Thực trạng ứng dụng tin học trong quản trị nhân lực tại các tổ chức tại việt nam hiện nay

Vì vậy, công tác quản trị nguồn nhân lực hiện đại nói riêng và hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp nói chung không thể thiếu hệ thống thông tin. Tuy nhiên, theo khảo sát của ban chỉ đạo công nghệ thông tin quốc gia về việc ứng dụng công nghệ thông tin tại 217 doanh nghiệp cho thấy hiện các doanh nghiệp Việt Nam chỉ mới đầu tư 0.050.08% doanh thu cho việc áp dụng công nghệ tin học trong khi đó con số trung bình ở Mỹ là 1.5%. Chính sách đầu tư cho phát triển ứng dụng tin học của doanh nghiệp cũng còn nhiều bất cập. Đa số các doanh nghiệp chỉ đầu tư một lần cho hệ thống thông tin và nâng cấp các ứng dụng, đo đó chi phí đầu tư đã thấp, hiệu quả còn thấp hơn. Cuộc khảo sát cũng cho thấy đến thời điểm này vẫn có những doanh nghiệp chưa có một ứng dụng tin học nào trong quản trị nhân lực, 40% doanh nghiệp chưa dám đầu tư mạnh vào công nghệ thông tin vì không đủ nhân viên có trình độ để quản lý và khai thác. Các doanh nghiệp tuy đã có bước đầu nhận thức về tầm quan trọng của công nghệ thông tin trong quản trị nhân lực nhưng số lượng các doanh nghiệp có thể khai thác sâu được những ứng dụng tin học trong quản trị nhân lực mới chỉ dừng lại ở con số ít ỏi.

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Quản trị nguồn nhân lực là thiết kế các chính sách và thực hiện các lĩnh vực hoạt động nhằm làm cho con người đóng góp giá trị hữu hiệu nhất cho tổ chức, bao gồm các lĩnh vực như hoạch định nguồn nhân lực, phân tích và thiết kế công việc, chiêu mộ và lựa chọn, đánh giá thành tích, đào tạo và phát triển, thù lao, sức khoẻ và an toàn nhân viên, và tương quan lao động, ”. Với quy tắc vàng: "Con người là tài sản quý giá nhất", ngày nay vấn đề quản trị nguồn nhân lực được đưa lên hàng đầu trong công tác xây dựng và phát triển các tổ chức. Trong các công ty hay đơn vị hành chính, bộ phần quản lý nhân sự được bổ sung kiến thức cũng như công cụ hiện đại để làm tốt công việc này. Phạm vi của quản trị nguồn nhân lực rất rộng, tạo ra khối lượng dữ liệu lớn. Tính cấp thiết đặt ra ở đây là lưu giữa làm chủ và khai thác được kho dữ liệu này, thực sự lấy từ chúng thông tin và tri thức. Sự xuất hiện của Tin học đã tạo một bước đột phá rất lớn trong sự phát triển của khoa học và công nghệ. Chính vì vậy, ngày nay, trong tất cả các ngành, các lĩnh vực ở mọi cấp độ và quy mô khác nhau vai trò ứng dụng của Tin học là vô cùng quan trọng và tất yếu. Việc tin học hoá Tổ chức quản lý nhân sự mang lại nhiều lợi ích hơn so với quản lý thủ công. Quản lý thông tin về cán bộ, công nhân viên là một bài toán quan trọng và có nhiều ứng dụng trong việc quản lý nguồn nhân lực, chính sách cán bộ nhằm đưa ra các quyết định trong lĩnh vực xây dựng đội ngũ lao động đủ khả năng và trình độ đáp ứng các nhu cầu trong giai đoạn mới. Để hệ thống quản lý thông tin nhân sự thật sự là giải pháp tự động hoá quản lý nhân sự, giúp khối cơ quan tổ chức không những chỉ quản lý thông tin cá nhân đơn thuần của nhân viên, mà còn quản lý được các quá trình tuyển dụng và đào tạo; xây dựng quy trình quản lý, tính lương, xét chế độ khen thưởng, kỷ luật một cách chuyên nghiệp và hiệu quả nhất thì cần phải có một hệ thống được thiết kế dựa trên một kiến trúc hiện đại theo định hướng mở, có khả năng tùy biến cao và không bị ảnh hưởng bởi những thay đổi về cơ cấu tổ chức của cơ quan hành chính. I. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG QUẢN TRỊ NHÂN LỰC TẠI CÁC TỔ CHỨC TẠI VIỆT NAM HIỆN NAY Công tác quản trị nguồn nhân lực là công tác diễn ra trong suốt quá trình hình thành và phát triển tổ chức. Đây là một trong những công tác quan trọng nhất, thường xuyên nhất trong đời sống hoạt động của một đơn vị. Bởi tính chất lâu dài và thường xuyên đó, dữ liệu được sản sinh ra trong quá trình này là rất lớn, trải rộng trên nhiều mặt hoạt động của tổ chức. Các dữ liệu bao gồm: sơ yếu lý lịch nhân sự, hệ thống nghạch lương, bậc lương, các tài liệu về tuyển dụng, kỷ luật, các quyết định khen thưởng, 1. Các vấn đề thường gặp trong quản lý thông tin trong QTNL a. Rác dữ liệu Hiện nay, nhiều dữ liệu của các tổ chức vẫn được lưu trữ dưới dạng giấy tờ hoặc các tệp văn bản lưu rải rác trong máy tính. Do đặc tính thụ động của dữ liệu và tính chất lưu trữ như trên mà rất nhiều dữ liệu hầu như không được tìm đến. Qua thời gian, chúng tạo thành rác dữ liệu dẫn đến mâu thuẫn vừa thiếu vừa dư tha dữ liệu trong đơn vị. b. Thừa dữ liệu, thiếu thông tin Dữ liệu không liên kết với nhau để tạo ra thông tin và tri thức. c. Tìm kiếm thông tin Do tính chất lưu trữ thông tin như trên thì chúng ta khó có thể thực hiện khai thác chúng. Cán bộ tổ chức phải mất nhiều thời gian trong việc tra tìm từ nhiều nguồn lưu khác nhau, thậm chí với một số thông tin cơ bản. d. Tổng hợp thông tin Trước khi ra quyết định nhân sự, cán bộ tổ chức cần phải thực hiện tổng hợp thông tin về số lượng nhân sự; tay nghề; ngạch, bậc lương,… Công tác tổng hợp gặp phải những vấn đề sau: - Tổng hợp mất nhiều thời gian - Tổng hợp không toàn diện, không chính xác do đó làm ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của quyết định. Vì vậy, công tác quản trị nguồn nhân lực hiện đại nói riêng và hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp nói chung không thể thiếu hệ thống thông tin. Tuy nhiên, theo khảo sát của ban chỉ đạo công nghệ thông tin quốc gia về việc ứng dụng công nghệ thông tin tại 217 doanh nghiệp cho thấy hiện các doanh nghiệp Việt Nam chỉ mới đầu tư 0.05-0.08% doanh thu cho việc áp dụng công nghệ tin học trong khi đó con số trung bình ở Mỹ là 1.5%. Chính sách đầu tư cho phát triển ứng dụng tin học của doanh nghiệp cũng còn nhiều bất cập. Đa số các doanh nghiệp chỉ đầu tư một lần cho hệ thống thông tin và nâng cấp các ứng dụng, đo đó chi phí đầu tư đã thấp, hiệu quả còn thấp hơn. Cuộc khảo sát cũng cho thấy đến thời điểm này vẫn có những doanh nghiệp chưa có một ứng dụng tin học nào trong quản trị nhân lực, 40% doanh nghiệp chưa dám đầu tư mạnh vào công nghệ thông tin vì không đủ nhân viên có trình độ để quản lý và khai thác. Các doanh nghiệp tuy đã có bước đầu nhận thức về tầm quan trọng của công nghệ thông tin trong quản trị nhân lực nhưng số lượng các doanh nghiệp có thể khai thác sâu được những ứng dụng tin học trong quản trị nhân lực mới chỉ dừng lại ở con số ít ỏi. 2. Các hệ thống thông tin thường dùng trong quản trị nhân lực  Hệ thống Đánh giá Nhân sự Hỗ trợ các tổ chức đánh giá mức độ phù hợp với công việc và tính cách của nhân viên cũng như dự đoán các xu hướng hành vi để chọn đúng người và giúp họ phát triển hết tiềm năng của bản thân.  Hệ Thống Đánh giá 360 độ - Hệ thống đánh giá & phát triển kỹ năng lãnh đạo Hỗ trợ các nhà quản lý và lãnh đạo tìm hiểu sâu hơn về các điểm mạnh cũng như điểm cần hoàn thiện của bản thân trong kỹ năng lãnh đạo thông qua những phản hồi ẩn danh và bảo mật từ những người làm việc chung với họ, bao gồm cấp trên, đồng cấp và cấp dưới trực tiếp.  Hệ thống theo dõi và tìm kiếm hồ sơ ứng viên trực tuyến Được sử dụng để đăng thông báo tuyển dụng trên trang Web của các công ty hoặc trên các trang web tìm việc làm. Hệ thống hỗ trợ việc tìm kiếm hồ sơ ứng viên, theo dõi thông báo tuyển dụng, tự động xếp hạng hồ sơ, thiết kế các câu hỏi tuyển dụng và theo dõi các câu trả lời.  Hệ thống quản lý việc thay đổi nhân sự Hỗ trợ việc quản lý quá trình thêm/hạn chế/xóa bỏ thông tin và quyền truy cập khi có nhân viên mới, khi một nhân viên trong công ty thay đổi chức danh hoặc khi một nhân viên ngưng làm việc ở công ty.  Hệ thống quản lý dữ liệu nhân sự Một hệ thống lưu trữ các thông tin như lý lịch nhân viên, quá trình tuyển dụng, đào tạo và phát triển, khả năng và kỹ năng của nhân viên, kế hoạch lương bổng và các hoạt động nhân sự khác.  Hệ thống quản lý thời gian làm việc Hỗ trợ việc quản lý chuyên cần (đi trể, về sớm, nghỉ phép,v.v.) và xây dựng hệ thống quản lý chuyên cần trực tuyến  Hệ thống quản lý lương và phúc lợi Quản lý tất cả các dữ liệu về lương và phúc lợi .  Hệ thống quản lý năng suất Hỗ trợ quá trình đánh giá năng suất công việc của nhân viên.  Hệ thống quản lý kỹ năng, chứng chỉ và quá trình đào tạo Quản lý việc đào tạo nhân sự hỗ trợ việc xác định những kỹ năng cần hoàn thiện của nhân viên và hoạch định các nhu cầu đào tạo.  Hệ thống quản lý môi trường làm việc, sức khỏe và an toàn công sở Một hệ thống chủ động phát hiện, kiểm soát và quản lý các vấn đề về sức khỏe và an toàn công sở  Hệ thống dành cho nhân viên và người quản lý Một hệ thống cho phép các nhân viên và quản lý yêu cầu và thực hiện các thao tác về nhân sự như cập nhật thông tin cá nhân, yêu cầu và chấp nhận làm thêm giờ, v.v. Theo một khảo sát của của Profiles International Việt Nam, với câu hỏi: “Công ty của bạn đã đầu tư hoặc lập ngân sách sẽ đầu tư trong 12 tháng tới cho hệ thống/công nghệ nào dưới đây?”, kết quả nhận được như sau: 3. Các phần mềm quản trị nhân sự thường được sử dụng hiện nay. a. Phần mềm F-HRM F-HRM là giải pháp tổng thể về quản lý Nhân sự - tiền lương giúp doanh nghiệp vừa và lớn giải quyết toàn diện những vướng mắc, khó khăn trên một cách triệt để với hệ thống đầy đủ các chức năng quản lý xuyên suốt quá trình từ lúc ký hợp đồng lao động cho đến lúc nhân viên nghỉ hưu. Ngoài ra, hai hệ thống chức năng quan trọng tạo bước đột phá so với các phần mềm khác: • Hệ thống chức năng ra các quyết định liên quan như: Quyết định điều chuyển, nâng lương, thôi việc, nghỉ hưu… tạo cho việc ra các quyêt định và lưu trữ thông tin liên quan một cách dễ dàng, nhanh chóng và chính xác. • Bộ công cụ định nghĩa tiền lương hoàn toàn động giống như trong Microsoft Excel giúp doanh nghiệp chỉ định nghĩa một lần hệ thống công thức lương để tính lương. Ngoài ra, nếu quy chế lương thay đổi về sau, doanh nghiêp chỉ cần tự điều chỉnh lại các công thức lương sao cho phù hợp. Hệ thống phần mềm được thiết kế và phát triển triên nền Web- based, rất thuận tiện cho việc triển khai, đặc biệt là với các doanh nghiệp có các chi nhánh phân tán về mặt địa lý. Ngoài ra, với những tính năng nổi trội như trên, chúng tôi tin chắc rằng, F-HRM là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều thời gian, chi phí cho nhân viên bộ phận quản lý nhân sự - tiền lương. Đồng thời, đây cũng là tiền đề để các doanh nghiệp nhận thấy những lợi ích khi ứng dụng Công nghệ Thông tin và dần dần đưa các phần mềm ứng dụng khác vào trong công tác điều hành – quản lý. b. “Phần mềm quản lý nhân sự (CNS.HRM)” Các tính năng chủ yếu của chương trình(CNS.HRM): - Mô hình tổ chức : Phần mềm QLNS được xây dựng theo mô hình tổ chức của các doanh nghiệp : bao gồm tổ chức các đơn vị thành viên, các phòng ban, các tổ… Từ đó đưa ra các báo cáo về nhân sự của từng đơn vị thành viên, từng phòng…đáp ứng yêu cầu quản lý nhân sự của nhà quản lý. - Quản lý nhân viên : Quản lý CBCNV dựa trên các yếu tố: Lý lịch các nhân, trình độ học vấn, các mối quan hệ cá nhân, sức khoẻ bản thân…Từ các thông tin này, phần mềm tự động đưa ra hợp đồng lao động cho CBCNV trong doanh nghiệp. Quản lý các vấn đề liên quan đến CBCNV như BHXH, BHYT, BHLĐ. - Thông tin tuyển dụng : Quản lý thông tin tuyển dụng như: Lý lịch ứng viên, kinh nghiệm công tác, kết quả phỏng vấn, tình trạng sức khoẻ… - Quá trình công tác Quản lý quá trình công tác, đào tạo nâng cao, khen thưởng kỷ luật, quá trìng lên lương…Từ đây nhà quản lý có thể đưa ra các đánh giá về nhân viên phục vụ kịp thời cho việc khen thưởng, lên lương cũng như đưa ra chính sách học tập nâng cao trình độ chuyên môn nhằm đáp ứng tốt hơn yêu cầu công việc của doanh nghiệp… - Giao diện nhập liệu Giao diện nhập liệu dễ dàng, thân thiện, hệ thống phím chức năng thống nhất trong toàn chương trình. Thông tin đơn giản, dễ hiểu, có thể cập nhật bất kỳ thời điểm nào. Có chế độ Backup dữ liệu, khoá dữ liệu theo thời gian, phân quyền theo chức năng của người sử dụng. - Kết xuất dữ liệu: Báo cáo được thiết kế bằng công cụ mới nhất, có thể kết xuất ra nhiều dạng file khác nhau, kết xuất báo cáo cực nhanh, tức thị tại mọi thời điểm mà nhân viên muốn. Có thể kết xuất nhiều báo cáo theo nhiều tiêu thức theo yêu cầu của nhà quản lý. Hệ thống báo cáo từ chi thiết đến tổng hợp, đối chiếu chéo giữa các báo cáo. Đảm bảo thông tin nhanh, chính xác. - Khả năng tự động báo cáo Phần mềm có khả năng tự động gửi EMAIL hoặc SMS thông báo các hoạt động tới nhân sự, báo cáo cho lãnh đạo và người quản lý mà không phải mở phần mềm để thao tác. • Thông báo sinh nhật, • Thông báo đến hạn tăng lương • Báo hạn nộp bảo hiểm xã hội • Báo ngày phép, nghỉ phép • Báo hết hạn kỷ luật • Báo danh sách nhân sự đến tuổi nghỉ hưu • Báo nhân sự nghỉ không lương • Báo cáo theo yêu cầu đặc thù khác c. Phần mềm Lac Viet HCS Lac Viet HCS (Human Capital Services) là một trong số ít giải pháp tích hợp toàn diện các tính năng liên quan đến việc quản trị nguồn nhân lực. Phần mềm này giúp bộ phận quản trị nguồn lực thiết lập từ điển chỉ tiêu công việc, đánh giá năng lực, phẩm chất, hành vi, kỹ năng nhân viên Thông qua cổng thông tin nhân sự, hệ thống sẽ tạo ra kênh truyền thông giữa nhân viên và DN, khảo sát được mức độ hài lòng của nhân viên trong quá trình làm việc cũng như toàn cảnh vấn đề giữ nhân lực cho nhà quản lý. Ông Nguyễn Duy Ân, Trưởng Phòng Hành chính Công ty Proconco, cho biết sau gần 6 năm sử dụng phần mềm HCS, công ty có nhiều thuận lợi cho công tác quản lý tiền lương, nhân sự, các báo cáo liên quan. Phần mềm này đã tạo những hiệu quả to lớn cho DN trong công tác quản trị nhân sự cũng như quản lý thông tin nhân viên. [...]... GIÁ TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG QUẢN TRỊ NHÂN LỰC TẠI VIỆT NAM HIỆN NAY 1 Đánh giá và nguyên nhân của thực trạng ứng dụng tin học trong quản trị nhân lực tại các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay Trên thế giới cũng như Việt Nam, công nghệ thông tin đã trở thành một ngành công nghiệp mũi nhọn có khả năng thay đổi bộ mặt của nền kinh tế Việc áp dụng vi tính hoá trong việc quản lí tại các cơ quan, xí... cho nhân viên tại các trung tâm đào tạo tin học, … Cần tạo ra được sự phù hợp, thống nhất giữa trình độ công nghệ thông tin và trình độ của người sử dụng thì doanh nghiệp mới có thể hoạt động hiệu quả và tiết kiệm 3 Ý nghĩa của việc ứng dụng tin học trong quản trị nhân lực Nhìn chung, việc ứng dụng tin học giúp cho việc Tổ chức công việc nhân sự khoa học, rõ ràng, đầy đủ; phân công, phân quyền, tổ chức. .. thuật cho phát triển công nghệ thông tin còn hạn chế và chưa có đủ phương tiện đào tạo người lao động trong công ty 2 Kiến nghị trong việc ứng dụng tin học vào hoạt động quản trị nhân lực Trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin hiện nay, các doanh nghiệp cần tự nhận thức được tầm quan trọng của việc áp dụng các thành tựu công nghệ tin học vào hoạt động quản trị nhân lực của doanh nghiệp Từ đó, có sự... phí cho tổ chức Những phần mềm đó cung cấp cho nhà quản lí những thông tin kịp thời, chính xác các thông tin về người lao động và tình hình tổ chức nhân lực trong doanh nghiệp làm cơ sở cho việc ra quyết định nhân sự kịp thời, chính xác và hiệu quả, giúp nâng cao chất lượng sử dụng các nguồn lực trong tổ chức đặc biệt là nguồn lực con người Thực tế khảo sát cho thấy nhiều doanh nghiệp lớn Việt Nam đã... vai trò của việc ứng dụng tin học trong công tác quản trị nhân lực còn các doanh nghiệp vừa và nhỏ, do chưa thực sự thấy được lợi ích to lớn của ứng dụng tin học , chưa có am hiểu về công nghệ thông tin với một tầm nhìn chiến lược nên chưa có sự quan tâm cần thiết Vấn đề khác có liên quan đến doanh nghiệp là cán bộ sử dụng thiếu kiến thức, kĩ năng khai thác và quản lý ứng dụng tin học, khả năng tài... thông tin, xử lý thông tin trong việc phân tích năng suất lao động, xác định thông tin về nhu cầu nguồn nhân lực - Nhờ có các công cụ của công nghệ thông tin, mà các nhà quản lý có thể tìm hiểu các thông tin về thị trường lao động, về cung nhân lực Từ đó cân đối và có biện pháp phù hợp  Trong hoạt động phân tích và thiết kế công việc: - Nhờ sự phát triển như vũ bão của tin học mà ngày nay các nhà quản. .. thác và quản lý cho cán bộ quản lý nhân lực song song với việc đầu tư và nâng cấp các ứng dụng tin học vào doanh nghiệp Có nhiều phương pháp đào tạo trình độ cho cán bộ quản lý nhân lực có thể áp dụng tùy đặc điểm và điều kiện của từng doanh nghiệp như: cử người đến học tập trực tiếp tại doanh nghiệp cung cấp phần mềm, thuê những người có kinh nghiệm sử dụng về dạy tại công ty, cung cấp các khóa học ngắn... người Trong khi đó, về lý thuyết, cloud computing sẽ cho phép doanh nghiệp không cần tập trung quá nhiều cho cơ sở hạ tầng hoặc nâng cấp ứng dụng, không đòi hỏi nguồn nhân lực lớn và có thể dễ dàng thay đổi quy mô khi cần Trong xu thế đó, quản trị nhân lực là một trong những lĩnh vực được đánh giá là rất khó “mây hóa” tuy nhiên điều đó đã sớm trở thành hiện thực Phần mềm Quản trị nguồn nhân lực MISA... trợ quản lý thông tin cho các đơn vị sản xuất, các doanh nghiệp có quy mô và nhu cầu về quản lý nhân sự Hệ thống kết nối máy chấm công hoặc sử dụng bảng chấm công theo mô hình mỗi doanh nghiệp e Hệ Thống Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Chấm Công Tính Lương VnResource HRM Pro Phần mềm quản lý Nhân Sự VnResource HRM Pro cung cấp một giải pháp quản lý nhân sự toàn diện, bao gồm đầy đủ các tính năng quản trị nhân. .. và cấp thiết Ngày càng nhiều cơ quan ứng dụng các phần mềm quản lý thông tin về nhân sự, tiền lương thưởng của nhân, … vào hoạt động nhân sự của mình Công nghệ cho phép các nhân viên trong một công ty có thể liên lạc và làm việc với nhau dễ dàng hơn, vượt qua những ranh giới truyền thống trong nội bộ doanh nghiệp và trên thế giới Các phần mềm nhân sự ở nước ta hiện nay khá đa dạng, ngày càng được n được . trong cả nước. II. ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG QUẢN TRỊ NHÂN LỰC TẠI VIỆT NAM HIỆN NAY 1. Đánh giá và nguyên nhân của thực trạng ứng dụng tin học trong quản trị nhân lực tại các. thông tin trong quản trị nhân lực nhưng số lượng các doanh nghiệp có thể khai thác sâu được những ứng dụng tin học trong quản trị nhân lực mới chỉ dừng lại ở con số ít ỏi. 2. Các hệ thống thông tin. QUẢN TRỊ NHÂN LỰC TẠI CÁC TỔ CHỨC TẠI VIỆT NAM HIỆN NAY Công tác quản trị nguồn nhân lực là công tác diễn ra trong suốt quá trình hình thành và phát triển tổ chức. Đây là một trong những công