kỹ năng ra quyết định và tổ chức công việc giải quyết

Trong hoạt động quản lý của các nhà quản lý, các loại quyết định mà họ đưa ra có liên quan đến công việc của tổ chức đều được gọi là quyết định quản lý.Một số cách định nghĩa sau đây có

KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ (KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ)

TS Chu Xuân Khánh Học viện Hành chính

1 Quan niệm về quyết định quản lý

Quyết định là một khái niệm để chỉ một vấn đề, một sự kiện đã được thiếtlập cách thức để giải quyết

Trong hoạt động quản lý của các nhà quản lý, các loại quyết định mà họ đưa

ra có liên quan đến công việc của tổ chức đều được gọi là quyết định quản lý.Một số cách định nghĩa sau đây có thể quan tâm:

 Quyết định quản lý là hành vi sáng tạo của nhà quản lý nhằm định rachương trình và tính chất hoạt động của tổ chức để giải quyết các vấn đề đã chínmuồi, trên cơ sở hiểu biết các quy luật vận động khách quan của hệ thống bịquản lý và việc phân tích các thông tin về hiện tượng của hệ thống

 Quyết định quản lý là hành vi có tính chỉ thị của chủ thể quản lý để địnhhướng, tổ chức và kích thích mọi nguồn động lực trong hệ thống quản lý, chiphối sự vận động phát triển của toàn bộ hệ thống quản lý nhằm thực hiện cácmục tiêu đề ra

 Ra quyết định là quá trình xác định vấn đề và lựa chọn một chương trìnhhành động thích hợp trong số nhiều chương trình hành động khác nhau đã đượcchuẩn bị, nhằm đáp ứng yếu cầu của tình huống

Quá trình quyết định theo G.P Huber

 Làm quyết định là một quá trình thông qua quá trình này một tiến trìnhcủa hành động được chọn và coi đó như là một cách giải quyết một vấn đề cụthể

 Trên cơ sở của nhiều các cách tiếp cận khác nhau về quyết định quản lý,

có thể khái quát quyết định quản lý là: sản phẩm của một quá trình, dựa vào đó

có thể để tiến hành giải quyết các vấn đề trong tổ chức nhằm đạt được các mụctiêu của tổ chức

2 Các loại quyết định quản lý.

Vấn đề gặp trong tổ chức có thể có khá nhiều loại và mỗi một loại như vậyđòi hỏi phải có một cách xử lý riêng Việc phân chia các vấn đề thành các loạikhác nhau cũng giống như các cách phân loại khác cũng chỉ mang tính tươngđối

Các hoạt động liên quan đến tìm kiếm các cách giải quyết vấn đề

Các hoạt động liên quan đến đánh giá các giải pháp

Các hoạt động liên quan đến thực hiện giải pháp lựa chọn

Làm quyết định

Giải quyết vấn đề

- Các nhà quản lý thường quan tâm các vấn đề dựa trên khái niệm kết cấu củavấn đề Khái niệm kết cấu vấn đề cũng được hiểu như kết cấu của toà nhà, bàivăn hay một tổ chức Nếu như kết cấu đơn giản, dễ hiểu, hấp dẫn thì dễ tiếpcận, nếu phức tạp, khó có thể hiểu đúng nó

Như đã nêu ở phần định nghĩa quyết định và phân loại vấn đề, gắn liền vớicác loại vấn đề sẽ có những loại quyết định thích hợp

Có nhiều cách phân loại quyết định Mỗi một cách phân loại đều nhằm mụcđích riêng của các nhà phân loại Có thể phân quyết định thành các nhóm sau:

 Quyết định theo chương trình

 Các quyết định không theo chương trình

Bên cạnh phân loại quyết định theo vấn đề thường xuyên hoặc khôngthường xuyên, tuỳ thuộc vào loại vấn đề phân theo các cách khác nhau mà có cácloại quyết định Một số loại sau đây thường được đề cập đến tương đối phổ biến

 Quyết định chiến lược, dài hạn

 Quyết định chiến thuật;

 Quyết định vấn đề hàng ngày, thường xuyên;

 Quyết định mang tính tình huống (dự án, đổi mới)

 Có thể phân loại theo lĩnh vực hoạt động của tổ chức;

 Có thể phân loại theo cấp quản lý

 Quyết định đổi mới, cải cách Đây cũng là những loại quyết định khókhăn đối với các nhà quản lý Đặc biệt trong môi trường đang có nhiều biếnđộng thường xuyên nhưng lại chứa đựng các yếu tố mang tính xác suất (rủiro) hoặc không chắc chắn, tức không biết được cả xác suất có thể xẩy ra.Việc đưa ra các quyết định này cũng giống như các loại quyết định khôngtheo chương trình ở trên

3 Những điều kiện để ra quyết định.

- Có vấn đề Các nhà quản lý các cấp phải tìm ra được các vấn đề trong tổchức Do việc xác định các loại vấn đề không giống nhau, nên phân chiathành các lĩnh vực (phân công, phân cấp) để tìm kiểm vấn đề

- Có nhận thức được giữa vấn đề và thực tiễn đòi hỏi;

- Có ham muốn để giải quyết sự sai lệch giữa mong muốn và thực tế Nhiềutrường hợp sự thờ ơ của các nhà quản lý có thể không làm cho quyết định có

ý nghĩa cả khi xây dựng cũng như vận dụng nó để giải quyết vấn đề

- Có điều kiện để giải quyết (chống đối, ủng hộ, tiền, nguồn lực,v.v);

- Có đủ quyền uy để giải quyết

4 Những yếu tố ảnh hưởng đến ra quyết định

- Những yếu tố khách quan Đó là những yếu tố nằm bên ngoài các nhà quản lýnhưng được các nhà quản lý nhận thức được Những yếu tố về môi trường,công nghệ, thị trường là những yếu tố khách quan

- Các yếu tố chủ quan Là những yếu tố từ bản thân các nhà quản lý tạo ra theo

tư duy riêng của mình Những ý tưởng, cách thức tiếp cận, cách lựa chọnthông số tối ưu thuộc về nhóm chủ quan

- Các yếu tố mang tính chính trị (áp lực của nhóm lợi ích, nghiệp đoàn, nhànước,v.v) Nhiều vấn đề kết cấu rất đơn giản, nhưng khi chịu áp lực ủa nhiềunhóm lợi ích khác nhau cũng có thể không đưa ra được quyết định Vấn đềgiảm tiền lương do thua lỗ là ví dụ

- Độ tin cậy của thông tin và tình trạng thiếu hay đủ thông tin tin cậy Nhiềuthông tin sai lệch, bị nhiễu cũng không làm cho quyết định hợp lý;

- Độ không chắc chắn, tin cậy hay rủi ro có thể xẩy ra Mức độ không tin cậycàng lớn, quyết định càng xa với hiện thực và ngay khi khi đã có dự báo vềxác suất, tính chắc chắn của các quyết định cũng gặp nhiều khó khăn

- Khác

5 Yêu cầu đối với quyết định quản lý.

- Đúng quy định của pháp luật;

- Phù hợp với mục tiêu của tổ chức;

- Có căn cứ khoa học, thống nhất và toàn diện;

- Đúng thẩm quyền;

- Có tính khả thi;

-Kịp thời, ngắn gọn, chính xác;

- Hiệu quả;

6 Quá trình ra quyết định quản lý

Quyết định như đã định nghĩa ở trên là một là một loại sản phẩm đặc biệtcủa quá trình gọi là quá trình làm quyết định

Quá trình làm quyết định không chỉ đơn thuần là lựa chọn một sự lựa chọntrong tất cả sự lựa chọn mà là phải tìm ra được các sự lựa chọn, cũng như phântích để chỉ ra những lợi thế của từng phương án lựa chọn trước khi quyết định.Quy trình làm quyết định thường được chia thành các bước và tuỳ thuộc vào

mô hình áp dụng có thể chia số bước khác nhau Việc phân chia số bước hoàntoàn không đóng vai trò quan trọng do tính tương đối của cách chia

Nội dung chi tiết của các bước trong quá trình làm quyết định

(1) Xác định vấn đề mà nhà quản lý cần quan tâm:

Vấn đề là gì Vấn đề thường gắn liền với một sự sai lệch nhất định nào đógiữa mong muốn và thực tiễn trong tổ chức mà các nhà quản lý cần quan tâm đểđiều chỉnh Quyết định về vấn đề đó cũng có nghĩa là giải quyết (mong muốn) sựsai lệch

Một tổ chức, các nhà quản lý nếu không nhận thức được các vấn đề đang cótrong tổ chức mình và không hiểu rõ đượcnhững vấn đề đó (nguyên nhân) sẽkhông điều hành tổ chức phát triển nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra

Trong tổ chức có nhiều loại vấn đề như đã nêu ở phần trên khi bàn về cácloại quyết định Nhiệm vụ của các nhà quản lý là phải tìm hiểu rõ vấn đề đó đểbiết rõ những tình cách, đặc điểm của vấn đề

Tìm kiếm vấn đề trong tổ chức cần trả lời một số câu hỏi mang tinh kháiquát ban đầu như:

- Ai nói về vấn đề hay vấn đề đó của ai; ai là người đề xuất vấn đề:

- Vấn đề gì tức liên quan đến những khía cạnh nào của tổ chức;

- Vấn đề xẩy ra ở đâu: bên trong, bên ngoài tổ chức hay trong một bộ phận nhỏcủa các nhà quản lý;

- Khi nào vấn đề này xuất hịên: đã có trong quá khứ hay trong kế hoạch hay chỉmới xuất hịên do mở rộng sản xuất;

- Vấn đề xẩy ra như thế nào: sai lệch về chức năng, nhiệm vụ, chất lượng hay

số lượng; quy mô lớn hay nhỏ

- Nguyên nhân của sự sai lệch là gì, đã biết hay đang còn nghiên cứu xem xét.Một tổ chức thường có vô số vấn đề Các nhà quản lý không có đủ thời gian

và cũng không nhất thiết phải giải quyết một lúc, đồng thời các vấn đề Nhiềuvấn đề khi phát hiện nhầm tưởng là rất lớn, khó nhưng khi giải quyết một số vấn

đề khác, vấn đề đó cũng được giải quyết

Phân loại vấn đề nhằm xác định thứ tự ưu tiên của vấn đề đó Phân loại theocách cách đã nêu trên và cũng có thể phân loại theo mức độ đưa ra quyết định:

- Mức độ khó hay dễ khi quyết định

- Vấn đề có thể tự giải quyết

- Loại vấn đề chính nhà quản lý phải ra quyết định

Trong xu thể chung của sự vận động và phát triển tổ chức, nhiều loại vấn đềmới xuất hiện đòi hỏi phải giải quyết Để hiểu rõ vấn đề cần lưu ý một số nộidung sau:

- Cần thường xuyên thu thập (bằng nhiều kênh thông tin) thông tin về các vấn

đề (lớn, nhỏ) trong tổ chức trên tất cả các phương diện

- Ghi nhận những nhân tố bên trong bên ngoài tác động đến tổ chức và xácđịnh trọng số của các yếu tố tác động đó;

- Thường xuyên đánh giá, bổ sung, xử lý thông tin thu thập được;

- Đơn giản hoá vấn đề trước lúc làm cho nó phức tạp - tức không cần quyếtđịnh mà vẫn giải quyết được vấn đề thay cho quyết định;

- Mở rộng các hình thức trao đổi thông tin trong tổ chức thông qua nhiều cơhội khác nhau, không chỉ bằng hội nghị

- Khuyến khích mọi người có liên quan tự giải quyết vấn đề của mình

(2) Xác định mục tiêu và các tiêu chí cần thiết để ra quyết định hay các yếu

tố có liên quan đến quyết định.

Khi vấn đề được giải quyết, các nhà quản lý phải lựa chọn những mục tiêu

mà tổ chức mong muốn đạt được khi thực hịên quyết định

Thiết lập các tiêu chí và mục tiêu của quyết định là một bước quan trọng vàkhông dễ dàng

Một vài câu hỏi thường được chú ý như:

- Những sự thay đổi nào từ bên trong và bên ngoài tổ chức sẽ ảnh hưởng đếnvấn đề;

- Ai là người dính líu nhiều nhất đến vấn đề;

- Những mong muốn, hy vọng của họ ?

- Họ sẽ hành động để tham gia giải quyết vấn đề;

(3) Xác định hay xây dựng trọng số (độ ưu tiên) cho các tiêu chí của quyết

thông tin rất khác nhau Tìm ra cách thức để xác định sự ảnh hưởng đó có ýnghĩa quyết định cho sự khả thi của quyết định.

 Tầm quan trọng của việc đánh giá các thông tin;

 Các phương pháp luận để cho trọng số thông tin ;

 Cách thức cho trọng số (thang trọng số)

Ví dụ: thay xe máy này bằng một xe máy khác Có bao nhiêu yếu tố ảnhhưởng đến quyết định thay xe; trọng số cần phải ưu tiên cho các thông số đó nhưthế nào Có người cho rằng kiểu dáng được ưu tiên và có trọng số cao; trong khi

đó có người lại lưu tâm đến khả năng chở hàng (trọng tải); cũng có người quantâm đến giá cả (xe máy Trung Quốc bán chạy trên thị trường Việt Nam là do vấn

đề giá)

Các tiêu chí mô tả ở phần hai thường được cho trọng số theo thứ tự ưu tiên vàtheo thang điểm từ 0 đến 10 Xác định trọng số này cũng là cách để lựa chọnphương án tốt nhất (theo trọng số) các khả năng lựa chọn khi mà các khả nănglựa chọn đều có các tiêu chí như nhau nhưng lại biểu hiện ở các chỉ số khácnhau

(4) Xây dựng các khả năng (phương án) có thể lựa chọn cho quyết định

Giải quyết vấn đề với các thông tin và các trọng số đã nêu trên có thể cónhiều phương án khác nhau Vấn đề cơ bản của bước này là phải tìm ra được tất

(5) Phân tích, đánh giá các phương án có thể

Đây là công việc hết sức quan trọng của quá trình ra quyết định Để thựchiên giai đoạn này kết hợp với giai đoạn 2,3,4 đã nêu trên

Phân tích điểm mạnh, yếu của từng phương án;

Xác định các phương án dựa trên các thông tin và các trọng số đã có;

Đưa ra những nhận xét bổ xung nếu thấy cần thiết cho các phương án

Bảng 10.1: Tiêu chí và trọng số của các tiêu chí

Xây dựng các tiêu chí riêng cho lựa chọn ưu tiên theo quản lý;

Phân tích so sánh các phương án;

Đánh giá, so sánh từng đôi, tính khả thi trên các lĩnh vực

(7) Triển khai thực hiên quyết định (phương án đã được chọn)

Triển khai thực hiện quyết định được coi như là bước cuối cùng để giảiquyết vấn đề Đây cũng sẽ là giai đoạn khó khăn nhất Tất cả những gì thuộc giảđịnh hay hy vọng, mong muốn trong khi quyết định sẽ được thể hịên cụ thể khitriển khai thực hiện Những giả định không chắc chắn về các yếu tố cũng sẽ đượcbộc lộ; nguồn lực có được huy động hay không cũng sẽ được chỉ ra; sự chốngđối, ủng hộ của những người có liên quan cũng sẽ được thể hiện Triển khaithực hiện quyết định cũng chính là triển khai thực hịên các hoạt động cụ thể với

nhiều điều kiện cụ thể Triển khai thực hiện quyết định sẽ gặp khó khăn nếu nhưcác giai đoạn trước không nghiên cứu đầy đủ các thông tin có liên quan

Triển khai thực hiện quyết định cần quan tâm và tập trung vào các nội dung:

 Vấn đề ngân sách;

 Vấn đề thông tin;

 Vấn đề cung cấp đầu vào, giải quyết đầu ra;

 Vấn đề giải quyết ách tắc, rủi ro, khó khăn

(8) Đánh giá hiệu quả của quyết định cũng có nghĩa là xem xét lại vấn đề đã được giải quyết

Đánh giá quyết định cũng có nghĩa là đánh giá tác động của việc triển khaithực hiện quyết định nhằm xác định mức độ đóng góp của của vịệc giải quyếtvấn đề đã tác động như thế nào đến mục tiêu chung của tổ chức

Đánh giá quyết định cũng có thể tiến hành ở các cấp độ khác nhau

- Đánh giá mức độ vấn đề được giải quyết Giải quyết trọn vẹn vấn đề (100%)hay chỉ mới giải quyết một phần vấn đề; tại sao không giải quyết được;nguyên nhân của vấn đề là ở đâu;

- Đánh giá hiệu quả của chi phí Nghĩa là tổng chi phí cho việc giải quyết vấn

Trên thực tế, các nhà quản lý do quá nhiều quyết định đã được ban hành nênkhông quan tâm đến việc đánh giá quyết định Mặt khác cũng không ít quyếtđịnh đã không được thực hiện có hiệu quả nên việc đánh giá nó gặp khó khăn.

7 Mô hình quyết định tập thể hay quyết định theo nhóm.

Sự tham gia của nhóm (tập thể) trong nhiều quyết định của tổ chức đã trởthành hiện tượng phố biến Nhiều nhà quản lý đã giành tỷ lệ phàn trăm thời giancủa mình cho các cuộc họp để đưa ra các quyết định mang tính tập thể

Mặt khác, trong các tổ chức, những nhóm quyền lực được hình thành như làmột tất yếu Quyết định nhóm cũng là sự chia sẻ lợi ích của các nhóm quyền lực.Tập thể càng có nhiều nhóm lợi ích, quyết định tập thể càng trở nên quan trọng.Quyết định tập thể (nhóm) có cả những ưu điểm và nhược điểm, và đó cũng

là tất yếu

a Ưu điểm của quyết định tập thể

b.Một số hạn chế của làm quyết định theo nhóm.

- Trước hết quyết định thông qua tậpthể cung cấp nhiều thông tin hơncho quyết định;

- Tạo ra nhiều phương án lựa chọnhơn;

- Tăng sự chấp nhận cách giải quyết

- Tăng tính pháp lý của các quyếtđịnh đối với tập thể Đây cũng làmột trong xu hướng mở rộng dân cchủ trong các tổ chức và thu hút sựtham gia của nhân viên

- Sự hạn chế trước hết là tiêu tốn nhiều hơn thời gian của việc ra quyết định.Càng nhiều ý kiến càng đòi hỏi phải tranh luận và so sánh;

- Những người thuộc phải thiểu số có thể bị lép do những cơ chế của cách thứctập thể;

- Những áp lực mang tính thích ứng do sự đòi hỏi của xã hội và hình thành ýtưởng của nhóm Điều đó có thể hạn chế chất lượng của quyết định;

- Trách nhiệm phân bổ không rõ ràng

8 Một số kỹ năng cần thiết để ra quyết định.

A Kỹ năng tổ chức cuộc họp (hội nghị)

1 Khái niệm về hội nghị

Hội họp (hội nghị, hội thảo, các cuộc họp) là một trong những hình thức

cơ bản để phát huy và thực hiện nền dân chủ xã hội chủ nghĩa, chế độ cùng thamgia một cách tập thể và tự giác của người lao động vào quản lý nhà nước, quản lýkinh tế và các lĩnh vực xã hội khác Đó là những cuộc gặp mặt, tiếp xúc có tổchức của một nhóm người có chung một mục đích nhằm thông báo, trao đổi,bàn luận, lấy ý kiến, v.v để tạo ra sự phối hợp hành động trong việc giải quyếtmột hoặc một số vấn đề mà những thanh viên tham gia cùng quan tâm

2 ý nghĩa của hội họp

Việc tổ chức hội họp có ý nghĩa thiết thực trên các phương diện sau:

- Tạo ra sự phối hợp hành động trong công việc, nâng cao tinh thần tập thể

và tạo ra năng suất lao động cao;

- Phát huy dân chủ rộng rãi trong cơ quan, đơn vị;

- Khai thác trí tuệ của tập thể, tạo cơ hội cho mọi người đóng góp những ýkiến sáng tạo của bản thân để xây dựng tổ chức vững mạnh;