7. Định dạng bảng tính
7.2 Căn chỉnh vị trí dữ liệu trong ô
Dữ liệu nhập vào một ô có thể phân bố dựa vào 3 thành phần: phân bố ngang trong ô, phân bố dọc trong ô, chọn hình thức trải dữ liệu trong ô.
7.2.1. Dùng menu lệnh
3 Chọn phạm vi cần định dạng.
3 Vào menu Format, chọn lệnh Cells, chọn lệnh Alignment từ cửa sổ Format Cells vừa xuất hiện.
3 Thay đổi các tùy chọn.
3 Kích chuột vào nút OK hoặc bấm phím Enter.
ý nghĩa các tùy chọn trong mục Alignment của cửa sổ Format Cells:
+ Horizontal: Phân bố theo chiều ngang. Gồm các giá trị:
General: Dạng ngầm định của dữ liệu. Left: Căn về bên trái ô.
Center: Căn vào giữa ô. Right: Căn về bên phải ô.
Fill: Điền dữ liệu trong ô.
Justify: Căn dữ liệu đều ở hai bên.
Center across selection: Căn dữ liệu vào giữa phạm vi lựa chọn.
+ Vertical: Phân bố theo chiều dọc. Gồm các giá trị:
Top: Căn về phía trên ô. Center: Căn vào giữa ô. Bottom: Căn về phía d−ới ô.
Justify: Căn dữ liệu cách đều cả trên và d−ới.
+ Orientation: Trình bày dữ liệu theo các h−ớng trong khung. + Text control: Một số điều khiển dữ liệu khác.
Wrap Text: Bật/Tắt chế độ tự động xuống hàng khi đến biên phải của ô. Shrink to fit: giảm kích cỡ chữ.
Merge cells: Trộn ô.
Hình 3.23: Nội dung mục Alignment trong cửa sổ Format Cells 7.2.2. Dùng thanh công cụ
ý nghĩa các biểu t−ợng dùng để căn chỉnh dữ liệu trong ô:
1. Align Left: Căn về bên trái ô. 2. Center: Căn vào giữa ô.
3. Align Right: Căn về bên phải ô.
4. Merge and Center: Trộn ô và căn dữ liệu vào giữa ô sau khi trộn.
Thực hiện qua các b−ớc:
3 Chọn phạm vi cần căn chỉnh dữ liệu.
3 Kích chuột vào biểu t−ợng căn chỉnh t−ơng ứng.
7.3 Định dạng ký tự
7.3.1 Dùng menu lệnh
3 Chọn phạm vi cần định dạng.
3 Vào menu Format, chọn lệnh Cell, chọn mục Font từ cửa sổ Format Cells vừa xuất hiện.
3 Thay đổi các tùy chọn.
3 Kích chuột vào nút OK hoặc bấm phím Enter.
Hình 3.25: Nội dung mục Font trong cửa sổ Format Cells ý nghĩa các tùy chọn trong mục Font của cửa sổ Format Cells:
+ Size: Kích cỡ chữ. + Font Style: Kiểu chữ.
+ Underline: Các kiểu nét gạch chân. + Effects: Gồm một số kiểu đặc biệt:
• Strikethrough: Chữ có đ−ờng gạch ngang.
• Superscript: Chữ chỉ số trên.
• Subscript: Chữ chỉ số d−ới. 7.3.2 Dùng menu lệnh
Hình 3.26: Các biểu t−ợng dùng để định dạng các ký tự trong ô ý nghĩa các biểu t−ợng dùng để định dạng các ký tự trong ô:
1. Font: Thay đổi font chữ.
2. Font size: Thay đổi kích cỡ ký tự. 3. Bold: Bật/Tắt chữ đậm.
4. Italic: Bật/Tắt chữ nghiêng.
5. Underline: Bật/Tắt chữ gạch d−ới.
Thực hiện qua các b−ớc:
3 Chọn phạm vi cần định dạng.
3 Kích chuột vào biểu t−ợng t−ơng ứng cần định dạng.
7.4 Tạo đ−ờng viền
7.4.1 Dùng menu lệnh
3 Chọn phạm vi cần định dạng.
3 Vào menu Format, chọn lệnh Cells, chọn mục Border từ cửa sổ Format cells vừa xuất hiện.
3 Thay đổi các tùy chọn.
Hình 3.27: Nội dung mục Border trong cửa sổ Format Cells ý nghĩa các tùy chọn trong mục Border của cửa sổ Format Cells: + Presets và Border: Để lựa chọn các đ−ờng kẻ khung.
+ Style: Để chọn dạng đ−ờng kẻ. + Color: Chọn màu sắc.
7.4.2 Dùng thanh công cụ
3 Chọn phạm vi định dạng.
3 Kích chuột vào biểu t−ợng Borders để làm xuất hiện danh sách các biểu t−ợng tạo đ−ờng viền.
3 Kích chuột vào biểu t−ợng tạo đ−ờng viền t−ơng ứng.
Hình 3.28: Các biểu t−ợng dùng tạo đ−ờng viền. ý nghĩa các các biểu t−ợng tạo đ−ờng viền:
2. Bỏ đ−ờng viền cho vùng chọn.
3. Kẻ đ−ờng viền phía d−ới cùng của vùng chọn bằng nét kép.
4. Kẻ đ−ờng viền ngoài cùng phía d−ới bằng nét đậm và phía trên cùng bằng
nét mảnh.
5. Kẻ đ−ờng viền phía d−ới cùng của vùng chọn bằng nét mảnh. 6. Kẻ đ−ờng viền phía d−ới cùng của vùng chọn bằng nét đậm. 7. Kẻ tất cả các nét có trong vùng chọn bằng nét mảnh.
8. Kẻ đ−ờng viền ngoài cùng phía bên trái của vùng chọn bằng nét mảnh. 9. Kẻ đ−ờng viền ngoài cùng phía trên và phía d−ới của vùng chọn bằng nét mảnh. 10. Kẻ đ−ờng viền ngoài cùng bao quanh vùng chọn bằng nét mảnh.
11. Kẻ đ−ờng viền ngoài cùng phía bên phải của vùng chọn bằng nét mảnh. 12. Kẻ đ−ờng viền ngoài cùng phía trên của vùng chọn bằng nét mảnh và
phía d−ới cùng bằng nét đúp.
13. Kẻ đ−ờng viền ngoài cùng bao quanh vùng chọn bằng nét đậm. 14. Bật tính năng sử dụng chuột để tạo đ−ờng viền.
7.5. Tạo mẫu nền
7.5.1. Dùng menu lệnh
ý nghĩa các tùy chọn trong mục Patterns của cửa sổ Format Cells:
+ Patterns: Chọn mẫu nền. + Color: Để lựa chọn màu. Thực hiện qua các b−ớc:
3 Chọn phạm vi cần tạo mẫu nền.
3 Vào menu Format, chọn lệnh Cells, chọn mục Patterns từ cửa sổ Format Cells vừa xuất hiện.
3 Chọn mẫu nền, màu nền.
3 Kích chuột vào nút OK hoặc bấm phím Enter.
7.5.2. Dùng thanh công cụ
Hình 3.30: Các biểu t−ợng dùng chọn mẫu màu. ý nghĩa các biểu t−ợng chọn màu:
1. Fill color: Chọn màu nền. 2. Font color: Chọn màu ký tự.
Thực hiện qua các b−ớc:
3 Chọn phạm vi cần chọn mẫu nền.
3 Kích chuột vào mũi tên bên phải của biểu t−ợng Fill Color và chọn màu nền.
7.6. Xử lý ô, cột, hàng trong bảng tính
7.6.1. Thay đổi độ rộng cột
Khi mở một Workbook mới thì các cột trong mỗi bảng tính có độ rộng bằng nhau, ở chế độ ngầm định có độ rộng bằng 9 ký tự. Trên thực tế, khi nhập nội dung các bảng thì các cột sẽ có độ rộng khác nhau. Vì vậy, sau khi xác định sơ bộ nội dung sẽ nhập vào bảng tính, ng−ời sử dụng th−ờng tiến hành thay đổi độ rộng các cột cho phù hợp với nội dung sẽ nhập.
Để thay đổi độ rộng cột, ta tiến hành bằng các cách sau:
Cách 1:
3 Chọn các cột cần thay đổi độ rộng.
3 Vào menu Format, chọn lệnh Column, chọn lệnh Width...
3 Kích chuột vào OK hoặc bấm phím Enter.
Hình 3.31: Minh họa thay đổi độ rộng cột bằng menu.
Hình 3.32: Cửa sổ Column Width cho phép thay đổi độ rộng các cột đang chọn. Cách 2:
3 Chọn các cột cần thay đổi độ rộng.
3 Đ−a trỏ chuột về nằm trên đ−ờng thẳng đứng ngăn cách giữa tên các cột (nằm trên hàng chứa tên các cột) và ở bên phải của một trong các cột đang đ−ợc chọn.