THỰC TRẠNG CHU TRÌNH MUA NHẬP KHO NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ THANH TOÁN CHO NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH GH

Cùng với sự phát triển của các nước trong khu vựt và quốc tế, nền kinh tế Việt Nam cũng đang từng bước chuyển mình theo xu hướng hội nhập kinh tế quốc tế. Hiện nay nền kinh tế Việt Nam là nền kinh tế vận hành theo cơ chế thị trường với nhiều thành phần kinh tế, có sự quản lý của nhà nước theo định hướng Xã Hội Chủ Nghĩa. Chịu tác động của nền kinh tế thị trường là thách thức lớn đối với các công ty, doanh nghiệp Việt Nam hiên nay. Để đứng vững và phát triển được đòi hỏi các doanh nghiệp trong nước phải luôn tăng cường công tác quản lý. Một trong những yếu tố quyết định đến sự tồn tại của doanh nghiệp trong công tác quản lý đó là kế toán. Kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp. Cho nên đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh để có thể tồn tại và phát triển trong cơ chế thị trường thì các công ty, doanh nghiệp phải tăng cường tốt công tác quản lý, hạch toán, giám sát chặt chẽ việc sử dụng nguyên vật liệu để đáp ứng tốt nhu cầu sản xuất. Muốn thế các công ty phải lập ra cho mình một chu trình hoàn thiện về mua nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp. Xuất phát từ ý nghĩa và tầm quan trọng đó nên em chọn đề tài “THỰC TRẠNG CHU TRÌNH MUA NHẬP KHO NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ THANH TOÁN CHO NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH GH” để làm chuyên đề tốt nghiệp.

Page | 1

LỜI MỞ ĐẦU



1 Sự cần thiết của đề tài

Cùng với sự phát triển của các nước trong khu vựt và quốc tế, nền kinh tế ViệtNam cũng đang từng bước chuyển mình theo xu hướng hội nhập kinh tế quốc tế Hiện nay nền kinh tế Việt Nam là nền kinh tế vận hành theo cơ chế thị trường vớinhiều thành phần kinh tế, có sự quản lý của nhà nước theo định hướng Xã Hội ChủNghĩa Chịu tác động của nền kinh tế thị trường là thách thức lớn đối với các công

ty, doanh nghiệp Việt Nam hiên nay Để đứng vững và phát triển được đòi hỏi cácdoanh nghiệp trong nước phải luôn tăng cường công tác quản lý Một trong nhữngyếu tố quyết định đến sự tồn tại của doanh nghiệp trong công tác quản lý đó là kếtoán Kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lýhoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp Cho nên đối với các doanh nghiệp sảnxuất kinh doanh để có thể tồn tại và phát triển trong cơ chế thị trường thì các công

ty, doanh nghiệp phải tăng cường tốt công tác quản lý, hạch toán, giám sát chặt chẽviệc sử dụng nguyên vật liệu để đáp ứng tốt nhu cầu sản xuất Muốn thế các công typhải lập ra cho mình một chu trình hoàn thiện về mua nhập kho nguyên vật liệu vàthanh toán cho nhà cung cấp Xuất phát từ ý nghĩa và tầm quan trọng đó nên emchọn đề tài “THỰC TRẠNG CHU TRÌNH MUA NHẬP KHONGUYÊN VẬT LIỆU VÀ THANH TOÁN CHO NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TYTNHH G&H” để làm chuyên đề tốt nghiệp

2 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu chung: tìm hiểu “chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanhtoán cho nhà cung cấp tại công ty thức ăn chăn nuôi TNHH G&H”

Mục tiêu cụ thể: việc nghiên cứu đề tài giúp ta hiểu rõ hơn quy trình, các bướcthực hiện cũng như các mục tiêu cụ thể trong chu trình mua, nhập kho nguyên vậtliệu và thanh toán cho nhà cung cấp Qua đó rút ra được những ưu khuyết điểm củachu trình tại công ty và đưa ra các biện pháp nhằm hoàn thiện hơn việc thực hiệncác chỉ tiêu đã đưa ra

Page | 2

3 Đối tượng nghiên cứu

Chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp tạicông ty TNHH thức ăn chăn nuôi G&H

4 Phương pháp nghiên cứu

+ Phương pháp tiếp cận trao đổi trực tiếp để ghi nhận thông tin tại công ty+ Phương pháp thu thập các số liệu và chứng từ kế toán của công ty+ Phương pháp ghi chép các số liệu từ sổ sách, báo cáo kế toán của công ty (sổchi tiết, bảng cân đối kế toán, bảng báo cáo xác định kết quả kinh doanh…)

+ Kết hợp thu thập chứng từ, số liệu với tham khảo ý kiến của nhân viên kếtoán tại công ty và giáo viên hướng dẫn

5 Bố cục đề tài

Bao gồm phần mở đầu, ba chương và phần kết luận

Chương 1: Cơ sở lý luận về chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toáncho nhà cung cấp tại công ty TNHH G&H

Chương 2: Thực trạng chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán chonhà cung cấp tại công ty TNHH G&H

Chương 3: Nhận xét và kiến nghị

Page | 3

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHU TRÌNH MUA, NHẬP KHO

HÀNG HÓA VÀ THANH TOÁN CHO NHÀ CUNG CẤP

1.1 Chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu

1.1.1 Trình tự các bước trong chu trình mua nguyên vật liệu

 Đặt mua nguyên vật liệu

- Đặt mua nguyên vật liệu hay yêu cầu về nguyên vật liệu là điểm khởi đầu trong

chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp tại các

công ty và nó được xem là một lời đề nghị về nhu cầu nguyên vật liệu mà bên muamuốn gởi đến bên bán Khi mua nguyên vật liệu vốn của công ty sẽ chuyển từ trạngthái tiền tệ sang trạng thái hiện vật Nếu bên mua và bên bán lần đầu tiên thực hiệngiao dịnh mua bán hoặc có nhu cầu giao dịch mua bán lớn và phức tạp thì đòi hỏiphải ký hợp đồng mua bán nhằm đảm bảo việc thực hiện các quyền lợi hoặc nghĩa

vụ của các bên tham gia hợp đồng

Các công ty có thể đặc mua nguyên vật liệu theo các phương thức sau:

+ Phương thức chuyển nguyên vật liệu: công ty sẽ ký hợp đồng với bên bán,bên bán sẽ căn cứ vào hợp đồng để giao nguyên vật liệu cho công ty theo địa điểm

đã được quy định trước trong hợp đồng

+ Phương thức trực tiếp: công ty cử nhân viên của mình trực tiếp đến mua hàngcủa bên bán và trực tiếp chuyển nguyên vật liệu về công ty bằng phương tiện sẵn cóhoặc thuê ngoài

 Nhận nguyên vật liệu

- Việc nhận hàng hóa là một khâu quan trọng chu trình vì đây là thời điểm màbên mua thừa nhận khoản nợ liên quan đến bên bán trên sổ sách của họ Khi nhậnnguyên vật liệu về bên mua phải tiến hành kiểm tra về số lượng, mẫu mã,… củanguyên vật liệu xem có đúng theo các quy định đã thỏa thuận trên hợp đồng haykhông trước khi tiến hành nhập kho nguyên vật liệu

- Trường hợp công ty nhận hàng theo phương thức trực tiếp: sau khi nhậnnguyên vật liệu và ký vào hóa đơn của bên bán thì nguyên vạt liệu đã thuộc vềquyền sở hữu của bên mua Mọi tổn thất xảy ra bên mua tự chịu trách nhiệm

Page | 4

- Trường hợp công ty nhận hàng theo phương thức chuyển nguyên vật liệu: khichuyển nguyên vật liệu đi thì nguyên vật liệu này vẫn thuộc quyền sở hữu của bênbán, hàng mua chỉ thuộc quyền sở hữu của bên mua khi bên mua nhận và chấp nhậnthanh toán, mọi tổn thất bên bán tự chịu trách nhiệm

 Nhận hóa đơn, theo dõi nợ phải trả

- Khi bên bán chuyển nguyên vật liệu cho bên mua sẽ kèm theo đó là hóa đơngiá trị gia tăng, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho Khi nhận được nguyên vật liệu, ngườiđại diện bên mua sẽ ký vào hóa đơn và nhận nguyên vật liệu cùng với hóa đơn

- Khi nhận được nguyên vật liệu bên mua sẽ tiến hành ghi sổ và theo dõi cáckhoản nợ phải trả Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan trọng đến các báo có tàichính cũng như các khoản thanh toán thực tế Kế toán các khoản phải trả thường cótrách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn của các lần mua và ghi chúng vào sổ nhật ký, sổ

hi tiết thanh toán người bán

 Thanh toán cho người bán

- Thanh toán cho người bán là khâu cuối cùng trong chu trình mua, nhập khonguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp, công việc này được thực hiên khiđơn đặt mua nguyên vật liệu được phê duyệt, nhận nguyên vật liệu, hóa đơn, biênbản giao nhận hàng hóa Mặc dù nguyên vật liệu công ty nhập khẩu hay mua trongnước, thanh toán bằng ngoại tệ hay nội tệ thì việc thanh toán cho người bán cũngtheo các phương thức sau:

- Thanh toán bằng tiền mặt như: tiền Việt Nam, ngoại tệ, trái phiếu,…Khi nhậnđược nguyên vật liệu bên mua xuất tiền mặt tại quỹ để thanh toán trực tiếp cho bênbán, hình thức này thường áp dụng cho các giao dịch hoặc hợp đồng có giá trị nhỏ,với giao dịch hoặc hợp đồng lớn việc thanh toán trở nên phức tạp và kém an toàn

- Thanh toán không dùng tiền mặt như: sec thanh toán, ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu…Đây là hình thức thanh toán được thực hiện bằng cách chuyển tài khoản hoặc thanh toán bùtrừ qua các ngân hàng Phương thức này phù hợp với các giao dịch và hợp đồng có giá trịlớn

1.1.2 Các mục tiêu trong chu trình mua nguyên vật liệu

 Dự toán chu trình mua nguyên vật liệu và dòng tiền trong công ty

- Dự toán dòng tiền trong công ty là một bảng tổng hợp về tiền thu vào và chi raliên quan đến các hoạt động của công ty trong từng kỳ kế toán Dự toán dòng tiềnnhằm xác định lượng tiền mặt có được trong kỳ, nếu cân đối thu, chi sau khi mức

dự trữ tiền mặt cần thiết thì công ty không phải lo về vấn đề thiếu vốn trong kinhdoanh

 Theo dõi việc mua nguyên vật liệu từ nhà cung cấp

- Việc này trợ giúp các nhà quản lý lập các kế hoạnh mua nguyên vật liệu, thanhtoán cho nhà cung cấp được đầy đủ, chính xác và đúng thời gian Bên cạnh đó việctheo dõi mua nguyên vật liệu từ nhà cung cấp giúp công ty có thể lường trước đượccác rũi ro trong trường hợp nhà cung cấp không có hoặc không đủ nguyên vật liệucung cấp công ty có thể kịp thời tính đến trương hợp mua nguyên vật lệu từ nhàcung cấp khác

 Theo dõi số tiền phải trả và thanh toán phù hợp, đúng thời gian cho nhà cung cấp

- Khi nhận được hóa đơn của bên bán, bên mua sẽ tiến hành theo dõi các khoản

nợ phải trả nhằm để tính toán, phản ánh một cách chính xác, đầy đủ từng khoản nợphải trả theo từng chủ nợ Đối chiếu số tiền phải trả để xác định số nợ phải trả, đãtrả và số nợ còn lại phải trả để thanh toán một cách hợp lý

- Công ty phải thường xuyên chủ động chuẩn bị nguồn tài chính phục vụ viêcthanh toán cho nhà cung cấp đúng thời gian và hợp lý vì đây là nghĩa vụ phải thựchiện được ký kết trong hợp đồng của hai bên

 Theo dõi các mẫu tin liên quan nhà cung cấp.

- Dựa vào mẫu tin này giúp công ty có cái nhìn tổng thể về nhà cung cấp, biết rõ

về đối tác của mình sẽ dễ dàng hơn trong việc tiếp cận, trao đổi, hợp tác mua bán.Hiểu được nhà cung cấp muốn gì và cần gì từ đó có các giải pháp hữu hiệu trongviệc ký kết hợp đồng

Page | 6

 Quản lý nguyên vật liệu tồn kho

- Quản nguyên vật liệu tồn kho nhằm mục tiêu duy trì nguyên vật liệu tồn ở mức

độ hợp lý, nhằm đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất, cung cấp nguồn nguyên vậtliệu trong lưu thông, đảm bảo việc cung ứng sản phẩm cũng như tránh được tìnhtrạng khan hiếm hay tăng giá nguyên vật liệu Bên cạnh đó quản lý nguyên vật liệu

tồn kho còn giúp công ty giảm được các chi phí về dự trữ, chi phí thanh lý hay cải

tiến hàng bị lỗi, hư hỏng

1.1.3 Các yêu cầu hay thủ tục khi nhập kho

 Kiểm tra nguyên vật liệu

- Khi hàng nhập kho, Thủ kho có trách nhiệm mời nhân viên mua hàng, nhân viênbán hàng xuống cùng kiểm tra chất lượng hàng hoá

- Kiểm tra số lượng: cân, đong, đo, đếm từng lô, từng kiện, xác định số lượngtheo phương pháp đồng dạng

- Kiểm tra chất lượng: theo tiêu chuẩn từ hợp đồng mua hàng

- Kiểm tra về qui cách

- Thủ kho tiến hành lập biên bản kiểm tra hàng hoá, biên bản có chữ ký xác nhậncủa Thủ kho, nhà cung cấp, phòng cung ứng

- Nếu hàng không đạt hoặc một phần không đạt hoặc không đúng theo thoả thuận,phòng cung ứng phải làm việc với nhà cung cấp giao hàng lại theo đúng hợp đồng

- Trường hợp hàng hoá đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho Thủ kho lập phiếunhập kho, phiếu nhập kho phải chuyển cho phòng kế toán, phòng cung ứng, phòngbán hàng Phiếu nhập kho theo mẫu của Bộ tài chính

1.2 Hệ thống các tài khoản sử dụng trong chu trình

Page | 7

1.2.1 Tài khoản 111 “tiền mặt tại quỹ”

- Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tại quỹ của doanhnghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý

Nội dung kết cấu tài khoản:

TK 111

- Các khoản tiền mặt, ngoại tệ,vàng, bạc, kim khí quý, đá quýnhập quỹ

- Các khoản tiền mặt, ngoại tệ,vàng, bạc, kim khí quý, đá quýxuất quỹ

- Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê

- Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý thiếu ở quỹ phát hiện khi kiểm kê

- Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái

do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuốikỳ

- Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái

do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuốikỳ

Số dư bên nợ: các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý còn tồn

quỹ tiền mặt

1.2.2 Tài khoản 112 “tiền gửi ngân hàng”

- Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng,giảm các khoản tiền gửi tại Ngân hàng của doanh nghiệp

Nội dung kết cấu tài khoản

Page | 8

Số dư bên nợ: Số tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quýhiện có gửi tại Ngân hàng

1.2.3 Tài khoản 133 “thuế giá trị gia tăng được khấu trừ”

- Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đãkhấu trừ và còn được khấu trừ của doanh nghiệp

- Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ là thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụdùng cho sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT

Nội dung kết cấu tài khoản:

TK 112

- Các khoản tiền Việt Nam, ngoại

tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quýgửi vào Ngân hàng

- Các khoản tiền Việt Nam, ngoại

tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quýrút ra từ Ngân hàng

- Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái

do đánh giá lại số dư tiền gửingoại tệ cuối kỳ

- Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái

do đánh giá lại số dư tiền gửingoại tệ cuối kỳ

không được khấu trừ

- Thuế GTGT đầu vào của hànghóa mua vào nhưng đã trả lại hoặcgiảm giá

- Số thuế GTGT đầu vào đã đượchoàn lại

Số dư bên nợ: Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ, số thuế GTGT đầu vào

được hoàn lại nhưng ngân sách nhà nước chưa hoàn trả

1.2.4 Tài khoản 152 “nguyên vật liệu”

- Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng,giảm của các loại nguyên liệu, vật liệu trong kho của doanh nghiệp

- Nguyên liệu, vật liệu của doanh nghiệp là những đối tượng lao động muangoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.Nguyên liệu, vật liệu phản ánh vào Tài khoản này được phân loại như sau:

Nguyên liệu, vật liệu chính;

Vật liệu phụ;

Nhiên liệu;

Phụ tùng thay thế;

- Trị giá thực tế của nguyên liệu,vật liệu xuất kho dùng vào sảnxuất, kinh doanh, để bán, thuêngoài gia công, chế biến, hoặc đưa

Số dư bên Nợ: Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ.

1.2.5 Tài khoản 151 “hàng mua đang trên đường”

- Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá của các loại hàng hóa, vật tư(Nguyên liệu, vật liệu; công cụ, dụng cụ; hàng hóa) mua ngoài đã thuộc quyền sởhữu của doanh nghiệp còn đang trên đường vận chuyển, ở bến cảng, bến bãi hoặc đã

về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho

Nội dung kết cấu tài khoản

- Kết chuyển trị giá thực tế củahàng hoá, vật tư mua đang điđường cuối kỳ

- Kết chuyển trị giá thực tế củahàng hoá, vật tư đã mua đang điđường đầu kỳ

Số dư bên Nợ: Trị giá hàng hóa, vật tư đã mua nhưng còn đang đi đường (Chưa về

nhập kho đơn vị)

1.2.6 Tài khoản 331 “phải trả người bán”

- Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phảitrả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ theohợp đồng kinh tế đã ký kết Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh tình hìnhthanh toán về các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ

Nội dung kết cấu tài khoản

TK 331

- Số tiền đã trả cho người bán vật

tư, hàng hoá, người cung cấp

dịch vụ, người nhận thầu xây lắp

- Số tiền phải trả cho người bánvật tư, hàng hoá, người cung cấpdịch vụ và người nhận thầu xâylắp

- Số tiền người bán chấp thuận

giảm giá hàng hoá hoặc dịch vụ

đã giao theo hợp đồng

- Điều chỉnh số chênh lệch giữagiá tạm tính nhỏ hơn giá thực tếcủa số vật tư, hàng hoá, dịch vụ

đã nhận, khi có hoá đơn hoặcthông báo giá chính thức

- Giá trị vật tư, hàng hoá thiếu

hụt, kém phẩm chất khi kiểm

nhận và trả lại người bán

Số dư bên Có:

- Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp

Số dư bên Nợ (nếu có):

- Phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trảcho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể

1.2.7 Tài khoản 333 “thuế và các khoản phải nộp nhà nước”

- Tài khoản này dùng để phản ánh quan hệ giữa doanh nghiệp với Nhà nước

về các khoản thuế, phí, lệ phí và các khoản khác phải nộp, đã nộp, còn phải nộp vàoNgân sách Nhà nước trong kỳ kế toán năm

Nội dung kết cấu tài khoản

TK 333

- Số thuế GTGT đầu ra và Số thuế

- Số thuế, phí, lệ phí và các khoản

phải nộp, đã nộp vào Ngân sách

Nhà nước

- Số thuế, phí, lệ phí và các khoảnkhác phải nộp vào Ngân sách Nhànước

- Số thuế được giảm trừ vào số

thuế phải nộp, số thuế GTGT của

hàng bán bị trả lại, bị giảm giá

Số dư bên Có:

- Số thuế, phí, lệ phí và các khoản khác còn phải nộp vào Ngân sách Nhà nước

- Trong trường hợp cá biệt, Tài khoản 333 có thể có số dư bên Nợ Số dư bên Nợ(nếu có) của TK 333 phản ánh số thuế và các khoản đã nộp lớn hơn số thuế và cáckhoản phải nộp cho Nhà nước, hoặc có thể phản ánh số thuế đã nộp được xét miễn,giảm hoặc cho thoái thu nhưng chưa thực hiện việc thoái thu

1.3 Hệ thống các chứng từ phát sinh và liên quan trong chu trình

1.3.1 Các chứng từ phát sinh và liên quan trong chu trình mua nguyên vật liệu trong nước

1.3.1.1 Phiếu yêu cầu mua hàng

- Đây là chứng từ xác định yêu cầu mua hàng do các bộ phận có nhu cầu lập vàgửi cho bộ phận mua hàng Chứng từ này phản ánh các thông tin cơ bản như yêucầu cụ thể về hàng, tên hàng, chủng loại hàng, xuất xứ, chất lượng hàng, số lượnghàng, yêu cầu về việc giao hàng như thời gian, địa điểm, phương thức giao hànghoặc giá cả hàng yêu cầu tùy theo chính sách chỉ tiêu nội bộ Chứng từ này cần có

sự kí duyệt của trưởng bộ phận để đảm bảo việc chịu trách nhiệm với yêu cầu của

bộ phận

1.3.1.2 Đơn đặt hàng

- Là chứng từ xác định yêu cầu của doanh nghiệp với người bán Chứng từnày do bộ phận mua hàng lập sau khi tiến hành các thủ tục tìm kiếm nhà cung cấp

tất cả các yêu cầu của doanh nghiệp đối với nhà cung cấp như: Yêu cầu đặt hàng, sốlượng hàng, giao hàng và thanh toán tiền Tùy điều kiện và khả năng đáp ứng củangười bán, một yêu cầu mua hàng có thể cần lập một hoặc nhiều đơn đặt hàng mua

và ngược lại một đơn đặt hàng mua có thể lập cho nhiều yêu cầu mua hàng

- Đơn đặt hàng được lập nhiều liên Sau khi nhận được trả lời chấp nhận đặchàng của người bán thì đơn đặt hàng mua được chấp nhận sẽ được gửi để thong báocho các bộ phận liên quan như: nơi yêu cầu mua hàng, kế toán phải trả, bộ phậnnhận hàng, người bán…

1.3.1.3 Biên bản kiểm nghiệm

- Được lập bởi bộ phận sử dụng, nhằm mục đích xác định số lượng, quycách, chất lượng nguyên vật liệu trước khi nhập kho, làm căn cứ để quy tráchnhiệm trong thanh toán và bảo quản

1.3.1.4 Biên bản giao nhận nguyên vật liệu

- Được chuẩn bị bởi nhà cung cấp và giao cho khách hàng ký xác nhận Biênbản giao nhận phải được ký nhận của khách hàng để chứng minh sự chuyển giaonguyên vật liệu đã xảy ra thực tế

1.3.1.5 Phiếu nhập kho

- Được lập bởi bộ phận kho thường có 3 liên, sau khi ký xác nhận vào biênbản nguyên vật liệu đã thuộc quyền sở hữu của công ty, bộ phận kho sẽ tiến hànhlập phiếu nhập kho và nhập kho nguyên vật liệu

1.3.1.6 Hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn giá trị gia tăng

- Nhận được từ nhà cung cấp đề nghị thanh toán nguyên vật liệu đã chuyểngiao trước đó

1.3.1.7 Ủy nhiệm chi hoặc phiếu chi

- Được lập khi nhận hóa đơn bán hàng từ khách hàng và thường có 4 liên,nhằm xác định khoản tiền xuất quỹ để thanh toán cho nhà cung cấp và phải được

sự phê duyệt của Ban giám đốc

1.3.1.8 Giấy báo nợ

- Nhận được từ ngân hàng, khi bên bán thanh toán cho bên mua bằng tàikhoản của mình tại ngân hàng khi đó tài khoản của bên bán tăng lên và bên muagiảm xuống

1.4 Quá trình lập và luân chuyển chứng từ trong chu trình

1.4.1 Trường hợp mua nhập kho nguyên vật liệu trong nước

- Khi yêu cầu mua hàng được duyệt, bộ phận mua hàng sẽ lập các đơn đặt hàng (sau khi đã tìm kiếm người bán phù hợp) và tiến hành ký hợp đồng

- Bộ phận kho nhận hàng và hóa đơn do người bán giao Sau đó gửi hóa đơn vềphòng kế toán để thực hiện chi tiền

- Phòng kế toán tiến hành phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán (đơn đặt hàng,hóađơn bán hàng, phiếu chi) gửi về, lập phiếu chi định khoản, ghi sổ kế toán, lưu trữ,bảo quản chứng từ kế toán

1.4.1.2 Lưu đồ

Hệ thống ký hiệu sử dụng

Bảng 1.1 Các ký hiệu của lưu đồ chứng từ

Chứng từ

Chứng từ nhiều

liên

Xử lý thủcông

Sổ sách/báo cáo

N: theo số

thứ tựD: theo ngàyA: theo tên

Điểm nốicùng trang

Điểm nốisang trang

Bắt đầu/Kết thúc/Đối tượngbên ngoài

5

Lưu đồ 1.1: Lưu đồ xử lý đặt hàng

Nơi yêu cầu

4 3

- Kế hoạch sản xuất

- Ngân sách phòng ban

- Thông tin người bán

- Xét duyệt, tổng hợp yêu cầu mua hàng

- Tìm kiếm người bán

- Lập đặt hàng - kí duyệt

Yêu cầu mua hàng

Lưu đồ 1.2: Lưu đồ xử lý nhận hàng

NHẬN HÀNG KHO HÀNG

Người bán

Nhận hàng

Phiếu gửi hàngĐặt hàng 2

(được kiểm tra)

Lập phiếu

A

4321Phiếu nhập kho

Đếm, kiểm hàng

Ký phiếu

Lưu đồ 1.3: Lưu đồ xử lý chấp thuận hóa đơn, theo dõi công nợ

Đặt hàng 2

(được kiểm tra)

4 3 21Phiếu nhập kho

N

A

Kế toánvật tưN

Kế toánPhải trả

mua hàng

Người bán

Đặc hàngPhiếu nhập

kho

Hóa đơn

mua hàng

Kiểm tra,Đối chiếu,Ghi sổ

D

N

Lưu đồ 1.4: Lưu đồ thanh toán tiền

Kế toán phải trả Kế toán tiền Thủ quỹ

Từ lưu đồ 1.3

Kiểm traLập PC

Đặt hàngPNKHóa đơnMua hàng

Phiếu chi

Phiếu chi

Đối chiếuGhi sổ

Phiếu chi đượcXét duyệt

Chi tiền,Ghi sổ quỹ

Chuyển

duyệt

thanh

toán

1.5 Quá trình ghi chép, phản ánh nghiệp vụ

1.5.1 Nội dung trình tự ghi sổ

- Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán căn cứ chứng từ kế toán đã kiểm tra để lậpchứng từ ghi sổ hoặc căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra phân loại

để lập bảng tổng hợp chứng từ kế toán theo từng loại nghiệp vụ, trên cơ sở số liệucủa Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán để lập chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ saukhi đã lập xong chuyển cho kế toán trưởng ( hoặc người phụ trách kế toán )duyệt, rồi chuyển cho kế toán tổng hợp đăng ký vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

để ghi số và ngày tháng vào chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ sau khi đã ghi vào

B

A

B

sổ đăng ký chứng từ ghi sổ mới được sử dụng để ghi vào sổ cái và các sổ, thẻ

- Sau khi phản ánh tất cả chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng vào sổ cái, kếtoán tiến hành cộng số phát sinh nợ, số phát sinh có và tính số dư cuối tháng củatừng tài khoản Sau khi đối chiếu trùng khớp sẽ tiến hành lập bảng cân đối tàikhoản

- Đối với các tài khoản phải mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì chứng từ kế toán,Bảng tổng hợp chứng từ kế toán kèm theo chứng từ ghi sổ là căn cứ vào sổ, thẻ

kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản Cuối tháng tiến hành cộng các

sổ, thẻ kế toán chi tiết, lấy kết quả lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoảntổng hợp để đối chiếu với số liệu trên sổ cái của từng tài khoản đó Các Bảngtổng hợp chi tiết của từng tài khoản sau khi đối chiếu được dùng làm căn cứ lậpbáo cáo tài chính

1.5.2 Công việc của kế toán trong quá trình ghi chép

- Lập chứng từ kế toán:

Lập chứng từ kế toán là cơ sở đầu tiên của công việc kế toán Lập chứng từ làmột công việc của kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thànhvào các tờ chứng từ theo mẫu quy định, theo thời gian và địa điểm phát sinh cácnghiệp vụ đó Chứng từ là cơ sở để ghi sổ kế toán, với nội dung quy định trongchứng từ, phương pháp lập chứng từ làm số liệu kế toán phản ánh kịp thời đầy đủ vàchính xác mọi hoạt động của công ty

- Kiểm kê

Kiểm kê là công việc của kế toán dùng cân, đong, đo, đếm… để xác định sốlượng và chất lượng các loại vật tư, tiền…, từ đó đối chiếu với số liệu trong sổ kếtoán nhằm phát hiện các khoản chênh lệch giữa thực tế và số trên sổ kế toán mà cóbiện pháp xử lí kịp thời xác định trách nhiệm vật chất của người quản lý và sửdụng tài khoản đó

- Tính giá các đối tượng kế toán

Tính giá các đối tượng kế toán là một công việc của kế toán biểu hiện bằng giátrị tất cả những tài sản của công ty, nhờ việc đánh giá này mà mọi đối tượng của kếtoán điều được biểu hiện cùng một thước đo tiền tệ, từ đó có thể tổng hợp được

những chi tiêu cần thiết bằng tiền chẳng những trong công ty mà còn theo từngngành và cả nền kinh tế.

- Tính giá thành

Tính giá thành là một công việc của kế toán tổng hợp chi phí phát sinh trong kỳcủa công ty được biểu hiện bằng tiền kể từ đó xác định những khoản chi phí nàocho loại sản phẩm nào, lao vụ nào Việc xác định chi phí để hình thành nên giáthành của từng loại sản phẩm hay lao vụ giúp cho công ty thấy được hiệu quả củasản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình, từ đó công ty có kế hoạch hạ giá thànhsản phẩm hay lao vụ

- Mở tài khoản kế toán

Mở tài khoản kế toán là một công việc của kế toán, dùng để phản ánh một cáchthường xuyên, liên tục và có hệ thống đối với từng đối tượng kế toán riêng biệttrong quá trình sản xuất, kinh doanh của công ty

Mỗi đối tượng kế toán có nội dung kinh tế khác nhau,tồn tại và vận động và yêu cầuquản lý khác nhau nên cần nở riêng biệt một tài khoản tương ứng

- Ghi sổ kép

Ghi sổ kép là một công việc của kế toán dùng để ghi một nghiệp vụ kinh tế phátsinh vào ít nhất hai tài khoản theo đúng nội dung kinh tế và mối quan hệ khách quancủa các tài khoản Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình họat động sảnxuất kinh doanh của công ty có nội dung kinh tế nhất định được phản ánh vào cáctài khoản liên quan đã giúp cho việc giám đốc chặt chẽ các hoạt động kinh tế tàichính của công ty

- Lập báo cáo kế toán

Lập báo cáo kế toán là một công việc của kế toán Báo cáo kế toán được tổnghợp số liệu từ các sổ kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế về tài sản và tình hình họatđộng sản xuất kinh doanh của công ty trong một thời kỳ nhất định Số liệu trên báocáo kế toán giúp cho công ty đánh giá được tình hình thực hiện kế hoạch sản xuấtkinh doanh của công ty đồng thời hữu ích cho việc phân tích tình hình hoạt độngsản xuất kinh doanh

 Các công việc của kế toán trên phải được thực một cách đồng bộ, nhanhchóng, trong mối quan hệ hữu cơ của chúng Lập chứng từ và kiểm kê sẽ cung cấp

đầy đủ kịp thời chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty, đánh giá,tính giá thành sản phẩm nhằm biểu hiện các đối tượng kế toán bằng tiền để từ đóghi sổ kép vào các tài khoản liên quan theo đúng mối quan hệ khách quan của cácđối tượng kế toán

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CHU TRÌNH MUA, NHẬP KHO NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ THANH TOÁN CHO NGƯỜI BÁN TẠI

CÔNG TY TNHH G&H

2.1 Tổng quan về công ty TNHH G&H

2.1.1 Tên, địa chỉ, tư cách pháp nhân, hình thức tổ chức kinh doanh

- Công Ty TNHH Thức Ăn Chăn Nuôi G&H: là một công ty TNHH có 2thành viên trở lên được thành lập theo Giấy phép hoạt động kinh doanh số

542023000024 ngày 19 tháng 11 năm 2009, thay đổi lần thứ 2 ngày 13 tháng 08năm 2010 do BQL các KCN Vĩnh Long cấp

- Tên đối ngoại: G&H FEEDS LIMITED COMPANY

- Tên viết tắt: G&H Co.,Ltd

- Mã số thuế: 1500660389

- Thành viên sáng lập: 1 TAN SOO WAN Quốc tịch: Malaysia

2 CHENG MOOH TAT Quốc tịch : Malaysia

- Người đại diện theo pháp luật: CHENG LENG BOON ( Chức vụ Giám Đốc)

- Địa chỉ: Lô B3.3, Quốc Lộ 1A, Khu Công Nghiệp Hòa Phú, ấp Thạnh Hưng,

xã Hòa Phú, huyện Long Hồ, tỉnh Vĩnh Long

- Vốn điều lệ ban đầu: 54.000.000.000 đồng (Bằng chữ: Năm mươi bốn tỷđồng)

- Nghành nghề kinh doanh chính của công ty: là sản xuất thức ăn gia súc, giacầm Bán buôn thức ăn và nguyên vật liệu làm thức ăn cho gia súc, gia cầm Chănnuôi hỗn hợp (gia súc, gia cầm) Thực hiện quyền xuất nhập khẩu và các loại hànghóa phù hợp với quy định pháp luật Việt Nam và các điều ước quốc tế mà Việt Nam

là thành viên

2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển

+ Công ty TNHH Thức Ăn Chăn Nuôi G&H được sang nhượng bởi Cty TNHH

Thức Ăn Chăn Nuôi Đỗ Lộc cũng chuyên sản xuất thức ăn chăn nuôi cho gia súc và

gia cầm.

+ Tiền thân của Công ty là Nhà Máy Sản Xuất Thức Ăn Chăn Nuôi và sau đó

công ty đẩy mạnh sản xuất vời dây chuyền công nghệ hiện đại để đưa sản phẩmxuất khẩu ra các nước khác và đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng tốt nhiều,

thuận lợi và nhanh chóng nhưng giãm bớt nhiều chi phí nên đổi thành Công TyTNHH Thức Ăn Chăn Nuôi G&H để được hưởng các quyền lợi về luật Liên doanhcủa nước ngoài đầu tư vào Việt Nam

+ Đến tháng 09 năm 2012 Công ty tiếp tục đổi mới dây chuyền sản xuất thức

ăn tạo ra thêm nhiều sản phẩm mới dạng viên để đáp ứng nhu cầu của người chănnuôi dự kiến hoàn thành việc xây dựng và lắp đặt hệ thống dây chuyền khoảngtháng 05 năm 2013 sẽ đưa vào hoạt động

+ Từ ngày thành lập Công ty hoạt động có hiệu quả, lợi nhuận và các khoản

nộp cho Ngân sách Nhà Nước năm sau luôn cao hơn năm trước, cơ sở vật chất kỹthuật không ngừng cải tiến, mở rộng, hoạt động của Công ty đúng pháp luật và luôngiữ chữ tín với khách hàng nên được khách hàng hợp tác tốt

2.1.3 Chức năng, lĩnh vực hoạt động

 Chức năng

Công ty TNHH thức ăn chăn nuôi G&H vào hoạt động theo chức năng,nhiệm vụ: là công ty hoạt động ổn định cung cấp đủ nguồn thức ăn cho người chănnuôi và cung ứng nguồn thức ăn dồi dào chất dinh dưỡng, giúp cho vật nuôi maulớn và giúp cho người chăn nuôi có nhiều lợi nhuận hơn từ việc chăn nuôi

 Lĩnh vực hoạt động

Để góp phần phát triển nền kinh tế nói chung và cũng như đáp ứng nhu cầungày càng đa dạng của hoạt động kinh doanh, công ty đã tham gia vào các lĩnh vựchoạt động :

- Công ty sản xuất thức ăn gia súc, gia cầm

- Bán buôn thức ăn và nguyên vật liệu làm thức ăn cho gia súc, gia cầm

- Chăn nuôi hỗn hợp( gia súc, gia cầm)

- Thực hiện quyền xuất nhập khẩu và các loại hàng hóa đã đăng ký trong giấyphép hoạt động phù hợp với quy định pháp luật Việt Nam và các điều ước quốc tế

mà Việt Nam là thành viên

2.1.4 Mặt hàng kinh doanh chủ yếu

Thức ăn gia súc, gia cầm Bán buôn thức ăn và nguyên vật liệu làm thức ăn chogia súc, gia cầm, xuất nhập khẩu và các loại hàng hóa

2.1.5 Đặc điểm tình hình kinh doanh của công ty

Công ty hoạt động trên cơ chế thị trường nên luôn tạo điều kiên thuận lợi và tốtnhất cho khách hàng như: bán hàng kèm khuyến mãi, bán trả góp, chậm trả…Tuynhiên những năm gần đây cùng với sự phát triển của nền kinh tế nhiều thành phần,bản thân đơn vị cũng gặp khó khăn không ít như: cơ sở vật chất kỹ còn thấp, máymóc thiết bị chưa phải là tốt nhất,… Song dưới sự chỉ huy lãnh đạo của Ban giámđốc cùng với sự nổ lực không ngừng của tập thể công nhân viên mà công ty đãvươn lên và phát triển từng bước củng cố vị thế của mình trong nền kinh tế thịtrường.

2.1.6 Tổ chức bộ máy quản lý công ty

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức của công ty

Chức năng , nhiệm vụ của từng phòng ban

- Giám đốc: Chịu trách nhiệm toàn diện hoạt động trong công ty.

- Phòng kế toán, tài chính tổng hợp: Chức năng thực hiện tổng hợp báo cáo

hàng tháng , quí, năm lên kế hoạch luân chuyển nguồn tiền ra vào từ công ty, ghi

PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KCS, HÀNG

MẪU

PHÒNG KỸ THUẬT,VẬN HÀNH

PHÒNG NHÂN SỰ

chép các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày, có trách nhiệm bảo quản sổ sách, số liệu kếtoán đã báo cáo lên cấp trên và cơ quan nhà nước, thực hiện theo chuẩn mực kếtoán hiện hành theo đúng pháp luật qui định.

- Phòng xuất - nhập khẩu: Có chức năng làm thủ tục khai hải quan khi có

lô hàng nhập - xuất nước ngoài, làm hợp đồng nhập khẩu, xuất khẩu bằng tiếngnước ngoài, có nhiệm vụ thu thập chứng từ, hóa đơn để kế toán kê khai báo cáothống kê, theo dõi giao hàng , nhận hàng với đối tác nước ngoài

- Phòng nhân sự: Có chức năng theo dõi tình hình biến động, tăng giãm nhân

sự trong công ty , tham gia đầy đủ các loại bảo hiểm, hợp đồng và đề nghị tănglương khi phù hợp , có nhiệm vụ bảo quản hồ sơ việc làm và sổ sách liên quan đếncông nhân viên trong công ty

- Phòng Marketing trong nước: Có chức năng bán hàng trong nước, thực hiện

hợp đồng với khách hàng , theo dõi sản lượng bán ra trong tháng báo cáo cấp trên,

đề nghị khuyến mãi, chiết khấu cho khách hàng mua hàng than thiết, theo dõi nguồnhàng đảm bảo cung cấp hàng hóa cho khách hàng đầy đủ, nhanh chóng

- Phòng kế hoạch đầu tư: Phân tích, đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh

đạt được và hoạch định kế hoạch, chỉ tiêu phấn đấu cho giai đoạn tiếp theo Đề xuấtban Tổng Giám Đốc những điều chỉnh phù hợp để đạt được kết quả tối ưu Phântích và tìm hiểu các cơ hội đầu tư , tìm kiếm kênh đầu tư, phân tích, đề xuất đầu tư,định giá cấu trúc các khoản đầu tư, quản lý các khoản mục đầu tư, tham mưu vềkhía cạnh đầu tư, trong đó có cả mảng đầu tư tài chính nhằm góp phần thực hiệnthành công mục tiêu chiến lược và mục tiêu đầu tư tài chính của công ty

- Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ tìm hiểu về đối tác cung cấp nguyên liệu vềchất lượng, giá cả để mua được hàng chất lượng và phù hợp giá cả thị trường Trựctiếp chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động tiếp thị bán hàng tới các khách hàng vàcủa công ty nhằm đạt mục tiêu về doanh số, thị phần,

- Phòng quản đốc sản xuất: Chức năng sản xuất sản phẩm cung ứng cho phòng

kinh doanh trong nước bán cho khách hàng với chất lượng tốt nhất theo đúng côngthức mà phòng KCS đã kiểm tra lấy mẫu, Hàng tháng phối hợp với phòng kế toánkiểm kê hàng còn tồn kho để lên báo cáo xử lý hàng để tránh trường hợp xuất đihàng đã quá hạn sử dụng và xuất sai hàng

- Phòng kỹ thuật vận hành: Chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi, đôn đốc và

tham mưu giúp Giám đốc về lĩnh vực quản lý, sử dụng phương tiện, máy móc, thiết

bị, vật tư trong toàn Công ty Xây dựng Kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa các thiết bị

và công tác bảo hiểm cho phương tiện, thiết bị

- Phòng KCS, hàng mẫu: Tham mưu và đề xuất với ban lãnh đạo công ty về

công tác tổ chức quản lý và kiểm tra chất lượng sản phẩm Thành lập các bộ phậnđảm nhận các hoạt động kiểm tra chất lượng sản phẩm trong công ty, xí nghiệp chophù hợp với thực tế ( đổi người, bố trí người phù hợp với công việc ) Theo dõi,kiểm tra tỉ lệ và đánh giá cụ thể tình hình chất lượng sản phẩm trước khi xuấtxưởng Kiểm tra qui trình quản lý chất lượng trong quá trình sản xuất

- Phòng pha trộn thuốc: Tạo ra những sản phẩm thuốc đạt những chỉ tiêu hóa lý,

hàm lượng theo tiêu chuẩn Hoàn thành công việc pha chế thử nghiệm thuốc mớiđược giao

Về cơ cấu nhân sự:

Cho tới thời điểm hiện nay, công ty chỉ có 37 Cán bộ Công nhân viên, tuyvậy hầu hết lực lượng lao động tại công ty đều được đào tạo Công ty luôn ý thứcđược yếu tố con người trong công tác quản lý điều hành và trong kinh doanh là vấn

đề cấp thiết bởi nó là mắt xích quyết định sự chuyển động trong bộ máy hoạt độngcủa công ty

Chính vì lý do đó, Công ty TNHH Thức Ăn Chăn Nuôi G&H đã chú trọngcông tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn thường xuyêndưới nhiều hình thức thích hợp như Nghiệp vụ Phòng cháy chữa cháy, Cử Cán bộ

Kế toán đi tập huấn chuyên môn, Đào tạo nghiệp vụ bảo vệ……

Bảng 2.1: Bảng thống kê về nhân viên của công ty TNHH Thức Ăn Chăn Nuôi

G&H

MỨC DỘ ĐÀO TẠO

SỐ LƯỢNG (NGƯỜI) TỶ LỆ (%)

Lao động phổ thông 16 43,24%

( Nguồn: Phòng nhân sự công ty TNHH Thức Ăn Chăn Nuôi G&H)

2.1.7 Tổ chức công tác kế toán tại công ty

KẾ TOÁN TỔNG HỢP

KẾ TOÁN THANH TOÁN

KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU

Chức năng và nhiệm vụ của từng vị trí Kế toán

 Chức năng:

- Giám sát toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Tham mưu cho Ban Giám Đốc và người chịu trách nhiệm trước Ban GiámĐốc về tình hình tài chính của công ty

- Nghiên cứu và cập nhật thông tin chế độ Kế toán mới ban hành

- Giám sát việc chấp hành các chế độ báo cáo Kế toán, đảm bảo tính trungthực, hợp lý trong Báo cáo tài chính được phát hành

- Điều động và phân công công việc cho từng nhân viên, phù hợp với trình

- Hướng dẫn và bổ sung những thiếu xót trong phần hành của nhân viên

- Luôn tìm hiểu và giải quyết những khó khăn của nhân viên trong phạm vicủa mình và kịp thời báo cáo những vướng mắc gặp phải ngoài khả năng của mìnhcho Ban Giám Đốc giải quyết

- Đối chiếu và duyệt chứng từ cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thườngxuyên

à Nơi gởi báo cáo: Ban Giám Đốc

- Tổng hợp số liệu của các Kế toán viên để lập Báo cáo Tài chính theo quyđịnh của chế độ kế toán hiện hành Sau đó, chuyển lên Kế toán trưởng để duyệt kịpthời báo cáo cho các cơ quan chủ quản về tình hình hoạt động kinh doanh của côngty

- Cùng Kế toán trưởng phân tích tình hình tình tài chính của công ty trongmỗi thời điểm phát hành báo cáo, để cung cấp các thông tin tài chính cho ban GiámĐốc ra chiến lược kinh doanh.

à Nơi gởi báo cáo: Kế toán trưởng

liệu xuất nhập nguyên vật liệu và vật liệu tồn kho và báo cáo lên kế toán tổng hợp

kế hoạch thanh toán, thời hạn thanh toán lập Phiếu chi, Ủy nhiệm chi thanh toán chokhách hàng, Lưu trữ chứng từ ngân hàng, Hóa đơn, phiếu chi theo từng tháng, Đốichiếu số liệu của công ty với sổ phụ ngân hàng có trùng khớp Chi các khoản cóchứng từ hợp lệ Không thanh toán những trường hợp mua hàng không có hóa đơnchứng từ, Tránh nguồn tiền đi ra bất hợp lý

hàng, theo dõi , nhắc nhở công nợ lên lịch khách hàng thanh toán, Tính chiết khấu

hàng tháng, quí, năm cho khách hàng, Chăm sóc khách hàng Lưu trữ hóa đơn,

Làm hợp đồng bán hàng cho khách hàng và lưu trữ, Hàng tháng kiểm tra hóa đơnđầu ra với đơn hàng

phối hợp với Ban giám đốc kiểm kê quỹ hàng tháng và khi có yêu cầu

2.1.7.3 Hình thức sổ kế toán

- Công ty dùng hình thức sổ nhật ký chung trong công tác kế toán đã phản ánh

và cung cấp kịp thời tình hình tài sản và nguồn vốn, tình hình thực hiện các chỉ tiêukinh tế tài chính từ đó giúp lãnh đạo công ty quyết định đúng đắn kịp thời cácphương án kinh doanh

Nhật ký chung: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ phát

sinh theo thời gian và thứ tự, theo quan hệ đối xúng tài khoản sau đó sử dụng số liệu

ở nhật ký chung để ghi sổ các tài khoản có liên quan

Sổ cái: là loại sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát

sinh theo các tài khoản kế toán được qui định trong chế độ tài khoản áp dụng tại

công ty Số liệu ghi chép trên sổ cái dùng để ghi chép kiểm tra đối chiếu với số liệughi chép trên sổ nhật ký chuyên dùng và bảng tổng hợp chi tiết.

Các sổ, thẻ kế toán chi tiết: là sổ dùng để phản ánh cụ thể từng nghiệp vụ

kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợpchưa phản ánh được Có các loại sổ như sau sổ tài sản cố định, Sổ chi tiết vật tư,thành phẩm, hàng hóa Sổ chi tiết chi phí nguyên vật liệu, nhân công, máy thi công,chi phí sản xuất chung Sổ giá thành công trình, hạn mục công trình Sổ chi phí trảtrước

Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các chi tiêu chi tiết về tình hình tái sảnxuất, vật tư, tiền vốn, tình hình hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh của công

ty là căn cứ để lập báo cáo tài chính

Bảng tổng hợp chi tiết: dựa vào số thẻ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết,

ví dụ như: sổ tổng hợp tình hình công cụ, dụng cụ, máy móc, thiết bị, sổ tổng hợpcông nợ với khách hàng…Hàng tháng số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết được kiểmtra đối chiếu với số dư, số phát sinh của từng tài khoảng trên sổ cái

Bảng cân đối số phát sinh: hàng tháng, quý, năm, căn cứ vào số dư, số phát

sinh các tài khoản trên sổ cái để lập bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo tài chín h: cuối kỳ tổng hợp số liệu để báo cáo và thuyết minh về tìnhhình kinh tế, tài chính của công ty

Sơ đồ trình tự ghi sổ của công ty

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung

CHỨNG TỪ

KẾ TOÁN

SỔ NHẬT KÝ CHUNG

SỔ, THẺ KẾ TOÁNCHI TIẾT

Ghi chú:

Ghi hằng ngày:

Ghi cuối tháng hoặc định kỳ:

Đối chiếu kiểm tra số liệu:

Công ty hiện đang áp dụng đầy đủ các chế độ kế toán hiện hành của nhà

nước và sử dụng các tài khoản kế toán theo quyết định số 15/2006 QĐ-BTC ngày20/03/2006 của Bộ Tài Chính

2.1.7.5 Tổ chức vận dụng các chế độ, phương pháp kế toán

 Phương pháp kế toán hàng nhập kho: kế toán tính giá nhập kho theo giá thựctế

 Phương pháp xuất kho: bình quân gia quyền cuối kỳ

 Phương pháp tính giá hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên

 Phương pháp khấu hao tài sản cố định: theo đường thẳng

 Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: theo phương pháp khấu trừ

 Đơn vị tính: Việt Nam đồng, USD

 Kỳ kế toán: công ty theo dõi kỳ kế toán theo hàng tháng, mỗi tháng báo cáo mộtlần

2.1.7.6 Phương tiện phục vụ công tác kế toán

- Công ty sử dụng phần mền Bravo phiên bản 3.5 để quản lý số liệu hàngngày và để báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh tại công ty

- Mỗi nhân viên kế toán đều được trang bị Một máy tính bàn, và các vậtdụng khác phục vụ tốt nhất cho công tác kế toán của mình

- Bên cạnh đó công ty còn trang bị thêm hệ thống internet giúp công ty có thểcập nhật các thông tư, chuẩn mực kế toán…một cách nhanh chóng và chính xácnhất

- Ngoài ra công ty có trang bị đầy đủ các máy in, fax, photocopy… phục vụnhanh chóng và kịp thời công tác kế toán trong công ty

2.2 Thực trạng chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung câp tại công ty TNHH Thức Ăn Chăn Nuôi G&H

2.2.1 Trình tự các bước trong chu trình mua nguyên vật liệu trong công ty 2.2.1.1 Đặt mua nguyên vật liệu

Bước 1: Bộ phận kinh doanh của công ty lập yêu cầu mua hàng để mua các nguyênvật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất, đáp ứng các đơn đặt hàng

Bước 2: Yêu cầu được trình lên cho Giám đốc phê duyệt

Bước 3: Phòng kinh doanh tìm kiếm đối tác, nhà cung cấp phù hợp

Bước 4: Phòng kinh doanh trao đổi với nhà cung cấp về nguyên vật liệu cần mua(số lượng, phẩm chất, quy cách) và lập yêu cầu mua hàng.

Bước 5: Ký kết hợp đồng mua, bán với nhà cung cấp

2.2.1.2 Nhận nguyên vật liệu nhập kho.

Bước 1: Người giao hàng đề nghị giao hàng nhập kho

Bước 2: Ban kiểm nhận của công ty (thủ kho, cán bộ phụ trách bộ phận) kiểm trahàng giao đến

Bước 3: Thủ kho và người giao hàng ký xác nhận việc giao hàng

Bước 4: Đưa nguyên vật liệu vào kho bảo quản

2.2.1.3 Nhận hóa đơn theo dõi nợ phải trả

Bước 1: Bộ phận kinh doanh nhận các hóa đơn từ người bán gởi về

Bước 2: Xử lý các hóa đơn (đối chiếu, kiểm tra…) để xác nhận tính đúng đắn vàhợp lý của các hóa đơn

Bước 3: Gởi các hóa đơn sang phòng kế toán để theo dõi công nợ phát sinh chi tiếtđến từng nhà cung cấp cũng như công nợ phải trả chi tiết theo hóa đơn

2.2.1.4 Thanh toán cho người bán

Bước 1: Bộ phận kinh doanh nhận hóa đơn bán GTGT từ khách hàng

Bước 2: Bộ phận kinh doanh lập yêu cầu thanh toán

Bước 3: Gửi yêu cầu thanh toán cho bộ phận kế toán

Bước 4: Bộ phận kế toán xác nhận tính đúng đắn của yêu cầu thanh toán

Bước 5: Trình kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt

Bước 6: Lập ủy nhiệm chi thanh toán cho người bán

2.2.2 Chu trình lập và luân chuyển chứng từ khi mua nguyên vật liệu

2.2.2.1 Chứng từ sử dụng

+ Phiếu yêu cầu mua hàng: được lập bởi nhân viên phòng kinh doanh và

gửi cho Ban giám đốc ký duyệt

+ Đơn đặt hàng: được lập bởi nhân viên phòng kinh doanh, gồm có 3 liên + Hợp đồng mua bán: được lập 2 bản một giao cho nhà cung cấp một bảngiao cho bộ phận kinh doanh để lập các hóa đơn và đối chiếu, kiểm tra

2.2.2.2 Trình tự luân chuyển chứng từ

+ Căn cứ vào kế hoạch đáp ứng đơn đặt hàng của khách hàng và định mứcnguyên vật liệu của sản phẩm nhân viên phòng kinh doanh của công ty sẽ lậpphiếu yêu cầu mua hàng gửi trưởng phòng kiểm tra và ký xác nhận sau đó gởi lêncho Ban giám đốc ký duyệt để thực hiện việc đặt mua nguyên vật liệu.

+ Phiếu yêu cầu mua hàng sau khi được Ban giám đốc ký phê duyệt sẽchuyển về phòng kinh doanh để lập đơn đặt hàng

+ Đơn đặt hàng được lập gồm 3 liên 1 liên lưu trữ tại bộ phận, 1 liên gửicho người bán và liên còn lại sẽ gửi cho bộ phận kế toán

+ Đối với các hợp đồng nhỏ và trong nước nhân viên phòng kinh doanh sẽđiện thoại cho khách hàng về việc đặt mua nguyên vật liệu của công ty nếu ngườibán chấp thuận bán, nhân viên phòng kinh doanh tiến hành fax một bản thảo vềnguyên vật liệu (số lượng, phẩm chất ) cho người bán, nếu chấp thuận người bán

sẽ trả lời và công ty sẽ gửi đơn đặt hàng cho người bán qua đường bưu điện + Đối với các hợp đồng lớn và ngoài nước nhân viên phòng kinh doanh sẽđiện thoại cho khách hàng về việc gặp mặt trao đổi và ký kết hợp đồng

+ Tùy thuộc vào nội dung hợp đồng mà nhân viên mua hàng của công ty sẽ

đi lấy hàng hoặc do bên bán giao hàng

+ Sau khi đã đặt mua được nguyên vật liệu, nhân viên phòng kinh doanh sẽxuống kho trao đổi về việc chuẩn bị nhập kho

2.2.2.3 Lưu đồ chứng từ trong chu trình

Lưu đồ 2.1: Lưu đồ xử lý đặt hàng Phòng kinh doanh Phòng Giám đốc

Phiếu yêu cầu mua hàng (đã duyệt)

B

B

3 2Đơn đặt hàng 1

Người bán

Phiếu yêu cầu mua hàng (đã duyệt)

2.2.2.4 Tài khoản sử dụng trong chu trình

- Tài khoản 1111: “Tiền Việt Nam”

- Tài khoản 1121: “Tiền gửi ngân hàng bằng đồng Việt Nam”

- Tài khoản 133: “Thuế giá trị giá tăng được khấu trừ”

- Tài khoản 151: “Hàng mua đang trên đường”

- Tài khoản 1521: “Nguyên vật liệu chính”

- Tài khoản 1522: “Vật liệu phụ”

- Tài khoản 1523: “Nhiên liệu”

- Tài khoản 331: “Phải trả cho người bán”

2.2.2.5 Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong chu trình

Ngày 06/08/ 2012 công ty mua 500 kg Thavimix 5100 của công ty TNHHThái Việt Long theo hóa đơn số 0000451, ký hiệu SP/11P, giá chưa thuế là43.000.000 thuế GTGT 5%, chưa thanh toán

Nợ TK 1521 Thavimix 5100 43.000.000

Nợ TK 133 2.150.000