Hạch toán nguyên vật liệu

Hạch toán nguyên vật liệu

Chơng i

Cơ sở lý luận cơ bản về hạch toán

Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

I ý nghĩa và nhiệm vụ của hạch toán Nguyên vật liệu.

1 Đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh.

Trong doanh nghiệp sản xuất , vật liệu là những đối tợng lao động đợc thể hiện dới dạng vật chất hoá nh sắt thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong doanh nghiệp Dệt, da trong doanh nghiệp đóng giầy, vải trong doanh nghiệp may mặc Vì vậy , vật liệu chính là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất,là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm

Do giá trị của vật liệu chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị mới tạo ra,nên vật liệu thờng chiếm một tỷ trọng rất lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá trị thành phẩm ở các doanh nghiệp Bởi vậy, chỉ cần một sự biến động nhỏ của vật liệu cũng ảnh hởng trực tiếp đến những chỉ tiêu quan trọng nhất của doanh nghiệp nh chỉ tiêu sản lợng, chất lợng sản phẩm , chỉ tiêu doanh thu, giá thành, chỉ tiêu lợi nhuận.

Doanh nghiêp sản xuất cần phải có nguyên vật liệu, năng lợng mới tồn tại đợc Vì vậy, đảm bảo cung ứng vật t, dự trữ đồng bộ, kịp thời và chính xác nguyên vật liệu là điều kiện có tính chất tiền đề cho sự liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Hơn nữa để đảm bảo cho cung ứng nguyên vật liệu có chất lợng tốt còn là điều kiện để nâng cao chất lợng sản phẩm góp phần sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu , tăng năng xuất lao động

Xuất phát từ đặc điểm quan trọng của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi công tác quản lý phải chặt chẽ ở mọi khâu thu mua, bảo quản, sử dụng và lu trữ.

Vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất thờng xuyên biến động Các doanh nghiệp thờng xuyên phải tiến hành mua vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác trong doanh nghiệp ở khâu thu mua đòi hỏi phải quản lý về khối lợng, chất lợng, quy cách chủng loại, giá mua và chi phí thu theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các phơng tiện cân đo, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu, tránh bị h hỏng, mất

mát, hao hụt, đảm bảo an toàn là một trong các yêu cầu quản lý đối với vật liệu.

Vật liệu đợc sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức, dự đoán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm , tăng thu nhạp tích luỹ cho doanh nghiệp Do vậy, trong khâu này cần tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình sản xuất dùng và sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh

Việc quản lý vật liệu ở khâu dự trữ đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định đợc định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại vật liệu đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đợc bình thờng không bị ngng trệ, gián đoạn do việc cung ứng thu mua không kịp thời hoặc gây tình trạn ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều.

2 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu.

ở các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị tờng hiện nay, công tác quản lý nguyên vật liệu ngày càng đợc coi trọng và phát huy tác dụng.

Nguyên vật liệu các doanh nghiệp hiện nay chủ yếu đợc quản lý ở các khâu: khâu thu mua, khâu bảo quản, khâu sử dụng và khâu dự trữ.

ở khâu thu mua: quản lý về số lợng, chất lợng, chủng loại, giá cả, phơng thức thanh toán…

ở khâu bảo quản: cần có hệ thống kho tàng bến bãi tốt, bảo quản theo đúng chế độ quy định, sắp xếp vật t theo đúng thứ tự quy đinh, hợp lý.

ở khâu sử dụng: phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên các định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao trong giá thành.

ở khâu dự trữ: phải xác định đợc mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại nguyên vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh.

3 Phân loại vật liệu:

Nguyên vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh Trong điều kiện đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại nguyên vật liệu thì mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu

Trong thực tế của công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp, đặc trng dùng để phân loại nguyên vật liệu thông dụng nhất là vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh Theo đặc trng này, nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp đợc phân ra các loại sau đây:

.Nguyên liệu và vật liệu chính:

Là những loại nguyên liệu và vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất nó tạo nên thực thể chính của sản phẩm Nguyên liệu, vật liệu chính cũng bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm, hàng hoá, ví dụ nh sợi mua ngoài trong các doanh ngiệp dệt cũng đợc coi là nguyên vật liệu chính.

.Vật liệu phụ

Là nhũng loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị,hình dáng bề ngoài của sản phẩm, để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lợng của sản phẩm, tạo diều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm đợc thực hiện bình thờng, hoặc phục vụ cho nhu cầu, kỹ thuật, phục vụ cho lao động của công nhân viên chức ( dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rỉ, hơng liệu, xà phòng, giẻ lau )

- Nhiên liệu:

Về thực chất là một loại vật liệu phụ, nhng nó đợc tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỉ trọng lớn trong nền kinh tế quốc dân, nhiên liệu cũng có yêu cầu và quản lý kỹ thuật hoàn toàn khác với vật liệu phụ thông thờng Nhiên liệu có tác dụng cung cấp nhiệt l-ợng trong qúa trình sản xuất, kinh danh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm có thể diễn ra bình thờng Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể rắn, thể lỏng và thể khí.

Phụ tùng thay thế

Là những loại vật t, sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất.

.Vật liệu và thiết bị xây dng cơ bản:

Bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu t cho xây dựng cơ bản.

Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng đợc yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại nguyên vật liệu Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lợng và giá trị đối với từng thứ nguyên vật liệu, trên cơ sở phân loại theo vai trò và công dụng của nguyên vật liệu, các doanh nghiệp phải tiếp tục chi tiết và hình thành nên “ Sổ danh điểm vật liệu” Sổ này xác định thống nhất tên gọi, ký mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán của từng danh điểm nguyên vật liệu

4 Tính giá vật liệu:

Tính giá vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu Tính giá nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng Lựa chọn phơng pháp tính giá trong kỳ hợp lý để đảm bảo phản ánh chính xác chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm mới à độ lứn của dự trữ vật liệu ngày cuối kỳ Vì vậy, đánh giá vật liệu là nhiệm vụ không thể thiếu của tổ chức hạch toá, là tiền đề để hình thành hệ thống thông tin chính xác về vật liệu tiêu dùng và dự trữ.

Trong hạch toán, vật liệu đợc tính theo giá thực tế ( giá gốc) Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp hay khấu trừ mà trong giá thực tế có thể có thuế VAT ( nếu tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp ) hay không có thuế VAT ( nếu tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ).

a Giá thực tế nhập kho:

Trong các doanh nghiệp sản xuất, giá thực tế nhập kho vật liệu đợc xác định theo từng nguồn thu nhập:

Đối với vật liệu mua ngoài:

Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn của ngời bán hàng ( nếu là vật liệu tự nhập khẩu bằng ngoại tệ thì quy đổi ra tiền Việt Nam theo tỷ giá thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trờng ngoại tệ của liên ngân hàng do ngân hàng nhà nớc Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh, cộng thuế nhập khẩu và các khoản phụ thu, nếu có) cộng với chi phí vận chuyển, phí bốc xếp, phí bảo quản, phí bảo hiểm, phí hao hụt hợp lý trên đờng đi, tiền thuê kho bãi, phí gia công trớc khi nhập kho ( nếu có0, phí chon lọc, tái chế, trừ đi các khoản giảm giá hàng mua đợc hởng.

Đối với vật liệu gia công xong nhập kho:

Giá thực tế bao gồm giá xuất và chi phí gí công chế biến.

Với vật liệu doanh nghiệp tự chế biến: Tính theo giá thành sản xuất thực tế.

Với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến gồm giá vật liệu thực tế xuất kho đem gia công cộng với chi phí gia công nh chi phí vận chuyển, phí bốc xếp, phí bảo hiểm và tiền trả cho ngời gia công.

Đối với vật liêụ nhận góp vốn liên doanh, cổ phần:

Giá thực tế vật = Giá trị vốn góp + Chi phí liên quan đến Liệu nhập kho thoả thuận tiếp nhận ( nếu có)

Đối với vật liệu nhận tặng, thởng, viện trợ:

Giá thực tế vật = Giá do hội đồng bàn giao xác định + Chi phí liênliêụ nhập kho trên cơ sở giá thị trờng quan(nếu có)

Đối với phế liệu thu hồi:

Giá thực tế là giá ớc tính, giá thực tế có thể sử dụng đợc hay giá bán thu hồi.

Giá các loại vật liệu và các chi phí gia công chế biến, vận chuyển, bảo quản, thu mua nói trên phải ghi trên hoá đơn, chứng từ theo quy định của Bộ Tài Chính Trờng hợp vật liệu là sản phẩm nông, lâm, thuỷ sản mua của ngời trực tiếp sản xuất, không có hoá đơn thì ngời mua hàng phải lập bảng kê mua hàng ghi rõ họ tên địa chỉ ngời bán, số lợng hàng hoá, đơn giá, thành tiền, chữ ký của ngời bán hàng, giám đốc doanh nghiệp duyệt chi.

b Giá thực tế xuất kho:

Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ cả cán bộ kế toán, có thể sử dụng một trong các phơng pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng.

Phơng pháp giá thực tế bình quân gia quyền:

Theo phơng pháp này, căn cứ vào giá thực tế của vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định đợc giá bình quân của một đơn vị vật liệu Căn cứ vào lợng vật liệu xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳ.

Giá thực tế xuất kho =Lợng vật liệu xuất kho x Giá bình quân đơn vị vật liệu

Phơng pháp này giảm nhẹ hạch toán chi tiết vật liệu và việc tính giá vật liệu xuất kho không phụ thuộc vào tần suất nhập xuất trong kỳ.

Tuy nhiên, chỉ tiến hành phơng pháp này vào cuối kì hạch toán, dồn công việc tính giá vào cuối kỳ, làm chậm tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác,

Giá bình quân

đơn vị vật liệu Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳGiá thực tế đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ=

đồng thời phơng pháp này cũng phải tiến hành tính giá theo từng danh điểm vật liệu.

Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập xuất nhiều, giá cả biến động đột ngột.

Phơng pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập:

Theo phơng pháp này, sau mỗi lần nhập, kế toán phải xác định giá bình quân của từng danh điểm vật liệu Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lợng vật liệu xuất kho giữa hai lần nhập kế tiếp để kế toán xác định giá thực tế vật liệu xuất kho.

Giá đơn vị Giá thực tế vật liệu tồn trớc khi nhập cộng số nhậpbình quân sau = -mỗi lần nhập Lợng thực tế vật liệu tồn trớc khi nhập cộng lợng nhập

Theo phơng pháp này việc tính gía chính xác, phản ánh kịp thời sự biến động của giá cả Việc tính giá đợc tiến hành đều đặn trong kỳ.

Tuy vậy, kế toán phải tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần.

Phơng pháp này tính toán rất phức tạp vì vậy chỉ nên áp dụng với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập xuất không nhiều, thực hiện kế toán bằng máy vi tính.

Phơng pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc:

Theo phơng pháp này, kế toán xác định giá đơn vị bình quân dựa trên thực tế và lợng vật liệu tồn kho cuối kỳ trớc Dựa vào giá đơn vị bình quân nói trên và lợng vật liệu xuất kho trong kỳ để kế toán xác định giá thực tế vật liệu xuất kho theo từng danh điểm.

Phơng pháp này cho phép giảm nhẹ khối lợng tính toán của kế toán, đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ.

Nhng độ chính xác của công việc tính giá phụ thuộc vào tình hình biến động giá cả vật liệu, trờng hợp giá cả thi trờng vật liệu có sự biến động lớn thì việc tính giá vật liệu xuất kho theo phơng pháp này trở nên thiếu chính xác và có trờng hợp gây ra bất hợp lý ( tồn kho âm).

Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc ( FIFO):

Theo phơng pháp này vật liệu đợc tính giá xuất trên cơ sở giả định lô vật liệu nào nhập kho trớc thì sẽ đợc xuất dùng trớc, lợng vật liệu xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó, xuất hết thứ nhập trớc mới đến thứ nhập sau theo giá trị tơng ứng của từng lần nhập.

Việc tính giá theo phơng pháp nhập trớc, xuất trớc đơn giản, dễ làm, cho phép kế toán có thể tính giá vật liệu xuất kho kịp thời.

Tuy nhiê, kế toán phải tính giá theo từng danh điểm vật liệu và phải hạch toán chi tiết vật liệu tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức.

Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều.

Phơng pháp nhập sau, xuất trớc (LIFO):

Phơng pháp này tính gía vật liệu xuất kho trên cơ sở giả định lô vật liệu nào nhập kho sau thì xuất trớc, xuất hết thứ nhập sau rồi mới đến thứ nhập trớc.

Về cơ bản, u nhợc điểm và điều kiện vận dụng của phơng pháp này cũng giống nh phơng pháp nhập trớc xuất trớc.

Phơng pháp này đòi hỏi công tác quản lý bảo quản và hạch toán chi tiết, tỉ mỉ.Phong pháp này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô vật liệu nhập kho.

Phơng pháp trị giá hàng tồn cuối kỳ:

Với các phơng pháp trên, để tính đợc giá thực tế vật liệu xuất kho đòi hỏi kế toán phải xác định đợc lợng vật liệu xuất kho căn cứ vào các chứng từ xuất Tuy nhiên trong thực tế có những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vậ liệu với mẫu mã khác nhau, giá trị thấp, lại đợc xuất dùng thờng xuyên thì sẽ không có điều kiện để kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho.Trong điều kiện đó,doanh nghiệp phải tính giá cho số lợng vật liệu tồn kho cuối kỳ , sau dó mới xác dịnh dợc giá thực tế của vật liệu xuất kho trong kỳ:

Giá thực tế vật = Giá thực tế vật + Giá thực tế vật – Giá thực tế vậtLiệu xuất kho liệu nhập kho liệu tốn đầu khỳ liệu tốn cuối kì

Phơng pháp giá hạch toán :

Đối với các doanh nghiêp có nhiều loai vật liệu, giá cả thờng xuyên biến động , nghiệp vụ nhập xuất vật liệu diễn ra thớng xuyên thì việc hạch toán

Giá thực tế vật liệu tồn kho

cuối kỳ

Số lượng tồn kho cuối kỳ

Đơn giá vật liệu nhập kho lần cuối

theo giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức vaf nhiều khi khoong thực hiện dợc Do đó , việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán Giá hạch toán là loại giá ổn định , doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu trong khi cha tính đợc giá thực tế của nó.Doanh nghiệp có thể sử dụng giá kế hoạch giá mua vật liệu ở một thời điểm nào đó, hay giá vật liệu bình quân tháng trớc để làm giá hạch toán Sử dụng giá hạch toán để giảm bớt khối lợng trong công tác kế toán nhập, xuất vật liệu hàng ngàynhng cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toán của vật liệu xuất, tồn kho theo giá thực tế Việc chuyển dựa trên cơ sở hệ số giữa giá thuực tế và giá hạch toán.

Gtt vật liệu tồn đầu kỳ + Gtt vật liệu nhập trong kỳHệ số giá vật liệu= Gtt vật liệu tồn đầu kỳ + Gtt vật liệu nhập trong kỳ

Gtt vật liệu xuất kho = Hệ số giá vật liệu * Gtt vật liệu xuất kho.

Phơng pháp này kết hợp dợc hạch toán chi tiết vật liệu và hạch toán tổng hợp để tính giá vật liệu, không phụ thuộc cơ cấu vật liệu sử dụng nhiều hay ít.

Tuy nhiên, kế toán phải tổ chức hạch toían tỉ mỉ, khối lợng công việc dồn nhiều vào cuối kỳ hạch toán , phải xây dựng dợc giá hạch toán khoa học.

Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật liệu, và đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao.

5 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu.

Để đáp ứng yêu cầu quản lý nguyên vật liệu, kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Thực hiện việc đánh giá, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nớc và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.

- Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng cho các doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu, tình hình hiện có và sự biến động của nguyên vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, scung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.

- Tham gia việc đánh giá phân tích tình hình thực hiện kế hoạch thu mua thanh toán với ngời bán và tình hình sử dụng nguyên vật liệu.

II Hạch toán chi tiết vật liệu.

Hạch toán chi tiết vật liệu đòi hỏi phản ánh về cả giá trị, số lợng , chất ợng của từng thứ ( từng danh điểm ) vật liệu theo từng kho và từng ngời phụ

l-trách vật chất Trong thực tế hiện nay, có 3 phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu sau:

1.Phơng pháp thẻ song song.

Theo phơng pháp thẻ song song, để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất và tồn kho vật liệu, ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt khối lợng và ở phòng kế toán phải mở thẻ kế toán chi tiêt vật liệu ghi chép về mă số lợng và giá trị.

Thẻ kho do kế hạch toán lập theo mẫu quy dịnh thống nhất ( mẫu 06-V)Cho từng danh điểm vật liệu và phát cho thủ kho sau khi đã đăng ký vào sổ đang ký thẻ kho.

Tại kho:

Hàng ngày, khi nhận các chứng từ nhập, xuất vật liệu , thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi số lợng thực nhập và thực xuất vào chứng từ và thẻ kho Cuối ngày thủ kho tiến hành tổng cộng số nhập, xuất tính ra số tồn kho trên thẻ kho Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho.

Đối với phiếu xuất vật t theo hạn mức, sau mỗi lần xuất thủ kho phải ghi số thực xuất vào thẻ kho mà không đợi đến khi kết thúc chứng từ mới ghi một lần.

Thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho với số liệu thực tế còn lại ở kho để dảm bảo sổ sách và hiện vật luôn khớp nhau Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày một lần thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất đã đợc phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán.

Tại phòng kế toán:

Kế toán phải mở thẻ kế toán chi tiết cho từng danh điểm vật liệu tơng ứng với thủ kho mở ở kho Kế toán sử dụng sổ( thẻ ) kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị.

Thẻ kế toán chi tiết vật liệu còn có nội dung giống nh thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về giá trị của vật liệu Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày một lần, khi nhận đợc các chứng từ nhập xuất kho do thủ kho chuyển lên, nhân viên kế toán vật liệu phải kiểm tra chứng từ, đối chiếu các chứng từ nhập, xuất kho với các chứng từ có liên quan (nh các hoá đơn mua hàng, phiếu mua hàng, hợp đồng vận chuyển) ghi đơn giá vào phiếu và tính thành tiền trên từng chứng từ nhập xuất Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho đã kiểm tra và tính thành tiền, kế toán lần lợt ghi các nghiệp vụ nhập xuất kho vào các thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu liên quan giống nh trình tự ghi thẻ thủ kho.

Cuối tháng, kế toán cộng số chi tiết vật liệu và kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho Ngoài ra để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các số kế toán chi tiết vào bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu cả về giá trị số lợng theo từng nhóm loại vật liệu

Có thể khái quát nội dung trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song theo sơ đồ sau :

Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

Sơ đồ 1 : Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp thẻ song song

Phơng pháp này đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu đảm bảo cho sự chính xác của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho.

Tuy nhiên, việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lợng Ngoài ra, việc kiểm tra, đôí chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán.

Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu Khối lợng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thờng xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên kế toán cha cao.

2.Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển :

Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển đợc hình thành trên cơ sở cải tiến một bớc phơng pháp thẻ song song.

Tại kho:

Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho

Thẻ kế toán chi tiết vật liệu

Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu (bảng kê tính giá)

Bảng tổng hợp nhập – xuất tồn kho vật liệuThẻ kho

Theo phơng pháp này, để hạch toán chi tiết vật liệu, tại kho vẫn phải mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lợng đối với từng danh điểm vật liệu nh phơng pháp thẻ song song.

Tại phòng kế toán:

Định kỳ, sau khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất kho từ thủ kho, kế toán thực hiện kiểm tra và mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho về số lợng và giá trị của từng thứ vật liệu ở từng kho Sổ đối chiếu luân chuyển không ghi theo từng chứng từ nhập, xuất kho mà chỉ ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp nhập, xuất kho phát sinh trong tháng của từng danh điểm vật liệu Mỗi danh điểm vật liệu chỉ đợc ghi một dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển.

Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất định kỳ do thủ kho chuyển tới.

Cuối tháng tiến hành kiểm tra, đối chiếu số lợng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với số lợng trên thẻ kho của thủ kho và đối chiếu số tiền cuả từng loại vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với số liệu kế toán tổng hợp.

Nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển có thể khái quát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 2: sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Phơng pháp naỳ đơn giản, dễ làm, -khối lợng ghi chép giảm bớt so với ơng pháp ghi thẻ song song.

Kế toán tổng hợp vật liệu

Bảng kê xuất VL

Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

Tuy nhiên phơng pháp này còn có một số nhợc điểm sau:

.Việc ghi sổ trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lợng.

.Việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán chỉ đợc tiến hành vào cuối tháng, vì vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán.

.Nếu không lập bảng kê nhập, xuất vật liệu thì việc sắp xếp chứng từ nhập,xuất trong cả tháng để ghi sổ đối chiếu luân chuyển dễ phát sinh nhầm lẫn, sai sót Nếu lập bảng kê nhập, xuất thì khối lợng ghi chép vẫn lớn.

.Theo yêu cầu cung cấp thông tin nhanh phục vụ quản trị hàng tồn kho thì các doanh nghiệp không nên sử dụng phơng pháp này, vì muốn lập báo cáo nhanh hàng tồn kho thì các doanh nghiệp không nên sử dụng phơng pháp này, vì muốn lập báo cáo nhanh hàng tồn kho cần phải dựa vào số liệu trên thẻ kho.

Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp không có nhiều nghiệp vụ nhập, xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày.

3.Phơng pháp sổ sổ d:

Phơng pháp này là một bớc cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu Đặc điểm nổi bật của phơng pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho vơí việc ghi chép của phòng kế toán và trên cơ sở kết hợp đó, ở kho chỉ hạch toán về số lợng và ở phòng kế toán chỉ hạch toán về giá trị của vật liệu, xoá bỏ đợc ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thờng xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời Theo phơng pháp này, công việc hạch toán đợc tiến hành cụ thể nh sau:

Tại kho:

Hạch toán vật liệu tại kho do thủ kho thực hiện trên các thẻ kho nh các ơng pháp trên Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 lần ngày ( theo quy định của doanh nghiệp ) Sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho vật liệu phát sinh trong ngày ( hoặc trong kỳ ) theo từng nhóm vật liệu quy định Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ lập phiếu giao nhận chứng từ kê rõ số lợng, số hiệu các chứng từ của từng loại vật liệu, lập riêng cho phiếu nhập kho và phiếu xuất kho Phiếu này sau khi nhập xong đợc đính kèm với các tập phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho để giao cho kế toán.

ph-Ngoài công việc hàng ngày nh trên, thủ kho còn phải ghi chép số lu kho cuối tháng của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lợng vào sổ số d.

Sổ số d do kế toán lập cho từng kho, mở theo năm Cuối mỗt tháng, sổ số d đợc chuyển cho thủ kho để ghi số lợng hàng tồn kho trên cơ sở dữ liệu từ các

thẻ kho Trên sổ số d, vật liệu đợc sắp xếp theo thứ, nhóm, loại Mỗi nhóm có dòng cộng nhóm, mỗi loại có dòng cộng loại.

.Tại phòng kế toán:

Định kỳ nhân viên kế toán phải xuống kho để hớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho của thủ kho và trực tiếp nhận các chứng từ nhập, xuất kho Khi nhận đợc chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ ( giá hạch toán), tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ Đồng thời, ghi số tiền vừa tính đợc của từng nhóm vật liệu ( nhập riêng, xuất riêng) vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu Bảng này đợc mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, đợc ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu.

Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số d đầu tháng để tính ra số d cuối tháng của từng nhóm vật liệu Số d này đợc dùng để đối chiếu với số d trên sổ số d ( trên sổ số d tính bằng cách lấy số lợng tồn kho giá hạch toán ).

Nội dung trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ số d đợc khái quát qua sơ đồ sau:

Ghi trong thángGhi cuối thángĐối chiếu

Sơ đồ 3: Trình tự hạch toán NVL theo phơng pháp sổ số d

Phơng pháp này tránh đợc sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm bớt khối lợng ghi chép kế toán, công việc đợc tiến hành đều trong tháng Kế toán thực hiện kiểm tra đơc thờng xuyên đối với việc ghi chép của thủ kho trên thẻ kho va kiểm tra thờng xuyên việc baỏ quản hàng trong kho của thủ kho.

Nhng do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị, nên muốn biết số hiện có và tình hình tăng giảm từng thứ vật liệu về mặt hiện vật nhiều khi phải xem số liệu trên thẻ kho Hơn nữa, việc kiểm tra,phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán còn gặp khó khăn.

Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có khối lợng nghiệp vụ nhập, xuất nhiều, thờng xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và voái điều kiện doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch toán nhập, xuất, đã xây dựng danh điểm vật liệu, và trình độ chuyên môn của kế toán vững vàng.

III Kế toán vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

Phơng pháp kê khai thờng xuyên hàng tồn kho là phơng pháp ghi chép, phản ánh thờng xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho các loại nguyên vật liệu trên các tài khoản và sổ tổng hợp trên cơ sở chứng từ

Phiếu nhập

Thẻ kho

Sổ số d

Bảng luỹ kế nhập xuất tồn kho NVL

Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu

Phiếu giao nhận chứng từ xuấtPhiếu xuất

kho

nhập xuất Phơng pháp kê khai thờng xuyên đợc áp dụng phần lớn trong các doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp Thơng mại có những mặt hàng có giá trị lớn nh: máy móc, thiết bị, …

+ Định kỳ cần kiểm kê hàng tồn kho và kết quả kiểm kê tồn khod dể điều chỉnh chênh lệch giữa số tồn kho thực tế với số liệu trên sổ sách kế toán.

+ Lần kiểm kê bắt buộc và điều chỉnh số liệu tại thời điểm kết thúc niên độ kế toán trớc khi lập báo cáo tài chính năm.

* Ưu điểm: xác định đợc số tồn kho vào bất cứ thời điểm nào trên các tài khoản tồn kho, các nghiệp vụ kinh tế gắn liền với chứng từ gốc.

* Nhợc điểm: ghi chép nhiều, tốn nhiều thời gian, trị giá xuất kho có thể không chính xác và số liệu thực tế với số liệu trên sổ kế toán sẽ phát sinh chênh lệch nếu không kiểm kê và điều chỉnh cuối kỳ.

* Điều kiện áp dụng: áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp.

1 Tài khoản kế toán sử dụng.

- Tài khoản 152 “nguyên liệu, vật liệu”, tài khoản dùng để ghi chép số liệu và tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế.

Tài khoản 152 có thể đợc mở thành các tài khoản cấp hai để kế toán chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán của doanh nghiệp.

+ TK 1521: Nguyên vật liệu chính+ TK 1522: Vật liệu phụ

+ TK1523: Nhiên liệu

+ TK 1524: Phụ tùng thay thế

+ TK 1525: thiết bị xây dựng cơ bản+ TK 1528: vật liệu khác

- TK 151 “hàng mua đang đi đờng” phản ánh giá trị các loại vật t hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, chấp nhận thanh toán với ngời bán, ngời nhận thầu nhng nguyên vật liệu cha về nhập kho và tình hình đang đi đờng đã về nhập kho.

- TK 331 “Phải trả ngời bán” đợc sử dụng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với ngời bán, ngời nhận thầu và các khoản vật t, hàng hoá, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký.

TK này đợc mở chi tiết theo từng đối tợng cụ thể: từng ngời bán, ngời nhận thầu.

- TK 133 “thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ” dùng để phản ánh số thuế giá trị gia tăng đầu vào đợc khấu trừ, đã khấu trừ và còn đợc khấu trừ”.

TK 133 có hai tài khoản cấp hai:

- TK 1331: Thuế GTGT đợc khấu trừ của hàng hoá dịch vụ.- TK 1332: Thuế GTGT đợc khấu trừ của TSCĐ.

2 Sơ đồ kế toán theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán kế toán theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

Xuất kho NVL dùng cho SXKD và XDCB

Chiết khấu mua hàngđược hưởng giảm giáhàng mua

TK 133

Mua NVL (*)

Vay ngắn hạn mua NVL(Giá có thuế GTGT)

Trả lại NVL cho người bánTK 133 Xuất NVL thuê ngoài gia công

Nhận lại vốn góp liên doạnh bằng NVL

NVL thừa phát hiện

Trong kiểm kê NVL thiếu phát hiệnTrong kiểm kêXuất NVL trả nợ vay đơn vị khác

Giá đánh giá nhỏ hơn giá

ghi sổ

Giá đánh giá lớn hơn giá

ghi sổ

Phơng pháp này có quan điểm là đơn giản, giảm nhẹ khối lợng công việc hạch toán nhng độ chính xác của phơng pháp này không cao, chỉ thích hợp với các đơn vị doanh nghiệp những chủng loại hàng hoá, vật t khác nhau, giá trị thấp thờng xuyên xuất dùng, xuất bán.

Chơng ii

Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty kinh doanh và chế biến lơng thực việt tiến

I đặc điểm kinh tế kỹ thuật của Công ty kinh doanh và–

chế biến lơng thực việt tiến.

1 Quá trình thành lập và phát triển.

Công ty kinh doanh và chế biến lơng thực ViệtTiến đợc thành lập ngày 23/6/1992 theo điều lệ công ty TNHH đợc thông qua với số vốn xác định là 600.000.000 đồng bởi hai anh em ruột là Ông Nguyễn Ngọc Tiến và Ông Nguyễn Hữu Lộc, công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh mì ăn liền cung ứng cho thị trờng miền Bắc, nguồn vốn huy động trong gia đình đạt 1,6 tỷ đồng.

Thiết bị sản xuất đợc thiết kế và sáng tạo trong nớc thông qua quan hệ gia đình tại Thành Phố HCM theo mẫu thiết kế của Nhật Bản Công ty là doanh nghiệp đầu tiên ở miền bắc sản xuất mỳ ăn liền trên dây chuyền công nghiệp Tỷ lệ góp vốn trên danh nghĩa là 60/40, Ông Nguyễn Ngọc tiến là Giám đốc, Ông Nguyễn Hữu Lộc là Phó giám đốc phụ trách vật t bán hàng.

Công ty có trụ sở chính và cơ sở sản xuất đặt tại thôn Kiên Thành - xã Trâu Quỳ - Huyện Gia Lâm - thành phố Hà Nội.

- Cơ cấu lao động của Công Ty

Công Ty Kinh doanh & Chế biến lơng thực Việt Tiến gồm 150 cán bộ công nhân viên, trong đó 105 nhân viên ký hợp đồng lao động dài hạn, 45 nhân viên ký hợp đồng lao động thời vụ với Công Ty Trong 150 cán bộ nhân viên đó có30 cán bộ có trình độ đại học,40 nhân viên có trình độ trung cấp 80 nhân viên có trình độ lớp 12.

* Chức năng và nhiệm vụ của công ty kinh doanh và chế biến lơng thực Việt Tiến.

Công Ty KD & CBLT Việt Tiến Chuyên sản xuất kinh doanh lơng thực, thực phẩm: Mỳ ăn liền,phở ăn liền, bột canh, vì thế CôngTy phải xây dựng đợc kế hoạch sản xuất kinh doanh củamình và đề ra phơng hớng để thực hiện kế hoạch đó.

Đảm bảo, bảo toàn và tăng trởng vốn trong suốt quả trình hoạt động sản xuất qua hình thức tín dụng ngắn hạn sao cho có hiệu quả và phù hợp với quy định của pháp luật.

Thực hiện nghĩa vụ đốivới Nhà Nớc qua hình thức nộpthuế: Thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp, các loại phí và lệ phí.

Thờng xuyên đổi mới, nâng cấp tài sản cố định, nhằm ngày càng hoàn thiện về kỹ thuật, năng cao chất lợng của sản phẩm để đáp ứng ngaỳ càng tốt nhu cầu của thị trờng.

* Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty kinh doanh & Chế biến lơng thực Việt Tiến.

Công ty Kinh doanh & Chế biến lơng thực ViệtTiến là Công Ty TNHH nên vốn hoạt động ban đầu là do các cổ đông đóng góp.

Trong quá trình hoạt động có nhu cầu về vốn thì Công Ty có thể bổ sung bằng hình thức vay ngân hàng và sử dụng nguồn vốn có đợc từ việc mua hàng trả chậm do các nhà cung ứng nguyên vật liệu trong thời hạn cho phép.

Năm tài chính của Công Ty đợc xác định từ 01/01đến 31/12 hàng năm Lợi nhuận đợc chia ra làm hai lần trong năm theo nguyên tắc 40% bổ sung vốn kinh doanh;10% lập quỹ dự trữ, số sự trữ cònlại chia cho các cổ đông theo tỉ lệ góp vốn.

2 Đăc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh

Công ty KD & CBLT Việt Tiến tổ chức bộ máy quả lý theo hình thức tập trung do Giám đốc trực tiếp quản lý và điều hành các công việc trong Công ty Mọi hoạt động trong sản xuất kinh doanh cũng nh kế hoạch tài chính đều do Giám đốc quyết định thông qua Phòng kế toán hành chính duy trì sự phát triển quan hệ với các đại lý kiểm tra và giám sát các hoạt động của toàn Công ty Phân tích phơng hớng và chiến lợc phát triển cho Công ty.

Để điều hành Công ty một cách linh hoạt, thống nhất là một vấn đề phức tạp đòi hỏi phải có cơ cấu tổ chức khoa học và hợp lý không phải bất cứ Công ty nào cũng có cơ cấu hợp lý và gọn nhẹ ngay từ đầu mà phải qua thời gian hoạt động mỗi Công ty sẽ tự tìm cho mình một cơ cấu phù hợp nhất.

Bộ máy quản lý của Công ty đợc xếp nh sau :GIáM ĐốC

PHó GIáM Đốc kinh doanh

Phó giám dốc

Phòng kế toán

Phòng kinh doanh

Phòng kỹ thuật

Bán hàngTiếp thị ptsp mới

Xởng sản xuất

Sơ đồ 5: Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty KD và CBLT Việt Tiến

Giám đốc : Là ngời có thẩm quyền cao nhất có trách nhiệm quản lý

điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm trớc

các cơ quan Nhà Nớc về các hoạt động của Công ty.

Phó giám đốc sản xuất :Giúp việc cho giám đốc và phụ trách các công

việc và bồi dỡng nâng cao trình độ công nhân.

Phó giám đốc Công ty : Giúp việc cho giám đốc và phụ trách công tác

kinh doanh nh: xây dựng các kế hoạch ngắn, trung và dài hạn về đầu t xây dựng cơ bản và tiêu thụ của Công ty.

Phòng kế toán : Có nhiệm vụ tham vấn cho giám đốc về các chính

sách, chế đô tài chính, quản lý chi thu tài chính theo các quy định tài chính kế toán hiện hành Phản ánh trung thực, kịp thời tình hình tài chính của Công ty Tổ chức giám sát phân tích các hoạt động kinh tế từ đó giúp giám đốc nắm bắt tình hình cụ thể của Công ty Tổ chức hạch toán kế toán, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Trực tiếp các phòng ban chức năng khác quản lý giám sát mọi quá trình liên quan đến sản xuất tiêu thụ sản phẩm.

Phòng kinh doanh : Xây dựng kế hoạch, tham mu cho giám đốc về các

biện pháp tiêu thụ sản phẩm.

Phòng kỹ thuật: Có chức năng theo dõi toàn bộ quy trình công nghệ

sản xuất, nghiên cứu ứng dụng công nghệ mới, kiểm tra chất lợng đánh giá thành phẩm nhập kho.

Xởng sản xuất : Có nhiệm vụ sản xuất gia công và bảo quản sản phẩm

xuất nhập hàng hoá.

3 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty

Xuất phát từ đặc điểm, tính chất và quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, căn cứ vào trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ kế toán của Công ty, căn cứ vào khối lợng công việc, tính chất công việc kế tóan, Công ty kinh doanh và chế biến lơng thực Việt Tiến đã xây dựng bộ máy kế toán theo mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung.

Theo mô hình này, Toàn công ty chỉ có một phòng kế toán làm nhiệm vụ hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết, lập báo cáo kế toán, phân tích hoạt động kinh tế và kiểm tra công tác kế toán toàn Công ty ở các bộ phận học thuộc chỉ bố trí các nhân viên kế toán làm nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và sử lý sơ bộ chứng từ, gửi các chứng từ về Phòng Kế toán của Công ty theo định kỳ Các nhân viên hạch toán ở đơn vị phụ thuộc chịu sự hớng dẫn về nghiệp vụ của Phòng Kế toán của Công ty.

Phòng kế toán có nhiệm vụ :

- Tổ chức công tác hạch toán kế toán và kiểm tra việc thực hiện công tác kế toán trong phạm vi toàn Công ty, phân tích hoạt động kinh tế và cung cấp các thông tin chính xác, kịp thời giúp lãnh đạo Công ty ra các quyết định quản lý tối u.

- Vận dụng một cách hợp lý các chính sách chế độ tài chính của Nhà ớc vào tình hình hoạt động của Công ty.

- Có kế hoạch huy động vốn phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh, mang hiệu quả cao trong việc sử dụng vốn.

- Tham gia xây dựng kế hoach sản xuất kinh doanh và các phơng án sản xuất.

- Lập các kế hoạch tài chính, huy động các nguồn vốn khác nhằm đảm bảo vốn cho quá trình sản xuất - kinh doanh của Công ty.

- Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo kế toán đúng quy định và phù hợp với yêu cầu quản lý.

Để thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ trên, đảm bảo sự lãnh đạo và chỉ đạo tập trung, thống nhất và trực tiếp của Kế toán trởng, Phòng kế toán của Công ty đợc tổ chức theo sơ đồ sau:

Nhiệm vụ của Kế toán trởng là : Tổ chức bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kế toán, tài chính của Công ty Trực tiếp tham mu giúp Giám đốc về các hoạt động tài chính đồng thời nghiên cứu vận

dụng chế độ chính sách của Nhà Nớc vào điều kiện cụ thể của Công ty, xây dựng thành quy chế về tài chính cho Công ty.

Kế toán tổng hợp

- Theo dõi các tài khoản về nguồn vốn và quỹ nh : nguồn vốn kinh doanh, lãi cha phân phối, chênh lệch tỷ giá, quỹ đầu t phát triển, quỹ khen th-ởng phúc lợi

- Từ các chứng từ gốc, kế toán tổng hợp ghi sổ kế toán tổng hợp rồi cuối tháng đối chiếu với sổ kế toán chi tiết của các phần hành cụ thể khác.

- Cuối mỗi tháng, kế toán tổng hợp xác định kết quả của các hoạt động kinh doanh báo cáo kế toán trởng.

- Định kỳ hàng tháng, lập các báo cáo tài chính theo quy định, bao gồm :

+ Sổ cái các tài khoản sử dụng trong Công ty.

+Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán công nợ.- Lập phiếu thu, phiếu chi

- Theo dõi và hạch toán ( mở sổ chi tiết ) toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến quỹ tiền mặt và các nghiệp vụ có liên quan đến ngân hàng nh :tiền gửi, tiền vay, ký quỹ

- Theo dõi và kiểm tra các khoản phải thu, phải trả nh : Phải thu của khách hàng, phait trả ngời bán, tạm ng, thanh toán với ngân sách, phải tra, phải nộp khác

- Tiến hành phân tích tuổi nợ của từng đối tợng thanh toán, hàng tháng báo cáo tình hình thanh toán của những khách hàng truyền thống, những khoản nợ quá hạn, các khoản vay đến hạn trả với kế toán trởng.

- Làm công tác giao dịch với Ngân hàng.Các sổ kế toán sử dụng.

- Sổ chi tiết các tài khoản 111, 112, 113, 131, 141, 331, 333, 311, 138, 338 ( theo dõi cho từng đối tợng, từng ngân hàng).

ợ Kế toán kho NVL & TP hàng hoá, công cụ dụng cụ.- Lập phiếu nhập, xuất kho NVL, TP, hàng hoá và công cụ dụng cụ.- Theo dõi số lợng và giá cả hàng nhập, xuất kho trong kỳ.- Tính giá hàng xuất kho trong từng kỳ.

- Lập báo cáo hàng tồn kho theo từng tháng và cuối năm.Số kế toán sử dụng gồm:

- Sổ hạch toán chi tiết tài khoản 152, 153, 155, 1561, 1562, 157.- Sổ tổng hợp nhập, xuất, tồn.

- Kế toán tài sản cố định, tiền lơng và các khoản trích theo lơng.+ Kế toán tài sản cố định.

- Theo dõi tình hình tăng, giảm tài sản cố định của Công ty, của từng bộ phận trong Công ty.

- Làm các thủ tục cần thiết khi tăng, giảm TSCĐ.- Giám sát việc sửa chữa TSCĐ.

- Tham gia nhiệm thu những TSCĐ do xây dựng cơ bản hoàn thành, bàn giao.

- Hàng tháng tính khấu hao và lập bảng phân bổ khấu hao.Sổ kế toán sử dụng bao gồm :

- Thẻ TSCĐ : Theo dõi từng TSCĐ - Sổ chi tiết TSCĐ theo bộ phận sử dụng - Sổ chi tiết các tài khoản : 211, 214, 241.

+ Kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng.

- Hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ có liên quan đến lơng và các khoản trích theo lơng (BHXH, BHYT, KPCĐ)

- Cuối tháng lập bảng thanh toán lơng.

- Hàng tháng lập bảng phân bổ lơng và các khoản trích theo lơng.- Sổ kế toán chi tiết tài khoản: 334, 338

- Bảng phân bổ lơng và các khoản trích theo lơng* Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành:

Căn cứ vào các chi phí thực tế phát sinh đợc tập hợp (các bảng phân bổ, bảng tính khấu hao, phiếu xuất kho NVL và công cụ, bảng tính lơng của kế

toán tiền lơng ), các phiếu nhập kho sản xuất cuối tháng kế toán tính giá thành cho từng sản phẩm theo từng hợp đồng sản xuất.

Sổ kế toán sử dụng:

- Sổ chi tiết tài khoản 154, 155

- Sổ chi tiết các tài khoản 621, 622, 627- Thẻ tính giá thành

* Kế toán ở các phân xởng sản xuất.

Có nhiệm vụ thực hiện việc tập hợp các chứng từ phát sinh hàng ngày sau đó chuyển các chứng từ đó cho phòng kế toán công ty theo định kỳ, để phòng kế toán thực hiện việc hạch toán các hoạt động.

4 Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty KD & CBLT Việt Tiến.

Công ty kinh doanh và chế biến lơng thực Việt Tiến là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, căn cứ vào điều kiện thực tế về tổ chức kinh doanh, trình độ chuyên môn và khả năng vận dụng của nhân viên kế toán, Công ty đã thống nhất áp dụng hình thức tổ chức sổ kế toán là Nhật ký chung.

Đặc trng cơ bản của hình thức sổ kế toán Nhật ký chung là: tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải đợc ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật ký chung để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.

a Hệ thống chứng từ kế toán đang sử dụng

Hiện nay Công ty Kinh doanh và chế biến lơng thực Việt Tiến đang sử dụng các biểu mẫu chứng từ ban đầu đợc ban hành theo quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT của Bộ Tài chính ban hành ngày 01/11/1995 và theo Thông t 100/1998/TT-BTC ngày 15/07/1998 Hệ thống chứng từ đợc sử dụng hiện nay của Công ty.

Hệ thống chứng từ đợc sử dụng hiện nay của Công ty đợc liệt kê ở bảng dới đây:

*Lập chứng từ theo các yếu tố của chứng từ

Việc lập chứng từ ban đầu của Công ty đợc tiến hành thờng xuyên đầy đủ theo số liên quy định Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc phản ánh rõ ràng vào chứng từ một cách trung thực, khách quan theo thời gian và địa điểm phát sinh Trong mỗi chứng từ đều đầy đủ các yếu tố theo đúng nguyên tắc của chứng từ kế toán.

* Kiểm tra chứng từ

Khi chứng từ ban đầu đợc lập và chuyển đến Phòng Kế toán, Kế toán tổng hợp tiến hành kiểm tra và phân loại chứng từ Chứng từ sau khi đợc kiểm tra mới đợc dùng làm căn cứ để ghi sổ.

* Ghi sổ kế toán

Chứng từ sau khi kiểm tra sẽ đợc ghi sổ kế toán theo quy định Trong kỳ hạch toán, chứng từ sau khi ghi sổ phải đợc bảo quản và có thể sử dụng lại để kiểm tra đối chiếu số liệu giữa kế toán sổ tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.

* Chuyển chứng từ vào lu trữ và huỷ

Kết thúc kỳ hạch toán, chứng từ đợc chuyển sang lu trữ Việc bảo quản lu trữ chứng từ đợc tiến hành theo hệ thống nên khi cần có thể tìm đợc nhanh chóng.

b Hệ thống tài khoản kế toán

Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán thống nhất do Bộ Tài chính ban hành theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995, căn cứ vào Thông t số 10/TC/CĐKT và Thông t số 100/1998/TC/BTC đồng thời căn cứ vào đặc điểm, quy mô hoạt động kinh doanh, trình độ quản lý tài chính cảu chính mình công ty đã xây dựng đợc danh mục các tài khoản áp dụng từ ngày 01/01/2000 để có thể ghi chép, phản ánh đợc toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty và cung cấp đợc các thông tin cần thiết cho quá trình quản lý.

Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng tại Công ty gồm 61 tài khoản cấp I, 105 tài khoản cấp II và 03 tài khoản ngoài bảng Để đáp ứng đợc yêu cầu về quản lý, Công ty đã mở thêm các tài khoản cấp III Các tài khoản cấp III này có thể đợc mở thêm tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý phát sinh.

c Hệ thống sổ sách: Công ty kinh doanh và Chế biến lơng thực Việt

Tiến áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung.

- Nhật ký chung: đây là quyển sổ tổng hợp, chủ yếu ghi các nghiệp vụ kinh tế theo thứ tự thời gian và là căn cứ ghi sổ cái.

- Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các tài khoản kế toán và đợc dùng làm căn cứ lập Bảng cân đối số phát sinh Tất cả các tài khoản có phát sinh trong niên độ kế toán đều đợc Công ty mở một sổ cái để ghi chép.

- Các sổ hạch toán chi tiết: là sổ dùng để phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh tế theo từng đối tợng kế toán riêng biệt Công ty mở các sổ chi tiết sau:

+ Sổ chi tiết nguyên vật liệu, hàng hoá, thành phẩm+ Sổ chi tiết cho các đối tợng thanh toán

+ Sổ chi tiết theo dõi tiền gửi, tiền vay tại các ngân hàng khác nhau+ Các tài khoản cấp II đều đợc Công ty mở sổ chi tiết để theo dõi.* Trình tự ghi sổ kế toán của Công ty nh sau:

Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ đợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào Nhật ký chung Sau đó từ Nhật ký chung chuyển từ số liệu để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Các nghiệp vụ nào Công ty có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, ghi sổ Cái các nghiệp vụ đợc ghi vào sổ kế toán chi tiết liên quan.

Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái, lập Bảng cân đối số phát sinh.

Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái với Bảng tổng hợp chi tiết (đợc lập từ các sổ kế toán chi tiết) thì lập Bảng cân đối số phát sinh và Bảng này đợc dùng để lập Báo cáo Tài chính.

Về nguyên tắc, tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên bảng Cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ.

Trình tự ghi sổ kế toán Nhật ký chung của Công ty Kinh doanh và chế biến ơng thực Việt Tiến đợc thể hiện qua sơ đồ:

l-Sơ đồ 7: l-Sơ đồ trình tự ghi sổ Nhật ký chung

Ghi chú: Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu, kiểm tra

d Hệ thống báo cáo kế toán.

Công ty Kinh doanh và chế biến lơng thực Việt Tiến luôn thực hiện đầy đủ chế độ Báo cáo Kế toán theo qui định của Nhà nớc và yêu cầu của ngành Từ năm 1996 đến năm 2000, hệ thống báo cáo kế toán của Công ty đợc lập dựa trên hệ thống báo cáo kế toán ban hành kèm theo quyết định số 1141/TCAĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và Thông t số 100/1998/TT-BTC ngày 15/07/1998 Từ năm 2001, hệ thống báo cáo kế toán của Công ty đợc lập theo quyết định 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/12/2000.

Báo cáo kế toán của Công ty bao gồm:Chứng từ

phát sinh

- Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01-DN)

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02-DN)- Báo cáo lu chuyển tiền tệ (Mẫu B03-DN)

- Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B04 - DN)

II Thực trạng hạch toán kế toán tại công ty kinh doanh và chế biến lơng thực việt tiến.

1 Đặc điểm vật liệu.

Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất của công ty là sản xuất theo đôn đặt hàng, nên chủng loại sản phẩm rất phong phú mỗi đơn đặt hàng có đòi hỏi khác nhau về quy cách mẫu mã sản phẩm.

Hiện nay các loại vật liệu dùng để sản xuất ở công ty đều có sẳn trên thị trờng, giá cả ít dao động Bên cạnh đó , do cơ chế cạnh tranh của thị trờng là một điều kiện thuận lợi cho công ty , không cần phải dự trữ nhiều nguyên vật liệu ở trong kho, mà khi có nhu cầu để sản xuất kinh doanh thì bộ phận cung ứng vật liệu mua về là có ngay Vật liệu của công ty thờng đợc nhậo kho theo hình thức sau:

- Vật liệu do công ty mua ngoài.

- Vật liệu do cần đổi chủng loại, do cha sử dụng hết.- Phế liệu thu hồi.

Nguồn cung cấp vật liệu mua ngoài của công ty chủ yếu là từ các công ty có quan hệ mua bán lâu daì với công ty nh : Công ty Hà bình , công ty boa bì nhựa Tân tiến, công ty lơng thực thành phố Hồ Chí Minh, công ty hồng dơng Ngoài ra vật liệu có thể đợc bộ phận vật t muatừ thị trờng nổi và tát cả vật t mua về có thể thanh toán ngay bằng ngân phiếu, séc, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc có thể nợ mà cha thanh toán.

a Tổ chức bảo quản nguyên vật liệu.

Mỗi loại vật liệu do có tính chất lý học , hoá học riêng, chịu ảnh hởng của khí hậu môi trờng bên ngoài nên việc dự trữ bảo quản ở kho của công ty đợc sắp xếp theo từng kho riêng:

- Kho để bột mỳ- Kho chứa dầu short- Kho để hơng liệu,muối- Kho để dầu FO

- Kho để phụ tùng thay thế nh vòng bi , dây curoa, lợc đồng, động cơ.- Kho để phế liệu.

Hệ thống kho tàng của công ty đợc quản lý chặt chẽ, chỉ có một thủ kho.Do đặc điểm vật liệu dể bị ẩm , cháy cho nên kho đợc bảo quản khô ráo và có các thiết bị phòng cháy chữa cháy nh bình cứu hoả.

b Phân loại vật liệu.

Nhìn chung vật liệu ở công ty có rất nhiều chủng loại, quy cách, đơn vị tính khác nhau cho nên đợc phân thành nhiều loại khác nhau Việc phân loại vật liệu ở công ty đợc dựa trên nội dung kinh tế và chức năng của vật liệu đối voứi quá trình sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

- Vật liệu chính: Gồm những loại tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm của công ty là các loại mỳ thành phẩm gồm các loại sau:

+ Bột mỳ: bột mỳ bình đông, bột mỳ hà bình , bột mỳ trung quốc + Dầu Pam, dầu short để chiên mỳ,dầu để nấu sa tế.

- Vật liệu phụ: Là đối tợng lao động, không cấu thành nên thực thể sản phẩm chung, vật liệu phụ có tác dụng hỗ trợ nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất các sản phẩm gồm:

+ Vật liệu phụ sử dụng thờng xuyên nh Ribotide, gum, bột mầu súp gà , súp bò,tinh dầu gà nớc

- Nhiên liệu của công ty không nhiều gồm than để đốt lò hơi, dầu FO để đốt lò chiên

- Phụ tùng thay thế: Có rất nhiều phụ tùng thay thế khác nhau nh chi tiết của các máy móc thiết bị(vòng bi,lợc đồng, dao cắt, dây curoa, )và các vật liệu điện nh dây điện , bóng dèn.

- Phế liệu thu hồi: Bao gồm lõi giấy, vỏ thùng hỏng, vỏ thùng dầu, túi nilon rách, vỏ thùng phi đựng dầu đợc thu hồi để bán

Căn cứ phiếu nhập kho nhận đợc của phòng kinh doanh, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật t nhập kho , ghi số lợng thực nhập vào phiếu và cùng ngời giao hàng ký tên vào từng liên Trong trờng hợp kiểm nhận phát hiện thấy vật liệu thiếu hoặc thừa, không đúng quy cách, mẫu mã nh ghi trên phiếu, thủ kho phải cùng ngời giao hàng lập biên bản và báo ngay cho phòng kinh doanh biết Phiếu nhập kho vào từng liên trong trờng hợp kiểm nhiệm phát hiện vật liệu thiéu hoặc thừa , không đúng quy cách, mẫu mã nh ghi trên phiếu nhập kho, thủ kho phải cùng ngời giao hàng lập biên bảnhiệm vụà báo ngay cho phiongf kinh doanh biết.

Phiếu sau khi có chữ ký của ngời giao hàng, ngời nhận hàng, chủ kho giao cho ngời giao hàngmột liên kèm với hoá đơn bán hàng làm thủ tục thanh

toán một liên dùng làm căn cứ ghi thẻ theo số thực nhập và chuyển về phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán Một liên còn lại cùng với biên bản thừa( thieu ) vật liệu ( nếu có ) gửi về phòng sản xuất kinh doanh.

Các mặt hàn sản xuất của doanh nghiệp phục vụ xuất khẩu và hàng nội địa.Vì vậy, công ty phải tổ chức mua vật liệu đáp ứng nhu cầu sản xuất Đối với trờng họp này, việc theo dõi chi phí vật liệu trực tiếp sẽ cung cấp thông tin cho công tác tính giá thàng sản phẩm, do đó trên phiếu nhập vật t và sổ kế toán chi tiết vật liệu, kế toán theo dõi cả chỉ tiêu số lợng và giá trị của vật liệu.

Vật liệu nhập kho dợc sắp xếp, phân loại riêng biệt và đúng quy định đảm bảo thuận tiện cho việc xuất vật t khi có nhu cầu cần dùng.

ở Công ty Việt Tiến chủng loại vật liệu phong phú, đa dạng Bảng danh mục vật t đợc cài đặt trên máy vi tính, sử dụng một bộ mã vật t thống nhất A,B,C,D,M tiện cho việc theo dõi từng loại,từng thứ vật t.

c Đánh giá vật liệu.

Tại Công ty Việt Tiến, các nghiệp vụ nhập liệu không diễn ra thờng xuyên liên tục, số liệu và giá trị phát sinh không lớn Còn nghiệp vụ xuất vật liệu diễn ra thờng xuyên, liên tục nhng số lợng và giá trị vật liệu xuất ra cũng không lớn Cho nên Công ty đã sử dụng giá thực tế để đánh gía vật liệu.

* Giá thực tế vật liệu nhập kho.

+ Giá thực tế vật liệu mua ngoài

ở Công ty có 6 xe vận tải, nhng 6 xe này chủ yếu là xe vận chuyển sản phẩm của Công ty giao cho khách hàng Nên vật liệu của Công ty mua, chi phí vận chuyển có thể do bên bán chi ra và chi phí này đợc cộng luôn vào giá mua hoặc có khi vận chuyển do Công ty thuê ngoài, chi phí này không cộng vào giá mua, mà kế toán hoạch toán vào chi phí sản xuất chung Nh vậy giá thực tế của vật liệu mua ngoài chỉ bao gồm giá trị trên hoá đơn bán hàng.

Ví dụ: Trên chứng từ số 205 ngày 14 tháng 12 năm 2001 (xem biểu số 2 trang)

Công ty mua của Công ty lơng thực Thành phố HCM 29,75 tấn bột mỳ Bình Đông Giá mua ghi trên hoá đơn là 3.213 đồng / 1kg, giá mua này đồng thời là giá trị thực tế của lợng bột mỳ vừa mua, kế toán sẽ ghi số liệu này vào cột ''Tiền'' của cột nhập trong sổ chi tiết vật liệu.

+ Giá thực tế vật liệu nhập liệu kho do cần đổi chủng loại

Trị giá thực tế của vật liệu nhập kho dới hình thức này đợc xác định đúng bằng gía trị thực tế xuất kho của chúng khi trớc.

* Giá thực tế vật liệu xuất kho

Tại Công ty kinh doanh và chế biến lơng thực Việt tiến, tính giá trị thực tế vật liệu xuất kho theo giá bình quân gia quyền của từng lần nhập, căn cứ trên sổ chi tiết của từng số vật liệu.

Ví dụ 132: Trên phiếu xuất kho số 2221 ngày 21/12/2001 xuất cho anh Lâm bộ phận chiên mỳ 12 tấn dầu short, kế toán căn cứ vào ngày nhập vật t gần nhất (14/12/2001) để xác định đơn giá bình quân.

Căn cứ vào giá trị thực tế và số lợng dầu short tồn kho đầu kỳ của loại dầu này trên sổ chi tiết vật liệu, tính đơn giá thực tế xuất kho của loại vật liệu này:

Giá trị thực tế của 12 tấn dầu short xuất kho là 24663 ì 12 = 295.956(ngđ)

2 Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty kinh doanh và chế biến than Việt Tiến.

2.1 Quy trình và nội dung hạch toán ban đầu.2.1.1 Thủ tục nhập vật liệu.

a) Thủ tục nhập vật liệu do mua ngoài.

Phòng kế hoạch vật t cân đối nhu cầu vật t cho sản xuất, đối chiếu với kho Nếu có nhu cầu cần phải mua loại vật t nào đó

Phòng kế hoạch giao nhiệm vụ cho cán bộ vật t đi mua ở Công ty không có ban kiểm nghiệm vật t, do đó không sử dụng "Biên bản kiểm nghiệm vật t" mà vật t mua về chỉ qua ngời mua kiểm tra trớc khi mua và thủ kho kiểm tra trớc khi nhập kho Khi cán bộ vật t mua vật t về cho Công ty thì xảy ra hai tr-ờng hợp sau:

Đơn giá bình quân dầu short

7.166.987 +6.250.000294 + 250

++Giá thực tế VL tồn trước

khi nhập kho.=

Số lượng VL tồn trước khi nhập kho

ì Số lượng VL xuất kho Giá thực tế VL tồn trư

ớc khi nhập kho.

Số lượng vật liệu nhập khoGiá thực tế VL xuất

kho trong tháng theo từng lần nhập

* Trờng hợp hàng và hoá đơn cùng về:

Khi vật t về nhập kho, bộ phận vật t ở phòng Kế hoạch vật t báo cho thủ kho và kế toán để thực hiện nhập Kế toán căn cứ vào số lợng thực nhập để ghi số lợng thực tế vào phiếu nhập và căn cứ theo giá hoá đơn của khách hàng bàn giao để ghi vào cột giá đơn vị, nhân với số lợng thực nhập để ghi vào cột thành tiền trên phiếu nhập Đồng thời kế toán xem xét số thực nhập và số trên hoá đơn, nếu có chênh lệch, kế toán yêu cầu ngời giao vật t, xác định số lợng thực tế nhập trên hoá đơn để theo dõi số thực tế thanh toán Sau đó kế toán giao cả 3 liên cho ngời giao vật t, thủ kho, thủ trởng đơn vị trên phiếu nhập, khi ký nhận đầy đủ trên phiếu nhập, thủ kho giữ lại 1 liên, 1 liên chuyển cho kế toán thanh toán cùng với hoá đơn để theo dõi thành toán, 1 liên còn lại giao cho kế toán vật liệu để vào sổ chi tiết vật liệu.

Sau khi nhận đợc hoá đơn bán hàng của Công ty lơng thực thành phố HCM (xem biểu số 2) cùng với số bột đã chuyển đến nhập kho, kế toán vật t của Công ty viết phiếu nhập kho (xem biểu số 3).

Biểu 2.

hoá đơn kiêm phiếu xuất kho

Ngày 14 tháng 12 năm 2002

Số : 718225(Liên 2 giao cho khách hàng)

- Họ và tên ngời mua: Công ty kinh doanh và chế biến lơng thực Việt Tiến- Địa chỉ : Khu công nghiệp Gia lâm , Hà Nội

- Xuất tại kho : Chi nhánh Công ty Lơng thực thành phố HCM.- Địa chỉ : số 6 Trơng Định

- Hình thức thanh toán : Tiền gửi ngân hàng.

Số TT

Tên quy cáchsản phẩm

Đơn vị tính

Số lợngĐơn giá

Thành tiềnGhi chú

Tổng số tiền (viết bằng chữ) : Chín sáu triệu ba trăm chín mơi ngàn đồng

Ngời muaNgờiviết hoá đơnThủ khoKế toán trởngThủ trởng đơn vị

Biểu số 3.

phiếu nhập kho

Số : 205 - Tên ngời nhập : Trần Hồng Tuyến

- Theo chứng từ số : 718225 - Nhập vào kho : Phợng

(Đơn vị :1000 đ)

Số TT

Tên quy cách sản phẩm, hàng hoá

Đơn vị tính

Số lợngĐơn giáThành tiềnGhi chú

Biểu 4.

hoá đơn kiêm phiếu xuất kho

Ngày 14 tháng 12 năm 2002

Số : 631296

(Liên 2 giao cho khách hàng)

- Họ tên ngời mua : Công ty KD và CBLT Việt tiến- Địa chỉ : Khu công nghiệp Gia lâm - Hà Nội- Xuất tại kho : DNTN Minh Thoa

- Hình thức thanh toán : Tiền gửi Ngân hàng.

Số TTTên quy cách sản phẩm

Đơn vị tínhSố lợngĐơn giáThành tiềnGhi chú

Tổng số tiền (viết bằng chữ) : Mời một triệu hai trăm năm mơi đồng chẵn

Ngời muaNgời viết hoá đơnThủ khoKế toán trởngThủ trởng đơn vị

Biểu số 5.

phiếu nhập kho

Số : 2057- Tên ngời nhập : Trần Hồng Tuyến

- Theo chứng từ số : 631296- Nhập vào kho : Liên

Số TT

Tên quy cách sản phẩm, hàng hoá

Đơn vị tínhSố lợngĐơn giáThành tiềnGhi chú

Khi vật liệu về kho, bộ phận vật t báo cho chủ kho và kế toán vật t thực hiện nhập Kế toán căn cứ vào số lợng thực tế nhập để ghi số lợng thực tế và phiếu nhập Kế toán giao cả 3 liên cho thủ kho, ngời giao vật t ký nhập Sau khi ký nhận đầy đủ, thủ kho giữ lại 1 liên, còn 2 liên giao cho kế toán vật t Kế toán vật t chờ khi hoá đơn về (hoá đơn báo giờ về trong tháng), lấy giá trên hoá đơn để ghi vào cột "Giá đơn vị" nhân với số lợng nhập để ghi vào cột "Thành tiền" tên phiếu nhập, sau đó giao cho kế toán thanh toán, còn 1 liên vào sổ chi tiết mẫu phiếu nhập trong trờng hợp này giống phiếu nhập trong tr-ờng hợp hàng và hoá đơn cùng về.

b) Đối với vật t nhập lại kho từ phân xởng do cần đổi lại loại vật t.

Khi vật t xuất ra không đáp ứng đợc nhu cầu sản xuất một hợp đồng nào đó, quản đốc phân xởng báo cho phòng kế hoạch vật t để đổi lại chủng loại vật t cho phù hợp với nhu cầu sản xuất đó Phòng kế hoạch vật t báo cho thủ kho và kế toán vật t thực hiện nhập số vật liệu đó Sau đó kế toán vật t viết phiếu nhập kho thành 2 liên, khi đã ký nhận đầy đủ giao 1 liên cho thủ kho, 1 liên để vào sổ chi tiết.

c) Đối với phế liệu thu hồi.

ở Công ty không thể thực hiện các thủ tục nhập kho phế liệu thu hồi mà sau mỗi chu kỳ sản xuất, một số công nhân đợc cử từ phân xởng thành phẩm thu gom lại cho vào kho phế liệu thu hồi, không qua một hình thức kiểm tra, cân đếm nào Nh vậy có nghĩa là ở Công ty không có giấy tờ sổ sách nào phản ánh tình hình nhập kho phế liệu thu hồi.

2.1.2 Thủ tục xuất vật liệu.

a) Thủ tục xuất vật liệu vào sản xuất.

Căn cứ vào các hợp đồng mà khách hàng đã đặt, phòng Kinh doanh chuyển các hợp đồng đến cho phòng Kế hoạch vật t Căn cứ vào các hợp đồng đó phòng Kế hoạch vật t tính toán lợng vật t cần thiết để sản xuất cho các hợp đồng đó để giao kế hoạch sản xuất cho bộ phận sản xuất thực hiện sản xuất Và các bộ phận sản xuất nhận kế hoạch đợc giao đồng thời quản đốc phân x-ởng làm phiếu yêu cầu cấp vật t cho sản xuất (xem biểu số 6) và chuyển lên

phòng Kế hoạch vật t Phòng Kế hoạch vật t xác định số phải cấp cho các bộ phận sản xuất trên phiếu yêu cầu cấp vật t cho sản xuất, cột số lợng thực cấp, giao lại cho bộ phận sản xuất đến kho lĩnh vật t.

Phiếu yêu cầu cấp vật t thể hiện vật liệu chính là bột mỳ, dầu short dùng sản xuất cho mỗi hợp đồng cụ thể.