8. In ấn dữ liệu
8.1. Định dạng trang in
Thao tác định dạng trang in đ−ợc dùng để thay đổi giá trị các lề trái, lề phải, lề trên, lề d−ới, thay đổi khổ giấy, h−ớng in, thay đổi độ phân giải in, thay đổi tiêu đề đầu và cuối mỗi trang, ... Để định dạng trang in, ta thực hiện qua các b−ớc sau:
3 Mở tập tin WorkBook cần định dạng trang in. 3 Vào menu File, chọn lệnh Page Setup...
3 Thay đổi các thông số cho phù hợp với yêu cầu đặt ra từ cửa sổ Page Setup vừa xuất hiện.
3 Kích chuột vào nút OK hoặc bấm phím Enter.
) Chú ý:
+ Mục Page:
Hình 3.37: Nội dung của mục Page trong cửa sổ Page Setup ý nghĩa các tùy chọn trong mục Page của cửa sổ Page Setup:
• Orientation: Thay đổi h−ớng in.
Portrait: In theo chiều dài của trang giấy.
Lanscape: In theo chiều ngang của trang giấy.
• Paper size: Thay đổi khổ giấy in.
• Scaling: Thay đổi tỷ lệ in trên một trang.
• Print quality: Thay đổi độ phân giải in.
• First page number: Đánh số trang cho trang in đầu. Nếu có giá trị Auto
(ngầm định) thì trang in đầu sẽ đ−ợc đánh số là 1.
+ Mục Margins:
ý nghĩa các tùy chọn trong mục Margins của cửa sổ Page Setup:
• Left: Lề trái (khoảng cách từ mép giấy bên trái đến nội dung bảng tính).
• Right: Lề phải (khoảng cách từ mép giấy bên phải đến nội dung bảng tính).
• Top: Lề trên (khoảng cách từ mép giấy phía trên đến nội dung bảng tính).
• Header: Lề trên của tiêu đề đầu trang (khoảng cách từ mép giấy phía trên
đến nội dung tiêu đề đầu trang).
• Footer: Lề d−ới của tiêu đề cuối trang (khoảng cách từ mép giấy phía d−ới
đến nội dung tiêu đề cuối trang).
• Center on page: Cho phép căn chỉnh nội dung bảng tính vào giữa trang in.
- Horizontally: Nội dung bảng tính cách đều 2 lề trái phải.
- Vertically: Nội dung bảng tính cách đều 2 lề trên d−ới.
Hình 3.38: Nội dung của mục Margins trong cửa sổ Page Setup. + Mục Header/Footer:
• Hộp chọn Header: Cho phép chọn nhanh giá trị sẽ hiển thị trong phần tiêu
đề đầu trang. Nếu không muốn hiển thị chọn mục None trong hộp chọn này. • Hộp chọn Footer: Cho phép chọn nhanh giá trị sẽ hiển thị trong phần tiêu
đề cuối trang. Nếu không muốn hiển thị chọn mục None trong hộp chọn này. • Custom Header: Cho phép soạn thảo nội dung cho phần tiêu đề đầu trang.
• Custom Footer: Cho phép soạn thảo nội dung cho phần tiêu đề cuối trang.
Khi kích chuột vào mục chọn Custom Header (hoặc Custom Footer), sẽ xuất hiện cửa sổ Header (hoặc Footer). Từ cửa sổ này, ta có thể định dạng cho dòng tiêu đề, có thể chèn số thứ tự trang in, tổng số trang có trong WorkBook, ngày, giờ,...
Hình 3.39: Nội dung của mục Header/Footer trong cửa sổ Page Setup
Hình 3.40: Cửa sổ soạn thảo Header (hoặc Footer) ý nghĩa các biểu t−ợng trong cửa sổ soạn thảo Header (hoặc Footer):
1. Font: Cho phép định dạng phần văn bản đang chọn nh− thay đổi tên font,
kiểu chữ,...
2. Page: Chèn số thứ tự trang vào tiêu đề.
3. Pages: Chèn tổng số trang có trong WorkBook vào tiêu đề. 4. Date: Chèn ngày hiện tại vào tiêu đề.
5. Time: Chèn giờ hiện tại vào tiêu đề.
7. File: Chèn tên WorkBook hiện tại vào tiêu đề. 8. Sheet: Chèn tên Sheet hiện tại vào tiêu đề. 9. Picture: Chèn ảnh vào tiêu đề.
10. Format picture: Định dạng cho ảnh đang chọn trong tiêu đề..
+ Mục Sheet
Hình 3.41: Nội dung của mục Sheet trong cửa sổ Page Setup. ý nghĩa các tùy chọn trong mục Sheet của cửa sổ Page Setup:
• Print area: Chọn phạm vi sẽ đ−ợc in khi thực hiện thao tác in nội dung
bảng tính.
• Rows to repeat at top: Chọn hàng sẽ in ở đầu mỗi trang.
• Columns to repeat at left: Chọn cột sẽ in ở bên trái của mỗi trang.
• Print: Gồm một số tùy chọn in sau:
- Gridlines: Bật/Tắt in đ−ờng l−ới chia các ô trong bảng. - Black and white: Bật/Tắt in đen trắng.
- Row and column headings: Bật/Tắt in tên hàng và tên cột.
- Draft quality: Bật/Tắt chế độ in nháp. Khi in nháp sẽ sử dụng ít mực in hơn và chất l−ợng chữ in sẽ mờ hơn bình th−ờng.
- Comments: Chọn cách in nội dung các chú thích trong bảng tính. - Cell errors as: Chọn cách in nội dung trong các ô bị lỗi.
• Page order: Tùy chọn trật tự in.