Chức năng tổ chức trong quản trị học pptx

Mục tiêuHiểu được vai trò và vị trí của chức năng tổ chức trong quản trị Hiểu biết các nguyên tắc cơ bản của tổ chức Hiểu và ứng dụng được các mô hình cơ cấu tổ chức Hiểu và nắm vững nhữ

Nhóm 4:

• Võ Thiên Thư

I Khái niệm và vai trò của chức năng tổ chức

II Xây dựng cơ cấu tổ chức

III Sự phân chia quyền lực

CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

Chương 6:

Mục tiêu

Hiểu được vai trò và vị trí của chức năng tổ chức trong quản trị

Hiểu biết các nguyên tắc cơ bản của tổ chức

Hiểu và ứng dụng được các mô hình cơ cấu tổ chức

Hiểu và nắm vững những vấn đề trong phân chia quyền lực và ủy quyền trong hoạt động quản trị

I Khái niệm và vai trò của chức năng tổ chức

1 KHÁI NIỆM

Tổ chức là một trong những chức năng chung của quản trị, liên quan đến các hoạt động thành lập nên các bộ phận trong tổ chức bao gồm các khâu và các cấp tổ chức

Khái niệm:

1 KHÁI NIỆM

Mục tiêu

Tạo nên môi trường thuận lợi cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận phát huy được năng lực và nhiệt tình của mình, đóng góp tốt nhất vào thành công chung của tổ chức

Đặc điểm chung của công việc tổ chức

1 KHÁI NIỆM

Kết hợp các nỗ lực của các thành viên

Phân công lao động

Hệ thống thứ bậc quyền lực

1 KHÁI NIỆM

Thiết kế, xây dựng và hoàn thiện mô hình tổ chức

Xây dựng các nguyên tắc và thủ tục hoạt động

Xác định trách nhiệm, quyền hạn & xây dựng

mối quan hệ

Nội dung của quá trình tổ chức

3 NHỮNG VẤN ĐỀ KHOA HỌC

Là số lượng bộ phận hay nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị

có thể điều khiển hữu hiệu nhất

Tầm nhìn hạn trị

3 NHỮNG VẤN ĐỀ KHOA HỌC

Quyền hành của nhà quản trị chịu hạn chế bởi nhiều yếu tố như luật pháp và các quy định của nhà nước, đạo đức xã hội, điều kiện sinh học của con người

Quyền hành trong quản trị

3 NHỮNG VẤN ĐỀ KHOA HỌC

Là

Quyền hành trong quản trị

3 NHỮNG VẤN ĐỀ KHOA HỌC

Là

Phân cấp quản trị

Tạo điều kiện cho tổ chức đáp ứng kịp thời, nhanh chóng và phù hợp với những yêu cầu của tình hình

Giải phóng bớt khối lượng công việc cho nhà quản trị cấp cao Đồng thời tạo điều kiện cho các nhà quản trị trung cấp, chuẩn bị thay thế các nhà quản trị cấp cao khi cần thiết

Mục đích của phân cấp quản trị

3 NHỮNG VẤN ĐỀ KHOA HỌC

II XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC

Là một tổng thể các khâu, các bộ phận khác nhau, được chuyên môn hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định,

có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau và được

bố trí theo các cấp quản trị nhầm thực hiện các chức năng quản trị và mục tiêu chung của tổ chức

1 KHÁI NIỆM

Bộ máy tổ chức chỉ có thể được xây dựng khi tổ chức đã xác định được mục tiêu và chiến lược hoạt động

Phải dựa vào qui mô và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp

Tính toán đến những tác động của môi trường vĩ mô và vi mô của doanh nghiệp

Các nguồn lực của doanh nghiệp, đặc biệt là nguồn nhân lực (con người) và tài chính ( chi phí )

1 KHÁI NIỆM

Cơ sở chủ yếu khi xây dựng bộ máy tổ chức

1 KHÁI NIỆM

Cơ cấu tổ chức chịu ảnh hưởng của những yếu tố sau:

Mục tiêu và chiến lược phát triển

Quy mô hoạt độngĐặc điểm hoạt độngMôi trường hoạt độngKhả năng nguồn lực

2 CÁC NGUYÊN TẮC CƠ BẢN CỦA TỔ CHỨC QUẢN TRỊ

Nguyên tắc gắn với mục tiêu

Nguyên tắc chỉ huyNguyên tắc hiệu quả kinh tế

Nguyên tắc cân đốiNguyên tắc linh hoạtNguyên tắc an toàn và tin cây

3 CÁC YÊU CẦU KHI THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC

Xác định số lượng bộ phận phân hệ và cấp bậc phải phù hợp với thực tế và nhu cầu hoạt động, đảm bảo khả năng thích nghi nhanh chóng với những

thay đổi

Xác định rõ ràng phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn của các bộ phận, phân hệ Hạn mức tối đa những chồng chéo trong thông tin và giải quyết công việc

Mỗi một bộ phận, phân hệ có thể đảm bảo nhận một hay một số nhiệm vụ, nhưng không thể xảy ra trường hợp do

nhiều bộ phận giải quyết

Xác định chính xác các luồng thông tin dọc và ngang trong tổ chức, bảo đảm

sự phối hợp nhịp nhàng và cân đối trong hoạt động giữa các bộ phận và phân hệ trong toàn tổ chức

4 QUAN ĐiỂM THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC

Quan điểm cố điển

Mô hình này hướng vào tập quyền và duy trì tuyến lãnh đạo theo cấp bậc với những nguyên tắc hoạt động dựa vào thông tin chính thức

Nhấn mạnh đến tính chính thức và hệ thống quyền lực phân biệt rõ ràng

Quan điểm hiện đại

Nhấn mạnh đến tính hợp tác và giải quyết theo tình huống Chú trọng đến phân quyền và tập trung hóa

Mô hình này có những cơ cấu linh hoạt và thay đổi theo những biến đổi của môi trường hoạt động

Phương pháp phân chia theo

bộ phận trong cơ cấu tổ chứcPhân chia theo tầm hạn quản trị

Phân chia theo thời gian

Phân chia theo chức năng

Phân chia theo lãnh thổ địa lí

Phân chia theo sản phẩm

Phân chia theo khách hàng Phân chia theo quy

trình công nghệ

4 QUAN ĐiỂM THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC

Phương pháp phân chia theo

bộ phận trong cơ cấu tổ chứcPhân chia theo tầm hạn quản trị

Phân chia theo thời gian

Phân chia theo chức năng

Phân chia theo lãnh thổ địa lí

Phân chia theo sản phẩm

Phân chia theo khách hàng Phân chia theo quy

trình công nghệ

4 QUAN ĐiỂM THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC

5 CÁC GIAI ĐOẠN HÌNH THÀNH CƠ CẤU TỔ CHỨC

Giai đoạn

phân tích Giai đoạn thiết kế Giai đoạn xây dựng

5 CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC CƠ BẢN

Cơ cấu tổ chức

trực tuyến theo chức năng Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng

Cơ cấu tổ chức

theo ma trận Cơ cấu tổ chức theo địa lí Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm

5 CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC CƠ BẢN

Cơ cấu tổ chức trực tuyến

Là mô hình tổ chức quản trị trong đó mỗi người cấp dưới nhận sự điều hành và chịu trách nhiệm trước người lãnh đạo trực tiếp của mình

5 CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC CƠ BẢN

5 CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC CƠ BẢN

Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ

Không chuyên môn hóa, do

đó đòi hỏi người quản trị phải có kiến thức toàn diện

5 CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC CƠ BẢN

5 CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC CƠ BẢN

Cơ cấu tổ chức chức năng

Hình thành các bộ phận được chuyên môn hóa gọi

5 CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC CƠ BẢN

5 CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC CƠ BẢN

Không đòi hỏi người quản

trị phải có kiến thức toàn

Sự phối hợp giữa lãnh đạo + các phòng ban chức năng và sự phối hợp giữa các phòng ban gặp nhiều khó khăn

Khó xác định trách nhiệm

và hay đổ trách nhiệm cho nhau

5 CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC CƠ BẢN

5 CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC CƠ BẢN

Cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng

Vẫn tồn tại các đơn vị chức năng nhưng chỉ đơn thuần về chuyên môn không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến Các đơn vị chức năng làm nhiệm vụ tham mưu giúp việc cho nhà quản trị cấp cao

Những người lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và được toàn quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách

5 CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC CƠ BẢN

Ưu điểm

Có những ưu điểm của cơ

cấu trực tuyến và cơ cấu

Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn

Vẫn có xu hướng can thiệp của các đơn vị chức năng,

do đó dễ xảy ra xung đột giữa các chức năng và các

bộ phận trực tuyến

5 CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC CƠ BẢN

5 CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC CƠ BẢN

Cơ cấu tổ chức theo ma trận

Sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau Mỗi thành viên của bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng được gắn liền với thực hiện một đề án trên một khu vực nhất định

Cho phép cùng lúc thực hiện nhiều dự án N

5 CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC CƠ BẢN

Dễ xảy ra tranh chấp giữa người lãnh đạo và các bộ phận

5 CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC CƠ BẢN

Cơ cấu tổ chức theo địa lý

Là một cơ cấu tổ chức cổ điển nhưng lại ứng dụng tốt trong cạnh tranh hiện nay

Cơ sở chủ yếu của mô hình nà là phân chia hoạt động theo vùng địa lý hay khu vực lãnh thổ.

5 CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC CƠ BẢN

Ưu điểm

Tăng cường sự hợp tác

theo vùng Xác định được

lợi thế cạnh tranh trong

chiến lược phát triển

Tận dụng được tính hiễu

quả của các loại hoạt động

tại địa phương

Có sự thông tin trực tiếp tốt

hơn với những đại diện cho

lợi ích địa phương

Có khuynh hướng làm cho việc duy trì các dịch vụ trung tâm về kinh tế khó khăn hơn và có thể còn cần đến những dịch vụ như là nhân sự hoặc mua sắm ở cấp vùng

Cần nhiều người có thể làm công việc tổng quản lý

5 CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC CƠ BẢN

5 CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC CƠ BẢN

Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm

Lấy cơ sở là các dãy sản phẩm hay lĩnh vực hoạt động để thành lập các bộ phận hoạt động Bộ phận phụ trách sản phẩm có trách nhiệm hoạt động trên nhiều thị trường khác nhau về sản phẩm đó

5 CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC CƠ BẢN

co Đồng thời việc đào tạo

và phát triển nhân sự trong

tổ chức cũng hạn chế

5 CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC CƠ BẢN

III SỰ PHÂN CHIA QUYỀN LỰC

1 KHÁI NiỆM

Quyền lực

1 KHÁI NiỆM

Quyền lực

1 KHÁI NiỆM

Mức độ phân quyền càng lớn khi

Các quyết định được đề ra ở các cấp thấp trong tổ chức càng quan trọng

Càng có nhiều chức năng chịu tác động bởi các quyết định được

1 KHÁI NiỆM

Quyền hạn bao gồm trách nhiệm và sự chịu trách nhiệm

Trách nhiệm là nghĩa vụ phải hoàn thành những nhiệm vụ được giao

Sự chịu trách nhiệm là việc người nhân viên sẽ nhận được sự tưởng thưởng hay sự khiển trách do kết quả hành đồng thực hiện mang lại

2 ỦY QUYỀN

Là việc tạo cho người khác quyền hành và trách nhiệm để thực hiện một hoạt động nhất định

2 ỦY QUYỀN - QUÁ TRÌNH ỦY QUYỀN

2 ỦY QUYỀN – NHỮNG NGUYÊN TẮC ỦY QUYỀN

Người được ủy quyền phải là người cấp dưới trực tiếp làm những công việc đó

Sự ủy quyền không làm mất đi hay thu nhỏ trách nhiệm của người ủy quyền

Nội dung, ranh giới của nhiệm vụ được ủy quyền phải được xác định rõ ràng

Ủy quyền phải tự giác, không được áp đặt

Người được ủy quyền phải có đầy đủ thông tin trước khi bắt tay vào việc

Luôn luôn phải có sự kiểm tra trong quá trình thực hiện sự ủy quyền

2 ỦY QUYỀN – NGHỆ THUẬT ỦY QUYỀN

NGHỆ THUẬT

ỦY QUYỀN

Sự hợp tác

Sự sẵn sàng chia sẻ

Chấp nhận thất bại của người khác

Sẵn sàng tin cậy cấp dưới

Sẵn sàng lập ra và

sử dụng

sữ kiểm tra rộng rãi

2 ỦY QUYỀN – NHỮNG TRỞ NGẠI

Tâm lý lo sợ cấp dưới không hoàn thành nhiệm vụ

Tâm lý sợ cấp dưới thực hiện công việc theo cách riêng của họ hoặc thực hiện tốt hơn mình sẽ vượt mình trong thăng

tiến

Trở ngại về mặt

tổ chức bao gồm

sự xác định không rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn

2 ỦY QUYỀN – BiỆN PHÁP KHẮC PHỤC TRỞ NGẠI

Phải trao cho cấp dưới quyền

tự do hành động để hoàn thành nhiệm vụ đươc giao

Thực hiện sự truyền thông cởi mở giữa các nhà quản trị

và cấp dưới

TÓM TẮT

HẸN GẶP LẠI