tiểu luận thương mại điện tử đề tài electronic data interchange (edi)

Cụ thể hơn, EDI đem lạinhững lợi ích sau: • Sự tiện lợi của việc trao đổi chứng từ giao dịch cả trong và ngoài giờlàm việc • Chi phí giao dịch thấp hơn • Quan hệ đối tác đem lại hiệu suấ

Trường Đại Học Hùng Vương Tp Hồ Chí Minh

Khoa Quản Trị Kinh Doanh

Thương Mại Điện Tử

Giảng viên: Ths Phạm Minh

4 Nguyễn Phú Thuận( NT )

5 Phan Mạnh Cường

6 Phạm Lê Nghiêm

7 Nguyễn Duy Việt

1

MỤC LỤC

Trang

I Khái niệm và những thông tin cơ bản về EDI

……… ……… 3

(Electronic Data Interchange) 1 Khái niệm ………

… 3 2 Những thông tin cơ bản về EDI ………

……… 3

 EDI internet ………

……… 3

 EDI truyền thống ………

……… 4

 Lợi ích khi sử dụng EDI ………

……… 4

 Chuẩn trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) ………

……… 4

II Tình hình phát triển EDI ở các nước trên thế giới……… 4

1 Quá trình phát triển và ứng dụng EDI ở các nước khác trên thể giới………4

2 Những ứng dụng EDI tại Việt Nam trong những năm đầu thế kỉ 21………6

III Phân loại EDI………

………… 10

1 EDI truyền thống……… 10

2

Phụ lục 2: XML - ngôn ngữ Web thế hệ kế tiếp

Phụ lục 3 : Những bài học thực tế từ việc sử dụng EDI

I. Khái niệm và những thông tin cơ bản về EDI (Electronic Data

Dưới góc độ là một sinh viên, tôi hiểu và định nghĩa về EDI như sau:

EDI là một quá trình trao đổi dữ liệu (văn bản, hóa đơn, chứng từ, thanh toán tiền khám bệnh, trao đổi kết quả xét nghiệm…), từ máy tính này, sang máy tính khác Quy trình này có thể được diễn ra trong nội bộ hoặc giữa các đối tác với nhau, tùy theo mục đích của những người tham gia sử dụng, và được sự thỏa thuận, nhất trí của các bên tham gia về các điều khoản quy định chung.

1 Những thông tin cơ bản về EDI :

3

 Qui trình hoạt động EDI

Tùy theo là hình thức EDI truyền thống hay EDI Internet, mà có những quitrình khác nhau

EDI Internet:

Hệ thống máy tính của công ty bạn sẽ hoạt động như một kho dự trữcác dữ liệu cần thiết để hỗ trợ các giao dịch đó Khi được sử dụng, EDI rútthông tin từ những ứng dụng của công ty và truyền tải các chứng từ giao dịchphi giấy tờ dưới dạng máy tính đọc được qua đường dây điện thoại hoặc cácthiết bị viễn thông khác Ở đầu nhận, dữ liệu có thể nhập trực tiếp vào hệthống máy tính của đối tác, được tự động xử lý với các ứng dụng nội bộ tạinơi nhận Toàn bộ quá trình này diễn ra trong vài phút mà không cần phải gõlại thông tin và tránh cho các bên những phiền toái về giấy tờ đi kèm với việc

xử lý văn bản bằng tay Sử dụng EDI sẽ giúp tăng giá trị khoản đầu tư củacông ty bạn cho việc ứng dụng phần mềm giao dịch Hơn nữa việc tạo, gửi vànhận các chứng từ giao dịch EDI có thể được tự động hoá và tích hợp vớinhững ứng dụng máy tính hiện hành trong nội bộ công ty

EDI truyền thống:

Qui trình cũng giống như trên, nhưng dữ liệu khi truyền sang máy tínhcủa các đối tác, dưới hình thức giấy tờ, chứ không nhập trực tiếp vào hayđược mã hóa dữ liệu

Phần này sẽ được phân lọai các hình thức EDI ở những đề mục tiếp theo

4

 Lợi ích khi sử dụng EDI

Những ích lợi chung nhất của EDI là tốc độ cao, tính kinh tế và sựchính xác trong việc xử lý chứng từ giao dịch Cụ thể hơn, EDI đem lạinhững lợi ích sau:

• Sự tiện lợi của việc trao đổi chứng từ giao dịch cả trong và ngoài giờlàm việc

• Chi phí giao dịch thấp hơn

• Quan hệ đối tác đem lại hiệu suất cao hơn

 Chuẩn trao đổi dữ liệu điện tử (EDI)

Một bộ chuẩn EDI là một khung hướng dẫn cho một loạt các địnhdạng dữ liệu thống nhất dùng để tạo những phiên bản điện tử đọc được bằngmáy tính thay thế cho tài liệu giấy truyền thống Trong số những định dạng

dữ liệu chuẩn ra đời sớm nhất, nhiều định dạng được tạo ra và sử dụng bởimột ngành công nghiệp cụ thể để phục vụ cho việc trao đổi tài liệu trongphạm vi ngành đó, hoặc bởi một công ty cụ thể để phục vụ cho việc trao đổichứng từ với nhà cung cấp Khi EDI phát triển hơn, các chuẩn áp dụng riêngcho công ty hoặc cho ngành (còn gọi là chuẩn đơn dụng) trở nên ít phổ biến

so với chuẩn công cộng

Đề có thêm nhiều thông tin và hiểu rõ về EDI, phần này sẽ được nhóm trìnhbày với những đề mục phía sau

II. Tình hình phát triển EDI ở các nước trên thế giới

1 Quá trình phát triển và ứng dụng EDI ở các nước khác trên thế giới:

Trao đổi dữ liệu điện tử đã được ứng dụng khá lâu và phổ biến ở cácnước Châu Âu, sau khi thu thập được một ít số liệu về sự phát triển của EDI,nhóm 5 xin được vẽ lại biểu đồ phát triển khái quát về EDI như sau :

Ngoài ra, trong quá trình làm bài, nhóm 5 đã thu thập được số liệu sau

ở các nước thuộc khu vực Châu Á, về tình hình phát triển EDI trong những năm đầu thế kỷ XXI

Hàn Quốc: Ở Hàn Quốc tất cả các loại thông điệp điện tử (EDI, XML

và XML/EDI) đều được chuẩn hóa bởi Ủy ban EDIFACT Hàn Quốc – KEC Theo báo cáo tại AFACT 2008, tính đến tháng 8/2008 KEC đã phê chuẩn

610 thông điệp chuẩn (262 EDI, 53 XML/EDI, 295 XML)

cụ thể trong các ngành, lĩnh vực như thương mại, bảo hiểm, tài chính, hải quan, điện tử, đóng tàu, vận tải biển, phân phối, ô tô-xe máy…

Nhật Bản: Hội đồng trao đổi dữ liệu điện tử (JEDIC) là tổ chức hoạt

động nhằm phổ biến và thúc đẩy EDIFACT, thúc đẩy quá trình chuẩn hóa với cả người bán và người mua cho các giao dịch kinh doanh Gần đây, JEDIC đã đưa ra một bản khảo sát về hiện trạng sử dụng EDI cho 58 tổ chức trong lĩnh vực công nghiệp tại Nhật Bản Kết quả cho thấy 59,4% các tổ chứchiện nay đang áp dụng EDI trong công tác hành chính và 53,9% đang áp dụng EDI trong lĩnh vực Marketing

Đài Loan: EDI được sử dụng chính nhằm mục đích phát triển ngành

Tài chính Năm 2007, tổng lượng giao dịch giữa các ngân hàng dùng chuẩn EDI đạt đến 3.012.961 giao dịch với tổng giá trị lên đến 91.145 triệu USD, trung bình mỗi giao dịch trị giá 30.300 USD

2 Những ứng dụng EDI tại VIệt Nam trong những năm đầu thế kỷ 21

Hệ thống thông tin Visa điện tử hàng dệt may xuất khẩu Việt Nam sang Hoa kỳ

Chương trình được phát triển bởi Hải quan Hoa Kỳ sử dụng trao đổi

dữ liệu điện tử để truyền thông tin về Visa hàng dệt may 14 nước tham gia vào hệ thống ELVIS để truyền thông tin Visa dệt may sang Hoa Kỳ Đơn vị tham gia truyền và xử lý dữ liệu Kleinschmidt Company (Đức)

LỊCH SỬ

 10/10/2003: chính thức gửi công văn sang Hải quan Hoa Kỳ

 12/2003: Ký thỏa thuận EDI với công ty Kleinschmidt Co

 19/2/2004: Ký thỏa thuận triển khai hệ thống ELVIS

 22/3/2004: Tiến hành truyền dữ liệu Visa Dệt may qua ELVIS

KẾT QUẢ

 Đã truyền hơn 60.000 visas từ đầu năm 2004

 Ngăn chặn làm giả Visa

 Giám sát và quản lý việc cấp Quota dễ dàng

 Hỗ trợ tất cả các thông tin liên quan đến visa cho doanh nghiệp

 Tiết kiệm thời gian

- Hệ thống EDI tại cảng Hải Phòng

Ngày 21/11/2003, Tổng Giám đốc Cảng Hải Phòng đã ký quyết định triển khai xây dựng hệ thống kết nối dữ liệu điện tử EDI với Hãng tàu APM Ngày 14/6/2004, sau hơn 6 tháng phối hợp với Hãng tàu APM, toàn bộ hệ thống EDI

đã được xây dựng và Hãng tàu đã chính thức dùng số liệu EDI để khai thác container tại Cảng Hải Phòng

Hệ thống được xây dựng theo tiêu chuẩn quốc tế EDIFACT, ghép nối lấy dữ liệu quản lý container từ hệ thống thông tin quản lý MIS hiện tại của Cảng để tạolập các báo cáo điện tử theo mẫu chuẩn quốc tế gửi cho các hãng tàu

Hệ thống EDI cảng HP bao gồm 2 phần chính:

- Phần khai thác bãi container (theo chuẩn quốc tế gọi là CODECO) bao gồm

các tác nghiệp, phương án dịch chuyển container: nhập bãi, xuất bãi, đóng hàng

và rút hàng

- Phần khai thác tàu (theo chuẩn quốc tế gọi là COARRI) bao gồm các tác

nghiệp dỡ container, xếp container và vận chuyển

Giao diện chương trình tạo báo cáo các tác nghiệp trên bãi

(CODECO) cho hãng tàu

Các thông tin về một dữ liệu hàng hóa theo tiêu chuẩn EDIFACT

- Hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử Unilever Việt Nam và Metro & Carr

Sử dụng một hệ mã vạch (barcodemapping) và kết nối kỹthuật với nhau thông qua các trung tâm (hub) Thông qua hệ thốngnày dữ liệu giữa Metro và Unilever được đọc, hiểu và xử lý tự động

III. Phân loại EDI :

1 EDI truyền thống :

Hình thức trao đổi dữ liệu qua máy tính, nhưng vẫn còn sử dụng đếncác hình thức vận chuyển vật lý giữa các chủ thể tham gia Trước khi hìnhthức cải tiến của nó: EDI Internet ra đời, thì nó vẫn là một phương thức cảitiến đáng kể trong lĩnh vực thương mại, sản xuất

Ví dụ: Việc lưu, chép dữ liệu qua USB, đĩa mềm, đĩa CD, VCD… từmáy tính này qua máy tính khác

Do EDI truyền thống tồn tại nhiều mặt hạn chế, EDI Internet ra đời

để khắc phục một số nhược điểm sau đây của nó: (Hạn chế của EDI truyền

thống)

 Thời gian xử lý chậm, tài liệu luân chuyển giữa các đối tác thương mại

là nguyên nhân chủ yếu làm tăng thời gian xử lý Đặc biệt, trongngành công nghiệp sản xuất, trường hợp cùng một thông tin đượcnhập vào hai lần là việc rất bình thường

 Tăng chi phí: vì thông tin cần được nhập liệu ở từng khâu, nên cácbước tiến hành trong chu trình xử lý chậm, lưu trữ dữ liệu nhập vàokhá tốn kém

 Vì khâu luân chuyển dữ liệu giữa người mua và người sản xuất khôngđược xác minh rõ ràng và chắc chắn, dẫn đến giữa hai bên chủ thểphải gọi điện hoặc liên lạc thường xuyên để xác nhận với nhau

EDI là một hình thức trao đổi dữ liệu cải tiến và được sử dụng rất phổ biến.Việc thực hiện EDI có tác động đến tấc cả chủ thể tham gia, cho nên khôngthể thực hiện một bên Vì thế, EDI Internet ra đời như một bước tiến so vớiEDI truyền thống

Lợi ích của EDI internet mang lại :

 Giảm chi phí giao dịch cho việc trao đổi thông tin, chi phí giấy tờ, thưtín, lưu trữ dữ liệu

 Tiết kiệm thời gian vì không cần phải nhập dữ liệu nhiều lần, giảmthiểu sai sót trong quá trình nhập liệu, giảm chi phí xử liệu bằng tay,tăng tính chính xác của thông tin

 Có thể xác minh được dữ liệu, thông tin, văn bản gửi đi cho đối tác đã nhậnđược hay chưa, và có thể xem xét, theo dõi, quản lý qui trình vận chuyển hànghóa trong từng giai đoạn.Thúc đẩy các nhà cung cấp tăng tính cạnh tranh củacông ty và của cả ngành công nghiệp, cải thiện mối quan hệ thương mại vàcủng cố quan hệ giữa khách hàng và nhà cung cấp

Trong EDI inernet có một thuật ngữ thường được sử dụng để nói về

dữ liệu được trao đổi thông qua mạng Internet, gọi là Dung liệu

Ví dụ: hàng hóa số là tin tức, nhạc, phim, các chương trình phát thanh, truyền

hình, chương trình phần mềm, ý kiến tư vấn, vé máy bay, vé xem phim, hợpđồng bảo hiểm…

Trước đây, dung liệu được trao đổi dưới dạng hiện vật bằng cách đưa vào đĩa,vào băng, in thành sách báo, văn bản, đóng gói bao bì chuyển đến tay người sửdụng hoặc đến điểm phân phối… để người sử dụng mua và nhận trực tiếp

Ngày nay, dung liệu được số hóa và truyền gửi theo mạng gọi là giao gửi sốhóa Các tờ báo, tư liệu công ty, ca – ta – lô sản phẩm lần lượt đưa lên web gọi

là sách điện tử Các chương trình phát thanh, truyền hình, giáo dục, ca nhạc, kểchuyện… cũng được số hóa, truyền qua Internet, người sử dụng tải xuống và

sử dụng thông qua màn hình và thiết bị âm thanh của máy tính điện tử

Trong EDI Internet, hình thức dữ liệu được truyền đi được phân thành 2 loại:

+ Truyền file : Là phiên bản mở rộng của EDI kiểu truyền theo lô

hiện tại, trong đó thông điệp EDI được truyền và nhận trong dạng file Giaothức truyền thông chuẩn được sử dụng bao gồm giao thức FTP (giao thứctruyền file), SMTP/MIME (giao thức thư ) hoặc giao thức ZENGIN (Liên đoàncác hiệp hội ngân hàng Nhật Bản), dựa trên TCP/IP… Giao thức ZENGIN chỉđược dùng trong nội địa của Nhật

+ Kiểu WWW : Bằng cách chuyển đổi thông điệp EDI sang định

dạng HTML* và đăng ký trên máy phục vụ WWW, thông điệp EDI có thể đọcđược và nhập vào dễ dàng từ trình duyệt WWW HTTP được sử dụng như giaothức truyền thông Hệ thống EDI loại này thường được sử dụng cho các doanhnghiệp vừa và nhỏ

Nhưng Web-EDI cũng còn một số trở ngại Một là khó có khả năng hoạt độngliên mạng Hai là dữ liệu EDI của Web-EDI khó kết nối tự động tới hệ thốngmáy tính cuối của người sử dụng Internet EDI /XML* đã giải quyết được cácvấn đề này Những tiêu chuẩn này về cơ bản dựa trên các công nghệ XML.Giải pháp dùng để thực hiện EDI là XML/EDI

(Ở cuối bài tiểu luận, nhóm có cập nhật một số thông tin trong phụ lục 2 vềHTML và XML)

HTML sử dụng tập thẻ (tag) hữu hạn để định ra thông tin cơ bản về cấu trúc tài liệu Do là ngôn ngữ đánh dấu nên HTML rất dễ sử dụng, bất kỳ ai cũng

có thể xây dựng từ đầu trang Web cơ bản theo yêu cầu riêng.

3 EDI hỗn hợp :

Hình thức trao đổi dữ liệu điện tử thông qua máy tính, tuy nhiên EDIhỗn hợp xảy ra giữa các đối tác với nhau, hình thức EDI Internet và EDItruyền thống được sử dụng song song giữa các đối tác với nhau

IV. Các hình thức chuẩn hóa trong việc trao đổi dữ liệu điện tử:

Tiêu chuẩn hoá là một hoạt động thiết lập các điều khoản để sử dụng chung và lặp đi lặp lại đối với những vấn đề thực tế hoặc tiềm ẩn, nhằm đạt được mức độ trật tự tối ưu trong một khung cảnh nhất định (Theo ISO)

Tiêu chuẩn hoá là hoạt động bao gồm: đưa ra tiêu chuẩn và áp dụng tiêuchuẩn

Một số tổ chức về tiêu chuẩn trong TMĐT: ISO, UN/CEFACT, AFACT,OASIS, EDIFRANCE, GS1,…

Trong thương mại, tiêu chuẩn làm cho người mua và người bán có thể

dễ dàng hiểu nhau khi đàm phán về một mặt hàng dựa trên các tiêu chí thôngtin về sản phẩm hàng hóa đã được tiêu chuẩn hóa Tuy nhiên, tiêu chuẩn cũngtạo ra những cản ngại nhất định Do tồn tại nhiều loại tiêu chuẩn giữa các

quốc gia, khu vực nên hàng hóa khi nhập khẩu vào một nước có thể bị bắtbuộc phải theo những tiêu chuẩn của nước ấy Vì vậy, hàng hóa có thể khôngbán được vào thị trường nước có tiêu chuẩn khắt khe hoặc phải tốn thêm chiphí để đáp ứng các tiêu chuẩn đó và mất thêm thời gian khi giao hàng đểkiểm tra xem hàng hóa có phù hợp với tiêu chuẩn của nước nhập khẩu haykhông.

Sự phức tạp nêu trên dẫn đến việc bài toán tích hợp các hệ thống ứngdụng trong nội bộ doanh nghiệp như: kế toán, bán hàng, sản xuất, kiểm kho,

… Nếu giải quyết được những khó khăn đó thì mới có thể giải quyết mộtcách tổng thể giải pháp ERP trong doanh nghiệp, vấn đề này vẫn còn là mộtthách thức lớn cho ngành công nghiệp công nghệ thông tin tại Việt Nam Tuynhiên, đã có những bước tiến trong việc phát triển hệ thống chuẩn hóa

Để tránh tình trạng các giao dịch tự phát cũng như các doanh nghiệploay hoay tự tìm cho mình một tiêu chuẩn riêng thì cần có sự thống nhất giữacác tổ chức, các đối tác tham gia vào hệ thống chung để có thể nói cùng mộttiếng nói đó là tiêu chuẩn

CÔNG TY A CÔNG TY B

CÔNG TY E CÔNG TY F

Tiêu chuẩn

Các doanh nghiệp thống nhất chung một chuẩn trao đổi dữ liệu

Hiện nay Việt Nam có 2 bộ tiêu chuẩn GS1 eCom bổ sung cho nhau:

- GS1 EANCOM - tiêu chuẩn của GS1 cho EDI truyền thống, là một phần đãđược đơn giản hóa của UN/EDIFACT

- GS1 XML - một bộ giản đồ XML mô tả cấu trúc và nội dung của tài liệukinh doanh

Khi sử dụng EDI, GS1 khuyến cáo là nên dùng GS1 EANCOM, mộthướng dẫn áp dụng chi tiết của các gói tin tiêu chuẩn UN/EDIFACT sử dụngcác Ký hiệu nhận dạng của GS1 và để điều khiển có hiệu quả giản đồ GS1

XML thương mại điện tử dựa trên internet để cung cấp một ngôn ngữ gói tinthương mại toàn cầu dành cho thương mại điện tử Dịch vụ thông tin EPC(EPCIS - EPC Information Service) xây dựng một giao diện cho việc chia sẻ

dữ liệu, cả bên trong công ty và giữa các công ty Việc chia sẻ này nhằm mụcđích cho phép các bên tham gia trong mạng lưới EPC chia sẻ về việc bố tríGTIN (hoặc EPC) cho các đối tượng tùy theo bối cảnh thương mại tươngứng

V. Tình hình phát triển và những khó khăn khi sử dụng EDI ở

Việt Nam:

Tại Việt Nam, các tiêu chuẩn được đa số các tổ chức và doanh nghiệpbiết đến và sử dụng trong trao đổi dữ liệu điện tử là XML Tiêu chuẩn nàythường được sử dụng vào sao lưu các cơ sở dữ liệu, trao đổi dữ liệu điện tửgiữa các tổ chức doanh nghiệp khác nhau, hoặc giữa các chi nhánh của một

tổ chức, doanh nghiệp như ngân hàng, công ty chứng khoán, hải quan…Hẩuhết các tổ chức, doanh nghiệp được khảo sát đang áp dụng theo chuẩn địnhdạng XML do doanh nghiệp tự xây dựng và công bố để áp dụng

Trong những năm gần đây, Tổng cục Hải quan đã triển khai áp dụngcông nghệ thông tin trong thủ tục hải quan đối với hàng xuất/ nhập khẩu, cụthể là triển khai áp dụng “khai báo hải quan trực tuyến” Bên cạnh đó, Tổngcục hải quan cũng triển khai áp dụng trao đổi dữ liệu bằng EDI Tuy nhiên,trong việc áp dụng công nghệ thông tin, ngành hải quan cón có những khókhăn bất cập sau:

+ Việt Nam chưa đủ cơ sở pháp lý để áp dụng EDI và để kết nối vớicác bên liên quan, nên trong Thủ tục hải quan điện tử vẫn còn nhiều khâu xử

lý bằng thủ công và dựa trên giấy tờ nên không thuận tiện cho EDI

+ Kiến trúc hạ tầng tin học chưa sẵn sàng cho trao đổi bằng EDI vớitất cả các đối tác trong và ngoài nước và chưa có đội ngũ chuyên viên đápứng yêu cầu áp dụng EDI ở mức độ toàn diện

+ Việc trao đổi EDI qua Internet gặp các khó khăn như: tính bảo mậtcủa dữ liệu; tính hoàn thiện của thông tin; nhân chứng

+ Ngành chưa có thông tin và chưa áp dụng các tiêu chuẩn của GS1như một công cụ kết hợp với việc áp dụng công nghệ thông tin và trao đổi dữliệu bằng EDI