Phương hướng và biện pháp nâng cao hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ

Phương hướng và biện pháp nâng cao hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ

Tên đơn vị : Công ty t vấn đầu t và thơng mại

Tên giao dịch : TRADE & INVESTMENT CONSULTANTCOMPANY

1 Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ và tầm quan trọng của kiểm soát nộibộ trong một

công ty.

1.1 Bản chất hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB)

Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), hệ thốngkiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục đợcthiết lập nhằm đạt đợc bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sảncủa đơn vị, bảo vệ độ tin cậy của các thông tin, bảo đảmviệc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quảcủa hoạt động

Theo đó, kiểm soát nội bộ là một chức năng thờngxuyên của các đơn vị, tổ chức và trên cở sở xác định rủi

ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm rabiện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cảcác mục tiêu đặt ra của đơn vị:

a Bảo vệ tài sản của đơn vị.

Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình

và tài sản vô hình, chúng có thể mất mát, có thể h hại

và không đợc sử dụng hợp lý Vì thế, kiểm soát nội bộgiúp cho các nhà quản lý sử dụng hiệu quả tài sản của

đơn vị mình

b Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin:

Thông tin kinh tế tài chính là căn cứ quan trọng choviệc hình thành các quyết định của nhà quản lý, từ

đó ảnh hởng to lớn tới hoạt động của công ty Do đó,các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời vềthời gian, tính chính xác và tin cậy về hoạt động kinhdoanh và phản ánh đầy đủ khách quan về nội dunghoạt động kinh tế và tài chính

c Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý:

Bất kỳ một đơn vị nào ngoài điều lệ của công ty,cũng phải tuân thủ những nguyên tắc, chính sách củaNhà nớc đề ra Các chế độ pháp lý thờng xuyên đợc sửa

đổi, bổ sung và có ảnh hởng vĩ mô đến hoạt độngcủa doanh nghiệp

d Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý:

Hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý quyết định

sự tồn tại của một doanh nghiệp

1.2 Các yếu tố cơ bản của hệ thống KSNB :

Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng nh đảm bảo hiệuquả trong hoạt động các đơn vị và tổ chức cần xây dựng

và không ngừng củng cố hệ thống KSNB với bốn yếu tốchính: môi trờng kiểm soát, hệ thống thông tin, các thủ tụckiểm soát và hệ thống kiểm toán nội bộ

a Môi trờng kiểm soát:

Môi trờng kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bêntrong đơn vị và bên ngoài đơn vị có tính môi trờng tác

động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu củacác loại hình KSNB

Các nhân tố trong môi trờng kiểm soát:

 Đặc thù về quản lý

 Cơ cấu tổ chức

 Chính sách nhân sự

 Công tác kế hoạch

 Uỷ ban kiểm soát

 Môi trờng bên ngoài

Nh vậy môi trờng kiểm soát bao gồm toàn bộ nhữngnhân tố ảnh hởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ, trong

đó nhân tố chủ yếu và quan trọng nhất là nhận thức vềhoạt động kiểm tra kiểm soát và điều hành hoạt động củacác nhà quản lý doanh nghiệp

b Hệ thống kế toán.

Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của

đơn vị Và trong hệ thống kế toán thì quá trình lập vàluân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng hơn cảtrong hệ thống KSNB của doanh nghiệp

Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mụctiêu kiểm soát chi tiết:

c Các thủ tục kiểm soát:

Các thủ tục kiểm soát do các nhà quản lý xây dựng dựatrên ba nguyên tắc cơ bản:

 Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

 Nguyên tắc phân công phân nhiệm

 Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn

d Kiểm toán nội bộ:

Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập đợc thiết lậptrong đơn vị tiến hành công việc kiểm tra và đánh giácác hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị

Là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thốngKSNB của doanh nghiệp, bộ phận kiểm toán nội bộ cungcấp một sự quan sát đánh giá thờng xuyên về toàn bộ hoạt

động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu quả củaviệc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục vềKSNB

1.3 Tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ:

Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ là giúp doanhnghiệp thực hiện hiệu quả những mục tiêu đề ra Vì vậy,

hệ thống KSNB có một vị trí vô cùng quan trọng trong mộtdoanh nghiệp

Với mục tiêu bảo vệ tài sản của đơn vị, hệ thốngKSNB phát hiện đợc những thiệt hại, những sai sót, những

vi phạm trong việc sử dụng tài sản của đơn vị Từ đó, hệthống KSNB đề ra đợc những biện pháp để bảo vệ tài sảnhữu hiệu hơn và sử dụng hợp lý nguồn tài sản của doanhnghiệp

Thông tin tài chính là một bộ phận cấu thành quantrọng của hệ thống thông tin trong đơn vị Nếu hệ thốngthông tin sai lệch so với thực tế sẽ ảnh hởng nghiêm trọng tớihoạt động của đơn vị Các nhà quản lý ko nắm bắt đợchoạt động của công ty mình, từ đó đề ra những phơnghớng hoạt động sai lầm, đẩy công ty vào tình trạng có thể

“phá sản lúc nào không biết” Hệ thống KSNB trong doanhnghiệp duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách

có liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp, ngănchặn và phát hiện kịp thời những gian lận và sai sót trongmọi hoạt động của doanh nghiệp Hệ thống KSNB sẽ pháthiện ra những thông tin không chính xác, những thông tinkhông đáng tin cậy, quản lý doanh nghiệp sẽ căn cứ vào đó

xác định đợc tình hình của doanh nghiệp, từ đó sẽ xâydựng chiến lợc phát triển công ty hợp lý hơn.

Hệ thống KSNB cũng giúp cho nhà quản lý xem xét

đ-ợc hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý của doanhnghiệp, tìm ra đợc điểm yếu trong năng lực quản lý, làmcho doanh nghiệp hoạt động không hiệu quả Từ đó đa ranhững biện pháp cải thiện tình hình đó

Hệ thống KSNB đóng vai trò quan trọng trong mộtdoanh nghiệp Nó sẽ giúp cho doanh nghiệp hoạt động hiệuquả hơn, giúp doanh nghiệp phát triển và đi đúng hớngkinh doanh, giảm thiểu những sai sót và rủi ro trong quản

lý cũng nh trong hoạt động của một doanh nghiệp

Năm 1994, theo văn bản số 161/TB ngày 29/11/1994

về thông báo của Thủ tớng chính phủ cho phép thành lập lạidoanh nghiệp nhà nớc và quyết định số 2557/QĐ/TCCB-LĐcủa Bộ giao thông vận tải quyết định cho phép đổi tênthành Công ty T vấn và phát triển đóng tàu

Tháng 12/1995, Bộ xây dựng cấp chứng chỉ hànhnghề t vấn xây dựng, chức năng và nhiệm vụ của công ty

đợc mở rộng

Theo quyết định số: 78QĐ/TCCB-LĐ ngày 28/4/2000của Tổng công ty công nghiệp tàu thuỷ Việt Nam đổi tênthành công ty T vấn đầu t và Thơng mại

2.2 Lĩnh vực hoạt động

- T vấn xây dựng từ nhóm C đến nhóm A: Khảo sát

địa chất, địa hình, khí tợng thuỷ văn Lập dự án đầu t,thiết kế xây dựng, lập tổng dự toán các công trình xâydựng mới; mở rộng: cải tạo các hạng mục cơ sở hạ tầng trongngành đóng tàu và các ngành khác

- Thẩm định dự án, giám sát thi công xây dựng, lập

hồ sơ mời thầu và phân tích đánh giá hồ sơ dự thầu xâylắp, thiết bị

- Xây dựng các công trình giao thông, thuỷ lợi, côngnghiệp, dân dụng và xử lý nền móng công trình

- Về dịch vụ khác, xuất nhập khẩu vật t thiết bị,khai thác các nguồn hàng trong và ngoài nớc, tiến đến sảnxuất thiết bị cho nhu cầu trong và ngoài ngành Đại lý giớithiệu sản phẩm trang thiết bị tàu thuỷ cho hơn 15 hãngsản xuất nổi tiếng nớc ngoài.Công ty đã hợp tác thiết kếxây dựng với các hãng IMG- Đức; Viên t vấn thiết kế số 9- Th-ợng Hải- Trung Quốc; HandongE&C- Hàn Quốc

2.3 Một số nét khái quát về công ty.

Công ty T vấn Đầu t và thơng mại (INTRACO) trựcthuộc tập đoàn kinh tế vinashin đợc thành lập ngày11/5/1991, có chức năng nhiệm vụ chính là: T vấn xâydung, khảo sát địa chất-địa hình khí tợng thuỷ văn, lậpbáo cáo nghiên cứu khả thi, thiết kế kỹ thuật thi công, lậptổng dự toán các công trình xây dung, mở rộng cải tạo cáccông trình, ngành công nghiệp tàu thuỷ và ngành côngnghiệp khác Thẩm định dự án, giám sát thi công xâydung, lập hồ sơ mời thầu và xây dung các công trình giaothông, thuỷ lợi, công nghiệp dân dụng, xử lý nền móngcông trình Ngoài ra còn thực hiện xuất nhập khẩu cácthiết bị vật t tàu thuỷ và tiến tới sản xuất thiết bị phục vụngành đóng tàu

Vạn sự khởi đầu nan, những năm đầu thành lậpINTRACO gặp không ít khó khăn do thực tế nền côngnghiệp đất nớc lúc bấy giờ cha phát triển, cơ sở hạ tần cácnhà máy đóng tàu còn thấp kém, công nghiệp đóng tàucòn lạc hậu, đội ngũ cán bộ kỹ s cha có nhiều kinh nghiệm.Trong khi đó, công tác t vấn xây dung muốn trởng thành

đòi hỏi phải có thời gian dài và phải đợc thực hiện nhiều

dự án Những năm gần đây ngành CNTT Việt Nam đựoc

sự quan tâm rất lớn của nhà nớc, nhng so với nhu cầu pháttriển thì còn khoảng cách khá xa Phần lớn các nhà máy

đóng tàu đợc xây dung từ những thập kỷ 60,70 của thế

kỷ trớc, hạ tầng cơ sở nghèo nàn, trang thiết bị lạc hậu…công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổnngang Với vai trò là đơn vị chuyên t vấn, thiết kế xâydung, INTRACO đã có những đóng góp quan trọng

Để đáp ứng đợc chiến lợc phát triển của Vinashin cũng

nh của INTRACO, đòi hỏi các dự án phải đảm bảo đợc yêucầu kỹ thuật, chất lợng cao.INTRACO đã chuyên môn hoá cácphòng ban nghiệp vụ, hợp tác với các chuyên gia giỏi trong

và ngoài nớc để trau dồi, học hỏi kinh nghiệm đào tạo (IMGcủa Đức,HANDONG E&C của Hàn Quốc).Tổ chức đào tạo tạichỗ cho đội ngũ cán bộ kỹ s của công ty theo từng chủ đề

cụ thể: Thiết kế đà tàu, triền tàu,ụ tàu, quy hoạch mặtbằng nhà máy đóng tàu,thiết kế cầu tàu trang trí, kè bờ,

hệ thống kỹ thuật hạ tầng nhà máy đóng tàu Hợp tác vớicác chuyên gia nớc ngoài trực tiếp tham gia vào cụ thể từng

dự án, đào tạo cho đội ngũ kỹ s của công ty Qua quátrình tham gia các dự án cùng với các chuyên gia giỏi, độingũ kỹ s đã có thể tự đảm nhận đợc công tác thiết kế đốivới các dự án khác.Với cách làm nh vậy,INTRACO đã từng bớcgiành đợc thế chủ động trong công tác t vấn Đồng thời có

điều kiện mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh Tronglĩnh vực t vấn xây dung INTRACO đã tham gia vài chục dự

án trong ngành đóng tàu với tổng mức lên tới hàng nghìn

tỷ đồng, các dự án do INTRACO đảm nhận khi đa vào sửdụng đều phát huy tác dụng, tạo điều kiện giúp nhà máytăng năng suất và hiệu quả kinh tế trong hoạt động sảnxuất kinh doanh INTRACO luôn luôn tuyển mộ các kỹ schuyên ngành giỏi có nhiều kinh nghiệm Hiện nay đội ngũcán bộ kỹ s của Công ty 100 ngời Năng lực INTRACO đã tự

đảm nhận đợc công tác thiết kế tất cả các dự án củaVINASHIN

Đối với lĩnh vực xuất nhập khẩu, Công ty đã có uy tíncao đối với khách hàng trong và ngoài nớc, quan hệ và hợptác tốt với nhiều khách hàng trên thế giới, đại lý trên 15 hãngsản xuất thiết bị tàu thuỷ.

MộT số công trình công ty đã hoàn thành:

3 Hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty

INTRACO:

Cũng nh bất kỳ một doanh nghiệp nào, công tyINTRACO cũng có hệ thống kiểm soát nội bộ riêng trongcông ty Hệ thống KSNB của công ty INTRACO đợc cấuthành bởi các yếu tố sau:

- Môi trờng kiểm soát

- Hệ thống kế toán

- Thủ tục kiểm soát

3.1 Môi trờng kiểm soát:

Môi trờng kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bêntrong đơn vị và bên ngoài đơn vị có tính môi trờng tác

động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của

hệ thống KSNB

3.1.1 Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty:

Cấp quản lý cao nhất của công ty INTRACO là giám

đốc Giám đốc chịu trách nhiệm trực tiếp với tổng công

ty, là ngời quyết định cuối cùng cho hoạt động của côngty.

Có thể mô tả cơ cấu tổ chức của công ty theo sơ đồdới đây:

Giám đốc(Director)

Phó giám

đốc (Vice

Phó giám

đốc ( Vice

Phòng tài

chính

kế toán (Acc.&

FinDept.)

Phòn

g tổ chức

(Perso nnel Dept.)

Phòn

g dự

án (Proje

ct Dept.)

Phòng Kiến trúc

(Architectur

e Dept.)

Phòng quản lý thông tin

(Plannin

g Dept.)

Phòng kinh doanh &

Đối ngoại

(Foregn &

Business Dept.)

Phòng hành chính Tổng hợp

(Geneal Admin Dept.

GĐ Trung tõm TM&XNK thiết bị

thuỷ

( Head of Marine Trading Center)

GĐ Xớ nghiệp cụng nghiệp & Xõy dựng cụng trỡnh

( Head of Technology & Construction enterprise)

GĐ Chi nhỏnh Hải Phũng (Head of Branch in HaiPhong) Văn phũng đai diện tại Tp Hồ Chớ Minh

( Representative office in Hochiminh City)

Cỏc liờn danh (Associntes)

2 Phũng ban (2 Dept.)

Phũng dự toỏn

(Estimation Dept.)

3 Phũng ban (3 Dept.)

3 Phũng ban

(3 Dept.)

Giám đốc là ngời có quyền hành cao nhất trong công

ty, là ngời ra quyết định cuối cùng cho mọi hoạt động kinhdoanh của công ty

Dới giám đốc có 2 phó giám đốc chịu trách nhiệmquản lý các phòng ban trong công ty Hiện nay trong công

ty có 12 phòng ban, mỗi phòng ban chuyên về các lĩnh vựckhác nhau Trong mỗi phòng có trởng phòng và phó phòng

điều hành kiểm tra các hoạt động của phòng trớc khi trìnhlên phó giám đốc xét duyệt Tuy nhiên, có 2 phòng ban dogiám đốc trực tiếp quản lý, đó là phòng Tài chính kế toán

Ngoài ra, cũng nh bất kỳ hợp đồng nào, thì giữacông ty với các công ty bên ngoài cũng cần biên bản giaonhận

Bên cạnh đó, công ty có các chi nhánh và văn phòng

đại diện ở một số tỉnh thành trong cả nớc Mỗi chi nhánh

có giám đốc chi nhánh,Văn phòng đại diện có trởng phònggiám sát và điều hành chi nhánh Các giám đốc chi nhánhnày chịu sự quản lý trực tiếp của Giám đốc công ty

Vì thế, ban lãnh đạo của INTRACO gồm có Giám đốc (cấp cao nhất trong công ty), phó giám đốc và các giám đốcchi nhánh và trởng phòng đại diện Đó là mô hình tổ chứckhá phổ biến ở các doanh nghiệp Việt Nam hiện thời

3.1.2 Chính sách nhân sự của công ty:

Yếu tố thứ hai cấu thành nên môi trờng kiểm soáttrong công ty chính là các chính sách nhân sự do ban lãnh

đạo của công ty đặt ra

Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với

đội ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trongmôi trờng kiểm soát cũng nh chủ thể trực tiếp thực hiệnmọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp

Hàng năm, công ty có các kỳ tổ chức tuyển dụng cácnhân viên có trình độ chuyên môn vào làm cho công ty

Công ty hiện nay có tổng cộng có 118 cán bộ công nhânviên, trong đó có 5 chuyên gia Công ty tự hào có một độingũ kỹ s có kỹ thuật tốt, tinh thông nghiệp vụ, kỹ năng lao

động lành nghề, đảm bảo sỡ hữu trí tuệ, có tổ chức và

kỷ luật cao trong công việc

Ngoài công việc thờng nhật hàng ngày, đội ngũ nhânviên của INTRACO còn đợc hởng quyền lợi tham gia các hoạt

động văn hoá thể thao do công ty hoặc do bộ giao thôngvận tải tổ chức Công ty luôn tạo điều kiện cho cán bộnhân viên của mình có đợc thời giờ nghỉ ngơi và vui chơihợp lý, vì phơng châm của công ty là “ Sức khoẻ dồi dào,tinh thần thoải mái và làm việc hiệu quả”

3.1.3 Công tác kế hoạch trong công ty:

Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạchsản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ … là những nhân tố quantrọng trong môi trờng kiểm soát Bất kỳ một công ty nào,việc lập kế hoạch cũng hết sức quan trọng, INTRACO cũngkhông ngoại lệ Công ty có một phòng chuyên thực hiệncông tác này, đó là phòng kế hoạch Phòng kế hoạch cótrách nhiệm tìm hiểu, nghiên cứu và xây dựng kế hoạchchung cho công ty, kế hoạch thờng là kế hoạch trong mộtnăm hoặc có thể lâu hơn Bản kế hoạch đợc trởng phòngkiểm tra và sau đó chuyển lên cấp cao hơn là phó giám

đốc

Kế hoạch thờng xuyên đợc kiểm tra trong các cuộc họphàng tuần, hàng tháng và hàng quý nhằm xem xét lại quátrình thực hiện kế hoạch để giúp cho việc tiến hành kếhoạch luôn đi đúng hớng,kịp thời phát hiện sai sót và sửachữa sai sót trong quá trình hoạt động

Ngoài ra, bản thân mỗi một phòng ban cũng có kếhoạch riêng của phòng ban đó Kế hoạch đó đợc mỗi trởngphòng xem xét và trình lên trên ban lãnh đạo

Mỗi phòng ban giữ một nhiệm vụ và phải hoàn thành

số lợng công việc trong thời gian nhất định Việc phâncông công việc giữa các phòng ban đã đợc phân công rõràng Nếu chi phí bỏ ra nhỏ hơn chi phí quy định, thìphòng ban sẽ đợc hởng phẩn chênh lệch Nếu chi phí bỏ ralớn hơn chi phí quy định thì phòng ban sẽ chịu tráchnhiệm bồi thờng thiệt hại

Công tác lập kế hoạch và tiến độ thực hiện kế hoạchcũng là một công cụ hữu hiệu để các nhà quản lý kiểmsoát đợc hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình

3.1.4 Môi trờng bên ngoài :

Môi trờng kiểm soát chung của một doanh nghiệp cònphụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài Môi trờng kiểm soátbên ngoài gồm có sự kiểm soát của các cơ quan chức năngcủa Nhà nớc, môi trờng pháp lý, đờng lối phát triển của đấtnớc

INTRACO trực thuộc tập đoàn kinh tế Vinashin, là mộttập đoàn có vốn của Nhà nớc, chịu sự điều hành và quản

lý của Nhà nớc Môi trờng pháp lý đang dần hoàn thiện, vàtạo nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp phát triển trong đó

có INTRACO Mặt khác, Việt Nam đã gia nhập WTO, đâychính là cơ hội để cho công ty và tổng công ty Vinashin

mở rộng danh tiếng của mình ra trờng quốc tế Tuy nhiêncũng đặt ra nhiều khó khăn với công ty, tính cạnh tranhngày càng tăng, buộc công ty phải có những biện pháp nào

đó để thực hiện dự án của mình có chất lợng hơn, độingũ cán bộ phải thành thạo và chuyên nghiệp hơn nữa

Nh vậy, môi trờng kiểm soát của INTRACO bao gồmnhiều nhân tố, và nắm rõ từng nhân tố mới có thể quản lý

và kiểm soát tốt hoạt động của công ty, từ đó phát triển và

mở rộng công ty Và nhân tố quan trọng trong đó là nhậnthức về hoạt động kiểm tra kiểm soát và điều hành hoạt

động của các nhà quản lý doanh nghiệp

3.2 Hệ thống kế toán:

Yếu tố thứ hai cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội

bộ của một công ty nói chung và của INTRACO nói riêngchính là hệ thống kế toán Hệ thống kế toán bao gồm hệthống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệthống bảng tổng hợp cân đối kế toán Trong đó quá trìnhlập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọngtrong công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp Từ đó,chúng ta có thể nhận thấy hệ thống kế toán có một vị trívô cùng trọng yếu trong toàn bộ hệ thống KSNB của doanhnghiệp

Nhiều năm trớc đây, kế toán chỉ là một công cụ đểban lãnh đạo theo dõi tình hình kinh doanh của doanhnghiệp Xã hội ngày càng phát triển đòi hỏi kiểm toán viêncần phải nâng cao trình độ chuyên môn và mở rộng tầmhiểu biết của mình ra nhiều lĩnh vực khác nữa Chính vìnắm đợc đặc điểm này, nên trong INTRACO, kế toán

không chỉ là công cụ phục vụ các nhà quản lý, mà bảnthân phòng kế toán tài chính cũng là một bộ phận thamgia hoạt động kiểm soát trong công ty.

Trong cơ cấu tổ chức của công ty, phòng tài chính kếtoán do trực tiếp giám đốc kiểm tra và giám sát mà khôngthông qua phó giám đốc Kế toán trởng không chỉ quản lý

bó buộc trong phòng, mà kế toán trởng tham gia vào cấpquản lý của doanh nghiệp Trong các cuộc họp, kế toán tr-ởng đợc tham dự nh một thành viên trong ban lãnh đạo củadoanh nghiệp Phần nào, INTRACO đã đánh giá đợc tầmquan trọng và cần thiết của công tác kiểm soát nội bộ

Quá trình lập và luân chuyển chứng từ là xơng sốngtrong hoạt động kế toán của một doanh nghiệp

Hiện nay đã xuất hiện một số phần mềm phục vụ choquá trình quản lý luân chuyển chứng từ nghiệp vụ, tuynhiên phần mềm này thờng đợc sử dụng trong ngành ngânhàng, còn bản thân INTRACO, quá trình lập và luânchuyển chứng từ, bảo quản và quản lý quy trình luânchuyển chứng từ vẫn do những kế toán viên thực hiện

Trong mỗi phòng ban đều có kế toán riêng, với số lợng

ít, để thực hiện công tác ghi sổ và lập chứng từ Khi cómột nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chứng từ đợc lập, sau đóqua sự xét duyệt của ngời quản lý phòng, cụ thể là trởngphòng, sau đó trình lên giám đốc, ký duyệt rồi chuyển lạicho phòng thực hiện nghiệp vụ đó

Mẫu phiếu chi nh sau :

Văn phòng – Công ty t vấn đầu t và thơng mại Số phiếu: 164

120 Hàng trống, Hoàn Kiếm, Hà Nội Tài khoản: 11111

Tài

khoản d: 141

Phiếu chi

Ngày: 05/04/2007 Ngời nhận tiền: Đinh Thu Nhung

Thủ quỹ Ngời nhận tiền

 Quá trình luân chuyển chứng từ

- Sau khi có chứng từ đòi tiền

- Lập giấy đề nghị thanh toán

Tại giấy đề nghị thanh toán phải có đủ 5 chữ ký

+Ngời xin thanh toán: lập đơn xin thanh toán

+ Kế toán thanh toán :xem xét và ký nháy

+ Phụ trách kế toán : xem xét chứng từ về tính hợp lệ,hợp lý và hợp pháp và duyệt chi

+ Phụ trách bộ phận : xem xét tính chất chi

+ Lãnh đạo ( giám đốc) duyệt chi

- Kế toán thanh toán vào máy ( nếu thanh toán tạm

ứng)

- Lập phiếu chi (gồm 5 chữ ký )

+ Kế toán thanh toán : chịu trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, theo dõi số thứ tự phiếu chi, định khoản

nghiệp vụ kinh tế phát sinh

+ Kế toán trởng : duyệt nội dung định khoản

+ Thủ trởng đơn vị duyệt chi

+ Ngời nhận tiền ký nhận

+ Thủ quỹ ký chi

- Phòng kế toán lu tại phòng kế toán

Lu giữ ít nhất 5 năm, trung bình 10 năm thì huỷ

Hệ thống bảng cân đối kế toán trong công ty do kếtoán viên lập, rồi kế toán trởng kiểm tra và trình lên giám

đốc nếu không nhận thấy sai sót

Dới đây là BCĐKT của INTRACO trong năm tài chính là năm2006

III Các khoản phải thu 130   5.339.958. 579 3.427.366. 329

4 Phải thu theo tiến độ kế hoạch hợp

6 Dự phòng các khoản phải thu khó

3 Ph¶i thu dµi h¹n kh¸c 213      

IV C¸c kho¶n ®Çu t tµi chÝnh dµi

II Nguån kinh phÝ vµ quü kh¸c 420   228.270.05 7 111.440.59 7

Trong BCĐKT có 3 chữ ký, đó là của Giám đốc, của Kế

toán trởng và của nhân viên lập biểu

Hiện nay phơng pháp kế toán máy đợc áp dụng phổ

biến ở trong các công ty, đây là một công cụ hữu dụng

giúp các kế toán viên thực hiện công việc của mình một

cách hiệu quả hơn INTRACO cũng là một trong những

doanh nghiệp sử dụng công cụ kế toán máy trong công ty

mình Hệ thống kế toán máy phân quyền gồm có mã

nhân viên, mã điều hành Khi sử dụng công cụ kế toán

máy, kế toán viên vào máy tính các chỉ số, cài chơng

trình, phần mềm kế toán sẽ tự hoạt động và cho ra kết

quả tính toán Nếu kế toán viên sau khi vào máy, phát hiện

ra sai sót trong quá trình nhập dữ kiện vào máy, có thể

chỉnh sửa sau khi tham khảo ý kiến của trởng phòng Đặc

biệt trong trờng hợp sai sót trong báo cáo nộp thuế, nhân

viên có thể điều chỉnh mã số thuế sau khi xin ý kiến của

6 Doanh thu hoạt động tài chính 21 24 136.545.134 12.161.214

7 Chi phí tài chính 22 26 399.794.920 78.446.487

Trong đó: Chi phí lãi vay 23   399.794.920 28.935.250

8 Chi phí bán hàng 24   335.531.515 25.082.416

9 Chi phí quản lý doanh nghiệp 25   6.828.092.554 5.778.725.486

10 Lọi nhuận thuần từ hoạt động

15 Thuế thu nhập doanh nghiệp 51 28 76.603.106 62.529.317

16 Lợi nhuận sau thuế thu nhập

I Lu chuyển tiền tệ từ hoạt

1 Lợi nhuận trớc thuế 1   273.582.517 163.686.165

2 Điều chỉnh cho các khoản        

Lãi, lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái cha

3 Lợi nhuận từ hoạt động kinh

doanh trớc thay đổi vốn 8   1.045.051.30 8 468.496.824

Tăng, giảm các khoản phải thu 9   -2.262.782.406 8.825.493.601

Tăng, giảm các khoản phải trả

( không kể lãi vay phải trả, thu) 11   -365.270.229

1.374.809.56 3

1.095.561.14 5

Thuế thu nhập doanh nghiệp đã nộp 14   -124.188.195 -92.663.640 Tiền thu khác từ hoạt động sản xuất

Tiền chi khác từ hoạt động sản xuất

Lu chuyển tiền thuần từ hoạt

động sản xuất kinh doanh 20  

10.243.666.0

6 Tiền thu hồi đầu t góp vốn vào

1 2 3 4 5

1 Tiền thu từ phát hành cổ phiếu,

nhận vốn góp của chủ sở hữu 31 21    

2 Tiền chi trả vốn góp cho các

CSH, mua lại c/phiếu đã p/hành 32      

3 Tiền vay ngắn hạn, dài hạn

nhận đợc 33   21.700.228.000 1.442.964.000

4 Tiền chi trả nợ gốc vay 34   18.588.288.000 2.550.000.000

5 Tiền chi trả nợ thuê tài chính 35      

6 Cổ tức, lợi nhuận đã trả cho chủ

-287 7.384.611. 528 Tiền và các khoản tơng đơng

tiền đầu kỳ 60   7.915.574. 602 530.963.07 4

ảnh hởng của thay đổi tỷ giá

hối đoái quy đổi ngoại tệ 61      

Trên đây là một số thông tin về hệ thống kế toán củacông ty INTRACO và hệ thống kế toán là một phần khôngthể thiếu trong hệ thống KSNB của một công ty.

3.3 Các thủ tục kiểm soát:

Nh các công ty khác, ban điều hành của công tyINTRACO cũng có những nguyên tắc của riêng công ty đểkiểm soát tình hình hoạt động trong công ty

3.3.1 Nguyên tắc phân công phân nhiệm:

Đối với nguyên tắc này, các nhà quản lý của INTRACO

có lập trờng rõ ràng rằng trách nhiệm và công việc phải

đ-ợc phân công cụ thể cho từng bộ phận và từng nhân viêntrong công ty

Trong công ty có các phòng ban, và có sự chuyên mônhoá với từng phòng ban Mỗi phòng ban có công việc vànhiệm vụ cụ thể, mỗi nhân viên trong phòng phụ tráchcông việc riêng của mình và có trách nhiệm hoàn thànhphần việc đó

3.3.2 Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:

Trong tổ chức nhân sự, các nhiệm vụ phê chuẩn vàthực hiện, thực hiện và kiểm soát, ghi sổ và bảo quản tàisản… đợc thực hiện riêng rẽ và do những cá nhân khácnhau đảm nhiệm

Các nhân viên trong từng phòng ban có nghĩa vụ thựchiện công việc đợc giao và quyền kiểm tra những côngviệc đó do lãnh đạo phòng đảm nhiệm Nh vậy có sự táchbiệt rõ ràng giữa việc thực hiện và kiểm soát trong từngphòng ban Sau khi lãnh đạo phòng kiểm tra việc thựchiện, trình lên cấp trên (lãnh đạo công ty) phê chuẩn Côngviệc phê chuẩn do lãnh đạo cấp cao nhất của công ty thựchiện

3.3.3 Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn:

Theo sự uỷ quyền của các nhà quản lý, các cấp dới đợcgiao cho quyết định và giải quyết một số công việc trongphạm vi nhất định Những công việc nào liên quan và ảnh

hởng tơng đối lớn đến hoạt động của công ty, cần phải có

sự phê chuẩn của cấp lãnh đạo cao nhất mới đợc tiến hànhthực hiện Việc thu và chi tiền cũng cần phải có chữ kýcủa giám đốc công ty, thủ quỹ mới đợc xuất tiền hoặc thutiền, và ghi sổ

Đó là ba nguyên tắc cơ bản mà bất kỳ một doanhnghiệp kinh doanh nào cũng cần thực hiên, và INTRACO đãtuân thủ tơng đối nghiêm túc ba nguyên tắc trên

4 Đánh giá hệ thống KSNB của công ty INTRACO:

Hệ thống kiểm soát nội bộ của INTRACO tơng đốithông thờng và đơn giản Trong đó có những mặt mạnh

và mặt yếu riêng

4.1 Ưu điểm:

- Cơ cấu tổ chức hợp lí, trong mỗi phòng ban đã cómột trởng phòng và 2 phó phòng chịu trách nhiệm kiểmsoát trong phòng ban đó Và đã có sự phân công nhiệm vụ

rõ ràng và cụ thể cho từng phòng ban

- Hàng tuần công ty tổ chức cuộc họp gồm giám đốc,phó giám đốc, trởng phòng và phó phòng nhằm xác địnhmức độ hoàn thành của kế hoạch nói chung cũng nh mỗihợp đồng nói riêng, do đó kịp thời đa ra đợc phơng hớng

đúng đắn, rút ra đợc kinh nghiệm, khắc phục đợc những

điểm còn yếu kém giúp công ty không đi chệch hớng dựkiến và hoạt động hiệu quả hơn

- Đội ngũ cán bộ nhân viên đợc tuyển chọn đầu vàomột cách kỹ lỡng và đợc đào tạo liên tục để nâng cao hiệuquả làm việc góp phân nâng cao chất lợng công việc

- Ngoài ra quy trình hoạt động và quy trìnhkiểm soát nội bộ đợc xác định rõ ràng bằng văn bản vàtruyền đạt rộng rãi trong công ty Mọi nhân viên phải tuân

thủ hệ thống kiểm soát nội bộ Trách nhiệm kiểm tra vàgiám sát đợc phân tách rõ ràng

- Chính sách khen thởng, phê bình của công ty

đối với nhân viên là động lực giúp nhân viên nỗ lực phân

đấu và hoàn thiện mình để xây dựng một INTRACOthành công và vững mạnh

- Kỹ năng quản lý của ban giám đốc cũng là mộttrong những yếu tố quyết định đối với sự phát triển củacông ty bên cạnh đó yếu tổ mối quan hệ giữa nhà quản lýcông ty với các công ty khác cũng không kém phần quantrọng

- Tạo đợc mối quan hệ tốt với các công ty có tiếng nớcngoài về công nghiệp đóng tàu, ngày càng tạo đợc uy tíntrên trờng quốc tế, ngày càng nhận đợc nhiều hợp đồng

- Các báo cáo tài chính đợc công ty trình bày rõ ràng

và đầy đủ

- Chế độ kế toán nói riêng cũng nh các nghị quyết,nghị định, chính sách đợc cập nhật, phổ biến và áp dụngmột cách nhanh chóng và hiệu quả

4.2 Nhợc điểm

- Về hệ thống kế toán

+ Dữ liệu kế toán có thể bị sửa đổi, sao chụp, sử

dụng theo cách bất lợi hoặc bị ai đó không có thẩmquyền phá huỷ

+ Các tệp tin dữ liệu, tài liệu của công ty có thể

bị h hỏng do cháy, hỏng phần cứng, do những hành độngphá hoại, ăn cắp

+Số lợng các nghiệp vụ phát sinh nhiều, quymô lớn do đó dễ xảy ra sai sót trong quá trình tính toán vàghi chép sổ sách

- Thiếu phòng ban kiểm soát nội bộ

- Tổng công ty không thờng xuyên tổ chức thanh tra

đối với các chi nhánh

5 Phơng hớng và biện pháp nâng cao hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ.

Công ty t vân đầu t và thơng mại tuy cha có hệ thống kiểm soát nội bộ nhng chính ngay trong việc phân

định nhiệm vụ rõ ràng giữa các phòng ban đã chứng tỏ rằng việc kiểm soát nội bộ diễn ra rất chặt chẽ và có hiệu quả, có nh vậy công ty mới có thể phát triển vững mạnh và giành đợc những hiệu quả đáng phải nể phục nh ngày hôm nay

Tuy vậy, việc có một phòng kiểm soát nội bộ cũng làmột ý kiến nên đợc đề cập đến

Chúng tôi đã phỏng vấn ông Ngô Quang Thịnh – phó phòng tài chính- kế toán về vấn đề nâng cao hiệu quả của công tác kiểm soát nội bộ và thu đợc ý kiến:

Để kiểm soát việc đi làm đúng giờ,trong tơng lai, tất cả cán bộ trong nhân viên sẽ chuyển sang dùng Thẻ từ, và sẽ

đợc sử dụng việc đi làm đúng giờ của công nhân viên Khi

ra ngoài cần có bản tờng trình lý do, nội dung công việc, thời gian, địa điểm Và sẽ phải báo cáo mức độ hoàn

thành công việc khi quay trở lại

Về vấn đề cơ cấu tổ chức, để giảm bớt chi phí mộtphòng ban có thể đảm nhiệm chức năng của phòng ban khác(nếu có đủ chuyên môn), do đó cần thờng xuyên tổ chức các cuộc thanh tra, kiểm tra về trình độ chuyên môncủa cán bộ chuyên môn trong công ty để tìm ra những cán bộ giỏi, có trình độ chuyên môn Còn những cán bộ nào tay nghề kém dần hay không phù hợp với nhu cầu công việc sẽ đợc đa đi đào tạo lại hoặc bị cho nghỉ việc nếu they hoàn toàn không đủ khả năng

Về vấn đề hệ thống kế toán, để đảm bảo chế độ

l-u giữ thông tin kế toán có thể thực hiện một số biện pháp sau:

- Mỗi ngời sử dụng máy tính cần có một tài khoản

ng-ời sử dụng và mật khẩu duy nhất Các phần mềm sử dụngnên đợc thiết kế theo cách mà những ngời sử dụng cụ thể

đợc trao quyền sử dụng một phần hoặc tất cả phần mềm,hoặc tiếp cận một phần hoặc toàn bộ hồ sơ dữ liệu Công

ty nên có chính sách rõ ràng bằng văn bản về đIều này vàchính sách nên đợc Cán bộ quản lý có thẩm quyền lu giữ

và thực hiện

- Công ty cũng nên có sổ ghi những ngời sử dụng máytính Những ngời sủ dụng thờng xuyên không đợc phép cókhả năng xoá hoặc sửa đổi Định kì công ty nên tiếnhành kiểm tra độc lập về các sổ ghi để xác định nhữngngời không đợc phép

Các tệp tin và bản ghi cần đợc thờng xuyên lập bản sao dựphòng, tốt nhất là hàng ngày

- Nên có 2 tập tin dự phòng hoặc nhiều hơn nữa, mộttập tin cất giữ an toàn trong văn phòng công ty và môt tậptin cất giữ an toàn ngoài văn phòng

- Qui trình lập bản sao dự phòng phải đợc kiểm tra

định kì và nên có một kế hoạch chi tiết cho việc phục hồitrong trờng hợp tệp tin giữ liệu chính bị hỏng hoặc mộttrong những tệp tin dự phòng bị hỏng Các dữ liệu quantrọng nên đợc cất giữ ở máy chủ trung tâm, không nên lu

giữ ở các máy tính riêng lẻ, và chỉ hạn chế một số ngời cóthể tiếp cận.

Cần có sự kiểm tra thờng xuyên của tổng công ty đốivới các chi nhánh của tổng công ty để kịp thời tìm ra vàkhắc phục những yếu kém còn tồn tại trong quá trình hoạt