7. Định dạng bảng tính
7.6.3. Chèn ô, cột, hàng
7.6.3.1 Chèn cột
3 Chọn các cột nằm bên phải cột cần chèn. Trong đó, số cột chọn bằng số cột cần chèn.
3 Vào menu Insert, chọn lệnh Columns hoặc kích chuột phải vào phạm vi chọn và chọn lệnh Insert từ menu ngắn vừa xuất hiện.
7.6.3.2 Chèn hàng
3 Chọn các hàng nằm d−ới hàng cần chèn. Trong đó, số hàng chọn bằng số hàng cần chèn.
3 Vào menu Insert, chọn lệnh Rows hoặc kích chuột phải vào phạm vi chọn và chọn lệnh Insert từ menu ngắn vừa xuất hiện.
7.6.3.3 Chèn ô
3 Chọn các ô ở vị trí muốn chèn.
3 Vào menu Insert, Chọn lệnh Cell hoặc kích chuột phải vào phạm vi chọn và chọn lệnh Insert... từ menu ngắn vừa xuất hiện.
3 Từ cửa sổ Insert vừa xuất hiện:
+ Chọn Shift cells right để đẩy dữ liệu đang chọn sang bên phải.
+ Chọn Shift cells down để đẩy dữ liệu đang chọn xuống phía d−ới.
+ Chọn Entire Row để chèn hàng, trong đó số hàng đ−ợc chèn bằng số hàng có ô trong phạm vi chọn.
+ Chọn Entire Column để chèn cột, trong đó số cột đ−ợc chèn bằng số cột
có ô trong phạm vi chọn.
Hình 3.35: Cửa sổ Insert cho phép chọn cách đẩy các ô
sau khi chèn các ô trống vào phạm vi đang chọn.
8. In ấn dữ liệu
Hình 3.36: Các biểu t−ợng liên quan đến in ấn.
8.1. Định dạng trang in
Thao tác định dạng trang in đ−ợc dùng để thay đổi giá trị các lề trái, lề phải, lề trên, lề d−ới, thay đổi khổ giấy, h−ớng in, thay đổi độ phân giải in, thay đổi tiêu đề đầu và cuối mỗi trang, ... Để định dạng trang in, ta thực hiện qua các b−ớc sau:
3 Mở tập tin WorkBook cần định dạng trang in. 3 Vào menu File, chọn lệnh Page Setup...
3 Thay đổi các thông số cho phù hợp với yêu cầu đặt ra từ cửa sổ Page Setup vừa xuất hiện.
3 Kích chuột vào nút OK hoặc bấm phím Enter.
) Chú ý:
+ Mục Page:
Hình 3.37: Nội dung của mục Page trong cửa sổ Page Setup ý nghĩa các tùy chọn trong mục Page của cửa sổ Page Setup:
• Orientation: Thay đổi h−ớng in.
Portrait: In theo chiều dài của trang giấy.
Lanscape: In theo chiều ngang của trang giấy.
• Paper size: Thay đổi khổ giấy in.
• Scaling: Thay đổi tỷ lệ in trên một trang.
• Print quality: Thay đổi độ phân giải in.
• First page number: Đánh số trang cho trang in đầu. Nếu có giá trị Auto
(ngầm định) thì trang in đầu sẽ đ−ợc đánh số là 1.
+ Mục Margins:
ý nghĩa các tùy chọn trong mục Margins của cửa sổ Page Setup:
• Left: Lề trái (khoảng cách từ mép giấy bên trái đến nội dung bảng tính).
• Right: Lề phải (khoảng cách từ mép giấy bên phải đến nội dung bảng tính).
• Top: Lề trên (khoảng cách từ mép giấy phía trên đến nội dung bảng tính).
• Header: Lề trên của tiêu đề đầu trang (khoảng cách từ mép giấy phía trên
đến nội dung tiêu đề đầu trang).
• Footer: Lề d−ới của tiêu đề cuối trang (khoảng cách từ mép giấy phía d−ới
đến nội dung tiêu đề cuối trang).
• Center on page: Cho phép căn chỉnh nội dung bảng tính vào giữa trang in.
- Horizontally: Nội dung bảng tính cách đều 2 lề trái phải.
- Vertically: Nội dung bảng tính cách đều 2 lề trên d−ới.
Hình 3.38: Nội dung của mục Margins trong cửa sổ Page Setup. + Mục Header/Footer:
• Hộp chọn Header: Cho phép chọn nhanh giá trị sẽ hiển thị trong phần tiêu
đề đầu trang. Nếu không muốn hiển thị chọn mục None trong hộp chọn này. • Hộp chọn Footer: Cho phép chọn nhanh giá trị sẽ hiển thị trong phần tiêu
đề cuối trang. Nếu không muốn hiển thị chọn mục None trong hộp chọn này. • Custom Header: Cho phép soạn thảo nội dung cho phần tiêu đề đầu trang.
• Custom Footer: Cho phép soạn thảo nội dung cho phần tiêu đề cuối trang.
Khi kích chuột vào mục chọn Custom Header (hoặc Custom Footer), sẽ xuất hiện cửa sổ Header (hoặc Footer). Từ cửa sổ này, ta có thể định dạng cho dòng tiêu đề, có thể chèn số thứ tự trang in, tổng số trang có trong WorkBook, ngày, giờ,...
Hình 3.39: Nội dung của mục Header/Footer trong cửa sổ Page Setup
Hình 3.40: Cửa sổ soạn thảo Header (hoặc Footer) ý nghĩa các biểu t−ợng trong cửa sổ soạn thảo Header (hoặc Footer):
1. Font: Cho phép định dạng phần văn bản đang chọn nh− thay đổi tên font,
kiểu chữ,...
2. Page: Chèn số thứ tự trang vào tiêu đề.
3. Pages: Chèn tổng số trang có trong WorkBook vào tiêu đề. 4. Date: Chèn ngày hiện tại vào tiêu đề.
5. Time: Chèn giờ hiện tại vào tiêu đề.
7. File: Chèn tên WorkBook hiện tại vào tiêu đề. 8. Sheet: Chèn tên Sheet hiện tại vào tiêu đề. 9. Picture: Chèn ảnh vào tiêu đề.
10. Format picture: Định dạng cho ảnh đang chọn trong tiêu đề..
+ Mục Sheet
Hình 3.41: Nội dung của mục Sheet trong cửa sổ Page Setup. ý nghĩa các tùy chọn trong mục Sheet của cửa sổ Page Setup:
• Print area: Chọn phạm vi sẽ đ−ợc in khi thực hiện thao tác in nội dung
bảng tính.
• Rows to repeat at top: Chọn hàng sẽ in ở đầu mỗi trang.
• Columns to repeat at left: Chọn cột sẽ in ở bên trái của mỗi trang.
• Print: Gồm một số tùy chọn in sau:
- Gridlines: Bật/Tắt in đ−ờng l−ới chia các ô trong bảng. - Black and white: Bật/Tắt in đen trắng.
- Row and column headings: Bật/Tắt in tên hàng và tên cột.
- Draft quality: Bật/Tắt chế độ in nháp. Khi in nháp sẽ sử dụng ít mực in hơn và chất l−ợng chữ in sẽ mờ hơn bình th−ờng.
- Comments: Chọn cách in nội dung các chú thích trong bảng tính. - Cell errors as: Chọn cách in nội dung trong các ô bị lỗi.
• Page order: Tùy chọn trật tự in.
8.2. Xem mô phỏng trang in.
Thao tác xem mô phỏng trang in th−ờng đ−ợc sử dụng để xem nội dung bảng tính có cân đối khi in trên giấy hay không. Thao tác này đ−ợc sử dụng đan xen với các thao tác căn chỉnh để có đ−ợc những bản in theo yêu cầu tr−ớc khi in. Ta có thể thực hiện thao tác xem mô phỏng trang in bằng một trong các cách sau:
Cách 1: Vào menu File, chọn lệnh Print Preview.
Cách 2: Kích chuột vào biểu t−ợng Print Preview trên thanh công cụ.
Sau khi thực hiện thao tác xem mô phỏng trang in bằng một trong các cách trên, ta sẽ chuyển sang làm việc với màn hình Print Preview.
Hình 3.42: Màn hình xem mô phỏng trang in. ý nghĩa các biểu t−ợng trong màn hình xem mô phỏng trang in:
1. Next: Hiển thị trang in kế tiếp (nếu có). Nếu không còn trang in kế tiếp
thì nút lệnh này có trạng thái mờ.
2. Previous: Hiển thị trang in tr−ớc đó (nếu có). Nếu không còn trang in
tr−ớc đó thì nút lệnh này có trạng thái mờ.
3. Zoom: Phóng to/Thu nhỏ tỷ lệ của màn hình trang in.
4. Print: Quay về màn hình soạn thảo nội dung bảng tính và xuất hiện cửa
sổ Print.
5. Setup: Xuất hiện cửa sổ Page Setup cho phép thiết lập các tùy chọn với
trang in (Xem mục 9.1 để biết thêm chi tiết).
) Chú ý:
* Cửa sổ Page Setup xuất hiện từ đây không cho phép chọn phạm vi sẽ in và
6. Margins: ẩn/Hiện các nút cho phép thay đổi giá trị các lề trên, d−ới, trái
phải, các nút thay đổi độ rộng của các cột trên trang in.
7. Page Break Preview: Quay về màn hình soạn thảo nội dung bảng tính
đồng thời chuyển về chế độ Page Break Preview.
) Chú ý:
MicroSoft Excel XP cho phép ng−ời sử dụng làm việc ở một chế độ trong hai chế độ quan sát nội dung bảng:
+ Chế độ Normal sẽ hiển thị đầy đủ tất cả các hàng, cột có trong Sheet. + Chế độ Page Break Preview chỉ hiện thị các trang đã có nội dung. Nếu một trang nào đó ch−a có đầy nội dung thì chỉ hiển thị đến hết phần có nội dung.
Để di chuyển giữa 2 chế độ này trong quá trình làm việc, ta có thể thực hiện bằng cách khác: Vào menu View, chọn lệnh Normal hoặc Page Break Preview.
8. Close: Thoát khỏi chế độ xem mô phỏng trang in và quay về màn hình
soạn thảo nội dung bảng tính.
9. Help: Xuất hiện cửa sổ trợ giúp của Excel.
8.3. In nội dung bảng tính
Thao tác in nội dung bảng tính th−ờng đ−ợc sử dụng sau khi toàn bộ các thao tác trên bảng tính đã hoàn tất và đáp ứng yêu cầu đặt ra. Bản in có thể đ−ợc sử dụng làm bản chính thức nh−ng cũng có thể đ−ợc sử dụng làm bản nháp để tiếp tục hoàn thiện. Ta có thể thực hiện thao tác in bằng một trong các cách sau:
Cách 1: Vào menu File, chọn lệnh Print.
Cách 2: Kích chuột vào biểu t−ợng Print trên thanh công cụ. Cách 3: Bấm tổ hợp phím Ctrl + P.
Sau khi thực hiện thao tác in bằng một trong các cách trên, cửa sổ Print sẽ xuất hiện. Cửa sổ Print có 4 khu vực chính mà chúng ta cần quan tâm và nắm vững:
* Khu vực Printer: Chứa tên các máy in đã đ−ợc cài đặt trên máy tính. Từ
khu vực này, ta có thể chuyển sang cửa sổ thiết lập các thuộc tính cho máy in, có thể chọn máy in muốn in dữ liệu. Thông th−ờng, khu vực này đ−ợc sử dụng khi
máy tính có sử dụng các máy in trên mạng.
* Khu vực Print range: Cho phép in theo một trong 2 tùy chọn sau:
- Page(s): Cho in một hoặc một số trang liên tục trong WorkBook hiện tại.
* Khu vực Print What: Cho phép chọn một trong các cách in
- Selection: In phạm vi dữ liệu đang lựa chọn.
- Active sheet(s): Cho phép in nội dung tất cả các bảng tính đang chọn trong WorkBook hiện tại.
- Entire workbook: In toàn bộ nội dung WorkBook hiện tại.
) Chú ý: Để chọn một số tên bảng tính (sheet) trong WorkBook hiện tại, ta
giữ phím Ctrl và tuần tự kích chuột và tên các bảng tính cần chọn trên Sheet tab.
* Khu vực Copies:
- Number of copies: Cho phép nhập số bản in trên một trang.
- Collate: Thay đổi trật tự in các trang. Chỉ có tác dụng khi số bản in trên một trang có nhiều hơn một bản.
Hình 3.43: Cửa sổ Print.
Sau khi tiến hành chọn các tùy chọn cần thiết, để bắt đầu in ta kích chuột vào nút OK hoặc bấm phím Enter.
9. Một số hàm trong Excel
9.1. Giới thiệu về hàm
Một hàm là một công thức đ−ợc xây dựng sẵn, nó có thể tự động tính toán, thực hiện các thao tác trong bảng tính hoặc giúp đỡ việc ra quyết định dựa trên thông tin đã cung cấp. Ta có thể sử dụng các hàm có sẵn trong Excel hoặc có thể viết các hàm mới cho mình.
Việc phân hàm theo các nhóm sẽ giúp ta nhanh chóng tìm ra các hàm cần sử dụng. Các hàm trong Excel th−ờng đ−ợc phân thành các nhóm hàm chính sau:
- Các hàm tài chính.
- Các hàm ngày tháng và thời gian. - Các hàm toán học và l−ợng giác. - Các hàm thống kê.
- Các hàm tìm kiếm & tham chiếu. - Các hàm cơ sở dữ liệu. - Các hàm văn bản. - Các hàm logic. - Các hàm thông tin. - Các hàm kỹ thuật. 9.2. Dạng tổng quát cuả hàm = <Tên hàm>(<Tham số>) Trong đó:
- Tên hàm: Đ−ợc xây dựng sẵn trong Excel hay do ng−ời sử dụng tạo ra. - Tham số: Có thể là hằng, là công thức hay biểu thức tham chiếu tới ô hay tham chiếu tới một công thức khác. Tham chiếu tới ô và vùng hay đ−ợc sử dụng trong các hàm.
) Chú ý:
- Dấu bằng cho Excel biết phải hiển thị kết quả của hàm. Nếu không có dấu bằng, Excel sẽ không tính toán và hiển thị công thức nh− một văn bản.
- Mọi hàm trong Excel đều có ít nhất một tham số. Các tham số phải đ−ợc đặt trong cặp dấu ngoặc ().
- Giữa các tham số đặt cách nhau bởi dấu phẩy.
- Các hàm có thể sử dụng lồng nhau nh−ng không đ−ợc quá 7 mức lồng nhau. Không sử dụng dấu bằng tr−ớc các hàm lồng nhau.
9.3. Cách nhập hàm vào bảng tính
9.3.1. Nhập hàm từ bàn phím
3 Di chuyển con trỏ ô đến ô cần nhập công thức. 3 Nhập dấu =
9.3.2. Chọn trong bảng liệt kê tên hàm
3 Di chuyển con trỏ ô đến ô cần nhập công thức.
3 Vào menu Insert, chọn lệnh Function hoặc kích chuột vào biểu t−ợng fx nằm cạnh ô công thức trên thanh công thức.
Xuất hiện cửa sổ Insert Function:
Hình 3.44: Cửa sổ Insert Function.
3 Chọn nhóm hàm cần thực hiện trên hộp chọn Select a Category hoặc gõ tên hàm cần sử dụng vào ô Search a for function để nhanh chóng tìm thấy hàm cần sử dụng.
3 Chọn tên hàm cần thực hiện trên khung Function Name. 3 Chọn OK.
3 Nhập các đối số theo đúng yêu cầu của từng hàm.
9.4. Một số hàm thông dụng
Trong phần này, chúng tôi sẽ giới thiệu một số hàm thông dụng đ−ợc bố trí theo từng nhóm hàm. Trong mỗi nhóm hàng hàm, các hàm đ−ợc sắp xếp theo trật tự a,b,c,...
9.4.1. Nhóm hàm số a. Hàm ABS
Chức năng: Trả về giá trị tuyệt đối của một số. Cú pháp: ABS(Number)
+ Number: Là một số thực cần tính giá trị tuyệt đối.
Ví dụ:
=2^3 + ABS(-3) trả về 11
b. Hàm COUNTIF
Chức năng: Hàm đếm số l−ợng các ô thỏa mãn điều kiện cho tr−ớc, bên
trong một dãy.
Cú pháp: COUNTIF(range,criteria) Tham số:
+ range: Là dãy các liên tiếp ô muốn đếm.
+ criteria: Là điều kiện đếm các ô. Điều kiện có thể ở dạng số, biểu thức hoặc ký tự. Nếu là biểu thức hoặc ký tự thì phải đặt trong cặp dấu nháy kép "...".
Ví dụ:
=COUNTIF(A1:A10,">50") trả về số ô có giá trị số lớn hơn 50 trong trong phạm vi ô từ ô A1 đến A10.
=COUNTIF(B1:B10,"Hoa") trả về số ô có giá trị ký tự là Hoa hoặc hoa trong trong phạm vi ô từ ô B1 đến B10.
=COUNTIF(C1:C10,10) hoặc =COUNTIF(C1:C10,"10") trả về số ô có giá trị ký tự hoặc số là 10.
b. Hàm INT
Chức năng: Trả về phần nguyên của một số. Cú pháp: INT(Number)
Tham số:
+ Number là một số thực cần lấy phần nguyên.
Ví dụ:
=INT(2.4) trả về giá trị là 2
c. Hàm MOD
Chức năng: Trả về phần d− của một phép chia. Cú pháp: MOD(Number,Divisor)
Tham số:
+ Divisor: Là số chia.
) Chú ý:
* Nếu Divisor =0 thì hàm MOD trả về giá trị lỗi #DIV/0! * Hàm MOD có thể đ−ợc biểu diễn theo dạng của hàm INT:
MOD(n,d)=n-d*INT(n/d)
Ví dụ:
=MOD(11,3) trả về kết quả là 2
d. Hàm PI
Chức năng: Trả về giá trị của hằng số Pi, cho phép chính xác tới 15 chữ số
phần thập phân.
Cú pháp: Pi()
Ví dụ:
=Pi() trả về giá trị 3.14159265358979
e. Hàm RAND
Chức năng: Trả về giá trị số ngẫu nhiên lớn hơn hoặc bằng 0 và nhỏ hơn 1.
Một số ngẫu nhiên sẽ đ−ợc trả về mỗi khi bảng tính đ−ợc tính toán.
Cú pháp: RAND()
) Chú ý:
* Để tạo ra một số ngẫu nhiên giữa a và b, ta có thể dùng:
=RAND()*(b-a)+a
* Nếu muốn dùng RAND để tạo các số ngẫu nhiên nh−ng không muốn giá
trị đó thay đổi mỗi khi trong bảng tính có tính toán thì bấm phím F9 sau khi nhập hoặc sửa xong công thức..
Ví dụ:
=RAND() trả về một số ngẫu nhiên giữa 0 và 1.
=RAND()*100 trả về một số ngẫu nhiên giữa 0 và 100.
f. Hàm ROUND
Chức năng: Trả về giá trị làm tròn của một số theo qui tắc làm tròn. Cú pháp: ROUND(Number,n)
Tham số:
+ n: Là số chữ số cần làm tròn. - Nếu n>0: Làm tròn đến n chữ số phần thập phân. - Nếu n<0: Làm tròn đến n chữ số phần nguyên.