Tiểu luận quản trị chất lượng quá trình áp dụng ISO 9001 2008 tại phòng kế hoạch – cung tiêu tập đoàn hoa sen

BỘ GIÁ O DỤC VÀ ĐÀ O TẠ O TRƯỜNG ĐẠ I HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH VIỆN ĐÀ O TẠO SAU ĐẠI HỌC - KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH TIỂU LUẬN MÔN QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG QUÁ TRÌNH ÁP DỤNG ISO 9001-2008 TẠI PHỊNG KẾ HOẠCH – CUNG TIÊU TẬP ĐỒN HOA SEN Giảng viên: TS Ngơ Thị Ánh Nhóm thực hiện: Nhóm Nguyễn Mạnh Hoài Bắc Nguyễn Hoàng Nguyễn Quang Hùng Trần Phan Tú My Võ Duy Hoàng Phan Thành Tâm Ngô Anh Tuấn Nguyễn Phước Tuấn Tp Hồ Chí Minh, 2013 Trang LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Cuối năm 2006, Việt Nam thức trở thành thành viên tổ chức thương mại giới WTO, điều đem lại nhiều lợi ích, mang lại nhiều thách thức cho doanh nghiệp nước Đòi hỏi doanh nghiệp cần phải có biện pháp đắn để đứng vững thị trường, đạt tiêu chuẩn phù hợp với yêu cầu thị trường quốc tế Và phương thức để doanh nghiệp tồn phát triển, triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 Việc áp dụng thành công hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 giúp cho doanh nghiệp quản lý hoạt động kinh doanh doanh cách tốt nhất, tiết kiệm tối đa chi phí, tăng cường hiệu sản xuất, cải tiến chất lượng sản phẩm môi trường làm việc; đem lại lợi cạnh tranh tốt cho doanh nghiệp thị trường nước quốc tế Tuy nhiên, việc áp dụng yêu cầu quản lý chất lượng theo ISO doanh nghiệp ln có khó khăn định Để hồn thiện nâng cao hiệu áp dụng ISO 9001 cho doanh nghiệp Việt Nam, nhóm chọn đề tài “Q trình áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 Phịng Kế hoạch Cung tiêu thuộc Tập đồn Hoa Sen” để tìm hiểu, từ đó, đề xuất giải pháp không riêng cho Hoa Sen, mà làm tham khảo cho doanh nghiệp Việt Nam nói chung Mục tiêu Nêu số quy trình quản lý chất lượng áp dụng Phịng Kế hoạch – Cung tiêu thuộc Tập đoàn Hoa Sen, thuận lợi khó khăn, từ đưa giải pháp để hoàn thiện việc áp dụng ISO 9001 Phịng nói riêng Tập đồn Hoa Sen nói chung Đối tượng Phạm vi nghiên cứu Tập đoàn Hoa Sen tập đoàn chiếm thị phần lớn (40%) sản xuất, cung cấp tôn, thép, nhựa Việt Nam Từ năm 2003, Tập đoàn tiến hành áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 đạt thành định Và để cụ thể, nhóm chọn Phịng Kế hoạch Cung tiêu thuộc Tập đồn Hoa Sen để phân tích, đánh giá Quy trình Quản lý chất lượng áp dụng phòng, để giải pháp để hoàn thiện Trang Chương GIỚI THIỆU CHUNG VỀ ISO 9001 : 2008 1.1 Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế - ISO Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO - International Organization for Standardization) thành lập từ năm 1947, có trụ sở đặt Geneva - Thụy Sĩ ISO hội đoàn toàn cầu 150 các quan tiêu chuẩn quốc gia (mỗi thành viên ISO đại diện cho quốc gia mình), Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng thành viên thức ISO từ năm 1977 Tổ chức ISO chịu trách nhiệm ban hành tiêu chuẩn quốc tế (ISO) khuyến nghị áp dụng nhằm thuận lợi hóa thương mại tịan cầu bảo vệ an tồn, sức khỏe môi trường cho cộng đồng Hiện nay, ISO với gần 3000 tổ chức kỹ thuật với hệ thống Ban Kỹ thuật (TC-Technical committee); Tiểu ban kỹ thuật (STC); Nhóm cơng tác (WG) Nhóm đặc trách có nhiệm vụ soạn thảo tiêu chuẩn quốc tế Tiêu chuẩn quốc tế ISO ban hành sau thông qua theo nguyên tắc đa số đồng thuận thành viên thức ISO Hiện ISO soạn thảo ban hành gần 16.000 tiêu chuẩn cho sản phẩm, dịch vụ, hệ thống quản lý, thuật ngữ, phương pháp… Hiện ISO có tiêu chuẩn: - Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 (gồm ISO 9000, ISO 9001, ISO 9004…): Hệ thống quản lý chất lượng - Bộ tiêu chuẩn ISO 14000 (gồm ISO 14001, ISO 14004…): Hệ thống quản lý môi trường - Bộ tiêu chuẩn ISO 22000 (gồm ISO 22000, ISO 22002, ISO 22003, ISO 22004, ISO 22005, ISO 22006…): Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm - ISO/TS 22003:2007: Quản lý hoạt động đánh giá hệ thống an toàn thực phẩm theo tiêu chuẩn ISO 22000 - ISO/IEC 17021:2006: Hệ thống tiêu chuẩn cho tổ chức chứng nhận - ISO/TS 19649: quy định kỹ thuật phù hợp với tiêu chuẩn HTQLCL ngành công nghiệp ơtơ tồn cầu - ISO 15189: Hệ thống quản lý phịng thí nghiệm y tế Trang 1.2 Hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 Bộ Tiêu chuẩn Quốc tế hóa (ISO) ban hành, nhằm cung cấp hướng dẫn quản lý chất lượng, xác định yếu tố cần thiết hệ thống chất lượng để đảm bảo chất lượng sản phẩm hay dịch vụ mà tổ chức cung cấp Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 gồm: - ISO 9000 - 2005: Cơ sở từ vựng, - ISO 9001 - 2008: Các yêu cầu, - ISO 9004 - 2009: Quản lý thành công lâu dài tổ chức – phương pháp tiếp cận quản lý chất lượng, - ISO 19011 - 2011: Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý Các phiên Tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001 Việt Nam: ISO 9001:1987; ISO 9001:1994; ISO 9001:2000; ISO 9001:2008 1.2.1 Mục đích áp dụng: Chứng tỏ khả cung cấp sản phẩm đồng đáp ứng yêu cầu khách hàng yêu cầu pháp lý khác Nâng cao thoả mãn khách hàng qua việc áp dụng có hiệu lực hệ thống này, xây dựng trình để cải tiến thường xuyên phòng ngừa sai lỗi 1.2.2 Nguyên tắc áp dụng: – Nguyên tắc 1: Hướng vào khách hàng Doanh nghiệp phụ thuộc vào khách hàng cần hiểu nhu cầu tương lai khách hàng, để không đáp ứng mà phấn đấu vượt cao mong đợi họ – Nguyên tắc 2: Sự lãnh đạo Lãnh đạo thiết lập thống đồng mục đích đường lối doanh nghiệp Lãnh đạo cần tạo trì mơi trường nội doanh nghiệp để hồn tồn lơi người việc đạt cắc mục tiêu doanh nghiệp – Nguyên tắc 3: Sự tham gia người Con người nguồn lực quan trọng doanh nghiệp tham gia đầy đủ với hiểu biết kinh nghiệm họ có ích cho doanh nghiệp – Nguyên tắc 4: Tiếp cận theo trình Kết mong muốn đạt cách hiệu nguồn hoạt động có liên quan quản lý trình Trang – Nguyên tắc 5: Tiếp cận theo hệ thống để quản lý Việc xác định, hiểu biết quản lý hệ thống q trình có liên quan lẫn mục tiêu đề đem lại hiệu doanh nghiệp – Nguyên tắc 6: Cải tiến thường xuyên Cải tiến liên tục mục tiêu, đồng thời phương pháp doanh nghiệp Muốn có khả cạnh tranh mức độ chất lượng cao nhất, doanh nghiệp phải liên tục cải tiến – Nguyên tắc 7: Tiếp cận kiện để định Mọi định hành động hệ thống quản lý hoạt động kinh doanh muốn có hiệu phải xây đựng dựa việc phân tích liệu thơng tin – Nguyên tắc 8: Quan hệ có lợi với người cung ứng Doanh nghiệp người cung ứng phụ thuộc lẫn nhau, mối quan hệ tương hỗ có lợi nâng cao lực hai bên để tạo giá trị 1.2.3 Các yêu cầu ISO 9001 : 2008 Yêu cầu - Hệ thống quản lý chất lượng Yêu cầu - Trách nhiệm lãnh đạo Yêu cầu - Quản lý nguồn lực Yêu cầu - Tạo sản phẩm Trang Yêu cầu - Đo lường, phân tích cải tiến Chương THỰC TẾ ÁP DỤNG HỆ THỐNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TẠI PHÒ NG KẾ HOẠCH – CUNG TIÊU TẬP ĐOÀN HOA SEN 2.1 Giới thiệu Tập Đồn Hoa Sen Phịng Kế hoạch – Cung tiêu 2.1.1 Tập Đoàn Hoa Sen Tập Đoàn Hoa Sen thành lập ngày 08/08/2001, với thương hiệu “Tôn Hoa Sen”, “Nhựa Hoa Sen”, “Ống Thép Hoa Sen” chuyên sản xuất loại thép ống, thép mạ, tôn màu, tôn kẽm, tôn lạnh, xà gồ, trần nhựa, ống nhựa hàng đầu Việt Nam, có hệ thống phân phối khắp nước 108 chi nhánh từ Lạng Sơn đến Cà Mau SEN - Tên doanh nghiệp (tiếng Việt): CƠNG TY CỔ PHẦ N TẬP ĐỒ N HOA - Tên doanh nghiệp (tiếng A nh): HOA SEN GROUP - Trụ sở chính: Số Đại lộ Thống Nhất, KCN Sóng Thần 2, P.Dĩ An, TX Dĩ An, T.Bình Dương Điện thoại: +84 650 3790 955 Fax: +84 650 3790 888 - Văn phòng đại diện: 94 – 96 Nguyễn Du, Bến Thành, Q.1, TP.HCM Điện thoại: +84 3910 6910 - Website Fax: +84 3910 6913 : www.hoasengroup.vn Trang Cơ cấu tổ chức Tập Đoàn Hoa Sen Tập đồn có 03 Cơng ty con, 02 nhà máy sản xuất Công ty mẹ quản lý 108 Chi nhánh trải dài khắp nước - Công ty TNHH Một Thành viên Tôn Hoa Sen: Số 09 ĐL Thống Nhất, KCN Sóng Thần 2, P.Dĩ A n, TX Dĩ A n, T.Bình Dương - Cơng ty TNHH Một Thành viên Vật liệu Xây dựng Hoa Sen: KCN Phú Mỹ 1, TT Phú Mỹ, H.Tân Thành, T.Bà Rịa – Vũng Tàu - Công ty TNHH Một Thành viên Vận tải & Cơ khí Hoa Sen: Số 09 ĐL Thống Nhất, KCN Sóng Thần 2, P.Dĩ An, TX Dĩ A n, T.Bình Dương - Nhà máy Sản xuất Bình Dương: Số 09 Đại lộ Thống Nhất, KCN Sóng Thần 2, P.Dĩ An, TX Dĩ A n, T.Bình Dương - Nhà máy Tôn Hoa Sen Phú Mỹ: Đường số 1B, KCN Phú Mỹ 1, TT Phú Mỹ, H.Tân Thành, T.Bà Rịa – Vũng Tàu Xây dựng thành công chuỗi lợi cạnh tranh cốt lõi - Quy trình sản xuất kinh doanh khép kín từ nhập thép cán nóng, sản xuất thành phẩm, bán hàng đến tận tay người tiêu dùng; - Hệ thống 108 chi nhánh phân phối, bán lẻ khắp nước; Trang - Hệ thống quản trị văn hóa doanh nghiệp đặc thù theo triết lý "Trung Thực – Cộng Đồng – Phát Triển"; - Hệ thống thương hiệu hướng cộng đồng; - Hệ thống máy móc thiết bị đại liên tục đầu tư theo cơng nghệ Chính lợi giúp Tập đoàn Hoa Sen xác lập giữ vững vị số sản xuất kinh doanh Tôn - Thép Việt Nam, chiếm 40% thị phần nước (theo số liệu Hiệp hội thép Việt Nam tháng 6/2012), trở thành nhà xuất tôn đứng đầu Đông Nam Á với tốc độ tăng trưởng sản lượng tiêu thụ, doanh thu bình quân 47%/năm niên độ tài gần (2008, 2008-2009, 2009-2010, 2010-2011, 2011-2012); vinh dự nhận Bằng khen Thủ tướng Chính phủ năm 2011; liên tục đạt Giải thưởng Sao Vàng Đất Việt năm 2005, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011 (Top 10 Sao Vàng Đất Việt 2009, Top 10 doanh nghiệp tiêu biểu trách nhiệm xã hội năm 2011); liên tục góp mặt danh sách 500 Doanh Nghiệp lớn Việt Nam (năm 2007, 2008, 2009, 2010, 2011); nhiều giải thưởng, danh hiệu khác nước Tập đoàn Hoa Sen lấy Hoa Sen - chọn làm quốc hoa - làm tên gọi biểu tượng Điều có ý nghĩa triết lý: Vơ nhiễm, trừng thanh, kiên nhẫn, viên dung, lương, hành trực, ngẫu khơng bồng thực Ngồi ra, với triết lý hoạt động: TRUNG THỰC - CỘNG ĐỒNG - PHÁT TRIỂN, văn hóa doanh nghiệp Tập đồn Hoa Sen khác biệt, khẳng định sứ mệnh doanh nghiệp cộng đồng phát triển đất nước, mà cụ thể Tập đoàn Hoa Sen đóng góp cho kinh tế quốc gia nhiều sản phẩm chủ lực có giá trị cao, giải công ăn việc làm cho hàng ngàn lao động, tham gia tài trợ cho hoạt động từ thiện xã hội Với tảng vững gầy dựng 11 năm qua, Tập đoàn Hoa Sen bước khẳng định tầm vóc doanh nghiệp Việt Nam động hội nhập kinh tế, khẳng định thương hiệu Việt mang đẳng cấp quốc tế 2.1.2 Phòng Kế hoạch – Cung tiêu Phòng Kế hoạch Cung tiêu đơn vị trực thuộc Khối Sản xuất Cung ứng, chịu đạo trực tiếp Phó Tổng giám đốc Sản xuất Cung ứng Phòng Kế hoạch Cung tiêu điều hành trực tiếp Giám đốc Cung tiêu Phòng Kế hoạch Cung tiêu trực thuộc Khối Sản xuất Cung ứng có chức năng, nhiệm vụ sau:  Phối hợp với Phịng Kế hoạch Tổng hợp, đơn vị kinh doanh lên kế hoạch sản xuất, gia cơng Trang  Tính giá thành nguyên vật liệu, giá thành sản xuất giá thành xuất bán, tính giá vốn hàng xuất bán  Quản lý, phân phối cung ứng hàng hóa cho đơn vị kinh doanh (Hệ thống phân phối, Kinh doanh nội địa, Kinh doanh dự án, Xuất khẩu, Công ty con,…)  Quản lý việc xuất nhập hàng hóa chứng từ liên quan, quản lý kho bãi khoa học, hiệu  Phối hợp với Bộ phận Nhập lên kế hoạch mua hàng, thực tính giá thành nguyên vật liệu nhập kho, giá thành sản xuất giá thành xuất bán  Tổng hợp phân tích tình hình hoạt động Phịng Kế hoạch Cung tiêu thời kỳ cho Ban Tổng giám đốc Qua đánh giá việc thực mục tiêu sách chất lượng cơng ty, đánh giá hiệu hoạt động Phòng Kế hoạch Cung tiêu Thực báo cáo theo quy định công ty  Phối hợp với đơn vị trực thuộc công ty theo dõi kế hoạch sản xuất, hàng tồn, phế phẩm vận chuyển giao hàng 2.1.3 Cam kết Chính sách chất lượng, mơi trường, an tồn sức khỏe nghề nghiệp “Không ngừng nâng cao chất lượng hoạt động: sản xuất - kinh doanh, bảo vệ môi trường đảm bào an toàn sức khỏe cho người lao động, nhằm hướng tới phát triển bền vững.” Truyền đạt sách hình thức đến cán cơng nhân viên tập địan bên liên quan để người thấu hiểu thực Cam kết người lao động thường xuyên đào tạo huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn, yêu cầu, tiêu chuẩn, qui định nhà nước an toàn sức khỏe nghề nghiệp, mơi trường nội quy, sách Của tập đòan Mọi họat động sản xuất - kinh doanh thực theo hệ thống quản lý chất lượng chặt chẽ, thường xuyên xem xét, đánh giá, cải tiến Xây dựng thực qui trình, hướng dẫn, thiết kế, lắp đặt hệ thống an toan lao động, xử lý môi trường đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn qui định pháp lý nhà nước vá phù hợp với mục tiêu tập đòan Á p dụng tiêu chuẩn chất lượng Quốc tế để đa dạng hóa, nâng cao chất lượng sản phẩm Hoa Sen Group Trang Đảm bảo cung cấp cho khách hàng sản phẩm ổn định chất lượng,hợp lý giá cả, nhanh chóng giao nhận thuận lợi toán Cam kết tuân thủ yêu cầu luật định yêu cầu khác bên hữu quan mơi trường, an tồn sức khỏe nghề nghiệp Bảo vệ môi trường, ngăn ngừa thương tổn, bệnh tật, cải thiện thường xuyên hệ thống quản lý tích hợp ISO 9001, 14001, 18001 2.1.4 Mục tiêu Cơng ty  Mục tiêu chất lượng  Các đơn vị kinh doanh đảm bảo đạt 100% tiêu kế hoạch kinh doanh Ban TGĐ giao  Đảm bảo 100% hàng hóa mua vào đáp ứng thời gian yêu cầu đơn vị có nhu cầu mua hàng  Đảm bảo 100% hàng hóa mua vào đáp ứng yêu cầu chất lượng sử dụng  Tỉ lệ thành phẩm loại 1, loại phế phẩm đạt theo định mức công ty đề  Đảm bảo 98% đơn hàng đáp ứng thời hạn giao hàng mà khách hàng yêu cầu  Đảm bảo 100% khiếu nại khách hàng giải  Mục tiêu môi trường  Sử dụng nguyên vật liệu giới hạn định mức đề  Giảm 3% chi phí văn phịng phẩm so với định mức  100% thơng số mơi trường th đơn vị ngồi đo đạc đạt tiêu chuẩn theo yêu cầu pháp luật  Mục tiêu an toàn sức khỏe lao động nghề nghiệp  Không để xảy tai nạn lao động với tỉ lệ giám định thương tật lớn 20%  Đảm bảo 100% máy móc thiết bị có u cầu nghiêm ngặt an tồn lao động kiểm định đăng ký sử dụng theo yêu cầu pháp luật  Đảm bảo 100% nhân viên vận hành máy móc thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt an toàn lao động đào tạo , tái đào tạo an tồn, có chứng vận hành theo quy định pháp luật 2.1.5 Mục tiêu Phòng kế hoạch – Cung ứng  Đảm bảo chất lượng hàng hóa q trình bốc dỡ lưu kho  100% nhân viên Bộ phận đào tạo nhận thức hệ thống quản lý tích hợp tháng thử việc  Khơng để xảy tai nạn lao động Trang 10 TBP KHSX GC Ban ĐHSX NV Điều Hàng Có Điều chỉnh (nếu có) BM – TKSX – 02 BM – TKSX – 03 Không TH – Giao hàng QT – QLTK PCT Trang 38 – 2.2.1.4.6 Diễn giải Trách nhiệm Nội dung Tài liệu sử dụng/ Biểu mẫu thực TIẾP NHẬN YÊU CẦU Các yêu cầu đặt Nhân viên kế Tiếp nhận yêu cầu sản xuất từ khách hàng hàng hoạch sản xuất từ BP Điều hàng thông qua mail, fax, trực BM – QTĐH – 01 tiếp,… KIỂM TRA NGUYÊN VẬ T LIỆU TBP.KHSX TBP.KHSX tổng hợp yêu cầu sản xuất Sau đó, kiểm tra lượng nguyên vật liệu kho BM – QLTK – 04 thông qua bảng danh sách hàng tồn kế hoạch sản xuất trước có đáp ứng khả sản BM – TKSX – 02 xuất, nếu: BM – QTĐH – 04 - Không đủ: lập phiếu yêu cầu mua vật tư, BM – TKSX – 01 NVL - Đủ: Căn vào bảng cân đối khả sản xuất phúc đáp số lượng thời gian giao hàng cho khách hàng LẬP KẾ HOẠ CH SẢN XUẤT NV Kế Hoạch Đối chiếu yêu cầu sản xuất với kết kiểm tra nguyên vật liệu KHSX trước để BM – TKSX – 02 tiến hành lập kế hoạch sản xuất theo biểu mẫu BM – TKSX – 02 Ghi chú: - Khi có nguyên vật liệu không triển BM – TKSX – 03 khai sản xuất lập kế hoạch gia cơng ngồi - Khi công suất máy lớn nhu cầu sản xuất lập kế hoạch nhận hàng gia cơng Trang 39 Trách nhiệm Nội dung Tài liệu sử dụng/ Biểu mẫu thực XEM XÉT KHSX Tiến hành xem xét kế hoạch sản xuất: TP.KH-CT Ban ĐHSX - Nếu không đồng ý: yêu cầu điều chỉnh KHSX BM – TKSX – 02 - Nếu đồng ý: ký xác nhận cho triển khai sản xuất TRIỂN KHAI SẢ N XUẤT Ban ĐHSX BM – TKSX – 02 Tiến hành triển khai sản xuất theo kế hoạch Các hướng dẫn SX duyệt xưởng THEO DÕI SẢN XUẤT NV Kế hoạch - Thực theo dõi q trình sản xuất thơng qua bảng theo dõi sản xuất phận Bảng theo dõi sản kiểm soát chất lượng (KCS) xuất - Thưc theo dõi gia cơng ngồi thơng qua điện thoại, fax…với đơn vị thực gia công BM – TKSX – 03 ĐIỀU CHỈNH (NẾU CĨ) Trong q trình theo dõi tiến độ sản xuất nếu: TBP.KHSX Ban ĐHSX - Tiến độ sản xuất không đáp ứng kế hoạch đề tiến hành phối hợp với BM – TKSX – 02 Ban ĐHSX đẩy nhanh tiến độ hay lập kế hoạch sản xuất (nếu cần) - Tiến độ gia công không đáp ứng kế hoạch tiến hành phối hợp với đơn vị gia công đẩy nhanh tiến độ lập kế hoạch BM – TKSX – 03 gia công (nếu cần) Trang 40 Trách nhiệm Tài liệu sử dụng/ Nội dung Biểu mẫu thực TỔNG HỢP – GIAO NHẬ N HÀ NG NV Điều Hàng Sau hoàn thành tiến độ sản xuất/gia công QT – tiến hành tổng hợp, thống kê hàng hoá so với QLTK kế hoạch đề Làm thủ tục giao nhận hàng lưu kho PCT 2.2.1.4.7 Tài liệu tham khảo Tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 2.2.1.4.8 Biểu mẫu thực quy định lưu hồ sơ Tên biểu mẫu Ký hiệu Nơi lưu trữ Thời gian lưu Bảng cân đối KHSX BM – TKSX – 01 BP KHSX 01 năm BM – TKSX - 02 BP KHSX Kế hoạch sản xuất Ban ĐHSX Kế hoạch gia cơng ngồi BM – TKSX - 03 BP KHSX 01 năm 01 ăm 2.2.1.5 Quy trình quản lý kho 2.2.1.5.1 Mục đích Nhằm thống quy trình nhập, xuất kho Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, phụ tùng, Bán thành phẩm, Thành phẩm; Đảm bảo tính xác, giảm thiểu đến mức thấp rủi ro thất Nhằm thống quy trình cập nhật, đối chiếu để thống số liệu sổ sách với số liệu tồn kho thực tế 2.2.1.5.2 Phạm vi áp dụng Á p dụng cho Bộ phận tổng kho, phòng Kế hoạch – Cung tiêu, đơn vị liên quan đến nhập xuất kho 2.2.1.5.3 Thuật ngữ, định nghĩa từ viết tắt Xuất kho nội bộ: xuất NVT, phụ tùng, BTP, thành phẩm…để sản xuất, cắt cán thành phẩm - QLTK : Quản lý kho - P.KTNB : Phòng kiểm toán nội Trang 41 – - Ban TGĐ : Ban Tổng Giám đốc - BTP : Bán thành phẩm - NVL : Nguyên vật liệu - CCDC : Công cụ dụng cụ 2.2.1.5.4 Thuật ngữ, định nghĩa từ viết tắt - Trưởng đơn vị liên quan, thủ kho phải quản lý kho theo yêu cầu quy trình - Trưởng phịng KH – Cung tiêu phải hướng dẫn đảm bảo quy trình thực có hiệu Trang 42 2.2.1.5.5 Nội dung Trách Nội dung nhiệm thực Tài liệu liên quan/ Biểu mẫu thực NHẬP KHO Phụ trách  Thực kiểm tra tất hàng hoá, thành tổng kho, phẩm, NVL trước cho nhập kho thủ kho liên  Nhập hàng hóa mua ngồi, hàng trả lại: quan Khi có yêu cầu nhập kho hàng hóa, người yêu cầu kèm chứng từ phiếu giao hàng, ĐĐH, HĐ, danh sách sản phẩm có đầy đủ chữ NV lập ký xác nhận đơn vị liên quan Nhân viên viết phiếu lập phiếu nhập kho phiếu Các chứng từ liên quan BM – QLTK– 01  Nhập thành phẩm sản xuất, hàng gia cơng ngồi Căn vào Bảng theo dõi sản xuất BP Kiểm soát chất lượng sau ca, hồ sơ giao nhận hàng gia cơng ngồi từ đơn vị gia cơng Nhân viên viết phiếu lập phiếu nhập kho  nhập thành phẩm cán cắt : Căn vào Phiếu yêu cầu cắt hàng, bảng theo dõi hàng cắt (Nhật ký chứng từ), phiếu BM – CCTP xuất kho phân xưởng… Nhân viên viết 01 phiếu lập phiếu nhập kho BM – CCTP  Nhập hàng nhận gia công khách hàng 02 - Căn vào chứng từ giao hàng khách hàng có đầy đủ chữ ký xác nhận khách hàng đơn vị liên quan Nhân viên viết phiếu lập phiếu nhập kho Thủ kho NV phiếu - Cập nhật vào thẻ kho/ sổ kho (thủ kho ghi BM – QLTK – nhận) 02 làm BM – QLTK – - Cuối ngày, in số lượng nhập kho ngày 06 để báo cáo BM – QLTK – 04 Trang 43 Trách Nội dung nhiệm thực Tài liệu liên quan/ Biểu mẫu thực HT – QLTK – Phụ trách LƯU KHO VÀ BẢ O QUẢN Tổng kho, Xem quy định xếp dỡ, lưu kho, bao gói, bảo 01 Thủ kho quản nguyên vật liệu liên quan XUẤT KHO Phụ trách  Thực kiểm tra tất hàng hoá, thành phẩm, NVL trước cho xuất kho Tổng kho, Thủ kho  Xuất sản xuất: NVL, CCDC, phụ liệu, … liên quan Căn vào Kế hoạch sản xuất/kế hoạch gia cơng ngồi, bảng theo dõi sản xuất thực tế xưởng cung cấp, … lập phiếu xuất kho Các chứng từ liên quan BM – TKSX – 02 BM – TKSX – 03 BM – QLTK – 03  Xuất cán sóng, cán xà gồ Căn vào phiếu yêu cầu cắt hàng, lập phiếu BM – CCTP – 01 xuất kho Bảo vệ NV cân  Xuất trả hàng (nhận) gia công Trạm Căn vào chứng từ yêu cầu giao hàng khách hàng Nhân viên viết phiếu lập phiếu xuất kho NV phiếu Viết  Xuất bán BM – QTĐH – Căn vào phiếu đề nghị giao hàng từ BP Điều 05 hàng, Nhân viên viết phiếu lập phiếu xuất kho  Xuất trả khách hàng (KPH) BM – QLTK – Căn vào chất lượng sản phẩm, yêu cầu 03 khách hàng qua ĐT, Mail, Fax, … lập phiếu xuất kho Thủ kho NV - Cập nhật vào thẻ kho/sổ kho BM – QLTK – 02 làm - Cuối ngày, in số lượng xuất kho ngày BM – QLTK – Trang 44 Trách Nội dung nhiệm thực phiếu để báo cáo Tài liệu liên quan/ Biểu mẫu thực 06 BM – QLTK – 04 Ghi chú: - Đối với xuất kho nội phải có phê duyệt đơn vị liên quan - Tất phiếu xuất hàng khỏi công ty HT – QLTK – phải có xác nhận NV trạm cân 02 thực theo quy định trạm cân BM – QLTK – - Đối với trường hợp mua hàng hoá, NVL, vật 07 tư với số lượng nhỏ nội dung đầy đủ chứng từ thủ kho vào phiếu cân trạm cân để làm sở cho việc nhập kho CHẾ ĐỘ CẬP NHẬ T HỒ SƠ VÀ BÁO CÁO Thủ kho NV phiếu - Hàng ngày nhập, xuất kho: thủ kho cập BM – QLTK – nhật vào thẻ kho/sổ kho 02 - Hàng ngày, cập nhật số liệu sau BM – QLTK – nhập, xuất lên máy tính theo Bảng danh 06 sách hàng tồn BM – QLTK – Hàng ngày, in số lượng tồn kho cuối ngày 04 để báo cáo viết - KIỂM KÊ KHO Thủ kho PT Tổng - Hàng tháng thực kiểm kê tất NVL, BM – QLTK – hàng hoá, thành phẩm cách so sánh số 05 lượng thực tế với số lượng sổ sách Hàng quý, năm yêu cầu đột xuất tiến BM – QLTK – Trang 45 Trách Nội dung nhiệm thực kho Phịng KTNB Phịng tốn Kế Tài liệu liên quan/ Biểu mẫu thực hành tổng kiểm kê tất NVL, CCDC, phụ 05 tùng, thành phẩm cách đối chiếu số lượng sổ sách với thực tế ghi nhận kết vào Biên Kiểm kê Ghi chú: - Tất Nguyên vật liệu, BTP, Thành Phẩm… ưu tiên thực nhập, xuất kho theo nguyên tắc: “Nhập trước Xuất trước” 2.2.1.5.6 Tài liệu tham khảo Tiêu chuẩn ISO 9001:2000 2.2.1.5.7 Biểu mẫu thực quy định lưu hồ sơ Tên biểu mẫu Ký hiệu Nơi lưu trữ Phiếu nhập kho BM – QLTK – 01 BP làm phiếu Thẻ kho BM – QLTK – 02 Phiếu xuất kho BM – QLTK – 03 BP làm phiếu HSW 216/TSOFT207 STS PCT/ổ M/ĐH/QLHH/ Thời lưu 01 năm cập nhật ngày 01 năm cập nhật hàng ngày Bảng danh sách hàng tồn BM – QLTK – 04 Biên kiểm kê BM – QLTK – 05 BP làm phiếu 01 năm Sổ kho BM – QLTK – 06 BP Tổng kho 01 năm Biên kiểm tra trạm cân BM – QLTK – 07 Nguyen.Minh/QTD N gian Ban ĐHSX, Trạm 01 năm cân, BP làm phiếu Trang 46 2.2.2 Những thuận lợi khó khăn việc thực ISO 9001:2008 Phòng Kế hoạch – Cung tiêu Tập Đoàn Hoa Sen 2.2.2.1 Thuận lợi Sự quan tâm thấu hiểu tầm quan trọng QLCL Ban lãnh đạo Tập đòan Ban Giám đốc Phịng địan Có tảng áp dụng ISO 9001 : 2008 Bộ phận chuyên trách Tập Một số Quy trình triển khai hiệu nâng cao hiệu hoạt động Cơng ty nói chung Phịng KHCT nói riêng (Quy chế phịng, Các quy trình) Sự đồng thuận cao tổ chức văn hóa doanh nghiệp đặc thù thuận lợi việc triển khai QT, QĐ 2.2.2.2 Khó khăn Một số quy trình thực cịn mang tính đối phó phụ thuộc vào điều kiện thực tế đơn vị (Quy trình quản lý kho, Quy định tuân thủ vệ sinh mơi trường, phịng chống cháy nổ) dẫn tới thiệt hại người tài sản Ví dụ: Theo nội dung Quy trình quản lý kho việc xếp, lưu kho hàng hóa khơng chồng q 03 lớp tôn cuộn thực tế vào thời điểm hàng tồn kho nhiều có tình trạng chồng xếp q 03 lớp dẫn tới việc tơn bị móp nguy hiểm cho người tài sản việc chồng xếp cao chế Nhận thức số nhân viên vai trị lợi ích QLCL cịn hạn Việc cập nhật bổ sung cải tiến Quy trình cịn chậm (Quy trình Xác nhận đơn hàng, Quản lý kho, Quy chế hoạt động phòng) dẫn tới việc phối hợp xử lý chậm trễ phát sinh chi phí việc áp dụng quy trình khơng cịn phù hợp với thực tế Việc kiểm tra đánh giá việc thực QLCL hiệu QLCL cịn cảm tính chưa có số liệu thống kê xác việc đánh giá cịn mang tính đối phó (Mục tiêu chất lượng Phòng KHCT, đánh giá định kỳ,…) Các Quy trình ban hành chưa áp dụng tồn hệ thống thiếu qn (Quy trình giao hàng nội địa, Quy trình triển khai sản xuất) Trang 47 Chương MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI TẬP ĐOÀN HOA SEN VÀ PHÒNG KẾ HOẠCH – CUNG TIÊU 3.1 Giải pháp nâng cao việc áp dụng ISO 9001 : 2008 Tập đoàn Hoa Sen 3.1.1 Đối với lãnh đạo Lãnh đạo cao cần cam kết tâm cao để huy động tham gia người, cung cấp nguồn lực cho việc áp dụng, trì cải tiến Lãnh đạo phải có nhận thức việc áp dụng ISO Đó hệ thống quản lý, giúp cho lãnh đạo ‘đồ trang sức”, cần đầu tư thời gian sức lực mức Lãnh đạo tổ chức phải tâm niệm là: Hệ thống quản lý chất lượng “khai sinh bàn lãnh đạo khai tử bàn lãnh đạo” Có kế hoạch đào tạo thường xuyên nâng cao nhận thức toàn tổ chức việc thiết lập áp dụng hệ thống quản lý chất lượng Có sách, chế độ khen thưởng, kỹ luật cá nhân, tập thể tham gia thực tốt trình xây dựng, áp dụng trì hệ thống Xây dựng mơi trường làm việc phát huy lực, khả sáng tạo, đóng góp ý kiến, giải pháp người Lãnh đạo phải xem chi phí cho việc áp dụng ISO khoản đầu tư giúp tăng lợi nhuận tương lai nâng cao hiệu hoạt động 3.1.2 Đối với việc Quản lý tài liệu, hồ sơ Các biểu mẫu số hóa dần để liệu liên quan tới tồn q trình kinh doanh, mua hàng, sản xuất, kiểm tra chất lượng sản phẩm đưa lên mạng giúp q trình phân tích liệu, dự báo sản xuất, phát vấn đề chất lượng thực nhanh đồng bộ, giảm thiểu việc lưu hồ sơ giấy với liệu vừa khơng xác vừa khó phân tích Cần thường xun xem xét lại quy trình làm việc, thủ tục, biểu mẫu Điều chỉnh loại bỏ biểu mẫu, thủ tục rườm rà, phức tạp, không mang lại giá trị cho doanh nghiệp Á p dụng công cụ sản xuất tinh gọn (Lean manufacturing) để đơn giản hóa bước thực công việc thủ tục tạo phối hợp công việc đơn vị cách mạch lạc, rõ ràng hiệu 3.1.3 Đào tạo Thường xun có buổi trao đổi, thảo luận sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, tăng cường thông tin, tuyên truyền bảng biểu, băng rôn để người đơn vị nắm rõ thực mục tiêu, Trang 48 sách đề ra, đồng thời giảm thiểu không hưởng ứng thói quen làm việc theo kiểu truyền thống Cần phải quan tâm đến hoạt động đào tạo, nâng cao nhận thức từ cấp lãnh đạo cao đến toàn thể nhân viên doanh nghiệp Thường xuyên tổ chức lớp tập huấn hệ thống áp dụng, hướng dẫn đánh giá nội cho nhân viên kể nhân viên cũ để nhân viên dễ dàng tiếp cận với hệ thống 3.1.4 Áp dụng công cụ cải tiến chất lượng hệ thống tích hợp Việc áp dụng chứng nhận ISO 9001 chưa đủ để nâng cao hiệu quản lý chất lượng, doanh nghiệp cần phải áp dụng công cụ hỗ trợ trình áp dụng 5S, sigma, sản xuất tinh gọn, kaizen,… Cần lựa chọn công cụ, hệ thống phù hợp với quy mô, điều kiện sở vật chất, nguồn tài chính, nguồn nhân lực có doanh nghiệp Nguồn lực Lựa chọn người có đủ lực để đảm nhận vai trị Đại diện lãnh đạo Đại diện lãnh đạo phải thành viên ban lãnh đạo doanh nghiệp nhà tư vấn nội ISO, đảm nhiệm vai trò đối nội đối ngoại Để đảm nhận vài trò trên, cán chất lượng phải có lĩnh, trình độ kỹ năng: + Khả lãnh đạo, có tầm nhìn quản trị, am hiểu lĩnh vực ngành nghề hoạt động doanh nghiệp, vận dụng linh hoạt kỹ mềm huấn luyện, hướng dẫn nhân viên thực đàm phán, thuyết phục, tạo động lực, làm việc nhóm … + Khả phối hợp hiệu với phận kinh doanh thị trường, phân loại khách hàng nhà cung cấp để xác định nhu cầu, mong muốn ngắn hạn, dài hạn, theo dõi, đánh giá mức độ thỏa mãn loại + Kiến thức rộng mô hình quản trị theo trình, theo kết quả, theo tiêu chuẩn (TQM, MBO, ISO 9001…) công cụ quản trị, công cụ thống kê, giải vấn đề chất lượng, đo lường, đánh giá (7 công cụ thống kê cũ mới, 5S, Kaizen, Lean, BSC, KPI, Sigma, công cụ cải tiến suất…) Á p dụng thành thạo mơ hình số công cụ thống kê, công cụ cải tiến nêu phù hợp với qui mô ngành nghề cụ thể doanh nghiệp Doanh nghiệp cần trọng lựa chọn cá nhân có trình độ, tâm huyết có tâm cao việc thực ISO Thay đổi dần thói quen, lề lối làm việc nhân viên từ phương pháp làm việc theo kinh nghiệm chuyển sang làm việc theo phương pháp khoa học Đối với doanh nghiệp lớn cần tổ chức phòng ban phụ trách hoạt động quản lý chất lượng, Có thể tổ chức phịng ban có từ 1-2 cán kiêm nhiệm thêm công việc quản lý chất lượng nhằm đảm bảo sâu sát việc giám sát đánh giá, không bị tải Trang 49 Về sở vật chất: Cần hoạch định cụ thể để đảm bảo cung cấp đầy đủ nguồn lực (tài chính, trang thiết bị,…) để đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn ISO Vận hành, trì cải tiến: Tổ chức đánh giá nội theo định kỳ: việc đánh giá nội phải có tham gia đầy đủ phận tinh thần tìm điểm khơng phù hợp để cải tiến tốt hơn, nhiều trường hợp đánh giá nội sợ bị tìm lỗi bị khen thưởng nên không h ợp tác đầy đủ trốn tránh Trong trình đánh giá nội kh i tìm điểm khơng phù hợp thành viên phải tìm cách khắc phục tối ưu sử dụng biện pháp phù hợp với đặc điểm đơn vị tránh trường hợp giải qua loa, không dứt điểm Chú trọng cải tiến liên tục: hành động cải tiến, hoạt động đổi mang lại lợi ích thiết thực cần phải thực thường xuyên để đảm bảo hệ thống doanh nghiệp ln trì có hiệu lực, hiệu Chú trọng đến chuỗi giá trị doanh nghiệp Gắn kết Hệ thống quản trị chất lượng với phận hoạt động sản xuất nhằm tạo lợi cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp Khơng nên chạy theo hình thức, đối phó Điều tự giết chết hệ thống tổ chức tạo cho nhân viên thói quen khơng tốt Xem xét đầu tư xây dựng hệ thống iQMS nhằm tăng hiệu suất làm việc, kiểm sốt chặt chẽ q trình, lưu trữ hồ sơ đơn giản, tự động cập nhật, tổng hợp báo cáo Á p dụng tiêu chuẩn ISO 9004:2009 - Hướng đến thành công bền vững cho tổ chức – Tiêu chuẩn hướng dẫn để đạt thành công bền vững cho tổ chức môi trường cạnh tranh phức tạp biến động cách tiếp cận hệ thống quản lý chất lượng Tiêu chuẩn hỗ trợ cho doanh nghiệp áp dụng ISO 9001 đạt lợi ích lâu dài thơng qua áp dụng HTQLCL sâu rộng 3.2 Giải pháp nâng cao việc áp dụng ISO 9001 : 2008 Phòng Kế hoạch – Cung tiêu Nếu nhân viên không làm quy trình bị xử lý tùy thuộc vào mức độ vi phạm, số lần vi phạm có biện pháp xử lý khác như: khiển trách, trừ lương kinh Doanh, cho việc,… Hiện tại, tồn việc xếp tôn lớp kho tình hình khách quan: hàng tồn kho nhiều, chưa giao hàng kịp, Tuy nhiên, việc chồng xếp lớp không theo quy định dẫn tới việc hàng hóa bị ảnh hưởng chất lượng móp méo rớt từ cao xuống làm nguy hiểm tới người tài sản kho Đối với quy trình quản lý kho việc khơng chồng xếp q lớp phù hợp nên việc khắc phục mở rộng kho bãi (xây thuê kho bên ngoài) để có đủ chỗ chứa hàng tránh trường hợp chồng xếp q quy định Trang 50 Những quy trình khơng cập nhật kịp thời dẫn đến việc áp dụng khơng với thực tế gây khó khăn việc triển khai công việc (các đơn vị làm khác nhau), làm thời gian việc xử lý cơng việc phát sinh Để khắc phục tình trạng cần phối hợp với đơn vị liên quan rà sốt lại quy trình với mật độ nhiều Đối với tình trạng nhân viên vào làm khoản thời gian đến đợt đào tạo Cơng ty, cần có nhân viên chun trách ISO Phòng KHCT Nhân viên vào mà chưa tới đợt đào tạo ISO cơng ty nhân viên phụ trách ISO phòng hướng dẫn kiến thức cho nhân viên mới, sau cơng ty đào tạo lại Đồng thời điều chỉnh lại mục tiêu chất lượng cho phù hợp với thực tế Trang 51 KẾT LUẬN Việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 giúp cho doanh nghiệp cung cấp sản phẩm đồng đáp ứng yêu cầu khách hàng yêu cầu pháp lý khác; nâng cao thoả mãn khách hàng qua việc áp dụng có hiệu lực hệ thống này, xây dựng trình để cải tiến thường xun phịng ngừa sai lỗi Tập đồn Hoa Sen nói chung Phịng Kế hoạch Cung tiêu nói riêng áp dụng yêu cầu Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 Việc áp dụng quy trình Phịng Kế hoạch Cung tiêu có thuận lợi khó khăn định (nhận thức nhân viên việc áp dụng theo quy trình chưa cao, cịn mang tính đối phó, số quy trình chưa cập nhật kịp thời, …) Do vậy, việc đào tạo để nâng cao nhận thức nhân viên, đặc biệt lãnh đạo; đào tạo, hướng dẫn nhân viên thực theo quy trình; rà sốt lại quy trình, cập nhật kịp thời để phù hợp thực tế … giải pháp quan trọng để việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 Phòng Kế hoạch Cung tiêu, Tập đoàn Hoa Sen tốt Trang 52 ... tế áp dụng Hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 Phòng Kế Hoạch – Cung tiêu 2.2.1 Các Quy trình ISO 9001: 2008 áp dụng Tổng số Quy trình, quy định, quy chế, hướng dẫn ISO 9001: 2008 Tập đoàn Hoa Sen. .. Giới thiệu Tập Đồn Hoa Sen Phịng Kế hoạch – Cung tiêu 2.1.1 Tập Đoàn Hoa Sen Tập Đoàn Hoa Sen thành lập ngày 08/08/2001, với thương hiệu “Tôn Hoa Sen? ??, “Nhựa Hoa Sen? ??, “Ống Thép Hoa Sen? ?? chuyên... nâng cao hiệu áp dụng ISO 9001 cho doanh nghiệp Việt Nam, nhóm chọn đề tài ? ?Quá trình áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 Phòng Kế hoạch Cung tiêu thuộc Tập đồn Hoa Sen? ?? để tìm