GIÁO TRÌNH TIN HỌC ỨNG DỤNG - CHƯƠNG 3 ppt

Chú ý: * Để vào làm việc với một menu nào đó, ta có thể thực hiện bằng cách bấm phím F10 hoặc giữ phím Alt và bấm phím ký tự gạch chân có trong tên menu cần chọn, sau đó sử dụng các ph

☻Chương 3: MicroSoft Excel

1 Giới thiệu chung

Microsoft Excel là chương trình do hãng Microsoft thiết kế chuyên dùng cho việc lập các bảng biểu, biểu đồ phục vụ công tác kế toán, văn phòng trên môi trường Windows Ngoài việc sử dụng để lập các bảng biểu giống như việc lập biểu trong Microsoft Word, Microsoft Excel còn có thể thực hiện được nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp Tổ chức và lưu trữ thông tin dưới dạng bảng Thao tác trên bảng tính có thể tạo ra các báo cáo tổng hợp hoặc phân tích có kèm theo các biểu đồ, hình vẽ minh hoạ

Từ phiên bản Microsoft Excel 5.0 trở về trước được Microsoft bố trí như một phần mềm riêng biệt Còn từ phiên bản Microsoft Excel 6.0 trở lại đây, Microsoft đã tổ hợp với một số chương trình ứng dụng phổ biến khác của Microsoft như: Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, thành một bộ phần

mềm chuyên dùng phục vụ cho công tác văn phòng và lấy tên chung là: Microsoft Office với phiên bản đi kèm theo sau

Trong phần này, chúng tôi sẽ giới thiệu và mô phỏng về Microsoft Excel

nằm trong bộ phần mềm Microsoft Office XP (hay còn gọi là Microsoft Office 2002) được cài đặt trên hệ điều hành Windows XP

2 Làm quen với Excel

2.1 Khởi động Excel

Để khởi động Excel, ta thực hiện qua các bước sau:

- Kích chuột vào nút Start

- Chọn mục All Programs (ở chế độ mặc định của Windows XP) hoặc chọn mục Programs (nếu Windows XP sử dụng tùy chọn Classic Start menu)

- Kích chuột vào biểu tượng Microsoft Excel( )

Ngoài ra:

* Ta có thể đưa biểu tượng ra Desktop để thuận tiện hơn trong quá trình sử dụng Khi đó, ta có thể kích đúp chuột vào biểu tượng này để khởi động Excel

* Ta có thể kích đúp chuột vào tên tập tin WorkBook (tập tin WorkBook là

tập tin có giá trị phần mở rộng ngầm định là XLS) cần mở của Excel Khi đó, chương trình Excel sẽ tự động chạy và mở tập tin WorkBook đó ra

Hình 3.1: Minh họa khởi động Microsoft Excel

2.3 Màn hình giao diện của Excel

Sau khi tiến hành khởi động Microsoft Excel, chúng ta sẽ nhìn thấy màn hình chính của Excel có giao diện nh− hình 3.2:

Hình 3.2: Màn hình giao diện của Excel

Trong đó:

1 Menu điều khiển (Control menu box): Chứa các lệnh dùng để di chuyển,

thay đổi kích thước cửa sổ hoặc đóng cửa sổ

Kích hoạt menu điều khiển bằng cách kích chuột vào menu điều khiển hoặc bấm tổ hợp phím Alt + SpaceBar

2 Thanh tiêu đề (Title bar): Hiển thị tiêu đề của cửa sổ bao gồm 2 phần:

Tên chương trình ứng dụng (Microsoft Excel) và tên tập tin WorkBook đang làm

việc hiện tại trong Excel

3 Thanh menu (Menu bar): Chứa một số lệnh thường sử dụng trong Excel

Các lệnh này được phân chia thành từng nhóm và bố trí vào trong các menu tương ứng có trên thanh menu

Ví dụ: Menu File chứa một số lệnh liên quan đến tập tin WorkBook như mở

tập WorkBook tin mới, mở tập tin WorkBook đã có, cất giữ nội dung tập tin WorkBook, in nội dung tập tin WorkBook,

) Chú ý:

* Để vào làm việc với một menu nào đó, ta có thể thực hiện bằng cách bấm

phím F10 hoặc giữ phím Alt và bấm phím ký tự gạch chân có trong tên menu

cần chọn, sau đó sử dụng các phím di chuyển con trỏ để đưa hộp sáng đến chức năng cần chọn và bấm phím Enter

* Để thoát khỏi hệ thống menu bấm phím ESC

* Trong quá trình làm việc với hệ thống menu, nếu:

+ Các lệnh chọn mờ là không thể thực hiện được tại thời điểm đó

+ Các mục chọn có dấu " " theo sau là mục chọn còn chứa một số lệnh chọn con khác

+ Các lệnh chọn có tổ hợp phím đi bên cạnh là lệnh chọn có thể thực hiện

được bằng cách bấm tổ hợp phím tương ứng đó

4 Thanh công cụ (Toolbars): Bao gồm một số biểu tượng đại diện cho một

số lệnh thường sử dụng trong Excel

Như vậy, để thực hiện một lệnh Excel trong nhóm các lệnh thường được sử dụng, có 3 cách sau thường được sử dụng:

Cách 1: Chọn lệnh từ menu tương ứng

Cách2: Kích chuột vào biểu tượng lệnh tương ứng

Cách 3: Bấm phím hàm hoặc tổ hợp phím tương ứng với lệnh cần thực hiện

Ngoài ra, còn một số cách khác như sử dụng menu ngắn, khai báo và thực hiện Macro

5 Nút cực tiểu (Minimize): Thu cửa sổ Excel về kích thước cực tiểu Khi

Excel đang có kích thước cực tiểu, ta chỉ có thể nhìn thấy biểu tượng của Excel trên thanh tác vụ của Windows Nếu muốn quay trở lại cửa sổ Excel, ta kích chuột vào biểu tượng Excel trên thanh tác vụ

6 Nút cực đại (Maximize): Có tác dụng đưa cửa sổ Excel về kích thước cực

đại Khi cửa sổ Excel đang có kích thước cực đại thí nút cực đại sẽ hoán đổi sang

chức năng Khôi phục về kích thước trước đó (Restore Down) Như vậy, nút cực

đại cho phép người sử dụng có thể thay đổi giữa 2 kích thước cực đại và kích thước không cực đại trước đó

7 Nút đóng cửa sổ (Close): Có tác dụng đóng cửa sổ Excel tương đương

với việc bấm tổ hợp phím: Alt + F4

8 Nút cực tiểu của cửa sổ hiển thị nội dung tập tin (Minimize Windows):

Khi ta kích thuột vào nút này, cửa sổ hiển thị nội dung tập tin WorkBook đang làm việc hiện tại sẽ đưa về kích thước cực tiểu

9 Nút đưa kích thước cực đại của cửa sổ hiển thị nội dung tập tin về kích

thước trước đó (Restore Windows): Khi cửa sổ hiển thị nội dung tập tin

WorkBook về kích thước trước đó, chức năng của nút này lại thay đổi sang chức

năng phóng cực đại(Maximize)

10 Nút đóng cửa sổ hiển thị nội dung tập tin (Close): Có tác dụng đóng

cửa sổ hiển thị nội dung tập tin WorkBook đang làm việc hiện tại tương đương

với việc bấm tổ hợp phím: Ctrl + F4

11 Thanh cuộn dọc (Vertical scroll bar): Cho phép xem nội dung bảng tính

bị che khuất phía trên hoặc dưới cửa sổ Trên thanh cuốn dọc có 2 mũi tên chỉ lên trên, xuống dưới và một hộp trượt Để xem nội dung bị che khuất, ta chỉ việc kích chuột vào mũi tên tương ứng hoặc thực hiện thao tác rê chuột trên hộp trượt

12 Thanh cuộn ngang (Hozizontal scroll bar): Cho phép xem nội dung

bảng tính bị che khuất phía bên trái hoặc bên phải cửa sổ Sử dụng thanh cuộn ngang tương tự thanh cuộn dọc

13 Thanh trạng thái (Status bar): Hiển thị một số thông tin về trạng thái

làm việc hiện tại như: chế độ Num Lock, Caps Lock, đang bật hay tắt, Excel

đang ở chế độ chờ chỉnh sửa hay đang chỉnh sửa nội dung,

14 Sheet tabs: Bao gồm tên các bảng tính đang có trong tập tin WorkBook

hiện tại Ta có thể di chuyển giữa các bảng tính này bằng cách kích chuột vào

tên bảng tính tương ứng hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+Page Up , Ctrl+Page Down

15 Tab scrolling buttons: Cho phép xem tên các bảng tính bị che khuất bên

trái hoặc bên phải của Sheet tabs

16 Tên hàng (Row numbers): Là tên các hàng có trong bảng tính Tên mỗi

hàng được đánh bằng một giá trị số tự nhiên tương ứng (xem mục Hàng trong phần Cấu trúc bảng tính để biết thêm chi tiết)

17 Tên cột (Column Letters): Là tên các cột có trong bảng tính Tên mỗi

cột được đánh bằng 1 hoặc 2 ký tự tương ứng (xem mục Cột trong phần Cấu trúc bảng tính để biết thêm chi tiết)

18 Hộp tên (Name box): Cho biết địa chỉ ô (hoặc tên ô nếu có đặt tên)

đang làm việc hiện tại hoặc cho phép chuyển nhanh đến một ô bất kỳ có trong bảng tính bằng cách gõ địa chỉ ô (hoặc gõ tên ô nếu có đặt tên) cần chuyển đến

vào Hộp tên (xem mục Ô trong phần Cấu trúc bảng tính để biết thêm thông tin

về Ô)

19 Thanh công thức (Formula bar): Cho phép xem hoặc chỉnh sửa công

thức cho ô hiện tại trong bảng tính Để biết giá trị trong ô có kiểu dữ liệu gì hãy nhìn vào giá trị hiển thị trong thanh công thức

2.5 Thoát khỏi Excel

Ta sử dụng một trong các thao tác đóng cửa sổ để thoát khỏi Excel Như chúng ta đã biết là có nhiều cách để đóng một cửa sổ trên hệ điều hành Windows Sau đây là những cách cơ bản thường được sử dụng:

Cách 1: Kích chuột vào nút Close của cửa sổ Excel

Cách 2: Bấm tổ hợp phím Alt + F4

Cách 3: Vào menu File, chọn lệnh Exit

) Chú ý: Khi thực hiện thao tác thoát khỏi Excel mà nội dung một tập tin

WorkBook đang mở nào đó chưa được cất giữ thì khi đóng đến tập tin WorkBook đó sẽ xuất hiện cửa sổ hỏi cất giữ có nội dung như sau:

Hình 3.3: Cửa sổ hỏi cất giữ nội dung WorkBook

Khi đó, ta thực hiện bằng cách:

Chọn Yes: Có cất giữ những thay đổi trong tập tin WorkBook đó

Chọn No: Không cất giữ những thay đổi trong tập tin WorkBook đang

chuẩn bị đóng

Chọn Cancel: Hủy bỏ thao tác đóng cửa sổ Excel

3 Quản lý tập tin sổ tay (WorkBook)

Tập tin thường dùng để lưu trữ nội dung các bảng tính điện tử của Excel có phần mở rộng là XLS Tập tin dạng này được gọi là tập tin Sổ tay (tập tin WorkBook)

Sau đây, chúng ta sẽ tìm hiểu một số thao tác thường sử dụng với tập tin WorkBook

Hình 3.4: Các biểu tượng thường dùng liên quan đến quản lý WorkBook

Hình 3.5: Các lệnh thường dùng liên quan đến quản lý WorkBook

3.1 Mở tập tin WorkBook mới

Hình 3.6: Khung tác vụ của Task Pane

Cách 1:

3 Vào menu File, chọn lệnh New

3 Chọn mục Blank Work Book từ khung tác vụ (Task pane) vừa xuất hiện ) Chú ý:

Khung tác vụ (task pane) thường nằm bên phải màn hình Khung tác vụ có

4 tính năng chính:

* Hiển thị danh sách các tập tin WorkBook làm việc lần cuối ở phần đầu

task pane và cho phép mở nhanh lại các tập tin đó cũng như cho phép mở các tập

tin Workbook khác có trên máy tính bằng cách kích chuột vào nút More workbook để chọn tập tin

* Mở tập tin bảng tính mới bằng cách kích chuột vào mục Bank WorkBook

* Mở một bảng tính đã có trên máy tính và cho cất giữ vào tập tin khác

bằng cách kích chuột vào mục Choose WorkBook và chọn tập tin

* Mở các mẫu bảng tính được xây dựng sẵn trong Excel bằng cách kích

chuột vào mục General templates và chọn mẫu

Cách 2: Kích chuột vào biểu tượng New trên thanh công cụ

Cách 3: Bấm tổ hợp phím Ctrl + N

3.2 Mở tập tin WorkBook đ∙ có

Cách 1: Vào menu File, chọn lệnh Open

Cách 2: Kích chuột vào biểu tượng Open trên thanh công cụ

Cách 3: Bấm tổ hợp phím Ctrl + O

Sau khi thực hiện bằng một trong các cách trên, Excel sẽ xuất hiện cửa sổ Open có nội dung như sau:

Hình 3.7: Cửa sổ Open cho phép chọn tập tin WorkBook cần mở

Từ cửa sổ này, ta thực hiện các bước tiếp theo như sau:

3 Mở thư mục chứa tập tin WorkBook cần mở (ta có thể kích chuột vào hộp Look in hoặc kích chuột vào biểu tượng phù hợp để mở thư mục cần làm việc)

3 Kích chuột vào tên tập tin WorkBook cần mở

3 Kích chuột vào nút Open hoặc bấm phím Enter

3.3 Cất giữ nội dung tập tin WorkBook

Cách 1: Vào menu File, chọn lệnh Save

Cách 2: Kích chuột vào biểu tượng Save trên thanh công cụ

Cách 3: Bấm tổ hợp phím Ctrl + S

) Chú ý:

* Nếu tập tin WorkBook đang làm việc hiện tại có tên là: Book X (Tên ngầm

định cho các WorkBook chưa được đặt tên X là một số tự nhiên) thì khi thực hiện

thao tác cất giữ, Excel sẽ xuất hiện cửa sổ Save as Khi đó, ta thực hiện tiếp các

bước sau để đặt tên mới cho tập tin WorkBook:

3 Nhập tên mới cho tập tin WorkBook hiện tại Tên mới không được trùng với tên tập tin đã có trong thư mục này Nếu trùng, nội dung tập tin cũ có thể sẽ

bị mất thay bởi nội dung mới

3 Kích chuột vào nút Save hoặc bấm phím Enter

* Khi đặt tên mới cho tập tin WorkBook, ta không cần nhập phần mở rộng

Khi đó, Excel sẽ tự động đặt phần mở rộng là XLS

* Excel có chế độ cho phép cất giữ tự động nội dung các WorkBook đã đặt tên sau một thời gian nhất định (ngầm định là 10 phút) Vì vậy, mỗi khi tạo một WorkBook mới, ta nên đặt tên ngay từ đầu để Excel giúp ta tự động cất giữ nội dung WorkBook trong quá trình làm việc

Hình 3.8: Cửa sổ Save as cho phép đặt tên mới cho WorkBook hiện tại 3.4 Di chuyển giữa các tập tin WorkBook đang mở

Như chúng ta đã biết, Excel cho phép mở đồng thời nhiều WorkBook tại cùng một thời điểm và tại mỗi thời điểm chỉ có thể làm việc duy nhất với một WorkBook Vì vậy, thao tác di chuyển giữa các WorkBook đang mở sẽ thường xuyên được sử dụng Ta có thể thực hiện bằng một trong các cách sau:

Cách 1: Vào menu Windows, bấm phím số tương ứng với WorkBook cần

chuyển đến Nếu không thấy tên WorkBook cần chuyển mặc dù đã mở thì chọn

lệnh More Windows và chọn tên WorkBook từ cửa sổ Activate vừa xuất hiện Cách 2: Bấm tổ hợp phím Ctrl + F6 để di chuyển tuần tự qua các

WorkBook đang mở

Hình 3.9: Minh họa di chuyển đến WorkBook đang mở bằng menu

3.5 Đóng tập tin WorkBook đang làm việc hiện tại

Cách 1: Vào menu File, chọn lệnh Close

Cách 2: Bấm tổ hợp phím Ctrl + F4 hoặc Ctrl + W

4 Cấu trúc của tập tin sổ tay (WorkBook)

Chúng ta đã biết, tập tin WorkBook trong Excel có phần mở rộng ngầm

định là XLS Trong tập tin WorkBook có thể có 1 hoặc nhiều bảng tính (sheets) Mỗi bảng tính bao gồm nhiều hàng (Rows) và nhiều cột (Columns) Mỗi hàng và mỗi cột gồm nhiều ô (cells) Các hàng, cột, ô trong bảng tính đều được đặt tên để thuận tiện cho quá trình làm việc

Sau đây, chúng ta sẽ tìm hiểu cụ thể từng thành phần có trong WorkBook:

4.1 Bảng tính (Sheet)

Một bảng tính gồm có 256 cột và 65536 hàng Như vậy, mỗi bảng tính sẽ chứa khoảng hơn 16 nghìn ô

Tên mỗi bảng tính được đặt ngầm định là Sheet X (X là số tự nhiên dùng để

chỉ số thứ tự của bảng tính) Thông thường, người sử dụng sẽ đặt lại tên của mỗi bảng tính cho dễ nhớ nội dung đã lưu trữ trong mỗi bảng tính đó Khi đó, phải chú ý rằng:

* Tên của mỗi bảng tính chỉ được đặt tối đa là 31 ký tự

* Không được đặt trùng tên 2 bảng tính trong cùng một WorkBook

4.2 Cột (Columns)

Cột bao gồm một tập hợp các ô trong bảng tính theo chiều dọc

Có 256 cột trong một bảng tính Mỗi cột được đặt tên theo qui tắc: Đánh tên cột từ trái qua phải theo trình tự: Từ A đến Z, từ AA đến AZ, từ BA đến BZ, ,

từ HA đến HZ, từ IA đến IU và cột cuối cùng đặt tên là IV

Độ rộng cột ngầm định là 9 ký tự Độ rộng tối đa của cột là 255 ký tự, tối thiểu là 0 ký tự

4.3 Hàng (Row)

Hàng là một tập hợp các ô trong bảng tính theo chiều ngang

Có 65536 hàng trong một bảng tính Tuần tự từ trên xuống dưới, mỗi hàng

được đặt tên bằng một giá trị số từ 1 đến 65536

4.4 Ô (Cell)

Ô là giao điểm của một cột và một hàng

Mỗi ô được xác định bởi một địa chỉ của ô Địa chỉ của một ô được xác định bởi một trong hai cách:

chỉ ô đánh theo cách 1

+ Địa chỉ tương đối cột, tuyệt đối hàng: <Tên cột><$Tên hàng>

+ Địa chỉ tuyệt đối cột, tương đối hàng: <$Tên cột><Tên hàng>

Tác dụng: Tên hàng hoặc Tên cột không có ký hiệu $ đứng trước ghi trong công thức sẽ được thay đổi mỗi khi sao chép đến vị trí mới Còn Tên hàng hoặc Tên cột có ký hiệu $ đứng trước ghi trong công thức sẽ không thay đổi mỗi khi sao chép đến vị trí mới

Cách viết: [<Tên tập tin WorkBook>]<Tên bảng tính>!<Địa chỉ ô>

Trong đó: Các ký tự [,],! bắt buộc phải có khi sử dụng Còn các ký tự <,> chỉ mang tính hình thức

Ví dụ 1: Trong tập tin WorkBook hiện tại có hai bảng tính với tên là:

THANG1 và Sheet2 Để lấy tổng của 2 ô C2+D2 trong bảng tính Sheet2 đưa vào

ô B2 của bảng tính THANG1, từ ô B2 của bảng tính THANG1 ta nhập công thức sau: = Sheet2!C2+ Sheet2!D2

Ví dụ 2: Trong tập tin WorkBook VD1.XLS có hai bảng tính với tên là:

THANG1 và Sheet2 Để lấy tổng của 2 ô C2+D2 trong bảng tính Sheet2 của VD1.XLS đưa vào ô B2 của bảng tính hiện tại (tập tin đang làm việc hiện tại không phải là VD1.XLS), từ ô B2 của bảng tính hiện tại ta nhập công thức sau:

) Chú ý:

* Ngoài cách xác định ô bằng địa chỉ, Excel còn cho phép xác định ô bằng

tên Điều này giúp người sử dụng có thể nhớ và di chuyển đến các ô đó dễ dàng, nhanh chóng hơn Ta có thể sử dụng tên ô như cách viết địa chỉ tuyệt đối của ô

trong các công thức (Xem thêm mục 6.3 để biết thêm chi tiết)

4.5 Vùng (Range)

Vùng là một tập hợp các ô Địa chỉ của một vùng xác định bởi địa chỉ của

các ô cách nhau bởi dấu phẩy (,) Nếu các ô nằm cạnh nhau liên tiếp tạo thành

một hình chữ nhật thì ta có thể viết địa chỉ các ô đó ở dạng rút gọn được bắt đầu bởi địa chỉ ô ở góc trên bên trái và địa chỉ ô góc dưới bên phải, giữa hai địa chỉ ô

ngăn cách bởi dấu hai chấm (:)

Ví dụ: Vùng B3,D5,E5,F5,D6,E6,F6,D7,E7,F7,B9,B10,C9,C10,E11 có thể

viết rút gọn như sau: B3,D5:F7,B9:C10,E11

) Chú ý:

* Có thể xem 1 ô cũng là một vùng

* Ngoài cách xác định vùng bằng địa chỉ, Excel còn cho phép xác định

vùng bằng tên vùng Điều này giúp người sử dụng có thể nhớ và di chuyển đến các vùng đó dễ dàng, nhanh chóng hơn Ta có thể sử dụng tên vùng như cách viết địa chỉ tuyệt đối của các ô trong vùng trong các công thức (Xem thêm mục

6.3 để biết thêm chi tiết)

Ví dụ: Ta đặt tên cho vùng C2:E8 chẳng hạn là: vung1

5 Các kiểu dữ liệu trong ô

Trong một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu Kiểu dữ liệu của ô phụ thuộc vào ký tự đầu tiên gõ vào Các kiểu dữ liệu trong một ô được phân ra như sau:

5.1 Kiểu số

Excel hiểu giá trị nhập vào ô có kiểu số nếu thỏa mãn 2 điều kiện:

+ Kí tự đầu tiên gõ vào là các số từ 0 đến 9 hoặc là một trong các ký tự +, - , (, ,

$

+ Từ ký tự thứ 2 trở đi (nếu có) phải là các ký tự số Nếu ký tự đầu là dấu ngoặc

tròn ( thì kết thúc phải là ký tự dấu ngoặc tròn ) Khi đó, Excel sẽ hiểu cặp ngoạc () tương đương với dấu - (dấu âm)

Ví dụ:

Giá trị nhập trong ô Kiểu và giá trị trong ô

+5 Kiểu số và có giá trị =5 -5 Kiểu số và có giá trị =-5 5 Kiểu số và có giá trị =0.5 (5) Kiểu số và có giá trị =-5

5.2 Kiểu ngày, giờ

Giá trị ngày giờ phải được nhập theo thông số đã lựa chọn trong Control Panel của Windows ở đây, ta sẽ coi như đang làm việc ở chế độ mặc định của Windows tức là ngày có dạng mm/dd/yy

Excel sẽ hiểu giá trị nhập vào ô có kiểu ngày và tự động chuyển về dạng ngày tương ứng nếu giá trị nhập vào có một trong các dạng sau:

gio:phut PM gio:phut:giay PM Ngoài ra, nếu viết giá trị ngày, giờ đi cạnh nhau thì Excel vẫn hiểu dữ liệu

có kiểu ngày, giờ

Đặc điểm để nhận biết dữ liệu nhập vào có kiểu chuỗi ký tự là giá trị luôn

được tự động căn theo lề trái còn dữ liệu kiểu số, kiểu ngày tháng luôn được tự

động căn theo lề phải Nhưng sau khi ta sử dụng thao tác căn lề cho các ô thì đặc

điểm này không còn chính xác Khi đó, ta phải nhìn vào giá trị hiển thị trên thanh công thức để nhận biết

Trong trường hợp các giá trị nhập vào có dạng số hoặc dạng ngày giờ nhưng

ta vẫn muốn Excel hiểu dữ liệu có kiểu chuỗi ký tự thì sử dụng ký tự: ' (dấu nháy

đơn) đặt trước giá trị dữ liệu Ô nào có sử dụng ký tự dấu nháy đơn đặt trước các

giá trị kiểu số hoặc ngày giờ thì ở góc trên bên trái của ô sẽ xuất hiện một tam giác nhỏ

Ví dụ:

- Ta muốn trong một ô nào đó hiển thị 4/5 nhưng khi nhập vào thì Excel đã

tự động chuyển sang giá trị ngày tháng 5-Apr Vậy để hiển thị giá trị 4/5 trong ô,

ta phải nhập vào giá trị '4/5

- Khi ta muốn trong ô hiển thị một giá trị mã là: 0025 nhưng khi nhập vào ô thì Excel tự động chuyển về giá trị 25 Vậy để hiển thị giá trị 0025 trong ô, ta

phải nhập vào giá trị '0025

5.4 Kiểu công thức

Kí tự đầu tiên gõ vào trong ô phải là dấu = , theo sau dấu bằng là công thức

Trong thành phần của một công thức có thể gồm có: số, chuỗi (phải được

đặt trong dấu nháy kép), địa chỉ ô, tên vùng, các phép toán, các hàm,

Các phép toán sử dụng trong công thức:

* Các phép toán số học:

+ cộng

- trừ

* nhân / chia

^ luỹ thừa % phần trăm

Trong đó: Trật tự ưu tiên của các phép toán là: () > % > ^ > *,/ > +,-

6.1 Di chuyển trong tập tin WorkBook

6.1.1 Di chuyển giữa các bảng tính trong WorkBook

Cách 1: Kích chuột vào tên bảng tính cần chuyển đến trong vùng Sheet Tabs Cách 2: Bấm tổ hợp phím Ctrl + Page Up hoặc Ctrl + Page Down để di

chuyển tuần tự qua từng bảng tính (sheet) có trong WorkBook

6.1.2 Di chuyển trong bảng tính

Tại một thời điểm luôn tồn tại một ô hiện tại, đó là ô có địa chỉ hoặc tên ô

hiển thị trên vùng Hộp tên (Name box), vị trí con trỏ tại ô đó gọi là con trỏ ô

trong bảng tính Việc nhập hoặc sửa dữ liệu, thực hiện lệnh luôn có tác dụng với

ô hiện tại Vì vậy, để thuận tiện cho việc nhập sửa nội dung, chúng ta cần tìm hiểu chức năng các phím và tổ hợp phím di chuyển con trỏ ô trong bảng tính Có các phím và tổ hợp phím sau dùng để di chuyển con trỏ ô:

+ Các phím mũi tên: Có tác dụng di chuyển con trỏ ô về hướng tương ứng

+ Phím Tab: Sang ô kế tiếp (tương đương mũi tên chỉ bên phải)

+ Tổ hợp phím Shift + Tab: Về ô trước đó (tương đương mũi tên chỉ bên trái) + Phím Page Up: Lên một trang màn hình

+ Phím Page Down: Xuống một trang màn hình

+ Tổ hợp phím Alt + Page Up: Sang trái một trang màn hình

+ Tổ hợp phím Alt + Page Down: Sang phải một trang màn hình

+ Tổ hợp phím Ctrl + Home: Về ô đầu tiên trong bảng tính (ô A1)

+ Tổ hợp phím Ctrl + End: Về ô cuối cùng của phạm vi có nội dung trong

bảng tính (là ô giao giữa cột cuối cùng bên phải có nội dung với hàng dưới cùng

có nội dung)

+ Tổ hợp phím Ctrl + Phím mũi tên: Về ô đường biên của vùng dữ liệu hoặc

ô đường biên của bảng tính theo hướng tương ứng của mũi tên

+ Phím F5: Xuất hiện cửa sổ Go To cho phép nhập địa chỉ ô cần chuyển

đến, tương đương với thao tác nhập tên ô vào vùng Hộp tên

Ngoài ra, có thể kích chuột tại một ô bất kỳ để di chuyển con trỏ ô đến ô đó

6.2 Chọn dữ liệu trong bảng tính

Có 2 cách thường sử dụng để chọn phạm vi cần làm việc trong bảng tính là

sử dụng chuột và sử dụng tổ hợp phím

Cách 1: Sử dụng chuột

* Chọn toàn bộ bảng tính: Kích chuột vào ô giao giữa cột tên hàng và hàng tên cột

* Chọn một số hàng liên tục: Đưa trỏ chuột về nằm trên tên hàng đầu hoặc

tên hàng cuối cần chọn và tiến hành thao tác rê chuột để chọn các hàng

* Chọn một số cột liên tục: Đưa trỏ chuột về nằm trên tên cột đầu hoặc tên

cột cuối cần chọn và tiến hành thao tác rê chuột để chọn các cột

* Chọn một số hàng, cột, ô bất kỳ: Giữ phím Ctrl đồng thời kích chuột

(hoặc rê chuột tùy theo yêu cầu chọn) vào tên các hàng, cột hoặc các ô cần chọn

Cách 2: Sử dụng tổ hợp phím

* Chọn toàn bộ bảng tính: Bấm tổ hợp phím Ctrl + A

* Chọn một số hàng liên tục:

3 Đưa con trỏ ô về nằm trên hàng đầu hoặc hàng cuối cần chọn

3 Bấm tổ hợp phím Shift + Space Bar (chọn hàng hiện tại)

3 Giữ phím Shift đồng thời bấm các phím dịch chuyển con trỏ ô lên trên,

xuống dưới để chọn các hàng

* Chọn một số cột liên tục:

3 Đưa con trỏ ô về nằm trên cột đầu hoặc cột cuối cần chọn

3 Bấm tổ hợp phím Ctrl + Space Bar (chọn cột hiện tại)

3 Giữ phím Shift đồng thời bấm các phím dịch chuyển con trỏ ô sang trái,

* Để hủy phạm vi đã chọn, ta kích chuột vào ô bất kỳ hoặc bấm một phím

di chuyển con trỏ ô

6.3 Đặt tên ô, tên vùng

Như đã giới thiệu trong mục 4.4 và 4.5, việc đặt tên cho một ô hoặc một vùng

sẽ tạo cho người sử có thể dễ nhớ được ô hoặc vùng trong quá trình làm việc Tên

ô, tên vùng được Excel hiểu như cách viết địa chỉ tuyệt đối Nó sẽ được cố định trong quá trình sao chép các công thức có tham chiếu đến tên ô hoặc vùng

Để đặt tên ô hoặc vùng, ta thực hiện qua các bước sau:

3 Chọn ô hoặc vùng cần đặt tên (vùng có thể chứa các hàng, cột, ô bất kỳ)

3 Vào menu Insert, chọn lệnh Name, chọn tiếp lệnh Define

3 Nhập tên vùng, tên ô vào cửa sổ Define name vừa xuất hiện

3 Kích chuột vào nút OK hoặc bấm phím Enter

) Chú ý:

* Qui tắc đặt tên vùng, tên ô phải thỏa mãn 2 điều kiện sau:

+ Không chứa ký tự trống

+ Độ dài không quá 255 ký tự

* Không nên đặt tên vùng, tên ô quá dài vì điều này sẽ gây khó khăn cho ta

khi tìm một tên trong danh sách

* Sau khi đặt tên cho một ô hoặc vùng, tên này sẽ xuất hiện trong hộp tên

trên thanh công cụ Ta có thể nhanh chóng chuyển đến ô hoặc vùng đó bằng

cách kích chuột vào hộp tên và chọn tên cần chuyển tới

Hình 3.10: Minh họa thao tác đặt tên vùng, tên ô

Hình 3.11: Cửa sổ đặt tên vùng, tên ô

6.4 Nhập dữ liệu vào bảng tính

Hình 3.12: Các biểu t−ợng trên thanh công thức

ý nghĩa các biểu t−ợng trên thanh công thức:

1 Name box: Hiển thị địa chỉ ô hiện tại (hoặc hiển thị tên ô nếu có đặt tên)

2 Cancel: Hủy bỏ nhập việc Nhập/Sửa giá trị trong ô

3 Enter: Kết thúc việc Nhập/Sửa giá trị trong ô

4 Insert Function: Chèn công thức vào trong ô

5 Formular bar: Thanh công thức dùng để hiển thị giá trị có trong ô Ta có

thể chỉnh sửa giá trị trong ô tại đây

Việc nhập dữ liệu vào mỗi ô được thực hiện qua các bước:

3 Đưa con trỏ ô đến ô cần nhập dữ liệu

3 Nhập dữ liệu vào ô Chú ý đến kiểu dữ liệu trong khi nhập

3 Bấm phím Enter hoặc kích chuột vào ô khác để kết thúc việc nhập dữ liệu ) Chú ý:

* Khi nhập dữ liệu mới vào ô đang chứa dữ liệu thì Excel sẽ tự động ghi đè lên dữ liệu cũ

* Để huỷ bỏ việc nhập dữ liệu đang thực hiện bấm phím ESC hoặc kích chuột vào biểu tượng Cancel trên thanh công thức

6.5 Sửa dữ liệu trong bảng tính

Việc sửa dữ liệu trong mỗi ô được thực hiện qua các bước:

3 Đưa con trỏ ô đến ô cần sửa dữ liệu

3 Bấm phím F2 hoặc kích đúp chuột tại ô cần sửa hoặc kích chuột vào

biểu tượng Formula bar trên thanh công thức

3 Tiến hành sửa nội dung ô

3 Bấm phím Enter hoặc kích chuột vào ô khác để kết thúc việc sửa dữ liệu ) Chú ý:

* Trong khi sửa dữ liệu ô, trên thanh trạng thái sẽ xuất hiện cụm từ Edit báo

cho biết việc sửa dữ liệu ô chưa được kết thúc

6.6 Sao chép dữ liệu trong bảng tính

Hình3.13: Các biểu tượng được sử dụng trong thao tác sao chép, di chuyển

ý nghĩa các biểu tượng:

1 Cut: Cắt dữ liệu đang chọn và đưa vào bộ nhớ đệm

2 Copy: Sao chép dữ liệu đang chọn và đưa vào bộ nhớ đệm

3 Paste: Lấy dữ liệu từ bộ nhớ đệm đưa ra vị trí hiện tại

4 Format painter: Sao chép định dạng

Thao tác sao chép dữ liệu được thực hiện qua các bước sau:

3 Chọn phạm vi cần sao chép

3 Vào menu Edit, chọn lệnh Copy hoặc kích phải chuột vào phạm vi chọn

và chọn lệnh Copy từ menu ngắn vừa xuất hiện (menu Shortcut) hoặc kích chuột

vào biểu tượng Copy hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + C (Sau khi thực hiện thao tác

này, phạm vi đã chọn trước đó có đường viền chuyển động bao quanh)

3 Di chuyển con trỏ ô đến ô đầu tiên cần sao chép nội dung đến

3 Vào menu Edit, chọn lệnh Paste hoặc kích phải chuột vào con trỏ ô và

chọn lệnh Paste hoặc kích chuột vào biểu tượng Paste hoặc bấm tổ hợp phím

Ctrl + V hoặc bấm phím Enter

) Chú ý:

* Nếu các ô nằm trong phạm vi cần sao chép đến mà có nội dung thì sẽ bị xóa bỏ

* Excel cho phép người sử dụng có thể sao chép nhanh nội dung từ một số ô này

sang các ô khác với tính năng thông minh Thao tác này chỉ có thể thực hiện đối với

phạm vi chọn bằng cách chọn liên tục và các ô cần sao chép nội dung đến nằm liền

kề phạm vi chọn, không thể thực hiện được nếu phạm vi được chọn bằng cách chọn rời rạc hoặc các ô cần sao chép đến không nằm liền kề phạm vi chọn Ta có thể thực hiện qua các bước sau:

3 Chọn phạm vi các ô chứa nội dung cần sao chép nhanh

3 Đưa trỏ chuột vào góc vuông ở góc dưới bên phải của phạm vi lựa chọn,

khi trỏ chuột có dạng + (đen đậm, không rỗng giữa) thì tiến hành rê chuột đến

các ô cần sao chép nhanh giá trị đến

Hình 3.14: Các lệnh Copy, Cut, Paste trong menu Edit

H×nh 3.15: Néi dung menu Short Cut

(xuÊt hiÖn khi ta kÝch ph¶i chuét vµo néi dung d÷ liÖu)

Một số ví dụ ứng dụng tính năng sao chép nhanh và thông minh này:

Ví dụ 1: Ta muốn từ ô A1 đến ô D6 có cùng nội dung giống ô A1 là chứa ký tự X

Hình 3.16: Minh họa ví dụ 1 về sao chép nhanh Thực hiện:

3 Nhập ký tự X vào ô A1

3 Đưa con trỏ ô về ô A1

3 Đưa trỏ chuột về góc dưới bên phải của con trỏ ô, khi trỏ chuột có dạng + (đen

đậm, không rỗng giữa) thì giữ nút trái chuột và kéo ngang theo hàng, sau đó kéo theo cột(hoặc kéo theo cột, sau đó kéo theo hàng) đến ô D6 rồi nhả chuột Ta

được kết quả theo yêu cầu

Ví dụ 2: Ta muốn đánh nhanh số thứ tự cho cột STT trong bảng tính

Hình 3.17: Minh họa ví dụ 2 về đánh nhanh giá trị STT

Thực hiện:

3 Nhập số 1 vào ô A2

3 Nhập số 2 vào ô A3

3 Chọn 2 ô A1 và A2 bằng cách chọn liên tục

3 Đưa trỏ chuột về góc dưới bên phải của phạm vi chọn, khi trỏ chuột có

dạng + (đen đậm, không rỗng giữa) thì giữ nút trái chuột và kéo đến cuối cột

STT rồi nhả chuột Ta được kết quả theo yêu cầu

Ví dụ 3: Ta muốn có nhanh giá trị tháng X (x=1 đến 12) trong các ô như

3 Đưa trỏ chuột về góc dưới bên phải của con trỏ ô, khi trỏ chuột có dạng +

(đen đậm, không rỗng giữa) thì giữ nút trái chuột và kéo sang phải đến khi nhìn

thấy giá trị tháng 12 xuất hiện trong ô chỉ dẫn nằm gần trỏ chuột thì nhả chuột

Ta được kết quả theo yêu cầu

6.7 Di chuyển dữ liệu trong bảng tính

Thao tác di chuyển dữ liệu được thực hiện tương tự thao tác sao chép dữ liệu Thực hiện qua các bước như sau:

3 Chọn phạm vi cần di chuyển

3 Vào menu Edit, chọn lệnh Cut hoặc kích phải chuột vào phạm vi chọn và chọn lệnh Cut từ menu ngắn vừa xuất hiện (menu Shortcut) hoặc kích chuột vào biểu tượng Cut hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + X (Sau khi thực hiện thao tác này,

phạm vi đã chọn trước đó có đường viền chuyển động bao quanh)

3 Di chuyển con trỏ ô đến ô đầu tiên cần di chuyển dữ liệu đến

3 Vào menu Edit, chọn lệnh Paste hoặc kích phải chuột vào con trỏ ô và

chọn lệnh Paste hoặc kích chuột vào biểu tượng Paste hoặc bấm tổ hợp phím

Ctrl + V hoặc bấm phím Enter

6.8 Xóa dữ liệu trong bảng tính

6.8.1 Xóa định dạng

3 Chọn phạm vi cần xóa định dạng

3 Vào menu Edit, chọn lệnh Clear, chọn lệnh Formats

6.8.2 Xóa nội dung

3 Chọn phạm vi cần xóa nội dung

3 Vào menu Edit, chọn lệnh Clear, chọn lệnh Contents hoặc kích chuột phải vào phạm vi đang chọn, chọn lệnh Clear contents từ menu ngắn vừa xuất hiện hoặc bấm phím Del

6.8.3 Xóa tất cả

3 Chọn phạm vi cần xóa tất cả

3 Vào menu Edit, chọn lệnh Clear, chọn lệnh All hoặc kích chuột phải vào phạm vi đang chọn, chọn lệnh Delete từ menu ngắn vừa xuất hiện hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl +_ (ký tự gạch nối)

Hình 3.19: Cửa sổ Delete cho chọn cách kéo các ô điền vào chỗ trống sau khi xóa Nếu xuất hiện cửa sổ Delete thì:

* Chọn mục Shift cells left nếu muốn đưa các ô bên trái thay thế phạm vi xóa

* Chọn mục Shift cells Up nếu muốn đưa các ô phía dưới thay thế phạm vi xóa

* Chọn mục Entire row nếu muốn xóa tất cả các hàng có ô nằm trong phạm

6.9 Khôi phục dữ liệu

Trong quá trình xử lý dữ liệu, nếu ta muốn hủy bỏ thao tác vừa thực hiện

quay về kết quả trước đó thì vào menu Edit, chọn lệnh Undo hoặc kích chuột

vào biểu tượng Undo

Ngược với thao tác Undo là thao tác Redo

Hình 3.20: Minh họa khôi phục dữ liệu bằng biểu tượng Undo

7 Định dạng bảng tính

7.1 Định dạng số

7.1.1 Dùng menu lệnh

3 Lựa chọn phạm vi cần định dạng

3 Vào menu Format, chọn lệnh Cell, chọn lệnh Number từ cửa sổ Format

Cells vừa xuất hiện

3 Chọn nhóm dạng thức trong khung Category

3 Chọn loại dạng thức số sẵn có Nếu muốn tạo một dạng mới cho mình chỉ cần chọn Custom và mô tả kiểu thể hiện ở Type

3 Kích chuột vào nút OK hoặc bấm phím Enter

Hình 3.21: Nội dung mục Number trong cửa sổ Format Cells

Một số mã định dạng dùng để mô tả kiểu:

+ General: Hiển thị các số chính xác như khi nó được gõ vào

#: Đóng vai trò giống như ký hiệu 0, chỉ khác là nó không buộc một ký số

phải thế chỗ nếu không có số nào tương ứng

?: Chức năng giống nh− ký hiệu #, chỉ khác là nó chèn thêm một khoảng

trắng cho những ký tự dạng số thiếu

7.1.2 Dùng menu thanh công cụ

Hình 3.22: Các biểu t−ợng đ−ợc sử dụng để định dạng số

ý nghĩa các biểu t−ợng đ−ợc sử dụng để định dạng số:

1 Đ−a các giá trị số về dạng tiền tệ

3 Vào menu Format, chọn lệnh Cells, chọn lệnh Alignment từ cửa sổ

Format Cells vừa xuất hiện

3 Thay đổi các tùy chọn

3 Kích chuột vào nút OK hoặc bấm phím Enter

ý nghĩa các tùy chọn trong mục Alignment của cửa sổ Format Cells:

+ Horizontal: Phân bố theo chiều ngang Gồm các giá trị:

General: Dạng ngầm định của dữ liệu

Left: Căn về bên trái ô

Center: Căn vào giữa ô

Right: Căn về bên phải ô

Fill: Điền dữ liệu trong ô

Justify: Căn dữ liệu đều ở hai bên

Center across selection: Căn dữ liệu vào giữa phạm vi lựa chọn

+ Vertical: Phân bố theo chiều dọc Gồm các giá trị:

Top: Căn về phía trên ô

Center: Căn vào giữa ô

Bottom: Căn về phía dưới ô

Justify: Căn dữ liệu cách đều cả trên và dưới

+ Orientation: Trình bày dữ liệu theo các hướng trong khung

+ Text control: Một số điều khiển dữ liệu khác

Wrap Text: Bật/Tắt chế độ tự động xuống hàng khi đến biên phải của ô

Shrink to fit: giảm kích cỡ chữ

ý nghĩa các biểu t−ợng dùng để căn chỉnh dữ liệu trong ô:

1 Align Left: Căn về bên trái ô

2 Center: Căn vào giữa ô

3 Align Right: Căn về bên phải ô

4 Merge and Center: Trộn ô và căn dữ liệu vào giữa ô sau khi trộn

3 Vào menu Format, chọn lệnh Cell, chọn mục Font từ cửa sổ Format

Cells vừa xuất hiện

3 Thay đổi các tùy chọn

3 Kích chuột vào nút OK hoặc bấm phím Enter

Hình 3.25: Nội dung mục Font trong cửa sổ Format Cells

ý nghĩa các tùy chọn trong mục Font của cửa sổ Format Cells:

+ Font: Font chữ

+ Size: Kích cỡ chữ

+ Font Style: Kiểu chữ

+ Underline: Các kiểu nét gạch chân

+ Effects: Gồm một số kiểu đặc biệt:

• Strikethrough: Chữ có đường gạch ngang

• Superscript: Chữ chỉ số trên

• Subscript: Chữ chỉ số dưới

7.3.2 Dùng menu lệnh

Hình 3.26: Các biểu tượng dùng để định dạng các ký tự trong ô

ý nghĩa các biểu tượng dùng để định dạng các ký tự trong ô:

1 Font: Thay đổi font chữ

2 Font size: Thay đổi kích cỡ ký tự

3 Kích chuột vào biểu tượng tương ứng cần định dạng

7.4 Tạo đường viền

7.4.1 Dùng menu lệnh

3 Chọn phạm vi cần định dạng

3 Vào menu Format, chọn lệnh Cells, chọn mục Border từ cửa sổ Format

cells vừa xuất hiện

3 Thay đổi các tùy chọn

3 Kích chuột vào nút OK hoặc bấm phím Enter

H×nh 3.27: Néi dung môc Border trong cöa sæ Format Cells

ý nghÜa c¸c tïy chän trong môc Border cña cöa sæ Format Cells:

+ Presets vµ Border: §Ó lùa chän c¸c ®−êng kÎ khung

3 KÝch chuét vµo biÓu t−îng t¹o ®−êng viÒn t−¬ng øng

H×nh 3.28: C¸c biÓu t−îng dïng t¹o ®−êng viÒn

ý nghÜa c¸c c¸c biÓu t−îng t¹o ®−êng viÒn:

1 Èn/hiÖn danh s¸ch c¸c biÓu t−îng ®−êng viÒn

2 Bỏ đường viền cho vùng chọn

3 Kẻ đường viền phía dưới cùng của vùng chọn bằng nét kép

4 Kẻ đường viền ngoài cùng phía dưới bằng nét đậm và phía trên cùng bằng

nét mảnh

5 Kẻ đường viền phía dưới cùng của vùng chọn bằng nét mảnh

6 Kẻ đường viền phía dưới cùng của vùng chọn bằng nét đậm

7 Kẻ tất cả các nét có trong vùng chọn bằng nét mảnh

8 Kẻ đường viền ngoài cùng phía bên trái của vùng chọn bằng nét mảnh

9 Kẻ đường viền ngoài cùng phía trên và phía dưới của vùng chọn bằng nét mảnh

10 Kẻ đường viền ngoài cùng bao quanh vùng chọn bằng nét mảnh

11 Kẻ đường viền ngoài cùng phía bên phải của vùng chọn bằng nét mảnh

12 Kẻ đường viền ngoài cùng phía trên của vùng chọn bằng nét mảnh và

phía dưới cùng bằng nét đúp

13 Kẻ đường viền ngoài cùng bao quanh vùng chọn bằng nét đậm

14 Bật tính năng sử dụng chuột để tạo đường viền

7.5 Tạo mẫu nền

7.5.1 Dùng menu lệnh

Hình 3.29: Nội dung mục Patterns trong cửa sổ Format Cells

ý nghĩa các tùy chọn trong mục Patterns của cửa sổ Format Cells:

+ Patterns: Chọn mẫu nền

+ Color: Để lựa chọn màu

Thực hiện qua các bước:

3 Chọn phạm vi cần tạo mẫu nền

3 Vào menu Format, chọn lệnh Cells, chọn mục Patterns từ cửa sổ Format

Cells vừa xuất hiện

3 Chọn mẫu nền, màu nền

3 Kích chuột vào nút OK hoặc bấm phím Enter

7.5.2 Dùng thanh công cụ

Hình 3.30: Các biểu tượng dùng chọn mẫu màu

ý nghĩa các biểu tượng chọn màu:

1 Fill color: Chọn màu nền

2 Font color: Chọn màu ký tự

bộ nội dung sẽ nhập vào bảng tính, người sử dụng thường tiến hành thay đổi độ rộng các cột cho phù hợp với nội dung sẽ nhập

Để thay đổi độ rộng cột, ta tiến hành bằng các cách sau:

Cách 1:

3 Chọn các cột cần thay đổi độ rộng

3 Vào menu Format, chọn lệnh Column, chọn lệnh Width

3 Nhập giá trị độ rộng vào cửa sổ Column Width vừa xuất hiện