Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty cơ khí HN.doc

Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty cơ khí HN

Lời mở đầu

Xã hội tồn tại và phát triển qua các giai đoạn là nhờ quá trình sản xuất sản phẩm Để quá trình này diễn ra thông suốt từ khâu đầu đến khâu cuối, một yếu tố không kém phần quan trọng là nguyên vật liệu- đầu vào của sản xuất Nguyên vật liệu càng trở nên quan trọng hơn khi đặt vào ngành công nghiệp sản xuất vì nó là cơ sở tạo nên sản phẩm thoả mãn ngời tiêu dùng ở nớc ta, ngành công nghiệp vật liệu đang trên đà phát triển và luôn đợc quan tâm hàng đầu.

Xét trên góc độ doanh nghiệp, nguyên vật liệu đảm bảo cho quá trình sản xuất đợc tiến hành đều đặn, thờng xuyên, đáp ứng đợc yêu cầu của thị trờng Nhất là trong nền kinh tế thị trờng, dới sự chi phối của các quy luật kinh tế khách quan, quy luật giá trị, quy luật cạnh tranh đã làm cho các doanh nghiệp trong quá trình sản xuất phải luôn chú trọng tới yếu tố giảm chi phí và hạ thấp giá thành sản phẩm

Chi phí nguyên vật liệu là một trong những yếu tố chi phí cơ bản của quá trình sản xuất và thờng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất cũng nh trong tổng giá thành sản phẩm của doanh nghiệp Từ đó buộc các doanh nghiệp phải tiết kiệm một cách triệt để và hợp lý nguyên vật liệu, tránh tình trạng cung cấp thiếu gây ngừng trệ sản xuất hay thừa vật liệu gây ứ đọng vốn.

Muốn vậy phải quản lý vật liệu toàn diện từ khâu cung cấp đến khâu dự trữ, sử dụng về số lợng, chủng loại Hiệu quả quản lý vật liệu quyết định hiệu quả sử dụng vốn lu động và chất lợng sản phẩm của doanh nghiệp Vì vậy, phải nhất thiết xây dựng đợc chu trình quản lý vật liệu Điều đó không chỉ có ý nghĩa về mặt kế toán là giúp hạch toán vật liệu đợc chính xác mà còn là một vấn đề có ý nghĩa thực tiễn là góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Quản lý và hạch toán vật liệu trở thành bộ phận quan trọng trong hệ thống quản lý kinh tế tài chính có vai trò tích cực trong điều hành và kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Từ xa xa đã có nền móng của sự quản lý này và khi xã hội càng phát triển các phơng pháp quản lý và hạch toán vật liệu cũng

hoàn thiện theo Trong chế độ T Bản Chủ Nghĩa, nhà t bản rất chú trọng tới công tác quản lý vật liệu, làm sao để vật liệu không bị h hao, mất mát, mọi công nhân có thể bị đuổi việc hoặc cắt lơng nếu làm thất thoát vật liệu.

Việc sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu vừa tiết kiệm đợc nguồn lực cho sản xuất, cho doanh nghiệp và đồng thời rộng hơn cả là cho toàn xã hội Kế toán nguyên vật liệu với chức năng là công cụ quản lý phải tính toán, theo dõi kịp thời về mặt số lợng và giá trị vật liệu nhập xuất tồn kho làm cơ sở cho việc xác định chi phí nguyên vật liệu trong tổng chi phí sản xuất đồng thời tạo tiền đề cho kế hoạch tiết kiệm nguyên vật liệu

Nhận thức đợc ý nghĩa của chi phí nguyên vật liệu trong tổng chi phí sản xuất cũng nh vai trò quan trọng của kế toán nguyên vật liệu, trong thời gian thực tập tại công Sản Xuất và Dịch Vụ Cơ Điện Hà Nội em đã mạnh dạn tìm hiểu đề tài: “ Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty Sản Xuất và Dịch Vụ Cơ Điện Hà Nội “

Công ty Sản Xuất và Dịch Vụ Cơ Điện Hà Nội là doanh nghiệp nhà nớc có quy mô vừa, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng cao trong chi phí sản xuất của doanh nghiệp Quá trình thực tập tại công ty giúp em thấy đợc vai trò của công tác kế toán vật liệu từ khâu lập và luân chuyển chứng từ, lựa chọn tài khoản kế toán vào sổ kế toán đến lập báo cáo kế toán Trên quan điểm đó, phạm vi nghiên cứu đề tài của em gồm các nội dung sau:

Chơng I: Những vấn đề lý luận cơ bản về công tác

hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất.

Chơng II: Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu

ở công ty Sản xuất và Dịch vụ Cơ Điện Hà Nội.

Chơng III: Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật

liệu ở công ty Sản xuất và Dịch vụ Cơ Điện Hà Nội.

Chơng I

Những vấn đề lý luận cơ bản về công tác hạch toánnguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

I.Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu.

1.Đặc điểm, vai trò, vị trí cúa nguyên vật liệu trongquá trình sản xuất.

1.1 Đặc điểm:

Một doanh nghiệp sản xuất phải có đủ ba yếu tố: lao động, t liệu lao động, đối tợng lao động Ba yếu tố này có sự tác động qua lại với nhau để tạo ra của cải vật chất cho xã hội Đối tợng lao động là tất cả mọi vật có sẵn trong tự nhiên ở quanh ta mà lao động có ích của con ngời có thể tác động vào Đối tợng lao động đợc chia làm hai loại : Loại thứ nhất có sẵn trong tự nhiên nh: gỗ trong rừng nguyên thuỷ, quặng trong lòng đất Loại thứ hai đã qua chế biến, nghĩa là đã có sự tác động của lao động, gọi là vật liệu.

"Nguyên vật liệu là đối tợng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và là cơ sở vật chất để hình thành lên sản phẩm mới."

Nguyên vật liệu có đặc điểm sau:

- Về mặt hiện vật: Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định Khi tham gia vào quá trình sản

xuất, dới tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm.

- Về mặt giá trị: Khi tham gia vào quá trình sản xuất toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu chuyển dịch một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.

- Nguyên vật liệu thuộc loại tài sản lu động, giá trị nguyên vật liệu tồn kho là vốn lu động dự trữ cho sản xuất của doanh nghiệp.

1.2.Vai trò, vị trí của nguyên vật liệu trong quátrình sản xuất.

Từ đặc điểm cơ bản của nguyên vật liệu ta có thể thấy rõ vị trí quan trọng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất Kế hoạch sản xuất kinh doanh sẽ bị ảnh hởng nếu việc cung cấp nguyên vật liệu không đầy đủ, kịp thời Chất lợng của sản phẩm cũng phụ thuộc rất nhiều vào chất lợng của nguyên vật liệu làm ra nó Do vậy, để sản xuất đợc những sản phẩm tốt, thoả mãn đợc nhu cầu của khách hàng cần phải có những nguyên vật liệu có chất lợng cao đảm bảo đúng quy cách chủng loại.

- Mặt khác chi phí nguyên vật liệu thờng chiếm tỷ trọng khá lớn trong giá thành sản xuất của sản phẩm ( trong sản phẩm công nghiệp giá trị nguyên vật liệu chiếm khoảng 50 - 60% giá thành sản xuất, trong sản phẩm chế biến giá trị nguyên vật liệu chiếm tới 70 - 80% giá thành sản xuất sản phẩm) Vì thế nên việc tập trung quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu nhằm hạ thấp chi phí, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu là vấn đề vô cùng quan trọng mà bất cứ một doanh nghiệp nào cũng cần phải quan tâm Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, hạ giá thành sản phẩm và trong một chừng mực nào đó việc giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu còn tiết kiệm đợc nguồn tài nguyên đang ngày càng cạn kiệt dần, là cơ sở để tăng sản phẩm xã hội.

2 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu

Trong điều kiện hiện nay nền sản xuất ngày càng mở rộng và phát triển trên cơ sở thoả mãn nhu cầu vật chất và văn hoá của cộng đồng xã hội Việc sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm, hợp lý và có hiệu quả ngày càng đợc coi trọng Do

vậy công tác quản lý là yêu cầu tất yếu của mọi phơng thức sản xuất Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu của xã hội ngày càng cao đòi hỏi sản phẩm tiêu thụ nhiều hơn, chất l-ợng cao hơn, đa dạng về mẫu mã chủng loại về màu sắc Chính vì vậy mà vật liệu cấu thành nên sản phẩm cũng phải không ngừng đợc nâng cao về chất lợng và chủng loại Trong điều kiện nền kinh tế nớc ta hiện nay các ngành sản xuất cha đáp ứng đầy đủ nguyên vật liệu cho yêu cầu sản xuất, do đó yêu cầu công tác quản lý vật liệu phải toàn diện ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu.

- ở khâu thu mua: Mỗi loại vật liệu có tính chất lý hoá khác nhau, công dụng khác nhau, mức độ và tỷ lệ tiêu hao khác nhau do đó thu mua phải làm sao cho đủ số lợng, đúng chủng loại, phẩm chất tốt, giá cả hợp lý, chỉ cho phép hao hụt trong định mức Đặc biệt quan tâm tới chi phí thu mua làm hạ thấp chi phí nguyên vật liệu một cách tối đa.

- ở khâu bảo quản: Cần đảm bảo theo đúng chế độ quy định, phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại nguyên vật liệu, phù hợp với quy mô tổ chức của doanh nghiệp, tránh lãng phí.

- ở khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định đợc mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đợc bình thờng, không bị ngừng trệ, gián đoạn do không cung cấp kịp thời, không dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn.

- ở khâu sử dụng: Cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu.Phải xây dựng đợc hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng chi tiết, từng công đoạn và phải không ngừng cải tiến hoàn thiện để đạt tới các định mức tiên tiến.

3.Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu

Kế toán nguyên vật liệu là việc ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu Để thực hiện đợc chức năng giám đốc và là công cụ quản lý kinh tế, kế toán nguyên vật liệu cần phải làm tốt các công việc sau:

- Tổ chức đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nớc và yêu cầu quản trị.

- Tổ chức chứng từ, tài khoản sổ kế toán phù hợp với ph-ơng pháp kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp đợc số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu sử dụng trong quá trình sản xuất, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.

- Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp để phát huy những mặt tích cực, khắc phục những mặt còn hạn chế để không ngừng nâng cao hiệu quả quản lý.

II Phân loại và tính giá nguyên vật liệu.

1.Phân loại nguyên vật liệu

Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh để tiến hành sản xuất phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau, để quản lý tốt cần phải tiến hành phân loại Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp các vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán Phân loại vật liệu có thể dựa trên những tiêu thức nh sau:

1.1.Căn cứ vào công dụng của nguyên vật liệu.

Theo cách phân loại này nguyên vật liệu đợc phân thành: - Nguyên vật liệu chính: Là đối tợng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm.

- Nguyên vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, đợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các t liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân ( ví dụ: dầu nhờn, hồ, keo, thuốc chống gỉ, xà phòng , giẻ lau .)

- Nhiên liệu: Là những vật liệu dùng để cung cấp nhiệt l-ợng trong quá trình sản xuất kinh doanh: xăng dầu, hơi đốt, than

- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải

- Phế liệu: Là các loai vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, sắt .)

- Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu ngoài các loại vật liệu kể trên.

Việc phân chia này giúp cho doanh nghiệp tổ chức các tài khoản chi tiết, dễ dàng hơn trong việc quản lý hạch toán vật liệu Ngoài ra còn giúp cho doanh nghiệp nhận biết rõ nội dung kinh tế và vai trò chức năng của từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh từ đó đề ra biện pháp thích hợp trong việc tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại vật liệu.

1.2.Căn cứ vào chức năng của nguyên vật liệu đối với quátrình sản xuất:

Theo cách phân loại này toàn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp đợc chia thành các loại sau:

- Nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất: là các loại nguyên vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất sản phẩm Gồm có:

+ Nguyên vật liệu trực tiếp: Là các loại vật liệu tiêu hao trực tiếp trong quá trình sản xuất sản phẩm.

+ Nguyên vật liệu gián tiếp: Là các loại vật liệu tiêu hao gián tiếp trong quá trình phục vụ sản xuất sản phẩm ( thờng là chi phí dầu mỡ bảo dỡng máy móc thiết bị).

- Nguyên vật liệu sử dụng cho bán hàng - Nguyên vật liệu sử dụng cho quản lý.

1.3 Căn cứ vào nguồn hình thành.

Theo tiêu thức này thì toàn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp đợc chia thành:

- Nguyên vật liệu mua ngoài: Là những nguyên vật liệu sử

dụng cho sản xuất kinh doanh đợc doanh nghiệp mua ngoài thị trờng.

- Nguyên vật liệu tự sản xuất: Là những nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự chế biến thuê ngoài gia công để sử dụng cho sản xuất ở giai đoạn sau.

- Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh hoặc đợc biếu tặng, cấp phát.

- Phế liệu thu hồi: Là những nguyên vật liệu bị thải loại ra khỏi quá trình sản xuất, có thể đợc tái sử dụng hoặc đem bán

1.4 Căn cứ vào quyền sở hữu:

Nguyên vật liệu đợc chia thành:

- Nguyên vật liệu thuộc sở hữu của doanh nghiệp: Gồm các loại NVL do doanh nghiệp tự sản xuất , mua ngoài đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán

- Nguyên vật liệu không thuộc sở hữu của doanh nghiệp: Gồm các NVL nhận gia công chế biến hay nhận giữ hộ.

Tuy nhiên trong các cách phân loại trên thì cách phân loại theo công dụng là u việt hơn cả.

2.Tính giá nguyên vật liệu.

Tính giá nguyên vật liệu là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo những yêu cầu thống nhất Việc tính giá nguyên vật liệu mang một ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu.

2.1.Các chỉ tiêu tính giá nguyên vật liệu.

- Giá thực tế: Giá thực tế của nguyên vật liệu là giá đợc xác định dựa trên những căn cứ khách quan, đợc hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu Giá thực tế của nguyên vật liệu là cơ sở pháp lý để phản ánh tình hình luân chuyển nguyên vật liệu và nó đợc dùng để ghi nguyên vật liệu tồn kho và lập các báo cáo kế toán.

- Giá hạch toán: Giá hạch toán là loại giá ổn định, đợc xác định ngay ở đầu kỳ hạch toán, thờng dựa trên giá thực tế cuối kỳ trớc hay giá kế hoạch của kỳ này Giá hạch toán là loại giá có tính chủ quan nên chỉ sử dụng để theo dõi việc luân chuyển hàng ngày Cuối kỳ hạch toán, kế toán phải điều chỉnh giá hạch toán về giá thực tế.

2.2 Xác định giá nguyên vật liệu nhập kho.

Nguyên vật liệu nhập kho đợc tính theo giá thực tế, cá biệt chỉ có một số ít trờng hợp phải sử dụng giá hạch toán để ghi nhận nhập kho.Chẳng hạn khi nguyên vật liệu nhập kho nhng cha có chứng từ hoá đơn, kế toán phải sử dụng chỉ tiêu giá hạch toán để ghi sổ Đến khi có chứng từ hoá đơn thì kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế.

Giá của nguyên vật liệu nhập kho đợc xác định tuỳ theo từng nguồn nhập nh sau:

- Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Giá thực tế của nguyên vật liệu mua ngoài là giá ghi trên hoá đơn của ngời bán cộng ( +) với thuế nhập khẩu ( nếu có), thuế giá trị gia tăng ( Nếu áp dụng phơng pháp tính thuế trực tiếp) và các khoản chi phí thu mua thực tế ( chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí thuê kho bãi ) trừ đi các khoản giảm giá hàng mua đợc hởng.

- Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự chế biến, gia công thì giá thực tế bao gồm: Giá thực tế vật liệu xuất kho cộng các chi phí gia công chế biến.

- Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế là giá trị vật liệu xuất kho thuê gia công chế biến cộng với các chi phí liên quan ( tiền thuê gia công, chi phí vận chuyển, bốc dỡ ).

-Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định cộng với các chi phí tiếp nhận ( nếu có)

- Đối với phế liệu nhập kho: Giá thực tế là giá ớc tính có thể sử dụng đợc hay giá trị thu hồi tối thiểu.

- Đối với nguyên vật liệu đợc tặng thởng: Giá thực tế tính theo giá thị trờng tơng đơng cộng với chi phí liên quan đến việc tiếp nhận.

2.3.Xác định giá nguyên vật liệu xuất kho.

Việc tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho đợc căn cứ vào đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ cuả cán bộ kế toán Có nhiều phơng pháp đợc sử dụng để tính giá nguyên vật liệu xuất dùng Doanh nghiệp căn cứ vào điều kiện cụ thể để lựa chọn một trong những phơng pháp sau đây:

2.3.1 Phơng pháp FIFO ( nhập trớc, xuất trớc).

Theo phơng pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trớc thì xuất trớc, xuất hết số nhập trớc mới xuất đến số

nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất Nói cách khác, cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trớc sẽ đợc dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trớc và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng.

Phơng pháp này thích hợp trong điều kiện giá cả có xu h-ớng ổn định hoặc có xu hh-ớng giảm.

2.3.2.Phơng pháp LIFO ( nhập sau, xuất trớc).

Phơng pháp này giả định những vật liệu đợc mua sau cùng sẽ đợc xuất trớc tiên, ngợc lại với phơng pháp FIFO ở trên.

Phơng pháp LIFO thích hợp trong trờng hợp lạm phát, giá cả có xu hớng tăng.

2.3.3 Phơng pháp giá đơn vị bình quân.

Theo phơng pháp này giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ đợc tính theo giá trị bình quân ( Bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trớc hoặc bình quân sau

Phơng pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ tuy đơn giản dễ làm nhng độ chính xác không cao Hơn nữa công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hởng đến công tác quyết toán nói chung.

Giá đơn vị Giá thực tế vật liệu tồn kho đầukỳ(cuối kỳ trớc)

bình quân =

cuối kỳ trớc Số lợng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ ( cuốikỳ trớc)

Phơng pháp này cũng có u điểm là đơn giản, dễ làm và phản ánh kịp thời tình hình biến động nguyên vật liệu trong kỳ Tuy nhiên phơng pháp này không chính xác vì không tính tới sự biến động của giá cả trong kỳ này.

Giá đơn vị Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập

bình quân sau =

mỗi lần nhập Số lợng thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập

Phơng pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập khắc phục đợc nhợc điểm của hai phơng pháp giá bình quân trên, vừa chính xác vừa cập nhật Nhợc điểm của ph-ơng pháp này là tốn nhiều công sức, phải tính toán nhiều lần.

2.3.4.Phơng pháp giá thực tế đích danh.

Theo phơng pháp này, nguyên vật liệu đợc xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập đến lúc xuất ( trừ trờng hợp điều chỉnh) Khi xuất nguyên vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của nguyên vật liệu đó Do vậy, phơng pháp này có tên gọi là phơng pháp đặc điểm riêng hay phơng pháp trực tiếp và thờng sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt.

2.3.5.Phơng pháp giá hạch toán.

Theo phơng pháp này toàn bộ nguyên vật liệu biến động trong kỳ đợc tính theo giá hạch toán ( một loại giá ổn định trong kỳ) Cuối kỳ , kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức:

Giá thực tế vật liệu Giá hạch toán vật liệu Hệ số giá

vật liệu

Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm, hoặc từng thứ nguyên vật liệu ( chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và

vật liệu Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ+ Giá hạch toán vậtliệu nhập trong kỳ

III- Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

1.Tổ chức chứng từ

Chứng từ là phơng tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, vừa là phơng tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh tế đó.

1.1.Các chứng từ sử dụng:

- Hoá đơn bán hàng của đơn vị bán - Hợp đồng mua hàng.

- Phiếu nhập kho ( mẫu 01-VT: Bắt buộc) - Phiếu xuất vật t ( mẫu 02-VT: Bắt buộc).

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu 03- VT: Bắt buộc).

- Phiếu xuất vật t theo hạn mức ( mẫu 04-VT: Hớng dẫn) - Biên bản kiểm nghiệm vật t ( mẫu 05-VT: Hớng dẫn) - Thẻ kho ( mẫu 06-VT: Bắt buộc).

1.2.Tổ chức chứng từ quá trình nhập kho nguyênvật liệu.

Căn cứ vào nhu cầu về vật t mà bộ phận mua hàng sẽ liên hệ với nhà cung cấp, lựa chọn ngời bán hàng và lập hợp đồng mua hàng Khi nguyên vật liệu về đến doanh nghiệp nếu cần kiểm nghiệm thì phải thành lập ban kiểm nghiệm Ban này có nhiệm vụ kiểm nghiệm về mặt số lợng, chất lợng, qui cách của nguyên vật liệu và lập " Biên bản kiểm nghiệm vật t".

Bộ phận cung ứng dựa trên cơ sở hợp đồng mua hàng, hoá đơn, biên bản kiểm nghiệm vật t để lập " Phiếu nhập vật t" Phiếu nhập vật t lập thành 2 liên ( Đối với vật t mua ngoài), 3 liên ( Đối với vật t tự sản xuất).

Thủ kho sau khi nhận vật t ghi số lợng vào cột thực nhập, ký nhận

Liên1: Do bộ phận lập phiếu giữ Liên2: Thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán Liên 3( nếu có): Ngời nhập giữ Còn hợp đồng mua hàng, hoá đơn của ngời bán đợc

giao cho bộ phận tài vụ , làm thủ tục thanh toán và ghi sổ kế toán.

1.3.Tổ chức chứng từ quá trình xuất kho nguyênvật liệu.

Trong mọi trờng hợp xuất kho nguyên vật liệu bất cứ sử dụng cho mục đích gì đều phải thực hiện đầy đủ các thủ tục, chứng từ qui định và phải thực hiện nghiêm ngặt việc cân, đong, đo đếm tuỳ theo từng loại nguyên vật liệu Trên các chứng từ xuất vật liệu phải ghi rõ mục đích sử dụng nguyên vật liệu (xuất cho ai, để làm gì )

Phiếu xuất kho do bộ phận cung ứng lập để theo dõi chặt chẽ số lợng vật t xuất kho cho các bộ phận, phân xởng để có kế hoạch cung ứng vật t kịp thời cho sản xuất và làm căn cứ để kế toán hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Phiếu xuất kho lập thành 3 liên ( Liên 1: Do bộ phận lập phiếu giữ; Liên 2 : Thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán; Liên 3: ngời nhận vật t giữ) Phiếu xuất vật t sử dụng trong trờng hợp xuất kho nguyên vật liệu không thờng xuyên với số lợng ít

Trờng hợp sử dụng nguyên vật liệu nhiều, phát sinh th-ờng xuyên trong tháng doanh nghiệp sử dụng " Phiếu xuất vật t theo hạn mức" Phiếu xuất vật t theo hạn mức cho tháng nào chỉ có giá trị sử dụng trong tháng đó Cuối tháng không dùng hết vật t đã lĩnh, đơn vị sử dụng phải lập phiếu nhập vật t đem đến kho cùng với số vật t thừa và phiếu xuất vật t theo hạn mức, thủ kho ghi số lợng thừa trả lại vào cả hai phiếu.

Đối với trờng hợp xuất bán vật liệu, bộ phận cung ứng căn cứ vào những thoả thuận của khách hàng để lập " Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho" Phiếu này đợc lập làm 3 liên: Một liên giao cho khách hàng; một liên giao cho bộ phận cung ứng; một liên giao cho thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán.

2.Phơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu.

Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đòi hỏi phản ánh cả về giá trị , số lợng của từng loại nguyên vật liệu theo từng kho và từng ngời phụ trách Tuỳ theo qui mô, yêu cầu quản lý

và điều kiện cụ thể, doanh nghiệp có thể chọn một trong ba phơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu sau đây:

2.1 Phơng pháp thẻ song song.

* Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất vật liệu về mặt số lợng, thẻ kho đợc mở chi tiết cho từng danh điểm vật t Hàng ngày , căn cứ các chừng từ nhập xuất, thủ kho ghi số lợng thực nhập xuất và cuối mỗi ngày tính ra số lợng tồn trên thẻ kho Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho Thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu với sổ chi tiết vật liệu để đảm bảo luôn khớp nhau.Cuối tháng, thủ kho phải tính tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho cuối kỳ theo từng danh điểm vật t.

*Tại phòng kế toán: Kế toán vật t mở sổ kế toán chi tiết cho từng danh điểm vật t tơng ứng với thẻ kho Sổ này có nội dung tơng tự nh thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận đợc các chứng từ nhập xuất do thủ kho chuyển tới, kế toán vật t phải kiểm tra đối chiếu, ghi đơn giá và tính ra số tiền Căn cứ vào các chứng từ kế toán lần lợt ghi các nghiệp vụ nhập xuất vào các sổ chi tiết Cuối tháng kế toán tính ra tổng số nhập, tổng số xuất, số tồn kho cho từng danh điểm vật liệu để đối chiếu với sổ tổng hợp và đối chiếu với thẻ kho.

*Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng

Ghi cuối tháng

Quan hệ đối chiếu

Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết để lập "Bảng tổng hợp Nhập- Xuất- Tồn kho" về mặt giá trị và từng loại nguyên vật liệu.

*Điều kiện áp dụng của phơng pháp: Phơng pháp này ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu Tuy nhiên, trong điều kiện sản xuất lớn, áp dụng phơng pháp này mất nhiều công sức do ghi chép trùng lặp Vì vậy, phơng pháp này th-ờng đợc áp dụng ở những đơn vị vừa và nhỏ, ít chủng loại vật t, khối lợng các nghiệp vụ nhập xuất ít, không thờng xuyên.

2.2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.

* Tại kho: Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu , thủ kho vẫn mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lợng của từng danh điểm vật liệu nh trờng hợp hạch toán chi tiết theo phơng pháp thẻ song song.

* Tại phòng kế toán: Kế toán không mở sổ chi tiết mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lợng và số tiền cuả từng danh điểm vật t theo từng kho Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp chứng từ nhập - xuất phát sinh trong tháng của từng loại vật liệu, mỗi loại chỉ ghi một dòng trong sổ Cuối tháng, đối chiếu số l-ợng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp.

* Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp sổ đốichiếu luân chuyển.

Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ

Quan hệ đối chiếu

* Điều kiện áp dụng: Theo phơng pháp này thì công việc ghi chép kế toán chi tiết theo từng danh điểm vật liệu đợc giảm nhẹ, nhng toàn bộ công tác ghi chép, tính toán, kiểm tra đều dồn hết vào cuối kỳ nên công việc hạch toán và lập báo cáo thờng bị chậm trễ Phơng pháp này có cải tiến hơn phơng pháp thẻ song song nhng vẫn còn ghi trùng lặp Do vậy, thờng áp dụng ở doanh nghiệp có qui mô vừa, chủng loại hàng tồn kho tơng đối nhiều.

2.3 Phơng pháp sổ số d.

*Tại kho: Giống các phơng pháp trên Định kỳ sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng loại nguyên vật liệu, sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và giao cho kế toán.

Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lợng vật liệu tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật liệu vào sổ số d Sổ số d đợc kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trớc ngày cuối tháng kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ Ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền.

* Tại phòng kế toán: Định kỳ, kế toán phải xuống kho để hớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho và thu nhận chứng từ Khi nhận đợc chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ ( giá hạch toán), tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ Đồng thời, ghi số tiền vừa tính đợc của từng nhóm vật t ( nhập riêng, xuất riêng) vào bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn kho Bảng này

Chứng từ xuất Bảng kê xuất

đợc mở cho từng kho, mỗi kho một tờ đợc ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập xuất vật t Tiếp đó cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số d đầu tháng để tính ra số d cuối tháng của từng nhóm vật t Số d này đợc dùng để đối chiếu với cột số tiền trên sổ số d ( số liệu trên sổ số d do kế toán tính bằng cách lấy số lợng tồn kho nhân với giá hạch toán).

* Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo

* Điều kiện áp dụng: Phơng pháp sổ số d có nhiều cải tiến trong việc tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Nó có đặc điểm là xoá bỏ đợc việc ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế toán, tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thờng xuyên và có hệ thống của kế toán với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời Phơng pháp này kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho và phòng kế toán Tuy nhiên, theo phơng pháp này công việc khá phức tạp, thờng đợc áp dụng ở những doanh nghiệp có qui mô lớn, số lợng chủng loại vật t nhiều, nghiệp vụ nhập xuất xảy ra th-ờng xuyên với khối lợng lớn.

IV- Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu.

A Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khaithờng xuyên.

Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi, phản ánh thờng xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu trên sổ kế toán Theo phơng pháp này, các tài khoản nguyên vật liệu đợc dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của nguyên vật liệu Vì vậy, nguyên vật liệu tồn kho trên sổ kế toán có thể xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ kế toán.

Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế nguyên vật liệu tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán với nguyên tắc tồn kho thực tế luôn phù hợp với tồn kho trên sổ kế toán Nếu có chênh lệch phải truy tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời.

Phơng pháp kê khai thờng xuyên thờng đợc áp dụng trong các doanh nghiệp có các mặt hàng có giá trị lớn.

1 Tài khoản ( TK) sử dụng:

- TK 152: Nguyên vật liệu.

Tài khoản này đợc dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiết cho từng loại, từng nhóm tuỳ theo yêu cầu quản lý và phơng tiện thanh toán.

+ Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng NVL trong kỳ.

+ Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trong kỳ.

+ D nợ: Giá trị thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ.

- TK 151: Hàng mua đang đi đờng.

Tài khoản này đợc sử dụng để phản ánh các loại nguyên vật liệu mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhng cha kiểm nhận nhập kho theo nơi bảo quản qui định, gồm nguyên vật liệu mua đã chấp nhận thanh toán hoặc đã trả tiền cho nhà cung cấp, nguyên vật liệu đã về doanh nghiệp nhng cha làm thủ tục nhập kho.

TK 151 đợc chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu đang đi trên đờng tính đến ngày cuối kỳ.

+ Bên nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đờng tăng trong kỳ + Bên có: Phản ánh giá trị hàng đang đi đờng kỳ trớc đã về nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng.

+ D nợ: Giá trị hàng đang đi đờng (đầu và cuối kỳ) - TK 133: Thuế giá trị gia tăng ( GTGT) đợc khấu trừ TK 133 dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ, đợc hoàn lại.

+ Bên nợ: Tập hợp số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ phát sinh trong kỳ.

+ Bên có: Các nghiệp vụ làm giảm thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ ( đã khấu trừ, trả lại hàng mua, chiết khấu, giảm giá hàng mua, đợc hoàn lại )

+ D nợ: Phản ánh số thuế GTGT đầu vào còn đợc khấu trừ sẽ đợc hoàn lại nhng cha nhận.

Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác để

căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK 152 (chi tiết): Giá mua thực tế không có thuế Nợ TK 133 : Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ.

Có TK liên quan ( 331,111,112,141 ): Tổng giá thanh toán.

- Trờng hợp doanh nghiệp đợc giảm giá hàng mua hay hàng mua trả lại ( nếu có) ghi:

Nợ TK 331(chi tiết): Trừ vào số tiền hàng phải trả Nợ TK 111,112 : Số tiền đợc ngời bán trả lại.

Nợ TK 1388 : Số tiền trả lại đợc ngời bán chấp

- Trờng hợp hàng thừa so với hoá đơn.

Về mặt nguyên tắc, khi phát hiện thừa phải làm văn bản báo cho các bên liên quan biết để cùng sử lý Về mặt kế toán ghi:

+ Nếu nhập toàn bộ:

Nợ TK 152 ( chi tiết) : Trị giá toàn bộ hàng ( Giá không thuế)

Nợ TK 133 ( 1331) : Thuế GTGT tính theo số hoá đơn Có TK 331 : Trị giá thanh toán theo hoá

Nợ TK 338 (3381) : Trị giá hàng thừa ( không có thuế)

Có TK 152 ( chi tiết) : Trị giá số thừa trả lại * Nếu đồng ý mua tiếp số thừa:

Nợ TK 338 ( 3381): Trị giá hàng thừa không có thuế

Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT của số hàng thừa Có TK 331 : Tổng giá thanh toán của số hàng thừa

* Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập Nợ TK 338 (3381) : Trị giá hàng thừa không có thuế

Có TK 721 : Số thừa không rõ nguyên nhân + Nếu nhập theo số hoá đơn: Ghi nhận số nhập nh tr-ờng hợp ở trên Số thừa coi nh giữ hộ ngời bán và ghi nợ TK 002, khi xử lý số thừa ghi có TK 002 Đồng thời, căn cứ cách xử lý cụ thể hạch toán nh sau:

* Nếu đồng ý mua tiếp số thừa:

Nợ TK 152 (chi tiết): Trị giá hàng thừa ( giá không có thuế GTGT)

Nợ TK 133 ( 1331) : Thuế GTGT của số hàng thừa

Có TK 331 : Tổng giá thanh toán của số hàng thừa

Đồng thời ghi Có TK 002

* Nếu không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập:

Nợ TK 152 ( chi tiết) : Trị giá hàng thừa ( không có thuế GTGT)

Có TK 721 : Số thừa không rõ nguyên nhân

Đồng thời ghi Có TK002

- Trờng hợp hàng thiếu so với hoá đơn.

Kế toán chỉ ghi tăng nguyên vật liệu theo trị giá hàng thực nhận, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận thông báo cho bên bán biết và ghi sổ nh sau:

Nợ TK 133 ( 1331) : Thuế GTGT theo hoá đơn

Có TK 331 : Tổng giá thanh toán theo hoá đơn + Khi xử lý:

* Nếu ngời bán giao tiếp số hàng còn thiếu:

Nợ TK 152 ( chi tiết) : Ngời bán giao nốt số còn

* Nếu cá nhân làm mất phải bồi thờng: Nợ TK 1388, 334 : Cá nhân phải bồi thờng

Có TK 138 (1381) : Xử lý số thiếu

Có TK 133 (1331) : Thuế GTGT của số hàng thiếu

* Nếu thiếu không xác định đợc nguyên nhân Nợ TK 821 : Số thiếu không rõ nguyên nhân

Có TK 138 (1381) : Xử lý số thiếu

Trờng hợp hàng hoá kém phẩm chất, sai qui cách, không đảm bảo nh hợp đồng:

Số hàng này có thể đợc giảm giá hoặc trả lại cho ngời bán Khi xuất kho giao trả hoặc số giảm giá đợc ngời bán chấp nhận:

Nợ TK 331,111,112: Tổng giá thanh toán của số hàng đ-ợc giảm

giá hoặc trả lại ngời bán

Có TK 152 ( chi tiết): Trị giá số hàng giao trả hoặc giảm giá

Có 133 (1331): Thuế GTGT của số hàng giao trả hoặc giảm giá

- Trờng hợp hàng về cha có hoá đơn:

Kế toán lu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ " Hàng cha có hoá đơn" Nếu trong tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thờng Còn nếu cuối tháng, hoá đơn vẫn cha về thì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán:

Nợ TK 152 ( chi tiết) : Có TK 331:

Sang tháng sau khi hoá đơn về, sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế bằng một trong ba cách sau:

+ Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ, rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thờng.

+ Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ (nếu giá tạm tính > giá thực tế); bằng bút toán thờng (nếu giá tạm tính< giá thực tế).

+ Cách 3: Dùng bút toán đảo ngợc để xoá bút toán theo giá tạm tính đã ghi Sau đó, ghi lại giá thực tế bằng bút toán đúng nh bình thờng.

- Trờng hợp hoá đơn về nhng hàng cha về.

Kế toán lu hóa đơn vào tập hồ sơ " Hàng mua đang đi đờng" Nếu trong tháng hàng về thì ghi sổ bình thờng Còn nếu cuối tháng vẫn cha về thì ghi:

Nợ TK 151 : Trị giá hàng mua không có thuế GTGT Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT đợc khấu trừ

Có TK liên quan ( 331, 111,112,141 ): Tổng giá thanh toán

Sang tháng sau khi hàng về ghi : Nợ TK 152( chi tiết) : Nếu nhập kho

Nợ TK 621,627 : Nếu xuất thẳng cho sản xuất, cho phân xởng

Có TK 151: Hàng đi đờng kỳ trớc đã về

- Trờng hợp Nguyên vật liệu tự chế nhập kho hoặc thuê ngoài gia công chế biến:

Nợ TK 152( chi tiết): Giá thành sản xuất thực tế

Có TK 154 : NVL tự sản xuất hoặc thuê ngoài gia công

- Các trờng hợp tăng khác: Ngoài nguồn nguyên vật liệu mua ngoài, tự chế nhập kho, nguyên vật liệu của doanh nghiệp còn tăng do nhiều nguyên nhân khác nh: Nhận góp vốn liên doanh, đánh giá tăng, thừa Mọi trờng hợp phát sinh làm tăng giá trị nguyên vật liệu đều đợc ghi Nợ TK 152 theo giá thực tế, đối ứng với các tài khoản thích ứng Chẳng hạn:

Nợ TK 152 (chi tiết) : Giá thực tế nguyên vật liệu tăng thêm

Có TK 411 : Nhận cấp phát, biếu tặng, viện trợ, góp vốn

Có TK 412 : Đánh giá tăng nguyên vật liệu

Có TK 336 : Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ

Có TK 642 : Thừa trong định mức tại kho Có TK 3381 : Thừa ngoài định mức chờ xử lý Có TK 621,627,641,642 : Dùng không hết hoặc thu hồi phế liệu

Có TK 222,128: Nhận lại vốn góp liên doanh

Có TK 241 : Nhập kho thiết bị XDCB hoặc thu hồi phế liệu

từ XDCB, từ sửa chữa lớn TSCĐ

2.1.2 Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơngpháp trực tiếp:

ở các đơn vị cha thực hiện đầy đủ các điều kiện về sổ sách kế toán, về chứng từ hay các đơn vị kinh doanh vàng bạc sẽ tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp Trong trờng hợp này, kế toán phản ánh giá trị nguyên vật liệu theo tổng giá thanh toán gồm cả thuế GTGT đầu vào.

Nh vậy việc hạch toán sẽ giống nh phơng pháp khấu trừ chỉ khác là kế toán không sử dụng TK 133 để ghi thuế GTGT đầu vào mà số thuế này là một bộ phận cấu thành giá vốn nguyên vật liệu nhập kho hoặc chi phí sản xuất kinh doanh ( nếu nguyên vật liệu mua về đợc đa ngay vào sử dụng)

2.2 Hạch toán các nghiệp vụ làm giảm nguyên vậtliệu.

Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất sử dụng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh Mọi trờng hợp giảm nguyên vật liệu đều ghi theo giá thực tế ở bên Có của TK 152.

- Trờng hợp xuất nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh:

Nợ TK 621(chi tiết đối tợng): Xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ dịch vụ

Nợ TK 627( 6272- chi tiết PX): Xuất dùng cho phân xởng Nợ TK 641 ( 6421): Xuất phục vụ bán hàng

Nợ TK 642 (6422 : Xuất dùng cho nhu cầu quản lý của

- Trờng hợp xuất góp vốn liên doanh: Căn cứ vào giá gốc của nguyên vật liệu xuất góp vốn liên doanh và giá trị vốn góp đợc liên doanh chấp nhận, phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá trị vốn góp sẽ đợc phản ánh vào TK 412 " Chênh lệch đánh giá lại tài sản" ( nếu giá vốn > giá trị vốn góp thì ghi Nợ; giá vốn < giá trị vốn góp thì ghi Có)

Nợ TK 222 : Giá trị vốn góp liên doanh dài hạn Nợ TK 128 : Giá trị vốn góp liên doanh ngắn hạn Nợ ( Có) TK 412: Phần chênh lệch

Có TK 152 ( chi tiết): Giá thực tế NVL xuất góp vốn liên doanh

- Trờng hợp xuất thuê ngoài gia công chế biến:

Nợ TK 154: Giá thực tế NVL xuất kho thuê gia công chế biến

Có TK 152 ( chi tiết): Giá thực tế - Trờng hợp giảm do cho vay tạm thời:

Nợ TK 138 ( 1388) : Cho các cá nhân, tập thể vay tạm thời

Nợ TK 136 ( 1368): Cho vay nội bộ tạm thời

Có TK 152 ( chi tiết): Giá thực tế nguyên vật liệu cho vay

- Trờng hợp giảm do các nguyên nhân khác ( nhợng bán, phát hiện thiếu )

Nợ TK 632 : Nhợng bán, xuất trả lơng, trả thởng Nợ TK 642 : Thiếu trong định mức tại kho

Nợ TK 138 (1381): Thiếu cha rõ nguyên nhân

Nợ TK 412 : Phần chênh lệch giảm giá do đánh giá lại

Có TK 152 ( chi tiết): Giá thực tế nguyên vật liệu Quá trình hạch toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên có thể đợc khái quát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo

Chênhv lệch đánh giá Giá trị NVL phát hiện thiếu khi kiểm kê

tăng NVL

TK 412

Chênh lệch đánh giá giảm NVL

Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theophơng pháp kê khai thờng xuyên ( Tính thuế

B Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kêđịnh kỳ

Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị nguyên vật liệu, hàng hoá đã xuất dùng trong

Phơng pháp kiểm kê định kỳ không theo dõi một cách thờng xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật t hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản ,phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê, xác định lợng tồn kho thực tế và lợng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác Độ chính xác của phơng pháp này không cao mặc dầu tiết kiệm đợc công sức ghi chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại hàng hoá vật t có giá trị thấp ,thờng xuyên xuất dùng, xuất bán.

1 - Tài khoản sử dụng :

- TK 611 : " Mua hàng".

Tài khoản này dùng dể theo dõi tình hình thu mua ,tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế.

+ Bên Nợ : Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ.

+ Bên Có : Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ và tồn kho cuối kỳ.

Tài khoản 611 cuối kỳ không có số d và thờng đợc mở chi tiết cho từng loại vật t hàng hoá.

- TK 152 :"Nguyên liệu,vật liệu ".

Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị nguyên vật liệu tồn kho ,chi tiết theo từng loại

+ Bên Nợ : Kết chuyển giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ

+ Bên Có : Kết chuyển giá thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ

+ D Nợ : Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho

- TK 151 : " Hàng mua đang đi đờng" Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hàng mua đang đi đờng Đó là những loại vật t mà đơn vị đã mua hoặc đã chấp nhận mua nhng cuối tháng cha về đến đơn vị, cha qua kiểm nhận, kể cả hàng gửi tại kho ngời bán.

+ Bên Nợ : Trị giá hàng đang đi đờng cuối kỳ + Bên Có : Kết chuyển hàng đi đờng đầu kỳ + D Nợ : Trị giá hàng mua đang đi đờng đầu kỳ

Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác trong quá trình hạch toán sự biến động của nguyên vật liệu

+Căn cứ vào các hoá đơn mua hàng:

Nợ TK 611 (6111): Giá thực tế nguyên vật liệu thu

Có TK 411: Nhận góp vốn liên doanh, cấp phát, biếu tặng

Có TK 311, 336, 338: Tăng do đi vay

Có TK 128,222: Nhận lại vốn góp liên doanh + Khi đợc chiết khấu :

Nợ TK 111, 112,331: Tổng số tiền chiết khấu đợc

- Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp: Nguyên vật liệu mua ngoài giá thực tế bao gồm cả thuế GTGT đầu vào Do vậy ghi :

Nợ TK 611(6111): Tổng giá Có TK liên quan ( 111,112,331 ): thanh toán

2.3.Cuối kỳ:

- Căn cứ vào biên bản kiểm kê nguyên vật liệu tồn kho Nợ TK 152: Trị giá nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ Nợ TK 151: Trị giá hàng đang đi đờng cuối kỳ

Có TK 611(6111): Trị giá nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ

- Giá trị nguyên vật liệu tính vào chi phí sản xuất đợc xác định bằng cách lấy số phát sinh bên Nợ TK 611 trừ đi số phát sinh Có (bao gồm số tồn kho cuối kỳ, số trả lại, giảm giá hàng mua ) rồi phân bổ cho các đối tợng sử dụng.

Nợ TK liên quan ( TK 621,627,641,642 ): Có TK 611(6111):

Quá trình hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo ph-ơng pháp kiểm kê định kỳ đợc khái quát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo

Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu

C.Tổ chức sổ kế toán hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu trongcác doanh nghiệp sản xuất công nghiệp.

Theo chế độ kế toán hiện hành của Bộ Tài chính ban hành ở nớc ta hiện nay tồn tại 4 hình thức sổ kế toán

Mỗi hình thức có một hệ thống sổ kế toán riêng, trình tự hạch toán riêng Cụ thể nh sau:

1.Hình thức sổ nhật ký chung

Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập xuất ( phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ), kế toán ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung Sau đó căn cứ vào sổ Nhật ký chung để ghi sổ cái các tài khoản 152,331

Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ trên đợc ghi vào các sổ chi tiết liên quan.

Nếu đơn vị có mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ dùng để ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan Định kỳ hoặc cuối tháng tổng hợp từ sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái sau khi đã loại bỏ số trùng lắp do một nghiệp vụ đợc ghi đồng thời vào nhiều sổ

2.H×nh thøc NhËt ký- Sæ c¸i.

H»ng ngµy, c¨n cø vµo c¸c chøng tõ gèc vÒ nhËp, xuÊt NVL (hay b¶ng tæng hîp chøng tõ gèc), kÕ to¸n ghi vµo sæ NhËt ký- Sæ c¸i §ång thêi, ghi vµo c¸c sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt liªn quan.

Cuèi kú, ph¶i kho¸ sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt, lËp c¸c b¶ng

3.Hình thức Chứng từ ghi sổ:

Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc về nhập xuất NVL, kế toán lập chứng từ ghi sổ Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sau đó ghi sổ cái TK 152, TK 611.

Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ đợc dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết.

Trình tự ghi sổ đợc khái quát nh sau:

4.Hình thức Nhật ký- Chứng từ:

Hạch toán theo hình thức Nhật ký- Chứng từ cần rất nhiều loại sổ sách Mỗi loại sổ sách lại có thể đợc dùng để hạch toán cho nhiều phần hành kế toán khác nhau

Trình tự ghi sổ đợc khái quát nh sau:

Chơng II

Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu tại côngty Sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội.

I.đặc điểm chung của công ty SX và dv cơ điện hà nội

Tên công ty: Công ty SX và DV cơ điện Hà Nội Tên giao dịch Quốc tế: EMPROSERCO

Trụ sở công ty: 20 Phố Bích Câu - Quận Đống Đa - Hà Nội.

1 Sự ra đời, hình thành và phát triển của công ty.

1.1 Quá trình phát triển của công ty.

Theo tinh thần Nghị quyết Đại hội VI của Đảng, việc đổi mới cơ chế quản lý kinh tế đã đợc khẳng định Chúng ta xoá bỏ chế độ kế hoạch hoá tập trung bao cấp, xây dựng một cơ chế mới tự hạch toán sản xuất kinh doanh, phù hợp với quy luật khách quan, phù hợp với tinh thần thực tế nền kinh tế

Trong tình hình đó, công ty sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội đợc thành lập tách ra khỏi Liên hiệp xí nghiệp xe đạp Hà Nội theo quyết định số 4184/QĐ-UB ngày 03/10/1989 và là một doanh nghiệp Nhà nớc hạng 2 theo QĐ số 3224/QĐ-UB của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội

Công ty sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội là một đơn vị kinh doanh hạch toán kinh tế độc lập, có t cách pháp nhân và chịu trách nhiệm trớc cơ quan pháp luật về các hoạt động kinh doanh của mình Công ty có trụ sở chính đặt tại số 20 phố Bích Câu - Hà Nội và một văn phòng đại diện đặt tại số 216 Hoàng Hoa Thám - phờng 12 Quận Tân Bình - Thành phố Hồ Chí Minh.

Từ trớc năm 1989 khi còn chung với cơ quan văn phòng Liên hiệp xí nghiệp xe đạp Hà Nội, ngành hàng chủ yếu là sản xuất xe đạp và phụ tùng xe đạp Nhng sau khi chuyển đổi cơ chế của Nhà nớc từ bao cấp sang tự hạch toán sản xuất kinh doanh thì ngành hàng xe đạp không còn phù hợp nữa Nhu cầu xe đạp ít hơn trớc, hơn nữa xe đạp Trung quốc tràn ngập thị trờng Việt Nam giá lại rất rẻ Vì vậy các đơn hàng giảm dần dẫn đến thị trờng bị thu hẹp, sản xuất gặp rất nhiều khó khăn

Nắm bắt đợc chủ trơng đổi mới của Nhà nớc, công ty đã từng bớc khắc phục khó khăn, vơn lên xoá bỏ chế độ bao cấp, tìm ra cho mình hớng đi mới

Công ty xác định rằng phải tự đổi mới, đổi mới toàn diện mà trớc hết phải đổi mới về tổ chức, mạnh dạn đầu t, chuyển đổi ngành hàng kinh doanh Chỉ có nh vậy mới có thể phù hợp với tình đổi mới của nền kinh tế, bắt kịp đợc xu hớng phát triển không ngừng trên thị trờng, mới vực dậy đợc hoạt động của bản thân doanh nghiệp Công ty nhanh chóng nhận thấy rằng sản xuất ngành hàng xe đạp không còn phù hợp nữa Để tồn tại và phát triển là mục tiêu định h-ớng chiến lợc đợc đặt ra trong thời kỳ trớc mắt và cả lâu dài của công ty Công ty đã bỏ ra nhiều công sức đi khảo sát,tìm hiểu thị trờng, lắng nghe ý kiến của các đồng chí lãnh đạo đầu ngành ở các tỉnh trong cả nớc về rất nhiều lĩnh vực Trong đó có vấn đề về trang thiết bị trong các bệnh viện, các cơ sở y tế đang bị xuống cấp qua nhiều năm sử dụng rất cần đợc nâng cấp đầu t để từng bớc hiện đại hoá các bệnh viện, các cơ sở y tế Ngoài ra công ty còn nghiên cứu một số ngành hàng phục vụ dân dụng nh: xe đẩy vận chuyển, nội thất dân dụng với phơng châm:

"Sản xuất những thứ xã hội cần chứ không sản xuất những thứ xã hội đã có sẵn".

Mặt khác công ty cũng nhận thấy rằng để tồn tại và phát triển đợc, phải không ngừng cải tiến mẫu mã , đa dạng hoá sản phẩm, đảm bảo chất lợng, giảm giá thành Hiện nay với công nghệ sản xuất các loại ống inox, đáp ứng đợc mọi yêu cầu về mẫu mã của khách hàng, công ty đang là đơn vị sản xuất các trang thiết bị y tế , nội thất giành đợc nhiều uy tín trên thị trờng.

Để thực hiện đợc nhiệm vụ đã đặt ra, công ty đã có sự nhất quán trong sự chỉ đạo lãnh đạo của cấp uỷ Đảng, của cơ quan chuyên môn, các tổ chức đoàn thể cùng tập thể cán bộ công nhân viên chức đều quyết tâm phấn đấu theo hớng đổi mới toàn diện từ tổ chức sản xuất đến tổ chức bộ máy quản lý Với suy nghĩ luôn ứng dụng khoa học kỹ thuật, đổi mới công nghệ, đa dạng hoá sản phẩm, kết hợp với việc đầu t thiết bị ngành hàng do công ty sản xuất đã đem lại hiệu quả kinh tế cao và có uy tín về chất lợng Năm 1994 doanh thu của công ty là 8 tỷ đồng Năm 1996 do nhu cầu của thị trờng và phát triển kinh doanh công ty đầu t thêm một dây chuyền sản xuất định hình ống inox các loại với sản lợng 10.000 tấn inox /1 năm, đa doanh thu của công ty đạt trên 27 tỷ năm 1999 Với sự cố gắng của tập thể cán bộ công nhân viên công ty , đợc sự giúp đỡ của UBND Thành phố, công ty sản xuất và dịch vụ cơ điện tiếp tục lấy nhiệm vụ sản xuất trang thiết bị y tế làm trọng tâm, đảm bảo đủ việc làm cho cán bộ công nhân viên trong công ty.

Các bớc phát triển đi lên của công ty đợc thể hiện phần nào qua một số chỉ tiêu cơ bản sau đây: