Hạch toán kế toán vốn bằng tiền tại Công ty XDCT 54
Trang 1Lời mở đầu
Vốn bằng tiền là cơ sở, là tiền đề đầu tiên cho một doanh nghiệp hình thành và tồn tại, là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp hoàn thành cũng nh thực hiện quá trình sản xuất kinh doanh của mình Trong điều kiện hiện nay phạm vi hoạt động của doang nghiệp không còn bị giới hạn ở trong nớc mà
đã đợc mở rộng, tăng cờng hợp tác với nhiều nớc trên thế giới Do đó, quy mô và kết cấu của vốn bằng tiền rất lớn và phức tạp, việc sử dụng và quản lý chúng có ảnh hởng lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Mặt khác, kế toán là công cụ để điều hành quản lý các hoạt động tính toán kinh tế và kiểm tra việc bảo vệ tài sản, sử dụng tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Trong công tác kế toán của doanh nghiệp chia ra làm nhiều khâu, nhiều phần hành nhng giữa chúng có mối quan hệ hữu cơ gắn bó tạo thành một hệ thống quản lý thực sự có hiệu quả cao Thông tin kế toán là những thông tin về tính hai mặt của mỗi hiện tợng, mỗi quá trình : Vốn và nguồn, tăng và giảm Mỗi thông tin thu đợc là kết quả của quá trình có tính hai mănh: thông tin và kiểm tra
Do đó, việc tổ chức hạch toán vốn bằng tiền là nhằm đa ra những thông tin
đầy đủ nhất, chính xác nhất về thực trạng và cơ cấu của vốn bằng tiền, về các nguồn thu và sự chi tiêu của chúng trong quá trình kinh doanh để nhà quảnlý có thể nắm bắt đợc những thông tin kinh tế cần thiết, đa ra những quyết định tối u nhất về đầu t, chi tiêu trong tơng lai nh thế nào Bên cạnh nhiệm vụ kiểm tra các chứng từ, sổ sách về tình hình lu chuyển tiền tệ, qua
đó chúng ta biết đơc hiệu quả kinh tế của đơn vị mình.
Thực tế ở nớc ta trong thời gian qua cho thấy ở các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhà nớc, hiệu quả sử dụng vốn đầu t nói chung và vốn
Trang 2bằng tiền nói riêng còn rất thấp , cha khai thác hết hiệu quả và tiềm năng sử dụng chúng trong nền kinh tế thị trờng để phục vụ sản xuất kinh doanh, công tác hạch toán bị buông lỏng kéo dài.
Xuất phát từ những vần đề trên và thông qua một thời gian thực tập em xin chọn đề tài sau để đi sâu vào nghiên cứu và viết báo cáo:“Hạch toán kế toán vốn bằng tiền tạI Công ty XDCT 54”
Báo cáo gồm ba phần:
Chơng I : Một số vần đề lý luận cơ bản về hạch toán kế toán vốn bằng tiền Chơng II : Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tạI Công ty XDCT 54 Chơng III : Một số phơng pháp góp phần hoàn thiện công tác hạch toán kế
toán vốn bằng tiền tại Công ty XDCT 54
Chơng I
Trang 3Một số vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán kế
toán vốn bằng tiền.
I Tổng quát về vốn bằng tiền:
1 Khái niệm và phân loại vốn bằng tiền:
Vốn bằng tiền là toàn bộ các hình thức tiền tệ hiện thực do đơn vị sở hữu, tồn tại dới hình thái giá trị và thực hiện chức năng phơng tiện thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Vốn bằng tiền là một loại tài sản mà doanh nghiệp nào cũng có và sử dụng
Theo hình thức tồn tại vốn bằng tiền của doanh nghiệp đợc chia thành:
- Tiền Việt Nam: là loại tiền phù hiệu Đây là các loại giấy bạc do Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam phát hành và đợc sử dụng làm phơng tiện giao dịch chính thức đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
- Ngoại tệ: Là loại tiền phù hiệu Đây là các loại giấy bạc không phải do Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam phát hành nhng đợc phép lu hành chính thức trên thị tròng Việt nam nh các đồng: đô là Mỹ (USD), bảng Anh (GBP), phrăng Pháp ( FFr), yên Nhật ( JPY), đô là Hồng Kông ( HKD), mác Đức ( DM)
- Vàng bạc, kim khí quý, đá quý: là tiền thực chất, tuy nhiên đợc lu trữ chủ yếu là vì mục tiêu an toàn hoặc một mục đích bất thờng khác chứ không phải vì mục đích thanh toán trong kinh doanh
- Nếu phân loại theo trạng thái tồn tại ,vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm:
- Tiền tại quỹ: gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ ,bạc vàng, kim khí quý, đá quý, ngân phiếu hiện đang đợc giữ tại két của doanh nghiệp để phục vụ nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh
Trang 4- Tiền gửi ngân hàng: là tiền Việt Nam, ngoại tệ , vàng, bạc, kim khí quý đá quý mà doanh nghiệp đang gửitại tài khoản của doanh nghiệp tại Ngân hàng.
- Tiền đang chuyển: là tiền đang trong quá trình vần động để hoàn thành chức năng phơng tiện thanh toán hoặc đang trong quá trình vận động từ trạng thái này sang trạng thái khác
2 Đặc điểm vốn bằng tiền và nhiệm vụ, nguyên tắc hạch toán:
Trong quá trình sản xuất kinh doanh vốn bằng tiền vừa đợc sử dụng để
đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật t, hàng hoá sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán hoặc thu hồi các khoản nợ Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền là loại vốn đói hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì vốn bằng tiền có tính luân chuyển cao nên nó là đối tợng của sự gian lận và ăn cắp Vì thế trong quá trình hạch toán vốn bằng tiền, các thủ tục nhằm bảo vệ vốn bằng tiền khỏi sự ăn cắp hoặc lạm dụng là rất quan trọng, nó đòi hỏi việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc chế độ quản lý tiền tệ thống nhất của Nhà nớc Chẳng hạn tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp dùng để chi tiêu hàng ngày không đợc vợt quá mức tồn quỹ mà doanh nghiệp và Ngân hàng đã thoả thuận theo hợp dồng thơng mại, khi có tiền thu bán hàng phải nộp ngay cho Ngân hàng
Xuất phát từ những đặc điểm nêu trên, hạch toán vốn bằng tiền phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Theo dõi tình hình thu, chi, tăng, giảm, thừa, thiếu và số hiện có của từng loại vốn bằng tiền
- Giám đốc thờng xuyên tình hình thực hiện chế độ quản lý tiền mặt, kỷ luật thanh toán, kỷ luật tín dụng
- Hớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ quỹ, thờng xuyên kiểm tra đối chiếu số liệu của thủ quỹ và kế toán tiền mặt
Trang 5- Tham gia vào công tác kiểm kê quỹ tiền mặt, phản ánh kết quả kiểm kê kịp thời.
Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền mặt bao gồm :
- Hạch toán kế toán phải sử dụng thống nhất một đơn vị giá trị là “đồng Việt nam” để phản ánh tổng hợp các loại vốn bằng tiền
- Nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ra “đồng Việt Nam”
để ghi sổ kế toán Đồng thời phải theo dõi cả nguyên tệ của các loại ngoại tệ
đó
- Đối với vàng bạc, kim khí quý đá quý phản ánh ở tài khoản vốn bằng tiền chỉ áp dụng cho doanh nghiệp không kinh doanh vàng bạc, kim khí quý đá quý phải theo dõi số lợng trọng lợng, quy cách phẩm chất và giá trị của từng loại, từng thứ Giá nhập vào trong kỳ đợc tính theo giá thực tế, còn giá xuất có thể đợc tính theo một trong các phơng pháp sau:
+ Phơng pháp giá thực tế bình quân gia quyền giữa giá đầu kỳ và giá các lần nhập trong kỳ
+ Phơng pháp giá thực tế nhập trớc, xuất trớc
+ Phơng pháp giá thực tế nhập sau, xuất trớc
- Phải mở sổ chi tiết cho từng loại ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý theo đối tợng, chất lợng Cuối kỳ hạch toán phải điều chỉnh lại giá trị ngoại
tệ vàng bạc, kim khí quý, đá quý theo giá vào thời điểm tính toán để có đợc giá trị thực tế và chính xác
Nếu thực hiện đúng các nhiệm vụ và nguyên tắc trên thì hạch toán vốn bằng tiền sẽ giúp cho doanh nghệp quản lý tốt vốn bằng tiền, chủ động trong việc thực hiện kế hoạch thu chi và sử dụng vốn có hiệu quả cao
II Tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền:
1 Luân chuyển chứng từ:
Trang 6Để thu thập thông tin đầy đủ chính xác về trạng thái và biến động của tài sản cụ thể nhằm phục vụ kịp thời ban lãnh đạo, chỉ đạo điều hành kinh doanh của doanh nghiệp và làm căn cứ ghi sổ kế toán, cần thiết phải sử dụng chứng
từ kế toán
Chứng từ kế toán là những phơng tiện chứng minh bằng văn bản cụ thể tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh Mọi hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp đều phải lập chứng từ hợp lệ chứng minh theo đúng mẫu
và phơng pháp tính toán, nội dung ghi chép quy định Một chứng từ hợp lệ cần chứa đựng tất cả các chỉ tiêu đặc trng cho nghiệp vụ kinh tế đó về nội dung, quy mô, thời gian và địa điểm xảy ra nghiệp vụ cũng nh ngời chịu trách nhiệm
về nghiệp vụ, ngời lập chứng từ
Cũng nh các loại chứng từ phát sinh khác, chứng từ theo dõi sự biến động của vốn bằng tiền luôn thờng xuyên vận động, sự vận động hay sự luân chuyển
đó đợc xác định bởi khâu sau:
- Tạo lập chứng từ : Do hoạt động kinh tế diễn ra thờng xuyên và hết sức đa dạng nên chứng từ sử dụng để phản ánh cũng mang nhiều nội dung, đặc điểm khác nhau Bởi vậy, tuỳ theo nội dung kinh tế, theo yêu cầu của quản lý là phiếu thu, chi hay các hợp đồng mà sử dụng một chứng từ thích hợp Chứng
từ phải lập theo mẫu nhà nớc quy định và có đầy đủ chữ ký của những ngời có liên quan
- Kiểm tra chứng từ : Khi nhận đợc chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, hợp lý của chứng từ : Các yếu tố phát sinh chứng từ, chữ ký của ngời có liên quan, tính chính xác của số liệu trên chứng từ Chỉ sau khi chứng từ đợc kiểm tra nó mới đợc sử dụng làm căn cứ để ghi sổ kế toán
- Sử dụng chứng từ cho kế toán nghiệp vụ và ghi sổ kế toán: cung cấp nhanh thông tin cho ngời quản lý phần hành này:
+ Phân loại chứng từ theo từng loại tiền, tính chất, địa điểm phát sinh phù
Trang 7+ Lập định khoản và ghi sổ kế toán chứng từ đó.
- Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán: trong kỳ hạch toán, chứng từ sau khi ghi sổ kế toán phải đợc bảo quản và có thể tái sử dụng để kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết
- Lu trữ chứng từ : Chứng từ vừa là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán, vừa là tài liệu lịch sử kinh tế của doanh nghiệp Vì vậy, sau khi ghi sổ và kết thúc kỳ hạch toán, chứng từ đợc chuyển sang lu trữ theo nguyên tắc
+ Chứng từ không bị mất
+ Khi cần có thể tìm lại đợc nhanh chóng
+ Khi hết thời hạn lu trữ, chứng từ sẽ đợc đa ra huỷ
2 Hạch toán tiền mặt tại quỹ:
Mỗi doanh nghiệp đều có một lợng tiền mặt tại quỹ để phục vụ cho nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh Thông thờng tiền giữ tại doanh nghiệp bao gồm : giấy bạc ngân hàng VIệt Nam, các loại ngoại
tệ , ngân phiếu, vàng bạc, kim loại quý đá quý
Để hạch toán chính xác tiền mặt, tiền mặt của doanh nghiệp đợc tập trung tại quỹ Mọi nghiệp vụ có liên quan đến thu, chi tiền mặt, quản lý và bảo quản tiền mặt đều so thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện Pháp lệnh kế toán, thống kê nghiêm cấm thủ quỹ không đợc trực tiếp mua, bán hàng hoá, vật t, kiêm nhiệm công việc tiếp liệu hoặc tiếp nhiệm công việc kế toán
2.1 Chứng từ sử dụng để hạch toán tiền mặt:
Việc thu chi tiền mặt tại quỹ phải có lệnh thu chi Lệnh thu, chi này phải có chữ ký của giám đốc (hoặc ngời có uỷ quyền) và kế toán trởng Trên cơ sở các lệnh thu chi kế toán tiến hành lập các phiếu thu - chi Thủ quỹ sau khi nhận đ-
ợc phiếu thu - chi sẽ tiến hành thu hoặc chi theo những chứng từ đó Sau khi đã thực hiện xong việc thu - chi thủ quỹ ký tên đóng dấu “Đã thu tiền” hoặc “ Đã chi tiền” trên các phiếu đó, đồng thời sử dụng phiếu thu và phiếu chi đó để ghi
Trang 8quỹ, đối chiếu với báo cáo quỹ rồi nộp báo cáo quỹ và các chứng từ cho kế toán
Ngoài phiếu chi, phiếu thu là căn cứ chính để hạch toán vào tài khoản 111 còn cần các chứng từ gốc có liên quan khác kèm vào phiếu thu hoặc phiếu chi
nh : Giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tiền tạm ứng, hoá đơn bán hàng,
biên lai thu tiền
Ta có phiếu thu, phiếu chi và sổ quỹ tiền mặt nh sau: Đơn vị: Số
Mẫu 01-TT Phiếu thu QĐ số 1141 TC/ CĐKT Ngày 1/ 11/ 1995 Ngày của BTC Nợ
Có
Họ và tên ngời nộp:
Địa chỉ :
Lý do nộp :
Số tiền : (Viết bằng chữ)
Kèm theo chứng từ gốc
Ngày tháng năm Thủ trởng Kế toán Ngời lập Ngời Thủ
đơn vị trởng biểu nộp quỹ
Trang 9®
KÌm chøng tõ gèc
Ngµy Th¸ng N¨m
Ngµy Trëng phßng KiÓm Thñ Ngêi lËpNgêi nhËn ký tªn: kÕ to¸n so¸t quü phiÕu
Trang 10Sổ quỹ tiền mặt
(Kiêm báo cáo quỹ)Ngày tháng năm
Số d đầu ngàyPhát sinh trong ngày
2.2 Tài khoản sử dụng và nguyên tắc hạch toán:
Tài khoản để sử dụng để hạch toán tiền mặt tại quỹ là TK 111 “Tiền mặt” Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản này bao gồm:
Bên nợ:
+ Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ, nhập kho
+ Số thừa quỹ phát hiện khi kiểm kê
+ Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ tăng khi điều chỉnh
Trang 11Bên có:
+ Các khoản tiền mặt ngân phiếu, ngoại tệ, kim khí quý, đá quý, vàng , bạc hiện còn tồn quỹ
+ Số thiếu hụt ở quỹ phát hiện khi kiểm kê
+ Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ giảm khi điều chỉnh
- D nợ : Các khoản tiền, ngân phiếu, ngoại tệ,vàng, bạc, kim khí quý, đá quý hiện còn tồn quỹ
Tài khoản 111 gồm 3 tài khoản cấp 2
- Tài khoản 111.1 “ Tiền Việt Nam” phản ánh tình hình thu, chi, thừa , thiếu, tồn quỹ tiền Việt Nam, ngân phiếu tại doanh nghiệp
- Tài khoản 111.2 “ Tiền ngoại tệ” phản ánh tình hình thu chi, thừa, thiếu,
điều chỉnh tỷ giá, tồn qũy ngoại tệ tại doanh nghiệp quy đổi ra đồng Việt Nam
- Tài khoản 111.3 “Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý” phản ánh giá trị vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập, xuất thừa, thiếu , tồn quỹ theo giá mua thực tế Cơ sở pháp lý để ghi Nợ Tk 111 là các phiếu thu còn cơ sở để ghi Có TK 111
là các phiếu chi
Nguyên tắc hạch toán tiền mặt tại quỹ trên Tk 111:
- Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 số tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý thực tế nhập, xuất quỹ
- Các khoản tiền, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý do đơn vị hoặc cá nhân khác ký cợc, ký quỹ tại đơn vị thì quản lỳ và hạch toán nh các loại tài sản bằng tiền của đơn vị Riêng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý trớc khi nhập quỹ phải làm đầy đủ các thủ tục về cân đo đong đếm số lợng, trọng lợng và giám định chất lợng, sau đó tiến hành niêm phong có xác nhận của ngời ký cợc, ký quỹ trên dấu niêm phong
- Khi tiến hành nhập quỹ, xuất quỹ phải có phiếu thu, chi hoặc chứng từ
Trang 12giao, ngời cho phép xuất, nhập quỹ theo quy định của chế độ chứng từ hạch toán.
- Kế toán quỹ tiền mặt chịu trách nhiệm mở sổ và giữ sổ quỹ, ghi chép theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, tính ra số tiền tồn quỹ ở mọi thời điểm Riêng vàng, bạc, kim khí qúy, đá quý nhận ký cợc phải theo dõi riêng trên một sổ hoặc trên một phần sổ
- Thủ quỹ là ngời chịu trách nhiệm giữ gìn, bảo quản và thực hiện các nghiệp
vụ xuất nhập tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý tại quỹ Hàng ngày thủ quỹ phải thờng xuyên kiểm kê số tiền tồn quỹ thực tế và tiến hành
đối chiếu với số liệu trên sổ quỹ, sổ kế toán Nếu có chênh lệch kế toán và thủ quỹ phải tự kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch trên cơ sở báo cáo thừa hoặc thiếu hụt
2.2.1 Kế toán khoản thu chi bằng tiền VIệt Nam:
a) Các nghiệp vụ tăng :
Nợ TK 111(111.1) : Số tiền nhập quỹ
Có TK 511 : Thu tiền bán sản phẩm, hàng hoá, lao vụ dịch vụ
Có TK 711 : Thu tiền từ hoạt động tài chính
Có TK 721 : Thu tiền từ hoạt động bất thờng
Có TK 112 : Rút tiền từ ngân hàng
Có TK 131, 136, 141 : Thu hồi các khoản nợ phải thu
Có TK 121,128,138, 144, 244: Thu hồi các khoản vốn đầu t ngắn hạn, các khoản cho vay, ký cợc, ký quỹ bằng tiền
b) Các nghiệp vụ giảm :
Nợ Tk 112 : Tiền gửi vào tài khoản tại Ngân hàng
Nợ TK 121, 221 : Mua chứng khoán ngắn hạn và dài hạn
Nợ TK 144, 244 : Thế chấp , ký cợc, ký quỹ ngắn, dài hạn Nợ
Trang 13Nợ Tk 241 : Xuất tiền cho ĐTXDCB tự làm.
Nợ TK 152, 153, 156 : Mua hàng hoá, vật t nhập kho ( theo phơng pháp
kê khai thờng xuyên)
Nợ TK 611 : Mua hàng hoá, vật t nhập kho (theo kiểm kê định kỳ)
Nợ Tk 311, 315 : Thanh toán tiền vay ngắn hạn, nợ dài hạn đến hạn trả
Nợ TK 331, 333, 334 : Thanh toán với khách, nộp thuế và khoản khác cho ngân sách, thanh toán lơng và các khoản cho CNV
Có TK 111 (111.1) Số tiền thực xuất quỹ
2.2.2 Kế toán các khoản thu, chi ngoại tệ :
Đối với ngoại tệ, ngoàiquy đổi ra đồng Việt Nam, kế toán còn phải theo dõi nguyên tệ trên tài khoản 007 "Nguyên tệ các loại" Việc quy đổi ra đồng Việt Nam phải tuân thủ các quy định sau:
- Đối với tài khoản thuộc loại chi phí, thu nhập, vật t, hàng hoá, tài sản cố
định dù doanh nghiệp có hay không sử dụng tỷ giá hạch toán, khi có phát sinh các nghiệp vụ bằng ngoại tệ đều phải luôn luôn ghi sổ bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá mua vào của Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam công bố tại thời
điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế
- Các doanh nghiệp có ít nghiệp vụ bằng ngoại tệ thì các tài khoản tiền, các tài khoản phải thu, phải trả đợc ghi sổ bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá mua vào của Ngân hàng Việt Nam công bố tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phá sinh Các khoản chênh lệch tỷ giá (nếu có) của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
đợc hạch toán vào TK 413- Chênh lệch tỷ giá
- Các doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ có thể sử dụng tỷ giá hạch toán để ghi sổ các tài khoản tiền, phải thu, phải trả Số chênh lệch giữa tỷ giá hạch toán và tỷ giá mua của Ngân hàng tại thời đểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc hach toán vào tài khoản 413
Trang 14Bên Nợ : Ngoại tệ tăng trong kỳ.
Bên Có : Ngoại tệ giảm trong kỳ
D Nợ : Ngoại tệ hiện có
Kết cấu tài khoản 413: Chênh lệch tỷ giá
Bên Nợ : + Chênh lệch tỷ giá phát sinh giảm của vốn bằng tiền, vật
t, hàng hoá, nợ phải thu có gốc ngoại tệ
+ Chênh lệch tỷ giá phát sinh tăng của các khoản nợ phải trả có gốc ngoại tệ
Riêng đối với đơn vị chuyên kinh doanh mua bán ngoại tệ thì các nghiệp
vụ mua bán ngoại tệ đợc quy đổi ra đồng VIệt Nam theo tỷ giá mua bán thực
tế phát sinh Chênh lệch giữa giá mua thực tế và giá bán ra của ngoại tệ đợc hạch toán vào tài khoản 711- "Thu nhập từ hoạt động tài chính" hoặc TK 811- Chi phí cho hoạt động tài chính
Nguyên tắc xác định tỷ giá ngoại tệ :
- Các loại tỷ giá :
Trang 15+ Tỷ giá thực tế: là tỷ giá ngoại tệ đợc xác định theo các căn cứ có tính chất khách quan nh giá mua, tỷ giá do ngân hàng công bố.
+ Tỷ giá hạch toán: là tỷ giá ổn điịnh trong một kỳ hạch toán, thờng đợc xác định bằng tỷ gía thực tế lúc đầu kỳ
- Cách xác định tỷ giá thực tế nhập, xuất quỹ nh sau:
+ Tỷ giá thực tế nhập quỹ ghi theo giá mua thực tế hoặc theo tỷ giá do Ngân hàng công bố tại thời điểm nhập quỹ hoặc theo tỷ giá thực tế khi khách hàng chấp nhận nợ bằng ngoại tệ
+ Tỷ giá xuất quỹ có thể tính theo nhiều phơng pháp khác nhau nh nhập
tr-ớc xuất trtr-ớc, nhập sau xuất trtr-ớc, tỷ giá bình quân, tỷ giá hiện tại
+ Tỷ giá các khoản công nợ bằng ngoại tệ đợc tính bằng tỷ giá thực tế tại thời điểm ghi nhận nợ
+ Tỷ giá của các loại ngoại tệ đã hình thành tài sản đợc tính theo tỷ giá thực
tế tại thời điểm ghi tăng tài sản (nhập tài sản vào doanh nghiệp)
Trình tự hạch toán:
a) Trờng hợp doanh nghiệp có sử dụng tỷ giá hạch toán :
- Khi mua ngoại tệ thanh toán bằng đồng Việt Nam :
Nợ TK 111(111.2) : (ghi theo tỷ giá hạch toán)
Có TK 111(111.1), 331, 311 : (ghi theo tỷ giá thực tế)
Nợ (Có) TK 413 : Chênh lệch tỷ giá (nếu có)
Đồng thời ghi đơn : Nợ TK 007- lợng nguyên tệ mua vào
- Bán hàng thu ngay tiền bằng ngoại tệ:
Nợ TK 111 (111.2) : ghi theo tỷ giá hạch toán
Có TK 511: Ghi theo tỷ giá thực tế
Nợ (Có) TK 413 : Chênh lệch (nếu có)
Đồng thời ghi : Nợ TK 007: Lợng nguyên tệ thu vào
- Thu các khoản nợ của khách hàng bằng ngoại tệ :
Trang 16Có TK 131
Đồng thời ghi: Nợ Tk 007 : Lợng nguyên tệ thu vào
- Bán ngoại tệ thu tiền Việt Nam :
Nợ TK 111 (1111) : Giá bán thực tế
Có TK 111 (1112) : Tỷ giá hạch toán
Nợ TK 811: Nếu giá bán thực tế nhỏ hơn giá hạch toán,
Có TK 711: Nếu giá bán thực tế lớn hơn giá hạch toán
Đồng thời ghi: Có TK 007- lợng nguyên tệ chi ra
- Mua vật t hàng hoá, TSCĐ, dịch vụ thanh toán bằng ngoại tệ:
Nợ TK 211, 214, 151, 152, 153, 627, 641, 641 : Tỷ giá thực tế
Có TK 111(1112) : Tỷ giá hạch toán
Nợ (Có) TK 41 : Chênh lệch (nếu có)
Đồng thời ghi: Có TK 007 : Lợng nguyên tệ chi ra
- Trả nợ nhà cung cấp bằng ngoại tệ:
Nợ TK 331
Có TK 111 (111.2)
Đồng thời Có TK 007- lợng nguyên tệ chi ra
- Điều chỉnh tỷ giá hạch toán theo tỷ giá thực tế lúc cuối kỳ
Khi chuẩn bị thực hiện điều chỉnh tỷ gía ngoại tệ, doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kê ngoại tệ tại quỹ, gửi Ngân hàng đồng thời dựa vào mức chênh lệch tỷ giá ngoại tệ thực tế và hạch toán để xác định mức điều chỉnh
Nếu tỷ giá thực tế cuối kỳ tăng lên so với tỷ giá hạch toán thì phần chênh lệch do tỷ giá tăng kế toán ghi:
Nợ TK 111 (111.2)
Có TK 413 Nếu tỷ giá thực tế cuối kỳ giảm so với tỷ giá hạch toán thì mức chênh lệch
Trang 17Nî TK 413
Cã TK 111 (111.2)b) Trêng hîp doanh nghiÖp kh«ng sö dông tû gi¸ h¹ch to¸n :
- Mua ngo¹i tÖ tr¶ b»ng tiÒn ViÖt Nam :
Nî TK 111 (1112) : Gi¸ mua thùc tÕ
Cã TK 111 (1111) : Gi¸ mua thùc tÕ
§ång thêi: Nî TK 007 : Lîng nguyªn tÖ nhËp quü
- Thu tiÒn b¸n hµng b»ng ngo¹i tÖ :
Cã TK 131 : Theo tû gi¸ b×nh qu©n thùc tÕ nî
Cã TK 413 : Chªnh lÖch tû gi¸ (tû gi¸ b×nh qu©n thùc tÕ nî nhá h¬n tû gi¸ b×nh qu©n thùc tÕ)
(Nî TK 413 : NÕu tû gi¸ b×nh qu© thùc tÕ nî lín hon tû gi¸ b×nh qu©n thùc tÕ)
- XuÊt ngo¹i tÖ mua vËt t, hµng ho¸, TSC§, chi tr¶ c¸c kho¶n chi phÝ:
Nî TK 152, 153, 156, 211, 611, 627, 641, 641 (Tû gi¸ thùc tÕ)
Cã TK 111 (1112) : Tû gi¸ thùc tÕ b×nh qu©n
Cã TK 413 : (Sè chªnh lÖch tû gi¸ thùc tÕ lín h¬n tû gi¸ thùc tÕ b×nh qu©n)
§ång thêi: Cã TK 007: Lîng nguyªn tÖ xuÊt quü
- XuÊt ngo¹i tÖ tr¶ nî cho ngêi b¸n:
Nî TK 33 : Tû gi¸ nhËn nî
Cã TK 111 (111.2) : Tû gi¸ thùc tÕ
Trang 18(Nợ TK 413 : Nếu tỷ giá nhận nợ nhỏ hơn tỷ giá thực tế)
Đồng thời : Có TK 007 : Lợng nguyên tệ đã chi ra
Đến cuối năm, quý nếu có biến động lớn hơn về tỷ giá thì phải đánh giá lại sổ ngoại tệ hiện có tại quỹ theo tỷ giá thực tế tại thời điểm cuối năm, cuối quý
+ Nếu chênh lệch giảm:
Nợ TK 413 : Chênh lệch tỷ giá
Có TK 111 (1112)+ Nếu chênh lệch tăng:
Nợ TK 111 (1112)
Có TK 413
Trang 19Sơ đồ tổng hợp thể hiện quá trình hạch toán thu chi tiền mặt (tiền Việt nam):
TK 511, 512 TK 111 TK112
Doanh thu bán hàng, SP, DV Gửi tiền mặt vào NH
221,222,228 Thu nhập hoạt động tài chính, Mua chứng khoán, góp vốn,
Hoạt động bất thờng liên doanh, đầu t TSCĐ
Trang 203.Kế toán tiền gửi Ngân hàng:
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, các khoản thanh toán giữa doanh nghiệp với các cơ quan, tổ chức kinh tế khác đợc thực hiện chủ yếu qua Ngân hàng, đảm bảo cho việc thanh toán vừa an toàn, vừa thuận tiện, vừa chấp hành nghiêm chỉnh kỷ luật thanh toán
Theo chế độ quản lý tiền mặt và chế độ thanh toán không dùng tiền mặt, toàn bộ số tiền của doanh nghiệp trừ số đợc giữ tại quỹ tiền mặt (theo thoả thuận của doanh nghiệp với Ngân hàng) đều phải gửi vào tài khoản tại Ngân hàng Các khoản tiền của doanh nghiệp tại Ngân hàng bao gồm: tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, trên các tài khoản tiền gửi chính, tiền gửi chuyên dùng cho các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt
nh tiền lu ký, séc bảo chi, séc định mức, séc chuyển tiền, th tín dụng Để chấp hành tốt kỷ luật thanh toán đòi hỏi doanh nghiệp phải theo dõi chặt chẽ tình hình biến động và số d của từng loại tiền gửi
3 3.1 Chứng từ dùng để hạch toán tiền gửi Ngân hàng:
- Các giấy báo Có, báo Nợ, bản sao kê của Ngân hàng
- Các chứng từ khác: Séc chuyển khoản, séc định mức, séc bảo chi, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu
3.2 Tài khoản sử dụng và nguyên tắc hạch toán:
Hạch toán tiền gửi Ngân hàng (TGNH) đợc thực hiện trên tài khoản 112- TGNH Kết cấu và nội dung của tài khoản này nh sau:
Bên Nợ: Các khoản tiền gửi vào Ngân hàng
Bên Có: Các khoản tiền rút ra từ Ngân hàng
D nợ: Số tiền hiện còn gửi tại Ngân hàng
Tài khoản 112 có 3 tài khoản cấp hai :
Trang 21+ TK 112.1-Tiền Việt Nam : Phản ánh khoản tiền Việt Nam đang gửi tại ngân hàng.
+ TK 112.2- Ngoại tệ : Phản ánh các khoản ngoại tệ đang gửi tại ngân hàng đã quy đổi ra đồng Việt Nam
+ TK 112.3- Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý : Phản ánh giá trị vàng, bạc, kim khí quý, đá quý đang gửi tại Ngân hàng
Nguyên tắc hạch toán trên tài khoản 112- TGNH:
- Khi phát hành các chứng từ tài khoản TGNH, các doanh nghiệp chỉ đợc phép phát hành trong phạm vi số d tiền gửi của mình Nếu phát hành quá số d
là doanh nghiệp vi phạm kỷ luật thanh toán và phải chịu phạt theo chế độ quy
định Chính vì vậy, kế toán trởng phải thờng xuyên phản ánh đợc số d tài khoản phát hành các chứng từ thanh toán
- Khi nhận đợc các chứng từ do Ngân hàng gửi đến kế toán phải kiểm tra đối chiếu với các chứng từ gốc kèm theo Trờng hợp có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của doanh nghiệp , số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của Ngân hàng thì doanh nghiệp phải thông báo cho Ngân hàng để cùng đối chiếu xác minh và xử lý kịp thời Nếu đến cuối kỳ vẫn cha xác định
rõ nguyên nhân chênh lệch thì kế toán ghi sổ theo giấy báo hay bản sao kê của Ngân hàng Số chênh lệch đợc ghi vào các tài khoản chờ xử lý (TK 138.3- tài sản thiếu chờ xử lý, TK 338.1- Tài sản thừa chờ xử lý) Sang kỳ sau phải tiếp tục kiểm tra đối chiếu tìm nguyên nhân chênh lệch để điều chỉnh lại số liệu đã ghi sổ
- Trờng hợp doanh nghiệp mở TK TGNH ở nhiều Ngân hàng thì kế toán phải
tổ chức hạch toán chi tiết theo từng ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra đối chiếu
- Tại những đơn vị có bộ phận phụ thuộc cần mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi phù hợp để thuận tiện cho công tác giao dịch, thanh toán kế toán
Trang 22phải mở sổ chi tiết để giám sát chặt chẽ tình hình sử dụng từng loại tiền gửi nói trên.
3.3 Trình tự hạch toán tiền gửi tại Ngân hàng:
Việc thực hiện quy đổi từ ngoại tệ tại Ngân hàng sang đồng Việt Nam đợc thực hiện tơng tự nh đồng ngoại tệ tại quỹ cơ quan
Trang 23Thu hồi vốn đầu t bằng Mua TCSĐ, thanh toán,
chuyển khoản chi phí XDCB
331,333,336,338 Nhận ký cợc, ký quỹ của Thanh toán các khoản nợ
221,222 Thu hồi tiền ký cợc, ký quỹ Mua chứng khoán, góp
Thanh toán các khoản TK711, 721 chi phí phục vụ SX
Thu nhập hoạt động tài chính,
hoạt động bất thờng
Trang 244 Hạch toán tiền đang chuyển:
Tiền đang chuyển là các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào Ngân hàng, kho bạc nhà nớc hoặc gửi vào bu điện để chuyển vào Ngân hàng hay đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản của Ngân hàng để trả cho đơn vị khác nh-
ng cha nhận đực giấy báo có của Ngân hàng
Tiền đang chuyển bao gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ đang ở trong các trờng hợp sau:
- Thu tiền mặt hoặc séc nộp thẳng cho Ngân hàng
- Chuyển tiền qua bu điện trả cho các đơn vị khác
- Thu tiền bán hàng nộp thuế ngay cho kho bạc ( giao tiền tay ba giữa doanh nghiệp với ngời mua hàng và kho bạc nhà nớc)
- Tiền doanh nghiệp đã lu ý cho các hình thức thanh toán séc bảo chi, séc
định mức, séc chuyển tiền
4.1 Chứng từ sử dụng :
4 - Giấy báo nộp tiền, bảng kê nộp séc
- Các chứng từ gốc kèm theo khác nh: séc các loại, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu
4.2 Tài khoản sử dụng:
Việc hạch toán tiền đang chuyển đợc thực hện trên tài khoản 113- “Tiền
đang chuyển” Nội dung và kết cấu của tài khoản này:
Bên nợ : Tiền đang chuyển tăng trong kỳ
Bên Có: tiền đang chuyển giảm trong kỳ
D nợ : Các khoản tiền còn đang chuyển
Tài khoản 113 có hai tài khoản cấp hai:
Trang 25TK1131- “Tiền Việt Nam”: Phản ánh tiền đang chuyển bằng tiền Việt Nam.
TK 113.2-“Ngoại tệ”: Phản ánh tiền đang chuyển bằng ngoại tệ
Xuất quỹ nộp NH hay chuyển Thanh toán cho nhà cung cấp
tiền qua bu điện
Thực hiện ghi chép vào sổ sách kế toán là công việc có khối lợng rất lớn
và phải thực hiện thờng xuyên, hàng ngày Do đó, cần phải tổ chức một cách khoa học, hợp lý hệ thống kế toán mới có thể tạo điều kiện nâng cao năng suất lao động của nhân viên kế toán, đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời các chỉ tiêu kinh tế theo yêu cầu của công tác quản lý tại doanh nghiệp hoặc các báo cáo kế toán gửi cho cấp trên hay tại cơ quan nhà nớc
Hình thức tổ chức sổ kế toán trong doanh nghiệp bao gồm: Số lợng các
Trang 26mối quan hệ giữa các loại sổ kế toán với nhau và giữa sổ kế toán và báo cáo
Yêu cầu của công tác quản lý, trình độ của cán bộ quản lý
Trình độ nghiệp vụ và năng lực công tác của nhân viên kế toán
Điều kiện và phơng tiện vật chất phục vụ cho công tác kế toán
Hiện nay, theo chế dộ quy định có 4 hình thức tổ chức sổ kế toán :
Hệ thống sổ bao gồm:
Sổ kế toán tổng hợp: sử dụng duy nhất một sổ là sổ Nhật ký- sổ cái
Sổ kế toán chi tiết: bao gồm sổ chi tiết TSCĐ, vật liệu thành phẩm tuỳ thuộc vào đặc điểm yêu cầu quản lý đối với từng đối tợng cần hạch toán chi tiết mà kết cấu, mỗi sổ kế toán chi tiết ở mỗi doanh nghiệp đều có thể khác nhau
* Ưu, nhợc điểm và phạm vi sử dụng:
Trang 275 - Nhợc điểm : Khó phân công lao động, khó áp dụng phơng tiện kỹ
thuật tính toán, đặc biệt nếu doanh nghiệp sử dụng nhiều tài khoản, khối lợng phát sinh lớn thì Nhật ký- sổ cái sẽ cồng kềnh, phức tạp
- Phạm vi sử dụng : Trong các doanh nghiệp quy mô nhỏ, nghiệp vụ kinh tế
phát sinh ít và sử dụng ít tài khoản nh các doanh nghiệp t nhân quy mô nhỏ
5.2 Hình thức chứng từ ghi sổ“ ”
Đặc điểm chủ yếu: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh ở chứng từ gốc đều đợc phân loại để lập chứng từ ghi sổ trớc khi ghi vào sổ kế toán tổng hợp Trong hình thức này việc ghi sổ kế toán theo thứ tự thời gian tách rời với việc ghi sổ kế toán theo hệ thống trên 2 loại sổ kế toán tổng hợp khác nhau là
sổ đăng ký CT- GS và sổ cái các tài khoản
Hệ thống sổ kế toán :
- Sổ kế toán tổng hợp : Gồm sổ đăng ký CT- GS và sổ cái các tài khoản
6 - Sổ kế toán chi tiết : Tơng tự trong NK- SC
* Ưu nhợc điểm và phạm vi sử dụng :
- Ưu điểm : Dễ ghi chép do mẫu sổ đơn giản, để kiểm tra đối chiếu, thuận
tiện cho việc phân công công tác và cơ giới hoá công tác kế toán
- Nhợc điểm : Ghi chép còn trùng lắp, việc kiểm tra đối chiếu thờng bị chậm.
- Phạm vi sử dụng : Thích hợp với những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn
có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh
5.3 Hình thức Nhật ký- chứng từ :
Đặc điểm chủ yếu : Kết hợp giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép hàng ngày với việc tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng
Hệ thống sổ kế toán :
- Sổ kế toán tổng hợp : Các nhật ký chứng từ, các bảng kê
Trang 287 - Sổ kế toán chi tiết : Ngoài các sổ kế toán chi tiết sử dụng nh trong hai hình thức trên (CT- GS và NK- SC) còn sử dụng các bảng phân bổ.
* Ưu nhợc, điểm và phạm vi sử dụng :
- Ưu điểm : Giảm bớt khối lợng ghi chép, cung cấp thông tin kịp thời
thuận tiện cho việc phân công công tác
- Nhợc điểm : Kết cấu sổ phức tạp, không thuận tiện cho cơ giới hoá
- Phạm vi sử dụng : ở các doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều nghiệp vụ kinh
tế phát sinh, trình độ nghiệp vụ của kế toán vững vàng
8 - Sổ kế toán tổng hợp: Sổ nhật ký chung, các sổ nhật ký chuyên dùng,
sổ cái các tài khoản (111, 112, 113)
9 - Sổ kế toán chi tiết: Tơng tự nh các hình thức trên
Chơng ii
thực trạng Công tác kế toán vốn Bằng tiền tại công
ty xây dựng công trình 54
Trang 29I Đặc điểm tình hình chung
1 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty xây dựng công trình 54 là doanh nghiệp Nhà nớc trực thuộc Công ty vật t vận tảI và xây dựng công trình giao thông (Bộ giao thông vận tảI ) đợc thành lập ngày 01/02/1997 theo quyết định số 255 QĐCTCCB –LĐ
và quyết định số 1132/ TCCB – LĐ ngày 14/05/1998 của Bộ trởng Bộ giao thông vận tải Trong đIều kiện nền kinh tế thị trờng công ty đề ra những nhiệm
vụ chủ yếu và trọng tâm của mình với nhữnh công việc : Xây dựng các công trình giao thông cầu và đờng, xây dựng công trình thuỷ lợi , xây dựng công trình dân dụng, kinh doanh vật liệu xây dựng
Qua bao sự biến đổi thăng trầm của lịch sử nhất là trong điều kiện nền kinh tế nớc ta còn nghèo nàn và lạc hậu, cơ sở hạ tầng còn yếu kém do hậu quả chiến tranh để lại, Công ty đã vơn lên và đứng vững trên thị trờng bằng chính năng lực của mình Với địa bàn hoạt động trải dài khắp đất nớc Công ty
đã đem lại những thành tích đáng kể cho đất nớc và nộp ngân sách cũng nh tạo công ăn việc làm cho ngời lao động, lực lợng sản xuất ngày một phát triển về
số lợng và chất lợng Cơ sở vật chất đã đợc tăng thêm tổ chức hoạt động thi công đã có nhiều tiến bộ
Trang 30Cùng nhiều cờ thởng và bằng khen thi đua của Uỷ ban nhân dân thành phố , Tổng công đoàn Việt nam.
Trong quá trình hoạt động của mình Công ty luôn chú ý đến việc từng
b-ớc xây dựng đợc lòng tin và chữ tín đối với khách hàng, đồng thời luôn đảm bảo cơ chế chính sách pháp luật, đảm bảo hài hoà giữa 3 lợi ích :Nhà nớc – Tập thể – Ngời lao động Công ty đã không ngừng đổi mới đầu t thiết bị, nâng cao năng lực sản xuất Bằng mọi nguồn vốn, kể cả đi vay, liên tục nhiều năm công ty đã cơ bản thay đổi thiết bị, quy trình công nghệ Đây là một trong những yếu tố quan trọng nhất để đứng vững và phát triển trong giai đoạn hiện nay
Về mặt tổ chức công ty đã đa công nhân đi an dỡng, điều trị Trên cơ sở
đó ai đủ điều kiện thì đợc chuyển vùng, hoặc về nghỉ theo chế độ một cách thoả đáng Những ngời có triển vọng đợc đa đi học tập văn hoá, chuyên môn trung cấp, đại học Công ty mạnh dạn tuyển chọn những ngời có chuyên môn cao, thích ứng với kỹ thuật hiện đại Đội hình sản xuất, lãnhđạo của công ty cũng xắp sếp lại theo chuyên môn hoá và dây chuyền công nghệ mới Đội ngũ lãnh đạo chủ chốt từ xí nghiệp tới đội, tổ đợc thay thế bằng những cán bộ có trình độ chuyên môn tốt, trẻ, khoẻ đợc rèn luyện thử thách qua thực tế Tất cả các công trình, sản phẩm của công ty xây dựng 54 đều đạt chất lợng tốt, theo
đúng hồ sơ thiết kế, đợc chủ công trình cũng nh các đoàn kiểm tra các cấp, kể cả cấp nhà nớc công nhận Công ty đã xác định đợc chỗ đứng của mình trong cơ chế thị trờng cho tới nay và đang từng bớc phát triển đi lên
2 Cơ cấu bộ máy quản lý kinh doanh của Công ty XDCT 54:
Trong quá trình sản xuất kinh doanh của một công ty hay cơ quan nào cũng phải có sự chỉ đạo theo một hệ thống hợp lý phù hợp với từng đặc trng của công ty đó Chính vì thế bộ máy của công ty xây dựng công trình 54
Trang 31kiện cho ngời lãnh đạo quản lý chỉ đạo công việc một cách tốt nhất, hợp lý nhất đảm bảo quá trình kinh doanh, nắm bắt thông tin nhanh có hiệu quả, tạo
điều kiện cho công ty quản lý chỉ đạo dễ dàng hơn
Bằng việc áp dụng mô hình cơ cấu trục tuyến, ngời lãnh đạo thực hiện tất cả các chức năng quản lý giúp cho Công ty giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng Hầu hết mọi quyết định đều đợc Giám đốc thông qua và phê chuẩn còn các nhân viên dới có nhiệm vụ thừa hành các quyết định đó để đem lạI hiệu quả cho các quyết định đó
Công ty XDCT 54 áp dụng đợc mô hình cơ cấu trục tuyến này là quy mô lực lợng lao động nhỏ Việc thông qua quyết định của giám đốc tới từng ngời lao động không phải là công việc khó khăn so với Công ty có nguồn lực lớn Các phòng trong Công ty có mới quan hệ với nhau để thực hiện các chức năng nhiệm vụ của mình
Trang 32Bộ máy quản lý của Công ty XDCT 54 đợc bố trí theo sơ đồ sau :
* Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong bộ máy quản lý:
+ Ban giám đốc: là ngời đại diện nhà nớc về việc quản lý điều hành toàn
bộ hoạt động sản xuất kinh doanh và công tác quản lý tài chính của công ty
Đồng thời giám đốc là ngời đại diện cho công ty chịu mọi trách nhiệm trớc
pháp luật và cơ quan cấp trên, cùng với việc quyết định phân công công việc
công ty
+ Đảng uỷ Công ty: Chức năng lãnh đạo đề ra chủ trơng biện pháp kiểm
tra giám sát đôn đốc
+ Công đoàn: Vận động công nhân thực hiện nhiệm vụ giám đốc đề ra,
thực hiện chế độ chính sách đa lại quyền lợi cho ngời công nhân nh bảo hiểm
xã hội
Ban giám đốc
(Giám đốc, phó GĐ) Ggiám đốc)
Trang 33+ Đoàn thanh niên công ty: giáo dục vận động thanh niên thực hiện kế
hoạch để đảm bảo lợi ích lứa tuổi thanh niên
Các phòng nghiệp vụ có chức năng nh sau:
+ Phòng tổ chức cán bộ lao động: 3 ngời
Có chức năng tổ chức theo dõi nhân sự tình hình thực hiện kế hoạch lao
động ngày công Báo cáo và lập kế hoạch tiền lơng đối với cấp trên
+ Phòng kế hoạch kỹ thuật có 9 ngời nhiệm vụ là tổ chức thực hiện định
mức kinh phí, kinh tế kỹ thuật trong xây dựng, phân tích kết quả hoạt động sản xuất trong kinh doanh và thực hiện định mức kinh phí, kinh tế kỹ thuật trong xây dựng, phân tích kết quả hoạt động sản xuất trong kinh doanh và thực hiện chế độ báo cáo lên cấp trên
- Lập dự án và lập kế hoạch thực hiện hiệu quả quản lý kinh doanh của công ty và lập kế hoạch cho các đơn vị cấp dới trực thuộc công ty
+ Phòng thiết bị vật t: có 4 ngời.Phòng thiết bị vật t chuyên về nhập xuất,
tiêu thụ, tồn kho các nguyên vật liệu
+ Phòng tài chính kế toán có 8 ngời
Phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch tài chính của công ty Khai thác các nguồn vốn, nguồn kinh phí phục vụ cho sản xuất kinh doanh và hoạt động của công ty Quản lý sử dụng và bảo toàn vốn có hiệu quả
tổ chức thực hiện pháp lệnh kế toán thống kê chế độ về công tác tài chính đối với doanh nghiệp
Thực hiện chế độ báo cáo tài chính với cấp trên và các cơ quan chức năng
Trang 34Đơn vị sản xuất trực thuộc gồm 9 đội và 1 trạm trộn bê tông nhựa: các
đội này có các chức năng là tổ chức thi công công trình, là ngời trực tiếp xây dựng các công trình Khi thực hiện luôn đảm bảo tiến độ thi công và chất lợng công trình hoàn thành theo kế hoạch đã cố định Các đội xây dựng có đội tr-ởng, đội phó và kế toán thống kê cùng các nhân viên khác kết hợp cùng với lực lợng công nhân thi công xây dựng các hạng mục công trình để đảm bảo tiến độ thi công đã đề ra, khi chủ công trình cùng chủ thầu thoả thuận
Qua phân tích và tìm hiểu nhiệm vụ chức năng của các phòng trong Công
ty thấy mặc dù các phòng ban có nhiệm vụ chức năng riêng để thực hiện song không phảI vậy mà các phòng này độc lập riêng rẽ với nhau Các phòng ban này luôn có mối quan hệ mật thiết với nhau và giúp nhau cùng thực hiện công việc để hớng tới một mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp đó là bền vững, ổn định và tạo ra một tơng lai tốt đẹp hơn
3 Cơ cấu sản xuất kinh doanh của Công ty XDCT 54 :
Công ty xây dựng công trình 54 là môt doanh nghiệp xây dựng cơ bản với cơ cấu sản xuất kinh doanh trong ngành giao thông theo 1 dây truyền công nghệ tuỳ thuộc vào từng công trình, hạng mục công trình Đối tợng sản xuất công ty là:
* Xây dựng công trình giao thông bao gồm:
- San lấp mặt bằng
- Xây dựng, sửa chữa công trình giao thông cầu và đờng
- Xây dựng công trình dân dụng và phần bao che công trình công nghiệp
- Xây dựng công trình thuỷ lợi (Bao gồm : Kênh, mơng, kè, đê, đập, trạm bơm nớc, cống rãnh )
* Sản xuất cấu kiện bê tông đúc sẵn và vật liệu xây dựng
Trang 35Các công trình của ngành giao thông thờng phải trải qua một thời gian dài, quy mô lớn Chính vì thế khi bớc vào xây dựng thi công một công trình nào
đó, công ty đều phải tuân theo một chiến lợc cơ cấu sản xuất một công trình công nghệ đã đợc bố trí hợp lý mà công ty đã quy định Đồng thời việc tuân theo quy định của hệ thống sản xuất sẽ giúp cho công ty tránh đợc những khó khăn lãng phí khi xây dựng, đảm bảo khả năng dự tính quản lý công trình khi xây dựng tốt hơn Tuy nhiên mỗi sản phẩm của công ty đều có đặc điểm riêng nên cơ cấu sản xuất của các công trình đợc bố trí phù hợp với đặc thù tạo điều kiện thuận lợi nhất khi xây dựng thi công công trình
Nh ta đã biết, ngời trực tiếp xây dựng công trình là các đội xây dựng trực thuộc Công ty Còn thực hiện nh thế nào? Thời gian bao lâu và dự tính chi phí
nh thế nào? là do cấp trên lập kế hoạch Sau đó mới giao khoán công trình cùng hợp đồng đã thoả thuận cho các đội thi công Vì thế mà việc bố trí cơ cấu sản xuất cho quá trình xây dựng phải hết sức cẩn thận, hợp lý, tránh sự sai lệch, lãng phí của cải của Công ty khi sản xuất kinh doanh Quá trình quản lý sản xuất cũng chịu ảnh hởng của quy trình công nghệ Công ty xây dựng công trình 54 hiện nay áp dụng quy trình công nghệ nh sau:
Trang 36Quy trình công nghệ đối với công trình giao thông đờng bộ
- Kế toán tại công ty
- Kế toán tại các đội xây dựng công trình
Kế toán tại các đội xây dựng công trình có nhiệm vụ tập hợp các chứng
từ ban đầu và hạch toán ban đầu, ghi chép lập bảng kê chi tiết Sau đó chuyển cả các chứng từ có liên quan đến phòng tài chính kế toán công ty Kế toán công ty căn cứ vào các chứng từ này để ghi chép hàng ngày Sau đó kế toán lập các sổ sách cần thiết, tổng hợp và báo cáo tài chính Tất cả các sổ sách và chứng từ kế toán đều phải có sự kiểm tra phê duyệt của kế toán trởng và giám
Đắp đất
đến độ
chặt
Đào khuôn đ- ờng
Xếp đá
hộc hai bên đờng
giao
Trang 37đốc công ty Tại công ty, bộ máy kế toán công ty đợc phân công với các chức năng nhiệm vụ rõ ràng để hoàn thành phần việc kế toán đã giao.
Bộ máy kế toán Công ty xây dựng công trình 54 gồm có 8 ngời đảm nhiệm các phần kế toán khác nhau gồm : Kế toán trởng, phó phòng kế toán , 4 kế toán viên và 1 thủ quỹ mỗi ngời đảm nhiệm 1 phần hành kế toán cụ thể
và lập các báo cáo theo quy định
- Chỉ đạo trực tiếp hớng dẫn công nhân viên dới quyền thuộc phạm vi và trách nhiệm của mình, có quyền phân công chỉ đạo trực tiếp tất cả các nhân viên kế toán tại công ty làm việc ở bất cứ bộ phận nào
- Các tài liệu tín dụng liên quan đến công tác kế toán đều phải có chữ
Kế toán ngân hàng thanh toán với ngời mua giá
thành
Kế toán tổng hợp
Thủ kho kiêm thủ quỹ
Trang 382 Phó phòng kế toán : Trực tiếp kiểm tra công tác kế toán đội, kế toán
tổng hợp lập sổ sách báo cáo đợc uỷ quyền thay mặt kế toán trởng thanh toán khối lợng công trình
3 Kế toán tổng hợp : là ngời tổng hợp các số liệu thanh toán đảm nhận
các công tác tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm lập báo cáo quyết toán quỹ, năm, các báo cáo cơ quan
4 Kế toán công nợ : Kế toán cung cấp là những ngời thay mặt giám đốc
thực hiện các khoản nộp ngân sách , thanh toán công nợ các loại vốn bằng tiền, vốn vay, hạch toán theo lơng khách hàng tạm ứng
5 Kế toán thuế : Hàng tháng lập kê khai thuế GTGT đầu ra, đầu vào, theo dõi
tình hình nộp ngân sách Nhà nớc ,lập kế hoạch và quyết toán thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp, tiền nộp sử dụng vốn ngân sách Nhà nớc
6 Kế toán nguyên vật liệu : Theo dõi tình hình nhập xuất theo thanh
toán với ngời bán, theo dõi vật liệu công cụ, dụng cụ…
7 Kế toán tiền lơng BHXH, BHYT, KPCĐ : Thanh toán số lơng phảI trả
cho từng ngời trên cơ sở tiền lơng thực tế và tỷ lệ phần trăm theo quy định
8 Thủ quỹ kiêm tàI sản cố định : Tiến hành thu chi tạI doanh nghiệp
,hàng tháng cân đối vào các khoản thu chi vào cuối ngày, theo dõi tàI sản cố
định , phản ánh tình hình tăng giảm TSCĐ trên cơ sở nguyên giá TSCĐ hiện
có của Công ty và tỷ lệ trích khấu hao đã đợc cục quản lý vốn và tàI sản của thành phố Hà nội phê duyệt
Do tình hình sản xuất kinh doanh mang tính chất phân tán, để tạo sự năng
động trong điều hành sản xuất, công ty đã quản lý và cung cấp một số vật t chủ yếu cho công trình, đồng thời đảm bảo đầy đủ nhu cầu về tài chính cho sản xuất kinh doanh Các đội sản xuất tự quyết định phơng án thi công, tổ
Trang 39kê giao cho phòng kế toán tài vụ công ty để hạch toán chung toàn công ty
đồng thời sau khi công trình hoàn thành bàn giao hạch toán lỗ, lãi cho công trình
+ Phơng thức hạch toán: Công ty áp dụng phơng pháp hạch toán báo cáo
ở các đơn vị Hạch toán tập trung tại phòng tài chính kế toán công ty theo hình thức chứng từ ghi sổ