Tiểu luận quản trị chất lượng quá trình áp dụng ISO 9001 2008 tại phòng kế hoạch – cung tiêu tập đoàn hoa sen

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH VIỆN ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC - KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH TIỂU LUẬN MÔN QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG QUÁ TRÌNH ÁP DỤNG ISO 9001-2008 TẠI PHỊNG KẾ HOẠCH – CUNG TIÊU TẬP ĐỒN HOA SEN Giảng viên: TS Ngơ Thị Ánh Nhóm thực hiện: Nhóm Nguyễn Mạnh Hồi Bắc Nguyễn Hồng Nguyễn Quang Hùng Trần Phan Tú My Võ Duy Hồng Phan Thành Tâm Ngơ Anh Tuấn Nguyễn Phước Tuấn Tp Hồ Chí Minh, 2013 Trang LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Cuối năm 2006, Việt Nam thức trở thành thành viên tổ chức thương mại giới WTO, điều đem lại nhiều lợi ích, mang lại nhiều thách thức cho doanh nghiệp nước Địi hỏi doanh nghiệp cần phải có biện pháp đắn để đứng vững thị trường, đạt tiêu chuẩn phù hợp với yêu cầu thị trường quốc tế Và phương thức để doanh nghiệp tồn phát triển, triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 Việc áp dụng thành công hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 giúp cho doanh nghiệp quản lý hoạt động kinh doanh doanh cách tốt nhất, tiết kiệm tối đa chi phí, tăng cường hiệu sản xuất, cải tiến chất lượng sản phẩm môi trường làm việc; đem lại lợi cạnh tranh tốt cho doanh nghiệp thị trường nước quốc tế Tuy nhiên, việc áp dụng yêu cầu quản lý chất lượng theo ISO doanh nghiệp ln có khó khăn định Để hoàn thiện nâng cao hiệu áp dụng ISO 9001 cho doanh nghiệp Việt Nam, nhóm chọn đề tài “Quá trình áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 Phòng Kế hoạch Cung tiêu thuộc Tập đồn Hoa Sen” để tìm hiểu, từ đó, đề xuất giải pháp khơng riêng cho Hoa Sen, mà làm tham khảo cho doanh nghiệp Việt Nam nói chung Mục tiêu Nêu số quy trình quản lý chất lượng áp dụng Phòng Kế hoạch – Cung tiêu thuộc Tập đồn Hoa Sen, thuận lợi khó khăn, từ đưa giải pháp để hồn thiện việc áp dụng ISO 9001 Phịng nói riêng Tập đồn Hoa Sen nói chung Đối tượng Phạm vi nghiên cứu Tập đoàn Hoa Sen tập đoàn chiếm thị phần lớn (40%) sản xuất, cung cấp tôn, thép, nhựa Việt Nam Từ năm 2003, Tập đoàn tiến hành áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 đạt thành định Và để cụ thể, nhóm chọn Phịng Kế hoạch - Cung tiêu thuộc Tập đồn Hoa Sen để phân tích, đánh giá Quy trình Quản lý chất lượng áp dụng phòng, để giải pháp để hoàn thiện Trang Chương GIỚI THIỆU CHUNG VỀ ISO 9001 : 2008 1.1 Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế - ISO Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO - International Organization for Standardization) thành lập từ năm 1947, có trụ sở đặt Geneva - Thụy Sĩ ISO hội đoàn toàn cầu 150 các quan tiêu chuẩn quốc gia (mỗi thành viên ISO đại diện cho quốc gia mình), Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng thành viên thức ISO từ năm 1977 Tổ chức ISO chịu trách nhiệm ban hành tiêu chuẩn quốc tế (ISO) khuyến nghị áp dụng nhằm thuận lợi hóa thương mại tịan cầu bảo vệ an tồn, sức khỏe mơi trường cho cộng đồng Hiện nay, ISO với gần 3000 tổ chức kỹ thuật với hệ thống Ban Kỹ thuật (TC-Technical committee); Tiểu ban kỹ thuật (STC); Nhóm cơng tác (WG) Nhóm đặc trách có nhiệm vụ soạn thảo tiêu chuẩn quốc tế Tiêu chuẩn quốc tế ISO ban hành sau thông qua theo nguyên tắc đa số đồng thuận thành viên thức ISO Hiện ISO soạn thảo ban hành gần 16.000 tiêu chuẩn cho sản phẩm, dịch vụ, hệ thống quản lý, thuật ngữ, phương pháp… Hiện ISO có tiêu chuẩn: - Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 (gồm ISO 9000, ISO 9001, ISO 9004…): Hệ thống quản lý chất lượng Bộ tiêu chuẩn ISO 14000 (gồm ISO 14001, ISO 14004…): Hệ thống quản lý môi trường Bộ tiêu chuẩn ISO 22000 (gồm ISO 22000, ISO 22002, ISO 22003, ISO 22004, ISO 22005, ISO 22006…): Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm ISO/TS 22003:2007: Quản lý hoạt động đánh giá hệ thống an toàn thực phẩm theo tiêu chuẩn ISO 22000 ISO/IEC 17021:2006: Hệ thống tiêu chuẩn cho tổ chức chứng nhận ISO/TS 19649: quy định kỹ thuật phù hợp với tiêu chuẩn HTQLCL ngành cơng nghiệp ơtơ tồn cầu ISO 15189: Hệ thống quản lý phịng thí nghiệm y tế Trang 1.2 Hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 Bộ Tiêu chuẩn Quốc tế hóa (ISO) ban hành, nhằm cung cấp hướng dẫn quản lý chất lượng, xác định yếu tố cần thiết hệ thống chất lượng để đảm bảo chất lượng sản phẩm hay dịch vụ mà tổ chức cung cấp Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 gồm: - ISO 9000 - 2005: Cơ sở từ vựng, - ISO 9001 - 2008: Các yêu cầu, - ISO 9004 - 2009: Quản lý thành công lâu dài tổ chức – phương pháp tiếp cận quản lý chất lượng, ISO 19011 - 2011: Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý - Các phiên Tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001 Việt Nam: ISO 9001:1987; ISO 9001:1994; ISO 9001:2000; ISO 9001:2008 1.2.1 Mục đích áp dụng: Chứng tỏ khả cung cấp sản phẩm đồng đáp ứng yêu cầu khách hàng yêu cầu pháp lý khác Nâng cao thoả mãn khách hàng qua việc áp dụng có hiệu lực hệ thống này, xây dựng trình để cải tiến thường xuyên phòng ngừa sai lỗi 1.2.2 Nguyên tắc áp dụng: – Nguyên tắc 1: Hướng vào khách hàng Doanh nghiệp phụ thuộc vào khách hàng cần hiểu nhu cầu tương lai khách hàng, để không đáp ứng mà phấn đấu vượt cao mong đợi họ – Nguyên tắc 2: Sự lãnh đạo Lãnh đạo thiết lập thống đồng mục đích đường lối doanh nghiệp Lãnh đạo cần tạo trì mơi trường nội doanh nghiệp để hồn tồn lơi người việc đạt cắc mục tiêu doanh nghiệp – Nguyên tắc 3: Sự tham gia người Con người nguồn lực quan trọng doanh nghiệp tham gia đầy đủ với hiểu biết kinh nghiệm họ có ích cho doanh nghiệp – Nguyên tắc 4: Tiếp cận theo trình Kết mong muốn đạt cách hiệu nguồn hoạt động có liên quan quản lý trình Trang – Nguyên tắc 5: Tiếp cận theo hệ thống để quản lý Việc xác định, hiểu biết quản lý hệ thống q trình có liên quan lẫn mục tiêu đề đem lại hiệu doanh nghiệp – Nguyên tắc 6: Cải tiến thường xuyên Cải tiến liên tục mục tiêu, đồng thời phương pháp doanh nghiệp Muốn có khả cạnh tranh mức độ chất lượng cao nhất, doanh nghiệp phải liên tục cải tiến – Nguyên tắc 7: Tiếp cận kiện để định Mọi định hành động hệ thống quản lý hoạt động kinh doanh muốn có hiệu phải xây đựng dựa việc phân tích liệu thơng tin – Nguyên tắc 8: Quan hệ có lợi với người cung ứng Doanh nghiệp người cung ứng phụ thuộc lẫn nhau, mối quan hệ tương hỗ có lợi nâng cao lực hai bên để tạo giá trị 1.2.3 Các yêu cầu ISO 9001 : 2008 Yêu cầu - Hệ thống quản lý chất lượng Yêu cầu - Trách nhiệm lãnh đạo Yêu cầu - Quản lý nguồn lực Yêu cầu - Tạo sản phẩm Trang Yêu cầu - Đo lường, phân tích cải tiến Chương THỰC TẾ ÁP DỤNG HỆ THỐNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TẠI PHÒNG KẾ HOẠCH – CUNG TIÊU TẬP ĐOÀN HOA SEN 2.1 Giới thiệu Tập Đồn Hoa Sen Phịng Kế hoạch – Cung tiêu 2.1.1 Tập Đoàn Hoa Sen Tập Đoàn Hoa Sen thành lập ngày 08/08/2001, với thương hiệu “Tôn Hoa Sen”, “Nhựa Hoa Sen”, “Ống Thép Hoa Sen” chuyên sản xuất loại thép ống, thép mạ, tôn màu, tôn kẽm, tôn lạnh, xà gồ, trần nhựa, ống nhựa hàng đầu Việt Nam, có hệ thống phân phối khắp nước 108 chi nhánh từ Lạng Sơn đến Cà Mau - Tên doanh nghiệp (tiếng Việt): CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SEN - Tên doanh nghiệp (tiếng Anh): HOA SEN GROUP - Trụ sở chính: Số Đại lộ Thống Nhất, KCN Sóng Thần 2, P.Dĩ An, TX Dĩ An, T.Bình Dương Điện thoại: +84 650 3790 955 Fax: +84 650 3790 888 - Văn phòng đại diện: 94 – 96 Nguyễn Du, Bến Thành, Q.1, TP.HCM Điện thoại: +84 3910 6910 - Website Fax: +84 3910 6913 : www.hoasengroup.vn Trang Cơ cấu tổ chức Tập Đồn Hoa Sen Tập đồn có 03 Công ty con, 02 nhà máy sản xuất Công ty mẹ quản lý 108 Chi nhánh trải dài khắp nước - Công ty TNHH Một Thành viên Tôn Hoa Sen: Số 09 ĐL Thống Nhất, KCN Sóng Thần 2, P.Dĩ An, TX Dĩ A n, T.Bình Dương - Công ty TNHH Một Thành viên Vật liệu Xây dựng Hoa Sen: KCN Phú Mỹ 1, TT Phú Mỹ, H.Tân Thành, T.Bà Rịa – Vũng Tàu - Công ty TNHH Một Thành viên Vận tải & Cơ khí Hoa Sen: Số 09 ĐL Thống Nhất, KCN Sóng Thần 2, P.Dĩ An, TX Dĩ An, T.Bình Dương - Nhà máy Sản xuất Bình Dương: Số 09 Đại lộ Thống Nhất, KCN Sóng Thần 2, P.Dĩ An, TX Dĩ An, T.Bình Dương - Nhà máy Tơn Hoa Sen Phú Mỹ: Đường số 1B, KCN Phú Mỹ 1, TT Phú Mỹ, H.Tân Thành, T.Bà Rịa – Vũng Tàu Xây dựng thành công chuỗi lợi cạnh tranh cốt lõi - Quy trình sản xuất kinh doanh khép kín từ nhập thép cán nóng, sản xuất thành phẩm, bán hàng đến tận tay người tiêu dùng; - Hệ thống 108 chi nhánh phân phối, bán lẻ khắp nước; Trang - Hệ thống quản trị văn hóa doanh nghiệp đặc thù theo triết lý "Trung Thực – Cộng Đồng – Phát Triển"; - Hệ thống thương hiệu hướng cộng đồng; - Hệ thống máy móc thiết bị đại liên tục đầu tư theo cơng nghệ Chính lợi giúp Tập đoàn Hoa Sen xác lập giữ vững vị số sản xuất kinh doanh Tôn - Thép Việt Nam, chiếm 40% thị phần nước (theo số liệu Hiệp hội thép Việt Nam tháng 6/2012), trở thành nhà xuất tôn đứng đầu Đông Nam Á với tốc độ tăng trưởng sản lượng tiêu thụ, doanh thu bình quân 47%/năm niên độ tài gần (2008, 2008-2009, 2009-2010, 2010-2011, 2011-2012); vinh dự nhận Bằng khen Thủ tướng Chính phủ năm 2011; liên tục đạt Giải thưởng Sao Vàng Đất Việt năm 2005, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011 (Top 10 Sao Vàng Đất Việt 2009, Top 10 doanh nghiệp tiêu biểu trách nhiệm xã hội năm 2011); liên tục góp mặt danh sách 500 Doanh Nghiệp lớn Việt Nam (năm 2007, 2008, 2009, 2010, 2011); nhiều giải thưởng, danh hiệu khác nước Tập đoàn Hoa Sen lấy Hoa Sen - chọn làm quốc hoa - làm tên gọi biểu tượng Điều có ý nghĩa triết lý: Vô nhiễm, trừng thanh, kiên nhẫn, viên dung, lương, hành trực, ngẫu khơng bồng thực Ngồi ra, với triết lý hoạt động: TRUNG THỰC - CỘNG ĐỒNG - PHÁT TRIỂN, văn hóa doanh nghiệp Tập đoàn Hoa Sen khác biệt, khẳng định sứ mệnh doanh nghiệp cộng đồng phát triển đất nước, mà cụ thể Tập đồn Hoa Sen đóng góp cho kinh tế quốc gia nhiều sản phẩm chủ lực có giá trị cao, giải công ăn việc làm cho hàng ngàn lao động, tham gia tài trợ cho hoạt động từ thiện xã hội Với tảng vững gầy dựng 11 năm qua, Tập đoàn Hoa Sen bước khẳng định tầm vóc doanh nghiệp Việt Nam động hội nhập kinh tế, khẳng định thương hiệu Việt mang đẳng cấp quốc tế 2.1.2 Phòng Kế hoạch – Cung tiêu Phòng Kế hoạch Cung tiêu đơn vị trực thuộc Khối Sản xuất Cung ứng, chịu đạo trực tiếp Phó Tổng giám đốc Sản xuất Cung ứng Phịng Kế hoạch Cung tiêu điều hành trực tiếp Giám đốc Cung tiêu Phòng Kế hoạch Cung tiêu trực thuộc Khối Sản xuất Cung ứng có chức năng, nhiệm vụ sau:  Phối hợp với Phòng Kế hoạch Tổng hợp, đơn vị kinh doanh lên kế hoạch sản xuất, gia công Trang  Tính giá thành nguyên vật liệu, giá thành sản xuất giá thành xuất bán,      tính giá vốn hàng xuất bán Quản lý, phân phối cung ứng hàng hóa cho đơn vị kinh doanh (Hệ thống phân phối, Kinh doanh nội địa, Kinh doanh dự án, Xuất khẩu, Công ty con,…) Quản lý việc xuất nhập hàng hóa chứng từ liên quan, quản lý kho bãi khoa học, hiệu Phối hợp với Bộ phận Nhập lên kế hoạch mua hàng, thực tính giá thành nguyên vật liệu nhập kho, giá thành sản xuất giá thành xuất bán Tổng hợp phân tích tình hình hoạt động Phòng Kế hoạch Cung tiêu thời kỳ cho Ban Tổng giám đốc Qua đánh giá việc thực mục tiêu sách chất lượng cơng ty, đánh giá hiệu hoạt động Phòng Kế hoạch Cung tiêu Thực báo cáo theo quy định công ty Phối hợp với đơn vị trực thuộc công ty theo dõi kế hoạch sản xuất, hàng tồn, phế phẩm vận chuyển giao hàng 2.1.3 Cam kết Chính sách chất lượng, mơi trường, an tồn sức khỏe nghề nghiệp “Không ngừng nâng cao chất lượng hoạt động: sản xuất - kinh doanh, bảo vệ mơi trường đảm bào an tồn sức khỏe cho người lao động, nhằm hướng tới phát triển bền vững.” Truyền đạt sách hình thức đến cán cơng nhân viên tập đòan bên liên quan để người thấu hiểu thực Cam kết người lao động thường xuyên đào tạo huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn, yêu cầu, tiêu chuẩn, qui định nhà nước an toàn sức khỏe nghề nghiệp, mơi trường nội quy, sách Của tập đòan Mọi họat động sản xuất - kinh doanh thực theo hệ thống quản lý chất lượng chặt chẽ, thường xuyên xem xét, đánh giá, cải tiến Xây dựng thực qui trình, hướng dẫn, thiết kế, lắp đặt hệ thống an toan lao động, xử lý môi trường đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn qui định pháp lý nhà nước vá phù hợp với mục tiêu tập đòan Á p dụng tiêu chuẩn chất lượng Quốc tế để đa dạng hóa, nâng cao chất lượng sản phẩm Hoa Sen Group Trang Đảm bảo cung cấp cho khách hàng sản phẩm ổn định chất lượng,hợp lý giá cả, nhanh chóng giao nhận thuận lợi toán Cam kết tuân thủ yêu cầu luật định yêu cầu khác bên hữu quan mơi trường, an tồn sức khỏe nghề nghiệp Bảo vệ môi trường, ngăn ngừa thương tổn, bệnh tật, cải thiện thường xuyên hệ thống quản lý tích hợp ISO 9001, 14001, 18001 2.1.4 Mục tiêu Công ty  Mục tiêu chất lượng Các đơn vị kinh doanh đảm bảo đạt 100% tiêu kế hoạch kinh doanh Ban TGĐ giao Đảm bảo 100% hàng hóa mua vào đáp ứng thời gian yêu cầu đơn vị có nhu cầu mua hàng Đảm bảo 100% hàng hóa mua vào đáp ứng yêu cầu chất lượng sử dụng Tỉ lệ thành phẩm loại 1, loại phế phẩm đạt theo định mức công ty đề Đảm bảo 98% đơn hàng đáp ứng thời hạn giao hàng mà khách hàng yêu cầu Đảm bảo 100% khiếu nại khách hàng giải  Mục tiêu môi trường Sử dụng nguyên vật liệu giới hạn định mức đề Giảm 3% chi phí văn phịng phẩm so với định mức 100% thông số môi trường thuê đơn vị đo đạc đạt tiêu chuẩn theo yêu cầu pháp luật  Mục tiêu an tồn sức khỏe lao động nghề nghiệp Khơng để xảy tai nạn lao động với tỉ lệ giám định thương tật lớn 20% Đảm bảo 100% máy móc thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt an toàn lao động kiểm định đăng ký sử dụng theo yêu cầu pháp luật Đảm bảo 100% nhân viên vận hành máy móc thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt an toàn lao động đào tạo , tái đào tạo an tồn, có chứng vận hành theo quy định pháp luật 2.1.5 Mục tiêu Phòng kế hoạch – Cung ứng Đảm bảo chất lượng hàng hóa q trình bốc dỡ lưu kho 100% nhân viên Bộ phận đào tạo nhận thức hệ thống quản lý tích hợp tháng thử việc Không để xảy tai nạn lao động Trang 10 - BTP - NVL - CCDC 2.2.1.5.4 Thuật ngữ, định nghĩa từ viết tắt - Trưởng đơn vị liên quan, thủ kho phải quản lý kho theo yêu cầu quy trình Trưởng phịng KH – Cung tiêu phải hướng dẫn đảm bảo quy trình thực có hiệu Trang 42 2.2.1.5.5 Nội dung Trách nhiệm NHẬP KHO Phụ tổng thủ kho liên quan NV phiếu Thủ kho NV phiếu Trách nhiệm thực Phụ Tổng Thủ liên quan trách kho, kho Phụ Tổng Thủ liên quan trách kho, kho Bảo vệ NV Trạm cân NV phiếu Thủ kho Viết NV làm Trách nhiệm thực phiếu CHẾ ĐỘ CẬP NHẬT HỒ SƠ VÀ BÁO CÁO Thủ kho NV viết phiếu KIỂM KÊ KHO Thủ kho PT Tổng Trách nhiệm thực kho Phòng KTNB Phòng toán Kế Ghi chú: Tất Nguyên vật liệu, BTP, Thành Phẩm… ưu tiên thực nhập, xuất kho theo nguyên tắc: “Nhập trước Xuất trước” 2.2.1.5.6 Tài liệu tham khảo - Tiêu chuẩn ISO 9001:2000 2.2.1.5.7 Biểu mẫu thực quy định lưu hồ sơ Tên biểu mẫu Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Bảng danh sách hàng tồn Biên kiểm kê Sổ kho Biên kiểm tra trạm cân Trang 46 2.2.2 Những thuận lợi khó khăn việc thực ISO 9001:2008 Phịng Kế hoạch – Cung tiêu Tập Đồn Hoa Sen 2.2.2.1 Thuận lợi Sự quan tâm thấu hiểu tầm quan trọng QLCL Ban lãnh đạo Tập địan Ban Giám đốc Phịng Có tảng áp dụng ISO 9001 : 2008 Bộ phận chuyên trách Tập địan Một số Quy trình triển khai hiệu nâng cao hiệu hoạt động Cơng ty nói chung Phịng KHCT nói riêng (Quy chế phịng, Các quy trình) Sự đồng thuận cao tổ chức văn hóa doanh nghiệp đặc thù thuận lợi việc triển khai QT, QĐ 2.2.2.2 Khó khăn Một số quy trình thực cịn mang tính đối phó phụ thuộc vào điều kiện thực tế đơn vị (Quy trình quản lý kho, Quy định tn thủ vệ sinh mơi trường, phịng chống cháy nổ) dẫn tới thiệt hại người tài sản Ví dụ: Theo nội dung Quy trình quản lý kho việc xếp, lưu kho hàng hóa khơng chồng q 03 lớp tơn cuộn thực tế vào thời điểm hàng tồn kho nhiều có tình trạng chồng xếp q 03 lớp dẫn tới việc tơn bị móp nguy hiểm cho người tài sản việc chồng xếp cao Nhận thức số nhân viên vai trò lợi ích QLCL cịn hạn chế Việc cập nhật bổ sung cải tiến Quy trình cịn chậm (Quy trình Xác nhận đơn hàng, Quản lý kho, Quy chế hoạt động phòng) dẫn tới việc phối hợp xử lý chậm trễ phát sinh chi phí việc áp dụng quy trình khơng cịn phù hợp với thực tế Việc kiểm tra đánh giá việc thực QLCL hiệu QLCL cịn cảm tính chưa có số liệu thống kê xác việc đánh giá cịn mang tính đối phó (Mục tiêu chất lượng Phịng KHCT, đánh giá định kỳ,…) Các Quy trình ban hành chưa áp dụng toàn hệ thống thiếu quán (Quy trình giao hàng nội địa, Quy trình triển khai sản xuất) Trang 47 Chương MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI TẬP ĐỒN HOA SEN VÀ PHỊNG KẾ HOẠCH – CUNG TIÊU 3.1 Giải pháp nâng cao việc áp dụng ISO 9001 : 2008 Tập đoàn Hoa Sen 3.1.1 Đối với lãnh đạo Lãnh đạo cao cần cam kết tâm cao để huy động tham gia người, cung cấp nguồn lực cho việc áp dụng, trì cải tiến Lãnh đạo phải có nhận thức việc áp dụng ISO Đó hệ thống quản lý, giúp cho lãnh đạo ‘đồ trang sức”, cần đầu tư thời gian sức lực mức Lãnh đạo tổ chức phải tâm niệm là: Hệ thống quản lý chất lượng “khai sinh bàn lãnh đạo khai tử bàn lãnh đạo” Có kế hoạch đào tạo thường xuyên nâng cao nhận thức toàn tổ chức việc thiết lập áp dụng hệ thống quản lý chất lượng Có sách, chế độ khen thưởng, kỹ luật cá nhân, tập thể tham gia thực tốt trình xây dựng, áp dụng trì hệ thống Xây dựng mơi trường làm việc phát huy lực, khả sáng tạo, đóng góp ý kiến, giải pháp người Lãnh đạo phải xem chi phí cho việc áp dụng ISO khoản đầu tư giúp tăng lợi nhuận tương lai nâng cao hiệu hoạt động 3.1.2 Đối với việc Quản lý tài liệu, hồ sơ Các biểu mẫu số hóa dần để liệu liên quan tới tồn q trình kinh doanh, mua hàng, sản xuất, kiểm tra chất lượng sản phẩm đưa lên mạng giúp trình phân tích liệu, dự báo sản xuất, phát vấn đề chất lượng thực nhanh đồng bộ, giảm thiểu việc lưu hồ sơ giấy với liệu vừa khơng xác vừa khó phân tích Cần thường xuyên xem xét lại quy trình làm việc, thủ tục, biểu mẫu Điều chỉnh loại bỏ biểu mẫu, thủ tục rườm rà, phức tạp, không mang lại giá trị cho doanh nghiệp Áp dụng công cụ sản xuất tinh gọn (Lean manufacturing) để đơn giản hóa bước thực cơng việc thủ tục tạo phối hợp công việc đơn vị cách mạch lạc, rõ ràng hiệu 3.1.3 Đào tạo Thường xuyên có buổi trao đổi, thảo luận sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, tăng cường thông tin, tuyên truyền bảng biểu, băng rôn để người đơn vị nắm rõ thực mục tiêu, Trang 48 sách đề ra, đồng thời giảm thiểu khơng hưởng ứng thói quen làm việc theo kiểu truyền thống Cần phải quan tâm đến hoạt động đào tạo, nâng cao nhận thức từ cấp lãnh đạo cao đến toàn thể nhân viên doanh nghiệp Thường xuyên tổ chức lớp tập huấn hệ thống áp dụng, hướng dẫn đánh giá nội cho nhân viên kể nhân viên cũ để nhân viên dễ dàng tiếp cận với hệ thống 3.1.4 Áp dụng công cụ cải tiến chất lượng hệ thống tích hợp Việc áp dụng chứng nhận ISO 9001 chưa đủ để nâng cao hiệu quản lý chất lượng, doanh nghiệp cần phải áp dụng cơng cụ hỗ trợ q trình áp dụng 5S, sigma, sản xuất tinh gọn, kaizen,… Cần lựa chọn công cụ, hệ thống phù hợp với quy mô, điều kiện sở vật chất, nguồn tài chính, nguồn nhân lực có doanh nghiệp Nguồn lực Lựa chọn người có đủ lực để đảm nhận vai trò Đại diện lãnh đạo Đại diện lãnh đạo phải thành viên ban lãnh đạo doanh nghiệp nhà tư vấn nội ISO, đảm nhiệm vai trò đối nội đối ngoại Để đảm nhận vài trò trên, cán chất lượng phải có lĩnh, trình độ kỹ năng: + Khả lãnh đạo, có tầm nhìn quản trị, am hiểu lĩnh vực ngành nghề hoạt động doanh nghiệp, vận dụng linh hoạt kỹ mềm huấn luyện, hướng dẫn nhân viên thực đàm phán, thuyết phục, tạo động lực, làm việc nhóm … + Khả phối hợp hiệu với phận kinh doanh thị trường, phân loại khách hàng nhà cung cấp để xác định nhu cầu, mong muốn ngắn hạn, dài hạn, theo dõi, đánh giá mức độ thỏa mãn loại + Kiến thức rộng mơ hình quản trị theo q trình, theo kết quả, theo tiêu chuẩn (TQM, MBO, ISO 9001…) công cụ quản trị, công cụ thống kê, giải vấn đề chất lượng, đo lường, đánh giá (7 công cụ thống kê cũ mới, 5S, Kaizen, Lean, BSC, KPI, Sigma, công cụ cải tiến suất…) Áp dụng thành thạo mơ hình số cơng cụ thống kê, công cụ cải tiến nêu phù hợp với qui mô ngành nghề cụ thể doanh nghiệp Doanh nghiệp cần trọng lựa chọn cá nhân có trình độ, tâm huyết có tâm cao việc thực ISO Thay đổi dần thói quen, lề lối làm việc nhân viên từ phương pháp làm việc theo kinh nghiệm chuyển sang làm việc theo phương pháp khoa học Đối với doanh nghiệp lớn cần tổ chức phòng ban phụ trách hoạt động quản lý chất lượng, Có thể tổ chức phịng ban có từ 1-2 cán kiêm nhiệm thêm cơng việc quản lý chất lượng nhằm đảm bảo sâu sát việc giám sát đánh giá, không bị tải Trang 49 Về sở vật chất: Cần hoạch định cụ thể để đảm bảo cung cấp đầy đủ nguồn lực (tài chính, trang thiết bị,…) để đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn ISO Vận hành, trì cải tiến: Tổ chức đánh giá nội theo định kỳ: việc đánh giá nội phải có tham gia đầy đủ phận tinh thần tìm điểm khơng phù hợp để cải tiến tốt hơn, nhiều trường hợp đánh giá nội sợ bị tìm lỗi bị khen thưởng nên không hợp tác đầy đủ trốn tránh Trong trình đánh giá nội tìm điểm khơng phù hợp thành viên phải tìm cách khắc phục tối ưu sử dụng biện pháp phù hợp với đặc điểm đơn vị tránh trường hợp giải qua loa, không dứt điểm Chú trọng cải tiến liên tục: hành động cải tiến, hoạt động đổi mang lại lợi ích thiết thực cần phải thực thường xuyên để đảm bảo hệ thống doanh nghiệp ln trì có hiệu lực, hiệu Chú trọng đến chuỗi giá trị doanh nghiệp Gắn kết Hệ thống quản trị chất lượng với phận hoạt động sản xuất nhằm tạo lợi cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp Khơng nên chạy theo hình thức, đối phó Điều tự giết chết hệ thống tổ chức tạo cho nhân viên thói quen khơng tốt Xem xét đầu tư xây dựng hệ thống iQMS nhằm tăng hiệu suất làm việc, kiểm soát chặt chẽ trình, lưu trữ hồ sơ đơn giản, tự động cập nhật, tổng hợp báo cáo Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9004:2009 - Hướng đến thành công bền vững cho tổ chức – Tiêu chuẩn hướng dẫn để đạt thành công bền vững cho tổ chức môi trường cạnh tranh phức tạp biến động cách tiếp cận hệ thống quản lý chất lượng Tiêu chuẩn hỗ trợ cho doanh nghiệp áp dụng ISO 9001 đạt lợi ích lâu dài thơng qua áp dụng HTQLCL sâu rộng 3.2 Giải pháp nâng cao việc áp dụng ISO 9001 : 2008 Phịng Kế hoạch – Cung tiêu Nếu nhân viên khơng làm quy trình bị xử lý tùy thuộc vào mức độ vi phạm, số lần vi phạm có biện pháp xử lý khác như: khiển trách, trừ lương kinh Doanh, cho việc,… Hiện tại, tồn việc xếp tôn lớp kho tình hình khách quan: hàng tồn kho nhiều, chưa giao hàng kịp, Tuy nhiên, việc chồng xếp lớp không theo quy định dẫn tới việc hàng hóa bị ảnh hưởng chất lượng móp méo rớt từ cao xuống làm nguy hiểm tới người tài sản kho Đối với quy trình quản lý kho việc khơng chồng xếp q lớp phù hợp nên việc khắc phục mở rộng kho bãi (xây thuê kho bên ngồi) để có đủ chỗ chứa hàng tránh trường hợp chồng xếp quy định Trang 50 Những quy trình khơng cập nhật kịp thời dẫn đến việc áp dụng khơng với thực tế gây khó khăn việc triển khai công việc (các đơn vị làm khác nhau), làm thời gian việc xử lý cơng việc phát sinh Để khắc phục tình trạng cần phối hợp với đơn vị liên quan rà sốt lại quy trình với mật độ nhiều Đối với tình trạng nhân viên vào làm khoản thời gian đến đợt đào tạo Cơng ty, cần có nhân viên chun trách ISO Phòng KHCT Nhân viên vào mà chưa tới đợt đào tạo ISO cơng ty nhân viên phụ trách ISO phòng hướng dẫn kiến thức cho nhân viên mới, sau công ty đào tạo lại Đồng thời điều chỉnh lại mục tiêu chất lượng cho phù hợp với thực tế Trang 51 KẾT LUẬN Việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 giúp cho doanh nghiệp cung cấp sản phẩm đồng đáp ứng yêu cầu khách hàng yêu cầu pháp lý khác; nâng cao thoả mãn khách hàng qua việc áp dụng có hiệu lực hệ thống này, xây dựng trình để cải tiến thường xuyên phòng ngừa sai lỗi Tập đồn Hoa Sen nói chung Phịng Kế hoạch Cung tiêu nói riêng áp dụng yêu cầu Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 Việc áp dụng quy trình Phịng Kế hoạch Cung tiêu có thuận lợi khó khăn định (nhận thức nhân viên việc áp dụng theo quy trình chưa cao, cịn mang tính đối phó, số quy trình chưa cập nhật kịp thời, …) Do vậy, việc đào tạo để nâng cao nhận thức nhân viên, đặc biệt lãnh đạo; đào tạo, hướng dẫn nhân viên thực theo quy trình; rà sốt lại quy trình, cập nhật kịp thời để phù hợp thực tế … giải pháp quan trọng để việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 Phịng Kế hoạch Cung tiêu, Tập đồn Hoa Sen tốt Trang 52 ... tế áp dụng Hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 Phòng Kế Hoạch – Cung tiêu 2.2.1 Các Quy trình ISO 9001: 2008 áp dụng Tổng số Quy trình, quy định, quy chế, hướng dẫn ISO 9001: 2008 Tập đoàn Hoa Sen. .. Giới thiệu Tập Đồn Hoa Sen Phòng Kế hoạch – Cung tiêu 2.1.1 Tập Đoàn Hoa Sen Tập Đoàn Hoa Sen thành lập ngày 08/08/2001, với thương hiệu “Tôn Hoa Sen? ??, “Nhựa Hoa Sen? ??, “Ống Thép Hoa Sen? ?? chuyên... nâng cao hiệu áp dụng ISO 9001 cho doanh nghiệp Việt Nam, nhóm chọn đề tài ? ?Quá trình áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 Phòng Kế hoạch Cung tiêu thuộc Tập đồn Hoa Sen? ?? để tìm