Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn chi nhánh Hà Tĩnh

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN - CHI NHÁNH HÀ TĨNH Lê Thị Tịnh 1 Phan Thị Ái 2 TÓM TẮT Kiểm soát nội bộ đóng vai trò rất quan trọng đối với sự an toàn và khả năng phát triển trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng thương mại. Việc xây dựng và thực hiện được một cơ chế kiểm soát nội bộ phù hợp và hiệu quả sẽ cho phép các ngân hàng thương mại chống đỡ tốt nhất với rủi ro. Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Hà Tĩnh (NHNN&PTNT Hà Tĩnh) là chi nhánh thành viên của Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam, thực hiện nghiệp vụ ngân hàng và các hoạt động kinh doanh khác vì mục tiêu lợi nhuận, góp phần phát triển kinh tế của tỉnh Hà Tĩnh nói riêng và của cả nước nói chung. Để đạt được mục tiêu trên, chi nhánh cần phải phân tích thực trạng và đưa ra các giải pháp xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ ngày càng hoàn thiện hơn. Từ khoá: Hệ thống kiểm soát nội bộ, ngân hàng thương mại, ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn, thực trạng, giải pháp. ABSTRACT Internal control plays a very important role for the safety and development capabilities of commercial banks. The formulation and 1 CN, Khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh, Trường Đại học Hà Tĩnh. Email: tinh.lethi@htu.edu.vn 2 ThS, Khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh, Trường Đại học Hà Tĩnh 1 2 TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ TĨNH implementation of a suitable and effective internal control system will allow commercial banks to resist risks most efficiently. The Bank for Agriculture and Rural Development - Ha Tinh Branch is a member of Bank for Agriculture and Rural Development of Vietnam, performing banking and other business operations for the purpose of profit, contributing to ecoNmic development of Ha Tinh province in particular and the country in general. To achieve this objective, the branch should analyze the situation and offer solutions to build more complete internal control systems. Key words: Internal control system, commerical banks, bank for agriculture and rural development, situation, solution 2. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU Giai đoạn 2009 - 2013, ngân hàng hoạt động trong bối cảnh hết sức khó khăn. Kinh tế Việt Nam chịu tác động lớn của khủng hoảng kinh tế thế giới ngày càng trầm trọng. Tình trạng lạm phát dẫn đến các loại giá cả, chi phí và nhập siêu tăng cao. Kinh tế vĩ mô không ổn định, các chính sách tài chính tiền tệ của Nhà nước thay đổi khá nhanh nhưng chỉ mang tính đối phó và ngắn hạn. Rủi ro trong hệ thống ngân hàng tăng lên. Mặc dù còn gặp nhiều thách thức nhưng với sự nỗ lực phấn đấu, hoạt động kinh doanh của NHNN&PTNT Hà Tĩnh đã thu được nhiều thành tựu đáng kể. Chi nhánh đã nhiều lần bổ sung, rà soát lại hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm hạn chế rủi ro, đáp ứng nhu cầu phát triển của chi nhánh trong từng giai đoạn. 2.1. Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) tại NHNN&PTNT Chi nhánh Hà Tĩnh TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ TĨNH 2.1.1. Những yếu tố cơ bản cấu thành hệ thống KSNB của NHNN&PTNT Hà Tĩnh - Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát tại NHNN&PTNT Hà Tĩnh tuân thủ theo Điều lệ NHNN&PTNT Việt Nam. - Hệ thống kế toán Hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán và hệ thống báo cáo kế toán tại NHNN&PTNT Hà Tĩnh về cơ bản áp dụng theo quyết định 1789/2005/QĐ-NHNN ngày 12/12/2005 của Thống đốc NHNN về ban hành chế độ chứng từ kế toán ngân hàng. Ngoài ra NHNN&PTNT Hà Tĩnh còn áp dụng theo quyết định 1697/QĐ-NHNN-TCKT ngày 27/10/2006 về quy định chế độ chứng từ kế toán áp dụng trong hệ thống NHNN&PTNT Việt Nam. - Các thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát tại Chi nhánh được thiết lập đảm bảo 3 nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn. - Kiểm toán nội bộ Tại chi nhánh NHNN&PTNT Hà Tĩnh, phòng kiểm toán nội bộ chịu sự quản lý trực tiếp của Giám đốc, giúp Giám đốc tổ chức và thực hiện công tác kiểm toán nội bộ trên mọi lĩnh vực hoạt động của chi nhánh. Tổ chức bộ máy và hoạt động của phòng kiểm toán nội bộ được duy trì theo quy chế tổ chức và hoạt động của chi nhánh (ban hành theo Quyết định số 1377/QĐ-HĐQT- TCCB, QĐ 468/NHNN-HĐQT–KTKT ngày 28/12/2001 của Chủ tịch HĐQT). 2.1.2. Thực trạng về quy trình KSNB tại NHNN&PTNT Hà Tĩnh 4 TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ TĨNH - Kiểm soát phòng ngừa Hoạt động tự kiểm soát: Trong quy trình nghiệp vụ tại NHNN&PTNT Hà Tĩnh, khi xây dựng đã thiết kế các chốt kiểm soát như phân cấp thẩm quyền phê duyệt, phân công phân nhiệm, kiểm soát chéo giữa các cán bộ, bộ phận. Hoạt động kiểm tra, kiểm toán thực tế tại chi nhánh được thực hiện bởi chuyên trách định kỳ hay đột xuất nhằm đánh giá tính phù hợp, tính hiệu quả và hiệu lực của hệ thống KSNB đối với từng mảng nghiệp vụ. - Kiểm soát phát hiện Tại Chi nhánh, Giám đốc đã tổ chức, thực hiện nhiều đợt kiểm tra theo đề cương, chương trình kiểm tra của chi nhánh theo từng nghiệp vụ. Bao gồm: + Kiểm tra hoạt động tín dụng + Kiểm tra hoạt động kế toán, ngân quỹ + Kiểm tra các khoản thu nhập + Kiểm tra các khoản phải thu, phải trả + Kiểm tra quyết toán tài chính năm 2013 + Kiểm tra hồ sơ lãi suất cho các tổ chức và cá nhân vay vốn ngân hàng để sản xuất và kinh doanh + Kiểm tra nguyên tắc, thời hạn, mức lãi suất và phương thức hỗ trợ lãi suất. - Kiểm soát bổ sung Hoạt động kiểm tra, kiểm soát tại Chi nhánh NHNN&PTNT Hà Tĩnh thường xuyên được đổi mới, như kiểm tra theo đề cương của NHNN&PTNT Việt Nam, kiểm tra theo phiếu giao việc của giám đốc, kiểm tra chéo, kiểm TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ TĨNH tra đột xuất, kiểm tra trên hệ thống IPCAS, kiểm tra khi có đơn khiếu nại tố cáo… Ngoài ra, Chi nhánh còn lập đường dây nóng để tiếp nhận các thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh. - Kiểm soát bù đắp Bên cạnh hoạt động kiểm tra, kiểm soát, công tác tiếp dân và giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo tại chi nhánh cũng được tổ chức thực hiện nghiêm túc, đúng quy định của Luật Khiếu nại, Tố cáo. 2.2. Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại NHNN&PTNT Chi nhánh Hà Tĩnh - Những kết quả đạt được + Về môi trường kiểm soát Cơ cấu tổ chức của Chi nhánh đã thể hiện sự phân định chức năng nhiệm vụ cho từng phòng chức năng một cách khoa học, không chồng chéo. Ban Giám đốc luôn xem trọng chính sách nhân sự nhằm phát huy năng lực và tinh thần làm việc của đội ngũ nhân viên. + Về hệ thống kế toán Chi nhánh đã thực hiện bộ máy kế toán phù hợp với quy định của Nhà nước, dựa theo đặc điểm kinh doanh, trình độ, và yêu cầu quản lý của ngân hàng. Đồng thời, lựa chọn hình thức kế toán phù hợp với các đặc điểm kinh doanh, đặc điểm tổ chức quản lý và phần mềm kế toán hiện tại của chi nhánh. + Về nguyên tắc và thủ tục kiểm soát Cấu trúc tổ chức của chi nhánh thể hiện sự phân chia trách nhiệm một cách thích hợp dựa trên ba nguyên tắc cơ bản trong thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB). Ban Giám đốc Chi nhánh xây dựng hệ thống KSNB có 6 TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ TĨNH chất lượng, giúp cho các cán bộ Chi nhánh thực hiện một cách đầy đủ, chính xác các quy trình, các thủ tục trong quá trình tác nghiệp. + Về kiểm toán nội bộ Trong giai đoạn 2009 - 2013, công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh NHNN&PTNT Hà Tĩnh không ngừng được củng cố và ngày càng nâng cao chất lượng. - Những hạn chế còn tồn tại +Về môi trường kiểm soát Nghiệp vụ kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ chưa hoạt động độc lập, chưa phân định rõ trách nhiệm giữa các cấp lãnh đạo đối với hệ thống kiểm soát nội bộ, chức năng kiểm soát nội bộ mới chỉ dừng lại ở mức độ hậu kiểm dưới hình thức tổ chức từng đợt kiểm tra. Vì vậy, những vấn đề phát hiện thường là những sai phạm đã phát sinh, do đó hạn chế tác dụng trong việc ngăn ngừa và quản lý rủi ro. Đội ngũ cán bộ làm công tác kiểm tra, kiểm toán nội bộ của Chi nhánh hiện nay nhìn chung vừa thiếu về số lượng vừa yếu về chuyên môn nghiệp vụ. Trong công tác kế hoạch, các phòng, ban tại chi nhánh chỉ chi tiết các chương trình, định hướng công tác của NHNN&PTNT Việt Nam và của ban lãnh đạo Chi nhánh mà chưa chủ động trong việc xây dựng các kế hoạch tài chính và các kế hoạch huy động và sử dụng nguồn vốn. + Về hệ thống kế toán Một số hồ sơ chứng từ khi đưa vào kho lưu trữ thiếu chữ ký một trong các thành phần như: Giám đốc, Giao dịch viên, thủ quỹ. Một số chứng từ chi tiêu: thiếu chứng từ gốc, nội dung trên chứng từ ghi không đầy đủ, hóa đơn TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ TĨNH mua hàng thiếu chữ ký của người mua. Do vậy chưa đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ và cũng có thể dẫn đến thực hiện trùng lặp một số nghiệp vụ. Việc sử dụng mật khẩu kiểm soát chứng từ bù trừ chưa thực hiện đúng nguyên tắc bảo mật. Điều này gây khó khăn cho người quản lý khi có sai phạm xảy ra. + Về thủ tục kiểm soát Các nguyên tắc cơ bản trong thủ tục kiểm soát của Chi nhánh mới chỉ chi tiết cho các cấp lãnh đạo, còn đối với cán bộ tại các phòng chức năng chưa được thực hiện triệt để vì vậy dễ dẫn đến gian lận của các cán bộ nghiệp vụ. + Về kiểm toán nội bộ Kiểm toán nội bộ chưa làm tốt chức năng ngăn chặn và giám sát mà mới chỉ thực hiện chức năng kiểm tra, phát hiện và xử lý các vấn đề đã phát sinh. Bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ là do Giám đốc Chi nhánh quản lý. Vì vậy nội dung kiểm tra, kiểm soát và chương trình kiểm tra đều do Giám đốc Chi nhánh quyết định nên không đảm bảo tính thống nhất, có thể dẫn đến phiến diện, xử lý chưa nghiêm minh. 2.3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại NHNN&PTNT Chi nhánh Hà Tĩnh Để hoàn thiện hệ thống KSNB tại NHNN&PTNT Hà Tĩnh cần thực hiện tốt một số giải pháp cơ bản sau: - Đổi mới cách thức tổ chức kiểm tra Khi NHNN&PTNT Việt Nam chưa thay đổi về mô hình tổ chức kiểm tra, kiểm tra viên ở chi nhánh cấp II xem như ở chi nhánh cấp I và được chủ 8 TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ TĨNH động đi kiểm tra bất cứ ở đâu. Nội dung công việc, đơn vị được cử đến kiểm tra không cố định. - Đổi mới phương pháp kiểm tra Để công tác kiểm tra đạt hiệu quả cao, toàn bộ nghiệp vụ kiểm tra nên phân thành hai nhóm: + Đối với những nghiệp vụ chỉ cần kiểm tra thu đúng, thu đủ và chi đủ, chi đúng hạn chế tối đa thất thoát trong kinh doanh thì cần được kiểm tra, giám sát từ xa nhằm tránh phiền hà cho đơn vị được kiểm tra. + Đối với những nghiệp vụ cần kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ thì cần có những nhân viên được cử đến tại đơn vị có nghiệp vụ phát sinh để kiểm tra vì phải kiểm tra cả bộ hồ sơ lưu lại đơn vị. - Cơ cấu tổ chức lại các phòng nghiệp vụ để tạo sự kiểm tra lẫn nhau giữa các bộ phận tham gia quy trình nghiệp vụ Tại chi nhánh phải có bộ phận quản lý rủi ro tín dụng. Công tác đánh giá rủi ro và rà soát tín dụng phải do những người không liên quan đến phê duyệt tín dụng thực hiện và quản trị rủi ro phải được tiến hành độc lập. - Tăng cường các thủ tục kiểm soát Chi nhánh NHNN&PTNT Hà Tĩnh cần tăng cường các thủ tục kiểm soát đối với các nghiệp vụ trọng yếu, cụ thể: + Đối với hoạt động tín dụng cần tăng cường thêm các thủ tục, biện pháp kiểm soát như: Kiểm tra chéo định kỳ giữa các cán bộ tín dụng với nhau trong nội bộ Chi nhánh; Luân chuyển cán bộ tín dụng và luân chuyển quản lý khách hàng vay giữa các cán bộ tín dụng nội bộ Chi nhánh và giữa các chi nhánh trên cùng địa bàn theo thời gian hợp lý. + Đối với các thủ tục kiểm soát nghiệp vụ công nghệ thông tin, Phòng Kiểm soát nội bộ cần phải tiếp tục tuyển dụng để thành lập bộ phận kiểm TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ TĨNH toán công nghệ thông tin hoàn chỉnh để kiểm soát rủi ro hệ thống đối với các nghiệp vụ. - Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán + Ban Tài chính kế toán hàng năm cần xem xét lại các hướng dẫn hạch toán, soát xét những vấn đề còn tồn tại trong công tác khóa sổ báo cáo tài chính tại chi nhánh, ban hành những sửa đổi cần thiết để đẩy nhanh tốc độ khóa sổ kế toán, đồng thời đảm bảo tuân thủ những chuẩn mực kế toán mới. + Chi nhánh cần cập nhật những chuẩn mực, quy định mới, từ đó nghiên cứu bổ sung hệ thống tài khoản nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý và lập báo cáo tài chính theo quy định. + Dữ liệu từ hệ thống IPCAS phải thông qua một phòng được quy định nhằm tránh lợi dụng sữa chữa thông tin để tham ô, gian lận gây ảnh hưởng tới ngân hàng. + Chi nhánh cần giám sát chặt chẽ hơn nữa việc thực hiện bước kiểm soát đối chiếu số dư giữa cân đối và sao kê chi tiết, tránh các trường hợp chênh lệch và xử lý chênh lệch kịp thời. - Nâng cao nguồn nhân lực Ngân hàng cần xây dựng các chính sách: + Chính sách tuyển dụng: Công tác tuyển dụng phải đảm bảo trung thực, khách quan nhằm tuyển dụng được các cán bộ đủ năng lực, trình độ, đạo đức. + Chính sách đào tạo: Hàng năm phải tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, cập nhật kiến thức cho cán bộ, đặc biệt là cán bộ làm công tác kiểm tra. 10 TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ TĨNH + Chính sách đãi ngộ: Phải có chế tài thưởng phạt công bằng, minh bạch nhằm khuyến khích nhân viên trong công tác nghiệp vụ. + Chính sách tạo môi trường làm việc: Phải xây dựng và tạo lập được môi trường làm việc tốt nhất: tâm lý ổn định, cống hiến, gắn bó đối với toàn thể cán bộ trong ngân hàng. Trong thời gian qua, công tác kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh NHNN&PTNT Hà Tĩnh không ngừng được củng cố và ngày càng nâng cao chất lượng. Phát hiện và xử lý kịp thời, đúng mức những sai phạm mới phát sinh. Mặc dù đạt được những kết quả đáng kể, công tác kiểm tra, kiểm soát giai đoạn này cũng còn nhiều vấn đề cần phải quan tâm. NHNN&PTNT Hà Tĩnh phải thực hiện một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, đáp ứng mục tiêu đề ra. Bên cạnh sự nỗ lực của bản thân Ngân hàng cũng rất cần sự hỗ trợ của Chính phủ, của Ngân hàng Nhà nước, NHNN&PTNT Việt Nam cần tạo ra một môi trường vĩ mô thuận lợi cho hoạt động kiểm soát nội bộ. TÀI LIỆU THAM KHẢO [1]. Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Hà Tĩnh, Nội quy lao động và những quy định trong công tác quản lý, 2013. [2]. Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Hà Tĩnh, Quá trình xây dựng và trưởng thành, 2013. [3]. Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Hà Tĩnh, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, năm 2009, 2010, 2011, 2012, 2013. [...]...TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ TĨNH [4] Quyết định số 36/2006/QĐ-NHNN v/v ban hành quy chế kiểm tra, kiểm soát nội bộ của tổ chức tín dụng của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước, ngày 01/08/2006 [5] Quyết định số 468/QĐ/HĐQT-KTKT: Quy chế về tổ chức và hoạt động của hệ thống kiểm tra, kiểm toán nội bộ của Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Hà Tĩnh Việt Nam, ngày 28/12/2001 12 TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ TĨNH . phân tích thực trạng và đưa ra các giải pháp xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ ngày càng hoàn thiện hơn. Từ khoá: Hệ thống kiểm soát nội bộ, ngân hàng thương mại, ngân hàng nông nghiệp và phát. Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Hà Tĩnh (NHNN&PTNT Hà Tĩnh) là chi nhánh thành viên của Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam, thực hiện nghiệp vụ ngân hàng. quản lý, 2013. [2]. Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Hà Tĩnh, Quá trình xây dựng và trưởng thành, 2013. [3]. Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Hà Tĩnh, Báo cáo kết quả