Theo cách tiếp cận tác nghiệp: Quản trị mua hàng là quản trị bằng các bước công việcnhư xác định nhu cầu, tìm và lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi và kiểm tra việc giao nhận,đánh giá kết q
Trang 1Nắm bắt được tầm quan trọng đó, nhóm 12 đã cùng nhau nghiên cứu và tìm hiểu đề tài: “
Tổ chức thực hiện mua hàng trong doanh nghiệp thương mại Liên hệ thực tiễn tại một doanh nghiệp tai Việt nam hiện nay”.
Với đề tài này nhóm 12 sẽ chia thành các nội dung nghiên cứu như sau:
I Vai trò của tổ chức thực hiện mua hàng trong DNTM
II Nội dung chủ yếu của tổ chức thực hiện mua hàng trong DNTM
III Liên hệ thực tiễn công tác mua hàng tại Công ty Cổ phần Thế giới số Trần Anh
Trang 2I Vai trò của tổ chức thực hiện mua hàng trong doanh nghiệp thương mại
1 Khái quát về công tác quản trị mua hàng trong DNTM
1.1 Khái niệm
Theo cách tiếp cận quá trình: quản trị mua hàng là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnhđạo điều hành và kiểm soát hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thương mại nhằm thựchiện mục tiêu bán hàng
Theo cách tiếp cận tác nghiệp: Quản trị mua hàng là quản trị bằng các bước công việcnhư xác định nhu cầu, tìm và lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi và kiểm tra việc giao nhận,đánh giá kết quả mua hàng nhằm đạt được các mục tiêu đã xác định Quá trình mua hàng
là quá trình phân tích để đi đến quyết định mua hàng gì? của ai, với số lượng và gí cả nhưthế nào Đây là một quá trình phức tạp được lặp đi, lặp lại thành một chu kì, nó liên quanđến việc sử dụng các kết quả phân tích các yếu tố trong quản lí, cung ứng
Quá trình mua hàng là quá trình phân tích để đi đến quyết định mua hàng gì? của ai, với
số lượng và gí cả như thế nào Đây là một quá trình phức tạp được lặp đi, lặp lại thànhmột chu kì, nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích các yếu tố trong quản lí,cung ứng
Quản trị mua hàng của DN co thế khái quát theo sơ đồ:
1.2 Mục tiêu của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại
Xây dựng kế
hoạch mua hàng
Tổ chức triển khai mua hàng
Đánh giá công tác mua hàng
Xác định nhu cầu mua hàng Xây dựng mục tiêu mua hàng Xác định phương án và ngân sách mua hàng
Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp Thương lượng và ký kết mua hàng Triển khai giao nhận và thanh toán
Đánh giá kết quả mua hàng Đánh giá thành tích lực lượng mua hàng
Trang 3Do mua hàng là khâu đầu tiên, cơ bản của hoạt động kinh doanh, là điều kiện để hoạt
động kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển, để công tác quản trị mua hàng cóhiệu quả thì mục tiêu cơ bản của hoạt động mua hàng là đảm bảo an toàn cho bán ra, đảmbảo chất lượng mua hàng, và mua hàng với chi phí thấp nhất
_Đảm bảo an toàn cho bán ra thể hiện trước hết là hàng mua phải đủ về số lượng và cơcấu tránh tình trạng thừa hay thiếu dẫn đến ứ đọng hàng hoá hay gián đoạn kinh doanhlàm ảnh hưởng đến lưu thông hàng hoá Mặt khác hàng mua phải phù hợp với nhu cầucủa khách hàng vì khách hàng là người tiêu dùng sản phẩm do công ty bán ra Công ty cótồn tại hay không phụ thuộc vào khách hàng Cuối cùng là đảm bảo sao cho việc muahàng, vận chuyển ít gặp rủi ro (do giao hàng chậm, ách tắc trong khâu vận chuyển ).Chẳng hạn như đúng vào thời điểm nào đó, một mặt hàng đang lên” cơn sốt ” mà theođúng tính toán của doanh nghiệp hàng sẽ về đúng vào thời điểm đó nhưng do việc giaohàng chậm doanh nghiệp sẽ mất đi cơ hội thu được lợi nhuận “siêu ngạch ” và có thể sẽdẫn đến tình huống doanh nghiệp mất khách hàng do uy tín của họ bị giảm sút
_Đảm bảo chất lượng hàng mua vào thể hiện ở chỗ hàng phải có chất lượng mà kháchhàng có thể chấp nhận được Quan điểm phổ biến hiện nay trong cả sản xuất, lưu thông vàtiêu dùng là cần có những hàng hoá có chất lượng tối ưu chứ không phải có chất lượng tối
đa Chất lượng tối đa là mức chất lượng mà tại đó hàng hoá đáp ứng tốt nhất một nhu cầunào đó của người mua và như vậy người bán hay người sản xuất có thể thu được nhiều lợinhuận nhất Còn chất lượng tối đa là mức chất lượng đạt được cao nhất của doanh nghiệpkhi sử dụng các yếu tố đầu vào để tạo ra sản phẩm, mức chất lượng này có thể cao hơnhoặc thấp hơn chất lượng tối ưu nhưng trình độ sử dụng các yếu tố đầu vào của doanhnghiệp chưa tối ưu
_ Đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhất nhằm tạo những điều kiện thuận lợi cho việcxác định giá bán hàng Doanh nghiệp có thể hạ giá bán thấp hơn các đối thủ cạnh tranh đểkéo khách hàng về phía mình Chi phí mua hàng không chỉ thể hiện ở giá bán mà còn thểhiện ở chỗ mua hàng ở đâu, của ai, số lượng là bao nhiêu để chi phí giao dịch, đặt hàng,chi phí vận chuyển là thấp nhất Các mục tiêu trên không phải lúc nào cũng thống nhấtnhau được vì thông thường để đạt được cái này con người sẽ phải hy sinh cái khác haymất đi một thứ khác Chẳng hạn thường xảy ra mâu thuẫn giữa chất lượng và giá cả, chấtlượng tốt thì giá cao và ngược lại Ngoài ra mục tiêu mua hàng còn mâu thuẫn với cácmục tiêu của các chức năng khác Vì vậy khi xác định mục tiêu mua hàng cần đặt chúngtrong tổng thể các mục tiêu của doanh nghiệp và tuỳ từng điều kiện cụ thể mà xắp xếp thứ
tự ưu tiên giữa các mục tiêu mua hàng đảm bảo sao cho hoạt động mua hàng đóng góptích cực nhất vào việc hoàn thành các mục tiêu chung của doanh nghiệp
1.3 Nội dung cơ bản quản trị mua hàng
Trang 4_Xây dựng kế hoạch mua hàng giải quyết bài toán DN cần mua gì , số lượng bao nhiêu ,mua khi nào , dự tính mua ở đâu , mua với giá nào dựa trên cơ sở tính toán đến các yếu
tố thuộc về khách hàng , nhà cung cấp , các đối tác và đối thủ cạnh tranh
Xây dựng kế hoạch mua hàng bao gồm các hoạt động như xác định nhu cầu mua hàng ,xác định các chính sách mua hàng và xây dựng các phương án mua hàng Trong quá trìnhxây dựng kế hoạch mua hàng , nhà quản trị nên tuân thủ các nguyên tắc cơ bản nhằm đảmbảo lợi ích của doanh nghiệp và giảm thiểu rủi ro
Xác định nhu cầu mua hàng là công việc quan trọng nhất trong xây dựng kế hoạch muahàng Nhu cầu mua hàng của DN được xác định đúng , kịp thời cho phép nâng cao hiệuquả của quản trị mua hàng
_ Tổ chức triển khai mua hàng là quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp , tiến hànhthương lượng đặt hàng , triển khai giao nhận và thanh toán hợp đồng mua hàng
_Đánh giá công tác mua hàng bao gồm hai nội dung chính : đánh giá kết quả mua hàng vàđánh giá đội ngũ mua hàng
Đánh giá kết quả mua hàng tiến hành phân tích các kết quả đạt được trong quá trình muahàng Từ kết quả đánh giá này , DN sẽ tiến hành điều chỉnh hoạt động mua hàng Saumỗi lần mua hàng DN sẽ tiến hành đánh giá nhà cung cấp , từ đó lưu hồ sơ nhà cung cấpphục vụ các lần mua tiếp theo
Với đội ngũ mua hàng , đánh giá thành tích chú trọng vào hiệu quả của lần mua hàng ,đánh giá năng lực của người mua Thông qua việc đánh giá này , Dn sẽ tiến hành điềuchỉnh thông qua các hoạt động điều chỉnh chính sách và quy trình mua hàng , chế độ đãingộ , thưởng phạt , đào tạo ,
2 Tầm quan trọng trong tổ chức thực hiện mua hàng trong DNTM
Mua hàng là hoạt động đầu tiên nhằm tạo ra yếu tố đầu vào (đối với doanh nghiệpthương mại yếu tố đầu vào là nguồn hàng) một cách đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, đúng quycách, chủng loại, chất lượng, phù hợp với nhu cầu của khách hàng và kế hoạch bán ra củadoanh nghiệp
Dưới góc độ của nhà quản trị thì mua hàng hoàn toàn trái ngựơc với
bán hàng Nếu bán hàng có nghĩa là tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hàng hoá và dịch vụmột cách có hệ thống và tìm cách làm tăng ý thức về nhu cầu đó thì mua hàng là phủ nhậnhoặc đình hoãn nhu cầu đó cho tới khi tìm ra được điều kiện mua hàng tốt Thực chất,mua hàng biểu hiện mối quan hệ giữa người với người
Trang 5Mua hàng là các hoạt động nghiệp vụ của các doanh nghiệp sau khi xem xét, tìm hiểu
về chủ hàng và cùng với chủ hàng bàn bạc, thoả thuận điều kiện mua bán, thực hiện cácthủ tục mua bán, thanh toán và các nghiệp vụ giao nhận, vận chuyển nhằm tạo nên lựclượng hàng hoá tại doanh nghiệp với số lượng, chất lượng, cu cấu đáp ứng các nhu cầucủa dự trữ, bán hàng phục vụ cho khách hàng với chi phí thấp nhất
+ Vị trí của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thương mại
_ Mua hàng là nghiệp vụ mở đầu cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đây làkhâu mở đầu cho lưu chuyển hàng hoá, mua đúng chủng loại, mẫu mã, số lượng, và chấtlượng thì dẫn đến mua và bán tốt hơn Trong cơ chế thị trường thì bán hàng là khâu quantrọng nhưng mua hàng là tiền đề tạo ra lượng hàng ban đầu để triển khai toàn bộ hệ thốngkinh doanh của doanh nghiệp Vậy nên mua hàng là nghiệp vụ mở đầu quy trình kinhdoanh của doanh nghiệp, mua là tiền đề để bán và đạt được lợi nhuận Trên thực tế khâubán hàng khó hơn mua hàng nhưng hàng vi hay bị mắc sai lầm nhất lại là hành vi muahàng và nghiệp vụ mua hàng có vị trí rất quan trọng đối với các doanh nghiệp và các nhàkinh doanh
+ Mua hàng có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ở chỗ:_ Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng Các doanh
nghiệp muốn bán hàng ra thị trường thì phải có tiền đề vật chất tức là phải có
yếu tố đầu vào Các yếu tố đầu vào chính là hàng hoá, nguyên nhiên vật liệu
của doanh nghiệp Mua hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp có hàng hoá trong tay từ đó bán rathị trường Với chức năng mua đi bán lại doanh nghiệp luôn
mong muốn phấn đấu để mua được hàng hoá với chi phí thấp nhất, có thể
thoả mãn tốt nhất nhu cầu của khách hàng, đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của kháchhàng để thu hút khách hàng về phía mình Mục đích kinh doanh của doanh nghiệp là tìmkiếm lợi nhuận tối đa do đó phải tính đến mua hàng với số lượng và giá cả hợp lý tránhtình trạng hàng thừa hay thiếu đều không tốt cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.Mua hàng góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thị trường Điềunày thể hiện chi phí mua hàng của doanh nghiệp (bao gồm cả giá mua hàng của doanhnghiệp và những chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng cuả doanh nghiệp như chi phí
Trang 6đặt hàng, chi phí vận chuyển ) sẽ làm cho giá đầu vào trên một đơn vị cao và từ đó làmcho giá bán cao.
_ Mua hàng đảm bảo có đủ lượng hàng bán ra cho khách hàng theo đúng yêu
cầu của họ Đối với doanh nghiệp thương mại khi mua hàng nếu mua phảihàng kém chấtlượng, kém phẩm chất, mẫu mã, chủng loại, kích cỡ không phù hợp, lỗi mốt thì kháchhàng sẽ không chấp nhận những sản phẩm đó Mà khách hàng đã không chấp nhận nhữngsản phẩm đó thì hoạt động kinh doanh không đạt hiệu quả Mục đích của doanh nghiệp làphải làm sao để khách hàng cảm thấy hài lòng về sản phẩm của mình để thu hút kháchhàng Khách hàng là ngươì cuối cùng bỏ tiền túi ra để mua sản phẩm của doanh nghiệp, làngươì quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp hay không Cho nên có khách hàng thìdoanh nghiệp mới có được doanh thu và thu được lợi nhuận Mua hàng phù hợp với yêucầu của khách hàng, phù hợp với yêu cầu kinh doanh giúp cho hoạt động kinh doanhthương mại tiến hành thuận lợi, kịp thời, đẩy nhanh được tốc độ lưu chuyển hàng hoá, tạođiều kiện giữ chứ tín và nâng cao hiệu quả kinh doanh Mua hàng là một trong nhữngkhâu quan trọng nhằm thúc đẩy quá trình sản xuất, lưu thông hàng hoá, tạo ra lợi nhuậntrong kinh doanh, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên, tạo điều kiện tiếp thu khoahọc kỹ thuật của thế giới
3 Quy trình tổ chức thực hiện mua hàng
Bao gồm 4 bước:
Bước 1: Tìm kiếm nhà cung cấp
Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp
Bước 3: Thương lượng và đặt hàng
Bước 4: Giao nhận và thanh toán tiền hàng
II Nội dung chủ yếu của tổ chức thực hiện mua hàng trong DNTM
1 Tìm kiếm nhà cung cấp
Có rất nhiều cách mà doanh nghiệp thượng mại có thể tìm kiếm những nhà cung cấptiềm tàng Doanh nghiệp có thể tìm kiếm thông qua các hình thức:
+ thông qua chương trình quảng cáo, giới thiệu của nhà cung cấp
+ thông qua hội chợ triển lãm
+ thông qua đơn thư giao hàng
+ thông qua hội nghị khách hàng
Trang 71.1 Phân loại nhà cung cấp
- Phân theo giá trị hàng mua
+ Nhà cung cấp chính: là nhà cung cấp mà giá trị mua hàng được từ đó chiếm tỷ trọng lớnnhất và chủ yếu trong khối lượng hàng hóa mà doanh nghiệp mua về để cung cấp chokhách hàng trong một thời gian nhất định Nhà cung cấp này quyết định khối lượng hànghóa mua vào và độ ổn định của quá trình mua nên cần phải được quan tâm thường xuyên.+ Nhà cung cấp phụ: Là nhà cung cấp mà giá trị hàng hóa mua vào chiếm tỷ trọng nhỏtrong khối lượng hàng mua được Khối lượng hàng mua được từ nguồn này không ảnhhưởng lớn đến kế hoạch mua hàng và doanh số bán chúng trong tương lai, nhất là nhừngnguồn hàng mới
- Phân loại theo tính chất quan hệ
+ Nhà cung cấp truyền thống: Doanh nghiệp chưa có hoặc đã có mối quan hệ mua bán vớinhà cung cấp trước đó, trong một thời gian dài Hai bên đã có hiểu biết lẫn nhau Mức độrủi ro khi mua hàng tại nhà cung cấp truyển thống thấp
+ Nhà cung cấp mới: Doanh nghiệp chưa có hoặc có ít quan hệ với nhà cung cấp này.Doanh nghiệp cần nhiều thông tin hơn về nhà cung cấp để đưa ra quyết định Thôngthường doanh nghiệp sẽ triển khai một số hợp đồng mua hàng không lớn để thăm dò vàđánh giá năng lực và chất lượng nhà cung cấp
- Phân theo phạm vi địa lý
+ Nhà cung cấp trong nước: Là những nhà cung cấp cơ cở sở văn phòng tại Việt Nam.Doanh nghiệp có thể chủ động tìm hiểu những thông tin cần thiết có liên quan đến nhàcung cấp và việc mua hàng của họ Doanh nghiệp thương mại có khả năng kiểm soát tìnhhình cung cấp hang hóa của họ theo hợp đồng đã ký kết Một số nhà cung cấp trong nướcchưa đảm bảo được độ tin cậy trong hoạt động kinh doanh, thậm chí vi phạm pháp luật vàđạo đức kinh doanh
+ Nhà cung cấp nước ngoài: Đây chính là nguồn hàng nhập khẩu của doanh nghiệp.Doanh nghiệp có thể ký kết trực tiếp với doanh nghiệp nước ngoài để nhập hàng hoặc quatrung gian
1.2 Các nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp
- Nguồn thông tin nội bộ doanh nghiệp Nguồn này có được nhờ vào quá trình lưu giữthông tin về nhà cung cấp đã từng có quan hệ với doanh nghiệp Nguồn này còn có thểbao gồm các thông tin đến từ các cá nhân trong doanh nghiệp ( nhà quản trị viên, nhânviên mua hàng và những người khác trong doanh nghiệp)
Trang 8- Nguồn thông tin đại chúng : báo, tạp chí chuyên nghành, truyền hình, đài phát thanh,mạng internet,
- nguồn thông tin từ các nhà cung cấp: thư chào hàng, catalog quảng cáo, đai diện bán,
……
1.3 Lập hồ sơ nhà cung cấp
Để lập hồ sơ nhà cung cấp, doanh nghiệp phải tiến hành thu thập các thông tin, xử lýthông tin về nhà cung cấp, rút ra những nhận xét, đánh giá và kết luận về từng nhà cungcấp theo các nguyên tắc tiêu chuẩn lựa chọn đã đề ra Hồ sơ nhà cung cấp cần chứa đựngnhững thông tin cơ bản sau:
- Tên nhà của nhà cung cấp
- Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh
- Phạm vi hoạt động thị trường
- Chất lượng sản phẩm dịch vụ
- Uy tín, nhãn hiệu thương hiệu sản phẩm dịch vụ
- Các điều kiện cung cấp sản phẩm
2 Lựa chọn nhà cung cấp
Chọn đối tác cung cấp là một khâu vô cùng quan trọng trong việc tổ chức kinh doanh củadoanh nghiệp thương mại Nhiều doanh nghiệp thương mại lựa chọn nhà cung cấp dựatrên những yếu tố mang đầy cảm tính cá nhân Chẳng hạn như chỉ định người thân, bạn bècủa mình làm nhà cung cấp, vì sợ nếu chọn người ngoài họ sẽ biết bí mật kinh doanh củamình Hoặc chỉ định một đối tác cung cấp thông qua sự giới thiệu của một người có uy tínđối với cá nhân mình, vì suy luận một cách đơn giản là nếu người bạn ấy làm tốt thì bạn
bè của anh ta "chắc" cũng có thể làm tốt Cách lựa chọn nhà cung cấp như trên thì sẽ đưa
Trang 9đến nhiều rủi ro và dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng Vì vậy trước khi lựa chọn nhàcung cấp cho doanh nghiệp thì các doanh nghiệp cần phải xem xét đưa ra các tiêu chuẩnlựa chọn và phương pháp lựa để có những quyết định lựa chọn chính xác.
2.1 Các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp
- Các tiêu chuẩn chính :
+ Chất lượng của nhà cung cấp: Nhãn hiệu hàng hóa, chất lượng hàng hóa….điều nàythường được thể hiện qua tiêu chuẩn chất lượng mà họ đạt được qua các kì kiểm tra vàđánh giá chất lượng như các tiêu chuẩn ISO ,huy chương tại các hội chợ…
+ Thời hạn giao hàng: Thời hạn giao hàng có được đảm bảo hay không; nhà cung cấpthường xuyên giao hàng đúng hẹn hay sai hẹn và lí do vì sao sai hẹn
+ Giá thành hàng mua: Trước khi lựa chọn nhà cung cấp cần phải xem xét cụ thể giáthành hàng mua bao gồm giá mua và chi phí mua hàng, điều kiện thanh toán… cần căn
cứ vào giá thị trường, chi phí vận chuyển, thuế và các ưu đãi trong thanh toán và muahàng
- Các tiêu chuẩn khác:
+ Khả năng kỹ thuật: Khả năng đổi mới sản phẩm, đảm bảo giải quyết tốt các vấn đề về
kỹ thuậtvà công nghệ trong hoàn cảnh đặc biệt, khả năng thích ứng với đòi hỏi của thịtrường
+ Dịch vụ sau bán và dịch vụ bảo trì có được đảm bảo tốt hay không
+ Khả năng sản xuất: Có đảm bảo tính liên tục cũng như chất lượng của cung cấp hànghóa hay không
+ Khả năng tài chính: Xem xét xem khả năng tài chính của họ đang ở giai đoạn ổn định
và phát triển với tài chính lành mạnh hay đang ở thời kỳ thua lỗ và khó khăn về tài chính 2.2 Phương pháp lựa chọn nhà cung cấp
Khi lựa chọn nhà cung cấp , cần vận dụng nguyên tắc “ không nên chỉ có một nhà cungcấp” Trên cơ sở các tiêu chuẩn lựa chọn , doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp
để lực chọn nhà cung cấp:
- Phương pháp dựa vào kinh nghiệm:Nhà quản trị mua hàng có thể bằng kinhnghiệm, sự từng trải và vốn sống của bản thân trong suốt quá trình hoạt động của mình đểlựa chọn nhà cung cấp Phương pháp này đơn giản, các quyết định được đưa ra nhanhchóng, song lại mang tính chủ quan, định kiến hoặc thiên kiến, có thể dẫn đến mắc sailầm trong việc đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp
Trang 10- Phương pháp thang điểm: Nhà quản trị sử dụng các tiêu chuẩn đánh giá đối vớinhà cung cấp, kết hợp với các phương pháp cho điểm các tiêu chuẩn , sắp xếp thứ tự ưutiên dựa trên tổng số điểm của các tiêu chuẩn đối với từng nhà cung cấp từ đó đưa raquyết định lựa chọn mang tính khách quan Theo phương pháp này, doanh nghiệp có thể
áp dụng quy trình lựa chọn nhà cung cấp:
+ Xác định các tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp
+ Xác định trọng số cho từng tiêu chuẩn, cho điểm nhà cung cấp theo các tiêu chuẩn vàtiến hành lựa chọn
Để đảm bảo việc lựa chọn nhà cung cấp được khách quan, chính xác, doanh nghiệpthường tuân thủ quy trình lựa chọn nhà cung cấp bao gồm các bước cơ bản sau :
- Bước 1: Thu thập thông tin về nhà cung cấp: Do có nhiều nhà cung cấp cùng cungcấp một hoặc nhiều chủng loại sản phẩm giống nhau, nên để có quyết định chính xáctrong mối quan hệ hợp tác
- Bước 2: Lập danh sách nhà cung cấp ban đầu: Các nhà cung cấp được cập nhậtliên tục vào danh nhà cung cấp ban đầu
- Bước 3 : Lập tiêu chí đánh giá: Để đánh giá nhà cung cấp xem xét các vấn đề liênquan đến nhà cung cấp, sắp xếp theo mức độ quan trọng hoặc cho trọng số các tiêu chuẩn
- Bước 4: Tiến hành đánh giá nhà cung cấp theo tiêu chí đã chọn Sau khi xem xét
và đánh giá tiềm năng của từng nhà cung cấp, người được phân công đánh giá sẽ tiếnhành phân loại chọn lọc nhà cung cấp dựa vào các tiêu chuẩn đã được đánh giá
- Bước 5: Lập danh sách nhà cung cấp chính thức Danh sách nhà cung cấp đượcchọn phải phải lập theo thứ tự từ kết quả đánh giá
- Bước 6: Lưu hồ sơ Danh sách nhà cung cấp được chọn được cập nhật thườngxuyên và phải duy trì hồ sơ các kết quả đánh giávà mọi hành động cần thiết phát sinh từviệc đánh giá
- Bước 7: Đánh giá lại nhà cung cấp: Trong thời gian định kỳ hoặc đột xuất, công tytiến hành kiểm tra đánh giá lại nhà cung cấp có tên trong danh sách nhà cung cấp chínhthức và vẫn đang cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho công ty
3 Thương lượng và đặt hàng
Trang 11Mục đích của thương lượng và đặt hàng nhằm đạt được những thỏa thuận với nhà cung
cấp về các điều kiện mua bán sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp cần mua, tiến hành đặthàng theo hình thức phù hợp nhất
Thương lượng với nhà cung cấp : Được hiểu là quá trình giao dịch đàm phán với
nhà cung cấp để đi đến những thỏa thuận giữa 2 bên ( người mua và người bán) nhằmmục đích cùng có lợi Đó là một giai đoạn rất quan trọng trong quá trình mua hàng, quyếtđịnh đến chất lượng và hiệu quả của quá trình mua hàng
Trong giao dịch đàm phán nhà quản trị phải quan tâm đến các vấn đề thương lượng sau: -Các tiêu chuẩn kỹ thuật của hàng hóa cần mua về, mẫu mã , chất lượng, các phươngtiện và phương pháp kiểm tra
- Giá cả và sự giao động giá cả thị trường lúc giao hàng có biến động
- Phương thức và hình thức thanh toán tiền mua hàng ( trả bằng tiền mặt hoặc chuyểnkhoản, trả ngay hoặc trả chậm, )
- Hình thức thời gian, địa điểm giao hàng ( giao tại kho người cung cấp hay giao tại khocủa doanh nghiệp thương mại )
vụ kinh doanh, như mục tiêu của việc mua hàng, số lượng hàng hóa mua bán, độ phức tạpcủa các giao dịch, đàm phán, khả năng tài chính mối quan hệ với nhà cung cấp để lựachọn những bước đi thích hợp
Một vài điểm cần lưu ý khi thương lượng :
+ Cần biết cá nhân của người bán : cách giao tiếp, cách đàm phán, quyền quyết định+ Biết rõ nhu cầu của mình: tính năng sử dụng của sản phầm, biết rõ các lần mua trướcđó
+Biết rõ tổ chức cuộc thương lượng : mục tiêu , điều khoản chủ chốt của hợp đồng có thểnhân nhượng điều gì và không thể nhân nhượng điều gì