GIÁO TRÌNH TIN HỌC ỨNG DỤNG - CHƯƠNG 2 ppt

17 Chơng 2 soạn thảo văn bản 1 Giới thiệu chung về soạn thảo văn bản 1.1 Chơng trình soạn thảo văn bản Trong quá trình sử dụng máy vi tính, một trong số các ứng dụng mà hầu hết ngời sử dụng máy đều phải biết và ứng dụng nó là việc sử dụng máy vi tính để soạn thảo văn bản. Chơng trình soạn thảo văn bản trên máy tính thực chất là một chơng trình nhằm khai thác các đặc điểm của việc đa dữ liệu vào từ bàn phím, cách lu trữ thông tin và cách tổ chức đa thông tin ra trên màn hình hoặc máy in để sao cho ta có thể sử dụng máy vi tính nh công cụ đánh máy kết hợp với công cụ lu trữ tài liệu. 1.2 Các công việc cần làm khi soạn thảo văn bản - Nhập văn bản vào máy và lu trữ chúng trên các thiết bị lu trữ nh đĩa từ. - Hiệu chỉnh lại văn bản: thực chất là quá trình soát lỗi của thao tác nhập văn bản. Với các văn bản tiếng Anh, hầu hết các chơng trình soạn thảo văn bản đều cung cấp cho ngời dùng nhiều công cụ tìm và sửa lỗi rất hữu ích, nh kiểm tra và sửa lỗi chính tả (Spelling), ngữ pháp (Grammar), tra cứu từ đồng nghĩa - trái nghĩa (Thesaurus), sửa lỗi tự động và gõ tắt (Autocorrect), tự động ngắt từ (Hyphenation), - Trình bày văn bản: là quá trình trang trí cho văn bản đúng với ý định và mục đích của ngời sử dụng. Về khía cạnh này, phần lớn các chơng trình soạn thảo văn bản hiện nay đều cung cấp các công cụ tơng đối mạnh cho phép ngời dùng thành thạo có thể tạo ra những bản in mang tính chuyên nghiệp. - Đa văn bản ra màn hình hoặc máy in: thông thờng, các chơng trình soạn thảo văn bản đều có công cụ xem văn bản đã trang trí trớc khi in. Công cụ này cho phép ngời dùng kiểm tra lại lần cuối tất cả các bớc tiến hành soạn thảo văn bản, đặc biệt là quá trình trình bày văn bản. 18 2 Hệ soạn thảo văn bản Microsoft Word 2.1 Giới thiệu về hệ soạn thảo văn bản Microsoft Word Microsoft Word, gọi tắt là MS Word là một chơng trình chuyên dụng trong lĩnh vực soạn thảo văn bản. Ngoài những chức năng thông dụng của một hệ soạn thảo văn bản, MS Word còn cung cấp những công cụ hữu hiệu và thân thiện giúp ngời sử dụng có thể xử lý hầu hết các vấn đề đặt ra trong quá trình soạn thảo văn bản. Trong phần này chúng tôi giới thiệu hệ soạn thảo MS Word trong bộ chơng trình Microsoft Office XP. 2.2 Khởi động và thoát khỏi chơng trình 2.2.1 Khởi động chơng trình Kích chuột tại biểu tợng MS Word trên màn hình chính của hệ điều hành Windows. Hoặc kích chuột tại nút Start, sau đó đa chuột tới mục All Programs, rồi kích chuột tại mục MS Word. Hoặc thực hiện Start -> Run -> gõ vào đờng dẫn tới tệp chơng trình. 2.2.2 Thoát khỏi chơng trình Kích chuột tại menu File, chọn Exit. Hoặc thoát khỏi chơng trình bằng cách đóng cửa sổ chơng trình MS Word Lu ý: Trong trờng hợp thoát khỏi chơng trình mà cha ghi lại những thay đổi trong tệp văn bản đang soạn, MS Word sẽ đa ra thông báo: Chọn Yes: lu lại những thay đổi trong văn bản Chọn No: không lu lại những thay đổi trớc đó Chọn Cancel: ngừng thao tác đóng văn bản trở lại màn hình soạn thảo. 2.3 Màn hình giao tiếp Sau khi khởi động chơng trình thành công, màn hình giao tiếp của MS Word bao gồm các thành phần cơ bản sau: 19 - Dòng tiêu đề (title bar): chứa tên chơng trình và tên tệp văn bản đang soạn thảo. - Dòng menu (menu bar): chứa các lệnh của MS Word. - Thanh công cụ (tool bar): chứa một số biểu tợng (icon) thể hiện một số lệnh thờng dùng. Chọn các lệnh bằng chuột. - Thớc (ruler): là thớc và chứa 1số kí hiệu định dạng thông dụng. Có một thớc ngang và một thớc dọc. Tắt (mở) bằng cách chọn menu View ặ Ruler - Vùng nhập văn bản (text area): cửa sổ văn bản là phần lớn nhất, dùng để nhập văn bản. - Thanh cuốn (scroll bar): Dùng để di chuyển màn hình cửa sổ văn bản bằng chuột. Có thanh cuốn bên phải và phía dới. - Dòng trạng thái (status bar): cho biết một số trạng thái làm việc (tổng số trang trong tệp, trang hiện đang làm việc, ) 2.4 Các chế độ làm việc Có rất nhiều cách trình bày cửa sổ văn bản nh: - Normal: Cửa sổ hiển thị văn bản theo một thớc ngang và thể hiện dấu hiệu phân trang. - Print Layout: Cửa sổ hiển thị văn bản theo hai thớc, đợc phân trang theo trang giấy in. 20 - Outline: Cửa sổ hiển thị văn bản không có thớc, chỉ thích hợp trong trờng hợp thể hiện những văn bản dài. Muốn làm việc ở chế độ nào chọn menu View và chọn mục tơng ứng. 2.5 Nhập và điều chỉnh văn bản - Nhập lần lợt các kí tự. Không sử dụng phím Enter để xuống dòng, mà chỉ sử dụng phím này để kết thúc một đoạn văn bản (paragraph). - Ngắt một đoạn văn bản thành nhiều đoạn bằng cách tới vị trí định ngắt, ấn phím Enter để chèn dấu kết thúc đoạn văn bản (dấu paragraph) vào vị trí đã định. - Nối hai đoạn văn bản bằng cách xóa dấu kết thúc đoạn nằm ở cuối đoạn trên (đến đầu đoạn văn bản dới và nhấn phím Backspace, hoặc đến cuối đoạn văn bản trên và nhấn phím Delete). 2.6 Các thao tác với khối văn bản Khối văn bản là một phần văn bản liên tục. Có một số thao tác cơ bản với khối nh: 2.6.1 Chọn khối văn bản (đánh dấu khối văn bản) - Chọn khối bằng bàn phím: Giữ phím Shift, đồng thời dùng các phím di chuyển con trỏ màn hình để chọn khối. - Chọn khối bằng chuột: + Rê chuột từ đầu khối đến cuối khối. + Kích chuột tại kí tự đầu của khối, sau đó giữa phím Shift đồng thời kích chuột tại kí tự cuối của khối. + Nếu khối chọn là một dòng thì đa con trỏ chuột về đầu dòng sao cho con trỏ chuột có hình mũi tên rồi kích chuột. + Nếu khối chọn là một từ thì kích kép vào từ đó. + Nếu khối chọn là một đoạn văn bản thì bấm nhanh 3 lần vào phím trái chuột, hoặc đa con trỏ chuột ra đầu dòng sao cho con trỏ chuột có hình mũi tên rồi kích kép chuột. Bỏ chọn khối văn bản bằng cách kích chuột tại vị trí bất kì trong màn hình soạn thảo. 21 2.6.2 Sao chép khối văn bản Mục đích: Nhằm tạo ra một phần văn bản giống phần văn bản đã có. Thực hiện: - Chọn khối văn bản muốn sao chép. - Thực hiện menu Edit ặ Copy hoặc kích chuột vào biểu tợng hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+C. - Chuyển con trỏ văn bản đến vị trí cần sao chép khối văn bản tới. - Thực hiện menu Edit ặ Paste hoặc kích chuột vào biểu tợng hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+V. 2.6.3 Chuyển khối văn bản Mục đích: chuyển một phần văn bản từ vị trí này sang vị trí khác Thực hiện: - Chọn khối văn bản muốn chuyển. - Thực hiện menu Edit ặ Cut hoặc kích chuột vào kí hiệu hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+X. - Chuyển con trỏ văn bản đến vị trí cần chuyển khối văn bản tới. - Thực hiện menu Edit ặ Paste hoặc kích chuột vào biểu tợng hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+V. 2.6.4 Xóa khối văn bản - Chọn khối muốn xóa - Thực hiện menu Edit ặ Delete hoặc gõ phím Delete. 2.7 Thao tác với tệp văn bản MS Word tự động đặt phần mở rộng của các tệp văn bản là DOC. Do đó khi đặt tên các tệp văn bản của MS Word không cần xác định phần mở rộng. 2.7.1 Tạo một văn bản mới Thực hiện menu File -> New hoặc kích chuột vào kí hiệu hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+N. 22 Mỗi khi tạo văn bản mới, MS Word mở thêm một cửa sổ văn bản mới còn trống với tên mặc định là Document x (trong đó x là số thứ tự thực hiện thao tác mở văn bản). 2.7.2 Mở một văn bản đã có trên đĩa - Thực hiện lệnh File ặ Open hoặc kích chuột vào biểu tợng hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+O, xuất hiện hộp thoại Open. - Lựa chọn các tham số phù hợp trong hộp hội thoại Open + Look in : chọn ổ đĩa và th mục chứa tệp + Files of type: chọn loại tệp cần mở + File name: gõ vào tên tệp cần mở. (có thể chọn tên của văn bản muốn mở trong danh sách) - Kích chuột tại nút Open để thực hiện hoặc kích chuột tại nút Cancel nếu muốn bỏ qua thao tác này. Mỗi khi mở một văn bản, MS Word mở thêm cửa sổ và lấy nội dung tệp văn bản đa vào cửa sổ này. 2.7.3 Lu một văn bản vo đĩa a. Lu văn bản với tên đã chỉ định - Thực hiện lệnh File -> Save hoặc kích chuột vào biểu tợng hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+S - Khi lu văn bản lần đầu tiên, trên màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại Save As và ngời sử dụng cần lựa chọn các tham số phù hợp: 23 + Save in: chọn th mục chứa tệp + File name: gõ vào tên tệp + Save as type: lựa chọn kiểu cho tệp cần lu - Kích chuột tại nút Save để thực hiện hoặc kích chuột tại nút Cancel nếu muốn bỏ qua thao tác này. b. Lu văn bản với tên khác Chọn menu File -> Save As xuất hiện hộp hội thoại Save As. Thực hiện việc chọn tham số cho hộp hội thoại này giống nh phần a. 2.7.4 Đóng cửa sổ soạn thảo văn bản hiện thời Thực hiện giống việc đóng cửa sổ của Windows hoặc chọn menu File ->Close 2.8 Khôi phục một tác vụ Để khôi phục lại các tác vụ vừa thực hiện nh xoá dữ liệu, điều chỉnh dữ liệu chọn menu Edit -> Undo (hoặc nháy chuột tại biểu tợng hoặc Ctrl+Z). Ngợc lại, nếu muốn trở lại thao tác sau chọn Edit -> Redo (hoặc nháy chuột tại biểu tợng hoặc Ctrl+Y) 2.9 Định dạng văn bản Việc trình bày văn bản theo ý muốn của ngời sử dụng gọi là việc định dạng văn bản. Có các cách thức định dạng văn bản nh: - Định dạng bằng menu lệnh : là phơng pháp định dạng đầy đủ nhất vì chỉ trong menu lệnh mới chứa tất cả các chức năng định dạng cho văn bản. - Định dạng bằng các kí hiệu định dạng: là phơng pháp định dạng trực tiếp và đơn giản vì các kí hiệu định dạng đã hiển thị sẵn trên thanh công cụ và 24 thớc. Ngời sử dụng chỉ việc kích chuột trên những kí hiệu định dạng tơng ứng. Tuy nhiên chỉ có các kí hiệu định dạng quen thuộc chứ không đầy đủ nh định dạng bằng menu lệnh. - Sử dụng tổ hợp phím: là phơng pháp định dạng thờng dùng đối với ngời làm công tác xử lý văn bản chuyên nghiệp trên máy vi tính vì ngời sử dụng không phải mất thời gian thay đổi thiết bị nhập giữa bàn phím và chuột. 2.9.1 Định dạng kí tự a. Dùng menu - Chọn khối kí tự muốn định dạng - Thực hiện menu Format ặ Font, xuất hiện hộp thoại: Việc định dạng kí tự bao gồm định dạng chữ, kiểu chữ và kích thớc của chữ Một số kiểu chữ thờng dùng: Chữ thờng Regular Chữ nghiêng Italic (Ctrl+I) Chữ đậm Bold (Ctrl+B) Chữ đậm và nghiêng Bold Italic Chữ chỉ số trên Superscript (Ctrl+Shift+=) Chữ chỉ số dới Subscript (Ctrl+=) Chữ có hàng kẻ chạy qua giữa Strikethrough Chữ có gạch chân Underline (Ctrl+U) + Font (chữ) : kích chuột vào tên chữ định chọn trong danh sách + Font style (kiểu chữ) : kích chuột vào tên kiểu chữ muốn chọn + Size (kích thớc chữ) : kích chuột vào kích thớc muốn chọn hoặc nhập kích thớc vào từ bàn phím. + Color (màu chữ) : kích chuột vào màu chữ định chọn 25 - Kích chuột tại nút OK để thực hiện hoặc kích chuột tại nút Cancel nếu muốn bỏ qua thao tác này. b. Dùng thanh công cụ - Chọn khối kí tự muốn định dạng - Kích chuột trên những nút tơng ứng trên thanh công cụ: Riêng các kí hiệu định dạng cho các kiểu chữ (đậm, nghiêng, gạch chân): kích chuột để chuyển từ trạng thái tắt sang mở hoặc ngợc lại. 2.9.2 Định dạng đoạn văn bản a. Dùng menu - Chọn các đoạn văn bản muốn định dạng. - Thực hiện menu Format ặ Paragraph. Xuất hiện hộp thoại: + Special: None: bình thờng. First line: khoảng cách từ lề trái đến dòng đầu của đoạn. Hanging: khoảng cách từ lề trái đến các dòng sau của đoạn, trừ dòng đầu tiên. + Line spacing: Xác định khoảng cách giữa các dòng trong đoạn + Alignment (căn chỉnh lề) gồm: Left: căn theo lề trái (Ctrl+L) Right: căn theo lề phải (Ctrl+R) Centered: căn giữa (Ctrl+E) Justified: căn theo cả hai lề (Ctrl+J) + Indentation gồm: Left: khoảng cách tính từ lề trái Right : khoảng cách tính từ lề phải + Spacing: Before: khoảng cách đến đoạn văn bản trên. After : khoảng cách đến đoạn văn bản dới. 26 Single: khoảng cách dòng bình thờng (tự động thay đổi theo kích thớc chữ). Double: gấp đôi khoảng cách dòng bình thờng. 1.5 line: gấp 1,5 lần khoảng cách dòng bình thờng. Exactly: khoảng cách dòng chính xác, tính bằng point (pt : 1/72 inch). - Kích chuột tại nút OK để thực hiện hoặc kích chuột tại nút Cancel nếu muốn bỏ qua thao tác này. b. Dùng thanh công cụ Các nút căn chỉnh lề trên thanh công cụ: Các ký hiện Identation trên thớc ngang: - Chọn các đoạn văn bản muốn định dạng. - Thực hiện: + Thay đổi Alignment bằng cách kích chuột trên nút tơng ứng. + Thay đổi Indentation bằng cách rê chuột trên những nút Identation tơng ứng. 2.9.3 Thiết lập điểm dừng Tab Mỗi lần gõ phím Tab, con trỏ sẽ dừng lại tại một vị trí. Khoảng cách từ vị trí dừng của Tab này đến vị trí dừng của Tab khác gọi là độ dài của Tab (khoảng cách ngầm định là 1,27 cm). Việc thay đổi độ dài của tab và định dạng đờng đi cho tab có thể thực hiện nh sau: a. Dùng menu - Thực hiện menu Format ->Tab, xuất hiện hộp thoại: [...]... 31 2. 10.6 Trộn ô - Chọn các ô định trộn - Thực hiện menu Table Merge cells 2. 10.7 Chia ô - Chọn ô cần chia - Thực hiện menu Table Split cells, xuất hiện hộp thoại: Number of Columns: Cho biết cần chia ô thành bao nhiêu ô nhỏ (theo chiều ngang) Number of Rows: Cho biết cần chia ô thành bao nhiêu ô nhỏ (theo chiều dọc) 2. 10.8 Bật tắt đờng kẻ lới - Bật đờng kẻ lới : Chọn menu Table -> Show Gridlines -. .. đó nhập nội dung vào ô đó 2. 10 .2 Đóng khung kẻ đờng cho bảng - Chọn các ô muốn đóng khung, kẻ đờng - Thực hiện lệnh Format - Chọn Border để kẻ khung Borders and Shading sẽ xuất hiện hộp thoại: 29 + Setting: chọn một kiểu kẻ khung Hoặc tự xác lập đờng kẻ theo các bớc sau: + Style : chọn dạng đờng kẻ + Width: chọn mức độ đậm nhạt cho đờng kẻ + Color : chọn màu đờng kẻ Sau đó áp dụng trực tiếp loại đờng... menu Table -> Hide Gridlines 2. 10.9 Chia một bảng thnh hai bảng - Di chuyển con trỏ văn bản đến dòng muốn tách sang bảng hai - Thực hiện menu Table Split Table Dùng thanh công cụ (hoặc thực hiện menu View -> Toolbars -> Kích chuột tại biểu tợng Tables and Borders) sẽ xuất hiện thanh công cụ Tables and Borders Ta có thể thực hiện các thao tác trên dựa vào các biểu tợng của thanh công cụ này 2. 11 Trình bày... biểu tợng - Lựa chọn phạm vi cần tiếp nhận định dạng 28 2. 10 Lập bảng biểu trong văn bản Trong một văn bản, nếu phải tạo một bảng biểu, ta có thể sử dụng những phần mềm bảng tính chuyên dụng nh Excel, Lotus, Quattro Tuy nhiên nếu bảng biểu chỉ có một phần trong văn bản, có thể sử dụng chức năng tạo bảng trong MS Word 2. 10.1 Tạo một bảng a Thiết lập bảng - Thực hiện menu Table Insert table Xuất hiện hộp... văn bản cần thực hiện - Thực hiện menu Format -> Drop cap, sau đó lựa chọn: 27 + Position: chọn vị trí của chữ cái đầu + Font: chọn kiểu chữ + Lines to drop: xác định độ cao của chữ + Distance from text: xác định khoảng cách từ kí tự đến phần văn bản còn lại 2. 9.6 Đặt dấu hoặc số ở đầu các đoạn văn bản a Dùng menu - Chọn các đoạn văn bản cần thực hiện - Thực hiện menu Format -> Bullets and Numbering,... khỏi thớc 2. 9.4 Chia cột báo a Dùng menu - Chọn phần văn bản cần thực hiện - Thực hiện menu Format -> Columns, xuất hiện hộp thoại: + Number of column: chọn số cột cần chia + Width and spacing: độ rộng và khoảng cách giữa các cột + Line between: có/không có đờng ngăn cách giữa các cột b Dùng thanh công cụ Kích chuột tại biểu tợng sau đó rê chuột để chọn số cột cần chia 2. 9.5 Tạo chữ cái đầu dòng - Chọn... công cụ - Chọn các đoạn văn bản cần thực hiện - Kích chuột tại biểu tợng để đặt dấu ở đầu các đoạn Kích chuột tại biểu tợng để đặt số ở đầu các đoạn 2. 9.7 Sao chép định dạng - Chọn phạm vi cần thực hiện sao chép định dạng - Kích chuột vào biểu tợng để thực hiện sao chép định dạng một lần Nếu kích kép chuột thì thực hiện sao chép định dạng nhiều lần cho đến khi bạn kích chuột lại biểu tợng - Lựa chọn... thanh công cụ này 2. 11 Trình bày trang in 2. 11.1 Định dạng trang in Thực hiện menu File - Page Setup, xuất hiện hộp hội thoại Page Setup: Chọn Paper trên cửa sổ Page Setup để chọn khổ giấy 32 + Paper Size : kích thớc trang giấy + Width : chiều rộng (không cần thay đổi nếu sử dụng khổ giấy có sẵn) + Height : chiều cao (không cần thay đổi nếu sử dụng khổ giấy có sẵn) - Chọn Margins để thay đổi lề và hớng... của tiêu đề (có thể sử dụng thao tác định dạng văn bản) + Kết thúc bằng cách kích chuột tại nút Close trên thanh công cụ Header and Footer b, Thay đổi tiêu đề Kích kép chuột tại tiêu đề đầu trang hay cuối trang, sau đó có thể tiến hành sửa chữa hoặc xoá tiêu đề nếu không còn thấy cần thiết 2. 11.3 Chèn số trang cho văn bản a, Sử dụng View -> Header and Footer - Chọn menu View - Trong phần nhập nội dung... trong phần Preview - Chọn Shading để tạo màu nền + Fill: chọn màu nền cho các ô Nếu chọn No Fill sẽ không có màu + Style: chọn loại nền 2. 10.3 Thay đổi độ rộng cột, chiều cao dòng a Thay đổi độ rộng cột - Đa con trỏ chuột về gianh giới giữa các cột trên thớc ngang hoặc ngay trên bảng sao cho con trỏ chuột có dạng - Rê chuột để điều chỉnh độ rộng của cột b Thay đổi chiều cao dòng - Đa con trỏ chuột . Start -& gt; Run -& gt; gõ vào đờng dẫn tới tệp chơng trình. 2. 2 .2 Thoát khỏi chơng trình Kích chuột tại menu File, chọn Exit. Hoặc thoát khỏi chơng trình bằng cách đóng cửa sổ chơng trình MS. thời. 32 2.10.6 Trộn ô - Chọn các ô định trộn. - Thực hiện menu Table ặ Merge cells. 2. 10.7 Chia ô - Chọn ô cần chia. - Thực hiện menu Table ặ Split cells, xuất hiện hộp thoại: 2. 10.8. 17 Chơng 2 soạn thảo văn bản 1 Giới thiệu chung về soạn thảo văn bản 1.1 Chơng trình soạn thảo văn bản Trong quá trình sử dụng máy vi tính, một trong số các ứng dụng mà hầu hết ngời sử dụng