Thông tin trong quản trị

Thông tin trong quản trị

Thông tin trong

Quản trị

 Nhận thức chung về thông tin trong quản trị

 Thông tin và vai trò của thông tin trong quản trị kinh doanh

 Đối tượng của thông tin

 Phân loại thông tin

 Các nguồn, mục tiêu và chức năng của thông tin

 Nội dung và chất lượng của thông tin

 Hình thức thông tin

 Phương pháp thu thập, xử lý và phổ biến thông tin

 Các yếu tố cơ bản và giai đoạn đánh giá quá trình thông tin

 Hiệu quả của thông tin

Nội dung

Định nghĩa về thông tin

 Thông tin chính là những hiểu biết về tự nhiên, về con

người và xã hội; về những sự kiện diễn ra trong không

gian, thòi gian; là những dự đoán , dự kiến cho kế hoạch

… Là những gì mà con người cần biết cho hoạt động của

mình

 Thông tin là quá trình trao đổi giữa người gửi và người

nhận

 Thông tin là dữ liệu có thể nhận thấy, hiểu được và sắp

xếp lại với nhau thành những kiến thức cụ the

Nhận thức về Thông tin trong quản trị

 Bất kỳ tổ chức nào cũng cần rất nhiều thông tin trong

hoạt động của tổ chức Thông tin chính là máu của tổ

chức Nó là mạch gắn những bộ phận của tổ chức lại với

nhau

 Mỗi thông tin có tính chất riêng Thông tin chậm thay

đổi; thông tin thay đổi nhanh

 Trong các loại thông tin, có thông tin “gốc” và có những

thông tin là kết quả của quá trình xử lý

Nhận thức về Thông tin trong quản trị (tt)

 Thông tin “gốc” – tt sơ cấp: nếu không thu thập kịp thời

sẽ bị mất

 Thông tin không chỉ là các thông điệp như lời nói, chữ

viết giữa hai người mà cần mở rộng hơn Chữ viết và lời nói

chỉ là những kênh cho thông tin và bộ phận phát và nhận

không phải bao giờ cũng là người (ví dụ như computer)

 Tầm quan trọng của thông tin được đo bằng số lần (số

lượng) thời gian mà con người dành để giao tiếp tại nơi làm

việc

Phân biệt

Công nghệ thông tin và hệ thống thông tin

Là cách thu thập, xử lý và phân phối thông tin Công

nghệ là công cụ tiếp dẫn thông tin giữa nội dung thông

tin đã có với người dùng thông tin xác định

Là giải pháp tổ chức và kỹ thuật trong thực tiễn được

thiếp lập để sử dụng nội dung thông tin mà chúng ta xử

lý

Thông tin và vai trò của thông tin

Khái niệm về thông tin trong quản trị

Thông tin quản trị là tất cả những tin tức nảy sinh trong quá trình cũng như môi trường quản trị và cần thiết cho việc ra quyết định hoặc để giải quyết cho một vấn đề nào đó trong hoạt động quản trị ở một tổ chức nào đó

Thông tin và vai trò của thông tin

Khái niệm về thông tin trong quản trị (tt)

 Đặc điểm:

+ Thông tin là những tin tức => không thể sản xuất để dùng từ

từ được

+ Thông tin phải thu thập và xử lý mới có giá trị

+ Thông tin càng cần thiết càng quý giá

+ Thông tin càng chính xác, đầy đủ, càng kịp thời càng tốt

 Bản chất:

Thông tin là quá trình thu thập, bảo quản, xử lý và cung cấp

những tin tức cần thiết và có ích cho quá trình quản trị kinh

doanh

Thông tin và vai trò của thông tin

Khái niệm về thông tin trong quản trị (tt)

 Nguyên tắc thông tin:

+ Chính xác + Kịp thời + Trung thực + Khách quan + Đầy đủ

+ Liên tục + Hiệu quả

Mô hình thông tin trong quản trị

Nhiễu Nhà quản trị

Đối tượng q.trị

Nhà quản trị cấp cao

Môi trường

Thông tin và vai trò của thông tin

Các mô hình thông tin trong quản trị

Là mô hình mà tất cả các thông tin đến và đi đều được tập trung

về một đầu mối là trung tâm thông tin

 Mô hình thông tin trực tiếp:

Là mô hình mà thông tin gửi đi và nhận đều được thực hiện trực

tiếp giữa nơi phát sinh (bên gởi) và người sử dụng thông tin (bên

nhận)

Thông tin và vai trò của thông tin

Các mô hình thông tin trong quản trị

Là mô hình thông tin được tập trung thu thập và xử lý theo

từng đơn vị thành viên một

 Mô hình thông tin kết hợp:

Là mô hình thông tin kết hợp các kiểu tổ chức thông tin theo 3

cách ở trên

Nhìn chung:

Mỗi mô hình đều có những ưu và khuyết điểm cũng như điều kiện

áp dụng riêng của nó => Tổ chức phaỉ lựa chọn mô hình thông tin

Đối tượng của thông tin

Để tránh tình trạng thông tin bị thừa và thiếu, nhà quản trị phải

xác định đối tượng của thông tin

 Đối tượng của thông tin:

Đối tượng của thông tin là các đối tượng tham gia vào quá trình

thu thập, xử lý, và truyền bá thông tin

Để tránh tình trạng thông tin bị thừa và thiếu, nhà quản trị phải

xác định đối tượng của thông tin

 Đối tượng của thông tin là những ai? Nhừng gì?:

Phân loại đối tượng của thông tin

 Đối tượng thu thập:

Để ra một quyết định đúng đắn, nhà quản trị cần rất nhiều

thông tin Thông tin giúp nhà quản trị ra quyết định đúng đắn

 Đối tượng sử dụng:

Thông tin sẽ đóng góp trên các phương tiện sau: nhận thức vấn

đề, cung cấp dữ liệu, xây dựng phương án, giải quyết vấn đề…

 Đối tượng nhận tin:

Thông tin sẽ giúp các nhà quản trị trong việc phòng ngừa rủi ro,

phân tích, dự báo…

 Đối tượng xử lý và bảo quản:

Phân loại thông tin trong quản trị

 Tại sao lại phân loại thông tin?:

Trong hoạt động quản trị, thông tin và quá trình thông tin rất

phức tạp, phong phú và đa dạng Nhằm mục đích nghiên cứu và

áp dụng những thành tựu mới về công nghệ thông tin người ta

phải phân loại thông tin

Việc phân loại thông tin một cách khoa học, người ta sẽ dễ dàng

tìm ra những quy luật, phương pháp thực hiện thông tin hiệu quả

nhất

 Phân loại thông tin là gì?:

Thực ra, phân loại thông tin là quá trình chia thông tin thành

Phân loại thông tin trong quản trị

 Phân loại theo vật mang:

Thông tin bằng văn bản, bằng âm thanh, băng đĩa, tranh ảnh…

 Phân loại theo nguồn gốc:

Thông tin từ người ra quyết định, thông tin từ kết quả…

 Phân loại theo tầm quan trọng:

Thông tin quan trọng và không quan trọng

 Phân loại giá trị:

Thông tin có giá trị, không có giá trị, và ít có giá trị…

Phân loại thông tin trong quản trị

 Phân loại theo phương pháp truyền tin:

Bằng miệng, bằng sóng điện từ, điện thoại, máy tính…

 Phân loại theo tính thời sự:

Thông tin mới và thông tin cũ…

 Phân loại theo mức độ bảo mật:

Thông tin mật và thông tin không mật…

 Các phân loại khác:

Các nguồn thông tin

 Nguồn gốc của thông tin và tin tức?:

Thông tin không tự nhiên sinh ra, nó phát sinh từ những nguồn

cụ thể Có rất nhiều nguồn sản sinh và cung cấp thông tin Tuy

nhiên trong thực tế tin tức và thông tin thường chỉ tập trung ờ

một số nguồn có giá trị

 Phân loại các nguồn thông tin?:

Theo lý thuyết, có rất nhiều cách phân loại nguồn thông tin;

nguồn sơ cấp và nguồn thứ cấp, nguồn bên trong và nguồn bên

ngoài…

Mục tiêu của thông tin

Thông tin là một quá trình phục vụ cho một hoặc một số đối tượng

nào đó Vì vậy, nó cần có tính định hướng, nội dung chỉ có thể xác

định khi biết rõ thông tin cho đối tượng nào, thông tin phục vụ ai,

phục vụ những gì, để giải quyết vấn đề nào…? Nói các khác, mục

tiêu thông tin là kim chỉ nam cho các hoạt động về thông tin hay các

hoạt động về thông tin có hiệu quả khi chúng ta xác định mục tiêu

của thông tin là gì

 Phân loại các nguồn thông tin?:

Theo lý thuyết, có rất nhiều cách phân loại nguồn thông tin;

nguồn sơ cấp và nguồn thứ cấp, nguồn bên trong và nguồn bên

ngoài…

Các nguồn thông tin

 Nguồn gốc của thông tin và tin tức?:

Thông tin không tự nhiên sinh ra, nó phát sinh từ những nguồn

cụ thể Có rất nhiều nguồn sản sinh và cung cấp thông tin Tuy

nhiên trong thực tế tin tức và thông tin thường chỉ tập trung ờ

một số nguồn có giá trị

 Phân loại các nguồn thông tin?:

Theo lý thuyết, có rất nhiều cách phân loại nguồn thông tin;

nguồn sơ cấp và nguồn thứ cấp, nguồn bên trong và nguồn bên

ngoài…