời gian hoàn thành công việc trong những điều kiện bình thường, không có những thay đổi đột biến về thiết bị, lao động, các nhân tố bên ngoài…. - Chi phí lao động bình thường : chi phí binh thường của một công việc là chi phí cho một công việc nào đó thực hiện trong điều kiện binh thường ( gắn với thời gian bình thường nêu trên. - Thời gian đẩy nhanh: thời gian đẩy nhanh là thời gian thực hiện một công việc trong điều kiên đã được rút ngắn đến mức cho phép hợp lí ( không thể rút ngắn thêm được nữa ) trong điều kiện kĩ thuật, trình độ lao động và các nhân tố khác hiện tại. - Chi phí đẩy nhanh: Chi phí đẩy nhanh của một công việc là chi phí thực hiện công việc gắn với thơi gian đẩy nhanh, là mức chi phí được xem là cao nhất khi thơi gian thực hiện công việc đó không thể rút ngắn thêm trong điêu kiện hiện tại 8 - Giả định về chi phí:. Trong phân tích chi phí, chúng ta giả định chi phí trực tiếp thực hiện một công việc nào đó tăng lên khi thời gian thực hiện công việc được rút ngắn. 2.1.1.2.Các bước thực hiện kế hoạch chi phí cực tiểu Để thực hiện kế hoạch chi phí cực tiểu, cần tuân thủ các bước sau đây: Bước 1: Vẽ sơ đồ mạng và tìm đường găng cho phương án bình thường. Bước 2: Tính tổng chi phí của phương án bình thường Bước 3: Chọn trên đường găng những công việc mà khi đẩy nhanh tiến độ thực hiện làm tăng chi phí thấp nhất. Giảm tối đa thời gian thực hiện công việc làm tăng chi phí thấp nhất. Giảm tối đa thơi gian thực hiện công việc này. Bước 4: Tiếp tục đẩy nhanh tiến độ thực hiện các công việc trên đường găng cho đến khi mục tiêu đạt được hoặc không thể giảm thêm được nữa. Cuối cùng thiết lập được một phương án điều chỉnh có chi phí tăng cực tiểu và thơi gian rút ngắn cho với phương án bình thường. Bước 5: Xác định thời gian thực hiện và tổng chi phí của phuwong án điều chỉnh ( kế hoạch chi phí cực tiểu) 2.1.2. Phương pháp kế hoạch giảm tổng chi phí của phương án đẩy nhanh Thông thường, các nhà quản lý luôn muốn thực hiện dự án với tiến độ nhanh nhấ nhưng lại không muốn bỏ ra chi phí quá lớn. Do đó, kế hoạch đặt ra là phải tiết kiệm được chi phí ở mức hợp lý so với phương án đẩy nhanh trong khi vẫn đảm bảo được tiến độ dự án. 2.1.2.1. Khái niệm Phương án đẩy nhanh là phương án có thời gian thực hiện ngắn nhất ( được xem là không có khả năng rút ngắn hơn nữa) và chi phí lớn nhất. Giả định: Giữa việc thời gian thực hiện từng công việc với hoạt động giảm giá thành ( chi phí biên của mỗi công việc) và đường găng của phương án đẩy nhanh có mối quan hệ phụ thuộc tuyến tính. Việc kéo dài thời gian thực hiện 1 công việc nào đó của dự án có thể tiết kiệm được 1 khoản chi phí nhất định. D đó, 9 muốn giảm chi phí trực tiếp của phương án đẩy nhanh ta không thể kéo dài thời gian thực hiện công việc găng mà chỉ có thể tác động đến thời gian của những công việc không găng. 2.1.2.2.Các bước thực hiện: Bước 1: Tính thời gian dự trữ của các công việc theo phương án đẩy nhanh Bước 2: Xác định công việc găng và không găng. Bước 3: Kéo dài thời gian thực hiện các công việc không găng nếu có thể đươc. Lưu ý: Không thể kéo dài thời gian thực hiện các công việc này quá giới hạn, đặc biệt là không quá thời hạn cho phép trong dự án bình thường. Bước 4: Tính chi phí tiết kiệm được do tác động đến thời gian thực hiện các công viêc không găng. Tổng chi phí tiết kiệm của dự án Trong đó: - C i : chi phí biên của công việc không găng thứ i - T i : Thời gian thực tế kéo dài của công việc găng thứ i - n: số công việc không găng của phương án đẩy nhanh mà có thể kéo dài thời gian - i: chạy từ 1 đến n Bước 5: Xác định thời gian hoàn thành và tổng chi phí thực hiện ( trực tiếp và gián tiếp) của phương án điều chỉnh mới. 2.3. Quy trình quản lý chi phí dự án Mục tiêu của nhà quản lí là thực hiện công việc theo đúng tiến độ đồng thời có thể tiết kiệm được chi phí sử dụng hiệu quả đồng vốn hoặc có thể kiểm soát chi phí, đưa chi phí về mức kế hoạch. 2.3.1. Phân tích dòng chi phí 10 [...]... cao thực hiện các phương pháp Trước hết phải xác định mục tiêu quản lí dự án, tính chất, quy mô của dự án, lựa chọn phương pháp sử dụng thích hợp Dựa trên cơ sở dự toán, lập kế hoạch chi phí, thực hiện quản lí chi phí đúng nguyên tắc, đúng mục tiêu Kiểm tra sát sao quy trình quản lí chi phí, phân chia trách nhiệm theo từng cấp Nâng cao trình độ các cấp quản lí: quản lí dự án, quản lí chức năng, quản lí. .. của chi phí thực hiện so với kế hoạch Phương pháp kiểm soát chi phí dự án phụ thuộc vào đường chi phí cơ sở, nếu đường cơ sở không được tính toán hợp lí, chính xác thì việc thực hiện phương pháp không có ý nghĩa 23 Chương 3: Giải pháp hoàn thiện quy trình quản lý chi phí giai đoạn thực hiện đầu tư trong đầu tư xây dựng công trình 3.1 Giải pháp hoàn thiện công tác ước tính, dự toán chi phí thực hiện dự. .. (triệu 16.35 USD) Chi phí gián tiếp( triệu 10.4 USD) Tổng chi phí 26.75 2.3 Thực hiện quy trình quản lý chi phí vào xây dựng bể bơi trong nhà của khu du lịch Quất Lâm 2.3.1 Phân tích dòng chi phí của công trình Dựa trên cơ sở chi phí thực hiện theo từng công việc và số ngày hoàn thành công việc đó để phân tích dòng chi phí dự án Với giả định chi phí được sử dụng đồng đều trong các tuần thực hiện công... dụng các phương pháp trong công tác quản lí đầu tư vừa thực hiện kế hoạch chi phí hợp lí, vừa sử dụng hợp lí và hiệu quả nguồn vốn đầu tư, vừa thực hiện mục tiêu quản lí là rất quan trọng Do vậy, trong tương lai, chuyên đề Quản lí chi phí sẽ được quan tâm nghiên cứu sâu rộng hơn 27 Phụ lục Chi tiết phần ước tính và dự toán chi phí các công việc của dự án khu du lịch Quất Lâm Chi phí trực tiếp ( Đơn... sách theo thời đoạn được dùng để đo lường và theo dõi tiến trình dự án Trên cơ sở đường chi phí cơ sở, cán bộ dự án kiểm soát những biến động thực tế, xác định nguyên nhân tạo nên sự thay đổi so với đường chi phí cơ sở và có kế hoạch, biên pháp điều chỉnh kịp thời để quản lý hiệu quả chi phí dự án Chương 2: Ứng dụng quá trình quản lý chi phí giai đoạn thực hiện vào vào xây dựng bể bơi trong nhà của... và tổng chi phí thực hiện Tổng thời gian hoàn thành dự án là: 37 tuần 17 0 0.6 0 0.4 0 0 0.45 1.45 Tổng chi phí thực hiện là 25.65 triệu USD trong đó chi phí trực tiếp là 18.25 triệu USD và chi phí gián tiếp là 7.4 triệu USD Từ 2 phương pháp trên ta có bảng tổng hợp sau : Phương án Phương bình án Kế hoạch Kế hoạch giảm tổng đẩy chi phí cực chi phí của phương án thường Thời gian (tuần) Chi phí trực... xây dựng Dựa vào đồ thị về chi phí kế hoạch và chi phí thực tế của hoạt động xây dựng bể bơi để đưa ra được các đánh giá ,nhận xét cũng như phát hiện được các nguyên nhân gây ra các thiệt hại về chi phí hàng tháng để có hướng khắc phục kịp thời nhằm quản lý hiệu quả các khoản chi phí đã bỏ ra 21 Từ sơ đồ trên chúng ta có thể thấy rằng chi phí thực tế bỏ ra thấp hơn chi phí kế hoạch, ở một số tháng chi. .. lí cao cấp Thực hiện các phương pháp kết hợp, đồng bộ quản lí giữa các cấp 26 Kết luận Như vậy, chúng ta đã nghiên cứu được toàn bộ lí thuyết, phương pháp cũng như giải pháp nâng cao hoạt động quản lí chi phí trong giai đoạn thực hiện nhằm đảm bảo thực hiện mục tiêu quản lí dự án Các phương pháp đều có ưu, nhược điểm riêng, song nếu nhà quản lí lựa chọn hợp lí, phù hợp với tính chất dự án, mục tiêu... việc, do đó, cho phép tính được chi phí bình quân một ngày thực hiện từng công việc dự án Dựa vào kế hoạch triển khai sớm và mức chi phí trên một ngày, xây dựng đương cong chi phi tích lũy Đường cong này và đường cong chi phí tích lũy theo kế hoạch triển khai muôn ( thiết lập tương tư ) là những cơ sở để quản lí chi phí dự án Trên cơ sở hai dòng chi phí các nhà quản lí quyết định lựa chọn kế hoạch... 0.3 Hoàn chỉnh ngoại thất 3.715 Chi phí gián tiếp ( triệu USD/tuần) Loại chi phí Chi phí tiền Chi phí nguyên Chi phí thiết Chi phí văn lương gián tiếp vật liệu gián tiếp bị gián tiếp phòng 0.08 0.06 0.03 29 0.03 Danh mục tài liệu tham khảo: 1 PGS.TS Từ Quang Phương, Giáo trình Quản lí dự án, NXB Đại học Kinh tế quốc dân 2 PGS.TS Nguyễn Bạch Nguyệt, Giáo trình Lập dự án, NXB Đại học Kinh tế quốc dân . cứu đề tài “ Quản lí chi phí dự án trong giai đoạn thực hiện . 2 Chương 1: Lí thuyết chung về quản lí chi phí dự án giai đoạn thực hiện 1.1. Khái niệm chung 1.1. 1Quản lý chi phí dự án Để hiểu. Đề tài: Quản lí chi phí dự án trong giai đoạn thực hiện. 1 Mục lục Lời mở đầu Quản lí chi phí là một nội dung quan trọng trong công tác quản lí dự án. Quản lí chi phí của dự án chính là. các giai đoạn cảu chu kỳ dự án. 1.1.3.2. Dự toán chi phí công việc dự án Dự toán chi phí công việc dự án là việc xác định chi phí chi tiết căn cứ vào hệ thống công việc, khoản mục, các chi