Hạch toán vốn bằng tiền bằng phần mềm MS Access

Trang 1

LỜI MỞ ĐẦU



Trong quá trình đổi mới của đất nước và sự hội nhập với nền kinh

tế của quốc tế đang từng bước phát triển đã tạo nhiều sự chuyển biến trên thị trường Chính vì nguyên nhân đó đã đòi hỏi mỗi chúng ta phải đáp ứng nhu cầu xã hội,để đưa đất nước ta thực hiện công nghiệp hóa, hiện đại hóa theo một khuôn khổ của pháp luật nhằm thúc đẩy nền kinh

tế phát triển hơn Do đó trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty thì công việc hạch toán, kế toán không thể thiếu đối với các Công ty, doanh nghiệp Nó luôn tồn tại và là công cụ trong quá trình tái sản xuất của các Công ty, doanh nghiệp Trong sản xuất kinh doanh của nền kinh

tế thị trường hiện nay để tồn tại hay phát triển thì Công ty, doanh nghiệp nào cũng phải có một lượng vốn nhất định Đặc biệt là vốn bằng tiền nó đóng vai trò quan trọng trong qúa trình phát triển và hình thành

Muốn sử dụng được nguồn vốn này có hiệu quả thì đòi hỏi mỗi chúng ta cần phải tiết kiệm, biết cách sử dụng là sự tồn tại phát triển của Công ty,Doanh nghiệp đó Để đáp ứng và phục vụ cho nhu cầu trên thì người kế toán đóng vai trò quan trọng trong Công ty, Doanh nghiệp của mình Ngày nay ngành công nghệ thông tin đã phát triển và nắm bắt đựơc tác dụng của nó vì vậy các Công ty, Doanh nghiệp đã đưa máy tính vào việc kế toán hạch toán.Nhằm nắm bắt được thông tin vốn trong từng giai đoạn Như ta đã biết việc tổ chức quản lý tại đơn vị là phức tạp và mất nhiều công sức Vì vậy máy tính trở thành công cụ không thể thiếu trong công việc hạch toán, kế toán hàng ngày của người làm công việc

kế toán.Và đây cũng chính là công cụ giúp em chọn đề tài: “HẠCH TOÁN VỐN BẰNG TIỀN BẰNG PHẦN MỀM MS ACCESS”

Trang 2

PHẦN MỘT NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HẠCH TOÁN VỐN BẰNG TIỀN

I KHÁI NIỆM Ý NGHĨA VÀ NGUYÊN TẮC HẠCH TOÁN VỐN BẰNG TIỀN:

1 Khái niệm:

Hạch toán vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm việc hạch toán tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, các công ty tài chính và các khoản tiền đang chuyển

2 Ý nghĩa hạch toán vốn bằng tiền :

- Vốn bằng tiền của doanh nghiệp là tài sản cuả doanh nghiệp nào cũng có và sử dụng có thể là mạch máu lưu thông của doanh nghiệp có tiền thì Công ty đoanh nghiệp sẽ trả lương cho công nhân viên, tiếp tục quá trình sản xuất mở rộng quy mô của công ty doanh nghiệp đó

- Vốn bằng tiền là tài sản có tính luân chuyển cao nhất do đó đòi hỏi phải có nguyên tắc quản lý chặt chẽ để tránh thất thoát gian lận

- Trong việc hạch toán vốn bằng tiền cần tuân thủ các yêu cầu quản lý nội bộ vốn bằng tiền Chẳng hạn cá nhân nào có trách nhiệm đối với một tài sản thì không được giữ sổ kế toán

- Vốn bằng tiền là tài sản có tính luân chuyển cao nhất nó phản ánh khả năng thanh toán của Công ty hay doanh nghiệp Do đó Công ty

có thể dùng tiền mặt để thanh toán những khoản phải trả cần thiết

3 Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền:

Để hạch toán vốn bằng tiền Công ty phải tôn trọng những nguyên tắc sau:

- Hạch toán vốn bằng tiền sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là Việt Nam đồng

- Đối với vàng bạc, kim khí, đá qúy, phản ánh ở tài khoản vốn bằng tiền

- Chi áp dụng cho công ty, doanh nghiệp có chức năng kinh doanh vàng bạc, kim khí, đá quý Phải theo dõi số lượng, trọng lựơng, quy cách sản phẩmvà giá trị từng loại và được tính theo giá thực tế (giá hóa đơn

Trang 3

hoặc giá được thanh toán ) Khi xuất có thể sử dụng một trong những phương pháp sau đây:

 Phương pháp bình quân gia quyền

 Phương pháp theo giá thực tế đích danh

 Phương pháp nhập trước, xuất trước

 Phương pháp nhập sau xuất trước

- Ở các doanh nghiệp có sử dụng ngoại tệ trong các hoạt động kinh doanh phải quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế do liên ngân hàng công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ để ghi vào sổ kế toán Nếu có chênh lệch giữa tỷ gía thực tế và tỷ giá ngoại tệ thì được hạch toán vào tài khoản 413 “Chênh lệch tỷ giá” đồng thời ngoại tệ lại được hạch toán chi tiết cho từng loại nguyên tệ

- Thủ quỹ có trách nhiệm quản lý nhập xuất tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm tra số tiền tồn quỹ thực tế và tiến hành đối chiếu kiểm tra với số liệu thủ quỹ tiền mặt và sổ

kế toán tiền mặt Nếu chênh lệch phải xác định rõ nguyên nhân và kiến nghị biện pháp giải quyết

4 Nhiệm vụ của hạch toán vốn bằng tiền :

Trong công tác kế toán của công ty, doanh nghiệp thì công tác hạch toán vốn bằng tiền giữ vai trò rất quan trọng, vì vậy hạch toán vốn bằng tiền đảm nhận tốt các công việc sau:

- Phản ánh kịp thời, chính xác số hiện có và tình hình biến động tăng giảm hàng ngày của tiền mặt tại quy ừ.Hạn chế hết mức tiền mặt tồn quỹ chỉ giữ lại ở mức thỏa thuận giữa Ngân hàng và Doanh nghiệp

- Cuối mỗi ngày phải đối chiếu số dư trên sổ kế toán và sổ thực tế tại quỹ, để xử lý kịp thời những sai sót

- Giám đốc chặt chẽ việc chấp hành việc chế độ thu chi, quản lý tiền mặt, tiền gửi ngận hàng, quản lý ngoại tệ, vàng bạc, đá quý khuyến khích việc thanh toán không dùng tiền mặt Định kỳ đối chiếu số dư trên

sổ sách của công ty với số dư sổ sách Ngân hàng để kịp thời xử lý chênh lệch

II KẾ TOÁN HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ VỐN BẰNG TIỀN

1 Hạch toán tiền mặt tại quỹ.

a Khái niệm:

Trang 4

Tiền mặt tại quỹ của Công ty Doanh nghiệp bao gồm tiền Việt Nam (kể cả ngân phiếu), ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý.

b Những nguyên tắc khi hạch toán vốn bằng tiền tại quỹ:

- Chỉ phản ánhvào tài khoản 111 số tiền mặt ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý thực tế xuất quỹ tiền mặt.Còn đối với những khoản tiền thu đươc chuyển nộp ngay vào ngân hàng không thông qua quỹ tiền mặt tại Công ty thì không hạch toán vào tài khoản 111 mà hạch toán vào tài khoản 113 “tiền đang chuyển”

- Đối với vàng bạc, kim khí quý, đá quý.Do Công ty khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại Công ty thì trước khi nhập phải làm đủ các thủ tục về cân, đo, đong, đếm và giám định chất lượng niêm phong và có xác nhận của người ký cược,ký quỹ Và được hạch toán như các tài khoản bằng tiền của Công ty Chỉ nhập, xuất tiền mặt khi có phiếu thu, phiếu chi (chứng từ xuất nhập vàng bạc) và có đủ chữ ký của người nhận, người giao , ngươi cho phếp nhập , xuất theo chế độ qui định của

kế toán Trường hợp đặt biệt phải có lệnh nhập, xuất đính kèm

- Kế toán quỹ tiền mặt có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ để ghi chép hàng ngày, liên tục theo trình tự phát sinh các khoản phải thu, chi, xuất, nhập, quỹ tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý, và tính ra số tiền tồn quỹ tiền mặt tại mỗi thời điểm

Trang 5

bạc hiên còn tồn quỹ tiền mặt.

* Có 3 tài khoản cấp hai:

+ Tài khoản 1111 “Tiền mặt Việt Nam” phản ánh tình hình thu chi tồn quỹ tiền mặt

+ Tài khoản 1112 “Ngoại tệ” phản ánh tình hình thu chi ngoại tệ tại quỹ tiền mặt theo tỷ giá quy đổi theo tiền Việt Nam

+ Tài khoản 1113 “vàng bạc, kim khí quý, đá quý” phản ánh giá trị vàng bạc, kim khí quý, đá quý, nhập xuất tồn quỹ tiền mặt

* Phương pháp hạch toán tiền mặt:

+ Thu tiền mặt từ việc bán hàng hóa hay cung cấp, lao vụ, dịch vụ cho khách hàng và nhập quỹ

Có TK 112 Tiền gửi ngân hàng

+ Nhận tiền ký cược, ký quỹ ngắn hạn hoặc dài hạn về nhập quỹ

Nợ TK 111 Tiền mặt

Có TK 338 Phải trả khác

Có TK 334 Ký cược, ký quỹ dài hạn

+Thu nợ của khách hàng hoặc ứng trứơc của khách hàng về nhập quỹ

Nợ TK 111 Tiền mặt

Có TK 131 Phải thu của khách hàng

+ Chi tiền mặt để mua sắm vật tư,TSCĐ hoặc chi cho đầu tưu XDCB

Trang 6

* Hạch toán tiền mặt tại quỹ

Sơ đồ hạch toán tiền mặt Việt Nam

Thu hồi các khoản phải thu Cacự chi phí hoạt động tài

Băng tiền mặt chính, và hoạt động khác

Nhận ký cược, ký quỹ của Thanh toán các khoản phải

đơn vị khác nợ phải trả bằng tiền

Các khoản tiền thừa phát Thế chấp ký cươc, ký quỹ

hiện khi kiểm kê ngắn hạn, dài hạn

2 Kế toán hạch toán tiền gửi ngân hàng

Trang 7

b Những nguyên tắc cần tôn trọng khi hạch toán gửi tiền ngân

hàng

+ Căn cứ để hạch toán trên tài khoản 112 giấy báo có , giấy báo nợ hoặc bản kê khai ngân hàng kèm theo chứng từ gốc (Uỷ nhiệm chi, Uỷ nhiệm thu, séc chuyển khoản, séc báo chi)

+ Khi nhận được chứng từ do ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo Trường hợp có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ sách của đơn vị, số liệu trên sổ sách của ngân hàng thì đơn vị thông báo với ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời Nếu đến cuối tháng chưa xác minh rõ nguyên nhân chênh lệch thì kế toán ghi sổ theo số liệu ghi trong giấy báo hay bản kê sao ngân hàng Số chênh lệch được ghi vào bên Nợ TK 138 hoặc ghi bên Có TK

338 sang tháng sau phải tiến hành đối chiếu tìm nguyên nhân chênh lệch

để điều chỉnh lại số liệu đã ghi sổ

+ Một Công Ty hoặc Doanh nghiệp có thể mở tài khoản ngân hàng,

do đó phải mở sổ chi tiết theo từng ngân hàng để tiện cho việc theo dõi kiểm tra

+ Kế toán tổng hợp sử dụng TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” để theo dõi số hiện có và tình hình biến động tăng giảm của tiền gửi ngân hàng ( kho bạc, hay công ty tài chính)

c Tài khoản sử dụng:

Hạch toán tiền gửi ngân hàng kế toán sử dụng TK112” Tiền gửi ngân hàng” tài khỏan này dùng để phản ánh tình hình tăng giảm, tồn quỹ, tiền Việt Nam, ngoại tệ vàng bạc đá quý đang gửi tại ngân hàng

Kết cấu TK 112 như sau:

kê ngân hàng lớn hơn số liệu trên giấy giấy báo hoặc bản kê sao ngân

kế toán) hàng nỏ hơn số trên giấy kế

toán)

+Số dư nợ: số tiền hiện gửi ngân hàng

Trang 8

+ Tài khoản 112 có ba TK cấp hai:

+ TK 1121 Tiền Việt Nam – phản ánh tài khoản Việt Nam đang gửi tại ngân hàng

+ TK 1122 Ngoại tệ – phản ánh các ngoại tệ đang gửi tại ngân hàng

đã quy đổi ra đồng Việt Nam

+ TK 1123 Vàng bạc, kim khí quý, đá quý – phản ánh vàng bạc, kim khí quý, đá quý đang gửi taiù ngân hàng

+ Phương pháp hạch toán tiền gửi ngân hàng

+ Xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng, căn cứ giấy báo Có của ngân hàng kế toán ghi

Nợ TK 112 Tiền gửi ngân hàng

Có TK 244 Ký cược, ký quỹ dài hạn

+ Nhận góp vốn liên doanh các đơn vị thành viên chuyển đến bằng tiền gửi ngân hàng

Nợ TK 112 Tiền gửi ngân hàng

Có TK 411 Nguồn vốn kinh doanh

+ Chuyển tiền gửi ngân hàng để thanh toán các khoản phải trả phải nộp

Nợ TK 338 Các khoản phải trả phải nộp khác

Nợ TK 341, 342 Vay dài hạn, Nợ dài hạn

Co TK 112 Tiền gửi ngân hàng

Trang 9

b Hạch toán tiền gửi ngân hàng:

Sơ đồ hạch toán tiền gửi ngân hàng

Nộp tiền vào ngân hàng Rút tiền gửi ngân hàng

Về nhập quỹ tiền mặt

Doanh thu bán sản phẩm Doanh thu bán sản phẩm

Thanh lý nhượng bán bằng chuyển khoản

TSCĐ 3331 133

Người mua các đơn vị nội bộ Chi tạm ứng bằng

Người tạm ứng nộp tiền chuyển khoản

Nhận vốn kinh doanh ngân Thanh toán các khoản

sách cấp trên, nhận góp vốn phải trả bằng c khoản

3 Kế toán hạch toán tiền đang chuyển

a Khái niệm tiền đang chuyển:

Tiền bao gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ của doanh nghiệp đã nộp vào

ngân hàng, kho bạc nhưng chưa nhận được giấy báo của ngân hàng, hoặc đã làm thủ tục chuyển tiền qua bưu điện để thanh toán nhưng chưa nhận được giấy báo của đơn vị đựơc thụ hưởng

b Tài khoản sử dụng:

Trang 10

+ Hạch toán tiền đang chuyển kế toán sử dụng TK 113” tiền đang chuyển” tài khoản này dùng để phản ánh tình hình tăng giảm của các khoản tiền đang chuyển.

+ Chứng từ sử dụng làm căn cứ hạch toán tiền đang chuyển gồm phiếu chi, thu, giấy nộp tiền, biên lai thu tiền, phiếu chuyển tiền

* Kết cấu của TK 113 như sau:

+Phản ánh các tài khoản tiền Việt Nam + Kết chuyển vào tài khoản 112,+Ngoại tệ, séc đã nộp vào ngân hàng tiền gửi ngân hàng hoặc tài khoản kho bạc hoặc đang chuyển vào bưu có liên quan

điện nhưng chưa nhận giấy báo của

ngân hàng hoặc đơn vị thụ hưởng

+Số dư nợ:Phản ánh số tiền còn đang

chuyển

+ TK 113 có hai TK cấp hai:

+ TK 1131 Tiền Việt Nam – phản ánh số tiền Việt Nam đang chuyển

+ TK 1132 ngoại tệ – phản ánh số tiền ngoại tệ đang chuyển

a Phương pháp hạch toán tiền đang chuyển:

+ Xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng nhưng đến cuối kỳ chưa nhận được giấy báo của ngân hàng

Nợ TK 1131 Tiền đang chuyển

Có TK 111 Tiền mặt

+ Nhận giấy báo về khoản nợ đã đựơc thanh toán

Nợ TK 331 Phải trả cho ngươì bán

Có TK 113 Tiền đang chuyển

+ Thu tiền bán hàng hoặc thu nợ của khách hàng bằng tiền mặt hoặc séc nộp thẳng vào ngân hàng, kho bạc không qua nhập quỹ cuối kỳ chưa nhận được giấy báo của ngân hàng, kho bạc

Nợ TK 113 Tiền đang chuyển

Có TK 511 Doanh thu bán hàng

Có TK 131 Pải thu của khách hàng

Trang 11

* Hạch toán tiền đang chuyển:

Sơ đồ hạch toán tiền đang chuyển

Xuất quỹ tiền mặt gửi vào

NH nhưng chưa nhận GB có

NH báo có khoản tiền đang

Chuyển tiền từ TK ngân hàng

để chi trả cho chủ nợ nhưng

chưa nhận giấy báo nợ

Doanh thu bán hàng nộp vào

ngân hàng nhưng chưa nhận

giấy báo có Ngân hàng báo nợ về số tiền

Thu nợ tiền của khách hàng

Trang 12

MS ACCESS là một phần mềm rất mạnh, lập trình theo hướng đối tượng nên trực quan và dễ sử dụng sử dụng phần mềm này ta phát huy được tính năng tính toán, kê khai kế toán nhanh.

 Các đối tuợng trên phần mềm MS Access:

+ Table (bảng):Dùng để lưu trữ dữ liệu, thông tin dưới dạng hàng và cột

+ Query (truy vấn):là công cụ dùng để học, thông kê, cập nhật dữ liệu

+ Form: Là đối tuợng dùng để nhập hoặc xuất thông tin dưới dạng các tờ biểu thông thường

+ Report: Là đối tượng xuất dữ liệu dưới dạng các báo cáo thông thường

+ Macro: Dùng để thực hiện một hành động trên các đối tượng

+ Module: Dùng để tạo ra các công cụ bằng mã lệnh

 Ưu điểm:

+ Xử lý nhanh một khối lượng lớn các số liệu nghiệp vụ thông tin đầu vào, khả năng thao tác dữ liệu mạnh mẽ và dễ dàng thực hiện bởi các công cụ đồ thuật wizard

+ Khả năng trình bày dữ liệu khá phong phú, nhờ vào các biểu mẫu

có thể in ấn các báo cáo kịp thời đáp ứng được yêu cầu đa dạng của người sử dụng

 Nhược điểm:

+ MS Access có thể xảy ra những lỗi mà người sử dụng khó sử dụng như : khi sử dụng các hàm tính toán, tính bảo mật không cao

Trang 13

PHẦN HAI THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN VỐN BẰNG TIỀN

TẠI XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG 759

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG 759

I QÚA TRÌNH HÌNH THÀNH XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG 759:

1 Qúa trình hình thành:

Ngày nay với cơ chế thị trường có rất nhiều biến động và thay đổi

trong quá trình sản xuất kinh doanh, những năm gần đây Đảng và nhà nước đã đầu tư nhiều dự án mang tính xã hội như phát triển cơ sở hạ tầng, phủ trống đồi núi các chương trình xóa đói giảm nghèo, phổ cập tiểu học đến phổ cập trung học Chính nhờ chính sách đó mà các tỉnh miền núi có nhiều biến đổi rõ rệt,đến nay Pleiku cũng là thành phố phát triển của đất nước, chính vì vậy công ty xây dựng số 7 (nay là tổng công

ty xây dựng Miền Trung) đã không ngần ngại đưa ra quyết định thành lập chi nhánh xây dựng Gia Lai (nay là xí nghiệp xây dựng 759) và đã được sự ủng hộ nhiệt tình cuả Ban lãnh đạo cấp tỉnh Nghành xây dựng cho đến nay với nhu cầu phát triển kinh tế thị trường của Xí nghiệp xây dựng 759 cũng góp phần quan trọng trong công cuộc xây dựng tỉnh nhà Tiền thân của Xí nghiệp 759 là chi nhánh xây dựng Gia Lai được thành lập vào ngày 05 tháng 01 năm 1996 đơn vị trực thuộc Công ty xây dựng số 7 ở 329 – Trần Cao Vân – TP Đà Nẵng Tháng 11 năm 2000 được đổi tên thành Xí nghiệp xây dựng 759 thuộc Công ty xây dựng và sản xuất vật liệu 75 – Tổng công ty xây dựng Miền Trung

Căn cứ vào tờ trình số 467/CT-TCHC ngày 01/04/1996 của Giám đốc

xí nghiệp xây dựng 759 Sở xây dựng Gia Lai cấp chứng chỉ hành nghề xây dựng số hiệu T32 _ 00/HĐXD ngày 26/05/1996

Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh thì vấn đề đặt ra hàng đầu đối với mọi doanh nghiệp là cần phải có một lượng vốn đủ để đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra một cách thuận lợi Xí nghiệp xây dựng

759 là một doanh nghiệp sản xuất tại thời điểm 31/12/2004 có là:

Trang 14

Lương bình quân VNĐ/người/tháng 540 620

Qua bảng số liệu ta thấy năm 2004 phát triển tương đối nhanh hơn so với năm 2003 do nhu cầu phát triển kinh doanh và sự thúc đẩy của đất nước nên làm cho doanh nghiệp phát triển dưới sự quản lý điều hành của Giám đốc Nguyễn Thanh Hoàng và các nhân viên Xí nghiệp hổ trợ đắc lực

2 Qúa trình phát triển của Xí nghiệp xây dựng 759

2.1 Khó khăn:

Khi mới thành lập Xí nghiệp còn gặp nhiều khó khăn như: là một đơn vị phụ thuộc cơ sở vật chất kỹ thuật còn thô sơ, tiến độ thi công công trình còn gặp nhiều khó khăn do chưa quen với địa hình đồi núi, có một số công trình ở xa nên việc cung ứng vật tư nhiều lúc chưa kịp thời

do một số cán bộ chưa có kế hoạch dự bị

Tại các công trình chưa có sự kết hợp tốt giữa kỹ thuật và công nhân viên nên nhiều lúc làm quá trình sản xuất kinh doanh chưa đạt theo mục đích đề ra

2.2 Những bước chuyển mình phát triển của Xí nghiệp:

Xí nghiệp xây dựng 759 vốn tổng nguồn vốn kinh doanh ban đầu

là 1.500.000.000 chuyên thực thi những công trình có qui mô lớn và đã được đánh giá cao về chất lượng nhiều công trình tiêu biểu như: Công viên Diên Hồng, tòa án nhân dân Huyện Ngọc Hồi, và nhiều công trình

có uy tín trong thương trường

Trong những năm 2002 có công trình trường PTTH Pleiku đạt huy chương vàng chất lượng cao và trường dạy nghề CN-TTCN Gia Lai được tặng Bằng chất lượng cao

Đến nay Xí nghiệp đã thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch do nhà nước giao

góp phần xây dựng tỉnh nhà giàu mạnh về sản xuất vật liệu xây dựng

II CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG 759:

Trang 15

1 Chức năng của Xí nghiệp xây dựng 759:

Thi công các công trình dân dụng và công trình công nghiệp, giao thông,

thủy điện,công trình kỹ thuật, hạ tầng đô thị, khu công nghiệp

Thi công lắp đặt máy móc thiết bị phục vụ cho xây dựng, sản xuất kinh doanh vật tư, vật liệu xây dựng Kinh doanh đầu tư phát triển hạ tầng xây đô thị, khai thác nguyên vật liệu, phi kim loại, khai thác phục

vụ hóa đồng ruộng Thực hiện các nhiệm vụ kinh doanh khác theo sự phân công của Giám Đốc qua sự kiểm tra của nhà nước và nhân viên Xí nghiệp

2 Nhiệm vụ của Xí nghiệp xây dựng 759:

Tổ chức nhận thầu thi công xây lắp các công trình dân dụng và công nghiệp, do nhà nước hay các thành phần kinh tế đầu tư xây dựng

Thực hiện các hợp đồng thi công xây lắp đã ký với các chủ đầu tư, đảm bảo đúng tiến độ thi công, đạt chất lượng kỹ mỹ thuật đã nhận

Ngoài ra Xí nghiệp có trách nhiệm quản lý sử dụng và bảo vệ, phát triển vốn, tài sản, thiết bị máy móc để đạt kết quả cao nhất

Chấp hành đúng các chế độ chính sách do nhà nước ban hành về quản

lý vật tư, tiền vốn và các thiết bị đồng thời tổ chức bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ kỹ thuật quản lý cho cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp

3 Đặc điểm về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp xây dựng 759 :

Xí nghiệp xây dựng 759 chủ yếu thi công xây dựng các công trình dân dụng thuộc chức năng thi công của xí nhgiệp ở đầu vào chủ yếu là vật liệu xây dựng như xi măng, Cát, Đá, Sắt, Thép và các loại Gạch

Nguồn lao động chủ yếu là lao động như công nhân, máy móc thi

công

Xí nghiệp xây dựng xây dựng 759 còn là một đơn vị kinh doanh các sản phẩm do công ty sản xuất như Xi Măng Cosevco, tôn lợp, Gạch men Cosevco,nhựa trần, ông nhựa PVC và một số sản phẩm khác do các đơn

vị thuộc tổng công ty xây dựng và sản xuất vật liệu 75 sản xuất

Trang 16

III TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG 759:

1 Tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp xây dựng 759:

1.1 Sơ đồ:

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ

Ghi chú: Quan hệ chức năng

1.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban

1.2.1 Giám đốc Xí nghiệp : Là người quản lý cao nhất, chịu trách

nhiệm lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp Chịu mọi trách nhiệm trước pháp luật vàhoạt động sản xuất kinh doanh, trực tiếp lãnh đạo các bộ phận như phòng ban, đội xây dựng và các xưởng sản xuất trong Xí nghiệp

PHÒNG

V T Ậ

T Ư

D CH Ị VỤ

I

ĐỘ XÂY D NG Ự

X ƯỞ NG

S N XU T Ả Ấ

Trang 17

1.2.2 Phó giám đốc kinh tế kế hoạch: Phụ trách việc cho Giám

Đốc chịu trách nhiệm cá nhân về hành vi vi phạm pháp luật, có thể thay mặt Giám Đốc ký các văn bản thuộc lĩnh vực phụ trách như ký hóa đơn thuế VAT và các phiếu chi, phiếu thu tài chính khi được trưởng phòng Tài chính kế toán ký và Giám Đốc

1.2.3 Phó Giám Đốc kỹ thuật thi công: là người ủy quyền các công

việc khi Giám Đốc đi vắng trực tiếp chỉ đạo phòng kế hoạch kỹ thuật, chịu trách nhiệm cá nhân về hành vi vi phạm pháp luật Đồng thời thay mặt Giám Đốc duyệt các hồ sơ hoàn công, biên bản nghiệm thu kỹ thuật

và các văn bản thuộc lĩnh vực phụ trách

1.2.4 Phòng tổ chức hành chính : Tham mưu với lãnh đạo Xí

nghiệp về tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh và bố trí nhân sự theo theo phân cấp của Xí nghiệp Quản lý các nghiệp vụ hành chính, lao động tiền lương

Nhiệm vụ: Triển khai và kiểm tra đôn đốc các phòng ban bộ phận của Xí nghiệp hoàn thành công tác mà Giám Đốc Xí nghiệp đã giao trong các cuộc họp giao ban Đồng thời quản lý văn phòng, về các văn thư lưu trữ tài sản của đơn vị

1.2.5 Phòng tài chính kế toán:

Chức năng: Tham mưu cho giám đốc Xí nghiệp vềà vấn đề tài chính kế toán trong toàn Xí nghiệp theo đúng điều lệ thống kê kế toán Nhiệm vụ: Tổ chức điều hành công việc của phòng để hoàn thành các nhiệm vụ đựơc giao, tổ chức các hoạt động sản xuất kinh doanh Lập baựo cáo kế tóan thống kê, phân tích các hoạt động sản xuất kinh doanh để phục vụ cho việc kiểm tra thực hiện kế toán của Xí nghiệp Lưu trữ hồ sơ tài chính kế toán toàn Xí nghiệp, mặt khác thực hiện các nhiệm vụ khác khi Giám Đốc phân công

1.2.6 Phòng kế hoạch kỹ thuật:

Chức năng: Tham mưu với lãnh đạo Xí nghiệp các lĩnh vực về kỹ thuật kế hoạch – thị trường Lập đấu thầu và quản lý kế hoạch sản xuất đầu tư, ứng dụng khoa học kỹ thuật và các công tác dự toán

Nhiệm vụ : Bám sát thị truờng nắm bắt và xử lý thông tin đề xuất với lãnh đạo về phương án để nhận thầu công trình xây dựng Lập trình Giám Đốc ký ban hành các quy định về quản lý kỹ thuật, chất lượng công trình và sản phẩm làm ra

Trang 18

Tham mưu cùng các phòng chức năng lập các luận chứng kinh tế

kỹ thuật và đầu tư mới công nghệ thiết bị phục vụ cho sản xuất kinh doanh

Lưu trữ hồ sơ công trình toàn Xí nghiệp

1.2.7 Phòng vật tư dịch vụ:

Chức năng: Tham mưu cho Giám Đốc trong lĩnh vực quản lý kho tàng vật tư, công cụ dụng cụ, thiết bị phục vụ thi công phụ trách chung

về tổ chức quản lý điều hành bộ máy văn phòng

Nhiệm vụ: Phối hợp với các phòng ban lập hợp đồng mua bán vật

tư, sữa chữa máy móc thiết bị và lặp dự trù mua sắm Cấp phát bảo hộ lao động cho Cán bộ công nhân viên theo quy định của Xí nghiệp và các quy định hiện hành của nhà nước Đồng thời trực tiếp chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ cho thủ kho

1.2.8 Các đội xây dựng :

Chức năng: Tổ chức thi công các công trình đảm bảo chất lượng, kỹ thuật, mỹ thuật, an toàn lao động và đạt kết quả cao khi thực hiện công trình Hoàn thành trách nhiệm do cấp trên giao

Nhiệm vụ: Phối hợp và tổ chức thường xuyên chăm lo quản lý bảo dưỡng máy móc, thiết bị được giao đồng thời tham gia đề xuất ý kiến, cải tiến quá trình sản xuất đảm bảo năng xuất chất lượng sản phẩm cao Động viên công nhân viên phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch sản xuất và thanh toán lương cho công nhân trong xưởng

Trang 19

2 Tổ chức công tác kế toán tại Xí nghiệp xây dựng 759:

2.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng thành viên:

Trưởng phòng Tài chính kế toán: là người trực tiếp tổ chức và điều hành bộ máy kế toán tại Xí nghiệp là người tham mưu trự tiếp với Giám Đốc về tình hình tài chính của Xí nghiệp Đồng thời quản lý và lưu trữ toàn bộ hồ sơ thanh quyết toán công trình Xí nghiệp thi công, chỉ đạo thực hiện toàn bộ các hoạt động kinh tế và các công văn đi, đến của Xí nghiệp và điều hành nhân viên

Kế toán tổng hợp kiểm tra: Thực hiện các phần công việc kế toán còn lại và các công việc liên quan đến lập báo cáo kế toán định kỳ, kiểm tra kế toán đối với tất cả các phần điều hành công việc kế toán ở các bộ phận kế toán trong Xí nghiệp Cuối năm lập báo cáo tài chính trình lên phụ trách Kế toán

Kế toán thanh toán Ngân hàng và thuế: Theo dõi thực hiện các khoản thanh toán liên quan đến giao dịch với ngân hàng, cuối tháng kiểm kê khai báo cáo thuế, theo dõi chi tiết các khoản tiền vay, tiền gửi Ngân hàng

Theo dõi công nợ với hách hàng, mở và ghi chép vào sổ chi tiết khi phát sinh các nghiệp vụ có liên quan đồng thời quản lý việc xuất hóa đơn

Tr ng phòng tàiưởchính k toán ế

K toánế

v t ậ

t ,ư CCDC

K ếtoán công

n , ợthu h i ồ

K ếtoán bán hàng

Thủ quỹ

Trang 20

thuế GTGT và các hóa đơn khác theo pháp lệnh Tài chính kế toán mà nhà nước ban hành.

Kế toán vật tư công cụ, dụng cụ, Tài sản cố định: Theo dõi và trực tiếp xuất kho vật tư cho các công trình mà Xí nghiệp thi công, kiểm tra chứng từ gốc và thể kho công trình Cuối tháng lập bảng kê chi tiết nhập kho, xuất kho và vật liệu tồn kho đồng thời lập danh mục cho từng công trình, tính chi phí Nguyên vật liệu cho từng công trình

Tập hợp lưu trữ toàn bộ chứng từ có liên quan trước khi chuyển sang lưu trữ hay xuất đi cuối tháng chuyển kho Kế toán tổng hợp và thực hiện các nhiệm vụ khác khi trưởng phòng giao

Kế toán công nợ thu hồi vốn: Làm công tác liên quan đến việc theo dõi đối chiếu các công nợ khách hàng toàn Xí nghiệp, phải thu các chủ đầu tư

Tập hợp lưu trữ toàn bộ chứng từ liên quan công nợ và công tác thu hồi vốn trước khi chuyển sang lưu trữ.Thực hiện công việc khi thi công

Kế toán bán hàng: Làm công tác kế toán liên quan đến hàng hóa và công nợ, kiểm tra toàn bộ hàng hóa trước khi nhập kho đồng thời theo dõi vào sổ chi tiết cập nhật hàng hóa thực tế nhập kho, lượng hàng xuất kho và kiểm tra đến từng đối tượng khách hàng Tập hợp lưu trữ toàn bộ chứng từ có liên quan đến cưả trứơc khi chuyển sang lưu trữ, cuối tháng đối chiếu với kế toán công nợ

Thủ quỹ: Làm công tác lưu trữ tiền mặt, thực hiện công việc thu, chi tiền mặt Thực hiện ghi sổ cập nhật hàng ngày các phiếu thu, phiếu chi vào sổ quỹ hàng tháng, cuối hàng tháng phải khớp với kế tóan thanh toán

Chịu trách nhiệm về sự thất thoát nhầm lẫn vềứ tiền mặt.Tập hợp lưu trữ toàn bộ chứng từ liên quan trước khi chuyển sang lưu trữ đồng thời thực hiện các nhiệm vụ khác khi trưởng phòng phân công

3 Hình thức ghi sổ kế toán tại Xí nghiệp xây dựng 759:

Hình thức nhật ký chung áp dụng trong Xí nghiệp thể hiện bằng sơ đồ sau

Trang 21

SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu kiểm tra

+ Trình tự ghi chép kế toán trong hình thức Nhật Ký Chung:

Bứơc 1: Hàng ngày chứng từ gốc, định khoản ghi trực tiếp vào Nhật Ký Chung theo thứ tự thời gian, định khoản những nghiệp vụ có liên quan đến đối tượng cần hạch toán chi tiết

Bước 2: Định kỳ từ Nhật Ký Chung ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ cái theo tài khỏan liên quan, còn đối với Nhật ký đặc biệt là cuối kỳ lấy sổ tổng cộng ghi vào sổ cái

Bước 3: Cuối kỳ căn cứ vào các số tổng hợp chi tiết để đối chiếu với Sổ Cái sau đó lập Báo cáo kế toán

S cái ổ

B ng ả

cân đ i ố

B ng t ng h p ả ổ ợchi ti t ế

Trang 22

IV KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG 759:

Được thể hiện qua một số chỉ tiêu kinh tế sau:

2 Gía vốn hàng bán 13.525.60

615.757.083 Tăng 16,5%

3 Lợi nhuận gộp 863.33

7 1.005.771 Tăng 17%

4 Doanh thu hoạt động tài

chính

5 Chi phí tài chính

6 Chi phí bán hàng 230.97

6 260.023 Tăng 13%

7 Chi phí quản lý doanh

nghiệp

209.64

8 238.485 Tăng 14%

8 Các hoạt động SX kinh

doanh

422.67

7 507.263 Tăng 20%

Nhận xét: Qua bảng tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí

nghiệp xây dựng 759 trong năm 2003 và năm 2004 em thấy:

Doanh thu năm 2004 đã tăng 16,5% so với 2003 với nguồn vốn chiếm 94%, doanh thu thực tế dã tăng theo mức dự đoán của Xí nghiệp,

do Xí nghiệp đã thực hiện một số chính sách tiết kiệm chi phí đặc biệt như tiếựt kiệm Nguyên vật liệu có hiệu quả kéo theo giá vốn hàng bán của năm 2004

tăng 16% so với năm 2003 do giá của Nguyên vật liệu tăng phải nhập từ ngoài tỉnh vào

Chi phí bán hàng của năm 2004 tăng 16% so với năm 2003 và kết quả của chi phí quản lý doanh nghiệp của năm 2004 tăng 14% so với năm 2003 Do trong năm 2004 Xí nghiệp đã tuyển dụng thêm một số cán

Trang 23

bộ công nhân viên phục vụ cho công tác kinh doanh, bán hàng hóa Mặt khác Xí nghiệp thực hiện mở rộng thị trường về mặt hàng, sản phẩm của

Xí nghiệp đồng thời bổ sung thêm công tác đào tạo và quảng cáo nâng cao uy tín chất lượng của sản phẩm của Xí nghiệp

Trang 24

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC NGHIỆP VỤ KINH TẾ PHÁT SINH TẠI XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG

I HẠCH TOÁN TIỀN MẶT TẠI QUỸ:

1 Hạch toán tăng tiền mặt tại quỹ:

+ Đây là phần hạch toán tăng các khoản phải thu giữ Xí nghiệp với các cá nhân,đơn vị khác trong và ngoài Xí nghiệp

* Chứng từ sử dụng:

+ Hạch toán tăng tiền mặt tại quỹ Xí nghiệp sử dụng các chứng

từ sau: Phiếu thu

+ Cách lập và luân chuyển:Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên sau khi thủ quỹ kiểm tra và đóng dấu đã thu, Kế toán trưởng và Giám Đốc ký duyệt rồi chuyển đến cho kế toán thanh toán và kiểm tra cùng với chứng từ gốc đính kèm để ghi vào bảng tổng hợp và được lưu trữ tại phòng kế toán

Trang 25

+ Thanh toán tiền mặt tại Xí nghiệp bằng cách ghi Nợ TK 111 ghi

có các tài khoản liên quan

+Phương pháp hạch toán tại Xí nghiệp được minh họa bằng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày như sau:

+Ngày 6/01/05 phiếu thu số 01/1 Bà Hương rút tiền vay ngân hàng nhập quỹ số tiền là 250.000.000

Trang 26

+Xí nghiệp sử dụng phiếu thu

2 Hạch toán giảm tiền mặt tại Xí nghiệp.

+ Đây là phần hạch toán các khoản phải trả giữa Xí nghiệp với các doanh nghiệp khác , các cá nhân trong và ngoài Xí nghiệp

kế toán ghi vào nhật ký chi tiền và chứng từ gốc được lưu tại phòng kế toán

+ Thanh toán tiền mặt tại Xí nghiệp bằng cách ghi Có TK 111

và ghi Nợ các TK liên quan