tổ chức thực hiện công tác mua hàng trong doanh nghiệp thương mại. liên hệ thực tiễn tổ chức thực hiện công tác mua rau, củ tại siêu thị big c thăng long hiện nay.

Xác định nhu cầu mua hàng Xây dựng mục tiêu mua hàng Xác định phương án ngân sách mua hàng Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp Thương lượng và ký kết mua hàng Triển khai giao nhận và

Đề tài: Tổ chức thực hiện công tác mua hàng trong doanh nghiệp thương mại Liên hệ thực tiễn tổ chức thực hiện công tác mua rau, củ tại siêu thị Big C Thăng Long hiện nay.

I. Vai trò của tổ chức thực hiện mua hàng trong DNTM

Tổ chức thực hiện mua hàng là quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp,tiến hành thương lượng và đặt hàng, triển khai giao nhận và thanh toán hợp đồngmua hàng Vì vậy tổ chức thực hiện mua hàng đóng vai trò quan trọng đối vớidoanh nghiệp thương mại

Tổ chức thực hiện mua hàng phải phân tích, tìm kiếm, đánh giá và lựa chọnnhà cung cấp cẩn thận từ đó thiết lập các quan hệ làm ăn lâu dài Phát triển và duytrì các nguồn cung cấp bền vững Đối với các doanh nghiệp thương mại thì cóđược một nhà cung cấp uy tín và ổn định sẽ góp phần rất lớn trong thành công củadoanh nghiệp

Tổ chức thực hiện mua hàng phải thương lượng và đặt hàng nhằm đạt đượcnhững thỏa thuận với nhà cung cấp về các điều kiện mua bán sản phẩm, dịch vụ

mà doanh nghiệp cần mua, tiến hành đặt hàng theo hình thức phù hợp nhất

Tổ chức thực hiện mua hàng phải giao nhận hàng và thanh toán tiền muahàng nhằm đảm bảo nhà cung cấp giao hàng đúng thời hạn, đúng hợp đồng hayđơn đặt hàng đã được cam kết hay chấp nhận, thanh toán tiền mua hàng cho nhàcung cấp theo đúng thỏa thuận của hai bên

1 Khái quát về công tác quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại

Mua hàng có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp Mua hàng tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng Với chức năngmua đi bán lại doanh nghiệp luôn mong muốn phấn đấu để mua được hàng hóa vớichi phí thấp nhất và thỏa mãn tốt nhất mọi nhu cầu của khách hàng Mục đích củadoanh nghiệp là tìm kiếm lợi nhuận tối đa do đó phải tính đến các yếu tố về giá cả,chất lượng, số lượng một cách hợp lí tránh tình trạng thừa hay thiếu hàng đềukhông tốt cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Đối với doanh nghiệpthương mại, khi mua hàng, nếu mua phải hàng kém chất lượng, mẫu mã, chủng lại,

kích cỡ hay không phù hợp với xu hướng, thị hiếu sẽ dẫn đến mất uy tín, không thuhút được khách hàng Vậy mục tiêu của mua hàng là đảm bảo an toàn cho bán ra,đảm bảo chất lượng khi mua hàng đồng thời mua hàng với chi phí thấp nhất có thể.

Đảm bảo an toàn cho bán ra thể hiện trước hết là phải đủ số lượng và cơcấu tránh tình trạng thừa hay thiếu dẫn đến ứ đọng hàng hóa hay làm gián đoạnkinh doanh làm ảnh hưởng đến lưu thông hàng hóa Mặt hàng mua phải phù hợpnhu cầu của khách hàng Cuối cùng là phải đảm bảo sao cho việc mua hàng, vậnchuyển ít gặp rủi ro (giao hàng chậm, ách tắc trong vận chuyển…) để tránh làmmất đi cơ hội thu lợi nhuận cao nhất của doanh nghiệp hoặc có thể sẽ dẫn đến tìnhhuống mất uy tín đối với khách hàng

Đảm bảo chất lượng hàng mua vào thể hiện ở chỗ hàng hóa phải đượckhách hàng chấp nhận và hài lòng với số tiền mà họ bỏ ra

Đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhất nhằm tạo những điều kiện thuậnlợi cho việc xác định giá bán, tăng lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp Chi phímua hàng phụ thuộc vào việc doanh nghiệp mua hàng của ai, ở đâu, số lượng baonhiêu để chi phí giao dịch, đặt hàng, vận chuyển là thấp nhất

Do đó, mua hàng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, nó góp phần nâng cao khảtranh cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường, thúc đẩy quá trình kinh doanh,tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp Vì vậy để công tác mua hàng của doanh nghiệpđạt hiệu quả cao thì quản trị mua hàng là hoạt động không thể thiếu mà doanhnghiệp đặc biệt cần quan tâm

Quản trị mua hàng là tổng hợp các hoạt động xây dựng kế hoạch mua

hàng, tổ chức triển khai mua hàng và kiểm soát mua hàng nhằm đạt được mục tiêu

Quản trị mua hàng của doanh nghiệp có thể được khái quát theo sơ đồ:

Xác định nhu cầu mua hàng

Xây dựng mục tiêu mua hàng

Xác định phương án ngân sách mua hàng

Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp

Thương lượng và ký kết mua hàng

Triển khai giao nhận và thanh toán

Đánh giá kết quả mua hàng

Đánh giá thành tích lực lượng mua hàng

 Quản trị mua hàng có vai trò quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp:

- Quản trị mua hàng góp phần đảm bảo đủ về số lượng hàng hóa và dịch vụphục vụ nhu cầu bán ra và nhu cầu vận hành của doanh nghiệp Hàng hóa và dịch

vụ mua về phải đúng chủng loại, kết cấu, mẫu mã… theo yêu cầu

- Quản trị mua hàng đảm bảo tối ưu hóa chất lượng hàng hóa và dịch vụmua theo đúng nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp Hàng hóa và dịch vụ mua vềphải đảm bảo đúng các tiêu chuẩn chất lượng đề ra

- Quản trị mua hàng giúp giảm chi phí mua hàng và giá thành hàng mua.Quản trị mua hàng phải tính toán các phương án mua hàng về số lượng, thời điểm,đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp… để giảm thiểu các chi phí mua hàng liên quanbao gồm cả giá mua, chi phí vận chuyển, chi phí bảo hiểm, chi phí kho bãi…

- Quản trị mua hàng nhằm đảm bảo thời hạn trong mua hàng, bao gồm thờihạn trong thanh toán và thời hạn giao hàng theo đúng yêu cầu của doanh nghiệp.Nhà quản trị mua hàng phải nghiên cứu, đánh giá nhà cung cấp và tiến hành cácbiện pháp tránh tình trạng hàng hóa và dịch vụ được giao hàng chậm, sớm

- Quản trị mua hàng nhằm thiết lập được các quan hệ làm ăn lâu dài, uy tínvới các nhà cung cấp Từ đó khai thác thông tin thị trường và phát triển các đối táccho doanh nghiệp

Xây dựng kế hoạch mua hàng

Đánh giá công tác mua hàng

Tổ chức triểnkhai mua hàng

Trong điều kiện kinh doanh hiện nay, các doanh nghiệp luôn phải chịu sức

ép cạnh tranh rất nhiều cùng với sự đòi hỏi ngày càng cao của khách hàng Chính

vì vậy việc nâng cao công tác quản trị mua hàng là một trong các giải pháp giúpdoanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình Nâng cao chất lượng công tác quản trịmua hàng góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, nâng cao khả năngcạnh tranh và uy tín của doanh nghiệp trên thị trường Việc lập kế hoạch mua hàngchính xác giúp cho doanh nghiệp có thể tăng nhanh vòng chu chuyển vốn, đem lạihiệu quả sử dụng vốn, hàng hóa sẽ được cung ứng hết không còn tình trạng ứ đọng,đồng vốn lưu động được lưu chuyển nhanh Mặt khác khi doanh nghiệp có mốiquan hệ tốt với nhà cung ứng, doanh nghiệp có thể mua hàng với giá rẻ hơn, nhưvậy giá thành sẽ thấp và doanh nghiệp có khả năng cạnh tranh qua giá Hơn nữaquản trị tốt mua hàng còn giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu chi phí phát sinh dohàng hóa kém phẩm chất, chi phí bảo quản, chi phí kho bãi, chi phí hao hụt ngoàiđịnh mức Khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp còn thể hiện ở uy tín của doanhnghiệp trong việc kịp thời cung ứng ra thị trường khi có nhu cầu mà muốn làmđược điều đó thì bắt buộc doanh nghiệp phải quản lí tốt hoạt động mua hàng Nângcao chất lượng công tác quản trị mua hàng còn giúp cho doanh nghiệp đảm bảotính thường xuyên, đều đặn của hoạt động kinh doanh Ngay từ khâu đầu tiên củahoạt động mua hàng nếu doanh nghiệp không quản lí tốt sẽ dẫn đến tình trạngchậm trễ Như không thúc giục bên bán giao hàng đúng hẹn hoặc doanh nghiệpkhông tổ chức kiểm tra kĩ số lượng và chất lượng hàng hóa trước khi giao nhận…

có thể sẽ làm cho doanh nghiệp mất đi tín và lợi nhuận của mình, ngoài ra doanhnghiệp lại có thể mất công phải tìm kiếm nhà cung ứng mới làm mất sự ổn địnhtrong kinh doanh

 Nội dung cơ bản của quản trị mua hàng doanh nghiệp thương mại:

Xây dựng kế hoạch mua hàng: giải quyết bài toán doanh nghiệp cần mua

gì, số lượng bao nhiêu, mua khi nào, dự tính mua ở đâu, mua với giá nào… dựatrên cơ sở tính toán đến các yếu tố thuộc về khách hàng, nhà cung cấp, các đối tác

và các đối thủ cạnh tranh

Xây dựng kế hoạch mua hàng bao gồm các hoạt động như xác định nhu cầumua hàng, xác định các chính sách mua hàng và xây dựng các phương án muahàng

Xác định nhu cầu mua hàng là công việc quan trọng nhất trong xây dựng kếhoạch mua hàng Kế hoạch mua hàng thường được cụ thể hóa dưới hình thức cácphương án mua hàng Phương án mua hàng chi tiết hóa toàn bộ các thông số nhưmua cái gì, mua ở đâu, mua như thế nào, các tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp,mức giá, các điều kiện đi kèm…

Tổ chức triển khai mua hàng là quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhà cungcấp, tiến hành thương lượng và đặt hàng, triển khai giao nhận và thanh toán hợpđồng mua hàng

Đánh giá công tác mua hàng bao gồm hai nội dung chính: đánh giá kết quảmua hàng và đánh giá đội ngũ mua hàng

Đánh giá kết quả mua hàng tiến hành phân tích các kết quả đạt được trongquá trình mua hàng như hiệu quả hàng mua, chất lượng nhà cung cấp, các vấn đềphát sinh trong quá trình mua hàng… Từ kết quả đánh giá này, doanh nghiệp sẽtiến hành điều chỉnh hoạt động mua hàng

Với đội ngũ mua hàng, đánh giá thành tích chú trọng vào hiệu quả của lầnmua hàng, thành điều chỉnh thông qua các hoạt động điều chỉnh chính sách và quytrình mua hàng, chế độ đãi ngộ thưởng phạt, đào tạo…

2 Tầm quan trọng của tổ chức thực hiện mua hàng trong doanh nghiệp thương mại.

Tổ chức thực hiện mua hàng có ý nghĩa quan trọng thể hiện ở chỗ: Doanhnghiệp thương mại muốn hoạt động ổn định, hiệu quả và đem lại lợi nhuận cao thìđiều cần thiết là phải có được những nhà cung cấp thường xuyên, đều đặn và kịpthời, cung cấp hàng hoá phù hợp với nhu cầu về số lượng, cơ cấu, chủng loại vớichất lượng tốt, giá cả hợp lí Tổ chức thực hiện công tác mua hàng là khâu thựchiện kế hoạch mua hàng một cách khoa học Để từ đó đảm bảo được lợi ích củaDNTM và giảm thiểu rủi ro đến từ các nhà cung cấp và công tác mua hàng, nângcao hiệu quả của quản trị mua hàng Tổ chức thực hiện công tác mua hàng có hiệuquả là đạt được mục tiêu mua hàng của DNTM với chi phí thấp nhất Đó là tiền đềcho việc nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp thương mại Vì vậyDNTM cần tập trung sự chú ý của mình ngay từ khâu mua hàng, từ các hoạt độngcủa tổ chức thực hiện công tác mua hàng

3 Quy trình tổ chức thực hiện công tác mua hàng của DNTM

Sau khi đã xây dựng được kế hoạch mua hàng, doanh nghiệp thương mại sẽ tổchức thực hiện kế hoạch theo một quy trình khoa học và phù hợp với thực tế, gồmcác bước cơ bản như sau:

- Tìm kiếm nhà cung cấp

- Lựa chọn các nhà cung cấp

- Thương lượng và đặt hàng

- Giao nhận và thanh toán tiền mua hàng

Các bước công việc này có mối quan hệ tác động qua lại và ảnh hưởng lẫnnhau Việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp phải được thực hiện một cách cẩnthẩn Khi doanh nghiệp có được mối quan hệ tốt đối với nhà cung ứng có thể sẽmua được hàng hóa với giá rẻ hơn, được ưu tiên trong trường hợp hàng hóa khanhiếm hay lên cơn sốt, đảm bảo tính thường xuyên đều đặn cho hoạt động kinhdoanh như vậy doanh nghiệp sẽ có được lợi thế cạnh tranh trên thị trường Mặtkhác, việc có được một nhà cung cấp uy tín, ổn định sẽ giúp doanh nghiệp giảmthiểu được chi phí và công sức cho việc tìm kiếm nhà cung cấp mới

Thương lượng và đặt hàng cũng là một giai đoạn rất quan trọng trong tổchức thực hiện mua hàng Thành công hay thất bại trong thương lượng có ảnhhưởng rất lớn đến chất lượng, hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Thương lượngthành công với nhà cung ứng có thể giúp doanh nghiệp giảm các khoản chi phíkinh doanh, nâng cao lợi nhuận, giúp doanh nghiệp xây dựng, duy trì và củng cốnhững mối quan hệ hợp tác lâu dài Ngược lại, sai lầm trong thương lượng có thểkhiến doanh nghiệp chịu thiệt thòi, mất mát, thậm chí phá sản Vì vậy tùy theotừng thương vụ kinh doanh mà doanh nghiệp cần có những cuộc thương lượng hợp

lí nhằm đem lại kết quả tốt nhất Kết quả của quá trình thương lượng là việc doanhnghiệp đặt hàng với nhà cung cấp Việc đặt hàng có thể diễn ra theo nhiều hìnhthức, tuy nhiên cho dù sử dụng bất kì hình thức nào đi chăng nữa thì hoạt động nàycũng rất được quan tâm vì nó ảnh hưởng đến lợi ích của doanh nghiệp Nếu doanhnghiệp không chọn cho mình một hình thức đặt hàng tốt nhất thì khi xảy ra tranhchấp hay vi phạm về số lượng, chất lượng, giá cả, vận chuyển, giao nhận… sẽkhông có cơ sở để giải quyết dẫn đến ảnh hưởng quá trình hoạt động cũng như hiệuquả kinh doanh của doanh nghiệp

Giai đoạn cuối cùng của tổ chức thực hiện mua hàng là giao nhận và thanhtoán tiền hàng Giai đoạn này có ý nghĩa quan trọng thể hiện ở chỗ: Chẳng hạn khimua hàng doanh nghiệp không thúc giục bên bán giao hàng thì có thể vì một sốnguyên nhân khách quan mà hàng hóa sẽ bị đến chậm điều này sẽ làm cho doanhnghiệp mất cơ hội tăng lợi nhuận, mất uy tín đối với khách hàng hoặc doanhnghiệp không giám sát, theo dõi, kiểm tra trong quá trình giao hàng dẫn đến tìnhtrạng hàng hóa không đúng như trong hóa đơn mua hàng, nó sẽ làm ảnh hưởng đếnmối quan hệ giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp, doanh nghiệp phải mất chi phí,thời gian, công sức để tìm kiếm và thiết lập mối quan hệ với nhà cung cấp mới.Việc thanh toán tiền mua hàng liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của cả ngườimua và người bán Do đó doanh nghiệp cần phải nghiêm chỉnh thực hiện theo đúnghình thức và thời hạn như đã thỏa thuận để nâng cao uy tín của mình trước các nhàcung cấp, duy trì và phát triển mối quan hệ tốt đẹp, bền vững với họ

II Nội dung chủ yếu của tổ chức thực hiện mua hàng của DNTM

1 Tìm kiếm nhà cung cấp

Doanh nghiệp mong muốn có nhiều nhà cung cấp cho mỗi sản phẩm, dịch

vụ mà doanh nghiệp thương mại cần mua để có thể lựa chọn Vấn đề là họ tìm ởđâu? Bằng cách nào? Cần những thông tin gì về nhà cung cấp đó? Làm sao lựachọn được nhà cung cấp phù hợp nhất

1.1 Phân loại nhà cung cấp

 Phân loại theo giá trị hàng mua

- Nhà cung cấp chính : là nhà cung cấp mà giá trị mua được từ đó chiếm tỉ trọng

lớn nhất và chủ yếu trong khối lượng hàng hóa mà doanh nghiệp mua về để cungcấp cho khách hàng trong một thời gian nhất định Nhà cung cấp này quyết địnhkhối lượng hàng hóa mua vào và ổn định của quá trình mua nên cần phải đượcquan tâm thường xuyên

- Nhà cung cấp phụ : Là nhà cung cấp mà giá trị hàng hóa mua vào chiếm tỉ trọng

nhỏ trong khối lượng hàng mua được Khối lượng hàng hóa mua được từ nguồnnày không ảnh hưởng lớn đến kế hoạch mua và doanh số bán chúng trong tươnglai, nhất là đối với những nguồn hàng mới

 Phân loại theo tính chất quan hệ

- Nhà cung cấp truyền thống : Doanh nghiệp đã có mối quan hệ mua bán với nhà

cung cấp trước đó, trong một thời gian dài Hai bên đã có hiểu biết lẫn nhau Mức

độ rủi ro khi mua hàng tại nhà cung cấp truyền thống thấp

- Nhà cung cấp mới : Doanh nghiệp chưa có hoặc có ít quan hệ với nhà cung cấp

này Doanh nghiệp cần nhiều thông tin hơn về nhà cung cấp để đưa ra quyếtđịnh.Thông thường doanh nghiệp sẽ triển khai một số hợp đồng mua hàng khônglớn để thăm dò và đánh giá năng lực và chất lượng nhà cung cấp

 Phân loại theo phạm vi địa lý

- Nhà cung cấp trong nước : Là nhà cung cấp có cơ sở, văn phòng tại Việt Nam.

Doanh nghiệp có thể chủ động tìm hiểu những thông tin cần thiết có liên quan đếnnhà cung cấp và việc mua hàng của họ Doanh nghiệp thương mại có khả năngkiểm soát tình hình cung cấp hàng hóa của họ theo các hợp đồng đã kí kết Tuynhiên,ở một số mặt hàng ( ví dụ như: sắt thép, hàng điện tử, phương tiện đi lại,dụng cụ gia đình ) đều có chất lượng thấp, giá cao, kiểu dáng, mẫu mã vẫn chưathực sự đáp ứng được nhu cầu thị hiếu của của người tiêu dùng Một số nhà cungcấp trong nước chưa đảm bảo được độ tin cậy trong hoạt động kinh doanh, thậmchí vi phạm pháp luật và đạo đức kinh doanh

- Nhà cung cấp nước ngoài: Đây chính là nguồn hàng nhập khẩu của doanh

nghiệp Doanh nghiệp có thể kí kết trực tiếp với các doanh nghiệp nước ngoài đểnhập hàng hoặc thông qua trung gian

1.2 Các nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp

Nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp bao gồm:

- Nguồn thông tin nội bộ doanh nghiệp: Nguồn này có được nhờ quá trình lưu trữ

thông tin về nhà cung cấp đã từng có quan hệ với doanh nghiệp Nguồn này còn cóthể bao gồm các thông tin đến từ các cá nhân trong doanh nghiệp (nhà quản trị,nhân viên mua hàng và những người khác trong doanh nghiệp), các hồ sơ nhà cungcấp đang được lưu trú tại doanh nghiệp

- Nguồn thông tin đại chúng: Báo, tạp chí chuyên ngành, truyền hình, đài phát

thanh, mạng internet

- Nguồn thông tin từ các nhà cung cấp: Thư chào hàng, catalog quảng cáo, đại

diện bán (người chào hàng), hội chợ, triển lãm và giới thiệu sản phẩm dịch vụ củanhà cung cấp.vv

1.3 Lập hồ sơ các nhà cung cấp

Để lập hồ sơ các nhà cung cấp, doanh nghiệp cần tiến hành thu thập thôngtin, xử lý thông tin về nhà cung cấp, rút ra những nhận xét, đánh giá và kết luận vềtừng nhà cung cấp theo các nguyên tắc tiêu chuẩn lựa chọn đã đề ra Hồ sơ nhàcung cấp cần chứa đựng những thông tin cơ bản sau :

- Tên hiệu của nhà cung cấp.

-Chức năng,nhiệm vụ,ngành nghề kinh doanh,lĩnh vực kinh doanh.

-Phạm vi hoạt động theo thị trường.

-Chất lượng sản phẩm dịch vụ

- Uy tín,nhãn hiệu thương hiệu sản phẩm dịch vụ.

-Các điều kiện cung cấp sản phẩm.

- Khả năng tài chính.

-Khả năng cung cấp và đáp ứng nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp.

Về nguyên lý, doanh nghiệp cần tìm kiếm các nhà cung cấp theo quan điểmđầu tư xây dựng mối quan hệ tốt đẹp làm ăn lâu dài với họ.Tuy nhiên, phải hết sứcthận trọng khi thu thập và tìm hiểu thông tin về nhà cung cấp, nhất là các nhà cungcấp nước ngoài vì các thông tin về họ đều khó kiểm chứng hoặc phức tạp.Trongnhững trường hợp này, đòi hỏi doanh nghiệp ưu tiên mua hàng của những thươnghiệu có uy tín

Bảng 1 : Danh sách nhà cung cấp được lựa chọn

STT Tên nhà

cung cấp

Người liên hệ

Địa chỉ

Dịchvụ/sản phẩm cung cấp

Ghi chú

Phê duyệt Ngày tháng năm

Giám đốc Phụ trách mua hàng Người đánh giá

Địa chỉ

Hiệu lực

Ngày đánh giá lại

Ghi chú

Phê duyệt Ngày tháng năm

Giám đốc Phụ trách mua hàng Người đánh giá

2 Lựa chọn nhà cung cấp

Thực chất là để trả lời câu hỏi mua của ai Để thực hiện được mục tiêu trêndoanh nghiệp phải đi tìm và lựa chọn nhà cung cấp Câu hỏi đặt ra là doanh nghiệp

sẽ tìm ở đâu và như thế nào Tìm nhà cung cấp: Có rất nhiều cách mà doanh nghiệpthương mại có thể tìm kiếm những nhà cung cấp tiềm tàng Doanh nghiệp có thểtìm thông qua các hình thức: Thông qua chương trình quảng cáo, giới thiệu của nhàcung cấp; Thông qua hội chợ, triển lãm; Thông qua đơn thư chào hàng; Thông quahội nghị khách hàng.

→ Các danh sách trên càng đầy đủ càng tốt

Lựa chọn nhà cung cấp: Khi lựa chọn các nhà cung cấp cần vận dụngmột cách sáng tạo nguyên tắc “ không nên chỉ có một nhà cung cấp ” Muốnvậy phải nghiên cứu toàn diện và kĩ các nhà cung cấp trước khi đưa ra quyếtđịnh chọn lựa, phải đánh giá được khả năng hiện tại và tiềm ẩn của họ trongviệc cung ứng hàng hoá cho doanh nghiệp Việc lựa chọn nhà cung cấp vớigiá rẻ nhất cũng như với chi phí vận tải nhỏ nhất ảnh hưởng không nhỏ tớigiá thành sản phẩm, làm tăng lợi nhuận Vì vậy việc lựa chọn nhà cung cấp

có ý nghĩa rất quan trọng đối với nhà quản trị

2.1 Các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp

- Giá mua và điều kiện thanh toán: giá phải trả cho sản phẩm và chi phí

mua hàng, điều kiện thanh toán; để đánh giá giá thành mua hàng cần căn cứ vàogiá thị trường, chi phí vận chuyển, thuế, các ưu đãi trong thanh toán và muahàng…

- Chất lượng và tính khả ứng của mặt hàng mua: nhãn hiệu hàng hóa, chất

lượng hàng hóa, khả năng thích ứng của sản phẩm trên thị trường…điều nàythường được thể hiện qua tiêu chuẩn chất lượng mà họ đạt được thong qua các kìkiểm tra và đánh giá chất lương như các tiêu chuẩn ISO, huy chương tại các hộichợ…

- Thời hạn và tính kịp thời của việc giao hàng: thời hạn giao hàng có được

đảm bảo không, nhà cung cấp thường xuyên giao hàng đúng hẹn hay sai hẹn và tạisao sai hẹn…

- Khả năng thích nghi của người bán với nhu cầu đặc biệt

- Khả năng kĩ thuật của nhà cung cấp: khả năng trong đổi mới sản phẩm,

trong đảm bảo giải quyết tốt các vấn đề về kĩ thuật và công nghệ trong các hoàn

cảnh đặc biệt, hoặc trong các đơn đặt hàng đặc thù; khả năng kĩ thuật giúp nhàcung cấp có khả năng thích ứng với các đòi hỏi của thị trường.

- Các dịch vụ trước, trong, sau bán và bảo trì

- Khối lượng và tính liên tục của nhà cung ứng: khả năng sản xuất của nhà

cung cấp đảm bảo tinhd liên tục cũng như chất lượng của nhà cung cấp hàng hóa,bao gồm chất lượng của trang thiết bị, khả năng nhân sự, tổ chức sản xuất, hệthống kiểm tra chất lượng, điều kiện làm việc

- Khả năng tài chính của nhà cung cấp: họ đang ở giai đoạn ổn định và

phát triển với tình hình tài chính lành mạnh hay đang ở thời kì thua lỗ và khó khăn

về tài chính

- Sự phản hồi đối với những sự cố phát sinh

- Quy mô sản xuất

Qua phân tích tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung ứng so sánh và cân nhắc nhữngngười cấp hàng, doanh nghiệp có thể chọn người cấp hàng cho mình Các nguyêntắc lựa chọn được đặt ra cân nhắc là:

- Nếu lựa chọn quá ít nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng với sốlượng mua nhiều doanh nghiệp có lợi thế mua hàng với giá ưu đãi, về lâu dài

có thể trở thành khách hàng truyền thống nhưng lại có hạn chế là rủi rocao khi nhà cung cấp gặp rắc rối không có đủ hàng hoặc không có hàngcung cấp cho doanh nghiệp trong trường hợp đó doanh nghiệp sẽ không kịpchuẩn bị đủ hàng để bán, đôi khi bị ép giá

- Ngược lại nếu lựa chọn nhiều nhà cung cấp cho mình có ưu điểm làgiảm được độ rủi ro, tránh được sự ép giá nhưng lại có hạn chế là không đ-ược giảm giá do mua ít, doanh nghiệp khó trở thành bạn hàng truyền thống,tính ổn định về giá cả và chất lượng không cao các nhà quản trị cần có sựlựa chọn hợp lý Ngoài ra các nhà quản trị cần chú ý đến vấn đề sau:

- Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang sẵn có nhà cungứng (tức là những mặt hàng doanh nghiệp đang kinh doanh) thì việc có cầnphải tìm kiếm các nhà cung cấp mới hay không cần phải dựa trên nguyên tắc

“ nếu các nhà cung cấp còn làm cho chúng ta hài lòng thì còn tiếp tục muahàng của họ ”

- Đối với những hàng hoá mới được đưa vào danh mục mặt hàngkinh doanh của doanh nghiệp hoặc trong trường hợp phải tìm kiếm nhà cungcấp mới thì cần phải tiến hành nghiên cứu kĩ các nhà cung cấp

2.2 Phương pháp lựa chọn nhà cung cấp

Việc lựa chọn nhà cung cấp phải xem xét trên 2 loại mặt hàng:

Thứ nhất, đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang có sẵn nhà cungcấp (mặt hàng doanh nghiệp đang kinh doanh) thì việc có cần tìm nhà cung cấpmới hay không cần phải dựa trên nguyên tắc “nếu các nhà cung cấp còn làm chochúng ta hài long thì còn tiếp tục mua hàng của họ” Nghĩa là doanh nghiệp nêntiếp tục mua hàng của nhà cung cấp hiện thời nếu đáp ứng được nhu cầu và kếhoạch mua hàng của doanh nghiệp Tuy nhiên, cũng cần phải có sự kiểm tra, đánhgiá khách quan quá trình cung cấp hàng hóa của họ cho doanh nghiệp để việc muahàng được tốt hơn

Thứ hai, đối với những hàng hóa mới được đưa vào danh mục mặt hàng kinhdoanh hoặc những mặt hàng mà các nhà cung cấp không đáp ứng được nhu cầu củadoanh nghiệp thì phải tìm nhà cung cấp mới

Trên cơ sở các tiêu chuẩn lựa chọn, doanh nghiệp có thể sử dụng cácphương pháp để lựa chọn nhà cung cấp sau:

- Phương pháp dựa vào kinh nghiệm: Nhà quản trị mua hàng có thể bằngkinh nghiệm, sự từng trải và vốn sống của bản than trong suốt quá trình hoạt độngcủa mình để lựa chọn nhà cung cấp Phương pháp này đơn giản, các quyết địnhđưa ra nhanh chóng, song mang tính chủ quan, định kiến hoặc thiên kiến, có thểmắc sai lầm trong việc đánh giá và lựa chọn

- Phương pháp thang điểm: nhà quản trị sử dụng các tiêu chuẩn đánh giá đốivới nhà cung cấp, kết hợp với các phương pháp cho điểm theo các tiêu chuẩn, sắpxếp thứ tự ưu tiên dựa trên tổng số điểm của các tiêu chuẩn đối với từng nhà cungcấp từ đó đưa ra các quyết định lựa chọn mang tinh khách quan Theo phươngpháp này, doanh nghiệp có thể áp dụng quy trình lựa chọn nhà cung cấp:

+ Xác định các tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp;

+ Xác định trọng số cho từng tiêu chuẩn, cho điểm nhà cung cấp theo các tiêuchuẩn và tiến hành lựa chọn

* Quy trình lựa chọn nhà cung cấp có thể bao gồm các bước cơ bản sau:

- Bước 1:Thu nhập thong tin về nhà cung cấp: Do có nhiều nhà cung cấpcùng cung cấp một hoặc nhiều chủng loại sản phẩm giống nhau, nên đẻ có quyếtđịnh chính xác trong mối quan hệ hợp tác

- Bước 2:Lập danh sách nhà cung cấp ban đầu: Các nhà cung cấp được cậpnhật vào danh sách ban đầu

- Bước 3:Lập tiêu chí đánh giá: Để đánh giá nhà cung cấp, công ty xem xétcác vấn đề liên quan tới nhà cung cấp, sắp xếp theo mức độ quan trọng hoặc chotrọng số các tiêu điểm

- Bước 4: Tiến hành đánh giá nhà cung cấp theo tiêu chí đã chọn Sau khixem xét và đánh giá tiềm năng của từng nhà cung cấp, người được phân công đánhgiá sẽ tiến hành phân loại chọn lọc nhà cung cấp dự vào tiêu chí đánh giá, cácchuẩn mực lựa chọn, đánh giá và đánh giá lại

Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể thăm quan nhà xưởng vàđánh giá trực tiếp cơ sơ vật chất, giấy phép thành lập, kinh doanh và khả năng củanhà cung cấp

- Bước 5: Lập danh sách nhà cung cấp chính thức Danh sách nhà cung cấpđược chọn phải lập theo thứ tự từ kết quả đánh giá

- Bước 6: Lưu hồ sơ Danh sách nhà cung cấp được chọn được cập nhậtthường xuyên và phải duy trì hồ sơ các kết quả đánh giá và mọi hoat động cần thiếtphát sinh từ việc đánh giá

-Bước 7: Đánh giá lại nhà cung cấp: Trong thời gian định kì hoặc đột xuất,công ty tiến hành đánh giá lại nhà cung cấp có tên trong danh sách nhà cung cấpchính thức và vẫn đang cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho Công ty

* Sơ đồ quy trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp

Người thực hiện Quy trình Tài liệu

Tiêu chuẩnđánh giá NCC

Danh sách NCCchính thức

Làm lại quytrình

3 Thương lượng và đặt hàng

Yêu cầu đánh giá nhà cung

cấp

Thu thập thông tin

Danh sách NCC ban đầu