Kiểm toán các hoạt động thu chi và thanh toán

Tài liệu này dành cho sinh viên, giảng viên viên khối ngành tài chính ngân hàng tham khảo và học tập để có những bài học bổ ích hơn, bổ trợ cho việc tìm kiếm tài liệu, giáo án, giáo trình, bài giảng các môn học khối ngành tài chính ngân hàng

KIỂM TOÁN CÁC

HOẠT ĐỘNG THU-CHI VÀ

THANH TOÁN

CHƯƠNG 3

NỘI DUNG HỌC TẬP

1.Kiểm toán hoạt động

thu - chi tiền mặt

2.Kiểm toán hoạt động

thanh toán

KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG THU - CHI TIỀN MẶT

Performance Audit

Đặc điểm hđ thu-chi tiền mặt

KSNB đối với tiền

Nhiệm vụ kiểm toán

Hướng dẫn kiểm toán

Về mặt hình thức, tiền tệ bao gồm:

 Tiền mặt tồn quỹ: bao gồm chi tiết là tiền Việt nam (kể cả ngân phiếu),

ngoại tệ và vàng bạc, kim khí quý, đá quý Đối với những công ty hoạt động nhiều chi nhánh thì tiền mặt được mở chi tiết cho nhiều chi nhánh

 Tiền gửi ngân hàng: chia thành chi tiết là tiền Việt Nam, ngoại tệ và vàng

bạc, đá quý Mỗi doanh nghiệp có thể mở nhiều tài khoản ở nhiều ngân hàng khác nhau

 Tiền đang chuyển: gồm các khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ mà doanh

nghiệp đã nộp vào ngân hàng, kho bạc nhà nước, hoặc đã gửi qua bưu điện để chuyển cho ngân hàng, hay đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng để trả cho các đơn vị khác, nhưng vẫn chưa nhận được Giấy báo nợ hay

ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG THU - CHI TIỀN MẶT

+ Tiền được ghi chép khơng cĩ thực trong két tiền mặt

+ Các khả năng chi khống, chi tiền quá giá trị thực bằng cách làm chứng

từ khống, sửa chữa chứng từ khai tăng chi, giảm thu để biển thủ tiền

+ Khả năng hợp tác giữa thủ quỹ và cá nhân làm cơng tác thanh tốn trực tiếp với khách hàng để biển thủ tiền

+ Khả năng mất mát tiền do điều kiện bảo quản, quản lý khơng tốt

+ Đối với ngoại tệ: khả năng cĩ thể ghi sai tỷ giá khi quy đổi với mục đích trục lợi khi tỷ giá thay đổi hoặc hạch tốn sai do áp dụng sai nguyên tắc hạch tốn ngoại tệ Ngồi ra, các trường hợp sai phạm đối với tiền mặt Việt Nam đồng cũng cĩ thể xảy ra đối với ngoại tệ…

MỘT SỐ KHẢ NĂNG SAI PHẠM LIÊN QUAN ĐẾN TIỀN

GIAN LẬN – MỘT VÀI CON SỐ!

1 Trong 2 năm qua, gian lận đã xuất hiện ở 45%

cơng ty được khảo sát (tăng 45% so với 2 năm

trước) - trong đĩ, 3750 cơng ty thuộc 40 vùng

lãnh thổ, trong đĩ khơng cĩ Việt Nam

2 Số vụ tham nhũng và hối lộ tăng 71%

3 Số vụ rửa tiền tăng 133%

4 Số vụ gian lận BCTC tăng 140%

5 Bình quân thiệt hại tài chính một vụ là 1,7

triệu USD

6 Đa số thủ phạm là đàn ơng, tuổi 31-40, cĩ

trình độ chuyên mơn và nắm giữ các vị trí

quản lý cấp cao

- Tiền là khoản mục được trình bày trước tiên trên BC KT, là một khoản mục Đ

trọng yếu của tài sản ngắn hạn

- Dùng để phân tích khả năng thanh toán của đơn vị qua các hệ số Do đó

nếu số dư của tài khoản này qúa thấp sẽ cho thấy khả năng thanh toán của đơn vị đang gặp khó khăn, hoặc ngược lại, nếu số dư quá cao lại ngầm cho thấy quản lý tiền kém hữu hiệu

- Số phát sinh của các tài khoản tiền thường lớn hơn số phát sinh của hầu

hết các tài khoản khác

- Vốn bằng tiền ảnh hưởng đến các tài khoản khác như doanh thu, công nợ,

chi phí… Do đó sai phạm ở khoản mục này cũng tác động đến những khoản mục khác và ngược lại

- Tiền là tài sản được ưa chuộng nhất nên khả năng xảy ra gian lận thường

rất cao Rủi ro tiềm tàng của khoản mục này được đánh giá là lớn

ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG THU-CHI TIỀN MẶT (tt)

- Các hoạt động thu - chi tiền mặt thường được chia thành ba loại nghiệp vụ, gồm: thu tiền, chi tiền, quản lý tiền mặt tồn quỹ và số dư tài khoản tiền gửi

- Các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt thường phát sinh với số lượng lớn, số tiền thu chi cĩ quy mơ đa dạng, liên quan đến nhiều hoạt động nên khi kiểm tốn địi hỏi phải phối hợp với nhiều hoạt động

- Các nghiệp vụ về tiền mặt cĩ số lượng lớn nên chúng phải được ghi chép thường xuyên và được tính ra số dư cuối ngày

- Mật độ nghiệp vụ thu chi tiền mặt chịu ảnh hưởng bởi loại hình, quy

mơ và lĩnh vực hoạt động của từng doanh nghiệp

ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG THU-CHI TIỀN MẶT (tt)

- Tiền mặt là một loại tài sản cĩ hình thái vật chất cụ thể

=> cĩ thể sử dụng phương pháp kiểm kê trong quá trình kiểm

tốn

- Về mặt kế tốn: việc ghi chép đối với các nghiệp vụ về tiền mặt và tiền gửi được cập nhật một cách thường xuyên trên hệ thống sổ sách tương ứng nên cĩ thể kiểm tốn chứng từ vào bất kỳ thời điểm nào

ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG THU-CHI TIỀN MẶT (tt)

1 Hạch toán tổng hợp vốn bằng tiền sử dụng đơn vị tiền tệ

thống nhất là đồng Việt Nam (VND)

2 Doanh nghiệp có sử dụng ngoại tệ trong hoạt động sản xuất

kinh doanh, khi hạch toán phải sử dụng tỷ giá thực tế do ngân hành nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ để quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam Số dư các tài khoản vốn bằng tiền là ngoại tệ phải được điều chỉnh theo tỷ giá thực tế tại thời điểm lập báo cáo Chênh lệch do biến động tỷ giá được phản ánh trên TK 413 – Chênh lệch tỷ giá

NGUYÊN TẮC HẠCH TOÁN TIỀN

TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN TIỀN MẶT TẠI QUỸ

1 Mọi khoản thu/chi phát sinh, nhân viên trực tiếp thực hiện phải viết phiếu

đề nghị thu chi tiền nộp cho kế toán thu chi (Phiếu đề nghị chi phải có chữ ký duyệt của trưởng bộ phận hoặc giám đốc và đính kèm chứng từ phát sinh)

2 Mọi phiếu thu, chi do kế toán quỹ lập thành 3 liên (đặt giấy than viết 1

lần)

3 Sau khi ghi đầy đủ mọi nội dung, kế toán ký tên và chuyển cho KTT ký

duyệt (nếu là phiếu chi thì phải có cả chữ ký duyệt của GĐ) Sau đó chuyển cho thủ quỹ làm căn cứ nhập, xuất quỹ (phải có đủ chữ ký của thủ quỹ và người nộp hay nhận tiền trên chứng từ)

4 Đến đây chứng từ thu/chi được xem là hoàn tất Thủ quỹ giữ lại một liên để

ghi sổ quỹ, một liên giao cho người nộp hay người nhận tiền và một liên lưu nơi lập phiếu (để nguyên trong cuốn không xé ra)

TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN TIỀN MẶT TẠI QUỸ

5 Cuối ngày, toàn bộ phiếu thu chi kèm chứng từ gốc được thủ quỹ chuyển cho kế

toán để ghi sổ kế toán

6 Kế toán quỹ chịu trách nhiệm mở sổ kế toán tiền mặt để ghi chép hàng ngày,

liên tục và đầy đủ mọi khoản thu chi tiền theo trình tự phát sinh, tính ra số tồn quỹ ở mọi thời điểm

7 Riêng vàng bạc đá quý nhận ký cược ký quỹ phải mở thêm một sổ theo dõi

riêng

8 Hàng ngày, thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ thực tế và đối chiếu với số liệu

của sổ quỹ và của sổ kế toán tiền mặt Mọi chênh lệch nếu có phải được hai bên xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý vào báo cáo trực tiếp với KTT

1 Phiếu thu, mẫu số 01 – TT

2 Phiếu chi, mẫu số 02 – TT

3 Biên lai thu tiền, mẫu số 05 – TT

4 Bảng kê vàng bạc, đá quý, mẫu số 06 – TT

5 Bảng kiểm kê quỹ, mẫu số 07a – TT và 07b –

TT

6 Các chứng từ liên quan khác

CHỨNG TỪ LIÊN QUAN

KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG THU CHI TIỀN MẶT

YÊU CẦU KIỂM SOÁT CHUNG

1 Thu đủ: Mọi khoản tiền đều phải được thu đủ, gởi vào Thu đủ:

ngân hàng hay nộp vào quỹ trong thời gian sớm nhất

2 Chi đúng: Tất cả các khoản chi đều phải đúng với mục Chi đúng:

đích, phải được xét duyệt và ghi chép đúng đắn

3 Phải duy trì số dư tồn quỹ hợp lý để đảm bảo chi trả Phải duy trì số dư tồn quỹ hợp lý

các nhu cầu về kinh doanh, cũng như thanh toán nợ đến hạn Tránh việc tồn quỹ quá mức cần thiết, vì không tạo

ra khả năng sinh lợi và có thể gặp rủi ro

MỘT SỐ NGUYÊN TẮC KIỂM SOÁT ĐỐI VỚI TIỀN

1 Lập kế hoạch thu chi từng năm, từng tháng

2 Nhân viên phải có đủ khả năng và liêm chính: Việc có “đủ khả

năng” giúp cho kế toán viên hạn chế được những sai sót “Liêm chính” sẽ giúp cho người kế toán thoát được khỏi những cám dỗ Hai yếu tố căn bản và cần có của người kế toán nêu trên nếu được đáp ứng thì việc xây dưng HTKSNB đối với tiền sẽ rất hữu hiệu

3 Phân chia trách nhiệm, nghĩa là không cho phép bất cứ cá nhân nào

thực hiện các chức năng từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc nghiệp vụ Mỗi cá nhân chỉ được phân công một chức năng trong quá trình xử lý nghiệp vụ, bao gồm: duyễt chi mua hàng; ghi chép vào sổ sách kế toán và theo dõi phải trả người bán; nhận hàng và lập phiếu nhập kho; bảo quản tài sàn; thanh toán tiền cho người bán khi đến hạn thanh toán

MỘT SỐ NGUYÊN TẮC KIỂM SOÁT ĐỐI VỚI TIỀN

4 Tập trung đầu mối thu, ghi chép kịp thời và đầy đủ

5 Hoàn thiện hệ thống sổ sách theo dõi tiền

6 Hàng ngày, đối chiếu số liệu giữa thủ quỹ và kế toán, nộp ngay số thu trong ngày

cho ngân hàng

7 Khuyến khích người nộp tiền lấy biên lai thu tiền

8 Hạn chế sử dụng tiền mặt, thực hiện tối đa những khoản chi bằng tiền gửi ngân

MỘT SỐ NGUYÊN TẮC KIỂM SOÁT ĐỐI VỚI THU TIỀN

Trường hợp thu từ bán hàng:

 Nên sử dụng máy tính tiền để khách hàng có thể

nhìn thấy và kiểm tra trong khi mua hàng Biệp pháp này còn tránh được nhân viên bán hàng bán với giá cao hơn

 In ra phiếu tính tiền và khuyến khích khách lấy phiếu

 Cuối ngày tính tổng số tiền thu được từ bán hàng

MỘT SỐ NGUYÊN TẮC KIỂM SOÁT ĐỐI VỚI THU TIỀN

Trường hợp thu nợ của khách hàng:

1 Khách đến nộp tiền: khuyến khích lấy phiếu thu

2 Thu tại khách hàng: thường xuyên đối chiếu công

nợ

3 Thu tiền qua bưu điện: phân chia nhiệm vụ giữa

các nhân viên như Lập hoá đơn bán hàng - Theo dõi công nợ - ối chiếu giữa sổ tổng hợp và chi Đ tiết về công nợ - Mở thư và liệt kê các séc nhận được - Nộp các séc vào NH - Thu tiền

MỘT SỐ NGUYÊN TẮC KIỂM SOÁT ĐỐI VỚI CHI TIỀN

Một số thủ tục KSNB thường gặp đối với chi quỹ như sau:

 Hạn chế tối đa việc sử dụng tiền mặt trong thanh toán: séc phải được đánh số

liên tục, đánh dấu chứng từ gốc để tránh việc quay vòng trong thanh toán

 Aùp dụng đúng nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn

 Xây dựng các thủ tục xét duyệt các khoản chi: Các sec chỉ được lập và kí duyệt

sau khi đã kiểm tra các chứng từ có liên quan, và cần có thể thức để theo dõi cho đến khi các sec này đã được gởi đi

 Đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng với sổ phụ của ngân hàng cuối mỗi tháng

Hai khoản này phải bằng nhau, nếu chênh lệch phải được điều giải Những trường hợp chưa rõ nguyên nhân sẽ kết chuyển vào 1381, hay 3381

1 Đơn vị có phân chia trách nhiệm giữa thủ quỹ và kế toán không?

2 Các phiếu thu, phiếu chi có đánh số liên tục không?

3 Thủ quỹ có kiểm tra tính hợp lệ của phiếu thu, phiếu chi trước khi thu hay chi tiền

không?

4 Thủ quỹ có đảm bảo rằng luôn ký hoặc đóng dấu xác nhận lên chứng từ không?

5 Cuối ngày có kiểm kê quỹ không?

6 Có định kỳ đối chiếu giữa nhật ký quỹ và sổ quỹ không ?

7 Định kỳ có đối chiếu giữa số TGNH với sổ phụ NH không ?

8 Có các quy định về xét duyệt chi trong doanh nghiệp không?

9 Các phiếu đề nghị chi có được xét duyệt bởi các cấp có thẩm quyền hay không ?

MỘT SỐ CÂU HỎI KINH ĐIỂN

1 Kiểm tra sự tồn tại thực tế của tiền mặt và số

dư tài khoản tiền gửi ở trên sổ kế toán

2 Kiểm tra sự chính xác của các ghi chép về số

dư tiền mặt và tiền gửi trên sổ kế toán

3 Đánh giá hoạt động KSNB trong quản lý và

kiểm soát đối với tài khoản tiền gửi và tiền mặt

tại két

4 Kiểm tra việc sử dụng quỹ tiền mặt và TGNH

theo quy mô và nội dung; phát hiện những bất

hợp lý tồn tại trong chức năng quản lý tiền

KỸ THUẬT THAM CHIẾU GIẤY LÀM VIỆC

MỘT SỐ PHÁT HIỆN KIỂM TOÁN

Kiểm tốn viên nội bộ phát hiện những vấn đề sau đây

khi thực hiện kiểm tốn chức năng quản lý ngân quỹ và

những kiểm sốt cơ bản:

CASE STUDY 1: Xem xét về hoạt động tiền mặt của Cơng

ty Thương mại Hà Nội chỉ ra rằng tiền mặt tồn quỹ quá

nhiều so với nhu cầu Một phân tích về các khoản thu và chi

chỉ ra rằng người quản lý nhà máy đã duy trì số dư tiền mặt

quá lớn để đáp ứng kế hoạch chi tiêu của nhà máy trong

tháng (Bằng việc giảm số tiền trong tay, lãi suất tiết kiệm

được là 25.000 USD/năm)

MỘT SỐ PHÁT HIỆN KIỂM TOÁN

Yêu cầu: Nghiên cứu

phát hiện kiểm tốn trên,

hãy cho biết những nguy

cơ cĩ thể do kiểm sốt

khơng hiệu quả, nguyên

nhân cùng với biện pháp

cĩ thể cải thiện tình hình?

MỘT SỐ PHÁT HIỆN KIỂM TOÁN (tt)

Case 2

Một sự so sánh về số dư tiền

mặt trên mỗi quyển sổ và trong

mỗi báo cáo tài chính ở ngân

hàng chỉ ra rằng lượng tiền mặt

đang được giữ trong ngân hàng

là quá lớn Đây là kết quả của

việc thả nổi, hoặc việc trì hỗn

HƯỚNG DẪN KIỂM TOÁN TIỀN

Bước 1: Xem xét các yếu tố mang tính chất tổ chức

Bước 2: Đánh giá các hoạt động nội bộ theo loại hoạt động cụ thể

gồm thu tiền, chi tiêu và quản lý tiền

Bước 3: Đánh giá việc tổ chức cơng tác kế tốn và tổ chức bộ máy kế

tốn

Bước 4: Đánh giá các kiểm sốt đặc biệt

Bước 5: Đánh giá việc quản lý chức năng ngân quỹ

Bước 7: Tập hợp đánh giá về hiệu quả và hiệu năng quản lý

Bước 6: Đánh giá về các cơ hội

HƯỚNG DẪN KIỂM TOÁN TIỀN

Bước 2: Kiểm sốt nội bộ quá trình thu - chi tiền mặt

1 Thu tiền

- Xem xét nguồn tiền mặt và đánh giá cả trách nhiệm hạn chế hoặc xĩa bỏ các khĩ khăn

trong kiểm sốt và đảm bảo tốt hơn về hiệu quả của việc thiết lập các trách nhiệm

- Xác định rằng tiền mặt lưu chuyển đúng và khơng bị thay đổi, khơng bị sai lệch trong

chi tiêu tiền, lưu chuyển trực tiếp đến phịng dự trữ trung tâm Đánh giá sự cần thiết của mọi sai lệch

2 Giữ tiền mặt

- Bảo vệ cĩ đầy đủ ở mọi giai đoạn khơng?

- Mua bảo hiểm cĩ đủ khơng?

- Tiền giữ trong tay - ở mọi hình thức, ở mọi mức độ, cho mọi mục đích - cĩ ở mức độ

thấp nhất hay khơng?

HƯỚNG DẪN KIỂM TOÁN TIỀN

3 Chi tiêu

- Quỹ dự phịng và quỹ phụ cĩ được sử dụng và hoạt động vào mục đích tạm ứng trước

khơng?

- Các tiêu chuẩn đối với thủ tục bổ trợ cĩ đủ hay khơng? Nếu khơng thì tại sao? Đánh giá

các tiêu chuẩn xem xét tại thời điểm chi tiêu

- Thẻ tín dụng cĩ được quản lý đầy đủ và thanh tốn đúng thủ tục khơng?

- Các hồ sơ về trách nhiệm cĩ được cất giữ riêng biệt khơng?

- Các quỹ tiền mặt cĩ được kiểm tra định kỳ bởi các thành viên độc lập hay khơng?