TIỂU LUẬN MÔN QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG QUÁ TRÌNH ÁP DỤNG ISO 90012008 TẠI PHÒNG KẾ HOẠCH – CUNG TIÊU TẬP ĐOÀN HOA SEN Nêu một số quy trình quản lý chất lượng đang áp dụng tại Phòng Kế hoạch – Cung tiêu thuộc Tập đoàn Hoa Sen, những thuận lợi và khó khăn, từ đó đưa ra các giải pháp để hoàn thiện việc áp dụng ISO 9001 tại Phòng nói riêng và Tập đoàn Hoa Sen nói chung.
Trang 1BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠOTRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINHVIỆN ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC - KHOA QUẢN TRỊ KINH
DOANH
TIỂU LUẬN MÔN QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG
QUÁ TRÌNH ÁP DỤNG ISO 9001-2008 TẠI PHÒNG KẾ HOẠCH – CUNG TIÊU
TẬP ĐOÀN HOA SEN
Giảng viên: TS Ngô Thị Ánh Nhóm thực hiện: Nhóm 4
7 Ngô Anh Tuấn
8 Nguyễn Phước Tuấn
Tp Hồ Chí Minh, 2013
Trang 2MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU 1
Chương 1 2
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ ISO 9001 : 2008 2
1.1 Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế - ISO 2
1.2 Hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 2
1.2.1 Mục đích áp dụng: 3
1.2.2 Nguyên tắc áp dụng: 3
1.2.3 Các yêu cầu của ISO 9001 : 2008 4
Chương 2 5
THỰC TẾ ÁP DỤNG HỆ THỐNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TẠI PHÒNG KẾ HOẠCH – CUNG TIÊU TẬP ĐOÀN HOA SEN 5
2.1 Giới thiệu về Tập Đoàn Hoa Sen và Phòng Kế hoạch – Cung tiêu 5
2.1.1 Tập Đoàn Hoa Sen 5
2.1.2 Phòng Kế hoạch – Cung tiêu 7
2.1.3 Cam kết về Chính sách chất lượng, môi trường, an toàn và sức khỏe nghề nghiệp 8
2.1.4 Mục tiêu Công ty 9
2.1.5 Mục tiêu Phòng kế hoạch – Cung ứng 9
2.2 Thực tế áp dụng Hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Phòng Kế Hoạch – Cung tiêu 10
2.2.1 Các Quy trình ISO 9001:2008 đang áp dụng 10
2.2.2 Những thuận lợi và khó khăn trong việc thực hiện ISO 9001:2008 tại Phòng Kế hoạch – Cung tiêu của Tập Đoàn Hoa Sen 46
Chương 3 47
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI TẬP ĐOÀN HOA SEN VÀ PHÒNG KẾ HOẠCH – CUNG TIÊU 47
3.1 Giải pháp nâng cao việc áp dụng ISO 9001 : 2008 tại Tập đoàn Hoa Sen 47
3.1.1 Đối với lãnh đạo 47
3.1.2 Đối với việc Quản lý tài liệu, hồ sơ 47
3.1.3 Đào tạo 47
3.1.4 Áp dụng các công cụ cải tiến chất lượng và các hệ thống tích hợp 48
3.2 Giải pháp nâng cao việc áp dụng ISO 9001 : 2008 tại Phòng Kế hoạch – Cung tiêu 49
KẾT LUẬN 51
Trang 3LỜI MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài
Cuối năm 2006, Việt Nam đã chính thức trở thành thành viên của tổ chứcthương mại thế giới WTO, điều này đem lại rất nhiều lợi ích, nhưng cũng manglại nhiều thách thức cho các doanh nghiệp trong nước Đòi hỏi các doanhnghiệp cần phải có những biện pháp đúng đắn để có thể đứng vững trên thịtrường, đạt được những tiêu chuẩn phù hợp với yêu cầu của thị trường quốc tế
Và một trong các phương thức để doanh nghiệp tồn tại và phát triển, chính làtriển khai hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 Việc ápdụng thành công hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 sẽ giúp chodoanh nghiệp quản lý hoạt động kinh doanh doanh một cách tốt nhất, tiết kiệmtối đa chi phí, tăng cường hiệu quả sản xuất, cải tiến chất lượng sản phẩm vàmôi trường làm việc; đem lại lợi thế cạnh tranh tốt nhất cho doanh nghiệp ở thịtrường trong nước và quốc tế
Tuy nhiên, việc áp dụng các yêu cầu quản lý chất lượng theo ISO trongmột doanh nghiệp luôn có những khó khăn nhất định Để có thể hoàn thiện vànâng cao hiệu quả áp dụng ISO 9001 cho doanh nghiệp Việt Nam, nhóm đãchọn đề tài “Quá trình áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 tạiPhòng Kế hoạch Cung tiêu thuộc Tập đoàn Hoa Sen” để tìm hiểu, và từ đó, đềxuất các giải pháp không chỉ riêng cho Hoa Sen, mà có thể làm tham khảo chocác doanh nghiệp Việt Nam nói chung
2 Mục tiêu
Nêu một số quy trình quản lý chất lượng đang áp dụng tại Phòng Kếhoạch – Cung tiêu thuộc Tập đoàn Hoa Sen, những thuận lợi và khó khăn, từ đóđưa ra các giải pháp để hoàn thiện việc áp dụng ISO 9001 tại Phòng nói riêng vàTập đoàn Hoa Sen nói chung
3 Đối tượng và Phạm vi nghiên cứu
Tập đoàn Hoa Sen là một tập đoàn chiếm thị phần lớn (40%) về sản xuất,cung cấp tôn, thép, nhựa tại Việt Nam Từ năm 2003, Tập đoàn đã tiến hành ápdụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 và đã đạt đượcnhững thành quả nhất định Và để cụ thể, nhóm đã chọn Phòng Kế hoạch -Cung tiêu thuộc Tập đoàn Hoa Sen để phân tích, đánh giá các Quy trình Quản
lý chất lượng đang áp dụng tại phòng, và để ra các giải pháp để hoàn thiện
Trang 1
Trang 4Chương 1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ ISO 9001 : 2008
1.1 Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế - ISO
Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO - International Organization for Standardization) được thành lập từ năm 1947, có trụ sở đặt tại Geneva - Thụy
Sĩ ISO là một hội đoàn toàn cầu của hơn 150 các các cơ quan tiêu chuẩn quốcgia (mỗi thành viên của ISO là đại diện cho mỗi quốc gia của mình), Tổng cụcTiêu chuẩn Đo lường Chất lượng là thành viên chính thức của ISO từ năm 1977
Tổ chức ISO chịu trách nhiệm ban hành các tiêu chuẩn quốc tế (ISO)khuyến nghị áp dụng nhằm thuận lợi hóa thương mại tòan cầu và bảo vệ antoàn, sức khỏe và môi trường cho cộng đồng Hiện nay, ISO với gần 3000 tổchức kỹ thuật với hệ thống các Ban Kỹ thuật (TC-Technical committee); Tiểuban kỹ thuật (STC); Nhóm công tác (WG) và Nhóm đặc trách có nhiệm vụ soạnthảo các tiêu chuẩn quốc tế Tiêu chuẩn quốc tế ISO được ban hành sau khiđược thông qua theo nguyên tắc đa số đồng thuận của các thành viên chính thứccủa ISO
Hiện nay ISO đã soạn thảo và ban hành gần 16.000 tiêu chuẩn cho sảnphẩm, dịch vụ, hệ thống quản lý, thuật ngữ, phương pháp…
Hiện ISO có các bộ tiêu chuẩn:
- Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 (gồm ISO 9000, ISO 9001, ISO 9004…): Hệ
thống quản lý chất lượng
- Bộ tiêu chuẩn ISO 14000 (gồm ISO 14001, ISO 14004…): Hệ thống
quản lý môi trường
- Bộ tiêu chuẩn ISO 22000 (gồm ISO 22000, ISO 22002, ISO 22003, ISO
22004, ISO 22005, ISO 22006…): Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm
- ISO/TS 22003:2007: Quản lý hoạt động đánh giá hệ thống an toàn thực
phẩm theo tiêu chuẩn ISO 22000
- ISO/IEC 17021:2006: Hệ thống tiêu chuẩn cho các tổ chức chứng nhận
- ISO/TS 19649: quy định kỹ thuật phù hợp với tiêu chuẩn HTQLCL ngành
công nghiệp ôtô toàn cầu
- ISO 15189: Hệ thống quản lý phòng thí nghiệm y tế
1.2 Hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 do Bộ Tiêu chuẩn Quốc tế hóa (ISO) ban hành,nhằm cung cấp các hướng dẫn quản lý chất lượng, và xác định các yếu tố cần
Trang 5thiết của 1 hệ thống chất lượng để đảm bảo chất lượng của sản phẩm hay dịch
vụ mà 1 tổ chức cung cấp
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 gồm:
- ISO 9000 - 2005: Cơ sở và từ vựng,
- ISO 9001 - 2008: Các yêu cầu,
- ISO 9004 - 2009: Quản lý sự thành công lâu dài của tổ chức – phươngpháp tiếp cận quản lý chất lượng,
- ISO 19011 - 2011: Hướng dẫn đánh giá các hệ thống quản lý
Các phiên bản của Tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001 tại Việt Nam: ISO9001:1987; ISO 9001:1994; ISO 9001:2000; ISO 9001:2008
– Nguyên tắc 1: Hướng vào khách hàng
Doanh nghiệp phụ thuộc vào khách hàng của mình và vì thế cần hiểu cácnhu cầu hiện tại và tương lai của khách hàng, để không chỉ đáp ứng màcòn phấn đấu vượt cao hơn sự mong đợi của họ
– Nguyên tắc 2: Sự lãnh đạo
Lãnh đạo thiết lập sự thống nhất đồng bộ giữa mục đích và đường lối củadoanh nghiệp Lãnh đạo cần tạo ra và duy trì môi trường nội bộ trongdoanh nghiệp để hoàn toàn lôi cuốn mọi người trong việc đạt được cắcmục tiêu của doanh nghiệp
– Nguyên tắc 3: Sự tham gia của mọi người
Con người là nguồn lực quan trọng nhất của một doanh nghiệp và sựtham gia đầy đủ với những hiểu biết và kinh nghiệm của họ rất có ích chodoanh nghiệp
– Nguyên tắc 4: Tiếp cận theo quá trình
Kết quả mong muốn sẽ đạt được một cách hiệu quả khi các nguồn và cáchoạt động có liên quan được quản lý như một quá trình
– Nguyên tắc 5: Tiếp cận theo hệ thống để quản lý
Trang 3
Trang 6Việc xác định, hiểu biết và quản lý một hệ thống các quá trình có liênquan lẫn nhau đối với mục tiêu đề ra sẽ đem lại hiệu quả của doanhnghiệp.
– Nguyên tắc 6: Cải tiến thường xuyên
Cải tiến liên tục là mục tiêu, đồng thời cũng là phương pháp của mọidoanh nghiệp Muốn có được khả năng cạnh tranh và mức độ chất lượngcao nhất, doanh nghiệp phải liên tục cải tiến
– Nguyên tắc 7: Tiếp cận sự kiện để ra quyết định
Mọi quyết định và hành động của hệ thống quản lý hoạt động kinh doanhmuốn có hiệu quả phải được xây đựng dựa trên việc phân tích dữ liệu vàthông tin
– Nguyên tắc 8: Quan hệ cùng có lợi với người cung ứng
Doanh nghiệp và người cung ứng phụ thuộc lẫn nhau, và mối quan hệtương hỗ cùng có lợi sẽ nâng cao năng lực của cả hai bên để tạo ra giá trị
1.2.3 Các yêu cầu của ISO 9001 : 2008
Yêu cầu 4 - Hệ thống quản lý chất lượng
Yêu cầu 5 - Trách nhiệm của lãnh đạo
Yêu cầu 6 - Quản lý nguồn lực
Yêu cầu 7 - Tạo ra sản phẩm
Yêu cầu 8 - Đo lường, phân tích và cải tiến
Trang 7Chương 2 THỰC TẾ ÁP DỤNG HỆ THỐNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TẠI PHÒNG KẾ HOẠCH – CUNG TIÊU TẬP ĐOÀN HOA
SEN
2.1 Giới thiệu về Tập Đoàn Hoa Sen và Phòng Kế hoạch – Cung tiêu
2.1.1 Tập Đoàn Hoa Sen
Tập Đoàn Hoa Sen được thành lập ngày 08/08/2001, với thương hiệu “TônHoa Sen”, “Nhựa Hoa Sen”,“Ống Thép Hoa Sen” chuyên sản xuất các loại thépống, thép mạ, tôn màu, tôn kẽm, tôn lạnh, xà gồ, trần nhựa, ống nhựa hàngđầu tại Việt Nam, có hệ thống phân phối khắp cả nước hơn 108 chi nhánh từLạng Sơn đến Cà Mau
- Tên doanh nghiệp (tiếng Việt): CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOASEN
- Tên doanh nghiệp (tiếng Anh): HOA SEN GROUP
- Trụ sở chính: Số 9 Đại lộ Thống Nhất, KCN Sóng Thần 2, P.Dĩ An, TX
Dĩ An, T.Bình Dương
Điện thoại: +84 650 3790 955 Fax: +84 650 3790 888
- Văn phòng đại diện: 94 – 96 Nguyễn Du, Bến Thành, Q.1, TP.HCM Điện thoại: +84 8 3910 6910 Fax: +84 8 3910 6913
- Website : www.hoasengroup.vn
Trang 5
Trang 8Cơ cấu tổ chức Tập Đoàn Hoa Sen
Tập đoàn có 03 Công ty con, 02 nhà máy sản xuất do Công ty mẹ quản lý
và hơn 108 Chi nhánh trải dài khắp cả nước
- Công ty TNHH Một Thành viên Tôn Hoa Sen: Số 09 ĐL Thống Nhất,KCN Sóng Thần 2, P.Dĩ An, TX Dĩ An, T.Bình Dương
- Công ty TNHH Một Thành viên Vật liệu Xây dựng Hoa Sen: KCN Phú
Mỹ 1, TT Phú Mỹ, H.Tân Thành, T.Bà Rịa – Vũng Tàu
- Công ty TNHH Một Thành viên Vận tải & Cơ khí Hoa Sen: Số 09 ĐLThống Nhất, KCN Sóng Thần 2, P.Dĩ An, TX Dĩ An, T.Bình Dương
- Nhà máy Sản xuất tại Bình Dương: Số 09 Đại lộ Thống Nhất, KCN SóngThần 2, P.Dĩ An, TX Dĩ An, T.Bình Dương
- Nhà máy Tôn Hoa Sen Phú Mỹ: Đường số 1B, KCN Phú Mỹ 1, TT Phú
Mỹ, H.Tân Thành, T.Bà Rịa – Vũng Tàu
Xây dựng thành công chuỗi lợi thế cạnh tranh cốt lõi
- Quy trình sản xuất kinh doanh khép kín từ nhập khẩu thép cán nóng, sảnxuất ra thành phẩm, và bán hàng đến tận tay người tiêu dùng;
- Hệ thống hơn 108 chi nhánh phân phối, bán lẻ trên khắp cả nước;
Trang 9- Hệ thống quản trị và văn hóa doanh nghiệp đặc thù theo triết lý "TrungThực – Cộng Đồng – Phát Triển";
- Hệ thống thương hiệu hướng về cộng đồng;
- Hệ thống máy móc thiết bị hiện đại được liên tục đầu tư theo công nghệmới
Chính những lợi thế này đã giúp Tập đoàn Hoa Sen xác lập và giữ vững vịthế số 1 về sản xuất kinh doanh Tôn - Thép ở Việt Nam, chiếm trên 40% thịphần cả nước (theo số liệu của Hiệp hội thép Việt Nam tháng 6/2012), trở thànhnhà xuất khẩu tôn đứng đầu ở Đông Nam Á với tốc độ tăng trưởng sản lượngtiêu thụ, doanh thu bình quân trên 47%/năm trong 5 niên độ tài chính gần nhất(2008, 2008-2009, 2009-2010, 2010-2011, 2011-2012); vinh dự nhận Bằngkhen của Thủ tướng Chính phủ năm 2011; liên tục đạt Giải thưởng Sao VàngĐất Việt năm 2005, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011 (Top 10 Sao Vàng Đất Việt
2009, Top 10 doanh nghiệp tiêu biểu trách nhiệm xã hội năm 2011); liên tụcgóp mặt trong danh sách 500 Doanh Nghiệp lớn nhất Việt Nam (năm 2007,
2008, 2009, 2010, 2011); và nhiều giải thưởng, danh hiệu khác trong và ngoàinước
Tập đoàn Hoa Sen lấy Hoa Sen - đã được chọn làm quốc hoa - làm tên gọi
và biểu tượng của mình Điều đó có ý nghĩa triết lý: Vô nhiễm, trừng thanh,kiên nhẫn, viên dung, thanh lương, hành trực, ngẫu không và bồng thực Ngoài
ra, với triết lý hoạt động: TRUNG THỰC - CỘNG ĐỒNG - PHÁT TRIỂN, vănhóa doanh nghiệp của Tập đoàn Hoa Sen là sự khác biệt, khẳng định sứ mệnhcủa một doanh nghiệp vì cộng đồng và vì sự phát triển của đất nước, mà cụ thểTập đoàn Hoa Sen đã đóng góp cho nền kinh tế quốc gia nhiều sản phẩm chủlực có giá trị cao, giải quyết công ăn việc làm cho hàng ngàn lao động, tham gia
và tài trợ cho các hoạt động từ thiện và xã hội
Với nền tảng vững chắc được gầy dựng trong 11 năm qua, Tập đoàn HoaSen đang từng bước khẳng định tầm vóc của một doanh nghiệp Việt Nam năngđộng trong hội nhập kinh tế, khẳng định thương hiệu Việt mang đẳng cấp quốctế
2.1.2 Phòng Kế hoạch – Cung tiêu
Phòng Kế hoạch Cung tiêu là đơn vị trực thuộc Khối Sản xuất Cung ứng,chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phó Tổng giám đốc Sản xuất Cung ứng Phòng Kếhoạch Cung tiêu được điều hành trực tiếp bởi Giám đốc Cung tiêu
Phòng Kế hoạch Cung tiêu trực thuộc Khối Sản xuất Cung ứng và có cácchức năng, nhiệm vụ chính như sau:
Phối hợp với Phòng Kế hoạch Tổng hợp, các đơn vị kinh doanh lên kếhoạch sản xuất, gia công
Trang 7
Trang 10 Tính giá thành nguyên vật liệu, giá thành sản xuất và giá thành xuất bán,tính giá vốn hàng xuất bán.
Quản lý, phân phối và cung ứng hàng hóa cho các đơn vị kinh doanh (Hệthống phân phối, Kinh doanh nội địa, Kinh doanh dự án, Xuất khẩu,Công ty con,…)
Quản lý việc xuất nhập hàng hóa và các chứng từ liên quan, quản lý khobãi khoa học, hiệu quả
Phối hợp với Bộ phận Nhập khẩu lên kế hoạch mua hàng, thực hiện tínhgiá thành nguyên vật liệu nhập kho, giá thành sản xuất và giá thành xuấtbán
Tổng hợp và phân tích tình hình hoạt động của Phòng Kế hoạch Cungtiêu trong từng thời kỳ cho Ban Tổng giám đốc Qua đó đánh giá việcthực hiện mục tiêu và chính sách chất lượng tại công ty, đánh giá hiệuquả hoạt động tại Phòng Kế hoạch Cung tiêu Thực hiện báo cáo theo quyđịnh của công ty
Phối hợp với các đơn vị trực thuộc công ty theo dõi kế hoạch sản xuất,hàng tồn, phế phẩm và vận chuyển giao hàng
2.1.3 Cam kết về Chính sách chất lượng, môi trường, an toàn và sức khỏe nghề nghiệp.
“Không ngừng nâng cao chất lượng các hoạt động: sản xuất - kinh doanh, bảo vệ môi trường đảm bào an toàn và sức khỏe cho người lao động, nhằm hướng tới sự phát triển bền vững.”
1 Truyền đạt chính sách nay bằng mọi hình thức đến từng cán bộ côngnhân viên trong tập đòan và các bên liên quan để mọi người thấu hiểu và thựchiện
2 Cam kết người lao động thường xuyên được đào tạo và huấn luyện vềnghiệp vụ chuyên môn, về các yêu cầu, tiêu chuẩn, qui định của nhà nước về antoàn và sức khỏe nghề nghiệp, môi trường và các nội quy, chính sách
Của tập đòan
3 Mọi họat động sản xuất - kinh doanh đều được thực hiện theo một hệthống quản lý chất lượng chặt chẽ, thường xuyên được xem xét, đánh giá, cảitiến
4 Xây dựng và thực hiện các qui trình, hướng dẫn, thiết kế, lắp đặt các hệthống an toan lao động, xử lý môi trường đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn quiđịnh pháp lý của nhà nước vá phù hợp với các mục tiêu của tập đòan
5 Áp dụng các tiêu chuẩn chất lượng của Quốc tế để đa dạng hóa, nângcao chất lượng sản phẩm của Hoa Sen Group
Trang 116 Đảm bảo cung cấp cho khách hàng sản phẩm ổn định và chấtlượng,hợp lý về giá cả, nhanh chóng trong giao nhận và thuận lợi trong thanhtoán.
7 Cam kết tuân thủ các yêu cầu luật định và yêu cầu khác của các bênhữu quan về môi trường, an toàn sức khỏe và nghề nghiệp Bảo vệ môi trường,ngăn ngừa các thương tổn, bệnh tật, và cải thiện thường xuyên hệ thống quản lýtích hợp ISO 9001, 14001, 18001
Tỉ lệ thành phẩm loại 1, loại 2 và phế phẩm đạt theo định mức công ty đề ra
Đảm bảo 98% đơn hàng được đáp ứng đúng thời hạn giao hàng mà kháchhàng yêu cầu
Đảm bảo 100% khiếu nại của khách hàng được giải quyết
Mục tiêu môi trường
Sử dụng nguyên vật liệu trong giới hạn định mức đề ra
Giảm 3% chi phí văn phòng phẩm so với định mức
100% các thông số môi trường khi thuê đơn vị ngoài đo đạc đều đạt tiêu chuẩn theo yêu cầu của pháp luật
Mục tiêu an toàn sức khỏe lao động và nghề nghiệp
Không để xảy ra tai nạn lao động với tỉ lệ giám định thương tật lớn hơn 20%
Đảm bảo 100% máy móc thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn laođộng được kiểm định và đăng ký sử dụng theo yêu cầu của pháp luật
Đảm bảo 100% nhân viên vận hành máy móc thiết bị có yêu cầu nghiêmngặt về an toàn lao động được đào tạo , tái đào tạo về an toàn, có chứng chỉvận hành theo quy định của pháp luật
2.1.5 Mục tiêu Phòng kế hoạch – Cung ứng
Đảm bảo chất lượng hàng hóa trong quá trình bốc dỡ và lưu kho
100% nhân viên mới của Bộ phận được đào tạo nhận thức về hệ thốngquản lý tích hợp trong tháng thử việc đầu tiên
Không để xảy ra tai nạn lao động
Trang 9
Trang 122.2 Thực tế áp dụng Hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Phòng Kế Hoạch – Cung tiêu
2.2.1 Các Quy trình ISO 9001:2008 đang áp dụng
Tổng số Quy trình, quy định, quy chế, hướng dẫn ISO 9001:2008 tại Tậpđoàn Hoa Sen là 163 bộ tài liệu
Phân theo các mục của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO9001:2008:
Mục 4 – hệ thống quản lý chất lượng: 3 quy trình
Mục 5 – Trách nhiệm lãnh đạo: 5 quy trình
Mục 6 – Quản lý nguồn lực: 6 quy trình
Mục 7 – Tạo sản phẩm: 33 quy trình
Mục 8 – Đo lường, phân tích và cải tiến: 4 quy trình
Quy trình ISO 9001:2008 tại Phòng Kế hoạch- Cung tiêu bao gồm:
Quy định xếp dỡ, lưu kho, bao gói và bảo quản hàng hóa, nguyên vậtliệu
Quy trình triển khai sản xuất
Quy chế tổ chức hoạt động phòng Kế hoạch- Cung tiêu
Quy trình xác nhận đơn đặt hàng
Quy trình giao hàng nội địa
Quy trình nhận hàng
Quy trình gia công ngoài
Quy trình triển khai cán tôn tại công trình
Quy trình cán, cắt thành phẩm
Quy định quản lý trạm cân
Quy trình tính giá thành
Quy trình điều hàng kho trung chuyển
Quy trình quản lý kho
2.2.1.1 Quy trình xác nhận đơn đặt hàng
2.2.1.1.1 Mục đích
Nhằm hệ thống hóa một cách hợp lý và có khoa học quá trình tiếp nhận,xác nhận và phản hồi Phiếu hỏi hàng, Tờ trình Đề nghị bán hàng, Đơn đặt hàngcủa BP kế hoạch cung tiêu một cách hợp lý và nhanh chóng để hỗ trợ cho cácđơn vị bán hàng
Trang 13Phân công trách nhiệm thực hiện rõ ràng, các đơn vị hỗ trợ nhau để rút
ngắn thời gian xác nhận đơn hàng
Đánh giá và kiểm soát việc thực hiện tiếp nhận, xác nhận và phản hồi đơn
đặt hàng
2.2.1.1.2 Phạm vi áp dụng
Quy trình này được áp dụng tại phòng Kế Hoạch-Cung Tiêu Hoa Sen
Group, Cty TNHH MTV Tôn Hoa Sen, Chi nhánh Cty CPTĐ Hoa Sen tại Phú
Mỹ, và các đơn vị kinh doanh của Tập đoàn
2.2.1.1.3 Định nghĩa, thuật ngữ và viết tắt
- KHCT: Kế hoạch cung tiêu
- GĐ Cung tiêu chỉ đạo thực hiện quy trình này
- Các đơn vị/BP liên quan có trách nhiệm thực hiện theo đúng quy trình
Không có
Phh không đúng
Đồng Kiểm tra phiếu hỏi hàng
Trang 14hoạch)Trưởng BP kếhoạch
04
BP kế hoạch
Phụ lục vềviệc phối hợpxác nhận đơnhàng cungtiêu BìnhDương và
(QT.XNĐH.PL01)
05
BP kế hoạchGiám đốccung tiêu
QT mua hàngnội địa
QT mua hàngngoài nước
06
Ban TGĐGiám đốccung tiêu
QT mua hàngnội địa
QT mua hàngngoài nước
Có hàng tồn kho Không có tồn
Đủ
Không đủNVL đủ
Không đủ
NVL không
Kiểm tra hàng tồn kho
Cân đối nguyên vật liệu tồn kho
Đề xuất mua nguyên vật liệu
Phê duyệt
Cân đối kế hoạch sản xuất
Đề xuất mua ngoài hoặcgia công ngoài
Phê duyệt Không
Đồng ý
Trang 15QT gia côngngoài
12
TBP kế hoạchPGĐ phụ
hoạch
13
BP kế hoạch Các đơn vịliên quan
Tất cả hồ sơliên quan
2.2.1.1.6 Diễn giải
B1: Tiếp nhận phiếu hỏi hàng
-NV kế hoạch sẽ tiếp nhận nhận trực tiếp Phiếu hỏi hàng có đủ
chữ ký của thủ trưởng đơn vị hoặc người có ủy quyền từ các đơn
vị thông qua bảng in, fax hoặc scan qua email
- Đối với các đơn hàng định kỳ: ngày 20 hàng tháng các đơn vị
gởi phiếu hỏi hàng về phòng cung tiêu và Phòng cung tiêu có
trách nhiệm phản hồi vào ngày 30 hàng tháng
- Đối với các đơn hàng phát sinh: nhân viên kế hoạch chịu trách
nhiệm chuyển qua trưởng BP kế hoạch để xem xét
B2: Kiểm tra phiếu hỏi hàng
- Sau khi tiếp nhận Phiếu hỏi hàng, NV kế hoạch chuyển qua
trưởng BP kế hoạch để xem xét
- Trưởng BP kế hoạch tiến hành kiểm tra
Phụ lục về việcphối hợp xác nhậnđơn hàng cung tiêuBình Dương và
Trang 16A Phiếu hỏi hàng không hợp lệ thì phản hồi về đơn vị yêu
cầu
B Phiếu hỏi hàng hợp lệ thì tiến hành kiểm tra hàng tồn kho
( QT.XNĐH.PL01)
B3: Kiểm tra hàng tồn kho
- Khi kiểm tra hàng tồn kho nếu có hàng tồn kho thì xác nhận có
hàng tồn kho và phản hồi đơn vị kinh doanh
- Trong trường hợp không có hàng tồn kho thì xảy ra 2 trường
hợp:
+ Trường hợp 1: Không nằm trong năng lực sản xuất của nhà
máy, không có khả năng cung ứng thì từ chối đơn hàng và phản
hồi về cho đơn vị hỏi hàng
+ Trường hợp 2: Thuộc vào năng lực sản xuất nhà máy thì
kiểm tra tồn kho nguyên vật liệu và kế hoạch sản xuất sau đó
phản hồi cho khách hàng về thời gian giao hàng
B4: Kiểm tra NVL, cân đối KHSX, phản hồi thông tin
- Trường hợp 1: Có đủ NVL sản xuất và có kế hoạch dự kiến ra
hàng Phản hồi thời gian ra hàng cho các đơn vị kinh doanh
- Trường hợp 2: Không đủ NVL sản xuất và có khả năng sản
xuất thì đề xuất mua NVL sản xuất
- Trường hợp3: Không đủ NVL sản xuất và không sản xuất thì đề
xuất mua ngoài – gia công ngoài
Th1: 60 phútTh2: 60 phút saukhi có xác nhậncủa Nhập khẩuTh3: 24 giờ kể từkhi nhận đượcphiếu hỏi hàng(phản hồi có khảnăng thực hiệnđược hay không)B5-6: Đề xuất mua NVL và phê duyệt
- Nếu đơn hàng không đủ NVL sản xuất, GĐ cung tiêu đề xuất
mua NVL lên Ban TGĐ để mua NVL sản xuất
- Khi đề xuất được duyệt, GĐ cung tiêu thực hiện thủ tục mua
hàng
Nhập khẩu phảnhồi sau 24 giờ
B7: Cân đối KHSX
- Sau khi xác định được thời gian NVL được mua về, BP kế
hoạch sẽ cân đối lại KHSX và phản hồi thời gian giao hàng
B08 và 09: Đề xuất mua hàng ngoài, gia công ngoài và phê duyệt
- Nếu đơn hàng không đủ NVL sản xuất hoặc không sản xuất
Trang 17được do không đảm bảo tính hiệu quả và không nằm trong năng
lực sản xuất của nhà máy trong khi khả năng mua ngoài và gia
công ngoài đảm bảo hiệu quả hơn thì BP kế hoạch đề xuất lên
Ban TGĐ mua ngoài - gia công ngoài nhằm đáp ứng đơn hàng
- Sau khi đề xuất được phê duyệt:
+ Đối với hàng mua ngoài, GĐ cung tiêu làm đơn đặt hàng và
làm thủ tục mua hàng theo quy trình mua hàng đối với hàng hóa
mua ngoài
+ Đối với hàng gia công ngoài thì tiến hành thực hiện theo quy
trình gia công ngoài
- Trường hợp đề xuất không được phê duyệt nhân viên tiếp nhận
cần phản hồi lại đơn vị kinh doanh là không thể đáp ứng
B10: Phản hồi thông tin với đơn vị kinh doanh
Phòng cung tiêu xác nhận trên phiếu hỏi hàng về:
- Số lượng và quy cách hàng hóa
- Thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng (nơi sản xuất)
- Thời gian hiệu lực cho phiếu hỏi hàng
Sau đó gửi lại cho các đơn vị kinh doanh
B11: Đơn vị kinh doanh gửi ĐĐH
- Các đơn vị kinh doanh gửi đơn đặt hàng với đầy đủ thông tin:
- Số lượng và quy cách hàng hóa
- Thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng (nơi sản xuất)
B12: Xác nhận thời gian giao hàng
Phòng cung tiêu xác nhận đơn đặt hàng với các thông tin sau:
- Số lượng và quy cách hàng hóa
- Thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng (nơi sản xuất)
Hàng sản xuất ởBình Dương: 30phút
Hàng sản xuất ởPhú Mỹ: 60 phútB13: Lưu hồ sơ
- BP kế hoạch: Lưu phiếu hỏi hàng, đơn đặt hàng
- Nhân viên điều hàng: Lưu đơn đặt hàng
- BP gia công: Lưu đơn hàng gia công, hợp đồng gia công,
Trang 15
Trang 18- Các đơn vị kinh doanh: Lưu phiếu hỏi hàng, đơn đặt hàng đã có
2.2.1.1.8 Biểu mẫu thực hiện và quy định lưu hồ sơ
STT Tên biểu mẫu/Hồ sơ Ký hiệu Nơi lưu trữ Thời gian lưu
- Nhằm hệ thống một cách hợp lý và có khoa học trong quá trình giao hàng
của bộ phận kế hoạch cung tiêu (giao hàng nhanh nhất cho các đơn vị muahàng)
- Phân công trách nhiệm thực hiện rõ ràng, các đơn vị hỗ trợ nhau để rút
ngắn thời gian giao hàng
- Đánh giá và kiểm soát việc thực hiện giao hàng cho các đơn vị mua hàng.
Trang 19- PXKHG: Phiếu xuất kho hàng gửi
- PNKHG Phiếu nhập kho hàng gửi
- PGH: Phiếu giao hàng
- PCKNB: Phiếu chuyển kho nội bộ
- PYCXKHG:Phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi
- PYCGH: Phiếu yêu cầu giao hàng
2.2.1.2.4 Trách nhiệm
- GĐ Cung tiêu, PGĐ Cung Tiêu, Ban giám đốc các Công ty con, Trưởng
phòng Kế hoạch cung ứng các công ty con chỉ đạo thực hiện quy trình này
- Tổ trưởng tổ chứng từ kiểm tra các PGH/PCKNB/PXKHG, phiếu yêu cầu
giao hàng/phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi
- NV cung ứng chịu trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra phiếu yêu cầu giao
hàng/phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi Đồng thời nhận lại phiếu yêu cầu giao
hàng/phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi; PGH PCKNB/PXKHG đã có chữ ký
xác nhận của trưởng các đơn vị mua hàng, lưu giữ các chứng từ liên quan
- NV chứng từ tiến hành kiểm tra hàng hóa và tính giá xuất kho, đồng thời
lập phiếu PGH/PCKNB/PXKHG và nhập phiếu PNKHG
- Trưởng tổng kho, Phó tổng kho và thủ kho có trách nhiệm soạn hàng,
kiểm tra xe và xếp hàng lên xe theo phiếu yêu cầu giao hàng hoặc
PCKNB/PXKHG
- NV Kế toán có trách nhiệm kiểm tra hàng hóa trong PGH hoặc PCKNB
và tiến hành xuất hóa đơn
- Bảo vệ có trách nhiệm kiểm tra xe và hàng hóa trước khi cho xe ra khỏi
Biểu mẫu, tàiliệu liên quan
ứng QT.GHNĐ.BM07
(Phiếu yêucầu giaohàng)
QT.GHNĐ.Trang 17
Tiếp nhận phiếu yêu cầugiao hàng/yêu cầu xuấtkho hàng gửi Không Kiểm tra yêu cầu giao hàng, yêu cầu xuất
kho hàng gửi
Trang 20u yêu cầuxuất khohàng gửi)
06
TBP
chứng từP.GĐ KH-
CT GĐKH-CT
Trang 18
Đồng Chuyển qua BP chứng từ
Kiểm tra, phê duyệt PGH, PCK,
PXKHG Đồng Chuyển PGH/ PCKNB qua BP
Kế toán KT PGH /PCKNB Không đồng ý
Trang 21toánKhôngđồng ýchuyển lạibước 4
08
NV kếtoán
10
NV cungứng
11
Thủ khoĐơn vịvận tải
12
NV trạmcân
Bảo vệ
13
Tài xế vậnchuyểnhàng
14
Các đơn
vị muahàng
Vận chuyển
Các đơn vị nhận hàng và kiểm tra
Nhận lại PGH/PXKHG
Lưu hồ sơ Đồng
Không đồng
Trang 22Thời gianthực hiện
NV
cung
ứng
B1: Tiếp nhận phiếu yêu cầu giao hàng,
phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi
- Các đơn vị kinh doanh phải gửi Phiếu yêu
cầu giao hàng/phiếu yêu cầu xuất khohàng gửi cho nhân viên cung ứng củaPhòng kế hoạch cung ứng tại Công ty sảnxuất hàng hóa đó Các phiếu yêu cầu giaohàng/phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửiphải có chữ ký xác nhận của Trưởng cácđơn vị hoặc người được Trưởng đơn vị ủyquyền Trường hợp nhập kho hàng gửiđơn vị kinh doanh phải ghi rõ trên phiếuyêu cầu giao hàng: nhập kho hàng gửi(khách hàng gửi hàng tại kho)(mục số 7)(thời gian gửi hàng tại kho tối đa 15 ngày
kể từ thời điểm nhập kho hàng gửi,trường hợp cá biệt đơn vị kinh doanh làm
tờ trình xin ý kiến Ban TGĐ)
- Nhân viên cung ứng sẽ nhận trực tiếp
hoặc bằng fax Phiếu yêu cầu giaohàng/phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi có
QT.GHNĐ.BM01(Phiếu yêu cầu xuấtkho hàng gửi)
NV
cung
ứng
B2: Kiểm tra phiếu yêu cầu giao hàng/phiếu
yêu cầu xuất kho hàng gửi
- Sau khi tiếp nhận Phiếu yêu cầu giao
hàng/phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi,
NV cung ứng tiến hành kiểm tra chi tiết,
số lượng, quy cách hàng hoá, nơi giaonhận hàng, thời gian nhận hàng, ngườinhận hàng,… Đối với phương tiện vậnchuyển xảy ra 2 trường hợp như sau:
+ Trường hợp 1: Phương tiện vận
chuyển của khách hàng nhận hàng tạikho của HSG hoặc HSPM thì đơn vị
Quy trình vậnchuyển
20 phút/một phiếuyêu cầugiao hàng/phiếu yêucầu xuấtkho hànggửi
(trườnghợp thuê
xe ngoàithời gian
Trang 23Thời gianthực hiệnkinh doanh phải cung cấp đầy đủ
thông tin của phương tiện nhận hàng
Trách nhiệm hàng hoá kể từ khi hàng
ra khỏi kho sẽ do các Chi nhánh,khách hàng của các đơn vị kinh doanhphụ trách (theo quy trình nhận hàng vàquy trình vận chuyển)
+ Trường hợp 2: Phương tiện vận
chuyển của Công ty hoặc thuê đơn vịvận chuyển bên ngoài để giao hàngcho khách hàng, nhân viên cung ứngphải ghi rõ thông tin đơn vị nhận hànglên phiếu yêu cầu giao hàng Tráchnhiệm hàng hoá kể từ khi hàng ra khỏikho sẽ do nhân viên cung ứng phụtrách (theo quy trình nhận hàng và quytrình vận chuyển)
Sau khi kiểm tra các thông tin trên Phiếu
yêu cầu giao hàng/phiếu yêu cầu xuất khohàng gửi đầy đủ, chính xác Nhân viêncung ứng ký xác nhận vào Phiếu yêu cầugiao hàng/phiếu yêu cầu xuất kho hànggửi và gửi trực tiếp hoặc fax lại cho đơn
vị kinh doanh Căn cứ vào thời gian giaohàng, nhân viên cung ứng xử lý theo 2trường hợp sau:
+ Trường hợp 1: Nếu giao hàng ngay thì
nhân viên cung ứng chuyển Phiếu đềnghị giao hàng/phiếu yêu cầu xuất khohàng gửi qua cho Nhân viên chứng từ
+ Trường hợp 2: Nếu giao hàng sau thì
nhân viên cung ứng chuyển Phiếu yêucầu giao hàng/phiếu xuất kho hàng gửicho Nhân viên chứng từ trước 2 tiếngtính từ thời hạn giao hàng ghi trongPhiếu yêu cầu giao hàng/phiếu yêu cầuxuất kho hàng gửi
Sau khi kiểm tra thông tin trên Phiếu yêu
QT.GHNĐ.BM07(Phiếu yêu cầu giaohàng)
QT.GHNĐ.BM01(Phiếu yêu cầu xuấtkho hàng gửi)
sẽ theoquy trìnhvận
chuyển)
Trang 21
Trang 24Thời gianthực hiệncầu giao hàng/phiếu yêu cầu xuất kho
hàng gửi phát hiện có sự sai sót thì làmviệc lại với đơn vị kinh doanh
NV
cung
ứng
B3: Chuyển qua Bộ phận Chứng từ
- Sau khi kiểm tra Phiếu yêu cầu giao hàng/
phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi đúng,Nhân viên cung ứng chuyển Phiếu yêucầu giao hàng/phiếu yêu cầu xuất khohàng gửi qua bộ phận chứng từ tiếp tục
xử lý
NV
chứng
từ
B4: Kiểm tra tồn kho, giá xuất kho, số lượng
- Sau khi nhận được Phiếu yêu cầu giao
hàng/phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi,Nhân viên chứng từ tiến hành kiểm tra sốlượng, trọng lượng, quy cách, tên người
sở hữu các mặt hàng trong Phiếu yêu cầugiao hàng /phiếu yêu cầu xuất kho hànggửi so với hàng tồn kho/phiếu giao hàng
- Nếu hàng đã có giá vốn thì kiểm tra giá
xuất kho, còn chưa có giá vốn thì chưacần kiểm tra giá xuất kho
Nếu thông tin hàng hóa trên Phiếu yêu
cầu giao hàng khớp với hàng tồn kho thìlập PGH hoặc PCKNB Trường hợp trênPhiếu yêu cầu giao hàng có đề nghị nhậpkho hàng gửi thì nhân viên chứng từ sẽđồng thời lập phiếu giao hàng (để tínhdoanh thu, lợi nhuận,…) và phiếu nhậpkho hàng gửi
Nếu thông tin trên phiếu yêu cầu xuất kho
hàng gửi khớp với phiếu giao hàng trước
đó thì lập phiếu xuất kho hàng gửi
Nếu thông tin hàng hóa trên Phiếu yêu
cầu giao hàng/phiếu yêu cầu xuất khohàng gửi không khớp thì làm việc lại với
20 phútcho mộtphiếu yêucầu giaohàng/phiế
u yêu cầuxuất khohàng gửi
Trang 25Thời gianthực hiệnNhân viên cung ứng
NV
Chứng
từ
B5: Lập PGH/PCKNB/PXKHG
- Sau khi nhận được Phiếu yêu cầu chính
xác, Nhân viên chứng từ tiến hành lậpPGH/PCKNB/PNKHG/PXKHG
+ Trường hợp đã có giá vốn: tiến hành
in PGH khi giao hàng cho khách hàngcủa các đơn vị kinh doanh hoặcPCKNB khi giao hàng cho các công tycon/tổng kho/chuyển hàng qua đơn vịgia công
PGH in ra làm 2 phiếu, 1 phiếu cógiá vốn để chuyển qua Phòng kếtoán xuất hóa đơn GTGT và 1phiếu không có giá để đưa đơn vịvận chuyển
PCKNB in ra làm 2 phiếu (khôngthể hiện giá), 1 phiếu chuyển quaPhòng kế toán để xuất phiếu xuấtkho kiêm vận chuyển nội bộ, 1phiếu đưa cho xe vận chuyển
+ Trường hợp chưa có giá vốn:
Nhân viên chứng từ làm PCKNB
để chuyển hàng đi, sau đó làmPGH sau
QT.GHNĐ.BM02(PGH)
QT.GHNĐ.BM03(PCKNB)
QT.GHNĐ.BM04(PNKHG)
QT.GHNĐ.BM05(PXKHG)
5 phút /phiếu yêucầu giaohàng
NV kế
toán
B7: Chuyển PGH/PCKNB qua BP kế toán
Trang 23
