Quy trình và kỹ năng môi giới bất động sản

Quy trình và kỹ năng môi giới bất động sản

QUY TRÌNH VÀ KỸ NĂNG MÔI GIỚI BẤT ĐỘNG SẢN

Giới thiệu chung

QUÁ TRÌNH BÁN BẤT ĐỘNG SẢN VÀ VAI TRÒ CỦA NGƯỜI MÔI GIỚI

Quá trình bán bất động sản (BĐS) diễn ra trong thời gian dài, trải qua nhiều giai đoạn Trên từng giai đoạn đó, người môi giới có vai trò quan trọng, nhiều khi không chỉ là tư vấn mà còn phải ra quyết định giúp khách hàng Để lý giải cho vấn đề này, ta có thể xem xét hành vi của khách hàng cũng như các tác nghiệp của nhà môi giới trên từng giai đoạn của quá trình bán BĐS: giai đoạn lên danh mục, giai đoạn chắp nối, giai đoạn đàm phán và giai đoạn kết thúc thương vụ mua-bán BĐS

01 Giai đoạn lên danh mục (listing):

Đây là giai đoạn người bán tìm đến chuyên gia môi giới (CGMG)

Rất hiển nhiên là trước khi chọn lấy một CGMG để ”lăng xê” BĐS của mình ra thị trường, người bán đã giao tiếp với một vài chuyên gia rất tiềm năng Nhiều nghiên cứu cho rằng khả năng người bán yên tâm với CGMG, uy tín của công ty môi giới, kiến thức và phẩm chất của CGMG đều

là những yếu tố quan trọng khi người bán lựa chọn người môi giới Các nghiên cứu cũng cho thấy, ở giai đoạn này, dân chúng thích chuyên gia độc lập hơn là thích công ty Vấn đề người bán quan tâm đầu tiên là kinh nghiệm, kiến thức về thị trường và khả năng ”thấu hiểu khách hàng” của CGMG Khi thiết lập ”giá yêu cầu”, người môi giới huấn luyện cho người bán về điều kiện thị trường và giá trị của BĐS, thảo luận về chiết khấu hiện thực đối với giá yêu cầu, nhằm làm cho giá ”bảo thủ” của người bán phù hợp hơn dưới ánh sáng của các điều kiện thực tế của thị trường CGMG có thể đóng vai trò trụ cột trong gia đoạn này: ông ta xác định phương án chiến lược Marketing, xác định

thị trường mà người bán có thể thực hiện Đây cũng là xuất phát điểm để CGMG thiết lập quan hệ với người bán, xây dựng niềm tin và sự thân thiện cần thiết làm cơ sở để giải quyết các vấn đề bất trắc có thể xảy ra ở những giai đoạn tiếp theo

02 Giai đoạn chắp nối:

Theo lý thuyết thì viễn cảnh hoạt động chắp nối của CGMG được hình dung ra CGMG sẽ chắp nối để người bán nhà gặp một người trong số nhiều người mua nhà bằng những tác động vào

”giá đặt bán” của người bán, đồng thời ta có thể thấy CGMG cũng có những hoạt động thúc đẩy người mua bằng cách giúp người mua tìm kiếm, chắp nối với một trong những nhà mà CGMG đang

có

Quan điểm thứ hai nhấn mạnh rằng mọi kỹ năng hay kinh nghiệm thông tin khác nhau đều có ích trong quá trình chắp nối so với giai đoạn lập danh mục Trong trường hợp này chúng ta kỳ vọng những CGMG có lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường để thực hiện các chức năng mà chuyên gia có lợi thế đó Các công ty có thể được coi như một cơ cấu sản xuất (portfolio) gồm các chuyên gia,

do đó cho dù các chuyên gia độc lập có thể được chuyên môn hoá về lập danh mục hoặc bán thì chúng ta cũng không hy vọng là các công ty sẽ được chuyên môn hoá theo cùng hướng đó

03 Giai đoạn đàm phán:

Đối với người bán, điểm xuất phát được thiết lập từ giai đoạn lập danh mục sẽ là rất quan trọng trong giai đoạn đàm phán Khả năng của chuyên gia môi giới trong việc củng cố niềm tin của người bán về giá trị thị trường của ngôi nhà có tác động đến sự lựa chọn của người bán trong việc tìm kiếm một sự chào mời tốt nhất từ người mua tốt nhất trong giai đoạn đó Mức độ trung thực được thiết lập nhờ chuyên gia lập danh mục trong suốt quá trình từ đầu cho đến lúc này có thể giúp người bán có được sự đánh giá khách quan về các đặc điểm của BĐS

Đối với người mua, kiến thức về điều kiện thị trường và các yếu tố liên quan đến giá trị sẽ là cơ

sở hình thành sự mời chào của họ Nếu người mua sử dụng CGMG của người mua thì chuyên gia sẽ giúp người mua nắm bắt các thông tin và vạch chiến lược đàm phán Nếu người mua không sử dụng CGMG của họ thì CGMG BĐS vẫn sẽ giúp người mua nhận thức được các điều kiện và tác động liên quan trong suốt giai đoạn chắp nối thông qua việc tổ chức trình bày các thông tin cơ bản cho người mua Những thông tin này sẽ giúp người mua cập nhật hoặc sẽ thay đổi những quan niệm phi thực tế ban đầu của họ về thị trường và mục tiêu

Kỹ năng đàm phán của các cá nhân sẽ rất quan trọng đối với mọi bên giao dịch Khả năng của CGMG mô tả tính hiện thực của thị trường cho các bên hiểu chính là mấu chốt trong quá trình đàm phán, vì lúc này CGMG đóng vai trò của một chuyên gia vô tư giúp họ khai thông mọi bế tắc hay gặp trong quá trình Ở đây, những khó khăn tổng thể của quá trình đàm phán vẫn có tác động lớn lên giá

cả

04 Giai đoạn kết thúc:

CGMG có thể giúp cả người bán lẫn người mua thông qua sự dàn xếp, điều phối các nhiệm vụ cuối cùng nhằm thực hiện hợp đồng mua bán (thí dụ như thúc đẩy cả người bán lẫn người mua tin tưởng sự kiểm tra cần thiết sẽ được tiến hành đúng hạn và thậm chí lên tiến độ sửa chữa hoặc giám sát khi công việc sửa chữa đang thực hiện)

CGMG cũng có thể huấn luyện các bên về phương pháp chi phí thấp để giải quyết các khúc mắc trong hoạt động mua bán, hướng dẫn các giao kèo có thể thay đổi theo khu vực hoặc pháp luật ví

dụ như đóng thuế lợi tức BĐS v.v , đồng thời với tư cách hướng dẫn viên cho các bên sử dụng thông tin về sự sẵn sàng của họ trong việc kết thúc thương vụ vào đúng thời điểm cũng như các phương án trong trường hợp không đúng thời điểm định trước

Cuối cùng, CGMG đóng vai trò quan trọng khác xuyên suốt trong mọi giai đoạn của quá trình bán, đó là giúp hai bên tránh được sự can thiệp tình cờ của chính quyền, luật địa phương và vấn đề

pháp lý có liên quan đến vấn đề BĐS – những vấn đề mà các cá nhân ngoài nghề BĐS có thể không nhận thức được

Các hoạt động và kỹ năng của nhà môi giới

Như đã phân tích ở trên, môi giới BĐS được hiểu là hoạt động dịch vụ môi giới, theo đó, bên môi giới làm trung gian chắp nối cho các bên có nhu cầu trong việc mua bán, chuyển nhượng, cho thuê, thuê, và thuê mua BĐS gặp nhau, tư vấn cho các bên trong đàm phán, ký kết hợp đồng làm thoả mãn nhu cầu của nhau trong các giao dịch BĐS, đồng thời người môi giới được hưởng một khoản tiền thù lao theo hợp đồng từ các bên trong việc thực hiện thương vụ môi giới BĐS đó

Như vậy, mục đích cuối cùng của dịch vụ môi giới BĐS là bên cần bán bán được nhà, bên cần mua mua được nhà và bản thân nhà môi giới có được khoản hoa hồng qua dịch vụ gắn kết này Việc làm cho các bên đều thắng lợi (chắc chắn là không thể để kẻ được, người thua) và có được thù lao xứng đáng là vấn đề tổng hợp đòi hỏi có tính khoa học và nghệ thuật của người môi giới Các tính chất này được phản ánh trong kỹ năng của người môi giới

Đối với chuyên gia môi giới, quá trình môi giới có thể diễn ra theo trình tự: thu thập thông tin, xác định đối tượng và các chủ thể tham gia, lập hồ sơ thương vụ, lên kế hoạch tiến độ về thương vụ môi giới Dưới đây sẽ trình bày chi tiết về các hoạt động này

I THU THẬP THÔNG TIN VỀ CUNG, CẦU BẤT ĐỘNG SẢN

I.1 Yêu cầu đối với thông tin BĐS

Thông tin trong hoạt động môi giới BĐS là thông tin kinh doanh, chúng cần thoả mãn một số yêu cầu sau đây:

- Chính xác và rõ ràng: thông tin phải về những hiện tượng có thực, có định dạng, tên và một số đặc tính, có địa điểm, thời gian, không mơ hồ, chung chung

- Kịp thời: thông tin cũ quá là không còn giá trị

- Toàn diện, đầy đủ các yếu tố: thông tin phải có tính trọn vẹn, không thể nửa vời; tuy ngắn gọn, súc tích nhưng phản ánh một cách đầy đủ các yếu tố cần thiết, liên quan đến hiện tượng

- Khách quan: Thông tin phải rạch ròi, đâu là tin thu được còn đâu là phần nhận xét chủ quan của người thu/truyền tin,

- Bí mật: Thông tin, đặc biệt là loại liên quan dến quyết định của đơn vị, phải được giữ bí mật,

vì đấy là vũ khí trong đàm phán

I 2 Nội dung của thông tin trong môi giới BĐS

Thông tin trong môi giới BĐS có thể được phân biệt thành thông tin về BĐS và thông tin về khách hàng (tức người bán hoặc người mua, thuê – tuỳ từng trường hợp)

I.2.1 Thông tin về BĐS:

Về BDS, thông tin phải bao gồm những nội dung sau:

a) Loại bất động sản;

b) Quy mô, diện tích của BĐS;

c) Đặc điểm, tính chất, kết cấu, kiến trúc, vật liệu và công năng sử dụng;

d) Chất lượng của BĐS;

e) Vị trí BĐS;

g) Thông tin về quy hoạch có liên quan đến BĐS;

h) Thực trạng các công trình hạ tầng, các dịch vụ về kỹ thuật và xã hội có liên quan đến

i) Tình trạng pháp lý của BĐS bao gồm hồ sơ, giấy tờ về quyền sở hữu, quyền sử dụng BĐS và giấy tờ có liên quan đến việc tạo lập BĐS; lịch sử về sở hữu, sử dụng BĐS; k) Các hạn chế về quyền sở hữu, quyền sử dụng BĐS (nếu có);

l) Giá bán, chuyển nhựơng, thuê, thuê mua BĐS;

m) Quyền và lợi ích của người thứ ba có liên quan;

n) Các thông tin khác

I.2.2 Thông tin về khách hàng

Khách hàng trong thương vụ môi giới có thể là người bán hoặc cho thuê nhà, người mua hoặc muốn thuê nhà Thông tin về khách hàng của một thương vụ môi giới phải phản ánh đầy đủ về bản thân của khách hàng (như một trích ngang lý lịch vậy), về hoàn cảnh gia đình, công ăn việc làm, về mục đích thực hiện thương vụ và kỳ vọng của họ qua thương vụ

Ta sẽ quay lại vấn đề này một cách chi tiết ở phần sau

I 3 Nguồn thông tin

I.3.1 Nguồn thông tin về cung BĐS

Hàng hoá BĐS bao gồm những nguồn cung là Nhà nước, các cá nhân, tổ chức sở hữu BĐS; công ty đầu tư, kinh doanh, phát triển BĐS; ngân hàng

Đối tượng chính của thương vụ môi giới BĐS là BĐS và các quyền về BĐS Tìm kiếm BĐS chính là tìm kiếm khách hàng có BĐS cần bán hoặc cho thuê Đây là một trong những hoạt động đầu tiên của thương vụ Trách nhiệm của CGMG là phải thu thập được thông tin liên quan đến BĐS trong vùng và trên cả nước để có thể hình thành được kiến thức tổng quan về sự phát triển của thị trường BĐS Có nhiều nguồn thông tin tiềm năng về BĐS có thể khai thác mà lý thuyết thu lượm thông tin

đã chỉ rõ là hai nhóm sơ cấp và thứ cấp

a Nguồn sơ cấp:

Thông in sơ cấp là những thông tin được lấy từ các nguồn trực tiếp như:

- Các cơ quan nhà nước có nhà muốn cho thuê, chuyển nhượng

- Các chủ BĐS , gồm:

+ Công ty cá nhân kinh doanh BĐS;

+ Ngân hàng, cơ quan đấu giá;

+ Dân chúng muốn bán BĐS, muốn trả (huỷ hợp đồng thuê) BĐS

Các thông tin này thu được nhờ các chuyến đi thực tế

b) Nguồn thứ cấp:

Thông in thứ cấp là những thông tin được lấy từ các nguồn đã qua xử lý trước đó, thí dụ: + Qua thông báo của các cơ quan, qua hội họp, hội thảo;

+ Qua phương tiện thông tin đại chúng (sách, báo, internet );

+ Qua rao vặt công cộng

I.3.2 Thông tin về cầu BĐS:

So với nguồn cung, nguồn cầu BĐS phong phú hơn Đối tượng cần đến BĐS rất đa dạng: họ

có thể là cán bộ công chức công nhân, người Việt Nam hoặc người nước ngoài, người chưa có nhà hoặc người đã có nhưng muốn thuê, các cá nhân (dân chúng) hoặc có thể là doanh nghiệp kinh doanh BĐS hoặc doanh nghiệp tìm kiếm nhà làm văn phòng v.v

Thông tin về cầu cũng có thể thu lượm được qua các phương tiện thông tin đại chúng, qua

I 4 Kỹ thuật thu thập thông tin

Những kỹ thuật thu thập thông tin mà CGMG có thể áp dụng trong suốt quá trình của thương

vụ môi giới BĐS là lắng nghe thông tin, kiểm định thông tin và lập biểu thông tin

a) Lắng nghe thông tin ban đầu:

Thông tin ban đầu liên quan đến kinh doanh BĐS có thể được phát ra qua các phương tiện thông tin đại chúng như radio, tivi, internet; qua ”tin đồn” của dân chúng, bè bạn; qua các trung tâm có kinh doanh liên quan; qua báo cáo ở các hội thảo, giới thiệu ở các tour tham quan CGMG phải nhạy cảm, nhanh chóng nắm bắt cơ hội để thu lượm thông tin kịp thời, ở nguồn đáng tin cậy

b) ”Kiểm định” thông tin:

Gọi là ”kiểm định” thông tin, nhưng về bản chất, đó là ra thực tế xem xét, dò la, rà soát lại sự chính xác, có thực của các thông tin đã nghe được Đây là vấn đề kỹ thuật trong thu lượm thông tin, đảm bảo để thông tin dùng được Để dễ dàng theo dõi và sử dụng các thông tin, mọi thông tin thu lượm được nên đưa vào ”biểu thông tin”

Biểu thông tin về BĐS có thể đề cập được các nội dung sau:

+ Thông tin liên quan đến bản thân BĐS

(1) Công năng: nhà ở, nhà làm văn phòng, nhà làm dịch vụ

(2) Loại nhà: biệt thự, chung cư, nhà vườn, nhà ống

(3) Kết cấu cơ bản và vật liệu chính: khung, sàn, cửa, nền – sàn, móng

(4) Ống nước, dây điện

(5) Trang thiết bị và bố trí nội thất

(6) Lịch sử hình thành

(7) Tình trạng kỹ thuật

+ Thông tin liên quan đến khu vực có BĐS

(1) Vị trí của BĐS trên bản đồ khu vực

(2) Phương hướng

(3) Hạ tầng kỹ thuật, hạ tầng xã hội ở khu vực có BĐS

(4) Phương án quy hoạch phát triển địa bàn BĐS

(5) Tình trạng dân cư, cơ quan hiện tại trên khu vực có BĐS

Nội dung của Biểu thông tin càng chi tiết, đầy đủ thì CGMG càng có cơ sở để ra quyết định

tư vấn cho khách hàng; Biểu được trình bày càng lôgic, hệ thống, sáng sủa thì CGMG càng dễ tìm kiếm, dễ phân loại thông tin khi xử lý Nên quan niệm biểu thông tin như một nhật ký có nội dung sẵn