Vì vậy, công tác quản trị nguồn nhân lực hiện đại nói riêng và hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp nói chung không thể thiếu hệ thống thông tin. Tuy nhiên, theo khảo sát của ban chỉ đạo công nghệ thông tin quốc gia về việc ứng dụng công nghệ thông tin tại 217 doanh nghiệp cho thấy hiện các doanh nghiệp Việt Nam chỉ mới đầu tư 0.050.08% doanh thu cho việc áp dụng công nghệ tin học trong khi đó con số trung bình ở Mỹ là 1.5%. Chính sách đầu tư cho phát triển ứng dụng tin học của doanh nghiệp cũng còn nhiều bất cập. Đa số các doanh nghiệp chỉ đầu tư một lần cho hệ thống thông tin và nâng cấp các ứng dụng, đo đó chi phí đầu tư đã thấp, hiệu quả còn thấp hơn. Cuộc khảo sát cũng cho thấy đến thời điểm này vẫn có những doanh nghiệp chưa có một ứng dụng tin học nào trong quản trị nhân lực, 40% doanh nghiệp chưa dám đầu tư mạnh vào công nghệ thông tin vì không đủ nhân viên có trình độ để quản lý và khai thác. Các doanh nghiệp tuy đã có bước đầu nhận thức về tầm quan trọng của công nghệ thông tin trong quản trị nhân lực nhưng số lượng các doanh nghiệp có thể khai thác sâu được những ứng dụng tin học trong quản trị nhân lực mới chỉ dừng lại ở con số ít ỏi.
Trang 1MỤC LỤC
Trang 2LỜI MỞ ĐẦU
Quản trị nguồn nhân lực là thiết kế các chính sách và thực hiện các lĩnh vực hoạt động nhằm làm cho con người đóng góp giá trị hữu hiệu nhất cho tổ chức, bao gồm các lĩnh vực như hoạch định nguồn nhân lực, phân tích và thiết
kế công việc, chiêu mộ và lựa chọn, đánh giá thành tích, đào tạo và phát triển, thù lao, sức khoẻ và an toàn nhân viên, và tương quan lao động, ”
Với quy tắc vàng: "Con người là tài sản quý giá nhất", ngày nay vấn đề quản trị nguồn nhân lực được đưa lên hàng đầu trong công tác xây dựng và phát triển các tổ chức Trong các công ty hay đơn vị hành chính, bộ phần quản lý nhân sự được bổ sung kiến thức cũng như công cụ hiện đại để làm tốt công việc này
Phạm vi của quản trị nguồn nhân lực rất rộng, tạo ra khối lượng dữ liệu lớn Tính cấp thiết đặt ra ở đây là lưu giữa làm chủ và khai thác được kho dữ liệu này, thực sự lấy từ chúng thông tin và tri thức
Sự xuất hiện của Tin học đã tạo một bước đột phá rất lớn trong sự phát triển của khoa học và công nghệ Chính vì vậy, ngày nay, trong tất cả các ngành, các lĩnh vực ở mọi cấp độ và quy mô khác nhau vai trò ứng dụng của Tin học là
vô cùng quan trọng và tất yếu
Việc tin học hoá Tổ chức quản lý nhân sự mang lại nhiều lợi ích hơn so với quản lý thủ công Quản lý thông tin về cán bộ, công nhân viên là một bài toán quan trọng và có nhiều ứng dụng trong việc quản lý nguồn nhân lực, chính sách cán bộ nhằm đưa ra các quyết định trong lĩnh vực xây dựng đội ngũ lao động đủ khả năng và trình độ đáp ứng các nhu cầu trong giai đoạn mới
Để hệ thống quản lý thông tin nhân sự thật sự là giải pháp tự động hoá quản lý nhân sự, giúp khối cơ quan tổ chức không những chỉ quản lý thông tin
cá nhân đơn thuần của nhân viên, mà còn quản lý được các quá trình tuyển dụng
và đào tạo; xây dựng quy trình quản lý, tính lương, xét chế độ khen thưởng, kỷ
Trang 3luật một cách chuyên nghiệp và hiệu quả nhất thì cần phải có một hệ thống được thiết kế dựa trên một kiến trúc hiện đại theo định hướng mở, có khả năng tùy biến cao và không bị ảnh hưởng bởi những thay đổi về cơ cấu tổ chức của cơ quan hành chính
Trang 4I THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG QUẢN TRỊ NHÂN LỰC
TẠI CÁC TỔ CHỨC TẠI VIỆT NAM HIỆN NAY
Công tác quản trị nguồn nhân lực là công tác diễn ra trong suốt quá trình hình thành và phát triển tổ chức Đây là một trong những công tác quan trọng nhất, thường xuyên nhất trong đời sống hoạt động của một đơn vị Bởi tính chất lâu dài và thường xuyên đó, dữ liệu được sản sinh ra trong quá trình này là rất lớn, trải rộng trên nhiều mặt hoạt động của tổ chức Các dữ liệu bao gồm: sơ yếu lý lịch nhân sự, hệ thống nghạch lương, bậc lương, các tài liệu
về tuyển dụng, kỷ luật, các quyết định khen thưởng,
1. Các vấn đề thường gặp trong quản lý thông tin trong QTNL
a Rác dữ liệu
Hiện nay, nhiều dữ liệu của các tổ chức vẫn được lưu trữ dưới dạng giấy tờ hoặc các tệp văn bản lưu rải rác trong máy tính Do đặc tính thụ động của dữ liệu và tính chất lưu trữ như trên mà rất nhiều dữ liệu hầu như không được tìm đến Qua thời gian, chúng tạo thành rác
dữ liệu dẫn đến mâu thuẫn vừa thiếu vừa dư tha dữ liệu trong đơn vị
b Thừa dữ liệu, thiếu thông tin
Dữ liệu không liên kết với nhau để tạo ra thông tin và tri thức
c Tìm kiếm thông tin
Do tính chất lưu trữ thông tin như trên thì chúng ta khó có thể thực hiện khai thác chúng Cán bộ tổ chức phải mất nhiều thời gian trong việc tra tìm từ nhiều nguồn lưu khác nhau, thậm chí với một số thông tin cơ bản
d Tổng hợp thông tin
Trước khi ra quyết định nhân sự, cán bộ tổ chức cần phải thực hiện tổng hợp thông tin về số lượng nhân sự; tay nghề; ngạch, bậc lương,… Công tác tổng hợp gặp phải những vấn đề sau:
- Tổng hợp mất nhiều thời gian
- Tổng hợp không toàn diện, không chính xác do đó làm ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của quyết định
Trang 5Vì vậy, công tác quản trị nguồn nhân lực hiện đại nói riêng và hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp nói chung không thể thiếu hệ thống thông tin Tuy nhiên, theo khảo sát của ban chỉ đạo công nghệ thông tin quốc gia
về việc ứng dụng công nghệ thông tin tại 217 doanh nghiệp cho thấy hiện các doanh nghiệp Việt Nam chỉ mới đầu tư 0.05-0.08% doanh thu cho việc áp dụng công nghệ tin học trong khi đó con số trung bình ở Mỹ là 1.5% Chính sách đầu
tư cho phát triển ứng dụng tin học của doanh nghiệp cũng còn nhiều bất cập Đa
số các doanh nghiệp chỉ đầu tư một lần cho hệ thống thông tin và nâng cấp các ứng dụng, đo đó chi phí đầu tư đã thấp, hiệu quả còn thấp hơn Cuộc khảo sát cũng cho thấy đến thời điểm này vẫn có những doanh nghiệp chưa có một ứng dụng tin học nào trong quản trị nhân lực, 40% doanh nghiệp chưa dám đầu tư mạnh vào công nghệ thông tin vì không đủ nhân viên có trình độ để quản lý và khai thác Các doanh nghiệp tuy đã có bước đầu nhận thức về tầm quan trọng của công nghệ thông tin trong quản trị nhân lực nhưng số lượng các doanh nghiệp có thể khai thác sâu được những ứng dụng tin học trong quản trị nhân lực mới chỉ dừng lại ở con số ít ỏi
2. Các hệ thống thông tin thường dùng trong quản trị nhân lực
Hệ thống Đánh giá Nhân sự
Hỗ trợ các tổ chức đánh giá mức độ phù hợp với công việc và tính cách của nhân viên cũng như dự đoán các xu hướng hành vi để chọn đúng người và giúp họ phát triển hết tiềm năng của bản thân
Hệ Thống Đánh giá 360 độ - Hệ thống đánh giá & phát triển kỹ năng lãnh đạo
Hỗ trợ các nhà quản lý và lãnh đạo tìm hiểu sâu hơn về các điểm mạnh cũng như điểm cần hoàn thiện của bản thân trong kỹ năng lãnh đạo thông qua những phản hồi ẩn danh và bảo mật từ những người làm việc chung với họ, bao gồm cấp trên, đồng cấp và cấp dưới trực tiếp
Hệ thống theo dõi và tìm kiếm hồ sơ ứng viên trực tuyến
Trang 6Được sử dụng để đăng thông báo tuyển dụng trên trang Web của các công
ty hoặc trên các trang web tìm việc làm Hệ thống hỗ trợ việc tìm kiếm hồ sơ ứng viên, theo dõi thông báo tuyển dụng, tự động xếp hạng hồ sơ, thiết kế các câu hỏi tuyển dụng và theo dõi các câu trả lời
Hệ thống quản lý việc thay đổi nhân sự
Hỗ trợ việc quản lý quá trình thêm/hạn chế/xóa bỏ thông tin và quyền truy cập khi có nhân viên mới, khi một nhân viên trong công ty thay đổi chức danh hoặc khi một nhân viên ngưng làm việc ở công ty
Hệ thống quản lý dữ liệu nhân sự
Một hệ thống lưu trữ các thông tin như lý lịch nhân viên, quá trình tuyển dụng, đào tạo và phát triển, khả năng và kỹ năng của nhân viên, kế hoạch lương bổng và các hoạt động nhân sự khác
Hệ thống quản lý thời gian làm việc
Hỗ trợ việc quản lý chuyên cần (đi trể, về sớm, nghỉ phép,v.v.) và xây dựng hệ thống quản lý chuyên cần trực tuyến
Hệ thống quản lý lương và phúc lợi
Quản lý tất cả các dữ liệu về lương và phúc lợi
Hệ thống quản lý năng suất
Hỗ trợ quá trình đánh giá năng suất công việc của nhân viên
Hệ thống quản lý kỹ năng, chứng chỉ và quá trình đào tạo
Quản lý việc đào tạo nhân sự hỗ trợ việc xác định những kỹ năng cần hoàn thiện của nhân viên và hoạch định các nhu cầu đào tạo
Hệ thống quản lý môi trường làm việc, sức khỏe và an toàn công sở
Một hệ thống chủ động phát hiện, kiểm soát và quản lý các vấn đề về sức khỏe và an toàn công sở
Trang 7 Hệ thống dành cho nhân viên và người quản lý
Một hệ thống cho phép các nhân viên và quản lý yêu cầu và thực hiện các thao tác về nhân sự như cập nhật thông tin cá nhân, yêu cầu và chấp nhận làm thêm giờ, v.v
Theo một khảo sát của của Profiles International Việt Nam, với câu hỏi: “Công ty của bạn đã đầu tư hoặc lập ngân sách sẽ đầu tư trong 12 tháng tới cho hệ thống/công nghệ nào dưới đây?”, kết quả nhận được như sau:
3. Các phần mềm quản trị nhân sự thường được sử dụng hiện nay.
a Phần mềm F-HRM
Trang 8F-HRM là giải pháp tổng thể về quản lý Nhân sự - tiền lương giúp doanh
nghiệp vừa và lớn giải quyết toàn diện những vướng mắc, khó khăn trên một cách triệt để với hệ thống đầy đủ các chức năng quản lý xuyên suốt quá trình từ lúc ký hợp đồng lao động cho đến lúc nhân viên nghỉ hưu Ngoài ra, hai hệ thống chức năng quan trọng tạo bước đột phá so với các phần mềm khác:
• Hệ thống chức năng ra các quyết định liên quan như: Quyết định điều chuyển, nâng lương, thôi việc, nghỉ hưu… tạo cho việc ra các quyêt định
và lưu trữ thông tin liên quan một cách dễ dàng, nhanh chóng và chính xác
• Bộ công cụ định nghĩa tiền lương hoàn toàn động giống như trong Microsoft Excel giúp doanh nghiệp chỉ định nghĩa một lần hệ thống công thức lương để tính lương Ngoài ra, nếu quy chế lương thay đổi về sau, doanh nghiêp chỉ cần tự điều chỉnh lại các công thức lương sao cho phù hợp
Hệ thống phần mềm được thiết kế và phát triển triên nền Web-based, rất thuận tiện cho việc triển khai, đặc biệt là với các doanh nghiệp có các chi nhánh phân tán về mặt địa lý Ngoài ra, với những tính năng nổi trội như
trên, chúng tôi tin chắc rằng, F-HRM là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp tiết
kiệm được nhiều thời gian, chi phí cho nhân viên bộ phận quản lý nhân sự - tiền lương Đồng thời, đây cũng là tiền đề để các doanh nghiệp nhận thấy những lợi ích khi ứng dụng Công nghệ Thông tin và dần dần đưa các phần mềm ứng dụng khác vào trong công tác điều hành – quản lý
b “Phần mềm quản lý nhân sự (CNS.HRM)”
Các tính năng chủ yếu của chương trình(CNS.HRM):
- Mô hình tổ chức : Phần mềm QLNS được xây dựng theo mô hình tổ chức của các doanh nghiệp : bao gồm tổ chức các đơn vị thành viên, các phòng ban, các tổ… Từ đó
Trang 9đưa ra các báo cáo về nhân sự của từng đơn vị thành viên, từng phòng…đáp ứng yêu cầu quản lý nhân sự của nhà quản lý
- Quản lý nhân viên :
Quản lý CBCNV dựa trên các yếu tố: Lý lịch các nhân, trình độ học vấn, các mối quan hệ cá nhân, sức khoẻ bản thân…Từ các thông tin này, phần mềm
tự động đưa ra hợp đồng lao động cho CBCNV trong doanh nghiệp
Quản lý các vấn đề liên quan đến CBCNV như BHXH, BHYT, BHLĐ
- Thông tin tuyển dụng :
Quản lý thông tin tuyển dụng như: Lý lịch ứng viên, kinh nghiệm công tác, kết quả phỏng vấn, tình trạng sức khoẻ…
- Quá trình công tác
Quản lý quá trình công tác, đào tạo nâng cao, khen thưởng kỷ luật, quá trìng lên lương…Từ đây nhà quản lý có thể đưa ra các đánh giá về nhân viên phục vụ kịp thời cho việc khen thưởng, lên lương cũng như đưa ra chính sách học tập nâng cao trình độ chuyên môn nhằm đáp ứng tốt hơn yêu cầu công việc của doanh nghiệp…
- Giao diện nhập liệu
Giao diện nhập liệu dễ dàng, thân thiện, hệ thống phím chức năng thống nhất trong toàn chương trình Thông tin đơn giản, dễ hiểu, có thể cập nhật bất kỳ thời điểm nào
Có chế độ Backup dữ liệu, khoá dữ liệu theo thời gian, phân quyền theo chức năng của người sử dụng
- Kết xuất dữ liệu:
Báo cáo được thiết kế bằng công cụ mới nhất, có thể kết xuất ra nhiều dạng file khác nhau, kết xuất báo cáo cực nhanh, tức thị tại mọi thời điểm mà nhân viên muốn
Trang 10Có thể kết xuất nhiều báo cáo theo nhiều tiêu thức theo yêu cầu của nhà quản lý Hệ thống báo cáo từ chi thiết đến tổng hợp, đối chiếu chéo giữa các báo cáo Đảm bảo thông tin nhanh, chính xác
- Khả năng tự động báo cáo
Phần mềm có khả năng tự động gửi EMAIL hoặc SMS thông báo các hoạt động tới nhân sự, báo cáo cho lãnh đạo và người quản lý mà không phải mở phần mềm để thao tác
• Thông báo sinh nhật,
• Thông báo đến hạn tăng lương
• Báo hạn nộp bảo hiểm xã hội
• Báo ngày phép, nghỉ phép
• Báo hết hạn kỷ luật
• Báo danh sách nhân sự đến tuổi nghỉ hưu
• Báo nhân sự nghỉ không lương
• Báo cáo theo yêu cầu đặc thù khác
c Phần mềm Lac Viet HCS
Lac Viet HCS (Human Capital Services) là một trong số ít giải pháp tích hợp toàn diện các tính năng liên quan đến việc quản trị nguồn nhân lực Phần mềm này giúp bộ phận quản trị nguồn lực thiết lập từ điển chỉ tiêu công việc, đánh giá năng lực, phẩm chất, hành vi, kỹ năng nhân viên Thông qua cổng thông tin nhân sự, hệ thống sẽ tạo ra kênh truyền thông giữa nhân viên và DN, khảo sát được mức độ hài lòng của nhân viên trong quá trình làm việc cũng như toàn cảnh vấn đề giữ nhân lực cho nhà quản lý Ông Nguyễn Duy Ân, Trưởng Phòng Hành chính Công ty Proconco, cho biết sau gần 6 năm sử dụng phần mềm HCS, công ty có nhiều thuận lợi cho công tác quản lý tiền lương, nhân sự, các báo cáo liên quan Phần mềm này đã tạo những hiệu quả to lớn cho DN trong công tác quản trị nhân sự cũng như quản lý thông tin nhân viên
Trang 11Phần mềm GSC.HRM
Phần mềm quản lý nhân sự GSC.HRM là một hệ thống tích hợp giữa nhân
sự tiền lương, bảo hiểm,… đặc biệt để cung cấp cho các nhà quản lý một công
cụ đơn giản trong cách sử dụng, hiệu quả trong quản lý, nhanh chóng và chính xác trong việc tính lương Hệ thống cung cấp thông tin đầy đủ, đa dạng, các tính năng bảo mật an toàn và mang lại hiệu quả cao nhất
d Phần mềm DevSoft.HRM
Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự DevSoft.HRM hỗ trợ quản lý thông tin cho các đơn vị sản xuất, các doanh nghiệp có quy mô và nhu cầu về quản lý nhân sự Hệ thống kết nối máy chấm công hoặc sử dụng bảng chấm công theo mô hình mỗi doanh nghiệp
e Hệ Thống Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Chấm Công Tính Lương VnResource HRM Pro
Phần mềm quản lý Nhân Sự VnResource HRM Pro cung cấp một giải pháp quản lý nhân sự toàn diện, bao gồm đầy đủ các tính năng quản trị nhân sự, chấm công, tính lương tương thích với những quy định mới nhất trong luật lao động Việt Nam Bên cạnh đó, lãnh đạo doanh nghiệp được hỗ trợ các tính năng phục vụ cho quá trình ra quyết định hiệu quả: quản trị nguồn lực, phân tích tăng
ca, phân tích chi phí lao động…
Trang 12Hệ thống phần mềm quản trị nhân sự - VnResource HRM Pro tập trung vào thị trường cấp cao, nhằm cung cấp sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao nhất cho những công ty quy mô lớn, chuyên nghiệp tại Việt Nam
f Misa.hrm.net 2012
Cuối năm 2011, Công ty Misa vừa công bố phần mềm Misa HRM.NET
2012, đánh dấu lần đầu tiên một phần mềm quản trị nguồn nhân lực được ứng dụng công nghệ điện toán đám mây tại Việt Nam Người sử dụng không cần đầu
tư cho máy chủ, cài đặt, bảo trì phần mềm và có thể truy cập từ xa trên bất cứ hệ thống nào có Internet
Thuật ngữ "cloud computing" ra đời giữa năm 2007 không phải để nói về một trào lưu mới, mà để khái quát lại các hướng đi của cơ sở hạ tầng thông tin vốn đã và đang diễn ra từ mấy năm qua Quan niệm này có thể được diễn giải một cách đơn giản: các nguồn điện toán khổng lồ như phần mềm, dịch vụ sẽ nằm tại các máy chủ ảo (đám mây) trên Internet thay vì trong máy tính gia đình
và văn phòng (trên mặt đất) để mọi người kết nối và sử dụng mỗi khi họ cần Với các dịch vụ sẵn có trên Internet, doanh nghiệp không phải mua và duy trì hàng trăm, thậm chí hàng nghìn máy tính cũng như phần mềm Họ chỉ cần tập trung sản xuất bởi đã có người khác lo cơ sở hạ tầng và công nghệ thay họ Google, theo lẽ tự nhiên, nằm trong số những hãng ủng hộ điện toán máy chủ ảo tích cực nhất bởi hoạt động kinh doanh của họ dựa trên việc phân phối các cloud (virtual server) Đa số người dùng Internet đã tiếp cận những dịch vụ đám mây phổ thông như e-mail, album ảnh và bản đồ số… “Điện toán đám mây được thế giới dự kiến là một “cơn sóng thần công nghệ” và hiện tại đang là một chủ đề được nhắc đến nhiều nhất tại Việt Nam trong các sự kiện công nghệ
Việt Nam đang dần tiếp cận dịch vụ đám mây thông qua các dự án của một
số doanh nghiệp nước ngoài như Microsoft, Intel … Công nghệ này được coi là giải pháp cho những vấn đề mà nhiều công ty đang gặp phải như thiếu năng lực