hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn việt nam - chi nhánh hà tĩnh

Kiểm soát nội bộ được tiêu chuẩn hóa, có trình độ như quy định tại quyết định60/2000/QĐ/NHNN9 ngày 23/02/2000 của Thống đốc NHNN Việt Nam, hiểu biếtpháp luật, thông thạo nghiệp vụ; có bằ

Kiểm soát nội bộ :KSNB

Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn : NHNo&PTNT

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

TÓM TẮT LUẬN VĂN

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI

BỘ TẠI NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP i

1.1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu 1

1.2 Tổng quan các công trình nghiên cứu có liên quan đến đề tài 2

1.3 Mục tiêu nghiên cứu đề tài 3

1.4 Các câu hỏi đặt ra cho nghiên cứu 4

1.5 Phạm vi nghiên cứu 4

1.6 Phương pháp nghiên cứu 4

1.7 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài 4

1.8 Kết cấu của luận văn: Luận văn được chia làm 4 chương: 5

CHƯƠNG 2: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI6 2.1 Khái quát chung về hệ thống kiểm soát tại Ngân hàng Thương mại 6

2.1.1 Khái niệm, chức năng của Ngân hàng Thương mại 6

2.1.2 Khái niệm về kiểm soát nội bộ 8

2.1.3 Mô hình tổ chức kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Thương mại 11

2.1.4 Phân loại kiểm soát trong ngân hàng 12

2.1.5 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ: 18

2.2 Các yếu tố cơ bản cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 19

2.2.1 Môi trường kiểm soát 20

2.2.2 Hệ thống kế toán 24

2.2.3 Các thủ tục kiểm soát 26

2.2.4 Kiểm toán nội bộ 29

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 31 CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VIỆT NAM - CHI NHÁNH HÀ TĨNH32 3.1 Đặc điểm hoạt động và tổ chức quản lý ảnh hưởng đến việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ tại ngân hàng nông nghiệp 32

nhánh NHNo&PTNT Hà tĩnh 47

3.2 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng nông nghiệp và Phát triển nông thôn Chi nhánh Hà tĩnh 48

3.2.1 Môi trường kiểm soát 48

3.2.2 Hệ thống kế toán 54

3.2.3 Các thủ tục kiểm soát 58

3.2.4 Kiểm toán nội bộ 60

3.3 Đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Hà tĩnh 68

3.3.1 Những ưu điểm 69

3.3.2 Những tồn tại 70

3.3.3.Nguyên nhân của những tồn tại 73

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 74 CHƯƠNG 4: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VIỆT NAM- CHI NHÁNH HÀ TĨNH75 4.1 Yêu cầu cơ bản, nguyên tắc và mục tiêu hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng nông nghiệp và PTNT Chi nhánh Hà Tĩnh 75

4.1.1 Yêu cầu hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ 75

4.1.2 Nguyên tắc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ 76

4.1.3 Mục tiêu hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ 78

4.2 Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng nông nghiệp và PTNT Chi nhánh Hà Tĩnh 80

4.2.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát 80

4.2.3 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát 84

4.2.4 Hoàn thiện kiểm toán nội bộ 85

KẾT LUẬN CHƯƠNG 4 87

KẾT LUẬN CHUNG 88

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Bảng 3.1: Tình hình huy động vốn của NHNo&PTNT Hà Tĩnh 41

Bảng 3.2: Tình hình sử dụng vốn của NHNo&PTNT Hà Tĩnh 44

Sơ đồ 3.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của NHNo&PTNT Hà Tĩnh 37

Sơ đồ 3.2: Trình tự ghi sổ kế toán tại Chi nhánh NHNo&PTNT Hà tĩnh 57

TÓM TẮT LUẬN VĂN

Hoạt động kinh doanh của Ngân hàng luôn phải đối mặt với nhiều loại hìnhrủi ro, đặc biệt là trong xu thế vừa hội nhập sâu rộng vừa cạnh tranh quyết liệt nhưhiện nay, do đó kiểm soát nội bộ đóng vai trò rất quan trọng đối với sự an toàn vàkhả năng phát triển trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng thương mại Việcxây dựng và thực hiện được một cơ chế kiểm soát nội bộ phù hợp và hiệu quả sẽcho phép các ngân hàng thương mại chống đỡ tốt nhất với rủi ro

Ngân hàng No&PTNT chi nhánh Hà tĩnh là chi nhánh thành viên củaNHNo&PTNT Việt Nam được thành lập theo quyết định 115/1991/NH-QĐ ngày24/8/1991 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam thực hiện nghiệp vụ ngânhàng và các hoạt động kinh doanh khác vì mục tiêu lợi nhuận, góp phần phát triểnkinh tế của Tỉnh Hà tĩnh nói riêng và của cả nước nói chung Do đó để đạt đượcmục tiêu trên cần phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn thiện để bảo đảm

an toàn về vốn, tài sản và đạt hiệu quả trong hoạt động kinh doanh

Xuất phát từ lý luận và thực tiễn đó tôi chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam

- Chi nhánh Hà tĩnh” cho Luận văn Thạc sỹ kinh tế của mình.

Xuất phát từ sự cần thiết phải hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong cácNgân hàng Thương mại nói chung và Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nôngthôn Hà tĩnh nói riêng, trên cơ sở nghiên cứu một cách khoa học và có hệ thống,luận văn hướng đến những vấn đề lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngânhàng Thương Mại, phân tích thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàngNông nghiệp và phát triển Nông thôn Hà tĩnh để từ đó thấy được những ưu điểm,những tồn tại và nguyên nhân Từ đó đề xuất một số giải pháp hoàn thiện hệ thốngkiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Hà tĩnh

Kết cấu của luận văn: Luận văn được chia làm 4 chương:

Chương 1: Tổng quan nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàngNông nghiệp

Chương 2 : Những vấn đề lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngânhàng Thương mại.

Chương 3: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng nông nghiệp vàphát triển nông thôn Việt Nam- Chi nhánh Hà tĩnh

Chương 4: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Nông nghiệp

và phát triển nông thôn Việt nam- Chi nhánh Hà tĩnh

Trong chương 1, luận văn đã trình bày : Đối tượng và phạm vi nghiên cứu là

hệ thống kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh NHNo&PTNT Hà tĩnh Phạm vi nghiêncứu của đề tài là Chi nhánh NHNo&PTNT Hà tĩnh từ năm 2008 đến nay Và sửdùng đồng thời nhiều phương pháp nghiên, và cuối cùng của chương là kết cấu củaluận văn

Trong chương 2: Luận văn đã trình bày và giải quyết một số vấn đề lý luận

về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng thương mại Trên cơ sở trình bày vàphân tích những quan điểm khác nhau về hệ thống kiểm soát nội bộ rút ra được kháiniệm và bốn mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ: Bảo vệ tài sản của đơn vị, Bảođảm độ tin cậy của các thông tin, Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý, Bảođảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý Bên cạnh đó luận văn cũng đã hệthống hóa được những yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ gồm: môitrường kiểm soát (Đặc thù về quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác

kế hoach, UB kiểm tra, môi trường bên ngoài), hệ thống kế toán (hệ thống chứng từ,

hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp, cân đối

kế toán), thủ tục kiểm soát và kiểm toán nội bộ

Trong chương này cũng đưa ra các loại kiểm soát theo các nghiệp vụ của ngânhàng như:

- Kiểm soát tín dụng: Là hoạt động kiểm soát việc chấp hành các chế độ,thể lệ, các quy trình thủ tục nghiệp vụ về tín dụng

- Kiểm soát nghiệp vụ tiền tệ ngân quỹ: Hoạt động ngân quỹ là mộtnghiệp vụ rất quan trọng trong hoạt động của hệ thống ngân hàng thương mại vì

lượng tiền mặt, tài sản dự trữ chiếm một tỷ lệ tương đối lớn trong hoạt động củangân hàng Hoạt động ngân quỹ liên quan đến uy tín của ngân hàng và rất nhạy cảmvới vấn đề thất thoát tài sản.

- Kiểm soát kế toán thanh toán: Là hoạt động nhằm kiểm soát lại toàn bộcông tác hạch toán kế toán và thanh toán của Ngân hàng thương mại

- Kiểm soát các hoạt động dịch vụ khác của Ngân hàng: Là hoạt độngnhằm kiểm soát lại toàn bộ các hoạt động dịch vụ khác của Ngân hàng thương mại.Qua đó phát hiện những vướng mắc, tồn tại của các hoạt động dịch vụ, chỉ ra nhữnghoạt động dịch vụ cần được tập trung, nên làm ở mức độ nào, những cơ chế cầnphải bổ sung, hoàn thiện để thúc đẩy hoạt động dịch vụ có hiệu quả

Với những nội dụng nêu trên, chương này của luận văn sẽ là tiền đề quantrọng giúp chúng ta nghiên cứu, hiểu được và giải quyết những vấn đề thực tế phátsinh để từ đó có thể đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội tạingân hàng No&PTNT Việt Nam - Chi nhánh Hà tĩnh

Trong chương 3, sau khi khái quát quá trình hình thành, phát triển, cơ cấu tổ chức

bộ máy và kết quả hoạt động kinh doanh của Chi nhá NHNo&PTNT Hà tĩnh trongnhững năm gần đây thì luận văn tập trung vào việc phân tích thực trạng hệ thốngkiểm soát nội bộ tại Chi nhánh NHNo&PTNT Hà tĩnh Xuất phát từ những đặcđiểm nổi bật ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh NHNo&PTNT

và thực hiện nhiều chức năng tài chính nhất so với bất kỳ một tổ chức kinh doanhnào trong nền kinh tế Do đó để tăng cường vai trò của các NHTM trong công cuộcphát triển kinh tế đất nước Trước hết, bản thân các ngân hàng cần lành mạnh hoá

hoạt động của chính bản thân mình Trong đó, quan trọng nhất là hệ thống kiểmsoát nội bộ ngân hàng Yêu cầu hội nhập WTO, sự phát triển nhanh chóng của thịtrường chứng khoán cũng như các vấn đề trong quản trị cho thấy sự cần thiết của hệthống kiểm soát nội bộ ở doanh nghiệp, đặc biệt trong lĩnh vực ngân hàng.

Thứ hai: Là doanh nghiệp kinh doanh tiền tệ- tín dụng, loại hàng hóa đặc biệt

có độ nhạy cảm rất cao với những biến động của thị trường, của tình hình kinh

tế-xã hội, chi nhánh buộc phải đương đầu với đủ loại rủi ro từ các doanh nghiệp và cánhân vay tiền Những rủi ro của Chi nhánh chủ yếu tập trung vào các dạng: Rủi rotín dụng, rủi ro thanh toán, rủi ro lãi suất, rủi ro hối đoái….trong đó rủi ro tín dụngchiếm tỷ trọng lớn nhất Có nhiều nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến rủi ro tín dụngnhư khả năng dự báo, dự đoán tương lai, thông tin về tín dụng, thế chấp tiền vay…Rủi ro làm giảm uy tín của Chi nhánh, làm cho khả năng thanh toán của Chi nhánhgiảm sút đồng thời làm giảm lợi nhuận kinh doanh của Ngân hàng Do đó vấn đềđặt ra là khẩn trương hoàn thiện mô hình tổ chức và cơ chế hoạt động kiểm soát,kiểm toán nội bộ, nâng cao hiệu quả của hoạt động này

Thứ ba: Trong xu thế kinh doanh hiện đại, các NHTM nói chung và chi nhánhnói riêng sẽ giảm dần tỷ trọng tín dụng, tăng tỷ trọng dịch vụ Như vậy thì sự rủi rotrong hoạt động ngân hàng hầu như có mặt trong từng nghiệp vụ nếu như nghiệp vụ

đó không được quản lý theo một quy trình chặt chẽ

Thứ tư: NHNo&PTNT Hà tĩnh nói riêng và NHNo&PTNT Việt Nam nóichung ưu tiền vốn tín dụng để phát triển nông nghiệp, nông thôn và nông dân, pháttriển các chương trình kinh tế địa phương Hà tĩnh lại là một tỉnh thuần nông do vậyngân hàng chú trọng cho vay họ dẫn đến chi phí kinh doanh cao, lại hoạt động trênđịa bàn nhỏ với sự có mặt của nhiều NHTM Cổ phần nên tạo nên sự cạnh tranh gaygắt Do đó, đòi hỏi hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh

Luận văn tìm hiểu về môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, các thủ tục kiểmsoát, kiểm toán nội bộ và quy trình kiểm soát một số phần hành tại chi nhánh, qua

đó chỉ ra những mặt đạt được và hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ tại chinhánh

Hệ thống kiểm soát nội bộ tại chi nhánh đã góp phần quan trọng trong việc bảo

vệ tài sản, tiền bạc của đơn vị, củng cố một bước nhận thức của lãnh đạo về vai tròcông tác kiểm soát cũng như ý thức chấp hành chủ trương chính sách và chế độnghiệp vụ, đảm bảo hạn chế tình trạng vi phạm pháp luật

Bên cạnh những ưu điểm như đã trình bày ở trên, hệ thống kiểm soát nội bộ tạiChi nhánh còn có những hạn chế cần phải hoàn thiện nhằm phát huy hiệu quả của

hệ thống kiểm soát nội bộ

Thứ nhất là về môi trường kiểm soát:

Nhận thức của Chi nhánh về hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và môitrường kiểm soát nói riêng chưa thật đầy đủ Chức năng KSNB bị đồng bộ với chứcnăng KTNB, chưa phân định rõ trách nhiệm giữa các cấp lãnh đạo đối với hệ thốngKSNB, hoạt động của bộ phận này không đảm bảo tính độc lập, khách quan, kết quảhoạt động chủ yếu là “hậu kiểm”, chưa có nhiều phát hiện mang tính ngăn ngừa, dựbáo cho việc quản trị điều hành hoạt động của NHTM nhằm nâng cao hiệu quả sửdụng nguồn lực hiện có của NHTM một cách tốt nhất

Hiệu quả của bộ phận kiểm tra, kiểm soát không cao, còn nhiều bất cập nhưchưa đánh giá đúng vai trò của công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ; Chưa quan tâmnhiều đến vị trí vai trò của công tác này cũng như nguồn nhân lực (về bố trí nhân

sự, về chính sách đãi ngộ, về cơ chế hoạt động…) do vậy có thể đánh giá đội ngũcán bộ làm công tác kiểm tra, KTNB của Chi nhánh hiện nay nhìn chung vừa thiếu

về số lượng vừa yếu về chuyên môn nghiệp vụ và chưa thực sự tâm huyết với nghềnghiệp, kỹ năng dự báo còn kém…(theo quy chế`tổ chức hoạt động của hệ thốngkiểm tra, kiểm soát nội bộ NHNo VN: Cán bọ làm công tác kiểm tra Kiểm soát nội

bộ được tiêu chuẩn hóa, có trình độ như quy định tại quyết định60/2000/QĐ/NHNN9 ngày 23/02/2000 của Thống đốc NHNN Việt Nam, hiểu biếtpháp luật, thông thạo nghiệp vụ; có bằng đại học về ngân hàng hoặc kinh tế tàichính; có thời gian công tác ít nhất 3 năm) nên kết quả hoạt động chưa cao, đôi khihoạt động còn mang tính hình thức, né tránh, ngại va chạm, không phát hiện, ngănchặn kịp thời các sai sót khi tác nghiệp của các bộ phận nghiệp vụ trong lĩnh vực

hoạt động của ngân hàng…Một nguyên nhân khác làm cho hiệu quả của các bộphận này của các NHTM còn nhiều hạn chế bởi chưa được cơ quan quản lý nhànước (NHNN hoặc cơ quan khác) giao nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụKTNB một cách bài bản theo các chuẩn mực nghề nghiệp đã được ban hành, thực tếcác NHTM rất lúng túng về xây dựng bộ máy và đào tạo chuyên môn nghiệp vụ chocán bộ làm công tác kiểm tra, KTNB tại đơn vị mình Không tham mưu được nhiềucho Ban lãnh đạo trong việc ngăn ngừa ngững sai sót trong hoạt động của NHTMhoặc đề xuất xửa đổi cơ chế hoạt động theo chế độ hiện hành.

Tại chi nhánh Giám đốc quản lý về mặt nhân sự và điều hành trực tieps, chỉchịu sự điều hành của Ban kiểm tra, kiểm soát nội bộ về mặt chuyên môn Việc thayđổi cán bộ làm công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ do giám đốc chi nhánh quyếtđịnh Vì vậy cán bộ kiểm soát không ổn định, tính chuyên môn hóa chưa cao

Trong công tác kế hoạch, các phòng, ban tại chi nhánh chỉ chi tiết các chươngtrình, định hướng công tác của NHNo&PTNT Việt Nam và của ban lãnh đạo chinhánh mà chưa chủ động trong việc xây dựng các kế hoạch tài chính và các kếhoạch huy động và sử dụng nguồn

Thứ hai về hệ thống kế toán:

Số lượng giao dịch chứng từ mỗi ngày thực hiện tại Chi nhánh rất lớn nênkhâu nhập dữ liệu và xử lý trên máy được chú ý trong khi đó một số hồ sơ chứng từkhi đưa vào kho lưu trữ thiếu chữ ký một trong các thành phần như: Giám đốc, Giaodịch viên, thủ quỹ Và trong một số chứng từ chi tiêu: thiếu chứng từ gốc, nội dungtrên chứng từ ghi không đầy đủ, hóa đơn mua hàng thiếu chữ ký của người mua Dovậy chưa đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ và cũng có thể dẫn đến thực hiện trùnglặp một số nghiệp vụ

Việc sử dụng mật khẩu kiểm soát chứng từ bù trừ chưa thực hiện đúng nguyêntắc bảo mật, một số kiểm soát viên giao đĩa kiểm soát cho giao dịch viên duyệt dẫnđến sai sót trong kiểm soát chứng từ (một người vào 2-3 quyền) Điều này gây khókhăn cho người quản lý khi có sai phạm xảy ra

Thứ ba, thủ tục kiểm soát:

Các nguyên tắc cơ bản trong thủ tục kiểm soát của Chi nhánh mới chỉ chi tiếtcho các cấp lãnh đạo Còn đối với cán bộ tại các phòng chức năng chưa được thựchiện triệt để Vì vậy dễ dẫn đến gian lận của các cán bộ nghiệp vụ

Và bên cạnh đó do phải chấp hành quy định về thời gian thực hiện Bù trừ điện

tử, ĐT-LNH nên những thời điểm có số lượng giao dịch nhiều thì các chứng từ chủyếu được kiểm soát về mặt số tiền nên co nhiều trường hợp hạch toán sai

Thứ tư, về kiểm toán nội bộ

Cơ chế kiểm soát nội bộ của Chi nhánh mới chỉ chú trọng đến công tác kiểmsoát xử lý và kiểm soát bảo vệ tài sản mà chưa chú ý đến công tác kiểm soát quản lýcũng như kiểm soát tổng quát Nói cách khác, kiểm soát nội bộ chưa làm tốt chứcnăng ngăn chặn và giám sát mà mới chỉ thực hiện chức năng kiểm tra, phát hiện và

xử lý các vấn đề đã phát sinh Cơ chế kiểm soát quá tập trung vào các cuộc kiểmtra, kiểm toán đột xuất, trong khi đáng ra cơ chế kiểm soát thường xuyên cần đượcxây dựng và thực hiện

Tại Chi nhánh bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ là do giám đốc chi nhánhquản lý vì vậy nội dụng kiểm tra, kiểm soát và chương trình kiểm tra đều do giámđốc chi nhánh quyết định nên không đảm bảo tính thống nhất, có thể dẫn đến phiếndiện, các phát hiện trong quá trình kiểm tra, kiểm soát về những sai phạm trongtừng nghiệp vụ, trước khi báo cáo về Trụ sở chính đã được giám đốc các chi nhánhxem xét chỉnh sữa lại, thậm chí có những phát hiện đã bị che dấu không bảo cáo, xử

lý cán bộ chưa nghiêm minh

Trong chương 4, sau khi đề cập đến yêu cầu, nguyên tắc và mục tiêu hoàn

thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh NHNo&PTNT Hà tĩnh, Luận văn đãđưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Chi nhánhNHNo&PTNT Hà tĩnh

Hoàn thiện môi trường kiểm soát:

Môi trường kiểm soát là sự tích hợp các nhân tố bên trong và bên ngoài Ngânhàng liên quan đến quan điểm, nhận thức, thái độ và hành động của nhà quản lý đối

với việc thiết kế, vận hành có hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ Hoàn thiện môitrường kiểm soát nhằm giúp nhà quản lý nhận thức được đầy đủ tầm quan trọng của

hệ thống kiểm soát nội bộ từ đó mà họ luôn quan tâm thích đáng đến việc thiết kế,vận hành các quy định, chính sách, các bước và thủ tục kiểm soát ở mọi khâu, mọicấp, mọi phòng ban trong Chi nhánh

- Cơ cấu tổ chức:

Bộ máy tổ chức của Chi nhánh có vai trò vô cùng quan trọng đối với sự pháttriển của Chi nhánh Bộ máy tổ chức của Chi nhánh là một cỗ máy vận hành toàn bộhoạt động của Chi nhánh Do đó để công tác điều hành công việc được thuận lợi vàphát huy được hết khả năng của Chi nhánh thì bộ máy tổ chức phải được bố trí phùhợp, từng cán bộ đứng ở từng vị trí phải có điều kiện phát huy được hết năng lựccủa mình, tạo ra sức mạnh tổng hợp cho toàn bộ Bộ máy tổ chức

Cần phải có sự quy định chức năng quyền hạn giữa các phòng để tránh việcchồng chéo về quyền lợi và nghĩa vụ giữa các phòng ban Tạo ra sự phối hợp giữacác phòng ban trong việc giải quyết các công việc liên quan

Đào tạo cán bộ và công tác tổ chức cán bộ: con người luôn là nhân tố quyếtđịnh đến sự thành công hay thất bại của Chi nhánh, quan tâm đến chất lượng cán bộtại Chi nhánh là một việc mang tính chiến lược của Chi nhánh

Đào tạo cán bộ, nâng cao chất lượng cán bộ ngân hàng: Trong thời gian quacông tác đào tạo cán bộ tại Chi nhánh rất được ban lãnh đạo Chi nhánh quan tâm.Chi nhánh đã có nhiều biện pháp để nâng cao chất lượng cán bộ ngân hàng nhưthường xuyên tổ chức các lớp học về nghiệp vụ tín dụng, thẩm định, thanh toánquốc tế, kế toán ngân quỹ cuối mỗi khóa học lại tiến hành kiểm tra và lấy kết quảkiểm tra là căn cứ xếp loại lao động cả năm cũng như làm căn cứ để đề bạt chức vụ

và tuyển dụng cán bộ Bên cạnh đó thường xuyên có các buổi học ngoại khóa, thamquan giao lưu học tập với các đơn vị bạn, thuê các Chuyên viên NHTW cũng nhưcác giảng viên của các trường đại học về trò chuyện trao đổi các chuyên đề với cáccán bộ Chi nhánh, cử các đi học các lớp đào tạo ngắn hạn, bổ túc kiến thức đại học,tạo điều kiện cho các cán bộ Chi nhánh đi học sau đại học

Để làm được điều này, chi nhánh cần xây dựng ‘Bản mô tả công việc’ theotừng vị trí công việc cụ thể: Yêu cầu về trình độ chuyên môn, tiêu chuẩn đạo đứctheo vị trí công việc ở từng bộ phận; Quyền hạn, trách nhiệm, quyền lợi, nghĩa vụcủa từng vị trí công việc ở từng bộ phận; mối quan hệ hợp tác, phố hợp, kiểm soátgiữa các vị trí công việc.

Đối với các cán bộ trẻ có năng lực nên tạo điều kiện cho đi học tập trung tại cáctrường, các trung tâm đào tạo cơ bản Đối với các cán bộ đã cao tuổi thì đào tạothông qua các lớp học nghiệp vụ ngắn ngày theo hình thức trao đổi, hội thảo từ thựctiễn công việc đang làm để đúc rút kinh nghiệm Thực hiện các lớp đào tạo chuyên

đề để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ

Đào tạo các bộ có trình độ tin học, năng lực chuyên môn để có thể tiếp cận vàvận hành các phần mềm tin học mới Biết tận dụng, khai thác các ứng dụng củaphần mềm trong kiểm soát

- Hệ thống kế hoạch:

Là một trong những ngân hàng hàng đầu của Việt Nam, cùng với sự phát triểncủa nền kinh tế, chi nhánh đang từng bước xây dựng cho mình một tiền đề vữngchắc về cơ sở vật chất, uy tín kinh doanh Xuất phát từ yêu cầu thực tế của thịtrường tài chính tiền tệ, chi nhánh đã đề ra một số phương hướng và mục tiêu tổngquát

4.2.2 Hoàn thiện hệ thống kế toán

Công tác tổ chức kế toán tại chi nhánh thực hiện khá tốt Tuy nhiên những thờiđiểm số lượng khách hàng đến giao dịch lớn, số lượng chứng từ nhiều, kế toán viênthường nhập ngay số liệu vào máy, người kiểm soát thực hiện duyệt mà không kýngay vào chứng từ để kịp thời gian thanh toán Tất cả chứng từ gốc và chứng từ in

từ máy sẽ được ghép, ký và đóng dầu vào cuối ngày Thực hiện như vậy nhiều khi

bỏ sót một số chứng từ không được kỳ và đóng dấu Phòng kế toán nên thực hiệnnghiêm túc, có sự kiểm soát chặt chẽ quy trình luân chuyển chứng từ để đảm bảotính hợp lệ của chứng từ Đặc biệt trong việc kiểm soát các đĩa mềm ký điện tử để

tránh một người làm nhiều bước vùa vào chức năng của người giao dịch vừa vàochức năng của người kiểm soát.

4.2.3 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát

Các thủ tục kiểm soát cần dựa trên các nguyên tắc cơ bản:

Không nên để cho một cá nhân nào trong đơn vị được thực hiện từ đầu đếncuối (khép kín) một hoạt động giao dịch nào đó

Thực hiện nguyên tắc kiểm soát kép, tức là phải có người kiểm tra công việ củangười khác thực hiện

Đối với các lĩnh lực có rủi ro cao như nghiệp vụ tín dụng, kế toán, nghiệp vụkho quỹ cần phải thực hiện quy định có người giám sát trực tiếp trong suốt quá trìnhthực hiện nghiệp vụ

Cụ thể trong từng hoạt động nghiệp vụ của hoạt động ngân hàng, cần phải thựchiện phân công công việc một cách hợp lý Thực tế cho thấy, mỗi nhân viên chuyêntrách một công việc nhất định sẽ càng thành thạo trong công việc, tăng hiệu quảtrong công việc, tích lũy được nhiều kinh nghiệm Tuy nhiên, để một nhân viên làmquá lâu một nghiệp vụ dễ dẫn đến các gian lận tiêu cực của nhân viên Vì vậy,không nên để cho một cá nhân nào đó thực hiện từ đầu đến cuối một hoạt động giaodịch, đồng thời Chi nhánh nên thực hiện kiểm soát kép tức là phải có người kiểm tracông việc của người khác

Mặt khác để mỗi nghiệp vụ hoàn thành chính xác, mang lại hiệu quả chung chohoạt động tại Chi nhánh đòi hỏi mỗi các nhân, phòng ban khi thực hiện nhiệm vụđều phải tự kiểm soát và đánh giá kết quả thực hiện công việc của mình theo trình

tự sau:

Mỗi Cán bộ phải xác định được kiểm soát là hoạt động hàng ngày, ứng với mỗinghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm soát trước, trong và sau khi nghiệp vụ kinh tế phátsinh Không coi trọng kiểm soát ở khâu nào quan trọng hơn cả

4.2.4 Hoàn thiện kiểm toán nội bộ

Lực lượng làm công tác kiểm toán nội bộ tại Chi nhánh còn một số tồn tại nhấtđịnh Các cuộc kiểm toán hầu hết được thực hiện theo phương pháp kiểm tra truyền

thống như rà soát đối chiếu mà chưa có được khả năng phân tích đánh giá hiệu quảhoạt động, kỹ năng kinh nghiệm kiểm toán theo phương pháp kiểm toán hiện đại.

Vì vậy với cán bộ kiểm toán nội bộ, yêu cầu đặt ra ngoài trình độ chuyên mônnghiệp vụ còn phải nắm chắc các kiến thức về công tác kiểm tra, kiểm soát, phápluật, thông lệ quốc tế Ngoài ra kiểm soát viên còn có khả năng phân tích, dự báo…

Do đó để nâng cao trình độ cho cán bộ làm công tác kiểm toán Chi nhánh phải xâydựng kế hoạch đào tạo và đào tạo lại đội ngũ cán bộ làm nhiệm vụ kiểm tra để nângcao hơn nữa trình độ nghiệp vụ ngân hàng, kiến thức pháp luật, kỹ năng và đạo đứcnghề nghiệp làm chuyên nghiệp hóa đội ngũ cán bộ làm công tác này

Về phương pháp kiểm toán, Chi nhánh nên vận dụng tổng hợp các phươngpháp kỹ thuật trong thu thập bằng chứng kiểm toán để nâng cao hiệu quả của kiểmtoán cụ thể như phương pháp quan sát, phỏng vấn, phân tích

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP

1.1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu

Hệ thống ngân hàng thương mại từ khi ra đời và phát triển luôn đóng vai tròquan trọng và là một trong những trung tâm của nền kinh tế Mọi sự tác động từkinh tế thế giới, mọi dấu hiện của khủng hoảng, lạm phát, suy thoái,… hầu hết đều

có thể nhìn thấy qua hệ thống ngân hàng thương mại, đồng thời cũng có thể thôngqua chính hệ thống ngân hàng này mà có những tác động tích cực ngược trở lạinhằm điều chỉnh nền kinh tế vĩ mô Trong đó Ngân hàng Nông nghiệp là một trong

những Ngân hàng thương mại hàng đầu giữ vai trò chủ đạo và chủ lực trong phát

triển kinh tế Việt Nam (80% dân số Việt nam làm trong nông nghiệp), đặc biệt làđầu tư cho nông nghiệp, nông dân, nông thôn

Trong điều kiện hội nhập kinh tế khu vực và thế giới, hệ thống Ngân hàngThương mại Việt Nam đang đứng trước vận hội lớn đi kèm với nó là những tháchthức to lớn Các cơ hội là hội nhập kinh tế quốc tế mở ra cơ hội giao lưu và hợp táckinh tế, tạo điều kiện để các Ngân hàng có thể nhanh chóng bắt kịp trình độ quản lýcũng như trình độ công nghệ của các Ngân hàng thương mại của các quốc gia pháttriển Ngân hàng Việt nam sẽ hoạt động an toàn hiệu quả hơn thông qua việc cải tổtriệt để để nâng cao khả năng cạnh tranh và tồn tại trong môi trường mới, sự quantâm và gia tăng giám sát của mọi chủ thể tham gia vào các hoạt động kinh tế, thamgia vào các kênh lưu chuyển tiền tệ sẽ tạo ra môi trường lành mạnh, buộc các nhàkinh doanh tiền tệ phải tính toán đến hiệu quả, sự lành mạnh của các quan hệ tàichính Bên cạnh đó hoạt động kinh doanh Ngân hàng luôn phải đối mặt với nhiềuloại hình rủi ro do đó hoạt động thanh tra, kiểm soát nội bộ của Ngân hàng phải cónhững thay đổi kịp thời để thích ứng đặc biệt là đối với Ngân hàng nông nghiệp làmột trong những ngân hàng thương mại nhà nước với quy mô kinh doanh lớn, thựchiện kinh doanh đa năng, cung cấp sản phẩm dịch vụ tài chính ngân hàng đa dạng

với mạng lưới rộng khắp từ trung ương đến xã, phường và sự thay đổi của mô hình

tổ chức và hệ thống công nghệ thông tin cũng đòi hỏi, cho phép tạo ra sự thay đổitrong hoạt động kiểm soát nội bộ

Mặc dù Hà tĩnh trong những năm qua công tác quy hoạch, đầu tư xây dựng cơbản, cùng với việc hoàn thiện và ban hành các cơ chế, chính sách thông thoáng vàhấp dẫn Hà tĩnh đã khởi động và thực hiện các dự án lớn như sắt Thạch khê, khukinh tế cảng biển Vũng Áng…với chiến lược đẩy nhanh tốc độ phát triển côngnghiệp, chuyển dịch cơ cấu kinh tế, kinh tế tỉnh đã có những chuyển biến tích cựcnhưng nó vẫn là một địa bàn kinh tế nhỏ, chưa phát triển mạnh, hoạt động của cácNgân hàng còn tiềm ẩn nhiều rủi ro, ảnh hưởng trực tiếp tới sự tồn tại và phát triểncủa Ngân hàng trong khi đó kiểm soát nội bộ được ví như “thần kinh trung ương”của một ngân hàng thương mại

Xuất phát từ lý luận và thực tiễn của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàngNo&PTNT Hà tĩnh và đứng trên vị trí là Cán Bộ của Ngân hàng nhà nước- Ngân

hàng quản lý, tôi chọn đề tài : “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam - Chi nhánh Hà tĩnh” cho

Luận văn Thạc sỹ kinh tế của mình

1.2 Tổng quan các công trình nghiên cứu có liên quan đến đề tài.

Đến nay đã có nhiều đề tài nghiên cứu: thạc sỹ, luận án tiến sỹ và một số bàibáo trên các tạp chí kế toán, tạp chí ngân hàng nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội

bộ trong doanh nghiệp cũng như trong lĩnh vực ngân hàng Các công trình nghiêncứu đó đã đóng góp về mặt lý luận và được vận dụng vào thực tiễn góp phần manglại hiệu quả, phòng ngừa rủi ro trong hoạt động của Doanh nghiệp cũng như tronglĩnh vực ngân hàng

Như đề tài nghiên cứu của tác giả Khúc Thị Huyền Trang, tác giả của đề tàiluận văn “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường quản lý tàichính tại Chi nhánh Ngân hàng No&PTNT Long Biên” đã khái quát về lý hệ thốngkiểm soát nội bộ trong quản lý tài chính Đồng thời tác giả đã mô tả, phân tích thựctrạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh NHNo&PTNT Long Biên, từ những

hạn chế tác giả đưa ra các ý kiến, giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộvới việc tăng cường quản lý tài chính tại Chi nhánh NHNo&PTNT Long Biên Theobản thân tôi đánh giá mặc dù ở phần giải pháp tác giả đã đề cập đến việc hoàn thiện

hệ thống kiểm soát nội bộ tức là hoàn thiện các yếu tố cơ bản cấu thành hệ thốngkiểm soát nội bộ nhưng giải pháp có hướng chung chung chưa cụ thể rõ ràngnguyên nhân như tác giả đề cập là để có những giải pháp thực sự có ý nghĩa phảithực hiện một dự án quy mô hơn, với sự tham gia của một số chuyên gia về lĩnh vựcnày và một sự đầu tư thích đáng trong một khoảng thời gian nhất định

Đề tài thứ hai của tác giả Trần Thị Phương Loan, tác giả của đề tài luận văn

“Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của Ngân hàng ĐT&PT ViệtNam” Trên cơ sở lý luận, phân tích đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộtại Ngân hàng ĐT&PT Việt Nam luận văn đã đưa ra một giải pháp nhằm hoàn thiện

hệ thống kiểm soát nội bộ có ý nghĩa thực tiễn

Qua các nghiên cứu của các tác giả phần nào định hướng được công tácnghiên cứu của bản thân cũng như việc đưa ra các phương hướng về giải quyết vấn

đề thông qua việc khảo sát tại NHNo&PTNT Chi nhánh Hà tĩnh được đề cập trongluận văn này và cũng căn cứ vào đặc điểm riêng, thực trạng của hệ thống kiểm soátnội bộ của Chi nhánh NHNo&PTNT Hà tĩnh mà đưa ra những giải pháp hoàn thiệnsát với Chi nhánh hơn

1.3 Mục tiêu nghiên cứu đề tài

Xuất phát từ sự cần thiết phải hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong cácNgân hàng Thương mại nói chung và Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nôngthôn Hà tĩnh nói riêng, trên cơ sở nghiên cứu một cách khoa học và có hệ thống,luận văn hướng đến những mục tiêu cụ thể sau:

- Làm rõ những vấn đề lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàngThương Mại

- Phân tích thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Nông nghiệp vàphát triển Nông thôn Hà tĩnh để từ đó thấy được những ưu điểm, những tồn tại vànguyên nhân

- Từ đó đề xuất một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngânhàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Hà tĩnh.

1.4 Các câu hỏi đặt ra cho nghiên cứu

Trên cơ sở đối tượng nghiên cứu của Luận văn là hệ thống kiểm soát nội bộtại Chi nhánh Ngân hàng No&PTNT Hà tĩnh, câu hỏi đặt ra cho nghiên cứu là:

- Những chỉ tiêu nào được sử dụng để đo lường hiệu lực hoạt động kiểm soátnội bộ tại Chi nhánh?

- Ngân hàng phải đối mặt với những rủi ro gì?

- Làm thế nào có thể tăng cường hiệu lực của hoạt động kiểm soát nội bộ tạiChi nhánh?

1.5 Phạm vi nghiên cứu

Với đối tượng nghiên cứu của đề tài là hệ thống kiểm soát nội bộ tại Chinhánh Ngân hàng No&PTNT Chi nhánh Hà tĩnh , đề tài đi sâu nghiên cứu và hoànthiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng No &PTNT cụ thể tại Chi nhánh Hàtĩnh trên cơ sở nghiên cứu lý luận và khảo sát thực tế tại Ngân hàng No&PTNT Chinhánh Hà tĩnh

1.6 Phương pháp nghiên cứu

Quá trình nghiên cứu đề tài dựa trên phương pháp luận của chủ nghĩa duy vạtbiện chứng để xem xét các vấn đề liên quan một cách loogic, cụ thể đồng thời kếthợp giữa lý luận và thực tế, kết hợp các phương pháp diễn giải, qui nạp, phươngpháp tổng hợp, phương pháp phân tích, phương pháp thống kê…để phân tích, hệthống hóa và đưa ra các nhận thức riêng của mình cũng như tìm ra những vấn đềcần phải giải quyết trong thực tiễn

1.7 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

- Trên phương diện lý luận: Đi sâu nghiên cứu và hệ thống hoá những vấn đề

lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Thương mại

- Trên phương diện thực tiễn: Phân tích và nghiên cứu một cách có hệ thống

về thực trạng kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng No&PTNT chi nhánh Hà tĩnh, nêu

những kết quả đạt được, những tồn tại , những nguyên nhân trong hoạt động kiểmsoát nội bộ của Ngân hàng No&PTNT trong năm 2009 đến nay.

Trên cơ sở nghiên cứu từ đó đưa ra một số giải pháp và kiến nghị để hoànthiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh để kiểm soát nội bộ thực sự trở thànhcông cụ đắc lực của Chi nhánh nhằm đảm bảo phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thờicác rủi ro và đạt được các mục tiêu mà Ngân hàng No đã đặt ra

1.8 Kết cấu của luận văn: Luận văn được chia làm 4 chương:

Chương 1: Tổng quan nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Nông nghiệp.

Chương 2 : Những vấn đề lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Thương mại.

Chương 3: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam- Chi nhánh Hà tĩnh.

Chương 4: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt nam- Chi nhánh Hà tĩnh.

CHƯƠNG 2 : NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG

THƯƠNG MẠI

2.1 Khái quát chung về hệ thống kiểm soát tại Ngân hàng Thương mại

2.1.1 Khái niệm, chức năng của Ngân hàng Thương mại.

Ngân hàng thương mại đã hình thành tồn tại và phát triển hàng trăm năm gắnliền với sự phát triển của kinh tế hàng hoá Sự phát triển hệ thống NHTM đã có tácđộng rất lớn và quan trọng đến quá trình phát triển của nền kinh tế hàng hoá, ngượclại kinh tế hàng hoá phát triển mạnh mẽ đến giai đoạn cao nhất là nền kinh tế thịtrường thì NHTM cũng ngày càng được hoàn thiện và trở thành những định chế tàichính không thể thiếu được

Ngân hàng thương mại là tổ chức kinh doanh tiền tệ mà hoạt động chủ yếu vàthường xuyên là nhận tiền kí gửi từ khách hàng với trách nhiệm hoàn trả và sử dụng

số tiền đó để cho vay, thực hiện nghiệp vụ chiết khấu và làm phương tiện thanhtoán

Từ nhận định trên có thể thấy NHTM là một trong những định chế tài chính

mà đặc trưng là cung cấp đa dạng các dịch vụ tài chính với nghiệp vụ cơ bản lànhận tiền gửi, cho vay và cung ứng các dịch vụ thanh toán Ngoài ra, NHTM còncung cấp nhiều dịch vụ khác nhằm thoả mãn tối đa nhu cầu về sản phẩm dịch vụcủa xã hội

Chức năng của ngân hàng thương mại

- Chức năng trung gian tín dụng

Chức năng trung gian tín dụng được xem là chức năng quan trọng nhất củangân hàng thương mại Khi thực hiện chức năng trung gian tín dụng, NHTM đóngvai trò là cầu nối giữa người thừa vốn và người có nhu cầu về vốn Với chức năngnày, ngân hàng thương mại vừa đóng vai trò là người đi vay, vừa đóng vai trò làngười cho vay và hưởng lợi nhuận là khoản chênh lệch giữa lãi suất nhận gửi và lãi

suất cho vay và góp phần tạo lợi ích cho tất cả các bên tham gia: người gửi tiền vàngười đi vay.

- Chức năng trung gian thanh toán

Ở đây NHTM đóng vai trò là thủ quỹ cho các doanh nghiệp và cá nhân, thựchiện các thanh toán theo yêu cầu của khách hàng như trích tiền từ tài khoản tiền gửicủa họ để thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ hoặc nhập vào tài khoản tiền gửi củakhách hàng tiền thu bán hàng và các khoản thu khác theo lệnh của họ Các NHTMcung cấp cho khách hàng nhiều phương tiện thanh toán tiện lợi như séc, uỷ nhiệmchi, uỷ nhiệm thu, thẻ rút tiền, thẻ thanh toán, thẻ tín dụng… Tuỳ theo nhu cầu,khách hàng có thể chọn cho mình phương thức thanh toán phù hợp Nhờ đó mà cácchủ thể kinh tế không phải giữ tiền trong túi, mang theo tiền để gặp chủ nợ, gặpngười phải thanh toán dù ở gần hay xa mà họ có thể sử dụng một phương thức nào

đó để thực hiện các khoản thanh toán Do vậy các chủ thể kinh tế sẽ tiết kiệm đượcrất nhiều chi phí, thời gian, lại đảm bảo thanh toán an toàn Chức năng này vô hìnhchung đã thúc đẩy lưu thông hàng hoá, đẩy nhanh tốc độ thanh toán, tốc độ lưuchuyển vốn, từ đó góp phần phát triển kinh tế

- Chức năng tạo tiền

Tạo tiền là một chức năng quan trọng, phản ánh rõ bản chất của ngân NHTM.Với mục tiêu là tìm kiếm lợi nhuận như là một yêu cầu chính cho sự tồn tại và pháttriển của mình, các NHTM với nghiệp vụ kinh doanh mang tính đặc thù của mình

đã vô hình chung thực hiện chức năng tạo tiền cho nền kinh tế Chức năng tạo tiềnđược thực thi trên cơ sở hai chức năng khác của NHTM là chức năng tín dụng vàchức năng thanh toán Thông qua chức năng trung gian tín dụng, ngân hàng sử dụng

số vốn huy động được để cho vay, số tiền cho vay ra lại được khách hàng sử dụng

để mua hàng hoá, thanh toán dịch vụ trong khi số dư trên tài khoản tiền gửi thanhtoán của khách hàng vẫn được coi là một bộ phận của tiền giao dịch, được họ sửdụng để mua hàng hoá, thanh toán dịch vụ… Với chức năng này, hệ thống NHTM

đã làm tăng tổng phương tiện thanh toán trong nền kinh tế, đáp ứng nhu cầu thanhtoán, chi trả của xã hội

2.1.2 Khái niệm về kiểm soát nội bộ.

Trong mỗi doanh nghiệp, chức năng kiểm tra kiểm soát luôn giữ vai trò quantrọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội

bộ của doanh nghiệp Đứng trên các góc độ khác nhau có các định nghĩa khác nhau

về hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệthống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu sau: bảo vệtài sản của đơn vị, bảo vệ độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện cácchế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động

Theo như Coso- Khung thống nhất về kiểm soát nội bộ được sử dụng phổ biếntại Hoa kỳ, kiếm soát nội bộ được định nghĩa là: “ một hệ thống đặt ra nhằm đảmbảo a) Doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và đi đúng hướng b) Doanh nghiệp cungcấp các báo cáo tài chính đáng tin cậy và c) Doanh nghiệp tuân thủ đúng các quyđịnh và luật pháp

Văn bản hướng dẫn kiểm toán quốc tế số 6 được Hội đồng Liên hiệp các nhà

kế toán Malaysia (Malaysian Assembly of Certificated Public Accountant MACPA) và Viện kế toán Malaysia (Malaysian Institute of Accountant - MIA) đưa

-ra như sau : “Hệ thống kiểm soát nội bộ là cơ cấu tổ chức cộng với những biệnpháp, thủ tục do Ban quản trị của một tổ chức thực thể chấp nhận, nhằm hỗ trợ thựcthi mục tiêu của Ban quản trị đảm bảo tăng khả năng thực tiễn tiến hành kinh doanhtrong trật tự và có hiệu quả bao gồm : tuyệt đối tuân theo đường lối của Ban quảntrị, bảo vệ tài sản, ngăn chặn và phát hiện gian lận, sai lầm, đảm bảo tính chính xác,toàn hiện số liệu hạch toán, xử lý kịp thời và đáng tin cậy số liệu thông tin tài chính.Phạm vi của hệ thống kiểm soát nội bộ còn vượt ra ngoài những vấn đề có liên quantrực tiếp với chức năng của hệ thống kế toán Mọi nguyên lý riêng của hệ thốngkiểm soát nội bộ được xem như hoạt động của hệ thống và được hiểu là Kiểm soátnội bộ”

Hội kế toán Anh quốc (England Association of Accountant - EAA) định nghĩa

về hệ thống kiểm soát nội bộ như sau : “Một hệ thống kiểm soát toàn diện có kinhnghiệm tài chính và các lĩnh vực khác nhau được thành lập bởi Ban quản lý nhằm :

- Tiến hành kinh doanh của đơn vị trong trật tự và có hiệu quả;

- Đảm bảo tuân thủ tuyệt đối đường lối kinh doanh của Ban quản trị;

- Giữ an toàn tài sản;

- Đảm bảo tính toàn diện và chính xác của số liệu hạch toán, những thành phầnriêng lẻ của hệ thống Kiểm soát nội bộ được coi là hoạt động kiểm tra hoặc hoạtđộng kiểm tra nội bộ.”

Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (American Institute of Certificated PublicAccountant - AICPA) định nghĩa kiểm soát nội bộ như sau : “Kiểm soát nội bộ baogồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường đượcthừa nhận trong doanh nghiệp để bảo đảm an toàn tài sản có của họ, kiểm tra sự phùhợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động vàkhuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài”

Theo chuẩn mực kiểm toán 400 của Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam:

Hệ thống kiểm soát nội bộ: Là các qui định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được

kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và cácqui định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báocáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tàisản của đơn vị Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống

kế toán và các thủ tục kiểm soát

Từ các định nghĩa về kiểm soát nội bộ đã nêu có thể khái quát khái niệm vàmục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ :

Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ các qui định, chính sách, các bước kiểmsoát và thủ tục kiểm soát được thiết kế và vận hành trong toàn bộ doanh nghiệpnhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị:

+ Bảo vệ tài sản của đơn vị

Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng cóthể mất mát, có thể hư hại và không được sử dụng hợp lý Vì thế, kiểm soát nội bộgiúp cho các nhà quản lý sử dụng hiệu quả tài sản của đơn vị mình

+ Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin:

Thông tin kinh tế tài chính là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyếtđịnh của nhà quản lý, từ đó ảnh hưởng to lớn tới hoạt động của công ty Do đó, cácthông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy

về hoạt động kinh doanh và phản ánh đầy đủ khách quan về nội dung hoạt độngkinh tế và tài chính

+ Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý:

Bất kỳ một đơn vị nào ngoài điều lệ của công ty, cũng phải tuân thủ nhữngnguyên tắc, chính sách của Nhà nước đề ra Các chế độ pháp lý thường xuyên đượcsửa đổi, bổ sung và có ảnh hưởng vĩ mô đến hoạt động của doanh nghiệp Cụ thể hệthống kiểm soát nội bộ cần:

- Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạtđộng của doanh nghiệp

- Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lậntrong mọi hoạt động của doanh nghiệp

- Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo cáotài chính trung thực và khách quan

+ Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý:

Hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý quyết định sự tồn tại của một doanhnghiệp

Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sựlặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụngkém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp

Định kỳ, các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong doanhnghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ doanhnghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý doanhnghiệp

Tuy nằm trong một thể thống nhất song bốn mục tiêu trên đôi khi cũng mâuthuẫn với nhau như giữa tính hiệu quả của hoạt động với mục tiêu bảo vệ tài sản, sổsách hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy Khi thực hiện mục tiêu bảo đảm độ

tin cậy của các thông tin thì mục tiêu bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lýphần nào cũng được thực hiện bởi vì khi đó thông tin thực hiện theo các quy địnhcủa Luật, chuẩn mực và chế độ kế toán…và các quyết định kinh tế tài chính đượcđưa ra trên cơ sở các thông tin trung thực, hợp lý đảm bảo cho việc thực hiện cóhiệu quả các mục tiêu của doanh nghiệp Hoặc khi thực hiện mục tiêu bảo đảm việcthực hiện các chế độ pháp lý thì cũng có nghĩa là tính hiệu quả của hoạt động đượcđảm bảo Nhưng khi thực hiện mục tiêu bảo vệ tài sản hoặc bảo đảm độ tin cậy củacác thông tin thì mục tiêu hiệu quả hoạt động có thể không được đảm bảo hoàntoàn Do vậy, nhiệm vụ của các nhà quản lý là xây dựng một hệ thống kiểm soát nội

bộ hữu hiệu và kết hợp hài hoà bốn mục tiêu trên

Như vậy thấy rằng hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ gắn liền với mọi bộ phận, mọiquy trình nghiệp vụ và mọi nhân viên trong doanh nghiệp ít nhiều sẽ tham gia vàoviệc kiểm soát nội bộ và kiểm soát lẫn nhau (chứ không đơn thuần là chỉ có cấp trênkiểm soát cấp dưới)

2.1.3 Mô hình tổ chức kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Thương mại.

Như phân tích ở trên, thấy rằng hệ thống kiểm soát nội bộ có ý nghĩa quantrọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, đặc biệt là trong ngân hàng

là một doanh nghiệp đặc thù với lĩnh vực kinh doanh là tiền tệ

Nếu như hệ thống ngân hàng được ví như “huyết mạch” của nền kinh tế thì cơchế kiểm soát được ví như “thần kinh trung ương” của một ngân hàng thương mại.Hiểu về cơ chế kiểm soát của ngân hàng thương mại như thế nào với những nộidung và phương thức gì?

Dựa trên cơ sở các định nghĩa về kiểm soát nội bộ mà các đơn vị tổ chức đãđưa ra có thể rút ra định nghĩa về kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại nhưsau:

Hệ thống kiểm soát nội bộ là tập hợp các cơ chế, chính sách, qui trình, quiđịnh nội bộ, cơ cấu tổ chức của NHTM được thiết lập trên cơ sở phù hợp với quiđịnh pháp luật hiện hành và được tổ chức thực hiện nhằm đảm bảo phòng ngừa,phát hiện, xử lý kịp thời các rủi ro và đạt được các mục tiêu mà NHTM đã đặt ra

Do đó sẽ bao gồm 3 nội dung chủ yếu sau:

Thứ nhất là khả năng kiểm soát liên quan đến năng lực của hội sở (được vínhư công ty mẹ) về quyền lực tài chính để có thể chi phối trực tiếp hoặc gián tiếpquá trình ra quyết định của chi nhánh, công ty trực thuộc, công ty tham gia góp vốn(công ty con)

Thứ hai là lĩnh vực kiểm soát liên quan đến việc Hội sở sẽ kiểm soát các chinhánh, các công ty trực thuộc hoặc công ty tham gia góp vốn ở những khâu nào, từquyết định đầu tư, chiến lược phát triển, nhân sự cho đến các giao dịch hàng ngàynhư huy động vốn, cho vay, kinh doanh ngoại tệ v.v

Thứ ba là nó liên quan đến những công việc mang tính tác nghiệp cụ thể màmột bộ phận nào đó của ngân hàng được giao thực hiện Cơ chế kiểm soát nội bộ làtoàn bộ các chính sách, các bước kiểm soát và thủ tục kiểm soát được thiết lập nhằmquản lý và điều hành các hoạt động của ngân hàng

Như vậy, một hệ thống kiểm soát nội bộ thích hợp, đủ mạnh được coi như là

‘hàng rào chắn mọi rủi ro có thể xảy đến trong hoạt động kinh doanh của NHTM’.Bởi vì trên cơ sở hoạt động kiểm soát nội bộ, các NHTM có thể tự kiểm soát đượctoàn bộ quá trình hoạt động kinh doanh bảo đảm an toàn về tài sản, vốn liếng, đemlại hiệu quả cao trong kinh doanh Đồng thời tìm ra những sơ hở, thiếu sót trongcông tác chỉ đạo điều hành để có các biện pháp tự giải quyết, sửa chữa và buộc cácnhân viên ngân hàng chấp hành nghiêm chỉnh đường lối, chính sách, chế độ thể lệnghiệp vụ đã được xác định

2.1.4 Phân loại kiểm soát trong ngân hàng.

Có nhiều cách phân loại kiểm soát trong Ngân hàng Thương mại căn cứ theocác tiêu thức khác nhau:

Phân loại hoạt động kiểm soát theo nghiệp vụ của Ngân hàng Thương mại gồm:

- Kiểm soát tín dụng: Là hoạt động kiểm soát việc chấp hành các chế độ, thể

lệ, các quy trình thủ tục nghiệp vụ về tín dụng và thường gồm:

Kiểm soát việc thực hiện các chiến lược tín dụng tức là thực hiện các chínhsách về huy động vốn và đầu tư vốn.

Kiểm soát việc tổ chức hoạt động cho vay bao gồm việc thực hiện các biệnpháp đầu tư của toàn hệ thống Ngân hàng thương mại và các chi nhánh cơ sở

Kiểm soát quá trình cho vay hay kiểm tra việc thực hiện các quy trình thủ tụcnghiệp vụ tín dụng đối với từng món, từng dự án đầu tư tín dụng tại các chi nhánhNgân hàng cơ sở: Ngân hàng cho vay tiến hành kiểm tra, kiểm soát trước, trong vàsau khi cho vay phù hợp với đặc điểm của Ngân hàng và đặc điểm kinh doanh sửdụng vốn của khách hàng

Kiểm soát công tác hạch toán kế toán cho vay, hạch toán các khoản thu nợ,thu lãi, hạch toán và theo dõi bảo quản hồ sơ tín dụng, hồ sơ tài sản thế chấp…Toàn bộ các hoạt động trên của kiểm soát tín dụng thực chất nhằm mục đíchđánh giá thực trạng của hoạt động huy động vốn, thực hiện việc đầu tư tín dụng,phân tích cơ cấu vốn đầu tư của từng chi nhánh và của toàn bộ Ngân hàng thươngmại có đảm bảo tuân thủ theo định hướng chiến lược kinh doanh mà Hội đồng quảntrị, Ban điều hành đã định ra hay không Hoạt động kiểm tra, kiểm soát việc tuânthủ các chính sách đầu tư vốn, việc thực hiện các quy trình thủ tục nghiệp vụ tíndụng ( cho vay- thu nợ) và các chuẩn tắc khác có nghiêm túc hay không Đánh giátừng khoản cho vay, tổng hợp phân loại rủi ro kinh doanh nhất là rủi ro trong hoạtđộng tín dụng Từ đó rút ra các kết luận cần thiết về chất lượng hoạt động tín dụngđánh giá khả năng từ đó rút ra các kết luận cần thiết về chất lượng hoạt động tíndụng đánh giá khả năng thu hồi đồng thời chỉ ra những nhược điểm trong quá trìnhthực hiện các quy trình thủ tục nghiệp vụ tín dụng để kiến nghị các bộ phận hoạchđịnh chính sách đưa ra các biện pháp nhằm bổ sung sửa đổi các cơ chế kỹ thuậtnghiệp vụ Mặt khác qua đó đánh giá trình độ điều hành kinh doanh của cán bộ lãnhđạo Ngân hàng cơ sở, trình độ năng lực nghiệp vụ của cán bộ tín dụng, tìm ra nhữngsai lầm thiếu sót, yếu kém, lạm dụng, gian lận của những cán bộ đó để có cơ sở báocáo với Hội đồng quản trị, Ban điều hành có biện pháp xử lý giải quyết: sửa chữa,uốn nắn, chỉnh sửa chế độ…

- Kiểm soát nghiệp vụ tiền tệ ngân quỹ:

Hoạt động ngân quỹ là một nghiệp vụ rất quan trọng trong hoạt động của hệthống ngân hàng thương mại vì lượng tiền mặt, tài sản dự trữ chiếm một tỷ lệ tươngđối lớn trong hoạt động của ngân hàng Hoạt động ngân quỹ liên quan đến uy tíncủa ngân hàng và rất nhạy cảm với vấn đề thất thoát tài sản

Là hoạt động nhằm kiểm soát lại việc chấp hành các chế độ thể lệ có liên quanđến công tác tiền tệ ngân quỹ gồm:

Các chế độ về hạch toán ghi chép cập nhận rút số dư đối chiếu doanh số thuchi tiền mặt, tồn quỹ hàng ngày

Việc chấp hành các chế độ về quản lý kho quỹ, chế độ ra vào kho, chế độ giữ

và bảo quản chìa khoá kho, chế độ bàn giao, uỷ quyền…khi người giữ chìa khoá đivắng

Việc thực hiện các quy trình thu chi tiền mặt, chế độ kiểm đếm hiện vật cuốingày, cuối tháng…

- Kiểm soát kế toán thanh toán: Là hoạt động nhằm kiểm soát lại toàn bộ côngtác hạch toán kế toán và thanh toán của Ngân hàng thương mại nhằm xem xét:Việc thực hiện công tác hạch toán, kế toán và thanh toán có đảm bảo tuân thủtheo các quy định về kế toán và thống kê hay không

Việc thực hiện công tác hạch toán có đảm bảo tính chính xác, kịp thời, kháchquan, đầy đủ hay không

Giám định tính chính xác, độ tin cậy của các số liệu hạch toán kế toán đượcphản ánh trên các báo biểu kế toán

Phân tích tình hình hoạt động kinh doanh, thu chi tài chính trên cơ sở phântích qua các hệ số về vốn, thu lãi, chi phí doanh lợi, tính toán lãi suất đầu ra, lãi suấtđầu vào, tỷ lệ nợ quá hạn, phân tích cơ cấu nguồn vốn, cơ cấu vốn tín dụng… Đưa

ra các kiến nghị về công tác hạch toán kế toán, thanh toán và chiến lược kinh doanh.Kiểm soát lại quá trình xây dựng cơ bản nội ngành, mua sắm tài sản cố định:như xem xét về quy trình thủ tục, trình tự và nguồn vốn…

- Kiểm soát các hoạt động dịch vụ khác của Ngân hàng: Là hoạt động nhằmkiểm soát lại toàn bộ các hoạt động dịch vụ khác của Ngân hàng thương mại Qua

đó phát hiện những vướng mắc, tồn tại của các hoạt động dịch vụ, chỉ ra những hoạtđộng dịch vụ cần được tập trung, nên làm ở mức độ nào, những cơ chế cần phải bổsung, hoàn thiện để thúc đẩy hoạt động dịch vụ có hiệu quả Những hoạt động dịch

vụ đó thường bao gồm:

Hoạt động kinh doanh vàng bạc đá quý

Hoạt động kinh doanh về ngoại tệ, ngoại hối

Hoạt động nhận vốn uỷ thác tài trợ

Hoạt động tín dụng thuê mua

Hoạt động tư vấn và môi giới chứng khoán

Các hoạt động dịch vụ ngân hàng khác…

Phân loại theo mục đích kiểm soát:

- Kiểm soát theo định kỳ:

Là hoạt động kiểm tra, kiểm soát toàn diện hay một mặt nghiệp vụ của Ngânhàng thương mại; được thực hiện theo nội dung chương trình kế hoạch đã được đặt

ra theo tuần kỳ: tháng, quý, năm hoặc đề cương, đề án do Hội đồng quản trị, Banđiều hành hoặc lãnh đạo ngân hàng các cấp chỉ đạo tổ chức trên phạm vi toàn hệthống hay một vùng nhất định Những hoạt động kiểm soát này do các kiểm soátviên, giám định viên thực hiện Gồm:

Hoạt động giám định chất lượng báo cáo báo biểu kế toán hàng tháng, quý,năm

Các hoạt động kiểm tra đối chiếu phục vụ cho việc thiết lập báo cáo kiểmtoán hàng quý, năm tại Ngân hàng cơ sở

Các hoạt động phục vụ cho giám sát từ xa, kiểm toán nội bộ hàng năm toàn

hệ thống

Các hoạt động kiểm tra, kiểm soát về chất lượng hoạt động tín dụng, thu chitài chính, chế độ hạch toán kế toán và ngân quỹ, công tác chỉ đạo điều hành kinhdoanh và chấp hành quy chế nhân viên

- Kiểm soát bất thường, đột xuất:

Là hoạt động kiểm tra, kiểm soát mang tính đơn lẻ, cục bộ ở một hoặc một vàichi nhánh ngân hàng cơ sở, hoặc là các cuộc kiểm tra, kiểm soát nhằm giải quyết xử

lý đối với các vụ việc đáng tiếc xảy ra ở các chi nhánh cơ sở Những cuộc kiểm tra,kiểm soát này ở dạng kiểm soát phát hiện Tuy nhiên trong một số trường hợp doyêu cầu chỉ đạo kinh doanh Hội đồng quản trị, Ban điều hành có thể tổ chức nhữngcuộc kiểm tra, kiểm soát bất thường đột xuất trên phạm vi toàn hệ thống của Ngânhàng Thương mại đó

- Kiểm soát thường xuyên :

Là hoạt động kiểm tra, kiểm soát tham gia giám sát thường xuyên một số hoạtđộng dễ dẫn đến rủi ro, thường ở dạng kiểm soát có liên quan đến bảo vệ tài sản

Phân loại theo phương thức kiểm soát:

Theo cách phân loại này hoạt động kiểm soát nội bộ của Ngân hàng thươngmại có thể được chia thành 3 loại:

- Hoạt động giám sát từ xa:

Giám sát từ xa là phương thức người giám sát ngồi tại văn phòng của mìnhdựa vào các số liệu thông tin báo cáo chính xác, gửi đúng hạn từ các chi nhánh củaNgân hàng thương mại và các nguồn thông tin khác Sử dụng kỹ thuật phân tích,tính toán các chỉ số tài chính quy định nhằm giám sát sự tuân thủ các quy chế, phảnánh thực trạng hoạt động kinh doanh của các chi nhánh và toàn hệ thống ngân hàngthương mại đó để chỉ ra hướng cần thiết cho kiểm tra tại chỗ

Mục tiêu của phương thức giám sát từ xa là:

Phát hiện những khó khăn mà một chi nhánh hay toàn bộ ngân hàng thươngmại đó mắc phải từ đó có báo cáo, kiến nghị kịp thời lên lãnh đạo cao nhất của ngânhàng thương mại, dự đoán được các sai sót có thể xảy ra để tìm biện pháp giải quyếtnghiệp vụ nhằm khắc phục khó khăn

Kiểm soát thường xuyên các biện pháp điều hành kinh doanh của các chinhánh trên cơ sở phân tích số liệu thông qua hàng loạt các chỉ số tính toán

Phương thức giám sát từ xa là một phương pháp bổ sung nhằm hoàn thiện hệthống kiểm soát nội bộ của Ngân hàng thương mại.

- Phương thức kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nội bộ là một hoạt động đánh giá độc lập được thực hiện trongngân hàng thương mại với tư cách là một dịch vụ cho ngân hàng thương mại Đó làviệc kiểm soát với các chức năng được thực hiện thông qua việc kiểm tra và đánhgiá đầy đủ và tính hiệu quả của các công việc kiểm soát khác

Là hoạt động do các kiểm toán viên nội bộ của các chi nhánh ngân hàngthương mại điều hành kiểm tra và trình bày ý kiến của mình với các báo cáo kế toántài chính, các hoạt động kinh doanh ngay tại Ngân hàng cơ sở Hoạt động này có tácdụng hỗ trợ, cung cấp thông tin cho hoạt động giám sát từ xa và tư liệu cho hoạtđộng kiểm tra tại chỗ

Phạm vi của kiểm toán nội bộ xoay quanh việc kiểm tra đánh giá tính thíchhợp và tính hiệu quả của hệ thống kế oán cũng như chất lượng hoạt động kinhdoanh ở ngay chi nhánh đó

- Phương thức kiểm tra tại chỗ:

Là phương thức kiểm tra trực tiếp tại chỗ về con người, sự vật nhằm phát hiệnnhững vấn đề cần sáng tỏ, là cơ sở pháp lý để đưa ra các kiến nghị đối với toàn bộquá trình hoạt động kinh doanh hoặc một mặt nghiệp vụ của một chi nhánh ngânhàng cơ sở hay một giải pháp, quy định của Ngân hàng thương mại

Đây là phương pháp truyền thống, cụ thể, sâu sắc có hiệu quả nhất, không cóphương thức nào thay thế vì sự việc và con người cần xem xét, kiểm tra được kiểmtra, xác minh chi tiết, phân biệt đúng sai rõ ràng Kiểm tra tại chỗ là hình thái kiểmtra trực tiếp về con người, sự việc và phải căn cứ vào các chứng lý cụ thể (hồ sơ sổsách, chứng từ hợp pháp, có biên bản xác minh, đối chiếu…) nhân chứng cụ thể(người thực việc thực)

Kiểm tra tại chỗ nhằm xác minh tính chính xác của số liệu quyết toán tàichính, báo biểu kế toán của hệ thống ngân hàng định kỳ tháng, quý, năm

Kiểm tra tại chỗ xác minh việc chấp hành các cơ chế, chính sách về chiếnlược huy động vốn, đầu tư tín dụng.

Kiểm tra tại chỗ xác minh việc chấp hành các quy trình, thủ tục nghiệp vụtrong hạch toán kế toán, chi tiêu mua sắm tài sản cố định, xây dựng cơ bản

Kiểm tra tại chỗ xác minh việc tuân thủ các quy trình khi cho vay, đầu tư vốntín dụng của cán bộ tín dụng

Kiểm tra tại chỗ việc chấp hành chế độ về quản lý, kinh doanh ngoại tệ, ngoạihối, kinh doanh vàng bạc đá quý và các loại kinh doanh khác của NHTM

Qua kiểm tra tại chỗ mà phát hiện những ưu điểm, những mặt làm được, chỉ ranhững tồn tại, thiếu sót hoặc các hành vi vi phạm về quy chế, về quy trình thủ tụcnghiệp vụ hay cả những vi phạm pháp luật Đồng thời qua đó phát hiện các chinhánh hoạt động yếu kém, phân tích các nguyên nhân dẫn đến từ đó có các kiếnnghị, đề xuất để có biện pháp hỗ trợ giúp các chi nhánh đó khắc phục các tồn tại,thiếu sót, tổ chức hoạt động kinh doanh có hiệu quả hơn

Mặt khác cũng đưa ra những kiến nghị để xử lý đối với những nhân viên có tưtưởng, hành vi trái đạo đức nghề nghiệp như: tham ô, gian lận, lạm dụng gây ranhững tổn thất về vật chất và làm mất tín nhiệm đối với khách hàng

2.1.5 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ:

Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập giúp Hội đồng quản trị, Ban kiểmsoát, Tổng giám đốc kiểm tra, phát hiện và kịp thời chấn chỉnh để điều hành hoạtđộng kinh doanh hiệu quả, an toàn, đúng pháp luật với mọi hoạt động kinh doanh,quản lý của NHTM, thông qua việc thực hiện các mục tiêu cụ thể, chủ yếu sau đây:

1 Hiệu quả và an toàn trong hoạt động ; bảo vệ, quản lý, sử dụng tài sản vàcác nguồn lực một cách kinh tế, an toàn, có hiệu quả

- Sử dụng các nguồn lực và quản lý hoạt động kinh doanh của ngân hàng mộtcách hiệu quả

2 Bảo đảm hệ thống thông tin quản lý, thông tin tài chính trung thực, hợp lý,đầy đủ, minh bạch, kịp thời và được bảo mật theo đúng quy định của pháp luật

- Đảm bảo tài sản và thông tin không bị lạm dụng hoặc sử dụng sai mục đích

- Đảm bảo việc ghi chép, hạch toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức cácgiao dịch phát sinh của ngân hàng

- Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêucầu pháp định có liên quan

3 Bảo đảm tuân thủ pháp luật và các quy chế , quy định nội bộ của NHTM,quy trình thực hiện một cách nghiêm túc, triệt để

- Đảm bảo chắc chắn các quyết định và chế độ quản lý đã được ngân hàng vàcác cơ quan quản lý có thẩm quyền ban hành được thực hiện đúng thể thức và giámsát mức độ hiệu quả cũng như tính hợp lý của các chế độ

4 Hỗ trợ thực hiện các mục tiêu do NHTM đề ra

Như nêu ở trên thì có thể nói mục tiêu hoạt động của hệ thống kiểm soát nội

bộ ngân hàng thương mại gồm:

Thiết lập và duy trì một Ngân hàng vững mạnh với một hệ thống các cơ chế,chính sách đầy đủ đồng bộ đối với mọi hoạt động, mọi nghiệp vụ gồm các quytrình, thủ tục rõ ràng, đơn giản nhưng lại chặt chẽ, thích hợp với từng điều kiện,hoàn cảnh kinh doanh của từng Ngân hàng thương mại

Và thông qua hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ mà phát hiện kịp thờinhững vướng mắc trong kinh doanh để hoạch định và thực hiện các biện pháp đốiphó Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm trong hoạt động kinh doanh của ngân hàngnhằm hạn chế đến mức thấp nhất những rủi ro có thể xảy ra trong hoạt động kinhdoanh của Ngân hàng thương mại, nhằm đạt được hiệu quả kinh doanh một cáchcao nhất và bền vững nhất

2.2 Các yếu tố cơ bản cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Ngân hàng cần được nhìn nhận như một doanh nghiệp đặc thù với lĩnh vựckinh doanh chính là ngân hàng Cũng như tất cả các doanh nghiệp khác để đáp ứngyêu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả hoạt động, các ngân hàng thương mạicần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thống kiểm soát nội bộ Cũng có các quanđiểm khác nhau về yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ đứng trên cácphương diện khác nhau

Đứng trên phương diện của kiểm toán viên, theo chuẩn mực kiểm toán Việtnam số 400 ‘Đánh giá rủi ro và kiểm toán nội bộ’ thì “Hệ thống kiểm soát nội bộbao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát”.

Trên phương diện nghiên cứu, theo giáo trình Kiểm toán tài chính của trườngĐại học Kinh tế Quốc dân thì “ Hệ thống kiểm soát nội bộ với bốn yếu tố chính:môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin, các thủ tục kiểm soát và hệ thống kiểmtoán nội bộ” [tr87]

Mặc dù có các quan điểm khác nhau về yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soátnội bộ nhưng tựu chung lại đều thừa nhận môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin,các thủ tục kiểm soát và hệ thống kiểm toán nội bộ là các nhân tố cơ bản của hệthống kiểm soát nội bộ

2.2.1 Môi trường kiểm soát

Là môi trường trong đó các cá nhân thực hiện các hoạt động kinh doanh vàthực thi các trách nhiệm kiểm soát của mình

Nó bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có tính môi trườngtác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soátnội bộ

Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan tới quanđiểm, thái độ và nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý trong doanhnghiệp Trên thực tế, tính hiệu quả của hoạt động kiểm tra, kiểm soát trong các hoạtđộng của một tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản lý tại doanh nghiệp đó.Nếu các nhà quản lý cho rằng công tác kiểm tra, kiểm soát là quan trọng và khôngthể thiếu được đối với mọi hoạt động trong đơn vị thì mọi thành viên của đơn vị đó

sẽ có nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra, kiểm soát và tuân thủ mọi quy địnhcũng như chế độ đề ra Ngược lại, nếu hoạt động kiểm tra, kiểm soát bị coi nhẹ từphía các nhà quản lý thì chắc chắn các quy chế về kiểm soát nội bộ sẽ không đượcvận hành một cách có hiệu quả bởi các thành viên của đơn vị

Các nhân tố của môi trường kiểm soát bao gồm:

Đặc thù về quản lý:

Các đặc thù về quản lý đề cập tới các quan điểm khác nhau trong điều hànhhoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng đếnchính sách, chế độ, các quy định và cách tổ chức kiểm tra, kiểm soát trong doanhnghiệp Bởi vì chính các nhà quản lý này đặc biệt là các nhà quản lý cấp cao nhất sẽphê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại doanhnghiệp.

Cơ cấu tổ chức:

Cơ cấu tổ chức là một hệ thống các mối quan hệ vừa độc lập, vừa phụ thuộctrong doanh nghiệp thể hiện rõ những nhiệm vụ cụ thể do ai hoặc bộ phận nào làm,làm việc gì và liên kết với các cá nhân (bộ phận) khác trong doanh nghiệp như thếnào nhằm tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng để thực hiện được các mục tiêu của doanhnghiệp

Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ramôi trường kiểm soát tốt Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt

từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định đócũng như kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quyết định đó trong toàn bộ doanhnghiệp Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vigian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp

Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn

bộ hoạt động và các lĩnh vực của doanh nghiệp sao cho không bị chồng chéo hoặc

bỏ trống: thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các chức năng; bảo đảm sự độc lậptương đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong cácbước thực hiện công việc

Như vậy, để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các nhàquản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

- Thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động củadoanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữacác bộ phận

- Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng : xử lý nghiệp vụ, ghi chép

sổ và bảo quản tài sản

- Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu quảcao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng

Chính sách nhân sự:

Chính sách nhân sự là các chính sách, chế độ, thủ tục và quy định của nhàquản lý về việc chiêu mộ, tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt,khen thưởng và kỷ luật nhân viên

Sự phát triển của một doanh nghiệp luôn gắn với đội ngũ nhân viên và họ luôn

là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể trực tiếp thựchiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp Nếu nhân viên cónăng lực và tin cậy, nhiều quá trình kiểm soát có thể không cần thực hiện mà vẫnđảm bảo được các mục tiêu đề ra của kiểm soát nội bộ Bên cạnh đó, mặc dù doanhnghiệp có thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưngvới đội ngũ nhân viên kém năng lực trong công việc và thiếu trung thực về phẩmchất đạo đức thì hệ thống kiểm soát nội bộ không thể phát huy hiệu quả

Tóm lại, các nhà quản lý doanh nghiệp cần có những chính sách cụ thể và rõràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên Việcđào tạo, bố trí cán bộ và đề bạt nhân sự phải phù hợp với năng lực chuyên môn vàphẩm chất đạo đức, đồng thời phải mang tính kế tục và liên tiếp

hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu Vì vậy

trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch,theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn

đề bất thường và xử lý, điều chỉnh kịp thời Đây cũng là khía cạnh mà kiểm toánviên thường quan tâm trong kiểm toán báo cáo tài chính doanh nghiệp, đặc biệttrong áp dụng các thủ tục phân tích

Uỷ ban kiểm soát:

Nhiều nước trên thế giới yêu cầu các công ty cổ phần có niêm yết trên thịtrường chứng khoán phải thành lập Uỷ ban kiểm soát Đây là uỷ ban bao gồmnhững người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên của Hộiđồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia

am hiểu về lĩnh vực kiểm soát Ủy ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạnsau:

- Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty

- Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ

- Giám sát tiến trình lập Báo cáo tài chính

- Dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa Ban giám đốc với các kiểm toánviên bên ngoài

Môi trường bên ngoài:

Môi trường kiểm soát chung của một doanh nghiệp còn phụ thuộc vào cácnhân tố bên ngoài Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản

lý nhưng có ảnh hưởng lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các Nhà quản lýcũng như sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ Thuộcnhóm các nhân tố này bao gồm: sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của nhànước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đấtnước Chẳng hạn như yêu cầu cung cấp báo cáo hàng quý của Uỷ ban chứng khoán

sẽ giúp các doanh nghiệp nhận thức được tầm quan trọng trong công tác ghi sổ kếtoán chính xác và lập báo cáo kịp thời, trung thực

Như vậy môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố có ảnh hưởngđến quá trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của hệ thống kiểm soát nội bộ của

doanh nghiệp, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức về hoạt độngkiểm tra, kiểm soát và điều hành hoạt động của các nhà quản lý doanh nghiệp.

2.2.2 Hệ thống kế toán

Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của đơn vị bao gồm hệ thốngchứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảngtổng hợp, cân đối kế toán Trong đó, quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vaitrò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp

- Hệ thống chứng từ kế toán: là hệ thống các giấy tờ và vật mang tin phản ánhnghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành Chứng từ kế toán chophép kiểm tra, giám sát tỉ mỉ từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là cơ sở pháp lý củacác số liệu kế toán và là căn cứ để phân chia trách nhiệm dân sự, hình sự cũng nhưcác lợi ích kinh tế của các thể nhân và pháp nhân

Một trong những nội dung quan trọng kiểm soát của kế toán là kiểm tra tàiliệu, chứng từ kế toán: Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, cácyếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán; Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh

tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán vớicác tài liệu khác có liên quan; Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trênchứng từ kế toán Ngoài ra, một số khía cạnh khác của kiểm soát kế toán đó là kiểmsoát về vật chất, như kiểm kê vật tư, nguyên vật liệu, kiểm kê tài sản, giám sát việcnhập, xuất kho nguyên vật liệu Kế toán thực hiện tốt trách nhiệm kiểm tra, kiểmsoát hồ sơ tài liệu kế toán và kiểm soát vật chất là hoạt động kiểm soát thực sự hữuhiệu

- Hệ thống tài khoản kế toán: Tài khoản kế toán là một nội dung của phươngpháp tài khoản kế toán, dùng để phản ánh thường xuyên, liên tục và có hệ thống cácnghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo đối tượng kế toán cụ thể Các TK này tạothành hệ thống TK kế toán mà các đơn vị tổ chức, doanh nghiệp sử dụng Như vậy,

hệ thống tài khoản kế toán là tập hợp các TK kế toán được sử dụng trong chế độ kếtoán và trong từng đơn vị kế toán theo một trật tự nhất định

Trên phương diện kiểm soát, hệ thống tài khoản kế toán có tác dụng kiểm tra,giám sát các thông tin kinh tế theo các nội dung đã được phân loại một cách thườngxuyên, liên tục và có hệ thống từ khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đến khi chúngđược báo cáo thành các chỉ tiêu trên báo cáo kế toán Hệ thống tài khoản kế toánđược sử dụng hợp lý là một biện pháp kiểm soát quan trọng, nguyên tắc cân đốigiữa nguồn vốn và tài sản và những thông tin trên báo cáo tài chính là yếu tố quantrọng của kiểm soát, Sơ đồ kế toán rất có ích trong việc chống lại những sai sóttrong hạch toán; báo cáo tài chính cung cấp cho lãnh đạo đơn vị những thông tin cơbản cho việc ra các quyết định quản lý và những người khác sử dụng báo cáo tàichính

- Sổ kế toán: là những tờ sổ theo mẫu nhất định dùng ghi chép các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh theo đúng phương pháp của kế toán trên cơ sở số liệu chứng

từ gốc Đây là khâu trung tâm của toàn bộ công tác kế toán, là bộ phận trunggian để các chứng từ gốc ghi chép rời rạc được tập hợp, phản ánh đầy đủ có

hệ thống để phục vụ công tác tính toán, tổng hợp thành các chỉ tiêu kinh tế biểuhiện toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị phản ánh lên các báo cáo tàichính Thông qua việc ghi chép, phân loại, tính toán và tổng hợp số liệu trên sổ kếtoán giúp các nhà quản lý kiểm tra và đánh giá sự chấp hành những thủ tục kiểmsoát trong quá trình xử lý thông tin Hơn nữa, một hệ thống sổ kế toán chi tiết mởcho các đối tượng cần quản lý chi tiết như vật tư, công nợ, chi phí, doanh thu… sẽgóp phần đáng kể trong việc bảo vệ tài sản nhờ chức năng kiểm tra, giám sát ngaytrong quá trình thực hiện nghiệp vụ

- Báo cáo kế toán: là sản phẩm cuối cùng của công tác kế toán, là biểu hiệncủa phương pháp tổng hợp, cân đối kế toán Các doanh nghiệp phải lập, cung cấpbáo cáo kế toán cho các đối tượng theo yêu cầu của luật, chuẩn mực, chế độ kếtoán và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Báo cáo kế toán chủ yếu phản ánhthông tin thực hiện về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và những biến động

về tình hình tài chính của doanh nghiệp Dưới góc độ kiểm soát, các thông tin trìnhbày trên báo cáo kế toán là căn cứ để thực hiện việc phân tích, soát xét lại quá trình