Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc tổng công ty công nghiệp xi măng việt nam

Mở đầu 1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu Nền kinh tế nước ta đang vận hành theo cơ chế thị trường, có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng x• hội chủ nghĩa. Việc định hướng x• hội chủ nghĩa được thực hiện thông qua vai trò chủ đạo của kinh tế Nhà nước và vai trò quản lý vĩ mô của Nhà nước. Để kinh tế Nhà nước phát huy được vai trò chủ đạo, hệ thống các Tổng Công ty Nhà nước đ• được thành lập và đi vào hoạt động ở hầu hết các ngành, các lĩnh vực then chốt của nền kinh tế, cung cấp các sản phẩm thiết yếu như sắt, thép, xi măng, giấy, cao su, cà phê… trong đó có Tổng Công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam. Sau một quá trình hình thành và phát triển, các doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam đ• đạt được các thành tựu đáng kể, phát huy được vai trò chủ đạo của mình trong việc cung cấp sản phẩm xi măng đáp ứng nhu cầu các công trình xây dựng công nghiệp, xây dựng cao ốc, nhà ở và các công trình trọng điểm quốc gia…, đem lại nguồn thu lớn và ổn định cho ngân sách, góp phần bình ổn vật giá… Bên cạnh những thành tựu quan trọng đ• đạt được, hoạt động của các doanh nghiệp này còn bộc lộ nhiều hạn chế, bất cập như trình độ quản lý của một số doanh nghiệp còn chưa cao, hiệu quả kinh doanh và khả năng hội nhập, cạnh tranh thấp, thiếu vốn, công nghệ lạc hậu… Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên trong đó có một nguyên nhân quan trọng tính đến nay vẫn chưa được giải quyết một cách triệt để đó là việc thiết kế và vận hành một hệ thống kiểm soát nội bộ thích hợp nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra. Trong bối cảnh hiện nay, khi tốc độ phát triển của các dự án xi măng đạt ở mức kỷ lục thì sản lượng xi măng từ chỗ chỉ đáp ứng đủ nhu cầu tiêu dùng trong nước sẽ có thể chuyển sang trạng thái dư thừa. Do vậy các doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam sẽ phải đối mặt với quá trình cạnh tranh vô cùng gay gắt. Để có thể cạnh tranh và tồn tại được, các doanh nghiệp này phải cải cách hành chính, chuyển đổi các mô hình kinh tế với phần lớn các doanh nghiệp thuộc sở hữu Nhà nước dần chuyển sang doanh nghiệp đa sở hữu để thu hút vốn, kiểm soát được các rủi ro và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Thực hiện chủ trương của Đảng và Nhà nước vì sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá Đất nước, nhiệm vụ và kỳ vọng đặt ra cho ngành xi măng Việt nam rất lớn đòi hỏi phải nhanh chóng xây dựng và phát triển các doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam ngày một lớn mạnh. Để làm được việc đó đặt ra hàng loạt các vấn đề nghiên cứu và hoàn thiện trong đó có việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đang được đặt ra như một yêu cầu cấp thiết. Xuất phát từ lý luận và thực tiễn của hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam và trên cơ sở yêu cầu cấp thiết đặt ra trong điều kiện kinh tế thị trường, hội nhập kinh tế quốc tế, tôi chọn đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam” để nghiên cứu. 2. Mục đích nghiên cứu của đề tài Xuất phát từ sự cần thiết hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp sản xuất nói chung và doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam nói riêng, việc nghiên cứu đề tài nhằm vào các mục tiêu cụ thể sau: Nghiên cứu, hệ thống hoá và góp phần làm sáng tỏ hơn các vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp sản xuất dưới góc độ quản trị doanh nghiệp nhằm định hướng cho các nội dung hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, phù hợp với đặc thù tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý của các doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc các Tổng công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam. Với các phương pháp khảo sát, đề tài tiến hành phân tích, đánh giá thực tế về hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam làm cơ sở cho việc đề ra các nội dung hoàn thiện. Trên cơ sở lý luận và thực tiễn, đề xuất các nội dung hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam phù hợp với định hướng tổ chức, sắp xếp lại các doanh nghiệp Nhà nước có tính đến những thay đổi về môi trường kinh doanh, môi trường công nghệ thông tin... trong giai đoạn hiện nay. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 3.1. Đối tượng nghiên cứu của đề tài Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hệ thống kiểm soát nội bộ dưới góc độ kiểm soát là một chức năng quan trọng của quá trình quản lý doanh nghiệp từ đó đưa ra các nội dung hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam nhằm ngăn chặn các rủi ro trong từng khâu hoạt động để thực hiện có hiệu quả mục tiêu đề ra. 3.2. Phạm vi nghiên cứu của đề tài Với đối tượng nghiên cứu trên, đề tài đi sâu nghiên cứu và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam.

Mở đầu 1. Tính cp thit ca t i nghiên cứu Nền kinh tế nớc ta đang vận hành theo cơ chế thị trờng, có sự quản lý của Nhà nớc theo định hớng xã hội chủ nghĩa. Việc định hớng xã hội chủ nghĩa đợc thực hiện thông qua vai trò chủ đạo của kinh tế Nhà nớc và vai trò quản lý vĩ mô của Nhà nớc. Để kinh tế Nhà nớc phát huy đợc vai trò chủ đạo, hệ thống các Tổng Công ty Nhà nớc đã đợc thành lập và đi vào hoạt động ở hầu hết các ngành, các lĩnh vực then chốt của nền kinh tế, cung cấp các sản phẩm thiết yếu nh sắt, thép, xi măng, giấy, cao su, cà phê trong đó có Tổng Công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam. Sau một quá trình hình th nh v phát tri n, các doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam ã t c các th nh t u áng k, phát huy c vai trò ch o ca mình trong vic cung cp sn phm xi mng áp ng nhu cu các công trình xây dng công nghip, xây dng cao ốc, nh v các công trình tr ng im quc gia , em li ngun thu ln v n nh cho ngân sách, góp phn bình n vt giá Bên cạnh những thành tựu quan trọng đã đạt đ ợc, hoạt động của các doanh nghiệp này còn bộc lộ nhiều hạn chế, bất cập nh trình độ quản lý của một số doanh nghiệp còn cha cao, hiệu quả kinh doanh và khả năng hội nhập, cạnh tranh thấp, thiếu vốn, công nghệ lạc hậu Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên trong đó có một nguyên nhân quan trọng tính đến nay vẫn cha đợc giải quyết một cách triệt để đó là việc thiết kế và vận hành một hệ thống kiểm soát nội bộ thích hợp nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra. Trong bối cảnh hiện nay, khi tốc độ phát triển của các dự án xi măng đạt ở mức kỷ lục thì sản lợng xi măng từ chỗ chỉ đáp ứng đủ nhu cầu tiêu dùng trong nớc sẽ có thể chuyển sang trạng thái d thừa. Do vậy các doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam sẽ phải đối mặt với quá trình cạnh tranh vô cùng gay gắt. Để có thể cạnh tranh và tồn tại đợc, các doanh nghiệp này phải cải cách hành chính, chuyển đổi các mô hình kinh tế với phần lớn các doanh nghiệp thuộc sở hữu Nhà nớc dần chuyển sang doanh nghiệp đa sở hữu để thu hút vốn, kiểm soát đợc các rủi ro và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Thực hiện chủ trơng của Đảng và Nhà nớc vì sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá Đất nớc, nhiệm vụ và kỳ vọng đặt ra cho ngành xi măng Việt nam rất lớn đòi hỏi phải nhanh chóng xây dựng và phát triển các doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam ngày một lớn mạnh. Để làm đợc việc đó đặt ra hàng loạt các vấn đề nghiên cứu và hoàn thiện trong đó có việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đang đợc đặt ra nh một yêu cầu cấp thiết. 1 Xuất phát từ lý luận và thực tiễn của hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam và trên cơ sở yêu cầu cấp thiết đặt ra trong điều kiện kinh tế thị trờng, hội nhập kinh tế quốc tế, tôi chọn đề tài Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam để nghiên cứu. 2. Mục đích nghiên cứu của đề tài Xuất phát từ sự cần thiết hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp sản xuất nói chung và doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam nói riêng, việc nghiên cứu đề tài nhằm vào các mục tiêu cụ thể sau: - Nghiên cứu, hệ thống hoá và góp phần làm sáng tỏ hơn các vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp sản xuất dới góc độ quản trị doanh nghiệp nhằm định hớng cho các nội dung hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, phù hợp với đặc thù tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý của các doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc các Tổng công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam. - Với các phơng pháp khảo sát, đề tài tiến hành phân tích, đánh giá thực tế về hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam làm cơ sở cho việc đề ra các nội dung hoàn thiện. - Trên cơ sở lý luận và thực tiễn, đề xuất các nội dung hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam phù hợp với định hớng tổ chức, sắp xếp lại các doanh nghiệp Nhà nớc có tính đến những thay đổi về môi trờng kinh doanh, môi trờng công nghệ thông tin trong giai đoạn hiện nay. 3. Đối tợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 3.1. Đối tợng nghiên cứu của đề tài Đối tợng nghiên cứu của đề tài là hệ thống kiểm soát nội bộ dới góc độ kiểm soát là một chức năng quan trọng của quá trình quản lý doanh nghiệp từ đó đa ra các nội dung hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam nhằm ngăn chặn các rủi ro trong từng khâu hoạt động để thực hiện có hiệu quả mục tiêu đề ra. 3.2. Phạm vi nghiên cứu của đề tài Với đối tợng nghiên cứu trên, đề tài đi sâu nghiên cứu và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam. 2 4. Phơng pháp nghiên cứu Quá trình nghiên cứu đề tài dựa trên phơng pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng để xem xét các vấn đề liên quan một cách lôgíc, cụ thể đồng thời kết hợp giữa lý luận và thực tế, kết hợp các phơng pháp diễn giải, qui nạp, phơng pháp tổng hợp, phơng pháp phân tích, phơng pháp thống kê để phân tích, hệ thống hoá và đ a ra các nhận thức riêng của mình cũng nh tìm ra những vấn đề cần phải giải quyết trong thực tiễn. 5. ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài nghiên cứu - Đi sâu nghiên cứu và hệ thống hoá những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp sản xuất có ứng dụng máy tính trong công tác quản lý dới góc độ quản trị doanh nghiệp. - Nghiên cứu những đặc điểm đặc thù của ngành sản xuất xi măng và điểm đặc thù của các doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc Tổng Công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam doanh nghiệp có vốn Nhà nớc chi phối, sau đó phân tích và chỉ rõ ảnh hởng của những đặc thù ấy tới việc thiết lập và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ. - Khảo sát thực tế hệ thống kiểm soát nội bộ đã đợc thiết lập và vận hành tại các doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam để đánh giá mức độ hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ hiện hành. - Trên cơ sở các kết quả nghiên cứu, luận án xây dựng hệ thống đồng bộ các nội dung cần đợc hoàn thiện trong việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc Tổng Công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam. 6. Kết cấu của luận án Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luận án chia thành 3 chơng nh sau: Chơng 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp sản xuất. Chơng 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc Tổng Công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam. Chơng 3: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc Tổng Công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam. 3 Chơng 1 Những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp sản xuất 1.1. Khái Quát về Hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp sản xuất 1.1.1. Quản trị doanh nghiệp với mô hình hoạch định và kiểm soát Ngời ta đã tổng kết đợc rằng ở các nớc đang phát triển, sự hỗ trợ về vốn và kỹ thuật không thể đa đến sự phát triển nhanh chóng của các doanh nghiệp nếu không quan tâm thích đáng đến yếu tố con ngời. Nói cách khác, nếu quản trị yếu kém thì dù các nguồn lực có phong phú và giàu có đến mấy đi nữa, cuối cùng cũng sẽ thất bại. Quản trị là một hoạt động thiết yếu nảy sinh khi có một nỗ lực tập thể để thực hiện mục tiêu chung. Xã hội càng phát triển, con ngời càng có nhu cầu phải hợp tác với nhau để hoàn thành các công việc chung, nếu không tự bản thân các cá nhân không thể thực hiện đợc. Phân công lao động càng phát triển thì các nỗ lực hợp tác càng gia tăng và yêu cầu về sự phối hợp các hoạt động này để hoàn thành mục tiêu chung càng lớn. Do vậy hoạt động quản trị ngày càng đợc coi trọng. Quản trị là sự tác động của chủ thể quản trị đến đối tợng quản trị nhằm đạt đ- ợc mục tiêu đề ra một cách có hiệu quả trong những điều kiện biến động của môi tr- ờng kinh doanh. Quá trình quản trị doanh nghiệp là chu trình khép kín bao gồm các giai đoạn: xác định mục tiêu, lập kế hoạch để thực hiện các mục tiêu, tổ chức thực hiện kế hoạch, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch rồi quay lại giai đoạn xác định mục tiêu cho kỳ tiếp sau. Các giai đoạn của chu trình quản trị đợc thể hiện qua sơ đồ 1.1. Xác định mục tiêu Giai đoạn này nhà quản trị phải xây dựng các mục tiêu phải đạt trong từng khoảng thời gian nhất định. Các mục tiêu cụ thể này thờng là một phần trong mục tiêu tổng thể, nó thờng mang tính hoạch định hơn là nhằm cải thiện khả năng sinh lời của doanh nghiệp. Lập kế hoạch Khi các mục tiêu đã đợc xác định, giai đoạn tiếp theo là nhà quản trị xác định các đờng đi khác nhau để đạt đợc mục tiêu. Để ra đợc quyết định là nên chọn đờng đi nào nhà quản trị phải thu thập các thông tin cả về mặt định lợng và định tính về chúng. Khi thông tin đã đợc thu thập thì đờng đi tốt nhất để đạt đợc mục tiêu sẽ đợc lựa chọn và các kế hoạch đợc xây dựng trên cơ sở đờng đi đó. 4 Thực hiện kế hoạch Một khi đờng đi của mục tiêu đã đợc xác định, các kế hoạch để thực hiện mục tiêu đã đợc thiết lập thì giai đoạn tiếp theo là thực hiện kế hoạch. Trong giai đoạn này nhà quản trị phải liên kết tốt nhất các nguồn lực sao cho các kế hoạch đợc thực hiện ở mức độ cao nhất và hiệu quả nhất. Đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch Nhà quản trị sau khi đã lập kế hoạch đầy đủ, hợp lý, tổ chức thực hiện kế hoạch, đòi hỏi phải đánh giá việc thực hiện kế hoạch bằng cách so sánh kết quả thực hiện với các kế hoạch đã xây dựng. Giai đoạn này của chu trình có thể đợc xem nh là sự xem lại hoặc kiểm soát sau khi thực hiện. Trớc khi kết quả đợc so sánh, thông tin về kết quả chúng phải đợc thu thập cả về mặt định lợng và định tính. Những kết quả sau khi đợc so sánh với những mục tiêu ban đầu, nhà quản trị có thể ra thêm các quyết định để điều chỉnh các hoạt động đang thực hiện. Sơ đồ 1.1: Các giai đoạn của chu trình quản trị Nguồn: Giáo trình Kế toán quản trị doanh nghiệp 2007- Học viện tài chính Nếu chỉ xét trên góc độ hoạch định và kiểm soát thì nhiệm vụ của hoạch định và kiểm soát đợc thể hiện qua các bớc công việc trong từng giai đoạn của chu trình quản trị theo sơ đồ 1.2. Sơ đồ 1.2: Nhiệm vụ hoạch định và kiểm soát trong từng bớc công việc của chu trình quản trị Nguồn: Giáo trình Quản trị thực hiện ACCA 5 Sơ đồ 1.2 thể hiện rất rõ nhiệm vụ hoạch định và kiểm soát trong từng bớc công việc của chu trình quản trị. Tuy vậy, có rất nhiều nhà kinh tế học trong đó có Giáo s, tiến sỹ Robert Anthony nhấn mạnh rằng: Mặc dù có thể xác định những kiểu khác nhau của hoạt động tinh thần mà đợc yêu cầu cho các quyết định kiểm soát và hoạch định, nhng là sai lầm để cho rằng những hoạt động này có thể tách ra rõ ràng trong thực hành. Tất cả các nhà quản trị đều đa ra cả các quyết định hoạch định và kiểm soát. Một quản đốc mà không bằng lòng với những con số sản xuất trong khu vực của anh ấy có thể xem lại những quyết định trong tơng lai (quyết định hoạch định) cũng nh thực hiện các hoạt động thúc đẩy phân xởng của anh ấy thực hiện tốt hơn trong tơng lai (quyết định kiểm soát). Những nơi có sự tham gia của hoạt động quản trị, các quyết định hoạch định và kiểm soát đợc giới hạn trong phạm vi liên quan. [1, tr.25] Anthony cũng chỉ ra ba cấp độ của hoạt động quản trị đó là: hoạch định chiến lợc, hoạch định chiến thuật (kiểm soát quản trị), kiểm soát tác nghiệp. Trong đó: Hoạch định chiến lợc là quá trình ra các quyết định về mục tiêu của doanh nghiệp; những thay đổi trong mục tiêu của doanh nghiệp; sử dụng các nguồn lực để đạt đợc những mục tiêu đó; những chính sách quản lý nh chính sách mua lại công ty, chính sách sử dụng các nguồn lực Hoạch định chiến thuật (kiểm soát quản trị) là quá trình các nhà quản trị bảo đảm rằng các nguồn lực đạt đợc và đợc sử dụng có hiệu quả và hiệu lực để thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp. Kiểm soát tác nghiệp là quá trình nhà quản trị đảm bảo các nhiệm vụ cụ thể đợc thực hiện một cách có hiệu quả và hiệu lực. Ba cấp của hoạt động quản trị đợc mô tả bởi Anthony đợc có thể đợc minh hoạ theo sơ đồ 1.3: Sơ đồ 1.3: Tháp hình chóp các cấp độ của hoạt động quản trị Nguồn: Giáo trình Quản trị thực hiện ACCA, tr.27 Cần phải chú ý rằng trong sơ đồ này mỗi cấp độ của hoạt động quản trị không nhất thiết liên quan đến một bộ phận cụ thể nào đó trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp ví dụ những nhân viên liên quan chủ yếu đến các hoạt động ở mức chiến thuật có thể cũng tham gia vào những quyết định chiến lợc và có thể cũng có nhiệm vụ ở mức tác nghiệp thờng ngày của mình. Cả ba cấp của hoạt động quản trị liên quan đến 6 cả nhiệm vụ hoạch định và kiểm soát. Tuy nhiên, tại mức hoạch định chiến lợc thì nhiệm vụ hoạch định đợc nhấn mạnh còn ở mức tác nghiệp thì nhiệm vụ kiểm soát là chủ yếu. Do vậy, sơ đồ 1.3 có thể đợc mở rộng thành sơ đồ 1.4. Sơ đồ 1.4: Các cấp độ của hoạt động quản trịvới nhiệm vụ hoạch định và kiểm soát Nguồn: Giáo trình Quản trị thực hiện ACCA 1.1.2. Các loại kiểm soát trong doanh nghiệp . Mô hình hoạch định và kiểm soát trong quản trị doanh nghiệp đã khẳng định nhiệm vụ của kiểm soát trong tất cả các giai đoạn của chu trình quản trị doanh nghiệp. Để hiểu rõ hơn nhiệm vụ này ta tiến hành phân loại kiểm soát theo các tiêu thức khác nhau. 1.1.2.1. Phân loại theo nhiệm vụ của kiểm soát trong các cấp quản trị doanh nghiệp Căn cứ vào nhiệm vụ của kiểm soát trong các cấp quản trị doanh nghiệp, kiểm soát đợc chia thành kiểm soát quản trị và kiểm soát tác nghiệp, trong đó: * Kiểm soát quản trị Kiểm soát quản trị là quá trình các nhà quản trị bảo đảm rằng các nguồn lực đạt đợc và đợc sử dụng có hiệu quả và hiệu lực để thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp. Có hiệu lực là các nguồn lực đợc sử dụng để đạt đợc các mục đích mong muốn. Có hiệu quả có nghĩa là đạt đợc kết quả tốt nhất (sản lợng tối u) từ những nguồn lực đầu vào . Các quyết định kiểm soát quản trị rất đa dạng bao gồm quyết định định giá, quảng cáo, thúc đẩy bán hàng, mua sắm và lựa chọn nhà cung cấp, mức tồn kho, quyết định thay thế tài sản cố định Những quyết định này th ờng đợc căn cứ vào sự phân tích tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và tiền trở thành đơn vị chung để đo lờng các nguồn lực. Hệ thống kiểm soát là những báo cáo thực hiện liên quan đến các trung tâm chi phí, doanh thu, lợi nhuận Những báo cáo này là sự tóm lợc của nhiều hoạt động kinh doanh khác nhau. Kiểm soát chi tiết về mỗi hoạt động riêng lẻ sẽ đợc thực hiện ở mức tác nghiệp. 7 * Kiểm soát tác nghiệp Kiểm soát tác nghiệp là quá trình các nhà quản trị đảm bảo các nhiệm vụ cụ thể đợc thực hiện một cách có hiệu quả và hiệu lực. Hoạt động kiểm soát này có thể đợc thực hiện thông qua con ngời hoặc chơng trình tự động. Khi càng nhiều nhiệm vụ đợc tự động hoá thì nhân tố con ngời trong kiểm soát tác nghiệp càng trở thành ít quan trọng hơn. Thờng ở những nơi mà mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra đợc xác định rõ ràng thì nhiều nhiệm vụ đợc kiểm soát theo chơng trình tự động. Còn ở những nơi các nhiệm vụ đợc thực hiện bởi con ngời thì nhân tố con ngời trong kiểm soát tác nghiệp sẽ luôn luôn quan trọng. 1.1.2.2. Phân loại theo mối quan hệ giữa kiểm soát với quá trình thực hiện kế hoạch Căn cứ vào mối quan hệ giữa kiểm soát và quá trình thực hiện kế hoạch, kiểm soát đợc chia thành kiểm soát trớc, trong và sau quá trình thực hiện kế hoạch. * Kiểm soát trớc khi thực hiện kế hoạch Kiểm soát trớc khi thực hiện kế hoạch là kiểm soát phòng chặn trớc khi quá trình bắt đầu nhằm dự báo trớc kết quả và tìm ra giải pháp điều chỉnh trớc khi công việc đợc tiến hành. Kiểm soát trớc khi thực hiện kế hoạch là sự giám sát, kiểm tra xem các yếu tố đầu vào có đảm bảo đúng nh kế hoạch đã dự kiến hay không? Các yếu tố đó có khả năng làm cho quá trình thực hiện kế hoạch đi đến kết quả mong đợi hay không? Nếu không thì cần phải có sự điều chỉnh nh thế nào? * Kiểm soát trong quá trình thực hiện kế hoạch Kiểm soát trong quá trình thực hiện kế hoạch nhằm đảm bảo chắc chắn rằng mọi hoạt động của doanh nghiệp đều hớng tới mục tiêu đề ra. ở giai đoạn này nhà quản trị phải theo dõi đợc diễn biến của quá trình thực hiện kế hoạch với những qui định, chính sách, thủ tục và kế hoạch đã lập ra để phát hiện kịp thời những sai lệch, vớng mắc từ đó có những điều chỉnh phù hợp đảm bảo cho các kế hoạch đợc thực hiện. * Kiểm soát sau quá trình thực hiện kế hoạch Kiểm soát khi quá trình thực hiện kế hoạch đã hoàn thành không có tác dụng điều chỉnh quá trình đó mà thông qua việc so sánh giữa kết quả đạt đợc với các kế hoạch (dự toán) đã đề ra để đánh giá trách nhiệm của các bộ phận, xác định nguyên nhân của những chênh lệch giữa kế hoạch (dự toán) và thực hiện từ đó mà có những điều chỉnh cho những quá trình tơng tự sau này. Mặt khác, kiểm soát sau quá trình thực hiện kế hoạch giúp cho nhà quản trị đánh giá đợc hiệu quả của công tác xác định mục tiêu và lập kế hoạch trớc đây. Nếu kết quả thực hiện thấy không có sự sai lệch đáng kể so với kế hoạch (dự toán) đã lập 8 thì việc xác định mục tiêu, lập kế hoạch (dự toán) có chất lợng cao và có tính hiện thực. 1.1.2.3. Phân loại kiểm soát theo cách thức ngăn ngừa các sai phạm trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp Sai phạm trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp bao gồm ba nhóm đó là sai sót, gian lận và hành vi không tuân thủ, trong đó: Sai sót là những nhầm lẫn không cố ý ảnh hởng đến việc thực hiện các mục tiêu cụ thể nh sai sót trong kế toán là lỗi tính toán số học, ghi chép sai, bỏ sót hoặc hiểu sai các khoản mục, nghiệp vụ Gian lận là các hành vi có chủ ý lừa dối, có liên quan đến việc tham ô, biển thủ tài sản hoặc là xuyên tạc các thông tin và che dấu tài sản nh che dấu thông tin, tài liệu hoặc nghiệp vụ; xử lý chứng từ theo ý muốn chủ quan, sửa đổi, xuyên tạc, làm giả chứng từ, tài liệu Không tuân thủ là những hành vi thực hiện sai, bỏ sót, thực hiện không đầy đủ, không kịp thời hoặc không thực hiện pháp luật và các qui định trong nội bộ doanh nghiệp dù là do vô tình hay chủ ý. Để ngăn chặn các sai phạm xảy ra nhà quản trị ban hành và tổ chức thực hiện các qui định, chính sách, thủ tục, tiêu chuẩn Đứng trên góc độ tổ chức thực hiện các qui định, chính sách, thủ tục và tiêu chuẩn đó, kiểm soát đợc chia thành kiểm soát ngăn ngừa và kiểm soát hiệu chỉnh. * Kiểm soát ngăn ngừa là quá trình tổ chức thực hiện các qui định, chính sách, thủ tục và tiêu chuẩn thông qua việc bắt buộc các bộ phận, cá nhân trong doanh nghiệp tuân thủ các qui định, chính sách, thủ tục và tiêu chuẩn. * Kiểm soát hiệu chỉnh là quá trình tổ chức thực hiện các qui định, chính sách, thủ tục và tiêu chuẩn thông qua việc h ớng dẫn và định hớng cho các bộ phận, cá nhân trong doanh nghiệp thực hiện các qui định, chính sách, thủ tục và tiêu chuẩn. 1.1.3. Khái niệm và mục tiêu hệ thống kiểm soát nội bộ Tại các doanh nghiệp nhiệm vụ kiểm soát trong quản trị đợc thực hiện thông qua việc thiết lập và thực hiện một hệ thống các qui định, chính sách, các thủ tục và các bớc kiểm soát nhằm điều hành hoạt động của chính doanh nghiệp trong các giai đoạn của chu trình quản trị. Hệ thống các chính sách, các thủ tục và các bớc kiểm soát đó đ ợc gọi là hệ thống kiểm soát nội bộ. Đứng trên góc độ thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ, theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế thì hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống các chính sách, các bớc kiểm soát và thủ tục kiểm soát đợc thiết lập nhằm đạt đợc các mục tiêu: Bảo vệ tài sản và thông tin của đơn vị; 9 Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin; Đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý; Đảm bảo tính hiệu quả của hoạt động. Đứng trên góc độ kiểm toán viên - nghiên cứu đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm phục vụ cho công việc của mình - theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 - Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ thì Hệ thống kiểm soát nội bộ là các qui định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị đợc kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện các gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. Đứng trên góc độ nghiên cứu về lĩnh vực kiểm toán, theo giáo trình Lý thuyết Kiểm toán của Học viện Tài chính thì Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm toàn bộ các chính sách, các bớc kiểm soát và các thủ tục kiểm soát đợc thiết lập nhằm mục đích quản lý và điều hành hoạt động của đơn vị. [28, tr227]. Qua các khái niệm và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ đã nêu, có thể khái quát khái niệm và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ nh sau: Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ các qui định, chính sách, các bớc kiểm soát và các thủ tục kiểm soát đợc thiết kế và vận hành trong toàn doanh nghiệp nhằm đảm bảo tính trung thực, hợp lý của Báo cáo tài chính; đảm bảo tính tuân thủ các qui định và pháp luật của doanh nghiệp; đảm bảo tính hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động của doanh nghiệp; bảo vệ tài sản và thông tin của doanh nghiệp. Với khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ đã nêu các nội dung sau cần đợc nhấn mạnh: * Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm các qui định, các chính sách, các b- ớc kiểm soát và thủ tục kiểm soát đợc thiết kế và vận hành bởi con ngời nhằm quản lý và điều hành các hoạt động của doanh nghiệp. - Các qui định, chính sách trong hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm tất cả các qui định, chính sách để quản lý và điều hành hoạt động của doanh nghiệp nh các qui định và chính sách về quản lí nhân sự, quản lí tiền lơng, quản lí vật t, tài sản, chính sách về tài chính, kế toán, các chính sách về hoạt động mua hàng, dự trữ, sản xuất, bán hàng của doanh nghiệp - Các bớc kiểm soát là các biện pháp đợc tiến hành để xem xét và khẳng định các biện pháp quản lý khác nhau có đợc tiến hành hiệu quả và thích hợp hay không? - Các thủ tục kiểm soát là các qui chế và thủ tục do Ban lãnh đạo doanh nghiệp thiết lập và chỉ đạo thực hiện nhằm đạt đợc mục tiêu quản lý cụ thể. 10 [...]... thì Hệ thống kiểm soát nội bộ với bốn yếu tố chính là môi trờng kiểm soát, hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán, các thủ tục kiểm soát và hệ thống kiểm toán nội bộ[ 16,tr87] Mặc dù có các quan điểm khác nhau về nhân tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ nhng tựu chung lại đều thừa nhận môi trờng kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát là các nhân tố cơ bản của hệ thống kiểm soát. .. đợc các chiến lợc kinh doanh và thủ tục kiểm soát cho phù hợp 1.2 Các nhân tố cơ bản cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ Hệ thống kiểm soát nội bộ giữ vai trò quan trọng trong việc thực hiện nhiệm vụ kiểm soát trong chu trình quản trị doanh nghiệp Quá trình nghiên cứu, xây dựng, vận hành và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cần phải nhận thức các nhân tố cơ bản cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ. .. bảo hoàn toàn Do vậy, hệ thống kiểm soát nội bộ đợc xây dựng trên cơ sở kết hợp hài hoà các mục tiêu 1.1.4 Các nhân tố ảnh hởng tới việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm các qui định, chính sách, các bớc kiểm soát và các thủ tục kiểm soát đợc thực hiện trong mọi khâu, mọi nơi, mọi lúc tại doanh nghiệp nhằm hạn chế rủi ro mà doanh nghiệp. .. trong doanh nghiệp cũng sẽ nhận thức đúng đắn về hệ thống kiểm soát nội bộ và tuân thủ mọi qui định, chính sách và thủ tục đã đề ra cũng nh ngày càng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ hiện có tại doanh nghiệp Ngợc lại, nếu hệ thống kiểm soát nội bộ bị coi nhẹ từ phía nhà quản trị cấp cao thì chắc chắn việc xây dựng và hoàn thiện các qui chế kiểm soát nội bộ không đợc quan tâm một cách đúng mức Hệ. .. hiện các chiến lợc kinh doanh cả doanh nghiệp Hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp còn đợc thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp đi lặp lại không cần thiết của các tác nghiệp, các sai phạm trong quá trình hoạt động tránh lãng phí trong hoạt động Ngoài ra, định kỳ các nhà quản lý thờng đánh giá kết quả hoạt động trong doanh nghiệp đợc thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp. .. nội bộ Cũng có các quan điểm khác nhau về nhân tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ đứng trên các phơng diện khác nhau Đứng trên phơng diện của kiểm toán viên, theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 - Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ thì Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi trờng kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát [4] Trên phơng diện nghiên cứu, theo giáo trình Kiểm toán Tài... trận kiểm soát nội bộ Trong đó kiểm soát theo chiều dọc bao gồm các cơ chế, thủ tục kiểm soát theo từng chức năng và kiểm soát theo chiều ngang là các cơ chế, thủ tục kiểm soát theo từng chu trình nghiệp vụ cụ thể theo sơ đồ 1.5 Sơ đồ 1.5: Ma trận kiểm soát nội bộ Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm ngành nghề, lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh; đặc điểm tổ chức sản xuất; ... thiết kế * Kiểm soát nội bộ là một quá trình mang tính hệ thống Hoạt động kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi các hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong doanh nghiệp không chỉ riêng ở những bộ phận thực hiện nhiệm vụ chủ yếu nh bộ phận mua hàng, sản xuất, tiêu thụ mà nó còn hiện diện ở các bộ phận quản lý, phục vụ sản xuất nh bộ phận quản lý nhân sự, quản lý tài sản, quản lý công nghệ, quản lý... kiểm toán nội bộ đó - Nhân viên tác nghiệp ở bộ phận kiểm toán nội bộ kết hợp với các bộ phận khác thực hiện các công việc cụ thể của qui trình kiểm toán nội bộ * Các nhân tố bên ngoài Môi trờng kiểm soát của một doanh nghiệp còn bao gồm các nhân tố bên ngoài Các nhân tố này nằm ngoài sự kiểm soát của các nhà quản trị doanh nghiệp nhng có ảnh hởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà... nhiều hơn của con ngời khi thực hiện các thủ tục kiểm soát - Mặt khác, để thực hiện các công đoạn của qui trình công nghệ sản xuất, doanh nghiệp tổ chức thành các bộ phận sản xuất (phân xởng, đội, tổ sản xuất) trong đó mỗi bộ phận thực hiện một hoặc một số các chức năng khác nhau của qui trình công nghệ Ví dụ doanh nghiệp sản xuất hàng may mặc thờng tổ chức thành các phân xởng nh phân xởng cắt, phân . về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp sản xuất. Chơng 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc Tổng Công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam. Chơng. 3: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc Tổng Công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam. 3 Chơng 1 Những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội. từ sự cần thiết hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp sản xuất nói chung và doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam nói riêng, việc