Tổ chức trong quản trị

Tổ chức trong quản trị

TỔ CHỨC

 Khái niệm về tổ chức.

 Mục tiêu của tổ chức

 Các nguyên tắc và cơ sở thiết kế bộ máy tổ chức

quản trị

 Phương pháp phân chia bộ phận trong tổ chức

 Các loại cơ cấu tổ chức quản trị

 Sự phân chia quyền hạn, quyền lực và uỷ quyền

trong quản trị

Nội dung

 Nhận thức chung về tổ chức.

 Khái niệm về tổ chức

 Mục tiêu của tổ chức

 Các nguyên tắc và cơ sở thiết kế bộ máy tổ

chức quản trị

Nhận thức và định nghĩa

chung về tổ chức

 Một trong những yếu tố giúp một tổ chức – doanh nghiệp

thành công là liên kết các bộ phận, các nguồn lực trong

một thể thống nhất nhằm thực hiện các chiến lược, các

kế hoạch đề ra : đó chính là tổ chức

 Tổ chức còn là việc lựa chọn những công việc, những

nhóm và phân bổ người chỉ huy cho mỗi nhóm với những

chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm cần thiết

để thực hiện nhiệm vụ – mục tiêu của tổ chức đã đặt ra

 3 khía cạnh cần xem xét:

+ Tổ chức bộ máy

+ Tổ chức công việc

+ Tổ chức nhân sự

Mục tiêu của chức năng tổ chức

 Mục tiêu của chức năng này là tạo nên một môi trường

nội bộ thuận lợi cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận phát huy

được năng lực và thái độ – nhiệt tình, quyền hạn, trách

nhiệm giữa các bộ phận

Nguyên tắc của tổ chức quản trị

 Nguyên tắc thống nhất chỉ huy

Mỗi thành viên trong tổ chức chỉ chịu trách nhiệm báo

cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình

 Nguyên tắc gắn với mục tiêu

Tất cả các bộ máy ở tổ chức nào cũng phải phù hợp với

mục tiêu đã đặt ra của một tổ chức – doanh nghiệp Mục

tiêu là cơ sở để xây dựng bộ máy tổ tổ chức của doanh

nghiệp

Nguyên tắc của tổ chức

quản trị (tt)

 Nguyên tắc hiệu qủa

Bộ máy tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc giảm

chi phí, công việc rõ ràng…

 Nguyên tắc cân đối

Cân đối giữa quyền hành, trách nhiệm, cân đối về công

việc giữa các bộ phận – đơn vị với nhau Sự cân đối sẽ tạo

ổn định trong doanh nghiệp và phải có trong mô hình tổ

Nguyên tắc của tổ chức

quản trị (tt)

 Nguyên tắc linh hoạt

Bộ máy tổ chức phải linh hoạt để có thể đối phó kịp thời

với sự thay đổi của môi trường bên ngoài và nhà quản

trị cũng phải linh hoạt trong hoạt động để có thể có

quyết định đáp ứng sự thay đổi của tổ chức

Một vài định nghĩa cơ bản

 Cấu trúc tổ chức

Cấu trúc tổ chức là một hệ thống nhiệm vụ, dòng lưu

chuyển công việc, quan hệ báo cáo và mối quan hệ thông

tin trong tổ chức

 Sơ đồ tổ chức

Sơ đồ tổ chức mô tả sự sắp xếp các vị trí công việc trong

một tổ chức

Chúng ta có thể học được gì

từ sơ đồ tổ chức

+ Phân loại công việc

Các vị trí – tên vị trí cho biết trách nhiệm công việc

+ Các cấp báo cáo

Cho biết các ai sẽ báo cáo cho ai

+ Các kênh thông tin

Cho biết các đường thông tin chính thức được giao nhận như

thế nào trong tổ chức

+ Các bộ phận cấp dưới

Cho biết các bộ phận nào báo cáo cho cấp quản lý chung

+ Cấp độ quản lý:

Cho biết các tầng quản lý hàng dọc

Cơ sở để thiết kế bộ máy tổ chức

+ Bộ máy tổ chức chỉ có thể được xây dựng khi tổ chức xác định

được mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp

+ Môi trường vĩ mô và vi mô của doanh nghiệp

+ Các nguồn lực của doanh nghiệp, đặc biệt là nguồn nhân lực

+ Công nghệ và kỹ nghệ sản xuất ra sản phẩm hay dịch vụ chính của

doanh nghiệp

+ Tuân thủ nghiêm túc tiến trình của chức năng tổ chức: phân công

công việc, phân chia công việc một cách hợp lý…

Phương pháp phân chia bộ phận

trong cơ cấu tổ chức

 Phân chia theo tầm hạn quản trị

Tầm hạn quản trị hay còn gọi là tầm hạn kiểm soát, là khái niệm dùng để chỉ số lượng nhân viên dưới quyền mà một nhà quản trị có thể điều khiển một cách tốt đẹp nhất

+ Điều khiển một cách tốt đẹp nhất nghĩa là việc quản trị, giao việc, hướng dẩn, kiểm tra, lãnh đạo nhân viên một cách tốt thoả đáng và có kết quả

+ Theo kinh nghiệm quản trị, tầm hạn quản trị tốt nhất cho một nhà quản trị bình thường là khoảng 4 – 8 nhân viên thuộc cấp Tuy nhiên chỉ số này có thể là 12 – 15 hay cũng có thể là 2 – 3 tuỳ theo loại hình công việc

Phương pháp phân chia bộ phận

trong cơ cấu tổ chức (tt)

 Phân chia theo tầm hạn quản trị – yếu tố tổ chức

Về mặt tổ chức, tầm hạn quản trị có liên quan mật thiết đến số lượng tầng nấc trung gian trong một doanh nghiệp

Phương pháp phân chia bộ phận

trong cơ cấu tổ chức (tt)

Sơ đồ tổ chức 2 cấp

Phương pháp phân chia bộ phận

trong cơ cấu tổ chức (tt)

Sơ đồ tổ chức 4 cấp

Phương pháp phân chia bộ phận

trong cơ cấu tổ chức

 Nhận xét từ 2 sơ đồ trên

+ Nếu doanh nghiệp chọn tầm hạn quản trị rộng thì doanh nghiệp

ít tầng nấc trung gian => bộ máy tổ chức ở dạng thấp

+ Nếu doanh nghiệp chọn tầm hạn quản trị hẹp thì doanh nghiệp nhiều tầng nấc trung gian => bộ máy tổ chức ở dạng cao

=> Một thực tế cho thấy rằng, đa phần các tổ chức không muốn có bộ máy tổ chức nhiều tầng nấc trung gian do sự chậm trễ – lệch lạc về sự thông đạt cũng như tiến trình giải quyết công việc

+ Tầm hạn quản trị rộng chỉ thuận lợi khi nhà quản trị đủ năng lực, nhân viên thuộc quyền có trình độ khá, công việc cấp dưới ổn định, có kế hoạch, ít thay đổi và được uỷ quyền nhiều

Phân chia theo chức năng - nhiệm vụ

Ưu điểm – nhược điểm của việc phân

chia theo chức năng nhiệm vụ

 Ưu điểm

+ Giải quyết các vấn đề mang tính chất chuyên môn tốt

+ Đào tạo và phát triển các kỹ năng chuyên môn cao

+ Công việc phù hợp với chuyên môn và ngành nghề được dào tạo

+ Tối ưu hoá trong việc sử dụng các nguồn lực chuyên môn

+ Con đường phát triển nghề nghiệp một cách rõ ràng

 Khuyết điểm

+ Các bộ phận thường mải mê công việc mà quên mục tiêu chung

+ Trách nhiệm khó xác định và chuyên môn hoá quá mức

+ Thiếu sự phối hợp hành động giữa các bộ phận chức năng

+ Khó ứng phó với sự thay đổi của môi trường

+ Hạn chế phát triển đội ngũ quản trị viên chung

Phân chia theo lãnh thổ – địa bàn hoạt động

Giám đốc điều hành

Khu vực Châu Á Khu vực Châu Âu Khu vực Châu Mỹ

Ưu điểm – nhược điểm của việc phân

chia theo lãnh thổ…

+ Công việc có thể bị trùng lắp

+ Khó duy trì việc đề ra quyết định và kiểm tra một cách tập trung

Phân chia theo sản phẩm kinh doanh

Giám đốc điều hành

Quầy đồ chơi Quầy sách vở Quầy hàng tiêu dùng

 Định nghĩa

+ Là cách thức tổ chức cho các doanh nghiệp khi sản xuất – kinh doanh nhiều sản phẩm, thành lập nên những đơn vị chuyên doanh theo từng loại sản phẩm

+ Cách tổ chức này được áp dụng khi các sản phẩm có quy trình công nghệ sản xuất và chiến lược tiếp thị khác nhau

Ưu điểm – nhược điểm của việc phân

chia theo sản phẩm

 Ưu điểm

+ Quy định trách nhiệm về lợi nhuận tương đối cụ thể – rõ ràng

+ Tạo ra khả năng tốt hơn cho việc phát triển các nhà quản trị chung

+ Các đề xuất của doanh nghiệp được thông hiểu nhiều hơn

+ Khách hàng được lưu ý nhiều hơn khi đề ra quyết định

 Khuyết điểm

+ Phát triển được ít các nhà quản trị chuyên trách

+ Một số mục tiêu và chiến lược nhất định có thể bị xem nhẹ

Phân chia theo khách hàng

Giám đốc điều hành

Khách hàng trẻ Khách hàng trung niên Khách hàng lớn tuổi

 Định nghĩa

+ Là cách thức tổ chức nhằm phản ánh sự quan tâm của doanh nghiệp đối với việc thoả mãn các yêu cầu cá biệt nhau của từng loại khách hàng Loại phân chia này còn được gọi là tổ chức theo cấu trúc thị trường

+ Cách tổ chức này được áp dụng ngày càng rộng rãi và ứng dụng nhiều trong các tổ chức hành chánh sự nghiệp

Ưu điểm – nhược điểm của việc phân

chia theo khách hàng

 Ưu điểm

+ Tạo sự hiểu biết về khách hàng tốt hơn

+ Đảm bảo khi soạn thảo các quyết định khách hàng khi giành một vị trí nổi bật để xem xét

+ Tạo ra hiệu quả lớn trong việc định hướng chung về bán hàng

 Khuyết điểm

+ Thiếu chuyên môn hoá

+ Tranh giành nguồn lực một cách phản hiệu quả

+ Đôi khi không thích hợp với các kĩnh vực hoạt động khác ngoài Marketing và tiêu thụ hàng

Khắc phục các nhược điểm của việc

phân chia theo khách hàng

Các nhược điểm trên có thể khắc phục nếu mô hình tổ chức theo khách hàng được sử dụng để bổ trợ cho các mô hình khác (như tổ chức chức năng) chứ không dùng mô hình này như mô hình tổ chức chính của doanh nghiệp

Phân chia theo quy trình – thiết bị

Giám đốc điều hành

Bộ phận xi mạ Bộ phận sơn phủ Bộ phận vi tính

Nhận định chung về các cách thức

bố trí – cơ cấu tổ chức

Không có cách phân chia nào là tốt nhất cho mọi tổ chức

cho mọi hoàn cảnh Nhà quản trị phải lựa chọn sao cho phù

hợp nhất với hoàn cảnh đặc điểm tình huống cụ thể tổ chức

của mình

Nguyên lý xây dựng

cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến

 Các nguyên lý xây dựng cơ cấu tổ chức:

+ Mỗi cấp chỉ có một cấp thủ trưởng cấp trên trực tiếp

+ Mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức này được thiết lập chủ yếu theo chiều dọc

+ Công việc quản trị đuợc tiến hành theo tuyến

Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị

Cơ cấu trực tuyến chức năng

Giám đốc điều hành

P

X

1

P X 2

P X 3

C

H 1

C

H 2

C

H 3

Ưu điểm – nhược điểm

của cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến

 Ưu điểm

+ Tuân thủ nguyên tắc 1 thủ trưởng

+ Tạo ra sự thống nhất, tập trung cao độ

+ Chế độ trách nhiệm rõ ràng

 Khuyết điểm

+ Không chuyên môn hoá

+ Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ

+ Dễ dẫn đến cách quản lý gia trưởng

Ưu điểm – nhược điểm

của cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến

 Khả năng phù hợp

+ Cơ cấu này phù hợp với những xí nghiệp quy mô nhỏ, sản

phẩm không phức tạp và tính chất sản xuất liên tục

Nguyên lý xây dựng

cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năng

 Các nguyên lý xây dựng cơ cấu tổ chức:

+ Có sự tồn tại của các đơn vị chức năng

+ Không theo tuyến

+ Các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến, do đó mỗi người cấp dưới có thể có nhiều cấp trên trực tiếp của mình

Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị

Cơ cấu quản trị theo chức năng

Giám đốc điều hành

P X 3

C H 1

C

H 2

C H 3

Ưu điểm – nhược điểm

của cơ cấu quản trị theo chức năng

 Ưu điểm

+ Cơ cấu này được sự giúp đỡ của các chuyên gia hàng đầu

+ Không đòi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức toàn diện

+ Dễ đào tạo và dễ tìm nhà quản trị

 Khuyết điểm

+ Vi phạm chế độ một thủ trưởng

+ Sự phối hợp giữa lãnh đạo và các phòng ban chức năng và giữa các bộ phận phòng ban chức năng gặp nhiều khó khăn

+ Khó xác định trách nhiệm và hay đổ trách nhiệm cho nhau

Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị

cơ cấu quản trị trực tuyến - chức năng

Giám đốc điều hành

P X 3

C H 1

C

H 2

C H 3

Ưu điểm – nhược điểm

của cơ cấu quản trị trực tuyến - chức năng

 Ưu điểm

+ Có được ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng

+ Tạo điều kiện cho giám đốc trẻ

Nhận định chung về

cơ cấu ma trận

 Nhận định chung

Lả một cơ cấu được rất được ưa chuộng hiện nay; có nhiều tên gọi khác nhau như ma trận, bàn cờ, tạm thời hay quản trị dự án hay sản phẩm

+ Cùng lúc thực hiện được nhiều chức năng

+ Sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau

+ Cơ cấu này người lãnh đạo trực tuyến và theo chức năng được sự giúp đỡ bởi người đứng chủ dự án

+ Mỗi thành viên của bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng được gắn liền với việc thực hiện dự án trên một khu vực nhất định

+ Sau khi dự án hoàn thành, mỗi thành viên trở về đơn vị cũ

Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị

Cơ cấu ma trận

Giám đốc điều hành

Ưu điểm – nhược điểm

của cơ cấu ma trận

 Ưu điểm

+ Đây là tổ chức có dạng linh động

+ Chi phí thấp, nhân lực phát huy tối ưu hiệu quả

+ Đáp ứng khi tình hình kinh doanh biến động

+ Tổ chức được hình thành và giải thể nhanh chóng

 Khuyết điểm

+ Dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng của người lãnh đạo và các bộ phận

+ Cơ cấu này đòi hỏi nhà quản trị phải có ảnh hường lớn

+ Phạm vi sử dụng còn hạn chế vì đòi hỏi một trình độ nhất định

Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị

Cơ cấu trực tuyến tham mưu

Giám đốc điều hành

P

X

1

P X 2

P X 3

C

H 1

C

H 2

C

H 3

BP tham mưu – chức năng

Đặc điểm

cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năng

 Đặc điểm cơ cấu tổ chức:

+ Còn được gọi là cơ cấu phân nhánh; nhưng thực chất nó là cơ cấu trực tuyến mở rộng

+ Vẫn duy trì lãnh đạo trực tuyến, ra lệnh và hoàn toàn chịu trách nhiệm đối với những người điều hành trực tiếp doanh nghiệp Thực ra, họ chỉ là những người cố vấn

Ưu điểm – nhược điểm

của cơ cấu trực tuyến tham mưu

 Ưu điểm

+ Vẫn chế độ 1 thủ trưởng và chế độ trách nhiệm rõ ràng

+ Tận dụng được nhân tài

+ Nối dài trí tuệ người lãnh đạo

+ Đảm bảo sự thống nhất trong toàn tổ chức

 Khuyết điểm

+ Quan hệ giữa lãnh đạo và trực tuyến và bộ phận tham mưu hay căng thẳng

+ Các chuyên gia cùng bộ phận bị phân tán

+ Ít có sự phối hợp

Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị

Cơ cấu tổ chức tổng hợp

Giám đốc điều hành

BP tham mưu – chức năng

Phó GĐ tiêu thụ

Hội đồng quản trị

Ban kiểm soát

 Đặc điểm

+ Vừa tổ chức được hàng ngang lẫn hàng dọc

+ Thực hiện ở quy mô lớn (tổng công ty – mẹ & con)

+ Nó đa dạng hoá sở hữu

Ưu điểm – nhược điểm

của cơ cấu tổng hợp

 Ưu điểm

+ Tập trung nhiều lực lượng để cạnh tranh

+ Giúp xử lý được những tình huống phức tạp

+ Cho phép chuyên môn hoá một số cơ cấu tổ chức

 Khuyết điểm

+ Cơ cấu tổ chức phức tạp

QUYỀN HẠN, QUYỀN LỰC & UỶ QUYỀN

trong quản trị

 Quyền hạn

+ Quyền hạn là quyền được xác định nội dung, phạm vi và mức độ

+ Quyền hạn là cái mà nhà quản trị có thể giao phó cho người khác thay mình để thực hiện

PHÂN QUYỀN & UỶ QUYỀN

trong quản trị

 Phân quyền

+ Phân quyền là xu hướng phân tán các quyền ra quyết định trong một

cơ cấu tổ chức Nó là cơ sở của việc uỷ quyền

+ Trong trường hợp quyền lực không được giao phó, thì đó là tập quyền+ Không một tổ chức nào mà không có phân quyền

 Mức độ phân quyền: Mức độ phân quyền càng lớn khi

+ Số lượng các quyết định được đề ra ở các cấp tổ chức thấp hơn càng ngày càng nhiều

+ Các quyết định được đề ra ở cấp thấp trong tổ chức càng quan trọng

+ Một nhà quản trị càng ít phải kiểm tra một quyết định cùng với những người khác Sự phân quyền càng lớn khi không có bất kỳ việc kiểm tra nào

UỶ QUYỀN

trong quản trị

 Ủy quyền (delegation)

+ Uûy quyền là việc tạo ra (giao phó) cho người khác quyền hành và trách nhiệm để thực hiện một hoạt động nhất định

 Mục đích của việc ủy quyền:

+ Mục đích chủ yếu là làm cho việc xây dựng tổ chức cò thể thực hiện được

+ Quyền hạn được giao phó khi cấp trên trao cho cấp dưới quyền được ra quyết định

QUY TRÌNH UỶ QUYỀN

trong quản trị

 Mục đích của việc ủy quyền:

1 Xác định các kết quả mong muốn

2 Giao nhiệm vụ

3 Giao quyền hạn để hoàn thành nhiệm vụ đó và

yêu cầu người được uỷ quyền phải chịu trách

nhiệm hoàn thành nhiệm vụ

4 Kiểm tra theo dõi

NGHỆ THUẬT UỶ QUYỀN

trong quản trị

1 Người được uỷ quyền phải là người cấp dưới trực tiếp thực hiện công việc

2 Sự uỷ quyền không làm mất đi hay thu nhỏ trách nhiệm của người uỷ quyền

3 Quyền lợi và nghĩa vụ của người được uỷ quyền và người uỷ quyền phải được đảm bảo và gắn bó với nhau

4 Nội dung, ranh giới của nhiệm vụ được uỷ quyền phải được xác địng rõ ràng

5 Uỷ quyền phải tự giác không được áp đặt

6 Người được uỷ quyền phải có đầy đủ thông tin trước khi thực hiện công việc

7 Luôn luôn phải có sự kiểm tra trong quá trình thực hiện uỷ quyền

1 Biết chọn cơng việc để uỷ quyền cho cấp dưới

• Giai đoạn ra quyết định phải đích thân lãnh đạo thực hiện.

• Các giai đoạn khác trong quá trình hoạt động lãnh đạo như nhận biết, tổ

chức thực thi, kiểm tra đánh giá cĩ thể ủy quyền cho cấp dưới (lãnh đạo nắm khâu then chốt).

2 Làm thế nào để uỷ quyền hiệu quả:

• Năng lực cấp dưới.

• Năng lực bản thân lãnh đạo

3 Nghệ thuật đơn đốc và giám sát sau khi đã uỷ quyền

• Thơng qua các cuộc họp đánh giá hiệu quả cơng việc

• Sử dụng kỹ thuật chất vấn

• Quan sát phẩm chất đạo đức để nhận biết nhân tài.

PHƯƠNG PHÁP VÀ NGHỆ THUẬT UỶ QUYỀN

trong quản trị