Hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

Hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

1 Nguyên vật liệu và đặc điểm của nguyên vật liệu.

Quá trình lao động là quá trình con ngời sử dụng t liệu lao động tác động lên đối tợng lao động, làm thay đổi hình dáng, kích thớc, tính chất hoá lý của đối tợng lao động để tạo ra những sản phẩm với chất lợng ngày càng cao Nh vậy, một doanh nghiệp muốn tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh phải có đủ 3 yếu tố cơ bản đó là:

- T liệu lao động.- Đối tợng lao động.- Sức lao động.

Đối tợng lao động là một trong những điều kiện không thể thiếu trong bất cứ quá trình sản xuất nào Biểu hiện cụ thể của đối tợng lao động ở đây chính là các loại vật liệu Theo Mác, bất kỳ vật liệu nào cũng là đối tợng lao động song không phải bất cứ đối tợng lao động nào cũng là vật liệu mà chỉ khi đối tợng lao động thay đổi do tác động của con ngời thì khi đó mới trở thành vật liệu Ví dụ nh các loại quặng nằm trong lòng đất thì không phải là vật liệu nhng than đá, sắt, đồng, thiếc khai thác đợc trong các quặng ấy lại là vật liệu cho các ngành công nghiệp chế tạo, cơ khí

Vậy vật liệu là đối tợng lao động đã đợc thay đổi do lao động có ích của con ngời tác động Trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp, vật liệu là tài sản dự trữ quan trọng nhất của sản xuất, thuộc tài sản lu động.

Có thể khái quát một số đặc điểm cơ bản của vật liệu nh sau:

- Vật liệu là đối tợng lao động biểu hiện dới dạng vật hoá, là một trong ba yếu tố cơ bản không thể thiếu đợc của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất tạo thành sản phẩm mới Kế hoạch sản xuất phụ thuộc rất nhiều vào việc cung cấp vật liệu có đầy đủ, kịp thời, đúng chất lợng hay không Nếu vật liệu có chất lợng tốt, đúng qui định sẽ tạo điều kiện cho sản xuất tiến hành thuận lợi, chất lợng sản phẩm tạo khả năng cạnh tranh trên thị trờng.

- Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định, khi tham gia vào sản xuất thì vật liệu chịu sự tác động của lao động, chúng sẽ bị tiêu hao hoàn toàn hoặc bị thay đổi hình dáng vật chất ban đầu tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm.

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trang 1

- Về mặt giá trị, khi tham gia vào sản xuất, vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Điều này thể hiện ở chỗ chi phí vật liệu là khoản chi phí phân bổ một lần.

Nh vậy, vật liệu có vị trí đặc biệt quan trọng nhng không thể phủ nhận trong quá trình sản xuất Xuất phát từ tầm quan trọng của vật liệu đối với qúa trình sản xuất trong điều kiện nền kinh tế thị trờng hiện nay, việc giảm chi phí vật liệu hợp lý có ý nghĩa lớn, giảm nhng không làm ảnh hởng đến chất lợng sản phẩm.

2 Sự cần thiết quản lý và hạch toán nguyên vật liệu.

Vật liệu là tài sản lu động, đồng thời là một yếu tố chi phí của doanh nghiệp Do vậy, việc hạch toán vật liệu một cách chính xác, hợp lý, có ý nghĩa rất quan trọng trong việc kiểm soát chi phí, giá thành sản phẩm và đáp ứng có hiệu quả các yêu cầu quản lý.

a Đối với việc kiểm soát chi phí

Bảo quản vốn kinh doanh nhất là vốn lu động cả về mặt hiện vật lẫn giá trị là mối quan tâm của các doanh nghiệp Vật liệu với t cách là tài sản lu động, th-ờng chiếm tỷ trọng lớn và chủ yếu trong quá trình sản xuất kinh doanh nên nó là đối tợng tất yếu của việc kiểm soát chi phí của doanh nghiệp Qúa trình vật liệu tham gia vào sản xuất kinh doanh cho tới khi rút khỏi qúa trình sản xuất kinh doanh chuẩn bị cho qúa trình kinh doanh tiếp theo có thể khái quát qua sơ đồ 1.

Đây là sơ đồ phản ánh trị giá vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh và tiêu hao toàn bộ vào sản phẩm, dịch vụ Qua đó cho thấy, để kiểm soát sự xuất hiện và tham gia vào qúa trình sản xuất kinh doanh của vật liệu về mặt giá trị thì kế toán phải hạch toán vật liệu một cách chính xác, hiệu quả và hợp lý Việc đánh giá đúng giá trị thực của vật liệu tồn, nhập, xuất là điều kiện quan trọng để xác định giá trị đích thực của vật liệu tiêu hao cho quá trình sản xuất kinh doanh, từ đó có cơ sở xác định lợi nhuận đã đạt đợc.

Mặt khác, vật liệu thờng có nhiều chủng loại khác nhau, mỗi loại có công dụng khác nhau, nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ngừng sản xuất, trong khi đó về việc nhập, xuất vật liệu thờng xuyên diễn ra Do đó chỉ có hạch toán vật liệu chính xác, hợp lý mới đảm bảo theo dõi đợc tình hình biến động của từng loại vật liệu- đó là cơ sở cho việc theo dõi, kiểm soát vật liệu

Sơ đồ1 : Quá trình luân chuyển nguyên vật liệu.

a Đối với giá thành sản phẩm dịch vụ

Giá thành là chi phí sản xuất tính cho khối lợng hoặc đơn vị sản phẩm (công việc, lao vụ) do doanh nghiệp đã sản xuất hoàn thành Căn cứ, cơ sở để tính giá thành của sản phẩm, công việc, lao vụ đã hoàn thành là các chi phí sản xuất trong kỳ Cùng với chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là căn cứ quan trọng để tính giá thành sản phẩm.

Để tính toán và tập hợp chính xác chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán cần phải xác định đợc trị giá nguyên vật liệu sản xuất đã đa vào sử dụng, đồng thời chú ý kiểm tra, xác định số nguyên vật liệu đã lĩnh nhng cuối kỳ cha sử dụng hết và giá thành của phế liệu thu hồi (nếu có) để loại chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp trong kỳ.

Trong qúa trình sử dụng, vật liệu các loại với t cách là những đối tợng lao động sẽ đợc tiêu hao hoàn toàn để cấu tạo nên hình thái vật chất của sản phẩm, hoặc tăng thêm chất lợng, màu sắc, giá trị sử dụng, giá trị thơng mại của sản phẩm hay phục vụ gián tiếp cho qúa trình sáng tạo khối lợng sản phẩm mới Bởi vậy, giá trị của vật liệu đã tiêu dùng đợc chu chuyển một lần vào giá phí của sản phẩm mới Để cho sản phẩm đợc liên tục với mục tiêu sản lợng hàng hoá, dịch vụ đợc hoàn thành thì doanh nghiệp phải đảm bảo tốt vấn đề cung ứng đối tợng lao động cho nó mà một vật liệu là đối tợng cơ bản vì qúa trình sản xuất kinh doanh là qúa trình tiêu hao vật liệu và các đối tợng lao động khác để tạo ra một khối lợng vật chất hữu ích khác cho tiêu dùng xã hội.

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trang 3Chi phí thực tế

nguyên vật liệu trong kỳ

Giá trị nguyên vật liệu sản xuất đưa vào sử dụng

- Giá trị phế liệu thu hồi

Sử dụng ngay

VL mua vềXuất theo yêu cầu

Tái sản xuất

Sản phẩm dịch vụ

Tiêu thụ thành phẩm

Để tổ chức tốt các yêu cầu trên thì hạch toán vật liệu phải đợc thực hiện một cách đầy đủ, chính xác, hợp lý để làm căn cứ, cơ sở hạch toán tính giá thành sản phẩm dịch vụ.

b Đối với việc đáp ứng có hiệu quả các yêu cầu quản lý.

Quản lý nguyên, vật liệu trong doanh nghiệp là một yêu cầu quan trọng vì doanh nghiệp cần phải có các thông tin sau để đảm bảo đợc hiệu quả của quá trình- kinh doanh.

+ Mức tồn kho thực tế về nguyên, vật liệu, chênh lệch của mỗi loại vật liệu tồn kho so với định mức dự trữ an toàn của kinh doanh, định mức tối thiểu, tối đa.

+ Mức nguyên, vật liệu nhập vào trong kỳ cho mục đích sản xuất kinh doanh.

+Tình hình tiêu dùng vật liệu các loại cho sản xuất và sử dụng có hiệu quả số vật liệu đó.

Chính vì vậy, kế toán viên giữ vai trò hết sức quan trọng trong công tác hạch toán và quản lý vật liệu Vậy vai trò đó thể hiện nh thế nào?

Hàng ngày, khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán tiến hành tập hợp các chứng từ, kiểm tra đối chiếu, sắp xếp chúng theo thứ tự và ghi sổ kế toán từ chi tiết đến tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình, nhập- xuất- tồn kho vật liệu.

Định kỳ, kế toán cùng các bộ phận phòng ban chức năng cùng phối hợp thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình thanh toán với ngời bán (nhà cung cấp), tình hình bảo quản, sử dụng vật liệu trong các quá trình sản xuất kinh doanh nhằm phát hiện ra những bất hợp lý trong khâu lập kế hoạch, quản lý cũng nh sử dụng Từ đó điều chỉnh kế hoạch thu mua hợp lý hơn, đề ra các phơng hớng, giải pháp hoàn thiện hơn cho việc quản lý, sử dụng vật liệu một cách tiết kiệm, hiệu quả nhằm giảm chi phí, hạ giá thành và tăng lợi nhuận của doanh nghiệp.

3 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu.

Trong cơ chế thị trờng, sản phẩm ngày càng đa dạng về chủng loại đòi hỏi khối lợng nguyên vật liệu ngày càng tăng, trong khi đó nguyên vật liệu sản xuất trong nớc cha đủ đáp ứng nhu cầu sản xuất, nhiều nguyên vật liệu còn phải nhập ngoại Vì vậy, cần phải quản lý tốt nguyên vật liệu, tìm biện pháp sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm hợp lý nhng vẫn đảm bảo chất lợng sản phẩm đợc sản xuất ra.

Quản lý tốt nguyên vật liệu sẽ hạn chế đợc những mất mát, h hỏng, giảm bớt những rủi ro thiệt hại xảy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, góp phần giảm bớt chi phí, hạ giá thành sản phẩm và nâng cao hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh Quản lý tốt nguyên vật liệu còn là điều kiện

để xác định hiệu quả kinh doanh và đánh giá tài sản của doanh nghiệp một cách đầy đủ, xác thực đảm bảo tính trung thực khách quan của thông tin trình bày trên các báo cáo tài chính của doanh nghiệp.

Với ý nghĩa đó, việc quản lý nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp đòi hỏi phải chặt chẽ ở nhiều khâu khác nhau từ khâu thu mua, bảo quản tới khâu dự trữ và sử dụng.

- ở khâu thu mua: Nguyên vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất, thờng xuyên biến động, các doanh nghiệp thờng xuyên phải tiến hành thu mua nguyên vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và phục vụ cho những nhu cầu khác doanh nghiệp Khâu thu mua phải quản lý về mặt số lợng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua, thực hiện kế hoạch thu mua đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

- ở khâu bảo quản: Việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại nguyên vật liệu, tránh h hỏng, mất mát, đảm bảo chế độ an toàn là một trong các yêu cầu quản lý nguyên vật liệu.

- ở khâu sử dụng: Sử dụng nguyên vật liệu hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức và dự toán chi phí có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, tăng thu nhập tích luỹ của doanh nghiệp Do vậy, trong khâu này cần phải tổ chức tốt các việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh.

- ở khâu dự trữ : Đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định đợc định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại nguyên vật liệu đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh tiến hành bình thờng, không bị ngừng trệ hay gián đoạn do vịc cung ứng, mua không kịp thời hoặc lâm vào tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều.

4 Yêu cầu và nhiệm vụ của công tác kế toán nguyên vật liệu.

Để cung cấp đầy đủ thông tin về tình hình cung cấp nguyên vật liệu, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu hợp lý tiết kiệm, ngăn ngừa các hiện tợng h hỏng, mất mát và lãng phí nguyên vật liệu, công tác hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp công nghiệp cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Thực hiện việc đánh giá và phân loại nguyên vật liệu phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất và yêu cầu quản trị doanh nghiệp.

- Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ sách kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trang 5

- Tham gia việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình thanh toán với ngời bán và tình hình sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh.

II Phân loại và tính giá nguyên vật liệu

1 Phân loại nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

Vật liệụ sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ, có vai trò, công dụng hết sức khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh Vật liệu cần đợc hạch toán chi tiết theo từng thứ, từng loại, từng nhóm theo cả hiện vật và giá trị Trên cơ sở đó, xây dựng “danh điểm vật liệu” nhằm thống nhất tên gọi, ký - mã hiệu, qui cách, đơn vị tính và giá hạch toán của từng thứ vật liệu Do vậy, cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu nhằm tạo điều kiện cho việc hạch toán và quản lý vật liệu Căn cứ vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất, vật liệu đợc chia thành các loại sau:

Nguyên vật liệu chính: Là những thứ mà sau quá trình gia công, chế biến sẽ thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (kể cả bán thành phẩm mua vào).

- Vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, đợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các t liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức (dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống gỉ, hơng liệu, xà phòng, giẻ lau ).

- Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lợng trong quá trình sản xuất, kinh doanh nh than, củi, xăng dầu, hơi đốt, khí đốt v.v - Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay

thế cho máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ ) mà các doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu t cho xây dựng cơ bản.

- Phế liệu: Là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, gạch, sắt ).

- Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoàI các thứ cha kể trên nh bao bì, vật đóng gói, các loại vật t đặc chủngv.v

Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng đợc yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại vật liệu Tuỳ vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết, cụ thể của từng doanh nghiệp mà mỗi loại vật t trên lại đợc chi tiết thành từng nhóm, từng thứ chi tiết hơn.

2 Tính giá nguyên vật liệu

Tính giá nguyên vật liệu, về thực chất là việc xác nhận giá trị ghi sổ của vật liệu đợc tính theo giá thực tế (giá gốc) Lựa chọn phơng pháp tính giá nguyên vật liệu trong kỳ hợp lý để đảm bảo phản ánh chính xác chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm mới và giá trị dự trữ vật liệu ngày cuối kỳ Vì vậy, tính giá vật liệu là nhiệm vụ không thể thiếu của tổ chức hạch toán, là tiền đề để hình thành hệ thống thông tin chính xác về vật liệu tiêu dùng và dự trữ.

Tính giá vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định Trong công tác hạch toán vật liệu ở các doanh nghiệp công nghiệp, vật liệu đợc tính theo giá thực tế (giá gốc) Giá thực tế của vật liệu là loại giá đợc hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ, chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp.

2.1 Tính giá vật liệu nhập

Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp hay ơng pháp khấu trừ mà trong giá thực tế có thể có thuế VAT (nếu tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp hay không có thuế VAT (nếu tính thuế VAT theo ph-ơng pháp khấu trừ).

ph-• Với vật liệu mua ngoài:

Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn của ngời bán cộng thuế nhập khẩu (nếu có) và các chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho bãI, tiền phạt lu kho, lu hàng, lu bãi ) trừ các khoản giảm giá mua đợc hởng.

• Với vật liệu tự sản xuất:

Tính theo giá thành sản xuất thực tế.• Với vật liệu mua ngoài gia công chế biến:

Giá thực tế gồm giá trị vật liệu xuất chế cùng các chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức ).

• Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia

• Đối với phế liệu thu hồi:

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trang 7

Giá thực tế là giá ớc tính có thể sử dụng đợc hay giá trị thu hồi tối thiểu.

2.2 Tính giá nguyên vật liệu xuất kho.

Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, có thể sử dụng một trong các phơng pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng:

• Phơng pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc.

Theo phơng pháp này, giá thực tế nguyên, vật liệu xuất dùng trong kỳ

đ-ợc tính trên cơ sở số lợng vật liệu xuất kho và giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc.

Ưu điểm:

Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước =

Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ) trư

Lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước)Giá thực tế vật

liệu xuất dùng = Số lượng vật liệu xuất dùng x Giá đơn vị bình quân

Giá đơn vị bình quân

cả kỳ dự trữ Lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳGiá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

- Đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ.

ợc điểm

- Độ chính xác không cao vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu kỳ này.

• Phơng pháp bình quân sau mỗi lần nhập.

Theo phơng pháp này, sau mỗi lần nhập, kế toán phải xác định giá đơn vị bình quân của từng danh điểm vật liệu Giá nguyên, vật liệu xuất kho sẽ chịu ảnh hởng rất lớn vào số lợng và đơn giá của nguyên, vật liệu nhập trớc đó.

Ưu điểm:

Cách tính theo giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập lại khắc phục đợc nhợc điểm của cả hai phơng pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật, phản ánh kịp thời sự biến động của giá cả.

ợc điểm:

Việc tính toán rất phức tạp, tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần, chỉ nên áp dụng đối với các doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập xuất không nhiều và thực hiện bằng kế toán bằng máy vi tính.

b Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc (FIFO):

Theo phơng pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trớc thì xuất ớc, xuất hết số nhập trớc mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất Nói cách khác, cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trớc sẽ đợc dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trớc và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng

tr-Ưu điểm:

- Gần đúng với luồng nhập- xuất vật liệu trong thực tế.

- Phản ánh đợc sự biến động của giá vật liệu tơng đối chính xác.

ợc điểm:

- Làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với những khoản chi phí hiện tại Theo phơng pháp nhập trớc - xuất trớc, doanh thu hiện tại đợc tạo ra bởi giá trị vật liệu đã đợc mua vào từ cách đó rất lâu.

- Khối lợng công việc hạch toán nhiều.

- Phơng pháp này thờng đợc áp dụng ở những doanh nghiệp có ít vật liệu, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều Phơng pháp này cũng thích hợp trong trờng hợp giá cả ổn định hoặc có xu hớng giảm.

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trang 9Giá đơn vị bình quân

sau mỗi lần nhập = Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập Lượng thực tế vật liệu tồn sau mỗi lần nhập

c Phơng pháp nhập sau, xuất trớc (LIFO):

Phơng pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ đợc xuất trớc tiên, ngợc lại với phơng pháp nhập trớc, xuất trớc ở trên Phơng pháp nhập sau, xuất trớc thích hợp trong trờng hợp giá cả có xu hớng tăng lên, lạm phát vì khi đó doanh nghiệp sẽ giảm đợc số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp cho nhà nớc.

Ưu điểm:

- Doanh thu hiện tại đợc phù hợp với nhng khoản chi phí hiện tại.

ợc điểm

- Phơng pháp này bỏ qua việc nhập- xuất vật liệu trong thực tế

- Chi phí quản lý vật liệu của doanh nghiệp có thể cao vì phải mua thêm vật liệu nhằm tính vào giá vốn hàng bán những chi phí mới nhất với giá cao.

- Giá trị vật liệu tồn kho và vốn lu động của doanh nghiệp đợc phản ánh thấp hơn so với thực tế Điều này làm khả năng thanh toán của doanh nghiệp bị nhìn nhận là kém so với khả năng thực tế.

d Phơng pháp trực tiếp (giá thực tế đích danh)

Theo phơng pháp này, vật liệu đợc xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trờng hợp điều chỉnh) Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó Do vậy, ph-ơng pháp này còn có tên gọi là phơng pháp đặc điểm riêng hay phơng pháp giá thực tế đích danh và thờng sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt.

Ưu điểm:

- Tính giá vật liệu xuất kho chính xác.

- áp dụng có hiệu quả trong các doanh nghiệp có số lợng danh điểm nguyên vật liệu ít nhng có giá trị lớn và mang tính đặc thù.

ợc điểm:

- Đòi hỏi công tác quản lý, bảo hànhvà hạch toán chi tiết, tỉ mỉ.

e Phơng pháp giá hạch toán.

Theo phơng pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ đợc tính theo

giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ) Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức:Giá thực tế vật liệu xuất

dùng(hoặc tồn kho cuối kỳ) =

Giá hạch toán Vật liệu xuất dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ) x

Hệ số giá vật liệu

Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý.

Ưu điểm:

Phơng pháp này kết hợp đợc hạch toán chi tiết vật liệu và hạch toán tổng hợp để tính giá vật liệu, không phụ thuộc vào cơ cấu vật liệu sử dụng nhiều hay ít.

III Hạch toán chi tiết nguyên, vật liệu.

Vật liệu trong doanh nghiệp thờng có nhiều chủng loại khác nhau, nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ra ngừng sản xuất, chính vì vậy hạch toán vật liệu phải đảm bảo theo dõi đợc tình hình biến động của từng loại vật liệu Vật liệu là một trong những đối tợng kế toán, là tài sản cần phải đợc tổ chức, hạch toán chi tiết không chỉ về mặt giá trị mà cả về mặt hiện vật, không chỉ ở từng kho mà phải chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ và phải đợc tiến hành đồng thời ở cả kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho.

Hạch toán chi tiết vật liệu đợc hiểu là việc các doanh nghiệp tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và lựa chọn, vận dụng các công tác quản lý tài sản nói chung, quản lý vật liệu nói riêng.

Có nhiều phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu, do vậy mỗi doanh nghiệp tuỳ theo đặc điểm và yêu cầu quản lý vật liệu của mình mà lựa chọn phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu cho phù hợp.

Để kế toán chi tiết vật liệu, các doanh nghiệp sử dụng một số chứng từ ban đầu nh:

- Phiếu nhập kho- (Mẫu 01- VT).- Phiếu xuất kho- (Mẫu 02- VT).

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ- (Mẫu 03- VT).- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm hàng hoá- (Mẫu 08- VT).- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho- (Mẫu 02- BH).

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trang 11Hệ số giá

Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

Số lượng vật liệu tôn đầu kỳ và nhập trong kỳ x Đơn giá vật liệu

- Hoá đơn cớc phí vận chuyển- (Mẫu 03- BH).

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng theo mẫu thống nhất theo qui định của nhà nớc , các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hớng dẫn khác nh:

- Phiếu xuất vật t theo hạn mức- (Mẫu 04- VT).- Biên bản kiểm nghiệm vật t- (Mẫu 05- VT).- Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ- (Mẫu 07- VT)

Việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu đợc sử dụng một trong ba phơng pháp: Phơng pháp thẻ song song, phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển và ph-ơng pháp sổ số d Mỗi phơng pháp có u điểm, nhợc điểm và phạm vi áp dụng riêng nhng dù sao thì các phơng pháp này cũng là sự kết hợp giữa kho và phòng kế toán để theo dõi tình hình biến động tăng, giảm, và tồn kho vật liệu theo cả hai chỉ tiêu số lợng và giá trị.

Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu qui định thống nhất (Mẫu 06- VT) cho từng danh điểm vật liệu và phát cho thủ kho sau khi đã vào sổ đăng ký thẻ kho.

Sổ kế toán chi tiết

Chứng từ xuất

Bảng kê tổng hợp N-X-TGhi hàng ngàyGhi chú

Ưu điểm:

Đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, đảm bảo sự chính xác của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho.

ợc điểm:

Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số ợng Việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạn chế chức năng của kế toán.

l-Điều kiện áp dụng:

áp dụng thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, khối lợng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thờng xuyên và trình độ chuyên môn của các nhân viên kế toán cha cao.

2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.

2.1 Nguyên tắc hạch toán vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.

Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển đợc hình thành trên cơ sở cải tiến một bớc phơng pháp thẻ song

2.2 Trình tự kế toán vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.

Trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển có thể khái quát theo sơ đồ 3

- Việc ghi sổ vẫn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lợng.- Việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán chỉ đợc tiến hành vào cuối tháng, vì vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán.

- Nếu không lập bảng kê nhập, xuất vật liệu thì việc sắp xếp chứng từ nhập, xuất trong cả tháng để ghi sổ đối chiếu luân chuyển để phát sinh nhầm lẫn, sai sót Nếu có lập bảng kê nhập, xuất thì khối lợng ghi chép lớn.

- Theo yêu cầu cung cấp thông tin nhanh phục vụ quản trị hàng tồn kho thì doanh nghiệp không nên sử dụng phơng pháp này, vì muốn lập báo cáo nhanh thì hàng tồn kho cần dựa vào số liệu trên thẻ kho.

Điều kiện áp dụng:

áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp không có nhiều nghiệp vụ nhập, xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày.

Sơ đồ 3 : Trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.

3 Phơng pháp sổ số d

3.1 Nguyên tắc hạch toán vật liệu theo phơng pháp sổ số d.

Phơng pháp sổ số d là một bớc cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu Đặc điểm nổi bật của phơng pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán ở kho, chỉ hạch toán về mặt số lợng và ở phòng kế toán chỉ hạch toán về mặt giá trị của vật liệu, vì vậy đã xoá bỏ đợc sự ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán, tạo điều kiện thực hiện và kiểm tra thờng xuyên một cách có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời.

Thẻ kho

Chứng từ nhập

Sổ đối chiếuluân chuyển

Chứng từ xuất

Ghi chú

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu, kiểm tra

Bảng kêxuấtBảng kê

nhập

3.2 Trình tự kế toán vật liệu theo phơng pháp sổ số d

Trình tự kế toán chi tiết đợc khái quát trên sơ đồ số 4.

Sơ đồ 4: Trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ số d

Điều kiện áp dụng:

Phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật liệu, nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu nhiều, dùng giá hạch toán để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu và yêu cầu trình độ kế toán cao.

IV Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu.

Để hạch toán vật liệu nói riêng và các loại hàng tồn kho khác nói chung, kế toán có thể áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên hoặc phơng pháp kiểm kê định kỳ Việc sử dụng phơng pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trang 15Phiếu giao nhận

chứng từ nhập

Bảng luỹ kế nhập

Bảng kê tổng hợp N – X – T

Chứng từ xuất

Phiếu giao nhận chứng từ xuất

Bảng luỹ kế xuất

Ghi chú Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu, kiểm traChứng từ nhập

Thẻ kho

Sổ số dư

của doanh nghiệp, vào yêu cầu của công tác quản lý và vào trình độ cán bộ kế toán của doanh nghiệp là tài sản lu động của doanh nghiệp tồn tại dới hình thái vật chất, bao gồm nguyên-vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hoá Những thứ này có thể do doanh nghiệp mua ngoài hay tự sản xuất và đợc dùng để phục vụ cho quá trình sản xuất sản phẩm hay thực hiện việc cung cấp lao vụ, dịch vụ hay để bán.

Căn cứ vào giấy báo nhận hàng, khi hàng về đến nơi, doanh nghiệp có trách nhiệm lập ban kiểm nghiệm để kiểm nghiệm vật t thu mua cả về số lợng, chất lợng, qui cách, mẫu mã Ban kiểm nghiệm sẽ căn cứ vào kết quả kiểm nghiệm thực tế để ghi vào “Biên bản kiểm nghiệm vật t”, sau đó, bộ phận cung ứng sẽ lập “Phiếu nhập kho vật liệu” trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm rồi giao cho thủ kho Thủ kho sẽ ghi sổ số thực tế nhập kho vào phiếu rồi chuyển lên phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ Trong trờng hợp phát hiện thừa, thiếu, sai qui cách thì thủ kho phải báo ngay cho bộ phận cung ứng biết và cùng ngời giao hàng lập biên bản.

Khi xuất kho vật liệu với các mục đích khác nhau, kế toán sử dụng chứng từ khác nhau Trong trờng hợp xuất kho vật liệu không thờng xuyên với số lợng ít thì sử dụng “Phiếu xuất vật t” Phiếu này đợc lập làm 3 liên, 1 liên giao cho bộ phận lĩnh vật t, 1 liên giao cho bộ phận cung ứng vật t và 1 liên giao cho thủ kho để ghi vào kho thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán.

Trong trờng hợp vật t xuất thờng xuyên trong tháng và doanh nghiệp đã lập đợc định mức tiêu hao vật t cho sản phẩm thì sử dụng “Phiếu xuất vật t theo hạn mức” Phiếu này đợc lập thành 2 liên, 1 liên giao cho thủ kho, 1 liên giao cho đơn vị lĩnh, sau mỗi lần xuất kho, thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ kho Cuối tháng hoặc sau khi đã xuất hết hạn mức, thủ kho phải thu lại phiếu của đơn vị lĩnh, kiểm tra đối chiếu với thẻ kho, ký và chuyển 1 liên cho bộ phận cung ứng, liên còn lại chuyển cho phòng kế toán.

Đối với trờng hợp xuất bán vật liệu, bộ phận cung ứng sẽ lập “Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho” lập thành 3 liên: 1 liên lu lại ở phòng cung ứng, 1 liên giao cho khách hàng và 1 liên thủ kho ghi vào thẻ kho và chuyển lên cho phòng kế toán.

Trờng hợp xuất kho vật liệu để gia công chế biến, di chuyển nội bộ, doanh nghiệp sử dụng “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ”.

1 Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khai ờng xuyên.

th-Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thờng xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho Phơng pháp này đợc sử dụng phổ biến hiện nay ở nớc ta vì những tiện ích của nó Tuy nhiên, với những

doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t, hàng hoá có giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phơng pháp này sẽ rất tốn nhiều công sức Song, phơng pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật Theo phơng pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào, kế toán cũng có thể xác định đợc lợng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và nguyên, vật liệu nói riêng.

Để hạch toán nguyên, vật liệu, kế toán sử dụng các tài khoản nh sau:

- Tài khoản 152 - Nguyên liệu, vật liệu”: Tài khoản này đợc dùng để

theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của các nguyên, vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ tuỳ theo yêu cầu quản lý và phơng tiện tính toán.

Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá thực tế của nguyên vật liệu trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện, đánh giá tăng )

Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên, vật liệu trong kỳ theo giá thực tế (xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn liên doanh, thiếu hụt, giảm giá đợc hởng ).

D Nợ: Giá thực tế của nguyên, vật liệu tồn kho.

- Tài khoản 151 - Hàng mua đi đờng: Tài khoản này dùng theo dõi các

loại nguyên, vật liệu, công cụ, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhng cuối tháng cha về nhập kho (kể cả số đang gửi kho ngời bán).

Bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đờng tăng.

Bên Có: Phản ánh giá trị hàng đi đờng kỳ trớc đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận khác sử dụng hoặc giao cho khách hàng.

D Nợ: Giá trị hàng đang đi đờng (đầu và cuối kỳ).

Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác nh 133, 331, 111, 112.

Căn cứ vào giấy báo nhận hàng, nếu xét thấy cần thiết, khi hàng về đến nơi, có thể lập ban kiểm nhận để kiểm nhận vật liệu thu mua cả về số lợng, chất lợng, quy cách Ban kiểm nhận căn cứ vào kết quả thực tế ghi vào “Biên bản kiểm nhận vật t” Sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập “Phiếu nhập kho” vật t trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nhận rồi giao cho thủ kho Thủ kho sẽ ghi số vật liệu thực nhập vào phiếu rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ Trờng hợp phát hiện thừa, thiếu, sai quy cách, thủ kho phải báo cho bộ phận cung ứng biết và cùng ngời giao lập biên bản.

Các chứng từ đợc sử dụng trong hạch toán vật liệu ở các doanh nghiệp ờng bao gồm: Hoá đơn bán hàng (nếu tính thuế theo phơng pháp trực tiếp), Hoá đơn giá trị gia tăng (nếu tính thuế theo phơng pháp khấu trừ), Phiếu xuất kho

th-Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trang 17

kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu nhập kho, phiếu xuất vật t theo hạn mức, tuỳ theo nội dung nghiệp vụ cụ thể.

2 Hạch toán tổng hợp tình hình biến động tăng vật liệu

2.1 Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp.

Trình tự hạch toán tổng hợp tình hình biến động tăng vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên và tính thuế GTGT trực tiếp đợc khái quát qua sơ đồ 5.

Sơ đồ 5: Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên (tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp).

2.2 Hạch toán tình hình biến động tăng đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.

Đối với các cơ sở kinh doanh đã có đủ điều kiện để tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ (thực hiện việc mua, bán hàng hoá có hoá đơn, chứng từ ghi chép kế toán đầy đủ), thuế VAT đầu vào đợc tách riêng, không ghi vào giá thực tế của vật liệu Nh vậy, khi mua hàng, trong tổng giá thanh toán phải trả cho ngời bán, phần giá mua cha thuế đợc ghi tăng giá vật liệu, còn phần thuế VAT đầu vào đợc ghi vào số đợc khấu trừ

Trình tự hạch toán các nghiệp vụ tăng vật liệu đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ đợc khái quát qua sơ đồ số 4, nh sau:

Sơ đồ 6: Hạch toán tổng quát vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên (tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ)

Tăng do mua ngoài( Tổng giá thanh toán)TK 411, 222…

Vật liệu tăng do các nguyên nhân khác

TK 621TK 331, 111, 112,

Xuất để chế tạo sản phẩm

TK 627, 641, 642 Xuất cho nhu cầu khác ở PX, xuất

phục vụ bán hàng, QL, XDCB

TK 632Xuất bán NVL

TK 151TK 111, 331

Mua NVL NVL đi đường về nhập khoTK 152

TK 621 Tăng do mua ngoài

TK 1331Thuế VAT được khấu trừ

TK 151

Hàng đi đường kỳ trướcTK 411

Nhận cấp phát tặng thưởng, góp vốn liên TK 642, 3381.

Thừa phát hiện khi kiểm kêTK 128, 222

Nhận lại vốn góp liên doanh

Xuất để chế tạo sản phẩm

TK 627, 641, 642 Xuất cho CPSX chung,

BH, QL, XDCB

TK 128, 222Xuất góp vốn liên doanh

TK 154Xuất thuê ngoài gia công chế biến

TK 1381, 642 Thiếu phát hiên qua kiểm kê

TK 412TK 412Đánh giá giảmTK 133

Xuất bán NVLCK được

hưởng từ người mua

ĐG tăngTK 331, 111,

TK 711

3 Hạch toán vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ3.1 Khái niệm và tài khoản sử dụng

Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi một cách ờng xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật t, hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định l-ợng tồn kho thực tế Từ đó, xác định lợng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác trong kỳ theo công thức:

th-Giá trị vật liệu xuất dùng trong kỳ

Giá trị vật liệu tồn kho đầu kỳ

Tổng giá trị vật liệu tăng thêm trong kỳ

-Giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trang 19

Độ chính xác của phơng pháp này không cao mặc dù tiết kiệm đợc công sức ghi chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại hàng hoá, vật t khác nhau, giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán Theo phơng pháp này kế toán sử dụng các tài khoản sau:

Tài khoản 611 “Mua hàng” (tiểu khoản 6111-Mua nguyên, vật liệu): Dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm, nguyên vật liệu, theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua).

Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên, vật liệu, tồnkho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ.

Bên Có: Phản ánh giá thực tế vật liệu xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt trong kỳ và tồn kho cuối kỳ.

Tài khoản 6111 cuối kỳ không có số d và thờng đợc mở chi tiết theo từng loại vật t, hàng hoá.

Tài khoản 152 “ Nguyên liệu, vật liệu”: Dùng để phản ánh giá trị thực tế nguyên, vật liệu tồn kho, chi tiết theo từng loại.

Bên Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ.

Bên Có: Kết chuyển giá trị thực tế vật liệu tồn đầu kỳ.D Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho.

Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi trên đờng”: Dùng để phản ánh trị giá số hàng mua (đã thuộc sở hữu của đơn vị) nhng đang đi đờng hay đang gửi bán tại kho ngời bán, chi tiết theo từng loại hàng, từng ngời bán.

Bên Nợ: Giá thực tế hàng đang đi đờng cuối kỳ.

Bên Có: Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đờng đầu kỳ.D Nợ: Giá thực tế hàng đang đi đờng.

Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản có liên quan khác nh :133, 331, 111, 112 Các tài khoản này có nội dung kết cấu giống nh phơng pháp kê khai thờng xuyên.

3.2 Phơng pháp hạch toán

3.2.1 Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ và tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp.

Quá trình hạch toán vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ tiến hành theo trình tự có thể khái quát qua sơ đồ 7.

Sơ đồ 7: Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ (tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp).

3.2.2 Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ và tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.

Trình tự hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ và tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ đợc khái quát qua sơ đồ 8.

Sơ đồ 8: Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ (tính thuế theo phơng pháp khấu trừ)

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trang 21

TK 151, 152TK 611Giá trị vật liệu, dụng cụ tồn đầu kỳ, chưa sử dụng

TK 151, 152, 153

Giá trị vật liệu, dụng cụ tồn cuối kỳTK 111, 112, 331Giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại

TK 621, 627Giá thực tế vật liệu, dụng cụ xuất dùngTK 111, 112, 331, 411…

GT vật liệu, dụng cụ tăng thêm trong kỳTK 711

CK mua Hàng được

TK 151, 152DĐK

TK 611Giá trị vât liệu, tồn đầu

kỳ, chưa sử dụng

Giá trị vật liệu, dụng cụ mua vào trong kỳ

TK 1331Thuế VAT đư

ợc khấu trừTK 411

Nhận vốn liên doanh, cấp phát tặng thưởngTK 412

Đánh giá tăng vật liệu

TK 151, 152, 153Giá trị vật liệu tồn cuối kỳ

TK 111, 112, 331Giảm giá được hưởng và giá trị

hàng mua trả lại

TK 138, 334, 821, 642Giá trị thiếu hụt, mất mát

TK 711

CK mua hàng được hưởng

TK 111, 112, 331

V Kế toán thừa thiếu vật liệu khi kiểm kê và dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

1 Kế toán thừa thiếu vật liệu khi kiểm kê.

Định kỳ hoặc đột xuất, doanh nghiệp có thể thành lập ban kiểm kê tài sản để kiểm tra tại chỗ tình hình tài sản hiện có của doanh nghiệp nói chung và của vật liệu nói riêng Khi kiểm kê có thể phát hiện vật liệu thừa hoặc thiếu hụt, kém phẩm chất, thì doanh nghiệp phải truy tìm nguyên nhân để có biện pháp xử lý kịp thời Đồng thời tuỳ theo từng nguyên nhân cụ thể và quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền mà kế toán sử dụng một số các tài khoản sau để ghi sổ tuỳ theo từng trờng hợp cụ thể bao gồm: các tài khoản chi phí TK 621, 627, 641, 642, TK 111, 334, 138(1, 8), 338 (1), 721, và các tài khoản ngoài bảng 002.

Có thể khái quát nội dung hạch toán vật liệu thừa thiếu khi kiểm kê qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 9:Hạch toán vật liệu thừa khi kiểm kê.

Ghi chú:

(1) : Vật liệu thừa xác định là của doanh nghiệp.(2) Vật liệu thừa cha rõ nguyên nhân chờ xử lý.(3) Vật liệu thừa là của đơn vị khác.

(4) Vật liệu thiếu do cân, đong, đo, đếm, sai.TK 152

Vật liệu thiếu trong định mức hay ngoài định mức nhng đợc cấp có thẩm quyền cho phép tính vào chi phí kinh doanh.

(5) Yêu cầu ngời phạm lỗi bồi thờng số vật liệu thiếu.(6) Vật liệu thiếu cha rõ nguyên nhân chờ xử lý.

Vi Hạch toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu.

1 Khái niệm và ý nghĩa của dự phòng.

Dự phòng là việc ghi nhận trớc một khoản chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn so với giá ghi sổ kế toán của nguyên vật liệu Từ đó, phản ánh giá trị thực của vật liệu tại thời điểm cuối năm.

Việc lập dự phòng có ý nghĩa quan trọng cả trên phơng diện kinh tế và phơng diện tài chính Trên phơng diện kinh tế, việc lập dự phòng giúp doanh nghiệp phản ánh chính xác hơn giá trị thực tài sản của doanh nghiệp Dự phòng đợc ghi nhận nh một khoản chi phí làm giảm lợi nhuận trớc thuế, do đó giảm thuế thu nhập doanh nghiệp Trên phơng diện tài chính, dự phòng có tính chất nh một nguồn tài chính của doanh nghiệp, tạm thời nằm trong các tài sản lu động trớc khi sử dụng thực thụ Nếu doanh nghiệp tích luỹ đợc một số đáng kể, số này đợc sử dụng để bù đắp các khoản giảm giá tài sản thực sự phát sinh và tài trợ cho các khoản chi phí khi các chi phí này phát sinh ở niên độ sau.

2 Phơng pháp xác định dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Theo thông t 107 / 2001 / TT-BTC ngày 31/12/2001 hớng dẫn chế độ trích lập và sử dụng khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, thì:

Doanh nghiệp phải căn cứ vào tình hình giảm giá, số lợng tồn kho thực tế của từng loại vật t hàng hoá để xác định mức dự phòng theo công thức:

Mức dự phòng giảm giá NVL cho năm kế hoạch

Số lợng NVL tồn kho giảm giá tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm

Chênh lệch giữa hoá đơn ghi trên sổ kế toán và trên thị tr-ờng tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm

Giá thực tế trên thị trờng của các loại vật t, thành phẩm, hàng hoá tồn kho giảm giá tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm là giá cả có thể mua hoặc bán đợc trên thị trờng.

Việc lập dự phòng phải tiến hành riêng cho từng loại vật t hàng hoá bị giảm giá và tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng giảm giá vật t hàng hoá tồn kho của doanh nghiệp vào bảng kê chi tiết Bảng kê là căn cứ để hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.

3 Phơng pháp hạch toán

* TK hạch toán.

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trang 23

- Tài khoản 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”.- Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng.

- Bên Có: Lập dự phòng.

- D Có: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo thông t số BTC ngày 31/12/2001 quy định nh sau:

107/2001/TT-Cuối năm, doanh nghiệp có vật t hàng hoá tồn kho bị giảm giá so với giá trị ghi trên sổ kế toán, thì phải trích lập dự phòng giảm giá vật t hàng hoá tồn kho theo các quy định nh đã trình bày ở trên, kế toán sẽ ghi:

Nợ TK 642 (6426).Có TK 159.

Nếu số dự phòng giảm giá phải trích lập cho năm kế hoạch bằng số d khoản dự phòng năm trớc đã trích, thì doanh nghiệp không phải trích lập khoản dự phòng giảm giá vật t hàng hoá tồn kho vào chi phí quản lý doanh nghiệp.

Nếu số dự phòng giảm giá phải trích lập cao hơn số d khoản dự phòng giảm giá vật t hàng hoá tồn kho đã trích lập năm trớc thì doanh nghiệp trích thêm vào chi phí quản lý doanh nghiệp phần chênh lệch giữa số phải trích lập cho năm kế hoạch với số d khoản dự phòng đã trích lập năm trớc Kế toán ghi nh sau:

Nợ TK 642 (6426): Số chênh lệchCó TK 159

Ngợc lại, nếu số dự phòng giảm giá phải trích lập cho năm kế hoạch thấp hơn số d khoản dự phòng giảm giá vật t hàng hoá đã trích lập năm trớc, thì doanh nghiệp phải hoàn nhập vào thu nhập khác phần chênh lệch giữa số d khoản dự phòng đã trích lập năm trớc với số dự phòng phải trích lập cho năm kế hoạch.

Nợ TK 159: Số chênh lệch.Có TK 721.

Sơ đồ 10 :Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Ghi chú :

(1) : Hoàn nhập dự phòng vào cuối niên độ kế toán.

(2) : Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho năm sau.

TK 159

VII Chuẩn mực kế toán quốc tế với kế toán nguyên vật liệu.

Theo chuẩn mực quốc tế IAS, nguyên vật liệu là một trong những loại hàng tồn kho và nó đợc quản lý, hạch toán theo phơng pháp kế toán hàng tồn kho tức là dựa trên nguyên tắc nguyên giá Điều chủ yếu trong kế toán nguyên vật liệu là nó đợc hạch toán nh một tài sản cho đến khi chi phí sản xuất hoặc doanh thu (trờng hợp bán vật liệu cho doanh nghiệp khác) có liên quan đợc ghi nhận IAS cung cấp hớng thực tế về việc xác định giá phí, hạch toán nguyên vật liệu vào chi phí, cung cấp các công thức tính trị giá nguyên vật liệu tồn kho.

Phần này của nghiên cứu sẽ tập trung làm rõ các chuẩn mực kế toán quốc tế về hạch toán nguyên vật liệu.

1 Xác định giá phí nhập kho nguyên vật liệu.

Khi nguyên vật liệu đợc mua về nhập kho thì tuỳ từng thứ, từng loại cụ thể mà nó có thể đợc sử dụng ngay vào sản xuất sản phẩm hay phải qua chế biến trớc khi dựa vào sản xuất hoặc nhập kho hay đem bán (coi nh hàng hoá0 và ứng với mỗi loại nguyên vật liệu nh vậy chuẩn mực kế toán quốc tế số 2 (IAS) lại có quy định giá phí nhập kho riêng với cơ cấu và cách tính giá khác nhau.

Theo IAS2 các yếu tố cấu thành giá phí nhập kho gồm:- Tổng chi phí mua.

- Chi phí chế biến (nếu có).- Các chi phí khác.

• Tổng chi phí mua: Theo IAS2, tổng chi phí mua gồm:- Giá mua ghi trên hoá đơn.

Các chi phí liên quan đến mua nguyên vật liệu: + Thuế nhập khẩu và các thứ thuế khác (nếu có) + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ.

+ Các chi phí khác phân bổ trực tiếp vào việc mua nguyên vật liệu.- Giảm giá thơng mại

- Chiết khấu.• Chi phí chế biến:

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trang 25

Các chi phí liên quan đến chế biến nguyên vật liệu trớc khi nhập kho cũng đợc tính vào giá phí nhập kho nguyên vật liệu Các chi phí này bao gồm: Chi phí nhân công chế biến, khấu hao máy móc dùng để gia công chế biến • Các chi phí khác:

Nguyên tắc phân bổ: Các chi phí khác đợc tính vào giá phí tồn kho là các chi phí mà doanh nghiệp phải chịu để đa hàng về địa điểm và trạng thái hiện tại.• Chi phí tài chính:

Theo chuẩn mực quốc tế IAS2, trong một vài trờng hợp đặc biệt chi phí tài chính có thể đợc tính vào giá phí tồn kho nguyên vật liệu, chẳng hạn nh chi phí đó có liên quan đến việc nhập kho nguyên vật liệu, hoặc chi phí tài chính đó có thể mang lại lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp trong tơng lai.

2 Phơng pháp tính giá vật liệu xuất kho.

Theo IAS2, trớc hết để tính giá vật liệu xuất kho, kế toán cần phải phân biệt đợc hai loại nguyên vật liệu là nguyên vật liệu nhận diện đợc và nguyên vật liệu không nhận diện đợc, vì phơng pháp tính giá sẽ khác nhau.

• Loại nguyên vật liệu nhận diện đợc: Đối với các loại vật liệu nhận diện đợc thì giá xuất kho bao gồm tất cả các giá phí đích thực của nó.

• Loại nguyên vật liệu giống nhau, không nhận diện đợc: Đối với loại này, IAS2

Đa ra 2 công thức:- Công thức chuẩn:

+ Nhập trớc, xuất trớc (FIFO) + Bình quân gia quyền (CMP).

- Công thức thay thế chấp nhận đợc: đó là công thức “Nhập sau - xuất trớc” (LIFO) Nếu sử dụng phơng pháp LIFO thì cần phải có một số thông tin nh: Các báo cáo tài chính phải cho biết chênh lệch giã giá trị tồn kho trên báo cáo tài sản hoặc gía trị thấp nhất đợc tính theo một trong hai công thức “chuẩn” (FIFO,CMP) và giá trị có thể bán đợc thuần (là giá trị ớc tính có thể bán đợc trong điều kiện bình thờng trừ đi chi phí ớc tính để hoàn thành sản phẩm và những chi phí khác để bán hàng sau này ); hoặc giá trị thấp nhất giữa giá phí

hiện tại trong ngày kế toán và giá có thể bán đợc thuần (hay giá lợi ích trong việc dùng ).

3 Xác định giá trị nguyên vật liệu tại một thời điểm kế toán

* Nguyên tắc :Theo chuẩn mực kế toán IAS2, vào một thời điểm kế toán

giá trị nguyên vật liệu đợc đánh giá trên cơ sở giá thấp nhất giữa giá phí nhập kho và giá có thể bán đợc thuần

* Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu

- Các nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất không đợc giảm giá nên thành phẩm đợc sản xuất từ nguyên liệu đó đợc bán với giá bằng hoặc cao hơn giá thành của nó

- Trong trờng hợp giảm sút giá mua trên thị trờng làm cho giá phí thành phẩm cao hơn giá thành có thể bán đợc thuần thì giá trị ghi sổ kế toán của nguyên vật liệu này phải đợc giảm xuống bằng giá cóthể bán đợc thuần của nó Trong trờng hợp này, giá mua vào của nguên vật liệu có thể coi là giá bán đợc thuần của nó

4 Điểm khác biệt giữa chuẩn mực kế toán quốc tế với hệ thống kế toán Việt Nam trong hạch toán nguyên vật liệu

Sự khác nhau cơ bản giữa chuẩn mực kế toán quốc tế với hệ thống kế toán Việt Nam trong hạch toán nguyên vật liệu đợc thể hiện ở những điểm sau :

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trang 27

Hệ thống kế toán Việt Nam

• Tính giá vật liệu

Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho ợc xác định bằng một trong các phơng pháp sau:

đ Phơng pháp bình quân gia quyền.

- Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc.

- Phơng pháp giá thực tế đích danh.

- Phơng pháp giá hạch toán.• Thiếu hụt nguyên vật liệu phát hiện

do kiểm kê:

- Phải ghi Nợ TK 138 chờ xử lý.

• Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Dự phòng cho nguyên vật liệu tồn kho đợc tính vào cuối niên độ kế toán và tr-ớc khi lập báo cáo tài chính.

Chuẩn mực kế toán quốc tế

Giá thực tế vật liệu xuất kho sử dụng phơng pháp nhập trớc, xuất trớc hoặc bình quân gia quyền, hoặc nhập sau xuất trớc (LIFO).

- Đa vào khoản lãi lỗ.

Dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc lập ngay sau khi cấp quản lý nhận thấy giá trị bị giảm.

VIII Đặc điểm hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại một số nớc trên thế giới.

Trong những năm gần đây, tuy công tác kế toán của Việt Nam có nhiều thay đổi để phù hợp với nền kinh tế thị trờng nhng việc hạch toán kế toán nói chung cũng nh việc hạch toán nguyên vật liệu nói riêng về cơ bản phù hợp với những đặc điểm giống với kế toán quốc tế đa ra Do vậy kế toán Việt Nam có nhiều đặc điểm giống với kế toán các nớc trên thế giới Tuy nhiên cũng có nhiều sự khác nhau do việc áp dụng các chuẩn mực kế toán quốc tế vào hạch toán kế toán quốc tế vào hạch toán kế toán ở mỗi nớc còn tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh tế của nớc đó.

Một số mô hình hạch toán nguyên vật liệu của một số nớc trên thế giới, cụ thể là hạch toán kế toán nguyên vật liệu ở Pháp và Mỹ.

1 Kế toán Pháp.

Theo kế toán Pháp, khi mua nguyên vật liệu:

- Giá mua đợc hạch toán là giá thực tế, tức là tổng số tiền ghi trên hoá đơn trừ đi các khoản giảm giá, bớt giá, giá mua không bao gồm các khoản thuế phải trả.

- Đối với các khoản chiết khấu đợc ngời bán chấp nhận, mặc dù đã đợc trừ thẳng trên hoá đơn cũng đợc gộp vào giá mua để hạch toán Khoản chiết khấu mua hàng này sau đó ghi nh khoản lợi tức tài chính.

- Các khoản phụ phí đi mua có thể tập hợp trực tiếp vào tài khoản mua hàng liên quan hay tập hợp vào TK 608.

- Khác với kế toán Việt Nam, theo kế toán Pháp toàn bộ số tiền mua nguyên vật liệu đợc tính hết vào chi phí kinh doanh trong kỳ Do đó cuối kỳ cần xác định chênh lệch tồn kho nguyên vật liệu để tính ra chi phí xuất sử dụng thực tế nguyên vật liệu trong kỳ.

NVL xuất

trong kỳ = NVL nhập trong kỳ + Tồn kho NVL đầu kỳ - Tồn kho NVL cuối kỳNh vậy, nếu số tồn kho nguyên vật liệu đầu kỳ > tồn kho nguyên vật liệu cuối kỳ thì phải cộng thêm số chênh lệch Ngợc lại, nếu số tồn kho nguyên vật liệu đầu kỳ < cuối kỳ thì phải trừ đi số chênh lệch Cách hạch toán có thể đợc khái quát qua sơ đồ 11 và sơ đồ số 12.

Sơ đồ 11 : Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên, vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên trong hệ thống kế toán Pháp

Sơ đồ 12 : Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên, vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ trong hệ thống kế toán Pháp

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trang 29TK 530, 512, 401TK 601

TK 4456

TK 128

TK 6031

TK 31Khi mua vật liệu

TVA được KT

KC tổng trị giá hàng mua (cuối kỳ)

Khi nhập khoKhi xuất khoKC chênh lệch

KC chênh lệch

TK 128TK 601

KC tổng trị giá hàng mua

TK 4456TK 530, 512,

Mua VL nhập kho

TVA được

KC chênh lệchKC chênh lệch

2 Kế toán Mỹ

Kế toán Mỹ sử dụng tài khoản “tồn kho nguyên vật liệu” để theo dõi tình hình biến động của nguyên vật liệu qua kho Tài khoản này thờng có số d nợ tại thời điểm đầu và cuối kỳ Đồng thời trong kỳ, khi các nhà máy sản xuất có nhu cầu về NVL thì căn cứ vào chừng từ “Nhu cầu nguyên vật liệu”, thủ kho xuất giao nguyên vật liệu cho sản xuất.

Biểu 1: Nhu cầu nguyên vật liệu

Nhu cầu nguyên vật liệu

Trình tự hạch toán nguyên vật liệu của Mỹ theo hai phơng pháp : Kiểm kê định kỳ và kê khai thờng xuyên đợc khái quát qua các sơ đồ số 13 và số 14.

Sơ đồ 13 : Hạch toán tổng hợp nguyên, vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên trong hệ thống kế toán Mỹ

Người yêu cầu

Người xuất Số phiếu yêu cầu nguyên vật liệuCông việc số:

Ngày tháng năm

Xuất VL cho TT SX

TK PT người CCTK Tiền mặt TK Nguyên, vật liệu TK CP SXKD DD

chung toàn DNXuất VL cho BHXuất VL cho QLbảo dưỡng tại PXSXMua VL bằng TM

Mua VL chịu

NVL trả lại NBhoặc được GG

Sơ đồ 14 : Hạch toán tổng hợp nguyên, vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ trong hệ thống kế toán Mỹ

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trang 31TK nguyên, vật liệu TK CP NVL TT

TK mua nguyên, vật liệu

KC giá trị VL tồn kho cuối kỳ

TK Giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại

TK Chiết khấu mua hàng

Kc chiết khấu Thanh toán được hưởng

K/C giảm giá hàng mua

và hàng mua trả lại

TK PTNBNVL trả lại

người bánhoặc được giảm giá

CK mua hàng

được hưởng

IX Tổ chức hệ thống sổ sách để hạch toán vật liệu.Tuỳ thuộc vào hình thức sổ đợc vận dụng ở doanh nghiệp mà việc hạch toán tổng hợp vật liệu đợc thực hiện trên hệ thống sổ sách khác nhau Cụ thể:

1 Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ nhật ký chung

Theo hình thức này, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải đợc ghi vào sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian và định khoản kế toán nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh Hình thức sổ này bao gồm các loại sổ chủ yếu sau:

• Sổ nhật ký chung.• Sổ cái

• Các thẻ kho, sổ kế toán chi tiết.

Sơ đồ 15 Sơ đồ hạch toán kế toán nguyên vật liệu theo hình thức Nhật ký chung.

Bảng cân đối số phát sinh

Các sổ, thẻ chi tiết v.l, t.t với người bán Nhật ký

Chứng từ gốcPNK, PXK

Bảng tổng hợp chi tiếtSổ cái TK

152,151,331

2 Đối với doanh nghiệp áp dùng hình thức nhật ký sổ cái

Theo hình thức này, các nghiệp vụ phát sinh đều phải đợc ghi theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất gọi là nhật ký sổ cái.

Hình thức sổ này bao gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau:• Nhật ký sổ cái.

• Các thẻ kho, sổ kế toán chi tiết.

Trình tự hạch toán vật liệu theo hình thức nhật ký - sổ cái đợc thực hiện theo sơ đồ số 16

Sơ đồ 16: Hạch toán vật liệu theo hình thức Nhật ký -Sổ cái

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trang 33Nhật ký - sổ cái

Sổ quĩ

Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Báo cáo tài chínhChứng từ gốc

PNK, PXK, BBKN VL

Bảng tổng hợp chứng từ gốc

Bảng tổng hợp chi tiết

3 Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ

Đặc điểm chủ yếu của hình thức sổ này là mọi nghiệp vụ kế toán phát sinh đều phải căn cứ vào chứng từ gốc, lập chứng từ ghi sổ trớc khi ghi sổ kế toán.Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:

- Ghi theo trình từ thời gian đợc thực hiện trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.

- Ghi theo nội dung kinh tế đợc thực hiện trên sổ cái.

Chứng từ ghi sổ là do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại có cùng nội dung kinh tế Chứng từ ghi sổ đợc đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và các chứng từ gốc đính kèm phải đợc kế toán trởng duyệt trớc khi ghi sổ kế toán.

Hình thức sổ này bao gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau:- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.

- Sổ cái.

- Các thẻ kho, sổ kế toán chi tiết.

Trình tự hạch toán nguyên vật liệu theo hình thức chứng từ - ghi sổ đợc khái quát qua số 17.

Sơ đồ 17: Trình tự hạch toán vật liệu theo hình thức chứng từ - ghi sổ

Chứng từ gốc

Bảng tổng hợp chứng từ gốc

Sổ cái TK 152,151,331 Sổ quĩ

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Bảng TH chi tiếtChứng từ ghi sổ

Sổ, thẻ chi tiết v.l, t/t với ngời bán

Bảng cân đối số phát sinh

4 Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ:

Đặc điểm cơ bản của hình thức sổ này là tổ chức sổ sách theo nguyên tắc tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo một vế của tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng (Thực tế tổ chức sổ nhật ký - chứng từ theo bên có và tổ chức phân tích chi tiết theo vế nợ của tài khoản đối ứng).

Các sổ sách chủ yếu của hình thức ghi sổ này là:• Nhật ký chứng từ

• Bảng kê.• Sổ cái.

• Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

Trình tự hạch toán vật liệu theo hình thức nhật ký - chứng từ đợc thực hiện theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 18: Hạch toán nguyên vật liệu theo hình thức nhật ký -chứng từ

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trang 35

NK - CT 1,2,5,6,7.

Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo tài chính

PNK, PXK, Bảng phân bổ vật liệu, CCDC

t/t với người bán

Sổ cái TK 152

1.1 Sự hình thành và phát triển của Xí nghiệp.

Xí nghiệp sản xuất và cung ứng vật t Hà Nội trớc là xí nghiệp dịch vụ Hà Nội là đơn vị sản xuất và kinh doanh trực thuộc Công ty hoá chất Mỏ thuộc Tổng Công ty Than Việt Nam đợc thành lập căn cứ quyết định số 908

TVN/TCNS ngày 8 tháng 6 năm 1995 của Tổng Giấm đốc Công ty Than Việt Nam và căn cứ quyết điịnh số 35 HCM/TCNS ngày 15 tháng 4 năm 1995 của Giám đốc công ty HCM về phân cấp quản lý các xí nghiệp thành viên trong công ty cùng với các đề nghị của ban xây dựng nghiệp vụ phòng phân xởng xí nghiệp, trởng phòng tài chính, hành chính xí nghiệp.

Xí nghiệp sản xuất và cung ứng vật t Hà Nội là đơn vị trực thuộc Công ty hoá chất Mỏ chuyên sản xuất các vật liệu cung ứng làm nguyên liệu phụ kiện để sản xuất các vật liệu nổ cung cấp cho các đơn vị tốt chức đợc phép sử dụng vật liệu nổ để khai thác, chế tạo sản xuất nh ngành khai thác than, khai thác thuỷ sản, địa chất

Xí nghiệp đợc nhận vốn và kim khí do công ty hoá chất Mỏ cấp phát để tự sản xuất và kinh doanh, do đó nhiệm vụ của xí nghiệp là bảo toàn vốn công ty giao, đồng thời phát huy vốn trong sản xuất kinh doanh Phấn đấu lấy thu bù chi có lãi.

Cụ thể là xí nghiệp có chức năng sản xuất dây điện nối kíp điện và các dây điện dân dụng sản xuất bao bì hoá chất mỏ Sản xuất các mặt hàng may mặc các loại, bao gồm may bảo hộ lao động, trang bị bảo hộ lao động khác, may hàng xuất khẩu Làm dịch vụ vật t, thiết bị, vật liệu xây dựng trong công ty, trong ngành than và các ngành khác Tổ chức cung ứng các sản phẩm do xí nghiệp sản xuất đến tận nơi tiêu thụ, thực hiện các dịch vụ khách sạn, dịch vụ du lịch lữ hành đa đón công nhân viên chức ngành than tham quan du lịch trong cả nớc.

Từ khi thành lập đến nay, Xí nghiệp thờng xuyên tổ chức đào tạo tại chỗ, gửi đào tạo để cán bộ có đủ năng lực trình độ thực hiện nhiệm vụ trớc mắt và lâu dài đạt tiêu chuẩn quốc gia của công ty, tổng công ty đặt ra Bên cạnh hoạt động giáo dục, đào tạo bồi dỡng tay nghề của cán bộ công nhân viên chức, xí nghiệp cũng rất quan tâm, chăm lo đời sống vật chất tinh thần của ngời lao động và ngày càng đợc cải thiện không ngừng, biểu hiện của quy chế trả lơng của xí nghiệp đối với các bộ công nhân viên chức công bằng thoả đáng tạo sự phấn khởi cho ngời lao động.

1.2 Đặc điểm và tình hình sản xuất kinh doanh.

Trong những năm gần đây, Xí nghiệp luôn phấn đấu thực hiện tốt các chính sách chiến lợc sản xuất để đạt đợc các mục tiêu mà Công ty Hoá chất mỏ đề ra: đó là bảo toán và phát triển vốn, lấy thu bù chi, phấn đấu có lãi để cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên chức trong Xí nghiệp, đồng thời Xí nghiệp cũng luôn luôn quan tâm đến đầu t vào công nghệ sản xuất để nâng cao chất lợng sản phẩm phục vụ cho ngành Than và các ngành công nghiệp của cả nớc góp phần vào công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá của Việt Nam.

Các sản phẩm do Xí nghiệp sản xuất ra là các vật liệu, phụ kiện nh kíp đồng, dây dẫn để chế tạo ra vật liệu nổ, ống gió lò sử dụng trong hầm mỏ, bảo

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trang 37

hộ lao động cho công nhân viên ngành Than Xí nghiệp luôn đạt vợt mức kế hoạch sản xuất đề ra Điều này đợc thể hiện qua một số các chỉ tiêu của Xí nghiệp trong những năm gần đây, nh sau:

Biểu số 2: Các chỉ tiêu phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của xí nghiệp.

1 Tổng tài sản(VND)

2 Nguồn vốn chủ sở hữu(VND)3 Doanh thu thuần(VND)4 Nộp NSNN(VND)

5 Lợi nhuận trớc thuế(VND)6 Số lao động(ngời)

7 Thu nhập BQ đầu ngời(VND/ngời)

6.640.122.48240.243.10021.923.837.250329.681.464414.522.465951.450.000Các chỉ tiêu trên phần nào cho thấy Xí nghiệp đang sản xuất kinh doanh có hiệu quả và thực hiện tốt các kế hoạch đề ra

2 Tổ chức bộ máy quản lý.

2.1 Ban giám đốc Xí nghiệp và các phòng ban

Bộ máy Xí nghiệp gồm:- Giám đốc

- Phó giám đốc- 1 Kế toán trởng

* Các phòng ban giúp việc gồm:

- Phòng kỹ thuật KH và chỉ huy sản xuất: có một trởng phòng, 2 phó phòng, 2 cán bộ theo dõi KTSX và an toàn

- Phòng KT-TC - Thống kê: có 1 kế toán trởng kiêm trởng phòng, 1 phó phòng và 2 nhân viên kế toán

- Phòng tổ chức hành chính gồm 1 trởng phòng, 1 phó phòng và cán bộ

* Các đơn vị sản xuất kinh doanh dịch vụ gồm:

- Phòng kinh doanh dịch vụ: có 1 trởng phòng, 1 phó phòng và nhân viên

- Phân xởng sản xuất dây điện và phụ kiện: có 1 quản đốc, 1 phó quản đốc và 10 công nhân

- Phân xởng sản xuất bao bì: có 1 quản đốc.* Các tổ sản xuất gồm:

• Tổ bảo vệ chuyên trách có 1 tổ trởng, và các nhân viên, do phòng HC chỉ đạo nghiệp vụ.

TC-• Tổ cắt may và hoàn thiện sản phẩm có 1 tổ trởng, và các công nhân viên.

Tổ may: gồm có 2 tổ, mỗi tổ có 1 tổ trởng, và do phân xởng may quản lý- Tổ sản xuất dây điện và phụ kiện: có 1 tổ trởng, thuộc phân xởng sản xuất dây điện quản lý

- Quản lý và chỉ đạo công tác kế hoạch hoá của xí nghiệp

- Công tác xây dựng, sửa chữa các vật kiến trúc và công tác đầu t sản xuất theo hớng CNH-HĐH

- Công tác điều hành và chỉ huy sản xuất hàng ngày

- Đảm bảo mọi hoạt động sản xuất kinh doanh liên tục trong xí nghiệp- Quản lý chất lợng sản phẩm

b Nhiệm vụ

- Lập kế hoạch tháng,quý, năm về sản xuất kinh doanh

- Báo cáo phân tích, những hoạt động sản xuất kinh doanh, năm kế hoạch của xí nghiệp Làm cơ sở xin công nhận hoàn thành kế hoạch năm, có trách nhiệm phân tích, cân đối xin điều chỉnh kế hoạch năm vào những thời gian cần thiết.

- Quản lý KT an toàn phòng cháy nổ và công tác sáng kiến cải tiến và tiến bộ KT

- Lập kế hoạch xây dựng sửa chữa lớn, đầu t phát triển sản xuất và triển khai thực hiện khi đợc xí nghiệp, Công ty duyệt, đồng thời chủ trì các phòng liên quan xét duyệt và nghiệm thu.

- Tập hợp điều độ công tác tuần, phát các mệnh lệnh sản xuất kèm theo các chỉ tiêu vật t cho các phân xởng sản xuất.

- Phối hợp với các phòng thực hiện những nhiệm vụ có liên quan và quản lý chất lợng sản phẩm, định mức tiêu hao vật t.

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trang 39

- Lập kế hoạch thu chi tài chính của xí nghiệp và kế hoạch tổng hợp thu chi tháng, quý, năm

Mối quan hệ với các phòng ban khác:

Với phòng kinh doanh dịch vụ:

- Giải quyết vật t, nguyên liệu phục vụ sản xuất- Thảo luận chất lợng sản phẩm, mẫu mã, kiểu dáng-Nhập sản phẩm vào kho

*Với phòng tổ chức hành chính:

- Tính công theo định mức đợc duyệt trên số lợng sản phẩm giao nộp- Cùng phòng tổ chức hành chính báo cáo giám đốc với những mặt hàng cha xây dựng định mức và những công việc phát sinh khác để tính thêm công bổ xung

- Đảm bảo các chế độ chính sách với ngời lao động

2.2.3 Phòng tổ chức hành chính

a Chức năng

- Là bộ phận giúp việc giám đốc xí nghiệp về: