Chương trình soạn thảo văn bản trên máy tính thực chất là một chương trình nhằm khai thác các đặc điểm của việc đưa dữ liệu vào từ bàn phím, cách lưu trữ thông tin và cách tổ chức đưa th
Trang 1Chương 2 soạn thảo văn bản
1 Giới thiệu chung về soạn thảo văn bản
1.1 Chương trình soạn thảo văn bản
Trong quá trình sử dụng máy vi tính, một trong số các ứng dụng mà hầu hết người sử dụng máy đều phải biết và ứng dụng nó là việc sử dụng máy vi tính để soạn thảo văn bản
Chương trình soạn thảo văn bản trên máy tính thực chất là một chương trình nhằm khai thác các đặc điểm của việc đưa dữ liệu vào từ bàn phím, cách lưu trữ thông tin và cách tổ chức đưa thông tin ra trên màn hình hoặc máy in để sao cho ta có thể sử dụng máy vi tính như công cụ đánh máy kết hợp với công cụ lưu trữ tài liệu
1.2 Các công việc cần làm khi soạn thảo văn bản
- Nhập văn bản vào máy và lưu trữ chúng trên các thiết bị lưu trữ như đĩa từ
- Hiệu chỉnh lại văn bản: thực chất là quá trình soát lỗi của thao tác nhập văn bản Với các văn bản tiếng Anh, hầu hết các chương trình soạn thảo văn bản đều cung cấp cho người dùng nhiều công cụ tìm và sửa lỗi rất hữu ích, như kiểm tra và sửa lỗi chính tả (Spelling), ngữ pháp (Grammar), tra cứu từ
đồng nghĩa - trái nghĩa (Thesaurus), sửa lỗi tự động và gõ tắt (Autocorrect),
tự động ngắt từ (Hyphenation),
- Trình bày văn bản: là quá trình trang trí cho văn bản đúng với ý định và mục đích của người sử dụng Về khía cạnh này, phần lớn các chương trình soạn thảo văn bản hiện nay đều cung cấp các công cụ tương đối mạnh cho phép người dùng thành thạo có thể tạo ra những bản in mang tính chuyên nghiệp
- Đưa văn bản ra màn hình hoặc máy in: thông thường, các chương trình soạn thảo văn bản đều có công cụ xem văn bản đã trang trí trước khi in Công cụ này cho phép người dùng kiểm tra lại lần cuối tất cả các bước tiến hành soạn thảo văn bản, đặc biệt là quá trình trình bày văn bản
Trang 22 Hệ soạn thảo văn bản Microsoft Word
2.1 Giới thiệu về hệ soạn thảo văn bản Microsoft Word
Microsoft Word, gọi tắt là MS Word là một chương trình chuyên dụng trong lĩnh vực soạn thảo văn bản Ngoài những chức năng thông dụng của một hệ soạn thảo văn bản, MS Word còn cung cấp những công cụ hữu hiệu và thân thiện giúp người sử dụng có thể xử lý hầu hết các vấn đề đặt ra trong quá trình soạn thảo văn bản Trong phần này chúng tôi giới thiệu hệ soạn thảo MS Word trong bộ chương trình Microsoft Office XP
2.2 Khởi động và thoát khỏi chương trình
2.2.1 Khởi động chương trình
Kích chuột tại biểu tượng MS Word trên màn hình chính của hệ điều hành Windows
Hoặc kích chuột tại nút Start, sau đó đưa chuột tới mục All Programs, rồi kích chuột tại mục MS Word
Hoặc thực hiện Start -> Run -> gõ vào đường dẫn tới tệp chương trình
2.2.2 Thoát khỏi chương trình
Kích chuột tại menu File, chọn Exit
Hoặc thoát khỏi chương trình bằng cách đóng cửa sổ chương trình MS Word
Lưu ý: Trong trường hợp thoát khỏi chương trình mà chưa ghi lại những thay
đổi trong tệp văn bản đang soạn, MS Word sẽ đưa ra thông báo:
Chọn Yes: lưu lại những thay đổi trong văn bản
Chọn No: không lưu lại những thay đổi trước đó
Chọn Cancel: ngừng thao tác đóng văn bản trở lại màn hình soạn thảo
2.3 Màn hình giao tiếp
Sau khi khởi động chương trình thành công, màn hình giao tiếp của MS Word
Trang 3- Dòng tiêu đề (title bar): chứa tên chương trình và tên tệp văn bản đang soạn thảo
- Dòng menu (menu bar): chứa các lệnh của MS Word
- Thanh công cụ (tool bar): chứa một số biểu tượng (icon) thể hiện một số lệnh thường dùng Chọn các lệnh bằng chuột
- Thước (ruler): là thước và chứa 1số kí hiệu định dạng thông dụng Có một thước ngang và một thước dọc Tắt (mở) bằng cách chọn menu View ặ Ruler
- Vùng nhập văn bản (text area): cửa sổ văn bản là phần lớn nhất, dùng để nhập văn bản
- Thanh cuốn (scroll bar): Dùng để di chuyển màn hình cửa sổ văn bản bằng chuột Có thanh cuốn bên phải và phía dưới
- Dòng trạng thái (status bar): cho biết một số trạng thái làm việc (tổng số trang trong tệp, trang hiện đang làm việc, )
2.4 Các chế độ làm việc
Có rất nhiều cách trình bày cửa sổ văn bản như:
- Normal: Cửa sổ hiển thị văn bản theo một thước ngang và thể hiện dấu hiệu phân trang
- Print Layout: Cửa sổ hiển thị văn bản theo hai thước, được phân trang theo trang giấy in
Trang 4- Outline: Cửa sổ hiển thị văn bản không có thước, chỉ thích hợp trong trường hợp thể hiện những văn bản dài
Muốn làm việc ở chế độ nào chọn menu View và chọn mục tương ứng
2.5 Nhập và điều chỉnh văn bản
- Nhập lần lượt các kí tự Không sử dụng phím Enter để xuống dòng, mà chỉ
sử dụng phím này để kết thúc một đoạn văn bản (paragraph)
- Ngắt một đoạn văn bản thành nhiều đoạn bằng cách tới vị trí định ngắt, ấn phím Enter để chèn dấu kết thúc đoạn văn bản (dấu paragraph) vào vị trí đã
định
- Nối hai đoạn văn bản bằng cách xóa dấu kết thúc đoạn nằm ở cuối đoạn trên (đến đầu đoạn văn bản dưới và nhấn phím Backspace, hoặc đến cuối
đoạn văn bản trên và nhấn phím Delete)
2.6 Các thao tác với khối văn bản
Khối văn bản là một phần văn bản liên tục Có một số thao tác cơ bản với khối như:
2.6.1 Chọn khối văn bản (đánh dấu khối văn bản)
- Chọn khối bằng bàn phím: Giữ phím Shift, đồng thời dùng các phím di chuyển con trỏ màn hình để chọn khối
- Chọn khối bằng chuột:
+ Rê chuột từ đầu khối đến cuối khối
+ Kích chuột tại kí tự đầu của khối, sau đó giữa phím Shift đồng thời kích chuột tại kí tự cuối của khối
+ Nếu khối chọn là một dòng thì đưa con trỏ chuột về đầu dòng sao cho con trỏ chuột có hình mũi tên rồi kích chuột
+ Nếu khối chọn là một từ thì kích kép vào từ đó
+ Nếu khối chọn là một đoạn văn bản thì bấm nhanh 3 lần vào phím trái chuột, hoặc đưa con trỏ chuột ra đầu dòng sao cho con trỏ chuột có hình mũi tên rồi kích kép chuột
Bỏ chọn khối văn bản bằng cách kích chuột tại vị trí bất kì trong màn hình soạn thảo
Trang 52.6.2 Sao chép khối văn bản
Mục đích: Nhằm tạo ra một phần văn bản giống phần văn bản đã có
Thực hiện:
- Chọn khối văn bản muốn sao chép
- Thực hiện menu Edit ặ Copy hoặc kích chuột vào biểu t−ợng hoặc
ấn tổ hợp phím Ctrl+C
- Chuyển con trỏ văn bản đến vị trí cần sao chép khối văn bản tới
- Thực hiện menu Edit ặ Paste hoặc kích chuột vào biểu t−ợng hoặc ấn
tổ hợp phím Ctrl+V
2.6.3 Chuyển khối văn bản
Mục đích: chuyển một phần văn bản từ vị trí này sang vị trí khác
Thực hiện:
- Chọn khối văn bản muốn chuyển
- Thực hiện menu Edit ặ Cut hoặc kích chuột vào kí hiệu hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+X
- Chuyển con trỏ văn bản đến vị trí cần chuyển khối văn bản tới
- Thực hiện menu Edit ặ Paste hoặc kích chuột vào biểu t−ợng hoặc ấn
tổ hợp phím Ctrl+V
2.6.4 Xóa khối văn bản
- Chọn khối muốn xóa
- Thực hiện menu Edit ặ Delete hoặc gõ phím Delete
2.7 Thao tác với tệp văn bản
MS Word tự động đặt phần mở rộng của các tệp văn bản là DOC Do đó khi
đặt tên các tệp văn bản của MS Word không cần xác định phần mở rộng
2.7.1 Tạo một văn bản mới
Thực hiện menu File -> New hoặc kích chuột vào kí hiệu hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+N
Trang 6Mỗi khi tạo văn bản mới, MS Word mở thêm một cửa sổ văn bản mới còn trống với tên mặc định là Document x (trong đó x là số thứ tự thực hiện thao tác mở văn bản)
2.7.2 Mở một văn bản đã có trên đĩa
- Thực hiện lệnh File ặ Open hoặc kích chuột vào biểu tượng hoặc ấn
tổ hợp phím Ctrl+O, xuất hiện hộp thoại Open
- Lựa chọn các tham số phù hợp trong hộp hội thoại Open
+ Look in : chọn ổ đĩa và thư mục chứa tệp
+ Files of type: chọn loại tệp cần mở
+ File name: gõ vào tên tệp cần mở (có thể chọn tên của văn bản muốn mở trong danh sách)
- Kích chuột tại nút Open để thực hiện hoặc kích chuột tại nút Cancel nếu muốn bỏ qua thao tác này
Mỗi khi mở một văn bản, MS Word mở thêm cửa sổ và lấy nội dung tệp văn bản đưa vào cửa sổ này
2.7.3 Lưu một văn bản vμo đĩa
a Lưu văn bản với tên đã chỉ định
- Thực hiện lệnh File -> Save hoặc kích chuột vào biểu tượng hoặc ấn
tổ hợp phím Ctrl+S
- Khi lưu văn bản lần đầu tiên, trên màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại Save As
và người sử dụng cần lựa chọn các tham số phù hợp:
Trang 7+ Save in: chọn thư mục chứa tệp
+ File name: gõ vào tên tệp
+ Save as type: lựa chọn kiểu cho tệp cần lưu
- Kích chuột tại nút Save để thực hiện hoặc kích chuột tại nút Cancel nếu muốn bỏ qua thao tác này
b Lưu văn bản với tên khác
Chọn menu File -> Save As xuất hiện hộp hội thoại Save As Thực hiện việc chọn tham số cho hộp hội thoại này giống như phần a
2.7.4 Đóng cửa sổ soạn thảo văn bản hiện thời
Thực hiện giống việc đóng cửa sổ của Windows hoặc chọn menu File ->Close
2.8 Khôi phục một tác vụ
Để khôi phục lại các tác vụ vừa thực hiện như xoá dữ liệu, điều chỉnh dữ liệu chọn menu Edit -> Undo (hoặc nháy chuột tại biểu tượng hoặc Ctrl+Z) Ngược lại, nếu muốn trở lại thao tác sau chọn Edit -> Redo (hoặc nháy chuột tại biểu tượng hoặc Ctrl+Y)
2.9 Định dạng văn bản
Việc trình bày văn bản theo ý muốn của người sử dụng gọi là việc định dạng văn bản Có các cách thức định dạng văn bản như:
- Định dạng bằng menu lệnh : là phương pháp định dạng đầy đủ nhất vì chỉ trong menu lệnh mới chứa tất cả các chức năng định dạng cho văn bản
- Định dạng bằng các kí hiệu định dạng: là phương pháp định dạng trực tiếp
và đơn giản vì các kí hiệu định dạng đã hiển thị sẵn trên thanh công cụ và
Trang 8thước Người sử dụng chỉ việc kích chuột trên những kí hiệu định dạng tương ứng Tuy nhiên chỉ có các kí hiệu định dạng quen thuộc chứ không
đầy đủ như định dạng bằng menu lệnh
- Sử dụng tổ hợp phím: là phương pháp định dạng thường dùng đối với người làm công tác xử lý văn bản chuyên nghiệp trên máy vi tính vì người sử dụng không phải mất thời gian thay đổi thiết bị nhập giữa bàn phím và chuột
2.9.1 Định dạng kí tự
a Dùng menu
- Chọn khối kí tự muốn định dạng
- Thực hiện menu Format ặ Font, xuất hiện hộp thoại:
Việc định dạng kí tự bao gồm định dạng chữ, kiểu chữ và kích thước của chữ
Một số kiểu chữ thường dùng:
Chữ thường Regular
Chữ nghiêng Italic (Ctrl+I)
Chữ đậm và nghiêng Bold Italic
Chữ chỉ số trên Superscript (Ctrl+Shift+=)
Chữ có hàng kẻ chạy qua giữa Strikethrough
+ Font (chữ) : kích chuột vào tên chữ
định chọn trong danh sách + Font style (kiểu chữ) : kích chuột vào tên kiểu chữ muốn chọn
+ Size (kích thước chữ) : kích chuột vào kích thước muốn chọn hoặc nhập kích thước vào từ bàn phím
+ Color (màu chữ) : kích chuột vào màu chữ định chọn
Trang 9- Kích chuột tại nút OK để thực hiện hoặc kích chuột tại nút Cancel nếu muốn bỏ qua thao tác này
b Dùng thanh công cụ
- Chọn khối kí tự muốn định dạng
- Kích chuột trên những nút tương ứng trên thanh công cụ:
Riêng các kí hiệu định dạng cho các kiểu chữ (đậm, nghiêng, gạch chân): kích chuột để chuyển từ trạng thái tắt sang mở hoặc ngược lại
2.9.2 Định dạng đoạn văn bản
a Dùng menu
- Chọn các đoạn văn bản muốn định dạng
- Thực hiện menu Format ặ Paragraph Xuất hiện hộp thoại:
+ Special:
None: bình thường
First line: khoảng cách từ lề trái đến dòng đầu của đoạn
Hanging: khoảng cách từ lề trái đến các dòng sau của đoạn, trừ dòng đầu tiên
+ Line spacing: Xác định khoảng cách giữa các dòng trong đoạn
+ Alignment (căn chỉnh lề) gồm:
Left: căn theo lề trái (Ctrl+L) Right: căn theo lề phải (Ctrl+R) Centered: căn giữa (Ctrl+E) Justified: căn theo cả hai lề (Ctrl+J) + Indentation gồm:
Left: khoảng cách tính từ lề trái Right : khoảng cách tính từ lề phải + Spacing:
Before: khoảng cách đến đoạn văn bản trên After : khoảng cách đến đoạn văn bản dưới
Trang 10Single: khoảng cách dòng bình thường (tự động thay đổi theo kích thước chữ) Double: gấp đôi khoảng cách dòng bình thường
1.5 line: gấp 1,5 lần khoảng cách dòng bình thường
Exactly: khoảng cách dòng chính xác, tính bằng point (pt : 1/72 inch)
- Kích chuột tại nút OK để thực hiện hoặc kích chuột tại nút Cancel nếu muốn bỏ qua thao tác này
b Dùng thanh công cụ
Các nút căn chỉnh lề trên thanh công cụ:
Các ký hiện Identation trên thước ngang:
- Chọn các đoạn văn bản muốn định dạng
- Thực hiện:
+ Thay đổi Alignment bằng cách kích chuột trên nút tương ứng
+ Thay đổi Indentation bằng cách rê chuột trên những nút Identation tương ứng
2.9.3 Thiết lập điểm dừng Tab
Mỗi lần gõ phím Tab, con trỏ sẽ dừng lại tại một vị trí Khoảng cách từ vị trí dừng của Tab này đến vị trí dừng của Tab khác gọi là độ dài của Tab (khoảng cách ngầm định là 1,27 cm) Việc thay đổi độ dài của tab và định dạng đường
đi cho tab có thể thực hiện như sau:
a Dùng menu
- Thực hiện menu Format ->Tab, xuất hiện hộp thoại:
Trang 11b Lập các điểm dừng của Tab bằng thước ngang
Lựa chọn kiểu Tab ở góc trên trái của thước, sau đó nháy chuột tại điểm dừng của Tab trên thước Muốn thay đổi định dạng Tab thì nháy chuột phải tại biểu tượng đặt Tab Muốn huỷ bỏ Tab thì nháy chuột và kéo biểu tượng Tab ra khỏi thước
2.9.4 Chia cột báo
a Dùng menu
- Chọn phần văn bản cần thực hiện
- Thực hiện menu Format -> Columns, xuất hiện hộp thoại:
b Dùng thanh công cụ
Kích chuột tại biểu tượng sau đó rê chuột để chọn số cột cần chia
2.9.5 Tạo chữ cái đầu dòng
- Chọn các đoạn văn bản cần thực hiện
- Thực hiện menu Format -> Drop cap, sau đó lựa chọn:
+ Tab stop position: nhập vào điểm dừng của tab
+ Aligment: lựa chọn tính chất tab (Left, Right, Center, Decimal)
+ Leader: lựa chọn kí hiệu lấp đầy
đường đi của tab + Set : xác nhận tab đã thiết lập + Clear: xoá 1 tab nào đó + Clear All: xoá tất cả các tab
+ Number of column: chọn số cột cần chia
+ Width and spacing: độ rộng và khoảng cách giữa các cột
+ Line between: có/không có đường ngăn cách giữa các cột
Trang 122.9.6 Đặt dấu hoặc số ở đầu các đoạn văn bản
a Dùng menu
- Chọn các đoạn văn bản cần thực hiện
- Thực hiện menu Format -> Bullets and Numbering, sau đó lựa chọn:
b Dùng thanh công cụ
- Chọn các đoạn văn bản cần thực hiện
- Kích chuột tại biểu tượng để đặt dấu ở đầu các đoạn
Kích chuột tại biểu tượng để đặt số ở đầu các đoạn
2.9.7 Sao chép định dạng
- Chọn phạm vi cần thực hiện sao chép định dạng
- Kích chuột vào biểu tượng để thực hiện sao chép định dạng một lần Nếu kích kép chuột thì thực hiện sao chép định dạng nhiều lần cho đến khi bạn kích chuột lại biểu tượng
- Lựa chọn phạm vi cần tiếp nhận định dạng
+ Bulleted : chọn dấu ở đầu các đoạn + Numbered: chọn số ở đầu các đoạn + Customize: thiết lập một số thông số về dấu hay số như: chọn kiểu số hay dấu, số bắt
đầu, vị trí của số, vị trí của đoạn văn bản… + Reset: dùng để huỷ bỏ mọi thiết lập trước đó
+ Position: chọn vị trí của chữ cái đầu + Font: chọn kiểu chữ
+ Lines to drop: xác định độ cao của chữ
+ Distance from text: xác định khoảng cách từ
kí tự đến phần văn bản còn lại
Trang 132.10 Lập bảng biểu trong văn bản
Trong một văn bản, nếu phải tạo một bảng biểu, ta có thể sử dụng những phần mềm bảng tính chuyên dụng như Excel, Lotus, Quattro Tuy nhiên nếu bảng biểu chỉ có một phần trong văn bản, có thể sử dụng chức năng tạo bảng trong
MS Word
2.10.1 Tạo một bảng
a Thiết lập bảng
- Thực hiện menu Table ặ Insert ặtable Xuất hiện hộp thoại:
Hoặc tạo bảng bằng cách kích chuột vào biểu tượng , sau đó kích chuột vào một ô để xác định ô góc dưới bên phải của bảng
b Nhập nội dung vào bảng
Cấu trúc của một bảng gồm nhiều cột và nhiều dòng Giao của một dòng và một cột gọi là 1 ô (cell)
Dùng phím tab hoặc các phím ←, →, ↑, ↓ để di chuyển con trỏ đến ô cần
điền nội dung, sau đó nhập nội dung vào ô đó
2.10.2 Đóng khung kẻ đường cho bảng
- Chọn các ô muốn đóng khung, kẻ đường
- Thực hiện lệnh Format ặ Borders and Shading sẽ xuất hiện hộp thoại:
- Chọn Border để kẻ khung
+ Number of Columns: xác định số cột của bảng
+ Number of Rows: xác định số dòng của bảng