Trong nền kinh tế quốc dân, doanh nghiệp thương mại có vai trò to lớn. Nó gắn sản xuất với tiêu dùng, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của đời sống xã hội, thúc đẩy sản xuất và các lĩnh vực khác của nền kinh tế phát triển, góp phần hình thành cơ cấu kinh tế hợp lý, đẩy nhanh tiến trình hội nhập kinh tế nước ta với các nước trong khu vực và trên thế giới, thực hiện các mục tiêu kinh tế xã hội của Đảng và Nhà nước trong từng giai đoạn. Từ khi chuyển đổi cơ chế kinh tế sang cơ chế thị trường có sự điều tiết vĩ mô của Nhà nước, hoạt động của doanh nghiệp thương mại có những khác biệt rất cơ bản so với hoạt động của nó trong cơ chế kế hoạch hóa tập trung. Doanh nghiệp thương mại phải tự tìm đầu vào, đầu ra cho mình, tự tổ chức quản ly kinh doanh sao cho có hiệu quả nhất. Để tồn tại và phát triển, doanh nghiệp thương mại phải tổ chức được tốt 3 khâu của quá trình lưu chuyển hàng hóa là mua vào - dự trữ - bán ra. Ba khâu này có quan hệ mật thiết với nhau. Mặc dù mục đích doanh nghiệp thương mại la tiêu thụ hàng hóa nhưng muốn có hàng để bán thường xuyên, liên tục thì các doanh nghiệp phải tổ chức thu mua và dự trữ. Chính việc thu mua, tổ chức nguồn hàng sẽ góp phần thực hiện chức năng, mục tiêu của doanh nghiệp. Qua đó cũng thể hiện sức mạnh kinh tế của doanh nghiệp để cạnh tranh với doanh nghiệp khác trên thị trường. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề đó, qua thời gian học tập tại trường cũng như tìm hiểu thực tế công tác kế toán ở Công ty Bách hóa Hà Nội em đã chọn đề tài: “Kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với người bán” làm nội dung của chuyên đề này. Trong thời gian thực tập tại công ty Bách hóa Hà Nội với kiến thức được học ở trường cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô, chú, anh, chị phòng Tài chính-Kế toán và cô Trần Hương, giảng viên khoa Kế Toán Trường Đại học Lao Động –Xã Hội đã giúp em hoàn thành chuyên đề này.
LỤC LỜI NÓI ĐẦU PHẦN I ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA CƠNG TY BÁCH HỐ HÀ NỘI .2 Quá trình hình thành phát triển 1.2 Chức nhiệm vụ Công ty 1.2.1 Chức 1.2.2 Nhiệm vụ 1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý tổ chức kinh doanh công ty 1.3.1 Đặc điểm tổ chức quản lý 1.3.2 Đặc điểm tổ chức kinh doanh công ty 1.4 Kết hoạt động kinh doanh .5 1.5 Hình thức kế tốn máy kế tốn áp dụng cơng ty .5 1.5.1 Hình thức kế tốn 1.5.2.Tổ chức máy kế toán 1.5.3 Chế độ kế toán áp dụng công ty PHẦN II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ .8 MUA HÀNG VÀ THANH TỐN VỚI NGƯỜI BÁN TẠI CƠNG TY BÁCH HOÁ HÀ NỘI 2.1 Đặc điểm, nghiệp vụ mua hàng toán với người bán .8 2.1.1 Phương thức mua hàng 2.1.2 Phương thức toán 2.1.3 Phạm vi thời điểm xác định mua hàng 2.1.4 Giá hàng mua 10 2.2 Thực trạng kế toán nghiệp vụ mua hàng toán với người bán 10 2.2.1 Chứng từ tài khoản sử dụng .10 2.2.1.1 Chứng từ sử dụng 10 2.2.1.2 Tài khoản sử dụng: 11 -1- 2.2.2 Phương pháp hạch toán kế toán mua hàng toán với người bán 13 2.2.2.1 Trình tự hạch tốn mua hàng nước 13 2.2.2.2 Trình tự hạch tốn mua hàng nhập 15 2.2.2.3 Trình tự hạch toán toán với người bán .16 2.2.3 Sổ sách sử dụng: 17 PHẦN III 42 NHẬN XÉT KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ MUA HÀNG VÀ 42 THANH TỐN TIỀN HÀNG TẠI CƠNG TY BÁCH HỐ HÀ NỘI 42 3.1 Đánh giá kế tốn nghiệp vụ mua hàng toán với người bán cơng ty Bách hóa Hà Nội 43 3.2 Biện pháp nhằm hồn thiện q trình hạch tốn kế toán nghiệp vụ mua hàng toán với người bán cơng ty Bách hóa Hà Nội .44 3.2.1 Hoàn thiện chứng từ kế toán 44 3.2.2 Hồn thiện sổ sách kế tốn 46 KẾT LUẬN 48 -2- LỜI NÓI ĐẦU Trong kinh tế quốc dân, doanh nghiệp thương mại có vai trò to lớn Nó gắn sản xuất với tiêu dùng, đáp ứng nhu cầu ngày tăng đời sống xã hội, thúc đẩy sản xuất lĩnh vực khác kinh tế phát triển, góp phần hình thành cấu kinh tế hợp lý, đẩy nhanh tiến trình hội nhập kinh tế nước ta với nước khu vực giới, thực mục tiêu kinh tế xã hội Đảng Nhà nước giai đoạn Từ chuyển đổi chế kinh tế sang chế thị trường có điều tiết vĩ mơ Nhà nước, hoạt động doanh nghiệp thương mại có khác biệt so với hoạt động chế kế hoạch hóa tập trung Doanh nghiệp thương mại phải tự tìm đầu vào, đầu cho mình, tự tổ chức quản ly kinh doanh cho có hiệu Để tồn phát triển, doanh nghiệp thương mại phải tổ chức tốt khâu q trình lưu chuyển hàng hóa mua vào - dự trữ - bán Ba khâu có quan hệ mật thiết với Mặc dù mục đích doanh nghiệp thương mại la tiêu thụ hàng hóa muốn có hàng để bán thường xuyên, liên tục doanh nghiệp phải tổ chức thu mua dự trữ Chính việc thu mua, tổ chức nguồn hàng góp phần thực chức năng, mục tiêu doanh nghiệp Qua thể sức mạnh kinh tế doanh nghiệp để cạnh tranh với doanh nghiệp khác thị trường Nhận thức tầm quan trọng vấn đề đó, qua thời gian học tập trường tìm hiểu thực tế cơng tác kế tốn Cơng ty Bách hóa Hà Nội em chọn đề tài: “Kế toán nghiệp vụ mua hàng toán với người bán” làm nội dung chuyên đề Trong thời gian thực tập cơng ty Bách hóa Hà Nội với kiến thức học trường với giúp đỡ nhiệt tình cơ, chú, anh, chị phòng Tài chính-Kế tốn Trần Hương, giảng viên khoa Kế Tốn Trường Đại học Lao Động –Xã Hội giúp em hoàn thành chuyên đề -3- PHẦN I ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA CƠNG TY BÁCH HỐ HÀ NỘI Quá trình hình thành phát triển Xuất phát từ yêu cầu phát triển kinh tế đất nước, ngày 28/9/1954, Bộ Công thương Quyết định số 97 thành lập cơng ty Bách hóa Hà Nội, với tên gọi ban đầu Cơng ty Mậu dịch Bách hóa Hà Nội Đội ngũ cán công nhân viên ngày đầu thành lập gồm 20 người, sở vật chất nghèo nàn, trải qua gần 50 năm hoạt động trưởng thành Cơng ty có nhiều thay đổi hinh thức tổ chức tên gọi Khi kinh tế chuyển sang chế thị trường, để phù hợp với tình hình mới, ngày 23/6/1998 theo Quyết định số 289/QĐUB, UBNDTPHN định đổi tên thành công ty Bách hóa Hà Nội tên giao dịch Công ty Vào ngày 22/6/2005 theo định 4312/QĐUB việc sát nhập Cơng ty Bách hóa Hà Nội vào văn phòng Tổng Cơng ty Thương mại Hà Nội Ngày đội ngũ công ty đông đảo với 550 người có trình độ từ trung học trở lên đào tạo công tác thương nghiệp Ngày 1/8/2005 Công ty Bách hóa Hà Nội thức đơn vị trực thuộc văn phòng Tổng cơng ty Thương mại Hà Nội Cơng ty Bách hóa Hà Nội có trụ sở 45 Hàng Bồ-Hoàn KiếmHà Nội Đây quan đầu não trì hoạt động Cơng ty 1.2 Chức nhiệm vụ Công ty 1.2.1 Chức Là doanh nghiệp Nhà nước thuộc Tổng công ty Thương mại Hà Nội, Công ty đảm trách đầy đủ chức Công ty Thương mại kinh tế thị trường - Tổ chức trình nghiệp vụ kinh doanh Thương mại bao gồm: nghiên cứu thị trường, khai thác nguồn hàng dự trữ bảo quản hàng hóa, quảng cáo giới thiệu sản phẩm, bán hàng cho đơn vị trực thuộc người tiêu dùng -4- - Quản lý mặt công ty: Quản lý kế hoạch lưu chuyển hàng hóa, báo cáo tiếp thị, quản lý việc sử dụng vốn, lao động quản lý sở vật chất, kỹ thuật, quản lý cơng tác kế tốn 1.2.2 Nhiệm vụ - Thực mục đích kinh doanh theo định thành lập công ty Kinh doanh mặt hàng đăng ký, phục vụ nhu cầu khách hàng nhằm kinh doanh có lãi Bảo tồn phát triển vốn giao - Tổ chức quản lý tốt lao động công ty thực đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước 1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý tổ chức kinh doanh công ty 1.3.1 Đặc điểm tổ chức quản lý Từ thành lập nay, máy quản lý công ty có nhiều thay đổi để phù hợp với đặc điểm kinh doanh công ty Sơ đồ 1: Bộ máy quản lý kinh doanh Cơng ty Bách hóa Hà Nội Ban giám đốc Phòng kế hoạch kinh doanh Phòng Tài Kế tốn Cửa hàng bách hóa Phòng tổ chức hành Trung tâm thương mại Phòng tra bảo vệ Tổng kho Phòng y tế Trạm kinh doanh - Ban giám đốc gồm: giám đốc phó giám đốc + Giám đốc người đứng đầu đuợc nhà nước bổ nhiệm Giám đốc có trách nhiệm lãnh đạo điều hành hoạt động công ty chịu trách nhiệm trước pháp luật toàn hoạt động cơng ty -5- + Phó Giám đốc người Giám đốc ủy quyền phụ trách lĩnh vực cụ thể chịu trách nhiệm lĩnh vực giao - Hệ thống phòng ban: + Phòng tổ chức hành chính: Quản lý máy hành chính, phẩn bổ mạng lưới kinh doanh, hợp lý hóa việc sử dụng lao động… + Phòng y tế: Thực cơng tác y tế dự phòng Xây dựng kế hoạch chăm sóc, bồi dưỡng người lao động, đảm bảo sức khỏe cho cán công nhân viên tồn cơng ty + Phòng Kế hoạch - Kinh doanh: Tiến hành hoạt động nghiên cứu, đánh giá nhu cầu tiêu dùng khách hàng đẻ xác định chiến lược kinh doanh cho thị trường công ty Tổ chức hợp lý việc quản lý nguồn hàng, thực ký kết hợp đồng với bạn hàng + Phòng Tài chính-Kế tốn: Thực cơng tác hạch tốn kế tốn tồn cơng ty, quản lý tài chính, theo dõi tình hình sử dụng vốn, tình hình thu chi, kết kinh doanh Phân tích hoạt động kinh tế để cung cấp thông tin cho lãnh đạo, lập báo cáo tài + Phòng tra: Thực chức kiểm tra, kiểm soát hoạt động phòng ban, cửa hàng, phận cá thể công ty - Các đơn vị trực thuộc công ty phận quan trọng máy hoạt động công ty gồm: + Các cửa hàng bách hóa: Giảng Võ, Phố Huế, Bờ Hồ, Cát Linh… + Các trạm kinh doanh: Trạm kinh doanh số I, trạm kinh doanh số II… + Các trung tâm Thương mại, tổng kho 1.3.2 Đặc điểm tổ chức kinh doanh cơng ty Cơng ty Bách hóa Hà Nội năm qua đơn vị dẫn đầu ngành Thương mại có uy tín rộng rãi quan quản lý, bạn hàng, tổ chức nước Là doanh nghiệp Thương mại với mặt hàng kinh doanh hàng tiêu dùng vốn Nhà nước cấp vốn tự có Mặt hàng kinh doanh, bao gồm tất hàng tiêu dùng như: Văn phòng phẩm, bánh kẹo, may mặc, đồ gia dụng… - Phương thức kinh doanh -6- + Bán buôn: bao gồm bán buôn cho đầu mối bán lẻ đơn vị trực thuộc + Bán lẻ: diễn chủ yếu cửa hàng bách hóa, trung tâm thương mại, trạm kinh doanh Nguồn hàng chủ yếu: Cơng ty có quan hệ bạn hàng khắp nơi nước như: công ty bánh kẹo Hải Hà, công ty bánh kẹo Kinh Đô, công ty đường Biên Hòa… Chính nhờ có nguồn hàng phong phú nên công ty đáp ứng nhu cầu thị trường Mạng lưới kinh doanh: Trụ sở công ty 45 Hàng Bồ, nơi thâu tóm hoạt động kinh doanh cơng ty, trì hoạt động đơn vị sở khắp nơi thành phố Hệ thống đơn vị trực thuộc công ty năm nhiều khu vực thuận lợi cho việc kinh doanh thương mại Hầu hết cửa hàng nằm vị trí thuận lợi cho việc kinh doanh luân chuyển hàng hóa Mạng lưới đơn vị kinh doanh lãnh đạo công ty đôn đốc theo dõi quản lý chặt chẽ, chế độ sách thông báo kịp thời xuống đơn vị để đảm bảo thống đồng 1.4 Kết hoạt động kinh doanh Trong năm gần với cạnh tranh gay gắt chế thị trường công ty đứng vững phát triển lên Hàng năm doanh thu công ty ngày tăng cụ thể: Chỉ tiêu Doanh thu Lợi nhuận gộp Lợi nhuận Năm 2005 95.066.575.476 7.794.635.877 264.463.054 Năm 2006 183.871.456.334 18.562.732.881 528.544.182 1.5 Hình thức kế tốn máy kế tốn áp dụng cơng ty 1.5.1 Hình thức kế tốn Do đặc điểm hoạt động kinh doanh, lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều Vì vậy, hình thức kế tốn áp dụng hình thức “Nhật ký chứng từ” Nhật ký chứng từ sổ kế toán tổng hợp, dùng để phản ánh tồn nghiệp vụ kính tế phát sinh theo bên có tài khoản, số phát sinh bên Nợ tài khoản phản ánh nhật ký chứng từ khác nhau, ghi -7- Có tài khoản có liên quan đối ứng, Nợ với tài khoản cuối tháng tập hợp vào sổ từ nhật ký chứng từ Kế toán vào chứng từ gốc bảng phân bổ, sau kiểm tra tính hợp lý tiến hành ghi sổ kế toán chi tiết, bảng kê, nhật ký chứng từ liên quan Từ nhật ký chứng từ, cuối tháng kế toán hạch toán vào sổ tài khoản tương ứng Mặt khác, từ sổ chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết Định kỳ từ sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết, bảng kê, nhật ký chứng từ lập báo cáo tài Sơ đồ 2: Trình tự ghi sổ kế tốn hình thức nhật ký chứng từ cơng ty Bách hóa Hà Nội Chứng từ gốc bảng phân bổ Các bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ tài khoản Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 1.5.2.Tổ chức máy kế toán Do đơn vị kinh doanh với nhiều đơn vị nhỏ nên cơng ty chọn mơ hình kế toán vừa tập trung vừa phân tán Sơ đồ 3: Bộ máy kế tốn cơng ty -8- Kế tốn trưởng Thủ quỹ Kế tốn chi phí Kế tốn vốn tiền Kế toán đơn vị hạch toán độc lập Phó phòng kế tốn kiêm kế tốn TSCĐ Kế tốn tốn cơng ty Kế tốn đơn vị hạch tốn tập trung Bộ máy kế tốn cơng ty tổ chức gọn nhẹ khoa học Phòng gồm Kế tốn trưởng, Phó phòng kế toán nhân viên kế toán Mỗi thành viên phòng đảm nhiệm nhiệm vụ khác nhằm mục đích chung theo dõi, kiểm tra, ghi chép, tính tốn cách xác, đầy đủ kịp thời tình hình hoạt động kinh doanh cơng ty Cơ cấu máy kế toán - Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm trước Giám đốc cấp cơng tác kế tốn cơng ty, người phụ trách chung, tổng hợp số liệu, lập báo cáo kế tốn định kỳ - Phó phòng kế tốn kiêm kế toán tài sản cố định: giúp đỡ kế toán trưởng quản lý, thực hiện, tổng hợp, kiểm tra đối chiếu số liệu để lên báo cáo kế tốn Ngồi theo dõi tài sản cố định tồn cơng ty q trình hoạt động kinh doanh - Kế tốn chi phí: chịu trách nhiệm hạch tốn tổng hợp hạch toán chi tiết nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí hàng ngày văn phòng cơng ty, cá thể cơng ty Đồng thời theo dõ quản lý tài khoản: TK1331, TK3331… - Kế toán tiền mặt chịu trách nhiệm viết phiểu thu, phiều chi tiền mặt phát sinh công ty, lập theo dõi TK334 “Lương nhân viên khối văn phòng, cá thể cơng ty” - Kế tốn tốn cơng nợ: tiến hành ghi sổ từ chứng từ gốc để vào bảng kê chi tiết, nhật ký chứng từ số 1, số -9- - Thủ qũy: quản lý quỹ tiền mặt, kho tích liệu phòng kế tốn cơng ty Đối với đơn vị trực thuộc cơng ty phép hạch tốn độc lập, máy kế tốn tổ chức tương đối hồn chỉnh có nhiệm vụ mở sổ kế tốn theo chế độ quy định, tiến hành hạch toán nghiệp vụ phát sinh kỳ Định kỳ gửi báo cáo kế toán báo cáo kết hoạt động kinh doanh lên phòng kế tốn cơng ty Còn đơn vị trực thuộc công ty hạch tốn tập trung văn phòng cơng ty, trung tâm thương mại, trạm kinh doanh số 1, 2… có nhân viên kế tốn ghi chép mở sổ kế toán Định kỳ đơn vị nộp bảng kê chứng từ liên quan lên phòng kế tốn cơng ty Tại nhân viên kế toán tổng hợp số liệu đơn vị này, tính tốn, theo dõi lên báo cáo phận hạch tốn tập trung Việc thực hình thức tổ chức kế toán vừa tập trung, vừa phân tán cơng ty Bách hóa Hà Nội tạo điều kiện cung cấp thơng tin kinh tế vừa xác kịp thời phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý cơng ty 1.5.3 Chế độ kế tốn áp dụng công ty Công ty áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 - Niên độ kế toán ngày 01/01 kết thúc vào 31/12 hàng năm - Đơn vị tiền tệ sử dụng tiền tệ: đồng Việt Nam - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên - Phương pháp tính thuế: Áp dụng phương pháp khấu trừ thuế PHẦN II THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KẾ TỐN NGHIỆP VỤ MUA HÀNG VÀ THANH TỐN VỚI NGƯỜI BÁN TẠI CƠNG TY BÁCH HOÁ HÀ NỘI 2.1 Đặc điểm, nghiệp vụ mua hàng toán với người bán 2.1.1 Phương thức mua hàng - 10 - - 39 - - 40 - - 41 - Sổ - Tác dụng: sổ sổ kế toán tổng hợp mở cho năm, tờ sổ dùng cho tài khoản phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có số dư cuối tháng cuối quý Số phát sinh Có tài khoản phản ánh sổ theo số liệu lấy từ NKCT ghi Có tài khoản đó, số phát sinh Nợ phản ánh chi tiết theo tài khoản đối ứng Có lấy từ NKCT liên quan - Sổ ghi lần vào ngày cuối tháng cuối quý sau khoá sổ kiểm tra, đối chiếu số liệu NKCT Sỉ c¸i TK111 Sè d đầu năm Nợ Có 155.570 000 Ghi Có TK, đối ứng Tháng Nợ TK 111 Tháng TK 112 TK 131 10.00.000 25.000.00 TK 511 93.780.00 ………… …… …… … … …… Th¸ng 12 Cộng số phát sinh Nợ 275.315.0 Tông sè ph¸t sinh Cã 00 300.730.1 Sè d cuèi th¸ng: Nợ: 38 130.154.8 62 Có: Ngày tháng năm 2006 - 42 - Sổ có trang, đánh số từ trang 01 đến trang Ngày mở sổ: Ngời ghi sổ KT tr ởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên) Sổ TK112-Tiền gửi NH Số d đầu năm Nợ Có 350.000 000 Ghi Có TK, đối ứng Nợ Tháng TK 112 Tháng TK 111 TK 131 20.00.000 15.000.00 TK 511 73.050.00 … Th¸ng 12 ………… …… … Cộng số phát sinh Nợ 187.650.0 Tông số phát sinh Có 00 234.616.6 Số d cuối tháng: Nợ: 15 303.033.3 85 Có: Ngày tháng năm 2006 - 43 - Sổ có trang, đánh số từ trang 01 đến trang Ngày mở sổ: Ngời ghi sổ KT tr ởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên) Sổ TK156 Hàng hoá Số d đầu năm Nợ Có 443.882 701 Ghi Có TK, đối ứng Tháng Nợ TK 156 TK 111 Th¸ng … Th¸n g 12 51.605.1 TK 112 38 33.366.6 TK 331 15 287.348 ………… 804 …… …… … …… …… Céng sè phát sinh Nợ 403.137 Tông số phát sinh Có 091 157.023 - 44 - 909 689.995 Sè d cuèi th¸ng: Nợ: 883 Có: Ngày tháng năm 2006 Sổ có trang, đánh số từ trang 01 đến trang Ngày mở sổ: Ngời ghi sổ KT tr ởng Giám đốc (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn ) (Ký, hä tªn) Sổ TK331-Phải trả ngời bán Số d đầu năm Nợ Có 170.000 000 Ghi Có TK, đối ứng Tháng Nợ TK 331 TK 112 Tháng … Th¸ng 12 172.875 000 - 45 - TK 131 165.750 ………… 000 …… …… … … …… Cộng số phát sinh Nợ 338.625 Tông số ph¸t sinh Cã 000 318.165 338 Sè d cuèi th¸ng: Nợ: Có: 149.540 338 Ngày tháng năm 2006 Sổ có trang, đánh số từ trang 01 đến trang Ngày mở sổ: Ngời ghi sổ KT tr ởng Giám ®èc (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn ) (Ký, hä tªn) PHẦN III NHẬN XÉT KẾ TỐN NGHIỆP VỤ MUA HÀNG VÀ - 46 - THANH TOÁN TIỀN HÀNG TẠI CƠNG TY BÁCH HỐ HÀ NỘI 3.1 Đánh giá kế toán nghiệp vụ mua hàng toán với người bán cơng ty Bách hóa Hà Nội Trong năm gần đây, Đảng Nhà nước đề nhiều chủ trương, đường lối, sách phát triển kinh tế hàng hóa nhiều thành phần, đa dạng hóa loại hình sở hữu, mở rộng quan hệ kinh tế với nước nên doanh nghiệp quyền tự chủ kinh doanh nhiều Mỗi doanh nghiệp tự tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp cho đáp ứng tốt điều kiện thực tế doanh nghiệp tuân thủ nghiêm quy định Nhà nước Vì thế, doanh nghiệp phải khơng ngừng hồn thiện cơng tác kế tốn để phù hợp với yêu cầu quản lý tình hình Kế toán mua hàng toán với người bán không ngừng đổi thuận tiện nên đáp ứng tốt yêu cầu thông tin nhà quản lý Hình thức tổ chức cơng tác kế tốn Cơng ty Bách hóa Hà Nội áp dụng theo hình thức vừa tập trung, vừa phân tán nên kế tốn vừa nắm tình hình chi tiết đơn vị trực thuộc, vừa có số liệu tập trung đầy đủ, thống hệ thống sổ sách, giải yêu cầu cửa hàng trực thuộc cách kịp thời, phù hợp với nguyên tắc, đảm bảo tính pháp lý sổ sách Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức ghi chép ban đầu kế toán mua hàng toán với người bán doanh nghiệp la tương đối đầy đủ hợp lý Các chứng từ kế tốn sử dụng hóa đơn GTGT, phiếu chi, phiếu nhập kho theo mẫu Bộ Tài Các chứng từ đảm bảo đầy đủ nội dung ghi sổ, tính pháp lý, chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh Trình tự luân chuyển chứng từ doanh nghiệp tổ chức hợp lý, phù hợp với hình thức “Nhật ký chứng từ” áp dụng doanh nghiệp Các loại chứng từ lập theo chế độ kế toán hành Chứng từ sử dụng xong lưu trữ theo quy định Ngoài ra, chứng từ nội lập tương đối đầy đủ, hợp lý, đảm bảo nội dung lẫn tính pháp lý - 47 - Q trình hạch tốn tổng hợp doanh nghiệp bao gồm việc xác định tài khoản sử dụng nội dung phản ánh tài khoản Kế toán mua hàng toán với người bán sử dụng tài khoản theo quy định hành, nội dung phản ánh tài khoản với hướng dẫn Nhà nước Việc vận dụng tài khoản vào hạch toán tổng hợp doanh nghiệp tương đối hợp lý, đảm bảo phản ánh đầy đủ xác, đảm bảo độ tin cậy Việc tổ chức xây dựng hệ thống sổ sách kế tốn doanh nghiệp thực hiên theo hình thức “nhập ký chứng từ” Các loại chứng từ, bảng kê sử dụng theo biểu mẫu sổ sách kế toán hành Nhà nước “hình thức nhật ký chứng từ” Trên sổ kế tốn, trình tự nội dung ghi sổ kế toán thực theo quy định Hệ thống sổ sách kế toán doanh nghiệp sử dụng nhằm cung cấp báo cáo tài cho quan thuế, quan chủ quản báo cáo chi tiết cho Ban giám đốc Hình thức kế tốn “nhật ký chứng từ” có nhiều thuận lợi có số hạn chế Với hình thức này, kế tốn phải ghi sổ nhiều, phải theo dõi nhiều nên đòi hỏi cán kế tốn phải có chun mơn vững vàng Nếu khơng theo dõi chặt chẽ cơng tác lưu chuyển hàng hóa Mặc dù việc lập quy trình luân chuyển chứng từ phù hợp với quy định hành thời gian luân chuyển chứng từ phận sang phận khác chậm nên kế toán mua hàng toán với người bán không kịp thời cập nhật thông tin 3.2 Biện pháp nhằm hồn thiện q trình hạch tốn kế tốn nghiệp vụ mua hàng toán với người bán cơng ty Bách hóa Hà Nội 3.2.1 Hồn thiện chứng từ kế toán Đối với nghiệp vụ mua hàng toán với người bán doanh nghiệp không tránh khỏi trường hợp hàng nhập kho bị thừa, thiếu, không quy cách, phẩm chất so với hợp đồng ký Do vậy, để phản ánh nghiệp vụ hàng hóa thừa, thiếu, khơng quy cách, phẩm chất,… quy trách nhiệm, kế toán mua hàng toán với người bán nên sử dụng “Biên kiểm nhận hàng hóa nhập kho” Mẫu: - 48 - BIÊN BẢN KIỂM NHẬN HÀNG HOÁ NHẬP KHO Số: Căn cứ: số Ngày tháng năm Bản kiểm nhận gồm: Phó phòng nghiệp vụ: Kế toán mua hàng: Thủ kho: Người giao nhận: Tên, nhãn hiệu, Quy STT cách phẩm chất, vật tư (Sản phảm, hàng hóa) A B Phòng nghiệp vụ (Ký, họ tên) Mã số C Đơn vị tính D Người giao hàng (Ký, họ tên) Số lượng Chất Ghi Theo Thực lượng chứng từ nhập E F G H Ngày … tháng … năm … Kế toán Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biên sử dụng cho lần nhập hàng Cách ghi sau: - Cột A: Ghi theo số tự nhiên - Cột B: Ghi tên mặt hàng tường ứng với hóa đợn GTGT bên bán chuuyển đến - Cột C: Ghi mã số tương ứng với mặt hàng cột B -Cột D: Ghi theo hóa đơn GTGT - Cột F: Ghi số lượng mặt hàng thực nhận - Cột G: Đánh giá chung tình hình chất lượng mặt hàng như: hạn sử dụng, màu sắc, … - Cột H: Ghi cụ thể số lượng mặt hàng thừa, thiếu (nếu có) yếu tố khác chưa có cột A, B, C, D, E, F, G - 49 - Từ “Biên kiểm nhận hàng hóa nhập kho”, kế tốn theo dõi chi tiết hàng thừa, thiếu, “Bảng kê theo dõi TK 3381 (1381)” Bảng kê mở cho tháng Mẫu: BẢNG KÊ THEO DÕI TK 3381 (1381) Từ ngày đến ngày tháng năm STT Chứng từ Số Ngày Nội dung TK đối Số phát sinh Nợ Có ứng Cộng: Ngày … tháng … năm … Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Để theo dõi hàng thừa thiếu xử lý, kế toán sử dụng tài khoản: - TK 1381 “Tài sản thiếu chờ xử lý” - TK 3381 “Tài sản thừa chờ giải quyết” 3.2.2 Hồn thiện sổ sách kế tốn Hệ thống sổ sách kế toán, phương pháp ghi chép sổ sách quy trình hạch tốn Cơng ty Bách hóa Hà Nội phù hợp với tình hình phân cấp hạch tốn mối quan hệ kinh tế phát sinh trình mua hàng toán với người bán Đối với kế toán nghiệp vụ mua hàng toán với người bán, để phản ánh tình hình tốn cơng nợ khâu mua hàng, sổ chi tiết tài khoản 331, bảng kê số 8, nhật ký chứng từ số 1, nhật ký chứng từ số 2, doanh nghiệp nên mở thêm nhật ký chứng từ số nhằm theo dõi xử lý hàng hóa đường Mẫu: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ - 50 - Tháng … năm … TT Diễn giải Số dư đầu kỳ Hóa đơn Phiếu nhập Số Ngày Số hiệu tháng hiệu Ngày tháng Ghi có TK 151, Nợ TK khác TK 152 TK 156 TK 632 TK Cộng có … 157 TK 151 - 51 - Số dư cuối kỳ KẾT LUẬN Công đổi kinh tế theo chế thị trường có quản lý Nhà nước ta trải qua 10 năm bước đầu thu số thành tựu quan trọng sở lĩnh vực sản xuất thương mại dịch vụ Với vai trò quan trọng nguời sản xuất người tiêu dùng ngành kinh doanh thương mại đóng góp không nhỏ vào phát triển đất nước thông qua việc thực q trình ln chuyển hàng hóa Tuy nhiên để phát huy nũa hiệu kinh doanh, doanh nghiệp phải khơng ngừng hồn thiện mình, cơng tác hạch tốn kế tốn mua hàng tốn với người bán đóng vai trò quan trọng Vì khơng khâu mở đầu mà ảnh hưởng trực tiếp đến q trình kết kinh doanh doanh nghiệp Qua thời gian thực tập cơng ty Bách hóa Hà Nội để tìm hiểu thực tế em nhận thấy: Cơng ty Bách hóa Hà Nội tổ chức q trình hạch toán kế toán mua hàng toán với người bán cách hợp lý từ khâu tổ chức chứng từ đến khâu hạch tốn vào sổ sách Cơng ty chấp hành chế độ sổ sách, ghi chép theo quy định nhà nước Trong kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, công ty gặp phải khó khăn định, tập thể, cán công nhân viên công ty cố gắng đứng vững phát triển lên Công ty có đóng góp khơng nhỏ vào ngành thương mại Hà Nội nói riêng kinh tế nước nói chung Do kiến thức có hạn, kinh nghiệm thực tế khơng nhiều nên chun đề chắn có nhiều thiếu sót Vì vậy, em mong ý kiến đóng góp bảo Thầy Cơ để chuyên đề hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn hướng dẫn, giúp đỡ cô Trần Hương – giảng viên Khoa Kế toán – trường Đại học Lao động – Xã hội cô chú, anh chị phòng Kế tốn – Tài cơng ty giúp đõ em hồn thành chun đề - 52 - NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP - 53 -