Kế toán nguyên vật liệu nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Hoàng Sơn

Trang 1

Lời mở đầu

Sản xuất vật chất là cơ sở tồn tại và phát triển của một xã hội Bất kỳmột xã hội nào muốn tồn tại và phát triển đều phải tiến hành sản xuất thôngqua những phương thức sản xuất khác nhau Bởi vì, chỉ có sản xuất mớiđáp ứng được yêu cầu tiêu dùng của xã hội

Hiện nay, trong nền kinh tế quốc dân nói chung và trong các doanhnghiệp kinh doanh nói riêng, quy mô và hoạt động không ngừng được đổimới và phát triển Cho đến nay cùng với chính sách mở cửa các doanhnghiệp sản xuất kinh doanh đã góp phần thúc đẩy nền kinh tế hàng hóa trên

đà phát triển và đi lên.Bên cạnh đó để có thể tồn tại và đứng vững trongmôi trường cạnh tranh gay gắt đó, mỗi doanh nghiệp sản xuất cũng phảiquản lý một cách có hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, sửdụng vốn một cách tiết kiệm nhất mà vẫn mang lại lợi nhuận tối đa Để đạtđược những yêu cầu đó, doanh nghiệp cần phải quan tâm đến tất cả cáckhâu trong quá trình sản xuất để làm thế nào giảm được chi phí sản xuất và

hạ giá thành sản phẩm

Nguyên vật liệu công cụ dụng cụ là tài sản lưu động chủ yếu tạo rahình thái vật chất sản phẩm, là yếu tố không thể thiếu được của quá trìnhsản xuất Tỷ trọng nguyên vật liệu trong tổng chi phí sản xuất và giá thành

là rất lớn Do đó công tác quản lý nguyên vật liệu là nhiệm vụ cấp thiết đốivới mỗi doanh nghiệp Hạch toán nguyên vật liệu được thực hiện một cáchnghiêm túc mới có thể đảm bảo cho việc cung cấp ngyên vật liệu kịp thời,đồng bộ cho nhu cầu sản xuất và kiểm tra nhằm ngăn ngừa các hiện tượnghao hụt mất mát nguyên vật liệu trong các khâu của quá trình sản xuất Nhờ

đó mà các doanh nghiệp giảm được chi phí, tiết kiệm được vốn, hạ giáthành sản phẩm nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp

Trang 2

Sau một thời gian học tập tại trường “Đại học Kinh tế Quốc Dân”được sự quan tâm dạy bảo tận tình của các thầy cô giáo, em đã được cungcấp đầy đủ lý luận và phương pháp về chuyên ngành Kế toán Đồng thờisau quá trình thực tập, học hỏi tại phòng Kế toán của Công ty Trách nhiệmhữu hạn Hoàng Sơn tìm hiểu về công tác Kế toán của công ty nhận thấy Kếtoán Nguyên vật liệu là tương đối ổn định, đáp ứng được yêu cầu vật liệucủa công ty Tuy nhiên cũng không tránh khỏi những hạn chế cần khắcphục.

Vận dụng những kiến thức đã được học và sau quá trình tìm hiểu thựctiễn, em đã đi sâu vào nghiên cứu đề tài “ Kế toán nguyên vật liệu” nhằmhoàn thiện hơn công tác hạch toán Nguyên vật liệu tại Công ty Trách nhiệmhữu hạn Hoàng Sơn

Đề tài của em ngoài phần Mở đầu và Kết Luận gồm 3 phần như sau:Phần 1: Tổng quan về Công ty Trách nhiệm hữu hạn Hoàng Sơn Phần 2: Thực trạng Kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty Trách nhiệmhữu hạn Hoàng Sơn

Phần 3: Hoàn thiện Kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty Trách nhiệmhữu hạn Hoàng Sơn

Trang 3

Phần 1: Tổng quan về Công ty Trách nhiệm hữu hạn Hoàng Sơn 1.1/ Đặc điểm kinh tế - kỹ thuật và tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Hoàng Sơn có ảnh hưởng đến

Kế toán Nguyên vật liệu.

1.1.1/ Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Trách nhiệm hữu hạn Hoàng Sơn.

Nền kinh tế nước ta là nền kinh tế nhiều thành phần theo định hướng

xã hội chủ nghĩa dưới sự lãnh đạo của nhà nước điều tiết vĩ mô chính sáchkinh tế , khuyến khích thúc đẩy nền kinh tế với phương châm hòa nhậpkhông hòa tan Cùng với sự phát triển của nền văn minh nhân loại quá trìnhchuyển giao công nghệ chuyển đổi cơ chế thị trường ở nước ta hiện nay.Như vậy để phù hợp với nhu cầu và sức ép cạnh tranh của thị trường mộtcông ty đã được thành lập

Tên giao dịch: Công ty Trách nhiệm hữu hạn Hoàng Sơn.

Địa chỉ: 89/170 – Ngô Gia Tự - Phường Đức Giang – Quận Long Biên – TP Hà Nội.

Khi nền kinh tế nước ta đổi mới từ cơ chế quan liêu bao cấp sang cơchế thị trường, xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu tiêu dùng tăng, nắm bắtđược thực tế đó, Công ty TNHH Hoàng Sơn được thành lập ngày 25 tháng

4 năm, 2003 Theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0102026440

do sở kế hoạch đầu tư Hà Nội cấp với cơ sở vật chất ban đầu và nguồn vốnkinh doanh đầy đủ

Ngay từ ngày đầu mới thành lập với đội ngũ cán bộ công nhân cònnon trẻ cả về tuổi đời và tuổi nghề, cũng như trình độ quản lý Trước tìnhhình đó dưới sự lãnh đạo của ban giám đốc và sự nỗ lực của các tổ chứctrong công ty Sau những năm thành lập và phát triển từ một đơn vị có quy

mô nhỏ thiết bị nghèo nàn, lạc hậu, đến nay công ty đã không ngừng mở và

Trang 4

phát triển Nhờ đó đã thu hút và tạo được nhiều việc làm cho người lao

động, giải quyết vấn đề thất nghiệp cho xã hội

Với nguồn vốn kinh doanh ban đầu là 5 tỷ đồng

Đến năm 2008 nguồn vốn kinh doanh lên đến gần 9 tỷ đồng

Đội ngũ công nhân viên từ 200 người tăng lên đến 450 người Trong

đó cơ cấu như sau:

15% trình độ đại học

70% trình độ học nghề đến cao đẳng

15% thuộc các đối tượng khác Thành tích công ty đạt được trong

những năm gần đây, thông qua bảng tổng kết sau:

Bảng số 1: Bảng báo cáo kết quả kinh doanh của công ty.

( Đơn vị: Triệu đồng)

Năm

Số tuyệt đối Tỷ lệ %2006/

Thu nhập bình

Trang 5

Qua bảng kết quả kinh doanh trên ta có thể thấy:

Doanh thu năm sau tăng hơn so với năm trước 1,04%( năm2007/2006) tương ứng số tuyệt đối là 318 triệu đồng

Lãi gộp năm 2006 tăng hơn so với năm 2005 là 1,146% tương ứng1.468 triệu đồng, năm 2007 so với 2006 là tăng1,161% tương ứng 1.850triệu đồng

Lợi nhuận hàng năm tăng một cách đều đặn: Năm 2006 so với năm

2005 tăng 167 triệu đồng tương ứng với 1,114%, năm 2007 so với năm

2006 tăng 388 triệu đồng tương ứng với 1,161%

Thông qua việc nộp ngân sách của công ty hàng năm trên 1 tỷ đồng và

tỷ lệ tăng cao hơn, bên cạnh đó đời sống của cán bộ công nhân viên khôngngừng được cải thiện( thu nhập bình quân tăng từ: 0.981 triệu đồng/ngườiđến 1,2075 triệu đồng/người Đây là mức thu nhập cũng khôn phải là caosong tốc độ tăng trưởng thu nhập ổn định của người lao qua các năm cũngthể hiện sự quan tâm của ban lãnh đạo đối với công người lao động

Để đạt được kết quả trên là nhờ sự nỗ lực, cố gắng không ngừng tronglao động của tập thể lãnh đạo và công nhân viên trong Công ty

Mục tiêu phấn đấu của công ty năm 2008

Năng suất lao động bình quân tăng 20%

Thu nhập bình quân đầu người tăng 30%

Nộp ngân sách nhà nước tăng 20%

1.1.2/ Đặc điểm tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Hoàng Sơn.

Do là một công ty TNHH mới được thành lập nên bộ máy tổ chức vàquản lý của công ty tương đối đơn giản nhưng lại hết sức chặt chẽ:

- Đứng đầu bộ máy quản lý là Giám đốc: Là người điều hành mọi hoạtđộng sản xuất kinh doanh và chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hành

Trang 6

vi, đảm bảo thực hiện mọi nghĩa vụ đối với Nhà Nước Là người có quyềnquyết định cuối cùng đối với mọi công việc của công ty.

- Phó giám đốc: điều hành theo sự phân công của giám đốc, thammưu, hỗ trợ cho giám đốc trong công tác tổ chức, quản lý sản xuất kinhdoanh tạo điều kiện cho giám đốc nắm bắt, điều chỉnh triển khai kế hoạchxuống các phòng ban Từng phòng ban đều có những chức năng và nhiệm

vụ riêng của mình như

- Phòng tổ chức: Có chức năng giúp giám đốc về mô hình cơ cấu tổchức, quản lý cán bộ công nhân viên về các vấn đề chủ trương, tiêu chuẩnnhận xét, quy hoạch, điều động và các chính sách với người lao động

- Phòng kinh doanh tổng hợp: Có chức năng giúp giám đốc xây dựng

và triển khai kế hoạch kinh doanh và phát triển trong các giai đoạn khácnhau Đồng thời xác định nhu cầu tiêu dùng mặt hàng của ngành, khai thácnguồn hàng, xây dựng nguồn hàng, chiến lược hàng hóa thị trường, cân đốicung cầu và phương hướng phát triển mặt hàng

- Phòng kế toán và tài vụ: Có chức năng ghi chép , kiểm tra phản ánh

cụ thể bằng con số đối với tài sản và hàng hóa của doanh nghiệp, để giámđốc xem xét cân đối thu chi, nguồn tài chính hiện tại của công ty Để từ đó

ra quyết định mở rộng hay thu hẹp quy mô sản xuất của công ty….vv

- Phòng kỹ thuật: Kiểm tra chất lượng của các nguồn hàng nhập, cũngnhư là sản phẩm của công ty sau khi sản xuất đến tay người tiêu dùng.Nghiên cứu và phân tích mức tiêu hao nguyên vật liệu để sản phẩm ngàycàng hoàn thiện hơn

- Phòng bảo vệ: Tổ chức bảo vệ an toàn, xây dựng mạng lưới bảo vệ,

tổ chức tuần tra canh gác, kiểm tra giấy tờ, vật tư hàng hóa ra vào công ty.Phòng bảo vệ chịu trách nhiệm mọi mất mát của công ty

- Phân xưởng: Là nơi nhận vật liệu và trực tiếp sản xuất ra sản phẩm

Trang 7

- Đại lý: Là nơi giới thiệu và tiêu thụ sản phảm của công ty ở các tỉnhthành

Bộ máy tổ chức của Công ty được cụ thể qua sơ đồ sau

Sơ đồ 1: Bộ máy tổ chức của Công ty

Phòng kinh doanh tổng hợp

Phòng tổ chức

Phòng

kỹ thuật

Trang 8

1.2/ Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và một số bộ sổ kế toán tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Hoàng Sơn.

1.2.1/ Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.

Công ty Trách nhiệm hữu hạn Hoàng Sơn có quy mô vừa và nhỏ nêncông ty đã áp dụng hình thức kế toán tập trung Hình thức này rất thuậntiện cho việc theo dõi số liệu đáp ứng mọi yêu cầu của lãnh đạo khi cầnthông tin cho điều hành sản xuất Như vậy công ty chỉ tổ chức một phòng

kế toán Thực hiện toàn bộ công tác kế toán tài chính thống kê của côngty.Đứng đầu bộ máy kế toán là kế toán trưởng

+ Kế toán trưởng: ( Kiêm trưởng phòng) chịu trách nhiệm trước Giámđốc và cấp trên về mọi mặt kế toán và kiểm tra về sổ sách và công việc của

kế toán viên

Các kế toán viên được phân công thành từng mảng kế toán cụ thể dưới

sự phân công của kế toán trưởng

+ Kế toán TSCD: thực hiện kế toán vốn bằng tiền tất cả các khoảnthanh toán trong nội bộ công ty Người thực hiện phản ánh số liệu về tìnhhình tăng giảm TSCD

+ Kế toán VTTP: theo dõi chi tiết từng loại vật tư, thành phẩm, phânloại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến VT, TP

+ Kế toán tổng hợp: Là kế toán tổng hợp các số liệu, sổ sách kế toán

có liên quan để báo cáo cho các bộ phận có liên quan

+ Kế toán tiền lương và BHXH: có nhiệm vụ tổng hợp các tờ khai củaphân xưởng gửi lên, chấm công và tính lương cho CNV Tính và tríchBHXH theo chế độ hiện hành

+ Thủ quỹ: Bảo quản tiền mặt và chịu sự điều hành của ban giám đốc

và kế toán trưởng và các bộ phận có liên quan

Trang 9

Sơ đồ 2 Bộ máy kế toán của công ty

Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo

Quan hệ cung cấp số liệu

1.2.2/ Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Hoàng Sơn.

Hiện nay, Công ty đang áp dụng hình thức tổ chức kế toán tập trungnhư vậy công ty chỉ có một phòng kế toán thực hiện toàn bộ công tác kếtoán tài chính của công ty Vì vậy công ty lựa chọn hình thức kế toán Nhật

Ký Chung làm hình thức sổ áp dụng cho công ty Đây là hình thức kế toánphù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của công ty.Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ như phiếu nhập kho, phiếuxuất kho rồi ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chungtheo thứ tự thời gian, từ sổ Nhật ký chung vào sổ cái các tài khoản tươngứng( Tài khoản 152)

Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho phát sinh trong tháng kếtoán lập thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng

Các chứng từ cần hạch toán chi tiết

Kế toán tổng hợp

Kế toán tiền lương, BHXH

Thủ quỹ

Trang 10

Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh các tài khoản.

Kiểm tra đối chiếu số liệu sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết các tàikhoản

Tổng hợp số liệu lập báo cáo tài chính

Hình thức ghi sổ Nhật ký chung được khái quát qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 3 : Hình thức ghi sổ tại công ty TNHH Hoàng Sơn.

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng hoặc định kỳ

Thẻ kho,VLC, VLP, SP

Bảng tổng hợp N- X- T

Báo cáo tài chính

Bảng cân đối số

phát sinh

Trang 11

Phần 2 Thực trạng Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Hoàng Sơn.

2.1/ Đặc điểm phân loại và tính giá nguyên, vật liệu tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Hoàng Sơn.

2.1.1/ Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Hoàng Sơn.

Hiện nay, theo báo cáo danh mục vật tư Công ty đang sử dụng gần 35loại nguyên vật liệu khác nhau Đây là những nguyên vật liệu dùng để sảnxuất nhiều loại sản phẩm nên chúng có những tính chất khác nhau Do đóđòi hỏi Công ty phải tiến hành phân loại vật liệu một cách hoa học để dễquản lý và hạch toán Nguyên, vật liệu của công ty được phân loại nhưsau:

Vật liệu chính: Nhựa PPS 300 FP, nhựa PP 110 MS………

Vật liệu phụ: Titan, Axit Straic, Bột đồng, TiO2CR828………

Nguyên vật liệu bao gồm: Xăng Dầu dùng để đưa đón ban lãnh đạo.Phụ tùng thay thế là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị

mà công ty sử dụng bao gồm phụ tùng thay thế trong máy cắt

Phế liệu thu hồi là các loại nhựa thừa khi cắt cho sản xuất sản phẩm.Nguyên vật liệu của công ty có một đặc điểm riêng tuy nguyên vậtliệu chính của công ty được thu mua từ thị trường trong nước nhưng vẫnchụi tác động của sự biến động giá dầu trên thế giới Sở dĩ có nguyên nhânnày là vì nguyên vật liệu chính để sản xuất sản phẩm ở doanh nghiệp là hạtnhựa mà yếu tố quan trọng cấu thành và tính giá hạt nhựa là dầu vì vậynguyên vật liệu của công ty bị phụ thuộc vào sự biến động giá dầu trên thếgiới mặc dù công ty chỉ thu mua ở thị trường trong nước Vì vậy giá cả

Trang 12

2.1.2/ Tính giá nguyên vật liệu

2.1.2.a/ Đánh giá vật liệu nhập kho.

* Đối với nguyên vật liệu mua ngoài để sản xuất.

Giá thực tế nhập kho là giá mua ghi trên hóa đơn trừ đi các khoảngiảm giá hàng mua, triết khấu thương mại.Công ty áp dụng tính thuếGTGT theo phương pháp khấu trừ, do đó giá nhập kho là giá ghi trên hóađơn không bao hamg thuế GTGT đầu vào

Ngày 6 tháng 6 năm 2008 Công ty có mua 1.500kg PPS 300FP, 500

kg PP110 MS của Công ty Cổ phần hóa chất nhựa theo hóa đơn số

0067584 với dơn giá 21.363,6 đồng/ kg Thuế suất TGTGT 10%

Như vậy giá nhập kho của PP110MS :500 x 21.363,6 = 106.818.000 đồng.Giá nhập kho của PPS 300 FP: 1500 x 21.363,6 = 32.045.500 đồng

*/ Đối với nguyên vật liệu tự sản xuất.

Là giá xuất kho nguyên vật liệu cộng với chi phí nhân công, chi phísản xuất chung phục vụ cho việc tự chế ra vật liệu

*/ Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến:

Trị giá xuất kho của nguyên liệu gia công cộng chi phí gia công cộngchi phí có được nguyên vật liệu ở trạng thái hiện tại ( tiền thuê gia công…)

*/ Với phế liệu thu hồi trong quá trình sản xuất: Là giá do hội đồng

quy định giá của doanh nghiệp xác định hoặc giá có thể bán được trên thịtrường

Do trong tháng này chỉ tăng nguyên vật liệu theo nguồn nhập để sảnxuất Vì vậy em chỉ đưa ra các dẫn chứng cho các nghiệp vụ nhập trongtháng là nhập nguyên vật liệu cho sản xuất

Trang 13

2.1.2.b/ Đánh giá vật liệu xuất kho.

Công ty tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quângia quyền

- Đối với vật tư xuất kho: Tính giá vật tư theo phương pháp đơn giábình quân gia quyền

Trị giá vốn NVL

Số lượng NVLxuất kho x

Đơn giá thực tế bình quân

gia quyền Trong đó:

Đơn giá thực

tế bình quân

gia quyền

= Trị giá NVL tồn đầu kỳ + Trị giá NVL nhập trong kỳ

Số lượng NVL tồn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ

- Đối với vật tư công ty có nhận gia công sản phẩm sau đó lại xuất sảnphẩm cho khách hàng và thanh toán tiền gia công sản phẩm

- Trường hợp mua nguyên vật liệu sản xuất để bán sản phẩm thì giáđược tính bằng giá ghi trên hóa đơn phát hành, còn chi phí vận chuyểncông ty hạch toán và theo dõi riêng

2.2/ Thực trạng kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Hoàng Sơn

2.2.1/ Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho.

- Thủ tục nhập kho.

Nguyên vật liệu của Công ty phần lớn là mua ngoài nhân viên kế toántheo dõi tình hình biến động vật tư tại kho của Công ty Việc cung cấp vậtliệu chủ yếu do phòng vật tư của công ty thực hiện Dựa vào khả năng tiêuthụ và đơn đặt hàng mà dự trữ khối lượng sản xuất rồi gửi cho đội sản xuất

để đảm bảo việc sản xuất sản phẩm Phòng vật tư tiến hành mua nguyênliệu như: hạt nhựa, các chất phụ da có thể chuyển đổi cho đội sản xuất

Trang 14

Căn cứ vào bảng kế hoạch khối lượng sản xuất các xưởng phải làmGiấy đề nghị lĩnh vật tư Xưởng trưởng ký giấy đề nghị sau đó gửi cho Bangiám đốc phê duyệt thì gửi lên phòng vật tư để mua sắm.

Khi nhận được yêu cầu mua sắm vật tư, phòng vật tư sẽ gửi cán bộ đimua nguyên vật liệu Khi vật tư về đến công ty hay kho( hoặc nếu xuấtthẳng không về tới kho) đến nơi sản xuất thì người nhận nguyên liệu căn cứvào hóa đơn tiến hành kiểm nghiệm chất lượng, số lượng và ghi số thựcnhập( đối với hanhg chuyển thẳng không qua kho) vào hai phiếu nhập kho

và giấy nhập kho và một phiếu giao nhận vật tư, cùng với người giao nhậnvật tư ký vào phiếu đó Một phiếu nhập kho và một phiếu giao nhận vật tưchuyển cho phòng vật tư, một phiếu nhập kho và hóa đơn mua vật tưchuyển lên phòng kế toán Kế toán thanh toán căn cứ vào tính hợp lệ củachứng từ để thanh toán với người bán Sau đó phiếu nhập kho chuyển cho

kế toán vật liệu để theo dõi chi tiết trên sổ kế toán chi tiết vật liệu

Phiếu nhập kho được chia làm 3 liên

- Liên 1 : Lưu làm chứng từ gốc tại phòng vật tư

- Liên 2 : Do thủ kho giữ rồi gửi lên cho phòng kế toán

- Liên 3 : Cán bộ mua sắm giữ kèm theo Hóa đơn GTGT

Trang 15

Ví dụ:

Ngày 02 tháng 6 năm 2008 bộ phận sản xuất đề nghị lĩnh vật tư

cho sản xuất sản phẩm Xưởng trưởng làm Giấy đề nghị mua vật tư gửi

lên phòng vật tư

Công ty TNHH Hoàng Sơn

89/170 – Ngô Gia Tự - P Đức

Giang – Q.Long Biên – TP Hà Nội

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa ViệtNam

Độc lập – Tự do – Hạnhphúc

-Giấy đề nghị mua vật tư

Kính gửi: Giám đốc Công ty TNHH Hoàng Sơn

Đồng kính gửi: Phòng kế toán vật tư Công ty

Tên tôi là: Nguyễn Thanh Vân

Bộ phận: Tổ sản xuất

Đề nghị mua các loại vật liệu để tiện cho việc sản xuất sản phẩm

Căn cứ vào Giấy đề nghị mua vật tư của tổ sản xuất Ban giám đốc đã

phê duyệt đề nghị phòng vật tư thực hiện Sau khi nhận được yêu cầu mua

Trang 16

vật tư, phòng vật tư cử cán bộ thu mua 2.500 kg PP300 FP, 6000kgPP110MS.Khi hàng về đến Công ty hay đến kho cán bộ thu mua phải trìnhhóa đơn cho thủ kho để tiến hành kiểm nghiệm.

VD: Hóa đơn số 0067584 ngày 06 tháng 6 năm 2008 Công ty đã mua2.500kg PP300 FP, của Công ty Cổ phần hóa chất nhựa, thuế suất GTGT10%, đã thanh toán với người bán bằng tiền mặt 138.863.445 đồng, thuếGTGT 13.886.555 đồng.Tổng giá thanh toán 152.750.000 đồng

Hóa đơn ( GTGT)

Liên 2 ( Giao cho khách hàng)

Mẫu số: 01 – GTKT – 3LL MH/2006B

Trang 17

Ngày 06 tháng 6 năm 2008 N0:0067584Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần hóa chất nhựa.

Địa chỉ: 214 Nguyễn Văn Cừ - Gia Lâm – Hà Nội

0100942205-1

Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Thị Hoa

Địa chỉ: Công ty TNHH Hoàng Sơn

0500465067

Hình thức thanh toán: Tiền mặt

TT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

Cộng tiền hàng 138.863.445Thuế suất GTGT(10%) Tiền thuế GTGT 13.886.555Tổng cộng 152.750.000

Số tiền bằng chữ: Một trăm năm hai triệu bảy trăm năm mươi ngàn đồng chẵn

Trang 18

Axit Stearic, 400 kg TiO2CR 828.Khi hàng về đến Công ty hay đến kho cán

bộ thu mua phải trình hóa đơn cho thủ kho để tiến hành kiểm nghiệm

VD Mua vật liệu phụ theo Hóa đơn số 0078134 ngày 06 tháng 6 năm

2008 Công ty đã mua 150 kg Titan, 400 kg Axit Stearic, 44 kg bột đồng,

300 kg TiO2CR 828 của Công ty TNHH Dũng Khiêm, thuế suất GTGT5%, đã thanh toán với người bán bằng tiền mặt 23.464.000 đồng ThuếGTGT 1.173.200 đồng tổng giá thanh toán 24.637.200 đồng

Hóa đơn ( GTGT)

Liên 2( Giao cho khách hàng)

Mẫu số: 01 – GTKT – 3LL MH/ 2006B

Trang 19

Ngày 06 tháng 6 năm 2008 N0: 0078134Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Dũng Khiêm.

Địa chỉ: 106A Nguyễn Khuyến – Hà Nội

Số tài khoản: 05687432145 Mã số thuế: 010139471

Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Thị Hoa

Đại chỉ: Công ty TNHH Hoàng Sơn

Số tài khoản: 01958632401 Mã số thuế: 0500465067

Hình thức thanh toán: Tiền mặt

TT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi tư triệu sáu trqam ba mươi bảy nghìn haitrăm đồng

Trang 20

89/170 – Ngô Gia Tự - P Đức Giang

Q.Long Biên – TP Hà Nội

Mẫu số: 03 – VTQDD số 15/2006/QDD – BTCNgày 20/03/2006 của BTC

Biên bản kiểm nghiệm vật tư

Ngày 06 tháng 06 năm 2008Chúng tôi gồm:

- Ông: Đặng Ngọc Anh - Thủ kho – Đại diện bên nhận

- Ông: Lê Văn Quang - Phòng kỹ thuật - Đại diện bên nhận

Trang 21

- Ông : Nguyễn Văn Thành - Đại diện bên giao.

Đã kiểm nghiệm các loại: Vật liệu PPS 300FP, PP 110MS

Kết quả kiểm nghiệm Ghi

chú

Số lượng đúng quy cách, nhãn hiệu,phẩm chất

Số lượng không đúng quy cách, nhãn hiệu phẩm chất

Ý kiến kiểm nghiệm:

Sau khi kiểm tra, chúng tôi đã trao đổi và thống nhất nguyên vật liệu

PPS300FP, PP110MS đảm bảo nhập kho Vậy chúng tôi lập biên bản này

kính Báo ban giám đốc xin ý kiến Ban giám đốc

Đại diện kỹ thuật

Sau khi kiểm tra chất lượng, số lượng, đối chiếu với hợp đồng bên

mua đồng ý.Nguyên vật liệu về đến nơi sản xuất thì thủ kho nhận nguyên

liệu tiến hành kiểm nghiệm và làm thủ tục nhập kho Tại kho trên phiếu

nhập kho chỉ ghi số lượng thực nhập Phiếu nhập kho được làm hai bản một

bản thủ kho lập cùng giấy giao nhận vật tư chuyển lên phòng vật tư Một

bản thủ kho đính kèm hóa đơn GTGT chuyển lên phòng kế toán.Kế toán

thanh toán căn cứ vào tính hợp lệ của chứng từ để thanh toán với người

bán Sau đó phiếu nhập kho chuyển cho kế toán vật liệu để theo dõi chi tiết

trên sổ kế toán chi tiết vật liệu.Công ty chủ yếu thanh toán bằng tiền mặt

Trang 22

Thủ tục nhập kho thông qua phiếu nhập kho

Căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm vật tư.Theo hóa đơn GTGT số :

0067584 ngày 06 tháng 6 năm 2008 ( trang 19) Thủ kho lập phiếu nhậpkho nguyên liệu PPS 300FP và PP 110 MS như sau:

Số : 1510

Họ tên người giao hàng: Nguyễn Thị Hoa

Theo hóa đơn GTGT số : 0067584 ngày 06 tháng 6 năm 2008

Trang 23

Nhập tại kho : Công ty TNHH Hoàng Sơn.

Thựctế

Tổng tiền bằng chữ: Một trăm ba tám triệu tám trăm sáu ba nghìn bốn

trăm bốn mươi năm đồng

Ngày 06 tháng 6 năm 2008

Người lập phiếu

( Ký, họ tên)

Người giao hàng(Ký, họ tên)

Thủ quỹ

(Ký, họ tên)

Kế toán trưởng

(Ký, họ tên)

Căn cứ vào Hóa đơn GTGT 0078134 ngày 06 tháng 6 năm

2008( trang 21) người nhận nguyên liệu tiến hành kiểm nghiệm 150 kg

Titan, 400 kg Axit Stearic, 44 kg bột đồng, 300 kg TiO2CR828

Hội đồng kiểm nghiệm bao gồm:

- Ông: Đặng Ngọc Anh - Thủ kho - Đại diện bên

Trang 24

Công ty TNHH Hoàng Sơn89/170 – Ngô Gia Tự - P Đức Giang

Mẫu số: 03 – VT

QĐ số 15/2006/QDD – BTCNgày 20/03/2006 của BTC

Biên bản kiểm nghiệm vật tư

Ngày 06 tháng 06 năm 2008Chúng tôi gồm:

- Ông: Đặng Ngọc Anh - Thủ kho – Đại diện bên nhận

- Ông: Lê Văn Quang - Phòng kỹ thuật - Đại diện bên nhận

- Ông : Nguyễn Văn Thành - Đại diện bên giao

Đã kiểm nghiệm các loại: Vật liệu phụ Titan, Axit Stearic, bột đồng, TiO2CR828

Trang 25

TT nhãn hiệu vật tưTên quy cách Mãsố ĐVT

Số lượng theo chứng từ

Kết quả kiểm nghiệm

Ghi chú

Số lượng đúng quy cách, nhãn hiệu,phẩm chất

Số lượng không đúng quy cách, nhãn hiệu phẩm chất

2 Axit Stearic Kg 400 400

3 Bột Đồng Kg 44 44

4 TiO 2 CR 828 Kg 300 300

Ý kiến kiểm nghiệm:

Sau khi kiểm tra, chúng tôi đã trao đổi và thống nhất Vật liệu phụ

Titan, Axit Stearic, bột đồng, TiO2CR828 đảm bảo nhập kho Vậy chúng

tôi lập biên bản này kính báo ban giám đốc xin ý kiến Ban giám đốc

Đại diện kỹ thuật

Trang 26

Tương tự như vật liệu chính, vật liệu phụ cũng nhập kho theo cácbước như trên.

Sau khi kiểm tra chất lượng, số lượng, đối chiếu với hợp đồng bênmua đồng ý.Nguyên vật liệu về đến nơi sản xuất thì người nhận nguyênliệu tiến hành kiểm nghiệm và ghi số thực nhập vào hai phiếu nhập kho vàgiấy nhập kho và một phiếu giao nhận vật tư, cùng với người giao nhận vật

tư ký vào phiếu đó Một phiếu nhập kho và một phiếu giao nhận vật tưchuyển cho phòng vật tư, một phiếu nhập kho và hóa đơn mua vật tưchuyển lên phòng kế toán Kế toán thanh toán căn cứ vào tính hợp lệ củachứng từ để thanh toán với người bán Sau đó phiếu nhập kho chuyển cho

kế toán vật liệu để theo dõi chi tiết trên sổ kế toán chi tiết vật liệu.Công tychủ yếu thanh toán bằng tiền mặt

Thủ tục nhập kho thông qua phiếu nhập kho

Căn cứ vào Biên bản kiểm nghiệm vật tư.Theo hóa đơn GTGT số :0078134( trang 21) ngày 06 tháng 6 năm 2008 Thủ kho lập phiếu Nhậpkho

Trang 27

Số : 1520

Họ tên người giao hàng: Nguyễn Thị Hoa

Theo hóa đơn GTGT số : 0078134 ngày 06 tháng 6 năm 2008

Nhập tại kho : Công ty TNHH Hoàng Sơn

chứngtừ

Thựctế

( Ký, họ tên)

Người giao hàng(Ký, họ tên)

Thủ quỹ

(Ký, họ tên)

Kế toán trưởng

(Ký, họ tên)

Trang 28

- Thủ tục xuất kho.

Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu ở công ty hàng mua về nhập kho khi

bộ phận sản xuất có nhu cầu sử dụng vật tư thì viết giấy xin lĩnh vật tư sau

đó gửi lên phòng vật tư

Khi phòng vật tư mua mua nguyên vật liệu đưa đến cho bộ phận sảnxuất Căn cứ vào Giấy xin lĩnh vật tư ( sau khi đã được Giám đốc phêduyệt) thì thủ kho lập phiếu xuất kho( PXK)

Phòng vật tư căn cứ vào phiếu lĩnh vật tư để lập phiếu xuất kho, phiếuxuất kho được lập thành 3 liên:

Liên 1: Lưu tại phòng vật tư

Liên 2: Thủ kho nhận rồi gửi lên phòng kế toán

Liên 3: Do đội ngũ nhận vật tư giữ

Kế toán nguyên vật liệu sử dụng giá vốn thực tế để hạch toán chi tiết

và tổng hợp tình hình nhập xuất tồn, đối với hàng gia công, công ty chỉtham gia gia công lại sản phẩm cho khách hàng và thanh toán tiền gia công.Sau đây em xin đưa ra Giấy đề nghị xuất vật tư, phiếu xuất vật tư của

2 loại nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ như sau:

Trang 29

VD:Căn cứ vào nhu cầu sử dụng vật tư cho sản xuất kinh doanh theođơn đặt hàng bộ phận sản xuất làm Giấy đề nghị xin lĩnh vật tư ngày 13tháng 6 năm 2008.

Công ty TNHH Hoàng Sơn

89/170 – Ngô Gia Tự - P Đức

Giang Q.Long Biên – TP Hà Nội

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt

NamĐộc lập – Tự do – Hạnh phúc -

Giấy đề nghị xuất vật tư

Kính gửi : Ban giám đốc Công ty TNHH Hoàng Sơn

Đồng kính gửi: Phòng vật tư

Tôi tên là :Phạm Thanh Vân

Bộ phận : Sản xuất

Đề nghị xuất các vật tư sau để sản xuất sản phẩm

Trang 30

Tính toán nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu để sản xuất tại tổ sản xuất.

Tổ trưởng làm giấy xin lĩnh vật tư gửi lên phòng vật tư Sau khi được sựphê duyệt của giám đốc phòng vật tư mang giấy xin lĩnh vật tư xuống kholàm thủ tục nhập kho Tại kho thủ kho chỉ điền số lượng thực xuất Khi lênphòng kế toán, kế toán tính toán đơn giá xuất kho theo phương pháp đơngiá bình quân gia quyền

VD: Căn cứ vào giấy xin lĩnh vật tư và được sự phê duyệt của Giámđốc, thủ kho lập phiếu xuất kho vật tư( khi có ý kiến của ban giámđốc).Ngày 14 tháng 6 năm 2008 ( trang 29) xuất 400 kg PP110 MS, 1000

kg PPS 300 FP để phục vụ cho việc sản xuất

Ví dụ đơn giá cảu 2 loại vật liệu được tính như sau:

Thành tiền = 4.000 x 21.363,63 = 85.454.520 đồng

Phiếu xuất kho được lập như sau:

Trang 31

Công ty TNHH Hoàng Sơn

Họ tên người nhận hàng: Lê Xuân Thiềm

Đơn vị: Phân xưởng sản xuất sản phẩm

Xuất tại kho: Công ty TNHH Hoàng Sơn

Thựctế

Tổng số tiền ghi bằng chữ: Một trăm linh sáu triệu tám trăm mười tám

ngàn một trăm năm mươi nghìn đồng