K. phù hợpTiếp nhận
2.2.1.4.4 Trách nhiệm
TP. Kế hoạch – Cung tiêu, trưởng Ban điều hành sản xuất và phụ trách các đơn vị liên quan phải thực hiện theo quy định của quy trình này và thường xuyên xem xét cải tiến để tài liệu này thực hiện có hiệu quả.
2.2.1.4.5 Nội dung
Lưu đồ thực hiện
Trách nhiệm Lưu đồ Tài liệu sử dụng/Biểu mẫu thực hiện NV Kế Hoạch sản xuất Các yêu cầu đặt hàng BM – QTĐH – 01 TBP.KHSX và GC BM – QLTK – 04 BM – TKSX – 02 BM – QTĐH – 04 TBP.KHSX và GC BM – TKSX – 01 NV Kế Hoạch sản xuất BM – TKSX – 02 BM – TKSX – 03 TP.KH-CT Ban ĐHSX BM – TKSX – 02 Ban ĐHSX BM – TKSX – 02 Các hướng dẫn SX của xưởng NV Kế hoạch sản
xuất Bảng theo dõi SX
Trang 37
Tiếp nhận Yêu cầu
Kiểm tra NVL K. đủ Yêu cầu mua Đầy
Cân đối kế hoạch sản xuất Lập Kế hoạch sản xuất K. đồng Xem xét KHSX Đồng
Triển khai Sản xuất
TBP KHSX và GC Ban ĐHSX BM – TKSX – 02BM – TKSX – 03 NV Điều Hàng QT – PCT –QLTK Có Điều chỉnh (nếu có) Không TH – Giao hàng
2.2.1.4.6 Diễn giải
Trách nhiệm Nội dung Tài liệu sử dụng/
Biểu mẫu thực hiện
Nhân viên kế hoạch sản xuất
TIẾP NHẬN YÊU CẦU
Tiếp nhận yêu cầu sản xuất từ khách hàng hoặc từ BP Điều hàng thông qua mail, fax, trực tiếp, …
Các yêu cầu đặt hàng
BM – QTĐH – 01
TBP.KHSX
KIỂM TRA NGUYÊN VẬT LIỆU
TBP.KHSX tổng hợp các yêu cầu sản xuất. Sau đó, kiểm tra lượng nguyên vật liệu trong kho thông qua bảng danh sách hàng tồn và kế hoạch sản xuất trước đó có đáp ứng khả năng sản xuất, nếu:
Không đủ: lập phiếu yêu cầu mua vật tư, NVL - Đủ: Căn cứ vào bảng cân đối khả năng sản
xuất phúc đáp về số lượng và thời gian giao hàng cho khách hàng BM – QLTK – 04 BM – TKSX – 02 BM – QTĐH – 04 BM – TKSX – 01 NV Kế Hoạch LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT
Đối chiếu các yêu cầu sản xuất với kết quả kiểm tra nguyên vật liệu và KHSX trước đó để tiến hành lập kế hoạch sản xuất theo biểu mẫu BM – TKSX – 02
Ghi chú:
- Khi có nguyên vật liệu nhưng không triển khai sản xuất được thì lập kế hoạch gia công ngoài.
- Khi công suất máy lớn hơn nhu cầu sản xuất thì lập kế hoạch nhận hàng gia công.
BM – TKSX – 02
BM – TKSX – 03
Trách nhiệm Nội dung Tài liệu sử dụng/ Biểu mẫu thực hiện
Nhân viên kế hoạch sản xuất
TIẾP NHẬN YÊU CẦU
Tiếp nhận yêu cầu sản xuất từ khách hàng hoặc từ BP Điều hàng thông qua mail, fax, trực tiếp, … Các yêu cầu đặt hàng BM – QTĐH – 01 TP.KH-CT Ban ĐHSX XEM XÉT KHSX
Tiến hành xem xét kế hoạch sản xuất:
- Nếu không đồng ý: yêu cầu điều chỉnh KHSX.
- Nếu đồng ý: ký xác nhận và cho triển khai sản xuất
BM – TKSX – 02
Ban ĐHSX
TRIỂN KHAI SẢN XUẤT
Tiến hành triển khai sản xuất theo kế hoạch đã duyệt.
BM – TKSX – 02 Các hướng dẫn SX của xưởng
NV Kế hoạch
THEO DÕI SẢN XUẤT
- Thực hiện theo dõi quá trình sản xuất thông qua bảng theo dõi sản xuất của bộ phận kiểm soát chất lượng (KCS).
- Thưc hiện theo dõi gia công ngoài thông qua điện thoại, fax…với đơn vị thực hiện gia công. Bảng theo dõi sản xuất BM – TKSX – 03 TBP.KHSX Ban ĐHSX ĐIỀU CHỈNH (NẾU CÓ)
Trong quá trình theo dõi tiến độ sản xuất nếu: - Tiến độ sản xuất không đáp ứng đúng kế
hoạch đã đề ra thì tiến hành phối hợp với Ban ĐHSX đẩy nhanh tiến độ hay lập kế hoạch sản xuất mới (nếu cần).
- Tiến độ gia công không đáp ứng đúng kế hoạch thì tiến hành phối hợp với đơn vị gia công đẩy nhanh tiến độ hoặc lập kế hoạch gia công mới (nếu cần).
BM – TKSX – 02
Trách nhiệm Nội dung Tài liệu sử dụng/ Biểu mẫu thực hiện
Nhân viên kế hoạch sản xuất
TIẾP NHẬN YÊU CẦU
Tiếp nhận yêu cầu sản xuất từ khách hàng hoặc từ BP Điều hàng thông qua mail, fax, trực tiếp, … Các yêu cầu đặt hàng BM – QTĐH – 01 NV Điều Hàng TỔNG HỢP – GIAO NHẬN HÀNG
Sau khi hoàn thành tiến độ sản xuất/gia công tiến hành tổng hợp, thống kê hàng hoá so với kế hoạch đã đề ra. Làm thủ tục giao nhận hàng hoặc lưu kho.
QT – PCT – QLTK
2.2.1.4.7 Tài liệu tham khảo
Tiêu chuẩn ISO 9001: 2000
2.2.1.4.8 Biểu mẫu thực hiện và quy định lưu hồ sơ
Tên biểu mẫu Ký hiệu Nơi lưu trữ Thời gian lưu
Bảng cân đối KHSX BM – TKSX – 01 BP KHSX 01 năm
Kế hoạch sản xuất BM – TKSX - 02 BP KHSX
Ban ĐHSX 01 năm
Kế hoạch gia công ngoài BM – TKSX - 03 BP KHSX 1 ăm
2.2.1.5 Quy trình quản lý kho 2.2.1.5.1 Mục đích
Nhằm thống nhất quy trình nhập, xuất kho Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, phụ tùng, Bán thành phẩm, Thành phẩm;
Đảm bảo tính chính xác, giảm thiểu đến mức thấp nhất các rủi ro thất thoát Nhằm thống nhất quy trình cập nhật, đối chiếu để thống nhất số liệu giữa sổ sách với số liệu tồn kho thực tế.
2.2.1.5.2 Phạm vi áp dụng
Áp dụng cho Bộ phận tổng kho, phòng Kế hoạch – Cung tiêu, các đơn vị liên quan đến nhập xuất kho.
2.2.1.5.3 Thuật ngữ, định nghĩa và từ viết tắt
Xuất kho nội bộ: xuất NVT, phụ tùng, BTP, thành phẩm…để sản xuất, cắt cán thành phẩm.
- QLTK : Quản lý kho
- P.KTNB : Phòng kiểm toán nội bộ - Ban TGĐ : Ban Tổng Giám đốc - BTP : Bán thành phẩm - NVL : Nguyên vật liệu - CCDC : Công cụ dụng cụ
2.2.1.5.4 Thuật ngữ, định nghĩa và từ viết tắt
- Trưởng các đơn vị liên quan, thủ kho phải quản lý kho theo yêu cầu của quy trình này.
- Trưởng phòng KH – Cung tiêu phải hướng dẫn và đảm bảo quy trình này thực hiện có hiệu quả.
2.2.1.5.5 Nội dung
Trách nhiệm thực hiện
Nội dung Tài liệu liên
quan/ Biểu mẫu thực hiện NHẬP KHO Phụ trách tổng kho, thủ kho liên quan. NV lập phiếu
Thực hiện kiểm tra tất cả hàng hoá, thành phẩm, NVL trước khi cho nhập kho. Nhập hàng hóa mua ngoài, hàng trả lại:
Khi có yêu cầu nhập kho hàng hóa, người yêu cầu kèm các chứng từ như phiếu giao hàng, ĐĐH, HĐ, danh sách sản phẩm có đầy đủ chữ ký xác nhận của các đơn vị liên quan. Nhân viên viết phiếu lập phiếu nhập kho
Nhập thành phẩm sản xuất, hàng gia công ngoài
Căn cứ vào Bảng theo dõi sản xuất của BP Kiểm soát chất lượng sau mỗi ca, hồ sơ giao nhận hàng gia công ngoài từ đơn vị gia công. Nhân viên viết phiếu lập phiếu nhập kho.
nhập thành phẩm cán cắt :
Căn cứ vào Phiếu yêu cầu cắt hàng, bảng theo dõi hàng cắt (Nhật ký chứng từ), phiếu xuất kho của phân xưởng… Nhân viên viết phiếu lập phiếu nhập kho.
Nhập hàng nhận gia công của khách hàng - Căn cứ vào chứng từ giao hàng của khách
hàng có đầy đủ chữ ký xác nhận của khách hàng và các đơn vị liên quan. Nhân viên viết phiếu lập phiếu nhập kho.
Các chứng từ liên quan BM – QLTK– 01 BM – CCTP - 01 BM – CCTP - 02
Thủ kho - Cập nhật vào thẻ kho/ sổ kho (thủ kho ghi BM – QLTK – Trang 43
Trách nhiệm thực hiện
Nội dung Tài liệu liên
quan/ Biểu mẫu thực hiện
NV làm phiếu
nhận)
- Cuối ngày, in số lượng nhập kho trong ngày để báo cáo.
02 BM – QLTK – 06 BM – QLTK – 04 Phụ trách Tổng kho, Thủ kho liên quan
LƯU KHO VÀ BẢO QUẢN
Xem quy định xếp dỡ, lưu kho, bao gói, bảo quản nguyên vật liệu
HT – QLTK – 01 XUẤT KHO Phụ trách Tổng kho, Thủ kho liên quan.
Thực hiện kiểm tra tất cả hàng hoá, thành phẩm, NVL trước khi cho xuất kho.
Xuất sản xuất: NVL, CCDC, phụ liệu, … Căn cứ vào Kế hoạch sản xuất/kế hoạch gia công ngoài, bảng theo dõi sản xuất thực tế do xưởng cung cấp, … lập phiếu xuất kho
Các chứng từ liên quan BM – TKSX – 02 BM – TKSX – 03 BM – QLTK – 03 Bảo vệ NV Trạm cân NV Viết phiếu Xuất cán sóng, cán xà gồ
Căn cứ vào phiếu yêu cầu cắt hàng, lập phiếu xuất kho
Xuất trả hàng (nhận) gia công
Căn cứ vào chứng từ yêu cầu giao hàng của khách hàng. Nhân viên viết phiếu lập phiếu xuất kho.
Xuất bán
Căn cứ vào phiếu đề nghị giao hàng từ BP Điều hàng, Nhân viên viết phiếu lập phiếu xuất kho. Xuất trả khách hàng (KPH) BM – CCTP – 01 BM – QTĐH – 05 BM – QLTK –
Trách nhiệm thực hiện
Nội dung Tài liệu liên
quan/ Biểu mẫu thực hiện
Căn cứ vào chất lượng sản phẩm, yêu cầu của khách hàng qua ĐT, Mail, Fax, … lập phiếu xuất kho
03
Thủ kho NV làm phiếu
- Cập nhật vào thẻ kho/sổ kho
- Cuối ngày, in số lượng xuất kho trong ngày để báo cáo
BM – QLTK – 02 BM – QLTK – 06 BM – QLTK – 04 Ghi chú:
- Đối với xuất kho nội bộ phải có sự phê duyệt của các đơn vị liên quan.
- Tất cả các phiếu xuất hàng ra khỏi công ty đều phải có xác nhận của NV trạm cân và thực hiện theo quy định trạm cân.
- Đối với trường hợp mua hàng hoá, NVL, vật tư với số lượng nhỏ và không thể hiện nội dung đầy đủ trên chứng từ thì thủ kho căn cứ vào phiếu cân của trạm cân để làm cơ sở cho việc nhập kho.
HT – QLTK – 02
BM – QLTK – 07
CHẾ ĐỘ CẬP NHẬT HỒ SƠ VÀ BÁO CÁO
Trách nhiệm thực hiện
Nội dung Tài liệu liên
quan/ Biểu mẫu thực hiện
Thủ kho
NV viết phiếu
- Hàng ngày nhập, xuất kho: thủ kho cập nhật vào thẻ kho/sổ kho
- Hàng ngày, cập nhật số liệu ngay sau khi nhập, xuất lên máy tính theo Bảng danh sách hàng tồn.
- Hàng ngày, in số lượng tồn kho cuối ngày để báo cáo. BM – QLTK – 02 BM – QLTK – 06 BM – QLTK – 04
KIỂM KÊ KHO
Thủ kho - Hàng tháng thực hiện kiểm kê tất cả NVL, hàng hoá, thành phẩm bằng cách so sánh số lượng thực tế với số lượng trên sổ sách.
BM – QLTK – 05 PT Tổng kho Phòng KTNB Phòng Kế toán
Hàng quý, năm hoặc yêu cầu đột xuất tiến hành tổng kiểm kê tất cả các NVL, CCDC, phụ tùng, thành phẩm bằng cách đối chiếu số lượng trong sổ sách với thực tế và ghi nhận kết quả vào Biên bản Kiểm kê.
BM – QLTK – 05
Ghi chú:
- Tất cả Nguyên vật liệu, BTP, Thành Phẩm… ưu tiên thực hiện nhập, xuất kho theo nguyên tắc: “Nhập trước Xuất trước”.
2.2.1.5.6 Tài liệu tham khảo
Tiêu chuẩn ISO 9001:2000
2.2.1.5.7 Biểu mẫu thực hiện và quy định lưu hồ sơ
Tên biểu mẫu Ký hiệu Nơi lưu trữ Thời gianlưu
Phiếu nhập kho BM – QLTK – 01 BP làm phiếu 01 năm
Thẻ kho BM – QLTK – 02 HSW216/TSOFT207
.STS
cập nhật hằng ngày
Phiếu xuất kho BM – QLTK – 03 BP làm phiếu 01 năm Bảng danh sách hàng tồn BM – QLTK – 04 PCT/ổ M/ĐH/QLHH/ Nguyen.Minh/QTD N cập nhật hàng ngày Biên bản kiểm kê BM – QLTK – 05 BP làm phiếu 01 năm
Sổ kho BM – QLTK – 06 BP Tổng kho 01 năm
Biên bản kiểm tra trạm cân BM – QLTK – 07 Ban ĐHSX, Trạmcân, BP làm phiếu 01 năm
2.2.2 Những thuận lợi và khó khăn trong việc thực hiện ISO 9001:2008 tại Phòng Kế hoạch – Cung tiêu của Tập Đoàn Hoa Sen
2.2.2.1 Thuận lợi
Sự quan tâm và thấu hiểu tầm quan trọng về QLCL của Ban lãnh đạo Tập đòan và Ban Giám đốc Phòng
Có nền tảng áp dụng ISO 9001 : 2008 và Bộ phận chuyên trách của Tập đòan
Một số Quy trình đã được triển khai hiệu quả và nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty nói chung và Phòng KHCT nói riêng (Quy chế phòng, Các quy trình)
Sự đồng thuận cao trong tổ chức và văn hóa doanh nghiệp đặc thù thuận lợi trong việc triển khai các QT, QĐ
2.2.2.2 Khó khăn
Một số quy trình thực hiện còn mang tính đối phó và phụ thuộc vào điều kiện thực tế tại đơn vị (Quy trình quản lý kho, Quy định tuân thủ vệ sinh môi trường, phòng chống cháy nổ) có thể dẫn tới thiệt hại về người và tài sản.
Ví dụ: Theo nội dung Quy trình quản lý kho thì việc sắp xếp, lưu kho hàng hóa không được chồng quá 03 lớp tôn cuộn nhưng thực tế vào thời điểm hàng tồn kho nhiều vẫn có tình trạng chồng xếp quá 03 lớp dẫn tới việc tôn có thể bị móp hoặc nguy hiểm cho người và tài sản do việc chồng xếp cao.
Nhận thức của một số nhân viên về vai trò và lợi ích của QLCL còn hạn chế
Việc cập nhật bổ sung cải tiến các Quy trình còn chậm (Quy trình Xác nhận đơn hàng, Quản lý kho, Quy chế hoạt động phòng) dẫn tới việc phối hợp xử lý chậm trễ hoặc phát sinh chi phí do việc áp dụng các quy trình không còn phù hợp với thực tế.
Việc kiểm tra đánh giá việc thực hiện QLCL cũng như hiệu quả của QLCL còn cảm tính chưa có số liệu thống kê chính xác và việc đánh giá còn mang tính đối phó (Mục tiêu chất lượng Phòng KHCT, đánh giá định kỳ,…)
Các Quy trình được ban hành nhưng chưa được áp dụng toàn hệ thống và thiếu nhất quán (Quy trình giao hàng nội địa, Quy trình triển khai sản xuất).
Chương 3