Hạch toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp sản xuất

Hạch toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp sản xuất

I.2 §Æc ®iÓm cña vèn b»ng tiÒn, nhiÖm vô, nguyªn t¾c h¹ch to¸n vèn b»ng tiÒn 6

II.1 Chøng tõ vµ lu©n chuyÓn chøng tõ kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn 7

II.1.2 Lu©n chuyÓn chøng tõ kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn 8

II.2.3 Ph¬ng ph¸p h¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô kinh tÕ chñ yÕu 12

Ch¬ng II: Thùc tr¹ng c«ng t¸c qu¶n lý vµ kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty 27

Xây dựng và Thơng mại-Bộ Giao thông Vận tải

I.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Xây dựng và Thơng mại 27I.2 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của Công ty Xây dựng và Thơng mại 28I.3 Cơ cấu tổ chức quản lý ở Công ty Xây dựng và Thơng mại 29

I.4 Tổ chức kế toán của Công ty Xây dựng và Thơng mại 33

II Công tác quản lý và hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty Xây dựng và Thơng mại

II.2 Chứng từ và quá trình luân chuyển chứng từ liên quan đến vốn bằng tiền trong công ty

37II.3 Hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty Xây dựng và Thơng mại 39

II.3.3 Công tác kiểm tra, đối chiếu, điều chỉnh sổ sách kế toán vốn bằng tiền tại công ty

Chơng III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty Xây dựng và Thơng mại-Bộ Giao thông Vận tải

51I Đánh giá chung về công tác quản lý và hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty Xây dựng và Thơng mại

51I.1 Ưu điểm của công tác quản lý và hạch toán vốn bằng tiền 51

II Những kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty Xây dựng và Thơng mại

52II.1 Công tác quản lý vốn bằng tiền trớc yêu cầu phát triển kinh doanh của công ty trong thời gian tới

53II.2 Một số kiến nghị góp phần hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty Xây dựng và Thơng mại

Lời mở đầu

Bất kỳ một cơ sở sản xuất kinh doanh nào, vấn đề tài chính-vốn cũng là một vấn đề vô cùng quan trọng để doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển Vốn đợc biểu hiện bằng nhiều hình thức khác nhau: vốn bằng tiền, vốn bằng sức lao động, vốn bằng công nghệ kỹ thuật trong đó vốn bằng tiền giữ một vị trí hết sức quan…trọng trong cơ cấu vốn của doanh nghiệp.

Vốn bằng tiền là cơ sở, là tiền đề cho một doanh nghiệp hình thành, tồn tại và phát triển, là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp hoàn thành nhiệm vụ cũng nh mục tiêu của mình Quy mô và kết cấu vốn bằng tiền rất lớn và phức tạp do chúng tồn tại ở nhiều dạng khác nhau, đợc hình thành từ nhiều nguồn khác nhau Mặt khác vốn bằng tiền lại là công cụ giúp nhà lãnh đạo quản lý, điều hành các hoạt động kinh doanh Do nó có chức năng cung cấp thông tin chuẩn xác nhất, bởi vậy công tác kế toán vốn bằng tiền cũng nh quản lý kế toán vốn bằng tiền là vấn đề then chốt doanh nghiệp nào cũng phải quan tâm và giải quyết sao cho hiệu quả cao nhất.

Nhận thức đợc tầm quan trọng của vốn bằng tiền trong mỗi doanh nghiệp, với sự hớng dẫn của Tiến sĩ Nguyễn Đắc Thắng em đã chọn đề tài Công tác quản lý và kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Xây dựng và Thơng mại-Bộ Giao thông Vận tải làm đề tài cho khoá luận tốt nghiệp của mình.

Khoá luận bao gồm các nội dung chủ yếu sau:

Chơng I: Lý luận chung về quản lý và hạch toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp sản xuất.

Chơng II: Thực trạng công tác quản lý và kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Xây dựng và Thơng mại-Bộ Giao thông Vận tải.

Chơng III: Một số kiến nghị góp phần hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty Xây dựng và Thơng mại-Bộ Giao thông Vận tải.

Trong quá trình thực tập và hoàn thành khoá luận, do hạn chế về thời gian cũng nh trình độ nên không thể tránh khỏi những thiết sót, em rất mong nhận đợc sự chỉ giáo của thày cô và các cô chú trong công ty.

Em xin chân thành cám ơn.Trịnh Thị Hồng

Chơng I: lý luận chung về quản lý và hạch toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp sản xuất

I.Những vấn đề chung về vốn bằng tiền

I.1 Khái niệm và phân loại vốn bằng tiềnI.1.1 Khái niệm vốn bằng tiền

Vốn bằng tiền là toàn bộ các hình thức tiền tệ thực hiện do đơn vị sở hữu tồn tại dới hình thức giá trị, thực hiện chức năng phơng tiện thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Vốn bằng tiền là loại tài sản mà doanh nghiệp nào cũng cần và sử dụng cho sự tồn tại và phát triển của mình.

I.1.2 Phân loại vốn bằng tiền

Căn cứ vào tình hình tồn tại vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm:

- Tiền Việt Nam: là loại tiền phù hiệu Đây là loại tiền giấy do Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam phát hành hay còn gọi là ngân hàng trung ơng (NHTW) và chỉ

có NHTW độc quyền phát hành Tiền Việt Nam đợc sử dụng làm phơng tiện giao dịch chính thức đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

- Tiền ngoại tệ: là loại tiền phù hiệu Đây là loại tiền giấy không phải do NHTW Việt Nam phát hành nhng đợc phép lu hành chính thức trên thị trờng Việt Nam nh đồng đôla Mỹ, Bảng Anh, Franc Pháp, Yên Nhật…

- Vàng bạc, đá quý, kim loại quý: là loại tiền thực chất, tuy nhiên đợc lu trữ chủ yếu là vì mục tiêu an toàn hoạc một mục đích bất thờng khác chứ không phải vì mục đích thanh toán trong kinh doanh.

Căn cứ vào trạng thái tồn tại, vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm: - Tiền mặt tại quỹ doanh nghiệp: bao gồm tiền Việt Nam, tiền ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim loại quý, ngân phiếu đang đ… ợc lu giữ tại két bạc của doanh nghiệp để phục vụ cho nhu cầu chi, tiêu trực tiếp hàng ngày của doanh nghiệp.

- Tiền gửi ngân hàng: bao gồm tiền Việt Nam, tiền ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim loại quý, ngân phiếu mà doanh nghiệp đã mở tài khoản tại ngân hàng để…phục vụ cho việc giao dịch, thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh.

- Tiền đang chuyển: là số tiền mà doanh nghiệp đã nộp vào ngân hàng, kho bạc Nhà nớc hoặc chuyển qua bu điện để chuyển qua ngân hàng hay đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản tại ngân hàng để trả cho các đơn vị khác nhng cha nhận đ-ợc giấy báo hoặc sao kê của ngân hàng Tiền đang chuyển bao gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ.

I.2 Đặc điểm của vốn bằng tiền, nhiệm vụ, nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền

I.2.1 Đặc điểm vốn bằng tiền

Vốn bằng tiền vừa là phơng tiện đáp ứng nhu cầu thanh toán của doanh nghiệp khi mua sắm tài sản, công cụ, dụng cụ, nguyên nhiên vật liệu phục vụ…cho quá trình sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán và thu hồi các khoản nợ Vốn bằng tiền lại là loại vốn có tính linh hoạt cao nhất, nó có thể chuyển đổi để dùng thành các loại tài sản khác, tính luân chuyển cao Do đó, nó cũng chính là đối tợng của sự gian lận, tham ô và tiêu cực trong doanh nghiệp Bởi vậy, vốn bằng tiền cần đợc quản lý hết sức chặt chẽ và cần đợc hạch toán theo các nguyên tắc, chế độ của hệ thống kế toán Việt Nam.

I.2.2 Nhiệm vụ của hạch toán vốn bằng tiền

- Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác số hiện có và tình hình biến động của vốn bằng tiền.

- Giám đốc chặt chẽ việc chấp hành chế độ thu-chi và quản lý tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, quản lý ngoại tệ, vàng bạc, đá qúy, kim loại quý.

I.2.3 Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền

- Mọi khoản tiền mặt (tiền Việt Nam và tiền ngoại tệ), vàng bạc, đá quý, kim loại quý đều phải quy đổi sang một đơn vị tiền tệ thống nhất đó là “đồng” Việt Nam để ghi chép trên tài khoản và sổ kế toán.

- Việc quy đổi ngoại tệ sang “đồng” Việt Nam phải theo tỷ giá thực tế do ngân hàng nhà nớc Việt Nam công bố Doanh nghiệp có thể dùng giá hạch toán để ghi chép trong sổ kế toán, nhng phải đợc điều chỉnh theo giá thực tế vào thời điểm cuối kỳ kế toán nguyên tệ các loại phải sử dụng tài khoản riêng để phản ánh Tài khoản phản ánh nguyên tệ đợc ghi đơn và là tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán.

- Đối với vàng bạc, đá quý, kim lại qúy ở những đơn vị không kinh doanh vàng bạc đợc ghi chép vào tài khoản “tiền” theo trị giá thực tế từng loại, từng thứ vàng bạc, kim loại quý khi nhập theo giá nào phải xuất ra theo giá đó và có thể…sử dụng giá bình quân gia quyền hoặc giá thực tế từng lần nhập (phơng pháp nhập trớc, xuất trớc hoặc nhập sau, xuất trớc).

- Phải mở sổ chi tiết cho từng loại ngoại tệ, vàng bạc, đá qúy, kim loại qúy theo đối tợng, chất lợng Cuối kỳ hạch toán phải điều chỉnh lại giá trị ngoại tệ, vàng bạc, đá qúy, kim loại qúy theo thời điểm tính toán để có đợc giá trị thực tế và chính xác.

Tóm lại, hiểu đúng nhiệm vụ và nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền trên sẽ giúp cho doanh nghiệp quản lý tốt vốn bằng tiền, chủ động trong việc thực hiện kế hoạch thu, chi và sử dụng vốn có hiệu quả cao.

II Tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền

II.1 Chứng từ và luân chuyển chứng từ kế toán vốn bằng tiền II.1.1 Chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là căn cứ đầu tiên, là phơng tiện chứng minh bằng văn bản cụ thể của nghiệp vụ phát sinh Mọi hoạt động kinh tế, tài chính trong doanh nghiệp đều phải lập chứng từ hợp lệ chứng minh theo đúng mẫu và phơng pháp

tính toán, nội dung ghi chép theo quy định Một chứng từ hợp lệ phải đảm bảo một số yêu cầu sau:

- Ghi nhận phản ánh đúng nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo địa điểm và thời gian phát sinh nhằm đảm bảo tính thực tế khách quan.

- Ghi nhận phản ánh rõ tên, địa chỉ, những ngời thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đó để có thể kiểm tra, quy trách nhiệm vật chất khi cần thiết

- Việc ghi nhận thông tin kế toán phải kịp thời nhằm phản ánh đúng tình hình hiện có, tình hình biến động của các doanh nghiệp, của tài sản giúp cho việc quản lý, điều hành hoạt động kinh tế, tài chính đợc kịp thời.

Chứng từ sử dụng để hạch toán vốn bằng tiền bao gồm: phiếu thu (01.TT), phiếu chi (02.TT), biên lai thu tiền (05.TT), bảng kê vàng bạc đá quý (06.TT), bảng kiểm kê quỹ (07a.TT dùng cho VNĐ và 07b.TT dùng cho ngoại tệ) (Một số mẫu biểu xem ở phụ lục).

Phiếu thu, chi do kế toán lập thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần) Sau khi ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và ký vào phiếu chuyển cho kế toán trởng duyệt (và cả thủ trởng đơn vị duyệt, đối với phiếu chi) Sau đó chuyển cho thủ quỹ làm căn cứ nhập, xuất quỹ Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho ngời nộp (hoặc ngời nhận tiền), 1 liên lu nơi lập phiếu Cuối ngày toàn bộ phiếu thu, chi đợc thủ quỹ chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán

Nguyên tắc lập chứng từ kế toán: Các yếu tố cơ bản của chứng từ nh: tên chứng từ, ngày tháng lập, số hiệu chứng từ, tên và địa chỉ của ngời có liên quan đến nghiệp vụ, quy mô của nghiệp vụ phải dùng mực tốt, không phai và không đợc dùng bút chì để ghi chứng từ Phần để trống trên chứng từ phải dùng bút gạch chéo.

II.1.2 Luân chuyển chứng từ kế toán vốn bằng tiền

Giống nh các loại chứng từ phát sinh khác, chứng từ theo dõi sự biến động của vốn bằng tiền thờng xuyên vận động, luân chuyển theo trình tự sau:

- Tạo lập chứng từ: do hoạt động kinh tế thờng xuyên và hết sức đa dạng nên chứng từ sử dụng để phản ánh cũng mang nhiều noọi dung, đặc điểm khác nhau Bởi vậy, tuỳ theo nội dung kinh tế, yêu cầu của quản lý mà sử dụng một chứng từ thích hợp Chứng từ phải lập theo mẫu nhà nớc quy định và có đầy đủ chữ ký của những ngời có liên quan.

- Kiểm tra chứng từ: là việc kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ: các yếu tố phát sinh chứng từ, chữ ký của ngời có liên quan, tính chính xác của số liệu trên chứng từ Chỉ sau khi chứng từ đợc kiểm tra nó mới đợc sử dụng làm căn cứ ghi sổ kế toán.

- Sử dụng chứng từ: giúp kế toán nghiệp vụ và ghi sổ kế toán cung cấp nhanh thông tin cho ngời quản lý Khi sử dụng chứng từ phải phân loại chứng từ theo từng loại tiền, tính chất, địa điểm phát sinh phù hợp với yêu cầu ghi sổ kế toán sau đó lập định khoản và ghi sổ kế toán chứng từ đó.

- Bảo quản và sử dụng lại chứng từ: trong kỳ hạch toán, chứng từ sau khi ghi sổ kế toán phải đợc bảo quản và có thể tái sử dụng để kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.

- Lu trữ chứng từ: trong niên độ kế toán, chứng từ sau khi đợc sử dụng ghi sổ sẽ đợc bảo quản ở các phần hành kế toán liên quan Sang đầu năm sau khi báo cáo các quyết toán đợc duyệt thì chứng từ và sổ sách kế toán sẽ đợc chuyển vào bộ phận lu trữ chứng từ của doanh nghiệp và phải tuân thủ chế độ lu trữ chứng từ tài liệu kế toán của nhà nớc quy định Trờng hợp mất chứng từ kế toán phải báo cáo với thủ trởng và kế toán trởng Riêng mất biên lai, hoá đơn bán hàng séc trắng phải báo cáo với cơ quan thuế và công an địa phơng chứng từ kế toán đợc lu trữ theo nguyên tắc sau:

+ Chứng từ không bị mất

+ Khi cần có thể tìm lại nhanh chóng

+ Khi hết thời hạn lu trữ, chứng từ sẽ đợc đa ra huỷ

Hình 1: sơ đồ luân chuyển chứng từTạo lập chứng từ phát sinh

Kiểm tra chứng từSử dụng chứng từ Bảo quản, sử dụng lại

Phân loại

Định khoản

Hình 2: sơ đồ luân chuyển của phiếu thu

Hình 3: sơ đồ luân chuyển của phiếu chi

II.2 Hạch toán tiền mặt tại quỹ

Tiền mặt tại quỹ bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, ngân phiếu, vàng bạc, đá quý, kim loại quý đó là một khoản mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần phải có…để phục vụ cho nhu cầu chi tiêu trực tiếp của mình.

Việc hạch toán tiền mặt tại quỹ phải căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi tiền hoặc các chứng từ gốc khác có liên quan kèm vào phiếu thu hoặc phiếu chi nh giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, hoá đơn bán hàng, biên lai thu tiền…

II.2.1 Tài khoản sử dụng

Tài khoản sử dụng để hạch toán tiền mặt tại quỹ là tài khoản 111-“tiền mặt” Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản này nh sau:

TK 111-“tiền mặt”- D đầu kỳ: số tiền mặt, ngân phiếu,

vàng bạc, đá quý, kim loại quý, ngoại tệ có đầu kỳ

Người nộp tiền

Kế toán thanh

toán

Kế toán trưởng

Thủ quỹ

Kế toán tổng hợp

Bảo quản lưu trữ

Người nhận

Kế toán thanh

toán

Kế toán trưởng

Thủ trưởng đơn vị

Thủ quỹ

Kế toán tổng hợp

Bảo quản

lưu trữ

- Phát sinh các khoản tiền mặt, ngân phiếu, vàng bạc, đá quý, kim loại quý, ngoại tệ tăng trong kỳ (kể cả số thừa quỹ do kiểm kê)

- Phát sinh các khoản tiền mặt, ngân phiếu, vàng bạc, đá quý, kim loại quý, ngoại tệ giảm trong kỳ (gồm cả số thiếu do kiểm kê)

- D cuối kỳ: các khoản số tiền mặt, ngân phiếu, vàng bạc, đá quý, kim loại quý tồn quỹ

* Tài khoản 111-“tiền mặt” gồm có 3 tài khoản cấp 2:

- Tài khoản 1111-“tiền Việt Nam” dùng để ghi chép tình hình thu chi tiền Việt Nam tại quỹ, gồm cả ngân phiếu tại quỹ.

- Tài khoản 1112-“tiền ngoại tệ” dùng để ghi chép tình hình thu chi và số hiện có của ngoại tệ tại quỹ theo trị giá đã quy đổi sang “đồng” Việt Nam.

- Tài khoản 1113-“vàng bạc đá quý” dùng để ghi chép tình hình nhập-xuất và số hiện có của vàng bạc, đá quý theo giá mua thực tế.

II.2.2 Nguyên tắc hạch toán tiền mặt tại quỹ

- Chỉ phản ánh vào TK 111-“tiền mặt”, số tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý thực tế xuất-nhập quỹ.

- Các khoản tiền, vàng bạc, đá quý do các đơn vị và cá nhân khác ký cợc, ký quỹ tại đơn vị thì việc quản lý và hạch toán nh các loại tài sản bằng tiền của đơn vị Riêng vàng bạc, đá quý trớc khi nhập quỹ phải làm đầy đủ các thủ tục về cân, đếm số lợng, trọng lợng và giám định chất lợng sau đó tiến hành niêm phong, có xác nhận của ngời ký cợc, ký quỹ trên dấu niêm phong đó.

- Khi tiến hành xuất quỹ có phiếu thu, phiếu chi hoặc chứng từ xuất vàng bạc đá quý và có đủ chữ ký của ngời nhận- ngời giao, ngời cho phép nhập-xuất quỹ theo quy định của chế độ, chứng từ kế toán.

nhập Kế toán quỹ tiền mặt chịu trách nhiệm mở và giữ sổ quỹ, ghi chép theo trình tự phát sinh các khoản thu-chi, xuất-nhập quỹ ngân phiếu, tiền mặt, vàng bạc, đá quý, tính ra số tồn qũy ở mọi thời điểm Riêng vàng bạc, đá quý nhận ký cợc, ký quỹ phải theo dõi riêng một sổ hay một phần sổ Thủ quỹ là ngời chịu trách nhiệm nhập-xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý tại quỹ.

- Hàng ngày thủ quỹ phải thờng xuyên kiểm kê số tiền tồn quỹ thực tế và tiến hành đối chiếu với số liệu của sổ quỹ, sổ kế toán nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải tự kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp sử lý chênh lệch (báo thừa hoặc thiếu hụt).

II.2.3 Phơng pháp hạch toán các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu• Kế toán tiền mặt tại quỹ là đồng Việt Nam :

- Thu tiền mặt từ việc bán hàng hoá hay cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng và nhập quỹ.

Nợ TK111 (1111)-tiền mặt (VNĐ)Có TK511-doanh thu bán hàng

Có TK3331-thuế giá trị gia tăng phải nộp

- Nhập quỹ tiền mặt từ các khoản thu nhập hoạt động khác của doanh nghiệpNợ TK111 (1111)-tiền mặt (VNĐ)

Có TK711-thu nhập hoạt động tài chínhCó TK721-thu nhập hoạt động bất thờngCó TK3331-thuế giá trị gia tăng phải nộp

- Thu nợ của khách hàng hoặc nhận tiền ứng trớc của khách hàng và nhập quỹNợ TK111 (1111)-tiền mặt (VNĐ)

Có TK131-phải thu khách hàng- Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt

- Thu hồi vốn từ các khoản đầu t ngắn hạn, dài hạn nhập quỹNợ TK111 (1111)-tiền mặt (VNĐ)

Có TK121-đầu t chứng khoán ngắn hạn

Có TK128-đầu t ngắn hạn khác

Có TK221-đầu t chứng khoán dài hạnCó TK222-góp vốn liên doanh dài hạnCó TK288-đầu t dài hạn khác

- Chi tiền mặt để mua sắm vật t, hàng hoá, tài sản cố định hoặc chi cho đầu t xây dựng cơ bản

Nợ TK152-nguyên vật liệuNợ TK153-công cụ-dụng cụNợ TK156-hàng hoá

Nợ TK211-tài sản cố định hữu hìnhNợ TK213-tài sản cố định vô hình

Nợ TK241-chi phí đầu t xây dựng cơ bảnCó TK111 (1111)-tiền mặt (VNĐ)

- Các khoản chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động khác đã đợc chi bằng tiền mặt

Nợ TK621-chi phí nguyên, vật liệu trực tiếpNợ TK627-chi phí sản xuất chung

Nợ TK641-chi phí bán hàng

Nợ TK811-chi phí hoạt động tài chínhNợ TK821-chi phí hoạt động bất thờng

Có TK111 (1111)-tiền mặt (VNĐ)- Chi tiền mặt để thanh toán các khoản nợ phải trả

Nợ TK311-vay ngắn hạn

Nợ TK315-nợ dài hạn đến hạn trảNợ TK331-phải trả ngời bán

Nợ TK333-thuế và các khoản phải nộp ngân sách Nhà nớcNợ TK334-phải trả công nhân viên

Nợ TK341-vạy dài hạnNợ TK342-nợ dài hạn

Có TK111 (1111)-tiền mặt (VNĐ)- Chi tiền mặt để ký cợc, ký quỹ ngắn hạn, dài hạn

Nợ TK144-ký cợc, ký quỹ ngắn hạnNợ TK244-ký cợc, ký quỹ dài hạn

Có TK338 (3381)-tài sản thừa chờ xử lý

Nếu chênh lệch thiếu-căn cứ bảng kiểm kê quỹ, kế toán ghiNợ TK138 (1381)-tài sản thiếu chờ xử lý

Có TK111 (1111)-tiền mặt (VNĐ)• Kế toán tiền mặt tại quỹ là ngoại tệ

Các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến ngoại tệ phải thực hiện việc ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính theo một đơn vị tiền tệ thống nhất là tiền đồng Việt Nam Đồng thời phản ánh theo dõi nguyên tệ trên sổ kế toán chi tiết đối với các khoản vốn bằng tiền, nợ phải thu, nợ phải trả bằng ngoại tệ Việc quy đổi ngoại tệ sang đồng Việt Nam phải căn cứ vào tỷ giá thực tế do Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ theo thông t 77/1998/TT/BTC ngày 6.6.1998 của Bộ Tài chính về “Hớng dẫn tỷ giá quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam sử dụng trong hạch toán kế toán ở doanh nghiệp” thì tỷ giá dùng để quy đổi là tỷ giá mua bán thực tế bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ (gọi là tỷ giá thực tế).

Khi sử dụng tỷ giá hạch toán thì các tài khoản vốn bằng tiền, nợ phải thu, nợ phải trả đợc ghi theo tỷ giá hạch toán, Còn các tài khoản vật t, hàng hoá, tài sản cố định, chi phí, doanh thu vẫn phải ghi theo tỷ giá thực tế phát sinh nghiệp vụ Chênh lệch giữa tỷ giá hạch toán và tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ đợc phản ánh vào TK413 “chênh lệch tỷ giá”.

Kết cấu và nội dung phản ánh của TK413 nh sau:TK413

- Chênh lệch tỷ giá phát sinh - Chênh lệch tỷ giá phát sinh

- Xử lý chênh lệch tỷ giá có quyết định xử lý

- Xử lý chênh lệch tỷ giá khi có quyết định xử lý

TK413 có thể có số d bên nợ hoặc bên có biểu hiện khoản chênh lệch tỷ giá cha đợc xử lý Nếu d nợ biểu thị khoản chênh lệch làm giảm nguồn vốn còn d có biểu thi khoản chênh lệch làm tăng nguồn vốn.

Phơng pháp phản ánh một số nghiệp vụ chủ yếua) Trờng hợp doanh nghiệp chỉ sử dụng tỷ giá thực tế- Doanh thu bán chịu phải thu bằng ngoại tệ

Nợ TK131: phải thu khách hàng (theo tỷ giá thực tế tại thời điểm ghi nhận nợ phải thu)

Có TK511: doanh thu bán hàng

- Khách hàng trả nợ cho doanh nghiệp bằng ngoại tệ

Nợ TK111 (1112)-ngoại tệ nhập quỹ (theo tỷ giá thực tế tại thời điểm thu nhận nợ)

Hoặc Nợ TK112 (1122)-ngoại tệ gửi ngân hàng (tỷ giá thực tế lúc thu đợc nợ)Có TK131-phải thu khách hàng (tỷ giá lúc ghi nhận nợ phải thu) Có TK413-chênh lệch do tỷ giá thực tế thực tế ở thời điểm thu đợc nợ lớn hơn tỷ giá thực tế tại thời điểm ghi nhận nợ phải thu

Trờng hợp tỷ giá lúc thu đợc nợ nhỏ hơn tỷ giá lúc ghi nhận nợ phải thu thì khoản chênh lệch tỷ giá đợc hạch toán vào bên nợ TK413.

- Doanh thu bán hàng thu bằng ngoại tệ

Nợ TK111 (1112)-ngoại tệ nhập quỹ (theo tỷ giá thực tế)Nợ TK112 (1122)-ngoại tệ gửi ngân hàng (theo tỷ giá thực tế)

Có TK511-doanh thu bán hàng (theo tỷ giá thực tế)- Mua sắm vật t, hàng hoá, tài sản cố định phải chi bằng ngoại tệ

Nợ TK151-hàng mua đi đờng Nợ TK152-nguyện vật liệu

Nợ TK153-công cụ, dụng cụNợ TK156-hàng hoá

Nợ TK211-tài sản cố định hữu hìnhNợ TK213-tài sản cố định vô hình

Có TK111 (1112)

theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ

Hoặc Có TK112 (1122) theo tỷ giá thực tế xuất ngoại tệ

Có TK413: chênh lệch do tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ lớn hơn tỷ giá thực tế xuất ngoại tệ.

Trờng hợp tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ nhỏ hơn tỷ giá thực tế xuất ngoại tệ thì khoản chênh lệch tỷ giá đợc ghi vào bên nợ TK413.

- Các khoản chi phí phát sinh phải chi bằng ngoại tệNợ TK627-chi phí sản xuất chung

Nợ TK641-chi phí bán hàng

Nợ TK642-chi phí quản lý doanh nghiệpNợ TK 811-chi phí hoạt động tài chínhNợ TK821-chi phí hoạt động bất thờng

Có TK111 (1112) theo tỷ giá thực tế lúc xuất ngoại tệHoặc Có TK112 (1122)

Có TK413: chênh lệch do tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ lớn hơn tỷ giá thực tế xuất ngoại tệ

Trờng hợp tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ nhỏ hơn tỷ giá thực tế xuất ngoại tệ thì khoản chênh lệch tỷ giá đợc hạch toán vào bên nợ TK413.- Phản ánh khoản nợ phải trả bằng ngoại tệ về việc mua chịu vật t, hàng hoá, tài

sản cố định hoặc đợc cung cấp dịch vụ.Nợ TK151, 152, 153, 156

Nợ TK211, 213, 241Nợ TK627, 641, 642

Có TK331: theo tỷ giá thực tế tại thời điểm ghi nhận nợ phải trả- Chi ngoại tệ để trả nợ ngời bán

Nợ TK331: theo tỷ giá lúc ghi nhận nợ phải trảCó TK111 (1112)

Nợ TK111 (1112): theo tỷ giá hạch toán Hoặc Nợ TK112 (1122): theo tỷ giá hạch toán

Có TK511: theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụCó TK413: chênh lệch do tỷ giá thực tế nhỏ hơn tỷ giá hạch toán Hoặc Nợ TK413: chênh lệch do tỷ giá thực tế lớn hơn tỷ giá hạch toán

- Phản ánh doanh thu bán chịu phải thu bằng ngoại tệNợ TK131: theo tỷ giá hạch toán

Có TK111 (1112), 112 (1122): theo tỷ giá hạch toán

Có TK413: chênh lệch do tỷ giá thực tế lớn hơn tỷ giá hạch toán Hoặc Nợ TK413: chênh lệch do tỷ giá thực tế nhỏ hơn tỷ giá hạch toán

- Phản ánh khoản nợ phải trả bằng ngoại tệ về việc mua sắm vật t, hàng hoá, tài sản cố định hoặc chi phí

Nợ TK151, 152, 153, 156Nợ TK211, 213, 241Nợ TK627, 641, 642

Có TK331: theo tỷ giá hạch toán

Có TK413: chênh lệch do tỷ giá thực tế lớn hơn tỷ giá hạch toán Hoặc Nợ TK413: chênh lệch do tỷ giá thực tế nhỏ hơn tỷ giá hạch toán

- Chi ngoại tệ để trả nợ ngời bánNợ TK331

Có TK111 (1112) theo tỷ giá hạch toán Hoặc Có TK112 (1122)

theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ

theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ

c) Điều chỉnh tỷ giá vào cuối kỳ

- Cuối kỳ hạch toán, kế toán căn cứ vào tỷ giá thực tế do Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam công bố ở thời điểm cuối kỳ để đánh giá lại số d ngoại tệ của tài khoản vốn bằng tiền, nợ phải thu, nợ phải trả.

- Nếu tỷ giá thực tế bình quân liên ngân hàng lớn hơn tỷ giá đã hạch toán trên sổ kế toán thì khoản chênh lệch tăng đợc kế toán ghi sổ.

Chênh lệch tăng vốn bằng tiền hoặc nợ phải thu bằng ngoại tệ do tỷ giá tăng ghi

Có TK413

Chênh lệch giảm nợ phải trả bằng ngoại tệ do giảm tỷ giá, sẽ ghi: Nợ TK311, 315, 331, 341, 342

Có TK413

• Kế toán tiền mặt tại quỹ là vàng bạc, đá quý

Các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến vàng bạc, đá quý thì sử dụng TK111 (1113) để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của vàng bạc, đá quý tại quỹ doanh nghiệp (Riêng đối với các đơn vị kinh doanh vàng bac, đá quý thì sử dụng TK 156 “hàng hoá” để theo dõi) Giá của vàng bạc, đá quý khi nhập đợc ghi sổ theo giá mua thực tế Khi xuất vàng bạc, đá quý có thể tính theo giá bình quân hoặc giá thực tế đích danh Tuy nhiên, do vàng bạc, đá quý là loại tài sản có giá trị lớn và mang tính tách biệt nên phơng pháp giá thực tế đích danh thờng đợc sử dụng Nếu có chênh lệch giữa giá xuất và giá thanh toán ở thời điểm phát sinh nghiệp vụ thì đợc phản ánh vào TK711 hoặc 811.

Riêng vàng bạc, đá quý nhận ký cợc, ký quỹ nhập theo giá nào hì khi xuất hoàn trả lại phải ghi theo giá đó và phải đếm số lợng, cân trọng lợng và giám định chất lợng trớc khi niêm phong.

Kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu:- Mua vàng bạc, đá quý nhập quỹ

Nợ TK111 (1113) giá mua thực tế ghi trên hoá đơnCó TK111 (1111), 112 (1121)

- Nhận ký cợc, ký quỹ bằng vàng bạc, đá quýNợ TK111 (1113): giá thực tế nhập

Có TK338 (3388): nhận ký cợc, ký quỹ ngắn hạnCó TK344: nhận ký cợc, ký quỹ dài hạn

- Khách hàng trả nợ cho doanh nghiệp bằng vàng bạc, đá quýNợ TK111 (1113): giá trị thực tế khi đợc thanh toán

Có TK131: giá trị thực tế lúc ghi nhận nợ phải thu

Có TK711: chênh lệch do giá thực tế lúc đợc thanh toán lớn hơn giá lúc ghi nhận nợ phải thu

Trờng hợp ngợc lại thì hạch toán vào bên nợ TK811

- Hoàn trả tiền ký cợc, ký quỹ ngắn hạn, dài hạn bằng vàng bạc, đá quýNợ TK338 (3388)

Hoặc Nợ TK334

Có TK 111 (1113): theo tỷ giá thực tế lúc nhận ký cợc, ký quỹ- Xuất vàng bạc, đá quý đem ký cợc, ký quỹ

Nợ TK144-ký cợc, ký quỹ ngắn hạnNợ TK244-ký cợc, ký quỹ dài hạn

Có TK111 (1113); theo tỷ giá thực tế xuất- Xuất vàng bạc, đá quý để thanh toán nợ cho ngời bán

Nợ TK331: theo tỷ giá lúc ghi nhận nợ phải trảCó TK111 (1113): theo tỷ giá thực tế xuất

Có TK711: chênh lệch do giá thực tế nhỏ hơn giá thực tế lúc ghi nhận nợ phải trả

Trờng hợp ngợc lại thì hạch toán vào bên nợ TK811

(Sơ đồ hạch toán tiền mặt tại quỹ xem ở phần phụ lục)II.3 Hạch toán tiền gửi ngân hàng

Tiền gửi ngân hàng là phơng tiện thanh toán chủ yếu giữa doanh nghiệp với các cơ quan, tổ chức kinh tế khác vì nó rất an toàn, thuận tiện và nhanh chóng Theo chế độ quản lý tiền mặt và chế độ thanh toán không dùng tiền mặt, toàn bộ số tiền của doanh nghiệp trừ số đợc giữ tại quỹ tiền mặt (theo thoả thuận của doanh nghiệp với ngân hàng) đều phải gửi vào tài khoản tại ngân hàng Lãi từ khoản tiền gửi ngân hàng đợc hạch toán vào thu nhập hoạt động tài chính của doanh nghiệp II.3.1 Tài khoản sử dụng

Để phản ánh và giám đốc số hiện có và sự vận động của tiền gửi ngân hàng, kế toán sử dụng TK112 (tiền gửi ngân hàng), tài khoản này gồm 3 tài khoản cấp 2.

- TK1121-“tiền Việt Nam”, dùng để phản ánh số hiện có và sự vận động của các khoản tiền Việt Nam gửi ngân hàng.

- TK1122-“ngoại tệ”, dùng để phản ánh số hiện có và sự vận động của trị giá các loại ngoại tệ gửi ngân hàng đã quy đổi sang đồng Việt Nam.

- TK1123-“vàng bạc, đá quý, kim loại quý”, dùng để phản ánh số hiện có và sự vận động của giá trị vàng bạc, đá quý, kim loại quý đang gửi ngân hàng.

Kết cấu chủ yếu của TK112-“tiền gửi ngân hàng” nh sau:TK112-tiền gửi ngân hàngCác khoản tiền gửi vào ngân hàng (kể cả

chênh lệch thừa cha rõ nguyên nhân)

Các khoản tiền rút ra từ ngân hàng (kể cả khoản chênh lệch thiếu cha rõ nguyên nhân)

D cuối kỳ các khoản tiền gửi ngân hàng hiện có

II.3.2 Nguyên tắc hạch toán tiền gửi ngân hàng

- Căn cứ để hạch toán trên TK112-“tiền gửi ngân hàng” là các giấy báo có, báo nợ hoặc bảng sao kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản )…

- Khi nhận đợc các chứng từ do ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra, đối chiếu với các chứng từ gốc kèm theo Trờng hợp có sự chênh lệch số liệu giữa sổ kế toán của đơn vị, số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của ngân hàng thì đơn vị phải thông báo cho ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời Nếu nh đến cuối tháng mà vẫn cha xác định rõ nguyên nhân của sự chênh lệch thì kế toán ghi sổ theo số liệu trong giấy báo hay bản sao kê của ngân hàng,

còn số chênh lệch ghi vào bên nợ của TK138 “phải thu khác” (nếu số liệu của kế toán lớn hơn số liệu của ngân hàng) hoặc bên có TK338 “phải trả, phải nộp khác” (nếu số liệu của kế toán nhỏ hơn số liệu của ngân hàng) Sang tháng sau, phải tiếp tục kiểm tra, đối chiếu tìm nguyên nhân chênh lệch để điều chỉnh lại số liệu để ghi sổ.

- Tại các đơn vị có bộ phận phụ thuộc, cần mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi phù hợp để thuận tiện cho công tác giao dịch, thanh toán kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết để giám sát chặt chẽ tình hình sử dụng từng loại tiền gửi nói trên II.3.3 Phơng pháp hạch toán tiền gửi ngân hàng

- Xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng, căn cứ giấy báo có của ngân hàng, kế toán ghi sổ

Nợ TK112 (1121, 1122)-tiền gửi ngân hàngCó TK111 (1111, 1112)-tiền mặt

- Nhận đợc giấy báo có của ngân hàng về số tiền đang chuyển đã vào tài khoản của đơn vị, kế toán ghi

Nợ TK112 (1121, 1122)-tiền gửi ngân hàngCó TK113 (1131, 1132)-tiền đang chuyển

- Nhận đợc giấy báo có của ngân hàng về khoản tiền do khách hàng trả nợ bằng chuyển khoản

Nợ TK112 (1121, 1122)-tiền gửi ngân hàngCó TK131-phải thu của khách hàng

- Nhận lại tiền đã ký cợc, ký quỹ ngắn hạn hoặc dài hạn bằng chuyển khoản, kế toán ghi

Nợ TK112-tiền gửi ngân hàng

Có TK144-ký cợc, ký quỹ ngắn hạn Có TK244-ký cợc, ký quỹ dài hạn

- Nhận vốn góp liên doanh với các đơn vị thành viên chuyển đến bằng tiền gửi ngân hàng

Nợ TK112-tiền gửi ngân hàng

Có TK141-nguồn vốn kinh doanh

- Doanh thu bán hàng hoá, cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng hay thu nhập từ các hoạt động khác của doanh nghiệp thu bằng chuyển khoản

Có TK112-tiền gửi ngân hàng

- Chuyển tiền gửi ngân hàng để thanh toán cá khoản phải trả, phải nộpNợ TK311-vay ngắn hạn

Nợ TK315-nợ dài hạn đến hạn trảNợ TK331-phải trả ngời bán

Nợ TK333-thuế và các khoản phải nộp vào ngân sách Nhà nớc

Nợ TK338-các khoản phải trả, phải nộp khácNợ TK341, 342-vay dài hạn, nợ dài hạn

Nếu số liệu trên sổ kế toán lớn hơn số liệu trên giấy báo hoặc bản sao kê của ngân hàng

Nợ TK138 (1381)-giá trị tài sản thiếu chờ giải quyếtCó TK112-tiền gửi ngân hàng

Nếu số liệu trên sổ kế toán nhỏ hơn số liệu trên giấy báo hoặc bản sao kê của ngân hàng

Nợ TK112-tiền gửi ngân hàng

Có TK338 (32381)-giá trị tài sản thừa chờ xử lý

Sang tháng sau tiếp tục kiểm tra, đối chiếu, tìm nguyên nhân chênh lệch để điều chỉnh lại số liệu đã ghi sổ

(Sơ đồ hạch toán kế toán tổng hợp TK112 xin xem ở phần phụ lục)II.4 Hạch toán tiền đang chuyển

Tiền đang chuyển là số tiền doanh nghiệp đã nộp vào ngân hàng, kho bạc nhà nớc hoặc chuyển qua bu điện để chuyển qua ngân hàng hay đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản tại ngân hàng để trả cho các đơn vị khác nhng cha nhận đ-ợc giấy báo có hoặc sao kê của ngân hàng Tiền đang chuyển bao gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ Các trờng hợp sau đây đều đợc tính là tiền đang chuyển.

1 Thủ quỹ nộp tiền bán hàng thu đợc trong ngày vào ngân hàng.

2 Ngời bán hàng nộp tiền mặt hoặc séc thẳng vào ngân hàng, không qua quỹ.3 Chuyển trả tiền mặt hoặc séc qua bu điện để trả cho đơn vị khác.

4 Thu tiền bán hàng nộp ngay khoản thuế cho kho bạc.

II.4.1 Tài khoản sử dụng

Để phản ánh và giám đốc tình hình hiện có và sự vận động của tiền đang chuyển, kế toán sử dụng TK113-tiền đang chuyển Tài khoản này có hai tài khoản cấp 2.

- TK1131 “tiền Việt Nam”, dùng để ghi chép số hiện có và tình hình vận động của tiền đang chuyển bằng tiền Việt Nam.

- TK1132 “ngoại tệ”, dùng để ghi chép số hiện có và tình hình vận động của tiền đang chuyển bằng ngoại tệ.

Kết cấu chủ yếu của tài khoản này nh sau:TK113Ghi các khoản tiền đã nộp ngân hàng, kho bạc hoặc chuyển qua bu điện để chuyển cho ngân hàng cha nhận đợc giấy báo có

Kết cấu chuyển vào tài khoản 112 hoặc tài khoản 311 khi nhận đợc giấy báo có của ngân hàng

Số d tiền đang chuyển hiện có

II.4.2 Phơng pháp hạch toán tiền đang chuyển

- Thu tiền bán hàng hoặc thu nợ của khách hàng bằng tiền mặt hoặc séc nộp thẳng vào ngân hàng, kho bạc thông qua nhập quỹ, cuối kỳ cha nhận đợc giấy báo của ngân hàng, kho bạc

Nợ TK113-tiền đang chuyển

Có TK511-doanh thu bán hàngCó TK131-phải thu khách hàng

- Xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng nhng đến cuối kỳ cha nhận đợc giấy báo có của ngân hàng

Nợ TK113-tiền đang chuyểnCó TK111-tiền mặt

- Làm thủ tục chuyển tiền qua ngân hàng, bu điện thanh toán nhng đến cuối kỳ vẫn cha nhận đợc giấy báo của đơn vị đợc thụ hởng

Nợ TK113-tiền đang chuyểnCó TK111-tiền mặt

- Nhận đợc giấy báo có của ngân hàng về khoản tiền đang chuyển ở kỳ trớc

Nợ TK 112-tiền gửi ngân hàngCó TK111-tiền mặt

- Nhận đợc giấy báo về khoản nợ đã đợc thanh toánNợ TK331-các khoản phải trả

Có TK113-tiền đang chuyển

(Sơ đồ hạch toán tiền đang chuyển xin xem ở phần phụ lục)II.5 Biểu mẫu và sổ sách kế toán

Mỗi một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đều tự lựa chọncho mình một phơng thức tổ chức hệ thống sổ kế toán để hệ thống hoá thông tin kế toán Lựa chọn đợc phơng thức khoa học, hợp lý sẽ cung cấp thông in đầy đủ, kịp thời, chính xác các chỉ tiêu kinh tế theo yêu cầu công tác quản lý tại doanh nghiệp hoặc báo cáo kế toán gửi cấp trên Hiện nay theo chế độ quy định có 4 hình thức sổ kế toán Đó là sổ nhật ký chung, sổ kế toán chứng từ ghi sổ, sổ nhật ký sổ cái, sổ nhật ký chứng từ.

- Hình thức sổ nhật ký chung sử dụng một số loại sổ sách sau:+ Sổ nhật ký đặc biệt: nhật ký thu và chi tiền

+ Sổ cái các tài khoản 111, 112, 113…

+ Sổ, thẻ kế toán chi tiết: mở theo yêu cầu quản lý của đơn vị

- Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ sử dụng một số loại sổ sau:+ Chứng từ ghi sổ

+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

+ Sổ cái các tài khoản 111, 112, 113…

+ Sổ, thẻ kế toán chi tiết (đợc mở tuỳ theo yêu cầu quản lý của đơn vị)- Hình thức nhật ký sổ cái sử dụng một số loại sổ sau

+ Sổ kế toán tổng hợp: sử dụng duy nhất một sổ đó là nhật ký-sổ cái+ Sổ kế toán chi tiết: tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp- Hình thức sổ nhật ký-chứng từ sử dụng một số loại sổ sau:

+ Nhật ký chứng từ: mở theo bên có của các tài khoản, có thể mở một nhật chứng từ cho một tài khoản hoặc nhiều tài khoản trên một chứng từ có nội dung kinh tế giống nhau (Kế toán vốn bằng tiền sử dụng nhật ký chứng từ số 1&2)

ký-+ Bảng kê: là loại sổ dùng để phản ánh bên nợ của các tài khoản, số liệu bảng kê sẽ đợc tập hợp lại cuối tháng vào một số nhật ký chứng từ liên quan.

+ Sổ chi tiết

+ Sổ cái các tài khoản 111, 112, 113…

Chơng II: THựC TRạNG CÔNG TáC quản lý và kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Xây dựng và Thơng mại-Bộ

Giao thông Vận tải

I Giới thiệu chung về công ty

I.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Xây dựng và Thơng mại

Công ty Xây dựng và Thơng mại tiền thân là Trung tâm Dịch vụ Đào tạo và Sản xuất Giao thông Vận tải trực thuộc Trờng Kỹ thuật và Nghiệp vụ Giao thông Vận tải I-Bộ Giao thông Vận tải, đợc thành lập ngày 23/2/1991 theo Nghị định 268/HĐBT của Hội đồng Bộ trởng (nay là Chính phủ)

Trung tâm Dịch vụ Đào tạo và Sản xuất Giao thông Vận tải đợc thành lập với mục tiêu:

- Đảm bảo cơ sở thực tập, rèn luyện kỹ năng tay nghề cho học sinh, đáp ứng mục tiêu đào tạo công nhân lành nghề và cán bộ kỹ thuật theo kế hoạch của Trờng.

- Bổ sung kinh phí của Trờng, tăng vốn tự có để đầu t xây dựng và kiến thiết trờng sở, tăng quỹ phúc lợi nhằm cải thiện đời sống cán bộ công nhân viên, giáo viên và học sinh.

- Góp phần giải quyết việc làm cho số lao động dôi ra ngoài định biên của ờng.

Tr-Công ty ra đời trong hoàn cảnh hết sức khó khăn Đây là thời kỳ nớc ta đang đẩy mạnh quá trình đổi mới, đặc biệt là quá trình tổ chức sắp xếp lại doanh nghiệp Nhà nớc (từ 12.000 doanh nghiệp Nhà nớc xuống còn khoảng 6.000) Sau hơn một năm hoạt động Trung tâm Dịch vụ Đào tạo và Sản xuất Giao thông Vận tải đã khẳng định đợc vị trí của mình trong cơ chế thị trờng.

Ngày 14/04/1993 Trung tâm Dịch vụ Đào tạo và Sản xuất Giao thông Vận tải đợc đổi thành doanh nghiệp Nhà nớc với tên gọi “Xí nghiệp Thi công Cơ giới Công trình Giao thông” theo Quyết định số 694/QĐ/TCCB-LĐ của Bộ trởng Bộ Giao thông Vận tải Sau khi thành lập, Xí nghiệp có đủ t cách pháp nhân để hoạt động và liên tục làm ăn có hiệu quả, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đợc giao.

Ngày 13/09/1996 Bộ trởng Bộ Giao thông Vận tải quyết định tách chuyển nguyên trạng doanh nghiệp Nhà nớc-“Xí nghiệp Thi công Cơ giới Công trình Giao thông” về trực thuộc Bộ Giao thông Vận tải và đổi thành tên gọi Công ty Xây dựng và Dịch vụ tổng hợp theo Quyết định số 2422 QĐ/TCCB-LĐ.

Về trực thuộc Bộ Giao thông Vận tải, Công ty tuy có nhiều điều kiện thuận lợi để phát triển và liên tục phát triển với tốc độ cao trên tất cả mọi mặt, đợc lãnh đạo Bộ giao thêm nhiệm vụ, đồng thời đổi tên thành Công ty Xây dựng và Thơng mại theo Quyết định số 1561/1998/QĐ/TCCB-LĐ ngày 24/06/1998.

Trong những năm qua mặc dù có rất nhiều khó khăn trong nền kinh tế thị ờng song Công ty vẫn đứng vững và phát triển với chiến lợc mở rộng thị trờng, thu nhận nhiều cán bộ có năng lực giỏi về làm chuyên môn Công ty có đội ngũ cán bộ quản lý, kỹ thuật thành thạo, năng động, có đội ngũ công nhân lành nghề qua nhiều năm công tác và tích luỹ đợc nhiều kinh nghiệm trên nhiều lĩnh vực kinh tế và xã hội.

tr-Công ty Xây dựng và Thơng mại có trụ sở chính tại 46 Võ Thị Sáu-Thanh Nhàn-Hai Bà Trng-Hà Nội

Điện thoại:6250950Fax: 84-4-6250437

Tài khoản VND: 710A-00033Tài khoản ngoại tệ: 710A-00033

Tại Ngân hàng Công thơng khu vực Ba Đình-Hà Nội

Công ty là đơn vị tự tổ chức và hạch toán kinh tế độc lập, có t cách pháp nhân đầy đủ.

I.2 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của Công ty Xây dựng và ơng mại-Bộ Giao thông Vận tải

Th-Công ty Xây dựng và Thơng mại hoạt động trên một địa bàn rất rộng, lĩnh vực hoạt động cũng rất đa dạng, phong phú Bao gồm các nhóm công việc sau:

- Xây dựng công trình giao thông- Sản xuất cấu kiện bê tông đúc sẵn- Sản xuất vật liệu xây dựng

- Xuất khẩu lao động

- Lắp ráp xe gắn máy hai bánh, sửa chữa tân trang xe gắn máy hai bánh, máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải, dịch vụ vận tải hàng hoá

- Bóc đất đá, san lấp mặt bằng, xây dựng công trình thuỷ lợi

I.3 Cơ cấu tổ chức quản lý ở Công ty Xây dựng và Thơng mạiCơ cấu tổ chức quản lý của Công ty đợc xem nh là một hệ thống Các bộ phận trong hệ thống này có chức năng, quyền hạn khác nhau nhng mọi hoạt động của từng bộ phận đều hớng tới mục tiêu chung về quản lý sản xuất của cả hệ thống.

Theo Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Công ty thì cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty bao gồm:

Ban Giám đốcBộ máy giúp việcCác đơn vị sản xuất I.3.1 Ban Giám đốc

Thành phần Ban Giám đốc của Công ty gồm một Giám đốc và bốn Phó Giám đốc Nhiệm vụ chính của Ban Giám đốc là điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất của Công ty

Trong Ban Giám đốc thì Giám đốc đứng đầu bộ máy quản lý của Công ty, chịu trách nhiệm, chỉ huy toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.

Ngoài việc uỷ quyền cho các Phó Giám đốc, Giám đốc còn trực tiếp chỉ huy một số phòng thông qua các Trởng phòng.

Bốn Phó Giám đốc có nhiệm vụ trực tiếp chỉ đạo các bộ phận đợc phân công uỷ quyền và giúp việc cho Giám đốc.

Giám đốc là ngời chịu trách nhiệm trớc pháp luật và khách hàng mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cũng nh hoạt động của các nhân viên cấp d-ới.

I.3.2 Bộ máy giúp việc

Bộ máy giúp việc Văn phòng, các Phòng, Ban chuyên môn nghiệp vụ có chức năng tham mu giúp việc cho Giám đốc quản lý và điều hành côngviệc phù hợp với điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty

- Chấp hành và kiểm tra việc chấp hành các chế độ chính sách của Nhà nớc cũng nh của Công ty, các chỉ thị, mệnh lệnh của Ban Giám đốc.

- Tham gia đề xuất với Ban Giám đốc Công ty những chủ trơng, biện pháp tăng cờng công tác quản lý sản xuất kinh doanh và giải quyết những khó khăn v-ớng mắc trong Công ty theo quyền hạn và trách nhiệm của từng phòng.

Chức năng và nhiệm vụ cụ thể của các Phòng, Ban trong Công ty Xây dựng và Thơng mại

I.3.2.1 Phòng Kế hoạch-Kỹ thuật

Chịu trách nhiệm về các thủ tục ký hợp đồng kinh tế, lập kế hoạch sản xuất, cung ứng vật t, vốn cho công trình, nghiệm thu-thanh toán với bên A, hớng dẫn các đơn vị thi công, lập thiết kế tổ chức thi công, hồ sơ thanh-quyết toán, hồ sơ hoàn công, dự toán, theo dõi chất lợng công trình, lập các hồ sơ đấu thầu, quản lý hồ sơ thi công, báo cáo lên Giám đốc Công ty tình hình thực hiện sản xuất kinh doanh

Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ thiết bị của Công ty và tổ chức khai thác các thiết bị đó, giám sát tình hình sử dụng vật t ở các đơn vị sản xuất, lập kế hoạch điều phối máy cho sản xuất, kế hoạch sản xuất, sửa chữa, bảo dỡng máy và tính toán khấu hao.

I.3.2.2 Phòng Kế toán-Tài vụ

Giám sát tình hình thu chi của các đội thi công của Công ty thông qua ghi chép sổ sách kế toán và báo cáo theo quy định của Nhà nớc về chế độ quản lý tài chính trong doanh nghiệp, thừa lệnh Giám đốc quản lý và sử dụng vốn sao cho có

hiệu quả, tổ chức huy động vốn cho sản xuất của Công ty, tham mu cho Giám đốc về vấn đề liên quan đến chức năng, quyền hạn của mình.

I.3.2.3 Phòng Tổ chức-Lao động tiền lơng

Quản lý lao động và tiền lơng của các cán bộ công nhân viên trong Công ty, theo dõi giám sát tình hình lao động tiền lơng của các đội sản xuất, lập kế hoạch lao động tiền lơng và tham mu cho Giám đốc các vấn đề có liên quan

- Đảm bảo, bảo quản công văn giấy tờ, con dấu và khánh tiết của Công ty - Phụ trách công tác tổng hợp nh tổ chức hành chính, bảo vệ, đời sống

I.3.2.4 Phòng Kinh doanh và xuất-nhập khẩu

Có nhiệm vụ định hớng, lập kế hoạch về xuất nhập khẩuMở rộng quan hệ, tìm kiếm thị trờng trong và ngoài nớcKiểm tra các thủ tục xuất nhập khẩu

Xét các phơng án xuất nhập khẩu, tham mu cho ra quyết định

Cùng với Phòng Kế hoạch-Kỹ thuật lập dự án, nhập máy móc, thiết bị cho Công ty.

a Xí nghiệp Xây dựng Giao thông số 1

Trụ sở: 17 Hoàng Văn Thái-Thanh Xuân-Hà NộiNhiệm vụ chủ yếu: Xây dựng công trình giao thông

b Xí nghiệp Xây dựng và Dịch vụ tổng hợp

Trụ sở: 80 Trần Hng Đạo (trong Cơ quan Bộ Giao thông Vận tải)Nhiệm vụ chủ yếu:

- Xây dựng công trình giao thông dân dụng- Dịch vụ nhà khách phục vụ Văn phòng Bộ

- Xuất khẩu lao động và làm một số dịch vụ khác

c Xí nghiệp Sản xuất hàng xuất nhập khẩu và Kinh doanh tổng hợp

Trụ sở: 405 Giải Phóng-Thanh Xuân-Hà NộiNhiệm vụ chủ yếu:

- Xuất nhập khẩu và kinh doanh hàng hoá, máy móc, thiết bị- Khai thác than tại Quảng Ninh

d Xí nghiệp Xây dựng công trình và Xuất khẩu lao động

Trụ sở: A18 Nguyên Hồng-Đống Đa-Hà Nội Nhiệm vụ chủ yếu:

- Xuất khẩu lao động

- Xây dựng công trình dân dụng và giao thông

e Xí nghiệp Kinh doanh xuất nhập khẩu (trực thuộc Chi nhánh phía Nam)

Trụ sở: 92 Nam Kỳ Khởi Nghĩa-Quận I-TP.HCMNhiệm vụ chủ yếu: Xuất nhập khẩu hàng hoá, thiết bị

g Các đội công trình: gồm 10 đội công trình hoạt động rải rác trên hầu hết các tỉnh của cả nớc

I.4 Tổ chức kế toán của Công ty Xây dựng và Thơng mạiI.4.1 Tổ chức phần hành kế toán

Bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức thành một hệ thống đầy đủ với những thành phần riêng biệt nhằm tổ chức, quản lý tài chính-vốn kinh doanh của công ty Phòng Kế toán-tài vụ có chức năng theo dõi chi tiết, tổng hợp tất cả các nguồn thu-chi liên quan đến vốn bằng tiền và lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hoặc cuối niên độ kế toán nhằm cung cấp thông tin về chi phí, giá thành, lãi lỗ một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác cho công tác quản trị tại công ty Từ đó ban lãnh đạo công ty sẽ có những quyết định chính xác hơn cho việc phát triển kinh doanh của mình.

Bộ máy kế toán của công ty với từng chức năng riêng biệt đợc tổ chức một cách tập trung Kế toán trởng và các nhân viên của mình cùng làm việc trong một không gian với cách bố trí vị trí cuả từng thành viên hết sức hợp lý Mọi ngời có

thể kiểm tra, trao đổi thông tin với nhau Không khí cởi mở, chan hoà và thân mật bao trùm toàn bộ phòng Do đó hiệu quả làm việc rất cao.

Phòng Kế toán-tài vụ đợc đặt dới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty Bộ máy kế toán gồm 13 ngời, bao gồm: 1 trởng phòng kiêm kế toán trởng và các nhân viên kế toán chuyên quản.

Nh vậy, ta thấy bộ máy kế toán của công ty có phần nào cồng kềnh Nhng do đặc điểm kinh doanh, thơng mại, xây dựng của công ty hết sức rộng lớn và phức tạp do đó việc phân chia thành từng phần hành với một đội ngũ tơng đối lớn là cần thiết Do đó, đòi hỏi phải có đội ngũ chuyên môn, kế toán viên năng động, hiệu quả

Ta có sơ đồ bộ máy kế toán của công ty nh sau

I.4.2 Hình thức kế toán áp dụng

Công ty Xây dựng và Thơng mại là doanh nghiệp Nhà nớc trực thuộc Bộ Giao thông Vận tải Do đó, hệ thống tài khoản kế toán của công ty đã và đang sử theo QĐ1141/BTC.

Hình thức sổ sách kế toán đợc áp dụng trong công ty là hình thức chứng từ ghi sổ Bao gồm các loại sổ sau:

- Chứng từ ghi sổ

- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ- Sổ cái các tài khoản

- Sổ, thẻ kế toán chi tiết.

Định kỳ mở sổ cái là một năm Định kỳ ghi sổ cái là một tháng Sổ, thẻ kế toán chi tiết đợc mở theo dõi chi tiết từng đối tợng có liên quan tới nghiệp vụ phát sinh theo từng tài khoản tơng ứng.