Cơ cấu tổ chức là sự phân chia tổng thể ra những bộ phận nhỏ theo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện từng chức năng riêng biệt nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm phục vụ mục tiêu chung. Trong quá trình phát triển của xã hội cũng như của tổ chức, các hoạt động ngày càng rộng, đa dạng, phức tạp và mục đích cũng thường xuyên biến đổi, vì thế cơ cấu tổ chức ngày càng phức tạp và biến đổi theo. Để nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức đòi hỏi phải có sự chuyên môn hóa theo chức năng thành các bộ phận trong tổ chức sao cho các bộ phận đó phối hợp hoạt động nhịp nhàng, không chồng chéo, trùng lặp nhằm đạt mục tiêu đề ra. Như vậy cần phải thường xuyên đánh giá tính hiệu quả, hợp lý của cơ cấu tổ chức . Các tiêu chuẩn thường sử dụng để đánh giá như mức độ gọn nhẹ, ít đầu mối, ít bộ phận mà vẫn hoạt động nhịp nhàng, đạt hiệu quả cao. Cơ cấu tổ chức chia thành nhiều tầng, nhiều cấp phụ thuộc vào yêu cầu nhiệm vụ của tổ chức. Việc phân chia vừa là đòi hỏi khách quan, vừa có yếu tố chủ quan. Trong các tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và các doanh nghiệp nói riêng, cơ cấu tổ chức gồm cơ cấu bộ máy quản lý và cơ cấu tổ chức sản xuất.
Trang 1I VAI TRÒ CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC TRONG CÁC HOẠT ĐỘNG LAO ĐỘNG CỦA
CON NGƯỜI
1 Thực chất của cơ cấu tổ chức 2
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: 2
Cơ cấu tổ chức sản xuất: 6
2 Vai trò của cơ cấu tổ chức 6
3 Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức 7
Các yếu tố tác động đến cơ cấu tổ chức 7
Các yếu tố hình thành cơ cấu tổ chức: 8
Các câu hỏi cần trả lời khi thiết kế cơ cấu tổ chức: 8
Sự ổn định và thay đổi của tổ chức: 9
Những đòi hỏi đối với người phân tích khi phân tích cơ cấu tổ chức: 10
4 Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của cơ cấu tổ chức 10
II CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN QUẢN LÝ LAO ĐỘNG 11
1 Cơ quan quản lý Nhà nước về lao động 11
a Cơ cấu tổ chức của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội 14
b Cơ cấu tổ chức của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội 17
c Cơ cấu tổ chức của Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội quận, huyện 20
2 Cơ cấu tổ chức của Phòng Lao động – Tiền lương trong các doanh nghiệp 20
Trang 2PHÂN TÍCH CƠ CẤU TỔ CHỨC
ĐỘNG CỦA CON NGƯỜI
1 Thực chất của cơ cấu tổ chức.
Cơ cấu tổ chức là sự phân chia tổng thể ra những bộ phận nhỏ theo những tiêuthức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện từng chức năng riêng biệtnhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm phục vụ mục tiêu chung
Trong quá trình phát triển của xã hội cũng như của tổ chức, các hoạt động ngàycàng rộng, đa dạng, phức tạp và mục đích cũng thường xuyên biến đổi, vì thế cơ cấu tổchức ngày càng phức tạp và biến đổi theo Để nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chứcđòi hỏi phải có sự chuyên môn hóa theo chức năng thành các bộ phận trong tổ chức saocho các bộ phận đó phối hợp hoạt động nhịp nhàng, không chồng chéo, trùng lặp nhằmđạt mục tiêu đề ra Như vậy cần phải thường xuyên đánh giá tính hiệu quả, hợp lý của
cơ cấu tổ chức Các tiêu chuẩn thường sử dụng để đánh giá như mức độ gọn nhẹ, ít đầumối, ít bộ phận mà vẫn hoạt động nhịp nhàng, đạt hiệu quả cao
Cơ cấu tổ chức chia thành nhiều tầng, nhiều cấp phụ thuộc vào yêu cầu nhiệm vụcủa tổ chức Việc phân chia vừa là đòi hỏi khách quan, vừa có yếu tố chủ quan Trongcác tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và các doanh nghiệp nói riêng, cơcấu tổ chức gồm cơ cấu bộ máy quản lý và cơ cấu tổ chức sản xuất
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:
Trang 3Để quản lý có hiệu quả các hoạt động, trong quá trình phát triển người ta đa táchchức năng quản lý ra khỏi chức năng sản xuất, trở thành chức năng độc lập Để thựchiện chức năng quản lý phải có bộ máy quản lý.
Bộ máy quản lý là một tổ chức con trong một tổ chức, có vai trò cực kỳ quantrọng, ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức vì nó là trung tâm đầu não chỉ huy toàn bộ hoạtđộng của tổ chức Bộ máy quản lý thường được tổ chức theo các loại cơ cấu sau:
- Cơ cấu theo trực tuyến:
Ưu điểm: Thuận lợi cho việc thực hiện chế độ thủ trưởng, người lãnh đạo phảichịu hoàn toàn trách nhiệm về kết quả công việc của người dưới quyền
Nhược điểm: Đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp, đồngthời làm hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ cao theo chuyên môn
Áp dụng: tổ chức quy mô nhỏ và việc quản lý không quá phức tạp
Sơ đồ 1: Sơ đồ cơ cấu theo trực tuyến
- Cơ cấu theo chức năng:
Người lãnh đạo
Người lãnh đạo tuyến 1
Người lãnh đạo tuyến 2
Các đối tượng quản lý
Các đối tượng quản lý
Trang 4Ưu điểm: Nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các bộ phận riêng biệt theo cácchức năng quản lý và hình thanh nên người lãnh đạo chuyên môn hóa, do đó thu hútđược các chuyên gia vào giải quyết các vấn đề chuyên môn, giảm bớt gánh nặng quản lýcho người lãnh đạo
Nhược điểm: đối tượng quản lý phải chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trưởng nên
cơ cấu này làm suy yếu chế độ thủ trưởng
Sơ đồ 2: Sơ đồ cơ cấu theo chức năng
- Cơ cấu theo trực tuyến – chức năng:
Ưu điểm: kết hợp 2 cơ cấu trên, theo đó, mối liên hệ giữa cấp dưới và người lãnhđạo là một đường thẳng (trực tuyến), còn những bộ phận chức năng chỉ làm nhiệm vụchuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời khuyên và kiểm tra sự hoạt động của các cán bộtrực tuyến
Nhược điểm: Đòi hỏi người lãnh đạo tổ chức phải thường xuyên giải quyết mốiquan hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng
Người lãnh đạo
Đối tượng quản lý 2
Người lãnh đạo chức năng B
Đối tượng quản lý 1
Người lãnh đạo chức năng A
Trang 5Sơ đồ 3: Sơ đồ cơ cấu theo trực tuyến – chức năng
- Cơ cấu trực tuyến – tham mưu:
Người lãnh đạo ra mệnh lệnh và chịu hoàn toàn trách nhiệm với người thừa hànhtrực tiếp của mình, khi gặp các vấn đề phức tạp, người lãnh đạo phải thao khảo các ýkiến chuyên gia
Người lãnh đạo cấp 1
Người lãnh đạo chức năng B
Người lãnh đạo chức năng A
Người lãnh đạo cấp 2
Người lãnh đạo chức năng B
Người lãnh đạo chức năng A
Đối tượng quản lý 2 Đối tượng quản lý 1
Trang 6Ưu điểm: Cho phép người lãnh đạo tận dụng được tài năng, chuyên môn của cácchuyên gia, giảm bớt sự phức tạp của cơ cấu tổ chức
Nhược điểm: Người lãnh đạo phải kiếm được các chuyên gia giỏi trong các lĩnhvực
Sơ đồ 4: Sơ đồ cơ cấu theo trực tuyến – tham mưu
Cơ cấu tổ chức sản xuất:
Bao gồm những bộ phận có quan hệ trực tiếp với nhau nhằm thực hiện nhiệm vụsản xuất Tùy theo tính chất sản xuất, cơ cấu tổ chức có thể được phân thành cơ cấu tổchức chuyên môn hóa hoặc cơ cấu tổ chức tổng hợp Trong một doanh nghiệp, đó là cácphân xưởng, các bộ phận sản xuất phối hợp với nhau trong quá trình sản xuất Cơ cấu tổ
Người lãnh đạo
Người lãnh đạo tuyến 1 Người lãnh đạo tuyến 2
Tham mưu 1
Các đối tượng quản lý Các đối tượng quản lý
Trang 7chức bộ máy quản lý và cơ cấu tổ chức sản xuất có quan hệ chặt chẽ với nhau hìnhthành nên cơ cấu tổ chức của một tổ chức.
Nếu xét trên tính ổn định tương đối và tính pháp lý thì cơ cấu tổ chức có thể chiathành cơ cấu tổ chức chính thức và cơ cấu tổ chức không chính thức Cơ cấu tổ chứcchính thức mang tính ổn định và pháp lý cao hơn
2 Vai trò của cơ cấu tổ chức
Việc đánh giá cơ cấu tổ chức không chỉ chú ý đến cơ cấu các bộ phận hợp thànhcủa tổ chức mà quan trọng hơn phải là tập thể những con người trong bộ phận đó Cơcấu tổ chức và cơ cấu lao động phải gắn bó chặt chẽ với nhau, trong đó cơ cấu tổ chứcquyết định cơ cấu lao động
Cơ cấu tổ chức có vai trò quan trọng quyết định đến toàn bộ hoạt động của tổchức Cơ cấu tổ chức hợp lý, gọn nhẹ, phù hợp với yêu cầu của tổ chức sẽ giúp cho việcthực hiện các nhiệm vụ một cách nhanh chóng, đạt hiệu quả cao Ngược lại, một tổ chứckhông hợp lý với nhiều đầu mối, nhiều bộ máy chồng chéo nhau sẽ dẫn đến sự trì trệ,mâu thuẫn, kém hiệu quả Vì thế, cần đánh giá mức độ hợp lý của một cơ cấu tổ chức
Một cơ cấu tổ chức hợp lý không chỉ là có đủ các bộ phận cần thiết để thực hiệncác chức năng của tổ chức mà phải có một tập thể mạnh với những con người có đủnhững phẩm chất cần thiết để thực hiện các chức năng công việc được giao
Để đánh giá mức độ hợp lý của một cơ cấu tổ chức có thể dùng nhiều phươngpháp khác nhau như phương pháp tương tự, phương pháp phân tích, phương pháp thăm
dò phản ứng, phương pháp khảo sát trực tiếp…
Phương pháp tương tự cho phép khi so sánh các tổ chức tương đối đồng nhất vềchức năng, nhiệm vụ thì có tương đối đồng nhất về cơ cấu tổ chức hay không?
Phương pháp phân tích cho phép đi sâu và hiểu kỹ hơn các lý do, những yếu tốảnh hưởng gây nên sự khác biệt trong cơ cấu tổ chức, chỉ những bộ phận, những
Trang 8yếu tố không hợp lý trên cơ sở phân tích các chức năng, nhiệm vụ và mối quan
hệ của các bộ phận trong tổ chức
3 Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức
Các yếu tố tác động đến cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức thay đổi dưới sự tác động của cả các yếu tố khách quan và chủ quan
Yếu tố khách quan:
- Những quy định của Nhà nước về hệ thống tổ chức và sự phân cấp của nó;
- Khối lượng nhiệm vụ, kế hoạch được giao;
- Trình độ công nghệ, kỹ thuật và mức độ trang bị lao động;
- Số lượng người và trình độ thích ứng của họ với các nhiệm vụ được giao;
- Môi trường và phạm vi hoạt động của tổ chức;
Yếu tố chủ quan:
- Trình độ, năng lực của người lãnh đạo cũng như ý chí của họ;
- Ảnh hưởng của cơ cấu tổ chức cũ;
- Trình độ năng lực của cán bộ ở bộ phận tham mưu tổ chức;
- Quan hệ bên trong tổ chức (mức độ thể hiện quyền lực, mức độ kiểm soát củalãnh đạo và mức độ hợp tác giữa các nhân viên);
- Mức đảm nhận của các nhân viên trong tổ chức;
Các yếu tố hình thành cơ cấu tổ chức:
Khi nghiên cứu các cơ sở của cơ cấu tổ chức, Stephen P.Robins- tác giả cuốn
“Những vấn đề cốt yếu của hành vi tổ chức” (tái bản lần 5, tài liệu dịch), đã nêu ra 6yếu tố cơ bản hình thành nên cơ cấu tổ chức Đó là:
- Chuyên môn hóa công việc;
- Bộ phận hóa;
- Hệ thống ra mệnh lệnh;
- Phạm vi quản lý;
Trang 9- Tập trung quyền lực (tập quyền) và phân chia quyền lực (phân quyền);
Các câu hỏi cần trả lời khi thiết kế cơ cấu tổ chức:
Stephen P.Robins cũng đưa ra 6 câu hỏi then chốt mà nhà quản lý cần trả lời khithiết kế một cơ cấu tổ chức thích hợp Đó là:
- Các nhiệm vụ được phân chia thành những công việc riêng rẽ nào? (Liên quanđến đơn vị hóa);
- Các cá nhân và các nhóm báo cáo cho ai? (Liên quan đến hệ thống quyền lực)
- Một người quản lý có thể chỉ đạo bao nhiêu cá nhân có hiệu quả? (Liên quan đếnphạm vi kiểm soát);
- Quyền ra quyết định nằm ở đâu? (Liên quan đến tấp quyền và phân quyền);
- Các luật lệ sẽ kiểm soát nhân viên và các nhà quản lý ở mức độ nào? (Liên quanđến chính thức hóa)
Khi phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức, không chỉ nghiên cứu nhữngyếu tố nêu trên mà cần đi sâu nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng đến các bộ phận trong tổchức, trước hết là các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và cơ cấu tổchức sản xuất Mỗi bộ phận trong tổ chức là một tổ chức con, giống như hệ thống controng một hệ thống lớn, vì thế, về nguyên tắc, mỗi bộ phận này đều phải phục vụ chomục tiêu nào đó trong chiến lược của tổ chức Nó tồn tại khi tổ chức đòi hỏi và biến mấtkhi sự tồn tại của nó không còn ý nghĩa đối với tổ chức
Sự ổn định và thay đổi của tổ chức:
Mỗi tổ chức ra đời cần phải ổn định trong thời gian nhất định mới có thể thực hiệnthành công những chiến lược của tổ chức, giúp các thành viên yên tâm ở vị trí công táccủa mình
Khi các yếu tố ảnh hưởng tác động mạnh đến đến cơ cấu tổ chức làm cho cơ cấu cũtrở nên không phù hợp thì cần phải đổi mới cơ cấu đó Cơ cấu tổ chức lỗi thời trong
Trang 10nhiều trường hợp sẽ cản trở sự phát triển của tổ chức, nhưng thay đổi một cơ cấu tổchức lỗi thời lại không phải là vấn đề đơn giản vì có nhiều yếu tố sẽ cản trở sự thay đổinày Cũng theo Stephen P.Robins, nguyên nhân của sự cản trở có thể xuất phát từ:
Cá nhân: Bao gồm: Thói quen con người, nhu cầu đảm bảo an toàn, các yếu tốkinh tế (lo sợ giảm thu nhập…), nỗi lo sợ không được ai biết đến (không nổitiếng), xử lý thông tin có lựa chọn…
Tổ chức: Bao gồm: Sự thiếu năng động (tính ỳ) của cơ cấu tổ chức), chú trọngthay đổi đồng bộ, sự thiếu năng động của nhóm, mối đe dọa đối với kiến thứcchuyên môn và sự không lành nghề, đe dọa đối với các mối quan hệ quyền lực và
sự phân bổ quyền lực đã được thiết lập…
Muốn thay đổi cơ cấu tổ chức theo hướng tiến bộ, người lãnh đạo phải nắm đượccác yếu tố thúc đẩy và các yếu tố cản trở sự thay đổi tổ chức của mình
Những đòi hỏi đối với người phân tích khi phân tích cơ cấu tổ chức:
- Nghiên cứu, nắm chắc thực trạng hoạt động và mục tiêu chiến lược của tổ chức;
- Xem xét cơ cấu tổ chức hiện tại dưới các góc độ: các bộ phận hợp thành, chứcnăng của từng bộ phận đó, mối quan hệ giữa chúng, số lượng và chất lượng cán
bộ trong từng bộ phận;
- Có phương pháp luận và phương pháp phân tích thích hợp;
- Phát hiện các yếu tố cơ bản tác động đến cơ cấu tổ chức, phân biệt các yếu tốtích cực và tiêu cực, xác định mức ảnh hưởng của từng yếu tố;
- Sử dụng thành thạo các công cụ toán học để thề hiện các quá trình và kết quảphân tích;
- Đề xuất phương hướng và giải pháp cải tiến cơ cấu tổ chức
Trang 114 Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của cơ cấu tổ chức
Việc đánh giá hiệu quả hay tính hợp lí của một cơ cấu tổ chức là vô cùng quantrọng đối với mỗi tổ chức đó Kết quả đánh giá sẽ là cơ sở để tổ chức hoàn thiện bộ máyquản lí của mình thông qua so sánh kết quả lúc trước và sau khi có các thay đổi nhấtđịnh Ở mỗi tổ chức khác nhau sẽ có những cách đánh giá khác nhau Tuy nhiên hầu hếtcác chỉ tiêu đánh giá của tổ chức đều xoay quanh 2 chỉ tiêu chính
Chỉ tiêu tổng quát: được tính bằng cách so sánh mức độ thực hiện nhiệm vụ kế
hoạch của năm nay so với năm trước hoặc sau và trước khi có sự thay đổi cơ cấu
tổ chức
Các chỉ tiêu riêng đặc thù:
- Tốc độ hoặc thời gian truyền tải thông tin giữa các cấp quản lí và cấp thựchiện cơ cấu tổ chức hợp lí sẽ giúp tăng tốc độ và giảm thời gian truyền tảithông tin, tránh được thông tin chuyển vòng qua nhiều cấp trung gian
- So sánh cơ cấu tổ chức hiện tại với thiết kế tổ chức ban đầu để phát hiệnnhững chồng chéo về chức năng giữa các bộ phận cũng như sự xuất hiệnnhững bộ phận mới trong quá trình hoạt động và đánh giá kết quả hoạt độngcủa các bộ phận để so sánh với các nhiệm vụ chức năng đề ra
- Tính hiệu lực của các quyết định
Trang 12II CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN QUẢN LÝ LAO ĐỘNG
1 Cơ quan quản lý Nhà nước về lao động
Khái niệm
Ngành Lao động – Thương binh xã hội là một ngành kinh tế - xã hội tổng hợptrong hệ thống quản lý Nhà nước
Hệ thống tổ chức của Ngành được phân chia như sau:
- Cấp Trung ương: Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội
- Cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương: Sở Lao động – Thương binh và Xãhội
- Cấp quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh: Phòng Lao động – Thươngbinh và Xã hội
- Cấp phường, xã: Cán bộ nghiệp vụ lao động phường, xã
Chức năng
Ngành Lao động - Thương binh và Xã hội thực hiện 2 chức năng cơ bản là chứcnăng quản lý Nhà nước và chức năng sự nghiệp
- Chức năng quản lý Nhà nước liên quan đến việc ban hành các chế độ chính sách
trong lĩnh vực lao động, thương binh và xã hội, hướng dẫn kiểm tra và thanh traviệc thực hiện các chính sách lao động, thương binh và xã hội, sửa đổi, bổ sung
và thay đổi những chế độ chính sách lao động, thương binh và xã hội không cònphù hợp Đây là chức năng cơ bản nhất
- Chức năng sự nghiệp liên quan đến việc thực hiện các chính sách xã hội như
chăm sóc, nuôi dưỡng thương bệnh binh, những người già cô đơn, trẻ em tàn tật,
Trang 13tổ chức chi trả trợ cấp cho các đối tượng chính sách, dạy nghề gắn với giải quyếtviệc làm….
Sơ đồ về cơ cấu ngành Lao động – Thương binh và Xã hội
(Thuộc ngành Lao động – Thương binh và Xã hội)
Trung ương Đảng, Quốc hội và Chính phủ
Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội
Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh, thành phố thuộc Trung ương
Phòng Lao động Thương binh và Xã hội quận, huyện
-Cán bộ lao động phường, xã
Trang 14 Phân tích sơ đồ
Sơ đồ trên cho thấy, cơ cấu tổ chức ngành Lao động – Thương bnh và Xã hội làmột thể hoàn chỉnh từ Trung ương cho đến địa phương, đến cấp cơ sở nhỏ nhất làphường, xã, thực hiện 2 chức năng cơ bản là chức năng quản lý Nhà nước và chức năng
sự nghiệp
Bên cạnh việc chịu sự chỉ đạo theo chuyên môn ngành dọc của cấp trên, các cấptrung gian và cơ sở (Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, Phòng Lao động - Thươngbinh và Xã hội và cán bộ lao động phường, xã) còn chịu sự chỉ đạo trực tiếp của các cấp
ủy Đảng, chính quyền
a Cơ cấu tổ chức của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội
Cơ cấu tổ chức Bộ lao động - Thương binh và xã hội
Hiện nay, ngoài lãnh đạo Bộ (Bộ trưởng và các thứ trưởng), bộ gồm 18 đơn vịquản lý nhà nước (7 vụ, 7 cục và 4 đơn vị cấp tương đương vụ do chính phủ quy định),
8 đơn vị sự nghiệp phục vụ quản lý nhà nước và 33 đơn vị sự nghiệp khác
Tên các đơn vị trực thuộc bộ như sau:
tabid=180&TTypeID=46&temidclicked=5
Các đơn vị quản lý nhà nước
Vụ Lao động - Tiền Lương
Vụ Bảo hiểm xã hội
Vụ Hợp tác quốc tế
