Hoàn thiện công tác hạch toán Nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Ngọc

Hoàn thiện công tác hạch toán Nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Ngọc

LỜI NÓI ĐẦU

Trong công cuộc đổi mới nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang nềnkinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa, Việt Nam thực hiện pháttriển kinh tế nhiều thành phần Điều này là cần thiết để hội nhập với nền kinh tếtrong khu vực và thế giới chuẩn bị cho việc gia nhập tổ chức thương mại thế giới(WTO) Tuy nhiên cơ chế thị trường có tính năng động vốn có đã tạo ra một môitrường cạnh tranh quyết liệt giữa các doanh nghiệp với nhau Để tồn tại và đứngvững trong cuộc cạnh tranh đó, đòi hỏi các doanh nghiệp phải quan tâm đến tấtcả các khâu trong quá trình sản xuất từ khi doanh nghiệp bỏ vốn ra đến khidoanh nghiệp thu hồi vốn về Làm thế nào để đạt hiệu quả cao nhất với chi phíthấp nhất là câu hỏi đối với tất cả các doanh nghiệp Có như vậy doanh nghiệpmới đảm bảo có lãi, cải thiện đời sống người lao động, thực hiện đầy đủ nghĩa vụđối với Nhà nước, tăng tích luỹ và thực hiện tái sản xuất mở rộng.

Đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu (NVL) làyếu tố cơ bản để tạo nên sản phẩm và chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷtrọng lớn trong toàn bộ giá thành sản phẩm Do thấy được vai trò của NVL nênquản lí các chi phí thực chất là quản lí chi phí NVL Trong tình hình hiện nay vớinguồn lực có hạn và sự khai thác tiềm năng sản xuất của đất nước chưa có hiệuquả nhiều NVL phải nhập từ nước ngoài Do vậy, chỉ cần một sự biến động nhỏcũng ảnh hưởng rất lớn đến giá thành sản phẩm, tức là ảnh hưởng đến thu nhập,đến sự sống còn của doanh nghiệp Chính vì vậy, việc ghi chép tình hình thumua, nhập, xuất và dự trữ NVL giữ một vai trò quan trọng trong việc cung cấpthông tin và đề ra các biện pháp quản lí NVL nói riêng, quản lí và hoạt động sảnxuất kinh doanh trong toàn doanh nghiệp nói chung môt cách khoa học hợp lí,đúng đắn và sử dụng sao cho có hiệu quả cao nhất, tránh lãng phí tài nguyên cácnguồn lực sản xuất Đây là biện pháp đúng đắn hữu hiệu để góp phần nâng cao

hiệu quả sử dụng vốn, qua đó nhằm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp và cải thiệnđời sống cho cán bộ công nhân viên.

Sau một thời gian thực tập tại Công ty TNHH Ngọc do thấy được vị trí,vai trò cũng như nhiệm vụ của kế toán, đặc biệt là kế toàn NVL Em thấy rõ vậtliệu là yếu tố vô cùng quan trọng của quá trình sản xuất kinh doanh đồng thờithấy được sự cần thiết của vật liệu để đáp ứng kịp thời yêu cầu sản xuất và nhưvậy hạch toán kế toán đã được xác định là một công cụ đắc lực không thể thiếuđược với công việc quản lí NVL ở Công ty từ đó đảm bảo 3 yêu cầu có bản:Chính xác, kịp thời, cơ bản.

Quá trình tìm hiểu thực tế kết hợp với kiến thức đã học, em cố gắng đi sâutìm hiểu nghiên cứu việc hạch toán NVL ở Công ty mong tìm ra những mặtmạnh, yếu cùng những biện pháp khắc phục nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữacông tác hạch toán NVL

Trong quá trình tìm hiểu thực tế tại Công ty TNHH Ngọc, được sự giúp đỡtận tình của các cô chú cán bộ phòng tài vụ và sự hướng dẫn tận tình của cô giáo

đã giúp em hoàn thiện báo cáo thực tập tốt nghiệp với đề tài: “Hoàn thiện công

tác hạch toán Nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Ngọc”.

Ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề gồm 3 phần:

Phần I: Đặc điểm tình hình chung của Công ty TNHH Ngọc.

Phần II: Tình hình thực tế công tác hạch toán nguyên vật liệu củaCông ty TNHH Ngọc.

Phần III: Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu ở Công tyTNHH Ngọc.

Do thời gian có hạn, lần đầu tiếp xúc với thực tế bản thân chưa có kinhnghiệm nên bài viết không tránh khỏi những khiếm khuyết nhất định Vì vậy, emmong nhận được sự hướng dẫn tận tình của PGS TS Nguyễn Thị Đông và ýkiến đóng góp của những người quan tâm tới vấn đề này để bài viết được hoàn

thiện hơn Em xin chân thành cảm ơn PGS TS Nguyễn Thị Đông, giáo viêntrực tiếp hướng dẫn, các thầy giáo, cô giáo trong khoa Kế toán và các cô, chútrong phòng Tài chính - Kế toán của Công ty TNHH Ngọc đã tạo điều kiện giúpđỡ em hoàn thiện chuyên đề này.

Hà Nội, tháng 10 - 2006

Sinh viên thực hiện

Hoàng Thị Hồng Thơm

PHẦN I

ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA CÔNG TY TNHH NGỌC

1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty.

Công ty TNHH Ngọc được thành lập theo quyết định số 433 - CP/UBngày 26 tháng 09 năm 1994 của UBND TP Hà Nội

Tên giao dịch: OPAL., Co Ltd

Trụ sở chính của Công ty đóng tại : Tổ 4 cụm 5 Đức Giang, Long Biên,Hà Nội

Tổng số vốn điều lệ là 1.500.000.000 đồng

Lĩnh vực sản xuất kinh doanh là dệt may xuất khẩu Trong đó mặt hàngchủ yếu của Công ty là khăn mặt phục vụ nhu cầu trong nước cũng như xuấtkhẩu.

Với đội ngũ lao động ban đầu chỉ có 112 người, đa số lao động chưa cónhiều kinh nghiệm và Công ty mới đi vào hoạt động nên gặp rất nhiều khó khăn.Vấn đề đặt ra với ban giám đốc Công ty trước hết là bố trí cơ cấu quản lý saocho đạt hiệu quả, đào tạo và sắp xếp lao động hợp lý, giải quyết thị trường đầuvào và đầu ra

Trải qua hơn mười năm đi vào hoạt động, với sự quyết tâm, nỗ lực củaban giám đốc cũng như toàn thể lao động Công ty, quy mô và hiệu quả sản xuấtkinh doanh của Công ty từng bước phát triển Đến nay đội ngũ lao động củaCông ty là 415 Trong đó 330 là lao động trực tiếp, 85 lao động gián tiếp Trongđó, trình độ đại học là 30 người, trung cấp là 15 người còn lại là lao động phổthông

Dưới đây là số lượng lao động, cơ cấu lao động của Công ty và thu nhậpcủa người lao động.

Biểu 1.1: Cơ cấu lao động của Công ty TNHH Ngọc

( Theo số liệu phòng kế toán )

1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Ngọc.

1.2.1 Đặc điểm của ngành dệt may.

Ngành dệt Việt Nam có truyền thống từ khá lâu, nhưng quy mô sản xuấtnhỏ, lao động thủ công là chính do vậy chỉ đáp ứng phần nào nhu cầu của thịtrường

Cùng với sự đổi mới đất nước, ngành dệt may nước ta cũng phát triểnmạnh mẽ, ứng dụng nhanh các kỹ thuật công nghệ mới vừa kế thừa những nétđặc sắc của ngành dệt truyền thống và những thuận lợi về giá nhân công rẻ Dovậy đáp ứng nhu cầu trong nước mà còn xuất khẩu.

Tuy nhiên việc phát triển ngành dệt cũng gặp rất nhiều những khókhăn.Trước hết là nền công nghiệp nước ta không tự trang bị thiết bị máy móccho ngành dệt, do đó phải mua thiết bị và công nghệ nước ngoài với một số vốnđầu tư lớn Điều đó ảnh hưởng tới việc chủ động sản xuất cũng như nhu cầu đổimới thiết bị và công nghệ trong lúc thị trường trong nước và thế giới luôn biếnđộng về mẫu mã và không ngừng nâng cao chất lượng.

Nguyên vật liệu phục vụ cho ngành Dệt như: sợi, bông, hoá chất, thuốcnhuộm…trong nước chưa cung cấp đủ Hàng năm chúng ta phải nhập một lượngkhá lớn nguyên liệu phục vụ cho ngành Dệt, vì vậy dự án đầu tư cho các vùngnguyên liệu đạt chất lượng là một nội dung quan trọng, vừa chủ động nguồncung cấp vừa hạ giá thành sản phẩm và giải quyết lao động trong nước.

Trong điều kiện có sự cạnh tranh của thị trường thì vấn đề là làm thế nàođể sản phẩm của Công ty có thể cạnh tranh được, lựa chọn thị trường mục tiêucủa mình Không giống như các doanh nghiệp khác, sản phẩm của Công ty chủyếu là khăn mặt.

1.2.2 Thị trường tiêu thụ sản phẩm của Công ty TNHH Ngọc.

Thị trường trong nước.

Sản phẩm muốn tiêu thụ được thì phải có thị trường, do đó Công ty xácđịnh chiến lược cho mình đó là thị trường trong nước có vị trí rất quan trọng, nósẽ tạo tiền đề cho Công ty mở rộng thị trường ra nước ngoài Do đó từ khi bướcvào hoạt động cũng như sau này Công ty luôn đảm bảo sao cho sản phẩm củamình được người tiêu dùng chấp nhận

Với thị trường trong nước này, sản phẩm của Công ty được phân phối tớicác cửa hàng, và bán trực tiếp tới khách hàng tại cửa hàng giới thiệu sản phẩmcủa Công ty.

Thị trường nước ngoài.

Là thị trường chủ yếu của Công ty, chiếm 90 % doanh số bán hàng nămcủa Công ty.Tuy vậy Công ty cũng gặp không ít những khó khăn đó là tìm bạnhàng cũng như không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, thay đổi mẫu mãcho phù hợp nhất là thị trường khó tính như Nhật Bản là thị trường chính củaCông ty.

1.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động sản xuất kinh doanh của Công tyTNHH Ngọc.

Nhân tố chủ quan.

- Chất lượng sản phẩm:

Chất lượng sản phẩm là một trong những yếu tố ảnh hưởng quan trọngđến việc tiêu thụ sản phẩm cũng như sự tồn tại và phát triển Công ty, chính vìvậy Công ty luôn có những biện pháp hữu hiệu nhằm nâng cao chất lượng sảnphẩm đáp ứng nhu cầu của khách hàng và đã được khách hàng chấp nhận

Để nâng cao chất lượng sản phẩm và đứng vững trên thị trường Công tyđã thực hiện đổi mới thiết bị máy móc, không ngừng nâng cao trình độ của độingũ lao động trong Công ty

- Trình độ tay nghề, thái độ làm việc của người lao động, nhà quản lý lànhân tố hết sức quan trọng đối với sự phát triển của Công ty

- Công tác tổ chức quản lý từ khâu cung ứng đến khâu tiêu thụ, phân phối.- Khả năng tài chính Công ty.

- Các nguồn lực về cơ sở vật chất kỹ thuật: Trang thiết bị công nghệ, khoahọc kỹ thuật, nhà xưởng…

 Nhân tố Khách quan.

- Khách hàng:

Do đặc điểm sản phẩm của Công ty nên đối tuợng khách hàng của Côngty sẽ là cá nhân, các cửa hàng Khách hàng của Công ty bao gồm cả trong nướcvà ngoài nước.

- Các nhà cung cấp:

Các nhà cung cấp bảo đảm các yếu tố đầu vào của Công ty và đây là yếutố quyết định chất lượng sản phẩm, tiến độ sản xuất, ảnh hưởng tới tiêu thụ sảnphẩm của Công ty Công ty cần quan hệ tốt với các nhà cung cấp, hạn chế sức éptừ phía họ, tạo nhiều khả năng lựa chọn cho mình.

- Đối thủ cạnh tranh:

Lĩnh vực dệt may của nước ta hiện nay khá phát triển, có rất nhiều cácdoanh nghiệp nhà nước lớn như Công ty dệt- may Hà Nội, Công ty dệt MinhKhai, Công ty dệt kim Đông Xuân, Công ty dệt 8-3 và cũng rất nhiều các Côngty dệt tư nhân… Không những cạnh tranh ở trong nước mà còn cạnh tranh ở thịtrường nước ngoài.

- Trình độ khoa học công nghệ trong nước và trên thế giới

1.2.4 Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Ngọc

* Năng lực sản xuất của công ty:

Năng lực dệt kim: vải các loại 4.000 tấn/năm: sản phẩm may 8 triệu sảnphẩm/năm (7 triệu sản phẩm xuất khẩu), khăn bông 10 triệu sản phẩm/ năm.

 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Ngọc trongvài năm gần đây:

Biểu 1.2: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của

Công ty TNHH Ngọc.

Tổng doanh thu- DT xuất khẩu

54.625.35445.324.6832 Nộp ngân sách 1000VNĐ 20.635 16.387 35.636

Kết quả tiêu thụ- Dệt kim

- Khăn

Sản phẩmChiếc

(Theosố liệu báo cáo của phòng Kế toán).

Qua bảng trên ta thấy tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty liên tụctăng trưởng và phát triển:

Doanh thu tăng không ngừng qua các năm Năm 2004, doanh thu tăng sovới năm 2003 là 11 tỷ đồng tức tăng 30,80% Năm 2005 doanh thu tăng so vớinăm 2004 là 9,2 tỷ đồng tức tăng 20,40% Có thể thấy ngay rằng doanh thu tạiCông ty liên tục tăng qua các năm nhưng tỷ lệ tăng không đều, tốc độ tăng giảmdần Do vậy Công ty phải tìm hiểu nguyên nhân và có những biện pháp kịp thờiđảm bảo sự phát triển bền vững cho Công ty.

Tuy lợi nhuận và thuế nộp ngân sách năm 2004 có giảm nhưng sau đótăng mạnh vào năm 2005 Cụ thể: So với năm 2003 lợi nhuận tại Công ty năm2004 giảm 36,996 triệu đồng tức giảm 31,3%, đến năm 2005 tăng 69 triệu đồngso với năm 2004 tức tăng 80,87%.

Thu nhập của lao động trong Công ty tăng đều tạo điều kiện dần nâng caomức sống cho họ Nhưng có thể thấy thu nhập của lao động còn thấp.

 Tình hình tài chính của Công ty TNHH Ngọc qua một số năm.

Biểu 1.3 : Vốn kinh doanh của Công ty TNHH Ngọc

Đơn vị: 1.000 VNĐ Năm

Vốn lưu động 23.156.246 26.128.209 33.623.312Vốn cố định 15.263.425 15.655.257 20.628.352Tổng số vốn 38.419.671 41.783.466 54.251.664

(Theo báo cáo của phòng kế toán).

Qua bảng trên ta thấy nguồn vốn của Công ty liên tục tăng qua các năm,đặc biệt tăng mạnh vào năm 2005 Trong đó, tỷ lệ vốn cố định trong Công tytăng từ 37% năm 2004 lên 39% năm 2005 do Công ty đầu tư trang thiết bị sảnxuất, xây dựng nhà xưởng.

Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh thực hiện qua các năm của Công tyTNHH Ngọc như sau:

Biểu 1.4 : BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH

1 Doanh thu thuần ( 01 – 03)1045.369.568.32654.624.555.601

( Số liệu báo cáo phòng Kế toán)

1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và hoạt động sản xuất tại Công tyTNHH Ngọc.

1.3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.

Hoạt động theo mô hình trực tiếp tham mưu Cơ cấu bộ máy quản lý củaCông ty đứng đầu là giám đốc với nhiệm vụ quản lý vĩ mô, tiếp theo là cácphòng ban chức năng và các xưởng sản xuất.

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Ngọc.

Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban:

 Ban giám đốc: Gồm có Giám đốc và phó Giám đốc.

Giám đốc Công ty là người lãnh đạo chung toàn bộ bộ máy quản lý và sảnxuất tại Công ty.

Ban Giám đốc

PhòngTài chính kế toán

Phòng Kế hoạch

vật tư

PhòngKỹ thuật

chất lượng

Xưởng sxDệt may

Phòng kinh doanh

Phó giám đốc: Có nhiệm vụ giúp giám đốc điều hành Công ty theo sự uỷquyền của giám đốc chịu trách nhiệm trước giám đốc về việc mình thực hiện,thay mặt giám đốc điều hành công ty khi giám đốc vắng mặt.

Phòng tài chính- kế toán: Có nhiệm vụ thông tin và kiểm tra tài sản của

Công ty với hai mặt của nó là tài sản và nguồn hình thành tài sản, cũng như nắmvững tình hình tài chính của Công ty để biết được khả năng thanh toán của Côngty Báo cáo quyết toán, tính và trả lương cho công nhân viên, thực hiện cácnghĩa vụ của Công ty đối với nhà nước.

Phòng kế hoạch- vật tư:

Nhiệm vụ của phòng là xây dựng các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn cho sảnxuất, chỉ đạo việc thực hiện cho từng phân xưởng, tổ chức kiểm tra việc thựchiện kế hoạch sản xuất

Thực hiện theo dõi mua bán vật tư thiết bị cho sản xuất, bảo đảm cungứng vật tư, quản lý kho và cấp phát vật tư cho sản xuất

* Phòng kinh doanh:

Nhiệm vụ của phòng là xây dựng kế hoạch tiêu thụ, phân phối sản phẩm.Trực tiếp đứng ra ký kết hợp đồng với khách hàng, quản lý hệ thống cửa hànggiới thiệu sản phẩm, cửa hàng bán lẻ

Có trách nhiệm tham mưu cho ban Giám đốc về chiến lược thị trường chosản phẩm của Công ty.

Phòng kỹ thuật chất lượng:

Lập lên các dự án đầu tư, thiết kế mẫu mã, kiểu dáng sản phẩm theo yêucầu của khách hàng Chịu trách nhiệm về kỹ thuật chất lượng sản xuất sản phẩm,đồng thời xây dựng định mức kinh tế kỹ thuật

Kiểm tra chất lượng sản phẩm, bán thành phẩm các công đoạn sản xuất vàquản lý máy móc thiết bị sản xuất.

Xưởng sản xuất: Bao gồm 2 xưởng sản xuất.

1.3.2 Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm.

Hiện nay Công ty sản xuất các mặt hàng như: Dệt kim, khăm mặt và mộtsố mặt hàng khác Tuy nhiên trong khuôn khổ chuyên đề có hạn nên người viếtxin được tập trung phản ánh về quy trình sản xuất chính là: Dệt kim và sản phẩmkhăn mặt.

Xuất phát từ nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và đặc điểm quy trình côngnghệ sản xuất sản phẩm, cơ cấu tổ chức sản xuất của Công ty được tổ chức thành2 phân xưởng.Trong quá trình sản xuất, mỗi phân xưởng có chức năng nhiệm vụriêng nhưng vẫn đảm bảo sự phối hợp đồng bộ nhịp nhàng, cân đối giữa cácphân xưởng với nhau.

Chức năng, nhiệm vụ của các phân xưởng:

Phân xưởng 1: Thực hiện các công đoạn : Mắc, hồ, dệt, tẩy, nhuộm.-Chuẩn bị sợi, se sợi, mắc hồ sợi, đánh suốt.

-Dệt sản phẩm theo thiết kế và kiểm tra.

-Tẩy trắng các loại sợi, khăn và nhuộm sợi, khăn các màu,vải thành phẩm.-Nhập khăn, vải cho phân xưởng hoàn thành.

Phân xưởng 2: Thực hiện cộng đoạn tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh.-Cắt, may, kiểm tra, phân loại sản phẩm theo tiêu chuẩn.

-Sửa chữa nâng cao chất lượng sản phẩm, nhập kho thành phẩm.

Quá trình sản xuất trên được khái quát theo sơ đồ sau:

- Bước 1: Từ sợi qua các công đoạn dệt, nhuộm, tẩy cho ra thành phẩm(nếu mang bán vải) và bán thành phẩm nguyên vật liệu chính cho các bước sau.

- Bước 2: Vải được cắt may, cho ra thành phẩm cuối cùng của toàn bộ quytrình sản xuất.

thànhphẩm

Quá trình sản xuất sản phẩm dệt được khái quát theo sơ đồ sau:

Máy dệt kim đan ngang

Máy tẩy, nhuộm, sấy

Máy cắt tay, cắt vòng

Máy thiêu, in

Máy may, xén, thùa

Sơ đồ 1.3: Quy trình sản xuất sản phẩm dệt kim của Công ty

1.4 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty.

1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán.

Bộ máy kế toán trong Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung gồmnhiều bộ phận thực hiện các phần hành khác nhau và xử lý các hoạt động kinh tếphát sinh hàng ngày trong Công ty

Thành phẩmSợi

Phôi thiêuVải thô

Vải thành phẩm

Toàn bộ công tác kế toán tài chính được thực hiện tại phòng kế toán- tàichính Tại các phân xưởng không có tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trínhân viên làm nhiệm vụ thu thập tài liệu, chuyển các chứng từ báo cáo về phòngkế toán để phòng thực hiện công tác kế toán toàn Công ty.

Đứng đầu bộ máy kế toán là kế toán trưởng, có trách nhiệm tổ chức vàkiểm tra việc thực hiện chế độ ghi chép, bảo quản hồ sơ tài liệu, kiểm tra tìnhhình bảo quản, giữ gìn và sử dụng tài sản, vật tư tièn vốn trong doanh nghiệp, lậpcác báo cáo tài chính, phân tích các chỉ tiêu tài chính giúp giám đốc trong việclựa chọn các phương án, ra các quyết định sản xuất kinh doanh đúng đắn.

Kế toán tổng hợp: là người chịu trách nhiệm tổng hợp tất cả số liệu các kếtoán viên cung cấp.

Kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ: Cung cấp các thông tin về sốlượng, chất lượng, chủng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Cung cấp thôngtin về giá trị vật tư nhập- xuất- tồn để có kế hoạch quản lý vốn lưu động tạidoanh nghiệp…

Kế toán lao động, tiền lương, phụ cấp ,BHXH:

- Tổ chức phân công lao động theo các tiêu thức khác nhau nhằm theo dõiquản lý cơ cấu lao động tại doanh nghiệp.

- Bố trí và phân công lao động một cách hợp lý, xác định thời gian, sốlượng kết quả lao động thông qua việc tổ chức hệ thống chứng từ, hệ thống sổ đểtheo dõi chi phí lao động, hình thức trả lương phù hợp với chế độ và phù hợp vớidoanh nghiệp.

Kế toán thanh toán, tiền mặt: Theo dõi tình hình thanh toán công nợ vớingười bán và người mua, và tình hình nộp thuế của doanh nghiệp.

Kế toán chi phí và giá thành: Theo dõi tình hình chi phí sản xuất phát sinhtrong kỳ và lập bảng tính giá thành sản phẩm sản xuất trong kỳ.

Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Ngọc được thể hiện qua sơ đồsau:

Sơ đồ 1.4: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Ngọc.

Do có sự phân công, quy định phạm vi công việc phù hợp cho từng laođộng trong bộ máy kế toán, do đó công tác kế toán tại Công ty luôn tạo được sựđồng bộ, thống nhất, phối hợp chặt chẽ giữa các khâu, các bộ phận kế toán đểcùng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

1.4.2 Chế độ kế toán Công ty áp dụng:

-Xuất phát từ điều kiện thực tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh, kếthợp với việc tìm hiểu, nghiên cứu những ưu nhược điểm của hình thức tổ chứcsổ kế toán, kế toán Công ty đã lựa chọn hình thức sổ kế toán theo kiểu nhật kýchứng từ.

- Các loại sổ sử dụng:

Kế toán trưởng

KTCP,giá

thành, tiêu thụKT

LĐ, TLBH

NVL-KT tổng

hợp

- Nhật ký – Chứng từ - Bảng kê

+ Phương pháp kế toán chi tiết vật liệu: thẻ song song

+ Phương pháp xác định hàng tồn kho cuối kỳ: tính giá bình quân + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên- Hiện nay công ty áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ- Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Công ty được lập hợp lệ, hợp pháp.

- Kế toán phần hành căn cứ trên các chứng từ gốc để vào sổ chi tiết, nhậtký chứng từ liên quan Kế toán tổng hợp sau khi nhận được số liệu từ kế toánphần hành để tính toán số dư cho các tài khoản, ghi chép các sổ kế toán tổnghợp.

Quy trình ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ:

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi định kỳ

Kiểm tra đối chiếu

Sơ đồ 1.5 : Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ tại Công ty

2.1.1 Đặc điểm về quản lý và sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Ngọc.

Sản phẩm của công ty rất đa dạng về chủng loại, mẫu mã (sợi, sản phẩmdệt kim, sản phẩm dệt thoi, ) Nến nguyên vật liệu cung cấp cho sản phẩm chosản xuất cũng rất đa dạng, phong phú Công ty không chỉ sản xuất để tiêu thụtrong nước mà chủ yếu để xuất khẩu Ngoài ra công ty còn nhận cả hàng giacông cho đối tác nước ngoài Do đặc điểm sản xuất kinh doanh như vậy nên việcquản lý chặt chẽ và hạch toán chi tiết, đầy đủ, chính xác từng loại vật liệu là yếutố đảm bảo cho sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao Để đáp ứng nhu cầu này,kế toán vật liệu của công ty chia vật liệu thành các loại sau:

Sợi là vật liệu chủ yếu ở công đoạn dệt, Công ty sử dụng nhiều loại sợikhác nhau tuỳ vào yêu cầu chất lượng sản phẩm Mỗi loại sợi cấu thành sảnphẩm có chất lượng khác nhau.

Chỉ là loại vật liệu chủ yếu ở công đoạn may, số lượng chỉ dùng vào sản xuấtkinh doanh tuy không nhiều nhưng nó lại có vai trò quyết định tạo ra sản phẩm.

Nguyên liệu này có đặc điểm là dễ hút ẩm ngoài không khí nên trọnglượng của chúng dễ thay đổi theo điều kiện khí hậu và bảo quản Do đặc điểmnày, Công ty tính toán chính xác độ hút ẩm của sợi khi nhập, xuất để làm cơ sởcho việc thanh toán và phân bổ chi phí nguyên vật liệu, tính giá thành sản phẩm.

Vật liệu gián tiếp cho quá trình sản xuất bao gồm hoá chất, xăng dầu,thuốc nhuộm, vật tư may… được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau.

Mỗi loại nguyên vật liệu đều có đặc điểm riêng quyết định mức dự trữ vàđiều kiện bảo quản khác nhau Ví dụ sợi để trong thời gian nhất định, nếu quáhạn sợi sẽ bị xuống cấp Thuốc nhuộm và hoá chất chỉ có thể sử dụng trong mộtthời gian mới bảo đảm chất lượng…

Nguyên vật liệu của Công ty chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản lưu động, chiphí nguyên vật liệu thường chiếm 70 – 80  tổng chi phí sản xuất Cho nên chỉcần một biến động nhỏ về vật liệu cũng làm giá thành của sản phẩm biến đổi Dođó Công ty phải đặc biệt qua tâm tới công tác quản lý nguyên vật liệu từ khâuthu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ cho tới khâu sử dụng.

Tại khâu thu mua: Nguyên vật liệu của Công ty được mua về sau khi kiểmnghiệm về số lượng, chất lượng quy cách mẫu mã sẽ được phép nhập kho.Lương nguyên vật liệu được xác định mua dựa trên kế hoạch và nhu cầu sản xuấtdo bộ phận cung ứng xây dựng.

Tại khâu dự trữ : Công ty xác định đựoc mức dự trữ tối đa, tối thiểu chotừng loại nguyên vật liệu nhằm đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh diễn raliên tục.

Về công tác hạch toán do một người đảm nhiệm Việc hạch toán chi tiếtvà tổng hợp nguyên vật liệu được thực hiện theo hình thức nhật ký chứng từ trênmáy tính Kế toán hàng ngày có nhiệm vụ thu thập, kiểm tra chứng từ như phiếuxuất kho, phiếu nhập kho Sau đó định khoản đối chiếu với sổ sách của thủ khorồi nhập dữ liệu vào máy, máy sẽ tự động tính các chỉ tiêu còn lại như hệ số giá,giá trị vật liệu xuất kho, tồn kho…Cuối kỳ từ máy tính in ra số liệu, bảng biểucần thiết như: Bảng tổng hợp nhập - xuất- tồn nguyên vật liệu và các báo cáokhác theo yêu cầu của công tác hạch toán nguyên vật liệu.

Biểu 2.1: DANH MỤC VẬT TƯ CỦA CÔNG TY TNHH NGỌC.

01 0101 0201 0301 0401 05

Sợi 20/1( 34/1 )Sợi 20/2( 34/2 )Sợi 21/1

Sợi 21/2Sợi 16/1

02 0102 02

Vật tư may

Chỉ may các loạiNẹp nhựa các loạiGiấy chống ẩm

2.1.2 Tính giá nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Ngọc.

Tính giá vật liệu là xác định giá trị vật liệu ghi sổ kế toán một cách thốngnhất Vật liệu tại Công ty chủ yếu là mua ngoài từ nhiều nguồn khác nhau ởtrong nước.

Vật liệu tại Công ty TNHH Ngọc do phòng kế hoạch kinh doanh vật tưđảm nhiệm việc cung ứng, có nhiệm vụ mở sổ theo dõi tình hình thực hiện cungứng Phòng sẽ căn cứ vào tình hình thực hiện sản xuất và dự trữ để lập kế hoạchthu mua nguyên vật liệu và trực tiếp mua vật tư theo kế hoạch.

* Đối với vật liệu mua:

Thông thường vật liệu mua về được giao tại kho Công ty, chi phí vậnchuyển bốc dỡ, hao hụt do bên bán chịu Trong một số trường hợp Công ty phảiđến tận kho bên bán nhận hàng, lúc này căn cứ vào thoả thuận giữa hai bên đểthực hiện Tuỳ theo yêu cầu của nhà cung cấp và thoả thuận giữa hai bên màphương thức thanh toán là nhanh hay chậm Để đáp ứng yêu cầu hạch toán hàngngày và tăng cường kiểm tra kế toán đối với hoạt động thu mua, dự trữ và sửdụng nguyên vật liệu tại Công ty, việc tính giá nguyên vật liệu tại Công ty đượctiến hành:

Với nguyên vật liệu nhập kho, giá nguyên vật liệu nhập kho bằng giá ghitrên hoá đơn và chi phí thu mua, trừ đi các khoản giảm trừ, mua hàng đượchưởng.

Giá thực tếVật liệu

Giá muaTTế trên

-Cáckhoảnmua ngoài HĐ chưa

khẩu thu mua giảm trừVí dụ: Ngày 20 tháng 12 năm 2005, Công ty mua sợi 20/1 tại Công tyViệt Anh, với khối lượng 500 kg, đơn giá chưa thuế 40.000 đ/ kg, thuế GTGT10%, chi phí vận chuyển 560.000 đ.

- Giá mua chưa thuế: 20.000.000- Thuế GTGT được khấu trừ: 2.000.000- Tổng giá thanh toán: 22.000.000

Lượng thực tế VL tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ

Theo cách tính giá này trong kỳ kế toán chỉ theo dõi sự biến động nguyênvật liệu về mặt số lượng Cuối kỳ tổng hợp giá thực tế nhập trong kỳ và xuấttrong kỳ, kế toán sẽ tính giá thực tế vật liệu xuất kho.

Ví dụ:

Ngày 1 /12/2005 lượng sợi 20/1 tồn 50 kg, đơn giá 39.000 đ/ kg.Ngày 2/12/2005 nhập 350 kg đơn giá 41.200 đ/ kg

Ngày 3/12/2005 xuất kho 380 kg

Ngày 28/12/2005 nhập kho 200 kg đơn giá 39.900 đ/kg

50*39.000 + 350*41.200 + 200*39.900Giá đơn vị bình quân =

50 + 350 + 200 = 41.133

Giá thực tế vật liệu xuất kho = 380* 41.133 = 15.630.540

2.2 Hạch toán Nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Ngọc

2.2.1 Các chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ.

Chứng từ kế toán là bằng chứng pháp lý cho các nghiệp vụ kinh tế phátsinh trong doanh nghiệp Do đó, tổ chức chứng từ kế toán là công việc rất quan

trọng trong công tác kế toán, đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu Tại Công ty, thủtục nhập, xuất kho được thực hiện như sau:

 Khi mua và nhập kho vật liệu.

Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu bao gồm các chứng từ: - Hoá đơn GTGT.

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư - Phiếu nhập kho.

- Thẻ kho.

Tuỳ theo yêu cầu, kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu cho sản xuất và dựtrữ của Công ty, phòng kế hoạch kinh doanh vật tư thăm dò tìm kiếm thị trườngnguyên vật liệu sao cho phù hợp nhất Khi hàng về đối với các loại vật tư cầnkiểm nghiệm, Công ty sẽ thành lập ban kiểm nghiệm để tiến hành kiểm tra chấtlượng và số lượng nguyên vật liệu mua về, kết quả kiểm nghiệm được ghi vàobiên bản kiểm nghiệm vật tư.

Biểu 2.2: Hoá đơn mua nguyên vật liệu của Công ty TNHH

HOÁ ĐƠN (GTGT)

Liên 2 (giao cho khách hàng)Ngày 01 tháng 12 năm 2005Đơn vị bán hàng: Công ty Việt Anh

Địa chỉ: Số tài khoản:

Người mua hàng

(Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên)Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ, tên)Thủ trưởng đơn vị

Biểu 2.3: Biên bản kiểm nghiệm vật tư nhập kho của Công ty TNHH Ngọc

Đơn vị: Công ty TNHH NgọcBộ phận: Kho nhà máy

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ

Ngày 03 tháng 12 năm 2005 Số: 250- Ban kiểm kê gồm:…

- Đã kiểm kê kho nguyên vật liệu gồm các mặt hàng sau:Tên vật

Đơn giá

Theo sổ sách Theo kiểm kê

-ý kiến của ban kiểm nghiệm:…

Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)

Nếu hàng mua về đúng quy cách, chất lượng đạt yêu cầu theo hợp đồng muahàng thì tiến hành lập phiếu nhập kho Mỗi phiếu nhập kho được lập thành 3 liên vàphải có đầy đủ chữ ký của người giao hàng và người nhận hàng, trong đó:

- Một liên lưu ở tập hồ sơ chứng từ gốc của phòng kế hoạch kinh doanhvật tư.

- Một liên giao cho người nhập hàng để làm thủ tục thanh toán.

- Một liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán nguyênvật liệu định khoản và vào số liệu trong máy tính.

Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán, thủ kho và bộ phận cung ứng cùngtiến hành kiểm nhận vật tư nhập kho Sau đó, thủ kho ghi sổ thực nhập vào cộtthực nhập trên phiếu nhập kho.

Biểu 2.4: Phiếu nhập kho của Công ty TNHH Ngọc.

Đơn vị: Công ty TNHH Ngọc

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày 03 tháng 12 năm 2005 Số: 54Nợ TK 1521

Có TK 111- Họ tên người giao hàng:

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Khi xuất kho nguyên vật liệu:

Đối với vật liệu xuất kho, chứng từ kế toán Công ty là phiếu xuất kho.Căn cứ vào kế hoạch và tình hình sản xuất, đồng thời căn cứ vào tài liệu kỹ thuậtvề định mức hao phí của phòng kỹ thuật chuyển tới khi có phát sinh nhu cầu sửdụng nguyên vật liệu thì các bộ phận sẽ lập phiếu yêu cầu xin lĩnh vật tư gửi lên

phòng kế hoạch kinh doanh vật tư Phòng kế hoạch kinh doanh lập phiếu xuấtkho và chuyển cho thủ kho để xuất kho vật liệu phục vụ sản xuất.

Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên:

- Một liên lưu vào chứng từ gốc của phòng kế hoạch kinh doanh vật tư.- Một liên giao cho người lĩnh vật tư mang xuống kho để lĩnh vật tư.

- Một liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán nguyênvật liệu.

Ví dụ về nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu xuống xưởng cho sản xuất.

Biểu 2.5: Phiếu xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩmĐơn vị: Công ty TNHH Ngọc

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày 04 tháng 12 năm 2005 Số: Nợ TK 6211

Có TK 1521- Họ tên người nhận hàng:

Sợi 20/1Sợi 21/1Sợi 20/2

Xuất, ngày 04 tháng 12 năm 2005Thủ trưởng

đơn vị Kế toántrưởng Phụ tráchcung tiêu Người giaohàng Thủ kho(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Tại kho, thủ kho chỉ xuất nguyên vật liệu khi đã kiểm tra tính hợp lý, hợplệ của phiếu xuất kho rồi ghi số lượng xuất kho vào phiếu.Thủ kho mở thẻ khotheo dõi chi tiết từng loại nguyên vật liệu về mặt số lượng dựa trên phiếu nhập

phiếu xuất nguyên vật liệu, mỗi chứng từ được ghi vào một dòng thẻ kho Cuốitháng thủ kho cộng tổng số nhập xuất để tính ra số tồn trên từng thẻ kho và đốichiếu với kế toán chi tiết.

Ví dụ: Thẻ kho lập theo dõi sợi

Tồn ĐTNhậpXuấtNhập

2.2.2 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Ngọc.

Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đòi hỏi phải phản ánh cả giá trị, sốlượng, chất lượng của từng loại, danh điểm vật tư theo từng kho Vì vậy việchạch toán nguyên vật liệu tại kho và phòng kế toán có liên hệ chặt chẽ với nhau.Để sử dụng các chứng từ kế toán về nhập xuất vật liệu một cách hợp lý trongviệc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho và ghi chép vào sổ kế toán chi tiết của kếtoán, bảo đảm phù hợp giữa số liệu ghi tren thẻ kho và số liệu ghi trên sổ kế toánchi tiết, Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiếtnguyên vật liệu.

Để tiến hành ghi sổ , thủ kho và kế toán căn cứ vào chứng tư nhập xuất dophòng kế hoạch kinh doanh vật tư lập.

Ghi hàng ngày.Ghi định kỳ.

Kiểm tra đối chiếu.

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ

song song.

Tại kho: Trên cơ sở các chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu, thủ kho kiểm

tra tính hợp lý của chứng từ, xác định số lượng NVL thực tế nhập, xuất trênchứng từ rồi tính ra số tồn sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất để phản ánh vào thẻkho.

Thẻ kho

Sổ KT chi tiết

C.Từ xuấtC.Từ nhập

Bảng  hợp NXT

Sổ KT tổng hợp

Thủ kho phản ánh tình hình nhập xuất tồn theo từng loại nguyên vật liệutheo chỉ tiêu số lượng Mỗi chứng từ chỉ được ghi đúng một dòng trên thẻ kho.Số liệu trên thẻ kho được đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán chi tiết nguyên vậtliệu tại phòng kế toán về mặt số lượng Định kỳ thủ kho tập hợp các chứng từnhập xuất giao cho phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ.

Tại phòng kế toán: Khi nhận được chứng từ nhập xuất, kế toán nguyên

vật liệu kiểm tra tính hợp pháp hợp lý của chứng từ, định khoản rồi nhập số liệuvào máy tính.

Máy tính sẽ tính giá nguyên vật liệu theo phương pháp giá đơn vị bìnhquân cả kỳ dự trữ Cuối tháng máy tính in ra các báo cáo cần thiết:

- Sổ chi tiết nguyên vật liệu.- Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn.- Bảng phân bổ nguyên vật liệu.

Biểu 2.7: Sổ chi tiết vật liệu của Công ty TNHH NgọcCông ty TNHH Ngọc

SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Tài khoản: 152

Tên kho: vật liệu

Tên vật liệu: Sọi 21/1 Tháng 12 năm 2005Ngày

Dư đầu kỳNhập

258.443.690 197.074.500

204.802.500353.445.90095.002.210311.860.210114.785.710348.165.710517.884.110271.763.610189.994.780

Biểu 2.8: Bảng tổng hợp nguyên vật liệu của Công ty TNHH NgọcCông ty TNHH Ngọc

BẢNG TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT- TỒNTên vật tư: Sợi

2.513 05.8101.35886700005.1640

86.731.95415.185.119189.994.78007.759.160000065.824.9550

Biểu 2.9: Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản 152 Công ty TNHH Ngọc

BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT TÀI KHOẢN 152

365.486.96823.883.000152.765.779318.574.55634.500.8270050.199.997

2.2.3 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty.

2.2.3.1 Tài khoản sử dụng, hệ thống sổ kế toán tổng hợp tại Công ty TNHH Ngọc

 Tài khoản sử dụng:

Do đặc điểm sản xuất tại Công ty là có nhiều loại nguyên vật liệu khácnhau cùng tham gia vào chu trình tạo ra sản phẩm Do đó, tài khoản sử dụng phảiđảm bảo chi tiết theo các loại nguyên vật liệu khác nhau để kế toán có thể theodõi tình hình tăng, giảm, tồn của từng loại nguyên vật liệu Phục vụ công táchạch toán tổng hợp nguyên vật liệu Công ty đã sử dụng các tài khoản sau:

Công ty sử dụng TK 152 “ Nguyên vật liệu” để theo tình hình biến độngcủa nguyên vật liệu Trong đó TK 152 được chi tiết thành các tiểu khoản sau:

- TK 152-Sợi

- TK 152-Hoá chất hồ sợi- TK 152-Tẩy

- TK 152-Nhuộm- TK 152-Vật tư may- TK 152-Than

- TK 152-Dầu diezel -

Như vậy đối với mỗi loại nguyên vật liệu khác nhau sẽ mở một tiểu khoảnriêng để theo dõi.

Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số TK khácliên quan như: TK 111, TK 112, TK 331

* Hệ thống sổ sử dụng để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công tyTNHH Ngọc

Để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty sử dụng các loại sổ sau:- Sổ cái TK 152.

- Các NKCT số 1, 2, 5, 7.

- Bảng phân bổ số 2.- Bảng kê 3, 4, 5.- Sổ chi tiết công nợ.

2.2.3.2 Phương pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty TNHHNgọc

* Hạch toán tổng hợp nhập vật liệu

Sau khi nhập số liệu vào sổ chi tiết, kế toán vật liệu gửi phiếu nhập kho vàbộ phận cung tiêu gửi hoá đơn cho kế toán thanh toán để theo dõi các khoảnphải thanh toán và đã thanh toán cho nhà cung cấp trên sổ chi tiết phải trả ngườibán là NKCT số 1 và NKCT số 2 Mỗi phiếu được theo dõi trên một dòng của sổchi tiết phải trả người bán với tên nhà cung cấp và số tiền ghi trên hoá đơn đỏ.Để theo dõi chi tiết quá trình nhập nguyên vật liệu theo từng phiếu nhập, đồngthời theo dõi thanh toán với nhà cung cấp, Công ty sử dụng sổ chi tiết phải trảngười bán.

Đối với nhà cung cấp thường xuyên và khác nhau thì kế toán mở riêngtừng trang sổ để theo dõi riêng từng nhà cung cấp Cuối mỗi tháng, máy tính sẽtự động tổng hợp số liệu cho từng nhà cung cấp và lấy số liệu tổng hợp vàoNKCT số 5.

- Sổ chi tiết thanh toán với người bán:

Sổ chi tiết này được lập để theo dõi chi tiết quá trình nhập nguyên vật liệutheo từng phiếu nhập, đồng thời theo dõi quá trình thanh toán với nhà cung cấpcủa Công ty.

Sổ này được mở theo nguyên tắc mở cho cả người bán thường xuyên vàngười bán không thường xuyên Số lượng sổ chi tiết TK 331 phụ thuộc vào đốitượng mở sổ, nếu nhà cung cấp thường xuyên thì được mở riêng, ngược lại nếunhà cung cấp vãng lai thì được mở chung Mỗi hoá đơn chứng từ mua hàng đượcghi thứ tự thời gian trên sổ chi tiết Chứng từ về phòng kế toán được theo dõi đến