Kiểm toán chu trình hàng tồn kho

Tài liệu này dành cho sinh viên, giảng viên viên khối ngành tài chính ngân hàng tham khảo và học tập để có những bài học bổ ích hơn, bổ trợ cho việc tìm kiếm tài liệu, giáo án, giáo trình, bài giảng các môn học khối ngành tài chính ngân hàng

CHƯƠNG 11: KIỂM TOÁN CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO I. HÀNG TỒN KHO VỚI VẤN ĐỀ KIỂM TOÁN 1. Khái niệm và đặc điểm chu trình hàng tồn kho Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02: Hàng tồn kho là những tài sản của doanh nghiệp được giữ để bán trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường, đang trong quá trình sản xuất kinh doanh và nguyên vật liệu công cụ dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh Hàng tồn kho bao gồm: - Hàng hóa mua về để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến; - Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán; - Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm; - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường; - Chi phí dịch vụ dở dang. Đặc điểm hàng tồn kho: Hàng tồn kho là một khoản mục đặc biệt quan trọng đối với cả doanh nghiệp cũng như kiểm toán viên. Nó mang các đặc điểm đặc trưng như sau: * Hàng tồn kho thường chiếm tỉ trọng lớn nhất trong tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp và rất dễ xảy ra những sai sót và gian lận trọng yếu. * Có nhiều phương pháp định giá hàng tồn kho và đối với mỗi loại doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp khác nhau. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải đảm bảo tính nhất quán trong việc định giá hàng tồn kho giữa các kỳ. * Việc xác định giá trị hàng tồn kho sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn hàng bán do vậy sẽ ảnh hưởng trọng yếu đến lợi nhuận trong năm. * Xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho là công việc khó khăn và phức tạp hơn hầu hết các tài sản khác. (ví dụ như các khoản mục hàng tồn kho: các linh kiện điện tử phức tạp, các công trình xây dựng dở dang, các tác phẩm nghệ thuật….). * Hàng tồn kho được bảo quản và cất trữ ở nhiều nơi khác nhau, do nhiều người quản lý. Mặt khác do tính đa dạng của hàng tồn kho nên điều kiện bảo quản cũng rất khác nhau tùy thuộc vào yêu cầu bảo quản của từng loại hàng tồn kho. Vì thế công việc kiểm soát vật chất, kiểm kê, quản lý và sử dụng hàng tồn kho sẽ gặp nhiều khó khăn, đôi khi có sự nhầm lẫn, sai sót và dễ bị gian lận. Bản chất của chu trình hàng tồn kho: - Là một trong các chu trình của quá trình kinh doanh, nó có chức năng bắt đầu bằng việc mua hàng và kết thúc bằng việc xuất kho thành phẩm , hàng hóa đi tiêu thụ. - Là 1 chu trình quan trọng cần kiểm toán vì hàng tồn kho thường chiếm một tỉ trọng lớn trong tổng tài sản, giữ vai trò quan trọng trong quá trình kinh doanh và liên quan đến nhiều chỉ tiêu trên báo cáo tài chính. (Trên bảng cân đối kế toán: Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, chi phí sản xuất dở dang, thành phẩm và khoản mục hàng hoá. Trên báo cáo kết quả kinh doanh thì ảnh hưởng đến các khoản mục như: Giá vốn hàng bán ) - Kiểm toán chu trình hàng tồn kho nhằm hướng tới việc xác minh tính trung thực và hợp lí của hàng tồn kho. 2. HỆ THỐNG SỔ SÁCH KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO Hệ thống sổ sách kế toán hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng nhất trong hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho. Hệ thống này cung cấp những thông tin về số lượng hàng tồn kho, sự luân chuyển hàng tồn kho, cũng như tình hình sừ dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ; giá trị sản phẩm dở dang và giá thành sản phẩm nhập kho. Hệ thống bao gồm tất cả các chứng từ, sổ chi tiết, sổ phụ, sổ cái và các báo biểu liên quan từ khâu thu mua, nhập kho, sản xuất và đem thành phẩm đi tiêu thụ. Hạch toán hàng tồn kho: 2 phương pháp là kiểm kê định kỳ và kê khai thường xuyên. Phần lớn các doanh nghiệp hiện nay đều sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong hạch toán hàng tồn kho vì nó có nhiều ưu điểm vượt trội so với phương pháp kiểm kê định kỳ. Nó cho phép các doanh nghiệp kiểm soát tình hình hàng tồn kho một cách chặt chẽ, tránh dư thừa làm tăng chi phí lưu kho và giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh hoặc ngược lại dự trữ thiếu có thể gây gián đoạn sản xuất, thiếu hàng cho tiêu thụ làm giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh. Với yêu cầu ngày càng cao, đòi hỏi hệ thống sổ sách kế toán phải theo dõi hàng tồn kho cả về mặt số lượng và giá trị đối với tất cả các loại hàng tồn kho, đồng thời phải có đủ hệ thống sổ chi tiết, sổ tổng hợp và phải thường xuyên đối chiếu định kỳ giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp cũng như giữa sổ sách và thực tế kiểm kê. Kế toán chi phí là một bộ phận quan trọng trong hệ thống kế toán hàng tồn kho, nó đặc biệt cần thiết đối với doanh nghiệp sản xuất. Các nhiệm vụ cụ thể của hệ thống này: - Xác định giá phí nguyên vật liệu được sử dụng trong sản xuất theo phương pháp đã thiết lập. - Xác định chi phí nhân công trực tiếp được phân bổ cho sản phẩm dở dang và sản phẩm hoàn thành - Theo dõi các khoản phế liệu và thiệt hại trong sản xuất - Tính chi phí sản xuất chung và phân bổ chúng cho các đối tượng chịu chi phí theo một tỷ lệ hợp lý - Đánh giá sản phẩm dở dang và xác định giá thành sản phẩm hoàn thành dựa trên các căn cứ phù hợp - Xác định giá vốn hàng bán theo phương pháp đã được đinh trước Phương pháp tiếp cận của kiểm toán viên đối với hàng tồn kho phụ thuộc vào sự tồn tại và độ tin cậy của hệ thống kế toán đối với hàng tồn kho. Trong tất cả các cuộc kiểm toán việc đạt được sự hiểu biết về kế toán hàng tồn kho của khách hàng chiếm vị trí quan trọng trong quá trình kiểm toán. Do vậy, kiểm toán viên cần xác định rõ các chính sách kế toán mà doanh nghiệp áp dụng từ đó khẳng định được những thủ tục mà đơn vị áp dụng trong khi hạch toán hàng tồn kho có tuân thủ các chính sách đó không và tính nhất quán của các chính sách đó với các yêu cầu của chuẩn mực kế toán chung được thừa nhận về hàng tồn kho. 3.Các chức năng của chu trình hàng tồn kho - Chức năng mua hàng, nhận hàng, lưu kho, xuất kho, sản xuất và vận chuyển hàng đi tiêu thụ là các chức năng chủ yếu liên quan đến HTK - Bên cạnh đó còn có chức năng ghi sổ bao gồm: + Ghi sổ đối với chi phí sản xuất + Ghi sổ về hàng lưu kho. * Đặc biệt : Chức năng mua hàng, nhận hàng, ghi sổ cần phải cách ly trách nhiệm cho các phòng ban khác nhau 3.1Mua hàng: Bộ phận kho Bộ phận có nhu cầu Bộ phận mua hàng Bộ phận kế toán NNN Đơn đặt hàng Đối chiếu với Đơn đặt hàng Phiếu yêu cầu mua hàng B Phiếu yêu cầu mua hàng NNN NNN Đơn đặt hàng Tìm nhà cung cấp, đặt hàng ký hợp đồng Phiếu yêu cầu mua hàng B Phiếu yêu cầu mua hàng Lập phiếu nhập Phiếu nhập kho B N • Bộ phận thực hiện: - Phòng kinh doanh, các bộ phận ( bộ phận sản xuất) có nhu cầu NVL, HH, DV - Nhà quản lí (ký phê duyệt yêu cầu mua hàng) - Bộ phận kho hàng xem xét các yêu cầu mua hàng, xác định các mặt hàng cần mua chuẩn bị và lập phiếu yêu cầu mua thành 3 liên, trong đó: 1 liên gửi cho BP kế toán, 1 liên gửi cho BP mua hàng, 1 liên gửi cho bộ phận nhận hàng. - Bộ phận mua hàng: yêu cầu mua hàng từ kho hàng chuyển tới, BP mua hàng thực hiện chọn nhà cung cấp và chuẩn bị đơn đặt mua. • Chứng từ, tài liệu: - Phiếu đề nghị mua hàng có phê duyệt thích hợp - Đơn đặt hàng: gửi cho nhà CC và gửi cho BP nhận hàng (kho hàng) làm cơ sở kiểm tra khi nhận hàng 3.2 Nhận hàng: Thông báo nhận hàng của BP nhận tới BP mua Thông báo mua hàng của BP mua tới BP nhân Giao hàng Thông báo nhận hàng của kho hàng tới kế toán nợ phải trả Báo cáo nhận hàng của BP nhận tới kho Bộ phận nhận hàng Bộ phận kho hàng Bộ phận kế toán B Hàng cùng với phiếu xuất kho Biên bản nhận hàng Hàng cùng với phiếu xuất kho Đếm và kiểm tra hàng hóa Lập biên bản nhận hàng C Biên bản nhận hàng Cập nhật nhập xuất kho Phiếu nhận hàng Kiểm tra số lượng hàng nhập D Biên bản nhận hàng N Biên bản nhận hàng Đối chiếu giữa yêu cầu mua và đơn đặt mua NNN DC • Các bộ phận liên quan: - Bộ phận vận chuyển - Bộ phận nhận hàng: Từ đơn đặt mua do BP mua hàng gửi tới xắp xếp theo STT từ nhà cung cấp chuyển tới, thực hiện nhận hàng từ nhà cung cấp, thực hiện đếm và kiểm tra hàng hóa độc lập. Chuẩn bị báo cáo nhận hàng, đối chiếu giữa đơn đặt mua và phiếu xuất kho. Báo cáo nhận hàng được lập sẽ chuyển tới kho hàng và bộ phận mua hàng. - Bộ phận quản lý chất lượng kiểm tra chất lượng của hàng mua trước khi nhập - Bộ phận kho hàng : từ biên bản nhận hàng từ bộ phận nhận hàng chuyển tới sẽ thực hiện kiểm tra số lượng hàng nhập. Biên bản nhận hàng sau đó được chuyển cho kế toán phải trả và 1 bản kho hàng lưu lại cập nhật nhập xuất kho vào thẻ kho. - Bộ phận kế toán • Chứng từ, tài liệu: - Biên bản nhận hàng: Được lập bởi bộ phận nhận hàng như 1 bằng chứng của sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hóa - Phiếu xác nhận chất lượng - Phiếu nhận hàng: tài liệu được chuẩn bị bởi nhà cung cấp hoặc bộ phận kho hàng. Phiếu phải đươc ký nhận để chứng minh sự chuyển giao hàng hóa hay dịch vụ thực tế. - Sổ chi tiết tài khoản 331 3.3. Lưu kho: Bộ phận kho Kế toán Hàng được chuyển tới kho sau khi được kiểm tra đầy đủ về số lượng và chất lượng sẽ cho nhập kho. Mỗi khi nhập kho: - Thủ kho phải lập phiếu nhập kho Kiểm tra số lượng, chất lượng N Xác nhận số hàng nhận, cho nhập kho Hàng chuyển tới kho. Các chứng từ kèm theo Thẻ kho Phiếu nhập kho Xác nhận số hàng nhập kho - Bộ phận kho hàng phải thông báo cho bộ phận kế toán về số lượng hàng nhận và cho nhập kho. • Các bộ phận liên quan: - Bộ phận kho hàng - Phòng kế toán • Chứng từ, tài liệu: - Phiếu nhập kho - Sổ chi tiết tài khoản 331, 152,153,155,156. 3.4. Chức năng xuất kho vật tư, hàng hóa. Đối với một doanh nghiệp thì xuất kho có 2 lý do cơ bản là xuất kho cho nội bộ (cho sản xuất, cho quản lý doanh nghiệp, cho bán hàng…) và xuất bán.  Xuất vật tư, hàng hóa cho nội bộ: Khi có hợp đồng sản xuất mới hoặc theo kế hoạch sản xuất hoặc nhu cầu vật tư trong nội bộ Doanh nghiệp các bộ phận sẽ lập phiếu xin lĩnh vật tư, bộ phận vật tư lập phiếu xuất kho (khi phiếu xin lĩnh vật tư được phê duyệt). Phiếu xin lĩnh vật tư: Do bộ phận sản xuất (hoặc bộ phận khác có nhu cầu) căn cứ nhu cầu sản xuất (hoặc nhu cầu quản lý doanh nghiệp hay bán hàng), người phụ trách bộ phận đó xin lĩnh vật tư trong đó phải ghi rõ loại vật tư, số mã, chủng loại, quy cách, phẩm chất, số lượng và thời gian giao vật tư. [...]... vận chuyển Phiếu xuất kho Phiếu vận chuyển A C N N C D B Hóa đơn bán hàng HH Phiếu vận chuyển Hóa đơn bán hàng D E E N Khách hàng 4 Mục tiêu kiểm toán và những rủi ro tiềm tàng đối với hàng tồn kho Mục tiêu kiểm toán chu trình hàng tồn kho là nhằm đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho, xác định tính hiện hữu, tính trọn vẹn, quyền của khách hàng với hàng tồn kho cũng như khẳng định... HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI HÀNG TỒN KHO 1, Đạt được sự hiểu biết sơ bộ về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho - Để hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho, kiểm toán viên cần tìm hiểu các vấn đề sau: + Thủ tục và quy trình đối với từng chức năng: mua hàng, nhận hàng, lưu trữ hàng, xuất hàng; cũng như việc kiểm soát đối với sản xuất, hệ thống kế toán hàng tồn kho và chi... Thu thập danh mục hàng tồn kho và đối chiếu với sổ sách kế toán Mục đích: nhằm khẳng định sự khớp nhau giữa các thẻ kho với sổ sách kế toán với báo cáo tài chính nhằm kiểm tra mục tiêu đầy đủ, xem hàng tồn kho của doanh nghiệp trong sổ sách có đầy đủ không 1.3 Quan sát kiểm kê vật chất hàng tồn kho Kiểm kê hàng tồn kho và quản lý việc kiểm kê hàng tồn kho không phải nhiệm vụ của kiểm toán viên mà đó... của ban quản lý khách hàng Trách nhiệm của kiểm toán viên là quan sát kiểm kê vật chất hàng tồn kho có được thực hiện đúng và chính xác hay không Mặc dù quan sát kiểm kê vật chất hàng tồn kho là một thử nghiệm tốn kém về thời gian và khó thực hiện nhưng hết sức quan trọng và cần thiết khi kiểm toán chu trình hàng tồn kho Quan sát kiểm kê vật chất hàng tồn kho là công việc mà kiểm toán viên phải có mặt... chung đối với hàng tồn kho ** Quy trình kiểm kê HTK: I Chu n bị kiểm kê - B1 Phát lệnh kiểm kê - B2 Tạm dừng tất cả các hoạt động nhập, xuất hàng tại kho Yêu cầu thủ kho sắp xếp lại kho hàng để chu n bị cho công việc kiểm kê thực tế Chia tách riêng hàng hỏng, lỗi, hàng gửi, hàng chờ xuất kho v v niêm phong kho hàng - B3 Lập bản cam đoan thủ kho: cam đoan về nguồn gốc của hàng trong kho: thuộc quyền... gian quan sát vật chất hàng tồn kho với ban quản lý Kiểm toán viên nên rà soát và đánh giá kế hoạch kiểm kê hàng tồn kho của khách hàng để có thể bố trí, điều chỉnh thích hợp với kế hoạch kiểm toán của mình Ngày kiểm kê hàng tồn kho nên sát với ngày lập bản cân đối kế toán và kiểm toán viên nên có mặt vào thời điểm đó Đối với đơn vị có nhiều kho bãi ở nhiều nơi khác nhau thì kiểm toán viên có thể thay... người ta hay chọn hàng có tỷ trọng lớn trong giá thành Tốt nhất là kiểm kê được 100% kho hàng - Yêu cầu thủ kho sắp xếp lại kho hàng để chu n bị cho công việc kiểm kê thực tế Chia tách riêng hàng hỏng, lỗi, hàng gửi, hàng chờ xuất kho v v Tiến hành : - Lập một danh mục hàng tồn kho từ số sách kế toán, thủ kho sử dụng sổ kho, thẻ kho - Khi tiến hành kiểm đếm phải bố trí sao cho việc sắp xếp khoa học để không... đại diện cho số hàng đã xuất bán trong kỳ Tất cả các nghiệp vụ mua, kế chuyển và tiêu thụ hàng tồn kho xảy ra trong kỳ đều được phản ánh trên sổ sách, báo cáo kế toán Quyền và nghĩa Trong kỳ, doanh nghiệp có quyền đối với số vụ hàng tồn kho đã ghi sổ Mục tiêu đối với số dư hàng tồn kho Hàng tồn kho được phản ánh trên bảng cân đối kế toán là thực sự tồn tại Số dư tài kho n hàng tồn kho đã bao hàm tất... có chiếu lại và kiểm tra chi tiết hàng tồn thật cũng được ghi dấu vết của kiểm tra kho, giữa sổ chi tiết sổ nội bộ với các chứng từ gốc + tránh các nghiệp + Kiểm tra các phiếu có liên quan vụ nhập kho không nhập kho, báo cáo +người quản lí hàng được phê chu n giao nhận hàng hóa tồn kho phải có trách nhiêm ký nhận hàng tồn kho đã nhập kho + Người quản lí hàng tồn kho phải lập phiếu xuất kho cho tất cả... vậy kiểm toán viên mới có thể tin cậy vào kết quả kiểm kê mà ban quản lý cung cấp cho Trong một số trường hợp đặc biệt, đơn vị khách hàng có thể thuê một số chuyên gia kiểm kê hàng tồn kho bên ngoài đến để kiểm kê một số hàng tồn kho đặc biệt (đá quý, kim khí ) Khi đó kiểm toán viên phải dựa vào kết luận của các chuyên gia và sử dụng đánh giá kết quả đó tuân theo chu n mực kiểm toán đã quy định Kiểm toán . CHƯƠNG 11: KIỂM TOÁN CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO I. HÀNG TỒN KHO VỚI VẤN ĐỀ KIỂM TOÁN 1. Khái niệm và đặc điểm chu trình hàng tồn kho Theo chu n mực kế toán Việt Nam số 02: Hàng tồn kho là những. ) - Kiểm toán chu trình hàng tồn kho nhằm hướng tới việc xác minh tính trung thực và hợp lí của hàng tồn kho. 2. HỆ THỐNG SỔ SÁCH KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO Hệ thống sổ sách kế toán hàng tồn kho đóng. đặt hàng Phiếu xuất kho Lệnh bán hàng được duyệt 4. Mục tiêu kiểm toán và những rủi ro tiềm tàng đối với hàng tồn kho Mục tiêu kiểm toán chu trình hàng tồn kho là nhằm đánh giá hệ thống kiểm