Đồ án quản lý học viên trung tâm ngoại ngữ

Đồ án quản lý học viên trung tâm ngoại ngữ

Quản lý Học viên Trung tâm Ngoại ngữ

I Phần tổng quan:

1 Mô tả nội dung đề tài:

Trung tâm ngoại ngữ CEF có các lớp Anh văn tổng quát , Anh văn giao tiếp và TOEIC, số lượng học viên đông, nên trung tâm cần phát triển một hệ thống tin học để việc quản lý các lớp học và học viên hiệu quả hơn Nghiệp vụ của trung tâm như sau :

1 Tiếp nhận học viên :

Mỗi năm trung tâm có 4 đợt khai giảng cho tất cả các lớp, mỗi khóa học kéo dài 3 tháng (12 tuần) Mỗi loại lớp được chia thành các cấp lớp ứng với trình độ học viên từ thấp đến cao Học phí khác nhau tùy vào loại lớp và cấp lớp (cấp lớp cao thì học phí có thể cao hơn)

Trước mỗi đợt khai giảng khoảng một tháng, bộ phận giáo vụ bắt đầu nhận học viên mới

Khi đến đăng ký học, học viên sẽ chọn giờ học (mỗi loại lớp sẽ có một số giờ học nhất định để học viên lựa chọn) và loại lớp muốn học (Anh văn tổng quát, Anh văn giao tiếp hay TOEIC) Học viên sẽ đóng học phí tương ứng với cấp học thấp nhất của loại lớp đó , nếu sau khi thi xếp lớp học viên được vào học cấp lớp cao hơn với học phí cao hơn thì sẽ đóng bổ sung Nhân viên trung tâm ghi nhận thông tin học viên, thu tiền và lập biên lai thu học phí, đồng thời hẹn ngày giờ để học viên đến thi xếp lớp

Ngoài ra học viên cũ của trung tâm sau khi thi đậu kỳ thi cuối khóa sẽ đến đăng ký học tiếp lớp cao hơn (hoặc nếu không thi đậu sẽ đăng ký học lại) Các học viên này chỉ cần chọn giờ học, không cần tham gia kỳ thi xếp lớp

2 Tổ chức thi xếp lớp

Thông thường mỗi đợt khai giảng trung tâm sẽ tổ chức khoảng 3 đợt thi xếp lớp, nếu học viên không có yêu cầu nào khác thì đợt thi của họ sẽ được xếp theo thứ tự đăng ký Đề thi xếp lớp được ra theo hình thức trắc nghiệm, dựa vào số điểm mà học viên đạt được trung tâm sẽ xếp họ vào cấp lớp phù hợp

Sau khi đã có kết quả thi xếp lớp (đã phân học viên vàp các cấp lớp phù hợp), giáo vụ sẽ dựa trên giờ học mà học viên đăng ký để mở lớp Nếu có một giờ học mà có quá ít học viên thuộc cùng một cấp lớp (dưới 12 học viên) thì sẽ không mở lớp Khi đó, giáo vụ xem lại điểm thi của sinh viên để quyết định cho sinh viên học lên hoặc xuống một cấp nếu có lớp Nếu vẫn không được thì sẽ liên lạc với học viên để đề nghị đổi giờ học, nếu không đổi được sẽ hoàn trả học phí cho học viên Một lớp có tối đa 25 học viên, nếu vượt hơn thì phải tách thành 2 lớp

Ví dụ : lớp TOEIC giờ học 17h30 đến 19h thứ 2-4-6 có 50 học viên đăng ký (kể cả học viên mới và học viên cũ), trong đó có 21 học viên cấp lớp 1, 19 học viên cấp lớp 2, 10 học viên cấp lớp 3, khi đó trung tâm sẽ không mở lớp cấp 3 vào giờ này mà xem xét chuyển 10 học viên này xuống cấp lớp 2 nếu có thể (học viên không là học viên cũ đã học xong lớp cấp 2, điểm thi của học viên không quá cao) hoặc đề nghị với học viên giờ học khác

Sau khi đã mở các lớp, giáo vụ sẽ thông báo cho học viên kết quả xếp lớp và phòng học Học viên bắt đầu khóa học mới

Quản lý Học viên Trung tâm Ngoại ngữ

3 Tổ chức thi cuối khóa

Thi cuối khóa sẽ không tổ chức tập trung, mà giáo viên sẽ tự cho lớp thi vào tuần cuối cùng Sau đó, giáo viên gởi điểm cho giáo vụ, giáo vụ ghi nhận lại kết quả thi cuối khóa vào hồ sơ học viên

Học viên học lại do thi không đạt sẽ được giảm 50% học phí Học viên có kết quả thi cuối khóa xếp thứ 1 trong lớp sẽ được giảm 20% học phí, xếp thứ 2 được giảm 10% học phí Học viên chỉ được xét giảm nếu đăng ký học ngay đợt khai giảng kế tiếp Khi đóng học phí học viên vẫn đóng đủ, và sẽ nhận lại phần được giảm sau khi đã học được một tuần

2 Phạm vi và ràng buộc cho hệ thống

Phân tích và thiết kế hệ thống theo đặc tả trên, với các yêu cầu sau :

- Quản lý thông tin học viên : thông tin cá nhân, đợt thi xếp lớp, kết quả thi xếp lớp, các lớp họ đã học và kết quả thi cuối khóa của các lớp đó

- Quản lý thông tin về các lớp được mở trong mỗi đợt và các thông tin liên quan

- Ghi nhận một số thông tin khác : việc đóng bổ sung học phí, trả lại tiền thưởng,…

- Giáo vụ nhập kết quả thi xếp lớp dưới dạng điểm bài thi Hệ thống tự động phân loại dựa vào các tham số được thiết lập sẵn và lập thống kê về số học viên đạt một cấp lớp của một loại lớp, vào một giờ học cụ thể, để hỗ trợ giáo vụ trong việc xếp lớp và mở lớp

- Lập các thống kê : Lập danh sách học viên cần bổ sung học phí, danh sách học viên được nhận lại một phần học phí; Thống kê số lượng học viên theo học một loại lớp trong một đợt khai giảng, trong một năm; Thống kê số lượng học viên mới, học viên cũ,…

3 Thành viên tham gia và vai trò của từng thành viên:

Phân tích, Thiết kế và thực hiện

Phân tích, Đóng góp, bổ sung ý kiến

Quản lý Học viên Trung tâm Ngoại ngữ

MADOTTHI = MAD OTTHI

MAHOC VIEN = MAHOCVIEN

MALOP = MALOP

MAHOC VIEN = MAHOCVIENMAHOC VIEN = MAHOCVIEN

3 Phân tích yêu cầu hệ thống

9 Xác định các yêu cầu chức năng và phi chức năng 9 Quản lý thông tin học viên

9 Quản lý thông tin về các lớp được mở trong mỗi đợt và các thông tin

9 Lập các thống kê : Danh sách học viên cần bổ sung học phí, danh sách học viên được nhận lại một phần học phí; Thống kê số lượng học viên theo học một loại lớp trong một đợt khai giảng, trong một năm Thống kê số lượng học viên mới, học viên cũ

i Mô hình quan niệm xử lý bằng DFD cấp 1:

cấp 2:

yeu cau thong ke

ket qua thong ke

ket qua thong ke

yeu cau thong ke

thong bao

thong tin hoc vien

ket quathong tin cap lop

thong tin cap lop

thong tin hoc vien

thong tin hoc vienthong tin hoc vien

Quản lý Học viên Trung tâm Ngoại ngữ

cấp 3:

ii Mô hình quan niệm xử lý bằng tựa Merise ¾ Sơ đồ hệ thống con của qui trình

¾ Mô tả sơ đồ dòng dữ liệu của qui trình

¾ Sơ đồ liên hoàn các biến cố.

1 Thông tin học viên không có lớp 8 Thông tin lớp học

3 Thông tin đăng ký của hoc viên 10 Thông tin học viên

5 Danh sách học viên 12 y êu cầu thống kê 6 Danh sách học viên 13 kết quả thống kê

Quản lý Học viên Trung tâm Ngoại ngữ

¾ Mô hình quan niệm xử lý qui trình tựa Merise cho việc phân lớp

STT Nguồn gốc NTQL Thủ tục chức năng chất Bản trí Vị Thời gian thực hiện 1 kiểm tra học viên

có thi xếp lớp? Xác định hoc viên có thi xếp lớp Tự động NV Sau khi có kết quả thi 2 Ghi nhận cấp lớp Phân cấp lớp theo điểm

3 kiểm tra giờ học và

số lượng để lập lớp Phân lớp theo giờ học và số lượng học viên Tự động NV Sau khi có kết quả thi 4 Chia học viên làm

5 xử lý điểm thi Nâng hay giảm điểm thi Tự động NV Sau khi có kết quả thi 6 Ghi nhận thông tin

lớp học cho HV Ghi thông tin về lớp học cho HV Tự động NV Sau khi có kết quả thi

¾ Mô hình quan niệm xử lý qui trình tựa Merise cho việc tiếp nhận học viên

STT Nguồn gốc NTQL Thủ tục chức năng chất Bản trí Vị thời gian thực hiện 1 Kiểm tra biên lai Xác định biên lai tự động NV Khi có HV đăng ký 2 Kiểm tra biên lai So khớp với biên lai đăng ký của HV thủ công NV Khi có HV đăng ký 3 Lưu thông tin đăng ký Ghi nhận thông tin HV đăng ký tự động NV Khi có HV đăng ký 4 Xác định thông tin đăng ký Xác định thông tin đăng ký lớp học tự động NV Khi có HV đăng ký

6 Lập biên lai Gởi biên lại cho HV thủ công NV Khi có HV đăng ký

Quản lý Học viên Trung tâm Ngoại ngữ

LOAILOP ( MaLoaiLop, TenLoaiLop, GioHoc, NgayHoc ) LOP ( MaLop, TenLop, SiSo ) CAPLOP ( MaCapLop, TenCapLop)

BIENLAI (MaBienLai, TienHocPhi ) KHOAHOC (NienHoc, HocKy)

HSHV ( MaHoSo, DiemThi,KetQua )

HOCVIEN ( MaHocVien, TenHocVien, DiaChi ) DOTTHI (MaDotThi, NgayThi)

ƒ Mối kết hợp :

1 Giữa HOCVIEN & LOP

Dangky(MaHocVien, MaLop) 2 Giữa HOCVIEN & DOTTHI

Thi(MaDotThi, MaHocVien, Diem) 3 Giữa HOCVIEN & HSHV

Luu(MaHocVien, MaHoSo) 4 Giữa LOP & HSHV

Cua(MaLop, MaHoSo) 5 Giữa DOTTHI & KHOAHOC

Thuoc(MaDotThi, NienHoc, KhoaHoc) 6 Giữa KHOAHOC & LOP

Cua(NienHoc, KhoaHoc, MaLop) 7 Giữa LOAILOP & LOP

Thuoc(MaLoaiLop, MaLop) 8 Giữa LOP & CAPLOP

Thuoc(MaLop, MaCapLop) 9 Giữa BIENLAI & DangKy

Cua(MaBienLai, MaHocVien, MaLop, ) ™ Mô Hình Quan Hệ :

LOAILOP ( MaLoaiLop, TenLoaiLop, GioHoc, NgayHoc )

LOP ( MaLop, TenLop, SiSo, MaLoai, MaCapLop, NienHoc, HocKy ) CAPLOP ( MaCapLop, TenCapLop)

BIENLAI (MaBienLai, TienHocPhi, MaHocVien, MaLop ) KHOAHOC (NienHoc, HocKy)

HSHV ( MaHoSo, DiemThi, KetQua, MaHocVien, MaLop ) HOCVIEN ( MaHocVien, TenHocVien, DiaChi )

DOTTHI (MaDotThi, NgayThi, NienHoc, KhoaHoc) DANGKY( MaHocVien, MaLop, MaBienLai)

DIEMTHI(MaHocVien, MaDotThi, Diem) ™ Mô hình quan hệ cải tiến

LOAILOP ( MaLoaiLop, TenLoaiLop, GioHoc, NgayHoc )

LOP ( MaLop, TenLop, SiSo, MaLoai, MaCapLop, NienHoc, HocKy ) CAPLOP ( MaCapLop, TenCapLop)

BIENLAI (MaBienLai, TienHocPhi, DK_ID )

KHOAHOC (KH_ID,NienHoc, HocKy)

HSHV ( MaHoSo, DiemThi, KetQua, MaHocVien, MaLop ) HOCVIEN ( MaHocVien, TenHocVien, DiaChi )

DOTTHI (MaDotThi, NgayThi, KH_ID)

DANGKY( DK_ID,MaHocVien, MaLop, MaBienLai) DIEMTHI(DT_ID,MaHocVien, MaDotThi, Diem)

ii Mô tả ràng buộc toàn vẹn

Quản lý Học viên Trung tâm Ngoại ngữ

5 Thiết kế giao diện

i Thiết kế thực đơn, form,…

¾ Bảng mô tả chức năng cho từng vị trí

1 Tên học viên

2 Ngày sinh của học viên 3 Địa chỉ của học viên

9 Để thêm mới thông tin 10 Lưu thông tin xuống CSDL

11 Xoá tất cả các thông tin trên from 12 Link tới màn hình Lập Biên Lai 13 Thoát khỏi màn hình

ii Thiết kế báo biểu

THỐNG KÊ HỌC VIÊN THEO LOẠI LỚP & KHOÁ HỌC

Quản lý Học viên Trung tâm Ngoại ngữ

Lưu thông tin đăng ký Xác định thông tin đăng ký Lập biên lai

Phân loại điểm thi xếp lớp Phân loại điểm thi Phân loại giờ học

Lưu kết quả điểm thi

ii Cấu trúc phân cấp chức năng tự động hóa

iii Thiết kế chức năng tự động hóa(phân chia thành các module) IV.Kết luận

Do thời gian có hạn nên nhóm của chúng em phân tích thiết kế chưa thật đầy đủ, còn nhiều thiếu xót Nên nhóm của chúng em có ý định sẽ hoàn thiện trong thời gian tới để có thể ứng dụng vào thực tế

Nhóm của chúng em xin chân thành cảm ơn cô đã tận tình giảng dạy, hướng dẫn cho chúng em thực hiện thành công đồ án này