- Phòng pha trộn thuốc: Tạo ra những sản phẩm thuốc đạt những chỉ tiêu hóa lý, hàm lượng theo tiêu chuẩn Hoàn thành công việc pha chế thử nghiệm thuốc mớ
2.2.5.2.Chu trình lập và luân chuyển chứng từ
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN
2.2.5.2.Chu trình lập và luân chuyển chứng từ
+ Nhân viên phòng kinh doanh phụ trách đặt mua nguyên vật liệu của công ty dựa vào hợp đồng mua bán đã ký kết với khách hàng để thực hiện việc nhận hàng.
+ Nhân viên mua hàng sẽ trực tiếp đi nhận hàng về và làm các thủ tục nhập kho nếu hợp đồng nhận hàng tại kho người bán. Nếu người bán giao hàng nhân viên sẽ xuống kho trao đổi về việc nhập kho.
+ Trường hợp nhập khẩu nguyên vật liệu nếu hợp đồng đã bao gồm vận chuyển thì công ty chỉ chờ nhận nguyên vật liệu, nếu không bao gồm vận chuyển công ty sẽ thuê các dịch vụ: vận chuyển, nâng hạ rỗng, …chuyển nguyên vật liệu về công ty.
+ Trường hợp mua nguyên vật liệu trong nước, xe do công ty thuê vận chuyển nguyên vật liệu về kho của công ty. Khi nhận được nguyên vật liệu nhân viên kho sẽ thông báo cho bộ phận kinh doanh để trao đổi với khách hàng về việc xuất hóa đơn vận chuyển cũng như hóa đơn bán hàng.
+ Trường hợp nhập khẩu nguyên vật liệu, khi nguyên vật liệu đã về đến cảng nhân viên bộ phận kinh doanh sẽ ra cảng và đem theo bộ chứng từ nhập khẩu, hóa đơn… để tiến hành làm thủ tục nhận hàng.
+ Khi hàng được nâng lên xe nhân viên phụ trách vận chuyển do công ty thuê, chuyển nguyên vật liệu về kho của công ty, công ty dịch vụ vận chuyển sẽ xuất hóa đơn và giao cho nhân viên ra nhận hàng của công ty hoặc gửi hóa đơn về công ty sau vài ngày.
+ Khi nguyên vật liệu về đến kho nhận nhân viên kho sẽ thông báo cho bộ phận kinh doanh để trao đổi với khách hàng về việc xuất hóa đơn vận chuyển cùng với hóa đơn bán hàng.
+ Khi các hóa đơn giá trị gia tăng chuyển về công ty, bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành lập phiếu yêu cầu thanh toán gửi Ban giám đốc ký.
+ Sau khi phiếu yêu cầu thanh toán đã được duyệt nhân viên phòng kinh doanh sẽ gửi phiếu yêu cầu thanh toán và hóa đơn giá trị gia tăng về phòng kế toán để thực hiện thanh toán và ghi sổ.
+ Nhận được yêu cầu thanh toán được duyệt và hóa đơn giá trị gia tăng kế toán viên tiến hành lập ủy nhiệm chi trình kế toán trưởng và Giám đốc ký để tiền hóa đơn GTGT cùng với hóa đơn mua hàng.
+ Ủy nhiệm chi sau khi được duyệt sẽ chuyển cho ngân hàng làm thủ tục thanh toán tiền cho người bán, sau khi thanh toán xong ủy nhiệm chi được ngân hàng gửi về công ty.
+ Kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết phải trả và sổ chi tiết nguyên vật liệu + Các hóa đơn, chứng từ, sổ sách được kế toán in ra và lưu trữ.
Lưu đồ 2.4 lưu đồ luân chuyển chứng từ về chi phí mua nguyên vật liệu
Phòng kinh doanh Ban giám đốc Phòng kế toán
Lập phiếu yêu cầu
thanh toán Phiếu yêu cầu thanh toán
A
A
Phiếu yêu cầu thanh toán
Duyệ t
Phiếu yêu cầu thanh toán được duyệt
B
B
Phiếu yêu cầu thanh toán được duyệt N Lập ủy nhiêm chi
Ủy nhiệm chi
Ghi sổ Sổ chi tiết nguyên vật liệu Sổ chi tiết phải trả Hóa đơn GTGT Hóa đơn mua hàng
Ủy nhiệm chi