Xác định nhu cầu là bƣớc đầu tiên trong công tác ĐT&PT nguồn nhân lực. Xác định nhu cầu nhằm trả lời cho câu hỏi ai cần đƣợc đào tạo? Là xác định khi nào, ở bộ phận nào cần phải đào tạo, đào tạo kỹ năng nào, cho loại lao động nào và bao nhiêu ngƣời? Nhu cầu đào tạo đƣợc xác định dựa trên việc phân tích nhu cầu của tổ chức, các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công việc và phân tích trình độ kĩ năng, kiến thức hiện có của ngƣời lao động.
Tùy thuộc vào từng yêu cầu của công việc, từng vấn đề của tổ chức, những vấn đề có đƣợc giải quyết bằng cách đào tạo hay không? Những kiến thức kỹ năng nào cần đƣợc đào tạo, để từ đó tổ chức có thể xác định đƣợc nhu cầu đào tạo cho chính xác. Thông thƣờng việc xác định nhu cầu đào tạo trong các tổ chức đƣợc thực hiện qua các nghiên cứu phân tích nhƣ Hình 2.3.
Xác định nhu cầu đào tạo
Phân tích doanh nghiệp
---
Phân tích công việc
---
Phân tích nhân viên
--- - Chiến lược - Mục tiêu - Môi trường - Các lĩnh vực cần đào tạo - Nhiệm vụ, trách nhiệm, mức độ quan trọng - Kiến thức, kỹ năng cụ thể - Kiến thức, trình độ của nhân viên - Mức độ đáp ứng của nhân viên ..
Hình 2.3. Nội dung xác định nhu cầu ĐT&PT
* Phân tích nhu cầu doanh nghiệp: Phân tích nhu cầu doanh nghiệp là một trong 3 nhiệm vụ chính trong việc xác định chính xác nhu cầu đào tạo ở mỗi doanh
nghiệp. Để có thể xác định đƣợc nhu cầu đào tạo thông qua việc phân tích doanh nghiệp, ngƣời làm công tác đào tạo cần thực hiện một số nội dung sau:
Thứ nhất: Căn cứ chiến lƣợc, tầm nhìn của doanh nghiệp để phân tích mục tiêu phát triển của Doanh nghiệp từ ngắn hạn cho đến dài hạn là gì: Chiếm lĩnh bao nhiều % thị phần, phát triển doanh số, gia tăng lợi nhuận, đa dạng hóa ngành nghề kinh doanh…
Thứ hai: Phân tích cầu nguồn nhân lực “cả về chất và lƣợng” để có thể thực hiện thành công các mục tiêu trên; đánh giá cung nguồn nhân lực từ nội bộ cũng nhƣ thị trƣờng.
Thứ ba: Phân tích một số chỉ tiêu định lƣợng đánh giá hiệu quả quản trị nguồn nhân lực nhƣ: năng suất lao động, chi phí nhân công để xác định xem thông qua đào tạo có thể tối ƣu hóa đƣợc các chỉ tiêu này hay không.
Ngoài ra, để xác định đƣợc nhu cầu đào tạo một cách chính xác, loại bỏ các nhu cầu đào tạo “ảo”, nhu cầu đào tạo “không có địa chỉ” hoặc các nhu cầu đào tạo “thời thƣợng” chạy theo mốt hoặc chỉ đơn giản là “tôi thích” thì ngƣời làm công tác đào tạo cần thảo luận thêm với các cấp quản lý, các nhân viên. Bên cạnh đó, cần phân tích kết quả thống kê và phân tích các dữ kiện thông tin nhân lực, thực hiện quan sát của mình để từ đó có thể đƣa ra đƣợc bảng tổng hợp nhu cầu đào tạo chính xác nhất cho doanh nghiệp.
* Phân tích nhu cầu công việc: Phân tích công việc là nghiên cứu công việc một cách chi tiết nhằm làm rõ các nhiệm vụ, trách nhiệm và các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm đối với ngƣời thực hiện công việc. Mục đích của phân tích công việc là nhằm trả lời cho câu hỏi nên giảng dạy cái gì khi đào tạo để cho ngƣời đƣợc đào tạo có thể thực hiện đƣợc tốt nhất các công việc của mình. Một số vấn đề cần quan tâm khi thực hiện phân tích công việc bao gồm:
Thứ nhất: Bảng mô tả công việc (Job description): Vị trí của công việc trong cơ cấu tổ chức; quyền hạn và trách nhiệm và các hoạt động chính của công việc đó.
Thứ hai: Những tiêu chuẩn công việc (Specifications of job): Công việc đòi hỏi các kỹ năng, khả năng và năng lực của nhân viên để hoàn thành công việc;
các đặc thù của công việc là cơ sở cho công tác tuyển chọn sao cho chọn lựa đƣợc ngƣời có thể hoàn thành công việc.
Đối với các doanh nghiệp đã có hệ thống các bản mô tả công việc, tiêu chuẩn chức danh tƣơng ứng công việc thì việc phân tích công việc sẽ đơn giản đi rất nhiều. Phần lệch pha (kiến thức, kỹ năng và thái độ) giữa tiêu chuẩn chức danh và kiến thức, kỹ năng và thái độ của nhân viên chính là những gì cần phải đào tạo cho nhân viên.
* Phân tích nhân viên: Loại phân tích này chú trọng tới các năng lực và các đặc tính cá nhân của nhân viên, đƣợc sử dụng để khẳng định rằng ai là ngƣời cần thiết cho đào tạo các kĩ năng, kiến thức cần thiết, và quan điểm nào cần thiết trong quá trình đào tạo. Phân tích nhân viên xem xét:
Thứ nhất: Liệu có phải những yếu kém của kết quả thực hiện công việc là do sự thiếu hụt những kĩ năng, kiến thức và khả năng của ngƣời lao động hay là do những vấn đề liên quan tới động lực làm việc của ngƣời lao động, thiết kế công việc không hợp lý…
Thứ hai: Ai là đối tƣợng cần phải đƣợc đào tạo?
Thứ ba: Sự sẵn sàng của ngƣời lao động đối với hoạt động đào tạo.
Việc phân tích nhu cầu đào tạo cần dựa vào một số phƣơng pháp và kĩ thuật nhất định, có nhiều phƣơng pháp xác đinh nhu cầu nhƣng trong thực tế ngƣời ta hay dùng các phƣơng pháp nhƣ: Phƣơng pháp điều tra, phỏng vấn; Phƣơng pháp phân tích dữ liệu; Phƣơng pháp quan sát hiện trƣờng; Phƣơng pháp trƣng cầu ý kiến... Trong thực tế, tùy vào đặc điểm, quy mô của từng doanh nghiệp mà doanh nghiệp có thể sử dụng một trong các phƣơng pháp đó hoặc sử dụng đồng thời nhiều phƣơng pháp trên kết hợp với nhau.
2.3.2. Mục đích và mục tiêu chương trình đào tạo
Mục đích của đào tạo
- Trực tiếp giúp nhân viên thực hiện công việc tốt hơn, đặc biệt khi nhân viên cần phải làm công việc mang tính chuẩn mẫu hoặc nhân viên mới đảm đƣơng công việc mới.
- Cập nhập các kiến thức kỹ năng mới cho nhân viên giúp họ có thể thực hiện, áp dụng thành công các tiến bộ khoa học công nghệ mới.
- Tránh tình trạng lỗi thời trong các phƣơng pháp quản lý của các nhà quản lý. - Giải quyết các vấn đề trong tổ chức: giải quyết xung đột giữa nhân viên và nhà quản lý để đề ra các chính sách quản lý nguồn nhân lực một cách có hiệu quả hơn; tránh tình trạng nhân viên “nhảy việc” vì công việc không hấp dẫn, không có cơ hội học hỏi để phát triển tài năng, cũng nhƣ hạn chế sự phát triển của tổ chức.
- Hƣớng dẫn cho nhân viên mới để họ có thể thích ứng nhanh với công việc hiện tại và trong tƣơng lai của mình.
- Thỏa mãn nhu cầu đƣợc phát triển, đƣợc học hỏi, đƣợc thực hiện các công việc mang tính thử thách hơn.
- Đào tạo đƣợc một đội ngũ cán bộ công nhân viên giỏi kiến thức, giỏi thực hành, có thể đáp ứng đƣợc nhu cầu của doanh nghiệp bất cứ khi nào cần thiết.
Mục tiêu của đào tạo
Mục tiêu ĐT&PT có thể đƣợc phân ra thành các nhóm mục tiêu khác nhau nhƣ: mục tiêu về kiến thức, mục tiêu về kỹ năng thực hiện công việc và mục tiêu về hành vi, thái độ đối với công việc. Mục tiêu của ĐT&PT nguồn nhân lực là xác định kết quả cần đạt đƣợc của chƣơng trình đào tạo. Nội dung gồm:
- Những kỹ năng của nhân viên và trình độ năng lực của họ sau khi đào tạo. - Số lƣợng và cơ cấu học viên đƣợc tham gia đào tạo.
- Thời gian diễn ra hoạt động đào tạo (tùy theo từng khóa học, từng vị trí, tính chất công việc).
Xác định mục tiêu đào tạo sẽ có đƣợc phƣơng hƣớng rõ ràng cho kế hoạch đào tạo, đó cũng là cái giá đỡ cho kế hoạch đào tạo. Có mục tiêu mới xác định đƣợc những nội dung cụ thể nhƣ: đối tƣợng, nội dung, thời gian, ngƣời dạy, phƣơng pháp và sau đào tạo đối chiếu với mục tiêu ấy mới đánh giá đƣợc hiệu quả. Mục tiêu đào tạo phát triển có thể chia làm nhiều cấp, từ mục tiêu tổng thể của một hoạt động đào tạo nào đó cho đến mục tiêu cụ thể của mỗi môn học, càng xuống dƣới càng cụ thể. Xác định mục tiêu đào tạo phải chú ý đến tôn chỉ của doanh nghiệp và xuất phát từ góc độ của nhân viên; các mục tiêu đó phải cụ thể, đo lƣờng đƣợc sự thành công, có thể đạt đƣợc, có liên quan đến công việc và hạn định thời gian hợp lý. Khi đặt ra mục tiêu, mọi tổ chức đều cần phải tuân thủ nguyên tắc SMART (viết tắt 5 chữ cái đầu của 5 từ tiếng anh): Specific (Cụ thể); Measurable (Đo lƣờng đƣợc); Achievable (Có thể đạt đƣợc); Relevant (Có liên quan) và Timebound (Hạn định thời gian hợp lí)
2.3.3. Phương pháp đào tạo
Có nhiều phƣơng pháp ĐT&PT nguồn nhân lực. Mỗi phƣơng pháp có một cách thức thực hiện, ƣu, nhƣợc điểm riêng mà các tổ chức cần phải cân nhắc và lựa chọn các hình thức này cho phù hợp với đặc điểm, nội dung, mục tiêu, nguồn nhân lực, công việc, tài chính của mình. Tuy nhiên theo nghiên cứu ở nƣớc ta và một số nƣớc khác thì có hai phƣơng pháp lớn ĐT&PT nguồn nhân lực đƣợc sử dụng chủ yếu là phƣơng pháp đào tạo trong công việc và phƣơng pháp đào tạo ngoài công việc.
Đào tạo trong công việc (On the Job Training): là phƣơng pháp đào tạo trực tiếp tại nơi làm việc, trong đó ngƣời học sẽ đƣợc học những kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công việc thông qua thực tế thực hiện và hầu hết là dƣới sự hƣớng dẫn của những ngƣời lao động lành nghề hơn.
Đào tạo ngoài công việc (Off the Job Training): là cách thức đào tạo trong đó ngƣời đào tạo đƣợc tách khỏi công việc thực tế của mình.
Bảng 2.4. Các phƣơng pháp ĐT&PT nguồn nhân lực Phƣơng pháp Áp dụng cho Thực hiện Viên chức quản lý Lao động sản xuất Cả hai cấp Trong công việc Ngoài công việc
1. Đào tạo theo chỉ dẫn công việc _ _ x x 0
2. Đào tạo theo kiểu học nghề 0 x 0 x 0
3. Kèm cặp và chỉ bảo x 0 0 x 0
4. Luân chuyển, thuyên chuyển việc x 0 0 x 0
5. Tổ chức các lớp cạnh doanh nghiệp 0 x 0 0 x
6. Cử ngƣời đi học ở các trƣờng chính
quy _ _ x 0 x
7. Bài giảng, hội nghị hay thảo luận x 0 0 0 x
8. Đào tạo theo kiểu chƣơng trình hoá
với sự trợ giúp của máy tính _ _ x 0 x
9. Đào tạo từ xa _ _ x 0 x
10. Đào tạo theo kiểu phòng thí
nghiệm x 0 0 0 x
11. Đào tạo kỹ năng xử lý công văn
giấy tờ x 0 0 0 x
Ghi chú: X: áp dụng O: không áp dụng - Áp dụng cho cả hai cấp Nguồn: [7], Trang 288.
2.3.4. Đối tượng được đào tạo
Xác định đối tƣợng đào tạo là công việc quan trọng, việc lựa chọn nhân viên đào tạo đều phải dựa trên việc phân tích nhu cầu và động cơ đào tạo của ngƣời lao động, tác động của đào tạo với ngƣời lao động và khả năng nghề nghiệp của từng ngƣời.
Thêm vào đó các tổ chức thực hiện công tác ĐT&PT nên xác định đối tƣợng đào tạo theo nhu cầu sau: Ngƣời có nhu cầu đi học; Ngƣời sắp đƣợc đề bạt
vào chức vụ mới, vị trí công tác mới; Sự thiếu hụt về kiến thức và kỹ năng, hay khả năng của ngƣời lao động, những vấn đề liên quan tới động lực làm việc, thiết kế công việc không hợp lý…
2.3.5. Cơ sở đào tạo và giáo viên đào tạo
Tổ chức có thể lựa chọn giáo viên giảng dạy từ trong biên chế của mình (ngƣời có thâm niên làm việc lâu, có kinh nghiệm giảng dạy, am hiểu trong lĩnh vực cần đào tạo…) hoặc có thể kí hợp đồng thuê giáo viên ngoài từ các trung tâm đào tạo dạy nghề chuyên nghiệp, giảng viên từ các trƣờng đại học, giáo sƣ, tiến sĩ …để có thể thiết kế nội dung và chƣơng trình đào tạo phù hợp nhất với tình hình thực tế tại tổ chức. Việc kết hợp giáo viên bên ngoài cùng với những ngƣời có kinh nghiệm lâu năm của tổ chức giúp học viên có thể tiếp cận đƣợc với nhiều kiến thức mới mà không xa rời với thực tế làm việc. Các giáo viên cần phải đƣợc tuyển chọn kỹ càng, đƣợc tập huấn nắm vững những mục tiêu cơ cấu của các chƣơng trình đào tạo chung của các doanh nghiệp.
2.3.6. Nội dung đào tạo
Căn cứ vào nhu cầu đào tạo, sau khi xác định đƣợc mục tiêu, chủ thể và đối tƣợng công tác đào tạo thì ngƣời làm công tác đào tạo cần xác định nội dụng đào tạo cụ thể cho từng nhu cầu. Nội dung đào tạo chính là những kiến thức, kỹ năng mà doanh nghiệp mong muốn ngƣời lao động của họ sẽ đƣợc đào tạo trong thời gian tới.
Để có đƣợc nội dung đào tạo phù hợp thì việc xây dựng nội dung cần bám sát vào đối tƣợng cũng nhƣ phải đáp ứng đƣợc mục tiêu đào tạo đã đặt ra.
2.3.7. Xác định thời gian đào tạo
Thời gian cho một chƣơng trình đào tạo cần phải đƣợc xác định kỹ ngay khi lập kế hoạch vì việc này có thể giúp tổ chức chủ động hơn trong việc phân bố chỉ tiêu học, chi phí đào tạo, giáo viên đƣợc lựa chọn phù hợp. Thời gian đào tạo có thể là ngắn hạn hoặc dài hạn và phụ thuộc vào các yếu tố khác nhƣ thời gian đào tạo định kỳ cho một số lĩnh vực mà cấp trên giao, đào tạo gấp khi cần thiết mà không cố định thời gian định kỳ.
2.3.8. Chi phí cho đào tạo
Chi phí ĐT&PT nguồn nhân lực gồm nhiều loại chi phí khác nhau chia 3 loại:
Chi phí bên trong: Là chi phí cho các phƣơng tiện vật chất kỹ thuật cơ bản nhƣ: khấu hao tài sản cố định phục vụ ĐT&PT, trang bị kỹ thuật, nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình giảng dạy; chi phí cho đội ngũ cán bộ làm công tác ĐT&PT nguồn nhân lực nhƣ: Cán bộ giảng dạy, công nhân huấn luyện thực hành, cán bộ quản lý, nhân viên phục vụ các cơ sở đào tạo của tổ chức.
Chi phí bên ngoài: Hầu hết các tổ chức không tự tổ chức toàn bộ các chƣơng trình đào tạo cho nhân viên của mình mà thƣờng phải thuê bên ngoài, khoản chi phí bên ngoài bao gồm: Tiền chi phí đi lại, ăn ở và học bổng cho các học viên và tiền trả cho các tổ chức, cá nhân mà tổ chức thuê họ đào tạo.
Chi phí cơ hội: Là loại chi phí khó xác định (bao gồm chi phí cơ hội của tổ chức và chi phí cơ hội của học viên) ví dụ nhƣ tiền lƣơng phải trả cho các học viên trong thời gian họ đƣợc cử đi đào tạo và không tham gia công việc ở tổ chức.
2.3.9. Những nhân tố ảnh hưởng đến công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của tổ chức là một trong những hoạt động quan trọng, nó không đứng độc lập mà còn chịu sự chi phối, tác động và ảnh hƣởng bởi rất nhiều các yếu tố thuộc môi trƣờng bên ngoài và bên trong tổ chức, các yếu tố đó tác động trực tiếp và gián tiếp đến công tác đào tào và phát triển nguồn nhân của tổ chức. Nhận biết tác động của các yếu tố này tới công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của tổ chức sẽ giúp cho tổ chức có kế hoạch đào tạo đúng đắn hơn, bám sát mục tiêu của mình. Các nhân tố tác động chính tới công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực có thể đƣợc phân loại thành các nhóm nhƣ sau:
a/ Nhân tố tác động gián tiếp
Có nhiều yếu tố bên trong và bên ngoài doanh nghệp có tác động gián tiếp